Z a m a w i a j ą c y : Zakład Ubezpieczeń Społecznych II Oddział w Warszawie ul. Podskarbińska Warszawa

Transkrypt

1 Znak sprawy: /271/2 /2015/ADG Z a m a w i a j ą c y : Zakład Ubezpieczeń Społecznych II Oddział w Warszawie ul. Podskarbińska Warszawa Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego dotyczącym Wynajmu miejsc noclegowych i sali konferencyjnej w hotelu miejskim dla uczestników szkoleń Centrum Szkolenia w Warszawie Wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty EURO Warszawa, maj 2015 r. 1

2 ROZDZIAŁ I INFORMACJE OGÓLNE I. Informacje o Zamawiającym Zakład Ubezpieczeń Społecznych II Oddział w Warszawie z siedzibą w Warszawie /kod pocztowy / przy ul. Podskarbińskiej 25, działając jako Zamawiający, zaprasza do wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z warunkami określonymi w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Tel.: , fax: II. Tryb udzielenia zamówienia i wartość zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). Wartość zamówienia Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. III. Oferty częściowe, wariantowe 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Każdy Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 3. Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych. IV. Forma przekazywania informacji, oświadczeń i dokumentów w postępowaniu oraz kopii odwołań 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują faksem lub em z uwzględnieniem ust Forma pisemna zastrzeżona jest dla złożenia oferty wraz z załącznikami (dotyczy również uzupełnienia oferty art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych), w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, a także zmiany lub wycofania oferty. 3. Wykonawca potwierdza niezwłocznie fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji poprzez podpisanie pierwszej strony dokumentu i jej odesłanie na faks Zamawiającego lub przesyła informację em. 4. Dokument uważa się za złożony w terminie, jeżeli jego treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu, z zastrzeżeniem ust W przypadku wniesienia odwołania, odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu 2

3 za pomocą faksu - wyłącznie na numer (22) lub em na adres boguslawa.kosinska-wencel01@zus.pl V. Osoby uprawnione do kontaktów z Wykonawcami Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami jest: - w zakresie zagadnień dotyczących przedmiotu zamówienia p. Małgorzata Sacewicz - tel ; - w zakresie pozostałych elementów postępowania p. Bogusława Kosińska Wencel - tel ; boguslawa.kosinska-wencel01@zus.pl godziny urzędowania: VI. Zamówienie uzupełniające Zamawiający dopuszcza możliwość wystąpienia zamówień uzupełniających w rozumieniu art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych. VII. Informacje dodatkowe 1. Postępowanie, którego dotyczy niniejszy dokument oznaczone jest znakiem: /271/2 /2015/ADG. Wskazane jest aby Wykonawcy we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływali się na ten znak. 2. Istnieje możliwość uzyskania formularza oferty i Załączników nr 2 6 w wersji elektronicznej, pod warunkiem przekazania Zamawiającemu prośby wraz z podaniem adresu poczty elektronicznej ( ) Wykonawcy. 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. ROZDZIAŁ II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I TERMIN WYKONANIA I. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem miejsc noclegowych i sali konferencyjnej w hotelu miejskim na terenie m. st. Warszawa, usytuowanego w granicach administracyjnych Dzielnicy Warszawa Praga Północ lub Warszawa Praga Południe lub Warszawa Śródmieście, dla uczestników szkoleń Centrum Szkolenia w Warszawie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 SIWZ. 2. Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi hotelarskie II. Termin wykonania zamówienia Zamówienie wykonywane będzie od daty podpisania umowy do dnia r. 3

4 ROZDZIAŁ III WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OFERTA ORAZ DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCY I. Warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy: 1. spełniają warunki ( określone w art. 22 ust.1 ustawy Pzp) dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania: Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w tym zakresie. 2) posiadania wiedzy i doświadczenia: Wykonawca wykonał, w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, usług w okresie ostatnich 3 lat przed dniem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, minimum 1 usługę dotyczącą wynajmu miejsc noclegowych świadczoną przez okres co najmniej 12 miesięcy i o wartości rocznej nie mniejszej niż ,00 zł. Usługa musi dotyczyć jednego zamówienia (przez co rozumie się, ze musi wynikać z jednostkowej umowy zawartej z jednym podmiotem). 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: Lokalizacja hotelu musi znajdować się na terenie m.st. Warszawy usytuowanego w granicach administracyjnych Dzielnicy Warszawa Praga Północ lub Warszawa Praga Południe lub Warszawa Śródmieście. 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej: Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż ,00 zł. 2. spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący barku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Jeżeli wykonawca, zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, będzie polegał na wiedzy i doświadczeniu lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, że będzie dysponował tymi zasobami, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Zgodnie z 3 ust 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawców oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane, w przypadku, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Zamawiający żąda od Wykonawcy, przedstawienia dokumentów wskazanych w Rozdziale III podrozdział II ust. 2 SIWZ w odniesieniu do tych podmiotów. 4

5 4. Zamawiający oceni spełnienie ww. warunków przez Wykonawców na podstawie analizy załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń metodą spełnia / nie spełnia. II. Wymagane dokumenty Wykonawca składa wraz z ofertą następujące dokumenty i oświadczenia: 1. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o których mowa w Rozdziale III podrozdział I ust 1 SIWZ, Wykonawca składa: 1) oświadczenie o spełnianiu przez Wykonawcę warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - Załącznik nr 2 SIWZ, 2) wykaz wykonanych, w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, wg Załącznika nr 3 SIWZ. Za główne usługi Zamawiający uzna, te które spełniają warunek określony w Rozdziale III podrozdział I ust. 1 pkt 2 SIWZ. Dowodami o których mowa powyżej, są: - poświadczenie, z tym, że w odniesieniu do nadal wykonywanych okresowych lub ciągłych usług poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składnia ofert, - oświadczenie wykonawcy jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej. W przypadku, gdy zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, wykonawca nie ma obowiązku przedstawienia ww. dowodów. 3) opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż ,00 zł. 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawca musi złożyć następujące dokumenty: 2.1. oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia - Załącznik nr 4 SIWZ, 2.2. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert Listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informację o tym, że Wykonawca nie należy do grupy kapitałowej Załącznik nr 5 SIWZ. 5

6 3. W Celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, Zamawiający wymaga złożenia - dokumentu potwierdzającego, iż oferowany obiekt hotelarski posiada kategorię min. 2 gwiazdek (nadaną zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych oraz Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 30 grudnia 2005 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). 4. Inne dokumenty, które winien złożyć Wykonawca: 4.1. Formularz ofertowy - Załącznik nr 6 SIWZ, 4.2. w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy; 4.3. w przypadku, gdy ofertę składają wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia wymagane jest załączenie dokumentu pełnomocnictwa określającego zakres umocowania pełnomocnika ustanowionego do reprezentowania ich w postępowaniu, stosownie do art. 23 ust. 2 ustawy. 5. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunku, o którym mowa w Rozdziale III podrozdział I ust. 1, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w Rozdziale III podrozdział I ust. 3, zobowiązany jest wykazać, że w stosunku do tych podmiotów brak jest podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia, poprzez złożenie razem z ofertą dokumentów wymienionych w Rozdziale III podrozdział II ust. 2 SIWZ dotyczących każdego z tych podmiotów, o ile podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia. 6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W tym przypadku Wykonawcy występujący wspólnie (dot. również spółek cywilnych) muszą złożyć: - pełnomocnictwo do reprezentacji podmiotów występujących wspólnie, - każdy z uczestników wchodzący w skład podmiotu wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia musi załączyć dokumenty wymienione w Rozdziale III podrozdział II ust 2, pozostałe składane są wspólnie. Wszystkie dokumenty wykonawców mogących wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia muszą wchodzić w skład danej oferty i być złożone łącznie. Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zostanie wybrana, taki wykonawca będzie zobowiązany przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego do złożenia Zamawiającemu umowy regulującej współpracę tych wykonawców, przy czym termin na jaki została zawarta nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia. 7. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu określonego w Rozdziale III podrozdział II ust 2 pkt 2 SIWZ składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce 6

7 zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U poz. 231). Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się powyższego dokumentu, Wykonawca może go zastąpić dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio dla miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. III. Forma dokumentów 1.Oferta musi spełniać następujące wymogi: a) treść oferty musi odpowiadać treści Specyfikacji, b) oferta musi zostać sporządzona w języku polskim w formie pisemnej, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką, c) oferta i załączone do niej oświadczenia i dokumenty, wymagane przez Zamawiającego, sporządzone przez Wykonawcę muszą być podpisane; za podpisanie uznaje się własnoręczny podpis złożony (w sposób umożliwiający identyfikację osoby) przez osobę(-y) upoważnioną(-e) do reprezentowania Wykonawcy, d) poprawki lub zmiany w ofercie, muszą być dokonane w sposób czytelny, parafowane własnoręcznie przez osobę(-y) podpisującą(-e) ofertę. 2. Zaleca się: a) każda strona oferty była parafowana przez osobę podpisującą ofertę, b) wszystkie strony oferty wraz z załącznikami były ponumerowane oraz połączone w sposób trwały, c) materiały nie wymagane przez Zamawiającego, tj. nie stanowiące oferty (druki i foldery reklamowe) były wyraźnie oznaczone i oddzielone od oferty, d) osoba podpisująca ofertę opatrzyła swój podpis pieczątką imienną. 3. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503, z późn. zm.), jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wskazane jest: - wyraźne zastrzeżenie i oznaczenie w ofercie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, - wyodrębnienie dokumentów zawierających zastrzeżone informacje. Nie podlegają zastrzeżeniu informacje obejmujące: nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy, cenę oferty, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności. 4. Wymagane dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę uprawnioną do 7

8 reprezentowania Wykonawcy). W przypadku zaistnienia sytuacji, o której mowa w Rozdziale III podrozdziale I ust. 3 SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić pisemne zobowiązanie innego podmiotu w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie. 5. Za osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania firmy, wskazane we właściwym rejestrze bądź w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyć do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. 6. W przypadku, gdy załączone do oferty dokumenty zostały sporządzone w języku obcym (w tym dokumenty składane przez Wykonawcę zagranicznego) niezbędne jest złożenie ich tłumaczenia na język polski. 7. Jeżeli złożone kserokopie dokumentów będą nieczytelne lub będą budzić wątpliwości co do ich prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. IV. Opakowanie oferty Ofertę należy złożyć w dwóch zamkniętych kopertach. Kopertę zewnętrzną należy oznaczyć w następujący sposób: Zakład Ubezpieczeń Społecznych II Oddział w Warszawie Wydział Administracyjno Gospodarczy Warszawa ul. Podskarbińska 25, pok. 422 OFERTA: Wynajem miejsc noclegowych i sali konferencyjnej w hotelu miejskim dla uczestników szkoleń Centrum Szkolenia w Warszawie numer sprawy /271/2 /2015/ADG nie otwierać przed dniem r. do godz. 10:30 Koperta zewnętrzna musi zawierać znak identyfikacyjny Wykonawcy (pieczątka firmowa), aby można ją było odesłać bez otwierania w przypadku stwierdzenia jej wpływu do Zamawiającego po terminie wyznaczonym do składania ofert. Koperta wewnętrzna musi być oznakowana w następujący sposób: Zakład Ubezpieczeń Społecznych II Oddział w Warszawie Oferta przetargowa i zaadresowana na adres Wykonawcy. V. Wymagania dotyczące wadium Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. ROZDZIAŁ IV OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY 1. Wykonawca poda cenę oferty brutto w formularzu ofertowym, wyliczoną w sposób określony w formularzu cenowym Załącznik nr 6 SIWZ. 8

9 2. Ceny podane w formularzu ofertowym i formularzu cenowym winny zawierać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia opisanego w Załączniku nr 1 SIWZ (w tym m. in. koszt śniadania lub kolacji). 3. Cenę zamówienia należy określić w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczania. 4. Ceny zawierają stawkę podatku VAT określoną wyliczoną zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. 5. Zamawiający informuje, iż cena oferty brutto wyliczona przez Wykonawcę będzie brana tylko do oceny/porównania złożonych ofert. Szacunek ten został sporządzony na potrzeby porównania złożonych ofert i nie stanowi zobowiązania Zamawiającego wobec Wykonawcy. Wiążące dla Zamawiającego i Wykonawcy przy realizacji zamówienia są ceny jednostkowe podane w kolumnie 3 Formularza cenowego (Załącznik nr 4 SIWZ). Wartością umowy będzie wysokość środków przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację przedmiotowego zamówienia. Podane w kolumnie 2 Formularza cenowego ilości wynajmu miejsc noclegowych (osobodób) oraz wynajmu (dni) sali konferencyjnej są wielkościami prognozowanymi na okres realizacji umowy. 6. Wykonawcy dokonując kalkulacji warunków cenowych swoich ofert są zobowiązani do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji, z zastrzeżeniem iż cena oferty nie może być rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia. Konsekwencją złożenia oferty z rażąco niską ceną jest jej odrzucenie - zgodnie z art. 89 ust.1 pkt. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. ROZDZIAŁ V INFORMACJE O MIEJSCU I TERMINIE SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT I. Miejsce i termin składania ofert 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, ul. Podskarbińska 25, pok. 422, do dnia r. do godziny Oferty złożone lub nadesłane do Zamawiającego po wyznaczonym terminie będą niezwłocznie zwracane zgodnie z art. 84 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Oferty przesłane faxem lub drogą elektroniczną nie będą rozpatrywane. II. Miejsce i termin otwarcia ofert Otwarcie ofert nastąpi w dniu upływu terminu składania ofert w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, ul. Podskarbińska 25, pok. 422, o godzinie 10:30. III. Publiczne otwarcie ofert 1. Otwarcie ofert jest jawne. 2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 9

10 3. Dokonując otwarcia ofert Zamawiający poda imię i nazwisko, nazwę (firmę) i adres (siedzibę) Wykonawcy, cenę oferty, a także termin wykonania, okres gwarancji oraz warunki płatności, jeżeli ich podanie w ofercie było wymagane. IV. Termin związania ofertą Termin związania ofertą wynosi 30 dni od terminu wyznaczonego do składania ofert (zgodnie z art. 85 ust. 1 pkt. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych). V. Zmiana lub wycofywanie oferty 1. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymaga formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta należy opatrzyć napisem ZMIANA. 2. Pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być opakowane i zaadresowane w ten sam sposób jak oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie należy opatrzyć napisem WYCOFANIE. ROZDZIAŁ VI KRYTERIA I ZASADY OCENY OFERT I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ I. Tryb oceny ofert 1. Zamawiający poprawia w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie, 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, 3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 2. Oferta Wykonawcy, który w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w ust. 1 pkt 3, będzie podlegała odrzuceniu. II. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium: a) Cena oferty brutto - 93% b) Deklarowana liczba dni poprzedzająca rezerwację miejsc noclegowych oraz sali konferencyjnej - 7% 10

11 III. Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów 1. Ocena ofert będzie dokonywana według następujących zasad: a) Cena oferty brutto - waga kryterium 93% Cena oferty brutto Do oceny poszczególnych ofert w zakresie kryterium cena oferty brutto zostanie zastosowana metoda polegająca na porównaniu ceny badanej oferty z najtańszą spośród cen przedstawionych przez tych Wykonawców, których oferty zostały dopuszczone do oceny i spełniają warunki określone w specyfikacji. Jako cenę oferty brutto przyjmuje się wartość podaną w Formularzu ofertowym. Punkty będą liczone według wzoru: Cn C = x 93% (waga kryterium) Cb gdzie: C - ilość punktów za cenę (obliczana do dwóch miejsc po przecinku) Cn - najniższa cena oferty Cb - cena oferty badanej b) Deklarowana liczba dni poprzedzająca rezerwację miejsc noclegowych oraz sali konferencyjnej - 7% (waga kryterium) Wykonawca w danym kryterium może uzyskać max. 7 punktów. Punkty za deklarowaną liczbę dni poprzedzającą rezerwację miejsc noclegowych oraz sali konferencyjnej przyznawane będą w następujący sposób: 1) rezerwacja z wyprzedzeniem 1 - dniowym - 7 pkt 2) rezerwacja z wyprzedzeniem 2 - dniowym - 6 pkt 3) rezerwacja z wyprzedzeniem 3 - dniowym - 5 pkt 4) rezerwacja z wyprzedzeniem 4 - dniowym - 4 pkt 5) rezerwacja z wyprzedzeniem 5 - dniowym - 3 pkt 6) rezerwacja z wyprzedzeniem 6 - dniowym - 2 pkt 7) rezerwacja z wyprzedzeniem 7 - dniowym - 1 pkt 8) rezerwacja z wyprzedzeniem 8 i więcej dni - 0 pkt 2. Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba punktów. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów, według następującego wzoru: Ogólna liczba punktów przyznana za ofertę = C (cena) + D (liczba dni). 4. Wykonawca, który uzyska łącznie najwyższą ilość punktów i będzie spełniał wszystkie warunki określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz ustawie Prawo zamówień publicznych zostanie wybrany do realizacji zamówienia. ROZDZIAŁ VII FORMALNOŚCI PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 11

12 I. Ogłoszenie o wyniku postępowania Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający powiadomi wykonawców, którzy złożyli oferty, o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktacje przyznaną ofertom. 2) Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 3) Wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 4) terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. II. Warunki zawarcia umowy 1. Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy w zawiadomieniu o wyborze oferty. 2. Przed podpisaniem umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana, zobowiązany jest do podania danych niezbędnych do uzupełnienia wzoru umowy. 3. W kwestiach, które nie zostały wyjaśnione zastosowanie znajduje ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku wraz z aktami wykonawczymi na jej podstawie oraz Kodeks Cywilny. III. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. ROZDZIAŁ VIII WZÓR UMOWY Istotne postanowienia, zasady współpracy pomiędzy wybranym do realizacji zamówienia Wykonawcą a Zamawiającym określa wzór umowy stanowiący Załącznik nr 7 SIWZ. ROZDZIAŁ IX ZMIANA UMOWY 1. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za każde wynajęte miejsce noclegowe może ulec zmianie, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2 i 3, w przypadku zmiany: 1) stawki podatku od towarów i usług (VAT), 2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2012 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz z 2014 r. nr 240 poz oraz z 2015 r. nr 157 poz. 1314), 12

13 3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę. 2. W przypadku zmiany przepisów, o których mowa w ust. 1 skutkujących zmianą kosztów wykonania Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, każda ze stron Umowy, w terminie 30 dni od daty wejścia w życie przepisów wprowadzających te zmiany, może wystąpić do drugiej strony o przeprowadzenie negocjacji w sprawie dokonania odpowiedniej zmiany w wysokości stawek za wynajem miejsc noclegowych, co wpłynie na wysokość wynagrodzenia. 3. Podstawą do przeprowadzenia negocjacji, o których mowa w ust. 2, będzie przedstawiana każdorazowo Zamawiającemu kalkulacja kosztów Wykonawcy, uwzględniająca wpływ wejścia w życie przepisów dokonujących te zmiany na koszty wykonania Przedmiotu Umowy przez Zamawiającego, w terminie 7 dni od otrzymania żądania. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian umowy w związku z działaniem siły wyższej, w szczególności mającej na celu usunięcie skutków działania tej siły oraz wynikłymi z tego powodu opóźnieniami w realizacji zamówienia. 5. Zmiana postanowień umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 6. Z wnioskiem o zmianę postanowień umowy może wystąpić zarówno Wykonawca, jak i Zamawiający. 7. Zmiany o charakterze formalnym nie mające wpływu na warunki realizacji umowy (m.in. zmiany adresowe, kontaktowe) nie stanowią zmiany umowy i nie wymagają aneksu. Powyższe zmiany dokonywane będą w formie zawiadomień. ROZDZIAŁ X PODWYKONAWCY 1. Wykonawca w ofercie (Formularzu ofertowym Załącznik Nr 6 SIWZ) wskaże jaką część zamówienia powierzy wykonaniu podwykonawcom (art. 36 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych). 2. Podwykonawca zobowiązany jest do posiadania obiektu hotelarskiego min. 2 gwiazkowego, pokoi jedno i dwu osobowych z łazienkami (pełnym węzłem sanitarnym) oraz sali konferencyjnej. Lokalizacja hotelu musi znajdować się na terenie m.st. Warszawy usytuowanego w granicach administracyjnych Dzielnicy Warszawa Praga Północ lub Warszawa Praga Południe lub Warszawa Śródmieście. ROZDZIAŁ XI POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez 13

14 Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej, o których mowa w Dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych. LISTA ZAŁĄCZNIKÓW DO SPECYFIKACJI Wymienione poniżej załączniki stanowią integralną część niniejszej Specyfikacji: 1 Opis przedmiotu zamówienia 2-5 Wzory załączników i oświadczeń 6 Formularz ofertowy 7 Wzór umowy 14

15 Załącznik Nr 1 SIWZ Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem miejsc noclegowych i sali konferencyjnej w hotelu miejskim na terenie m. st. Warszawa, usytuowanego w granicach administracyjnych Dzielnicy Warszawa Praga Północ lub Warszawa Praga Południe lub Warszawa Śródmieście, dla uczestników szkoleń Centrum Szkolenia w Warszawie. 2. Wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń ZUS noclegi w pokojach dwuosobowych z dwoma oddzielnymi miejscami do spania (bez określenia ilości pokoi), w wyjątkowych sytuacjach pokoje jednoosobowe z łazienkami, wg potrzeb zgłoszonych przez Zamawiającego. Wszystkie wynajmowane pokoje muszą być wyposażone w łazienki z pełnym węzłem sanitarnym. 3. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia uczestnikom szkoleń śniadań (śniadania wydawane od godz do godz. 9.00) lub zamiast śniadania kolacji (kolacje wydawane od godz do godz ), zgodnie z wymogami Zamawiającego. Wykonawca posiada także możliwość całodziennego wyżywienia. 4. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie grup do 80 osób przez 5-6 dni w tygodniu. 5. Miejsca noclegowe będą wykorzystywane również podczas sobót i niedziel (w soboty grupy będą wyjeżdżać po zajęciach, a w niedziele - w godzinach wieczornych będą przyjeżdżać na zajęcia). 6. Zamawiający zobowiązany jest do poinformowania Wykonawcy na piśmie/mailem o liczbie rezerwowanych miejsc noclegowych, w tym w pokojach jednoosobowych. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość bezpłatnej rezygnacji z wcześniej rezerwowanych miejsc noclegowych z wyprzedzeniem minimum jednej doby na piśmie/mailem. 8. Jeżeli Wykonawca nie będzie w stanie zapewnić miejsc noclegowych na terenie swojego hotelu, zobowiązany jest do umieszczenia uczestników szkolenia w hotelu o takim samym standardzie i do pokrycia różnicy kosztów z tym związanych. Powyższa sytuacja musi być uzgodniona z Zamawiającym. 9. Wykonawca na wniosek Zamawiającego udostępni na terenie hotelu salę konferencyjną na minimum 60 osób, wyposażoną w sprawny sprzęt audiowizualny, wg wymagań Zamawiającego. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość bezpłatnej rezygnacji z wcześniej rezerwowanej sali na jedną dobę przed określonym terminem. 11. Hotel musi posiadać kategorię min. 2 gwiazdek - zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. - w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz.169 ze zm.). 15

16 Załącznik Nr 2 SIWZ Nazwa i adres Wykonawcy ( pieczątka ) OŚWIADCZENIE o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z art. 22 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Wynajem miejsc noclegowych i sali konferencyjnej w hotelu miejskim dla uczestników szkoleń Centrum Szkolenia w Warszawie niniejszym oświadczam, że:... /nazwa Wykonawcy/ spełnia warunki udziału w postępowaniu dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania 2. posiadania wiedzy i doświadczenia 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej....dnia (miejscowość) (podpis i pieczątka osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy) 16

17 Załącznik Nr 3 SIWZ... Nazwa i adres Wykonawcy (pieczątka) Wykaz głównych usług W zakresie niezbędnym do wykazania warunku udziału w postępowaniu opisanym w Rozdziale III podrozdział I ust. 1 pkt 2 SIWZ Lp. Nazwa i adres zamawiającego Przedmiot usługi Wartość roczna wykonanej usługi brutto Okres realizacji usługi (dzień, miesiąc, rok) Podstawa do dysponowania doświadczeniem Do wykazu dołączam dowody potwierdzające, że usługi wskazane w wykazie zostały wykonane lub są wykonywane należycie.. /miejscowość, data/.. (podpis i pieczątka osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy) 17

18 Załącznik Nr 4 SIWZ Nazwa i adres Wykonawcy ( pieczątka ) OŚWIADCZENIE o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Wynajem miejsc noclegowych i sali konferencyjnej w hotelu miejskim dla uczestników szkoleń Centrum Szkolenia w Warszawie niniejszym oświadczam, że:... /nazwa Wykonawcy/ nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych....dnia (miejscowość) (podpis i pieczątka osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy) 18

19 Nazwa i adres Wykonawcy ( pieczątka ) Załącznik Nr 5 SIWZ INFORMACJA zgodnie z art. 26 ust. 2d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Wynajem miejsc noclegowych i sali konferencyjnej w hotelu miejskim dla uczestników szkoleń Centrum Szkolenia w Warszawie Niniejszym oświadczam, że podmiot, który reprezentuję.. (nazwa wykonawcy) 1. nie należy* do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331 ze zm.) 2. należy* do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331 ze zm.) - w związku z tym zgodnie z art. 26 ust. 2d ustawy Prawo zamówień publicznych przedstawiam listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej: * Niepotrzebne skreślić /miejscowość, data/ ( podpis i pieczątka osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy) 19

20 . /nazwa i adres Wykonawcy pieczątka/ NIP... PESEL (dla osób fizycznych) Załącznik nr 6 SIWZ Zakład Ubezpieczeń Społecznych II Oddział w Warszawie tel.... fax.... ul. Podskarbińska Warszawa I. Przedmiot oferty i cena oferty FORMULARZ OFERTOWY Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dotyczącego: Wynajem miejsc noclegowych i sali konferencyjnej w hotelu miejskim dla uczestników szkoleń Centrum Szkolenia w Warszawie 1. Oferujemy wykonanie usługi będącej przedmiotem zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia na następujących warunkach cenowych: 1.1. Cena oferty brutto wynosi zł (słownie:.....) wyliczona na podstawie formularza cenowego pkt Formularz cenowy: Szacunkowa ilość: Rodzaj usługi wynajętych miejsc noclegowych - osobodób / dni wynajmu sali konferencyjnej (*) Cena jednostkowa (osobodoby) / jednego dnia wynajmu sali) - brutto w zł Stawka podatku VAT w % Cena całkowita brutto w zł (kol. 2 x kol. 3) Wynajem miejsc noclegowych.. zł. % zł (osobodób) ze śniadaniem Wynajem (dni) sali 6 konferencyjnej.. zł.. % zł Cena oferty brutto (suma cen całkowitych brutto z kol. 5).. zł (*) Zamawiający informuje, iż cena oferty brutto wyliczona przez Wykonawcę będzie brana tylko do oceny/porównania złożonych ofert. Szacunek ten został sporządzony na potrzeby porównania złożonych ofert i nie stanowi zobowiązania Zamawiającego wobec Wykonawcy. Wiążące dla Zamawiającego i Wykonawcy przy realizacji zamówienia są ceny jednostkowe podane w kolumnie 3 Formularza cenowego (Załącznik nr 4 SIWZ). Wartością umowy będzie wysokość środków przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację przedmiotowego zamówienia Rezerwacja miejsc noclegowych oraz sali konferencyjnej odbywać się będzie z wyprzedzeniem. dniowym (wpisać liczbę dni).... (podpis i pieczątka osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy) 20

21 II. Deklarowane warunki realizacji zamówienia 1. Zobowiązujemy się wykonać przedmiot zamówienia zgodnie z jego opisem i terminami podanymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. Za wykonaną usługę będącą przedmiotem zamówienia Wykonawca otrzyma wynagrodzenie zgodnie z warunkami określonymi we wzorze umowy. 3. Hotel, w którym udostępniamy miejsca noclegowe oraz salę konferencyjną: - nazywa (hotelu). - adres - dzielnica. Lokalizacja hotelu musi znajdować się na terenie m.st. Warszawy usytuowanego w granicach administracyjnych Dzielnicy Warszawa Praga Północ lub Warszawa Praga Południe lub Warszawa Śródmieście. 4. Podwykonawcom zamierzamy powierzyć wykonanie zamówienia w całości / części dotyczącej.... (określić odpowiedni zakres lub pozostawić bez wypełniania jeżeli nie dotyczy). III. Oświadczenia 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i zobowiązujemy się do stosowania i ścisłego przestrzegania warunków w niej określonych. 2. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia tj. 30 dni od upływu terminu składania ofert. 3. Oświadczamy, że hotel w którym udostępniamy miejsca noclegowe oraz salę konferencyjną usytuowany jest w granicach administracyjnych Dzielnicy Warszawa Praga Północ lub Warszawa Praga Południe lub Warszawa Śródmieście. 4. Oświadczamy, że akceptujemy wzór Umowy stanowiący Załącznik nr 7 SIWZ i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na podanych warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. IV. Załączniki do Formularza ofertowego (miejscowość, data) (podpis i pieczątka osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy) 21

22 WZÓR Załącznik Nr 7 SIWZ UMOWA NR W dniu r. w Warszawie w wyniku przeprowadzonego postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, została zawarta umowa zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych z dnia r.( znak sprawy: /271/2 /2015/ADG) pomiędzy: ZAKŁADEM UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH II Oddział w Warszawie z siedzibą w Warszawie przy ul. Podskarbińskiej 25 zwanym w treści umowy ZAMAWIAJĄCYM, którego reprezentuje: Dyrektor Oddziału -.. a firmą.. zwaną w treści umowy WYKONAWCĄ, którego reprezentuje:. następującej treści: 1 Przedmiot umowy 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wynajmu: 1) miejsc noclegowych ze śniadaniami (osobodni), 2) sali konferencyjnej w hotelu dla uczestników szkoleń planowych i pozaplanowych (zlecanych przez Centralę ZUS) realizowanych przez Centrum Szkolenia w II Oddziale ZUS w Warszawie. 2. Wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń ZUS noclegi w pokojach dwuosobowych z dwoma oddzielnymi miejscami do spania (bez określenia ilości pokoi), w wyjątkowych sytuacjach pokoje jednoosobowe z łazienkami, wg potrzeb zgłoszonych przez Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązuje się, iż wszystkie pokoje będą wyposażone w łazienki z pełnym węzłem sanitarnym. 4. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia uczestnikom szkoleń śniadań (śniadania wydawane od godz do godz. 9.00) lub zamiast śniadania kolacji (kolacje wydawane od godz do godz ), zgodnie z wymogami Zamawiającego. 5. Wykonawca oświadcza, że posiada możliwość całodziennego wyżywienia. 22

23 6. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie grup do 80 osób przez 5-6 dni w tygodniu. 7. Miejsca noclegowe będą wykorzystywane również podczas sobót i niedziel (w soboty grupy będą wyjeżdżać po zajęciach, a w niedziele - w godzinach wieczornych będą przyjeżdżać na zajęcia). 8. Rezerwacja miejsc noclegowych będzie następować z wyprzedzeniem.. dniowym. 9. Zamawiający zobowiązany jest do poinformowania Wykonawcy na piśmie/mailem o liczbie rezerwowanych miejsc noclegowych, w tym w pokojach jednoosobowych. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość bezpłatnej rezygnacji z wcześniej rezerwowanych miejsc noclegowych z wyprzedzeniem minimum jednej doby na piśmie/mailem. 11. Jeżeli Wykonawca nie będzie w stanie zapewnić miejsc noclegowych na terenie swojego hotelu, zobowiązany jest, po uzgodnieniu z Zamawiającym, do umieszczenia uczestników szkolenia w hotelu o takim samym standardzie i do pokrycia różnicy kosztów z tym związanych. 12. Wykonawca na wniosek Zamawiającego udostępni na terenie hotelu salę konferencyjną na minimum 60 osób, wyposażoną w sprawny sprzęt audiowizualny, wg wymagań Zamawiającego. 13. Rezerwacja sali konferencyjnej będzie następować z wyprzedzeniem. dniowym na piśmie/mailem, z podaniem terminu rezerwacji sali. 14. Zamawiający zastrzega sobie możliwość bezpłatnej rezygnacji z wcześniej rezerwowanej sali na jedną dobę przed określonym terminem. 15. Wykonawca zapewnia miejsca noclegowe w hotelu (dokładna nazwa, adres hotelu oraz dane kontaktowe) Wykonawca gwarantuje, iż hotel posiada kategorię 2 gwiazdek - zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. - w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz.169 ze zm.). 2 Zamówienie uzupełniające Zamawiający dopuszcza możliwość wystąpienia zamówień uzupełniających w rozumieniu art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych. 23

24 3 Nadzór nad realizacją umowy 1. Zamawiający wyznacza do bieżącego kontaktowania się z Wykonawcą przy realizacji umowy swoich pracowników Centrum Szkolenia: p... tel., p.. tel....., 2. Wykonawca wyznacza do bieżącego kontaktowania się z Zamawiającym przy realizacji umowy swoich pracowników: - p... tel., 3. Zmiana osób wyznaczonych do bieżącego kontaktowania się przy realizacji umowy nie stanowi zmiany umowy, natomiast wymaga uprzedniego poinformowania drugiej strony mailem z podaniem danych personalnych i kontaktu. 4 Zasady rozliczeń i warunki płatności 1. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktyczną ilość wykorzystanych miejsc noclegowych przez poszczególne grupy szkoleniowe, wyliczone jako iloczyn ceny brutto jednej osobodoby i ilości faktycznie wykorzystanych osobodób. Cena jednej osobodoby brutto wynosi.. zł (słownie:.. zł) w tym obowiązujący podatek VAT 8 %, zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik do umowy. 2. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktyczne wynajęcie sali konferencyjnej dla grupy szkoleniowej, wyliczonej jako iloczyn ceny brutto jednodniowego wynajmu sali konferencyjnej i liczby dni wynajęcia sali. Cena jednodniowego wynajmu sali konferencyjnej brutto wynosi. zł (słownie:.. zł) w tym obowiązujący podatek VAT 23%, zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik do umowy. 3. Wykonawca przez cały okres obowiązywania umowy zobowiązany jest do utrzymania cen jednostkowych brutto podanych w ust. 1 i 2 oraz naliczania podatku od towarów i usług, zgodnie z przepisami obowiązującymi w dniu wystawienia faktury, z zastrzeżeniem 10 pkt Należność za wykonaną usługę rozliczana będzie na podstawie faktury VAT Wykonawcy wystawionej za każde szkolenie, na podstawie pisemnej rezerwacji i rezygnacji z miejsc noclegowych lub na podstawie pisemnej rezerwacji i rezygnacji z sali konferencyjnej. 24

25 Faktura VAT musi być wystawiona przez Wykonawcę także w przypadku, gdy zakwateruje on osoby w innym hotelu o takim samym standardzie, zgodnie z ceną określoną w ust Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia faktury do siedziby Zamawiającego w ciągu 7 dni od ostatniego dnia pobytu uczestników danego szkolenia w hotelu/ od dnia zakończenia szkolenia w wynajmowanej sali konferencyjnej, na adres podany w ust. 5.2 umowy. 5.1 Dzień sprzedaży powinien być ostatnim dniem pobytu uczestników danej grupy szkoleniowej. 5.2 Za datę dostarczenia faktury Zamawiającemu uważa się datę stempla wpływu do Kancelarii Zamawiającego lub datę stempla placówki pocztowej operatora publicznego. Fakturę należy dostarczyć do Kancelarii Inspektoratu ZUS Praga Północ, ul. 11 Listopada 15 A lub za pośrednictwem poczty przesłać na adres: Zakład Ubezpieczeń Społecznych II Oddział w Warszawie, Centrum Szkolenia, ul. 11 Listopada 15 A, Warszawa. 6. Płatności w ramach niniejszej umowy Zamawiający dokonywać będzie przelewem na konto Wykonawcy podane w fakturze w terminie 30 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. 7. Za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 8. Środki przeznaczone na realizację zamówienia nie mogą przekroczyć kwoty brutto.. zł (słownie:. zł). Zamawiający nie gwarantuje skonsumowania wskazanej kwoty, a Wykonawca nie ma prawa zgłaszać z tego tytułu jakichkolwiek roszczeń. 9. Wyczerpanie środków finansowych wskazanych w ust. 8 powoduje automatyczne rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym, co dotyczy sytuacji skonsumowania środków finansowych, o których mowa w ust. 8 przed upływem terminu związania umową. 10. Z kwoty przypadającej do wypłaty Wykonawcy z tytułu faktury Zamawiający dokona potrącenia naliczonych kar umownych, o których mowa w Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku nienależytego wykonania, bądź nie wykonania przedmiotu umowy i zobowiązany jest do pełnego pokrycia strat. 5 Kary umowne 1. Wykonawca za rozwiązanie umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości zamówienia brutto, określonego w 4 ust. 8 umowy. 25

26 2. Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 500,00 zł za każdy dzień zwłoki, jeżeli Wykonawca nie zakwateruje w wyznaczonym terminie wszystkich osób wskazanych przez Zamawiającego na terenie swojego hotelu lub nie zapewni miejsc o takim samym standardzie w innym hotelu. 3. W przypadku nieprzyjęcia zamówienia na rezerwację miejsc noclegowych lub nie zakwaterowania osób w innym hotelu zgodnie z 1 ust. 11 umowy, niezależnie od kary przewidzianej w ust. 2, Zamawiający może samodzielnie wskazać hotel i zakwaterować tam uczestników. Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia różnicy między kosztami zakwaterowania grupy przez Zamawiającego w innym hotelu o takim samym standardzie, a kosztami zakwaterowania tej grupy określonymi w 4 ust.1 umowy. 4. W przypadku nie zapewnienia śniadania lub kolacji w terminie określonym w 1 ust. 4 umowy Zamawiający może naliczyć karę umowną w wysokości 20,00 zł od osoby. 5. Za niedostarczenie Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT rozliczającej daną usługę w terminie podanym w 4 ust. 5 umowy Zamawiający może naliczać karę umowną w wysokości 20,00 zł za każdy dzień zwłoki. 6. W przypadku zwłoki w dokonaniu płatności Wykonawca może obciążyć Zamawiającego ustawowymi odsetkami. 7. Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego kary umowne na zasadach ogólnych. 6 Obowiązywanie umowy 1. Umowa obowiązuje od daty podpisania umowy, tj. od dnia do dnia r. z zastrzeżeniem 4 ust. 9 umowy. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym w przypadku: 1) dwukrotnego niezakwaterowania uczestników szkoleń z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, z zastrzeżeniem prawa Zamawiającego do naliczenia kary umownej, o której mowa w 5 ust. 1 umowy, 2) wyczerpania środków finansowych przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację zamówienia, zgodnie z 4 ust. 9 umowy. 3. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy; odstąpienie od umowy może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach w tym przypadku Wykonawca może żądać jedynie zapłaty z tytułu wykonania części umowy. 26

27 7 Cesja Wykonawca nie może dokonać cesji praw wynikających z niniejszej umowy, a w szczególności wynagrodzenia na osoby trzecie, bez pisemnej zgody Zamawiającego. 8 Dane Zamawiającego 1. Dane Zamawiającego do korespondencji: Zakład Ubezpieczeń Społecznych II Oddział w Warszawie Centrum Szkolenia ul. 11-go Listopada 15A Warszawa 2. Dane Zamawiającego do wystawienia faktury: 1) dotyczącej szkoleń planowych: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Warszawa ul. Szamocka 3, 5 II Oddział w Warszawie Warszawa, ul. Podskarbińska 25 NIP ) dotyczącej szkoleń pozaplanowych zlecanych przez Centralę ZUS: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Warszawa ul. Szamocka 3, 5 NIP ) dotyczące sali konferencyjnej: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Warszawa ul. Szamocka 3, 5 II Oddział w Warszawie Warszawa, ul. Podskarbińska 25 NIP Pozostałe zobowiązania Stron 1. Wszelkie zawiadomienia pomiędzy stronami będą dokonywane na piśmie i będą uznane za doręczone, jeżeli zostaną doręczone osobiście, pocztą kurierską, listem poleconym lub mailem pod adres wskazany w umowie. 2. Wykonawca musi powiadomić Zamawiającego o każdej zmianie danych zawartych w umowie, w szczególności zaś adresu siedziby firmy, a także wszelkich innych zmianach w prowadzonej działalności gospodarczej mających wpływ na realizację zamówienia. 27

28 3. W przypadku gdy Zamawiający nie zostanie poinformowany o zmianie adresu, maila Wykonawcy, korespondencja skierowana pod ostatni znany mu adres, mail, będzie uważana za doręczoną i wywołującą wszystkie skutki określone niniejszą umową. W szczególności dotyczy to sytuacji gdy korespondencja zostanie zwrócona z adnotacją poczty adresat nieznany, nie podjęto w terminie itp.. 10 Zmiana umowy 1. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za każde wynajęte miejsce noclegowe może ulec zmianie, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2 i 3, w przypadku zmiany: 1) stawki podatku od towarów i usług (VAT), 2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2012 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. Nr 200, poz z 2014 r. nr 240 poz oraz z 2015 r. nr 157 poz. 1314), 3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę. 2. W przypadku zmiany przepisów, o których mowa w ust. 1 skutkujących zmianą kosztów wykonania Przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, każda ze stron Umowy, w terminie 30 dni od daty wejścia w życie przepisów wprowadzających te zmiany, może wystąpić do drugiej strony o przeprowadzenie negocjacji w sprawie dokonania odpowiedniej zmiany w wysokości stawek za wynajem miejsc noclegowych, co wpłynie na wysokość wynagrodzenia. 3. Podstawą do przeprowadzenia negocjacji, o których mowa w ust. 2, będzie przedstawiana każdorazowo Zamawiającemu kalkulacja kosztów Wykonawcy, uwzględniająca wpływ wejścia w życie przepisów dokonujących te zmiany na koszty wykonania Przedmiotu Umowy przez Zamawiającego, w terminie 7 dni od otrzymania żądania. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian umowy w związku z działaniem siły wyższej, w szczególności mającej na celu usunięcie skutków działania tej siły oraz wynikłymi z tego powodu opóźnieniami w realizacji zamówienia. 5. Zmiana postanowień umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 6. Z wnioskiem o zmianę postanowień umowy może wystąpić zarówno Wykonawca, jak i Zamawiający. 7. Zmiany o charakterze formalnym nie mające wpływu na warunki realizacji umowy (m.in. zmiany adresowe, kontaktowe) nie stanowią zmiany umowy i nie wymagają aneksu. Powyższe zmiany dokonywane będą w formie zawiadomień. 28