Umowa nr. (istotne postanowienia)

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Umowa nr. (istotne postanowienia) Zawarta w dniu. w Warszawie pomiędzy: Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, z siedzibą w Warszawie, al. Jana Pawła II 13, Warszawa, NIP , reprezentowanym przez:.. zwanym dalej Zamawiającym, a siedzibą w.. REGON, NIP:, reprezentowanym/ą przez:.. zwanym/ą dalej Wykonawcą, łącznie zwanych Stronami, w następstwie wyboru oferty na świadczenie usług polegających na wykonywaniu funkcji Inspektora Ochrony Danych w Państwowym Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na zasadach opisanych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej RODO) oraz w innych obowiązujących krajowych przepisach prawa z zakresu ochrony danych osobowych, została zawarta umowa (zwana dalej umową) o następującej treści: Przedmiot umowy Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług polegających na wykonywaniu funkcji Inspektora Ochrony Danych w Państwowym Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na zasadach opisanych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej RODO) oraz w innych obowiązujących krajowych przepisach prawa z zakresu ochrony danych osobowych. 1

2 2. Umowa obejmuje świadczenie usług przez Inspektora Ochrony Danych zarówno w zakresie działalności Biura Zamawiającego, jak i wszystkich jego jednostek organizacyjnych w Polsce. 3. Usługi, o których mowa w ust 2 świadczone będą w formie dyżurów realizowanych przez jeden dzień roboczy każdego tygodnia w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, w al. Jana Pawła II 13, w wymiarze 8 godzin w przedziale czasowym od do oraz przez pozostałe dni robocze tygodnia w formie konsultacji, porad, poprzez kontakt telefoniczny i bez ograniczeń. 4. W trakcie realizacji usług sposób ich świadczenia może ulec zmianie, stosownie do uzgodnień Stron potwierdzonych na piśmie w formie aneksu do umowy. 5. Wykonawca oświadcza, że : - spełnia warunki prawne, organizacyjne i techniczne niezbędne do realizacji przedmiotu umowy, w szczególności wymagania określone w punkcie opisu przedmiotu zamówienia, - posiada kwalifikacje zawodowe lub dysponuje osobami posiadającymi wymagane kwalifikacje zawodowe, w szczególności fachową wiedzę na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętność wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39 RODO, - posiada ważną polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy na kwotę nie niższą niż ,- zł (słownie: pięć milionów złotych) i zobowiązuje się zachować aktualność ww. ubezpieczenia w okresie obowiązywania umowy. 6. Wykonawca gwarantuje w pełni profesjonalny charakter świadczonych usług, zapewniając właściwy poziom ochrony danych osobowych przetwarzanych u Zamawiającego. 7. Zakres zadań Inspektora Ochrony Danych w ramach realizacji przedmiotu umowy określonego w 1 ust 1 obejmuje w szczególności : 1) informowanie administratora (lub podmiotu przetwarzającego) oraz pracowników Zamawiającego, którzy przetwarzają dane osobowe o spoczywających na nich obowiązkach wynikających z RODO oraz innych przepisów o ochronie danych osobowych i doradzanie im w tym zakresie; 2) monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych u Zamawiającego poprzez wykonywanie audytów, sprawozdań i kontroli, zgodnie z przyjętymi przez Administratora Danych planami w tym zakresie; 3) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania, zgodnie z art. 35 RODO ; 4) nadzorowanie opracowywania, tworzenia i aktualizacji regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych; 5) opiniowanie stosowanych u Zamawiającego klauzul umownych, projektów umów powierzania przetwarzania danych osobowych; 6) opracowywanie opinii/wystąpień dla Administratora Danych, w zakresie realizowanych procesów, związanych z przetwarzaniem danych; 7) udzielanie niezbędnych zaleceń w zakresie ochrony danych osobowych oraz monitorowanie ich wykonania; 2

3 8) przeprowadzanie szkoleń dla pracowników Zamawiającego w zakresie ochrony danych osobowych w rozmiarze co najmniej 1 cyklu szkoleniowego w ciągu roku oraz w zależności od potrzeb; 9) współpraca z organem nadzorczym ds. ochrony danych osobowych; 10) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami; 11) prowadzenie dokumentacji przetwarzania danych osobowych, w tym prowadzenie i aktualizacja : -rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, - rejestru kategorii przetwarzania danych osobowych, - rejestru upoważnień do przetwarzania danych osobowych, - rejestru umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, - rejestru naruszeń przetwarzania danych osobowych; 12) rozpatrywanie zapytań i skarg osób, których dane dotyczą; 13) zatwierdzanie wniosków oraz nadawanie upoważnień z zakresu przetwarzania danych osobowych w imieniu Administratora Danych Osobowych; 14) zgłoszenia naruszeń oraz przeprowadzanie wewnętrznych postępowań wyjaśniających w przypadku powstałych naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych oraz ich ewidencjonowanie; 15) prowadzenie DPIA; 16) doradztwo w toku postępowań kontrolnych, w tym bieżące wsparcie w przypadku przeprowadzania kontroli przez UODO oraz pomoc we wdrożeniu ewentualnych zaleceń pokontrolnych; 17) nadzór nad procesem powierzania danych osobowych zewnętrznym podmiotom; Współdziałanie Stron Zamawiający zobowiązuje się do ścisłego współdziałania z Wykonawcą w celu realizacji postanowień niniejszej umowy, a przede wszystkim zobowiązuje się udzielać Wykonawcy wszelkich informacji i danych niezbędnych do realizacji celu umowy. 2. Zamawiający, po uprzednim uzgodnieniu terminu, udostępni Wykonawcy urządzenia i umożliwi dostęp do systemów informatycznych zawierających dane osobowe, o ile nie będzie to sprzeczne z przepisami prawa oraz jeżeli jest to niezbędne do prawidłowego wykonania umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do ścisłego współdziałania z Zamawiającym i dołożenia największej staranności przy realizacji zleconych mu usług. 4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe u Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych w okresie obowiązywania niniejszej umowy. 5. Wykonawca w trakcie trwania umowy będzie przedstawiał Zamawiającemu comiesięczny pisemny raport z wykonania niniejszej umowy. 3

4 6. Wykonawca nie ma prawa powierzenia wykonywania niniejszej umowy innej osobie bądź innemu podmiotowi bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. Naruszenie tego obowiązku przez Wykonawcę skutkuje powstaniem po stronie Zamawiającego uprawnienia do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. Do rozwiązania umowy w tym trybie stosuje się odpowiednio zapis 8 ust Wykonawca nie może dokonać cesji praw wynikających z niniejszej umowy bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. 8. W związku z koniecznością powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy Zamawiający powierza, w Wykonawca przyjmuje do przetwarzania dane osobowe w zakresie podglądu we wszystkie zbiory danych osobowych przetwarzanych u Zamawiającego. 9. Dane osobowe, o których mowa w ust 8 zostają powierzone Wykonawcy do przetwarzania na podstawie art. 6 ust 1 lit c RODO w celu wykonania obowiązku wynikającego z art. 37 ust 1 a RODO. 10. Szczegółowe zasady i zakres powierzenia przetwarzania danych przez Wykonawcę, Strony określą w odrębnej umowie. 11. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności identyfikujące go dane, przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, która podlega udostępnianiu w trybie tej ustawy. 12. Wykonawca na żądanie Zamawiającego zobowiązany jest umożliwić Zamawiającemu przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych. Wynagrodzenie Wykonawcy i sposób rozliczenia umowy Wykonawcy za wykonanie usług, określonych w 1 niniejszej umowy, przysługuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości:. zł brutto (słownie:. brutto), w tym należny podatek VAT w kwocie.. zł (słownie:....) 2. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT. 3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 płatne będzie na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę na wskazany rachunek bankowy, w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury VAT przez Zmawiającego, prawidłowo wystawionej na : Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych al. Jana Pawła II Warszawa NIP Wynagrodzenie, o którym mowa w ust 1. zostanie wypłacone po stwierdzeniu wykonania umowy i po protokolarnym odbiorze wykonanych w danym miesiącu usług przez Zamawiającego wraz z comiesięcznym raportem, o którym mowa w 2 ust. 5. Odbiór usług nastąpi przez podpisanie protokołu przyjęcia bez zastrzeżeń przedmiotu umowy wraz z raportem. 4

5 5. W przypadku zwłoki w wypłacie należności określonej w ust 1 Wykonawcy przysługują odsetki za opóźnienie w wysokości ustawowej liczone od kwoty zaległości brutto za każdy dzień zwłoki. Tajemnica danych 4. Wykonawca zapewnia i gwarantuje, że wszelkie dane i informacje uzyskane w związku z wykonaniem niniejszej umowy, zarówno dotyczące ochrony danych osobowych, jak i działalności Zamawiającego, w szczególności dotyczące stanu, organizacji i interesów Zamawiającego nie zostaną ujawnione, udostępnione lub upublicznione ani w części, ani w całości, bez pisemnej zgody Zamawiającego, o ile nie wynika to z niniejszej umowy lub nie służy jej realizacji. Zobowiązanie to pozostaje w mocy także po wykonaniu umowy, jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, bez ograniczenia w czasie. 5. Wszelkie dokumenty, ich kopie i odpisy przekazane przez Zamawiającego Wykonawcy, w trakcie trwania niniejszej umowy, zostaną po zakończeniu umowy zwrócone Zamawiającemu przez Wykonawcę. Kary umowne 6 1. Z tytułu nienależytego wykonania umowy, polegającego na naruszeniu przez Wykonawcę obowiązku realizacji poszczególnych zadań Inspektora Ochrony Danych określonych w 1 ust 7 oraz obowiązków spoczywających na Wykonawcy w zakresie współdziałania z Zamawiającym, określonych w 2 ust 3, 5, 6 Zamawiający może żądać od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości..% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 3 ust 1 umowy za każdy z przypadków takiego nienależytego wykonania umowy odrębnie. 2. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę obowiązku posiadania w okresie obowiązywania niniejszej umowy ważnej i aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy na kwotę nie niższą niż ,- zł (słownie: pięć milionów złotych), Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości...% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 3 ust 1 umowy. 3. Zamawiający ma prawo dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przenoszącego kwotę zastrzeżonej kary umownej. 4. Kwoty kar umownych i należnego Zamawiającemu odszkodowania mogą być przez Zamawiającego potrącane z wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w 3 ust 1 umowy. Prawa autorskie 7 1. Wszelkie dokumenty dostarczone przez Wykonawcę Zamawiającemu w ramach wykonywania przedmiotu niniejszej umowy stanowią utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 5

6 2. Wykonawca przenosi na Zamawiającego, a Zamawiający nabywa autorskie prawa majątkowe do utworów, o których mowa w ust 1. na wszystkich polach eksploatacji znanych w dniu zawarcia niniejszej umowy, w szczególności zaś obejmujących: - wykorzystywanie, utrwalanie, zwielokrotnianie i przesyłanie w całości lub w części, dowolnymi środkami i na dowolnych nośnikach danych, - przystosowywanie, rozbudowę, zmiany, w tym uzupełnienia, skracanie, przeróbki oraz sporządzanie nowej wersji, - rozpowszechnianie we własnym zakresie przy pomocy dowolnych nośników informacji. Czas obowiązywania umowy, jej rozwiązywanie i wygaśnięcie 1. Niniejszą umowę zawarto na czas ściśle określony w okresie r Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. 3. W przypadku rażącego naruszenia istotnych postanowień niniejszej umowy, Zamawiający może rozwiązać umowę w każdym czasie, bez potrzeby uprzedniego wzywania Wykonawcy do jej należytego wykonania w całości lub w części, czy też wyznaczania mu w tym celu dodatkowego terminu. W przypadku rozwiązania umowy na podstawie niniejszego zapisu, Zamawiający będzie zwolniony z obowiązku zapłaty na rzecz Wykonawcy jakiegokolwiek wynagrodzenia. 4. Niniejsza umowa wygasa z ostatnim dniem, na który została zawarta. Prawo właściwe, rozstrzyganie sporów. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umowa mają zastosowanie przepisy zawarte w Kodeksie Cywilnym Spory mogące wyniknąć w trakcie realizacji niniejszej umowy rozpatrywać będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 6

7 Zmiana umowy i porozumienia dodatkowe. 11. Wszelkie zmiany niniejszej umowy lub porozumienia dodatkowe wymagają formy pisemnej w postaci aneksu sygnowanego przez obie strony umowy, pod rygorem nieważności. Umowa niniejsza wchodzi w życie z dniem jej podpisania. Postanowienia końcowe Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 7