PeopleSoft Zarządzanie Szkoleniami

Transkrypt

1 PeopleSoft Zarządzanie Szkoleniami ZARZĄDZANIE SZKOLENIAMI Dostosowanie szkoleń do celów przedsiębiorstwa Promowanie kultury przedsiębiorstwa zorientowanej na wyniki Usprawnienie procesu nauki i obniżenie kosztów Firmy nieprzerwanie koncentrują się na zdobyciu przewagi nad konkurencją przez stosowanie skutecznych metod zarządzania talentami, by ułatwić sobie sprostanie różnym wyzwaniom biznesowym. Do wyzwań tych należy też dostosowanie szkoleń do celów firmy, stworzenie kultury przedsiębiorstwa zorientowanej na wyniki oraz znalezienie sposobów na obniżenie bieżących kosztów udostępniania szkoleń pracownikom. Zarządzanie szkoleniami to kluczowy element konsekwentnej strategii zarządzania talentami. Zadaniem systemów do zarządzania szkoleniami jest podniesienie kompetencji pracowników przez udostępnienie im szkoleń w formie tradycyjnych zajęć w klasie, kursów internetowych i innych szkoleń o charakterze formalnym i nieformalnym oraz monitorowanie ich przebiegu. Szkolenia te umożliwiają pracownikom adaptację i uczenie się w dynamicznym środowisku, które zmusza do rywalizacji. Efektywne zarządzanie szkoleniami ułatwia komunikację między kierownictwem firmy i pracownikami, jasno ukierunkowuje pracowników na cele przedsiębiorstwa i zachęca ich do nieustannego rozwoju, co w efekcie może zwiększyć wydajność pracy firmy i obniżyć koszty operacyjne. Rozwiązanie PeopleSoft Enterprise Learning Management firmy Oracle to zintegrowana aplikacja, która zwiększa wiedzę, umiejętności i kompetencje pracowników, aby pomóc firmie zrealizować jej cele o znaczeniu krytycznym. Sprawdzone procedury Rozwiązanie Enterprise Learning Management udostępnia sprawdzone procedury w dziedzinie zarządzania talentami, takie jak: motywowanie zaangażowania pracowników i zwiększanie ich wydajności dzięki automatycznemu rekomendowaniu odpowiednich szkoleń w oparciu o cele firmy i dostępne kursy; stosowanie odpowiednich szkoleń dla właściwych osób we właściwym czasie, dzięki dostępności różnorodnych typów szkoleń poprzez interfejs użytkownika; włączenie szkoleń we wszystkie procesy biznesowe o znaczeniu krytycznym, umożliwia obniżenie kosztów szkoleń i zwiększenie produktywność pracowników. Najważniejsze korzyści Rozwiązanie Enterprise Learning Management może pomóc firmie osiągnąć następujące korzyści: Poprawienie wyników ukierunkowane szkolenia dostosowane do celów firmy są szybko i skutecznie udostępniane pracownikom, co zwiększa wydajność pracy i podnosi zaangażowanie oraz wspiera rozwój personelu; Obniżenie kosztów bezpośrednie powiązanie procesu nauczania ze skutecznością działań szkoleniowych i administracyjnych pozwala obniżyć koszty monitorowania i przeprowadzania szkoleń;

2 Osiągniecie integracji ścisła integracja z rozwiązaniem PeopleSoft Enterprise do obsługi kadr i pakietem do zarządzania talentami wspiera sprawne przeprowadzanie szkoleń i rozwój karier pracowników, planowanie sukcesji i skuteczne zarządzanie wynikami. Poprawienie wyników Firmy koncentrują się na rozwoju swojego kapitału ludzkiego, dążąc do poprawy wyników osiąganych przez ich personel i całe przedsiębiorstwo. Dla uzyskania przewagi nad konkurencją, konieczne jest udostępnienie pracownikom ukierunkowanych, spersonalizowanych szkoleń, umożliwiających im zdobycie niezbędnych umiejętności i wiedzy, co w efekcie pomoże firmie w osiągnięciu jej celów. Zatem zwiększenie efektywności pracowników za pomocą inteligentnych strategii szkoleniowych i obniżenie kosztów szkoleń może pozytywnie wpłynąć na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Utrzymanie certyfikacji i zgodności z przepisami Współczesne firmy muszą też spełnić szereg różnych wymagań w dziedzinie szkoleń i rozwoju, dotyczących zwłaszcza dostosowania się do wymogów przepisów prawa, a także celów zarządzania zmianami. Globalne tendencje w zakresie regulacji wymagają od firm kontrolowania wyników osiąganych przez ich personel, aby spełnić międzynarodowe statuty i ustawy. Rozwiązanie Enterprise Learning Management ułatwia zapewnienie zgodności z przepisami przez automatyzację procesu związanego z organizowaniem najważniejszych szkoleń oraz monitorowanie procesów uzyskiwania certyfikatów i przeglądania standardowych procedur operacyjnych. Umożliwia ograniczenie ryzyka i zwiększenie zgodności z przepisami dotyczącymi ładu korporacyjnego (np. ustawą Sarbanes-Oxley) nie tylko dzięki upowszechnieniu obowiązujących zasad i procedur, ale także, co ważniejsze, przez zapewnienie ich właściwego stosowania i zrozumienia w całym przedsiębiorstwie. Zwiększenie efektywności pracowników Rozwiązanie Enterprise Learning Management pomaga zwiększyć efektywność pracowników przez: dostosowanie szkoleń do celów biznesowych; wyposażenie pracowników w wiedzę umożliwiającą przewidywanie i reagowanie na zdarzenia mogące mieć wpływ na realizację procesów o znaczeniu krytycznym; optymalizację systemu dostarczania szkoleń w celu poprawy stopnia zapamiętywania wiedzy; wbudowanie inteligentnych szkoleń w procesy biznesowe; wykorzystanie oferowanego przez firmę Oracle zintegrowanego pakietu biznesowego PeopleSoft Enterprise HCM do zarządzania talentami, by powiązać szkolenia z kompetencjami, zarządzaniem wynikami, rozwojem karier i planowaniem sukcesji. Zapewnienie wyjątkowo prostej obsługi Dzięki rozwiązaniu Enterprise Learning Management procesy związane z uczestnikami szkoleń, instruktorami, kierownikami i administratorami przebiegają

3 niezwykle płynnie, niezależnie od typu szkolenia. Pracownicy mogą wyszukiwać szkolenia, zapisywać się na nie, składać wnioski i uruchamiać każdego typu szkolenia z poziomu jednej strony. Widok kalendarza zapewnia szybki przegląd najbliższych zaplanowanych szkoleń. Zestawienie celów nauki udostępnia natomiast przejrzyste informacje na temat celu i źródła szkolenia. Kierownicy mogą szybko przeglądać plany szkoleniowe członków swoich zespołów, wprowadzać dodatkowe cele szkoleniowe i zapisywać poszczególne osoby lub grupy na konkretne kursy. Instruktorzy mają do dyspozycji pełną obsługę harmonogramu, widok kalendarza wyświetlający zaplanowane dla nich szkolenia, automatyczne przypomnienia z opcjonalnymi notatkami i załącznikami oraz automatyczną rejestrację obecności. Administratorzy szkoleń i katalogów zyskują natomiast dzięki usprawnieniu procesu nauki za pomocą funkcji opisanych w niniejszym dokumencie. Strona Moje szkolenia umożliwia pracownikom szybki przegląd i aktualizację swoich szkoleń, zadań i przydzielonych prac. Mogą oni przeglądać swoje bieżące szkolenia, status certyfikacji, cele szkoleniowe do zrealizowania oraz historię szkoleń.

4 Obniżenie kosztów Rozwiązanie Enterprise Learning Management obniża koszty szkoleń, ponieważ umożliwia klientom: usprawnienie i automatyzację procesu szkoleniowego; eliminację kosztów integracji; zapobieganie marnowaniu szkoleń przez wdrożenie ukierunkowanych i spersonalizowanych kursów we właściwym czasie; obniżenie kosztów podróży związanych ze szkoleniami. Zintegrowane środowisko nauczania Rozwiązanie Enterprise Learning Management wspomaga pełen cykl szkoleniowy dzięki zintegrowanemu środowisku nauczania nowej generacji. Zapewnia pełne wsparcie dla kompleksowych modeli nauczania i obsługuje wszystkie typy szkoleń, w tym: e-learning i transmisje internetowe; szkolenia prowadzone przez instruktora; szkolenia prowadzone w tempie dostosowanym do uczestnika i szkolenia na stanowisku pracy; podręczniki i instrukcje; stopnie, programy szkoleń i programy certyfikacji; zadania ad hoc i kursy uzupełniające; wszelkie inne metody prowadzenia szkoleń, z których może korzystać firma klienta. Platforma zintegrowanego nauczania obejmuje nie tylko wszystkie metody prowadzenia szkoleń, ale także wiele metod w ramach każdego kursu. Taka elastyczność pozwala firmom zoptymalizować nauczanie przez wybór tych metod, które spełnią jej konkretne potrzeby. Zapisy Mechanizm obsługi zapisów na szkolenia w rozwiązaniu Enterprise Learning Management pozwala zarządzać zapisami i rezygnacjami za pośrednictwem samoobsługowych funkcji dla pracowników i menedżerów, jak również poprzez dział szkoleń. Oferuje zabezpieczenia dostępu na poziomie stron, komponentów, wierszy, struktur organizacyjnych i działań grupowych. Mechanizm obsługi zapisów obejmuje: sprawdzanie liczebności grup i warunków wstępnych; zarządzanie listą oczekujących i zarządzanie rezerwacjami; zapisy grupowe; obsługę konfliktów czasowych i ostatecznych terminów rezygnacji; wcześniejsze zapisy i możliwość wcześniejszego ukończenia szkoleń; zarządzanie przepływem pracy i powiadomieniami; wiele metod płatności oraz płatności wewnętrzne i zewnętrzne;

5 archiwum zaliczeń i reguł ukończenia szkoleń; komponenty wymagane i opcjonalne. Pracownicy mogą przeglądać dostępne kursy, składać wnioski i zapisywać się na szkolenia, które zostały im zalecone w oparciu o analizę ich wyników lub procedury wyzwalane w systemie firmy. Menedżerowie mogą natomiast zapisywać członków swoich zespołów za pośrednictwem automatycznych mechanizmów przepływu pracy i monitorować ich postępy dzięki funkcjom kontroli obecności i zarządzania ocenami. Obecność i oceny Instruktorzy mogą przeglądać harmonogram swoich zajęć, sprawdzać obecność i wprowadzać oceny lub zautomatyzować ten proces przez stosowanie reguł biznesowych. Po wprowadzeniu ocen i obecności danej osoby kurs jest oznaczany jako ukończony, a wyniki stają się widoczne w wykazie ocen pracownika. Wszelkie towarzyszące cele szkoleniowe są oznaczane jako zrealizowane. Rozwiązanie Enterprise Learning Management uzupełnia dane zawarte w pakiecie PeopleSoft Enterprise HCM przez automatyczną aktualizację kompetencji źródłowych. Wnioski szkoleniowe Pracownicy i kierownicy mogą składać wnioski o udostępnienie dodatkowych szkoleń i kursów, które spełniają ich potrzeby w zakresie nauczania. Administratorzy mogą natomiast monitorować i przeglądać aktualny status i historię każdego złożonego wniosku szkoleniowego i udostępniać kursy, które rzeczywiście spełniają potrzeby i wymagania firmy i jej pracowników. Zarządzanie ofertą szkoleniową Narzędzia do zarządzania ofertą szkoleniową, to zestaw funkcji, które automatyzują i usprawniają planowanie, monitorowanie i analizę zarządzania budżetem, potrzebami szkoleniowymi, zasobami, kosztami i przychodami. W pakiecie Enterprise Learning Management 9.1 zakres tych narzędzi poszerzono o udoskonalone funkcje do monitorowania kosztów i raportowania. Model budżetu dla planu szkoleniowego umożliwia administratorom planowanie, monitorowanie i raportowanie wydatków szkoleniowych zarówno w zakresie kosztów ujętych w budżecie, jak i kosztów rzeczywistych. Jest to możliwe przez: specyfikację planowanych kosztów kursów; określanie budżetów dla działów szkoleń; przeglądanie bieżących potrzeb szkoleniowych; modelowanie planów szkoleniowych na kolejne okresy; porównywanie bieżących potrzeb szkoleniowych z planem modelowym.

6 Strona modelu budżetu dla planu szkoleniowego umożliwia administratorom stworzenie modelowego budżetu szkoleniowego oraz śledzenie i porównywanie bieżących potrzeb szkoleniowych z planem uwzględnionym w budżecie. Powiadomienia Ukierunkowane powiadomienia, to kluczowa funkcja, która umożliwia pracownikom dostęp do informacji o najnowszych wymaganiach szkoleniowych i dostępnych kursach niezbędnych dla utrzymania zgodności z przepisami i poprawienia wyników pracy. Funkcja powiadomień pozwala administratorom skonfigurować czas wysyłania powiadomień, ich treść oraz czas dostarczenia do odbiorców. Środowiska i grupy szkoleniowe Środowiska szkoleniowe można postrzegać jako odrębne domeny w systemie do zarządzania szkoleniami, obejmujące własne zajęcia, treści i procesy biznesowe. Dla każdego środowiska szkoleniowego można zdefiniować odrębnych administratorów, co zapewnia rozproszone i niezależne zarządzanie szkoleniami. Administratorzy mogą bez problemu wspólnie korzystać z treści zawartej w każdym środowisku szkoleniowym. Grupy obejmują natomiast szkolenia ukierunkowane na określonych pracowników i wskazują, które części katalogu szkoleń mają być dla nich dostępne. Grupy szkoleniowe można zdefiniować w oparciu o dowolny atrybut zawarty w systemie Enterprise Learning Management. Połączenie środowisk i grup szkoleniowych pozwala rozłożyć administrowanie szkoleniami i samoobsługowy dostęp, zgodnie z konkretnymi regułami biznesowymi i strukturą firmy.

7 Typowe zastosowanie środowisk i grup szkoleniowych to podziały: według roli, np. personel działu sprzedaży, obsługa klienta, pracownicy lub klienci; według jednostek biznesowych, oddziałów lub działów firmy; według regionu. Zarządzanie zasobami Rozwiązanie Enterprise Learning Management umożliwia zarządzanie zasobami, takimi jak sprzęt, materiały, ośrodki i instruktorzy. Pozwala tworzyć harmonogramy wykorzystania zasobów w oparciu o szablony, dzięki czemu możliwe jest szybkie, automatyczne uzupełnianie harmonogramów i eliminowanie konfliktów czasowych oraz zarządzanie pomieszczeniami wykorzystywanymi nie tylko w celach szkoleniowych. Korzystając z rozwiązania można również monitorować sprzęt w pomieszczeniu, ośrodku lub na poziomie konkretnych pozycji zasobowych przypisywać materiały do jednostek w katalogu oraz śledzić atrybuty i preferencje instruktorów i ośrodków. Program szkoleń i certyfikaty Oprogramowanie Enterprise Learning Management pozwala użytkownikom prezentować programy szkoleń, które prowadzą uczestników szkoleń przez jedną lub więcej sekcji w katalogu. W zakresie tworzenia programu szkoleń lub certyfikacji rozwiązanie Enterprise Learning Management udostępnia: wymagania certyfikacyjne, w tym zagnieżdżone programy, powiązane terminy wygasania ważności certyfikatów i reguły ich uzyskania; obsługę celów, warunków wstępnych i równoważników; obsługę podpisów cyfrowych; wsparcie obsługi wymagań nowych programów kontrolowane datami obowiązywania; administrację harmonogramem programu i komponentami konfiguracji; możliwość uchylenia, cofnięcia, unieważnienia lub wznowienia certyfikatu przez administratora; elastyczne zabezpieczenia, które pozwalają administratorom zarządzać certyfikatami; powiadomienia o zmianach statusu certyfikacji, w tym o certyfikatach, które zostały uchylone, cofnięte, wznowione lub utraciły ważność; zaawansowane opcje raportowania do monitorowania certyfikatów, zgodności z przepisami i kwestii związanych z audytami; wskazywanie elementów wymaganych i opcjonalnych. Ankiety Jako część udostępnianych szkoleń można wprowadzić samodzielnie opracowane ankiety, a następnie analizować ich wyniki. Zebrane opinie mogą służyć do pomiaru efektywności prowadzonych szkoleń i być wykorzystywane do udoskonalenia katalogu kursów, by zapewnić, że oferowane szkolenia odpowiadają oczekiwanym wynikom i celom firmy.

8 Funkcja ankiet może być wykorzystywana do pozyskiwania opinii od uczestników szkoleń. Struktura zatwierdzania Zintegrowana struktura zatwierdzania umożliwia elastyczne zarządzanie wieloma etapami, ścieżkami i krokami transakcji, które wymagają zatwierdzenia. Pozwala też skonfigurować cały ten proces w oparciu o odpowiednie reguły. Struktura zatwierdzania może być wykorzystywana razem z wnioskami o zapisanie na szkolenia, wnioskami o rejestrację w programie i wnioskami o udostępnienie szkoleń uzupełniających. Zarządzanie katalogiem Rozwiązanie Enterprise Learning Management umożliwia automatyczne ładowanie zawartości z katalogu szkoleń za pomocą szablonów, które udostępniają niezbędne pola i domyślne wartości systemowe dla formatów SCORM, AICC i XML. Po załadowaniu zawartości administratorzy mogą przeanalizować dane przed udostępnieniem nowych informacji użytkownikom w ich grupach szkoleniowych. Funkcje administracyjne, np. automatyczne generowanie kodów kursów i szkoleń oraz aktualizowanie ich kosztów, pozwalają zautomatyzować tworzenie katalogu szkoleń, co zwiększa wydajność i obniża koszty administracyjne. Integracja obejmująca wszystkie procesy biznesowe Rozwiązanie Enterprise Learning Management umożliwia zarządzanie szkoleniami, mając na celu podwyższenie efektywności operacyjnej rozbudowanego procesu szkoleniowego. Dzięki usługom internetowym i zgodności ze standardami branżowymi jest ono otwarte na różnorodne treści i systemy, w tym aplikacje biznesowe (np. systemy kadrowe, finansowe lub oprogramowanie do zarządzania klientami), rozwiązania innych producentów i narzędzia stworzone samodzielnie przez firmę klienta. Pakiet Enterprise Learning Management jest zgodny ze standardami SCORM 1.1 i 1.2 oraz AICC, dzięki czemu umożliwia włączenie do programów szkoleniowych zróżnicowanej zawartości. Ponadto standardowo zapewnia integrację z rozwiązaniami PeopleSoft Enterprise do zarządzania kadrami, modułem eperformance, aplikacjami do zarządzania rozwojem kariery i planowania sukcesji oraz aplikacjami finansowymi firmy Oracle.

9 Cele szkoleniowe Model celów w rozwiązaniu Enterprise Learning Management umożliwia ukierunkowane nauczanie w oparciu o zdarzenia w systemach źródłowych, np. transakcje, wskaźniki i progi. Oprogramowanie w standardzie zapewnia integrację ze zdarzeniami w pakiecie PeopleSoft Enterprise HCM firmy Oracle, takimi jak zatrudnienie nowej osoby, zmiana stanowiska, ocena wyników i inne typy aktualizacji podstawowych kompetencji. Każda aplikacja biznesowa może też uruchomić szkolenie za pomocą dostępnych usług internetowych. Integracja zarządzania talentami Rozwiązanie Enterprise Learning Management jest zintegrowane z aplikacjami z serii PeopleSoft 9.1 do zarządzania kadrami i talentami, co umożliwia zarówno pracownikom, jak i kierownictwu dostęp do informacji o działaniach powiązanych ze szkoleniami. Integracja z modułem do zarządzania profilami umożliwia połączenie z systemem stanowisk i kompetencji oraz ich wykorzystanie do odpowiedniego ukierunkowania szkoleń na pozyskanie niezbędnych umiejętności. Dzięki rozwiązaniu eperformance kierownicy i pracownicy mogą przeglądać i wyszukiwać szkolenia na podstawie docelowych wyników ich pracy. Pakiet pozwala też kierownictwu monitorować i kontrolować postępy w zakresie realizacji celów rozwoju kariery. Integracja z modułem do planowania sukcesji umożliwia natomiast ukierunkowanie szkoleń na potencjalnych następców, by przygotować ich na objęcie nowych stanowisk. Wykorzystanie technologii portalu PeopleSoft Enterprise Rozwiązanie Enterprise Learning Management może być wykorzystywane razem z portalem PeopleSoft Enterprise Workforce Development firmy Oracle. To zaawansowane narzędzie, które umożliwia zarządzanie treścią, nawigację, miniszkolenia, budowanie świadomości marki, obsługę interesujących użytkownika społeczności oraz procedury, ankiety i możliwość dostosowania do określonych ról. Portal Workforce Development, który składa się z pakietu portalu PeopleSoft Enterprise firmy Oracle oraz mini-aplikacji portalu, udostępnia też skuteczne narzędzie do zarządzania kontekstem, które może automatycznie wyświetlać wszystkie istotne zasoby (w tym szkolenia) wewnątrz procesów biznesowych użytkownika. Zarządzanie finansami Oprogramowanie Enterprise Learning Management zawiera zaawansowaną księgę pomocniczą i zapewnia integrację z modułem firmy Oracle do zarządzania księgą główną (PeopleSoft Enterprise General Ledger). Za pomocą usług internetowych pakiet można też zintegrować z zewnętrznymi systemami finansowymi. Funkcja do integracji systemów finansowych umożliwia: automatyczne przesyłanie danych do obciążeń zwrotnych i faktur do księgi pomocniczej (po spełnieniu określonych warunków zapisu) i eksportowanie tych danych do księgi głównej; generowanie różnych raportów finansowych; przetwarzanie kart kredytowych, czeków, obciążeń zwrotnych, gotówki, zamówień i jednostek szkoleniowych.

10 Niezawodne wyniki Pakiet PeopleSoft Enterprise Learning Management firmy Oracle udostępnia klientom zaawansowaną technologię i elastyczność, dzięki czemu personel firmy może maksymalnie wykorzystać swój potencjał. Oracle PeopleSoft Enterprise Learning Management oferuje: sprawne zarządzanie szkoleniami pakiet zastępuje mało wydajne, rozproszone narzędzia jednym zintegrowanym, samoobsługowym rozwiązaniem; ukierunkowanie na wyniki biznesowe oprogramowanie wiąże cele firmy z celami rozwojowymi i nauczaniem, co zapewnia odpowiednie wsparcie kluczowych inicjatyw i umożliwia monitorowanie postępu szkoleń, aż do ich ukończenia; ułatwienie zmian organizacyjnych system wiąże kluczowe inicjatywy firmy z programami dotyczącymi szkoleń personelu; większe sukcesy pracowników pakiet udostępnia pracownikom możliwości szkoleniowe niezbędne do poprawienia wyników poszczególnych osób i rozwoju ich kariery; poprawienie zarządzania talentami rozwiązanie umożliwia łatwe identyfikowanie potrzeb rozwojowych i dostarczanie odpowiednio ukierunkowanych szkoleń; zmniejszenie ryzyka oprogramowanie umożliwia monitorowanie statusu certyfikatów i realizację zgodności z przepisami w całej firmie; zintegrowane zarządzanie talentami rozwiązanie PeopleSoft Enterprise Learning Management firmy Oracle jest zintegrowane z oprogramowaniem do zarządzania profilami, modułem eperformance, narzędziami do planowania sukcesji i rozwoju karier. Umożliwia to wykorzystanie kluczowych informacji o talentach pracowników z różnych działów, zapewnia dostęp do szczegółowych informacji o personelu i pozwala podejmować bardziej przemyślane decyzje w dziedzinie zarządzania talentami. Dlaczego Oracle? Rozwiązania do zarządzania talentami PeopleSoft Enterprise firmy Oracle wspierają firmę w maksymalizacji wartości jej personelu, a jednocześnie umożliwia obniżanie kosztów działu szkoleń, zapewnia odpowiednią obsługę pracowników i spełnia wymogi przepisów w zakresie prawa pracy. Rozwiązania te pozwalają: przyciągnąć, utrzymać i zmotywować najbardziej utalentowanych pracowników dzięki elastycznemu zarządzaniu talentami; uzyskać przegląd informacji o pracownikach dzięki analizom zarządzania talentami; stworzyć kompleksową strategię zarządzania talentami za pośrednictwem jednego, zintegrowanego systemu do obsługi wszystkich związanych z tym działań.