WDROŻENIE SYSTEMU B2B W CELU AUTOMATYZACJI PROCESÓW BIZNESOWYCH NA LINII GRUPA GUMUŁKA - PARTNERZY

Transkrypt

1 Katowice, dnia r. Zapytanie Ofertowe nr EII/02/2013 na WDROŻENIE SYSTEMU B2B W CELU AUTOMATYZACJI PROCESÓW BIZNESOWYCH NA LINII GRUPA GUMUŁKA - PARTNERZY Dotyczy: Projektu realizowanego w ramach Działania 8.2 POIG pn. Wdrożenie systemu B2B w celu automatyzacji procesów biznesowych na linii Grupa ul. Matejki Jana Katowice Strona 1 z 22

2 1 Zamawiający Zamawiającym jest: tel fax NIP Ogłoszenie o zapytaniu ofertowym zamieszczono na stronie:. 2 Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie, wdrożenie i wsparcie przy utrzymaniu Zintegrowanego Systemu Wspomagania Działalności Przedsiębiorstwa typu B2B (dalej ZSWDP) w ramach projektu pn. Wdrożenie systemu B2B w celu automatyzacji procesów biznesowych na linii Grupa Gumułka Partnerzy współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. System będzie projektem biznesowym z narzędziem informatycznym w tle, służącym usprawnieniu szerokiego zakresu działalności operacyjnej Zamawiającego oraz Partnerów. Głównym zadaniem aplikacji ma być gromadzenie i przetwarzanie wszelkich danych gromadzonych w wyniku bieżącej działalności, w celu ich wykorzystania do celów optymalizacji skuteczności, wydajności i jakości obsługi Partnerów. System ponadto pełnić ma funkcję platformy komunikacyjnej pomiędzy Partnerami i ich pracownikami. Aplikacja powinna dostarczyć kadrze zarządzającej wygodnych narzędzi monitoringu i raportowania zakresu działalności objętej systemem. Stanowić ma centralną bazę wiedzy łatwą do zarządzania, przetwarzania oraz zabezpieczenia. Szczegółowy opis zakresu wdrożenia zawiera Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. 3 Informacje o postępowaniu 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych 3. Zamawiający nie dopuszcza powierzenia wykonania części lub całości zamówienia podwykonawcom, tj. całość zamówienia powinna być wykonania przez Wykonawcę, któremu udzielono zamówienia. 4 Termin wykonania zamówienia Realizacja przedmiotu zamówienia winna zostać zakończona do dnia i podzielona na etapy co do zakresu określone w Załączniku nr.1 Strona 2 z 22

3 5 Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków wraz z wykazem oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Składanie ofert przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie. 1) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie publiczne (dotyczy wspólników spółki cywilnej oraz konsorcjum) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (pełnomocnictwo może wynikać z treści umowy konsorcjum). 2) Dokument pełnomocnictwa powinien być przedłożony w oryginale lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. 3) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako reprezentant pozostałych pełnomocnikiem, 4) Wykonawcy ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. 5) Wypełniając wniosek o dopuszczenie do udziału w dialogu konkurencyjnym oraz inne dokumenty powołujące się na Wykonawcę w miejscu nazwa i adres Wykonawcy należy wpisać dane dotyczące Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. 6) Zamawiający może żądać od Wykonawcy, którego oferta została wybrana, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę podmiotów występujących wspólnie. Informacje i formalności konieczne do dokonania oceny spełniania wymogów: I) Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy powinni złożyć następujące dokumenty: a) Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) Aktualne zaświadczenie(-a) właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, c) Aktualne zaświadczenie(-a) z właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, d) Aktualną(-e) informację(-e) z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy Pzp, wystawioną(-e) nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert dotyczącą wykonawców będących osobami fizycznymi, osobami prawnymi i spółkami prawa handlowego, e) Aktualną(-e) informację(-e) z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy Pzp, wystawioną(-e) nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert dotyczącą podmiotów zbiorowych, Strona 3 z 22

4 II) Warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia, dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: 1. Posiadanie wiedzy i doświadczenia w zakresie będącym przedmiotem niniejszego postępowania. 2. Dysponowanie zespołem zdolnym do wykonania zamówienia, które posiadają kwalifikacje zawodowe oraz będą odpowiedzialne m.in. za prawidłową realizację zamówienia i kontrolę jakości jego wykonania, w tym: a) co najmniej jednym kierownikiem projektu, który będzie odpowiadać za nadzór i koordynację prac projektowych spełniającym następujące wymagania: > posiada doświadczenie w realizacji co najmniej 3-ch projektów realizowanych w metodykach Agile > posiada minimum 7 letnie doświadczenie w nadzorowaniu zespołów projektowych > posiada wiedzę w zakresie technologii których wykorzystanie zaplanowano w projekcie b) co najmniej pięcioma konsultantami posiadającymi kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe w zakresie projektowania systemów informatycznych spełniającymi łącznie poniższe wymagania: > każda posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w projektowaniu i wdrażaniu systemów informatycznych, w tym: - co najmniej jedna posiada doświadczenie zawodowe w zakresie wdrażania systemów klasy ERP, - co najmniej jedna uczestniczyła w roli konsultanta lub Analityka Systemowego w co najmniej 3 projektach -co najmniej jedna posiadająca kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe z zakresu projektowania i wytwarzania interfejsu aplikacji internetowych lub usług modułowych pracującej w środowisku sieciowym z wykorzystaniem dostępu jedynie przez przeglądarkę, - co najmniej dwie osoby posiadająca kwalifikacje i doświadczenie zawodowe w zakresie wytwarzania kodu portali/aplikacji internetowych, programowania aplikacji internetowych oraz brały udział w co najmniej jednym wdrożeniu systemu informatycznego w roli programisty aplikacji internetowych z wykorzystaniem technologii przewidzianych w projekcie będącym przedmiotem niniejszego postępowania - co najmniej jedna osoba posiada doświadczenie w zakresie projektowania i wdrażania systemów bezpieczeństwa Konsultanci biorący udział w projekcie, w trakcie jego realizacji dostępni będą osobiście dla zamawiającego na każde jego żądanie w siedzibie zamawiającego w minimalnej ilości dni w miesiącu: 10 III) Warunki dotyczące posiadania zdolności ekonomicznej i finansowej do wykonania zamówienia: Na potwierdzenie spełnienia warunków należy złożyć odpowiednie dokumenty potwierdzające posiadanie zdolności ekonomicznej i finansowej. 6 Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są: Monika Nyga w zakresie proceduralnym tel , oferty@gumulka.pl Jacek Sztyler w zakresie merytorycznym tel , oferty@gumulka.pl W prowadzonym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane mogą być drogą elektroniczną. Wskazanym jest powołać się na numer postępowania. Wszelką korespondencję dotyczącą prowadzonego postępowania należy kierować na adres Zamawiającego: Strona 4 z 22

5 Dział Promocji ul. Matejki Jana Katowice oferty@gumulka.pl 7 Termin związania ofertą 1. Okres związania Wykonawcy złożoną ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 3. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni. 4. Brak zgody Wykonawcy, o której mowa w ust. 3, skutkuje wykluczeniem Wykonawcy. 8 Opis sposobu przygotowania ofert Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym, w języku polskim i w formie pisemnej lub elektronicznej. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Zamawiający może żądać przedstawienia w wyznaczonym przez siebie terminie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. Oferta musi zawierać formularz oferty sporządzony i wypełniony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego, w tym zawierać datę jej sporządzenia, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu kontaktowego, NIP oraz pieczęć firmową. Do oferty należy dołączyć wymagane załączniki potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu. Strony oferty powinny być ponumerowane i zabezpieczone przed zdekompletowaniem (np. szycie, zbindowanie). Koperta wewnętrzna winna posiadać oznaczenie: Wdrożenie systemu B2B w celu automatyzacji procesów biznesowych na linii Grupa Gumułka - Partnerzy, znak sprawy nr EII/02/2013. (nie otwierać przed dniem 8 maja 2013 godz. 12:00 Oferta powinna być podpisana przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, a wszystkie jej strony parafowane. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie. Wszelkie poprawki w treści oferty muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Cenę oferty należy wyrazić w jednostkach pieniężnych w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz dostarczeniem oferty ponosi Oferent. 9 Miejsce oraz termin składania ofert 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Sekretariacie - lub pocztą elektroniczną na adres: oferty@gumulka.pl 2. Termin składania ofert upływa dnia 8 maja 2013 o godzinie 12:00 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Decyduje data wpływu Oferty. 5. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Strona 5 z 22

6 10 Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert Ocena będzie dokonana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się kryterium: A. Cena netto za całość przedmiotu zamówienia 100 pkt Najkorzystniejsza cenowo oferta otrzyma 100 pkt, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: Cena najniższej oferty Liczba punktów oferty ocenianej = x 100 Cena oferty ocenianej 11 Wybór najkorzystniejszej oferty i sposób powiadomienia oferentów 1. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców wymogów określonych w zapytaniu ofertowym. 2. Oferta, która przedstawiać będzie najwyższy wynik po zsumowaniu punktów za poszczególne kryteria zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyskała sumarycznie największą liczbę punktów. 4. Zamawiający powiadomi o wynikach postępowania wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w tym również wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość zaproponowanej ceny. 6. Niezłożenie wyjaśnień przez Wykonawcę, skutkuje odrzuceniem oferty Wykonawcy. 7. W przypadku uzyskania przez dwie lub więcej złożonych ofert takiej samej liczby punktów Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia postępowania ofertowego bez dokonywania wyboru którejkolwiek z ofert, jak również do unieważnienia postępowania ofertowego na każdym etapie jego trwania, bez podania przyczyny. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z Wykonawcami. 12 Przesłanki oraz warunki dokonania zmian zawartej umowy w stosunku do treści oferty Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w przypadkach, gdy: nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia; Strona 6 z 22

7 konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w szczególności instytucjami Zarządzającą, Pośredniczącą I i II stopnia, a także innymi instytucjami, które na podstawie przepisów prawa mogą wpływać na realizację zamówienia lub we wniosku o dofinansowanie Projektu; konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych dotyczących Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej I i II stopnia, w szczególności w zakresie sprawozdawczości; wynikną rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony. 13 Załączniki Załącznik nr 1 - Szczegółowy opis zakresu wdrożenia Załącznik nr 2 - wzór Formularza Ofertowego Strona 7 z 22

8 Załącznik nr 1 - Szczegółowy opis zakresu wdrożenia W ramach projektu planowane jest przeprowadzenie inwestycji polegającej na dostarczeniu narzędzi służących automatyzacji wymiany danych oraz koordynacji mechanizmów współpracy w zakresie skutecznej i efektywnej wymianie danych, informacji, wiedzy i kompetencji oraz integracji wszystkich tych składowych w ramach obecnie funkcjonujących systemów informatycznych Wnioskodawcy oraz jego partnerów. Efektem wdrożenia innowacyjnego rozwiązania mającego charakter narzędzia informatycznego będzie udrożnienie kanałów komunikacji poprze automatyzację procesu ich wymiany, wprowadzenia standardów w zakresie formatów wymiany informacji oraz zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa, poufności oraz kontroli dostępu w zakresie ich przetwarzania. Jednocześnie w sposób równoległy do wdrażania aplikacji w postaci systemu b2b przeprowadzone zostaną działania organizacyjne w zakresie optymalizacja procesów występujących u wnioskodawcy oraz jego partnerów celem maksymalizacji korzyści dostarczanych przez nowe narzędzia. W konsekwencji tychże działań inwestycja umożliwi połączenia procesów Wnioskodawcy i jego partnerów, które w efekcie doprowadzą do zwiększenia efektywności wspólnie podejmowanych działań oraz uzyskania efektu synergii, wzmocnienie pozycji rynkowej oraz stworzy szanse wspólnej realizacji projektów w zupełnie nowych obszarach do tej pory nie dostępnych dla każdego z partnerów z osobna. Zintegrowany System Wspomagania Działalności Przedsiębiorstwa, który powstanie w ramach niniejszych działań, będzie projektem biznesowym z narzędziem informatycznym w tle, służącym usprawnieniu szerokiego zakresu działalności operacyjnej przedsiębiorstwa i jego partnerów. Głównym zadaniem aplikacji będzie: wprowadzanie mechanizmów integrujących obecną działalność przedsiębiorstwa z współdzielonymi procesami jego partnerów, wprowadzenie narzędzi do wspólnego gromadzenia, przetwarzania i wymiany informacji, platformy do wspólnych rozliczeń między partnerami oraz narzędzi wspomagających, służących optymalizacji skuteczności, wydajności i jakości współpracy. System ponadto pełnić ma funkcję wielopłaszczyznowej platformy komunikacyjnej pomiędzy partnerami z uwzględnieniem rozwiązań bezpiecznej wymiany informacji, w oparciu o podpis elektroniczny oraz szereg dodatkowych mechanizmów wspomagających procesy rozliczeniowe i bezpieczeństwo. Aplikacja pozwoli dostarczyć kadrze zarządzającej wygodnych narzędzi monitoringu i raportowania zakresu działalności objętej systemem współpracy. Stanowić ma ona również centralną bazę wiedzy łatwą do zarządzania, przetwarzania oraz zabezpieczenia. Projekt realizowany będzie z podziałem na etapy, które to pozwolą wdrażać poszczególne funkcjonalności objęte projektem już w trakcie jego realizacji, bez oczekiwania na zakończenie całości prac. Pozwoli to skrócić czas oczekiwania na rezultaty projektu oraz wcześniej uzyskać pierwsze korzyści płynące z jego wdrażania. Współpraca z dostawca rozwiązania odbywać będzie się w trakcie realizacji projektu w każdym z etapów wg cyklu PDAC w celu wypracowania zoptymalizowanego, charakteryzującego się wysoka jakością rozwiązania, całkowicie dostosowanego do potrzeb Wnioskodawcy oraz jego partnerów oraz ich modelu współpracy. Zamknięcie każdego z etapów kończyć będzie się faza testów rozwiązania u Wnioskodawcy i jego partnerów w momencie w którym nie będą oni wnosić zastrzeżeń co do dostarczonego rozwiązania. W przypadku wystąpienia uwag z którejkolwiek stron czy to Wnioskodawcy czy tez partnera lub tez niepomyślnych wyników testów samego wdrożenia czy też poziomu integracji z obecnymi systemami, dostawca rozpocznie kolejny cykl, w celu wprowadzenia niezbędnych poprawek i doprowadzenia do pełnej zgodności. Implementację systemu B2B podzielono na następujące etapy wdrożenia: Etap I Uruchomienie oraz konfiguracja platformy serwerowej oraz bazodanowej Moduł INFOHUB - Hub informacyjny (integracja kanałów informacji). Moduł INTRANET System Informacji Wewnętrznej. Moduł CMS System zarządzania treścią Moduł UŻYTKOWNICY Zarządzanie użytkownikami Moduł GRUPY Zarządzanie grupami Moduł UPRAWNIENIA System uprawnień Strona 8 z 22

9 Moduł BEZPIECZEŃSTWO Archiwizacja i bezpieczeństwo danych Etap II Moduł PRACOWNICY pracownicy i współpracownicy. Moduł PRODUKT Informacje o produktach i usługach Moduł ISO Zintegrowany system zarządzania jakością ISO9001 Moduł SKRZYNKA Elektroniczna skrzynka podawczo-odbiorcza Moduł WIEDZA Baza Wiedzy Moduł STRUKTURA Struktura organizacyjna Etap III Moduł SPRZEDAŻ Obsługa procesu sprzedażowego Moduł FAKT - Fakturowanie Moduł FINANSE - Kontrola należności Etap IV Moduł CRM System zarządzania relacjami z klientem Etap V Moduł PROJEKTY Zarządzanie projektami Moduł ZADANIA Zarządzanie zadaniami Moduł PRACA Rozliczenie czasu pracy Etap 1- polegał będzie na wdrożeniu pierwszej grupy modułów przewidzianych w ramach Projektu, tj. Intranet- System Informacji Wewnętrznej, Infohub - Hub informacyjny (integracja kanałów informacji), CMS- System zarządzania treścią, Użytkownicy- Zarządzanie użytkownikami, Grupy- Zarządzanie grupami, Uprawnienia- System uprawnień, Bezpieczeństwo- Archiwizacja i bezpieczeństwo danych. W etapie tym również planowane jest złożenie zapytania ofertowego i wyłonienie dostawcy serwera aplikacji, w ramach którego stworzone zostanie środowisko pracy dla planowanego wdrożenia. Dla każdego z modułów zrealizowane w tym okresie będą następujące podzadania: prace projektowe nad modułem, konsultacje z Wnioskodawcą w celu ustalenia najbardziej optymalnych rozwiązań, implementacja modułu, testowanie i w efekcie wdrożenie. Celem tego etapu jest wprowadzenie grupy narzędzi wspomagających integrację kanałów informacyjnych występujących u poszczególnych partnerów. Wdrożenie przełoży się na umożliwienie sprawnej wymiany informacji pomiędzy partnerami, ich procesami oraz systemami informatycznymi. Powstanie również integracyjne narzędzie do wspólnego zarządzania treściami wymienianymi między partnerami, z uwzględnieniem wymiany informacji gromadzonych w systemach zarządzania dokumentami występującymi obecnie u poszczególnych partnerów współuczestniczących w przedsięwzięciu. Kolejnym znaczącym efektem jest wdrożenie narzędzia umożliwiającego wspólne zarządzanie użytkownikami systemu i ich uprawnieniami, z uwzględnieniem przepływu kompetencji. Ponadto zaimplementowane w tym etapie narzędzia służyć będą kontroli bezpieczeństwa wymiany informacji pomiędzy partnerami i ich systemami informatycznymi. Powstanie też platforma zabezpieczania danych pochodzących z systemów informatycznych partnerów oraz danych generowanych i przetwarzanych w ramach niniejszej aplikacji. W ramach tego etapu uruchomiony zostanie serwer aplikacji wraz z środowiskiem w którym ma ona funkcjonować. Nastąpi integracja systemu z systemem baz danych. Wdrożony zostanie główny rdzeń na bazie którego budowane będą mechanizmy integrujące partnerów i występujące u nich systemy informatyczne. Stworzone zostaną mechanizmy umożliwiające definiowanie i łączenie kanałów wymiany informacji występujących do tej pory u każdego z partnerów z osobna oraz dostarczone mechanizmy do zarządzania tymi kanałami a także procesem i bezpieczeństwem ich wymiany. Etap ten obejmie także dostarczenie i uruchomienie u wnioskodawcy oraz jego partnerów narzędzi służących zarządzaniem dostępem do systemu oraz nadawaniem uprawnień użytkownikom. W końcowej fazie tego etapu, zadaniem wnioskodawcy będzie przejęcie od wykonawcy funkcji administracyjnych nad systemem oraz nadanie dostępów do platformy pracownikom własnym oraz pracownikom partnerów oraz zdefiniowanie odpowiednich poziomów uprawnień. Strona 9 z 22

10 Poniżej opisano szczegółowe funkcjonalności modułów wchodzących w skład licencji: Moduł INFOHUB - Hub informacyjny (integracja kanałów informacji). Niniejszy moduł służył będzie gromadzeniu informacji generowanych wśród partnerów i w ich otoczeniu biznesowym. Moduł zasilany będzie danymi generowanymi przez systemy przetwarzania informacji posiadane przez partnerów, pochodzące ze źródeł zewnętrznych oraz wprowadzane przez użytkowników systemu. Poszczególne informacje będzie można katalogować z podziałem na kategorie, źródło pochodzenia, itp. Następnie owe informacje poddawane będą procesowi agregacji i filtracji oraz kierowane będą do zdefiniowanych kanałów informacyjnych. Moduł umożliwiać będzie przetwarzanie informacji w wielu zdefiniowanych formatach. Eksportowanie ich będzie zachodziło w zależności od potrzeb do formatów wymaganych przez poszczególne kanały informacyjne (np.: html, xml, pdf, itp.) O poszczególnych zdarzeniach, zasileniu systemu informacjami wyjściowymi, wygenerowanych informacjach do wyjściowych kanałów informacyjnych i innych zdarzeniach w obrębie modułu, użytkownicy mogą być informowani poprzez system powiadomień lub/oraz informację przekazaną drogą mailową. Obieg informacji, kanały wejściowe oraz wyjściowe a także uprawnienia do realizacji działań w ramach modułu i podejmowania zdefiniowanych akcji zarządzane będą dynamicznie z poziomu modułu administracyjnego. Zarządzanie prawami dostępu w obrębie modułu odbywać się będzie poprzez wielopoziomowy system uprawnień. W ramach modułu zaimplementowany zostanie system wyszukiwania pełnotekstowego oraz wyszukiwanie szczegółowe na podstawie dowolnie zdefiniowanych kryteriów. Moduł INTRANET System Informacji Wewnętrznej. Funkcjonalność modułu polegać będzie na stworzeniu wewnątrz organizacji systemu wymiany informacji poprzez wspólną tablicę ogłoszeń wyposażoną w dodatkowe narzędzia interaktywne takie jak system komentarzy, sonda, itp. Zadaniem modułu będzie usprawnienie procesu przepływu informacji pomiędzy partnerami uczestniczącymi we wspólnym przedsięwzięciu. Do wprowadzania informacji moduł wykorzystywał będzie system CMS. W ramach dostępnych funkcji tego modułu winny znaleźć się także możliwość szczegółowego wyszukiwania informacji według dowolnie zdefiniowanych kryteriów, możliwość archiwizowania i udostępniania materiałów archiwalnych. Moduł CMS System zarządzania treścią System zarządzania treścią wykorzystywany będzie w obszarach aplikacji wymagających wprowadzania i zarządzania informacja w sposób strukturyzowany z podziałem na kategorie i możliwością opatrzenia systemem tagów. Informacje dostarczone będą mogły być w wielu formatach i prezentowany. Informacji gromadzonych i zarządzanych w obszarze tego modułu wykorzystywane chociażby na potrzeby prezentacji informacji w serwisie intranetowym, czy tez stronie internetowej. Dostęp do zarządzania treścią nadawany będzie mógł być na podstawie wielopoziomowego systemu uprawnień. Moduł UŻYTKOWNICY Zarządzanie użytkownikami Niniejszy moduł jest częścią części administracyjnej systemu, jednakże jego funkcjonalność będzie ściśle powiązana i zintegrowana z pozostałymi systemami informatycznymi partnerów. Funkcjonalność modułu obejmuje swoim zakresem zarządzanie użytkownikami ich tworzenie usuwanie, blokowanie, zawieszanie aktywności w zależności od statusu danej osoby w systemie. Dzięki integracji modułu z pozostałymi systemami informatycznymi partnerów, użytkownicy tworzeni w projekcie będą mogli w sposób automatyczny lub półautomatyczny być przenoszeni do tych systemów. Podobnie system umożliwi pobieranie danych o użytkownikach dotychczas występujących w tych pozostałych podsystemach. Dzięki tej funkcjonalności system w sposób maksymalnie uproszczony pozwoli scentralizować informacje o użytkownikach występujących we wszystkich systemach informatycznych partnerów i stanie się podstawową i referencyjną bazą danych w stosunku do tychże systemów, co zaś doprowadzi do uproszczenia czynności administracyjnych u wszystkich partnerów współuczestniczących w projekcie. Moduł GRUPY Zarządzanie grupami Strona 10 z 22

11 Moduł Zarządzanie grupami należeć będzie do grupy modułów administracyjnych, ma za zadanie uprościć sposób zarządzania użytkownikami systemu poprzez podzielenie ich na grupy o podobnych zakresach uprawnień, decyzyjności, kompetencji, itp. W ramach systemu zaimplementowane zostaną dwa rodzaje grup użytkowników, grupy statyczne definiowane przez administratorów systemu oraz grupy dynamiczne w których członkostwo będzie zależne od np. przypisania do poszczególnej komórki organizacyjnej, czy tez pozycji w strukturze organizacyjnej. Moduł UPRAWNIENIA System uprawnień Zadaniem niniejszego modułu będzie implementacja systemu uprawnień oraz dostarczenie funkcjonalności na potrzeby pozostałych w modułów aplikacji. Moduł musi uwzględnić wielowarstwowy system uprawnień, nakładanie się uprawnień w różnych obszarach oraz ich dziedziczenie. Moduł ten będzie również odpowiedzialny za autoryzacje dostępu do systemu jego poszczególnych części oraz funkcji. System winien uwzględniać także nadawanie uprawnień w aspekcie poszczególnych typów danych, obiektów a nawet ich fragmentów. Moduł dostarczy również interfejs do zarządzania tymi uprawnieniami oraz rejestrowania wszelkich zdarzeń w zakresie zmian tychże uprawnień w celu zachowania pełnej rozliczności. Moduł BEZPIECZEŃSTWO Archiwizacja i bezpieczeństwo danych Zadaniem modułu jest dostarczenie na potrzeby rozwiązań systemu zarządzania bezpieczeństwem danych przetwarzanych w jego obrębie w zakresie ich integralności, rozliczności, poufności i dostępności. Funkcje zaimplementowane w module pozwolą na zautomatyzowanie procesów z obszaru bezpieczeństwa, zautomatyzowanie systemu backupu danych, systemu powiadomień o wystąpieniu anomalii w zakresie bezpieczeństwa oraz rejestrowanie wszelkich zdarzeń z tym związanych. Moduł pozwoli na zintegrowanie aplikacji z systemem backupu będącą częścią realizowanego projektu i zminimalizowanie czynności administracyjnych w tym zakresie do minimum. Prowadzony będzie także rejestr kopi zapasowych wraz z indeksem danych w nich zawartych. Reguły bezpieczeństwa implementowane w ramach modułu zostaną dopasowane do polityki bezpieczeństwa danych poszczególnych partnerów współuczestniczących w projekcie, stad tez moduł musi zapewnić dużą elastyczność w zakresie ich konfiguracji. W ramach modułu dostarczone zostaną także narzędzia do nadzorowania procesu przechowywania nośników danych. Etap 2- przyniesie ze sobą wdrożenie kolejnej grupy modułów przewidzianych w ramach Projektu, tj. Pracownicy- pracownicy i współpracownicy, Produkty- Informacje o produktach i usługach, ISO- Zintegrowany system zarządzania jakością ISO9001, Skrzynka- Elektroniczna skrzynka podawczo-odbiorcza, Wiedza- Baza Wiedzy, Struktura- Struktura organizacyjna. W etapie tym planowane jest również złożenie zapytania ofertowego i wyłonienie dostawcy serwera backupowego wyposażonego w streamer, potrzebnego na potrzeby archiwizacji danych gromadzonych i przetwarzanych w systemie. Dla każdego z modułów zrealizowane w tym okresie będą następujące podzadania: prace projektowe nad modułem, konsultacje z Wnioskodawcą w celu ustalenia najbardziej optymalnych rozwiązań, implementacja modułu, testowanie i w efekcie wdrożenie. Efektem realizacji tego etapu będzie budowanie platformy współpracy pomiędzy partnerami oraz wspomaganie wspólnej polityki tej współpracy, której elementami będzie współdzielenie wymiany informacji o kompetencjach występujących u poszczególnych partnerów oraz ich produktach, wymiana wspólnych doświadczeń i wiedzy (transfer know-how), wdrożenie narzędzia wspomagającego system jakości zgodny z ISO 9001, który ma pomóc we wprowadzaniu jednorodnych standardów w zakresie zarządzania i kontroli jakości u poszczególnych partnerów. Poprzez wdrożenie modułu elektroniczna skrzynka podawczo- Strona 11 z 22

12 odbiorcza - dostarczone zostanie narzędzie służące kontrolowanej i rejestrowanej wymianie dokumentów poufnych oraz wymagających ścisłej kontroli przepływu informacji. Pozwoli on na wymianę informacji generowanych w ramach obecnego systemu, jak również z systemów zewnętrznych dotychczas użytkowanych przez partnerów. Informacje podlegające wymianie będą mogły być sygnowane przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego. W końcowej fazie tego etapu partnerzy będą mieli za zadanie przeprowadzić migrację z obecnej formy przekazu dokumentów na mechanizmy uwzględniające proces automatyzacji ich wymiany które zostaną udostępnione w ramach platformy oraz mechanizmy składania zaawansowanego podpisu elektronicznego. W tym celu partnerzy oraz wnioskodawca wyznaczą stanowiska na których wdrożone zostaną niezbędne rozwiązania techniczne oraz programowe służące stworzeniu możliwości składania zaawansowanego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po zakończeniu tego etapu partnerzy korzystając z funkcji dostarczanych przez system dokonają ponadto integracji swych systemów zarządzania jakością, celem wypracowania i wdrożenia spójnych rozwiązań w zakresie polityki jakości. Poniżej opisano szczegółowe funkcjonalności modułów wchodzących w skład licencji: Moduł PRACOWNICY pracownicy i współpracownicy. Moduł dostarczy funkcjonalność w zakresie zarządzania zasobami osobowymi (pracownikami, współpracownikami), stanowić będzie swoistą bazę wiedzy o ich kompetencjach, historii zatrudnienia i stanowić będzie formę elektronicznej teczki osobowej. Moduł pracownicy powiązany będzie i wykorzystywany przez pozostałe moduły tam, gdzie występować będzie potrzeba powiązania zasobów ludzkich przedsiębiorstwa z działaniami i funkcjami. Dostęp do informacji gromadzonych w module będzie szczegółowo rejestrowany i ograniczony wielopoziomowym systemem kontroli dostępu. Moduł wyposażony zostanie w zaawansowany mechanizm wyszukiwania, który pozwoli odnaleźć informację w sposób prosty i szybki. W ramach współpracy grupy podmiotów, informacje gromadzone w module pozwolą zdobyć wiedzę czy u partnerów w jego zasobach osobowych odnaleźć można kompetencje, których w danej chwili potrzebujemy i tym samym zwrócić się do partnera o partycypację w realizowanym w danym momencie projekcie. Moduł PRODUKT Informacje o produktach i usługach Moduł ten będzie stanowił katalog produktów, które dostarcza oraz usług, które świadczy każdy z partnerów współuczestniczących w projekcie. Pozwoli on na wyszukiwanie wśród partnerów tych, którzy dostarczają towary/usługi komplementarne do naszych i tym samym oferować na rynek klientom usługi kompleksowe. Informacje gromadzone w tej części aplikacji obejmować będą dokładny opis usługi/towaru, informacje niezbędne do stworzenia oferty, informacje pomocne przy dokonaniu wyceny produktu/usługi, informacje o doświadczeniu partnera w obszarze dostarczania produktu/świadczenia usługi oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne produkty (menadżerowie produktów). Wszystkie informacje przetwarzane w module objęte będą systemem szczegółowego wyszukiwania na podstawie dowolnie zdefiniowanych kryteriów. Moduł ISO Zintegrowany system zarządzania jakością ISO9001 Moduł stanowić będzie swoiste kompendium wiedzy organizacji oraz partnerów współuczestniczących w projekcie w zakresie procedur i instrukcji z obszaru zarządzania jakością zgodnie z normami ISO W ramach modułu skatalogowane zostaną wszystkie normy w tym zakresie, narzędzie pozwoli także na rejterowanie zmian wprowadzanych w systemie jakości, zarządzanie wersjami aktualnie obowiązującymi, historycznymi oraz roboczymi. Zaimplementowany zostanie także pełny workflow w zakresie wprowadzania nowych norm oraz modyfikacji istniejących. Moduł wyposażony zostanie w wygodną wyszukiwarkę pozwalającą w sposób łatwy i szybki dotrzeć do interesujących norm. Wdrożenie tego modułu pozwoli partnerom uczestniczącym w projekcie doskonalić swoje własne systemy zarządzania jakością oraz stopniowo prowadzić Strona 12 z 22

13 do ich unifikacji. Łatwa dostępność wszelkich informacji pozwoli pracownikom na jeszcze lepsze stosowanie wszelkich norm, co wpłynie na poprawę jakości obsługi klienta oraz podniesienie jego poziomu satysfakcji. Moduł SKRZYNKA Elektroniczna skrzynka podawczo-odbiorcza Zadaniem tego modułu jest dostarczenie rozwiązania służącego bezpiecznemu przekazywaniu dokumentów pomiędzy partnerami oraz partnerami i ich klientami. Użytkownicy systemu posiadający uprawnienia do wykonania tej czynności będą mieli możliwość tworzenia indywidualnych repozytoriów dokumentów i nadawanie do nich dostępu. System monitoruje co i kiedy (znaczniki czasowe) oraz przez kogo w skrzynce zostało umieszczone oraz kiedy i przez kogo pobrane co zaś pozwoli to na śledzenie przepływu dokumentów. Dokumenty umieszczane w skrzynce można zabezpieczyć poprzez ich zaszyfrowanie oraz podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym. Moduł WIEDZA Baza Wiedzy Zadaniem niniejszego modułu będzie gromadzenie informacji typu Know-how każdego z partnerów uczestniczących w wspólnym projekcie. Ma on za zadanie utrwalenie wiedzy i doświadczeń organizacji, ułatwienie transferu wiedzy na potrzeby wspólnie realizowanych przedsięwzięć a także unikaniu duplikowania procesu pozyskiwania tej samej wiedzy w rożnych obszarach przedsiębiorstwa. Moduł będzie swoistym katalogiem wiedzy i doświadczeń organizacji zdobywanych podczas realizacji dotychczasowych i prac nad obecnymi projektami. Informacje gromadzone będą katalogowane z podziałem na kategorie i dostępne poprzez system szczegółowego wyszukiwania. Dostęp do bzy wiedzy chroniony będzie poprzez wielopoziomowy system uprawnień. Moduł STRUKTURA Struktura organizacyjna Zadaniem niniejszego modułu będzie implementacja w ramach systemu funkcjonalności pozwalającej na definiowanie oraz zarządzanie strukturami funkcjonującymi w ramach organizacji oraz poszczególnych partnerów współuczestniczących w projekcie. W ramach modułu zostanie zaimplementowana dotychczasowa podstawowa struktura organizacyjna. Moduł zostanie zintegrowany z Modułem Pracownicy. Proponowane rozwiązanie pozwoli tworzyć i zarządzać nielimitowaną liczbą nazwanych hierarchicznych struktur organizacyjnych, z określonymi ramami czasowymi ważności. Dzięki niniejszemu modułowi system wzbogacony zostanie o możliwość określania hierarchii oraz definiowania relacji podległości. Funkcjonalności dostarczane przez moduł Struktura organizacyjna wykorzystane będą w pozostałych modułach aplikacji, np. do celów określenia przepływu uprawnień czy tez dziedziczenia kompetencji oraz ustalenia ścieżek przepływu informacji. Etap 3- polegał będzie na wdrożeniu trzeciej grupy modułów przewidzianych w ramach Projektu, tj. Sprzedaż- Obsługa procesu sprzedażowego, Fakt- Fakturowanie, Finanse- Kontrola należności. W etapie tym przewidziane jest również złożenie zapytania ofertowego i wyłonienie dostawcy czytników kart/podpisów elektronicznych, które są komponentami systemu służącymi składaniu podpisów elektronicznych. Dla każdego z modułów zrealizowane w tym okresie będą następujące podzadania: prace projektowe nad modułem, konsultacje z Wnioskodawcą w celu ustalenia najbardziej optymalnych rozwiązań, implementacja modułu, testowanie i w efekcie wdrożenie. Efektem niniejszego etapu będzie dostarczenie narzędzi, które pozwolą na integrację procesu sprzedażowego realizowanego przez partnerów oraz wzajemne rozliczenia między partnerami. Pozwoli to na połączenie kanału sprzedażowego, a co za tym idzie zmniejszenie kosztów jego funkcjonowania. Narzędzie umożliwi także współudział w postępowaniach sprzedażowych i realizację Strona 13 z 22

14 wspólnych przedsięwzięć w konsorcjach. Na potrzeby wymiany ofert oraz wspólnych rozliczeń, system umożliwi wykorzystanie elektronicznych formatów wymiany danych zgodnych ze standardem UN/EDIFACT. W etapie tym partnerzy równolegle do trwających prac wdrożeniowych w zakresie narzędzia informatycznego prowadzić będą prace związane z dostosowaniem wewnętrznych procedur w zakresie realizacji procesu sprzedaży, tak by móc wdrożyć po dostarczeniu narzędzia jednolitego, spójnego i w pełni zintegrowanego kanału sprzedaży, który dzięki procesowi automatyzacji wymiany informacji, wdrożeniu elektronicznych formatów wymiany danych stanie się efektywnym mechanizmem dystrybucji usług i produktów dostarczanych na rynek przez partnerów. Poniżej opisano szczegółowe funkcjonalności modułów wchodzących w skład licencji: Moduł SPRZEDAŻ Obsługa procesu sprzedażowego Obsługa procesu sprzedaży zaimplementowana w ramach systemu ma dostarczyć funkcjonalności niezbędnych do prowadzenia wspólnej i spójnej polityki sprzedażowej grupy podmiotów współuczestniczących w projekcie, tak by maksymalnie wykorzystać potencjał rynkowy każdego z partnerów i osiągnąć efekt synergii. Działania takie mają za zadanie zwiększenie wolumenu sprzedażowego, przy zachowaniu wysokiego poziomu satysfakcji klienta oraz jednoczesnym obniżeniu kosztów tych działań. Dla osiągnięcia tych celów w ramach systemu zostanie zaimplementowany cały proces sprzedażowy poczynając od rejestrowania i analizy szans sprzedażowych poprzez badania potrzeb klienta, obsługę ofertowania, negocjacji, zawierania umów, realizację zlecenia oraz ocenę prawidłowości przebiegu całego procesu. Moduł ściśle współpracował będzie z pozostałymi modułami dostarczanymi w obrębie niniejszego systemu. W module rejestrowane będą szanse sprzedażowe, następnie zestawiane z możliwościami realizacji przedsięwzięcia przez pojedynczego lub grupę partnerów współuczestniczących w projekcie. Następnie dobierane będą działania zmierzające do zawarcia kontraktu. W kolejnych krokach rejestrowane będą wszystkie oferty i umowy a także dokumenty przekazywane klientom. Po zakończeniu realizacji przedmiotu umowy przekazane zostaną informacje do modułu fakturującego a jednocześnie przekazane zostaną informacje niezbędne do ewaluacji prawidłowości realizacji zamówienia (moduł CRM). System będzie umożliwiał generowanie ofert w formie elektronicznej zgodnej z formatem EDI. Dokumenty te następnie będą mogły zostać podpisane przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Wraz systemem obsługi sprzedaży dostarczone winny zostać narzędzia umożliwiające sprawne i łatwe wyszukiwanie informacji na temat przebiegu procesu sprzedażny oraz dane niezbędne do przeprowadzania analiz (np. prognozy sprzedażowe, raporty sprzedaży za okres, raport skuteczności postępowań sprzedażowych) Dane do powyższych informacji chronione będą poprzez wielopoziomowy system kontroli dostępu. Moduł FAKT - Fakturowanie Zadaniem niniejszego modułu będzie monitorowanie zakończonych zamówień i generowanie powiadomień o możliwości wystawienia faktur oraz not obciążeniowych, jako kolejne zdarzenie w łańcuchu procesu sprzedażowego. Moduł pozwalał będzie na wygenerowanie faktury w formacie elektronicznym EDIFACT lub jako elektroniczny obraz faktury w formacie PDF, które to następnie po podpisanie bezpiecznym podpisem elektronicznym mogą zostać wysłane do klienta. Moduł w sposób zautomatyzowany będzie zasilał będzie danymi kolejny moduł jakim będzie kontrola należności. Moduł wykorzystywany będzie zarówno przy wystawieniu faktur dla klientów zewnętrznych ale także w rozliczeniach wewnętrznych pomiędzy partnerami za zrealizowane nawzajem usługi. Wykorzystanie formatów EDI przy wymianie informacji między partnerami oraz partnerami i ich klientami pozwoli na usprawnienie wprowadzania tych danych do ich wewnętrznych systemów finansowo księgowych, kontroli płatności/należności co wyeliminuje konieczność ich ręcznego wprowadzania. Przy współpracy z partnerami/klientami którzy nie wspierają jeszcze obsługi dokumentów w formacie EDI Strona 14 z 22

15 moduł pozostawia możliwość generowania elektronicznych obrazów faktury (pdf) jako alternatywna formę wymiany dokumentów. Dostęp do poszczególnych funkcjonalności modułu determinowany jest poprzez wielopoziomowy system uprawnień (wygenerowanie dokumentu/zatwierdzenie/przesłanie) oraz szczegółowy system rejestrowania zdarzeń generowanych w module. Moduł FINANSE - Kontrola należności Moduł kontrola należności pozwala na bieżące monitorowanie bilansu rozliczeń w obrocie gospodarczym pomiędzy partnerami oraz partnerami i ich klientami. Moduł zasilany będzie danymi o powstających należnościach z modułu fakturowanie oraz informacjami o płatnościach pochodzących z systemów informatycznych poszczególnych partnerów. W sposób łatwo dostępny udostępniać będzie dane o należnościach przeterminowanych oraz planowanych w najbliższym oraz dowolnie zdefiniowanym okresie czasu. Szczegółowy system raportowania oraz analizy danych o płatnościach wraz z systemem powiadomień usprawni proces windykacji oraz wpłynie na proces poprawy płynności finansowej partnerów biorących udział w projekcie. Moduł zapewni również funkcjonalność wymiany danych o nierzetelnych klientach które umożliwią optymalizację portfela klientów poszczególnych partnerów. W ramach modułu zaimplementowany zostanie system wyszukiwania pełnotekstowego oraz wyszukiwanie szczegółowe na podstawie dowolnie zdefiniowanych kryteriów. Dostęp do informacji gromadzonych oraz generowanych w obrębie modułu kontrolowany będzie poprzez wielopoziomowy system uprawnień. W etapie 4- zostanie wdrożony jeden moduł- CRM- Moduł CRM System zarządzania relacjami z klientem. Dla modułu zrealizowane w tym okresie będą następujące podzadania: prace projektowe nad modułem, konsultacje z Wnioskodawcą w celu ustalenia najbardziej optymalnych rozwiązań, implementacja modułu, testowanie i w efekcie wdrożenie. W niniejszym etapie wdrożony zostanie zintegrowany system zarządzania relacjami z klientami wnioskodawcy oraz jego partnerów, który pozwoli na zintegrowanie dotychczasowych baz danych o klientach i wdrożenie wspólnych mechanizmów obsługi klienta co skutkować będzie podniesieniem jakości jego obsługi oraz optymalnym wykorzystania potencjału partnerów i tworzeniu kompleksowych i komplementarnych ofert celem zwiększania potencjału rynkowego i zwiększania poziomu satysfakcji klienta. Ponadto w ramach niniejszego etapu Wnioskodawca zoptymalizuje swoje procedury wewnętrzne w zakresie obsługi klienta oraz zarządzania relacjami z klientem partnerami i współpracownikami. Zunifikowane zostaną mechanizmy u wszystkich partnerów celem wprowadzaniem jednorodnych standardów. Z uwagi, iż system zbierał będzie dane z aktualnie używanych systemów u partnerów i w sposób centralny je indeksował, partnerzy oraz wnioskodawca wypracują mechanizmy współdzielenia i wzajemnego dostępu do danych w tym obszarze a następnie reguły te zostaną zaimplementowane w modelu uprawnień wdrażanego rozwiązania. Poniżej opisano szczegółowe funkcjonalności modułu wchodzącego w skład licencji: Moduł CRM System zarządzania relacjami z klientem System zarządzania relacjami z klientem to kompleksowy i scentralizowany system zarządzania bazą klientów i kontrahentów oraz kontaktów personalnych, rejestrowanie historii kontaktów i wszelkich zdarzeń mających wpływ na utrzymywanie pozytywnych relacji. System umożliwić winien także planowanie przyszłych działań w kontekście danego klienta i być zintegrowany z systemem przypomnień i komunikatów. Klienci będą mogli być dzieleni na kategorie i objęci systemem tagowania. Z klientem będzie można powiązać inne informacje i dokumentny przetwarzane w systemie tak, by dostęp do nich był szybki i łatwy. System winien posiadać Strona 15 z 22

16 możliwość tworzenia powiązań do informacji na temat danego klienta gromadzonych w innych podsystemach informatycznych poszczególnych partnerów. Wdrożenie modułu pozwoli na trwałe umacnianie pozytywnych relacji z klientami, podniesie poziom ich obsługi oraz ułatwi wymianę wiedzy o klientach pomiędzy partnerami na potrzeby wspólnie realizowanych przedsięwzięć. Etap 5- polegał będzie na wdrożeniu ostatniej już grupy modułów przewidzianych w ramach Projektu, tj. Projekty- Zarządzanie projektami, Zadania- Zarządzanie zadaniami, Praca- Rozliczenie czasu pracy. Dla każdego z modułów zrealizowane w tym okresie będą następujące podzadania: prace projektowe nad modułem, konsultacje z Wnioskodawcą w celu ustalenia najbardziej optymalnych rozwiązań, implementacja modułu, testowanie i w efekcie wdrożenie. W etapie tym wnioskodawca oraz partnerzy dostosują swoje procesy wewnętrzne do pracy w ramach wspólnego zintegrowanego systemu oraz udostępnią informacje o swoich zasobach przetwarzanych w lokalnych systemach informatycznych w celu umożliwienia ich integracji oraz optymalizacji wykorzystania zasobów na potrzeby wspólnie realizowanych przedsięwzięć. Po realizacji niniejszego etapu i wdrożeniu modułów nim objętych dostarczone zostaną funkcjonalności wspomagające wspólne realizowanie przez partnerów projektów oraz przedsięwzięć oraz delegowanie zadań/subprojektów z własnych struktur do struktur partnera. Kooperacja podlegać będzie innowacyjnemu monitoringowi w zakresie wykorzystania zasobów i zaangażowania partnerów. Dostarczone zostaną narzędzia niezbędne do realizacji rozliczeń w oparciu o zakresy pozlecanych prac i delegowanych czynności. Pozwoli to na efektywne zarządzanie współpracą i wspólnie realizowanymi projektami oraz ich integrację i koegzystowanie z procesami realizowanymi u poszczególnych partnerów. W efekcie rzutować będzie to na budowanie stabilnych i długofalowych ram współpracy przy maksymalizacji korzyści dla wszystkich partnerów i ograniczaniu ryzyka z tym związanego. Poniżej opisano szczegółowe funkcjonalności modułu wchodzącego w skład licencji: Moduł PROJEKTY Zarządzanie projektami Zadaniem niniejszego modułu jest dostarczenie narzędzi służących planowaniu i zarządzaniu szeregiem działań zmierzających do osiągnięcia celów biznesowych poprzez realizację projektu w określonym czasie oraz przy wykorzystaniu zdefiniowanych zasobów. Funkcjonalność modułu pozwoli na budowanie zespołów projektowych, określanie funkcji i zarazem kompetencji poszczególnych osób uczestniczących w projekcie, budowanie harmonogramów prac w ramach projektu, przydział zadań i zasobów do poszczególnych etapów projektu. Dzięki funkcji monitorowania i nadzorowania projektu możliwe będzie bieżące kontrolowanie postępów prac w ramach projektu, wczesne diagnoza zagrożeń mogących rzutować na szanse powodzenia całego projektu. Możliwość definiowania kluczowych wskaźników realizacji celów projektu do poszczególnych jego etapów pozwoli na ich bieżące monitorowanie, bez oczekiwania na zakończenie realizacji całości projektu. Pozwoli to na podejmowanie działań korygujących i reagowania na anomalia pojawiające się w projekcie w sposób możliwie najbardziej efektywny. Dzięki narzędziu jakim jest podsystem zarządzania projektami partnerzy biorący udział w projekcie będą mieli możliwość wspólnej realizacji prac, uczestniczenia we wspólnych projektach oraz realizacji zleceń w konsorcjach z partnerami. Moduł ZADANIA Zarządzanie zadaniami Celem tego modułu będzie dostarczenie narzędzia służącego delegowaniu zadań w obrębie struktury organizacyjnej partnerów oraz pomiędzy partnerami. Zadania mogą funkcjonować jako niezależne czynności, Strona 16 z 22

17 grupy czynności do wykonania, lub jako elementy większej całości (np. projektów) Moduł powiązany będzie i dostępny z poziomu innych modułów. Każde zadanie określa zakres czynności do wykonania, planowany czas na ich wykonanie, zlecającego, maksymalny termin wykonania oraz adresata zadania. Istnieć będzie możliwość bieżącego śledzenia stopnia zaawansowania prac nad bieżącym zadaniem. System zadań pozwoli także na rejestrowanie faktycznego czasu przeznaczonego na realizację poszczególnych zadań, ich zestawienie z planowanym czasem wykonania i ocenę efektywności jego realizacji. Efektem stosowania systemu zadań będzie podniesienie ogólnej efektywności funkcjonowania poszczególnych partnerów oraz ich współpracy a w sposób pośredni na sprawną realizację projektów. System zadań wspomagać będzie ponadto moduł Rozliczenie czasu pracy. Moduł PRACA Rozliczenie czasu pracy Zadaniem stawianym temu modułowi będzie rejestrowanie czasu pracy wykonywanych przez poszczególnych pracowników partnerów biorących udział w projekcie podczas realizacji wspólnych działań. Moduł będzie zasilany danymi z modułów zadania, projekty oraz zewnętrznych systemów informatycznych partnerów. System raportowania dostarczony przez to narzędzie pozwoli na określenie faktycznego wkładu poszczególnych partnerów w trakcie wspólnie wykonywanych przedsięwzięć. Rozwiązanie takie w sposób transparentny pozwoli na monitorowanie tychże wskaźników i ich uwzględnianiu przy podziale kosztów i nakładów w ramach kooperacji. Moduł pozwoli ponadto określić poziom rentowności poszczególnych zamówień/projektów co skutkować będzie modelowaniu dla podnoszenia efektywności działań w tych obszarach gdzie nie jest ona optymalna. Strona 17 z 22

18 W ramach projektu zaplanowano wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań informatyczne, umożliwiające integrację obecnie funkcjonujących u Wnioskodawcy systemów informatycznych oraz systemów informatycznych partnerów, a także dostarczenie rozwiązań wspomagających współdzielenie procesów między partnerami. Innowacyjne rozwiązanie pozwoli wyeliminować obecne dysfunkcje w zakresie przepływu informacji, trudności z wymianą danych i informacji pomiędzy systemami informatycznymi Wnioskodawcy i partnerów. Pozwoli to na wprowadzenie jednorodnych standardów w tym zakresie. Od strony zastosowanych technologii aplikacja zostanie zaprojektowana i dostosowana do specyficznych potrzeb Wnioskodawcy oraz jego partnerów, a następnie wytworzona i wdrożona z wykorzystaniem najnowszych technologii i trendów dostępnych na rynku rozwiązań IT i przy uwzględnieniu zestawu dobrych praktyk w zakresie wytwarzania i dostarczania tychże rozwiązań. Aplikacja budowana będzie w oparciu o moduły, które stanowić będą elementarne składowe całej aplikacji, dostarczając poszczególne funkcjonalności bądź grupy funkcjonalności. Rozwiązanie takie pozwoli na podział wdrożenia na etapy oraz uruchamianie poszczególnych funkcjonalności dostarczanych przez zaimplementowane moduły i czerpania z nich korzyści przez organizację przed zakończeniem projektu jako całości. Dla zapewnienia łatwej dostępności i implementacji platformy u partnerów Wnioskodawcy, dla szerokiej grupy użytkowników mających mieć dostęp do systemu wybrano rozwiązania bazujące na technologiach web, dzięki temu ograniczone zostaną wymagania na komputerach klienckich do komputera klasy pc z dostępną przeglądarką internetową zgodną z nowoczesnymi standardami. Aplikacja realizowana będzie w modelu MVC, co ułatwi modularne wytwarzanie aplikacji i rozdział warstw prezentacji, kontrolera i modelu biznesowego danych. Pozwoli także na łatwą podmianę warstwy prezentacji w zależności od użytkowanego urządzenia klienckiego, co przekłada się na ułatwienie przystosowania aplikacji do prezentacji na urządzeniach przenośnych, telefonach komórkowych, tabletach, itp. Pozwoli także na implementację interfejsów i udostępnianie modeli biznesowych na potrzeby wymiany danych z innymi systemami informatycznymi. W tym zakresie zastosowany zostanie wzorzec architektury W związku z potrzebą wdrożenia mechanizmów współpracy z partnerami zagranicznymi, jednym z założeń przy projektowaniu funkcjonalności aplikacji będzie wbudowana możliwość wielojęzycznej pracy i lokalizacji aplikacji. W ramach niniejszego rozwiązania przyjęto jako optymalną implementację lokalizacji przy uwzględnieniu standardów w tym zakresie I18N. Pozwoli to na dostosowanie w ramach potrzeb aplikacji do dowolnego języka i standardu międzynarodowego. Do implementacji samej aplikacji wykorzystany zostanie nowatorski w zakresie wytwarzania aplikcji web framework RubyOnRails, bazujący na języku programowania Ruby. Zastosowana technologia pozwoli na rozproszony model korzystania z systemu, w której to aplikacja będzie mogła działać na wielu serwerach, korzystać z wielu baz danych i udostępniać zasoby wielu klientom, a wszystkie te elementy będą mogły być rozmieszczone w różnych lokalizacjach. System funkcjonować będzie w technologii klient serwer, gdzie klientem jest dowolna przeglądarka internetowa obsługująca nowoczesne technologie HTML5, CSS3, JavaScript, AJAX. Oprogramowanie serwera działać będzie w środowisku serwera w kontenerze serwera aplikacji (np. Passenger/RubyEnterprise obsługującej technologie Ruby/ROR). W ramach niniejszego projektu wykorzystana będzie także technologia utrwalania obiektów ActiveRecord, będąca warstwą abstrakcji na etapie komunikacji z bazami danych. Rozwiązanie takie poprzez implementację warstwy pośredniej umożliwi uniezależnienie aplikacji od konkretnego systemu baz danych, co jest niezwykle istotne z punktu widzenia potrzeb współpracy systemu z wieloma systemami DBMS, z jaką to sytuacją będziemy mieć do czynienia podczas integracji niniejszego systemu z systemami informatycznymi partnerów. W ramach wstępnej inwentaryzacji stwierdzono występowanie wśród systemów informatycznych partnerów systemy baz Strona 18 z 22

19 danych PostgresSQL, MySQL oraz Firebird i będzie to minimalny zakres baz danych, jakie winna umieć obsłużyć aplikacja. Do obsługi warstwy zabezpieczeń w dostępie wykorzystywana będzie wydzielona biblioteka, będąca warstwą aplikacji umiejscowionych pomiędzy użytkownikiem a danymi przetwarzanymi w modelach biznesowych aplikacji. Zapewniać musi ona kompleksową obsługę autoryzowanego dostępu i móc zostać wykorzystana w przyszłości do dalszego rozwoju przy wykorzystaniu spójnych metod autoryzacji. Szereg wymienionych wyżej rozwiązań umożliwi wytworzenie wydajnego, nowoczesnego oprogramowania spełniającego wszystkie z powyżej wymienionych założeń, dostarczającego narzędzi do integracji systemów informatycznych partnerów i rozwiązań służących podniesieniu innowacyjności w zakresie współpracy oraz wymiany danych. Na potrzeby realizacji niniejszego projektu, w procesie wytwarzania oprogramowania zakłada się wykorzystanie innowacyjnej metody wytwarzania oprogramowania tzw. programowanie zwinne (ang. agile software development). Zastosowanie takiej metodologii optymalnie wpisane jest w specyfikę niniejszego projektu i oparte jest na programowaniu iteracyjnym, w którym to wymagania oraz rozwiązania ewoluują przy współpracy zespołów programistów i przyszłych użytkowników. Metodyka oparta jest na zdyscyplinowanym zarządzaniu projektem, która zakłada inspekcje wymagań i rozwiązań wraz z procesami adaptacji. Kolejne etapy wytwarzania oprogramowania zamknięte będą w iteracjach, w których za każdym razem przeprowadzane będzie testowanie wytworzonego kodu, zebranie wymagań oraz planowanie rozwiązań. Metoda programowania zwinnego nastawiona jest na szybkie wytwarzanie oprogramowania wysokiej jakości, co jest całkowicie zbieżne z celami niniejszego projektu. Pełna specyfikacja wymagań oraz parametrów technicznych systemu B2B będącego przedmiotem niniejszego zapytania dostępna jest do wglądu w siedzibie zamawiającego w postaci odrębnego dokumentu. Strona 19 z 22

20 Strona 20 z 22