Funkcje biznesowe, procesy biznesowe, dane

Transkrypt

1 Funkcje biznesowe, procesy biznesowe, dane Aby zrozumieć, jak działają systemy klasy ERP, należy najpierw zrozumieć, jak funkcjonuje biznes Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 1/16

2 Obszary Funkcjonalne Historyczny podział biznesu na struktury organizacyjne Przedsiębiorstwo produkcyjne ma kilka obszarów funkcjonalnych Obszary funkcjonalne składają się z różnych funkcji biznesowych Funkcje biznesowe czynności związane z biznesem realizowane w ramach obszaru funkcjonalnego przedsiębiorstwa Podstawowe obszary funkcjonalne: Marketing i Sprzedaż Produkcja i Gospodarka Materiałowa Księgowość i Finanse Zasoby Ludzkie Marketing i sprzedaż funkcje biznesowe Marketing Przetwarzanie zleceń sprzedaży Zarządzanie relacjami z klientem (CRM) Obsługa klienta Prognozowanie sprzedaży Reklama Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 2/16

3 Produkcja i gospodarka materiałowa funkcje biznesowe Zaopatrzenie Odbiór towarów Transport / logistyka Szeregowanie produkcji Wytwarzanie Remonty i utrzymanie ruchu Finanse i księgowość funkcje biznesowe Księgowość finansowa Przydział i kontrola środków finansowych Planowanie i zarządzanie budżetem Zarządzanie przepływem środków finansowych Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 3/16

4 Zasoby ludzkie funkcje biznesowe Rekrutacja Zatrudnianie Szkolenia Płace Motywowanie Procesy biznesowe Tendencja ostatnich lat Proces biznesowy zbiór czynności, które na podstawie danych wejściowych jednego lub kilku typów generują dane wyjściowe istotne z punktu widzenia klienta dane wejściowe Proces dane wyjściowe Myślenie kategoriami procesów biznesowych pozwala menadżerom spojrzeć na własną organizację z punktu widzenia klienta Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 4/16

5 Zakup komputera Przykład Co interesuje klienta? Informacja dotycząca produktów firmy, aby wybrać odpowiedni zestaw Łatwość i szybkość składania zamówienia Finansowanie przez firmę co najmniej do chwili odbioru Szybka dostawa poprawnie skonfigurowanego i działającego komputera 24 godzinna pomoc ze strony sprzedawcy Co klienta nie interesuje? Sposób nabycia przez firmę komponentów komputera Sposób wykonania Sposób sprzedaży Droga jaką pokonał dostawca w drodze do domu klienta Klient chce się cieszyć z posiadania działającego komputera nabytego za rozsądną cenę Przykład cd. Funkcje i procesy Usterka powstała w czasie transportu Dział obsługi klienta przyjmuje uszkodzone urządzenie - funkcja Naprawa i ponowna dostawa do klienta proces Klient podczas procesu zakupu i odbioru komputera patrzy na firmę jakby w poprzek obszarów funkcjonalnych Menadżerowie biznesu starają się patrzeć na operacje w swojej firmie z punktu widzenia zadowolonego klienta Obszary funkcjonalne powinny być zintegrowane Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 5/16

6 Integracja Przykład cd. Sprzedaż aktualne informacje na temat produkowanych komputerów Produkcja szczegółowe informacje na temat zamówionego komputera Finanse szczegółowe informacje na temat klienta Obsługa klienta szczegółowe informacje na temat zamówionego komputera Zintegrowane Systemy Informatyczne Procesowy obraz biznesu Zamówienie klienta Sprzedaż Księgowość Zakupy Produkcja Logistyka Zlecenie materiałowe Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 6/16

7 Obszary funkcjonalne i procesy biznesowe na przykładzie małej firmy Marketing i sprzedaż Funkcje: opracowywanie produktów nieformalne na podstawie analizy sprzedaży i opinii klientów określanie ceny produktów na podstawie danych z Produkcji i Gospodarki materiałowej, pozwala określić opłacalność produkcji promowanie produktów przyjmowanie zamówień od klientów udział przy tworzeniu prognoz popytu analiza archiwalnych rejestrów sprzedaży w celu wykrycia nieoczywistych trendów identyfikacja, pozyskiwanie i utrzymanie stałych klientów badanie zdolności kredytowych stałego klienta na podstawie rejestru sprzedaży i aktualnych danych z Księgowości Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 7/16

8 Produkcja i Gospodarka materiałowa Funkcje planowanie produkcji na podstawie prognoz popytu opracowanych przez Marketing i Sprzedaż zakup surowców zlecenia zakupu (termin, wielkość, rodzaj surowca) są określone na podstawie planu produkcji przygotowanie wyrobów (hot-dogów) według ściśle określonej receptury (specyfikacji materiałowej receptura i plan produkcji stanowią dane wejściowe, na podstawie których Zakupy ustalają zlecenia zakupu rejestry produkcji posłużą P/GM oraz F/K przeprowadzić analizę kosztów wykonania jednego hot-doga i porównać z tym ile powinien kosztować wg. receptury Księgowość i finanse Funkcje: rejestrowanie surowych danych dotyczących transakcji: sprzedaży zakupu surowców płac płatności otrzymanych od klienta podsumowywanie danych finansowych w celu określenia rentowności stoiska i wspomagania decyzji rejestry sprzedaży używane do prognozowania popytu przez P/GM, prognozy używane przy podejmowaniu decyzji kadrowych i ustalaniu planów produkcji rejestry należności używane do kontroli kredytu poszczególnych klientów oraz do monitorowania polityki udzielania kredytów przez firmę Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 8/16

9 Zasoby ludzkie Funkcje: rekrutacja na podstawie prognoz popytu można określić liczbę niepełnoetatowych pracowników potrzebnych do pomocy w godzinach/dniach szczytu szkolenia ocena pracowników wynagradzanie zależne od warunków panujących na rynku pracy, ZL powinny śledzić te warunki analiza kosztów zatrudnienia na podstawie danych z F/K oraz P/GM można określić celowość zatrudnienia dodatkowych pracowników w porównaniu z zakupem urządzeń do bardziej zautomatyzowanych sposobów produkcji Obszary funkcjonalne systemu informacyjnego Jakie dane wejściowe? Jakie dane wyjściowe? Jaki rodzaj danych? Jak ludzie korzystają z danych? Jakie zależności występują pomiędzy poszczególnymi obszarami funkcjonalnymi? Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 9/16

10 Marketing i Sprzedaż Klient zgłasza swoje zamówienie telefonicznie, faksem, em, przez witrynę WWW, osobiście itp. Dane są wprowadzane do systemu automatycznie lub ręcznie przez pracowników M/S Zlecenie sprzedaży przesyłane do P/GM dla celów planowania Zlecenie sprzedaży przesyłane do F/K w celu wystawienia rachunków Dane zlecenia sprzedaży mogą być użyte przez M/S do analizy trendów sprzedaży Wycena produktu Koszt jednostkowy + marża procentowa = cena produktu Jednostkowy koszt wytworzenia produktu wymaga informacji z F/K, a te z kolei są oparte na danych z P/GM Relacje pomiędzy M/S a innymi obszarami funkcjonalnymi wymagania prawne, Klient zamówienia informacja o pracy ZL stan zamówienia potrzeby kadrowe, wymagania kadrowe prognozy popytu, zamówienia M/S dane zamówienia analiza kosztów/zysków dane o dostępności produktu, stan zamówienia P/GM F/K Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 10/16

11 Produkcja i Gospodarka materiałowa Plany produkcyjne o rożnym horyzoncie i szczegółowości długoterminowe mogą się rozciągać na okres dłuższy niż 1 rok używane do: planowania rozwoju wydajności firmy (nowe budynki, sprzęt itp.) planowania potrzeb kadrowych (rekrutacja i szkolenie nowych pracowników) średnioterminowe mogą rozciągać się na kilka miesięcy używane do: planowania potrzeb materiałowych dla produkcji długoterminowej określania terminów realizacji i wielkości zakupów materiałów planowania zdolności produkcyjnych (zatrudnianie pracowników tymczasowych i/lub wypłaty za nadgodziny) planowania wielkości produkcji dla określonych grup produktów oparte są na prognozach popytu i wielkości dostępnych zapasów Produkcja i Gospodarka materiałowa cd. krótkoterminowe zazwyczaj określane na podstawie planów średnioterminowych dotyczą przeważnie pojedynczych (rzadziej grup) produktów mogą również uwzględniać takie zmiany jak: niespodziewane zlecenia absencja pracowników awarie maszyn problemy z dostawą materiałów itp. plany produkcji oparte są na pochodzących z M/S informacjach o bieżącej i przewidywanej sprzedaży plany zakupu materiałów opierają się na: planach produkcyjnych spodziewanych dostawach czasie realizacji dostaw bieżącym poziomie zapasów Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 11/16

12 Produkcja i Gospodarka materiałowa cd. Pochodzące z P/GM informacje o poziomie produkcji: właściwe: umożliwiają zamawianie materiałów w razie potrzeby przyczyniają się do redukcji kosztów magazynowania mogą zredukować koszty dodatkowych zapasów i zdolności produkcyjnych niewłaściwe: prowadzą do ryzyka braku materiałów na składzie przyczyniają się do opóźnień dostaw i produkcji mogą przyczyniać się do wzrostu kosztów magazynowania, gdy firma stosuje technikę safety stock dla zapewnienia ciągłości produkcji F/K określają koszty produkcji (materiały, robocizna, energia, nadgodziny itp.) wyrobów gotowych na podstawie rejestrów produkcji prowadzonych przez P/GM Produkcja i Gospodarka materiałowa cd. Dane z P/GM mogą wspomagać funkcje Sprzedaży przez dostarczenie informacji na temat tego co zostało wyprodukowane i dostarczone automatyczne systemy powiadamiające internetowe systemy śledzące dostawy W przypadku planów długoterminowych, kadra kierownicza może chcieć wglądu w raporty przedstawiające wielkość produkcji i sprzedaży na podstawie danych o produkcji i zapasach Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 12/16

13 systemy Klasy ERP Rok Akademicki 2005/2006 Relacje między P/GM a innymi obszarami funkcjonalnymi Dostawcy dostępność i dostawy materiałów wymagania prawne, informacja o pracy zamówienia na materiały i energię plany produkcyjne, materiały i zapasy ZL potrzeby kadrowe, wymagania kadrowe P/GM dane o dostępności produktu, stan zamówienia prognozy popytu, zamówienia dane o sprzedaży, analiza kosztów produkcji F/K M/S Finanse i księgowość F/K rejestruje transakcje handlowe firmy w księdze głównej na odpowiednich kontach należności od klientów wpływy gotówkowe lub przelewem zobowiązania wobec dostawców wypływy gotówkowe itd. Podsumowania danych o transakcjach w postaci raportów przedstawiających sytuację finansową i rentowność firmy M/S dostarcza informacji o sprzedaży P/GM dostarcza danych o produkcji i zapasach ZL dostarcza danych o płacach i zasiłkach Dokładność i aktualność danych w F/K zależy od dokładności i aktualności danych w M/S i P/GM Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 13/16

14 Finanse i księgowość cd. Pracownicy M/S potrzebują danych z F/K do określenia możliwości kredytowania klienta jeśli zamówienie spowoduje przekroczenia limitu kredytowego klienta, M/S powinien dostrzec, że saldo należności klienta jest za wysokie i wstrzymać realizację nowych zamówień do momentu obniżenia tego salda jeśli księgowość zbyt wolno rejestruje sprzedaż lub płatności klientów, wówczas salda należności są często nieaktualne nieaktualne dane o należnościach mogą sprawić, że: przydzielimy kredyt klientowi, który już przekroczył limit kredytowy i być może nigdy nie spłaci swojego rachunku odmówimy kredytowania klienta, którego obecne saldo należności jest poniżej limitu kredytowego, narażając firmę na pogorszenie stosunków z tym klientem Relacje pomiędzy F/K a innymi obszarami funkcjonalnymi Klient wymagania prawne, informacja o pracy, dane o płacach i zasiłkach płatności ZL faktury, noty kredytowe potrzeby kadrowe, wymagania kadrowe dane sprzedaży, analiza kosztów produkcji F/K analiza kosztów/zysków plany produkcyjne, materiały i zapasy dane zamówienia P/GM M/S Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 14/16

15 Zasoby ludzkie Rekrutacja pracowników dla wszystkich obszarów funkcjonalnych na podstawie: prognoz potrzeb kadrowych wymaganych umiejętności informacji o wynagrodzeniu jakie firma może zaoferować Nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa odnośnie: rekrutacji szkoleń wynagrodzeń awansowania zwalniania itd. Zasoby ludzkie cd. Odpowiedzialność za terminowe szkolenia pracowników Kontrola i nadzór nad zdobywaniem lub odnawianiem uprawnień pracowników dotyczących głównych umiejętności (obsługa sprzętu lub posługiwanie się materiałami itp.) Obliczanie wynagrodzeń Opracowanie systemu podwyżek i premii Opracowanie pakietu socjalnego Opracowanie systemu motywacyjnego Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 15/16

16 Zasoby ludzkie cd. ZL wymagają dokładnych i aktualnych danych z innych obszarów funkcjonalnych Przykład: ZL powinny utrzymywać dane o umiejętnościach wymaganych do wykonywania określonej pracy i obowiązującej dla tego stanowiska stawce Dane te mogą być użyte do oceny wydajności i wynagrodzeń pracowników Taka analiza może pomóc w uniknięciu utraty wartościowych pracowników z powodu zbyt niskiej pensji Relacje pomiędzy ZL a innymi obszarami funkcjonalnymi potrzeby kadrowe, wymagania kadrowe F/K wymagania prawne, informacja o pracy ZL potrzeby kadrowe, wymagania kadrowe koszty płac i zasiłków wymagania prawne, informacja o pracy wymagania prawne, informacja o pracy potrzeby kadrowe, wymagania kadrowe P/GM M/S Politechnika Poznańska - Instytut Informatyki 16/16