REGULAMIN KONFERENCJI Forum Inicjatyw Społecznych

Transkrypt

1 REGULAMIN KONFERENCJI Forum Inicjatyw Społecznych 1 Postanowienia ogólne 1. Regulamin określa warunki uczestnictwa w konferencji pod nazwą Forum Inicjatyw Społecznych organizowanego przez Fundację Kaliski Inkubator Przedsiębiorczości w dniu 22 listopada 2018 r. w godz. 17:00-20:00 2. Jeżeli w treści Regulaminu wprost nie zastrzeżono, odmiennie wymienione niżej pojęcia mają następującej znaczenie: Formularz zgłoszeniowy oznacza dostępny na stronie internetowej: formularz, za pomocą którego następuje Rejestracja; Konferencja/wydarzenie oznacza organizowaną przez Organizatora konferencję, której dotyczy Rejestracja; więcej informacji o konferencji w tym informacja o terminie, w którym ma się ona odbyć, dostępne jest na stronie internetowej pod linkiem Organizator oznacza Fundację Kaliski Inkubator Przedsiębiorczości, z siedzibą w Kaliszu przy ul. Częstochowskiej 25, Kalisz, NIP , REGON , wpisaną do rejestru stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem , numer telefonu: , adres sekretariat@kip.kalisz.pl; Potwierdzenie udziału w Konferencji informacja, wysyłana przez Organizatora do Uczestnika na adresy wskazane w Formularzu zgłoszeniowym, kończąca proces Rejestracji; Regulamin oznacza niniejszy regulamin; Rejestracja proces zgłaszania Uczestnika do udziału w konferencji; Uczestnik osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ma wziąć udział w Konferencji i w odniesieniu do której został wypełniony Formularz zgłoszeniowy. 3. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczna z akceptacją warunków Regulaminu. 2 Rejestracja 1. Rejestracja następuje poprzez wypełnienie i przesłanie Formularza zgłoszeniowego. 2. Rejestracji można dokonać najpóźniej do dnia 15 listopada 2018 r., chyba że Organizator zdecyduje o przedłużeniu terminu, o czym poinformuje na stronie internetowej 1

2 3. Udział w Konferencji jest bezpłatny. 4. Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji wizualnej w formie fotograficznej i zapisów w formie video z części lub całości przebiegu Konferencji na potrzeby dokumentacji, promocji, marketingu i relacji z wydarzenia, w tym także w celach sprawozdawczych na rzecz Samorządu Województwa Wielkopolskiego oraz Narodowego Instytutu Wolności Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego. 3 Potwierdzenie udziału w Konferencji 1. Organizator wysyła Potwierdzenie udziału w Konferencji jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki: a) Organizator otrzymał prawidłowo wypełniony Formularz zgłoszeniowy; b) limit wolnych miejsc na udział w Konferencji nie jest wyczerpany. 2. W przypadku większej liczby zgłoszeń niż liczba miejsc przewidzianych dla Uczestników, o zapisaniu na Konferencję decydować będzie kolejność zgłoszeń począwszy od zgłoszeń złożonych w terminie najwcześniejszym. 4 Obowiązki Uczestnika 1. Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się treścią przedmiotowego Regulaminu oraz przestrzegać jego warunków. 2. Organizator nie udziela Uczestnikowi licencji na utrwalanie, ani późniejsze odtwarzanie lub rozpowszechnianie całości prelekcji lub ich części. 5 Zmiany w programie Konferencji 1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Konferencji, tj. m.in. prelegentów, tematów i godzin prelekcji, jak również miejsca przeprowadzenia Konferencji. 2. Organizator poinformuje Uczestników o zmianach o których mowa w ust. 1 za pomocą komunikatów, które będą dostępne na stronie internetowej: 6 Ochrona danych osobowych Informacja Fundacji Kaliski Inkubator Przedsiębiorczości dotycząca przetwarzania danych osobowych. 1. Administratorem Danych Osobowych (Administrator) jest Fundacja Kaliski Inkubator Przedsiębiorczości z siedzibą w Kaliszu, ul. Częstochowska 25, Kalisz. 2

3 2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w formie korespondencji klasycznej na wskazany w ust. 1 adres Administratora, lub mailowo na adres iod@kip.kalisz.pl. 3. Cel przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania: Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie przesłanek wynikających z art. 6 ust. 1 litera b), litera c) oraz litera f) Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. nr 2016/679 (RODO) w szczególności: a) w celu zawarcia, wykonania, rozwiązania umowy lub wykonania usługi polegających na zorganizowaniu i moderowaniu wydarzenia konferencji, oraz innych czynności prawnych w tym zakresie dotyczy to wszystkich czynności przygotowawczych poprzedzających zawarcie umowy, w tym analizy jak i czynności w procesie zawierania umowy, wykonywania lub rozwiązywania umowy lub inne czynności związane z umową (np. pełnomocnictwa), związane z obsługą uczestnika Konferencji, którego dane osobowe są przetwarzane na podstawie umowy z Administratorem w związku z udziałem w wydarzeniu Konferencji; b) w celu wykonania czynności stosownie do zgody udzielonej przez osobę, której dane dotyczą; c) w celu wykonywania zadań w interesie publicznym w zakresie wynikającym z przepisów prawa; d) w celu wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych w terminie i formie przewidzianej przez prawo celem rozliczenia Fundacji względem podmiotu publicznego finansującego Konferencję; e) ustalenia, obrony i ewentualnego dochodzenia roszczeń Fundacji lub osoby, której dane dotyczą; f) tworzenia analiz, zestawień i statystyk na potrzeby wewnętrzne Administratora; g) w pozostałych celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą i społeczną oraz do wypełniania prawnie usprawiedliwionych celów Fundacji, w tym promocji i marketingu, z uwzględnieniem promocji wydarzenia za pomocą dostępnych Administratorowi źródeł internetowych ze szczególnym uwzględnieniem facebookowego profilu Fundacji oraz innych portali społecznościowych wykorzystywanych do statutowych celów Fundacji Administratora. 4. Podanie przez Uczestnika, którego dane dotyczą, danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne w celu realizacji zgłoszenia i uczestnictwa w Konferencji. 5. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych: przetwarzane są dane zwykłe niezbędne do celów realizacji umowy i udziału w Konferencji w szczególności: imię, nazwisko, numer telefonu, adres , rejestrację i utrwalenie wizerunku w formie zdjęć i nagrań filmowych w związku z 2 ust. 4. 3

4 6. Dane osobowe będą pobierane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, a z którymi Administrator zawiera umowę na uczestnictwo w wydarzeniu. 7. Dane osobowe będą przetwarzane: a) przez czas niezbędny do realizacji celów Konferencji w tym promocji wydarzenia i działalności Administratora oraz czas niezbędny do rozliczenia Konferencji z podmiotem finansującym. W przypadku rozwiązania umowy Administrator będzie przechowywał dane przez czas określony możliwością dochodzenia roszczeń z tytułu umowy; b) do czasu cofnięcia zgody w przypadku danych osobowych pozyskanych na podstawie zgody. 8. Prawa osoby, której dane są przetwarzane przez Fundację Kaliski Inkubator Przedsiębiorczości. Osoba ma prawo do: a) żądania dostępu do swoich danych osobowych; b) sprostowania danych osobowych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym; c) usunięcia danych przetwarzanych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych; d) wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania; e) cofnięcia wszystkich lub niektórych zgód dotyczących przetwarzania danych lub przetwarzania określonych danych; f) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (od dnia 25 maja 2018r.), gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Klienta narusza Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. nr 2016/679 o ile nie zachodzą przesłanki dalszego przetwarzania danych osobowych przez Administratora, w szczególności w związku z trwaniem celu przetwarzania. 9. Odbiorcami danych mogą być: a) Partnerzy współpracujący z Administratorem, wymienieni na stronie internetowej Administratora; b) Podwykonawcy wspierający wykonanie usług Administratora w celu realizacji wydarzenia; c) podmioty świadczące nam usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, agencjom badawczym działającym na nasze zlecenie; d) podmioty współpracujące z nami przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych prawnych w zakresie w jakim staną się administratorami danych. 10. Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Profilowanie polegało będzie na ewentualnym zaproponowaniu osobie produktów/usług najlepiej dopasowanych, jednak decyzje wiążące nie będą zautomatyzowane. 4

5 7 Finansowanie Wydarzenie jest współfinansowane ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich oraz ze środków Samorządu Województwa Wielkopolskiego. 8 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy prawa polskiego. 2. Sądem właściwym dla sporów wynikłych z umowy jest sąd właściwy dla siedziby Organizatora. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie. 4. Organizator poinformuje Uczestnika o zmianach, o których mowa w ust. 3 za pomocą poczty elektronicznej na adresy wskazane w Formularzu zgłoszeniowym. 5. Regulamin jest dostępny w siedzibie Fundacji Kaliski Inkubator Przedsiębiorczości oraz pod linkiem 6. Regulamin wchodzi w życie z dniem r. 5