System rejestracji i kontroli czasu pracy

Transkrypt

1 Autoryzowany Partner: DATA EVOLUTION LABs Sp. z o.o. ul. Czajkowskiego 75 lok. 7, Wrocław tel. +48 (71) , fax +48 (71) office@dels.pl, System rejestracji i kontroli czasu pracy PLATFORMA TECHNOLOGICZNA CS-Time to kompaktowe, wydajne i bardzo łatwe w obsłudze narzędzie służące do rejestrowania oraz kontrolowania czasu pracy, zawierające w sobie wszelkie niezbędne funkcje stawiane takim systemom. ZARZĄDZANIE APLIKACJĄ: Oprogramowanie instalowane jest jako usługa i posiada wbudowane następujące składniki: Web Serwer, bazę danych SQL, serwer komunikacji z terminalami oraz wszelkie mechanizmy aplikacji funkcjonalno-logiczne CS-Time. WYMAGANIA: System operacyjny Microsoft Windows - Xp, Vista lub 2003 Serwer, CPU Pentium IV lub wyżej, 200 MB wolnej przestrzeni na dysku twardym, min. 512 MB pamięci RAM, karta sieciowa, mysz, klawiatura. SIECIOWY I BARDZO PRZYJAZNY INTERFEJS UŻYTKOWNIKA: Wszelki dostęp do funkcji i działań systemu odbywa się po zalogowaniu do serwera CS-Time przy użyciu przeglądarki internetowej (np. Internet Explorer, Mozilla FireFox, etc.), która może zostać uruchomiona z dowolnego miejsca w sieci LAN, WAN czy z Internetu. OPIS FUNKCJONALNOŚCI CS-Time pozwala definiować wszystkie niezbędne aspekty kontroli obecności/nieobecności pracowników. Jest systemem wielozadaniowym, pozwalającym wszystkim pracownikom na konsultowanie swoich skanowań, zdarzeń, operacji i wyników poprzez funkcjonalność CS-Portal. Ref.: CS-TM CS-Time Wersja: PL-100 1/7 Wśród wielu zalet oprogramowania CS-Time można wyróżnić przede wszystkim pełną kontrolę i monitoring personelu wraz z rozbudowanym mechanizmem raportów dostępne w czasie rzeczywistym z dowolnego komputera PC podłączonego do sieci Internet. REJESTRACJA PRACOWNIKA: Każdemu pracownikowi zostaje przypisany arkusz personalny zawierający jego dane osobowe. Istnieje możliwość powiązania grupowych harmonogramów pracy lub harmonogramów indywidualnych do każdego z pracowników. Wprowadzenie zmian z harmonogramie indywidualnym nie wpływa na harmonogramy innych pracowników. Pracownikowi można również przypisać autoryzację do użycia wybranych typów podgrup czasowych na stałe lub udzielone w określonym okresie czasu.

2 Każda osoba z personelu może mieć ściśle przypisane terminale, na których będzie mogła dokonywać skanowań. Oprogramowanie daje możliwość dołączania do kartoteki pracownika zdjęcia z zapisanego w formacie jpg pliku lub obrazu przechwyconego bezpośrednio z kamery internetowej. W systemie można zdefiniować wielopoziomową strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa. W zależności od potrzeb, każdy z pracowników może zostać przydzielony do określonych działów firmy, co pozwala ułatwić zarządzanie grupami pracowników. DEFINIOWALNE TYPY PODGRUP CZASOWYCH (TPC): Reprezentują różne typy działań i czynności wykonywanych przez pracownika w trakcie jego pracy lub określają przyczyny nieobecności. Są powiązane z produktywnością danego pracownika. Nieobecność może zostać zdefiniowana, jako krótkotrwała (w ciągu pracy), całodniowa lub trwająca dłuższy okres. TPC umożliwiają naliczanie czasu trwania charakterystycznych czynności wykonywanych w firmie bez opuszczania miejsca pracy, np.: szkolenia wewnętrzne, narady i zebrania, przerwy w pracy lub inne zadania niestandardowe. Czas trwania takich działań jest liczony i w zależności od konfiguracji może być traktowany, jako: czas przepracowany, czas do odpracowania, czy też czas odejmowany od ilości czasu koniecznego do przepracowania. ZMIANY PRACOWNICZE: Zmiany pracownicze pozwalają na zdefiniowanie przedziałów czasu, w których pracownikowi można przypisać: normę czasu pracy, obowiązkowe godziny obecności (przyjść i wyjść), zakres elastycznych godzin pracy, tolerancję spóźnień, obowiązkowe przerwy w pracy, a także odpowiednie typy podgrup czasowych do wykonywania określonych zadań i czynności. Istnieje ponadto możliwość definiowania typu zmian: dzienne, nocne, cykliczne, etc. System pozwala na definiowanie dowolnej ilości różnych typów zmian, jak również dowolną ilość różnych typów przedziałów czasowych w ramach zmiany. Ref.: CS-TM CS-Time Wersja: PL-100 2/7 W zależności od wymagań definicje zmian mogą określać występowanie takich zdarzeń, jak np. możliwość podjęcia pracy w tzw. nadgodzinach i ich limit w danym okresie, a także kontrolowanie i klasyfikację spóźnień, jako dopuszczalne, naliczone i maksymalne, po którym system traktuje pracownika, jako nieobecnego w pracy.

3 HARMONOGRAMY: Harmonogramy określają dla każdego dnia w roku, jakie zmiany pracownicze są przydzielone danej grupie pracowników i podają łączny czas pracy do przepracowania w danym okresie czasu. Aby ułatwić zarządzanie, Cs-Time umożliwia tworzenie wielopoziomowych harmonogramów przydzielanych określonym grupom pracowników. Dzięki graficznemu edytorowi administrator może w łatwy, intuicyjny i szybki sposób definiować harmonogramy z odpowiednimi zmianami pracowniczymi wyróżnianymi za pomocą przypisanych kolorów. Zawartość harmonogramów można w dowolnym momencie modyfikować, np. w celu naniesienia zmian lub informacji o planowanych urlopach, świętach i dniach wolnych od pracy, etc. Ilość harmonogramów możliwych do zdefiniowania w systemie jest nieograniczona. Ref.: CS-TM CS-Time Wersja: PL-100 3/7 DEFINIOWANIE WYNIKÓW I METOD OBLICZEŃ: CS-Time umożliwia przeprowadzenie kompleksowych obliczeń dla definiowanych parametrów i zestawianie ich lub porównywanie otrzymanych wyników w czytelnej postaci. Przykładowe wyniki do zdefiniowania, to: kontrola przekroczenia ilości dopuszczalnych nadgodzin, zliczanie przepracowanego czasu, który jest traktowany jako nadgodziny czy kontrola ustalanych limitów dla odpowiednich typów podgrup czasowych. NARZĘDZIA SYSTEMOWE: umożliwiają nadawanie odpowiednich uprawnień użytkownikom systemu. Dzięki nim mogą oni, np.: tworzyć lub anulować skanowania, usprawiedliwiać spóźnienia/nieobecności, ustalać zmiany, autoryzować terminale czy udzielać dostępu pojedynczej osobie lub grupie, edytować dane pracowników, etc. MONITORING BIEŻACEJ OBECNOŚCI: Graficzne przedstawienie w czasie rzeczywistym informacji dotyczących obecności lub nieobecności pracowników. Umożliwia faktyczne śledzenie aktualnej sytuacji w przedsiębiorstwie, nawet w przypadku ich rozproszonej lokalizacyjnie strukturze.

4 PROGRAMOWANIE REAKCJI TERMINALI: Ta funkcjonalność pozwala na konfigurowanie reakcji terminala w odpowiedzi na wystąpienie odpowiednich zdarzeń, np. wyświetlanie komunikatu Poprawna rejestracja, czy przywitanie osoby skanującej. Istnieje możliwość zawarcia w treści komunikatu wartości wyliczonych przez system na podstawie skanowań poszczególnych pracowników, np. ich dziennym, tygodniowym lub miesięcznym bilansie czasu pracy, etc. FILTR: Rozbudowane narzędzie umożliwiające wyszukanie pracownika i wyfiltrowanie informacji spełniających określone kryteria, np. przynależności do odpowiedniego działu firmy lub zmiany pracowniczej, znajdowanie pracowników, którzy w zadanym okresie czasu mieli więcej niż 3 spóźnienia, etc. IMPORT DANYCH: Narzędzie pozwalające importować dane do systemu z plików w standardowym formacie CSV EKSPLOATACJA: Cs-Time został wyposażony w przyjazne środowisko i wygodny interfejs użytkownika, które pozwalają na graficzne przedstawianie istotnych informacji różnego typu. Umożliwia to i znacznie ułatwia intuicyjne oraz sprawne zarządzanie kadrą pracowniczą. SKANOWANIA: Widok przedstawiający w graficznej formie skanowania pracownika z całego miesiąca wraz z możliwością wyświetlenia obliczonych systemowo oraz zdefiniowanych w systemie wyników. Umożliwia to natychmiastowe szczegółowe przedstawienie historii prac i wykonywanych przez pracownika czynności. Administrator oprócz dokładnego zapoznania się z danymi zapisanymi dla pracownika w okresie, może też dokonywać zmian tych danych poprzez ich edycję, np. dodanie lub usunięcie skanowania, usprawiedliwienie nieobecności, zmianę typu podgrupy czasowej, etc. Ref.: CS-TM CS-Time Wersja: PL-100 4/7

5 RAPORT WYNIKÓW: Przedstawienie wyliczonych (w określonym przedziale czasu) wartości parametrów systemowych lub parametrów dowolnie zdefiniowanych w systemie przez użytkownika. Zestawione i wygenerowane dane można eksportować do plików w formacie CSV lub PDF. RAPORT NIEJEDNOZNACZNOŚCI: Przedstawienie wszelkich niezgodności powstających i zarejestrowanych w systemie podczas jego użytkowania. Ułatwia i umożliwia administratorowi korektę błędów, np. uzupełnienie brakujących skanowań. RAPORT W FORMIE GRAFICZNEJ: Przedstawia zdefiniowane wyniki danego okresu w formie graficznej. Jest to bardzo wygodne, łatwe w obsłudze, wydajne narzędzie do przedstawiania danych oraz przeprowadzania ich analizy poprzez porównanie wyników dla poszczególnych pracowników lub grup, np. można w dowolnym okresie przedstawić wyniki pracownika na tle działu itp. WIDOK PODSUMOWUJĄCY: Przedstawia w zadanym przedziale czasu parametry, takie jak: obecność w ciągu roku, nieobecności, produktywność i zdefiniowane wyniki. Dane te są prezentowane i zawarte na wykresie kołowym dla każdego z pracowników lub grup, zgodnie z ustalonym filtrem wyszukiwania. POLA DEFINIOWALNE UŻYTKOWNIKA: Umożliwiają utworzenie dodatkowych pól do kalkulacji - definiowanych przez Administratorów systemu lub osoby uprawnione. Pola takie są przygotowywane i mogą być wykorzystywane, np. na potrzeby programów płacowo-kadrowych. Ref.: CS-TM CS-Time Wersja: PL-100 5/7

6 KOMPONENTY WYMAGANE System operacyjny Baza danych Przeglądarka Windows XP, Windows 2003 server, Windows Vista CS-time współpracuje również z Windows XP x64 Edition, Windows 2003 Server x64 Edition, Windows Vista x64 Edition, SQLServer 2005 używany jako baza danych. VistaDB, przy więcej niż 500 użytkownikach zaleca się stosowanie zewnętrznego MS SQLSerwer MS Explorer 6.0.x, Mozilla Firefox 1.5.x (lub nowsze) Platforma.Net 2.0 Flash Player Acrobat Reader 8.0.x Uaktualniony OPCJE CS-TIME CS-TM Podstawowa wersja systemu rejestracji oraz kontroli czasu pracy CS-Time. Obsługuje 10 użytkowników/administratorów systemu, 100 pracowników, 100 terminali TM-100 TUS10 Rozszerzenie o kolejnych 100 pracowników Rozszerzenie o kolejnych 10 użytkowników MODUŁY DODATKOWE CS-CAVA Moduł służący do tworzenia i zarządzania zaawansowanymi harmonogramami przypisanymi dla zmian pracowniczych oraz grup pracowników. Pozwala na definiowanie harmonogramów specjalnych, takich jak: opcjonalne, tymczasowe (wykonywanie w zadanym okresie czasu obowiązków innych niż typowe, np. zastępstwa), rotacyjne zmiany pracownicze (praca w systemie zmianowym), etc. CS-CALCULATION & RESULTS Moduł pozwalający na definiowanie wyników zdefiniowanych przez użytkownika oraz kompleksowe kalkulacje wyników systemowych i przedstawienie ich we wspólnym formacie. CS-VIEWER Moduł pozwalający pracownikom (nie posiadającym uprawnień do obsługi systemu), na oglądanie w trybie tylko do odczytu ich skanowań, informacji, powiadomień, etc. CS-ABR Moduł CS-Time odpowiedzialny za kontrolę otwarcia drzwi wejściowych przez uprawnionych pracowników w powiązaniu z okresem czasu odpowiednim dla ich przypisanych zmian pracowniczych. Ref.: CS-TM CS-Time Wersja: PL-100 6/7 CS-AP Moduł umożliwiający planowanie działań. Oznacza to, że użytkownik może zaprogramować sterowanie urządzeń w taki sposób, że zamki, rygle w drzwiach lub inne elementy zewnętrzne systemu zostaną otwarte lub zamknięte w danym momencie na zadany okres czasu. Moduł ten umożliwia również planowanie aktywności terminali.

7 CS-PORTAL Moduł tworzący z części funkcji systemu CS-Time, tzw. portal pracowniczy. Pozwala on uprawnionym pracownikom na sugerowanie korekt skanowań, usprawiedliwianie nieobecności, planowanie nieobecności (np. urlopy), wysyłanie i odbieranie pozwoleń lub próśb o przeniesienie na inną zmianę pracowniczą lub zmianę harmonogramu wraz z podaniem opisu uzasadniającego daną prośbę. Dzięki tej funkcjonalności osoby pracujące np. na nocną zmianę mogą przekazywać prośby i informacje dla działu HR pracującego w ciągu dnia. CS-Access Moduł oprogramowania realizujący pełną kontrolę dostępu. Umożliwia utworzenie harmonogramów dostępu przypisanych do poszczególnych stref dostępu (grup czytników i/lub poszczególnych czytników) oraz przypisania uprawnień odpowiednim pracownikom lub grupom do ich używania. CS-Visit Aplikacja pozwalająca na kompleksowe zarządzanie i kontrolowanie osób składających wizyty w firmie. Pozwala na rejestrowanie i planowanie wizyt Gości, sporządzanie ewidencji Gości zawierającej dane personalne i teleadresowe, przypisanie pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie wizyty lub tych, którzy są odwiedzani. Moduł ten może współpracować z modułem CS-Access, np. w zakresie przydzielenia Gościowi prawa dostępu do poszczególnych stref. Ref.: CS-TM CS-Time Wersja: PL-100 7/7