Czynsze INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA 2012 U.I.INFO-SYSTEM

Transkrypt

1 Czynsze INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA

2 2 Czynsze Spis treści Rozdział I Rozdział II Witamy w programie Wstęp do pomocy Plik pomocy 4 2 Pomoc zdalna 4 3 Kontakt z działem serwisu 5 Rozdział III Podstawowe informacje 5 1 O pomocy 5 2 O programie 6 Licencja 6 3 O wersji 6 Rozdział IV Opis programu 6 1 Konfiguracja 6 Słow niki 6 Dokumenty 7 Zakresy 7 Kategorie 7 Standardy 8 Staw ki 8 Grupy staw ek 8 Wspólnoty 8 Budynki 8 Lokale 8 Rodzaje zużycia 8 Formuły 9 Staw ki VAT 9 Parametry systemu 9 Ustaw ienia drukarki 9 Zmiana pracującego operatora 9 Zmiana hasła pracującego operatora 9 Zmiana bazy danych 10 2 Ewidencja 10 Przeglądanie danych 10 Now e konto 11 Edycja danych 12 Informacje o koncie 12 Naliczanie należności 13 Wydruk dokumentów 13 Fakturow anie 14 Edycja danych osobow ych 14 3 Zestawienia 16 Rejestr należności 16 Zestaw ienia należności w g staw ek 16 Zestaw ienie różne 16 4 Pomoc 17 Pomoc Pomoc zdalna O programie Dziennik zdarzeń Drukow anie licencji

3 3 Rozdział V U.I. INFO-SYSTEM 18

4 4 Czynsze 1 Witamy w programie Szanowni Klienci, cieszymy, się że wybrali Państwo nasz produkt i dziękujemy za okazane zaufanie. System Czynsze służy do rozliczania czynszu mieszkaniowego. Działa w środowisku W indows i jest zintegrowany z pozostałymi produktami INFO-SYSTEM. Zapraszamy do zapoznania się z funkcjami programu! 2 Wstęp do pomocy W tym rozdziale omówimy możliwe rodzaje pomocy z jakich możemy skorzystać. Plik pomocy, czyli natychmiastowe źródło informacji; Pomoc zdalna, czyli nowoczesne narzędzie pomocy; Kontakt z działem serwisu, czyli pomoc serwisanta. 2.1 Plik pomocy Plik pomocy domyślnie znajduje się w katalogu głównym programu. Domyślnie jest to ścieżka:..\program Files\U. I. INFO-SYSTEM\czynsze Znak oznacza uruchomienie funkcji programu. Jest stosowany, kiedy podajemy ścieżkę dla danej funkcji. Przykład: zapis oznacza, że klikamy na funkcje Konfiguracja, a następnie wybieramy funkcje, której nazwa znajduje się w tytule paragrafu. 2.2 Pomoc zdalna Zdalny serwis oprogramowania to natychmiastowe rozwiązywanie powstających problemów. Wszystkim klientom, posiadającym na swoich stanowiskach pracy bezpośredni dostęp do Internetu, oferujemy możliwość skorzystania z natychmiastowej pomocy w wyjaśnieniu zaistniałych problemów. Po wybraniu odpowiedniej opcji Pomoc zdalna z menu Pomoc następuje bezpośrednie połączenie z operatorem, które umożliwia mu pracę na komputerze użytkownika. Dzięki temu w krótkim czasie, bez odchodzenia od własnego stanowiska pracy, można uzyskać wskazówki dotyczące wykorzystywania programu, otrzymać aktualizację aplikacji, poznać nową funkcjonalność lub przeanalizować wspólnie z naszymi specjalistami powstałe problemy. Do realizacji zdalnej pomocy wykorzystujemy NTRSupport - jedno z najlepszych światowych rozwiązań w tej dziedzinie (szczegółowe informacje - Dla sprawnego funkcjonowania zdalnej pomocy wymagania są minimalne: Zasada działania 1. Komputer z połączeniem do sieci Internet; 2. Przeglądarka internetowa. Najwygodniej skorzystać z pomocy, wybierając odpowiednią opcję z menu każdego programu. Pojawia się wówczas okno czatu - jak w popularnych komunikatorach internetowych. Służy ono do wymiany informacji pomiędzy operatorem a użytkownikiem, a w szczególności umożliwia wyrażenie przez użytkownika zgody na przejęcie kontroli nad jego komputerem przez operatora pomocy. W ten sposób operator jest w stanie zaprezentować użytkownikowi sposób pracy z oprogramowaniem, zlokalizować

5 Wstęp do pomocy 5 problemy, czy nawet zaktualizować oprogramowanie na komputerze użytkownika. Wszystkie czynności wykonywane przez operatora są widoczne na ekranie użytkownika, a sesja może być w każdej chwili przerwana. Całość sesji jest rejestrowana w logach systemu NTRSupport. Bezpieczeństwo 1. Bezpieczeństwo najwyższej rangi było jednym z głównych celów NTRglobal podczas tworzenia NTRsupport. Kodowanie i rygorystyczne środki bezpieczeństwa chronią dostępu do Twoich danych i programów: z NTRsupport nie ma potrzeby otwierania portów, zmiany ustawień sieci czy firewall-a; 2. NTRsupport ogranicza dostęp do wszystkich narzędzi przez loginy i hasła. Administratorzy mogą określić prawa dostępu i zakresy IP dla każdego operatora. Hasła są przechowywane w postaci zakodowanej i nie są przesyłane przez Internet; 3. NTRsupport zapewnia całkowite bezpieczeństwo kodując dane przed wysłaniem przy użyciu hasła użytkownika. Używa rygorystycznych algorytmów bezpieczeństwa, a także oferuje dodatkowy poziom bezpieczeństwa w przypadkach szczególnego znaczenia bezpieczeństwa; 4. Dane są przechowywane w bazach danych również w formie zakodowanej. Natychmiastowe dekodowanie pozwala na dostęp do nich kiedy administrator tego potrzebuje. 2.3 Kontakt z działem serwisu Jesteśmy do Twojej dyspozycji pod numerem telefonu od poniedziałku do piątku w godzinach od do Podstawowe informacje W tym rozdziale omówimy podstawowe informacje dotyczące programu. O pomocy, czyli w jakim celu stworzyliśmy plik pomocy; O programie, czyli istota programu; O wersji, czyli informacje o zmianach. 3.1 O pomocy Pomoc została zaprojektowana w taki sposób, aby użytkownik mógł poznać wszystkie możliwości programu krok po kroku. Zalecamy w pierwszej kolejności przeszukać plik pomocy w celu poznania funkcji programu bądź pod kątem zaistniałych problemów. Użytkownicy, którzy dopiero zaczynają pracę z programem zalecane jest, aby zapoznali się z pomocą w całości. Użytkownicy, którzy korzystają z programu, mają możliwość wyszukania informacji w przyjazny i szybki sposób.

6 6 Czynsze 3.2 O programie W programie Czynsze tworzymy konto dla danej osoby. Konto jest powiązane z osobą. Następnie możemy dodawać do konta nieruchomości. W ten sposób mam podstawę do naliczania opłat, które wchodzą do czynszu. Opłaty takie jak zaliczki na media, dane zczytane z liczników - wszystko to jest sumowane i naliczany jest czynsz. Program w połączeniu z Rejestrem VA T ma możliwość wystawiania faktur. Naliczone czynsze i inne dane możemy drukować w formie zestawień Licencja Do poprawnego funkcjonowania programu wymagany jest klucz licencyjny. Unikatowy klucz i nazwę użytkownika klient otrzymuje po zakupie programu. Licencja świadczy, że użytkownik korzysta z legalnego oprogramowania. Istnieje możliwość testowania programu, co oznacza, że nie wymagana jest licencja, a czas testowania wynosi 30 dni. Po tym czasie konieczne będzie podanie klucza licencyjnego dla dalszej pracy programu. 3.3 O wersji W celu uzyskania informacji dotyczących wersji programu, zapraszamy na naszą stronę internetową 4 Opis programu 4.1 Konfiguracja Słowniki W celu dodawania pozycji w każdym z słowników naciskamy przycisk. Okno przechodzimy nam w tryb edycji, a po dodaniu danych potwierdzamy poprawność wprowadzonych danych przyciskiem

7 Opis programu 7. Jeśli nie chcemy dodawać do słownika wprowadzonych danych, to wychodzimy z trybu edycji poprzez naciśnięcie przycisku. Jeśli mamy pozycję słownikową i chcemy zmienić jej parametry, to po zaznaczniu rekordu naciskamy przycisk przez co okno przechodzi do trybu edycji. Usuwamy pozycję słownikową poprzez wybranie jej, a następnie naciśnięcie przycisku Dokumenty Słownik dokumentów umożliwia nam tworzenie i opis dokumentów. Z pola wyboru na dole okna, wybieramy rodzaj dokumentu, następnie tworzymy opis i parametry. W polu Plik wzorca dokumentu podajemy ścieżkę dla wzorca. Pole Szablon numeru dokumentu wywołuje nam okno w którym ustawiamy jak maja być zbudowane każde koleje numery porządkowe dokumentów Zakresy W słowniku ustalamy zakresy dla numerów kont, ulic, osiedli, budynków, dzielnic itd Kategorie Słownik kategorii używanych do grupowania kont w zestawieniach w Księg owości Zobowiązań.

8 8 Czynsze Standardy Inaczej słownik lokali. Słownik współczynników zwiększających lub zmniejszających zależnie od usytuowania lokalu Stawki Stawki zakładamy poprzez uruchomienie trybu edycji. Kod stawki - identyfikator stawki. Kod towaru - kod z Rejestru VA T. Grupa - dane pobierane z Słownika g rup. Termin płatności - z tym terminem naliczana jest należność. Kwota zależna od - można zdefiniować czy dana stawka jednostkowa jest przemnażana przez powierzchnię mieszkania czy ilość osób czy w inny sposób podany w polu rozwijanym Grupy stawek Słownik wykorzystujemy do grupowania stawek przy zestawieniach. Dla określonych grup stawek będzie można pogrupować zestawienia Wspólnoty Słownik wspólnot mieszkaniowych Budynki Słownik zdefiniowanych budynków Lokale Słownik zdefiniowanych lokali. Do lokalu przypisujemy standardy Rodzaje zużycia Możemy między innymi zdefiniować różne rodzaje zużyć, np. woda zimna, woda ciepła, ścieki. Można zdefiniować zużycie będące sumą innych zużyć. Przykład, z sumy zużycia wody zimnej i ciepłej, możemy na tej podstawie rozliczyć zużycie ścieków.

9 Opis programu Formuły Słownik formuł służy do przypisywania do budynku składników z słownika Stawek. Składniki przypisane dla danego budynku będą automatycznie stosowane dla każdego lokalu w tym budynku. Dzięki temu będzie można rozliczyć koszty związane z zużyciem mediów w danym budynku i ustalić wysokość zaliczek na następny okres Stawki VAT W słowniku definiujemy stawki VAT. Każda stawka posiada przypisany rok, kod i procent Parametry systemu W oknie ustawiamy formaty daty w programie Ustawienia drukarki Funkcja Ustawienia drukarki wybieramy z menu kontekstowego i pozwala zdefiniować parametry drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce Drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez rozwinięcie listy spod pola Nazwa i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk służy do wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek. Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papieru, sposób jego pobierania i sposób wydruku Zmiana pracującego operatora Okno służy do przelogowania operatorów Zmiana hasła pracującego operatora Funkcja służy do zmienienia obecnego hasła aktualnie zalogowanego operatora na nowe. W tym celu należy: a) Wpisać stare hasło; b) Wpisać nowe hasło; c) Potwierdzić poprawność nowego hasła. W przypadku poprawnego przeprowadzenia operacji zmiany hasła wyświetli się stosowny komunikat. Błąd w wypełnianiu poszczególnych pól również zostanie zakomunikowany odpowiednim komunikatem.

10 10 Czynsze Zmiana bazy danych Okno przelogowuje użytkownika do innej bazy danych. Z okna wybieramy nową bazę. 4.2 Ewidencja Przeglądanie danych Okno prezentuje listę lokali. Listę możemy zawężyć w oparciu o dane z pól wyboru umieszczonych na górze okna. Przygotowane dane możemy wydrukować. W tym celu naciskamy przycisk.

11 Opis programu Nowe konto Na koncie dokonywane jest na rozróżnie podmiotów: płatnik, właściciel, użytkownik. Oznacza to, że inna osoba może być użytkownikiem, a inna płatnikiem. Zakładki: Informacje ogólne Zakres - dane wybierane z Słownika zakresów. Nr konta - porządkowy, unikalny numer. Kateg oria - wybierany na podstawie danych ze Słownika Kateg orii. Oznaczenie akt - numer teczki lub specyficzne oznaczenie konta. Lokale: Księg owanie skł. - parametry określa czy należność ma być księgowana oddzielną kwotą dla każdego składnika czy kwotami będącymi sumą według stawek VAT-u lub jedną kwotą będącą sumą dla wszystkich składników. Składniki: W spółczynnik - konieczność skorygowania innych niż standardowe. Rodzaj zużycia - jeśli dotyczy zużycia to określamy rodzaj zużycia dla danego składnika.

12 12 Czynsze Licz standard - parametr określa czy należność wynikająca z danego składnika, ma być korygowana o wskaźniki wynikające ze standardu lokalu. Zakładka Raty. Po przeliczeniu pojawia się możliwość zaksięgowania tego co naliczone. W sytuacji kiedy korzystamy z księgowania sumarycznego, to w opcji księgowania (przycisk raz po naliczeniu wszystkich składników. ) używamy tylko Edycja danych Program wyświetla na okno identyczne jak przy zakładaniu nowego konta, z tą różnicą, że w trybie edycji. Możemy edytować parametry, dodawać składniki, osoby itd Informacje o koncie Okno wczytuje nam aktualne informacje o koncie.

13 Opis programu Naliczanie należności Okno służy do grupowego naliczania czynszu. Zaznaczamy odpowiednie pole czy chcemy wykonać naliczenie dla całego zakresu kont czy określonego zakresu kont. Następnie wybieramy za jaki okres mają zostać naliczone raty. Kolejnym krokiem jest wybór zobowiązania dla którego mają zostać naliczone raty. Dokonujemy tego z pola rozwijanego. Zaznaczenie opcji Księg uj należności spowoduje wysłanie odpowiednich danych do systemu Księg owość Zobowiązań. Dane będą wysłane jako przypisy na odpowiednie konta. Opcjonalnie możemy zaznaczyć i wybrać inny termin płatności. W celu potwierdzenia poprawności wpisanych danych i wykonania zmiana na kontach, naciskamy przycisk Wydruk dokumentów W ydruk dokumentów - funkcja tymczasowo niedostępna.

14 14 Czynsze Fakturowanie Sposób fakturowania - określa czy pozycja na fakturze mają odpowiadać należnością dla poszczególnych składników czy mają odpowiadać sumom według stawek VAT. Plik wzorca dokumentu - jeżeli nie zostanie wskazany to będzie używany domyślny plik wzorca dokumentu zdefiniowany w Rejestrze VA T dla danej konfiguracji. Opcje dokumentu - uszczegóławia pozycje na fakturze o wybrane parametry. parametrów. powoduje wyszukanie należności do zafakturowania według wprowadzonych Edycja danych osobowych W bazie osobowej przechowywane są dane dotyczące osób zarówno fizycznych jak i prawnych. Do bazy osobowej można dostać się naciskając ikonę znajdującą się pod menu programu. Do dodawania osób do bazy osobowej służy przycisk, znajdujący się na dole okna. Po jego naciśnięciu rozwinie się menu dodawania osób. Klikamy przycisk i z wyświetla się nam menu rozwijane

15 Opis programu 15. Na początku wybieramy typ dodawanej jednostki. Poszczególne jednostki różnią się rodzajem podawanych danych. Wypełniając poszczególne pola pamiętamy, że niezbędnymi polami są: Nazwisko, Imię i Miejscowość w sytuacji osoby fizycznej oraz Nazwa skrócona, Pełna nazwa i Miejscowość w sytuacji osoby prawnej. Pozostałe dane nie są wymagane. Po podaniu wszystkich danych zapisujemy nowo dodaną osobę. Służy do tego przycisk. Po jego naciśnięciu program powrócić do okna edycji bazy osobowej, a na jego środku będzie widoczny nowo dodany podatnik. Kiedy zaczniemy dodawać nową jednostkę i okaże się, że jest to operacja niepotrzebna, to wtedy klikamy przycisk. Program powróci do wcześniejszego okna. W bazie danych z wieloma podatnikami istnieje zawsze problem edycji ich danych. Wiadomo, że można zmienić miejsce zamieszkania, nazwisko oraz inne dane osobowe. W celu skorygowania wszystkich zmian wyszukujemy odpowiednią osobę i przechodzimy do edycji danych. Do wyszukiwania osób w bazie służy górna część okna: W sytuacji, gdy znany jest rodzaj osoby ( fizyczną lub prawną ) wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole, co spowoduje, że program wyszuka tylko podatników wybranego typu. W momencie, gdy jest on nieznany, wybieramy opcje wyszukiwania według wszystkich osób zarejestrowanych w bazie ( Wszystkie osoby ). W następnej kolejności wypełniamy kolejne pola. Żadne z pól nie jest wymagane, co w praktyce oznacza, że zostawienie pól parametrów pustych i naciśnięcie przycisku wyświetlenie wszystkich podatników., spowoduje W sytuacji, kiedy do jednego z pól np. do pola Nazwisko wpisana zostanie litera k i naciśnięty zostanie przycisk wyszukiwania, to program wyświetli listę osób, których nazwisko zaczyna się właśnie od litery k. Identycznie jest w sytuacji podania większej liczby liter. Ta zasada działa również dla pól numerycznych (np. Numer PESEL ). Po wyszukaniu odpowiedniej osoby przechodzimy do okna edycji danych. Okno edycji można otworzyć na kilka sposobów: 1. Za pomocą przycisku umieszczonego na dole okna; 2. Poprzez naprowadzenie kursora myszki na podatnika i dwukrotne naciśnięcie lewego klawisza myszy; 3. Za pomocą funkcji Edycja wybranej osoby dostępnej spod menu otwieranego po naprowadzeniu kursora myszki na podatnika i naciśnięciu prawego klawisza myszy

16 16 Czynsze Po otwarciu okna edycji zmieniamy dane, po czym zatwierdzamy zmiany.. Po naciśnięciu przycisku możliwości ich modyfikacji. wyświetlą się informacje dotyczące zaznaczonej osoby bez Przycisk służy do usuwania osób z bazy danych. Zaznaczamy osobę, naciskamy przycisk Usuń i zatwierdzamy. Spowoduje to skasowanie osoby z bazy. 4.3 Zestawienia Rejestr należności Rejestr należności Zestawienie należności w oparciu o wybrane parametry Zestawienia należności wg stawek Rejestr należności Zestawienie należności w oparciu o rodzaje stawek (według Słownika stawek) Zestawienie różne Generator SQR pozwala na wyszukiwanie wybranych informacji w bazie danych. Możliwe jest napisanie na własne potrzeby odrębnych funkcji. Program zawiera kilka podstawowych funkcji. Dane prezentowane są w języku HTML w oknie domyślnie ustawionej przeglądarki internetowej.

17 Opis programu Pomoc Pomoc Pomoc - funkcja tymczasowo niedostępna Pomoc zdalna Pomoc Po kliknięciu otwiera się okno przeglądarki internetowej. System wymaga zaakceptowania formatu ActiveX. Następnie możliwa jest pomoc operatorowi przez sieć Internet O programie Pomoc Program wyświetla okno z podstawowymi informacjami, m.in. licencji Dziennik zdarzeń Pomoc W tym oknie mamy możliwość wyszukania na podstawie wybranych kryteriów informacji z interesującego nas zakresu.

18 18 Czynsze Drukowanie licencji Pomoc Opcja tworzy gotowy do wydruku dokument informujący o posiadaniu licencji na program. 5 U.I. INFO-SYSTEM W celu zapoznania się z pozostałymi produktami, zapraszamy na stronę internetową. Kontakt: Usługi Informatyczne INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek sp. j. ul. Marsz. Piłsudskiego 31/ Legionowo woj. mazowieckie, Polska Website: Tel Fax poczta@groszek.pl