Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Sportowym w Stargardzie Szczecińskim

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Młodzieżowym Ośrodku Sportowym w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do użytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Młodzieżowym Ośrodku Sportowym w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 30 lipca do 09 sierpnia 2012 roku przez podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działającą na podstawie upoważnienia nr 37/2012 z dnia 25 lipca 2012 roku wydanego przez Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 roku. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. 3. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Od 02 stycznia 2008 roku dyrektorem Młodzieżowego Ośrodka Sportowego w Stargardzie Szczecińskim jest Tadeusz Gutowski, któremu funkcję powierzono w drodze konkursu, ogłoszonego przez Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego. Główną księgową w MOS w Stargardzie Szczecińskim, jest Irena Kowalczyk zatrudniona od 29 lutego 2008 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę, od 01 maja 2009 r. zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała: 1. Irena Kowalczyk - Główna Księgowa. 2

3 Wnioski: W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające na: 1. Przeprowadzeniu inwentaryzacji w sposób niezgodny z obowiązującą w jednostce Instrukcją inwentaryzacyjną i Polityką Rachunkowości. 2. Zawyżaniu obrotów na koncie 130 -,,Rachunek bieżący jednostki. 3

4 1. Rozliczenie środków na wydatki budżetowe za okres od kwietnia do czerwca 2012 roku. Temat ten sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac, kasowe listy wypłat, umowy zlecenia, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Ogółem wydatki budżetowe za okres od kwietnia do czerwca 2012 roku wg sprawozdania RB-28S wyniosły ,00 zł. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela. Wyszczególnienie Plan Wykonanie za II kwartał % 2012 r. Dział 926 Kultura fizyczna i sport , ,00 34,14 Rozdział Instytucje kultury fizycznej , ,13 34, Wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzenia 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 Dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 4120 Składki na Fundusz Pracy 4170 Wynagrodzenia bezosobowe 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 4270 Zakup usług remontowych 4280 Zakup usług zdrowotnych 4300 Zakup usług pozostałych 4350 Zakup usług dostępu do sieci Internet 4360 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej 4370 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 Podróże służbowe krajowe 4440 Odpisy na ZFŚS 4700 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.250, , , , , , ,00 300,00 700, ,00 685, , , , , ,00 83, ,64 0, , , ,20 49,20 480, ,82 171,03 262,96 214,65 656, ,00 0,00 6,68 24,06 0,00 27,50 22,12 26,47 69,19 16,40 68,57 65,41 24,97 18,78 14,31 23,44 68,56 0,00 Rozdział Zadania w zakresie kultury fizycznej i sportu , ,87 33, Wynagrodzenia bezosobowe 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 4370 Zakup usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarne , , , , ,77 370,00 35,92 29,19 30, Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 34/2012) ,71 zł Wpływy za okres kwiecień - czerwiec 2012 roku stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: - WB nr 36/2012 z dnia r ,00 zł - WB nr 46/2012 z dnia r ,00 zł - WB nr 48/2012 za okres od r ,00 zł - WB nr 49/2012 za okres od r ,00 zł - WB nr 58/2012 z dnia r ,00 zł - WB nr 63/2012 z dnia r ,00 zł 4

5 - WB nr 66/2012 za okres od r ,00 zł - WB nr 68/2012 z dnia r ,00 zł - WB nr 71/2012 z dnia r ,00 zł - WB nr 80/2012 z dnia r ,00 zł Razem: ,00 zł 2) dotacja z UM na Igrzyska Młodzieży Szkolnej 7.500,00 zł 3) odsetki bankowe 0,68 zł 4) zwrot nadpłaty za FV 0,01 zł Ogółem wpływy ,69 zł Wydatki za okres kwiecień - czerwiec 2012 roku stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 422,43 zł 2) zrealizowane czeki ,00 zł 3) wypłata kartą debetową MasterCard Business (6.900,00 zł wypłacono do kasy zadania zleconego) ,00 zł 4) przekazane składki do ZUS ,75 zł 5) przekazany podatek PIT-4R oraz PIT-8R 9.222,00 zł 6) przekazanie dochodów do budżetu UM 28,41 zł 7) odpis na ZFŚS 3.000,00 zł 8) zapłacone faktury na kwotę ,42 zł w tym: - za usługi reklamowe - Dni Stargardu 330,00 zł - za telefon komórkowy 262,96 zł - za rozmowy telefoniczne stacjonarne + Internet 755,68 zł - wyżywienie i zakwaterowanie zawodników LKS Pomorze na obozie sportowym 1.400,00 zł - wyżywienie i zakwaterowanie zawodników LKS Pomorze w bursie szkolnej 820,00 zł - zakup obuwia dla zawodników LKS Pomorze 1.429,01 zł - wpisowe na festiwale koszykówki 500,00 zł - opłata za przedłużenie ważności serwera 183,27 zł - wykonanie znaczków okolicznościowych na Dni Stargardu 1.291,50 zł - składka członkowska do Wojewódzkiego Szkolnego Związku Sportowego 200,00 zł - organizacja imprez sportowych w ramach Dni Stargardu ,00 zł - zakup i usługa wykonania pokazu sztucznych ogni w ramach Dni Stargardu ,00 zł Ogółem rozchody: ,01 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień (WB nr 85/2012) ,39 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień r ,27 Na wpływy składały się: 5

6 - wpłaty gotówki z banku do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę - wpłaty gotówki pobranej z bankomatu kartą debetową MasterCard Business Razem: ,00 zł ,00 zł ,00 zł Na wydatki składały się: - wypłacone wynagrodzenie pracowników etatowych ,61 zł - wypłacone wynagrodzenie pracowników kontraktowych ,08 zł - ryczałt z tyt. użytkowania prywatnego auta do celów służbowych 386,10 zł - wypłata ekwiwalentów sędziowskich 1.369,00 zł - obsługa medyczna zawodów - rachunki 480,00 zł - umowa zlecenie - obsługa medyczna zawodów 498,50 zł - umowa zlecenie - sprzątanie pomieszczeń biurowych i sali gimnastycznej w Gimnazjum nr 1 po zajęciach sportowych 362,35 zł - umowa zlecenie - przygotowanie, sędziowanie, obsługa techniczna Pokazowego Turnieju Mini Piłki Nożnej chłopców - Dni Stargardu 509,73 zł - umowa zlecenie - przygotowanie, sędziowanie i organizacja Finału Amatorskiej Piłki Siatkowej mężczyzn - Dni Stargardu 253,00 zł - umowa zlecenie - obsługa nagłośnienia i oświetlenia podczas występów artystycznych - Dni Stargardu 1.105,10 zł - umowa zlecenie - prowadzenie konferansjerki podczas biegu ulicznego - Dni Stargardu 169,91 zł - umowa zlecenie - organizacja i przeprowadzenie występów artystycznych w ramach obchodów Dni Stargardu 2.024,00 zł - umowa zlecenie - przygotowanie i organizacja Regionalnego Turnieju Piłkarskiego - Dni Stargardu 169,91 zł - umowa zlecenie - opracowanie logo na koszulki z okazji Dni Stargardu 63,25 zł - zakup herbaty i mydła dla pracowników 110,83 zł - zakup znaczków pocztowych 161,25 zł - usługa fotograficzna Dni Stargardu 300,00 zł - usługa przewozowa LKS Pomorze 2.998,96 zł - usługi przewozowe pozostałe 4.890,60 zł - wydruk plakatów i zaproszeń na imprezy sportowe organizowane w ramach Dni Stargardu 286,59 zł - zakwaterowanie i wyżywienie zawodników LKS Pomorze 1.189,62 zł - zakwaterowanie i wyżywienie zawodników pozostałych 1.178,10 zł - zwrot kosztów za dojazdy na treningi zawodników LKS Pomorze 1.090,73 zł - zakup usługi: przewóz środków płatniczych 92,25 zł - opłaty wpisowe i startowe zawodników LKS Pomorze 420,00 zł - zakup obuwia dla zawodników LKS Pomorze 876,00 zł - zakup pucharów, medali oraz upominków dla zwycięzców zawodów - Dni Stargardu 7.541,29 zł - zakup wody i napojów dla zawodników - Dni Stargardu 277,35 zł - zakup koszulek i wykonanie na nich nadruku - Dni Stargardu 5.940,90 zł 6

7 - opłata za zorganizowanie pokazu sztuk walki karate w ramach Dni Stargardu 800,00 zł - usługa przewozowa sprzętu oświetleniowego 320,00 zł - zakup strojów koszykarskich 1.689,00 zł - naprawa drukarki z biura MOS 49,20 zł - zakup biletów MZK 7,40 zł - zakup płyt i pendrive do biura MOS 30,98 zł - zakup taśmy do oznaczenia boiska i trasy biegu w ramach Dni Stargardu 91,15 zł - koszulki dla zawodników występujących w pokazach Karate w ramach Dni Stargardu 299,20 zł - zakup artykułów biurowych 368,45 zł - zakup środków opatrunkowych do apteczki MOS 384,45 zł - organizacja pokazów wrotkarskich - Dni Stargardu 600,00 zł - nagrody (statuetki) zakupiono dla zawodników, trenera i kierownika zespołu koszykarzy rocznik 1996 w podziękowaniu za pracę 373,23 zł - usługa cateringowa - Dni Stargardu 3.267,00 zł - obsługa techniczna - nagłośnienie podczas XIII Biegu Przełajowego o Puchar Starosty Stargardzkiego 150,00 zł - puchary na turnieje koszykówki 217,69 zł - długopisy zakupiono na nagrody dla zwycięzców XIII Biegu Przełajowego o Puchar Starosty Stargardzkiego 129,22 zł - polecenie wyjazdu służbowego 66,86 zł - zabiegi rehabilitacyjno - lecznicze zawodnika LKS Pomorze 120,00 zł Razem: Stan środków na dzień (RK nr 15/2012 za okres r. ) W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: ,84 zł 1.166,43 zł 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury, rozliczenie wyjazdu służbowego, dowody KP, KW, pokwitowania z bankomatu oraz potwierdzenia z banku dotyczące pobrania gotówki czekiem. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7

8 7. Składki na ubezpieczenie społeczne, naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych i podatek zryczałtowany za II kwartał 2012 roku odprowadzano we właściwych terminach. Zestawienie stanowi załącznik nr 1 do protokołu Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło po stronie: Wn 1.166,43 zł 101 Obroty kwiecień - czerwiec , , , , ,43 - Saldo jest zgodne z RK nr 15/2012 za okres r. 2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień wynosiło po stronie: Wn ,05 zł 130 Obroty kwiecień - czerwiec , , , , ,05 - Saldo WB nr 85/2012 z dnia roku wynosi ,39 zł. Różnica w kwocie 5,34 zł pomiędzy księgami rachunkowymi budżetu a kontem bankowym zaksięgowana jest w księgach rachunkowych zadania powierzonego. Na koncie Rachunek bieżący jednostki, stwierdzono zawyżanie obrotów o wynagrodzenie płatnika, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, który stanowi, iż zapisy na tym koncie są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Powyższa nieprawidłowość została poprawiona w trakcie kontroli. Dokument PK potwierdzający dokonanie właściwych przeksięgowań stanowi załącznik nr 2 do protokołu. Ponadto stwierdzono nieprawidłowe księgowanie wydatków dokonywanych z kasy, które również zawyżają obroty na koncie 130. W cytowanym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku jednoznacznie określono, że zrealizowane wydatki budżetowe, w tym także środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych, podlegają ewidencjonowaniu na koncie 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych (po stronie Ma) - ewidencja szczegółowa wg podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych, w korespondencji z kontem Kasa. Wynika z tego, że na realizację wydatków należy pobrać czekiem z góry określoną kwotę i w momencie wypłaty na wyciągu bankowym należy czek rozksięgować na odpowiednie paragrafy. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień wynosiło po stronie: Ma ,20 zł 8

9 201 Obroty kwiecień - czerwiec , , , , ,20 Na saldo 201 składają się: - niezapłacona FV nr z dnia r. wystawiona przez firmę (ochrona danych) na kwotę 5.215,20 zł, - niezapłacony rachunek nr 5/2012 z dnia wystawiony przez Stargardzki Związek Weteranów Lekkiej Atletyki na kwotę 6.000,00 zł. 4) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień wynosiło po stronie: Ma 2.405,00 zł 225 Obroty kwiecień - czerwiec 8.294, , , , ,00 Saldo stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4R i PIT-8R za miesiąc czerwiec 2012 roku. Podatki odprowadzono do Urzędu Skarbowego w dniu r. (WB nr 89/2012). 5) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień wynosiło po stronie: Ma 7.541,59 zł 229 Obroty kwiecień - czerwiec r , , , , ,59 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za miesiąc czerwiec 2012 r., odprowadzonych do ZUS dnia r. (WB nr 86/2011) ,98 zł oraz dnia r. (WB nr 87/2012) ,61 zł. 6) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień wynosiło po stronie: Wn ,55 zł 400 Obroty kwiecień - czerwiec , , ,55 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Zakup materiałów i wyposażenia: Zakup materiałów i wyposażenia ,00 zł Dni Stargardu Zużycie materiałów i energii: 9

10 Dni Stargardu Zużycie materiałów i energii ,55 zł 7) Saldo 402 Usługi obce na dzień wynosiło po stronie: Wn ,32 zł. 400 Obroty kwiecień - czerwiec , , ,32 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Usługi obce: Zakup usług remontowych 49,20 zł Zakup usług zdrowotnych 60,00 zł Zakup usług pozostałych ,08 zł Zakup usług dostępu do sieci internetowej 342,06 zł Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych w sieci komórkowej 581,04 zł Opłaty z tytułu zakupu usług telefonii stacjonarnej 413,58 zł Zakup usług Dni Stargardu Zakup usług zdrowotnych 420,00 zł Zakup usług pozostałych ,36 zł 8) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień wynosiło po stronie: Wn ,29 zł 400 Obroty kwiecień - czerwiec , , ,29 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Wynagrodzenia: Wynagrodzenia osobowe pracowników ,29 zł Dodatkowe wynagrodzenie roczne 0,00 zł Wynagrodzenie bezosobowe ,00 zł Wynagrodzenia Dni Stargardu: Wynagrodzenie bezosobowe 6.360,00 zł 9) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień wynosiło po stronie: Wn ,25 zł 400 Obroty kwiecień - czerwiec 9.082, , ,25-10

11 Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 137,60 zł Składki na ubezpieczenia społeczne ,93 zł Składki na FP 1.536,72 zł 10) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień wynosiło po stronie: Wn 4.923,31 zł 400 Obroty kwiecień - czerwiec 3.592, , ,31 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Delegacje i podróże służbowe 1.123,31 zł Odpisy na ZFŚS 3.800,00 zł 2. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Temat ten zbadano w oparciu o Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Młodzieżowego Ośrodka Sportowego w Stargardzie Szczecińskim, ewidencję księgową oraz plan wydatków ZFŚS w MOS na 2012 rok. Zasady tworzenia funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania jego środkami określają następujące akty prawne: - Ustawa z dnia 04 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r., poz. 592), - Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.), - Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349 ze zm.). Wyliczenie odpisu na ZFŚŚ dla pracowników MOS oraz plan wydatków ZFŚS stanowią załącznik nr 3 do protokołu Przychody Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 01/2012 za okres od r.) 46,55 zł - odpis podstawowy 3.800,00 zł - odsetki bankowe 0,03 zł - refundacja opłat bankowych 35,00 zł Razem: 3.835,03 zł 2.2. Rozchody Zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. - gotówka pobrana czekiem z banku 3.160,00 zł - opłaty bankowe 35,00 zł 11

12 Razem: Stan środków na rachunku bankowym na dzień (WB nr 11/2012 za okres 29-) 2.3. Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 01/socjalny/2012 z dnia r.) Na wpływy składały się: 3.195,00 zł 686,58 zł 0,00 zł - pobranie gotówki czekiem z banku 3.160,00 zł Razem: 3.160,00 zł Na wydatki składały się: - pomoc finansowa w okresie Świąt Wielkanocnych 800,00 zł - świadczenie pieniężne,,wczasy pod gruszą 2.360,00 zł Razem: 3.160,00 zł Stan środków w kasie na dzień (RK nr 02/socjalny/2012 z dnia r.) 0,00 zł 2.4. Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za kwiecień, maj i czerwiec 2012 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień wynosiło: 0,00 zł 101 B.O , , Saldo jest zgodne z RK nr 02/socjalny/2012 z dnia r. 2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień wynosiło po stronie: Wn 686,58 zł 130 B.O. 46, , ,00 686,58 - Saldo jest zgodne z WB nr 11/2012 za okres roku. 3) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień wynosiło po stronie: Ma 520,00 zł 12

13 225 B.O ,00-520,00 Saldo stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4R za miesiąc czerwiec 2012 rok. Podatek odprowadzono do Urzędu Skarbowego w dniu r. (WB nr 89/2012). 4) Saldo 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych po stronie: Ma 166,58 zł 229 B.O r. - 46, , ,58-166,58 Saldo wyraża stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 3. Wdrożenie kontroli zarządczej. Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz.U. Nr 157, poz ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji i zarządzania ryzykiem. Zarządzeniem nr 08/2011 Dyrektora Młodzieżowego Ośrodka Sportowego w Stargardzie Szczecińskim z dnia 23 listopada 2011 roku ustalono sposób prowadzenia kontroli zarządczej w MOS poprzez wprowadzenie Regulaminu kontroli zarządczej. W dokumencie tym wskazano definicje kontroli zarządczej, jej cele i formy organizacyjne, środowisko wewnętrzne, mechanizmy kontroli zarządczej, a w ich ramach: misje, cel oraz identyfikację ryzyka, mechanizmy kontroli finansowej oraz monitorowanie i ocenę. W następstwie kontroli gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz.U. Nr 15, poz. 84), w następującym zakresie: Środowisko wewnętrzne - pracownicy świadomi są wartości etycznych określonych w Kodeksie Etyki Pracowników Młodzieżowego Ośrodka Sportowego - stanowi on załącznik nr 2 do zarządzenia nr 8/2011 z dnia 23 listopada 2011 r., każdy pracownik MOS składa pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z Kodeksem Etyki, a oświadczenie dołączone jest do akt osobowych pracownika; 13

14 - rekrutacja pracowników na wolne stanowisko pracy oraz nawiązanie stosunku pracy przebiega stosownie do postanowień ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz ze zm.) oraz ustawy Kodeks Pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), rekrutację nowych pracowników przeprowadza stała komisja kwalifikacyjna; - szczegółowe warunki wynagradzania, warunki wypłacania dodatków, premii, nagród, odpraw zawarte są w Regulaminie wynagradzania pracowników Młodzieżowego Ośrodka Sportowego w Stargardzie Szczecińskim zawartym w zarządzeniu Dyrektora nr 5/2009 z dnia r.; - Struktura organizacyjna MOS od r. do r. stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia nr 8/2011 z dnia 23 listopada 2011 r.; - Regulamin organizacyjny MOS określa jego organizacje wewnętrzną oraz główne zadania (Zarządzenie nr 8/2008 Dyrektora z dnia r.); - Regulamin Pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników (Zarządzenie nr 8/2008 Dyrektora z dnia r.); - pracownicy posiadają na piśmie opis stanowiska pracy, zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, przydział czynności, wymiar wynagrodzenia stosownie do zasad zawartych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.); - praca podlega ocenie stosownie do Zarządzenia nr 4/2011 Dyrektora MOS w Stargardzie Szczecińskim z dnia 03 sierpnia 2011 r. w sprawie przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników MOS - stosownie do postanowień 4 zarządzenia, wyniki indywidualnej oceny okresowej zawarte w arkuszu oceny są dokumentami stanowiącymi integralną część akt osobowych pracownika. Oceny pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych dokonuje bezpośredni przełożony pracownika; Cele i zarządzanie ryzykiem - misją MOS jest utworzenie uczniom możliwości pełnego rozwoju fizycznego oraz poszanowanie ich godności i wolności światopoglądowej oraz przygotowanie do dalszego kształcenia; - celem MOS w zakresie sportu masowego i wyczynowego jest przygotowanie swoich zespołów do udziału w imprezach sportowych zawartych w kalendarzu Wojewódzkiego Szkolnego Związku Sportowego; - cel i zadania MOS zapisano w rozdziale 2 Statutu MOS, który stanowi załącznik do uchwały Nr XXIX/327/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 r.; - w zarządzeniu nr 8/2011 Dyrektora MOS z dnia r. wskazano zasady zarządzania ryzykiem, zasady i tryb identyfikacji ryzyka, dokonywania analizy ryzyka, reakcji na ryzyko oraz wskazuje się osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem; na podstawie powyższego zidentyfikowano wrażliwe obszary działania jednostki, stworzono rejestr ryzyk oraz opracowano wskaźniki do szacowania prawdopodobieństwa i skutków wystąpienia ryzyka; - raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów ustalonych w regulaminie, zidentyfikowane ryzyka są wpisywane w rejestrze celów i ryzyk; - zasady oceny wpływu ryzyka zawiera załącznik nr 7 do zarządzenia nr 8/2011 z dnia 23 listopada 2011 r., szablon punktowej oceny ryzyka i raport oceny ryzyka stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia nr 8/2011 z dnia 23 listopada 2011 r.; 14

15 Mechanizmy kontroli - wewnętrzna dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest tworzona w wyniku przestrzegania norm określonych w procedurach wewnętrznych, instrukcjach, wytycznych, zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników; - jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem bądź utratą zasobów określają: Instrukcja dotycząca sporządzania, ewidencji, kontroli i obiegu dokumentów (zarządzenie nr 5/2011 Dyrektora MOS z dnia r.) wraz z listą osób uprawnionych do kontroli dowodów finansowych; Instrukcja kasowa (zarządzenie nr 6/2011 z dnia r.); Instrukcja w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników MOS (zarządzenie nr 7/2011 z dnia r.); Instrukcja przeprowadzania inwentaryzacji (zarządzenie nr 6/2008 z dnia r.) - wnioski w sprawie ostatniej przeprowadzonej inwentaryzacji omówiono szczegółowo w dalszej części protokołu; - dokumentacja rachunkowości jednostki zawarta jest w polityce rachunkowości (zarządzenie nr 2/2010 Dyrektora MOS z dnia r.) i obejmuje: zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, zakładowy plan kont, zasady budowy analityki kont, opis systemu przetwarzania danych, opis systemu ochrony danych; - szczególną częścią kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, obejmująca: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej, przeprowadzanie okresowej inwentaryzacji składników mienia; na podstawie kontroli gospodarki finansowej w zakresie wskazanej w części 1 protokołu - istniejące mechanizmy kontrolne są wystarczające (szczegółowe uregulowania zawarto w polityce rachunkowości i zarządzeniach dotyczących gospodarki finansowej); Informacja i komunikacja - w jednostce nie istnieje sformalizowany system obiegu informacji, przepływ informacji wewnętrznych odbywa się poprzez przekazywanie informacji ustnie, pisemnie i drogą elektroniczną; - jednostka posiada własną stronę WWW; Monitorowanie i ocena - Dyrektor MOS w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów; wszyscy pracownicy przekazują Dyrektorowi informacje mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej; każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej; - co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez Dyrektora MOS przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. Samooceny tej dokonuje Dyrektor MOS; - wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w MOS, ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do 15

16 oświadczenia o stanie kontroli zarządczej sporządzanego przez Dyrektora MOS za poprzedni rok. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok 2011 stanowi załącznik nr 4 do protokołu. 4. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Jednostka nie posiada środków trwałych. Ewidencja wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest ręcznie w księdze inwentarzowej przez Specjalistę ds. Administracji i Kadr. Księga została założona r., zawiera 86 ponumerowanych i przesznurowanych stron. Pracownicy etatowi MOS oraz pracownicy kontraktowi MOS mają założone wykazy sprzętu sportowego, w których potwierdzają odbiór sprzętu. Każdorazowo w wykazach tych wpisywana jest również likwidacja sprzętu. Dodatkowo sprzęt wpisany jest do księgi inwentarzowej oraz w kartoteki. Pracownicy kontraktowi mają zapisane w kontraktach, że:,,sprzęt sportowy przekazany przez MOS należy szanować i utrzymywać w należytym porządku. W jednostce obowiązuje instrukcja inwentaryzacyjna z dnia r., w której opisano: 1. Sprawy organizacyjne. 2. Terminy inwentaryzacji. 3. Czynności Komisji Inwentaryzacyjnej. 4. Czynności Głównego Księgowego. 5. Czynności Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. Brak jest harmonogramu przeprowadzania inwentaryzacji. Ostatnia inwentaryzacja metodą spisu z natury została przeprowadzona w 2011 roku. Przeprowadzono ją w oparciu o instrukcję inwentaryzacyjną z dnia r. oraz ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.). W dniu r. zarządzeniem nr 8/2011 Dyrektora MOS powołano Komisję Inwentaryzacyjną do przeprowadzenia spisu z natury składników majątku w grudniu 2011 roku (na dzień r.). Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenie przed dokonaniem inwentaryzacji oraz po zakończeniu czynności związanych z inwentaryzacją. Arkusze spisu z natury zostały wydane Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej za pokwitowaniem. Dodatkowo sporządzone zostało zestawienie arkuszy spisu z natury za 2011 rok. Arkusze spisu z natury zostały wypełnione prawidłowo. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej w dniu r. złożył sprawozdanie z przebiegu przeprowadzenia inwentaryzacji metodą pełną spisu z natury na dzień r. w MOS. Podczas inwentaryzacji nie stwierdzono niedoborów, ani nadwyżek. Prace komisji inwentaryzacyjnej przebiegały prawidłowo, zgodnie z przepisami o jej przeprowadzaniu. Spis z natury przebiegł bez zakłóceń. Nie dokonano porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku, ustalanych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników w księgach inwentarzowych. Wyjaśnienie Głównej księgowej stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych została przeprowadzona niezgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.) oraz polityką rachunkowości MOS. Zgodnie z cyt. wyżej art. ustawy o rachunkowości, wartości niematerialne i prawne nie podlegają inwentaryzacji drogą spisu z natury, ale inwentaryzuje się je w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Wynika to stąd, że cyt. ustawa o rachunkowości wskazuje katalog zamknięty składników majątkowych podlegających spisowi z natury, natomiast wśród nich nie wymienia się wartości niematerialnych i prawnych. 16

17 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 01 sierpnia 2012 r. Dyrektor MOS został poinformowany o przysługującym na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński roku. 17