Aktyn - W Finanse - Księgowość

Transkrypt

1 Aktyn - W Finanse - Księgowość wersja 2.1 Podręcznik Użytkownika River Sp. z o.o Kraków, ul. Juliusza Lea 210 B; tel. (0-12) , fax. (0-12) , info@aktyn.pl

2 W skład pakietu Aktyn W Fk wchodzą: CD-ROM z instalacyjną wersją programu Zabezpieczenie (dyskietka autoryzacyjna lub klucz sprzętowy) Podręcznik Użytkownika Karta Gwarancyjna Karta Zgłoszenia Użytkownika Gwarancja Producenta obejmuje m. in. nieodpłatne udostępnianie uaktualnień Programu w ramach używanej wersji oraz telefoniczną pomoc techniczną (Hot-line). Warunkiem skorzystania z uprawnień przysługujących w ramach gwarancji jest przesłanie na adres producenta wypełnionej Karty Zgłoszenia Użytkownika. Maj Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

3 Spis treści: CZĘŚĆ PIERWSZA: WDROŻENIE SYSTEMU...7 ANALIZA...8 Organizacja obiegu dokumentów księgowych...9 ZASADY RACHUNKOWOŚCI...10 Metody prowadzenia ksiąg...10 Plan kont...10 Analityka...11 Grupowanie dowodów księgowych...11 Zestawienia i raporty finansowo-księgowe...12 Współpraca z innymi systemami...12 ZANIM ZACZNIEMY PRACĘ Z PROGRAMEM...13 CZĘŚĆ DRUGA: AKTYN W FK DLA WINDOWS...14 Instalacja na pojedynczym komputerze...14 Instalacja serwera baz danych InterBase...14 Instalacja programu Aktyn W Fk...15 Autoryzacja programu...18 Autoryzacja przy pomocy dyskietki...18 Koniecznie przeczytaj przed rozpoczęciem autoryzacji!...18 Autoryzacja z programu Aktyn W FK...19 Autoryzacja przy pomocy klucza sprzętowego...19 Autoryzacja w Windows 2000/NT...20 Kod gwarancyjny...20 Ograniczenia wersji demonstracyjnej...21 PRZYGOTOWANIE SYSTEMU AKTYN W FK DO PRACY...21 Utworzenie bazy danych firmy...21 Pierwsze uruchomienie programu...23 Deklarowanie Użytkowników i przydzielanie uprawnień...26 Konfiguracja systemu...29 Dane Firmy...29 Rok obliczeniowy...31 Struktura organizacyjna firmy...31 Stawki VAT...34 Tabela odsetek...36 Ustawienia...37 Połączenia...40 Ustalenie okresów księgowych...41 Deklarowanie planu kont syntetycznych...42 Zakładanie kont analitycznych...44 Budżet...47 Konta korespondujące...48 Rejestry księgowe - grupowanie dokumentów...49 Finanse-Księgowość 3

4 Definiowanie wzorców księgowań...53 Definiowanie wzorców księgowania dokumentów...57 Konfiguracja rejestrów VAT...60 Kontrahenci...61 Konfiguracja importu danych...65 Import danych z systemu sprzedaży Aktyn...65 Definiowanie importu dokumentów z Aktyna...65 Definiowanie wzorców księgowania dla importu z Aktyna...66 Definiowanie sposobów księgowania (tworzenie kluczy)...81 Rozliczenie towarów w drodze i dostaw niefakturowanych...92 Raporty kasowe i bankowe...93 Kompensaty...96 Zakup kosztów PZ - Koszty...97 Produkcja i dekompletacja...98 Pozostałe ustawienia...99 Typy dokumentów importowych...99 Import kontrahentów Program AK2FK Katalog z danymi plików importowych Przeksięgowania - budowanie automatu księgowego Nowy automat księgowy Przykłady funkcji dostępnych w automacie księgowym Instrukcje Modyfikacja automatu księgowego CZĘŚĆ TRZECIA: OBSŁUGA PROGRAMU PASKI NARZĘDZI CZYLI KORZYSTANIE Z IKON GŁÓWNE OKNO PROGRAMU AKTYN W FK Administracja Profile użytkownika Konfiguracja Środowisko pracy Autoryzacja Kartoteki Plan kont Zakładka Konfiguracja Zakładka Salda kont Zakładka Budżety Zakładka Konta korespondujące Kontrahenci Księgowania Nowy dokument Rejestr bezdowodowy Rejestr jednodowodowy Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

5 Rejestr wielodowodowy Korzystanie z wzorców księgowania dokumentów Notatnik Lista dokumentów Import danych Import danych z systemu sprzedaży Aktyn Import danych z programu Środki Trwałe Operacje okresowe Zamknięcie miesiąca Bilans otwarcia Zamknięcie roku Wydruki BO i BZ Rozrachunki Lista rozrachunków Lista pozycji rozrachunków Wyszukiwanie rozrachunków Rozliczenie czyli zapłaty do rozrachunków Zestawienie rozrachunków Potwierdzenia sald Rozliczanie rozrachunków Operacje na rozrachunkach Wezwanie do zapłaty Noty odsetkowe Przelewy Wydruk listy rozrachunków Ewidencja VAT Lista faktur Rejestry VAT Zestawienia danych Księga główna Zestawienie obrotów i sald Dziennik dokumentów Sprawozdania finansowe Kopiowanie z poprzedniego roku Przygotowywanie sprawozdań na bazie gotowych skryptów Samodzielne przygotowywanie sprawozdań od podstaw Modyfikowanie skryptu Funkcje Instrukcje warunkowe Pętle Sprawdzanie poprawności skryptu Okno projektu sprawozdania Sprawozdania predefiniowane Finanse-Księgowość 5

6 Raporty użytkownika Okno podglądu wydruku DODATKI MODUŁ ADMINISTRATOR Dane Archiwizacja Odtwarzanie Aktualizacja uprawnień Użytkownicy Firmy Nowa Firma czyli tworzymy bazę danych Lista firm ARCHIWIZATOR Przygotowanie automatycznej archiwizacji PRZENOSZENIE ŻETONU AUTORYZACYJNEGO ZA POŚREDNICTWEM PROGRAMU CCMOVE KONWERSJA DANYCH Konwersja danych z wersji SFK Konwersja danych z wersji FK KONWERSJA DANYCH BILANSU OTWARCIA ORAZ ROZRACHUNKÓW Z SYSTEMU F/K 3.40 I F/K WZORCOWY PLAN KONT BILANS RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT STRUKTURA SYSTEMU AKTYN W FK SKRÓTY KLAWIATUROWE W AKTYN W FK Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

7 CZĘŚĆ PIERWSZA: WDROŻENIE SYSTEMU Program, który właśnie Państwo zakupiliście jest nowoczesnym systemem finansowoksięgowym przeznaczonym do prowadzenia ewidencji ksiąg handlowych. Jest to najmłodsze dziecko w naszej aktynowej rodzinie programów wspomagających zarządzanie firm rodzinie, która pojawiła się na polskim rynku przeszło dziesięć lat temu. Cieszymy się, że możemy przekazać Państwu program spełniający wszelkie wymogi nowoczesnej rachunkowości, wychodzący naprzeciw oczekiwaniom osób na co dzień zajmujących się księgowością i finansami firmy. Działalność gospodarcza może przynieść określone efekty tylko wtedy, gdy u jej podstaw leży rzetelna i dokładna orientacja o stanie i ruchu zaangażowanych w nią środków, przebiegu procesów gospodarczych oraz osiąganych wynikach ekonomicznych. Umożliwia to dobrze zorganizowany, sprawnie działający system ewidencji gospodarczej obejmującej majątek i działalność podmiotu gospodarującego. Uwaga: Niniejsza instrukcja nie jest podręcznikiem do nauki księgowości. Wobec powyższego, nie wyjaśnia zasad dekretacji, tworzenia planu kont, metod rozliczania kosztów itp., natomiast zawiera wystarczający opis wszystkich elementów programu pod względem jego obsługi oraz pewne przykłady obrazujące mechanizmy niezbędne do wykonania przez program zadanych operacji finansowo-księgowych. Zakładamy, że otrzymując niniejszą instrukcję obsługi programu zapoznacie się z nią Państwo w taki sposób, aby samodzielnie i swobodnie poruszać się w poszczególnych opcjach systemu. Zanim jednak do tego dojdzie, musimy najpierw poczynić odpowiednie przygotowania, czyli mówiąc krótko wdrożyć nowy system. Wdrożenie systemu finansowo-księgowego jest zadaniem trudnym i odpowiedzialnym, zarówno dla osoby wdrażającej program, jak i użytkownika czyli w tym przypadku służb księgowych. Proces wdrażania systemu jest procesem złożonym, wymagającym od osób biorących w nim udział pełnego zaangażowania i dyscypliny. Od samego początku wdrażania systemu niezbędna jest skrupulatna kontrola wszystkich przeprowadzanych działań, dokumentowanie zmian na poszczególnych etapach i konsekwentne przestrzeganie ustalonych procedur postępowania. Z pewnością niejedna osoba czytająca ten podręcznik miała już do czynienia z oprogramowaniem finansowoksięgowym (wielu z Państwa pracowało chociażby na naszych wcześniejszych programach działających pod kontrolą DOS-u) i doskonale zdaje sobie sprawę jak ważne i potrzebne jest prawidłowe przygotowanie procesu wdrożenia nowego systemu. Finanse-Księgowość 7

8 Mamy jednak również świadomość, że wśród użytkowników, czytających te słowa są i tacy, którzy z tego typu oprogramowaniem komputerowym spotykają się po raz pierwszy i w nowych dla siebie warunkach mogą czuć się niezbyt pewnie. Liczymy, że zamieszczone poniżej podpowiedzi i wskazówki przydadzą się w równym stopniu jednym i drugim pierwszym dla przypomnienia, drugim ku nauce... Proponujemy, aby wdrażanie nowego systemu zacząć od stworzenia przemyślanego planu postępowania, opartego na następujących zasadach: analiza dotychczasowej struktury firmy i systemu ewidencji rozplanowanie poszczególnych działań wdrożeniowych wdrożenie czyli przygotowanie systemu Aktyn W FK do pracy przeprowadzenie testów wstępnych uruchomienie systemu szkolenie personelu obsługującego program Ważne! Rzeczą niezwykle istotną jest systematyczne dokumentowanie wszystkich podejmowanych działań mających jakikolwiek związek z wdrażaniem nowego systemu począwszy już od pierwszych chwil procesu wdrażania. Dotyczy to zarówno planów, pomysłów, analiz, koncepcji, jak również wszystkich podejmowanych decyzji i procesów będących ich wynikiem. Rzetelna, od samego początku prowadzona dokumentacja będzie stanowić w przyszłości podstawę, ramy naszego systemu pozwalające odtworzyć dokonane zmiany na każdym etapie wdrażania, wykrycie i eliminację ewentualnych błędów, dalsze zmiany i modyfikacje systemu. Zadanie prowadzenia takiej dokumentacji najlepiej powierzyć jednej osobie, która na bieżąco będzie kontrolować i sprawować pieczę nad całym gromadzonym materiałem. ANALIZA Jest to pierwszy etap wdrożenia systemu finansowo księgowego. Analiza poprzedzająca wdrożenie systemu powinna obejmować następujące zagadnienia: organizacja obiegu dokumentów księgowych 8 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

9 struktura firmy (jej komórki, działy itp.) zależności funkcjonalne w firmie droga i kierunki przepływu dowodów księgowych ustalenie zasad rachunkowości: plan kont syntetycznych plan kont analitycznych grupowanie dowodów księgowych sposoby dekretacji dowodów księgowych metody prowadzenia ksiąg i sposoby rozliczeń zestawienia, sprawozdania i raporty finansowo-księgowe inne zautomatyzowane systemy wspomagające pracę w firmie system zakupów system sprzedaży system analizy i planowania Efektem tak przeprowadzonej analizy powinno być ustalenie jasno sformułowanych oczekiwań wobec nowego systemu oraz zakresu niezbędnych zmian koniecznych do prawidłowej pracy programu. Organizacja obiegu dokumentów księgowych Pierwszym etapem rozpoznania systemu rachunkowości powinno być dokładne przeanalizowanie struktury organizacyjnej firmy pod względem formalnym. Szczególną uwagę należy zwrócić czy jest podzielona na działy, wyodrębnione jednostki (samodzielnie działające w ramach jednej firmy), osobne punkty sprzedaży, inne komórki. Należy naszkicować schemat organizacyjny firmy. Znaleźć się w nim powinny wszystkie komórki, które generują jakiekolwiek dokumenty księgowe. Schemat taki może się okazać niezwykle przydatny, później np. przy imporcie danych z innych programów. Powinniśmy określić jakie są bezpośrednie powiązania pomiędzy występującymi komórkami. Całą istniejącą sytuację możemy opisać w formie komentarza. Po zapoznaniu się z dokumentami jakie są emitowane w poszczególnych komórkach firmy (raporty kasowe, bankowe, raporty sprzedaży, produkcji, przyjęcia do magazynu itd.) możemy graficznie przedstawić schemat obiegu dokumentów w firmie. Finanse-Księgowość 9

10 SKLEP 2 FA, RA, PA PZ MAGAZYN PW PP KASA 2 KASA GŁ. SKLEP 2 FA, RA, PA KASA 2 RK, FA, RA, PA ZASADY RACHUNKOWOŚCI Następstwem zapoznania się z dotychczasowym sposobem funkcjonowania firmy oraz zasadami prowadzonej u Państwa ewidencji księgowej jest wdrożenie czyli dostosowanie posiadanego systemu ewidencji do pracy z programem. Proces przystosowania powinien uwzględniać następujące elementy: Metody prowadzenia ksiąg Ocena dotychczasowego systemu organizacji ewidencji ma na celu wyrobienie sobie obrazu firmy, ale przede wszystkim stanowi podstawę do opracowania nowego układu ewidencji. Plan kont Jest to specyfikacja (wykaz) kont syntetycznych i analitycznych oraz zasad ich tworzenia, zawierająca nazwy kont i przyporządkowane im symbole cyfrowe. W zakresie przygotowania planu kont mieści się: 1. Wykaz kont 2. Komentarz do planu kont zawierający w szczególności: a) strukturę kont (zasady tworzenia kont analitycznych dla określonych kont syntetycznych, określenie jakie wartości są ujmowane na kontach tzn. ilościowe, wartościowe, ilościowo-wartościowe) 10 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

11 b) zasady rozliczania odchyleń od cen ewidencyjnych oraz zasady rachunku kosztów c) określenie materiałów, których wartość podlega zaliczeniu w koszty bezpośrednio po zakupie lub wytworzeniu we własnym zakresie, oraz produktów gotowych, których wartość podlega zaliczeniu do kosztu własnego sprzedaży d) sposoby ustalania umarzania wyposażenia e) podstawę prawną (Ust. o Rachunkowości z 29 września 1994 Art.4 Ust.2) Opracowując plan kont warto zwrócić uwagę na ich podział logiczny. Proponujemy aby stosowana symbolika była zgodna z wzorcowym planem kont, przygotowanym przez Ministerstwo Finansów, oraz aby struktura kont umożliwiała agregację kwot zawartych w różnych kontach. Agregacja odbywa się za pomocą tzw. maski. Oto przykład: symbol konta nazwa konta strona konta środki transportowe ( winien+ ) umorzenie śr. transport. ( ma ) 0??-7 -maska agregacji = wart. netto środków transportu Analityka System pracuje jako analityczny. Oznacza to, iż wszystkie zapisy wartości liczbowych dla danych kont syntetycznych są umieszczane na kontach analitycznych. Chcąc uzyskać informację o stanie konta syntetycznego komputer sumuje obroty z wszystkich kont analitycznych, położonych niżej w hierarchii od interesującego nas konta syntetycznego. Grupowanie dowodów ksi ęgowych Należy zwrócić uwagę na sposób grupowania dowodów przeznaczonych do księgowania. Istotne jest czy dowody są zgrupowane w sposób umożliwiający zapewnienie: chronologii - operacje gospodarcze ujmowane są bieżąco w kolejności daty ich dokonania, co najmniej z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze (miesiące). Odzwierciedleniem chronologii jest dziennik. Finanse-Księgowość 11

12 - środki trwałe, wyposażenie oraz zapasy materiałów, towarów i produktów gotowych objęte są ewidencją ilościowo-wartościową w kolejności dni przychodów i rozchodów - stan, przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach, ujmuje się bieżąco w prowadzonych raportach kasowych, czyli dokonuje się ich rejestracji w tym samym dniu, w którym zostały dokonane - istnieje możliwość stwierdzenia powiązania zapisów księgowych z dowodami księgowymi, na podstawie których zostały dokonane (dekret dokumentu zawiera w sobie informację o dowodzie źródłowym) systematyczności należy ujmować dowody w takich przekrojach, które zapewniają jednoznaczne ustalenie wartości: - majątku obrotowego, w tym stanów: środów pieniężnych środków rzeczowych należności i roszczeń innych składników majątku firmy zobowiązań i kredytów funduszy zasadniczych i specjalnych - wysokości ponoszonych kosztów, osiąganych przychodów, strat i zysków nadzwyczajnych oraz innych elementów wyniku finansowego - inne dane niezbędne do ustalenia jasnego i rzetelnego obrazu stanu i sytuacji finansowej, a także dane do wszelkich rozliczeń z budżetem. kompletności dowodów powinny one być tak grupowane i i archiwizowane, aby umożliwić stwierdzenie, że w księgach ujęte zostały wszystkie dowody. Zestawienia i raporty finansowoksięgowe Należy określić czy w księgowości powstają jakieś zestawienia lub raporty finansowe poza tymi sporządzanymi obowiązkowo. Współpraca z innymi systemami Program Aktyn W FK posiada możliwość bezpośredniego importu danych z innych naszych programów takich jak Aktyn i Środki Trwałe. Mamy jednakże świadomość, że niekoniecznie musicie Państwo pracować na którymś z naszych programów magazynowych. Może być tak, że posiadacie osobny system wspomagający ewidencję zakupów czy sprzedaży. W takim przypadku należy ocenić przydatność posiadanych systemów ewidencji pod kątem importu danych do Aktyn W FK, np. z plików 12 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

13 tekstowych. Możecie oczywiście zrezygnować Państwo z tych systemów, na rzecz któregoś z naszych programów lub podjąć próbę indywidualnego przystosowania posiadanych aplikacji do pracy z naszym programem finansowo-księgowym. ZANIM ZACZNIEMY PRACĘ Z PROGRAMEM Zanim uruchomimy system po raz pierwszy należy określić wszystkie wymagane parametry, utworzyć bazy danych i zdefiniować poszczególne moduły programu. Osobnym zagadnieniem jest odpowiednie przygotowanie (przeszkolenie) personelu obsługującego program, by mógł swobodnie i samodzielnie poruszać się w wybranych opcjach systemu. W pierwszych dniach pracy z systemem radzimy traktować go jak program treningowy na Liście Firm znajduje się firma demo, na której radzimy ćwiczyć poszczególne operacje. Osoby mające pracować na co dzień z programem powinny wypróbować w jaki sposób korzystać z danej opcji menu, dowiedzieć się co jest wynikiem jej działania i co dzięki temu można osiągnąć. + Sposób korzystania z programu oraz opis wszystkich wspomnianych wyżej elementów znajdziecie Państwo na dalszych stronach niniejszej instrukcji. Finanse-Księgowość 13

14 CZĘŚĆ DRUGA: AKTYN W FK DLA WINDOWS Instalacja na pojedynczym komputerze W przypadku posiadania jednego stanowiska komputerowego, instalacja programu Aktyn W FK składa się z dwóch niezależnych etapów: instalacji serwera InterBase oprogramowania umożliwiającego obsługę baz danych instalacji programu Aktyn W FK Instalacja serwera baz danych InterBase Po włożeniu płyty z programem do napędu CD-ROM przechodzimy do katalogu InterBase a następnie uruchamiamy instalację wybierając plik Setup.exe. Na monitorze pojawia się okno powitalne typowego kreatora instalacji, który przy niewielkim udziale użytkownika, w szybki i łatwy sposób prowadzi nas przez poszczególne etapy instalowania programu. Z uwagi na fakt, że opisywana instalacja dotyczy pojedynczego stanowiska komputerowego, na którym muszą się znaleźć wszystkie wymagane do pracy z programem Aktyn W FK komponenty serwera InterBase, poświęćmy chwilkę na omówienie okna, w którym określamy parametry naszej instalacji. 14 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

15 Domyślnie, w oknie wyboru składników wszystkie komponenty pojawiają się jako zaznaczone to użytkownik decyduje, które z nich usunąć, a które pozostawić. W naszym konkretnym przypadku tj. instalacji na pojedynczym komputerze, należy zwrócić szczególną uwagę na dwa pierwsze komponenty: InterBase Server i InterBase Client. Uwaga: W żadnym wypadku nie należy rezygnować z komponentów InterBase Server i InterBase Client gdyż są niezbędne do prawidłowej pracy programu! My, ze swej strony, dodatkowo zalecamy pozostawienie dwóch następnych składników: Command-line tools i Graphical tool. Pierwszy z nich umożliwia wprowadzanie poleceń z linii komend zaś drugi pozwala na wygodne administrowanie bazami danych. Następnie akceptujemy lub zmieniamy proponowaną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zostanie zainstalowany serwer i naciskamy przycisk Install. Po zakończeniu instalacji w grupie Programy uruchamianej z przycisku Start pojawi się nowa pozycja: InterBase zaś na systemowym pasku zadań w prawym dolnym rogu ekranu ikona: - tzw. InterBase Guardian. Uwaga: Opisywana instalacja serwera baz danych InterBase dotyczy darmowej wersji zamieszczanej przez producenta na płycie CD- ROM wraz z oprogramowaniem Aktyn W Finanse-Księgowość. Instalacja programu Aktyn W Fk Pliki instalacyjne programu Aktyn W FK znajdują się na płycie CD-ROM. W celu przeprowadzenia instalacji należy wybrać odpowiedni katalog a następnie uruchomić znajdujący się w nim program: Setup.exe. Na samym początku procesu instalacyjnego pojawia się ekran powitalny Kreatora Instalacji. Po naciśnięciu przycisku Next przechodzimy do okna z informacją o użytkowniku czyli User information, w którym podajemy nazwę użytkownika (Name), którą musimy wpisać by przejść do dalszego etapu oraz firmę (Company). Wypełnienie pola (Company) nie jest wymagane. Po wypełnieniu stosownych pól klikamy przycisk Next i przechodzimy do następnego okna Choose Destination Location (Wybierz miejsce przeznaczenia): Finanse-Księgowość 15

16 W oknie tym należy wskazać miejsce, w którym ma zostać zainstalowany program. Domyślnie jest to katalog River na dysku C w folderze Program Files (C:\Program Files\River\Aktyn W Finanse-Księgowość). W przypadku gdy w folderze Program Files nie ma katalogu River zostanie on automatycznie utworzony w trakcie instalacji. Obok katalogu River z plikami programowymi w folderze Program Files, tworzony jest też drugi domyślny katalog Database. Katalog ten przeznaczony jest dla baz danych wykorzystywanych w przyszłości przez program. Instalowany jest w nim również program Administrator oraz Archiwizator. Jeżeli akceptujemy domyślną ścieżkę dostępu proponowaną przez Instalatora naciskamy przycisk Next i przechodzimy do następnego okna. Jeżeli chcemy aby program został zainstalowany w innym miejscu korzystamy z przycisku Browse (Przeglądaj) i w wyświetlonym oknie Choose directory podajemy nową lokalizację. Możliwość zmiany ścieżki dostępu istnieje jeszcze w następnym oknie Setup Type, w którym wybieramy typ instalacji. Do wyboru mamy trzy możliwości: Typical instalacja typowa, zalecana dla większości użytkowników Compact instalacja kompaktowa. Zainstalowana zostanie podstawowa wersja programu ograniczona do niezbędnego minimum. Zalecana na starszych typach komputerów z niezbyt pojemnymi dyskami twardymi. Custom instalacja pozwalająca w ograniczonym stopniu decydować o tym co zostanie zainstalowane. Po wybraniu instalacji typu Custom i skorzystaniu z przycisku Next pojawia się poniższe okno: 16 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

17 W okienku Components możemy zaznaczyć lub odznaczyć pliki do zainstalowania. Do wyboru mamy trzy możliwości: instalujemy tylko program Aktyn W Fk instalujemy tylko Bazę danych instalujemy program Aktyn W Fk wraz z Bazą danych Po dokonaniu wyboru naciskamy przycisk Next. Wyświetlone zostanie okno, w którym możemy jeszcze zmienić nazwę grupy skrótów programowych (która będzie dostępna z poziomu przycisku Start) a następnie okno informacyjne z wszystkimi wybranymi wcześniej parametrami. Po upewnieniu się, że wszystko jest w porządku rozpoczynamy instalację naciskając przycisk Next. Na zakończenie procesu instalacji zostaje wyświetlone okno Setup Complete z widocznym u dołu przyciskiem Finish. Finanse-Księgowość 17

18 Zaznaczenie jedynej widocznej w tym oknie opcji Yes, Launch the program file spowoduje automatyczne uruchomienie programu Aktyn W Fk przy zamykaniu programu instalacyjnego przyciskiem Finish. Autoryzacja programu Bezpośrednio po zainstalowaniu program działa jako wersja demonstracyjna. Aby rozpocząć pracę przy pomocy pełnej wersji programu, należy dokonać jego autoryzacji. Do tego celu służy dostarczona w pakiecie dyskietka autoryzacyjna lub klucz sprzętowy. Autoryzacja przy pomocy dyskietki Koniecznie przeczytaj przed rozpocz ęciem autoryzacji! Po wykonaniu opisanej niżej operacji w katalogu c:\program Files\River\Aktyn W Finanse Księgowość (lub innym, jeśli podczas instalacji zmienimy standardową ścieżkę dostępu) zostanie umieszczony żeton uprawniający do posługiwania się programem. Tym samym wersja demonstracyjna staje się pełnoprawną w pełni funkcjonalną wersją programu. Uwaga: Dyskietka autoryzacyjna nie może być zabezpieczona przed zapisem! Po prawidłowej autoryzacji na dysku komputera pojawi się katalog ukryty o nazwie WFK.932. W żadnym wypadku nie należy go kopiować, kasować, przenosić itp. przy pomocy poleceń DOS lub Windows!!! Każda z tych operacji (łącznie z przeniesieniem do Kosza ) jest jednoznaczna z utratą autoryzacji. Działanie niektórych programów i narzędzi dyskowych (np. fdiska, Defragmentatora Dysku) może powodować zniszczenie lub uszkodzenie żetonu, a w konsekwencji, utratę autoryzacji. Przed przystąpieniem do korzystania z tego typu narzędzi, zaleca się wcześniejsze wycofanie żetonu z powrotem na dyskietkę autoryzacyjną! Jeśli pomyłkowo umieścimy żeton autoryzacyjny w innym katalogu, należy wycofać go na dyskietkę autoryzacyjną, po czym dokonać ponownej autoryzacji. W ten sam sposób postępujemy przy przenoszeniu programu na inny dysk lub do innego komputera. 18 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

19 Uwaga: Po dokonaniu autoryzacji należy zachować dyskietkę autoryzacyjną i starannie ją przechowywać. Tylko przy jej pomocy będzie możliwe ewentualne przeniesienie programu do innego komputera lub rozszerzenie wersji przez telefon. Autoryzacja z programu Aktyn W FK Aby dokonać autoryzacji programu, należy umieścić dyskietkę autoryzacyjną w napędzie, po czym z menu głównego wybrać Administracja, a następnie Autoryzacja. Na ekranie pojawia się wówczas okienko zawierające nazwę katalogu (folderu), w którym zainstalowano program oraz dwoma przyciskami służącymi do przeniesienia autoryzacji: - przeniesienie żetonu z dyskietki autoryzacyjnej na dysk komputera - wycofanie żetonu z powrotem na dyskietkę autoryzacyjną Tylko jeden z powyższych przycisków jest aktywny w zależności od tego, czy żeton jest umieszczony na dysku we wskazanym katalogu, czy też nie. Uwaga: Przeniesienie żetonu w inne miejsce (nawet na tym samym dysku) możliwe jest wyłącznie za pośrednictwem dyskietki autoryzacyjnej. Autoryzację możemy również przeprowadzić bezpośrednio w oknie Windows. W tym celu należy skorzystać z dodatkowego programu CCMOVE, którego działanie zostało opisane na stronie 252. Autoryzacja przy pomocy klucza sprzętowego Autoryzacja przy pomocy klucza sprzętowego sprowadza się do umieszczenia klucza w złączu komputera przeznaczonym do komunikacji z drukarką. Jeśli komputer ma współpracować z drukarką, wówczas łączymy ją poprzez klucz. Uwaga: Klucz należy umieścić w złączu komputera przed uruchomieniem programu. Zalecamy, aby to uczynić przy wyłączonym komputerze. Finanse-Księgowość 19

20 Po wyjęciu klucza ze złącza program pracuje jak wersja demonstracyjna. Korzystając z klucza można zatem w szybki sposób przenieść autoryzację do innego komputera. Autoryzacja w Windows 2000/NT Uwaga: W środowisku Windows 2000/NT autoryzacja programu wymaga posiadania uprawnień administratora systemu! Program automatycznie sprawdza fakt posiadania takich uprawnień. Jeżeli ich nie wykryje poinformuje o tym użytkownika i nie podejmie dalszych działań związanych z autoryzacją. W takiej sytuacji nie zostanie zainstalowany sterownik do odczytu klucza, nie będzie również możliwe przesunięcie żetonu z dyskietki na dysk. Jeżeli natomiast użytkownik posiada uprawnienia administratora systemu: może dokonać operacji przesunięcia żetonu jeżeli sterownik do odczytu klucza nie został znaleziony, a wcześniej program nie znalazł żetonu na dysku - program sam zaproponuje instalację sterownika do klucza sprzętowego Kod gwarancyjny Opcja Kod gwarancyjny w menu Administracja otwiera okno, pozwalające na wpisanie kodu gwarancyjnego otrzymanego przy zakupie Przedłużonej Gwarancji. Uwaga: Podanie kodu gwarancyjnego wymagane jest w przypadku aktualizowania posiadanych wersji programu. Pozwala korzystać ze wszystkich funkcji dostępnych w programie do czasu wygaśnięcia wykupionej Przedłużonej Gwarancji. 20 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

21 Ograniczenia wersji demonstracyjnej Bezpośrednio po zainstalowaniu program działa jako wersja demonstracyjna. Oznacza to, że: program pracuje jako wersja jednostanowiskowa możliwe jest prowadzenie ewidencji tylko dla jednej firmy (poza firmą DEMO) w jednym roku mogą być otwarte tylko dwa okresy księgowe liczba zadekretowanych dokumentów nie może przekroczyć 20 Poza tym wersja demonstracyjna nie posiada żadnych ograniczeń funkcjonalnych. Możemy zatem wprowadzić niezbędne dane i zapoznać się dokładnie z działaniem programu jeszcze przed dokonaniem autoryzacji. PRZYGOTOWANIE SYSTEMU AKTYN W FK DO PRACY Skoro mamy już zainstalowany program, możemy przejść do kolejnego etapu jakim jest wdrożenie systemu czyli przygotowanie go do pracy. Musimy utworzyć bazę danych firmy, a następnie skonfigurować i ustawić wszystkie parametry wymagane do prawidłowej pracy programu. Utworzenie bazy danych firmy Pierwszą czynnością, którą musimy wykonać to fizyczne utworzenie bazy danych dla nowej firmy. W tym celu uruchamiamy program Adminfk, który znajduje się w katalogu głównej bazy danych (standardowo jest to katalog C:\Program Files\Database). Skrót do tego programu dostępny jest w menu Programy/AKTYN W Finanse Księgowośc/Administrator pojawiającym się po kliknięciu przycisku Start na pasku zadań widocznym u dołu ekranu. Innym sposobem szybkiego uruchamiania programu jest utworzenie ikony skrótu na Pulpicie lub przeciągnięcie jej na systemowy pasek zadań. Uwaga: Informacje na temat sposobu tworzenia skrótów i umieszczania ich na pasku zadań można znaleźć w dokumentacji systemu Windows. Finanse-Księgowość 21

22 W menu głównym Administatora wybieramy opcję Firmy, a następnie Nowa Firma. Po potwierdzeniu pytania Czy chcesz utworzyć bazę danych dla nowej firmy, wpisujemy nazwę pliku nowej bazy danych. Następnie wskazujemy katalog, w którym zostanie umieszczony nowo powstały plik z danymi. Może to być katalog, w którym wcześniej została zaistalowana baza programu z danymi konfiguracyjnymi. Standardowo będzie to katalog C:\Program Files\Database. Na zakończenie procesu tworzenia bazy danych potwierdzamy nazwę zakładanej firmy i klikamy OK. Za pomocą drugiej opcji w menu Firmy mamy możliwość wyświetlenia listy utworzonych baz danych. Przy pierwszym uruchomieniu programu na liście tej będzie znajdować się jedna pozycja. Będzie to baza danych fimy o nazwie Demo, która powstała w momencie instalacji programu. Baza ta zawiera przykładowe ustawienia systemu, dzięki czemu użytkownik będzie mógł zapoznać się z możliwościami programu, a także wprowadzić przykładowe dane, przygotowując się w ten sposób do właściwej pracy z prawdziwą firmą. 22 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie