Zarządzenie nr 2 /2012 Kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim z dnia 3 stycznia 2012 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 2 /2012 Kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim z dnia 3 stycznia 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy akt Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698) zarządza się, co następuje: 1 Mocą niniejszego zarządzenia wprowadza się do stosowania: 1) Instrukcję kancelaryjną, 2) Jednolity rzeczowy wykaz akt. 3) Instrukcję w sprawie organizacji i zakres działania składnicy akt 2 1. Instrukcja kancelaryjna, określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim, stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. 2. Jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący podstawę do klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji powstającej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim i do niego napływającej, stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. 3. Instrukcja w sprawie organizacji i zakres działania składnicy akt Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia Z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim zwanym dalej PCPR przed dniem wejścia w życie zarządzenia postępuje się następująco: 1) sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy albo 2) zakłada się nową sprawę, czyniąc przy sprawach wzmiankę o ponownym założeniu sprawy. Wzmianka polega na odnotowaniu znaku sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znaku nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy. 3) Wyboru o którym mowa w ust.2, dokonuje kierownik Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, przekazując niezwłocznie informację do składnicy akt. 2. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w PCPR przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnej określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w 2 ust. 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania. 3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie została zakwalifikowana do określonej kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie akt o których mowa w 2 ust Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 2/2012 Kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim z dnia 3 stycznia 2012 r. Instrukcja Kancelaryjna Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Instrukcja Kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją" określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim. 2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (akt) oraz ochronę przed ich zniszczeniem lub utratą. 3. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z dokumentami jawnymi. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oraz z dokumentami finansowymi stosuje się odrębne przepisy. 4. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) jednostka organizacyjna - Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim, 2) kierownik - kierownik Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim, 3) komórka organizacyjna - stanowiska pracy (jedno lub wieloosobowe) w jednostce organizacyjnej, w tym samodzielne stanowiska pracy, 4) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 5) kancelaria - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna kierownika, oraz wykonywanie czynności związanych z przyjmowaniem, rejestrowaniem, rozdzielaniem i wysyłaniem korespondencji, 6) dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, 7) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp. a także otrzymywane i nadawane telegramy, faksy itp., 8) czystopis - tekst dokumentu lub pisma w wersji ostatecznej, przygotowanej do podpisu, 9) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści bądź tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki), 10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 11) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 12) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, fotokopie itp.) zawierające dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 13) rzeczowy wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji powstającej w jednostce organizacyjnej, 14) materiały niearchiwalne - dokumenty posiadające czasowe znaczenie praktyczne dla jednostki organizacyjnej (kat. B ) oraz dokumenty manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu (kat. Bc ), które mogą ulec brakowaniu,

3 5. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie i rozdział korespondencji, 2) prowadzenie ewidencji dokumentów, 3) rejestrowanie pism, 4) sporządzanie czystopisów pism i ich kopiowanie, 5) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 6) przyjmowanie, nadawanie telegramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp. 7) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy, 8) kompletowanie akt spraw zakończonych. 6. Przestrzeganie postanowień niniejszej instrukcji jest obowiązkiem wszystkich pracowników Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim. II. SYSTEM KANCELARYJNY, WYKAZ AKT, KATEGORIE ARCHIWALNE 1. W Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim obowiązuje system kancelaryjny oparty na dzienniku korespondencyjnym. 2. Dziennik korespondencyjny prowadzony w kancelarii dla wszystkich pism wchodzących a także według potrzeb dla pism wewnętrznych. 3. Osobny dziennik korespondencyjny prowadzony jest w kancelarii dla wszystkich pism wchodzących a także według potrzeb dla pism wewnętrznych dotyczących spraw osób niepełnosprawnych 4. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej, klasyfikację akt powstających w toku działalności Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim oraz zawiera ich klasyfikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami oraz kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt i stanowizałącznik nr 2 do zarządzenia. 5. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu, sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9 (grupy te nazywamy klasami). Każda z klas pierwszego stopnia dzieli się na 10 klas stopnia drugiego (hasła bardziej szczegółowe) 00 do 99, a ta z kolei na 10 klas stopnia trzeciego. W miarę potrzeby wykaz ten może rozbudować o kolejne stopnie. 6. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 7. Akta wytworzone i gromadzone ze względu na wartość archiwalną stanowią materiały nie archiwalne oznaczone symbole B. 8. Do dokumentacji nie archiwalnej oznaczonej symbolem B zalicza się dokumenty mające czasowe znaczenie praktyczne. Dlatego też przy literze B oznacza się cyframi okres przechowywania akt w archiwum zakładowym np. B-5, B-10 itp. 10. Brakowanie i niszczenie akt nie archiwalnych kategorii B odbywa się zgodnie ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698). 11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem Bc zalicza się dokumenty manipulacyjne, mające krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może być ona niszczona po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy zakładowej.

4 III. ODBIÓR PRZESYŁEK, OTWIERANIE I SPRAWDZANIE WPŁYWÓW 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria. 2. Przyjmując przesyłki przekazane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania i stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia przesyłki, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda sporządzenia protokołu przez pracownika poczty o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. Protokół ten wraz z kopertą przesyłki przechowuje się w kancelarii. 3. Przesyłki doręczone bezpośrednio do jednostki organizacyjnej przyjmuje kancelaria. 4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, b) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem. 5. Dokumenty poufne i zastrzeżone przesyłane są za pośrednictwem Poczty Polskiej jako przesyłki polecone w podwójnych kopertach. W przypadku, gdy na wewnętrznej kopercie znajduje się klauzula poufne i zastrzeżone to zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych, przesyłkę taką bez otwierania koperty wewnętrznej przekazuje się bezzwłocznie kierownikowi. 6. Po otwarciu koperty sprawdza się, czy nie zawiera ona mylnie skierowanego pisma oraz czy dołączone są wyszczególnione załączniki. 7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 8. Koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym dołącza się do pism: jeśli przesyłka była uszkodzona (razem ze stosownym protokołem), dla których istotna jest data nadania ze względu na termin sprawy, której pismo dotyczy, w których brak jest nadawcy lub daty pisma, mylnie skierowanych lub budzących takie wątpliwości, załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, w razie niezgodności zapisów na kopercie z jej zawartością. 9. Korespondencję mylnie nadaną odsyła się bezzwłocznie do nadawcy. IV. REJESTRACJA I DEKRETOWANIE KORESPONDENCJI 1. Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się pieczątkę wpływu na pierwszej stronie (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty). 2. Otrzymane dokumenty rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym, z zastrzeżeniem pkt Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym: liczby porządkowej; daty wpływu przesyłki do podmiotu; tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki; nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna; daty widniejącej na przesyłce; znaku występującego na przesyłce; wskazania, komu przydzielono przesyłkę; liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki; dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

5 4. Nie podlegają rejestracji: a) czasopisma, gazety, ogłoszenia, druki reklamowe, prospekty, b) zaproszenia, komunikaty, biuletyny informacyjne itp., c) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy. 5. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania. 6. Całość korespondencji przedstawiana jest do wglądu kierownikowi w celu zapoznania się i zadekretowania. 7. Korespondencję kierowaną bezpośrednio i zadekretowaną przez kierownika kancelaria przekazuje za pokwitowaniem właściwemu pracownikowi. 8. Kierownik, dokonując przeglądu korespondencji, wyznacza pracowników do załatwienia poszczególnych spraw. W razie potrzeby zamieszcza na poszczególnych pismach odpowiednie dyspozycje dotyczące sposobu, terminu załatwienia sprawy itp. 9. Dekretując pisma oraz wydając odpowiednie dyspozycję używa się następujących skrótów" proszę o rozmowę, pracownik przed przystąpieniem do załatwienia sprawy powinien ją omówić z dekretującym, proszę referować, załatwiający sprawę powinien omówić z dekretującym projekt załatwienia sprawy, ad acta, sprawę należy odłożyć do akt. 10. Przeglądanie, rozdzielanie i doręczanie korespondencji pracownikom powinno być traktowane jako jedna z pilnych czynności. V. REJESTROWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK AKT 1. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Znak sprawy zawiera: symbol literowy jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny według jednolitego rzeczowego wykazu akt, liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie akt, cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawę się rozpoczęła. Inicjały osoby prowadzącej sprawę. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w pkt. 2, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC WE, gdzie: ABC to oznaczenie jednostki organizacyjnej; 123 to symbol klasyfikacyjny według jednolitego rzeczowego wykazu akt; 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123; 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. WE to inicjały osoby prowadzącej sprawę. 4. Do ważnych czynności w procesie gromadzenia akt należy właściwe opisywanie zakładanych teczek. Tytuły teczek winny być zgodne z hasłami przewidzianymi dla tego typu spraw w wykazie akt jednostki organizacyjnej.

6 Oprócz tytułu na okładce zamieszcza się pełną nazwę jednostki, w której teczka powstała, znak teczki akt, symbol kategorii archiwalnej oraz datę rozpoczęcia i zakończenia sprawy. 5. Pracownicy mają obowiązek prowadzenia ewidencji założonych teczek. VI. ZAŁATWIANIE SPRAW I SPORZĄDZANIE PISM 1. Terminy załatwienia spraw wynikają z przepisów prawa zawartych w kodeksie postępowania administracyjnego lub ustaleń jednostek nadrzędnych albo z poleceń zwierzchników. 2. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Zachowanie ustawowych terminów przy załatwianiu spraw należy do obowiązków pracowników. 3. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, to należy do załatwienia sprawy zastosować postanowienia kodeksu postępowania administracyjnego. 4. Po załatwieniu sprawy pracownik sporządza projekt pisma, który z reguły wymaga akceptacji kierownika lub upoważnionej przez niego osoby. 5. Czystopis pisma sporządza się ściśle według projektu i zgodnie z zasadami układu pism. 6. Kopia pisma załatwiającego sprawę powinna zawierać: parafę pracownika odpowiedzialnego za załatwienie sprawy oraz imię i nazwisko oraz nr telefonu, datę sporządzenia pisma. VII. PODPISYWANIE PISM 1. Podpisywanie pism odbywa się jednoosobowo przy wyłączeniu przypadków określonych szczegółowymi przepisami np. zobowiązania finansowe. 2. Uprawnienia do podpisywania pism w granicach ustalonego zakresu działania posiadają: główny księgowy oraz pracownicy, jeśli posiadają stosowne upoważnienia. VIII. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: przesyłką listową, dostarczona bezpośrednio przez gońca, faksem, na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką pocztową, pocztą elektroniczną. 2. Pisma przeznaczone do wysyłania przygotowuje się w komórce organizacyjnej załatwiającej sprawę merytorycznie. 3. Przygotowanie korespondencji do wysyłki polega na: a) sprawdzeniu czy pisma są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz dołączono do nich stosowne załączniki, b) zaadresowaniu przesyłek listowych, c) opisaniu przesyłki jako poleconej lub poleconej za potwierdzeniem odbioru (zaopatrzeniu w potwierdzenie odbioru), d) sporządzenie kopii pism wychodzących celem dołączenia do odpowiednich teczek zawierających spis spraw w danej komórce, e) przekazaniu przesyłki do kancelarii. 4. Do obowiązków kancelarii jako punktu wysyłki korespondencji należy: a) segregowanie pism, b) sprawdzenie przygotowania korespondencji do wysyłki przez pracowników, c) rejestracja pism w dzienniku korespondencyjnym, d) wpisanie przesyłek poleconych do książki podawczej,

7 e) przekazanie przygotowanej wysyłki pracownikowi odpowiedzialnemu za dostarczenie jej na pocztę, f) segregacja i przygotowanie wysyłki dla gońca. 5. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje: liczbę porządkową, datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu, nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (na przykład urzędy gmin, szkoły podstawowe), znak sprawy wysyłanego pisma, sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna). 6. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem np. (polecony, polecony za potwierdzeniem odbioru). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma zostać wysłane jako przesyłka zwykła. 7. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 8. Korespondencję wysyła się w dniu jej podpisania. 9. Przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym. 10. Pisma przychodzące bezpośrednio do komórek organizacyjnych, podania winny być przekazane kancelarii celem dokonania przez nią rejestracji i segregacji. X. POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI 1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej akta spraw nie załatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przejmuje komórka, która jest następcą prawnym komórki likwidowanej. Kopie spisu przekazuje się do składnicy zakładowej. 2. Pozostałe akta likwidowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z ustaleniami niniejszej instrukcji oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy akt. XI. NADZÓR NAD CZYNNOŚCIAMI KANCELARYJNYMI 1. Ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników jednostki organizacyjnej czynności kancelaryjnych sprawuje Kierownik Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim. 2. Obowiązki kierownika polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcji przez podległych pracowników oraz udzielaniu im wskazówek w tym zakresie a w szczególności: prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, prawidłowości i terminowości załatwiania spraw, prawidłowego obiegu akt, terminowego przekazywania akt do archiwum.

8 Jednolity rzeczowy wykaz akt Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Oznac zenie katego rii archi Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 2/2012 Kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim z dnia 3 stycznia 2012 r. walnej I II III IV ZARZĄDZANIE 01 Organizacja 010 Podstawy prawne działania własnej jednostki organizacyjnej B25 Uwagi Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe itp. dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, m.in. akty erekcyjne 011 Organizacja władz i organów nadrzędnych B5 Statuty, schematy organizacyjne itp. 012 Organizacja własnej jednostki B25 Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp. 013 Organizacja innych jednostek Bc 014 Organizacja biurowości, archiwum zakładowe, biblioteka 0140 Przepisy kancelaryjno-archiwalne B25 Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy zakładowej, instrukcja o obiegu dokumentacji technicznej, kwalifikatory dokumentacji technicznej itp Formularze B5 Opracowanie wzorów 0142 Wzory odciskowe pieczęci B Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych Bc 0144 Ewidencja składnicy zakładowej B25 Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr, protokoły brakowania i spisy akt wybrakowanych) 0145 Przyjmowanie dokumentacji do składnicy B5 zakładowej 0146 Udostępnianie akt B2 Zezwolenia, karty udostępnienia 0147 Gromadzenie zbioru bibliotecznego B5 Korespondencji 0148 Ewidencja zbioru bibliotecznego B25 Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi bibliotek 02 Akty normatywne Pomoc prawna

9 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 021 Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki B25 Komplet podpisanych zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. I egz. wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych 022 Interpretacja przepisów prawnych B25 Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności 023 Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych B5 024 Opinie prawne B5 025 Sprawy cywilne Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 026 Sprawy gospodarcze B3 027 Sprawy karne B5 028 Sprawy sądowo-administracyjne 03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka Dotyczy określonej gałęzi gospodarki narodowej, branży lub problemu. Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki 030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej) 0300 Opracowania zewnętrzne B5 Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych 0301 Opracowania własne B Prognozowanie i planowanie perspektywiczne 0310 Projekty wstępne B5 Opracowania własne 0311 Opracowania robocze B Wersja ostateczna B Oceny, opinie i uwagi B Materiały pomocnicze 032 Plany i sprawozdania wieloletnie 0320 Projekty własne planów (jednostkowe i zbiorcze) B Wersje ostateczne planów własnych B Zmiany ustaleń planowych B Sprawozdania wieloletnie własne B Materiały pomocnicze 033 Plany i sprawozdania roczne 0330 Projekty własne planu B Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe i B25 zbiorcze) 0332 Zmiany ustaleń planowych B25

10 0333 Sprawozdania własne B Sprawozdania zbiorcze B25 Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze - kategoria B Materiały pomocnicze 034 Analizy (kompleksowe i problemowe) 0340 Własne B Zbiorcze B Materiały pomocnicze (robocze) 04 Skargi i wnioski 040 Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach B25 załatwiania skarg i wniosków 041 Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio B Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według B3 właściwości 043 Analizy skarg i wniosków B Rejestry skarg i wniosków B25 05 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 050 Z organami samorządu terytorialnego B5 Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas 051 Z innymi urzędami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi B5 052 Koordynacja branżowa B25 Programy, umowy, porozumienia i ich realizacja. 053 Między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki Bc 054 Reprezentacja B2 Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej 06 Kontrole 060 Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli B25 Przepisy własne 061 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki (Najwyższa Izba Kontroli itp.) Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę 0610 Kompleksowe B25 Obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki 0611 Problemowe B25 Jeśli dotyczą zagadnień merytorycznych, a nie usługowych 0612 Wycinkowe B Doraźne B5

11 062 Kontrole wewnętrzne B Kompleksowe B Problemowe B Wycinkowe B Doraźne B Specjalne B5 063 Książki kontroli B5 1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac Dotyczy własnej jednostki i jednostek podległych 101 Taryfikatory kwalifikacyjne B Regulaminy pracy B Zasady wynagradzania i premiowania B25 Siatki płac, stawek, dodatki itp. 11 Zatrudnienie 110 Zapotrzebowanie i werbunek pracowników B2 Oferty kandydatów - kategoria Bc 111 Zwalnianie pracowników B2 Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych 112 Opinie o pracownikach B5 113 Rozmieszczenie pracowników Bc Przeniesienia, zastępstwa itp. 114 Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników B2 Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp. 115 Wykazy etatów B25 Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych 116 Prace zlecone Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych 1160 ze składką na ZUS B bez składki na ZUS B5 117 Nagrody, odznaczenia, kary 1170 Nagrody Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych 1171 Odznaczenia państwowe B5 Wnioski 1172 Kary B5 118 Wojskowe sprawy pracowników B5 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe B50 Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę, jej zmianę, odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B50 Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne

12 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy B25 Własne 131 Środki ochronne B25 Projekty własne 132 Wypadki przy pracy 1320 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo B Inne wypadki 1322 Analiza wypadków i chorób zawodowych B25 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 140 Rekrutacja uczestników szkolenia B2 141 Ewidencja szkolonych B Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, B5 specjalizacja 15 Metody pracy Dotyczy wypadków podczas pracy 150 Podstawowe zasady B25 Ustalenia własne dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp. 16 Dyscyplina pracy 160 Dowody obecności w pracy Bc Listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe 161 Absencja B3 Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności - kategoria Bc 162 Urlopy pracownicze B2 Listy i karty urlopowe 163 Ewidencja delegacji służbowych Bc Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych - kategoria B3 164 Zezwolenia na prace dodatkowe B3 165 Analizy efektywnego czasu pracy B25 17 Sprawy socjalno-bytowe 170 Podstawowe zasady B25 Własne ustalenia jednostki 171 Wczasy pracownicze B3 172 Opieka nad pracownikami B2 Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami 173 Realizacja spraw socjalno-bytowych B25 Analizy, sprawozdania, oceny 18 Ubezpieczenia osobowe 180 Przepisy ubezpieczeniowe B5 Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych 181 Ubezpieczenia społeczne B5 182 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów 183 Dowody uprawnienia do zasiłków B5 Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe 184 Emerytury i renty B2 Wnioski 2 Gospodarka materiałowa Obejmuje zaopatrzenie

13 w maszyny, narzędzia, materiały, opakowania i inne ruchomości 20 Organizacja gospodarki materiałowej B25 Przepisy i ustalenia własne 200 Zaopatrzenie B5 Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki 201 Użytkowanie B5 Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy, eksploatacja 202 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B2 203 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń 204 Paszporty maszyn i urządzeń B25 Okres przechowywania liczy się od zniszczenia maszyny 205 Konserwacja i remonty środków trwałych B3 21 Ochrona zakładu pracy (mienia) 210 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna B2 211 Ubezpieczenia rzeczowe Od ognia, kradzieży itp. 3 EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 300 Systemy ekonomiczno-finansowe B Systemy i metody analiz B System ewidencji i plan kont B25 31 Finanse, księgowość 311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Rozliczenia z budżetem B Finansowanie własnej jednostki B Współpraca z bankiem B5 32 Księgowość finansowa Plany, sprawozdania i analizy finansowe 320 Dowody księgowe B5 321 Dokumentacja księgowa B5 Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe 322 Rozliczenia B5 Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. 323 Windykacja należności B5 Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności 324 Uzgadnianie sald B5 Korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna lub analityczna B5 Księgi lub kartoteki finansowe 33 Rozliczenia płac 330 Dokumentacja płac B5 Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) 331 Deklaracje podatkowe B5 332 Listy zaliczek na płace B5 333 Listy płac B Karty zbiorcze płac B Zaświadczenia o płacach B5 Kopie zaświadczeń lub ich rejestry 336 Dowody księgowe B5 337 Dokumentacja księgowa B5

14 34 Księgowość materiałowo-towarowa 340 Dowody księgowe B5 Faktury własne i obce 341 Dokumentacja księgowa B5 Karty ilościowowartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne 35 Koszty 350 Kalkulacja kosztów 3500 Ogólne zasady B25 Własne wytyczne i ustalenia 3501 Kalkulacje planowe i wynikowe B Analiza kosztów własnych B25 36 Fundusze specjalne 360 Zasady gospodarowania funduszami B25 Własne ustalenia 361 Fundusze specjalne B5 Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy itp. 37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady Własne wytyczne 371 Spisy i protokoły remanentowe B5 372 Zestawienie zbiorcze wyników powszechnej inwentaryzacji 373 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice B5 inwentaryzacyjne 374 Wycena i przecena 4 Ochrona zdrowia i pomoc społeczna 41 Pomoc społeczna 410 Realizacja zadań w zakresie pomocy społecznej 4100 Współdziałanie z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej 4101 Otwarte konkursy ofert na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej B Oferty z własnej inicjatywy podmiotów zewnętrznych na realizację zadań z zakresu pomocy B5 społecznej 4103 Realizacja przez podmioty zewnętrzne zadań z zakresu pomocy społecznej 4104 Wnioskowanie w sprawach niezdolności do pracy i niepełnosprawności 411 Praca socjalna 4110 Poradnictwo specjalistyczne 4111 Interwencja kryzysowa 4112 Pomoc kombatantom B Pomoc cudzoziemcom, uchodźcom i repatriantom B Pomoc osobom bezdomnym B Zapobieganie patologiom społecznym 4116 Szkolenia i poradnictwo rodzinne 414 Piecza Zastępcza 4140 Dokumentacja związana z utworzeniem rodziny zastępczej 4141 przyznawania pomocy pieniężnej w związku z utrzymaniem dziecka w pieczy zastępczej w formie świadczeń i dodatków 4142 przyznawania pomocy pieniężnej w związku z utrzymaniem dziecka w pieczy zastępczej w formie dofinansowań do wypoczynku 4143 przyznawania pomocy pieniężnej w związku z

15 utrzymaniem dziecka w pieczy zastępczej w zakresie świadczeń na pokrycie: a) niezbędnych wydatków związanych z potrzebami przyjmowanego dziecka - jednorazowo, b) wydatków związanych z wystąpieniem zdarzeń losowych lub innych zdarzeń mających wpływ na jakość sprawowanej opieki - jednorazowo lub okresowo przyznawania pomocy pieniężnej w związku z utrzymaniem dziecka w pieczy zastępczej w formie środków finansowych na utrzymanie lokalu mieszkalnego w budynku wielorodzinnym lub domu jednorodzinnego, przyznawania pomocy pieniężnej w związku z utrzymaniem dziecka w pieczy zastępczej w formie świadczeń na pokrycie kosztów związanych z przeprowadzeniem niezbędnego remontu lokalu mieszkalnego w budynku wielorodzinnym lub domu jednorodzinnego przyznawania pomocy pieniężnej w związku z utrzymaniem dziecka w pieczy zastępczej w zakresie nieprzewidzianych kosztów związanych z opieką i wychowaniem dziecka lub funkcjonowaniem rodzinnego domu dziecka kontynuowanie nauki wychowanków rodzin zastępczych 4148 usamodzielnienie wychowanków rodzin zastępczych 4149 zagospodarowanie wychowanków rodzin zastępczych 4150 rodziny zastępcze zawodowe 4149 pomocowe rodziny zastępcze 417 Placówki opiekuńczo- wychowawcze 4170 Dokumentacja dotycząca skierowań do placówek opiekuńczo- wychowawczych na terenie innych powiatów 4171 Dokumentacja dotycząca skierowań do ZPEW Lwówek Śląski sprawy dot. SOSW 4172 Dokumentacja dotycząca skierowań do ZPEW Lwówek Śląski sprawy dot. MOS 4173 Dokumentacja dotycząca skierowań do ZPEW Lwówek Śląski sprawy dot. MOW 4174 Dokumentacja dotycząca skierowań do MOW i MOS na terenie innych powiatów 4175 Dokumentacja dotycząca skierowań do SOSW na terenie innych powiatów 4176 Usamodzielnienie wychowanków placówek 4177 Zagospodarowanie wychowanków placówek 4178 Kontynuowanie nauki wychowanków placówek 418 Rodziny biologiczne 4180 Naliczanie opłaty za pobyt dzieci w rodzinach zastępczych

16 4181 Naliczanie opłaty za pobyt dzieci w placówkach 4182 Odstąpienie od ustalenia opłaty za pobyt dzieci w rodzinach zastępczych 4183 Odstąpienie od ustalenia opłaty za pobyt dzieci w placówkach 4184 rozłożenie na raty opłaty za pobyt dzieci w rodzinach zastępczych i placówkach 4185 odroczenie terminu płatności opłaty za pobyt dzieci w rodzinach zastępczych i placówkach 4186 umorzenia opłaty za pobyt dzieci w placówkach 4187 umorzenie opłaty za pobyt dzieci w rodzinach zastępczych 419 domy pomocy społecznej 4190 Umieszczanie w DPS Naliczenie odpłatności za pobyt w DPS osób 4191 przyjętych na zasadach obowiązujących przed 2004r przeniesienia do innego DPS 42 Rehabilitacja społeczna osób niepełnosprawnych 420 Zadania finansowane ze środków PFRON 421 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla instytucji 422 Dofinansowanie kosztów tworzenia działania warsztatów terapii zajęciowej 423 Realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej dla osób niepełnosprawnych Dofinansowanie uczestnictwa osób 4230 niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach B5 rehabilitacyjnych 4231 Dofinansowanie sprzętu rehabilitacyjnego B Dofinansowanie przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych B Dofinansowanie rehabilitacji dzieci i młodzieży B Dofinansowanie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych B5 424 Likwidacja Barier 4241 Dofinansowanie likwidacji barier architektonicznych 4242 Dofinansowanie likwidacji barier w komunikowaniu się 4243 Dofinansowanie likwidacji barier technicznych 4244 Dokumentacja Komisji ds. opiniowania wniosków dot. Likwidacji barier 425 Pomoc świadczona osobom niepełnosprawnym 426 Sprawy powiatowej społecznej rady do spraw osób niepełnosprawnych 427 Realizacja zadań zleconych 428 Współpraca z organizacjami pozarządowymi i fundacjami działającymi na rzecz osób niepełnosprawnych w zakresie rehabilitacji społecznej Projekty realizowane przy udziale środków europejskich Projekty finansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego 4301 Program Operacyjny Kapitał Ludzki Zgodnie z odrębnymi przepisami

17 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 2/2012 Kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim z dnia 3 stycznia 2012 r. I N S T R U K C J A W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim ROZDZIAŁ I

18 Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim, tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do składnicy akt zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia 2. Przez dokumentację rozumie się zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów księgi, korespondencję, dokumentację finansową, statystyczną niezależnie od techniki ich wykonania /rękopisy, maszynopisy/ i inną dokumentację utrwaloną sposobem mechanicznym. 3. Niniejsza instrukcja reguluje postępowanie z dokumentacją aktową. 4. użyte w niniejszej instrukcji określenia oznaczają: 1) archiwum państwowe centralne i terenowe archiwa państwowe, 2) składnica akt komórkę organizacyjną w PCPR, powołaną do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej 3) specjalista pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 4) jednostka organizacyjna PCPR w Lwówku Śląskim, 5) sprawa pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 6) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w PCPR, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się odrębną teczkę akt, 7) teczka spraw teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator, itp. służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt, 8) jednolity rzeczowy wykaz akt wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, służy do oznaczania rejestracji, łączenia i przechowywania akt, 9) znak sprawy zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw Całość dokumentacji dzieli się pod względem jej wartości na dwie kategorie: dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwana dalej materiałami archiwalnymi, dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną dalej dokumentację niearchiwalną. 2. Kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem B, z tym, że: 1) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania, liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb PCPR oraz celów kontrolnych,

19 2) symbolem Bc tzw. dokumentację manipulującą, oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana u specjalisty bez przekazywania do składnicy akt, lecz pod kontrolą pracownika składnicy akt i w trybie uzgodnionym z właściwym terytorialnie archiwum państwowym, 3 1. Dokumentacja powstała, nadesłana i składana w PCPR to dokumentacja niearchiwalna. 2. Jednostka organizacyjna nie wytwarza materiałów archiwalnych. ROZDZIAŁ II Przepisy szczególne Organizacja składnicy akt 4 Składnica akt jest częścią stanowiska pracy pracownika prowadzącego składnicę akt.. Zakres działania składnicy akt 5 1. Do zakresu działania składnicy akt należy: 1) przyjmowanie dokumentacji od poszczególnych stanowisk pracy, 2) prowadzenie ewidencji przyjętej dokumentacji oraz przechowywanie i zabezpieczenie, 3) udostępnianie dokumentacji, 4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego Obowiązki pracownika składnicy akt 6 1. Składnica akt prowadzi osoba zatrudniona w PCPR, posiadająca odpowiednie kwalifikacje. 2. Pracownik prowadzący składnicę akt powinien posiadać odpowiednie przeszkolenie archiwalne, powinien być w stałym kontakcie z właściwym terytorialnie archiwum państwowym. 3. Pracownik prowadzący składnice akt jest odpowiedzialny za stan archiwum, zabezpieczenie dokumentacji przez pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem i przed szkodnikami. 4. Do pracownika prowadzącego składnicę akt należy inicjowanie wydzielania akt do brakowania, udział w komisyjnym brakowaniu akt a także przekazywanie akt kat. B na makulaturę. 5. Przedkładanie po zakończeniu każdego roku kalendarzowego Kierownikowi rocznego sprawozdania z wykonania całości zadań składnicy

20 6. W przypadku zmiany osobowej pracownika prowadzącego składnice akt przekazanie nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie. 7. Pracownik prowadzący składnice akt obowiązany jest znać strukturę organizacyjną w PCPR, instrukcję kancelaryjną oraz rzeczowy wykaz akt, według którego stanowiska pracy prowadzą akta. Lokal składnicy akt i jego wyposażenie 7 1. Lokal składnicy akt powinien mieścić się w budynku biurowym. 2. Lokal składnicy akt powinien posiadać: 1) magazyn służący do przechowywania dokumentacji; prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego składnicę akt w miejscu jego pracy. 2) Pomieszczenie służące do składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę. 3. Lokal składnicy akt powinien być: 1) odpowiednio duży, 2) suchy, 3) dobrze wietrzony, 4) widny, 5) powinien posiadać mocne drzwi i zamki, 6) instalację elektryczną i dobrą wentylację, 7) nie narażony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych 8) wyposażony w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, które powinny wynosić: temp C, wilgotność 55 65%. 4. W pomieszczeniach składnicy akt nie można ustawiać żadnych niebezpiecznych urządzeń do ogrzewania. Zakazane jest również palenie tytoniu i używanie otwartego ognia. 5. Lokal składnicy akt musi być zawsze utrzymany w należytym porządku oraz wyposażony w niezbędny sprzęt przeciwpożarowy. 6. Umeblowanie składnicy akt powinno składać się z regałów, półek, biurka, krzesła i szafy. 7. Półki w magazynie powinny być dostosowane do wymiarów dokumentacji. 8. Prawo wstępu do składnicy akt mają: osoba prowadząca składnicę, przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych. Przy kontrolach składnicy akt zawsze bierze udział osoba prowadząca archiwum. Przyjmowanie dokumentacji przez składnicę akt 8 1. Okres przechowywania dokumentacji na stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do składnicy akt określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej dla PCPR. 2. Poszczególne stanowiska pracy przekazują uporządkowaną dokumentację do składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych w trzech egzemplarzach /ZAŁĄCZNIK Nr 1/. 3. Dokumentację należy ujmować w spisie według kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

21 4. Pracownik składnicy akt może odmówić przyjęcia akt do składnicy akt w przypadku: 1) ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym, 2) stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami. O powodach nie przyjęcia akt pracownik składnicy akt zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego. Przechowywanie akt w składnicy akt 9 1. W składnicy akt dokumentację układa się według stanowisk pracy. Każde stanowisko pracy otrzymuje oddzielne miejsce na półkach regałów. 2. Dokumentację układa się na regałach pionowo, systemem bibliotecznym od lewej ku prawej stronie lub poziomo od dołu ku górze w kolejności sygnatur. 3. Przy układaniu akt na półkach należy przestrzegać zasady, aby nie były one zbyt ściśnięte. 4. Jedna część magazynu powinna być przeznaczona dla akt kategorii B 25, druga dla pozostałych akt kategorii B. 5. Podczas układania akt na półkach należy zachować porządek teczek zgodny z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego. Ewidencja dokumentacji w składnicy akt Dokumentacja przechowywana w składnicy akt powinna być objęta prowadzoną na bieżąco ewidencją. 2. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wszywa się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w składnicy akt, drugi egzemplarz, służący do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnych teczkach prowadzonych dla poszczególnych stanowisk pracy. 3. Środkami ewidencyjnymi w składnicy akt są: 1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do składnicy akt ZAŁĄCZNIK Nr 1, 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych ZAŁĄCZNIK Nr 2, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejny numer, 3) karty udostępniania akt na miejscu w składnicy akt lub wypożyczenie jej poza obręb ZAŁĄCZNIK Nr 3, 4) protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie udostępnionej dokumentacji, 5) protokoły brakowania dokumentacji ZAŁĄCZNIK Nr 4 wraz ze spisami przekazywanej na zniszczenie dokumentacji kat. B ZAŁĄCZNIK Nr 5 oraz odpowiednimi zezwoleniami na jej zniszczenie wydanymi przez archiwa państwowe. 6) Pomoce ewidencyjne poza kartami udostępniania dokumentacji stanowią kat B 25 powinny być przechowywane w oddzielnych teczkach, 7) W przypadku likwidacji jednostki, składnica akt winno przekazać własne pomoce ewidencyjne wraz z dokumentacją niearchiwalną jednostce wyznaczonej w akcie likwidacyjnym.

22 Udostępnianie dokumentacji w składnicy akt Składnica akt udostępnia dokumentację dla celów służbowych za zgodą kierownika na podstawie kart udostępniania /wzór ZAŁĄCZNIK Nr 3/, 2. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu biurowym pracownika prowadzącego składnicy akt, 3. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona na ściśle określony okres na teren pomieszczeń biurowych PCPR. Nie wolno wypożyczać dokumentacji uszkodzonej. 4. Korzystający z dokumentacji składnica akt ponosi pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej mu dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie. 5. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji pracownik prowadzący składnice akt zobowiązany jest sporządzić protokół, który podpisuje osoba wypożyczająca oraz kierownik. 6. Protokół sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugi przechowuje się w składnicy akt w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi w celu przeprowadzenia dochodzenia i pociągnięcia winnego do odpowiedzialności. Wydzielanie dokumentacji Co roku pracownik prowadzący składnicę akt dokonuje przeglądu dokumentacji do wydzielenia. 2. Przez wydzielenie dokumentacji należy rozumieć wyłączenie na makulaturę dokumentacji kat. B, której okres przechowywania minął, 3. Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie, na wniosek pracownika składnicy akt. Komisja składa się z przewodniczącego wyznaczonego przez kierownika, z przedstawiciela zainteresowanego stanowiska pracy oraz pracownika prowadzącego składnicę akt. 4. Do zadań komisji należy: 1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenia dla niej innego okresu przechowywania, 2) sporządzanie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach, 5. Wydzielanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. 6. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością. 7. Komisja może zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej lub skrócić termin przechowywania dokumentacji kat B 8. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem przedkłada się do zatwierdzenia kierownikowi. Przeznaczenie dokumentacji kategorii B na makulaturę.

23 13 1. Jeden egzemplarz protokołu brakowania dokumentacji wraz ze spisem dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. 2. Archiwum państwowe wydaje zezwolenia na przekazanie dokumentacji na makulaturę w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w składnicy akt przy spisie wybrakowanej dokumentacji, drugi przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury. 3. Akta zakwalifikowane na makulaturę należy odnotować w spisach zdawczoodbiorczych, wpisuje się datę zakwalifikowania i numer zezwolenia archiwum państwowego. Nadzór nad składnica akt Nadzór nad składnicą akt sprawuje kierownik.

24 ZAŁĄCZNIK Nr 1 Spis zdawczo-odbiorczy akt nr.. Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od - do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do arch Rubryki 7i 8 wypełnia składnica akt

25 ZAŁĄCZNIK Nr 2 WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO ODBIORCZYCH Nr spisu Data przyjęcia akt Nazwa komórki przekazującej akta Liczba poz. spisu teczek Uwagi

26 ZAŁĄCZNIK Nr 3. /Pieczęć jednostki organizacyjnej/ KARTA UDOSTĘPNIANIA AKT Data udostępniania akt Imię i nazwisko osoby wypożyczającej akta Symbol klasyfikacyjny akt tytuł akt Podpis osoby wypożyczającej Data zwrotu akt

27 ZAŁĄCZNIK Nr 4 /pieczątka szkoły/ PROTOKÓŁ BRAKOWANIA AKT Komisja w składzie: /imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji/ Przeprowadziła w dniu brakowanie akt I zakwalifikowała do zniszczenia akta kategorii B wymienione w załączonym spisie zawierającym pozycje.. mb i wnosi przestawienie tego protokołu do zatwierdzenia przez archiwum państwowe /podpisy członków komisji/ Załączniki: karta spisu

28 ZAŁĄCZNIK Nr 5 spis przekazywanej na zniszczenie dokumentacji kat. B. /Pieczęć jednostki organizacyjnej/ SPIS DOKUMENTÓW PRZEZNACZONYCH DO BRAKOWANIA Lp. Znak teczki /symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt/ Tytuł teczki /hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt Daty skrajne od- do Uwagi

29 ZAŁĄCZNIK Nr 6. /Pieczęć jednostki organizacyjnej/ SPIS ZDAWCZO ODBIORCZY NUMER Materiałów archiwalnych.....przekazanych do Archiwum Państwowego /nazwa komórki organizacyjnej/ Lp. Znak teczki /symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt/ Tytuł teczki /hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt Daty skrajne od- do Uwagi Sieradz, dnia.. /podpis odbierającego/ /podpis przekazującego/

30 Oświadczam, że zapoznałem/am się z Zarządzeniem Nr 2/2012 Kierownika Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lwówku Śląskim z dnia 3 stycznia 2012 roku w sprawie wprowadzenia do stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy akt Imię i nazwisko Data Podpis pracownika