Zapytanie ofertowe nr 1/POIG 8.2/2013

Transkrypt

1 Eureka Technology Park Sp. z o.o. Ul. Innowatorów 8, Dąbrowa Dopiewo Dąbrowa, dnia r. Zapytanie ofertowe nr 1/POIG 8.2/2013 W związku z realizacją projektu pn. Automatyzacja procesów biznesowych w wyniku wdrożenia kompleksowego systemu B2B w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2, niniejszym ogłaszamy postępowanie w trybie zapytania o cenę na zakup wartości niematerialnych i prawnych, nabycie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania tworzonego rozwiązania elektronicznego systemu B2B oraz na szkolenia specjalistyczne. Opis projektu Celem projektu jest zapewnienie wspólnej stabilnej platformy informatycznej B2B dla spółki Eureka Technology Park Sp. z o.o. oraz współpracujących z nią partnerów w zakresie usprawnienia przepływu dokumentów, automatyzacji wymiany danych, sprzedaży usług w postaci zintegrowanej obsługi klientów, usprawnienia komunikacji pomiędzy partnerami. Wdrożony w ramach projektu system informatyczny będzie integrował systemy poszczególnych partnerów biznesowych i wspierał główne procesy biznesowe realizowane z nimi oraz zagwarantuje automatyczną wymianę danych między firmami. Przedmiot zapytania ofertowego 1. Zakup licencji serwerowej CRM 1, okres realizacji do r. 2. Zakup licencji bazy danych - licencja na procesor 2, okres realizacji do r. 3. Zakup licencji dostępowych dla Użytkownika Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego 20, okres realizacji do r. 4. Zakup licencji serwerowej Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego 1, okres realizacji do r. 5. Zakup modułu EDI dla CRM 1, okres realizacji do r. 6. Wdrożenie CRM 1, okres realizacji do r. 7. Zakup licencji dostępowej CRM dla użytkownika 20, okres realizacji do r. 8. Wdrożenie Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego 1, okres realizacji do r. 9. Zakup licencji na certyfikowany podpis elektroniczny 1, okres realizacji do r. 10. Szkolenia specjalistyczne obejmą 20 pracowników (użytkowników) w tym 5 administratorów. Szkolenia 16 godzinne (2 x 8h) dla administratorów oraz szkolenia 24h dla użytkowników 20, okres realizacji do r. Specyfikacja techniczna powyższych zadań znajduje się w Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych - rozpatrywane będą tylko oferty na kompleksową realizację przedmiotu zapytania ofertowego.

2 Kryteria wyboru obligatoryjne: Wypełnienie załącznika nr 2 do zapytania ofertowego, który jednocześnie stanowi formularz ofertowy, Gotowość wykonania zadania we wskazanym terminie. Posiadanie statusu złotego lub srebrnego partnera w obszarze systemu CRM. Wykonawca udokumentuje posiadaną niezbędną wiedzę i doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze. Jako spełniających wyżej wymieniony warunek Zamawiający uzna oferentów, którzy wykażą się doświadczeniem we wdrażaniu systemów CRM popartym referencjami z co najmniej 2 projektów zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat o wartości minimum PLN netto każdy, a jeśli okres prowadzenia przez Wykonawcę działalności jest krótszy w tym okresie. Posiadanie polisy odpowiedzialności cywilnej kontraktowej z sumą gwarancyjną nie niższą niż ,00 zł. Proponowane przez Oferenta rozwiązanie musi być sprawdzone, dostępne i powszechne w rozumieniu zdania następnego. Popularność rozwiązania w Polsce oceniana jako liczba wdrożeń danego rozwiązania w Polsce (rozumiana jako wdrożenia zrealizowane przez producenta i wszystkich jego partnerów) musi wynosić co najmniej 100 wdrożeń oraz co najmniej 2000 sprzedanych licencji). Kryteria wyboru punktowe: Kryteria wyboru Znaczenie Cena netto 100% Sposób oceny oferty w poszczególnych kryteriach: a) Punkty w ramach kryterium CENA NETTO będą przyznawane wg następującej formuły: C min A n = x 100 C r C min cena minimalna w zbiorze C r cena oferty rozpatrywanej A n ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. Miejsce składania ofert: Osobiście lub za pośrednictwem poczty: Eureka Technology Park Sp. z o.o. Ul. Innowatorów 8, Dąbrowa Dopiewo Za pośrednictwem poczty elektronicznej: biuro@eureka-tp.pl

3 Termin dostarczania ofert upływa w dniu: r. Osoba do kontaktu: Filip Kielban Złożona oferta powinna zawierać co najmniej: nazwę i adres oferenta, data wystawienia oferty, kosztorys ofertowy w PLN, termin ważności oferty (minimum 30 dni), imię i nazwisko wystawcy oferty. Zastrzeżenia Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje firmy Eureka Technology Park Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. 1. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje firmy Eureka Technology Park Sp. z o.o. do akceptacji oferty, w całości lub części i nie zobowiązuje firmy Eureka Technology Park Sp. z o.o. do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. 2. Firma Eureka Technology Park Sp. z o.o. nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Podpis Zamawiającego data, pieczęć imienna, firmowa i podpis Potwierdzenie odbioru zapytania ofertowego przez oferenta (w przypadku dostarczenia osobiście)

4 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 1/POIG 8.2/2013 Specyfikacja techniczna Lp. 1. Nazwa przedmiotu zamówienia Zakup licencji serwerowej CRM - 1 Opis przedmiotu zamówienia Licencja do systemu CRM pozwalająca zainstalować system CRM na serwerze firmy. Licencja musi pozwalać na uruchomienie wszystkich funkcjonalności opisanych w wymogach do systemu CRM Zakup licencji dostępowej CRM dla użytkownika - 20 Wdrożenie CRM - 1 Licencja pozwalająca na korzystanie z systemu CRM wskazanej liczbie użytkowników w pełnej funkcjonalności opisanej w wymogach do systemu CRM. CRM: a. Umożliwi stworzenie modyfikowalnej bazy danych członków/klientów, zawierających standardowe informacje dotyczące firmy, jak i poszczególnych osób. b. Umożliwia zaawansowane wyszukiwanie i filtrowanie danych. c. Umożliwi śledzenie zmian wprowadzanych przez poszczególnych użytkowników Systemu. d. Przedstawi wszystkie działania związane z obsługą członków/klientów. e. Umożliwi wysyłkę do konkretnych osób i definiowanych przez użytkowników grup. f. Umożliwia śledzenie aktywności użytkowników, otwierających artykuły zamieszczane w Systemie, z którego korzysta Pytający g. Umożliwi zapisywanie danych dotyczących produktów oraz usług realizowanych przez Pytającego. Pozwoli na przypisywanie ich członkom/klientom. h. Wprowadza bezpośrednio do bazy członków/klientów rejestrujących się przez formularz zgłoszeniowy na stronie Pytającego i. Umożliwi zautomatyzowane generowanie i z ofertą dla klientów zainteresowanych produktem/produktami Pytającego. j. Pozwoli na kontrolowanie wprowadzanych członków/klientów, tak by członkowie/klienci nie powtarzali się. k. Umożliwia wystawianie i tworzenie szablonów: faktur, rachunków, not obciążeniowych, zamówień i bezpośrednią ich wysyłkę do członka/klienta Pytającego. l. Pozwoli na korzystanie z Systemu z poziomu przeglądarki internetowej oraz na urządzeniach mobilnych. m. Pozwoli na generowanie raportów z działań prowadzonych w ramach Systemu przez jego użytkowników. n. Umożliwi określanie grup poziomów dostępu, a także blokowanie użytkowników Systemu przez administratora Systemu o. System, musi mieć możliwość dodawania załączników (oferty, wyceny) 2) Pozostałe funkcje w ramach Systemu: a. Pozwoli na wewnętrzny obieg dokumentów z informowaniem użytkowników o ostatnich modyfikacjach dokumentów (podanie, kto i kiedy dokonywał modyfikacji). b. Umożliwi definiowanie grup dokumentów. c. Umożliwi katalogowanie dokumentów i generowanie spisu po określonych grupach. d. Umożliwi usprawnienie wewnętrznych procesów rekrutacyjnych w tym: zbieranie dokumentów kandydatów z określeniem stanowisk; pozwoli na zapisywanie informacji o kandydatach, w tym wyników rozmowy. e. Umożliwi zapisanie informacji o pracownikach w tym: stanowiska (w tym

5 informacje kto jest przełożonym), dane personalne, dane kontaktowe, określane przez administratora kompetencje (z możliwością wpisania poziomu). f. Zawierać będzie kalendarze, prezentujące wykonywane zadania przez pracowników. Umożliwiające podgląd przez wszystkich użytkowników. g. W ramach kalendarza zapisywanie informacji o urlopach, z zapytaniami do bezpośrednich przełożonych (konieczność akceptacji, przy okresach przekraczających pięć dni roboczych). W ramach działań Odpowiadający będzie odpowiedzialny także za umieszczenie dotychczasowych danych klienta w Systemie. System ma mieć możliwość rozbudowy o kolejne funkcjonalności związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem Zakup licencji bazy danych - licencja na procesor - 2 Zakup licencji dostępowych dla Użytkownika Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego - 20 Oprogramowanie to przechować będzie informacje o klientach, ich zamówieniach i płatnościach w postaci wirtualnych kartotek. Zapewni to firmie przejrzysty widok zamówień i płatności, a także lepszą orientację w działaniach, które powinna podjąć, aby zaspokoić potrzeby klientów. Wdrożenie CRM umożliwi szybszą wymianę danych dotyczących klientów oraz sposobów komunikacji z nimi dzięki zakupowi modułu EDI. a) możliwość segmentacji klientów w bazie danych pod kątem dochodowości, preferencji, potrzeb, co pozwali opracować i prowadzić działania marketingowe zorientowane na precyzyjnie określonych rynkach. b) usprawnienie segmentacji klientów; c) usprawnienie planowania i prowadzenia kampanii; d) usprawnienie usuwania i weryfikacji danych; e) możliwość analizowania i raportowania efektów działań marketingowych; f) możliwość współpracy przy obsłudze procesów związanych z kampaniami marketingowo sprzedażowymi; g) możliwość współdzielenia informacji przy udziale EDI z partnerami biznesowymi, w tym automatyczna wymiana danych dot. bazy klientów h) dostęp do kompletnych informacji o kliencie online lub offline i) możliwość uzyskiwania przez specjalistów ds. sprzedaży dostępu w czasie rzeczywistym do zgłoszeń, j) możliwość identyfikowania możliwości sprzedaży wiązanej i skojarzonej, także wśród partnerów biznesowych k) możliwość efektywnego zarządzania relacjami z potencjalnymi klientami; l) możliwość zarządzania procesami handlowymi; m) możliwość zarządzania kontraktami; n) możliwość zarządzania obszarami sprzedaży; o) usprawnienie analizowania i prognozowania sprzedaży; p) możliwość dostępu do danych w systemie przez urządzenia mobilne w trybie online i offline q) możliwość szybkiego dostępu do informacji o produktach, usługach i cenników ofert. Licencja na oprogramowanie bazodanowe musi pozwolić na zainstalowanie bazy danych, która będzie charakteryzować się tym, iż jako język zapytań używany jest przede wszystkim Transact-SQL, ponadto musi to być platforma typu klient-serwer. Oprogramowanie musi posiadać graficzną konsolę zarządzającą oraz umożliwiać podstawową analitykę biznesową BI (Reporting, Analytics, Multidimensional Semantic Model, Data Mining). Licencja pozwalająca na korzystanie z dla Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego wskazanej liczbie użytkowników w pełnej funkcjonalności opisanej w wymogach do Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego.

6 Zakup licencji serwerowej Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego - 1 Zakup modułu EDI dla CRM - 1 Wdrożenie Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego - 1 Licencja musi pozwolić na zainstalowanie na serwerze systemu do Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego. Licencja musi pozwolić na uruchomienie wszystkich funkcjonalności zapisanych w wymogach do Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego Funkcjonalność zaimplementowana w systemie CRM pozwalająca na elektroniczną wymianę danych pomiędzy współpracującymi podmiotami (kooperantami) Zintegrowane Środowisko Komunikacyjne składać się będzie z 3 głównych elementów: - moduł komunikacji - zagwarantuje ciągłą dostępność dzięki wbudowanym funkcjom redundancji, automatycznej replikacji baz danych skrzynek poczty elektronicznej, łatwy w użyciu interfejs sieci Web, ponadto gwarantuje dostęp z dowolnego miejsca poprzez ujednolicenie dostępu do poczty elektronicznej i głosowej oraz wiadomości błyskawicznych i tekstowych, co pozwoli użytkownikom wybrać najlepszy sposób komunikacji, zapewni użytkownikom dostęp do poczty z komputera stacjonarnego, sieci Web oraz urządzeń przenośnych, a także wymianę z partnerami zewnętrznymi informacji dotyczących dostępności, dzięki czemu ułatwione będzie organizowanie i planowanie spotkań. - moduł spotkań - będzie wykorzystywany do prowadzenia wielostronnych spotkań dzięki udostępnieniu wielu sposobów wymiany informacji: głos, obraz, udostępnianie aplikacji, wspólna praca nad dokumentem, głosowanie, transfer plików, posiadać będzie następujące funkcjonalności: dostęp z dowolnego miejsca, nagrywanie, szyfrowana komunikacja, Organizowanie, bezpłatny klient konferencyjny dla osób spoza organizacji możliwość transferu obrazu całego pomieszczenia, telefonia IP. - moduł zarządzania informacją - pozwoli na zarządzanie i zabezpieczanie stron internetowych oraz różnego rodzaju plików i dokumentów importowanych pomiędzy serwerem a klientem. Dodatkowo umożliwi współpracę i integrację pomiędzy sobą serwerów sieciowych oraz zawartych w nich repozytoriach danych. Moduł umożliwi składowanie i indeksowanie informacji (danych) oraz ich obieg (np. faktury) Funkcje: a) Bezpieczeństwo danych i ciągła dostępność do nich dzięki funkcjom redundancji, i automatycznej replikacji baz danych skrzynek poczty elektronicznej, b) łatwy w użyciu interfejs sieci Web, c) możliwość dostępu do danych z dowolnego miejsca poprzez ujednolicenie dostępu do poczty elektronicznej i głosowej oraz wiadomości błyskawicznych i tekstowych, d) możliwość dostępu do poczty z komputera stacjonarnego, sieci Web oraz urządzeń przenośnych e) możliwość wymiany informacji dotyczących dostępności, dzięki czemu ułatwione będzie organizowanie i planowanie spotkań f) możliwość prowadzenia wielostronnych spotkań dzięki udostępnieniu wielu sposobów wymiany informacji, w tym głos, obraz, udostępnianie aplikacji, wspólna praca nad dokumentem, głosowanie, transfer plików), g) dostęp z dowolnego miejsca, nagrywanie, szyfrowana komunikacja, automatyzacja procesu organizowania spotkań, bezpłatny klient konferencyjny dla osób spoza organizacji możliwość transferu obrazu całego pomieszczenia), h) możliwość użytkowania telefonii IP i) możliwość zarządzania i zabezpieczania stron internetowych oraz różnego rodzaju plików i dokumentów importowanych pomiędzy serwerem a klientem. j) współpraca i integracja pomiędzy sobą serwerów sieciowych oraz zawartych w nich repozytoriach danych automatyczna wymiana danych. Automatyczna wymiana danych systemem będzie możliwa na 2 sposoby poprzez protokół

7 Zakup licencji na certyfikowany podpis elektroniczny - 1 Szkolenia specjalistyczne obejmą 20 pracowników (użytkowników) w tym 5 administratorów. Szkolenia 16 godzinne (2 x 8h) dla administratorów oraz szkolenia 24h dla użytkowników - 20 Rozbudowa Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego o funkcjonalność Workflow - 1 wymiany danych zgodny z EDIFACT/ISO 9735 lub równoważny oraz za pośrednictwem wymiany plików. k) możliwość pracy grupowej, a więc możliwości wspólnej pracy nad projektami, Certyfikat zaawansowanego podpisu elektronicznego musi być wystawiony przez jedno z polskich centrów certyfikacji. Musi umożliwiać podpisywanie dokumentów wystawionych przez system CRM. W ramach projektu muszą się odbyć szkolenia z zakresu obsługi i administracji systemem B2B. Szkolenia obejmą użytkowników końcowych jak i osoby które będą administrowały systemem. Obejmą obsługę systemu w wersji stacjonarnej jak i mobilnej, jego administrację i konserwację. Przygotują użytkowników do pełnego wykorzystania możliwości systemu, a także późniejszego wdrażania do pracy nowych użytkowników. Szkolenie obejmie 20 pracowników (użytkowników), w tym 5 Administratorów. Szkolenie Użytkowników 24h szkolenia z zakresu obsługi systemu: obsługa, podstawy funkcjonowania, działania w przypadku awarii systemu i braku komunikacji. Szkolenie Administratora po odbyciu szkolenia dla użytkowników, osoby będące administratorami odbędą dodatkowo 16h szkolenie z zakresu Administracji systemem: diagnostyka, parametryzacja, tworzenie zestawień i raportów, usuwanie błędów, wsparcie dla użytkowników Funkcjonalność workflow Powyższe rozwiązanie musi zostać w dalszej kolejności rozbudowane o funkcjonalność workflow czyli obiegu dokumentów. System musi umożliwiać utworzenie obiegu każdego typu i rodzaju dokumentów. Ścieżka ta musi mieć możliwość dowolnego modelowania przez inwestora. Funkcjonalność workflow musi mieć zastosowanie w takich obszarach jak: faktury, zaliczki, kilometrówki, delegacje, zamówienia. Funkcje: a) składowanie i indeksowanie informacji (danych) oraz ich obieg (np. faktury) b) tworzenie obiegów dokumentów ze ścieżką akceptacji c) możliwość dodawania nowych przepływów oraz edycji istniejących

8 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 1/POIG 8.2/ Formularz ofertowy Nazwa firmy i dane teleadresowe*..., dn.... Miejscowość i data* Oferta dla Eureka Technology Park Sp. z o.o. Adres: Ul. Innowatorów 8, Dąbrowa, Dopiewo W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1/POIG 8.2/2013 przedkładam ofertę cenową na zakup następujących elementów projektu: LP Wyszczególnienie działań w ramach projektu Okres realizacji 1 Zakup licencji serwerowej CRM 1 2 Zakup licencji dostępowej CRM dla użytkownika Wdrożenie CRM Zakup licencji bazy danych - licencja na procesor - 2 Zakup licencji dostępowych dla Użytkownika Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego - 20 Zakup licencji serwerowej Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego Zakup modułu EDI dla CRM Wdrożenie Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego - 1 Zakup licencji na certyfikowany podpis elektroniczny - 1 Szkolenia specjalistyczne obejmą 20 pracowników (użytkowników) w tym 5 administratorów. Szkolenia 16 godzinne (2 x 8h) dla administratorów oraz szkolenia 24h dla użytkowników - 20 Rozbudowa Zintegrowanego Środowiska Komunikacyjnego o funkcjonalność Workflow - 1 RAZEM netto w PLN * Wynagrodzenie netto w PLN* RAZEM brutto w PLN

9 Potwierdzam gotowość wykonania poszczególnych działań we wskazanym terminie. Oferta jest ważna dni.* Oświadczamy, że: posiadamy uprawnienie do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiadamy niezbędną wiedzę dotyczącą przedmiotu zamówienia, dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub zobowiązujemy się do przedstawienia pisemnego zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem ofertowym i jego załącznikami, nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz oświadczamy, że zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania Oferty. 2. Oświadczamy, że jesteśmy w stanie zrealizować zadania w terminach określonych w zapytaniu ofertowym oraz zgodnie z opisem przedstawionym w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. 3. Oświadczamy, że jeżeli Oferta naszego przedsiębiorstwa zostanie uznana za najkorzystniejszą, to podpiszemy z Eureka Technology Park Sp. z o.o. umowę, której warunki będę zgodne z treścią Zapytania Ofertowego oraz złożonej przez nas Oferty. Podpisanie umowy nastąpi w terminie i miejscu ustalonym wspólnie przez Eureka Technology Park Sp. z o.o. i nasze przedsiębiorstwo w okresie ważności naszej Oferty. Do formularza oferty załączam/y następujące dokumenty poświadczające spełnienie kryterium obligatoryjnego: Załączniki Imię i nazwisko wystawcy oferty* *informacje obligatoryjne