Regulamin organizowania przetargów na roboty budowlane, remontowe, konserwacyjne oraz inne dostawy i usługi na rzecz SM OSOWSKA

Transkrypt

1 Regulamin organizowania przetargów na roboty budowlane, remontowe, konserwacyjne oraz inne dostawy i usługi na rzecz SM OSOWSKA I. Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin określa zasady, formy i tryb udzielania zamówień przez SM OSOWSKA zwaną dalej Spółdzielnią. 2. Przedmiotem zamówienia są: 1. roboty budowlane; 2. roboty remontowe, 3. roboty konserwacyjne, 4. dostawy materiałów, 5. usługi, 6. prace o charakterze inwestycyjnym. 3. Zamówień udziela się w trybie: przetargu nieograniczonego. Dopuszczalne jest udzielenie zamówienia w trybie zapytania ofertowego do kwoty zł, lub zamówienia z wolnej ręki do kwoty zł Zwalnia się z obowiązku prowadzenia postępowań dotyczących zamówień na wykonanie zadań: 1. wynikających z awarii lub będących wynikiem nakazu lub decyzji zobowiązującej do natychmiastowego wykonania, wydanych przez właściwe organy administracji publicznej; 2. w całości lub w części finansowanych ze środków publicznych, jeśli wynika to z zasad przyznawania takich środków. 2. Do regulaminu nie stosuje się przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych Spółdzielnia zobowiązana jest: 1. traktować na równych prawach wszystkie podmioty ubiegające się o pozyskanie zamówienia; 2. prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji. 2. Spółdzielnia nie może, dzielić zamówienia na części oraz zaniżać jego wartości. 3. Przedmiotu i warunków zamówienia nie wolno określać w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję. 4. Przez wartość zamówienia należy rozumieć wartość szacunkową zamówienia ustaloną przez Spółdzielni z należytą starannością, wraz z podatkiem od towarów i usług (VAT). 5. Wartość zamówienia na roboty konserwacyjne, przeglądy oraz na usługi długoterminowe należy określić w skali do trzech lat. 6. Zamówienie może być udzielone wyłącznie oferentowi, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie. 4 Na wniosek Zarządu, Rada Nadzorcza w uzasadnionych przypadkach może wyrazić zgodę na odstąpienie od regulaminu. W tym zakresie konieczne jest podjęcie przez Radę stosownej uchwały. II. Ogólne zasady udzielania zamówienia 5 1. Spółdzielnia określa przedmiot zamówienia za pomocą obiektywnych cech, a w szczególności technicznych i jakościowych z uwzględnieniem Polskich Norm oraz klasyfikacji statystycznych, wydanych na podstawie ustawy o statystyce publicznej, a w odniesieniu do robót budowlanych za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, z uwzględnieniem Polskich Norm. 2. Przed zleceniem zadań opłacanych ze środków Spółdzielni, Zarząd dla każdego planowanego zadania przygotowuje niezbędną dokumentację w tym specyfikację istotnych warunków zamówienia wraz ze stosownymi pozwoleniami lub zgłoszeniami, jeśli dla zadania wymaga tego prawo budowlane Po otwarciu / wpłynięciu ofert, w postępowaniu o udzielenie zamówienia, nie mogą występować w imieniu Spółdzielni ani też wykonywać czynności związanych z postępowaniem o zamówienie osoby, które: 1. pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą lub dostawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami władz osób prawnych, ubiegających się o udzielenie zamówienia; 2. przed upływem trzech lat od daty wszczęcia postępowania pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z oferentem albo były członkami władz osób prawnych, ubiegających się o udzielenie zamówienia, 1

2 3. pozostają z wykonawcą lub dostawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do ich bezstronności. 2. Osoby występujące w imieniu Spółdzielni w postępowaniu o udzielenie zamówienia, składają oświadczenia pisemne o braku lub zaistnieniu okoliczności, o których mowa w 6 ust Zaistnienie okoliczności wymienionych w 6 ust. 1 powoduje wyłączeniem danej osoby z postępowania o udzielenie zamówienia. 7 Z zastrzeżeniem ochrony praw własności intelektualnej oraz tajemnicy handlowej Spółdzielnia może żądać od wykonawców i dostawców dokumentów, niezbędnych do przeprowadzenia postępowania Kryteria oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców i dostawców nie podlegają zmianie w toku postępowania. 2. Spółdzielnia wyklucza z postępowania wykonawcę lub dostawcę, jeżeli stwierdzi, ze dostarczone przez niego informacje, istotne dla prowadzonego postępowania są nieprawdziwe. 9 Spółdzielnia zobowiązana jest przez okres 3 lat od całkowitej zapłaty za wykonane zamówienie do przechowywania ofert oraz protokołu (dokumentacji podstawowych czynności), chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej Spółdzielnia nie może ujawniać informacji, których ujawnienie narusza ważne interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji. 2. Pracownicy Spółdzielni oraz podmioty zewnętrzne uczestniczące w przygotowaniu i sporządzeniu SIWZ, kosztorysów, obmiarów itp., zobowiązane są do zachowania poufności posiadanych informacji Spółdzielnia informuje wykonawców lub dostawców (oferentów), że z tytułu odrzucenia oferty nie przysługują im żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu. 2. Wykonawcom lub dostawcom (oferentom) nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia lub jego zamknięcia bez dokonania wyboru. 12 Jeżeli wykonawca lub dostawca, którego oferta została wybrana przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi w wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Spółdzielnia wybiera tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów. III. Formy i tryb udzielania zamówień 1. Udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego Postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego jest podstawowym sposobem wyboru oferenta na wykonanie zamówienia. 2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, oferty mogą złożyć wszyscy wykonawcy lub dostawcy, którzy chcą wziąć w nim udział. 3. Pozostałe tryby stosuje się wyłącznie w przypadkach określonych w regulaminie Spółdzielnia zaprasza do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego zamieszczając ogłoszenie: 1. w miejscu publicznie dostępnym na tablicy informacyjnej w siedzibie Spółdzielni, co najmniej na 14 dni przed upływem terminu składania ofert, 2. za pośrednictwem gazety o charakterze ogólnokrajowym, co najmniej na 14 dni przed upływem terminu składania ofert, 3. na stronie internetowej Spółdzielni, co najmniej na 14 dni przed upływem terminu składania ofert. 2. Przed zleceniem zadań opłacanych ze środków Spółdzielni Zarząd Spółdzielni dla każdego planowanego zadania przygotowuje niezbędną dokumentację: 1. projekt techniczny jeżeli jest niezbędny do realizacji zamówienia wraz ze stosownymi pozwoleniami lub zgłoszeniem wymaganym przez prawo budowlane, 2. specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ) określonej zgodnie z 19, 3. kosztorys inwestorski, 4. kosztorys ślepy. 3. Informacja o zamiarze wszczęcia postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie nieograniczonym przekazuje się w formie pisemnej (dopuszczalna forma: ) Przewodniczącemu Rady Nadzorczej, wraz ze wskazaniem 2

3 pozycji zatwierdzonego Planu Finansowanego, w celu wydelegowania członków komisji przetargowej, o których mowa w 24 w ust Wszelkie oferty, oświadczenia i zawiadomienia składane przez Spółdzielnię, wykonawców i dostawców, wymagają formy pisemnej Przystępując do udziału w postępowaniu o zamówienie, każdy wykonawca lub dostawca składa oświadczenie, że: 1. jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi, 2. posiada uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli prawo nakłada obowiązek posiadania takich uprawnień, 3. dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4. znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 5. nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie 17, 2. Spółdzielnia może żądać, w wyznaczonym przez siebie terminie, uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w ust Z ubiegania się o udzielenie zamówienia wyklucza się oferentów, wykonawców i dostawców: 1. którzy wyrządzili zamawiającemu szkodę nie wykonując zamówienia z własnej winy, lub wykonując je z nienależytą starannością, lub nieterminowo, lub w sposób niewłaściwy, 2. w odniesieniu do których wszczęto postępowanie upadłościowe lub których upadłość ogłoszono, 3. z którymi Spółdzielnia znajduje się w sporze sądowym, 4. którzy zalegają z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że posiadają zgodę przewidzianą prawem, 5. którzy w toczącym się postępowaniu przekazali fałszywe informacje, 6. osoby fizyczne, które prawomocnie skazano lub wszczęto postępowanie za przestępstwo, popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa albo inne przestępstwo, popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 7. osoby prawne, których urzędujących członków władz prawomocnie skazano lub wszczęto postępowanie za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przekupstwa albo inne przestępstwo, popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 8. którzy pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z członkami Rady Nadzorczej lub Zarządu Spółdzielni, 9. którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w ogłoszeniu lub zaproszeniu do składania ofert a w szczególności nie wnieśli wadium, 10. którzy nie spełniają warunków określonych w 16 ust. 1, lub w wyznaczonym terminie nie złożyli, nie uzupełnili lub nie wyjaśnili dokumentów, potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w 16 ust została złożona przez wykonawców lub dostawców, którzy w ciągu ostatnich 5 lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili zamawiającemu szkodę nie wykonując zamówienia lub wykonując je z nienależytą starannością lub nieterminowo. 18 Ogłoszenie o wszczęciu postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego zawiera: 1. nazwę i adres Spółdzielni, 2. ilość, liczbę i rodzaj zamawianych dostaw lub usług, a w odniesieniu do robót budowlanych, remontowych lub konserwacyjnych - rodzaj, zakres i lokalizację budowy, 3. wymagany termin realizacji zamówienia, 4. określenie sposobu uzyskania formularza zawierającego specyfikację istotnych warunków zamówienia, a także cenę formularza, jeżeli jego udostępnienie jest odpłatne (kwotę ustala Zarząd Spółdzielni)., 5. miejsce i termin składania ofert, 6. miejsce i termin otwarcia ofert, 7. kwotę wadium (jeśli jest wymagane), 8. ewentualne zastrzeżenie, że zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty oraz nie przyjęcia żadnej z ofert, a także unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny lub zamkniecie postępowania bez dokonania wyboru Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera co najmniej: 1. opis sposobu przygotowania ofert, informacje o dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy i dostawcy, w szczególności: 3

4 wypis z rejestru sądowego zawierający wyszczególnienie osób uprawnionych do reprezentowania firmy, lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, uaktualnione najpóźniej na 6 miesięcy przed terminem złożenia oferty. zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w uiszczeniu podatku z datą wystawioną nie wcześniej, niż 3 miesiące przed wyznaczonym terminem do składania ofert, zaświadczenie z ZUS o nie zaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenia nie wcześniej, niż 3 miesiące kalendarzowe, poprzedzające termin do składania ofert, polisę ubezpieczeniową OC od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, dowód wpłaty wadium (jeśli jest wymagane), informacje na temat wszelkich sporów sądowych, w jakie jest zaangażowany oferent w momencie składania oferty, wykaz prac (zawierających nazwę i lokalizacje zadania) realizowanych przez oferenta w okresie ostatnich trzech lat, nazwę i adres podmiotów na rzecz których wykonywane były prace, oferent jest zobowiązany złożyć co najmniej 2 referencje, świadczące o należytym wykonaniu zamówienia, zaświadczenia o posiadaniu odpowiednich uprawnień niezbędnych do wykonania prac będących przedmiotem zamówienia, (rodzaj uprawnień każdorazowo będzie określany przy przedmiocie zamówienia), wykaz dokumentów może być uzupełniony o dodatkowe materiały, jeśli specyfika danego zamówienia będzie tego wymagała. 2. wykaz i opis kryteriów oceny i ich punktacja, którymi Spółdzielnia będzie się kierować przy wyborze oferty, w szczególności kryteria mogą obejmować: proponowane ceny wykonania usług, planowane terminy wykonania zamówienia, warunki płatności, okres gwarancji, wiarygodność ekonomiczną firmy (sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe), doświadczenie oferenta (referencje, kwalifikacje personelu, wyposażenie techniczne), gotowość do finalnej negocjacji ceny. 3. określenie przedmiotu zamówienia: opis ogólny, kosztorys ślepy, dokumentacja projektowa, szczegółowy opisu standardu wykonania robót, łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy, 4. czas związania ofertą, 5. termin wykonania realizacji przedmiotu zamówienia, 6. projekt umowy (dopuszczalne jest żądanie projektu umowy przez oferenta), 7. wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert, 8. informacje o trybie otwarcia ofert, 9. nazwiska, stanowiska służbowe oraz sposób porozumiewania się z osobami reprezentującymi Spółdzielnię uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z wykonawcami i dostawcami, 10. wysokość wadium, 11. wysokość kwoty i sposób zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 12. termin, do którego wykonawca lub dostawca będzie związany ofertą, 13. oświadczenie, iż wykonawca lub dostawca przyjmuje wszystkie warunki podane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i w projekcie umowie, 14. informacje o wszelkich formalnościach, jakie powinny zostać spełnione po zakończeniu przetargów w celu zawarcia umowy, 15. inne wymagania, wynikające z charakteru zamówienia oraz rodzaju przedsięwzięcia 16. ewentualne zastrzeżenie, że zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty oraz nie przyjęcia żadnej z ofert, a także unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny lub zamkniecie postępowania bez dokonania wyboru. 2. Wykonawcy lub dostawcy zobowiązani są wykazać, że spełniają wymagane warunki, w terminie określonym przez Spółdzielnię. Dopuszcza się składanie dokumentów wymienionych w ust. 1 pkt 3 lit. c, h, i, l w formie oświadczeń pisemnych oferentów. 3. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdza Zarząd Spółdzielni, po otrzymaniu pozytywnej opinii Komisji GZM RN. 4

5 20 1. Wykonawca lub dostawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 2. Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwarcia. 3. Z tytułu odrzucenia ofert wykonawcom lub dostawcom nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Spółdzielni Składający oferty wnoszą wadium w pieniądzu, poręczeniach lub gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych. 2. Wadium wniesione w pieniądzu Spółdzielnia przechowuje na rachunku bankowym. 3. Za zgodą wykonawcy lub dostawcy wadium wniesione w pieniądzu może zostać zaliczone na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 4. Spółdzielnia jest obowiązana niezwłocznie zwrócić wadium, jeżeli: 1. upłynął termin związania ofertą; 2. zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania umowy, 3. Spółdzielnia unieważniła lub zamknęła bez wyboru postępowanie o udzielenie zamówienia. 5. Spółdzielnia zobowiązana jest zwrócić wadium w ciągu 14 dni od zgłoszenia pisemnego wniosku przez wykonawcę lub dostawcę: 1. który wycofał ofertę przed upływem terminu do składaniu oferty, 2. którego oferta została uznana za nieważna, 3. którego oferta nie została wybrana. 6. Wycofanie oferty po upływie terminu składania ofert powoduje utratę wadium. 7. Wykonawca lub dostawca, którego oferta została wybrana, traci wadium wraz z odsetkami na rzecz Spółdzielni w przypadku. gdy: 1. odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, 2. nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy na zasadach określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 3. zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy lub dostawcy, 4. przedstawił w ofercie dane nieprawdziwe Spółdzielnia zobowiązana jest odrzucić ofertę, która: 1. jest sprzeczna z SIWZ, 2. jest niekompletna, 3. stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, 4. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 5. zawiera błędy w kalkulacji ceny, 6. zawiera informację, że oferent zleca więcej niż 25% prac podwykonawcy, 2. O odrzuceniu oferty Spółdzielnia niezwłocznie informuje wykonawcę lub dostawcę, którego ofertę odrzucił Postępowanie o zamówienie unieważnia się, jeżeli: 1. w ogłoszonym przetargu nieograniczonym nie wpłynęła żadna oferta, bądź też wszystkie oferty, które wpłynęły odrzucono, 2. zostaną ujawnione naruszenia istotnych warunków formalnych lub inne okoliczności mające wpływ na wynik postępowania, 3. komisja postępowania o udzielenie zamówienia wnioskuje do Zarządu Spółdzielni o podjęcie decyzji o unieważnieniu postępowania, gdy ceny zgłoszone przez oferentów przewyższają ceny określone w kosztorysie inwestorskim. 2. Możliwe jest unieważnienie postępowania bez podania przyczyny, jednak takie zastrzeżenie musi znaleźć się wcześniej w SIWZ oraz w treści ogłoszenia o zamówieniu. 3. O nieważności postępowania Spółdzielnia zawiadamia oferentów biorących udział w postępowaniu. Regulamin pracy komisji o udzielenie zamówienia Zarząd Spółdzielni w drodze uchwały powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. Zapisy 14 pkt. 3 niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio. 2. W skład komisji wchodzą: 1. przewodniczący - osoba reprezentująca Spółdzielnię, wskazana przez Zarząd lub członek Zarządu bezpośrednio, 2. pozostali członkowie w liczbie co najmniej dwóch, wskazani przez Zarząd spośród osób reprezentujących Spółdzielnię, 3. W pracach komisji mogą uczestniczyć jako obserwatorzy wskazani przez Radę Nadzorczą jej członkowie. 4. Pracami komisji kieruje Przewodniczący. 5

6 5. Komisja działa na podstawie regulaminu oraz zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 6. W miejscu i terminie podanym w ogłoszeniu o udzielenie zamówienia odbywa się jawna część postępowania o udzielenie zamówienia. 7. Otwarcie ofert jest jawne dla przedstawicieli zainteresowanych wykonawców lub dostawców. 8. W części jawnej postępowania komisja wykonuje poniższe czynności: 1. Po otwarciu ofert podaje się imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) wykonawcy lub dostawcy, którego oferta jest otwierana a także cenę oferty, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji, w zależności od tego, jakie kryteria określił Spółdzielnia w SIWZ. Informacje te odnotowane są w protokole postępowania. 2. Komisja sporządza listę złożonych ofert. 3. Niedopuszczalne jest na tym etapie prowadzenie przez komisję negocjacji między Zamawiającym a Oferentem dotyczących złożonej oferty w tym zwłaszcza ceny. 4. Członkowie komisji składają pisemne oświadczenia o braku lub zaistnieniu okoliczności, o których mowa w 6 ust. 1. Zaistnienie tych okoliczności wymienionych powoduje wyłączenie danej osoby z postępowania o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Zarząd powołuje kolejną osobę do składu komisji. 9. W części zamkniętej czynności komisji obejmują: 1. sprawdzenie zgodności ofert z podanymi warunkami i wymogami formalno-prawnymi, stwierdza, które z ofert odrzuca ze względu na niespełnienie wymogów określonych w 23. W uzasadnionych przypadkach komisja może dopuścić do dalszego postępowania ofertę, która nie spełnia wymogów formalnych, pod warunkiem niezwłocznego uzupełnienia oferty o brakujące dane, wyznaczając datę i godzinę uzupełnienia oferty. 2. przeprowadzenie analizy złożonych ofert i wybranie najkorzystniejszej oferty z uwzględnieniem kryteriów podanych w SIWZ. 3. po dokonaniu analizy opisanej ust. 9 pkt. 1 zostaje wybrany wykonawca lub kilku wykonawców, z którymi komisja przeprowadzi ostateczne rozmowy i negocjacje. 4. spisanie protokołu z przeprowadzenia czynności z części jawnej i zamkniętej. Protokół obejmuje: 1. dane Spółdzielni, 2. opis przedmiotu zamówienia, 3. imienny skład komisji powołanej przez zarząd oraz przedstawicieli wyznaczonych przez Radę Nadzorczą, 4. informację o złożeniu przez członków komisji oświadczeń, o których mowa w 6 ust. 2, 5. tryb prowadzonego postępowania, 6. informację, gdzie i kiedy ukazało się lub zostało wywieszone ogłoszenie o postępowaniu, 7. informację o dacie zatwierdzenia SIWZ, 8. informację o ilości oferentów, którzy pobrali / wykupili specyfikację, 9. informację o ilości złożonych ofert, 10. wykaz firm, które złożyły oferty wraz z podaniem ich adresów oraz propozycji cenowych, 11. informacje komisji o spełnieniu kryteriów i warunków wymaganych od oferentów zgodnie SIWZ - ze wskazaniem firm, które nie spełniły wymaganych warunków oraz ze wskazaniem braków lub ewentualnych przyczyn unieważnienia postępowania, 12. wskazanie przez komisję najkorzystniejszej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, 13. ewentualne zdanie odrębne członka komisji, 14. datę i godzinę zakończenia pracy komisji oraz podpisy członków komisji. 10. Załącznikami do protokołu z przeprowadzonego postępowania są: 1. zestawienie informacji o spełnieniu warunków wymaganych od wykonawców/dostawców, 2. oświadczenia członków komisji postępowania o udzielenie zamówienia o których mowa w 7 ust. 2 regulaminu, 3. specyfikacja istotnych warunków zamówienia, 4. lista oferentów obecnych na otwarciu ofert, treść ogłoszenia o postępowaniu lub wycinek prasowy zawierający ogłoszenie. 5. oferty składane przez oferentów oraz oświadczenia i zawiadomienia składane przez Spółdzielnię, a także przez oferentów biorących udział w postępowaniu. 11. Przewodniczący Komisji odpowiedzialny jest za prawidłowe zabezpieczenie ofert i dokumentacji przetargowej zapewniając ich integralność i nienaruszalność na każdym etapie postępowania. 12. Komisja ma prawo do wezwania wykonawcy lub dostawcy w celu przedstawienia wyjaśnień i omówienia szczegółów oferty. 13. Na wniosek Komisji Zarząd Spółdzielni może powołać do udziału w pracach komisji ekspertów spoza Spółdzielni, jeżeli dokonanie oceny wymaga wiadomości specjalistycznych. Powołanie eksperta następuje w formie uchwały potwierdzonej na piśmie. Ekspert po zakończeniu zleconego mu zadania przedkłada niezwłocznie pisemną opinię. 6

7 14. Komisję obowiązuje tajemnica z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia w części zamkniętej. 15. Po zakończeniu prac komisji Przewodniczący składa wniosek do Zarządu Spółdzielni o zakończenie postępowania i wnioskuje o prowadzenie finalnych negocjacji z wskazanymi oferentami (negocjacje obejmują w szczególności zwiększenie wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz harmonogram płatności). 25 Protokół, oferty oraz wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie postępowania są jawne, z zastrzeżeniem, że oferty do wglądu podlegają rygorowi nadzoru (żeby spełnić wymogi 24 ust. 11) z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a oferent zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą być one udostępnione innym uczestnikom postępowania. 26 Zawiadomienie o wyborze oferty określające termin i miejsce zawarcia umowy Spółdzielnia doręcza wybranemu wykonawcy lub dostawcy w ciągu 14 dni od dnia wyboru oferty. O wyborze najkorzystniejszej oferty Spółdzielnia w ciągu 14 dni zawiadamia wszystkich wykonawców lub dostawców biorących udział w postępowaniu o zamówienie. 27 Spółdzielnia po dokonaniu wyboru ofert, zawiera umowę w terminie nie krótszym niż 7 dni od ogłoszenia, o którym mowa w Zapytania ofertowe Zapytanie ofertowe to tryb udzielania zamówienia, w którym Spółdzielnia kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie co najmniej 3 oferentów (chyba, że ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia jest tylko dwóch mogących je wykonać) oraz negocjuje cenę zamówienia. 2. Zapytanie ofertowe można stosować, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności: 1. w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione, 2. komisja GZM zaaprobowała ten tryb w protokole konieczności dot. realizacji zamówienia 3. opinie techniczne, ekspertyzy i standardowe projekty, 4. zamówienia dotyczące wyboru wykonawców dla przeprowadzenia obowiązkowych przeglądów budowlanych, 5. zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia w sytuacji, której wcześniej nie można było przewidzieć i nie wynikała ona z winy Spółdzielni i nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, 6. w sytuacjach, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, dostawy lub usługi, których charakter lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny. 3. Zapytanie ofertowe powinno zawierać: 1. określenie przedmiotu zamówienia, łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy, 2. informację o dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy lub dostawcy w celu spełnienia wymogów w ramach umowy, 3. wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli Spółdzielnia wymaga jego wniesienia, 4. wymogi niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Procedura postępowania w przypadku zapytania ofertowego Spółdzielnia sporządza protokół konieczności stwierdzający potrzebę wykonania prac / dostaw. Protokół podlega akceptacji przez Zarząd Spółdzielni oraz Komisję GZM RN (Przewodniczący Komisji jest wystarczający - on RN na najbliższym posiedzeniu o akceptacji protokołu konieczności). Na protokole wskazane jest, czy prace podlegają finansowaniu z Funduszu Remontowego oraz czy były w nim zaplanowane. 2. Komisja GZM RN ma prawo zarządzić procedurę przetargu nieograniczonego na prace wskazane protokołem konieczności. 3. Po uzyskaniu akceptacji, Spółdzielnia składa zapytania do potencjalnych oferentów, zamieszcza ogłoszenie na stronie internetowej i w siedzibie Spółdzielni, oraz może rozsyłać zapytania za pomocą specjalistycznych portali internetowych. 4. Po otrzymaniu ofert, sporządzany jest protokół zawierający spis oferentów oraz zaproponowane warunki realizacji zamówienia. W trakcie postępowania Spółdzielnia może przeprowadzić, ustnie lub pisemnie, dodatkowe negocjacje w zakresie ceny z oferentami. Dopuszcza się także zmianę zakresu zamówienia, przy jednoczesnym informowaniu oferentów, którzy złożyli już oferty o tym fakcie. 5. Po przeprowadzeniu negocjacji, w oparciu o sporządzony protokół, Zarząd Spółdzielni podejmuje decyzję o wyborze Wykonawcy, w oparciu o kryterium ceny lub innych kryteriów podanych w zapytaniu ofertowym. 7

8 6. Protokół z wyborem wykonawcy podlega zatwierdzeniu przez Komisję GZM, a informacja o wynikach jest przedstawiana Radzie Nadzorczej przez Zarząd. 3. Zamówienie z wolnej ręki Zamówienie z wolnej ręki realizowane jest dla dostaw materiałów i artykułów powszechnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych po negocjacjach z minimum 1 wykonawcą lub dostawcą. W szczególności zamówienie dotyczy: materiałów biurowych, środków czystości, materiałów BHP, artykułów spożywczych. 2. Przedmiot zamówienia musi być ujęty w zatwierdzonym planie finansowym Spółdzielni. W przeciwnym wypadku wymaga zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą. Zatwierdzenie wymagane jest także w sytuacji przekroczenia poziomu wydatków w danej pozycji przewidzianej planem. 3. W przypadku prac innych niż wymienione w ust. 1, Spółdzielnia może udzielić zamówienia z wolnej ręki, po uzyskaniu akceptacji protokołu konieczności przez komisję GZM RN (Przewodniczący komisji jest wystarczający - on RN na najbliższym posiedzeniu o akceptacji protokołu konieczności), wtedy, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności: 1. ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Spółdzielni, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielania zamówienia (np. odśnieżanie dachów po obfitych opadach, awaria sprzętu), 2. z przyczyn technicznych lub ze względu na szczególny rodzaj robót budowlanych, dostaw lub usług, mogą być one wykonane tylko przez jednego oferenta, 3. udziela się temu samemu wykonawcy zamówień dodatkowych, nieprzekraczających łącznie 20% zamówienia podstawowego, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji, których nie można było wcześniej przewidzieć, oraz gdy z przyczyn technicznych lub gospodarczych zamówienia dodatkowego nie można oddzielić od zamówienia podstawowego, 4. Procedura postępowania: 1. W przypadku określonym w ust. 2 lub 3 Spółdzielnia sporządza protokół konieczności stwierdzający potrzebę wykonania prac / dostaw. Protokół podlega akceptacji przez Zarząd Spółdzielni oraz komisję GZM (Przewodniczący komisji jest wystarczający). Na protokole wskazane jest, czy prace podlegają finansowaniu z Funduszu Remontowego oraz czy były w nim zaplanowane. Wskazany jest także potencjalny wykonawca tych prac. 2. Po uzyskaniu akceptacji, Spółdzielnia przeprowadza dodatkowe negocjacje z wybranym przez siebie oferentem, ustnie lub pisemnie, w zakresie ceny lub innych kryteriów, istotnych z punktu widzenia realizacji zamówienia. 3. Informacja o wykonaniu prac jest przekazywana do wiadomości Radzie Nadzorczej. V. Umowy w sprawach zamówień Do umów w sprawach zamówień stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. W przypadku realizacji zamówień w trybie przetargu nieograniczonego: 1. umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. umowy zawierane na czas nieokreślony, winny posiadać klauzulę wypowiedzenia nie dłuższy niż 3 miesiące. 3. zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy lub wprowadzania nowych postanowień do umowy niekorzystnych dla Spółdzielni, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie, której dokonano wyboru wykonawcy lub dostawcy, chyba, że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. O zawarciu aneksu Zarząd niezwłocznie powiadamia Radę Nadzorczą 3. W przypadku realizacji zamówień w trybie zapytania ofertowego wystarczające jest wystawienie zlecenia. 4. W przypadku zamówienia z wolnej ręki dopuszcza się, w zakresie określonym w 30, ust.1, pisemne zamówienie. W pozostałych przypadkach wystarczające jest wystawienie zlecenia. VI. Postanowienia końcowe 32 Zarząd ponosi odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie postępowania, zgodne z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie. 33 W przypadkach szczególnie uzasadnionych Rada Nadzorcza może na wniosek Zarządu wyrazić zgodę na przedłużenie umowy lub zawarcie umowy na przedmiot robót, dostaw lub usług o tym samym charakterze z oferentem, który wybrany został w trybie przetargu nieograniczonego, jeśli przemawia za tym interes Spółdzielni. Przedłużenie umowy 8

9 lub nowa umowa zawarta w tym trybie nie może dotyczyć okresu dłuższego niż 3 lata i nie może być zawarta według stawek wyższych niż umowa pierwotna. 34 Traci moc Regulamin zasad udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi wykonywane na rzecz SM Osowska w Warszawie z dnia r. Sekretarz Rady Nadzorczej Przewodniczący Rady Nadzorczej 9