Akademia Sztuki w Szczecinie pl. Orła Białego 2, Szczecin REGON , NIP ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 Szczecin, dnia r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Akademia Sztuki w Szczecinie zaprasza do składania ofert na prowadzenie działalności gastronomiczno kulturalnej w lokalu użytkowym w Szczecinie ul. Śląska 4 Niniejszym zaproszeniem Akademia Sztuki w Szczecinie, zwana dalej Akademią, otwiera postępowanie, w którym zaprasza do składania ofert zawierających koncepcję prowadzenia działalności gastronomiczno-kulturalnej we wskazanym lokalu wraz z ofertą cenową za wynajem lokalu wraz z ogródkami. I. Opis dotyczący budynku i lokalu Adres: Szczecin, ulica Śląska 4 Lokal o powierzchni 108,00 m 2 wraz z dwoma ogródkami o powierzchni 157,00 m 2, położonymi przed budynkiem od strony frontowej. Wejście do lokalu oddzielne od wejścia do Domu Pracy Twórczej Sztukateria (zwanego dalej DPT Sztukateria ), zarządzanego przez Akademię Sztuki w Szczecinie. Lokal posiada dwie sale konsumpcyjne, zaplecze kuchenne i sanitarne oraz ogródki, przeznaczone na działalność gastronomiczno-kulturalną w okresie letnim (od maja do września). Akademia jest właścicielem nieruchomości. Obecnie powstaje dokumentacja projektowa budowlano-wykonawcza w zakresie modernizacji obiektu w części dot. lokalu gastronomicznego wraz z ogródkami. W III kwartale br. przewidziany jest remont tej części obiektu. Orientacyjny termin rozpoczęcia działalności gastronomiczno-kulturalnej przewidziany jest na IV kwartał br. II. Akademia Sztuki w Szczecinie oczekuje od Oferentów: 1. Prowadzenia działalności korespondującej z misją Akademii Sztuki w Szczecinie, działalności skierowanej do studentów i kadry naukowej Akademii oraz wszystkich osób zainteresowanych korzystaniem z usług gastronomiczno-kulturalnych, w sposób nie uciążliwy dla okolicznych mieszkańców, zgodny z przyjętymi normami współżycia społecznego. 2. Oferowania śniadań typu kontynentalnego klientom Domu Pracy Twórczej Sztukateria przy ul. Śląskiej 4, zarządzanego przez Akademię. DPT Sztukateria dysponuje 35 miejscami noclegowymi. 3. Odpowiedniego wyposażenia i przygotowania lokalu do prowadzonej działalności, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności przepisami higieniczno-sanitarnymi i przeciwpożarowymi. 4. Wykonania uzgodnionej z Akademią aranżacji wnętrza lokalu oraz prowadzenia oferty promocyjno-marketingowej uzgodnionej z Akademią. 5. Przygotowania koncepcji działalności z założeniem minimum kilkuletniego prowadzenia działalności. Wskazany w koncepcji okres trwałości projektu będzie jednym z elementów decydujących o wyborze Oferenta. 1

2 6. Prowadzenia działalności kulturalnej we współpracy z Akademią Sztuki w Szczecinie. Akademia ze swej strony deklaruje współuczestnictwo w organizacji wydarzeń wystawienniczych i muzycznych w oparciu o plan działalności promocyjnej Akademii prowadzonej przez jednostkę organizacyjną: Akademickie Centrum Rozwoju i Promocji. III. Uzupełniające informacje dla Oferentów o zasadach i zakresie planowanej współpracy z wybranym Oferentem: 1. Czynsz za wynajem lokalu będzie płatny z góry do 10-go każdego miesiąca przez 12 miesięcy w roku, czynsz za wynajem ogródków będzie płatny z góry do 10-go każdego miesiąca w sezonie od maja do września włącznie. 2. Koszty użytkowania lokalu będą ponoszone przez Użytkowników rozliczenie kosztów na podstawie podliczników lub na podstawie proporcjonalnego udziału w powierzchni budynku. 3. Koszty ponoszone przez Akademię odśnieżanie dachu budynku. 4. Raz w roku, do końca marca br., będzie uzgadniany między stronami plan imprez artystycznych organizowanych wspólnie przez użytkownika lokalu i Akademię Sztuki. 5. Strony uzgodnią cennik usług dla lokalu przy ul.śląskiej 4 - dla obsługi gości hotelowych (śniadania w cenie noclegu) oraz dla obsługi cateringowej konferencji i spotkań grup wynajmujących sale konferencyjne. Cennik będzie załącznikiem do umowy najmu i podlegał będzie zmianom maksymalnie raz w roku. 6. Istotne postanowienia, które zawierać będzie przyszła umowa użytkowania lokalu: 6.1. Oferent zobowiązany będzie do wyposażenia lokalu za kwotę określoną w umowie; 6.2. Oferent zobowiązany będzie do podjęcia działalności gastronomiczno kulturalnej w terminie określonym w umowie; 6.3. Koszty użytkowania lokalu, dostarczenia i zużycia mediów, usług porządkowych i ochrony oraz prowadzenia działalności itp. ponosić będzie w całości Oferent, na zasadach określonych w umowie; 6.4. Oferent będzie ponosił koszt podatku od nieruchomości w części dotyczącej wynajmowanego lokalu i ogródków całorocznie; 6.5. Oferent będzie zobowiązany do ponoszenia kosztów bieżącej konserwacji i utrzymania lokalu, w tym dokonywania nakładów koniecznych w celu utrzymania lokalu w stanie niepogorszonym; 6.6. Oferent nie będzie uprawniony do dokonywania jakichkolwiek nakładów na lokal, przeprowadzania jakichkolwiek prac remontowych lub budowlanych, bez wcześniejszej pisemnej zgody Akademii; 6.7. Oferent będzie zobowiązany do uzgodnienia z Akademią treści i szaty graficznej szyldów, banerów reklamowych itp. oraz miejsca w którym będą eksponowane; 6.8. Oferent będzie zobowiązany do prowadzenia działalności kulturalnej w lokalu we współpracy z Akademią, w zakresie, w sposób i w terminach uzgodnionych na początku każdego kolejnego roku kalendarzowego; 6.9. Oferent będzie zobowiązany do serwowania śniadań dla gości DPT SZTUKAteria, w budynku przy ul. Śląskiej 4 oraz do obsługi cateringowej konferencji i spotkań dla wynajmujących sale konferencyjne. 2

3 IV. Złożenie oferty wymagane dokumenty 1. Wypełniony Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia do składania ofert Formularz ofertowy. 2. Poniższe dokumenty: a) Aktualny odpis z KRS lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej dokumenty wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy od daty złożenia oferty (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem). b) Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu dokument wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące od daty złożenia oferty (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem). c) Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące od daty złożenia oferty (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem). d) Informacja o dotychczas prowadzonej działalności (ostatnie 2 lata) wraz z opisem świadczonych usług o ile Oferent prowadził działalność. e) Koncepcja prowadzenia działalności gastronomiczno-kulturalnej w oferowanym lokalu, w tym w szczególności: Opis koncepcji aranżacji i wystroju wnętrz w lokalu, dla którego została przygotowana koncepcja. Propozycje formy współpracy z Akademią w zakresie działalności kulturalnej. Szacunkowa wysokość nakładów finansowych, które muszą być poniesione dla uruchomienia działalności zgodnej z koncepcją opisaną przez Oferenta. Oferta musi zawierać pełną koncepcję dotyczącą obu rodzajów działalności gastronomicznej i kulturalnej. V. Składanie ofert 1. Ofertę można składać od poniedziałku do piątku w godz. od 8 00 do w siedzibie Akademii Sztuki w Szczecinie, plac Orła Białego 2, Szczecin, pok. 108, Sekretariat Rektora, w terminie do dnia r. do godz. 12: Ofertę należy złożyć w zaklejonej i opisanej kopercie: Oferta na prowadzenie działalności gastronomiczno-kulturalnej - Szczecin, ul. Śląska Oferent przed złożeniem oferty powinien dokonać oględzin lokalu w dni robocze w godz. od 8 00 do Na dokonanie oględzin proszę umawiać się telefonicznie pod numerem telefonu Oferent przed złożeniem oferty może umówić się na spotkanie w Akademii celem doprecyzowania założeń zawartych w niniejszym zaproszeniu, w szczególności w zakresie możliwej współpracy Oferenta i Akademii przy organizacji wydarzeń kulturalnych. 3

4 Spotkania mogą się odbyć w dniach od 27 do 30 marca 2012 r. Na spotkanie proszę umawiać się telefonicznie pod numerem telefonu Osobą uprawnioną do udzielania informacji w zakresie niniejszego zaproszenia do składania ofert jest pani Grażyna Modzelewska Dyrektor DPT Sztukateria, grazyna.modzelewska@akademiasztuki.eu, tel: Oferty złożone po terminie, o którym mowa w pkt. 1 niniejszego ustępu, nie będą rozpatrywane. VI. Rozpatrzenie ofert: 1. Oferty będą oceniane przez Komisję ze względu na zaproponowane stawki najmu oraz pod względem przedstawienia najlepszej koncepcji prowadzenia działalności kulturalnogastronomicznej korespondującej z działalnością reprezentowaną przez Akademię Sztuki w Szczecinie i możliwej trwałości zaproponowanego projektu. 2. Komisja ma prawo do odbycia spotkań z wybranymi oferentami celem uzyskania szczegółowych informacji w zakresie złożonej koncepcji prowadzenia działalności kulturalno gastronomicznej. Komisja nie będzie prowadziła negocjacji cenowych w zakresie zadeklarowanych stawek najmu. 3. Przy ocenie ofert zostaną uwzględnione dwa kryteria cena oferty (wskaźnik oznaczony jako C ) maksymalna ilość punktów do otrzymania - 80 i koncepcja prowadzenia działalności gastronomiczno-kulturalnej (wskaźnik oznaczony jako K ) - maksymalna ilość punktów do otrzymania Zamawiający wyliczy cenę oferty na podstawie stawek czynszu przedstawionych przez Oferenta w Formularzu ofertowym jako sumę ważoną zaoferowanych stawek czynszu za 1m 2 : lokalu (waga 80%) i ogródków (waga 20%). Sposób obliczenia: Cena oferty = Stawka czynszu 1m 2 lokalu x 80% + stawka czynszu 1m 2 ogródków x 20% 5. W ramach kryterium cena oferty (wskaźnik oznaczony jako C ) oferta z najniższą ceną obliczoną zgodnie z zasadami opisanymi w ust. 4 uzyska 80 pkt. Pozostałe oferty otrzymają punkty w ilości proporcjonalnie mniejszej, wyliczonej według następującego wzoru: najniższa oferowana cena oferty C = x 80 pkt. cena oferty badanej 6. W ramach kryterium koncepcja prowadzenia działalności gastronomiczno-kulturalnej (wskaźnik oznaczony jako K ), Komisja przydzieli punkty od 1 do 20, gdzie 20 oznacza koncepcję najwyżej ocenioną. Komisja dokona oceny według poniższych podkryteriów: i. Koncepcja wystroju i aranżacji wnętrza lokalu i ogródków: 0-5 pkt ii. Wartość deklarowanych przez Oferentów nakładów finansowych na wyposażenie i aranżację lokalu i ogródków oraz złożone potwierdzenie dostępności środków finansowych: 0-5 pkt iii. Proponowane menu: 0-3 pkt 4

5 iv. Proponowane formy współpracy z Akademią w zakresie działalności kulturalnej : 0-5 pkt v. Deklarowany czas rozpoczęcia działalności od dnia przekazania oferentowi lokalu do dyspozycji: 0-2 pkt 7. Całkowita liczba punktów, jaką otrzyma oferta, będzie stanowiła sumę punktów przyznanych w ramach kryteriów opisanych wskaźnikami: C oraz K. Oferta o najwyższej liczbie punktów zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą. 8. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zgodnie z kryteriami opisanymi powyżej zostanie zaproszony do podpisania umowy najmu, której główne postanowienia zostały opisany w punkcie III niniejszego zaproszenia. VII. Akademia zastrzega sobie prawo do unieważnienia i zamknięcia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyn. Opublikowanie zaproszenia do składania ofert, jak też otrzymanie w wyniku zaproszenia oferty cenowej nie jest równoznaczne z przyjęciem oferty przez Akademię Sztuki w Szczecinie i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez nią umowy. W załączeniu: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy - na oryginale właściwy podpis- 5