UMOWA Nr DPOIiŚ/../12

Transkrypt

1 UMOWA Nr DPOIiŚ/../12 zawarta w dniu r. w Warszawie pomiędzy: Skarbem Państwa - Ministerstwem Środowiska, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wawelskiej 52/54, w imieniu i na rzecz którego działa na podstawie pełnomocnictwa Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska Moniki Dziadkowiec z dnia 16 października 2008 r., Aleksandra Malarz Dyrektor Departamentu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, zwanym dalej Zamawiającym a Panem/Panią zamieszkałym/łą w (kod,miejscowośc), ul. ( ) legitymującym/cą się dowodem osobistym nr., NIP:. Zwanym/ną dalej Wykonawcą treści następującej: Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania kontroli w Instytucjach Wdrażających ( IW ), w zakresie realizacji umów o dofinansowanie Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej za 2012 rok. 2. Szczegółowy wykaz IW, w których przeprowadzone będą kontrole oraz terminarz wykonywania kontroli, określa załącznik nr 1 do umowy. 3. Zamawiający nie dopuszcza prowadzenia kontroli w więcej niż jednej IW w tym samym terminie. 4. Kontrola ostatniej IW powinna zakończyć się nie później niż. r.; za datę zakończenia ostatniej kontroli uważa się dzień w którym Zamawiający dokona akceptacji dokumentów, o których mowa w 4 ust. 4, zgodnie z procedurą, o której mowa w 4 ust Wykonawca przeprowadzi kontrolę na próbie wydatków, wskazanej przez Zamawiającego. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonywania modyfikacji załącznika nr 1 do umowy w zakresie wykazu kontrolowanych podmiotów oraz terminarza wykonywania kontroli. 7. Zmiana terminu kontroli, uzgodniona pomiędzy stronami w drodze pisemnej, nie wymaga zmiany załącznika nr 1 do umowy. 8. Pracownikiem Zamawiającego upoważnionym do dokonywania uzgodnień, o których mowa w ust. 7 jest Naczelnik Wydziału Pomocy Technicznej Departamentu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 9. Jeżeli w trakcie kontroli okaże się, że celem skutecznej weryfikacji danego wydatku należy skontrolować dodatkowo inne wydatki niż wskazane zgodnie z ust. 5, Wykonawca obowiązany jest uzyskać akceptację Zamawiającego w tym zakresie. 10. W kontroli będzie brał udział przedstawiciel Zamawiającego, w charakterze członka zespołu kontrolującego, jako kierujący kontrolą. 11. Zamawiający ustanowi Wykonawcy odpowiednie upoważnienie do kontroli przed każdą kontrolą.

2 12. Obowiązek odpowiednio wcześniejszego poinformowania każdej IW o kontroli ciąży na Zamawiającym Kontrola powinna być przeprowadzona zgodnie z obowiązującym prawem oraz dokumentami programowymi, w szczególności: 1) Wytycznymi: a) Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach PO IiŚ (ze szczególnym uwzględnieniem Podrozdział 12 Pomoc techniczna dla instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO IiŚ), b) Wytyczne w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ (ze szczególnym uwzględnieniem załącznika nr 5), c) Wytyczne w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ, d) Wytyczne horyzontalne (ze szczególnym uwzględnieniem wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej); 2) przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zwaną dalej ustawą pzp, 3) przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz.1240, z późn. zm.). 2. Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z Wytycznymi i przepisami wskazanymi w ust. 1 oraz z Systemem Wdrażania XIV i XV Osi priorytetowej (Pomoc techniczna) w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 3. Jeżeli dla prawidłowego przeprowadzania kontroli wymagane będzie zapoznanie się przez Wykonawcę z innymi dokumentami, niż wskazane w ust. 1 i 2, Zamawiający przekaże je Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy, a Wykonawca będzie obowiązany się z nimi zapoznać i do nich się stosować. 4. Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje niezbędne do realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca w ramach przeprowadzanej kontroli powinien sprawdzić w szczególności: 1) prawidłowość ponoszenia i rozliczania wydatków na wynagrodzenia osobowe; 2) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej operacji związanych z kontrolowanym projektem w tym zapisy polityki rachunkowości kontrolowanej jednostki oraz prawidłowość opisów i dekretacji dot. dokumentów księgowych oraz dzienniki księgowań. 2. W ramach przeprowadzanej kontroli Wykonawca powinien sprawdzić dokumenty wskazane w Wytycznych w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ (załącznik nr 5 Reguły oraz minimalny zakres kontroli na miejscu realizacji RPD PT), które są dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w zakładce Fundusze UE Dokumenty. 3. Wykonawca w ramach kontroli zobowiązuje się stosować wzór listy sprawdzającej do kontroli prawidłowej realizacji projektów Pomocy Technicznej PO IiŚ, przekazanej mu przez Zamawiającego, niezwłocznie po podpisaniu umowy. 4. Modyfikacja przekazanej listy sprawdzającej do kontroli może nastąpić tylko za zgodą Zamawiającego.

3 4. 1. Każda kontrola na miejscu w danej IW powinna trwać nie dłużej niż 3 dni robocze. 2. Jeżeli w toku wykonywania Umowy Wykonawca stwierdzi zaistnienie okoliczności, które dają podstawę do oceny, że całość kontroli nie zostanie wykonana w terminie określonym w 1 ust. 4, niezwłocznie pisemnie powiadomi Zamawiającego o niebezpieczeństwie wystąpienia opóźnienia w wykonaniu kontroli wskazując prawdopodobny czas opóźnienia i jego przyczynę. Zamawiający musi wyrazić zgodę na zmianę terminu wynikającą z opóźnienia. 3. Jeżeli Zamawiający odmówi zgody, o której mowa w ust. 2, Wykonawca w razie nie zrealizowania umowy w terminie jest zobowiązany do zapłaty kar umownych, o których mowa w 7 ust Wykonawca na podstawie przeprowadzonej kontroli w każdej IW opracuje lub wypełni: 1) listę sprawdzającą do kontroli prawidłowej realizacji projektów Pomocy Technicznej PO IiŚ, 2) informację pokontrolną z przeprowadzonej kontroli wraz z propozycją zaleceń pokontrolnych oraz wskazaniem ew. pozycji i kwot wydatków uznanych za niekwalifikowane, w terminie 8 dni kalendarzowych od daty zakończenia czynności kontrolnych w danej IW i przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej (na e mail: monika.gradzka@mos.gov.pl oraz wskazany w drodze roboczej adres osoby odpowiedzialnej za koordynacje całego procesu kontroli). 5. Zamawiający każdorazowo w terminie 6 dni kalendarzowych od otrzymania informacji i dokumentów, o których mowa w ust. 4, przekaże Wykonawcy ewentualne uwagi, które Wykonawca uwzględni przy sporządzaniu korekty listy sprawdzającej i informacji pokontrolnej. 6.Wykonawca każdorazowo w terminie 3 dni od daty przekazania przez Zamawiającego uwag, o których mowa w ust. 5 uwzględnia je w przygotowanej liście sprawdzającej i informacji pokontrolnej i przekaże Zamawiającemu poprawione dokumenty w formie elektronicznej i papierowej na adres: Ministerstwo Środowiska, Departament Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko ul. Wawelska 52/54, Warszawa. 7. Jeżeli dokumenty przekazane Zamawiającemu zgodnie z ust. 4 nie będą wymagały korekt lub uzupełnień, albo gdy takie korekty lub uzupełnienia zostaną prawidłowo dokonane przez Wykonawcę, Zamawiający dokonana pisemnego zatwierdzenia tych dokumentów, i przekaże je kierownikowi kontrolowanej IW. 8. W przypadku zgłoszenia przez kierownika kontrolowanej IW zastrzeżeń do treści informacji pokontrolnej lub zaleceń pokontrolnych, Zamawiający przekaże te zastrzeżenia Wykonawcy w celu zajęcia stanowiska. 9.Wykonawca w terminie 3 dni roboczych od otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 8, przekaże Zamawiającemu swoje stanowisko. W przypadku konieczności dokonania zmian w informacji pokontrolnej lub zaleceniu pokontrolnym, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu poprawioną wersję dokumentu w terminie 3 dni roboczych. 10. Po otrzymaniu nowej wersji dokumentów, o których mowa w ust. 9, Zamawiający dokona ich weryfikacji w terminie 2 dni roboczych i w przypadku wystąpienia potrzeby zwróci się do Wykonawcy o wyjaśnienia, których Wykonawca powinien udzielić w terminie kolejnych dwóch dni roboczych. 11.Wykonawca jest zobowiązany gromadzić oryginały lub kopie wszystkich budzących wątpliwość dokumentów, uzyskanych w trakcie Kontroli na miejscu, poświadczonych

4 przez osoby upoważnione w każdej IW, za zgodność z oryginałem, oraz dotyczących przedstawianych przez IW wyjaśnień i uzupełnień. 12.Wykonawca, po zaakceptowaniu ostatecznej wersji listy sprawdzającej i informacji pokontrolnej jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu wszystkie zgromadzone zgodnie z ust. 11 dokumenty, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Dokumenty powinny zostać przesłane na adres: Ministerstwo Środowiska, Departament Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko ul. Wawelska 52/54, Warszawa. 13. W trakcie weryfikowania przekazanej listy sprawdzającej i informacji pokontrolnej, o której mowa w ust. 6 i 9 na żądanie Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania dokumentów, o których mowa w ust Wszelkie przekazane przez Zamawiającego oraz pracowników IW informacje i dokumenty oraz wyniki przeprowadzonej na ich podstawie kontroli, Wykonawca ma obowiązek traktować jako objęte zakazem udostępniania, rozpowszechniania oraz publikowania innym osobom, w trakcie realizacji kontroli jak i po jej zrealizowaniu. 15.Wykonawca jest zobowiązany do złożenia deklaracji bezstronności i poufności (zakaz obejmujący udostępnianie innym osobom, rozpowszechnianie oraz publikowanie dokumentów), poprzez podpisanie załącznika nr 2 do umowy. 16.Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zadań wynikających z niniejszej umowy osobiście Tytułem wynagrodzenia za wykonanie umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy łącznie, maksymalnie całkowitą kwotę.. zł brutto (słownie złotych:..), tj. po.. zł brutto (słownie złotych:..) za 1 dzień kontroli na miejscu w IW. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym po przeprowadzeniu każdej kontroli IW, w sytuacji powstania zastrzeżeń dotyczących sposobu prowadzenia tej kontroli oraz poprawności przygotowywania dokumentacji, o której mowa w 4 ust. 4; w takiej sytuacji Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za przeprowadzone kontrole zgodnie z protokołami odbioru. 3. W przypadku zmniejszenia ilości kontrolowanych IW lub zmniejszenia ilości dni danej kontroli, wymienionych w załączniku nr 1, wynagrodzenie ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu. 4. Zamawiający pokrywa koszty związane z noclegiem i dojazdem Wykonawcy z miejsca zamieszkania na miejsce kontroli zgodnie z: 1) rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.), 2) Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POIiŚ. 5. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, będzie płatne w ratach, proporcjonalnie do liczby zrealizowanych przez Wykonawcę i zatwierdzonych przez Zamawiającego kontroli, zgodnie z harmonogramem, określonym w załączniku nr 1 do umowy, na podstawie protokołów odbioru kolejnych kontroli. 6. Wzór protokołu odbioru, o którym mowa w ust. 5, stanowi załącznik nr 3 do umowy. 7 Zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, nastąpi przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia

5 otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionego rachunku, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do umowy. Podstawą wystawienia rachunku jest podpisanie przez Zamawiającego protokołów odbioru bez zastrzeżeń. 8. Adresem dla doręczenia Zamawiającemu rachunku jest: Ministerstwo Środowiska, Departament Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko ul. Wawelska 52/54, Warszawa. 9. Koszty, o których mowa w ust. 4, będą zwracane na podstawie rozliczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do umowy, na podstawie oryginałów dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (np. bilety, faktury dotyczące noclegów, oświadczenia). 10. Koszty, o których mowa w ust. 4, będą zwracane maksymalnie w wysokości określonej w załączniku nr 1 do umowy. 11. Rozliczenie kosztów, o których mowa w ust. 4, powinno zostać przedłożone Zamawiającemu najpóźniej 14 dni od ostatniego dnia kontroli na miejscu w IW. 12. Jako dzień zapłaty Strony ustalają dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego. 13. Z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, określonego niniejszą umową, Zleceniodawca pobiera i odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Z dniem zapłaty wynagrodzenia za daną kontrolę Wykonawca przenosi na Zamawiającego bez ograniczeń co do terytorium i czasu, autorskie prawa majątkowe zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U z 2006 r. Nr 90, poz 631, z późn. zm.) do opracowanych w ramach tej kontroli dokumentów, o których mowa 4 ust. 4, na wszystkich polach eksploatacji, znanych w dniu podpisania umowy, w tym w szczególności prawo do: 1) zwielokrotnienia dokumentów w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; 2) publicznego rozpowszechniania; 3) wykorzystywania do szkoleń; 4) obrotu oryginałami dokumentów albo egzemplarzami, na których dokumenty utrwalono. 2. Autorskie prawa majątkowe do opracowanych dokumentów, o których mowa 4 ust. 4 Wykonawca przenosi na Zamawiającego w ramach wynagrodzenia określonego w 5 ust W sytuacji gdy Wykonawca: 1) nie wykonuje kontroli, 2) nienależycie wykonuje kontrolę, 3) realizuje terminarz kontroli, z naruszeniem terminów, określonych w załączniku nr 1 do umowy, - Zamawiający może odstąpić od umowy i zażądać zapłaty kary umownej w wysokości 10% całkowitej kwoty wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust Za każdy dzień zwłoki w wykonaniu kontroli w poszczególnych IW określonych w harmonogramie kontroli (załącznik nr 1 do umowy), Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % wynagrodzenia, za przeprowadzoną

6 kontrolę w danej IW, określonego za faktyczną liczbę dni kontroli w danej IW pomnożoną przez wynagrodzenie za jeden dzień kontroli, określone w 5 ust Za każdy dzień zwłoki w przesłaniu dokumentów zgodnie z 4 ust. 4, lub należycie poprawionych lub uzupełnionych dokumentów, zgodnie z 4 ust. 6 lub 4 ust. 9, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,2 % wynagrodzenia, za przeprowadzoną kontrolę w danej IW, określonego za faktyczną liczbę dni kontroli w danej IW pomnożoną przez wynagrodzenie za jeden dzień kontroli, określone w 5 ust W razie naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 2 lub 3, Zamawiający pomniejszy o ich sumę wypłacane Wykonawcy wynagrodzenie. 5. W przypadku, gdy kary umowne, nie pokryją całkowicie szkód spowodowanych nienależytym wykonaniem Umowy, Zamawiający może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego. 8. Z zastrzeżeniem 1 ust. 7, wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności Strony zobowiązują się do polubownego rozwiązywania sporów mogących wyniknąć w związku z realizacją niniejszej Umowy w drodze negocjacji. 2. Ewentualne spory, które nie zostaną rozwiązane w wyniku negocjacji między Stronami, będą podlegać rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 10. Do spraw nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 11. Niniejszą umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Wykonawca Zamawiający

7 Płatne z: POIiŚ, działanie 15.1 rok % - zł % - zł rok % - zł % - zł

8 Załącznik nr 1 do umowy DPOIiŚ/./2012 z dnia. Wykaz IW, w których będzie przeprowadzona kontrola

9 Załącznik nr 2 do umowy DPOIiŚ/./2012 z dnia. Deklaracja bezstronności i poufności Ja, niżej podpisany / podpisana, niniejszym deklaruję, że zgadzam się brać udział w procedurze kontroli Instytucji Wdrażających w ramach wdrażania Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Poprzez złożenie niniejszej deklaracji, potwierdzam, że zapoznałem / zapoznałam się z dostępnymi do dnia dzisiejszego informacjami dotyczącymi kontroli Instytucji Wdrażających. Deklaruję, że będę bezstronnie i uczciwie wykonywać swoje obowiązki. Jeżeli okaże się, że w trakcie trwania procesu kontroli zaistnieją okoliczności mogące budzić wątpliwości, co do bezstronnej kontroli wybranych IW z mojej strony, ze względu na mój stopień pokrewieństwa lub służbowy związek z podmiotem realizującym projekt bezzwłocznie wstrzymam się z prowadzeniem czynności kontrolnych i fakt taki zgłoszę Zamawiającemu. Zobowiązuję się utrzymać w tajemnicy i poufności wszelkie informacje i dokumenty, które zostały mi ujawnione lub przygotowane przeze mnie w trakcie prowadzonych kontroli.

10 Załącznik nr 3 do umowy DPOIiŚ/./2012 z dnia. Warszawa, dnia r. AKCEPTUJĘ Protokół zdawczo-odbiorczy komisyjnego odbioru dzieła kontroli RPD 2012 Zamawiający: Skarb Państwa - Ministerstwo Środowiska ul. Wawelska 52/54, Warszawa Wykonawca: imię nazwisko adres zamieszkania 1. Skład Komisji Wykonawca - imię nazwisko Przedstawiciele Zamawiającego: Komisja ustaliła co następuje: A.* Przedmiot umowy nr DPOIŚ/ / z dnia, tj. kontrola wdrażania RPD 2012 w Instytucji Wdrażającej wymienionej w załączniku nr 1 do ww. umowy w pkt., został wykonany zgodnie z procedurą wskazaną w ww. umowie i wnioskuje o zapłacenie wykonawcy należnego wynagrodzenia w wysokości.zł brutto, na podstawie wystawionego przez niego rachunku/faktury. Nie stwierdzono wad w wykonaniu kontroli. Ilość dni kontroli na miejscu:. B.* Podpisy członków Komisji: Wykonawca Zamawiający *niepotrzebne skreślić

11 Załącznik nr 4 do umowy DPOIiŚ/./2012 z dnia. WZÓR RACHUNKU.., r. RACHUNEK NR / /201 dla Ministerstwa Środowiska, ul. Wawelska 52/54, Warszawa, NIP za pracę wykonaną na podstawie umowy nr DPOIiŚ/../2012 z dnia 2012r Wystawca rachunku: Imię i nazwisko: Adres zameldowania: Miejsce i data urodzenia: Zatrudniony/a w: Nr PESEL: NIP: Seria i nr dowodu osobistego: Urząd Skarbowy: Tytuł wypłaty: zgodnie z umową nr DPOIiŚ/ odbioru z dnia /2012 z dnia. 2012r. i protokołem Należna wypłata: PLN brutto (słownie: ) Należność proszę wpłacić przelewem na moje konto: bank: numer rachunku:.. Podpis Wykonawcy podpis Zleceniodawcy akceptacja rachunku

12 Załącznik nr 5 do umowy DPOIiŚ/ /2012 z dnia. WZÓR ROZLICZENIA.., dnia r. Rozliczenie kosztów związanych z noclegiem i dojazdem Wykonawcy na miejsce kontroli realizacji umowy o dofinansowanie RDP na 2012r. w..(iw). (miejscowość) w dniach dla Ministerstwa Środowiska, ul. Wawelska 52/54, Warszawa, NIP w związku z pracą wykonaną na podstawie umowy nr DPOIŚ/ /12 z dnia.2012 r. Wystawca rozliczenia: Imię i nazwisko: Adres zameldowania: Miejsce i data urodzenia: Zatrudniony/a w: Nr PESEL: NIP: Seria i nr dowodu osobistego: Urząd Skarbowy: Tytuł wypłaty: zgodnie z umową nr DPOIŚ/... / z dnia Należna wypłata:. PLN brutto (słownie: ) Należność proszę wpłacić przelewem na moje konto: bank: numer rachunku: Załączniki:.. uwagi / wyjaśnienia: