WDROŻENIE SYSTEMU EURECA W JASTRZĘBSKICH ZAKŁADACH REMONTOWYCH

Transkrypt

1 WDROŻENIE SYSTEMU EURECA W JASTRZĘBSKICH ZAKŁADACH REMONTOWYCH

2 CHARAKTERYSTYKA SPÓŁKI

3 CHARAKTERYSTYKA SPÓŁKI Jastrzębskie Zakłady Remontowe to firma usługowo - produkcyjna, która od ponad 15 lat specjalizuje się w remontach i modernizacji maszyn i urządzeń górniczych. Firma powstała 1 lipca 1998 roku w wyniku przekształcenia Warsztatów Remontowych, ówczesnej jednostki stanowiącej zaplecze remontowe kopalń Jastrzębskiej Spółki Węglowej S.A. Jastrzębskie Zakłady Remontowe są jedną z istotnych spółek wchodzących w skład Grupy Kapitałowej JSW. Rolą Spółki w GK jest wspieranie procesu związanego z wydobywaniem węgla koksowego w obszarze remontów.

4 CHARAKTERYSTYKA SPÓŁKI PRACE REMONTOWE Spółka wykonuje remonty m.in. w zakresie maszyn i urządzeń górniczych takich jak: obudowy zmechanizowane, elementy hydrauliki siłowej i sterowniczej, elementy przenośników zgrzebłowych i przenośników taśmowych, organy urabiające kombajnów ścianowych i chodnikowych, wozy i platformy kopalniane, pompy odwadniające, kruszarki i kołowroty, rozjazdy tras jezdnych kolejek podwieszanych, przekładnie zębate. PRACE PRODUKCYJNE Spółka produkuje m.in. elementy następujących zunifikowanych wozów: kontenerowo-materiałowych typu JZR 214, do transportu materiałów sypkich typu JZR 215, do transportu obudowy łukowej i materiałów długich typu JZR 277. PRACE MODERNIZACYJNE Prace te polegają na wykonywaniu modernizacji zmechanizowanych obudów zmechanizowanych w oparciu o własne rozwiązania konstrukcyjno technologiczne. Obudowy spełniają wszystkie wymagania pod względem bezpieczeństwa pracy oraz odpowiadają wymaganiom zawartym w normach i przepisach górniczych. Przed wprowadzeniem na rynek poddawane są badaniom typu WE w celu uzyskania wymaganych certyfikatów.

5 CHARAKTERYSTYKA SPÓŁKI W ciągu 15 lat Spółka wprowadziła na rynek pod nazwą JZR ponad 1500 sztuk zmodernizowanych sekcji obudów zmechanizowanych, z czego ponad 60% w czasie ostatnich 3 lat.

6 CHARAKTERYSTYKA SPÓŁKI Usługi są wykonywane na czterech halach warsztatowych, będących własnością Spółki, zlokalizowanych na terenie kopalń JSW SA. Hale posiadają odpowiednie zaplecze socjalne i są wyposażone w specjalistyczne maszyny i urządzenia. Z uwagi na stosowaną specjalizację wykonywanych usług, każda z hal posiada inne typy maszyn i urządzeń co pozwala na grupowanie procesu produkcyjnego.

7 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. funkcjonuje w Spółce od roku Najpierw pod nazwą Dział Planowania i Analiz, a następnie już jako Dział Controllingu. Do zadań Działu Controllingu należy sporządzanie planów, budżetów, prognoz, raportowanie i analiza danych. Na początku Dział Controllingu zajmował się sporządzaniem planów rocznych i analizą danych. Wraz z upływem czasu i większą potrzebą informacji wprowadzono proces budżetowania. Wyodrębniono podmioty odpowiedzialne za przychody i koszty, jednak w Spółce był stosowany bardzo uproszony rachunek kosztów. Dlatego podjęto decyzję o zmianie dotychczasowego rachunku kosztów.

8 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Na potrzeby Spółki Towarzystwo Gospodarcze Rafib, po uprzedniej głębokiej analizie i ocenie modelu funkcjonowania Spółki oraz wszystkich procesów zachodzących w Spółce opracowało wielozadaniowy rachunek kosztów zorientowany na zarządzanie projektami.

9 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Cechy wdrożonego wielowymiarowego rachunku kosztów: 1. Wyodrębnione zostały realizowane w Spółce procesy tj. podstawowe i wspomagające. 2. W ramach procesów wyodrębniono trzy stopniowy podział: podmioty kosztowe (wydział W-1), subpodmioty kosztowe (spawanie), stanowiska kosztów (robot spawalniczy). 3. Wielostopniowe ujęcie umów. 4. Rozliczenie kosztów za pomocą nośników kosztów. 5. Badanie zdolności produkcyjncyh. 6. Szczegółowa struktura kosztów: wg rodzaju, podmiotowa, przedmiotowa, koszty stałe i zmienne, koszty bezpośrednie i pośrednie.

10 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Przyjęcie do stosowania ww. rachunku wiązało się z koniecznością zaimplementowania, a przez to wdrożenia nowego systemu informatycznego. Spółka podjęła decyzję o zakupie systemu klasy ERP tj. Microsoft Dynamics AX. Był to rok 2007.

11 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Obecnie w Spółce w ramach planowania są realizowane trzy procesy:

12 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Budżet miesięczny 1. Sporządzany na koniec danego miesiąca na miesiąc kolejny. 2. W procesie budżetowania biorą udział wszystkie działy oraz wydziały Spółki. 3. Budżetowanie podmiotowe: poszczególne wydziały + administracja. 4. Raportowanie z wykonania budżetu wszystkim działom i wydziałom Spółki oraz Zarządowi. 5. Comiesięczne rozliczenie budżetu, analiza i wyjaśnienie odchyleń podczas narad kosztowych.

13 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Prognoza miesięczna 1. Sporządzana na koniec danego miesiąca. 2. Jest to prognoza wyniku finansowego jaki Spółka wypracuje za dany miesiąc inaczej to prognoza realizacji budżetu. 3. W procesie biorą udział wybrane działy. 4. Raportowanie Zarządowi.

14 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Plan roczny Plan Techniczno-Ekonomiczny (PTE) 1. Sporządzany na koniec danego roku na rok kolejny. 2. W procesie biorą udział wybrane działy. 3. Raportowanie Zarządowi i właścicielowi.

15 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Od 2007 roku w Spółce funkcjonuje system informatyczny klasy ERP, który pozwala na gromadzenie wielu danych i analizowanie ich w różnych przekrojach i obszarach. Jednak większość raportów analitycznych tworzonych i zapisywanych była w programie MS Excel ręcznie przez pracowników działu controllingu. W ten sam sposób tworzone były także budżety i prognozy miesięczne oraz plany roczne. Są to procesy bardzo pracochłonne

16 Dział Controllingu w JZR Sp. z o.o. Motywem wdrożenia systemu wspierającego controlling operacyjny było: 1. Zautomatyzowanie procesu przygotowywania budżetów cząstkowych, procesu kontroli realizacji budżetów, identyfikacji odchyleń od wielu wersji planu/budżetu, 2. Bieżący udział wszystkich osób tworzących budżet/plan poprzez natychmiastową aktualizację danych w czasie rzeczywistym, 3. Bieżącą kontrolę statusu przebiegu tworzenia budżetu/planu, 4. Szybkie tworzenie, modyfikowanie i rozsyłanie różnego rodzaju raportów, w tym raportów ad-hoc, 5. Wielowymiarową analizę danych oraz analizę danych w krótkim czasie, 6. Podniesienie efektywności i jakości pracy na poszczególnych stanowiskach w dziale finansowym i controllingu, 7. Podniesienie efektywności wykorzystania posiadanych danych poprzez możliwość ich analizy przy pomocy wyspecjalizowanych narzędzi informatycznych, a poprzez to obniżenie kosztu dostępu do informacji. rok 2013 podjęcie decyzji o zakupie i wdrożeniu systemu EURECA

17 Opis wdrożenia

18 Opis wdrożenia Projekt wdrożenia podzielono na dwie części: ekonomiczną i informatyczną. CZĘŚĆ EKONOMICZNA 1. Szczegółowy proces budżetowania. 2. Struktury pomocnicze, techniczne wraz z ogólnymi założeniami, 3. Struktury zawierające nośniki kosztów i opisano schemat rozliczenia kosztów rozliczenie kosztów za pomocą nośników kosztów. 4. Struktury niezbędne do wyliczenia wynagrodzeń. 5. Struktury budżetowe do wpisu danych. CZĘŚĆ INFORMATYCZNA 1. Techniczny i merytoryczny projekt Hurtowni Danych. 2. Mechanizm zasilania HD a także proces udostępnianie danych z systemów dziedzinowych.

19 Opis wdrożenia Hurtownia danych Zawiera bardzo dużo danych ponieważ jest ona zasilania niemal wszystkimi informacjami z Axapty. Moduły Axapty z których są pobierane dane to: projekty, moduł rozliczania kosztów, personel, transakcje księgowe, należności, rozrachunki z dostawcami, przychody-rozchody magazynowe. Najpierw zostały określone wszystkie miary jakie są niezbędne a następnie zostały zidentyfikowane pola w Axapcie skąd te miary miały zostać pobrane. Po zasileniu hurtowni danych nastąpił proces sprawdzania poprawności danych. Z uwagi na ilość danych był to proces bardzo czasochłonny. Jednak dzięki temu obecnie mamy dostęp do wielu rodzaju informacji w bardzo szybki sposób.

20 Opis wdrożenia Hurtownia danych PROJEKTY ROZLICZENIE KOSZTÓW TRANSAKCJE KS Prognoza przychodu Planowany koszt zlecenia Roboczogodziny Roboczodniówki Koszt materiału Ilość materiału Cena materiału Ilość usługi Cena usługi Koszt usługi Ilość zapotrzebowania Cena zakupu materiału Wartość zakupu materiału Informacje o kosztach i przepracowanych godzinach poszczególnych projektów Planowane zdolności produkcyjne Rzeczywiste zdolności produkcyjne Kwh na godz M2 M3 Ilość komputerów Ilość telefonów Rbh ręcznie Wartość bilingu Koszt zakupu materiałów Informacje w zakresie nośników kosztów stosowanych w modelu rozliczania kosztów Obroty WN i MA wszystkich kont syntetycznych i analitycznych Informacje o kosztach, przychodach, transakcjach z poszczególnych kont księgowych

21 Opis wdrożenia E T A P I E T A P II E T A P III BUDŻETOWANIE HURTOWNIA DANYCH RAPORTY DO BUDŻETU PROGNOZOWANIE RAPORTY STAŁE I AD HOC RAPORTY DO PROGNOZY PTE RAPORTY STAŁE I AD HOC RAPORTY DO PTE Budowa struktur budżetowych wraz z wzorami Utworzenie i udostępnienie formatek do wpisu danych Utworzenie raportów w zakresie budżetowania Testowanie i przejście na Eurecę Budowa, zasilenie i sprawdzenie HD, zmiany w AX Budowa struktur prognostycznych wraz wzorami Utworzenie i udostępnienie formatek do wpisu danych Utworzenie raportów w zakresie prognozowania Testowanie Budowa raportów stałych (xlent) Budowa struktur PTE wraz z wzorami Utworzenie i udostępnienie formatek do wpisu danych Utworzenie raportów w zakresie PTE Testowanie Budowa raportów stałych (xlent)

22 Opis wdrożenia Proces budżetowania w Eurece

23 Opis wdrożenia Opis procesu budżetowania Przygotowanie przez dział controllingu formatek do budżetowania dla tych działów i wydziałów dla których pobierane są dane z Ax. Aktualizacja nośników kosztów.

24 Opis wdrożenia Opis procesu budżetowania Wydziały remontowe uzupełniają dane w zakresie: planowanej zdolności produkcyjnej zużycia materiałów, podwykonawstwa, ilości rbh w zakresie zleceń bieżących ilości kwh zużywanej energii elektrycznej pozostałych kosztów w układzie podmiotowym i rodzajowym produkcji w toku ze zleceń bieżących zleceń otrzymanych i przekazanych na inne wydziały przychodów ze zleceń bieżących

25 Formatka do wpisu danych wydziału W-1 Podział zdolności produkcyjnych

26 Formatka do wpisu danych wydziału W-1 Dane pobierane z Ax

27 Zdolność produkcyjna Dane pobierane z Ax

28 Opis wdrożenia Opis procesu budżetowania Na podstawie planowanej zdolności produkcyjnej (przepracowanych w danym miesiącu godzin) wyliczane są płace. Uzupełnienie danych przez poszczególne działy i komórki organizacyjne. Uzupełnienie danych w zakresie kontraktów.

29 Formatka do wpisu danych działu DBS

30 Formatka do wpisu danych działu EFK Co się zmieniło po wdrożeniu

31 Opis wdrożenia Opis procesu budżetowania Na podstawie informacji uzupełnionych przez działy i wydziały wyliczane są takie struktury jak: struktury wyliczane na podstawie nośników kosztów koszt dniówki obroty wewnętrzne MSR przychody z kontraktów długoterminowych

32 Opis wdrożenia Struktury wyliczane na podstawie nośników kosztów Nośniki kosztów Ilość kwh Ilość komputerów Ilość telefonów Ilość licencji Eureki Koszt zużycia materiałów Metry kwadratowe Metry sześcienne Stan zatrudnienia Koszty i struktury rozliczane na podstawie nośników kosztów: 1. Energia elektryczna na cele ogólne i technologiczne 2. Energia cieplna 3. Koszty informatyczne. 4. Koszty telefoniczne. 5. Amortyzacja budynków. 6. Koszty zakupu materiałów. 7. Koszty działów pracujących na potrzeby wszystkich wydziałów remontowych.

33 Przykład rozliczenia kosztów Eureki Opis wdrożenia

34 Opis wdrożenia Koszt dniówki Na podstawie kosztów stałych zabudżetowanych przez wszystkie wydziały i działy oraz ilości przepracowanych dniówek przez wydziały jest wyliczany koszt dniówki. Koszt dniówki jest niezbędny do przeliczenia: obrotów wewnętrznych, produkcji w toku, kosztów zleceń remontowych, wyceny kontraktów długoterminowych.

35 Koszty do wyliczenia kosztów dniówki Najpierw

36 Wzory zastosowane przy wyliczeniu kosztu dniówki JZR Sp. z o.o. struktura organizacyjna Najpierw Żeby wyliczyć koszt dniówki

37 Opis wdrożenia Obroty wewnętrzne Są to koszty zleceń jakie pomiędzy sobą mogą wykonywać wydziały remontowe. Wydział może otrzymać od innego wydziału jakieś podzlecenie do wykonania np. z uwagi na posiadany przez ten wydział specjalistyczny sprzęt. Może również sam przekazać innemu wydziałowi jakieś zadanie do wykonania. Każdy wydział musi takie sytuacje uwzględniać w swoich zdolnościach produkcyjnych. Koszty wykonywanych na rzecz innych wydziałów zleceń obciążają wówczas wydział, który to zlecenie danemu wydziałowi podzlecił.

38 Obroty wewnętrzne JZR Sp. z o.o. struktura organizacyjna Najpierw Żeby wyliczyć koszt dniówki

39 Opis wdrożenia MSR kontrakty długoterminowe W związku z rozpoczęciem ewidencji kosztów i przychodów w JZR zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej Spółka dokonuje wyceny kontraktów długoterminowych. To szacowanie przychodu zleceń które są realizowane przez okres co najmniej dwóch miesięcy i który wartość przekracza 0,5 mln zł. Wycena kontraktu zgodnie z MSR odbywa się w następujący sposób: Przychód szacowany = rzeczywisty koszt narastająco całkowity koszt szacowany x cena umowy

40 Opis wdrożenia MSR kontrakty długoterminowe w Eurece dane z Ax dwa m-ce wstecz + dane prognozowane + dane budżetowane dane wyliczane w Eurece Przychód szacowany = rzeczywisty koszt narastająco całkowity koszt szacowany dane wpisywane w Eurece x cena umowy dane wpisywane w Eurece

41 Wyliczenie MSR Dla każdego kontraktu oddzielnie

42 Wyliczenie MSR

43 Opis wdrożenia Budżetowanie wynagrodzeń Budżetowanie wynagrodzeń odbywa się na stanowiska robotnicze i nierobotnicze a w ramach stanowisk robotniczych dodatkowo na stanowiska bezpośrednio i pośrednioprodukcyjne. Dla stanowisk nierobotniczych wynagrodzenie stanowi angaż miesięczny natomiast dla stanowisk robotniczych na podstawie ilości przepracowanych dniówek. Ponadto liczone są rezerwy na dodatkowe wynagrodzenia tzw. 14-stkę i nagrodę na dzień branżowy, a także rezerwa na niewykorzystane urlopy.

44 Opis wdrożenia Budżetowanie wynagrodzeń w Eurece Pobór danych rzeczywistych z AX z ostatniej listy płac: stawka zaszeregowania dla poszczególnego pracownika, % premii uznaniowej dla poszczególnego pracownika, historyczne wartości dniówek (wartość dniówki chorobowej, nadliczbowej i urlopowej), wykorzystane urlopy. Na podstawie informacji z ostatniej listy płac są wyliczane średnie wartości, które następnie są wykorzystywane do wyliczenia wynagrodzeń na miesiąc budżetowany. W zakresie budżetowania zostały przygotowane procesy work flow w zakresie przyporządkowania stawek zaszeregowania do pracowników.

45 Budżetowanie wynagrodzeń Opis wdrożenia

46 Budżetowanie wynagrodzeń Opis wdrożenia

47 Opis wdrożenia Opis procesu budżetowania Po scaleniu wszystkich informacji i sprawdzeniu ich poprawności zostaje przeliczony budżet Spółki na dany miesiąc

48 Raport końcowy budżetu miesięcznego Podział kosztów na stałe i zmienne, podział rodzajowy i podmiotowy

49 Opis wdrożenia Work flow Z uwagi na złożoność struktur budżetowych oraz istotę co do kolejności naliczania struktur budżetowych zostały opracowane procesy automatycznego naliczania struktur. Work flow zostały również wykorzystany do codziennego zasilania hurtowni danych. Work flow dla użytkowników.

50 Opis wdrożenia Prognozowanie miesięczne Jest obecnie w fazie testów. Pierwszy miesiąc został sprawdzony. Jeżeli testy za drugi miesiąc okażą prawidłowość struktur prognozy miesiąca również będą wykonywane wyłącznie w Eurece. Do struktur prognostycznych zostaną jeszcze sporządzone raporty. W przypadku prognozowania miesięcznego istotna jest informacja w zakresie kwot już zaksięgowanych na kontach, dlatego do jednej ze struktur budżetowych pobierane są dane z kont księgowych.

51 Struktura procesu prognozy miesiąca

52 Formatka do wpisu danych przez komórkę DI informacja również o budżecie

53 Opis wdrożenia Planowanie roczne Obecnie są tworzone struktury budżetowe. Plan na tok 2016 będzie w związku z powyższym tworzony dwufazowo w plikach excel i Eurece.

54 Opis wdrożenia Raportowanie Raporty są tworzone w module Analizy w formie tablic przestawnych oraz jako raporty xlent. Te ostanie pozwalają łączyć dane z różnych modułów systemu źródłowego np. informacje w zakresie ilości przepracowanych dniówek (moduł PROJEKTY) i kosztów (moduł TRANSKACJE KSIĘGOWE). Ponadto pozwalają nadać im dowolny dostosowany do potrzeb użytkownika wygląd i układ.

55 Raport do prognozy miesiąca w module Analizy

56 Raporty xlent publikowane użytkownikom na stronie WWW

57 Przykład raportu xlent

60 Opis wdrożenia Co dalej Po dokończeniu budowy struktur do planu rocznego, kolejnym krokiem będzie: 1. Utworzenie raportów do PTE. 2. Utworzenie pozostałych raportów dla użytkowników. 3. Budowa pulpitów menedżerskich. 4. Szkolenia użytkowników końcowych w zakresie raportowania. 5. Efektywne wykorzystywanie systemu w codziennej pracy przez wszystkich użytkowników.

61 PO WDROŻENIU EUREKI

62 Bieżąca informacja o danych budżetowanych i wykonanych Łatwy dostęp do danych rzeczywistych Zautomatyzowanie raportowanie / czas na analizę danych Szybki pobór informacji o danych rzeczywistych niezbędnych do wyliczenia pewnych struktur Zautomatyzowanie budżetowania wynagrodzeń Bieżący udział wszystkich osób tworzących budżet poprzez aktualizację danych Automatyczny pobór aktualnych nośników kosztów i rozliczenie kosztów budżetowanych

63 Dziękuję za uwagę