NAJWYZSZA IZBA KONTROLI. Delegatura,w todzi WYST4PIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 NAJWYZSZA IZBA KONTROLI Delegatura,w todzi RPU/UB210/2015 p Data: i LLO P/15/010 WYST4PIENIE POKONTROLNE LODZKI URZAD WOJEWODZKI W LODZI i'laf-jcflaria NAJWYZSZA IZBA KONTROLI Delegatura w todzi ul. Kiliriskiego 210, Lod? T , F llo@nik!gov.pl Data wplyiyu: UL. PIOTRKQVvSKA 104, L6DZ L- dzicimika

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytui kontroli P/15/010 - Zlecanie podstawowych zadaii organow wladzy publicznej. Kontrol^obj^to okres (I polowa). Jednostka przeprowadzajqca kontrol^ Najwyzsza Izba Kontroli Delegatura w Lodzi Kontrolerzy 1. Maria Slufik-Wojtera, glowny specjalista kontroli pahstwowej, upowaznienie do kontroli nr zdnia r. 2. Ryszard Adamiec, gtowny specjalista kontroli pahstwowej, upowaznienie do kontroli nr z dnia r. (dowod: akta kontroli str. 14) Jednostka kontrolowana Lodzki Urz^d Wojewodzki w Lodzi (dalej LUW lub Urz^d), ul, Piotrkowska 104, Lodz Kierownik jednostki kontrolowanej Jolanta Chelmihska, Wojewoda Lodzki (dowod: akta kontroli str, 5) II. Ocena kontrolowanej dziatalnosci Ocena ogolna Uzasadnienie oceny ogolnej Najwyzsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie^ dziaialnosc kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. Zlecone zadania nalezaly do zadah publicznych i zakresu dziatania Urz?du2. Srodki na wynagrodzenia wyplacone z tego tytulu byiy zabezpieczone w planach finansowych, a ich wartosc byta niewielka w porownaniu z wielkosci^ wynagrodzeh wynikaj^cych z umow o prac?. Umowy zostaly prawidlpwo wykonane oraz rozliczone. W ocenie NIK istotny wplyw na t? sytuacj? mialy obowiqzujqce wluw procedury/mechanizmy kontroli i polityki zlecania zadah, ktore byly prawidlowo opracowane, wdrozone i stosowane. III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Zaprojektowanie i wdrozenie obowi^zuj^cych w Urz^dzie procedur/mechanizmow kontroli i polityki zlecania zadah Opis stanu faktycznego 1.1. Wojewoda Lodzki zarz^dzeniem Nr 92/2011 z dnia 29 marca 2011 r. ze zm. wprowadzil do stosowania Polityk? Zarz^dzania Ryzykiem dia Lodzkiego Urz^du Wojewodzkiego w Lodzi w celu usprawnienia procesu zarz^dzania we wszystklch zidentyfikowanych obszarach dzialania tego Urz^du. (dowod: akta kontroli str i 150) 'Najwyzsza Izba Kontroli stosuje 3-stopniow^ skal? ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidlowosci, negatywna. ' W kilku przypadkacji do zakresu dzialania jednostki dzialaj^cej przy Wojewodzie Lodzkim.

3 W okresie obj^tym niniejsz^ kontrol^ NIK, w procesie zarz^dzania ryzykiem. w LUW nie rozpoznano ryzyka wyst^ienia nieprawidtowosci w zakresie zlecania zadah^. W zwi^zku z tym nie anatizowano prawdopodobiehstwa ich wystcipienia. (dowod: akta kontroli str ) Dyrektor Generalny LUW oraz Dyrektorzy: Wydziatu Polityki Spofecznej (WPS) i Wydzialu Infrastruktury Urz^du (Wl), reprezentuj^cy Wojewod^ Lodzkiego przy zawieraniu umow cywilnoprawnych na realizacj? kolejno: zadania pn. Karta Duzej Rodziny, zadah DrzvDisanvch przypisanych Wojewodzkiemu Zespolowi ds., Orzekania 0 Niepefnosprawnosci (WZON) oraz utworzenia testow egzaminacyjnych dia kandydatow na instruktorow i wykladowcow nauki jazdy wyjasnili, iz ryzyko dotycz^ce umow cywilnoprawnych analizowane bylo przed zawarciem tych umow. W przypadku umow na realizacj? zleconego zadania pn. Karta Duzej Rodziny stwierdzono, iz giownym zagrozeniem wykonania umow mogfa bye choroba pracownika lub inne zdarzenia uniemozliwiaj^ce wykonanie powierzonego zadania. DIatego tez ustalono, iz konieczna jest w tym przypadku scisia wspolpraca osob wykonuj^cych zadanie i ich wzajemna zast^powalnosc w przypadku nieobecnosci ktoregokolwiek z pracownikow, z ktorymi zawarto umowy. W przypadku umow z zakresu wlasciwosci rzeczowej \^ZON przed zawarciem umow cywilnoprawnych analizowano ryzyko dotycz^ce tych umow pod k^tem terminowosci i ci^losci realizowania zadania, jakim jest- wydawanie orzeczeh o niepelnosprawnosci. przeprowadzanie badah specjalistycznych dia potrzeb orzekania 0 niepelnosprawnosci i stopniu niepelnosprawnosci oraz prowadzenie kontroli powiatowych zespdow do spraw orzekania o niepelnosprawnosci. W zwi^zku z tym umowy zawarte zostaly ze scisle okreslon^ grup^ specjalistow, posiadaj^cych stosowne kwalifikacje i uprawnienia. Przeprowadzano rowniez szczegolowe analizy dotycz^ce ryzyka zwi^zanego z realizacj^ umow na wykonywanie testow egzaminacyjnych dia kandydatow na instruktorow i wykladowcow nauki jazdy wraz z arkuszem odpowiedzi. (dowod: akta kontroli str ) W LUW okreslone zostafy procedury zlecania zadah podstawowych Urz^du. W przypadku zadania pn. Karta Duzej Rodziny procedury ustalone zostaly na spotkaniu Dyrektora WPS z pracownikami przewidzianymi do realizacji tego zadania. W trakcie spotkania okreslono zakres zadah do zlecenia, ktore b?d^ realizowane przez trzy komorki ww! Wydzialu i wyznaczono komork? koordynuj^c^. W przypadku zlecania opracowania testow egzaminacyjnych dia instruktorow jazdy procedury okreslone zostaly zarz^dzeniem Nr 101/2013 Wojewody Lodzkiego z dnia 22 kwietnia 2013 r. w sprawie powolania Komisji Egzaminacyjnej dia sprawdzenia kwalifikacji kandydatow na instruktorow /.../, z ktorego wynikab m.in., ze do obowi^zkow przewodnicz^cego ww. Komisji nalezalo pisemne zlecenie opracowania testow egzaminacyjiych. Zgod^ na opracowywanie takich testow przez pracownika Urz^du w ramach dodatkowego zatrudnienia udzielil Dyrektor Generalny Urz^du pismem z dnia 29 listopada 2007 r, W przypadku zadah dotycz^cych kompetencji WZON procedury takie okreslone zostaly w zarz^dzeniu Nr 92/2008 Wojewody Lodzkiego z dnia 20 marca 2008 r. w sprawie powolania takiego Zespolu. Osoby uprawnione/upowaznione do skladania wnioskow o zlecenia ww. zadah okreslone zostaly zarzcidzeniem Nr 10/2014 Dyrektora Generalnego LUW z 24 kwietnia 2014 r. w sprawie procedur wewn^trznych udzielania zamowieh publicznych w LUW. W zarz^dzeniu tym wskazano zakres upowaznieh osob odpowiedzialnych za prawidtow^ realizacji zasad i trybu zawierania umow 3 Wg stanu na oraz na 30,09.

4 Ustalone nieprawidiowosci Ocena czqstkowa cywilnoprawnych oraz ustalono wymogi dotycz^ce zawartosci wniosku o zlecenie zadania. W dokumencie tym przewidziano koniecznosc weryfikacji i zatwierdzania wnioskow przez upowaznion^ osob?, a wymog weryfikacji obejmowal analiz^ celowosci zlecenia zadania i kalkulacji kosztow pod k^tem gospodarnosci planowanych do poniesienia wydatkow. Wskazano w nim rowniez osoby upowaznione do podpisywania umow oraz wymagania co do ich tresci. W LUW obowi^zywal wymog potwierdzenia wlasciwego wykonania zakresu zadania, ktore bylo warunkiem dokonania zaplaty. Wprowadzono rowniez obowi^zek prowadzenia rejestru umow cywilnoprawnych oraz okreslono zasady monitorowania i realizacji zlecanych zadah. (dow6d: akta kontroli str ) W LUW tryb i zasady zlecania zadah oraz obowi^zki i uprawntenia kierownikow komorek organizacyjnych i pracownikow w tym zakresie okreslono m.in. wprocedurach wewn^trznych udzielania zamowieh publicznych w lodzkim Urz^dzie Wojewodzkim w Lodzi^ zasadach i procedurach realizacji zadah stuzb finansowo-ksi^gowych LUW - dysponenta III stopnia cz^sci budzetowej 85/10-wojew6dztwo iodzkie^, instrukcji obiegu i kontroli dokumentow (dowodow ksi^gowych) w LUW^, zasadach kontroli zarz^dczej^. (dowod: akta kontroli str i , ) Przyj^te w Urz^dzie procedury zarz^dzania ryzykiem, zastosowane przez komorki organizacyjne Urz^du przed zawarciem umow cywilnoprawnych obj^tych badaniem NIK, umozliwity rozpoznanie ryzyka zwi^zanego z ww. umowami. Wzwi^zku z przeprowadzonymi analizami prawdopodobiehstwa rozpoznanych ryzyk, zaplanowane zostaiy dzialania majqce na celu ich zmniejszenie. (dowod: akta kontroli str. 6-30,150, ) Przyj^te w Urz^dzie mechanizmy kontroli zarzetdczej w zakresie zlecania zadah zostaiy prawidlowo zaprojektowane i stosowane w okresie obj^tym kontrol^. (dowod: akta kontroli str. 6-32, , , , ) Zespoi Audytu Wewn^trznego w LUW w 2014 r. oraz w I polroczu 2015 r. nie przeprowadzil zadania audytowego w zakresie zlecania podstawowych zadah organow wladzy pahstwowej, poniewaz plan audytu na ww. lata, sporz^dzony na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka, nie obejmowal ww. obszam. (dowod:.akta kontroli str. 355) 1.2. Stosowane w LUW procedury i zasady zlecania zadan wskazywaly na koniecznosc przeprowadzania analiz potrzeb Urz^du w tym zakresie m.in. w zwi^zku z opracowywaniem zaiozeh planu finansowego, skladaniem wnioskow 0 wyrazenie zgody na realizacji zamowienia publicznego, opracowaniem projektow umow zleceh. Analizy takie ograniczaly ryzyko wyst^ienia nieprawidiowosci. (dowod: akta kontroli str , , , , , , ) W dzialalnosci kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyzej zakresie nie stwierdzono nieprawidiowosci. Najwyzsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie dzialalnosc kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. ' Procedury prowadzono zarzqdzeniami Dyreklora Generalnego LUW Nr 10/ dnia 24 kwietnia 2014 r. oraz Nr 2/2015 2dnia4 lutego 2015 r. ^ Zarzq^dzenie Nr 18/2014 Dyrektora Generalnego LUW z dnia 1 pazdziernika 2014 r, 6 Zar7c(dzenie Nr 13/2013 Dyrektora Generalnego LUW z dnia 16 maja 2013 r. 'Zarz^dzenie Nr 153/2011 Wojewody Lodzkiego z dnia 27 maja 2011 r.

5 /{ 2. Gospodarowanie srodkami przeznaczonymi na finansowanie umow cywilnoprawnych. Opis stanu faktycznego 2,1. Wydatkowanie srodkow na finansowanie umow cywilnoprawnych, Wydatki poniesione w badanym okresie na wynagrodzenia w Urz^dzie wynosily ,4 tys. z\, a zatrudnienie na koniec czerwca 2015 r. wynosilo 708,8 (w etatach).. (dowod: akta kontroii sir ) Wielkosc wydatkow ogotem poniesionych w badanym okresie na finansowanie wszystkich zleconych przez jednostk^ zadah^ wynosila 1 928,70 tys. zl. (dowod: akta kontroii str, ) Liczba umow cywilnoprawnych ogotem, na podstawie ktorych wykonywane byly zlecone zadania, wynosifa: - 89 umow zleceh i umow o dzielo, zawartych z osobami fizycznymi ^ umowy obejmuj^ce zakup uslug,zawarte z podmiotami gospodarczymiio. Sposrod 89 umow zawartych z osobami fizycznymi wi^kszosc (51) dotyczyta uczestniczenia w zespotach orzekajc^cych i wydawania orzeczeh 0 niepelnosprawnosci i stopniu niepelnosprawnosci, wykonywania badah specjalistycznych i psychologiczn^jch dia potrzeb orzekania o niepelnosprawnosci i stopniu niepetnosprawnosci, przeprowadzenia szkoleh czlonkow powiatowych zespotow ds. orzekania o niepelnosprawnosci oraz kontroii tych zespofbw. Umowy te zostaly podpisane ze scisle okreslon^ grup^ specjalistow - lekarzami medycyny, psychologami, pedagogami i pracownikami socjalnymi - cztonkami WZON. Trzydziesci umow dotyczyio podstawowych zadah Urz^du, a 8 pozostalych umow usiug pomocniczych zwi^zanych z funkcjonowaniem Urz^du. W przypadku umow zawartych z podmiotami gospodarczyml najwi^cej (66) dotyczyio realizowania zadan przez WZON. Pozostaie' podstawowych zadah Urz^du umowy dotyczyly zadah nienalez^cych do (usiugi transportowe, wykonanie pieczs^tek, konwojowanie gotowki, tlumaczenie dokumentow, obsluga i nadzor autorski nad oprogramowaniem). (dowod: akta kontroii str ) Srodki finansowe na realizacj? podstawowych zadah Urz^du w oparciu o umowy cywilnoprawne zaplanowano w wynagrodzenia bezosoboweii, W dziale Pozostale zadania wzakresie polityki spoiecznej, rozdziale Zespofy do spraw orzekania o niepelnosprawnosci, na wyplaty dia specjalistow czlonkow WZON oraz wynagrodzenia dia protokolantow zatrudnionych na podstawie umow cywilnoprawnych przewidziano po 278 tys. w 2014 r. i 2015 r. Zapotrzebowanie srodkow na wynagrodzenia dia protokolantow oszacowano na kwot? 58,5 tys. zl, na podstawie wnioskow o wyrazenie zgody na realizacj? zamowienia. Koniecznosc zamowienia wynikala z obowi^zku kontynuacji posiedzeh skladow orzekaj^cych. (dowod: akta kontroii str i ) Srodki na zadania zlecone w zakresie programu Karla Duzej Rodziny (18 tys. zl w2014 r.) nie byly uj^te w pierwotnym planie finansowym na 2014 r. Umowy cywilnoprawne w tym zakresie zawarto jednorazowo w 2014 r, a srodki finansowe 8 Na podslawie umow zleceh, um6w o dzieto. um6w zakupu usiug 1 innych umow cywilnoprawnych ewidencjoncwanych w 409, 417, 430, , ^ Umowy ewidencjonowano w 417, Umowy ewidenq'onowane w 430, 438 i 439, " W kontrolowanym okresie podmiotom gospodarczym nie zlecano do realizaqi podstawowych zadah Urz^u. Kontrola NIK nie obejmowala umow podpisanych ze specjalistami- czlonkami WZON.

6 pochodzily z rezerwy celowej (cz^sc 83, poz. 25)^2. w 2015 r. zadania te zaiiczono do zakresu obowiqzkow pracownikow WPS. Szacunkow^ wartosc zamowienia okreslono na podstawie wnioskow o wyrazenie zgody na realtzacj? zamowienia na 15,1tys.zl. (dowod: akta kontroli str , i ) W dziale 750 Administracja publiczna, rozdziale Komisje egzaminacyjne zaplanowano na 2014 r. 52 tys. z\ i na 2015 r. 28 tys. z\ z przeznaczeniem na wynagrodzenia cztonkow komisji egzaminacyjnej i wykonawcow testow egzaminacyjnych. W planach zamowieh publicznych na 2014 i 2015 r. wartosc zamowieh, ktorych przedmiotem bylo wykonanie testow egzaminacyjnych okreslono odpowiednio na 8 tys. zl i na 2,5 tys. zi brutto. Spadek planowanej kwoty wydatkow wynikat ze zmniejszenia zainteresowania egzaminami na instruktorow nauki jazdy. (akta kontroli str i ) W dziale 752 Obrona narodowa. rozdziale Pozostate wydatki obronne zaplanowano na wynagrodzenia bezosobowe dla wykladowcow szkoleh z zakresu obronnosci 3 tys. zl w 2014 r. i 4 tys. z\ w 2015 r. (dowod: akta kontroli str i ) Wydatki budzetu na realizacj? zadah LUW przedstawialy si? nast^puj^co: Wydatki na wynagrodzenia z tytulu umow o pracq w Urz^dzie w 2014 r. wynosily ,8 tys. zl (w I polroczu ,4 tys. zt), a w I polroczu 2015 r ,6 tys. zl. Wydatki z tytulu wykonanych umdw cywilnoprawnych ogolem wynosily w 2014 r ,2 tys. zl (w I polroczu 567,4 tys. zl) i w I polroczu 2015 r. 588,6 tys. zl. Na finansowanie podstawowych zadah LUW w oparciu o umowy cywilnoprawne wydatkowano w 2014 r. 54,3 tys. zl (w I polroczu 21,1 tys. zl) i w I polroczu 2015 r. 32,3 tys. zl (wzrost o 53,1 %); z tego: - wydatki z tytulu 15 umow wykonywanych przez wlasnych pracownikow w 2014 r. wynosily 17,0 tys. zl (w I polroczu 1 tys. zl - 2 umowy) i w I polroczu 2015 r. 0,5 tys. zl-1 umowa, - wydatki z tytulu 8 umow wykonywanych przez inne osoby fizyczne w 2014 r. wynosily 37,3 tys. zl (w I polroczu 20,1 tys. zl - 8 umow) i w I polroczu 2015 r. 31,8 tys. zl - 6 umow. Wzrost wynikal ze zwi^kszenia z 2 do 3 liczby osob zajmuj^cych si? protokolowaniem posiedzeh skladow orzekaj^cych i innymi pracami w W20N. - podmioty gospodarcze nie realizowaly podstawowych zadah Urz?du. (dowod: akta kontroli str ) Przeci^tna liczba osob (w przeliczeniu na etaty) realizuj^cych zadania LUW wynosila: - 700,2 osob zatrudnionych w Urz^dzie w 2014 r. na podstawie umow o prac? (w I polroczu 711,0, a w I polroczu 2015 r, 703,2), - 22 osoby wykonujctce w 2014 r. zadania na podstawie umow cywilnoprawnych (w I polroczu 17,8, a w I polroczu 2015 r. 19,7), - 3,7 osob zatrudnionych w 2014 r. na podstawie umow cywilnoprawnych zwi^zanych z realizacj^ podstawowych zadah Urz?du (w I polroczu 2,7, awl polroczu2015r. 3,5)i3. (dowod: akta kontroli str ) W okresie obj?tym kontrol^ w jednym przypadku z jedn^ osob^ (pracowniktem LUW) zawarto pi?c umow cywilnoprawnych (umow o dzielo). Przedmiotem umow " Dyrektor Generalny Urz^u zostal poinformowany o zwi^kszeniu wydatkow budzetowych z rezerwy w pazdziemiku 2014 r. Srodki byty przeznaczone na realizacj? zadah wynikajficych zprogramu dla rodzin wietodzietnych, ustanowionego uctiwal^ nr 65 Rady Ministrow z dnia 27 maja 2014 r. (MP. z 2014 r, poz,430}, okreslonycti w rozporz^dzeniu Rady Ministrbw z dnia 27 maja 2014 r. w sprawie szczeg6towych warunkow realizaqi rz^dowego programu dla rodzin wietodzietnych (Dz. U. poz. 755). '3 2 lego dla pracownikow w 2014 r. wyniosia 1,2 iwi polroczu 2015 r. 0,2, dla innych osob fizycznych odpowiednio 2,5 i 3,3.

7 bylo utworzenie testow egzaminacyjnych na odpowiednie kategorie dia kandydatow na instruktorow i wykladowcow n'auki jazdy wraz z arkuszami odpowiedzi, do wykorzystania na egzaminie pahstwowym dia sprawdzenia kwalifikacji kandydatow na instnjktorow i wykladowcow szkol^cych kandydatow na kierowcow oraz kierowcow i motorniczych. Przygotowane na podstawie pi^ciu umow pytania egzaminacyjne pochodzily z banku pytah^'' zatwierdzonego przez Wojewod^ Lodzkiego. Zast^pca Dyrektora Wl wyjasnif, ze tworca testow kazdorazowo dokonywal ich weryfikacji w aspekcie zgodnosci z obowi^zuj^cymi przepisami prawa na dany dzieh egzaminu, nast^pnie sporz^dzal testy wraz z arkuszami odpowiedzi dia komisji egzaminacyjnej. Autorem testow byl Kierownik Oddzialu Komunikacji Wl, ktory posiadat wymagane kwalifikacje zawodowe i przygotowanie merytoryczne do prawidlowego wykonania dziela oraz gwarantowal zachowanie tajemnicy dotycz^cej tresci pytah, W okresie wczesniejszym (rok 2007) przez krotki okres zamawiano testy w trybie wyboru ofert przedstawionych przez osoby niezatrudnione w LUW. Sposob ten nie sprawdzil si^ ze wzgl^du na czterokrotny wzrost kosztow wykonania testow, liczne skargi dotyczqce sformulowania pytah egzaminacyjnych, niski stopieh zdawalnosci (1%) oraz utrudnienie zachowania w tajemnicy tresci pytah. (dowod: akta kontrolj str , 362, 364, 367, 369, 379 i ) Z jedn^ osob^ fizyczn^ nieb^d^c^ pracownikiem Urz^du, zawierano od 2013 r. umowy na protokolowanie posiedzeh skladow orzekaj^cych oraz wykonywanie innych zadah zwi^zanych z obslug^ WZON na okres pelnego roku. Wymiar czasu pracy zleceniobiorcy byl zblizony do czasu pracy etatowych pracownikow - liczba przepracowanych godzin wynosila od 158 do 176 w miesi^cu. Zast^pca Dyrektora WPS oraz Przewodnicz^cy WZON wyjasnili, ze posiedzenia skladow orzekaj^cych odbywaly si? od poniedziaiku do soboty w roznych godzinach, kohcz^c si? cz^sto ogodzinie 19 lub pozniej. Realizacja zlecenia przebiegala bez stalego nadzoru pracodawcy i w roznych godzinach w zakresie od 8 do 20. Pohadto zleceniobiorca ziozyl oswiadczenie, ze nie jest zainteresowany umowc[ o prac?. Powodem zatfudniania na umow^ cywilnoprawn^ bylo zwi^kszone obci^zenie pracownikow etatowych, wynikaj^ce ze wzrostu liczby rozpatrywanych orzeczeh w trybie odwolawczym - z 4217 odwolah w 2013 r. do 5091 w 2014 r. oraz z wprowadzenia nowych zasad wydawania kart parkingowych. (dowod: akta kontroli str ) 2.2. Realizacja umow cywilnoprawnych na wykonanie podstawowych zadah jednostki, Kontrolj obj^to 30 umow cywilnoprawnych dotycz^cych zlecania podstawowych zadah Urz^du. Wszystkie badane umowy dotyczyly zadah przypisanych w Regulaminie organizacyjnym LUW do wykonania poszczegolnym Wydzialom Urz^du oraz WZON. Powodem zlecania zadah bylo m.in. zwi^kszenie liczby rozpatrywanych odwolah (w przypadku protokolowania posiedzeh skladow orzekaj^cych WZON), koniecznosc realizacji postanowieh porozumienia Nr 16 z dnia 5 sierpnia 2014 r., zawartego pomi^dzy Ministrem Pracy i Polityki Spolecznej a Wojewod^Lodzkim (zadania zlecone w zakresie programu Karta Duzej Rodziny), wymogi okreslone w rozporz^dzeniu Rady Ministrow z dnia 13 stycznia 2004 r. w sprawie szkolenia obronnego^^ - szkolenie takie moglo bye prowadzone przy 1' Zgodnie z 9 rozporz^dzenia Ministra Transportu Budownictwa i Gospodarki Moiskiej z dnia 16 stycznia 2013 r, w sprawie uzyskiwania uprawniefi przez instrumorbw i wykladowcow, opiat oraz wzoniw dokumentow stosowanycti w tych sprawach, a takie stawek wynagrodzenia cztonkow komisji iapisano. ze testy komputerowe lub pisemne. skladaj^ si? z pytah umieszczonydi w banku pytah zapisanych w posjaci eleklronicznej. przygolowanych i zatwierdzonych przez wlasciwego wojewod? (Dz- U. poz. 93) '^Dz. U. Nr16, poz. 150

8 udziale m.in. wyzszych szkol wojskowych oraz osrodkow szkolenia dysponuj^cych infrastruktury i kadrydydaktyczny niezb^dnydo jego realizacji^^. (dowod: akta kontroli str , , ,444,436,450, ) Zlecane zadania (z wyjytkiem niektorych czynnosci dotyczycych wypisywania orzeczeh o niepelnosprawnosci) nie byly przypisane do wykonania pracownikom Urz^du w ich zakresach obowiyzkow. (dowod: akta kontroli str. 185, 360 i 498) Zlecanie zadah odbywalo si? na podstawie sformalizowanych wnioskow, a zastosowana procedura zaiezala od wartosci zamowienia. Zgodnie z wewn^trznymi uregulowaniami w zakresie udzielenia zamowieh publicznych, w przypadku umow dotyczycych protokolowania posiedzeh skladow orzekajycych WZON, zastosowano w 2014 r. procedur? wymagajycy skierowania zaproszenia do CO najmniej dwoch wykonawcow. Wartosc zamowienia przekraczala 30 tys. zl brutto, lecz nie przekraczala wyrazonej w ziotych rownowaznosci kwoty 14 tys. euro. W przypadku pozostalych umow cywilnoprawnych wartosc zamowieh byla nizsza niz dolny prog ww. przedzialu (od dnia 25 kwietnia 2014 r. dolny prog wynosil 70 tys. zl) i procedura nie miala zastosowania. (dowod: akta kontroli str. 378) Prace b^dyce przedmiotem badanych um6w cywilnoprawnych stanowily realizacj? powtarzajycych si? z roku na rok czynnosci. Jedynie w przypadku programu Karta Duzej Rodziny zlecenie nastqpilo jednorazowo w 2014 r, (dowod: akta kontroli str ) Wynagrodzenie dia wykonawcow umow okreslono nast^pujyco: a) protokolowanie posiedzeh skladow orzekajycych oraz wykonywanie innych zadah zwiyzanych z obslugy WZON: w umowach ze zleceniobiorcami wynagrodzenie okreslono w wysokosci 14 zl bnjtto za kazdy przepracowany godzin?. Oszacowanie tej stawki wynikalo z przyj?tego zaiozenia, ze miesi?czne wynagrodzenie protokolanta b?dzie wynosilo okolo zl brutto, tj. ponizej wynagrodzenia pracownika etatowego (przyj^to 176 godzin pracy w miesicicu), b) wykonywanie czynnosci zleconych w zakresie programu Karta Duzej Rodziny: wynagrodzenie za wykonanie umowy zostalo zroznicowane i wynosilo od 800 do zl brutto. Jak wyjasnil Dyrektor WPS najwyzsze wynagrodzenie otrzymaly osoby koordynujyce realizacj? zadania. W pozostalych przypadkach brano pod uwag? zaktadany wklad czasu pracy, c) wykonywanie testow egzaminacyjnych: wynagrodzenie okreslono w wysokosci 500 zl. Zast?pca Dyrektora Wl wyjasnil m.in., ze kwota ta zostaia wynegocjowana jeszcze w 2006 r. W 2013 r. weszly w zycie przepisy ustawy z dnia 5 stycznia 2013 r, 0 kienjjycych pojazdami^', More wprowadzily nowe kategohe prawa jazdy, zwi^kszyly liczb? pytah na testach egzaminacyjnych oraz wprowadzily obowiyzek tworzenia pytah o wartosciowaniu w skali punktowej. Zwi^kszylo to pracochlonnosc oraz skal? trudnosci przygotowania testow. Pomimo tego kierownictwo Wl, kierujyc si? zasady racjonalnosci i gospodarnosci, utrzymalo stosowany wczesniej stawk? wynagrodzenia, d) szkolenia z zakresu obronnosci: wynagrodzenie okreslono na poziomie od 300 do zl brutto. Dyrektor Wydzialu Bezpieczehstwa i Zarzydzania Kryzysowego (WBiZK) wyjasnil, ze wielkosc wynagrodzenia ustalano na podstawie zakresu szkolenia (brano pod uwag? m.in. liczb? godzin). Szkolenia obronne organizowane przez LUW prowadzone byty przez osoby, Wore wsp6lpracowaly z Akademi^ Obrony Narodowej w ramach Wyzszych Kursdw Obronnych prowadzonych dia kadry kierowniczej jednostek administiacji publicznej. a lak^e przez pracownikow Departamentu Strategii i Planowania Obronnego MON. Ministerstwa Zdrowia oraz jednostek admin istracji publicznej. " Dz. U. z2015r. poz. 155 ze zm,

9 (dowod: akta kontroii str. 172 l79, , ,498, i ) Umowy zawieraly wszystkie wymagane elementy, w tym: - termin wykonania zadania, - termin i wamnki zaplaty, - zgodnie z wewn^trznymi procedurami udzielania zamowieh publicznych zostaly zaopiniowane przez Radc? fprawnego pod wzgl^dem formalno-prawnym, zaparafowane przez Glownego Ksi^gowego Urz^du w zakresie zabezpieczenia srodkow finansowych oraz podpisane przez Dyrektora Generalnego tub inn^ upowaznion^osob?, opis przedmiotu umowy w przypadku zaj^c z zakresu szkolenia obronnego dokladny opis przedmiotu um'owy byl zawarty w planach poszczegolnych szkoleh), - kary umowne za niewlasciw^ czy nieterminow^ realizacj? zadah (w przypadku umow z zakresu szkolenia obronnego)^^. (dowod: akta kontroii str , i ) Nie stwierdzono przypadkow zawierania umow z pracownikami Urz^du na realizacj? zadah o tym samym charakterze, co zdania realizowane w ramach zawartych z nimi umow 0 prac?. (dowod: akta kontroii str. 161,164 i 185) W jednym przypadku z pracownikiem Urz^du zawarto 5 umow cywilnoprawnych (umowy na wykonanie testow egzaminacyjnych). Ich autorem byt Kierownik Oddzialu Komunikacji Wl, ktory posiadal odpowiednie kwalifikacje do wykonywania tych testowis. (dowod: akta kontroii str i 164) Kontrola realizacji jednej umowy na utworzenie testow egzaminacyjnych wykazala, iz dzielo zostalo wykonane zgodnie z umowa^ tj. poza godzinami pracy pracownika, zas testy zostaly wykorzystane na egzaminie pahstwowym. (dowod: akta kontroii str , i 540) W umowach na wykonanie czynnosci w zakresie programu Karta Duzej Rodziny zapisano, ze ziecenie wykonuje si w siedzibie LUW, jak i poza ni^ poza godzinami wykonywania obowi^zkow pracowniczych. Dyrektor WPS wyjasnil, ze dokumentowanie realizacji zadania poza godzinami pracy nie byb stosowane, poniewaz elektroniczny system ewidencji sluzyl rozliczeniu czasu pracy w ramach zawartych umow o prac^. Za wiedz^ Dyrektora pracownicy Wydziatu pozostawali w Urz^dzie poza godzinami pracy i w tym czasie realizowali zadania okreslone w umowach zlecenia. Prace z zakresu programu Karta Duzej Rodziny zostaly wykonane zgodnie z umow^ i przyj^te bez zastrzezeh. (dowod: akta kontroii str , , , , ) Umowy zawierane z innymi osobami fizycznymi dotyczyly zadah przypisanych w Regulaminie organizacyjnym LUW do wykonania WBiZK lub WZON, (dowod: akta kontroii str ) Jedno z zadah, polegaj^ce na wypisywaniu orzeczeh o niepetnosprawnosci, wykonywane w ramach umow zleceh na rzecz WZON, zaiiczone zostalo rowniez do zakresu obowi^zkow trzech z osmtu etatowych pracownikow WZON. Osoby wykonuj^ce umowy wczesniej odbywaly staz lub praktyki w tej jednostce lub w Urz^dzie. Przewodnicz^cy WZON wyjasnil, ze do wykonywania tych czynnosci nie byly wymagane szczegolne kwalifikacje (osoby te nie byly powotywane na W przypadku umow z zaltresu programu Karla Duiej Rodziny Zleceniodawca zaslrzegl sobie prawo do rozwi^nia umowy 26 skutkiem natychmiastowym w przypadku niewykonania lub nienalezytego ivykonania umowy, W przypadku um6w zwi^zanych z protokotowaniem posiedzeh skladow daekaj^cych WZON zastrzezono mozliwosc rozwiqzania umo;vy. Przyczyny zlecania zadania opisano w pm wysl^ienia pokontrolnego, 9

10 czfonkow Zespolu). Potrzeba zlecenia zadania wynikala z duzego obci^zenia pracownikow etatowych^o. (dowod: akta kontroli str. 360,450,494495, i ) Umowy na protokolowanie posiedzeh skladow orzekaj^cych oraz wykonywanie innych zadah zwi^zanych z obslug^ WZON rozliczano w okresach miesi^cznych. Zleceniobiorca wystawial rachunek za dany miesi^c, do ktorego zaiiczono rozliczenie godzin pracy w tym miesi^cu, podpisane przez Sekretarza WZON. Na rachunkach Przewodnicz^cy WZON potwierdzal wykonanie pracy zgodnie z umow^. Podobne adnotacje figurowaly na rachunkach wystawionych przez osoby prowadz^ce zaj^cia z zakresu szkolenia obronnego. (dowod: akta kontroli str i ) W zwi^zku z prawidlow^ realizacj^ umow cywilnoprawnych w kontrolowanym okresie nie nakladano kar umownych. (dowod: akta kontroli str i ) Wynagrodzenia wyplacano w sposob okreslony w umowach umow, tj. po wykonaniu prac i po dokonaniu ich odbioru, Zrealizowane wydatki miescily si? w planie finansowym. (dowod: akta kontroli str ) Zlecane do wykonania prace zostaly wykorzystane przez Urzcjd w wykonywaniu jego statutowych obowi^zkow: - szkoleh wlasciwego szczebia z zakresu obronnosci dla pracownikow roznych jednostek administracji rz^dowej i samorzqdowej, - wykonywaniu zadah zwi^zanych z obslug^ WZON, - tworzenia testow egzaminacyjnych do wykorzystania na egzaminie pahstwowym dla sprawdzenia kwalifikacji kandydatow na instruktorow i wykladowcow szkol^cych kandydatow na kierowcow oraz kierowcow i motorniczych. Zadania zrealizowane na podstawie umow cywilnoprawnych w zakresie programu Karta Duzej Rodziny wi^zaly si? z wdrozeniem i obslug^ tego programu na terenie wojewodztwa lodzkiego. (dowod: akta kontroli str , , i ) Zleceniodawca sprawowal nadzor nad realizacj^ zleconych zadah w nast?pujqcy sposob: - przedstawiciele zleceniodawcy otwierali i podsumowywali szkolenia z zakresu obronnosci, - Przewodnicz^cy skladu orzekaj^cego WZON na biez^co nadzorowal protokotowania posiedzeh skladow orzekaj^cych oraz wykonywania innych zadah zwiqzanych z obslug^ WZON, - Przewodnicz^cy Komisji egzaminacyjnej odbieral testy egzaminacyjne do wykorzystania na egzaminie pahstwowym, - Kierownik WPS na biez^co nadzorowal zadania wykonywane w ramach programu Karta Duzej Rodziny. (dowod: akta kontroli str , i ) Ustalone nieprawidtowosci Ocena czqstkowa W dzialalnosci kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyzej zakresie nie stwierdzono nieprawidtowosci Najwyzsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie dziaialnosc kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. " Zlecone do wykonania czynnosci dotycz^ce szkolenia obronnego nie byly przypisane do wykonania pracownikom WBiZK w ich zakresach obowieizkow (do zakresu dzialania tego WydziaKj przypisano pfowadzenie szkoleh i cwiczeh obronnydi wlasciwego szczebia). 10

11 IV. Uwagi i wnioski Wnioski pokontroine Przedstawiaj^c powyzsze oceny i uwagi wynikaj^ce z ustaleh kontroli, Najwyzsza Izba Kontroli nie formuluje wnioskow pokontrolnych. V. Pozostate informacje i pouczenia Prawo zgloszenia zastrzezeii Wyst^ienie pokontroine zostalo sporz^dzone w dwoch egzemplarzach; jeden dia kierownika jednostki kontrolowanejj drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysluguje prawo zgloszenia na pismie umotywowanych zastrzezeh do wyst^ienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzezenia zglasza si? do dyrektora Delegatury NIK w Lodzi. Obowi^zek poinformowania NIKosposoble wykorzystania uwag i wykonania wnioskbw Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK prosz? o poinformowanie Najwyzszej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wyst^ienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wnioskow pokontrolnych oraz o podj?tych dzialaniach lub przyczynach niepodj?cia tych dzialah. W przypadku wniesienia zastrzezeh do wyst^ienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy si? od dnia otrzymania uchwaly o oddaleniu zastrzezeh w calosci lub zmienionego wystcipienia pokontrolnego. Lodz, dnia ^0 wrzesnia 2015 r. Najwyzsza Izba Kontroli Delegatura w Lodzi Kontroler Maria Sluftk-Wojtera glowny specjalista k. p. Dyrektor I U podpis I podpis 11