Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Wersja instrukcji 1 [INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA APLIKACJI SFUNDUSZ] 04 grudzień Instrukcja użytkownika Aplikacja sfundusz (v ) sfundusz aplikacja statystyczna stanowiąca wsparcie urzędów administracji publicznej w zakresie obsługi zadań określonych w ustawie z dnia 07 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (z późniejszymi zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sprawozdań z realizacji zadań przewidzianych w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (z późniejszymi zm.). ul. Bazyliańska Warszawa Tel , Tel. mob Fax S t814 r o n12 a 25, fundusz@quicksoft.pl

2 SPIS TREŚCI 1 Ikony i przyciski użyte w aplikacji Ikony informacyjne Przyciski Status Uruchomienie aplikacji Wymagania Uruchomienie ze strony internetowej Praca z aplikacją Import plików Poziom Urzędów Gminy/Urzędów Dzielnicy Ręczne wprowadzanie sprawozdania Modyfikacja sprawozdania Poziom Urzędów Gminy/Urzędów Dzielnicy Poziom m.st. Warszawy Przekazanie sprawozdania do Urzędu Wojewódzkiego lub m.st. Warszawy Zatwierdzenie sprawozdania Poziom m.st. Warszawy Sprawozdanie Urzędów Dzielnicy Sprawozdanie zbiorcze Poziom Urzędu Wojewódzkiego Sprawozdania Urzędów Gmin Sprawozdanie zbiorcze Urzędu Wojewódzkiego Poziom Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Sprawozdania z Urzędu Wojewódzkiego Sprawozdanie z Polski Usuwanie sprawozdania Poziom Urzędów Gminy/Urzędów Dzielnicy Podpis elektroniczny Podpis sprawozdania Weryfikacja podpisu Pobranie i zapisanie podpisnego sprawozdania na dysk Modyfikacja sprawozdań podpisanych cyfrowo Zapisywanie sprawozdania Zapisywanie sprawozdania w postaci pliku PDF Zapisywanie i eksport sprawozdania w postaci pliku XLS Moduł zestawień S t r o n a

3 3.9.1 Generowanie zestawienia Dodanie nowego zestawienia Zgłoszenia serwisowe Dodanie nowego zgłoszenia Przeglądanie zgłoszeń Komunikator Uruchomienie komunikatora Wysyłanie wiadomości Poziom Urzędów Gminy/Urzędów Dzielnicy Poziom Urzędów Wojewódzkich Poziom m.st. Warszawy Poziom Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Usuwanie wiadomości Odpowiadanie na wiadomość Przesyłanie wiadomości Reguły weryfikacyjne Dodanie nowego profilu weryfikacji Dodanie nowej reguły Status importu Poziom Urzędów Wojewódzkich/Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Generowanie raportów Eksport danych do Excela Dostawcy oprogramowań dziedzinowych Administracja Tworzenie nowego konta Poziom Urzędów Wojewódzkich Poziom Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Edycja konta Poziom Urzędów Wojewódzkich Poziom Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Blokowanie konta Usuwanie konta Wyszukiwanie użytkowników Uprawnienia Grupy uprawnień Dziennik logowań Aktywne sesje Kopia Bezpieczeństwa bazy danych S t r o n a

4 Generowanie kopii Planowanie kopii Usuwanie kopii Informacje szczegółowe Pobranie kopii Kreator sprawozdań Poziom Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Poziom Urzędu Wojewódzkiego Właściwości kreatora Właściwości kolumny Właściwości komórki Aktywność użytkowników Ustawienia użytkownika Przypomnienie hasła Zmiana hasła Zmiana danych użytkownika Komunikaty w aplikacji sfundusz Komunikaty przy logowaniu Znaki diakrytyczne Brak uzupełnionych danych Komunikaty przy imporcie pliku Błędy w strukturze XML Pozostałe błędy Ponowny import pliku Błędny kod NTS lub kod lokalizacji Nie rozpoznano sprawozdania Nie można zaimportować sprawozdania za dany kwartał Kwartał w strukturze pliku jest inny niż kwartał w nazwie pliku Próba ponownego importu pliku ( ) Nieprawidłowa nazwa pliku Dane dla gminy są już zatwierdzone Brak uprawnień do importu danych z tej gminy Problemy z uruchomieniem oraz działaniem aplikacji Metryka S t r o n a

5 1 IKONY I PRZYCISKI UŻYTE W APLIKACJI 1.1 IKONY INFORMACYJNE Ikona pojawia się po wczytaniu i weryfikacji merytorycznej sprawozdania. Oznacza, że sprawozdanie zawiera błędy krytyczne/ostrzeżenia/informacje, które uniemożliwiają jego przekazanie do Urzędu Wojewódzkiego lub Urzędu Miasta. Ikona pojawia się po wczytaniu i weryfikacji merytorycznej sprawozdania. Oznacza, że sprawozdanie nie zawiera błędów krytycznych, ostrzeżeń i informacji. Dane można przekazać do Urzędu Wojewódzkiego lub Urzędu Miasta. Ikona aplikacji umieszczona w obszarze powiadomień systemu Windows. Umożliwia całkowite ukrycie aplikacji (zwinięcie). Aby zwinąć aplikację należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na ikonie i wybrać opcję Ukryj. Aby przywrócić aplikację należy kliknąć prawym przyciskiem i wybrać opcję Pokaż. Ikona pojawia się w podglądzie sprawozdania rzeczowo - finansowego po dokonaniu przez użytkownika podpisu elektronicznego. Wybierając ikonę użytkownik ma możliwość pobrania dokumentu i dokonania weryfikacji podpisu zewnętrzną aplikacją. 1.2 PRZYCISKI Ikona dostępna w lewej górnej część aplikacji. Znajduje się pod nią menu z takimi funkcjami jak: - Import plików, - Przeglądanie, - Status importu, - Użytkownik, - Reguły, - Moduł zestawień, - Komunikator, - Zgłoszenie serwisowe, - Aktualna instrukcja obsługi, - Administracja, - Odśwież, - Wyloguj. 5 S t r o n a

6 Ikona dostępna tylko w podglądzie sprawozdania. Znajduje się pod nią menu z takimi funkcjami jak: Uwaga: do menu zostały - Wydruk sprawozdania (PDF), dodane nowe funkcje: - Przeglądanie nienarastająco, przeglądanie nienarastająco oraz (dla - Raport modyfikacji, sprawozdań - Weryfikacja, jednorazowych i użytkowników na - Modyfikacja, poziomie wyższym niż - Statusy, gmina): eksport danych gminy wierszami. - Usuń plik, - Eksport danych. 1.3 STATUS Poniżej przedstawiono statusy, jakie przyjmuje drzewo jednostek po imporcie i/lub zatwierdzeniu pliku przesyłu. Pola przedstawiają kolory, jakie przyjmuje drzewo jednostek po każdej czynności wykonanej na pliku przesyłu. Dane niedostępne jednostka nie dokonała importu w wybranym kwartale. Dane nieprzekazane do UW jednostka wczytała sprawozdanie, ale nie przekazała do UW. Sprawozdanie nie jest widoczne dla UW. Dane przekazane do UW Dane przekazane do UM (na poziomie dzielnicy) Uwaga: w przypadku przekazania przez jednostkę (dzielnicę) sprawozdania do UM, na drzewku jednostek, status jednostki będzie oznaczony kolorem czcionki fioletowym niepogrubionym. Po zatwierdzeniu sprawozdania przez UM, zmieni się on na fioletowy pogrubiony. Dane zatwierdzone przez UW Dane zatwierdzone przez MPiPS 6 S t r o n a

7 2 URUCHOMIENIE APLIKACJI 2.1 WYMAGANIA Do uruchomienia modułu wymagana jest minimum "Java Runtime Environment Version 6 Update 4. Plik instalacyjny z Java można pobrać ze strony producenta Instalacja Javy przebiega standardowo i nie wymaga restartu komputera. Problemy mogą pojawić się na komputerach ze starszą wersją systemu operacyjnego (np. Windows 98 i Me), które nie są już wspierane przez producentów oprogramowania. Na stronie znajduje się dokładna informacja na temat dostępności Javy dla systemów operacyjnych z rodziny Windows98/Me. 2.2 URUCHOMIENIE ZE STRONY INTERNETOWEJ Moduł uruchamia się za pomocą pliku fundusz.jnlp, który dostępny jest pod adresem lub jako link na stronie Plik należy uruchomić bezpośrednio ze strony (nie należy tworzyć skrótów na pulpicie, czy w sekcji ulubione zakładki): Po uruchomieniu pliku JNLP nastąpi automatyczne pobranie plików potrzebnych do działania najbardziej aktualnej wersji aplikacji. Pobieranie plików może potrwać nawet kilka minut, w zależności od szybkości łącza z Internetem. Po pobraniu wszystkich plików nastąpi automatyczne uruchomienie aplikacji. 7 S t r o n a

8 Możliwe, że w czasie uruchamiania pojawi się okno firewalla systemowego lub inne okno dialogowe, w którym, aby uruchomić aplikację trzeba potwierdzić jej uruchomienie używając przycisku Run. Jeżeli zaznaczymy pole Always trust content from this publisher spowoduje to zapamiętanie dodanego certyfikatu i poniższy komunikat nie będzie się pojawiał przy następnych uruchomieniach systemu. W oknie logowania użytkownik podaje swój login i hasło, a następnie wybiera przycisk Zaloguj. Po 5 nieudanych próbach logowania (wpisania błędnego loginu lub hasła), konto zostanie zablokowane, co spowoduje konieczność kontaktu z administratorem systemu. W nowej wersji aplikacji w oknie logowania dodano okno informacyjne (przycisk ), w którym znajdują się zakładki takie jak: Aktualności (będą w nich podawane informacje dotyczące m.in. terminu przekazywania sprawozdań/zbiorów centralnych do jednostek nadrzędnych), Ustawienia, Statystyka logowań, Komunikaty wewnętrzne. 8 S t r o n a

9 3 PRACA Z APLIKACJĄ W tej części instrukcji zostanie opisana praca z głównymi funkcjami aplikacji. Pojawianie się oraz przyczyny powstania możliwych błędów są opisane w dalszej części dokumentu. Okno aplikacji jest podzielone na dwie części. Lewa część okna składa się z: menu wyboru roku, kwartału oraz rodzaju zaimportowanego/wprowadzonego pliku: funkcji wyszukiwania oraz opcji wyświetlenia lokalizacji: Uwaga: funkcja nie jest dostępna dla użytkowników na poziomie gminy/dzielnicy, marszałka oraz m.st. Warszawy. Funkcja wyszukiwania oraz opcji wyświetlenia lokalizacji, daje użytkownikowi możliwość zaprezentowania danych z wybranej lokalizacji (użytkownik wpisuje nazwę gminy, a następnie wybiera przycisk ), danych posiadających określony status (np. dane nie przekazane do UW/UM) oraz zmiany sposobu wyświetlenia jednostek znajdujących się na drzewie (podział naturalny/alfabetycznie) drzewa lokalizacji: Uwaga: wygląd drzewa lokalizacji jest zależny od poziomu użytkownika. 9 S t r o n a

10 legendy informującej o statusie zaimportowanego/wprowadzonego pliku: Prawa część okna składa się natomiast z: części głównej, w której prezentowane są pliki importowane/wprowadzane ręcznie do aplikacji, statystyka o ilości błędów/ostrzeżeń/informacji (w przypadku pliku zawierającego przynajmniej jedną regułę zdefiniowaną, jako błąd/ostrzeżenie/informacja), przycisk uruchamiający Funkcje dodatkowe oraz dane o nazwie gminy, statusie pliku i adresie jednostki (w przypadku przeglądania danych z poziomu gminy/dzielnicy), dane o osobie sporządzającej plik, ostatniej modyfikacji pliku, pole do wprowadzenia/zapisania/usunięcia uwag. 10 S t r o n a

11 3.1 IMPORT PLIKÓW POZIOM URZĘDÓW GMINY/URZĘDÓW DZIELNICY Import sprawozdania użytkownik rozpoczyna w oknie Import plików. Wybiera przycisk Dodaj, który spowoduje pojawienie się nowego okna. W oknie tym użytkownik na swoim komputerze wyszukuje miejsce położenia pliku XML ze sprawozdaniem. Następnie zaznacza prawidłowy plik i wybiera przycisk Otwórz. Uwaga: Prawidłowy format nazwy pliku to FAXXXXXXXXXXXsraRRKN.xml, gdzie: FA oznacza obszar, czyli fundusz alimentacyjny, XXXXXXXXXXX oznacza jedenastocyfrowy kod NTS nadawcy, sra oznacza rodzaj przesyłu, czyli sprawozdanie z realizacji zadań przewidzianych w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, RR oznacza dwie ostatnie cyfry roku, którego dotyczy sprawozdanie, K oznacza numer kwartału, którego dotyczy sprawozdanie nr 1 - pierwszy kwartał, nr 2 - drugi kwartał itd., N oznacza numer przesyłu sprawozdania, xml oznacza nazwę rodzaju formatu pliku sprawozdania. U dołu ekranu po prawej stronie, dostępne są następujące przyciski: Wyślij przycisk umożliwiający wysłanie pliku sprawozdania do bazy danych, Dodaj przycisk umożliwiający dodanie pliku sprawozdania do listy w oknie Import plików, Odśwież przycisk odświeżający okno Import plików, Usuń przycisk usuwający zaznaczony plik znajdujący się na liście, Zapisz uwagi przycisk umożliwiający zapisanie uwag na komputerze użytkownika. 11 S t r o n a

12 Jeśli w aplikacji nie ma zaimportowanego sprawozdania, to po zalogowaniu się użytkownika do systemu, pojawi się okno Import plików. W sytuacji, gdy w aplikacji będzie już zaimportowane sprawozdanie, (ale np. nieprzekazane do UW/UM) to po zalogowaniu, pojawi się formularz sprawozdania. Uwaga: pliki innego typu niż XML, (np. XLS, DOC, XSD) nie mogą być importowane do systemu. Po zakończeniu operacji dodawania pliku XML ze sprawozdaniem okno Import plików przyjmuje wygląd przedstawiony poniżej. 12 S t r o n a

13 Oznaczenia kolorów w legendzie: Kolor różowy plik zawiera błędy krytyczne uniemożliwiające wczytanie pliku do bazy danych, Kolor oliwkowy plik zawiera ostrzeżenia i informacje, ale może zostać wczytany do bazy danych, Kolor jaskrawo zielony plik nie zawiera błędów/ostrzeżeń i został poprawnie zaimportowany do bazy danych. Po dodaniu pliku do aplikacji, okno Import plików przyjmuje kolor oliwkowy, jeżeli sprawozdanie nie zawiera błędów krytycznych. W kolumnie Uwagi znajduje się informacja Brak uwag do sprawozdania, co oznacza, że sprawozdanie może zostać wczytane do baz danych. Aby wysłać plik do baz danych, użytkownik odznacza pole wyboru znajdującego się w pierwszej kolumnie tuż przy kolumnie Nazwa pliku, tak jak przedstawiono na obrazku poniżej, a następnie wybiera przycisk Wyślij. Wyświetlone zostanie okno z pytaniem o potwierdzenie. Jeżeli po wybraniu przycisku Wyślij, pojawi się ukazany niżej komunikat, oznacza to, że nie został wybrany żaden plik do wysyłki. Konieczne jest zaznaczenie pola wyboru w pierwszej kolumnie oraz ponowienie wysyłki. 13 S t r o n a

14 Po potwierdzeniu wysyłki pojawi się oddzielne okno Wysyłanie plików. W oknie Import plików kolumna zmieni kolor z oliwkowego na jaskrawo zielony, co zgodnie z legendą oznacza poprawny import i zapis do baz danych. Potwierdza to informacja zamieszczona w kolumnie Uwagi. Po poprawnym imporcie użytkownik zobowiązany jest do przekazania sprawozdania do Urzędu Wojewódzkiego/Urzędu Miasta. W tym celu wybiera z Funkcje podstawowe -> Przeglądanie. Prawa część okna aplikacji przyjmuje wygląd przedstawiony na obrazku poniżej. Jeżeli sprawozdanie nie zawiera błędów lub/i ostrzeżeń lub/i uwag, pojawi się ikona, która widoczna jest tylko podczas przeglądania sprawozdania. Jeżeli sprawozdanie zawiera błędy lub/i ostrzeżenia lub/i uwagi w oknie Przeglądanie sprawozdania pojawia się ikona, obok której umieszczona będzie informacja o ilości ewentualnych błędów lub/i ostrzeżeń lub/i uwag. Jeżeli użytkownik kliknie myszką na ikonę to pojawi się okno Wynik weryfikacji sprawozdania, w którym znajdują się informacje, których tabel i pól dotyczą błędy lub/i ostrzeżenia lub/i informacje. Użytkownik ma możliwość wydrukowania informacji zawartych w oknie Wynik weryfikacji sprawozdania poprzez wybranie przycisku Drukuj (do poprawnego działania funkcji niezbędne jest posiadanie oprogramowania pozwalającego na przeglądanie plików w postaci PDF np. Adobe Acrobat), ich eksportu do Excela, za pomocą przycisku Eksport Excel oraz zapisania na komputerze za pomocą przycisku Zapisz. 14 S t r o n a

15 Uwaga: po prawej stronie tabeli znajduje się kolumna, która informuje, czy dana reguła blokuje możliwość przekazania sprawozdania. Użytkownik ma możliwość usuwania błędów lub/i ostrzeżeń lub/i informacji dokonując modyfikacji wartości sprawozdania przy pomocy funkcji Modyfikuj. Wszystkie zmiany dokonywane w sprawozdaniu przy wykorzystaniu w/w funkcji są rejestrowane w systemie i widoczne dla Urzędów Wojewódzkich jak i Ministerstwa. Modyfikacja sprawozdania zostanie opisana w dalszej części dokumentu. Inną możliwością usunięcia błędów lub/i ostrzeżeń lub/i informacji jest zaimportowanie nowego sprawozdania, które wygenerowano z aplikacji dziedzinowej po wcześniejszej poprawie wartości tabel. Jeżeli użytkownik usunie wszystkie błędy lub/i ostrzeżenia lub/i informacje wtedy ikona zmieni wygląd na ikonę. Niektóre nietypowe sytuacje związane z realizowaniem wypłaty świadczeń mogą powodować powstanie błędów lub/i ostrzeżeń lub/i informacji w sprawozdaniu, których użytkownik nie będzie mógł poprawić. W takiej sytuacji istnieje możliwość umieszczenia wyjaśnień, przyczyn powstania nieprawidłowości w uwagach poniżej sprawozdania. Do tego celu służy pole Uwagi w dolnej części okna, w którym następuje przeglądanie sprawozdania. Po zakończeniu wprowadzania wyjaśnień użytkownik wybiera przycisk Zapisz uwagi. Uwaga: warunkiem działania funkcji jest wypełnienie pola Uwagi. System pozwala na bezpowrotne usunięcie całej zawartości pola Uwagi po przyciśnięciu przycisku Usuń. Po usunięciu błędów lub dodaniu uwag wyjaśniających ich powstanie, użytkownik zobowiązany jest przekazać sprawozdanie do Urzędu Wojewódzkiego lub Urzędu Miasta poprzez zmianę statusu sprawozdania z zaimportowanego na przekazany do UW lub UM (dzielnice Warszawy). 3.2 RĘCZNE WPROWADZANIE SPRAWOZDANIA Ręczne wprowadzenie sprawozdania przebiega w identyczny sposób dla wszystkich jednostek przekazujących sprawozdanie do UW lub UM. Ręczne wprowadzenie sprawozdania przeprowadzane jest w oknie podglądu sprawozdania (rysunek poniżej). Aby rozpocząć wprowadzenie sprawozdania użytkownik wybiera przycisk Dodaj. 15 S t r o n a

16 Uwaga: użytkownik ma możliwość wprowadzenia sprawozdania tylko dla bieżącego kwartału. Po wykonaniu tej czynności pojawi się formularz sprawozdania, do którego użytkownik wprowadza poprawne dane. Wprowadzanie danych do poszczególnych komórek przebiega podobnie jak w arkuszu kalkulacyjnym. Użytkownik wybiera odpowiednią komórkę, wprowadza odpowiednią wartość, a następnie potwierdza przyciskiem ENTER. Użytkownik ma możliwość wypełnienia tylko komórek oznaczonych kolorem białym (komórki oznaczone kolorem żółtym są komórkami sumującymi, a modyfikacje ich wartości są wyliczane przez system automatycznie, na podstawie wartości wprowadzonych przez użytkownika). Po zakończeniu wprowadzania danych, użytkownik potwierdza ich poprawność i wybiera przycisk Zapisz. Aplikacja automatycznie przeanalizuje sprawozdanie, sprawdzając jego poprawność z regułami weryfikacyjnymi. Jeżeli sprawozdanie nie zawiera błędów lub/i ostrzeżeń lub/i informacji, pojawi się ikona, która widoczna jest tylko podczas przeglądania sprawozdania. Jeżeli sprawozdanie zawiera błędy lub/i ostrzeżenia lub/i informacje, okno podglądu przyjmuje wygląd przedstawiony poniżej. Pojawi się ikona, a obok niej informacja o ilości błędów lub/i ostrzeżeń lub/i informacji. 16 S t r o n a

17 Pod ikoną znajdują się szczegółowe informacje, z którymi polami powiązane są informacje o błędach lub/i ostrzeżeniach lub/i informacjach. Aby zapoznać się z tymi informacjami użytkownik klika na ikonę. Pojawi się nowe okno Wynik weryfikacji sprawozdania. Uwaga: po prawej stronie tabeli znajduje się kolumna, która informuje, czy dana reguła blokuje możliwość przekazania sprawozdania. Użytkownik ma możliwość wydrukowania informacji zawartych w oknie Wynik weryfikacji sprawozdania poprzez wybranie przycisku Drukuj (konieczne jest jednak posiadanie aplikacji umożliwiającej przeglądanie plików w formacie PDF np. Adobe Acrobat), ich eksportu do Excela, za pomocą przycisku Eksport Excel oraz zapisania na komputerze za pomocą przycisku Zapisz. Po zapoznaniu się z błędami lub/i ostrzeżeniami lub/i informacjami użytkownik jest zobowiązany, przed przekazaniem sprawozdania do Urzędu Wojewódzkiego lub Urzędu Miasta (dzielnice Warszawy), usunąć wszystkie nieprawidłowości. Po usunięciu nieprawidłowości użytkownikowi pozostaje przekazać sprawozdanie do UW lub UM korzystając z funkcji zmiany statusu znajdującej się w Funkcjach dodatkowych -> Statusy -> Przekaż do UW / Przekaż do UM. Po zmianie statusu na przekazany do UW lub UM jednostka zmienia kolor na drzewku jednostek z czerwonego na fioletowy lub czarny, zgodnie z legendą. Jeżeli sprawozdanie wprowadzone ręcznie nie zawiera błędów, okno podglądu sprawozdania przyjmuje wygląd przedstawiony poniżej. 17 S t r o n a

18 Informacja o ręcznym wprowadzeniu sprawozdania dostępna jest w raporcie modyfikacji w Funkcjach dodatkowych. Użytkownik chcąc zapoznać się z raportem modyfikacji wybiera Funkcje dodatkowe -> Raport modyfikacji. W oknie Raport modyfikacji sprawozdania gminy ukaże się historia czynności wykonywanych ze sprawozdaniem takich jak: import sprawozdania, przekazanie sprawozdania do jednostki nadrzędnej, cofnięcie przekazania do jednostki nadrzędnej, modyfikacja sprawozdania, zatwierdzenie sprawozdania przez jednostkę nadrzędną itd. W sytuacji, gdy sprawozdanie było modyfikowane, w oknie uaktywni się przycisk Szczegóły, który pokaże, jakie elementy były zmieniane w sprawozdaniu. Trzeba pamiętać, że modyfikacji sprawozdania można dokonywać tylko do czasu jego zatwierdzenia przez jednostkę nadrzędną. 3.3 MODYFIKACJA SPRAWOZDANIA Użytkownicy posiadają dostęp do modyfikacji sprawozdania do momentu zatwierdzenia sprawozdania przez Urzędy Wojewódzkie lub Urząd Miasta. 18 S t r o n a

19 3.3.1 POZIOM URZĘDÓW GMINY/URZĘDÓW DZIELNICY Modyfikacja sprawozdania przebiega w identyczny sposób zarówno na poziomie Urzędu Gminy, jak i Dzielnicy. W podglądzie sprawozdania użytkownik korzystając z Funkcje dodatkowe wybiera funkcję Modyfikacja (rysunek poniżej). Po wyborze funkcji Modyfikacja, sprawozdanie przełączane jest w tryb edycji. Od tej chwili użytkownik ma możliwość modyfikacji danych adresowych jednostki, danych osoby sporządzającej sprawozdanie oraz poszczególnych pól w tabelach sprawozdania. Uwaga: komórki oznaczone kolorem żółtym są komórkami sumacyjnymi, a modyfikacje ich wartości są przez system wyliczane automatycznie, na podstawie danych wprowadzonych przez użytkownika. Zmiana wartości w komórkach przebiega w sposób podobny do arkusza kalkulacyjnego. Użytkownik zaznacza komórkę, usuwa znajdujące się w niej dane, wprowadza nowe, a następnie potwierdza przyciskiem Enter. Po zakończeniu wszystkich zmian użytkownik potwierdza je przyciskiem Zapisz. Wszystkie zmiany wprowadzone w sprawozdaniu są odnotowywane w systemie. Użytkownik ma możliwość przejrzenia zmian wprowadzonych do sprawozdania korzystając z funkcji Raport modyfikacji umiejscowionej w Funkcjach dodatkowych. Po wybraniu Funkcje dodatkowe -> Raport 19 S t r o n a

20 modyfikacji pojawi się oddzielne okno, w którym znajduje się historia zmian wczytywanego sprawozdania (rysunek poniżej). W oknie Raport modyfikacji sprawozdania gminy znajdują się informacje o wszystkich operacjach wykonywanych na sprawozdaniu, osobie dokonującej zmian oraz datę konkretnej modyfikacji. Dodatkowo użytkownik ma możliwość podglądu szczegółów wybranych operacji (ręczna modyfikacja sprawozdania, dodanie uwag do sprawozdania). W tym celu zaznacza pozycję na liście, następnie klika przycisk Szczegóły. Pojawi się kolejne okno, Raport modyfikacji sprawozdania gminy szczegóły, w którym znajdują się informacje, jakie wartości sprawozdania zostały zmienione (rysunek poniżej) POZIOM M.ST. WARSZAWY Użytkownik z poziomu Urzędu Miasta posiada dostęp do modyfikacji danych zagregowanych w sprawozdaniach zbiorczych. Aby dokonać modyfikacji sprawozdania zbiorczego konieczne jest zatwierdzenie wszystkich sprawozdań podległych. 20 S t r o n a

21 Po zatwierdzeniu wszystkich sprawozdań, użytkownik na drzewku jednostek zaznacza m.st. Warszawa, a następnie wybiera z Funkcji dodatkowych -> Modyfikacja Spowoduje to pojawienie się komunikatu przedstawionego na rysunku poniżej. Wybierając przycisk Przejdź do edycji użytkownik potwierdza chęć modyfikacji danych. Spowoduje to wyświetlenie się okna ze sprawozdaniem do edycji, w którym użytkownik może dokonać modyfikacji danych zagregowanych. W celu zapisania wprowadzonych modyfikacji konieczne jest użycie przycisku Zapisz. Po dokonaniu wszystkich modyfikacji zbiorcze sprawozdanie może zostać przekazane do UW. Przekazanie sprawozdania zbiorczego następuje poprzez wybranie w Funkcjach dodatkowych-> Statusy - >Przekaż do UW. Cofnięcie przekazania sprawozdania z Urzędu Wojewódzkiego do Urzędu Miasta 21 S t r o n a

22 powoduje ponowne przeliczenie danych zagregowanych, co z kolei powoduje utratę wszystkich modyfikacji wprowadzonych w sprawozdaniu zbiorczym. Podczas zmiany statusu pojawi się komunikat przedstawiony na rysunku poniżej. Wybranie przycisku Cofnij status miasta zmienia status sprawozdania oraz, jak wspomniano powyżej, powoduje ponowne przeliczenie sprawozdania zbiorczego m.st. Warszawy. 3.4 PRZEKAZANIE SPRAWOZDANIA DO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO LUB M.ST. WARSZAWY Przekazanie sprawozdania do Urzędu Wojewódzkiego lub Urzędu Miasta (m.st. Warszawa) następuje po zakończeniu procesu importu pliku do aplikacji. Samo przekazanie sprawozdania polega na zmianie statusu z Dane nieprzekazane do UW/UM na poziomie gminy/dzielnic na Dane przekazane do UW lub Dane przekazane do UM (dzielnice Warszawy). Aby przekazać sprawozdanie do UM/UW użytkownik (na poziomie dzielnicy, gminy) w podglądzie sprawozdania wybiera Funkcje dodatkowe -> Statusy -> Przekaż do UM/UW. 22 S t r o n a

23 3.5 ZATWIERDZENIE SPRAWOZDANIA POZIOM M.ST. WARSZAWY Sprawozdanie Urzędów Dzielnicy W celu zatwierdzenia sprawozdania przekazanego przez dzielnicę, użytkownik na poziomie Urzędu Miasta zaznacza na drzewku jednostek odpowiednią dzielnicę, a następnie w podglądzie sprawozdania wybiera Funkcje dodatkowe -> Statusy -> Status (dzielnica) -> Zatwierdź. Po wykonaniu tej czynności, kolor czcionki określający status jednostki zmieni się z fioletowego niepogrubionego na fioletowy pogrubiony Sprawozdanie zbiorcze Po zatwierdzeniu wszystkich sprawozdań pochodzących z dzielnic, powstanie sprawozdanie zbiorcze, które od razu będzie posiadało status zatwierdzone. Jedyną czynnością, jaką musi wykonać użytkownik jest przekazanie sprawozdania zbiorczego do UW Funkcje dodatkowe -> Statusy -> Przekaż do UW POZIOM URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO Sprawozdania Urzędów Gmin Po przekazaniu sprawozdania przez jednostkę, może ono zostać zatwierdzone przez UW. W tym celu użytkownik na drzewku jednostek zaznacza odpowiednią jednostkę, a następnie w podglądzie sprawozdania wybiera Funkcje dodatkowe -> Statusy -> Status (gmina) / Status (marszałek) -> Zatwierdź. Jednostka zmieni kolor z czarnego na zielony. 23 S t r o n a

24 Sprawozdanie zbiorcze Urzędu Wojewódzkiego Po zatwierdzeniu wszystkich sprawozdań w województwie użytkownik może dokonać zatwierdzenia sprawozdania zbiorczego. W tym celu na drzewku jednostek zaznacza województwo, a następnie w podglądzie sprawozdania wybiera Funkcje dodatkowe -> Statusy -> Zatwierdź. Jednostka zmieni kolor z czarnego na zielony POZIOM MINISTERSTWA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ Sprawozdania z Urzędu Wojewódzkiego Po zatwierdzeniu zbiorczego sprawozdania z Urzędu Wojewódzkiego użytkownik z poziomu ministerstwa może dokonać jego zatwierdzenia na poziomie Polski. W tym celu na drzewku jednostek zaznacza odpowiednie województwo, a następnie w podglądzie sprawozdania wybiera Funkcje dodatkowe -> Statusy ->Status (MPIPS) -> Zatwierdź. Jednostka zmieni kolor z zielonego na różowy Sprawozdanie z Polski Po zatwierdzeniu wszystkich sprawozdań z UW użytkownik może dokonać zatwierdzenia zbiorczego sprawozdania na poziomie Polski. W tym celu na drzewku jednostek zaznacza Polskę, a następnie w podglądzie sprawozdania wybiera Funkcje dodatkowe -> Statusy -> Status (MPIPS) -> Zatwierdź. Jednostka zmieni kolor z zielonego na różowy. 3.6 USUWANIE SPRAWOZDANIA POZIOM URZĘDÓW GMINY/URZĘDÓW DZIELNICY Sprawozdanie może zostać usunięte tylko przez jednostkę importująca dane sprawozdanie (dzielnica, gmina). Użytkownik na poziomie dzielnicy/gminy ma możliwość usunięcia sprawozdania tylko do momentu jego zatwierdzenia przez Urząd Wojewódzki/Urząd Miasta. Po zatwierdzeniu przez UW/UM nie ma już takiej możliwości, nie można także dokonywać modyfikacji w sprawozdaniach. Aby usunąć sprawozdanie użytkownik korzysta z Funkcje dodatkowe (podgląd sprawozdania) i wybiera funkcję Usuń plik. Pojawi się pytanie Czy na pewno chcesz nieodwracalnie usunąć ten plik? 24 S t r o n a

25 Po wybraniu TAK następuje proces usuwania pliku. Okno przeglądania sprawozdania przyjmuje wygląd przedstawiony na rysunku poniżej. Jednostka, zgodnie z legendą zmienia kolor z czerwonego (dane nieprzekazane do UM/UW) na niebieski (brak danych). 3.7 PODPIS ELEKTRONICZNY PODPIS SPRAWOZDANIA Do przeprowadzenia podpisu elektronicznego konieczne jest posiadanie odpowiednich narzędzi (czytnik kart kryptograficznych wraz z zainstalowanymi sterownikami do jego obsługi oraz kartę zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny). W celu poprawnej instalacji oprogramowania do obsługi czytnika kart oraz karty zawierającej kwalifikowany podpis elektroniczny proszę zapoznać się z instrukcją użytkownika dostarczaną przez dostawcę podpisu. Na chwilę obecną w Polsce podpis elektroniczny dostarczany jest przez trzech dostawców, a są to: Unizeto Technologies SA, Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. (Sigillum). Użytkownik na poziomie Urzędu Gminu, m.st. Warszawy, Urzędu Wojewódzkiego, może podpisać sprawozdanie/sprawozdanie zbiorcze po jego zatwierdzeniu przez jednostkę nadrzędną (UW, Ministerstwo). W tym celu przemieszcza się do podglądu sprawozdania, gdzie następnie wybiera z Funkcji dodatkowych -> Podpis elektroniczny -> Podpisz dokument. Po wybraniu odpowiedniej opcji pojawi się komunikat przedstawiony na rysunku poniżej. Po potwierdzeniu komunikatu aplikacja rozpoczyna wyszukiwanie i sprawdzanie podpisu elektronicznego, (aby aplikacja odnalazła podpis konieczne jest podłączenie do komputera czytnika kart wraz z kartą kryptograficzną zawierającą podpis elektroniczny). 25 S t r o n a

26 Jeżeli podczas wyszukiwania pojawi się komunikat przedstawiony na rysunku poniżej, należy upewnić się, czy wszystkie urządzenia zostały poprawnie podłączone do komputera i czy karta kryptograficzna jest prawidłowo włożona do czytnika. Po zakończeniu przeszukiwania i odnalezieniu podłączonego urządzenia zawierającego podpis elektroniczny, pojawi się okno przedstawione na rysunku poniżej. Po wybraniu odpowiedniego certyfikatu do podpisania sprawozdania użytkownik wybiera przycisk Wybierz. Po wybraniu przycisku pojawi się okno przedstawione na rysunku poniżej. 26 S t r o n a

27 Po zapoznaniu się z informacjami zamieszczonymi w oknie przedstawionym powyżej użytkownik klika przycisk Podpisz. W części Realizowana czynność pojawi się pasek informujący o postępie składania podpisu pod dokumentem. W trakcie składania podpisu konieczne jest wprowadzenie PIN-u w oknie przedstawionym poniżej, a następnie potwierdzenie jego poprawności klikając przycisk Akceptuj. Po zakończeniu składania podpisu, okno, w którym przebiegał proces, przyjmuje wygląd przedstawiony na rysunku poniżej. Po wybraniu przycisku Zakończ pojawi się okno Podsumowania zadań, w którym znajdują się informacje o wynikach składania podpisu. 27 S t r o n a

28 Po potwierdzeniu komunikatu pojawi się okno Wysyłanie plików. W oknie tym znajduje się informacja o dwóch plikach, które wysyłane są do bazy. Jeden z nich to plik sprawozdania, drugi natomiast to plik zawierający informacje o podpisie i podpisanym pliku. Po zakończeniu wysyłki plików pojawi się komunikat przedstawiony na rysunku, poniżej, który potwierdza poprawną wysyłkę i zapis do bazy. Cały proces podpisu elektronicznego kończy pojawieniem się okna informacyjnego przedstawionego na rysunku poniżej. Po zakończeniu procesu podpisu elektronicznego, w oknie podglądu sprawozdania pojawi się ikona informująca o tym, że dokument jest podpisany elektronicznie Weryfikacja podpisu Użytkownik ma możliwość dokonania weryfikacji podpisanego sprawozdania, czyli sprawdzenia, kto dokonał podpisu. Aby tego dokonać wybiera Funkcje dodatkowe -> Podpis elektroniczny -> Weryfikuj podpis w podglądzie sprawozdania. Po zakończeniu procesu weryfikacji pojawi się komunikat, przedstawiony na rysunku poniżej, zawierający informacje o osobie podpisującej dokument. 28 S t r o n a

29 Pobranie i zapisanie podpisnego sprawozdania na dysk Użytkownik ma możliwość pobrać podpisany dokument na dwa sposoby. Pierwszy, wybierając z Funkcje dodatkowe -> Podpis elektroniczny -> Pobierz dokument. Drugi, to kliknięcie na ikonę znajdującą się w podglądzie sprawozdania. Po wybraniu jednego z dwóch sposobów pojawi się okno do zapisania pliku na komputerze. Plik dokument_podpis.zip jest skompresowanym plikiem. Po rozpakowaniu użytkownik ma dostęp do pliku sprawozdania oraz pliku zawierającego informacje o podpisie. Pobrany dokument można pozostawić na dysku twardym w celu archiwizacji lub w celu poddania weryfikacji podpisu zewnętrzną aplikacją Modyfikacja sprawozdań podpisanych cyfrowo Po złożeniu podpisu elektronicznego nie ma możliwości modyfikacji sprawozdania. Jedyne, co użytkownik może zrobić to usunięcie pliku i ponowny import sprawozdania do aplikacji sfundusz. Usuwanie sprawozdań podpisanych elektronicznie przebiega w analogiczny sposób jak sprawozdań, które nie zostały podpisane. 3.8 ZAPISYWANIE SPRAWOZDANIA ZAPISYWANIE SPRAWOZDANIA W POSTACI PLIKU PDF Poniżej opisano zapis oraz wydruk sprawozdania w postaci PDF, który działa w ten sam sposób dla wszystkich użytkowników aplikacji, na każdym poziomie organizacyjnym. Użytkownik ma możliwość zapisywania sprawozdania w PDF od momentu wczytania do aplikacji do zatwierdzenia sprawozdania przez Ministerstwo. Użytkownik z poziomu UW oraz użytkownik z poziomu Ministerstwa posiada możliwość zapisu oraz wydruku sprawozdań wszystkich podległych jednostek oraz własnego zbiorczego sprawozdania (województwo/polska). Aby zapisać sprawozdanie w PDF w pierwszej kolejności użytkownik określa rodzaj sprawozdania i interesujący go okres sprawozdawczy. System automatycznie wyświetli zawartość sprawozdania w prawej części aplikacji. Następnie wybiera z Funkcji dodatkowych -> Wydruk sprawozdania (PDF). 29 S t r o n a

30 Użytkownik ma możliwość bezpośredniego otwarcia pliku używając domyślnego edytora PDF bądź zapisania sprawozdania na dysku lokalnym, a następnie otwarcia przy pomocy odpowiedniego edytora ZAPISYWANIE I EKSPORT SPRAWOZDANIA W POSTACI PLIKU XLS Zapis sprawozdania w formacie XLS przebiega w identyczny sposób jak zapis w postaci PDF oraz tak samo dla wszystkich użytkowników aplikacji, na każdym poziomie organizacyjnym. Różnica polega jednak na tym, że pliki wyjściowe można edytować. Istnieje także możliwość wyeksportowania wielu sprawozdań w jednym pliku (opcja ta jest dostępna tylko na poziomach wyższych niż gmina) Użytkownik na poziomie Województwa ma możliwość eksportu do XLS następujących danych: Zbiorczego sprawozdania województwa (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> To sprawozdanie) Wszystkich gmin do jednego pliku, gdzie każde sprawozdanie znajduje się w oddzielnym arkuszu (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> Gminy) Zbiorczych sprawozdań powiatów (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych ->Powiaty) Sprawozdania jednostek eksportowanych w formie listy (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> Gminy wierszami) Sprawozdania wszystkich jednostek w województwie, które wczytały sprawozdanie do bazy centralnej (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> Cały rok wierszami) Użytkownik na poziomie Ministerstwa ma możliwość eksportu do XLS następujących danych: Zbiorczego sprawozdania województwa (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> To sprawozdanie) Zbiorczego sprawozdania wszystkich powiatów, gdzie każde sprawozdanie znajduje się w oddzielnym arkuszu (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> Powiaty) Zbiorczego sprawozdania ze wszystkich województw, gdzie każde województwo jest eksportowane do innego arkusza (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> Województwa) Sprawozdania jednostek eksportowanych w formie listy (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> Gminy wierszami) Sprawozdania wszystkich gmin, gdzie każda z gmin jest w oddzielnym arkuszu (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> Gminy) Sprawozdania wszystkich jednostek w województwie, które wczytały sprawozdanie do bazy centralnej (Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> Cały rok wierszami) Aby wyeksportować sprawozdanie do XLS, użytkownik (gmina, dzielnica, Urząd Miasta, Urząd Wojewódzki, Ministerstwo) w pierwszej kolejności określa rodzaj sprawozdania i okres 30 S t r o n a

31 sprawozdawczy, z którego pochodzić ma sprawozdanie. Po określeniu przez użytkownika wymaganych warunków, system automatycznie wyświetli zawartość sprawozdania w prawej części aplikacji. Następnie w podglądzie sprawozdania wybiera Funkcje dodatkowe -> Eksport danych -> To sprawozdanie -> narastająco (rodzaje eksportów zależą od poziomów). W formie narastającej dane eksportowane są tak jak wyglądają w podglądzie. Eksport sprawozdania w formie nienarastającej powoduje, że wszystkie tabele sprawozdania przedstawione są w wykonaniu miesięcznym (zarówno tabele narastające jak i nienarastające) Użytkownik ma możliwość bezpośredniego otwarcia sprawozdania używając domyślnego edytora XLS, bądź zapisania pliku na dysku lokalnym, a następnie otwarcia przy pomocy odpowiedniego edytora. 3.9 MODUŁ ZESTAWIEŃ GENEROWANIE ZESTAWIENIA Korzystając z Funkcje podstawowe -> Moduł zestawień użytkownik (na każdym poziomie organizacyjnym) ma możliwość wygenerowania stworzonego przez Ministerstwo raportu w postaci pliku XLS. Poniżej przedstawiono okno Listy zestawień z przykładowymi raportami. Raporty mogą zostać dodane do listy przez administratora systemu i są zazwyczaj sporządzane na wzór przesłany przez pracowników Departamentu Merytorycznego. Moduł pozwala, przy pomocy odpowiednio zdefiniowanych parametrów, wygenerować zestawienie zgromadzonych w systemie wartości poszczególnych punktów statystycznych sprawozdań rzeczowo - finansowych. Zestawienie może przybierać dowolny układ graficzny, mieszczący się w możliwościach arkusza kalkulacyjnego XLS. Aby wygenerować arkusz (wyświetlić na ekranie lub zapisać na dysku), należy zaznaczyć na liście odpowiedni raport, a następnie kliknąć przycisk Wygeneruj. Pojawi się okno Parametry wydruku 31 S t r o n a

32 przedstawione na rysunku poniżej, w którym użytkownik wybiera przycisk Wygeneruj lub (w przypadku użytkownika na poziomie gminy) od razu okno menedżera pobierania plików Dodanie nowego zestawienia Uwaga: możliwość wyboru lokalizacji, dla której ma zostać wygenerowane zestawienie jest zależne od posiadanych przez użytkownika uprawnień (np. na poziomie gminy użytkownik wygeneruje zestawienie tylko dla własnej lokalizacji, użytkownik na poziomie UW będzie mógł wygenerować zestawienie dla wybranej jednostki znajdującej się w danym województwie) W celu dodania nowego raportu do listy (pliku XLS z predefiniowanymi formułami w komórkach) należy kliknąć na przycisk Dodaj, co spowoduje pojawienie się okna przedstawionego na rysunku niżej. W oknie Dodanie zestawienia użytkownik określa nazwę, opis oraz lokalizację pliku, który zostanie dodany do aplikacji, a także grupę docelową. Uwaga: w przypadku nie zaznaczenia żadnej z grup, zestawienie będzie widoczne dla użytkowników na każdym poziomie. W przypadku zaznaczenia wybranej grupy, zestawienie będzie widoczne tylko dla niej. Użycie przycisku Wybierz spowoduje otwarcie okna, w którym użytkownik odnajduje plik raportu i dodaje go do aplikacji. Po wykonaniu wyżej opisanej czynności, zestawienie zostanie dodane do listy zestawień. 32 S t r o n a

33 3.10 ZGŁOSZENIA SERWISOWE Zgłoszenia serwisowe pozwalają w wygodny sposób zgłosić problem dotyczący działania aplikacji. Funkcja jest dostępna w Funkcje podstawowe Zgłoszenia serwisowe. W oknie jest możliwość selekcji zgłoszeń m.in. w zależności od statusu zgłoszenia (wszystkie zgłoszenia, zgłoszone, przyjęte, rozwiązane), roku, poziomu ważności. Można również wyeksportować listę do formatu Excel oraz zmieniać widoczność poszczególnych kolumn DODANIE NOWEGO ZGŁOSZENIA Po naciśnięciu przycisku Nowe zgłoszenie serwisowe zostanie otwarte nowe okno zawierające formularz zgłoszenia. Należy podać dane kontaktowe oraz opis problemu, istnieje także możliwość załączenia pliku (np. plik z błędami, logami aplikacji, itp.) W celu ułatwienia obsługi zgłoszeń należy również określić typ problemu: Help-line, Awaria, Błąd, Inne oraz subiektywny poziom ważności: Krytyczny, Średni, Niski. 33 S t r o n a

34 PRZEGLĄDANIE ZGŁOSZEŃ Użytkownik ma podgląd tylko do zgłoszeń serwisowych utworzonych przez siebie. Po naciśnięciu przycisku Pokaż zgłoszenie, zostanie wyświetlone okno ze szczegółami i informacją o rozwiązaniu zgłoszenia KOMUNIKATOR Dla użytkownika systemu, dostępny jest moduł umożliwiający realizację zadań związanych z przesyłaniem krótkich komunikatów tekstowych pomiędzy różnymi poziomami organizacyjnymi, realizującymi wymogi ustawowe w zakresie sprawozdawczości. Komunikaty mogą być przesyłane przez Urzędy Gminy do odpowiedniego Urzędu Wojewódzkiego. Wyjątkiem będą dzielnice powiatu M. st. Warszawy, które mogą kierować wiadomości jedynie do Urzędu Miejskiego (powiatu M. st. Warszawy). Użytkownicy systemu na poziomie Urzędu Wojewódzkiego mogą przesyłać wiadomości zarówno do wszystkich podległych gmin, jak i do pracowników Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Komunikator systemu sfundusz nie przewiduje możliwości bezpośredniego komunikowania się jednostek z poziomu gminy z poziomem Ministerstwa. Pracownicy posiadający uprawnienia Ministerstwa mogą kontaktować się bezpośrednio z każdym poziomem tzn. Urzędami Wojewódzkimi, wybranymi powiatami oraz gminami. Opisany powyżej model nie pozwala na przesyłanie wiadomości pomiędzy dwiema gminami, Urzędami Wojewódzkimi. Komunikacja może odbywać się jedynie w pionie URUCHOMIENIE KOMUNIKATORA Aby rozpocząć pracę z komunikatorem, po zalogowaniu do systemu należy z funkcji podstawowych wybrać funkcję Komunikator. Okno systemu przyjmie wygląd przedstawiony w poniższym oknie. 34 S t r o n a

35 Moduł funkcjonuje analogicznie do prostego programu pocztowego. W górnej części można filtrować wiadomości ze względu na ich status: Odebrane, Wysłane, Kosz oraz poziom, z jakiego zostały przysłane. Każda wiadomość na liście może zostać zaznaczona w celu przeprowadzenia operacji na grupie zaznaczonych wiadomości. Funkcja może być wykorzystana w przypadku konieczności usunięcia części wiadomości z listy. W dolnej części widoczne są przyciski Nowa wiadomość, Odpowiedz, Prześlij dalej, Do kosza. Jest również przyciski - oraz +, który umożliwia zniknięcie/pojawienie się szczegółów dotyczących wiadomości (rysunki poniżej) 35 S t r o n a

36 WYSYŁANIE WIADOMOŚCI Poziom Urzędów Gminy/Urzędów Dzielnicy Aby wysłać wiadomość należy wybrać przycisk Nowa wiadomość. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające określenie parametrów wiadomości. System automatycznie podpowiada adresata wiadomości, gdyż na tym poziomie może to być jedynie odpowiedni Urząd Wojewódzki lub Urząd m.st. Warszawy. Po wypełnieniu treści komunikatu należy wybrać przycisk Wyślij. System dostarczy widomość do adresata tylko w przypadku, gdy ten będzie zalogowany w systemie sfundusz. Jeżeli nie będzie zalogowany, wiadomość będzie dostarczona po pierwszym zalogowaniu się adresata do aplikacji. Z tego też względu użytkownicy powinni się często logować do aplikacji w celu sprawdzenia, czy w komunikatorze nie znajduje się wiadomość, którą należy przeczytać. Przyjęto zasadę, że wszystkie nieodczytane wiadomości są wyświetlane na liście pogrubioną czcionką. Dopiero kliknięcie na wiadomość i wyświetlenie jej treści zmienia status wiadomości na przeczytaną, co powoduje zmianę jej wyświetlania na liście na czcionkę normalną. Wszystkie wysłane wiadomości można podejrzeć w folderze Wysłane. Zmianę folderu wykonujemy poprzez wybranie odpowiedniej opcji znajdującej się w górnej części ekranu komunikatora. 36 S t r o n a

37 Poziom Urzędów Wojewódzkich Aby wysłać wiadomość należy wybrać przycisk Nowa wiadomość. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające określenie parametrów wiadomości. W przypadku powyższego poziomu, użytkownik musi dokładnie określić odbiorcę wiadomości. Może nim być jednocześnie kilku odbiorców z grupy jednostek podległych, czyli Gminy lub Ministerstwo. Wybór odbiorców wiadomości odbywa się w dolnej części zaprezentowanego okna. Zaznaczenie pola Ministerstwo spowoduje wysłanie wiadomości do pracowników Ministerstwa. W przypadku konieczności wysłania wiadomości do gmin posłużyć się należy przyciskiem Gminy. Spowoduje on wyświetlenie formatek pozwalających na zaznaczenie konkretnych jednostek lub wszystkich dostępnych w danej grupie. Mechanizm wyboru został tak zaprojektowany, aby użytkownik mógł wielokrotnie dokonać dowolnego wyboru. Lista wybranych odbiorców wiadomości będzie widniała w sekcji Adresaci. Po wypełnieniu treści komunikatu należy jedynie wybrać przycisk Wyślij. System dostarczy wiadomość do adresata tylko w przypadku, gdy ten będzie zalogowany w systemie sfundusz. Jeżeli nie będzie zalogowany, wiadomość będzie dostarczona po pierwszym zalogowaniu się adresata do aplikacji. Z tego też względu, użytkownicy powinni się często logować do systemu w celu sprawdzenia, czy w komunikatorze nie znajduje się wiadomość, którą należy przeczytać. Przyjęto zasadę, że wszystkie nieodczytane wiadomości są wyświetlane na liście pogrubioną czcionką. Dopiero 37 S t r o n a

38 kliknięcie na wiadomość i wyświetlenie jej treści zmienia status wiadomości na przeczytaną, co powoduje zmianę jej wyświetlania na liście na czcionkę normalną. Wszystkie wysłane wiadomości można podejrzeć w folderze Wysłane. Zmianę folderu wykonujemy poprzez wybranie odpowiedniej opcji znajdującej się w górnej części ekranu komunikatora Poziom m.st. Warszawy Aby wysłać wiadomość należy wybrać przycisk Nowa wiadomość. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające określenie parametrów wiadomości. Tworząc nową wiadomość użytkownik określa adresatów. Na poziomie powiatu użytkownik może wysłać wiadomość do Urzędu Wojewódzkiego lub/i do podległych jednostek. Po kliknięciu na przycisk Dzielnice pojawi się oddzielne okno (przedstawione na rysunku poniżej), w którym wyświetlona zostanie lista podległych jednostek. Użytkownik ma możliwość wyboru wielu adresatów dla jednej wiadomości. Po wypełnieniu treści komunikatu należy wybrać przycisk Wyślij. System dostarczy wiadomość do adresata tylko w przypadku, gdy ten będzie zalogowany w systemie sfundusz. Jeżeli nie będzie zalogowany, wiadomość będzie dostarczona po pierwszym zalogowaniu się adresata do aplikacji. Z tego też względu, użytkownicy powinni się często logować do systemu w celu sprawdzenia, czy w komunikatorze nie znajduje się wiadomość, którą należy przeczytać. Przyjęto zasadę, że wszystkie nieodczytane wiadomości są wyświetlane na liście pogrubioną czcionką. Dopiero kliknięcie na wiadomość i wyświetlenie jej treści zmienia status wiadomości na przeczytaną, co powoduje zmianę jej wyświetlania na liście na czcionkę normalną. Wszystkie wysłane wiadomości można podejrzeć 38 S t r o n a

39 w folderze Wysłane. Zmianę folderu wykonujemy poprzez wybranie odpowiedniej opcji znajdującej się w górnej części ekranu komunikatora Poziom Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Aby wysłać wiadomość należy wybrać przycisk Nowa wiadomość. Zostanie wyświetlone okno umożliwiające określenie parametrów wiadomości. W przypadku powyższego poziomu, użytkownik musi dokładnie określić odbiorcę wiadomości, którym może być jednocześnie kilku odbiorców z grupy jednostek podległych, czyli Gminy, Urzędy Marszałkowskie, Urzędy Wojewódzkie (czy w przypadku województwa mazowieckiego: powiat m. st. Warszawa) lub Ministerstwo. Wybór odbiorców wiadomości odbywa się w dolnej części zaprezentowanego okna. Zaznaczenie pola Ministerstwo spowoduje wysłanie wiadomości do pracowników Ministerstwa. W przypadku konieczności wysłania wiadomości do gmin/dzielnic należy się posłużyć przyciskami Województwa lub Gminy, Dzielnice. Spowodują one wyświetlenie formatek pozwalających na zaznaczenie konkretnych jednostek lub wszystkich dostępnych w danej grupie. Można również wybrać przycisk Wszyscy, co spowoduje, że wiadomość zostanie wysłana do wszystkich użytkowników systemu na każdym poziomie. Mechanizm wyboru został tak zaprojektowany, aby użytkownik mógł dokonać wielokrotnie dowolnego wyboru. Lista wybranych odbiorców wiadomości będzie widniała w sekcji Adresaci. Po wypełnieniu treści komunikatu należy jedynie wybrać przycisk Wyślij. System dostarczy wiadomość do adresata tylko w przypadku, gdy ten będzie zalogowany w systemie sfundusz. Jeżeli 39 S t r o n a

40 nie będzie zalogowany, wiadomość będzie dostarczona po pierwszym zalogowaniu się adresata w aplikacji. Dlatego użytkownicy systemu powinni często logować się do systemu w celu sprawdzenia, czy w komunikatorze nie znajduje się wiadomość, którą należy przeczytać. Przyjęto zasadę, że wszystkie nieodczytane wiadomości są wyświetlane na liście pogrubioną czcionką. Dopiero kliknięcie na wiadomość i wyświetlenie jej treści zmienia status wiadomości na przeczytaną, co powoduje zmianę jej wyświetlania na liście na czcionkę normalną. Wszystkie wysłane wiadomości można podejrzeć w folderze Wysłane. Zmianę folderu wykonujemy poprzez wybranie odpowiedniej opcji znajdującej się w górnej części ekranu komunikatora USUWANIE WIADOMOŚCI W przypadku nagromadzenia się dużej ilości komunikatów, moduł przewiduje usunięcie tych mniej ważnych. W takim przypadku należy odznaczyć na liście wiadomości przychodzących lub wysłanych te, które należy usunąć i wybrać opcję Do kosza, znajdującą się w dolnej części Komunikatora. Spowoduje to, przeniesienie wybranych komunikatów do folderu Kosz. Wiadomości przeniesione do folderu Kosz nie są usuwane z systemu, a jedynie z folderu Odebrane. Po przejściu do folderu Kosz, użytkownik może usunąć wszystkie zaznaczone widomości. Uwaga: wszystkie wiadomości skasowane z folderu Kosz są usuwane bezpowrotnie ODPOWIADANIE NA WIADOMOŚĆ W uzasadnionych przypadkach może pojawić się konieczność odpowiedzenia na wiadomość. Możliwość wysłania wiadomości będącej odpowiedzią mają pracownicy na poziomie Urzędu Wojewódzkiego oraz Ministerstwa. W takim przypadku po wyświetleniu szczegółów dotyczących wiadomości użytkownik będzie miał aktywny przycisk Odpowiedz. Po jego przyciśnięciu zostanie wyświetlona odpowiednia formatka. W treści wiadomości zostanie przytoczona treść oryginalna w celu ułatwienia osobie odpisującej wpisanie odpowiedniej treści. W module komunikacyjnym nie przewidziano możliwości odpowiadania wielokrotnego, to jest takiego, które jest odpowiedzią na wcześniejszą odpowiedź. W przypadku konieczności wysłania odpowiedzi do odpowiedzi, należy uczynić to poprzez stworzenie zupełnie nowej wiadomości PRZESYŁANIE WIADOMOŚCI Użytkownik ma również możliwość przesłania otrzymanej wiadomości do innych użytkowników. W tym celu zaznacza interesującą go wiadomość, a następnie wybiera przycisk Prześlij dalej. Spowoduje to pojawienie się okna wiadomości, w którym użytkownik, po wprowadzeniu wszystkich informacji oraz adresatów, wybiera przycisk Wyślij REGUŁY WERYFIKACYJNE Użytkownik z poziomu Ministerstwa ma możliwość tworzenia reguł weryfikacyjnych, które sprawdzają poprawność wartości w sprawozdaniach. Dostęp do zarządzania regułami, użytkownik ma poprzez wybranie Funkcje podstawowe -> Reguły. 40 S t r o n a

41 Poniżej przedstawiono okno, w którym użytkownik ma możliwość dodawania, usuwania i edytowania już istniejących reguł. Po wybraniu interesującej reguły stają się aktywne przyciski Edycja, Usuń, Podgląd. Przyciski Włącz, Wyłącz są aktywne tylko dla reguł, które znajdują się w standardowym profilu weryfikacji. W przypadku utworzenia nowego profilu weryfikacji, można włączyć/wyłączyć tylko te reguły, które pokrywają się z regułami znajdującymi się w profilu standardowym. Wybranie przycisku Edycja, pojawi się okno z wybraną regułą. 41 S t r o n a

42 Po wprowadzeniu zmian, użytkownik wybiera przycisk Zatwierdź zmiany, a system potwierdzi zmiany odpowiednim komunikatem. Wybranie konkretnej reguły oraz przycisku Usuń spowoduje pojawienie się poniższego komunikatu. Wybranie TAK, usunięcie pozycji oraz potwierdzenie wykonania operacji. Przycisk Podgląd umożliwia przeglądanie wybranej reguły. Przycisk Włącz powoduje, że dana reguła zaczyna obowiązywać, przycisk Wyłącz, wyłączenie danej reguły. W przypadku włączenia, jak i wyłączenia reguły system wyświetla odpowiedni komunikat oraz potwierdzenie wykonania operacji. Przycisk Drukuj umożliwia wydrukowanie wybranych reguł (według profilu, typu oraz tabeli) 42 S t r o n a

43 DODANIE NOWEGO PROFILU WERYFIKACJI Aby dodać nowy profil weryfikacji, użytkownik w oknie Reguły, wybiera przycisk Nowy profil. Pojawi się nowe okno, w którym użytkownik wpisuje nazwę profilu, a następnie wybiera przycisk Utwórz nowy profil. W sytuacji, gdy nazwa wpisywana przez użytkownika będzie taka sama jak już istniejąca w systemie, pojawi się ukazany niżej komunikat. W sytuacji wpisania poprawnej nazwy, pojawi się ukazane niżej okno. Nazwę profilu można zmienić, wybierając przycisk Zmień nazwę. Pojawi się ukazane niżej okno, w którym użytkownik wprowadza nazwę profilu, a następnie przycisk Zmień nazwę profilu. Jeśli wpisywana nazwa będzie taka sama jak już obowiązująca, system poinformuje o tym użytkownika odpowiednim komunikatem. Wpisanie poprawnej nazwy i wybranie odpowiedniego przycisku, spowoduje pojawienie się poniższego komunikatu. 43 S t r o n a

44 W sytuacji, gdy użytkownik będzie chciał usunąć wybrany profil, wybiera przycisk Usuń profil. System wyświetli zapytanie potwierdzające wykonanie funkcji. Po wybraniu TAK profil zostanie usunięty, co zostanie potwierdzone przez system poniższym komunikatem DODANIE NOWEJ REGUŁY Aby dodać nową regułę użytkownik klika na przycisk Dodaj nową regułę. Pojawi się okno Dodawanie nowej reguły weryfikacji. W oknie tym użytkownik określa, czego ma dotyczyć reguła. Reguły zostały podzielone na następujące grupy: a) Wydatki w kolejnych miesiącach muszą narastać reguła sprawdza, czy odpowiednie kolumny sprawozdania są wykazywane w ujęciu narastającym; jeżeli pole następne ma wartość mniejszą od poprzedniego, wykazywany jest błąd w sprawozdaniu; 44 S t r o n a

45 b) Liczba świadczeń w kolejnych miesiącach musi narastać reguła sprawdza, czy odpowiednie kolumny sprawozdania są wykazywane w ujęciu narastającym; jeżeli pole następne ma wartość mniejszą od poprzedniego, wykazywany jest błąd w sprawozdaniu; c) Przy miesięcznych wydatkach na świadczenia większych od zera miesięczna liczba świadczeń jest większa od zera i odwrotnie reguła sprawdza, dla konkretnych tabel (zawierających i kwoty świadczeń i liczbę świadczeń), czy w przypadku zwiększenia się kwoty wypłaconych świadczeń wzrosła także ilość wypłaconych świadczeń, to samo sprawdzane jest w druga stronę; d) Przy przeciętnych miesięcznych wydatkach na świadczenia większych od zera przeciętna miesięczna liczba świadczeń jest większa od zera i odwrotnie reguła działa podobnie do opisanej w punkcie c), jednakże operuje na danych nienarastających; 45 S t r o n a

46 e) Wydatki bądź liczba świadczeń w kolumnach w tym nie mogą przekraczać wydatków bądź liczb w kolumnach razem reguła sprawdza, czy kwoty i liczby wykazane, jako zawierające się w jakiejś wartości, nie przekraczają jej; f) Średnia wysokość wypłaconego świadczenia musi spełniać warunek pozwala na określenie warunku na kwotę wypłaconego świadczenia względem liczby świadczeń wypłaconych; g) Przeciętna miesięczna wysokość świadczenia musi być reguła działa podobnie do poprzedniej, tylko na wartościach nienarastających; 46 S t r o n a

47 h) Dane sprawozdania muszą spełniać podane wyrażenie reguła, która umożliwia uzależnienie wystąpienia błędu od spełnienia bądź nie warunku wyrażonego wzorem zawierającym, jako elementy wartości odpowiednich komórek danej tabeli sprawozdania oraz stałych określonych liczbowo; i) Dane z kilku sprawozdań muszą spełniać podane wyrażenie podobnie jak poprzednia, nie ogranicza się jednak do konkretnej tabeli, czy sprawozdania; j) Dowolne pola w sprawozdaniach w danym roku muszą spełniać warunek - Reguła oparta na wyrażeniu logicznym, które może zawierać w sobie odesłania do pól z różnych sprawozdań oraz różnych kwartałów. Kwartały sprawozdań dotyczą tylko jednego roku tzn. nie ma możliwości zawarcia w wyrażeniu logicznym danych z kilku lat. Wyrażenie logiczne ma możliwość operowania na danych nienarastających; 47 S t r o n a

48 k) Dowolne pola sprawozdania znajdujące się w dowolnym miesiącu i miesiącu następującym po nim muszą spełnić warunek - Reguła oparta na wyrażeniu logicznym, w którym mogą znajdować się odesłania do pól jednego z dostępnym sprawozdań. Każde z pól zawiera dodatkową informację, z którego miesiąca pochodzą dane. Głównym założeniem tego typu reguły jest porównywanie danych sprawozdania pomiędzy kolejnymi miesiącami (np. porównanie styczeń-luty, luty-marzec, itd.). Specjalnie dla tej reguły zostały wprowadzone dodatkowe oznaczenia pól: (n - 1) - poprzedni miesiąc (n) - aktualny miesiąc W podglądzie wyrażenia logicznego są one widoczne, jako n1 dla n - 1 oraz n2 dla n. Jest to podyktowane przyjętą gramatyką wyrażeń logicznych. Poza określeniem wyrażenia logicznego reguła wymaga również podania zakresu miesięcy, jakie dane wyrażenie będzie obejmowało. Wyrażenie logiczne ma możliwość operowania na danych nienarastających. Przykład: Zakres: Od miesiąca 1 (styczeń) do miesiąca 4 (kwiecień) Wyrażenie: apoz1n1 > 2 * apoz2n2 Wyrażenie jest równoważne 3 wyrażeniom: apoz1(styczeń) > 2 * apoz2(luty), apoz1(luty) > 2 * apoz2(marzec), apoz1(marzec) > 2 * apoz2(kwiecień) Jeśli nie zostanie spełnione wyrażenie 1) lub 2) to wtedy błąd będzie widoczny tylko dla sprawozdania z I kwartału. Jeśli nie zostanie spełnione wyrażenie 3) to błąd będzie widoczny tylko dla sprawozdania z II kwartału. O tym, w którym sprawozdaniu będzie widoczny błąd decyduje, z którego kwartału są pola z aktualnego miesiąca (n2). 48 S t r o n a

49 3.13 STATUS IMPORTU POZIOM URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH/MINISTERSTWA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ Użytkownik na poziomie Urzędu Województwa i Ministerstwa korzystając z funkcji Pokaż status importu, znajdującej się w Funkcje podstawowe, ma możliwość generowania raportów. Jakie informacje zawierają raporty uzależnione jest od rodzaju kryteriów, które określi użytkownik. Dzięki tej funkcji można w łatwy i szybki sposób sprawdzić, na jakim etapie jest przekazywanie sprawozdań oraz to, które Gminy zaimportowały sprawozdanie/zbiór centralny, a które nie Generowanie raportów Po określeniu odpowiednich kryteriów (ukazanych na rysunku powyżej) użytkownik wybiera przycisk Pokaż podsumowanie. Wygląd przykładowego raportu przedstawiony jest na poniższym rysunku. W aplikacji rozszerzono okno podsumowania, dodając kolumny Wczytano, Wprowadzono oraz Modyfikowano wraz z informacją, na jakim poziomie (gmina, województwo, ministerstwo). 49 S t r o n a

50 Zaznaczając na liście wybraną jednostkę, a następnie klikając przycisk Podgląd, użytkownik uzyskuje dostęp do szczegółowych informacji (wartości w sprawozdaniu, informacji o błędach lub/i ostrzeżeniach) Eksport danych do Excela Aby wyeksportować raport do Excela użytkownik po określeniu kryteriów w oknie Status importu, wybiera przycisk Eksport danych. Użytkownik ma dostępne dwie opcje: domyślną (otwarcie raportu używając domyślnego edytora) lub zapisanie raportu na dysku lokalnym i otwarcie przy użyciu domyślnej przeglądarki. Po wybraniu opcji Zapisz pojawi się okno, w którym użytkownik określa miejsce zapisania pliku. Następnie otwiera plik zapisany na dysku przy pomocy domyślnego edytora pozwalającego na podglądanie plików typu XLS. Poniżej przedstawiono przykładowy wygląd raportu wyeksportowanego do Excel. 50 S t r o n a

51 DOSTAWCY OPROGRAMOWAŃ DZIEDZINOWYCH Dostawcy aplikacji z obszaru funduszu alimentacyjnego mają możliwość sporządzenia raportu z ilości jednostek, które zaimportowały lub nie zaimportowały sprawozdań do bazy. Po zalogowaniu się do aplikacji sfundusz przyjmuje ona wygląd przedstawiony na rysunku poniżej. Po określeniu odpowiednich kryteriów użytkownik wybiera przycisk Pokaż podsumowanie. Po zakończeniu jego generowania zostanie wyświetlony raport (rysunek poniżej). 51 S t r o n a

52 Zaznaczając na liście wybraną jednostkę, a następnie klikając przycisk Podgląd, użytkownik uzyskuje dostęp do szczegółowej informacji o błędach, ostrzeżeniach, informacjach występujących w sprawozdaniu. Eksport danych przebiega w analogiczny sposób jak dla pozostałych użytkowników i opisany jest w funkcji Eksport danych. 52 S t r o n a

53 4 ADMINISTRACJA Wszystkie opisane poniżej funkcje znajdują się w Funkcje podstawowe -> Administracja. Dostęp do tej części aplikacji posiadają tylko użytkownicy z Urzędów Wojewódzkich i Ministerstwa. 4.1 TWORZENIE NOWEGO KONTA Poniżej zostało opisane tworzenie kont użytkowników przeprowadzane przez użytkownika z poziomu Urzędu Wojewódzkiego i Ministerstwa POZIOM URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH Urząd Wojewódzki tworzy nowe konta tylko dla użytkowników z obszaru własnego województwa. Nie posiada dostępu do tworzenia użytkowników na poziom województwa. W celu utworzenia tego typu użytkownika, konieczny jest kontakt z Ministerstwem. Aby dodać nowego użytkownika należy użyć przycisk Nowe konto, pojawi się okno Dodanie użytkownika. W nim wprowadzane są dane nowego użytkownika, nadawany login i hasło, określany dostęp do danych konkretnej gminy lub marszałka (lokalizacja) oraz grupa uprawnień (Gmina, Marszałek, itd.), a także okres ważności konta (Data od, Data do). 53 S t r o n a

54 Parametr Musi zmienić hasło należy zaznaczyć w przypadku, gdy pierwsze logowanie do systemu nowego użytkownika lub już istniejącego ma być poprzedzone zmianą hasła. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych informacji należy użyć przycisku Stwórz, w celu zapisania wprowadzonych informacji i stworzenia konta użytkownika POZIOM MINISTERSTWA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ Ministerstwo posiada dostęp do tworzenia użytkowników na wszystkich poziomach organizacyjnych. Aby dodać nowego użytkownika należy postępować tak samo, jak w przypadku tworzenia konta przez Urząd Wojewódzki. 4.2 EDYCJA KONTA Poniżej została opisana edycja kont użytkowników przeprowadzana przez użytkownika z poziomu Urzędu Wojewódzkiego i Ministerstwa POZIOM URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH Użytkownik z poziomu UW posiada dostęp tylko do kont użytkowników z własnego województwa (rysunek poniżej). Użytkownik z poziomu UW nie ma możliwości modyfikowania kont użytkowników z własnego poziomu. Oznacza to, że nie może modyfikować własnego konta. 54 S t r o n a

55 Edycja konta umożliwia wprowadzanie zmian w danych użytkownika, odblokowywanie konta, zmianę hasła oraz okres ważności konta. W celu dokonania wyżej wspomnianych zmian konieczne jest wybranie na Liście użytkowników właściwego konta, a następnie użycie przycisku Edytuj konto. Na ekranie wyświetlone zostanie okno, w którym możliwe jest dokonywanie zmian. W przypadku edycji danych użytkownika, pole Hasło pozostaje puste (nie jest pobierane z bazy danych). W celu przypisania użytkownikowi nowego hasła, pole należy odpowiednio wypełnić. Po dokonaniu żądanych modyfikacji konieczne jest wybranie przycisku Zapisz, w celu potwierdzenia dokonanych zmian POZIOM MINISTERSTWA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ Użytkownicy z poziomu Ministerstwa posiadają dostęp do kont wszystkich użytkowników w aplikacji, tak jak to przedstawiono na rysunku poniżej. Aby edytować konto na poziomie Ministerstwa należy postępować tak samo, jak w przypadku edytowania konta przez Urząd Wojewódzki. 55 S t r o n a

56 4.3 BLOKOWANIE KONTA W celu dokonania blokady konta użytkownika na liście użytkowników należy podświetlić konto, które zostanie zablokowane, a następnie wybrać przycisk Edytuj konto. Na ekranie wyświetli się okno edycji danych użytkownika. Blokada oznacza, że użytkownik po wpisaniu prawidłowego loginu i hasła otrzyma na ekranie komunikat informujący o zablokowaniu dostępu do aplikacji. Po potwierdzeniu aplikacja ponownie wyświetli okno logowania. Należy przejść do linii Zablokowany i zaznaczyć pole Blokuj (mały kwadracik). Po dokonaniu zmian należy zapisać wprowadzone modyfikacje używając przycisku Zapisz. 4.4 USUWANIE KONTA W celu usunięcia konta użytkownika należy w pierwszej kolumnie Listy użytkowników zaznaczyć konto, które zostanie usunięte (wstawienie znaku poprawności w małym kwadraciku). Zaznaczone może zostać więcej niż jedno konto. Następnie użyć przycisku Usuń konto. 56 S t r o n a

57 Uwaga: usunięcie konta jest procesem nieodwracalnym. Pojawi się okno z zapytaniem o potwierdzenie wykonania funkcji. W celu akceptacji należy wybrać przycisk Tak. 4.5 WYSZUKIWANIE UŻYTKOWNIKÓW W dolnej części okna Lista użytkowników znajduje się wyszukiwarka. Ułatwia ona wyszukiwanie konkretnego użytkownika jak również grupy użytkowników. Wyszukiwanie odbywa się kontekstowo. Aplikacja wyszukuje ciąg znaków pasujący do wprowadzonego kryterium wyszukiwania. Oznacza to, że jeśli w pole Imię wprowadzony zostanie ciąg znaków (np. rek ), to aplikacja wyświetli wszystkie imiona, które zawierają wspomnianą frazę. Wyszukiwanie odbywa się po pierwszym, jaki i drugim imieniu. Taka sama sytuacja ma miejsce dla pozostałych kryteriów wyszukiwania. Przyciski znajdujące się obok Liczby rekordów służą do wyświetlania wszystkich znalezionych rekordów. 57 S t r o n a

58 Po wpisaniu kryteriów wyszukiwania (np. imię, nazwisko, login, identyfikator) użytkownik wybiera przycisk Szukaj lub w przypadku chęci zawężenia kryteriów do konkretnego województwa/powiatu/gminy przycisk Dalej, a następnie Szukaj. Spowoduje to pojawienie się listy rekordów pasujących do kryteriów wyszukiwania. Użytkownik ma możliwość zapisania, otworzenia pliku PDF z danymi ukazanymi w oknie za pomocą przycisku Drukuj, który spowoduje otwarcie Menedżera pobierania plików. 4.6 UPRAWNIENIA Poniższa lista prezentuje listę wszystkich dostępnych w systemie czynności. Są one pogrupowane na kategorie np.: administracja, eksport sprawozdań, import sprawozdań itd. Poszczególne uprawnienia do funkcji pozwalają na prawie dowolne ustalanie grupy uprawnień i przypisywanie jej konkretnym użytkownikom. U góry okna znajduje się pole, które pozwala na przefiltrowanie listy uprawnień względem jednej grupy uprawnień. 58 S t r o n a

59 Uwaga: Przyciski Nowe uprawnienie, Edycja uprawnienia oraz Usuń uprawnienia powinny być wykorzystywane tylko w uzasadnionych przypadkach (w bieżącej wersji aplikacji będą one wyłączone) Usunięcie pozycji może doprowadzić do usunięcia uprawnienia do danej funkcji dla wszystkich użytkowników systemu. Lista dostępnych funkcji jest rozszerzana podczas procesu rozszerzania zakresu funkcjonalnego aplikacji. Wprowadzono także możliwość wydrukowania aktualnej listy uprawnień i posortowania listy po polu Nazwa, Grupa. Pole Do spr. oznacza, że dane uprawnienie nadawane jest osobno dla każdego zarejestrowanego w systemie typu sprawozdania (Fundusz Alimentacyjny poziom Gminy, Fundusz Alimentacyjny poziom Marszałek). Brak zaznaczenia w tym polu oznacza, że uprawnienie jest grupowe dla całego systemu. Przykładem może być uprawnienie: Dostęp do panelu administracyjnego. Użytkownik ma możliwość wydrukowania listy uprawnień wyświetlonej na ekranie. W tym celu używa przycisku Drukuj. 4.7 GRUPY UPRAWNIEŃ Grupy uprawnień to podział uprawnień ze względu na role (np. gmina, ministerstwo, dzielnica, dostawca itd.) Funkcja znajduje się w Funkcje podstawowe - Administracja -> Grupy uprawnień. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia ma możliwość dodawania, usuwania i zmieniana danych ról. Aby wykonać jedną z powyższych czynności, użytkownik wybiera jeden z trzech przycisków znajdujących się na górze okna. 59 S t r o n a

60 Pojawi się nowe okno, w którym użytkownik wpisuje nazwę nowej roli (w przypadku dodania oraz w przypadku jej zmiany). Istnieje możliwość skopiowania uprawnień do nowej roli na podstawie już istniejących ról. W tym celu użytkownik zaznacza pole Kopiuj z, wtedy pojawi się lista z wykazem dostępnych grup uprawnień, na podstawie, której owa grupa będzie posiadała uprawnienia skopiowanej grupy. W przypadku, gdy nowo tworzona grupa nie ma kopiowanych uprawnień z innej grupy, konieczne jest dodanie do niej uprawnień. W tym celu z pola Status uprawnień użytkownik wybiera pozycję Nieprzypisane uprawnienia. Pojawi się lista z wykazem wszystkich dostępnych w systemie uprawnień. 60 S t r o n a

61 Aby uszczegółowić listę, w polu Grupy uprawnień należy wybrać jedną z dostępnych pozycji. Wtedy lista będzie zawierała tylko wykaz uprawnień dla poszczególnej grupy. 61 S t r o n a

62 Aby dodać dane uprawnienie do grupy należy wybrać poziom dostępu, jaki grupa będzie posiadała, a następnie wybrać przycisk Zapisz. Pojawi się okno z potwierdzeniem zapisania danych. Aby zobaczyć, jakie uprawnienia ma nowo utworzona grupa, z pola Status uprawnienia należy wybrać Przypisane uprawnienia. Wtedy pojawi się lista uprawnień, które użytkownik dodał do danej grupy. 4.8 DZIENNIK LOGOWAŃ W oknie Dziennik logowań znajduje się informacja o próbach logowania do aplikacji bądź odzyskania hasła. Wiersze zaznaczone na czerwono informują o nieudanej próbie. Użytkownik ma możliwość określenia okresu, w jakim ma zostać przedstawiona lista logowań / odzyskań do aplikacji (data od, data do, z ostatnich dni). Jak również ma możliwość określenia czynności (logowanie, odzyskanie), rodzaju zdarzenia (poprawne logowanie, błędne logowanie), 62 S t r o n a

63 loginu użytkownika czy adresu IP, z którego się łączono. W tym celu służą kryteria wyświetlenia pod listą logowań / odzyskań. Aby dokonać wydruku listy, użytkownik klika przycisk Drukuj. Po zapisaniu w wybranej przez użytkownika lokalizacji pliku może on przeglądać jej zawartość przy pomocy aplikacji do podglądu plików w formacie PDF. W dolnej części okna ukazane jest podsumowanie, w którym znajdują się szczegółowe informacje o ilości zdarzeń podzielonych na logowania i próby odzyskania hasła, z dodatkowym podziałem na poprawne i błędne próby. 4.9 AKTYWNE SESJE W oknie Lista aktywnych użytkowników wyświetlona jest lista aktualnie zalogowanych do aplikacji użytkowników. Użytkownik z dostępem do Listy aktywnych użytkowników posiada możliwość zakończenia/ przerwania aktywnej sesji. Wykonanie tej operacji spowoduje konieczność ponownego zalogowania się do aplikacji przez użytkownika, którego sesję przerwano. W tym celu zaznacza pole znajdujące się przy użytkowniku, którego sesja ma zostać przerwana (w tym momencie stanie się aktywny przycisk Przerwij sesję), a następnie wybiera przycisk Przerwij sesję. Pojawi się komunikat potwierdzający wykonanie operacji. Po wybraniu TAK użytkownikowi, któremu przerwano sesję pojawi się komunikat informujący o konieczności ponownego zalogowania się do aplikacji. Bez wykonania tej czynności użytkownik nie będzie miał możliwości dalszej pracy z aplikacją. 63 S t r o n a

64 4.10 KOPIA BEZPIECZEŃSTWA BAZY DANYCH Aplikacja została wyposażona w możliwość tworzenia kopii bazy danych. Funkcja dostępna jest w Funkcje podstawowe -> Administracja -> Kopia bezpieczeństwa. Po wywołaniu tej funkcji, aplikacja przyjmuje wygląd przedstawiony na rysunku poniżej. Uwaga: Funkcja jest dostępna tylko dla osoby pełniącej rolę administratora GENEROWANIE KOPII Generowanie kopii polega na użyciu przycisku Wygeneruj teraz. Generowanie kopii może potrwać kilka minut. Czas generacji uzależniony jest od wielkości bazy. Po zakończeniu procesu generacji kopia pojawi się na liście Planowanie kopii Użytkownik posiada możliwość ustalenia częstości wykonywania kopii bezpieczeństwa. Do wyboru dostępne są dwie opcje: Raz dziennie, Raz na tydzień. Po wybraniu odpowiedniej opcji konieczne jest zapisanie nowych ustawień. W polu Następne wywołanie znajduje się data wykonania następnej kopii. 64 S t r o n a

65 Usuwanie kopii Usuwanie kopii bazy danych następuje poprzez zaznaczenie odpowiedniej pozycji na liście i wybraniu przycisku Usuń kopię Informacje szczegółowe Aby uzyskać szczegółowe informacje o wykonanej kopii konieczne jest zaznaczenie odpowiedniej pozycji na liście oraz użycie przycisku Informacje szczegółowe. Spowoduje to wyświetlenie okna informacyjnego przedstawionego na rysunku poniżej Pobranie kopii Pobranie kopii bezpieczeństwa następuje po użyciu przycisku Pobierz kopię. Konieczne jest zaznaczenie odpowiedniej pozycji na liście, która zostanie zapisana na dysku komputera KREATOR SPRAWOZDAŃ POZIOM MINISTERSTWA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ Kreator sprawozdań jest funkcją umożliwiającą tworzenie jednorazowych formularzy sprawozdań, dostępną dla użytkowników na poziomie Ministerstwa i Urzędu Wojewódzkiego. Użytkownicy z poziomu Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej posiadają dostęp do tworzenia sprawozdań 65 S t r o n a

66 jednorazowych dla Gmin, Marszałków oraz Urzędów Wojewódzkich (tylko dla poziomu UW). Aby rozpocząć tworzenie sprawozdania, użytkownik wybiera z Funkcji podstawowych -> Administracja -> Kreator sprawozdań, co spowoduje pojawienie się ukazanego niżej okna. Następnie wybiera przycisk Dodaj sprawozdanie znajdujący się w lewej, dolnej części ekranu. Użytkownik może dodać czysty szablon lub utworzyć nowy na podstawie wybranego z wcześniej utworzonych. W przypadku wybrania Dodaj czysty szablon otworzy się okno, w którym użytkownik określa parametry nowego sprawozdania oraz wypełnia odpowiednie pola (pola oznaczone żółtym obramowaniem są polami obowiązkowymi), takie jak: skrócona nazwa, wypełniane przez (do wyboru: gmina, marszałek, tylko województwa), okres obowiązywania, widoczność, struktura zatwierdzona. W polu Treść komunikatu dla województw/gminy/marszałka wpisana jest treść, która zostanie wyświetlona użytkownikowi w wiadomości. Użytkownik na poziomie Ministestwa/województwa ma możliwość wpisania w tych polach dowolnej treści. 66 S t r o n a

67 Następnie należy wybrać przycisk Dalej, który spowoduje przejście do kolejnego etapu tworzenia sprawozdania. W przypadku nieuzupełnienia któregokolwiek z wymaganych pól użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem, np., jeżeli pojawi się komunikat przedstawiony niżej, oznacza to, że nie zostało wypełnione pole: Skrócona nazwa. Pojawienie się komunikatu ukazanego niżej, oznacza, że użytkownik nie zaznaczył żadnej pozycji z pola Widoczność. Po przejściu do kolejnego okna, w polu Tytuł sprawozdania należy wpisać wybraną nazwę sprawozdania, a następnie wybrać przycisk Wstaw tabelę w tym miejscu. Spowoduje to, wyświetlenie pola, w którym użytkownik określa parametry tworzonej tabeli, takie jak: ID tabeli, ilość kolumn i wierszy, a następnie wybiera przycisk Utwórz tabelę. 67 S t r o n a

68 W oknie pojawi się tabela o ustalonych przez użytkownika parametrach. Klikając prawym przyciskiem myszy na: Kolumnę 1 pojawi się menu z wyborem dostępnych funkcji takich jak: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), wstaw przypis, usuń tabele. Kolumnę 2 pojawią się funkcje: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), kolumna (wstaw za), wstaw przypis, usuń tabele. Kolumnę 3 wyświetlą się następujące funkcje: 68 S t r o n a

69 Klikając na: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), kolumna (wstaw za, wstaw przed, usuń kolumnę), wstaw przypis, usuń tabele. Wiersz w kolumnie 1 dostępne są następujące funkcje: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), formatowanie komórki (tekstowy, liczbowy: całkowity, liczbowy: zmiennoprzecinkowy, sumacyjny: całkowity, sumacyjny: zmiennoprzecinkowy, nieodstępny), wstaw przypis, usuń tabele. Wiersz w kolumnie 2 dostępne są następujące funkcje: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), kolumna (wstaw za), formatowanie komórki (tekstowy, liczbowy: całkowity, liczbowy: zmiennoprzecinkowy, sumacyjny: całkowity, sumacyjny: zmiennoprzecinkowy, nieodstępny), wstaw przypis, usuń tabele. Wiersz w kolumnie 3 dostępne są następujące funkcje: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), kolumna (wstaw za, wstaw przed, usuń kolumnę), formatowanie komórki (tekstowy, liczbowy: całkowity, liczbowy: zmiennoprzecinkowy, sumacyjny: całkowity, sumacyjny: zmiennoprzecinkowy, nieodstępny), wstaw przypis, usuń tabele. 69 S t r o n a

70 Uwaga: prawidłowe formatowanie komórki (sumacyjny: całkowity oraz sumacyjny: zmiennoprzecinkowy) odbywa się poprzez wybranie rodzaju formatowania prawym przyciskiem myszy, następnie, przytrzymanie przycisku CTRL, zaznaczenie pól, które mają spełniać powyższą zasadę i wybranie przycisku Zapisz. Użytkownik ma możliwość: dodawania i usuwania dowolnej ilości nagłówków, wierszy, kolumn, przypisów i tabel, wpisywania nazwy sprawozdania, tabeli i jej poszczególnych kolumn, zwężania i rozszerzania poszczególnych kolumn. Jeśli użytkownik wybierze przycisk Właściwości pojawi się nowe okno ze szczegółowym wykazem właściwości tabeli. W oknie tym użytkownik ma możliwość zmieniania jej poszczególnych wartości kolumny takich jak: szerokość, typ kolumny, wyrównanie, automatycznie rozciąganie i poszczególnych wartości komórki: wartość, formatowanie, typ komórki. 70 S t r o n a

71 Wybranie przycisku Powrót spowoduje przejście do I części tworzenia sprawozdań. Przycisk Zapisz powoduje zapisanie sprawozdania i pojawienie się komunikatu ukazanego niżej. Wybranie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie i powrót do listy utworzonych sprawozdań. Utworzone sprawozdanie może zostać usunięte do momentu jego zatwierdzenia, przy pomocy przycisku Usuń, który spowoduje pojawienie się komunikatu ukazanego niżej. Sprawozdanie można modyfikować po wybraniu przycisku Popraw, pokazać w formacie XLS poprzez wybranie przycisku Pokaż Excel, 71 S t r o n a

72 i zobaczyć jego strukturę w postaci XML poprzez wybranie przycisku Pokaż źródło. Utworzone w kreatorze sprawozdanie, przyjmuje status Oczekuje zatwierdzenia, a następnie (po zatwierdzeniu sprawozdania w oknie Formularz dodawania) Zatwierdzony i Struktura utworzona (po zatwierdzeniu sprawozdania w oknie głównym kreatora). Jeżeli użytkownik nie zatwierdzi struktury sprawozdania w oknie ukazanym niżej, a będzie próbował zatwierdzić formularz, pojawi mu się odpowiedni komunikat. Aby zatwierdzić strukturę sprawozdania, użytkownik musi wybrać przycisk Popraw i w I-wszym etapie tworzenia formularza w polu: Struktura zatwierdzona, wybrać opcję TAK oraz Zapisz. Następnie na liście utworzonych sprawozdań, wybrać opcję Zatwierdź. Spowoduje to pojawienie się zapytania dotyczącego potwierdzenia wygenerowania struktury. 72 S t r o n a

73 Po wybraniu TAK pojawi się okno informacyjne potwierdzające wygenenerowanie tabel sprawozdania, a formularz przyjmie status Struktura utworzona. Po ponownym zalogowaniu się użytkownika do systemu, sprawozdanie jednorazowe będzie widoczne na liście wyboru sprawozdań. Poniżej przykładowe sprawozdania utworzone przez użytkownika MPIPS dla UW i gminy. W przypadku braku sprawozdania pojawi się ukazane niżej okno. W celu dodania sprawozdania, gmina musi wybrać przycisk Dodaj. Otworzy się okno z wybranym sprawozdaniem do uzupełnienia. Poziom UW Widok na listę wyboru jednego ze sprawozdań. 73 S t r o n a

74 W przypadku braku sprawozdania pojawi się ukazane niżej okno. W celu dodania sprawozdania, UW musi wybrać przycisk Dodaj. Otworzy się okno z wybranym sprawozdaniem do uzupełnienia. Wybrane powiaty 74 S t r o n a

75 POZIOM URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO Użytkownicy z poziomu Urzędu Wojewódzkiego posiadają dostęp do tworzenia sprawozdań jednorazowych tylko dla Gmin (wszystkich w całym województwie) oraz Marszałków. Aby rozpocząć tworzenie sprawozdania, użytkownik wybiera z Funkcji podstawowych -> Administracja - > Kreator sprawozdań, co spowoduje pojawienie się ukazanego niżej okna. Następnie wybiera przycisk Dodaj sprawozdanie znajdujący się w lewej, dolnej części ekranu. Użytkownik może dodać czysty szablon lub utworzyć nowy na podstawie wybranego z wcześniej utworzonych. W przypadku wybrania Dodaj czysty szablon otworzy się okno, w którym użytkownik określa parametry nowego sprawozdania oraz wypełnia odpowiednie pola (pola oznaczone żółtym obramowaniem są polami obowiązkowymi), takie jak: skrócona nazwa, wypełniane przez (do wyboru: gmina, marszałek, tylko województwa), okres obowiązywania, widoczność. 75 S t r o n a

76 Następnie należy wybrać przycisk Dalej, który spowoduje przejście do kolejnego etapu tworzenia sprawozdania. W przypadku nieuzupełnienia któregokolwiek z wymaganych pól użytkownik zostanie poinformowany odpowiednim komunikatem, np., jeżeli pojawi się komunikat przedstawiony niżej, oznacza to, że nie zostało wypełnione pole: Skrócona nazwa. Pojawienie się komunikatu ukazanego niżej, oznacza, że użytkownik nie zaznaczył żadnej pozycji z pola Widoczność. Po przejściu do kolejnego okna, w polu Tytuł sprawozdania należy wpisać wybraną nazwę sprawozdania, a następnie wybrać przycisk Wstaw tabelę w tym miejscu. Spowoduje to, wyświetlenie pola, w którym użytkownik określa parametry tworzonej tabeli, takie jak: ID tabeli, ilość kolumn i wierszy, a następnie wybiera przycisk Utwórz tabelę. 76 S t r o n a

77 W oknie pojawi się tabela o ustalonych przez użytkownika parametrach. Klikając prawym przyciskiem myszy na: Kolumnę 1 pojawi się menu z wyborem dostępnych funkcji takich jak: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), wstaw przypis, usuń tabele. Kolumnę 2 pojawią się funkcje: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), kolumna (wstaw za), wstaw przypis, usuń tabele. Kolumnę 3 wyświetlą się następujące funkcje: 77 S t r o n a

78 Klikając na: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), kolumna (wstaw za, wstaw przed, usuń kolumnę), wstaw przypis, usuń tabele. Wiersz w kolumnie 1 dostępne są następujące funkcje: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), formatowanie komórki (tekstowy, liczbowy: całkowity, liczbowy: zmiennoprzecinkowy, sumacyjny: całkowity, sumacyjny: zmiennoprzecinkowy, nieodstępny), wstaw przypis, usuń tabele. Wiersz w kolumnie 2 dostępne są następujące funkcje: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), kolumna (wstaw za), formatowanie komórki (tekstowy, liczbowy: całkowity, liczbowy: zmiennoprzecinkowy, sumacyjny: całkowity, sumacyjny: zmiennoprzecinkowy, nieodstępny), wstaw przypis, usuń tabele. Wiersz w kolumnie 3 dostępne są następujące funkcje: nagłówek (wstaw nowy wiersz), wiersz (wstaw, usuń), kolumna (wstaw za, wstaw przed, usuń kolumnę), formatowanie komórki (tekstowy, liczbowy: całkowity, liczbowy: zmiennoprzecinkowy, sumacyjny: całkowity, sumacyjny: zmiennoprzecinkowy, nieodstępny), wstaw przypis, usuń tabele. 78 S t r o n a

79 Uwaga: prawidłowe formatowanie komórki (sumacyjny: całkowity oraz sumacyjny: zmiennoprzecinkowy) odbywa się poprzez wybranie rodzaju formatowania prawym przyciskiem myszy, następnie, przytrzymanie przycisku CTRL, zaznaczenie pól, które mają spełniać powyższą zasadę i wybranie przycisku Zapisz. Użytkownik ma możliwość: dodawania i usuwania dowolnej ilości nagłówków, wierszy, kolumn, przypisów i tabel, wpisywania nazwy sprawozdania, tabeli i jej poszczególnych kolumn, zwężania i rozszerzania poszczególnych kolumn. Jeśli użytkownik wybierze przycisk Właściwości pojawi się nowe okno ze szczegółowym wykazem właściwości tabeli. W oknie tym użytkownik ma możliwość zmieniania jej poszczególnych wartości kolumny takich jak: szerokość, typ kolumny, wyrównanie, automatycznie rozciąganie i poszczególnych wartości komórki: wartość, formatowanie, typ komórki. 79 S t r o n a

80 Wybranie przycisku Powrót spowoduje przejście do I części tworzenia sprawozdań. Przycisk Zapisz powoduje zapisanie sprawozdania i pojawienie się komunikatu ukazanego niżej. Wybranie przycisku Zamknij spowoduje zamknięcie i powrót do listy utworzonych sprawozdań. Utworzone sprawozdanie może zostać usunięte do momentu jego zatwierdzenia, przy pomocy przycisku Usuń, który spowoduje pojawienie się komunikatu ukazanego niżej. Sprawozdanie można modyfikować po wybraniu przycisku Popraw, pokazać w formacie XLS poprzez wybranie przycisku Pokaż Excel. Utworzone w kreatorze sprawozdanie, przyjmuje status Oczekuje zatwierdzenia, a następnie (po zatwierdzeniu sprawozdania w oknie Formularz dodawania) Zatwierdzony i Struktura utworzona (po zatwierdzeniu sprawozdania w oknie głównym kreatora). Jeżeli użytkownik nie zatwierdzi struktury sprawozdania w oknie ukazanym niżej, 80 S t r o n a

81 a będzie próbował zatwierdzić formularz (przycisk Zatwierdź), pojawi mu się odpowiedni komunikat. Aby zatwierdzić strukturę sprawozdania, użytkownik musi wybrać przycisk Popraw i w I-wszym etapie tworzenia formularza w polu: Struktura zatwierdzona, wybrać opcję TAK oraz Zapisz. Następnie na liście utworzonych sprawozdań, wybrać opcję Zatwierdź. Spowoduje to pojawienie się zapytania dotyczącego potwierdzenia wygenerowania struktury. Po wybraniu TAK pojawi się okno informacyjne potwierdzające wygenenerowanie tabel sprawozdania, a formularz przyjmie status Struktura utworzona. Po ponownym zalogowaniu się użytkownika do systemu, sprawozdanie jednorazowe będzie widoczne na liście wyboru sprawozdań. Poniżej przykładowe sprawozdanie utworzone przez użytkownika UW dla gminy. Użytkownikowi na poziomie gminy ukaże się okno, w którym po wybraniu przycisku Dodaj zostanie zaprezentowane sprawozdanie jednorazowe utworzone przez pracownika na poziomie UW. 81 S t r o n a

82 WŁAŚCIWOŚCI KREATORA Poniżej zostaną opisane właściwości tworzonych tabel oraz możliwości formatowania kolumn i poszczególnych komórek. Aby wyświetlić okno szczegółowych właściwości tabeli konieczne jest użycie przycisku Właściwości Właściwości kolumny Do właściwości kolumny zaliczamy: szerokość, typ kolumny, justowanie zawartości (lewostronne, prawostronne, wycentrowane) automatyczne rozciąganie (dostosowanie do zawartości) Szerokość kolumny użytkownik może określić na dwa sposoby. Pierwszym sposobem jest wprowadzenie pożądanej szerokości w polu Wartość. Drugim zaś zmiana szerokości przy pomocy kursora myszki (tak jak to się dzieje w arkuszu kalkulacyjnym). Umieszczając kursor na prawej krawędzi kolumny zaznaczając ją lewym przyciskiem myszy i rozciągając na dowolną szerokość. Dostępne są dwa typy kolumn, tekstowy oraz tekstowy z formatowaniem. Typ tekstowy to podstawowy typ. Podlega on justowaniu oraz automatycznej zmianie szerokości. Typ tekstowy z formatowaniem nie podlega formatowaniu oraz automatycznej zmienianie szerokości. Do kolumn tego typu możliwe jest wprowadzenie znaczników html, które umożliwiają definiowanie indeksów Właściwości komórki Do właściwości komórki zaliczamy: identyfikator wartość opis w dopełniaczu formatowanie typ komórki 82 S t r o n a

83 Identyfikator określa dokładne położenie komórki w sprawozdaniu. Przykładowo apoz1col2 oznacza, że jest to komórka pierwsza w tabeli A dla pierwszego miesiąca kwartału. Należy pamiętać, że identyfikatory posiadają tylko komórki zawierające wartości liczbowe lub kwotowe. Identyfikatorów nie posiadają pierwsze dwie kolumny tabeli oraz ich nagłówki. Dzięki identyfikatorom możliwe jest czerpanie informacji zawartych w sprawozdaniu przy pomocy formularzy raportów znajdujących się w Module zestawień. Opis w dopełniaczu posiadają tylko pierwsze dwie kolumny w każdej tabeli. Wykorzystywane jest to przy informowaniu użytkownika o pojawieniu się błędów w sprawozdaniu. Przy pomocy formatowania użytkownik określa, czy dana komórka jest sumacyjna czy też nie. Określenie komórki, jako sumacyjnej blokuje możliwość modyfikacji znajdujących się w niej danych w czasie wprowadzania AKTYWNOŚĆ UŻYTKOWNIKÓW W nowej wersji aplikacji uruchomiono funkcjonalność Aktywność użytkowników. Za jej pomocą użytkownik na poziomie Ministerstwa ma możliwość przeglądania czynności, jakich w systemie dokonała poszczególna grupa użytkowników lub użytkownik. Aby rozpocząć przeglądanie, użytkownik wybiera zakres dat, typ operacji, filtr informacji, typ użytkowników oraz zakres dat, a następnie przycisk Wyszukaj. Po wybraniu określonego zakresu, w oknie zostanie przedstawiony zakres wykonanych czynności. 83 S t r o n a

84 Wybierając ikonę użytkownik ma możliwość określenia, które z kolumn będą widoczne w tabeli. Ikona umożliwia natomiast eksport danych ukazanych w tabeli do formatu Excel. Użytkownik ma możliwość zapisania pliku w wybranym miejscu na komputerze lub bezpośredniego otwarcia z aplikacji. Ikona służy do odświeżenia danych znajdujących się w tabeli. Ikona natomiast do zwinięcia/rozwinięcia filtra wyszukiwania. 84 S t r o n a

85 5 USTAWIENIA UŻYTKOWNIKA Funkcje Zmiany hasła jak i Edycja danych użytkownika dostępne są po zalogowaniu się do aplikacji w Funkcjach podstawowych -> Użytkownik. Funkcja Przypomnienie hasła dostępna jest natomiast w oknie logowania do aplikacji. 5.1 PRZYPOMNIENIE HASŁA Jeżeli użytkownik zapomni swoje hasło, to ma możliwość skorzystania z funkcji jego przypomnienia. Dostępna jest ona w oknie logowania pod przyciskiem Zapomniałem hasła. Uwaga: Funkcja działa tylko wtedy, gdy użytkownik uzupełniając dane użytkownika, podał aktualny adres , ponieważ nowe hasło jest wysyłane na adres . Jeżeli użytkownik kliknie na przycisk Zapomniałem hasła to pojawi się okno Odzyskanie hasła, przedstawione na rysunku poniżej. W oknie tym użytkownik wprowadza nazwę swojego użytkownika (login). Po wprowadzeniu wyżej wspomnianych danych, użytkownik klika na przycisk Odzyskaj hasło. Pojawi się okno informacyjne z komunikatem przedstawionym na rysunku poniżej. 85 S t r o n a

86 W tym momencie do użytkownika zostaje wysłany z nowym hasłem (jest to hasło jednorazowe). Po jego otrzymaniu użytkownik ponawia próbę logowania wprowadzając hasło podane w u. Po kliknięciu na przycisk Zaloguj, użytkownikowi ukazuje się okno informacyjne przedstawione na rysunku poniżej. Informuje ono, iż wymagana jest zmiana hasła. Po potwierdzeniu okna informacyjnego pojawi się okno, w którym użytkownik dokonuje zmiany hasła. W oknie tym użytkownik wprowadza stare hasło (podane w u) oraz nowe hasło wymyślone przez siebie. Uwaga: w systemie są akceptowane hasła o sile, co najmniej MOCNE. Uwaga: Hasło musi składać się, z co najmniej 8 znaków, posiadać małe i wielkie litery, cyfry, znaki specjalne. W polu Siła hasła obliczana jest siła mocy hasła. Szczegóły zostały opisane niżej. - Znaki wykorzystywane do ustalania haseł: Małe litery = a-z bez polskich znaków diakrytycznych; Duże litery = A-Z bez polskich znaków diakrytycznych; Cyfry = 0-9; Znaki specjalne =!@#$%^&*?_~ - Poziomy bezpieczeństwa hasła: 86 S t r o n a

87 Bardzo słabe poniżej 16 pkt. Słabe od 16 do 24 pkt. Średnie od 25 do 34 pkt. Mocne od 35 do 44 pkt. Bardzo mocne 45 pkt. i więcej. - Model obliczania mocy hasła Wagi i faktory mocy hasła Długość hasła: - Poziom 0 (8 punktów): mniej niż 8 znaków - Poziom 1 (16 punktów): pomiędzy 8, a 12 znaków - Poziom 2 (24 punkty): powyżej 12 znaków Litery: - Poziom 0 (0 punktów): brak liter - Poziom 1 (5 punktów): małe litery - Poziom 2 (10 punktów): duże litery Cyfry: - Poziom 0 (0 punktów): brak numerów w haśle - Poziom 1 (5 punktów): jeden numer w haśle - Poziom 2 (10 punktów): 3 lub więcej numerów w haśle Wystąpienie znaków specjalnych: - Poziom 0 (0 punktów): brak znaków specjalnych - Poziom 1 (5 punktów): jeden znak specjalny - Poziom 2 (10 punktów): więcej niż jeden znak specjalny Wystąpienie kombinacji: - Poziom 0 (0 punktów): brak kombinacji, - Poziom 1 (5 punktów): wystąpienie liter i liczb, - Poziom 2 (10 punktów): wystąpienie liter, liczb oraz znaków specjalnych. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól prawidłowymi danymi użytkownik wybiera przycisk Zmień hasło. Pojawi się komunikat, który informuje, iż hasło zostało zmienione. 87 S t r o n a

88 Użytkownik powraca do okna logowania, w którym logując się do aplikacji wprowadza nowe hasło. 5.2 ZMIANA HASŁA Po wybraniu z Funkcje podstawowe -> Użytkownik -> Zmiana hasła na ekranie komputera pojawi się okno, w którym użytkownik dokonuje modyfikacji hasła. Aby zmienić hasło na nowe należy najpierw wprowadzić obecne stare hasło, a następnie dwukrotnie nowe hasło. Hasło musi składać się, z co najmniej 8 znaków, w tym małe i wielkie litery, cyfry, znaki specjalne. 5.3 ZMIANA DANYCH UŻYTKOWNIKA Po wybraniu z Funkcje podstawowe -> Użytkownik -> Edycja danych na ekranie komputera pojawi się okno, w którym użytkownik ma możliwość modyfikacji własnych danych. Po wybraniu przycisku Edytuj okno przechodzi w stan edycji, w którym użytkownik ma możliwość edycji danych. 88 S t r o n a

89 Zalecamy wprowadzenie wszystkich danych użytkownika, ponieważ ułatwia to kontakt z osobą używającą aplikacji. Wprowadzenie adresu jest warunkiem użycia funkcji Odzyskiwanie hasła w przypadku, gdy zostanie ono zapomniane. 89 S t r o n a

90 6 KOMUNIKATY W APLIKACJI SFUNDUSZ 6.1 KOMUNIKATY PRZY LOGOWANIU ZNAKI DIAKRYTYCZNE W aplikacji wprowadzono weryfikację użytkownika systemu Windows. Weryfikacja ma na celu sprawdzenie, czy użytkownik systemu Windows nie zawiera w nazwie polskich znaków diakrytycznych. Weryfikacja jest przeprowadzana w czasie logowania do aplikacji. Jeżeli w nazwie lub strukturze katalogowej wykryte zostaną polskie znaki diakrytyczne, użytkownikowi ukaże się komunikat o tym informujący. Występowanie polskich znaków diakrytycznych może powodować powstawanie błędów w czasie importu sprawozdań do bazy centralnej. Aby zniwelować wystąpienie tego problemu należy w Panelu sterowania w części Konta użytkowników utworzyć nowe konto systemu Windows, które nie będzie zawierało polskich znaków. Jeśli brak jest dostępu do tworzenia nowych kont, należy skontaktować się z osobą, która posiada takie prawa (np. administrator, informatyk). Nowo tworzony użytkownik nie może zawierać polskich znaków diakrytycznych. Po utworzeniu nowego użytkownika systemu Windows i zalogowaniu się na nim do systemu, należy uruchomić aplikację i ponowić próbę logowania do aplikacji sfundusz BRAK UZUPEŁNIONYCH DANYCH Jeżeli podczas logowania do aplikacji pojawi się komunikat przedstawiony na rysunku poniżej, konieczne jest uzupełnienie danych użytkownika. 6.2 KOMUNIKATY PRZY IMPORCIE PLIKU Możliwe, że w czasie importu pliku pojawią się komunikaty informujące o występowaniu błędów w pliku. Poniżej przedstawiony jest opis najczęściej występujących błędów i sposób jak należy w takiej sytuacji postępować BŁĘDY W STRUKTURZE XML Jeśli po dodaniu pliku do listy (okno Import plików) zmieni on kolor na różowy (patrz: legenda), a w kolumnie Uwagi pojawi się komunikat przedstawiony na rysunku poniżej: Wystąpił błąd niezgodności struktury XML, należy zgłosić błąd dostawcy oprogramowania dziedzinowego bądź firmie Quicksoft. Treść błędu: ( ) jest to spowodowane niepoprawną konstrukcją elementu bądź elementów, z których zbudowany jest plik (np. nazwa sprawozdania, data utworzenia, kod NTS, kod lokalizacji itd.). Wynika to z błędnej pracy oprogramowania, z którego został wygenerowany plik (aplikacja, w której jednostka realizuje zadania wynikające z ustawy o pomocy osobom uprawnionym 90 S t r o n a

91 do alimentów). W takim przypadku należy skontaktować się z producentem wspomnianego oprogramowania w celu wyjaśnienia i usunięcia przyczyn wystąpienia błędów w pliku POZOSTAŁE BŁĘDY Ponowny import pliku Pojawienie się komunikatu: Ponowny import pliku oznacza, że w aplikacji sfundusz znajduje się już plik sprawozdania za dany kwartał, ale nie zostało ono jeszcze zatwierdzone przez Urząd Wojewódzki, co uwidocznione jest na drzewku jednostek (kolor: czerwony nie przekazano do UW, czarny sprawozdanie zostało przekazane do Urzędu Wojewódzkiego). Wybierając z funkcji podstawowych Przeglądanie użytkownik zobaczy sprawozdanie, które zostało do aplikacji zaimportowane. Jeśli istnieje potrzeba usunięcia pliku i jego ponownego wczytania, należy postępować zgodnie z opisem znajdującym się w rozdziale Usuwanie sprawozdania i w rozdziale Import plików Błędny kod NTS lub kod lokalizacji 1. Komunikat o treści: Błąd, kod NTS lub kod lokalizacji nie jest taki sam w Metryczce i Danych jednostki oznacza, że w pliku sprawozdania dana jednostka ma wpisane 2 różne kody NTS lub kody lokalizacji, zamiast 1 tego samego. W takiej sytuacji konieczny jest kontakt z dostawcą oprogramowania (aplikacja, w której realizowane są świadczenia z obszaru funduszu alimentacyjnego), z którego został wygenerowany plik. 2. Komunikat o treści: Nieprawidłowy kod NTS ( ). Należy poprawić plik i wczytać go ponownie. Prawdopodobnie jednostka podała zły kod NTS oznacza, że w pliku sprawozdania, w danych jednostki lub metryczce, znajduje się błędny kod NTS. Spowodowane jest to najczęściej nieprawidłowym wprowadzeniem danych jednostki do oprogramowania dziedzinowego. W takiej sytuacji należy poprawić dane jednostki lub skontaktować się z dostawcą oprogramowania, z którego jednostka korzysta do realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. 91 S t r o n a

92 Nie rozpoznano sprawozdania Komunikat o treści Nie rozpoznano sprawozdania informuje, że użytkownik próbuje do aplikacji z obszaru funduszu alimentacyjnego wczytać plik z obszaru świadczeń rodzinnych lub z innego poziomu. W takiej sytuacji należy wybrać poprawny plik i wczytać go ponownie Nie można zaimportować sprawozdania za dany kwartał Komunikat o treści Nie można zaimportować sprawozdania za kwartał IV/ 2009 oznacza, że użytkownik próbuje zaimportować do aplikacji plik, który w strukturze lub nazwie pliku ma wpisany późniejszy kwartał niż powinien, np. zamiast kwartału II wpisany jest IV. W celu poprawienia błędu należy skontaktować się z producentem oprogramowania, z którego został wygenerowany plik Kwartał w strukturze pliku jest inny niż kwartał w nazwie pliku Komunikat o treści Kwartał w strukturze pliku jest inny niż kwartał w nazwie pliku oznacza, że w pliku wpisane są dwa różne kwartały zamiast jednego. W celu poprawienia w/w błędu należy zgłosić błąd dostawcy oprogramowania, z którego został wygenerowany plik Próba ponownego importu pliku ( ) Komunikat o treści Próba ponownego importu pliku zawierającego identyczny numer wersji ( ) z wcześniej zaimportowanym do systemu. Aby wczytać ponownie plik należy zmienić jego numer wersji bądź wygenerować z systemu dziedzinowego ponownie oznacza, że użytkownik importuje do aplikacji plik, który posiada identyczny numer wersji z wcześniej wczytanym do systemu. Należy pamiętać, że po każdym usunięciu sprawozdania z aplikacji, nowo-importowany plik sprawozdania powinien posiadać numer wersji wyższy niż poprzedni. W przeciwnym wypadku wystąpi opisany powyżej błąd. W takiej sytuacji należy z oprogramowania dziedzinowego ponownie wygenerować plik, a następnie wczytać do aplikacji statystycznej Nieprawidłowa nazwa pliku Komunikat o treści Nieprawidłowa nazwa pliku oznacza, że plik, który użytkownik próbuje wczytać do aplikacji statystycznej ma nieprawidłową nazwę (zamiast FA sra0911 jest np sra0911). Prawidłowy format nazwy pliku dla poziomu gminy i dzielnicy został dokładnie opisany w podrozdziale Poziom Urzędów Gmin/Urzędów Dzielnic, natomiast dla poziomu urzędy marszałkowskiego w podrozdziale Poziom Urzędów Marszałkowskich. W takiej sytuacji należy skontaktować się z dostawcą oprogramowania, z którego został wygenerowany plik (aplikacja, której jednostka używa do wprowadzania wniosków, decyzji z obszaru funduszu alimentacyjnego) Dane dla gminy są już zatwierdzone Komunikat o treści Dane dla ( ) są już zatwierdzone oznacza, że użytkownik próbuje do aplikacji statystycznej wczytać sprawozdanie za kwartał, który został już zatwierdzony przez jednostkę nadrzędną (gmina na drzewku jednostek ma kolor zielony) Brak uprawnień do importu danych z tej gminy Komunikat o treści Brak uprawnień do importu danych z tej gminy oznacza, że użytkownik próbuje zaimportować do aplikacji statystycznej sprawozdanie, które nie pochodzi z jego jednostki (np. użytkownik pochodzi z gminy Bolesławiec, a próbuje wczytać sprawozdanie z gminy Nowogrodziec) W takiej sytuacji należy skontaktować się z dostawcą oprogramowania dziedzinowego, z którego 92 S t r o n a

93 został wygenerowany plik (aplikacja, której jednostka używa do wprowadzania wniosków, decyzji z obszaru funduszu alimentacyjnego). 6.3 PROBLEMY Z URUCHOMIENIEM ORAZ DZIAŁANIEM APLIKACJI Możliwe, że w trakcie otwierania/działania aplikacji, pojawią się problemy. W takiej sytuacji użytkownik powinien wykonać następujące czynności: 1) Wyczyścić Casha Javy: uruchomić Javę Control Panel (Start Panel sterowania Java) w części Temporary Internet Files wybrać opcję Settings następnie Delete Files oraz w kolejnych oknach OK 93 S t r o n a

94 2) Usunąć katalog tymczasowy aplikacji (w celu wykonania powyższej czynności konieczne jest wyłączenie aplikacji firmy Quicksoft), 3) w oknie logowania wybrać ikonę, następnie opcję: ustawienia następnie - w wierszu katalog tymczasowy aplikacji - ikonę. Użytkownik zostanie przekierowany do miejsca na komputerze, w którym znajduje się katalog fundusz. Konieczne jest usunięcie całego katalogu Quicksoft, dlatego też użytkownik musi cofnąć się o 2 foldery (do folderu Temp) 94 S t r o n a

95 4) wyłączyć na komputerze program antywirusowy, który może uniemożliwiać uruchomienie aplikacji, 5) spróbować uruchomić aplikację z innego komputera (jeżeli na innym komputerze aplikacja się uruchamia, użytkownik powinien skontaktować się z informatykiem obsługującym Urząd). Jeżeli pomimo wykonanych czynności, aplikacja nadal się nie uruchamia, prosimy o kontakt z naszą firmą. 95 S t r o n a