KAMSOFT Dokumentacja uŝytkownika systemu SZOI. System Zarządzania Obiegiem Informacji (SZOI)

Transkrypt

1 System Zarządzania Obiegiem Informacji (SZOI) Katowice, wrzesień 2009

2 SPIS TREŚCI 1 WPROWADZENIE LOGOWANIE DO SYSTEMU OBSZARY PRACY W SYSTEMIE SZOI INFO KOMUNIKATY Dostępne operacje ŚWIADCZENIODAWCA Dane Świadczeniodawcy Uzupełnianie potencjału świadczeniodawcy Struktura organizacyjna Uzupełnianie potencjału świadczeniodawcy Struktura wykonawcza Uzupełnianie potencjału świadczeniodawcy Zasoby świadczeniodawcy Zatrudniony personel medyczny Wprowadzanie nowej osoby personelu medycznego do rejestru Zatrudnianie personelu medycznego Przypisywanie osoby do danego miejsca Edycja osoby personelu medycznego Edycja zatrudnienia Rozwiązywanie zatrudnienia osoby personelu medycznego Wnioski personelu medycznego Umowy / promesy o podwykonawstwo Harmonogramy wzorcowe Wersja profilu świadczeniodawcy Zaopatrzenie tylko dla oferentów w rodzaju ZPO Rejestr personelu medycznego z umów UMOWY Zgłoszenie zmiany do umowy Lista zgłoszeń zmiany do umowy Dodanie nowego zgłoszenia zmiany do umowy w zakresie potencjału Weryfikacja zgłoszenia zmiany do umowy Pozycje do weryfikacji Automatyczna weryfikacja Struktura wygenerowanego przez system zgłoszenia zmiany do umowy po weryfikacji Harmonogram miejsca Personel medyczny Sprzęt medyczny Aktualizacja informacji w zgłoszeniu na podstawie rzeczywistego potencjału Wpisanie uwag dotyczących przekazywanego zgłoszenia do OW NFZ Anulowanie zgłoszenia SPRAWOZDAWCZOŚĆ KOLEJKI OCZEKUJĄCYCH Rozpoczęcie pracy z Kolejkami oczekujących Zakładka: Kolejki oczekujących Lista kolejek oczekujących informacje ogólne Dodawanie nowej kolejki Edycja kolejki Usuwanie kolejki oczekujących Lista pacjentów oczekujących Przeglądanie danych statystycznych kolejki Przeglądanie aktualnego stanu kolejki Raporty xls Zakładka: Pacjenci Lista pacjentów informacje ogólne Dodawanie nowego pacjenta Przeglądanie danych osobowych i adresowych pacjenta Edycja danych pacjenta Usunięcie pacjenta Raporty importu Strona 2 z 143

3 8.4.1 Raporty importu załoŝenia importu pacjentów Raporty importu załoŝenia importu kolejek Administracja kolejek ADMINISTRATOR Dodawanie (edycja) operatora systemu Usuwanie operatora systemu Nadawanie uprawnień operatorowi systemu ZAKOŃCZENIE PRACY W SZOI DANE TECHNICZNE Strona 3 z 143

4 1 WPROWADZENIE System Zarządzania Obiegiem Informacji powstał w wyniku zapotrzebowania Oddziału Wojewódzkiego NFZ na portal elektroniczny pozwalający na dwukierunkową wymianę danych pomiędzy Oddziałem i jego kontrahentami: aptekami i świadczeniodawcami. W pierwotnej wersji, system znany pod nazwą SDSIKCH, umoŝliwiał świadczeniodawcom przesyłanie plików raportów statystycznych i rachunków refundacyjnych na serwer dostępowy Narodowego Funduszu Zdrowia oraz przeglądanie listy przesłanych dokumentów. Doświadczenia wynikające z pracy w aplikacji wykazały, Ŝe system znacznie uprościł sposób przekazywania danych, a takŝe spowodował znaczne zaoszczędzenie czasu, który teraz świadczeniodawcy mogą wykorzystać na wykonanie i analizę realizacji usług dla OW NFZ. Korzyści z wprowadzenia SZOI są obustronne. Dotychczas, dokumenty przekazywane w postaci wydruku, były porównywane z danymi przekazanymi w postaci elektronicznej na dyskach magnetooptycznych. Dyskietki, często ulegały uszkodzeniu, a pliki były niemoŝliwe do odczytania. Świadczeniodawca był zobowiązany do ponownego dostarczenia plików dokumentów rozliczeniowych. W dobie powszechnie stosowanej poczty elektronicznej, wielu świadczeniodawców przesyłało pliki drogą . Sposób ten skrócił czas dostarczania plików do Oddziału, jednak świadczeniodawca nadal nie miał pewności, Ŝe dane doszły do właściwego odbiorcy. Poczta elektroniczna jest narzędziem komunikacji internetowej, jednak zasada jej działania opiera się na komunikacji asynchronicznej. Co to oznacza? Komunikację asynchroniczną najłatwiej jest przedstawić na przykładzie zwykłej korespondencji pocztowej. Pisząc list w określonym miejscu i danej chwili, nie zastanawiamy się nad tym, jaką drogę musi przebyć nasza zaadresowana koperta, aby dotrzeć do adresata. Nie wiemy teŝ, czy ta koperta z listem nie zostanie po drodze zniszczona lub zgubiona. Nie zastanawiamy się nad tym, czy w czasie, który upłynie od momentu wysłania naszego listu do chwili jego odbioru, list nie zostanie przeczytany przez osoby nieupowaŝnione. Podobnie jest z wiadomościami elektronicznymi. Wysłana wiadomość elektroniczna natrafić moŝe na róŝne przeszkody. W tym wypadku, gdy przesyłane są wiadomości z załączonymi plikami rozliczeniowymi, firewall chroniący sieć komputerową NFZ przed wirusami i niepoŝądanymi wiadomościami, moŝe skutecznie blokować wczytanie plików załączników na serwer. Wiadomość dotrze wówczas do odbiorcy, ale bez załączonych dokumentów. Wadą poczty elektronicznej jest takŝe moŝliwość skanowania plików załączonych do wiadomości przez osoby niepowołane, a przecieŝ pliki rozliczeniowe często zawierają dane osób, dla których wykonano usługę lub sprzedano lek. Wprowadzenie systemu zarządzania obiegiem informacji wyklucza powyŝsze problemy. System został zbudowany w oparciu o technologię WEB przy uwzględnieniu wszelkich sposobów zabezpieczania dostępu do tego systemu (szyfrowanie komunikacji SSL z kluczem 128-bitowym). Oznacza to, Ŝe dostęp do przesyłanych danych mają tylko uprawnione osoby po stronie Oddziału NFZ oraz kontrahenci: świadczeniodawcy i apteki, które zostały zarejestrowane w systemie i uzyskały konta dostępowe do aplikacji. W celu dodatkowego zabezpieczenia aplikacji i zawartych w niej danych, system jest monitorowany. KaŜde logowanie uŝytkownika do systemu jest odnotowywane na serwerze wraz z operacjami, które wykonuje oraz numerem IP komputera, z którego korzysta w trakcie wykonywania zadań. Z powyŝszego opisu łatwo się domyślić, Ŝe namierzenie kaŝdego z niepowołanych uŝytkowników, nie jest Strona 4 z 143

5 trudne. Poprzez wprowadzenie systemu zarządzania obiegiem informacji, kaŝda z komórek organizacyjnych świadczeniodawcy moŝe samodzielnie przesyłać pliki komunikatów statystycznych, rozliczeniowych i rachunków refundacyjnych. Czynność tą wykonuje się za pomocą kilku kliknięć. Samodzielne wczytanie plików na serwer powoduje, Ŝe operator ma świadomość terminowego dostarczenia plików do OW NFZ, a takŝe nie musi juŝ wykonywać dodatkowych połączeń telefonicznych w celu potwierdzenia przesłania plików. Pliki przesłane na serwer dostępowy importowane są do systemu informatycznego OW NFZ. Poprawność struktury pliku powoduje, Ŝe plik jest gotowy do przyjęcia i w przypadku dokumentów statystycznych do weryfikacji. Wczytanie pliku do systemu informatycznego NFZ, operator SZOI moŝe zaobserwować w systemie, w części Rozliczenia. Zaimportowane pozycje listy uzyskują, bowiem nadany przez system informatyczny NFZ - kod SIKCH. Kod ten jest informacją, Ŝe format przesłanego pliku jest poprawny, a plik został wczytany i przesłany do działu rozliczeń. Następny etap obiegu informacji stanowi przyjęcie i weryfikacja plików dokumentów statystycznych. Uprawnieni pracownicy systemu informatycznego OW NFZ weryfikują wykazane pozycje raportów statystycznych i określają czy przekazany dokument jest poprawny pod kontem merytorycznym, np.: czy dla danego produktu podane są wszystkie wymagane informacje. JeŜeli w wyniku weryfikacji, wykryte zostaną problemy, operator NFZ moŝe udostępnić świadczeniodawcy plik raportu zwrotnego zawierający informację o błędnych pozycjach w sprawozdaniu. Udostępnione raporty zwrotne świadczeniodawca moŝe pobrać z systemu SZOI i na ich podstawie wprowadzić korektę raportu statystycznego. Jak wynika z powyŝszego opisu, system SZOI jest aplikacją opartą na interakcjach z innymi systemami. W ogólnym zarysie System Zarządzania Obiegiem Informacji jest przewodnikiem pomiędzy aplikacjami świadczeniodawcy np.: KS-PPS, a systemem informatycznym Narodowego Funduszu Zdrowia. System świadczeniodawcy (realizatora) SZOI System Narodowego Funduszu Zdrowia Strona 5 z 143

6 2 LOGOWANIE DO SYSTEMU Rozpoczęcie pracy z systemem SZOI następuje przez zalogowanie się do aplikacji. Okno logowania do Systemu Zarządzania Obiegiem Informacji przedstawia poniŝsza ilustracja. Ilustracja 2.1 Przykładowe okno logowania do Portalu SZOI Logowanie wykonuje się za pomocą kodu PIN i hasła udostępnionego przez Wojewódzki Oddział Narodowego Funduszu Zdrowia. PIN - ciąg znaków stanowiący unikalny kod identyfikacyjny nadany operatorowi OW NFZ. Hasło - hasło uprawniające do pracy w systemie, odpowiednie dla podanego PINu. PIN i hasło operatora nadane przez administratora systemu SZOI w OW NFZ uprawniają operatora do wykonywania wszystkich operacji dostępnych w systemie SZOI. Operator ponosi pełną odpowiedzialność za zmiany wprowadzone w systemie mające wpływ na rozliczenie z NFZ. Z tego tytułu udostępnianie PINu i hasła osobom trzecim jest niedozwolone. Praca w systemie jest monitorowana. Wszystkie operacje wykonywane przez operatora świadczeniodawcy są rejestrowane w systemie. Zalecane jest, aby po wykonaniu pierwszego logowania do systemu, operator świadczeniodawcy skorzystał z operacji dostępnych w obszarze Administrator, w celu dodania nowych operatorów systemu. KaŜdy operator systemu moŝe mieć zdefiniowane uprawnienia, zaleŝne od powierzonych mu zadań. Więcej informacji na temat Dodawania operatorów oraz Uprawnień znajduje się w części instrukcji p.t. Administracja. Strona 6 z 143

7 3 OBSZARY PRACY W SYSTEMIE SZOI Poprawne zalogowanie się do systemu spowoduje wyświetlenie okna aplikacji. Domyślnie, system SZOI zostanie ustawiony w obszarze Info. Przykładowe okno systemu dla operatora świadczeniodawcy przedstawia ilustracja. NiezaleŜnie od obszaru pracy w systemie SZOI wyświetlana jest informacja na temat wersji i nazwy aplikacji oraz dane zalogowanego operatora. Informacje te wyświetlane są w lewym górnym rogu okna. W przypadku, gdy system odnotował błędne logowanie, w górnej części Ilustracja 3.1 Okno powitalne Systemu Zarządzania Obiegiem Informacji wyświetlany będzie odpowiedni komunikat wraz z datą ostatniego błędnego logowania. Informacja umoŝliwia kontrolę dostępu do systemu przez nieuprawnionych uŝytkowników. Charakterystyczną cechą aplikacji jest menu wyboru obszaru pracy. Podobnie jak w przypadku wielu programów lokalnych, SZOI jako aplikacja WEB posiada pasek menu. W tym wypadku jest to niebieski pasek, zawierający nazwy poszczególnych obszarów. Przejście do odpowiedniego obszaru uzyskuje się klikając w nazwę obszaru. Wersja bieŝąca aplikacji, obejmuje obszary (świadczeniodawcy lecznictwa uzdrowiskowego oraz kontrahenci nieposiadający dotychczas kontraktów z OW NFZ mogą posiadać dostęp tylko do wybranych funkcji systemu): INFO Obszar zawiera podstawowe informacje na temat Portalu SZOI, w tym Regulamin korzystania z systemu. ŚWIADCZENIODAWCA Obszar zawiera informacje na temat świadczeniodawcy, strukturę organizacyjną oraz wykonawczą. Za pomocą dostępnych funkcji oferent wprowadza swój potencjał umoŝliwiający realizację kontraktów z NFZ. KOMUNIKATY SPRAWOZDAWCZOŚĆ ADMINISTRATOR SYSTEM Obszar zawiera listę komunikatów NFZ przeznaczonych dla operatora. Obszar zawiera listę przesłanych do OW NFZ plików rozliczeniowych (list POZ, raportów statystycznych, raportów rozliczeniowych i rachunków refundacyjnych), a takŝe opcje przesyłania plików na serwer dostępowy i pobierania plików raportów zwrotnych. Obszar zawiera operacje umoŝliwiające dodawanie, edycję oraz usuwanie operatorów systemu SZOI, definiowanie uprawnień operatora oraz alerty. Obszar zawiera opcje umoŝliwiające prawidłowe zakończenie pracy z aplikacją SZOI oraz zmianą hasła. Strona 7 z 143

8 4 INFO W obszarze Info zawarta jest podstawowa informacja na temat funkcji dostępnych w systemie, a takŝe informacja o świadczeniodawcy zalogowanym do systemu. Dane świadczeniodawcy pobierane są z systemu informatycznego NFZ. Wszelkie nieprawidłowości związane z danymi, naleŝy wyjaśniać z uprawnionymi pracownikami OW NFZ. Za pomocą menu: Regulamin operator ma dostęp do przeglądania regulaminu korzystania z Portalu SZOI. 5 KOMUNIKATY Obszar Komunikaty umoŝliwia operatorom odczyt komunikatów przesyłanych przez NFZ. Wszystkie komunikaty, których adresatem jest grupa operatorów świadczeniodawców lub wybrany świadczeniodawca dostępne będą do podglądu w tej części systemu. KaŜdy komunikat wprowadzony przez operatora systemu charakteryzuje się: datą publikacji numerem komunikatu tematem komunikatu oraz datą waŝności komunikatu. Ta ostatnia cecha powoduje, Ŝe komunikaty, które były dostępne na liście, po upływie określonej daty, nie będą więcej wyświetlane. Z tego względu uŝytkownicy systemu nie powinni pomijać obszaru komunikatów, lecz na bieŝąco zapoznawać się z ogłoszeniami NFZ. Przykładowe okno obszaru Komunikaty przedstawia ilustracja. Ilustracja 70 Przykładowe okno obszaru Komunikaty. W celu ułatwienia przeglądania listy komunikatów i odróŝnienia tych komunikatów, które były juŝ przeglądane przez uŝytkownika od nowo wprowadzonych wiadomości przekazanych przez OW NFZ, w systemie zastosowano wyróŝnik wiadomości nieodczytanych. Ten prosty element powoduje, Ŝe nowe wiadomości wyróŝniają się z pełnej listy komunikatów, dzięki czemu operator nie jest zmuszony do przeglądania wszystkich informacji w celu odnalezienia jednego komunikatu. W praktyce wygląd znacznika jest następujący: to jest wyróŝnik opcji odczytu komunikatu to jest standardowa opcja odczytu NiezaleŜnie od wyglądu opcji odczytu, kliknięcie w opcję, spowoduje wyświetlenie pełnej treści komunikatu przesłanego przez Oddział Wojewódzki NFZ. Strona 8 z 143

9 Przykładowe okno komunikatu przedstawia ilustracja. Odczyt komunikatu operatora pozwala na zapoznanie się z treścią zamieszczonego komunikatu, a takŝe pobranie załączników, które zostały dołączone do wiadomości. W przypadku, gdy komunikat zawiera plik załącznika przy polu Ilustracja 71 Okno Komunikatu operatora. Załącznik wyświetlona jest ikona pobierania pliku wraz z nazwą pliku. Kliknięcie w ikonę (lub nazwę) spowoduje rozpoczęcie procesu pobierania pliku. W przypadku, gdy komunikat nie zawiera załącznika, pole Załącznik będzie puste. 5.1 Dostępne operacje PRZYCISK OPERACJI OPIS DZIAŁANIA Operacja usuń komunikat powoduje usunięcie przeglądanego komunikatu z listy Komunikatów operatora. Po zatwierdzeniu wykonania operacji, komunikat nie będzie dostępny do przeglądania. Operacja Powrót do listy komunikatów przywróci widok okna Komunikatów operatora. Strona 9 z 143

10 6 ŚWIADCZENIODAWCA W obszarze Świadczeniodawca dostępne są funkcje przeglądania i edycji danych struktury świadczeniodawcy. Funkcje zostały wprowadzone na skutek wprowadzenia zmian w procesie kontraktowania świadczeń na 2008 rok i pozwalają na: - wprowadzenie/aktualizację struktury organizacyjnej świadczeniodawcy; - wprowadzenie/aktualizację struktury wykonawczej świadczeniodawcy; - wprowadzenie/aktualizację sprzętu medycznego świadczeniodawcy; - wprowadzenie/aktualizację harmonogramu pracy; - przeglądanie zawartych umów na podwykonawstwo i zarejestrowanie umowy zawartej ze świadczeniodawcom. Wszystkie wymienione elementy pozwalają na wygenerowanie pliku profilu świadczeniodawcy, który po zaczytaniu do systemu ofertowego, pozwala na przygotowanie oferty. Ilustracja 6.1 Obieg dokumentów w procesie przygotowania ofert W obiegu dokumentów do przygotowania ofert uwzględnia się następujące kroki: 1. ZłoŜenie wniosku o rejestrację oferenta / podwykonawcy w systemie (dotyczy tylko świadczeniodawców, którzy nie posiadają konta dostępowego do systemu SZOI); 2. Logowanie do Portalu SZOI i uzupełnienie struktury potencjału świadczeniodawcy; 3. Instalację systemu do przygotowania oferty; 4. Import zapytania ofertowego do systemu ofertowego; 5. Import pliku profilu świadczeniodawcy do systemu ofertowego; 6. Import 7. Przygotowanie oferty; 8. Przekazanie oferty wraz z wymaganymi dokumentami formalnymi do OW NFZ. Lista danych niezbędnych do uzupełnienia profilu świadczeniodawcy została umieszczona w załączniku do dokumentacji uŝytkownika. 6.1 Dane Świadczeniodawcy W obszarze Dane Świadczeniodawcy [menu: Świadczeniodawca Dane świadczeniodawcy] moŝna uzyskać wszystkie informacje na temat oferenta, które zostały podane podczas podpisywania umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia bądź w trakcie rejestracji kontrahenta w systemie KS-SIKCH. Strona 10 z 143

11 Informacje przedstawione są w zakładkach, których nazwy odpowiadają zebranym w nich danym, np.: adres siedziby, adres do korespondencji, dane kontaktowe, strona umowy, dane na temat kierownika placówki.. itd. Ilustracja 6.2 Przykładowe okno przeglądania danych świadczeniodawcy Dane w tej części systemu nie mogą być edytowane. Dlatego w przypadku zaobserwowania nieprawidłowości, rozbieŝności naleŝy wyjaśnić z uprawnionym pracownikiem OW NFZ. 6.2 Uzupełnianie potencjału świadczeniodawcy Struktura organizacyjna Informacje o strukturze organizacyjnej świadczeniodawcy, uzupełnia się przez wprowadzenie informacji o jednostkach organizacyjnych oraz komórkach organizacyjnych. Czynności te wykonuje się odpowiednio po wybraniu menu: 1. Struktura organizacyjna -> Jednostki organizacyjne umoŝliwia dodanie/edycję jednostki organizacyjnej; 2. Struktura organizacyjna -> Komórki organizacyjne umoŝliwia dodanie / edycję komórek organizacyjnych prowadzonych w ramach jednostki organizacyjnej. Uwaga! Ze względu na sposób wprowadzanie informacji, przed przystąpieniem do uzupełnienia informacji o komórkach organizacyjnych prosimy o wprowadzenie informacji o harmonogramach [Świadczeniodawca Harmonogramy wzorcowe]. Jednostki organizacyjne Strona 11 z 143

12 Ilustracja 6.3 Jednostki organizacyjne W celu wprowadzenia jednostki organizacyjnej naleŝy na liście Jednostek organizacyjnych wybrać opcję Dodaj pozycję. Czynność spowoduje wywołanie pierwszego kroku wprowadzania informacji o jednostce. W oknie (1) Dodawanie jednostki organizacyjnej naleŝy wprowadzić informacje: Kod jednostki organizacyjnej, stanowiący V część kodu resortowego: o W przypadku danych z RZOZ: jest to kod dwucyfrowy obejmujący wartości z zakresu: o W przypadku braku kodu w RZOZ: jest to kod trzycyfrowy obejmujący wartości z zakresu: (definiowany samodzielnie przez świadczeniodawcę) Nazwę jednostki organizacyjnej Datę rozpoczęcia działalności, zgodnie -z odpowiednim dla jednostki- wpisem do rejestru Informacja o numerze REGON zostanie uzupełniona automatycznie na podstawie danych zawartych w systemie Oddziału Wojewódzkiego. Ilustracja 6 Przykładowe okno dodawania informacji o jednostce organizacyjnej Kontynuację wprowadzania danych uzyskamy wybierając opcję Dalej. Opcja spowoduje przejście do drugiego kroku: Wprowadzania danych adresowych jednostki organizacyjnej. Opcja Anuluj spowoduje zamknięcie okna dodawania bez zapisu wprowadzonych zmian. W oknie (2)Dodawanie jednostki organizacyjnej Adres naleŝy uzupełnić informacje dotyczące adresu komórki organizacyjnej. W przypadku, funkcji dodawania, by wprowadzić Ŝądaną informację naleŝy wybrać opcję Uzupełnij. Czynność ta wywoła okno edycji danych adresowych. Pola wymagane do uzupełnienia to: Strona 12 z 143

13 Kod pocztowy, uzupełniany w formacie xx-xxx Miejscowość, wybierana ze słownika miejscowości za pomocą funkcji wyboru Numer domu Pola: poczta, ulica są danymi niewymaganymi jednak naleŝy je uzupełnić w przypadku, gdy adres jednostki zawiera te informacje. Brak niezbędnych danych uniemoŝliwi prawidłowe wypełnienie oferty. Ilustracja 7 Przykładowe okno wprowadzania adresu jednostki organizacyjnej Po wprowadzeniu danych adresowych, naleŝy je zatwierdzić (za pomocą opcji Zatwierdź). Informacja zostanie wyświetlona w oknie (2)Dodawanie jednostki organizacyjnej Adres. Aby kontynuować kliknij Dalej. Opcja Edytuj umoŝliwi poprawę wprowadzonego adresu. Opcja Anuluj spowoduje zamknięcie okna dodawania jednostki organizacyjnej bez zapisu wprowadzonych zmian. Opcja Wstecz umoŝliwia powrót do pierwszego kroku wprowadzanie jednostki organizacyjnej w oknie (1) Dodawanie jednostki organizacyjnej. W trzecim kroku operator zobligowany jest do wprowadzenia informacji o kierowniku jednostki organizacyjnej. W tym celu w oknie (1) Dodawanie jednostki organizacyjnej kierownik naleŝy wybrać opcję Uzupełnij. Uzupełnienie informacji o kierowniku jednostki organizacyjnej wymaga podania danych personalnych: Nazwisko Imię oraz kontaktu telefonicznego do kierownika jednostki. Ilustracja 8 Przykładowe okno wprowadzania kierownika jednostki organizacyjnej Po wprowadzeniu danych, naleŝy je zatwierdzić (za pomocą opcji Zatwierdź). Informacja zostanie wyświetlona w oknie (1) Dodawanie jednostki organizacyjnej Kierownik. Aby kontynuować naleŝy kliknąć Dalej. Strona 13 z 143

14 Opcja Edytuj umoŝliwi poprawę wprowadzonej informacji o kierowniku. Opcja Anuluj spowoduje zamknięcie okna dodawania jednostki organizacyjnej bez zapisu wprowadzonych zmian. Opcja Wstecz umoŝliwi wrócić do drugiego kroku wprowadzanie jednostki organizacyjnej w oknie (2) Dodawanie jednostki organizacyjnej adres. Kolejny czwarty krok to wprowadzenie danych kontaktowych jednostki organizacyjnej. W tym kroku w oknie (1) Dane jednostki organizacyjnej Dane kontaktowe, prosimy o uzupełnienie informacji: Telefon do informacji Telefon do rejestracji Fax Uwaga! Ze względu na plany wykorzystania danych kontaktowych (telefon do informacji, telefon do rejestracji) w aplikacji przeznaczonej dla pacjentów, prosimy o wprowadzanie numerów kontaktowych wraz z numerem kierunkowym miasta. Ilustracja 9 Przykładowe okno wprowadzania danych kontraktowych jednostki organizacyjnej Podobnie jak w poprzednich krokach, wprowadzone informacje naleŝy zatwierdzić. Zapisane, zostaną wyświetlone w oknie (1) Dane jednostki organizacyjnej Dane kontaktowe. Opcja Edytuj umoŝliwi poprawę wprowadzonej informacji o kontaktach. Opcja Anuluj spowoduje zamknięcie okna dodawania jednostki organizacyjnej bez zapisu wprowadzonych zmian. Opcja Wstecz umoŝliwi wrócić do trzeciego kroku wprowadzanie jednostki organizacyjnej w oknie (1) Dodawanie jednostki organizacyjnej kierownik. Krok piąty to dodanie listy rodzajów jednostki organizacyjnej pełnionych w jednostce. Informacje te uzupełnia się przez wybór odpowiednich danych ze słownika rodzajów jednostek organizacyjnych. Rodzaj jednostki uzupełnia się na podstawie VI części kodu resortowego, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 16 lipca 2004 roku. Portal SZOI umoŝliwia dodanie wielu wpisów dla jednej jednostki organizacyjnej. Wymagane jest podanie przynajmniej jednego rodzaju jednostki. Aby wprowadzić odpowiedni dla jednostki kod resortowy naleŝy nacisnąć na zielony przycisk Dodawanie. Czynność ta spowoduje rozwinięcie słownika rodzajów jednostek organizacyjnych. Dane na liście słownikowej moŝna wyszukiwać wg kodu lub nazwy. Dodanie kodu resortowego do jednostki organizacyjnej następuje po naciśnięciu na numer kodu. By wprowadzić więcej jednostek naleŝy powtórzyć czynność wyboru opcji Dodawanie i wskazać kolejny rodzaj jednostki. Strona 14 z 143

15 Ilustracja 10 Przykładowe okno wprowadzania rodzaju jednostki organizacyjnej Uzupełnioną listę jednostek organizacyjnych naleŝy zatwierdzić wybierając opcję Dalej. Opcja Dodawanie umoŝliwia przypisanie do jednostki organizacyjnej kolejnego rodzaju jednostki. Opcja Usuwanie umoŝliwia usunięcie błędnie przypisanego rodzaju jednostki organizacyjnej. Opcja Anuluj spowoduje zamknięcie okna dodawania jednostki organizacyjnej bez zapisu wprowadzonych zmian. Opcja Wstecz umoŝliwi wrócić do czwartego kroku wprowadzanie jednostki organizacyjnej w oknie (4) Dodawanie jednostki organizacyjnej Dane kontaktowe. Przed ostatecznym dodaniem jednostki organizacyjnej do danych świadczeniodawcy system wyświetli wszystkie wprowadzone informacje w oknie (6) Dodawanie jednostki organizacyjnej - podsumowanie. Dane naleŝy sprawdzić. Ilustracja 11 Przykładowe okno podsumowania informacji o jednostce organizacyjnej Jeśli wszystkie wyświetlone informacje są poprawne naleŝy je zatwierdzić korzystając z opcji Zatwierdź. W przypadku stwierdzenia błędu we wprowadzonych informacjach, naleŝy skorzystać z opcji Wstecz w celu cofnięcia się do odpowiedniego kroku i naniesienia odpowiednich poprawek. Wybór opcji Anuluj spowoduje utratę wszystkich wprowadzonych danych o jednostce organizacyjnej. Strona 15 z 143

16 Poprawnie zapisane dane zostaną potwierdzone odpowiednim komunikatem, natomiast jednostka zostanie zapisana na liście jednostek organizacyjnych świadczeniodawcy. Ilustracja 12 Przykładowe okno listy jednostek organizacyjnych świadczeniodawcy Dla kaŝdej z wprowadzonych jednostek na liście udostępniane są opcje: Podgląd umoŝliwia przeglądanie wprowadzonych informacji bez moŝliwości wprowadzania zmian; Edytuj umoŝliwia przeglądanie wprowadzonych informacji z moŝliwością naniesienia poprawek; Dezaktywuj umoŝliwia wykonanie dezaktywacji informacji o wprowadzonej jednostce organizacyjnej dezaktywowana jednostka nie moŝe być przywrócona; Komórki umoŝliwia przeglądanie listy komórek organizacyjnych skojarzonych z jednostką organizacyjną (pod warunkiem, Ŝe komórki zostały zdefiniowane). Uwaga!!! Dezaktywacja jednostki moŝe nastąpić tylko, gdy wszystkie komórki podległe tej jednostce zostały równieŝ dezaktywowane. Proces dezaktywacji jednej jednostki organizacyjnej jest jednorazowy i nieodwracalny. W oknie Listy jednostek organizacyjnych moŝna równieŝ wyszukiwać jednostki organizacyjne, które nas interesują. Aby to zrobić naleŝy wybrać z rozwijalnego menu kryteria, na podstawie, których system będzie dokonywał wyszukiwań. JeŜeli wybrane filtry są zgodne, z choć jedną istniejąca jednostką to zostanie ona wyszukana. Podobne zasady wyszukiwania obowiązują w innych zakładkach Portalu. Strona 16 z 143

17 Ilustracja 13 Przykładowe okno wyszukiwania jednostek organizacyjnych Komórki organizacyjne Lista komórek organizacyjnych zawiera informację o wszystkich wprowadzonych komórkach. Dostępne opcje pozwalają na dodawanie, edycję, dezaktywację poszczególnych pozycji listy. Rys. 6.1 Przykładowe okno listy komórek organizacyjnych W celu wprowadzenia komórek organizacyjnych naleŝy na liście Komórek organizacyjnych [Świadczeniodawca -> Struktura organizacyjna -> Komórki organizacyjne] wybrać opcję Dodaj pozycję. Czynność spowoduje wywołanie pierwszego kroku wprowadzania informacji o komórkach organizacyjnych. Pierwszy krok przy dodawaniu komórki organizacyjnej, w oknie (1) Dodawanie komórki organizacyjnej, to uzupełnienie: Kodu, zgodnie z VII częścią kodu resortowego: o W przypadku danych z RZOZ: jest to kod trzycyfrowy obejmujący wartości z zakresu: o W przypadku braku kodu w RZOZ: jest to kod czterocyfrowy obejmujący wartości z zakresu: (definiowany samodzielnie przez świadczeniodawcę) Nazwy zgodniej ze statutem; Jednostki organizacyjnej w ramach, której funkcjonuje komórka; Specjalności komórki organizacyjnej na podstawie słownika komórek; Strona 17 z 143

18 Miejsce działania, czyli miejsce udzielania świadczeń (stałe, np.: szpital, poradnia; mobilne; dom pacjenta; szkoła) W przypadku, gdy informacja o komórce organizacyjnej jest uzupełniana z poziomu listy jednostek organizacyjnych informacja o jednostce uzupełniana jest automatycznie. Rys. 6.2 Przykładowe okno wprowadzania komórki organizacyjnej Aby przejść do następnego kroku naleŝy wybrać opcję Dalej. Czynność spowoduje wyświetlenie okna (2) Dodawanie komórki organizacyjnej Data rozpoczęcia i zakończenia działalności. Rys. 6.3 Rozpoczęcie i zakończenie działalności komórki organizacyjnej W powyŝszym oknie operator systemu musi podać datę rozpoczęcia oraz zakończenia działalności komórki organizacyjnej (bezterminowo lub konkretna data). KaŜda komórka organizacyjna musi mieć zdefiniowany harmonogram pracy i dlatego przy dodawaniu nowej pozycji, konieczne jest wskazanie harmonogramu wg, którego pacjent ma dostęp do świadczeń. Dodanie harmonogramu wykonuje się w oknie (2) Dodawanie komórki organizacyjnej Harmonogram pracy. Wybór opcji Uzupełnij pozwala na uzupełnienie właściwej informacji. W pierwszej kolejności naleŝy wybrać odpowiedni harmonogram (definiuje się go w menu Świadczeniodawcy -> Harmonogramy wzorcowe ->Dodawanie harmonogramu). Następnie operator systemu musi podać: Datę początku obowiązywania - data początku obowiązywania musi mieścić się w zakresie działalności komórki organizacyjnej Datę końca obowiązywania (opcjonalnie bezterminowo) Strona 18 z 143

19 Rys. 6.4 Przykładowe okno wprowadzania harmonogramu pracy komórki Wybór harmonogramu naleŝy potwierdzić za pomocą opcji Dalej. Czynność ta spowoduje wyświetlenie informacji o tygodniu pracy komórki: Rys. 6.5 Podsumowanie harmonogramu pracy komórki Jeśli wybrany harmonogram jest niezgodny z rzeczywistym naleŝy wybrać opcję Wstecz i powtórnie wskazać właściwy harmonogram. Jeśli dane są poprawne harmonogram naleŝy Zatwierdzić. Przejście do kolejnego kroku wprowadzania komórki organizacyjnej uzyskuje się wybierając opcję Dalej. Opcja Anuluj spowoduje zamknięcie okna dodawania komórki organizacyjnej bez zapisu wprowadzonych zmian. Opcja Wstecz umoŝliwi wrócić do pierwszego kroku wprowadzania komórki organizacyjnej. W kolejnym kroku dodawania komórki organizacyjnej naleŝy uzupełnić dane kontaktowe komórki. Czynność tą wykonuje się w oknie (1) Dodawanie komórki organizacyjnej - Dane kontaktowe. Opcja Uzupełnij pozwoli wprowadzić Ŝądane informacje: Telefon do kierownika komórki organizacyjnej Telefon do informacji Telefon do rejestracji Fax Po uzupełnieniu danych naleŝy wybrać opcję Zatwierdź. Strona 19 z 143

20 Rys. 6.6 Przykładowe okno wprowadzania danych kontaktowych Dane kontaktowe stanowią przedostatni krok uzupełniania informacji o komórce. Wybór opcji Dalej pozwoli przejść do okna Podsumowania wprowadzonych danych. W podsumowaniu (4) Dodawanie komórki organizacyjnej Podsumowanie system wyświetla wszystkie wprowadzone informacje. Dane naleŝy sprawdzić, a w przypadku stwierdzenia poprawności zatwierdzić wybierając opcję Zatwierdź. Rys. 6.7 Przykładowe okno podsumowania informacji dotyczących komórki organizacyjnej Zatwierdzone informacje o komórce zostaną wyświetlone na liście komórek organizacyjnych. Strona 20 z 143

21 Rys. 6.8 Przykładowe okno listy komórek organizacyjnych Do kaŝdej dodanej komórki przyporządkowane są następujące funkcje: Podgląd - umoŝliwia przeglądanie danych w komórce organizacyjnej bez moŝliwości edycji; Edytuj - umoŝliwia poprawienie wprowadzonych danych komórki organizacyjnej. Zmiana informacji następuje w analogiczny sposób jak dodawanie nowej komórki organizacyjnej, stare dane zastępuje się nowymi danymi. Jedyną funkcją, która podczas edycji nie podlega zmianie jest kod komórki oraz nazwa jednostki, do której jest przypisana dana komórka. JeŜeli podczas edycji komórki wystąpi następujący błąd, znaczy to, Ŝe rozpoczęcia działalności komórki naruszają granice harmonogramu profilu juŝ do niej przypisanego: Wskazany zakres dat działania/obowiązywania wykracza poza zakresy dat działania/obowiązywania podrzędnych elementów struktury organizacyjnej. Zmiana specjalności umoŝliwia dokonanie zmiany VII części kodu resortowego komórki organizacyjnej Dezaktywuj umoŝliwia dezaktywację komórki organizacyjnej. W kolumnie Status pojawia się wartość nieaktywna. MoŜna dezaktywować tylko te komórki, z którymi miejsca wykonywania świadczeń nie są powiązane. Harmonogram - umoŝliwia wyświetlenie harmonogramu, jaki został przypisany do komórki podczas jej dodawania; Profile słuŝy do wprowadzenia profili działalności komórki organizacyjnej, czyli IX, X części kodu resortowego oraz edycję profili. Uwaga! Dla komórki organizacyjnej musi być wprowadzony przynajmniej jeden profil leczenia. Miejsca umoŝliwia przeglądanie miejsc wykonywania świadczeń przez komórkę organizacyjną Harmonogram pracy W miejscu tym operator systemu moŝe zapoznać się z wszystkimi harmonogramami czasu pracy, jakie obowiązywały w danej komórce organizacyjnej: Strona 21 z 143

22 Rys. 6.9 Harmonogramy komórki organizacyjnej Podczas przypisywania nowego harmonogramu do komórki operator systemu musi podać odpowiedni harmonogram, który jest definiowany w części harmonogramów wzorcowych. Dodatkowo system wymaga podania daty początku i końca jego obowiązywania. NaleŜy pamiętać, Ŝe system pilnuje wskazanych dat w pozostałych pozycjach. Dlatego teŝ w jednym czasie komórka moŝe posiadać tylko jeden harmonogram. W celu wprowadzenia do portalu nowej pozycji harmonogramu naleŝy posłuŝyć się opcją Dodawanie harmonogramu komórki organizacyjnej. W nowo otwartym oknie operator systemu musi podać odpowiedni harmonogram wybierany przy pomocy słownika (wprowadzane w części poświęconej Harmonogramom wzorcowym) oraz daty początku i końca obowiązywania, które muszą się zawierać w zakresie działalności komórki organizacyjnej. JeŜeli podczas dodawania harmonogramu komórki pojawi się następujący komunikat: KaŜda nowo wprowadzona pozycja zostanie wyświetlona na liście Harmonogramów komórki organizacyjnej. Wszystkie pozycje moŝna przeglądać, edytować lub dezaktywować. Podczas edycji harmonogramu komórki organizacyjnej mogą się pojawić następujące błędy -Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem profilu komórki organizacyjnej, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie zdefiniowano ciągłego okresu harmonogramów komórki organizacyjnej -Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem profilu komórki organizacyjnej, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do harmonogram profilu komórki organizacyjnej jest niezgodny z harmonogramem komórki organizacyjnej -Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem profilu komórki organizacyjnej, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie zdefiniowano harmonogramów komórki organizacyjnej -Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem miejsca zatrudnienia personelu medycznego, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie zdefiniowano ciągłego okresu harmonogramów komórki organizacyjnej -Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem miejsca zatrudnienia personelu medycznego, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do harmonogram profilu komórki organizacyjnej jest niezgodny z harmonogramem komórki organizacyjnej -Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem miejsca zatrudnienia personelu medycznego, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie zdefiniowano harmonogramów komórki organizacyjnej - Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem miejsca zatrudnienia personelu medycznego, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie zdefiniowano ciągłego okresu harmonogramów komórki organizacyjnej - Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem miejsca zatrudnienia personelu medycznego, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do Strona 22 z 143

23 harmonogram profilu komórki organizacyjnej jest niezgodny z harmonogramem komórki organizacyjnej - Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem miejsca zatrudnienia personelu medycznego, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie zdefiniowano harmonogramów komórki organizacyjnej Zmiana specjalności komórki organizacyjnej Opcja ta jest dostępna tylko i wyłącznie dla aktywnych komórek organizacyjnych. Świadczeniodawca powinien wykorzystywać powyŝszą funkcję tylko i wyłącznie gdy operator systemu pomylił się podczas wpisywania VII części kodu resortowego. JeŜeli dokonano zmiany specjalności naleŝy najpierw dezaktywować miejsce wykonywania świadczeń podpięte do danej komórki, następnie zmienić specjalność tej komórki i dodać nowe miejsce. JeŜeli świadczeniodawca nie wykona tego w ten sposób moŝe mieć problemy z rozliczaniem JGP. JeŜeli zmiana nastąpi bez dezaktywacji miejsca wykonywania świadczeń, uŝytkownik będzie musiał ponownie określić wszystkie cechy dodatkowe miejsca podpiętego do edytowanej komórki Opisane powyŝej operacje nie będą miały wpływu na personel medyczny pracujący w miejscu wykonywania świadczeń oraz dostępny w danym miejscu sprzęt pozostaje on bez zmian i nie wymaga przeniesienia do innego miejsca. Profil działalności Profil działalności szczególnie istotny do wprowadzenia w lecznictwie uzdrowiskowym uzupełnia się z poziomu listy komórek organizacyjnych. Wskazując komórkę organizacyjną i wybierając dla niej opcję Profile, uŝytkownik systemu uzyskuje dostęp do opcji dodawania profilu działalności komórki organizacyjnej. W oknie Profile działalności komórki organizacyjnej naleŝy wybrać Dodawanie profilu. Czynność spowoduje wyświetlenie okna Dodawania profilu, w którym naleŝy wskazać: Funkcję ochrony zdrowia Dziedzinę medyczną Datę rozpoczęcia działalności Zakończenia działalności (profilu) Dwa pierwsze pola są polami obligatoryjnymi, gdzie odpowiedź jest zaleŝna od listy słownikowej, natomiast trzecie pole pozwala na uzupełnienie informacji, od kiedy profil jest realizowany przez oferenta. Datę zakończenia działalności profilu komórki naleŝy podać w przypadku, jeŝeli pozycja nie jest bezterminowa. Przejście do kolejnego kroku uzupełniania danych umoŝliwia opcja Dalej. Drugi krok uzupełniania profilu to wskazanie harmonogramu czasu pracy dla profilu. Funkcjonalność Portalu SZOI pozwala na zachowanie harmonogramu czasu pracy względem komórki organizacyjnej (opcja: Harmonogram zgodny z harmonogramem komórki) lub wybór nowego harmonogramu za pomocą dostępnego słownika. NaleŜy takŝe podać datę początku oraz końca (wymagane w przypadku odznaczenia opcji bezterminowości) obowiązywania danego harmonogramu. Informacja o profilu i harmonogramie czasu realizacji profilu w komórce stanowi pełną definicję profilu leczenia w Portalu SZOI. Dlatego teŝ wprowadzenie tych danych spowoduje wyświetlenie okna Podsumowania. Jeśli dane są poprawne naleŝy je Zatwierdzić. JeŜeli podczas edycji profilu wystąpi następujący komunikat, znaczy to, Ŝe daty obowiązywania profilu naruszają granice harmonogramu profilu: Wskazany zakres dat działania/obowiązywania wykracza poza zakresy dat działania /obowiązywania podrzędnych elementów struktury organizacyjnej. Dodatkowo mogą wystąpić poniŝsze błędy: Strona 23 z 143

24 - Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem profilu komórki organizacyjnej, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie zdefiniowano ciągłego okresu harmonogramów komórki organizacyjnej - Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem profilu komórki organizacyjnej, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do harmonogram profilu komórki organizacyjnej jest niezgodny z harmonogramem komórki organizacyjnej - Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem profilu komórki organizacyjnej, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie zdefiniowano harmonogramów komórki organizacyjnej Uwaga! Jeśli oferent realizuje więcej profili leczenia w ramach komórki organizacyjnej warto jest wymienić je za pomocą dostępnej funkcjonalności. Profile podobnie jak inne wprowadzane informacje o potencjale świadczeniodawcy mogą być Edytowane z moŝliwością poprawy danych, Dezaktywowane. Przy pomocy opcji Harmonogramy operator moŝe przejść do okna, w którym moŝna definiować harmonogramy profilu działalności przy pomocy opcji Dodawanie harmonogramu komórki organizacyjnej. MoŜna zdefiniować harmonogram zgodny z harmonogramem komórki lub teŝ całkiem odrębny harmonogram wybierany ze słownika (harmonogramy wzorcowe). Podobnie jak w przypadku harmonogramu komórek organizacyjnych tak i tu naleŝy podać takŝe daty początku i końca obowiązywania. Podczas edycji juŝ istniejącej pozycji moŝe wystąpić następujący błąd, który informuje, Ŝe edytowany harmonogram nie zawiera się w harmonogramie komórki organizacyjnej: Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem profilu komórki organizacyjnej, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do harmonogram profilu komórki organizacyjnej jest niezgodny z harmonogramem komórki organizacyjnej 6.3 Uzupełnianie potencjału świadczeniodawcy Struktura wykonawcza Informacje o strukturze wykonawczej świadczeniodawcy uzupełnia się przez wprowadzenie informacji o lokalizacjach oraz miejscach udzielania świadczeń. Czynności te wykonuje się odpowiednio po wybraniu menu: 1. Struktura wykonawcza -> Lokalizacje umoŝliwia dodanie/edycję lokalizacji jednostki organizacyjnej; 2. Struktura wykonawcza -> Miejsca udzielania świadczeń umoŝliwia dodanie / edycję miejsc udzielania świadczeń. Lokalizacje Funkcje dostępne w oknie Lokalizacji pozwalają na wprowadzanie, edytowanie, dezaktywowanie nowych lokalizacji. Strona 24 z 143

25 Ilustracja 20 Przykładowe okno listy lokalizacji W celu dodania nowej lokalizacji naleŝy skorzystać z opcji Dodawanie lokalizacji. Czynność dodawania składa się z kilku kroków: 1. Dodawania adresu lokalizacji: m.in. kod pocztowy, pocztę oraz miejscowość 2. Wprowadzania nazwy lokalizacji, jednoznacznie określającej budynek świadczenia usług; Ilustracja 21 Przykładowe okno dodawania lokalizacji - cechy 3. Uzupełnienia cech dodatkowych lokalizacji Ilustracja 22 Przykładowe okno dodawania lokalizacji cechy dodatkowe 4. Sprawdzenia i zatwierdzenia wprowadzonych i wyświetlonych w podsumowaniu informacji Strona 25 z 143

26 Ilustracja 23 Przykładowe okno dodawania lokalizacji - podsumowanie Po kliknięciu w oknie lokalizacji na link - moŝemy przeprowadzić edycję lokalizacji. JeŜeli lokalizacja posiada przynajmniej jedno miejsce (niezaleŝnie od tego, czy jest ono aktywne czy nie), pól dotyczących edycji adresu (poziom 2) nie moŝna edytować. Nazwę oraz cechy dodatkowe mogą być zmieniane w kaŝdym przypadku Wybierając link otworzy się okno, w którym zostaną wyświetlone wszystkie dane lokalizacji. Wybierając opcję dezaktywuj wypisane zostaną wszystkie dane lokalizacji, która chcemy dezaktywować. JeŜeli jesteśmy pewni swojej decyzji wciskamy Zatwierdź. Dezaktywować moŝna tylko te pozycje, które nie są powiązane z miejscami wykonywania świadczeń. Operator moŝe takŝe przejść do Miejsc wykonywania świadczeń, które są powiązane z daną lokalizacją. Dzięki funkcjonalności zawartej w poniŝszym oknie operator systemu moŝe dokonać modyfikacji adresu wybranej lokalizacji. W pierwszej kolejności naleŝy skorzystać z opcji Dodaj wniosek. W nowo otwartym oknie uŝytkownik moŝe dokonać modyfikacji związanych z Ulicą, Numerem domu oraz Numerem lokalu. Po wprowadzeniu zmian naleŝy dodatkowo wprowadzić odpowiednie Uzasadnienie modyfikacji a następnie Zatwierdzić operację. KaŜdy nowo wprowadzony wniosek o zmianę danych adresowych znajdzie się na Liście zmian administracyjnych. W pierwszej kolejności wniosek otrzyma status wprowadzony. Dla pozycji o takim statusie w kolumnie Operacji dostępne będą następujące opcje: Podgląd Zatwierdź Edytuj Anuluj W chwili Zatwierdzenia pozycji, wniosek jest przesyłany do Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, gdzie odpowiedzialna osoba musi go Przyjąć lub Odrzucić. W zaleŝności od podjętej przez pracownika OW NFZ decyzji w kolumnie Status operacji pojawi się status przyjęty lub odrzucony. Strona 26 z 143

27 Ilustracja 4 Lista zmian administracyjnych Miejsca udzielania świadczeń Następny etap uzupełniania potencjału świadczeniodawcy to wprowadzenie informacji o miejscach udzielania świadczeń. Dane te wprowadza się z poziomu okna Miejsc udzielania świadczeń. Ilustracja 24 Przykładowe okno listy miejsc udzielania świadczeń Czynność dodawania miejsca wykonywania świadczeń naleŝy rozpocząć od wybrania opcji Dodawanie miejsca. Wybór opcji spowoduje wyświetlenie okna (1) Dodawanie miejsca udzielania świadczeń dane podstawowe. W części tej definiuje się powiązanie pomiędzy komórką organizacyjną, a lokalizacją stanowiące miejsce udzielania świadczeń. W tym celu konieczne jest uzupełnienie pól: Komórka organizacyjna (na podstawie uzupełnionej wcześniej listy komórek organizacyjnych) Lokalizacja (na podstawie uzupełnionej wcześniej listy lokalizacji) Nazwa miejsca udzielania świadczeń Strona 27 z 143

28 Ilustracja 25 Przykładowe okno dodawania miejsca dane podstawowe Wprowadzenie danych podstawowych i wybór opcji Dalej umoŝliwi przejście do kolejnego kroku uzupełniania Cech zaleŝnych od specjalności komórki organizacyjnej. W kolejnym oknie (2) Dodawanie miejsca udzielania świadczeń Cechy zaleŝne od specjalności komórki organizacyjnej wybieramy cechy zaleŝne miejsca. JeŜeli takowych nie ma, naleŝy przejść Dalej: Ilustracja 26 Okno dodawania miejsca cechy zaleŝne W ostatnim oknie podsumowującym musimy Zatwierdzić wprowadzone wcześniej dane. Ilustracja 27 Przykładowe okno dodawania miejsca - podsumowanie Podobnie jak w przypadku komórek organizacyjnych, w kolumnie Operacji znajdują się następujące odnośniki: Podgląd Edycja umoŝliwia modyfikację nazwy miejsca wykonywania świadczeń oraz cech dodatkowych sprzętu Dezaktywuj Sprzęt przeznaczona została do przeglądania sprzętu przypisanego do danego miejsca Przepnij sprzęt umoŝliwia przepięcie sprzętu do innego miejsca wykonywania świadczeń Personel przeglądanie personelu zatrudnionego w danym miejscu Procedury/zabiegi umoŝliwia przeglądanie i dodawanie listy procedur/zabiegów medycznych Po wybraniu opcji Sprzęt operator systemu moŝe przejść do okna Dostępności sprzętu medycznego / środków transportu: Strona 28 z 143

29 Ilustracja 28 Przykładowe okno sprzętu dostępnego w miejscu udzielania świadczeń W oknie przeglądania sprzętu dla miejsca udzielania świadczeń uŝytkownik ma do dyspozycji trzy zakładki przeglądania informacji o dostępności sprzętu: Dostępny w miejscu tu wypisany jest sprzęt, który znajduje się w miejscu udzielania świadczeń; Dostępny w lokalizacji sprzęt znajduje się w tej samej lokalizacji, co wybrane miejsce i został udostępniony dla innych; Dostępny poza lokalizacją Aby uzyskać więcej informacji na temat danej pozycji sprzętu naleŝy skorzystać z opcji Podgląd. Funkcja Przepnij sprzęt, która znajduje się w głównym oknie miejsc wykonywania świadczeń, pozwala przenieść sprzęt pojedynczo lub w całości z miejsca A do miejsca B. Jest ona dostępna tylko i wyłącznie dla miejsc aktywnych. Wybranie powyŝszej opcji spowoduje otwarcie następującego okna: Rys Przepięcie sprzętu W pierwszej kolejności świadczeniodawca musi podać odpowiednie miejsce wykonywania świadczeń, w którym sprzęt ma stacjonować oraz datę przepięcia. NaleŜy pamiętać, Ŝe data ta nie moŝe być Strona 29 z 143

30 późniejsza niŝ data bieŝąca. Przed przejściem do kolejnego kroku trzeba jeszcze zaznaczyć, jaki sprzęt ma zostać przepięty (całość czy teŝ poszczególne pozycje wybierane ze słownika). W powyŝszym oknie naleŝy wybrać odpowiednie miejsce, z którego ma zostać przeprowadzony import. Operację wyboru miejsca przeprowadzamy przy uŝyciu słownika, w którym znajdują się tylko miejsca zalogowanego świadczeniodawcy, zarówno te aktywne jak i nieaktywne. Po wybraniu odpowiedniego miejsca moŝemy przejść do Podsumowania przy pomocy opcji. Znajdą się tutaj informacja dotycząca miejsca źródłowego, miejsca docelowego oraz ile jednostek sprzętu medycznego moŝna przepiąć: Rys Podsumowanie przepięcia sprzętu Podczas przepinania sprzętu między odpowiednimi miejscami mogą pojawić się następujące błędy: - 'Miejsce, z którego ma być przeniesiony sprzęt oraz miejsce, do którego ma być przeniesiony, muszą naleŝeć do tego samego świadczeniodawcy' - 'Miejsce udzielania świadczeń, do którego ma być przeniesiony sprzęt, musi być aktywne' Przeglądanie osób personelu medycznego pracujących w miejscu udzielania świadczeń Przy pomocy opcji Personel dostępnej w kolumnie Operacje operator systemu moŝe zapoznać się z wszystkimi osobami personelu medycznego, jakie pracują w miejscu lub są deklarowane do pracy w tym miejscu: Rys Osoby personelu pracujące w miejscu udzielania świadczeń Aby ułatwić uŝytkownikowi pracę z tą częścią systemu, w górnej części okna osób pracujących w miejscu, zostały wprowadzone filtry umoŝliwiające wyszukiwanie odpowiednich pozycji według następujących parametrów: Nr. PESEL Imienia Nazwiska Zawodu/specjalności Funkcji Zgodności z harmonogramem komórki Deklaracji dostępności w dniu Strona 30 z 143

31 Wszystkie informacje dotyczące osób personelu pracujących w miejscu udzielania świadczeń, zostały zapisane w tabeli, która składa się z następujących kolumn: Numer PESEL Imię i nazwisko Zawód/specjalność Funkcja Praca od oraz do Zgodność z harmonogramem komórki Operacje W kolumnie Operacje znajduje się funkcja Podgląd umoŝliwiająca przeglądania harmonogramu czasu pracy osoby personelu medycznego w danym miejscu: Rys Miejsce pracy zatrudnionego personelu medycznego Funkcja procedury/zabiegi, która znajduje się w głównym oknie miejsc wykonywania świadczeń, pozwala na przeglądanie i dodawanie listy procedur/zabiegów medycznych. Wybranie powyŝszej opcji spowoduje otwarcie następującego okna: Strona 31 z 143

32 Rys Lista procedur/zabiegów medycznych W pierwszej kolejności świadczeniodawca musi wybrać z listy procedurę/zabieg medyczny ICD 9, następnie uzupełnić pole stan na dzień, by móc uŝyć opcji lub. Wszystkie informacje dotyczące listy procedur/zabiegów medycznych, zostały zapisane w tabeli, która składa się z następujących kolumn: kod, nazwa, adres, kod procedury, nazwa procedury, operacje. W kolumnie Operacje znajduje się opcja następujące okno:, po jej naciśnięciu zostanie uruchomione Strona 32 z 143

33 Rys Okresy dostępności procedur Wszystkie informacje dotyczące okresów dostępności procedur, zostały zapisane w tabeli, która składa się z następujących kolumn: kod procedury, nazwa procedury, data dostępności od, data dostępności do, gotowość, aktywność, operacje. W kolumnie operacje dostępne są opcje oraz. Po uŝyciu opcji wyświetli się następujące okno: Rys Edycja okresów dostępności (1) W powyŝszym oknie naleŝy uzupełnić następujące dane: data wykonywania od, Strona 33 z 143

34 data wykonywania do, gotowość. Po uzupełnieniu wymaganych danych w celu kontynuowania operacji, naleŝy uŝyć funkcji, która spowoduje wyświetlenie następującego okna: Rys Edycja okresów dostępności podsumowanie W ostatnim oknie podsumowującym musimy Zatwierdzić wprowadzone wcześniej dane. Wyświetli się wówczas następujące okno: Rys Edycja okresów dostępności Pomyślne zakończenie operacji naleŝy zatwierdzić przy uŝyciu opcji. Z kolei po uŝyciu opcji w oknie Okresy dostępności procedur wyświetli się następujące okno: Rys Usunięcie okresu dostępności (1) Strona 34 z 143

35 Po uŝyciu funkcji karty: nastąpi usunięcie okresu dostępności i przejście do poniŝszej Rys Usunięcie okresu dostępności Pomyślne zakończenie operacji naleŝy zatwierdzić przy uŝyciu opcji. W celu dodania procedury w oknie Lista procedur/zabiegów medycznych naleŝy skorzystać z funkcji, uruchomi się wówczas następujące okno: Rys Dodawanie procedury pierwszy etap Po wybraniu z listy procedury medycznej ICD 9, naleŝy wybrać opcję spowoduje wyświetlenie karty informacji szczegółowych.. Czynność ta Strona 35 z 143

36 Rys Dodawanie procedury drugi etap W powyŝszej karcie naleŝy uzupełnić następujące dane: data wykonywania od, data wykonywania do (istnieje moŝliwość zaznaczenia opcji ), gotowość. Aby powrócić do poprzedniego okna trzeba uŝyć funkcji, natomiast w celu zaniechania operacji naleŝy skorzystać z opcji. Po uzupełnieniu wymaganych danych w celu kontynuowania dodawania procedury naleŝy uŝyć funkcji następującego okna:, która spowoduje wyświetlenie Rys Dodawanie procedury podsumowanie W ostatnim oknie podsumowującym musimy Zatwierdzić wprowadzone wcześniej dane. Wyświetli się wówczas następujące okno: Strona 36 z 143

37 Rys Dodawanie procedury Pomyślne zakończenie operacji naleŝy zatwierdzić przy uŝyciu opcji. 6.4 Uzupełnianie potencjału świadczeniodawcy Zasoby świadczeniodawcy Funkcje wprowadzania informacji o zasobach sprzętu uzyskuje się po wybraniu menu: Zasoby świadczeniodawcy -> Sprzęt medyczny. W części tej świadczeniodawca wprowadza: Za pomocą opcji Dodawanie sprzętu informacje o sprzęcie medycznym pozwalającym na realizację świadczeń Za pomocą opcji Dodawanie środka transportu informacje o środkach transportu wykorzystywanych w celu realizacji zadań. Ilustracja 29 Przykładowe okno listy zasobów świadczeniodawcy Wszystkie pozycje podświetlone na kolor czerwony oraz przekreślone czarna linią znajdują się w potencjale świadczeniodawcy i mogą być wybierane podczas tworzenia umowy do Narodowego Funduszu Zdrowia. Jednak pozycje te nie znajdują się w aktualnie obowiązującym słowniku sprzętu medycznego opublikowanego przez Centralę NFZ. Dlatego teŝ po jego usunięciu nie będzie moŝna dodać go kolejny raz. Środki transportu podświetlone na kolor szary wymagają edycji, gdyŝ nie posiadają wprowadzonej Strona 37 z 143

38 informacji związanej z Typem ambulansu, Numerem homologacji oraz Datą homologacji. W przypadku takich pozycji operator musi wprowadzić do systemu brakujące informacje. Sprzęt medyczny Wybierając opcję Dodawanie sprzętu operator uzyska dostęp do funkcji definiowania zasobów świadczeniodawcy w sprzęt medyczny. Uzupełnienie wymaga podania informacji o: Statusie dostępności sprzętu: czy oferent posiada sprzęt, czy będzie go posiadał? Daty, od kiedy sprzęt będzie w posiadaniu świadczeniodawcy Nazwie sprzętu wybieranej ze słownika sprzętu; oraz kodzie UMDNS. Rys Przykładowe okno dodawania sprzętu Po wprowadzeniu informacji podstawowych o sprzęcie naleŝy wybrać opcję Dalej. Czynność spowoduje wyświetlenie karty informacji szczegółowych. W drugim etapie dodawania sprzętu operator musi podać wszystkie informacje związane z jego dostępnością: Dostępność od dnia Dostępność do dnia (pole niewymagane) W którym ze zdefiniowanych miejsc udzielania świadczeń znajduje się sprzęt? Czy sprzęt jest udostępniany innym jednostkom? NiezaleŜnie od deklaracji posiadania sprzętu, a zaleŝnie od rodzaju wybranego sprzętu medycznego pole liczba egzemplarzy ustawiane jest na 1 lub naleŝy je wypełnić. W przypadku, gdy oferent posiada zadeklarowany sprzęt konieczne jest uzupełnienie następujących danych szczegółowych: Producent Strona 38 z 143

39 Model (pole niewymagalne) Rok produkcji Numer seryjny Czy oferent posiada umowę serwisową gwarantującą sprawność sprzętu? Czy sprzęt posiada atest? Rys Przykładowe okno dodawania sprzętu dane szczegółowe W przypadku, gdy oferent nie posiada zadeklarowanego sprzętu, konieczne jest uzupełnienie: Producenta Modelu (pole niewymagalne) W kolejnym oknie dodawania naleŝy wskazać dodatkowe cechy sprzętu wg słownika NFZ oraz cechy nieuwzględnione w słowniku NFZ. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych wyświetlone zostanie okno podsumowania. Opcja zatwierdź spowoduje zapis danych na listę sprzętu medycznego: Rys Przykładowe okno dodawania sprzętu - podsumowanie JeŜeli jakiś sprzęt zostanie dezaktywowany istnieje moŝliwość jego przywrócenia. Aby to uczynić trzeba przejść na listę sprzętu nieaktywnego przy pomocy filtru Aktywności. Opcja Przywróć, która znajduje w kolumnie Operacji umoŝliwia aktywację sprzętu. Środki transportu Wprowadzając informację o środku transportu postępujemy zgodnie z informacjami opisanymi w części dodawania sprzętu medycznego. Rozpoczynamy od wybrania opcji Dodawanie środka transportu, a następnie wprowadzamy informacje podstawowe (nazwa oraz dostępność) i szczegółowe. Wśród danych szczegółowych konieczne jest uzupełnienie informacji o: Strona 39 z 143

40 Miejscu stacjonowania Daty dostępności Dostępności dla innych jednostek Marce środka transportu Nazwie środka transportu Roku produkcji Nr rejestracyjnym Pojemności silnika Homologacji Umowie serwisowej oraz ateście oraz dodatkowych cech środka nieuwzględnionych w słowniku NFZ (pole niewymagalne). Korzystając z wyŝej opisanych opcji naleŝy uzupełnić informację o sprzęcie medycznym, dostępnym we wszystkich jednostkach organizacyjnych świadczeniodawcy, wykorzystywanym do realizacji kontraktu z NFZ. Okresy dostępności sprzętu oraz środków transportu KaŜdy sprzęt medyczny oraz środek transportu jest udostępniany w danym miejscu w określonym czasie. Dzięki tej funkcjonalności świadczeniodawca moŝe zarządzać dostępnością swojego sprzętu medycznego w róŝnych okresach czasu. Wszystkie pozycje, które zostały wprowadzone do systemu przed udostępnieniem tej funkcjonalności, posiadają jeden okres dostępności, który rozpoczyna się w chwili, gdy był wprowadzony do systemu a data końca obowiązywania jest bezterminowa. NaleŜy takŝe pamięta, Ŝe dla jednej pozycji sprzętu w danym czasie moŝe być wprowadzony tylko jeden okres dostępności. W przeciwnym razie system zgłosi odpowiedni błąd. Aby wprowadzić nowy okres dostępności naleŝy wybrać opcję o tej samej nazwie, dostępnej w głównym oknie Sprzętu medycznego. W nowo otwartym oknie znajdą się wszystkie okresy, jakie zostały przypisane do danego sprzętu: Rys miejsce stacjonowania sprzętu - okresy dostępności Podczas wprowadzania nowego okresy dostępności przy pomocy opcji Dodawanie okresu dostępności naleŝy podać następujące informacje: Dostępność od oraz do dnia Miejsce stacjonowania Liczbę egzemplarzy (opcjonalnie) Dostępność dla innych NaleŜy pamiętać, aby poszczególne okresy dostępności nie nachodziły na siebie. Strona 40 z 143

41 6.5 Zatrudniony personel medyczny Dane dotyczące wszystkich osób personelu medycznego, które zostały zatrudnione przez danego świadczeniodawcę moŝna przeglądać w oknie Zatrudnionego personelu medycznego. W tym celu naleŝy przejść do głównego menu Portalu SZOI i wybrać następujące elementy Świadczeniodawcę -> Zasoby świadczeniodawcy -> Zatrudniony personel medyczny. Nowo otwarte okno Zatrudnionego personelu medycznego zostało zbudowane na podstawie tabeli, która składa się z następujących kolumn: PESEL numer ewidencyjny Imię / Nazwisko Zatrudnienie informacja o tym czy dana osoba jest zatrudniona Zatrudnienie od / Zatrudnienie do Telefon / Telefon komórkowy Operacje Rys Lista zatrudnionego personelu medycznego Filtry znajdujące się w środkowej części okna umoŝliwiają wyszukiwanie danej pozycji. Operator systemu moŝe filtrować listę personelu według następujących kryteriów: numeru PESEL nazwiska imienia charakteru zatrudnienia deklaracji dostępności w dniu Rys Filtry W poszczególnych kolumnach zawarte są wszystkie informacje wprowadzone do systemu, które są wymagane podczas zatrudniania nowej osoby. Dzięki takiej budowie moŝliwe jest zapoznanie się z podstawowymi informacjami dotyczącymi danej pozycji, bez konieczności wyszukiwania w innych miejscach systemu. W zakładce Operacje znajdują się podstawowe funkcje, dzięki którym uŝytkownik moŝe pracować na danej pozycji: Strona 41 z 143

42 podgląd zatrudnienia umoŝliwia zapoznanie się z dokładniejszymi informacjami dotyczącymi zatrudnienia danej osoby edytuj osobę umoŝliwia poprawę wszystkich informacji, jakie zostały wcześniej podane. Jedyną pozycją, która nie podlega zmianie jest numer PESEL edytuj zatrudnienie umoŝliwia edycję informacji dotyczących zatrudnienia rozwiąŝ zatrudnienie dzięki tej funkcji moŝna rozwiązać zatrudnienie z daną osobą. Podczas tej operacji naleŝy podać datę rozwiązania umowy. usuń zatrudnienie miejsca pracy informacja o miejscach pracy personelu medycznego Wprowadzanie nowej osoby personelu medycznego do rejestru W celu wprowadzenia nowej osoby personelu medycznego do portalu naleŝy skorzystać z opcji Zatrudnienie osoby personelu medycznego, która znajduje się w głównym oknie: Rys Wprowadzanie zatrudnienia osoby personelu medycznego Wprowadzanie personelu medycznego zaczynamy od podania numeru PESEL danej osoby. Podczas tej operacji mogą się pojawić następujące przypadki: 1. JeŜeli dana osoba znajduje się juŝ w bazie będzie moŝna jedynie wprowadzić informacje dotyczące zatrudnienia, pominięte zostanie wprowadzanie danych podstawowych 2. W przypadku, jeŝeli informacje nie znajdują się w rejestrze numer PESEL zostanie zaznaczony na czerwono oraz pojawi się wykrzyknik informujący uŝytkownika, Ŝe. Obok tego komunikatu pojawi się przycisk Dodaj, który umoŝliwia wprowadzanie danej osoby do bazy NFZ. 3. Ostatnim przypadkiem jest PoniŜej opisano przypadek wprowadzania nowej osoby do rejestru. Strona 42 z 143

43 Rys Dodawanie osoby do bazy NFZ Pierwszym etapem operacji wprowadzania nowego członka personelu medycznego jest uzupełnienie danych podstawowych. Aby to uczynić naleŝy skorzystać z opcji Uzupełnij: Rys Dane podstawowe W kolejnym oknie wprowadzania Danych podstawowych uŝytkownik musi wprowadzić następujące informacje: Imię Drugie imię Nazwisko Numer telefonu stacjonarnego Numer telefonu komórkowego Wszystkie pola oznaczone gwiazdką wymagają uzupełnienia: Rys Uzupełnianie danych podstawowych JeŜeli wszystkie informacje zostały wprowadzone moŝna przejść do kolejnego etapu przy pomocy opcji Dalej. W kolejnym oknie znajduje się podsumowanie danych podstawowych. Gdy wszystko się zgadza moŝna Zatwierdzić wprowadzanie. Przy pomocy opcji Wstecz moŝna powrócić do poprzedniego okna, natomiast Anuluj przerywa operację wprowadzania danych podstawowych. Wszystkie wprowadzone dane zostaną wyświetlone w głównym oknie wprowadzania osoby personelu medycznego. UŜytkownik moŝe dokonać modyfikacji wcześniej dodanych informacji przy pomocy opcji Edytuj. W chwili gdy wszystko się zgadza moŝna przejść do kolejnego okna przy pomocy opcji Dalej: Strona 43 z 143

44 Rys Dane podstawowe Kolejnym etapem wprowadzania personelu medycznego jest uzupełnienie Wykształcenia. Aby wprowadzić wszystkie informacje dotyczące wykształcenia naleŝy skorzystać z opcji Dodaj: Rys Wykształcenie Przy pomocy słownika wykształcenia operator musi wybrać jedną spośród siedmiu następujących pozycji: wyŝsze medyczne - tytuł magistra wyŝsze medyczne - tytułu licencjata średnie medyczne wyŝsze średnie wyŝsze tytuł magistra wyŝsze - tytułu licencjata Dzięki opcji Zatwierdź moŝna zapisać zmiany i przejść do głównego okna dodawania wykształcenia. Dla kaŝdej osoby personelu istnieje moŝliwość wprowadzenia kilku rodzajów wykształcenia przy pomocy opcji Dodaj. Funkcja Usuń znajdująca się w kolumnie Operacji umoŝliwia usunięcie błędnie wprowadzonej pozycji: Rys Dodawanie wykształcenia JeŜeli wszystkie pozycje wykształcenia zostały wprowadzone, moŝna przejść do kolejnego okna przy pomocy opcji Dalej. W trzecim etapie dodawania, operator systemu moŝe wprowadzić do portalu odpowiednie uprawnienia. Podobnie jak we wszystkich poprzednich przypadkach, aby wprowadzić nową pozycję naleŝy skorzystać z opcji Dodaj. Wprowadzenie uprawnienia nie jest obowiązkowe, jednak warto je podać. Kolejne okno wymaga od uŝytkownika podania następujących informacji: rodzaju uprawnienia nr prawa wykonywania zawodu Strona 44 z 143

45 organy rejestrującego daty uzyskania Wszystkie powyŝsze pola naleŝy obowiązkowo uzupełnić. Rys Dodawanie uprawnienia zawodowego Aby przerwać wprowadzanie uprawnień moŝna posłuŝyć się opcją Anuluj. Skorzystanie z opcji Zatwierdź umoŝliwi zapisanie wprowadzonych danych. Podobnie jak w przypadku wykształcenia, moŝna wprowadzić kilka rodzajów uprawnień. KaŜde nowo wprowadzone Uprawnienie zawodowe moŝna Edytować lub Usunąć, dzięki kolumnie Operacji. Rys Uprawnienia zawodowe Opcja Dalej przeznaczona jest do przejścia do kolejnego etapu, natomiast, aby powrócić do poprzedniego okna naleŝy skorzystać z opcji Wstecz. Funkcja Anuluj przerywa proces dodawania danej osoby. W kolejnym oknie, które pojawi się podczas wprowadzania nowej pozycji do systemu operator musi podać przynajmniej jeden Zawód i specjalność. MoŜna tego dokonać przy pomocy opcji Dodaj. W nowo otwartym oknie wyboru, uŝytkownik musi przy pomocy słownika wybrać odpowiednią pozycję. W słowniku tym widoczne wszystkie zawody/specjalności niewymagające odpowiednich uprawnień oraz te, które są powiązane z danymi wcześniej uprawnieniami. JeŜeli dany zawód/specjalność jest niewidoczny znaczy to, Ŝe naleŝy najpierw wprowadzić odpowiednie uprawnienie powiązane z danym zawodem. Istnieje moŝliwość wprowadzenia kilku rodzajów zawodów / specjalizacji dla jednej osoby. Dodatkowo naleŝy podać odpowiedni stopień specjalizacji: bez specjalizacji w trakcie 1st. specjalizacji specjalista W zaleŝności od wybranej pozycji, pojawić się moŝe takŝe pole: daty otwarcia specjalizacji daty uzyskania specjalizacji Strona 45 z 143

46 Rys Dodawanie zawodu i specjalności Funkcja Anuluj przerywa wprowadzanie zawodu / specjalności, natomiast Zatwierdź zapisuje wprowadzone dane. KaŜdą wprowadzoną pozycję moŝna edytować lub usunąć przy pomocy tych funkcji, które znajdują się w kolumnie Operacji w głównym oknie dodawania: Rys Lista zawodów i specjalności Opcja Dalej przeznaczona jest do przejścia do kolejnego etapu natomiast, aby powrócić do poprzedniego okna naleŝy skorzystać z opcji Wstecz. Funkcja Anuluj przerywa proces dodawania danej osoby. Kolejnym etapem jest podanie Kompetencji i umiejętności. UmoŜliwia to funkcja Dodaj. W nowo otwartym oknie operator systemu musi przy pomocy słownika wybrać odpowiednią kompetencję / umiejętność oraz podać datę jej uzyskania. Aby zapisać wprowadzone dane naleŝy posłuŝyć się przyciskiem Zatwierdź. Opcja Anuluj przerywa wprowadzanie kompetencji: Rys Dodawanie kompetencji i umiejętności Po powrocie do głównego okna Kompetencji i umiejętności dodawania personelu moŝna zapoznać się z wcześniej wprowadzonymi informacjami. KaŜdą pozycję moŝna Edytować lub Usunąć przy pomocy opcji znajdujących się w kolumnie Operacji. Strona 46 z 143

47 Rys Lista kompetencji i umiejętności Dzięki funkcji Dalej moŝna przejść do kolejnego okna, w którym moŝna wprowadzić Doświadczenie zawodowe przy pomocy opcji Dodaj. Nastpnie zostanie otworzony nowy słownik doświadczenia zawodowego, przy pomocy którego operator systemu moŝe wybrać odpowiednią pozycję: Rys Dodawanie doświadczenia zawodowego Podobnie jak podczas poprzednich wyborów tak i w tym przypadku przycisk Zatwierdź zapisuje wprowadzone dane, natomiast Anuluj przerywa operacje. W ostatnim oknie Zatrudniania nowej osoby personelu medycznego znajduje się Podsumowanie. Dzięki niemu operator systemu moŝe zapoznać się ze wszystkimi wprowadzonymi danymi jednocześnie. JeŜeli jakieś pozycje się nie zgadzają, istnieje moŝliwość powrotu i poprawy źle wybranych pozycji przy pomocy opcji Wstecz. W chwili, gdy wszystko zostało poprawnie wprowadzone moŝna Zatwierdzić cały proces. Dzięki tej operacji dana osoba zostanie zapisana w bazie NFZ. Strona 47 z 143

48 Rys Podsumowanie dodawania nowej osoby personelu Zatrudnianie personelu medycznego Po zatwierdzeniu podsumowania uŝytkownik powraca do pierwszego okna zatrudniania nowej osoby, w którym wprowadzał numer PESEL. JeŜeli operator systemu skorzysta z opcji Anuluj i przerwie proces zatrudniania, dana osoba i tak zostanie zapisana do bazy NFZ. Funkcja Dalej umoŝliwia przejście do kolejnego okna. W miejscu tym uŝytkownik musi wprowadzić następujące dane dotyczące wprowadzanej osoby: status zatrudnienia datę początku zatrudnienia czy jest to zatrudnienie bezterminowe data końca zatrudnienia średni miesięczny czas pracy Strona 48 z 143

49 Rys Zatrudnianie nowej osoby JeŜeli wszystkie informacje zostały wprowadzone moŝna przejść do następnego etapu przy pomocy opcji Dalej. W kolejnym oknie znajduje się Podsumowanie zatrudnionego personelu medycznego. Gdy wszystko się zgadza moŝna Zatwierdzić wprowadzone dane. Przy pomocy opcji Wstecz moŝna powrócić do poprzedniego okna, natomiast Anuluj przerywa operację wprowadzania danych. Rys Podsumowanie zatrudnienia nowej osoby Przypisywanie osoby do danego miejsca KaŜdy personel medyczny wprowadzony do systemu został zatrudniony u danego świadczeniodawcy. Jednak nie przydzielono mu miejsca pracy. Aby to uczynić naleŝy posłuŝyć się opcją Miejsca pracy, która znajduje się w głównym oknie zatrudniania personelu w kolumnie Operacji. Po jej uŝyciu, zostanie otwarte nowe okno, gdzie wyświetlą się wszystkie miejsca wykonywania świadczeń, w których dana osoba jest zatrudniona: Strona 49 z 143

50 Rys Lista miejsc pracy personelu medycznego PowyŜsza ilustracja przedstawia główne okno informacji o miejscach pracy personelu medycznego. Ma ono charakter tabeli, która składa się z następujących kolumn: Miejsca udzielania świadczeń (kod oraz nazwa) Komórki organizacyjnej podstawowe informacje Zawodu / specjalności Okresie pracy w miejscu - data od oraz data do (musi by późniejsza niŝ data od) Operacji W ostatniej kolumnie Operacji znajdują się następujące funkcje: Podglądu umoŝliwia przeglądanie szczegółowych informacji dotyczących danej pozycji Edycji przebiega identycznie jak operacja dodawania za wyjątkiem zmiany miejsca oraz zawodu / specjalności Usunięcia miejsca pracy osoby personelu Harmonogramu pozwala na podgląd pozycji harmonogramu Aby wprowadzić nowe miejsce zatrudnienia naleŝy skorzystać z opcji Dodawania miejsca pracy, która znajduje się po prawej stronie. W nowo otwartym oknie operator systemu musi podać podstawowe informacje dotyczące danego miejsca: Miejsce udzielania świadczeń wybierane ze słownika Zawodu / Specjalności, jaki będzie wykonywany w danym miejscu Funkcję Wszystkie powyŝsze pozycje są powiązane z wcześniej wprowadzonymi informacjami. JeŜeli przykładowo dany lekarz posiada 2 zawody, to w odpowiednim słowniku tylko one będą widoczne. Podobnie jest z miejscami operator będzie miał do wyboru jedynie miejsca danego świadczeniodawcy: Rys Dodawanie miejsca zatrudnienia - dane podstawowe Strona 50 z 143

51 Po wypełnieniu wszystkich podstawowych informacji dotyczących miejsca zatrudnienia, moŝna przejść do harmonogramu pracy przy pomocy opcji Dalej. W miejscu tym uŝytkownik systemu ma do wyboru dwie moŝliwości: wypełnienie pola dotyczącego Tygodniowej liczby godzin pracy zdefiniowanie Indywidualnego lub Wzorcowego harmonogramu pracy dostępnego poprzez opcję Edytuj Rys Dodawanie miejsca zatrudnienia - Harmonogram pracy W miejscu tygodniowej liczby godzin pracy nie moŝna wpisywać samych zer. Opcja Edytuj przeznaczona jest do definiowania nowego harmonogramu pracy. W nowo otwartym oknie operator moŝe wybrać harmonogram wzorcowy lub indywidualny. Przy wyborze pierwszej moŝliwości system nie wymaga podawania innych informacji. Natomiast w przypadku wyboru indywidualnego harmonogramu, moŝna zaznaczyć opcję zapisania go, jako harmonogramu wzorcowego, co pozwoli w przyszłości wykorzystać przy innych operacjach w systemie (naleŝy podać nazwę dla zapisywanego harmonogramu). Rys Harmonogram pracy - dane podstawowe W kolejnym etapie dodawania harmonogramu, uŝytkownik musi wybrać odpowiednią pozycję ze słownika, w którym widoczne są tylko pozycje odpowiadające danej komórce powiązanej z miejscem: Strona 51 z 143

52 Rys Harmonogram wzorcowy Podczas wyboru harmonogramu indywidualnego naleŝy przy pomocy opcji Dodaj wprowadzić odpowiednie dni tygodnia oraz godziny początku i końca pracy. JeŜeli dana pozycja została błędnie wprowadzona moŝna ją usunąć przy pomocy opcji Usuń, która znajduje się w kolumnie Operacji: Rys Harmonogram indywidualny W ostatnim etapie dodawania harmonogramu naleŝy Zatwierdzić podsumowanie. JeŜeli pewne pozycje zostały błędnie wprowadzone moŝna przy pomocy opcji Wstecz powrócić do wcześniejszych okien i poprawić poszczególne parametry: Rys Podsumowanie dodawania harmonogramu pracy Strona 52 z 143

53 Po zatwierdzeniu harmonogramu uŝytkownik powróci do okna, w którym rozpoczął wprowadzanie danych. Aby przejść do kolejnego okna moŝna skorzystać z opcji Dalej: Rys Harmonogram pracy personelu medycznego W trzecim etapie wprowadzania miejsca zatrudnienia dla osoby personelu medycznego naleŝy wprowadzić okresy pracy osoby. System sprawdza czy Okres pracy od zawiera się w okresie pracy w miejscu, jeŝeli nie, zgłoszony zostanie następujący błąd: Okres pracy od:* Data początku pracy w miejscu ( ) nie moŝe być wcześniejsza niŝ data rozpoczęcia pracy u świadczeniodawcy ( ) Rys Okres pracy osoby personelu w miejscu Ostatnim etapem wprowadzania miejsca wykonywania świadczeń jest główne Podsumowanie. W miejscu tym operator systemu moŝe zapoznać się z wszystkimi wprowadzonymi danymi. JeŜeli coś się nie zgadza moŝna powrócić do poprzednich etapów i poprawić błędnie wprowadzone pozycje przy pomocy opcji Wstecz. Strona 53 z 143

54 Rys Podsumowanie dodawania miejsca zatrudnienia KaŜde nowo wprowadzone miejsce zatrudnienia będzie widoczne w oknie Informacji o miejscach pracy personelu medycznego: Rys Lista miejsca pracy personelu medycznego Przy pomocy opcji edytuj operator systemu moŝe modyfikować dane związane z miejscem pracy danej osoby personelu medycznego. Operacja ta przebiega identycznie jak dodawanie nowego miejsca pracy. JeŜeli podczas tej modyfikacji naruszone zostaną powiązania z komórką organizacyjną, do której jest przypisane miejsce pracy moŝe wystąpić jeden z poniŝszych błędów: - Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem miejsca zatrudnienia personelu medycznego, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie zdefiniowano ciągłego okresu harmonogramów komórki organizacyjnej - Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem miejsca zatrudnienia personelu medycznego, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do harmonogram profilu komórki organizacyjnej jest niezgodny z harmonogramem komórki organizacyjnej - Wykryto konflikt pomiędzy harmonogramem miejsca zatrudnienia personelu medycznego, a harmonogramem komórki organizacyjnej - w okresie od do nie Strona 54 z 143

55 zdefiniowano harmonogramów komórki organizacyjnej Edycja osoby personelu medycznego Podczas wprowadzania do systemu nowego pracownika medycznego zawsze mogą zdarzyć się pomyłki. W takim przypadku operator z odpowiednimi uprawnieniami, moŝe poprawić błędnie wprowadzone dane. Podobnie pracownicy medyczni, których dane zostały przekazane do Narodowego Funduszu Zdrowia razem z ofertami na 2008 rok wymagają edycji. Jest to spowodowane niedostateczną ilością informacji, które były przekazywane w ofertach 2008 w stosunku do wymagań obowiązujących dla konkursu na rok Świadczeniodawca będzie musiał przy pomocy opcji edycji dodać lub poprawić pewne dane. W pierwszej kolejności naleŝy w Portalu SZOI dokonać odpowiednich zmian. Wszystkie zmiany przeprowadzone na bazie danych będą zaznaczone odpowiednim kolorem: Usunięcie kolor Ŝółty Edycja kolor pomarańczowy Zmiany pozycji będą dodatkowo zaznaczone kolorem zielonym Po zakończeniu edycji w Portalu SZOI generowany jest wniosek. Będzie on widoczny w systemie obsługi Oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia oraz u odpowiednich świadczeniodawców, u których dana osoba jest zatrudniona lub ma zatrudnienie deklarowane. Inny pracodawcy zatrudniający daną personelu mogą zgłaszać protesty dotyczące wprowadzonych zmian. Ostatnim etapem edycji jest: Zatwierdzenie Odrzucenie danego wniosku, w którym znajdują się poprawki, przez pracownika Narodowego Funduszu Zdrowia. Jednocześnie operator portalu, który dokonał zmian, moŝe anulować wniosek w odpowiednim miejscu systemu. Po zapoznaniu się z wszystkimi protestami pracownik NFZ moŝe zatwierdzić wniosek, wtedy wszystkie wprowadzone zmiany będą widoczne w Portalu SZOI. JeŜeli wniosek zostanie odrzucony, nie pojawi się ani jedna zmiana. JeŜeli podczas edycji osoby personelu, wniosek nie będzie generowany. W takim przypadku nowo wprowadzone zmiany, będą widoczne natychmiast w portalu SZOI. Aby dokonać edycji pracowników naleŝy przejść do głównego okna Zatrudnionego personelu medycznego. Wprowadzanie zmian umoŝliwia opcja Edytuj osobę, która znajduje się w kolumnie Operacji. Rys Lista zatrudnionego personelu medycznego W pierwszym oknie, jakie pojawi się podczas edycji widoczne są podstawowe dane dotyczące danej osoby. Aby wprowadzić modyfikacje naleŝy skorzystać z opcji Edytuj. W nowo otwartym oknie uŝytkownik moŝe dokonać zmian wszystkich pozycji prócz numeru PESEL: Strona 55 z 143

56 Rys Edycja personelu - dane podstawowe Kolejną róŝnicą pomiędzy edycją a dodawaniem są kolory pojawiające się w podsumowaniach. I tak w poniŝszym oknie podsumowania danych podstawowych kolorem zielonym zostały oznaczone pozycje, na których dokonano zmian. Dodatkowo w miejscu tym moŝna wpisać odpowiednie Uzasadnienie zmiany: Rys Uzasadnienie edycji danych podstawowych personelu Po Zatwierdzeniu Podsumowania, dane zostaną zapisane a operator powróci do pierwszego okna danych podstawowych. Po kolejnym skorzystaniu z opcji Dalej, pojawi się część dotycząca wykształcenia. W miejscu tym moŝna wprowadzić nowe Wykształcenie przy pomocy opcji Dodaj. Operacja przebiega identycznie jak ta opisana podczas dodawania. W ostatniej kolumnie znajduje się takŝe opcja Usuń, która umoŝliwia dezaktywację odpowiedniej pozycji. Podczas tej operacji naleŝy podać odpowiednie uzasadnienie. W przypadku pomyłki, operację usunięcia moŝna jeszcze wycofać, za pomocą opcji przywróć w kolumnie Operacji. KaŜde nowo wstawione lub usunięte wykształcenie otrzyma status dodanie lub do usunięcia w kolumnie Typów zmian: Rys Edycja wykształcenia Strona 56 z 143

57 Jeśli proponowane zmiany spowodują wygenerowanie wniosku zmian osoby personelu, który zostanie następnie przekazany do rozpatrzenia przez pracownika OW, zostanie to równieŝ zaznaczone w kolumnie Typ zmian (wniosek). W kolejnym oknie Edycji danych osoby personelu medycznego Uprawnienia zawodowe operator moŝe: Wprowadzić nową pozycję przy pomocy opcji Dodaj. Operacja ta przebiega identycznie jak podczas dodawania. Edytować juŝ istniejące uprawnienie moŝna wprowadź zmiany wszystkich pozycji z wyjątkiem rodzaju uprawnienia. Przy podsumowaniu tej operacji naleŝy podać uzasadnienie wprowadzenia zmiany. Operacja modyfikacji zostanie odnotowana w systemie przy pomocy koloru pomarańczowego. JeŜeli operator systemu dojdzie do wniosku, Ŝe jednak wprowadzono nieprawidłowe dane moŝe zawsze Przywrócić wcześniejsze ustawienia, ale tylko do momentu zatwierdzenia w ostatnim etapie edycji osoby personelu wszystkich wprowadzonych zmian (wygenerowania wniosku). Później będzie to niemoŝliwe. Usunąć daną pozycję. Dezaktywowane pozycje zostaną w systemie zaznaczone Ŝółtym kolorem. Raz usunięte uprawnienie moŝna Przywrócić, ale tylko do momentu wygenerowania wniosku. Później będzie to niemoŝliwe. Rys Edycja uprawnień zawodowych PowyŜej opisana sytuacja dotycząca Uprawnień zawodowych występuje takŝe w przypadku Zawodów i specjalności oraz Kompetencji i umiejętności. MoŜna je identycznie: dodawać edytować usuwać przywracać Rys Edycja zawodów i specjalności W ostatnim etapie edycji Doświadczeń zawodowych operator systemu moŝe odpowiednią pozycję: Strona 57 z 143

58 usunąć dodać przywrócić Rys Edycja doświadczenia zawodowego Po przejściu przez wszystkie okna, w których moŝna dokonać pewnych poprawek zostanie otworzone okno Podsumowania. W miejscu tym znajdą się wszystkie zmiany, wprowadzone do systemu przez uŝytkownika: Strona 58 z 143

59 Rys Podsumowanie edycji personelu Jeśli zostały wprowadzone zmiany wymagające akceptacji pracownika OW, po kliknięciu przycisku Zatwierdź zostanie automatycznie wygenerowany wniosek zmian osoby personelu i przekazany do rozpatrzenia. Dodatkowo, wszyscy świadczeniodawcy zatrudniający tą osobę, zostaną powiadomieni poprzez komunikat w SZOI o tym fakcie Edycja zatrudnienia Opcja Edytuj zatrudnienie znajdująca się w głównym oknie Zatrudnionego personelu medycznego w kolumnie Operacji przeznaczona jest do wprowadzania zmian związanych z ogólnymi informacjami o zatrudnieniu. Operacja ta przebiega identycznie jak proces dodawania nowego pracownika do portalu. W pierwszym etapie wyświetlone zostaną podstawowe informacje takie jak: PESEL Imię Nazwisko Dzięki nim operator systemu moŝe sprawdzić czy dokonuje zmian dotyczących odpowiedniej osoby. Strona 59 z 143

60 Drugi etap przeznaczony jest do edycji ogólnych informacji dotyczących zatrudnienia. UŜytkownik moŝe dokonać modyfikacji następujących pozycji: Daty początku zatrudnienia Daty końca zatrudnienia (opcjonalnie) Średniego miesięcznego czasu pracy Rys Edycja danych podstawowych zatrudnienia Dzięki opcji Dalej moŝna przejść do kolejnego okna, Wstecz umoŝliwia powrót do poprzedniego etapu, natomiast funkcja Anuluj przerywa cały proces. Podobnie jak w przypadku wszystkich waŝniejszych operacji w Portalu SZOI tak i opisana powyŝej operacja zakończona jest Podsumowaniem. I tak w poniŝszym oknie operator systemu moŝe ostatni raz zapoznać się z wszystkimi dokonywanymi zmianami przed ich zaakceptowaniem. JeŜeli jest pewny modyfikacji, moŝe Zatwierdzić operację. W przypadku wykrycia jakiś nieprawidłowości moŝna powrócić do poprzednich etapów przy pomocy opcji Wstecz. Opcja Anuluj przerywa cały proces bez zapisu przekształceń. Rys Podsumowanie edycji zatrudnienia Rozwiązywanie zatrudnienia osoby personelu medycznego Funkcja RozwiąŜ zatrudnienie znajdująca się w kolumnie Operacji w głównym oknie Zatrudnionego personelu medycznego przeznaczona została do rozwiązywania umowy z daną osobą personelu Strona 60 z 143

61 medycznego. Jest ona dostępna tylko w przypadku personelu aktualnie zatrudnionego u danego Świadczeniodawcy. JeŜeli operator systemu z niej skorzysta w pierwszej kolejności będzie musiał podać Datę rozwiązania umowy: Rys Rozwiązanie umowy osoby personelu medycznego W kolejnym etapie Podsumowania moŝna Zatwierdzić rozwiązanie, powrócić do poprzedniego okna przy pomocy funkcji Wstecz lub Anulować proces: Rys Podsumowanie rozwiązania umowy osoby personelu medycznego Uwaga!!! JeŜeli umowa z danym pracownikiem zostanie rozwiązana nie będzie moŝna jej przywrócić. W takim przypadku konieczne będzie ponowne wprowadzenie zatrudnienia danej osoby. JeŜeli pracownik OW NFZ podczas edycji danych osoby personelu medycznego usunie zawód/specjalność powiązany z miejscem wykonywania świadczeń świadczeniodawcy lub przyjmie wniosek z takimi zmianami to dla tej osoby nastąpi usunięcie/zakończenie pracy w miejscu. Świadczeniodawca zostanie poinformowany o tym fakcie następującym komunikatem: Usunięcie/zakończenie pracy osoby personelu w miejscu/-ach, zmiana nr lub Usunięcie/zakończenie pracy osoby personelu w miejscu/-ach udzielania świadczeń przyjęcie wniosku nr 32532, Operator systemu moŝe odczytać powyŝszą wiadomość w części poświęconej komunikatom, przy pomocy opcji odczyt. Po wybraniu tej funkcji pojawi się następujące okno podglądu komunikatu operatora: Uwaga!!! Usunięcie zatrudnienia osoby personelu medycznego powoduje usunięcie danej osoby z systemu oraz całej historii z nią związanej. Dlatego moŝna korzystać z tej opcji tylko w przypadku, gdy personel został przypadkowo zatrudniony. Strona 61 z 143

62 Rys Komunikaty operatora PowyŜszy komunikatu będzie zawierała informację o osobie personelu (PESEL, imię, nazwisko, telefony kontaktowe), której zmiana dotyczy oraz listę usuniętych zawodów/specjalności i miejsc pracy danego świadczeniodawcy. Lista usuniętych lub zakończonych miejsc pracy składa się z następujących kolumn: Operacji Nazwy zawodu/specjalności Id miejsca Nazwy miejsca Funkcji jaką pełniła osoba Data pracy od oraz do Funkcja Powrotu do listy komunikatów umoŝliwia powrót do poprzedniego okna. Dzięki opcji Drukuj komunikat operator systemu moŝe dokonać wydruku komunikatu. Aby usunąć dany komunikat naleŝy skorzystać z opcji Usuń komunikat Wnioski personelu medycznego Aby przejść do Listy wniosków o zmianę danych osób personelu naleŝy z głównego menu Portalu SZOI wybrać Świadczeniodawcę -> Zasoby Świadczeniodawcy -> Wnioski personelu. W nowo otwartym oknie znajdą się wszystkie wnioski, które dotyczą pracowników danego Świadczeniodawcy. W górnej części okna umiejscowione zostały filtry, dzięki którym moŝliwe jest wyszukiwanie poszczególnych pozycji. UŜytkownik ma moŝliwość sortowania według następujących warunków: podstawowych informacji dotyczących zatrudnionej osoby (imienia, nazwiska, numeru PESEL) numeru wniosku osoby zgłaszającej statusu wniosku daty przekazania do rozpatrzenia daty rozpatrzenia Strona 62 z 143

63 Rys Lista wniosków o zmianę danych osób personelu PowyŜsze okno zostało zbudowane na zasadzie tabeli, która składa się z następujących kolumn: numeru wniosku w systemie NFZ danych osoby której dotyczy dany wniosek organu zgłaszającego informacja, czy wniosek został utworzony przez zalogowanego świadczeniodawcę, czy przez innego świadczeniodawcę, który zatrudnia tą osobę daty przekazania do OW (a tym samym daty utworzenia wniosku) daty rozstrzygnięcia statusu - od tej kolumny zaleŝy dostępność funkcji w kolumnie operacji operacji - w miejscu tym znajdują się podstawowe funkcje, dzięki którym moŝna pracować na wnioskach KaŜdy wniosek moŝe posiadać jeden z następujących statusów: do rozpatrzenia przyjęty odrzucony anulowany JeŜeli operator systemu stwierdzi, Ŝe dany wniosek, który powstał na skutek zmian wprowadzonych przez innego świadczeniodawcę jest np.: niezgodny z prawem brakuje w nim odpowiednich informacji świadczeniodawca nie zgadza się z wnioskiem moŝe wnieść sprzeciw. Jedynie dla wniosku, który posiada status do rozpatrzenia moŝna zgłaszać zastrzeŝenia. Aby tego dokonać naleŝy z kolumny Operacji, wybrać opcję protesty. Dzięki niej uŝytkownik przejdzie do okna Listy protestów do wniosku o zmianę danych osoby : Strona 63 z 143

64 Rys Lista protestów do wniosków o zmianę danych osoby W powyŝszym oknie znajdować się będą wszystkie protesty, jakie zostały zgłoszone do danego wniosku. W środkowej części zawarte są filtry umoŝliwiające sortowanie wszystkich pozycji według odpowiednich warunków. Aby wprowadzić nową pozycję naleŝy skorzystać z opcji Dodaj protest, która znajduje się z prawej strony głównego okna listy. Dzięki temu zostanie otworzone nowe okno Wniesienia protestu do wniosku o zmianę danych osoby personelu: Rys Okno treści protestu W powyŝszym oknie naleŝy wprowadzić Treść protestu a następnie przejść Dalej, lub Anulować wprowadzanie. W kolejnym etapie operator musi zatwierdzić podsumowanie. Poszczególny protest moŝna przeglądać przy pomocy opcji Podgląd, znajdującej się w kolumnie Operacji w głównym oknie listy protestów. Dodatkowo operator, który raz wprowadził jakiś protest moŝe go Anulować. Funkcja przeznaczona została do powrotu do głównej Listy wniosków. Gdy dany wniosek został wygenerowany dzięki zmianom poczynionym przez zalogowanego świadczeniodawcę, w kolumnie Operacji będzie dostępna opcja Anuluj. Jednak moŝna anulować tylko wniosek, który posiada status do rozpatrzenia. Strona 64 z 143

65 6.6 Umowy / promesy o podwykonawstwo W Portalu SZOI dodana została funkcjonalność umoŝliwiająca wprowadzenie umów / promes o podwykonawstwo wskazanych zakresów świadczeń medycznych. Uwaga! Informacje o umowach / promesach uzupełnia tylko i wyłączenie kontrahent będący podwykonawcą. Funkcje wprowadzania informacji o umowach / promesach o podwykonawstwo uzyskuje się po wybraniu menu: Umowy / promesy o podwykonawstwo. Zakładka Umowy / promesy o podwykonawstwo słuŝy do: - w przypadku oferentów przeglądania zawartych umów / promes jakie podpisał z podwykonawcami; - w przypadku podwykonawców dodawania podpisanych umów/promes o podwykonawstwo. Oferent będący jednocześnie podwykonawcą świadczeń dla innego świadczeniodawcy korzysta z obu wymienionych funkcjonalności. Ilustracja 33 Przykładowe okno listy umów / promes Oferentem jest jednostką, która składa ofertę wykonywania świadczeń dla NFZ. Podwykonawcą jest jednostka, która ma podpisaną umowę z świadczeniodawcą o powykonywanie zakresu świadczeń, pojedynczych świadczeń bądź usług. W celu dodania nowej umowy/promesy trzeba wybrać opcję dodawania Dodawanie umowy / promesy. Czynność ta spowoduje wyświetlenie okna Dodawania umowy / promesy. W oknie tym za pomocą dostępnych funkcji naleŝy uzupełnić: typ dokumentu za pomocą menu rozwijalnego świadczeniodawcę, z którym została zawarta umowa datę początku obowiązywania umowy/promesy datę końca obowiązywania umowy/promesy oraz zaznaczyć zakres umowy podwykonawstwa. Zakres moŝe dotyczyć zakresu, świadczeń bądź wykonywania usług. KaŜdy z elementów umowy powinien zostać dodatkowo scharakteryzowany. Strona 65 z 143

66 Ilustracja 34 Przykładowe okno dodawania umowy / promesy Po uzupełnieniu wszystkich informacji naleŝy wybrać opcję Dalej. Za jej pomocą zostanie wyświetlone okno podsumowania informacji. Jeśli dane są zgodne naleŝy je zatwierdzić za pomocą opcji Zatwierdź. Ilustracja 35 Przykładowe okno podsumowania dodawania umowy / promesy Zatwierdzone dane zostaną wprowadzone na listę. Uwaga! Zapisanie informacji o umowie/promesie spowoduje, Ŝe dane te będą miały status wprowadzony. Przed ich zatwierdzeniem NALEśY uzupełnić informację o miejscach udzielania świadczeń udostępnionych w ramach umowy. Zatwierdzenie umowy o podwykonawstwo przed udostępnieniem miejsc będzie zablokowane. Udostępnienie miejsc udzielania świadczeń w ramach umowy / promesy o podwykonawstwo W kolejnym kroku uzupełniania informacji o umowie / promesie na podwykonawstwo naleŝy dodać miejsca, w których będą wykonywane świadczenia bądź usługi. Miejsca wprowadza się po przez wybór opcji miejsca umieszczonej z prawej strony informacji o promesie. Ilustracja 36 Przykładowy fragment okna informacji o umowie o podwykonawstwo Wybór opcji wyświetli listę udostępnionych wcześniej miejsc bądź pozwoli na dodanie nowych miejsc wykonywania usług. Strona 66 z 143

67 Ilustracja 37 Przykładowe okno udostępnionych miejsc wykonywania świadczeń W celu dodania nowego miejsca naleŝy wybrać przycisk Ilustracja 38 Przykładowe okno dodawania miejsc udzielania świadczeń Za pomocą dostępnej funkcji naleŝy wskazać udostępnione miejsca udzielania świadczeń. Słownik miejsc pobierany jest z części: Struktura wykonawcza > Miejsca udzielania świadczeń. Jeśli któreś z miejsc niezbędnych do udostępnienia nie istnieje na liście słownikowej naleŝy je uzupełnić. Po zapisaniu wprowadzonych danych dla kaŝdego udostępnionego miejsca moŝna sprawdzić, jaki sprzęt zostanie udostępniony. Czynność sprawdzania wykonuje się dla wybranego miejsca za pomocą funkcji dostępnej w kolumnie Operacje > Sprzęt. Strona 67 z 143

68 Ilustracja 39 Przykładowe okno listy udostępnionego sprzętu W celu sprawdzenia m.in. statusu, producenta, modelu lub liczby dostępnych egzemplarzy naleŝy wcisnąć przycisk : Ilustracja 40 Przykładowe okno przeglądania informacji o sprzęcie Po powrocie do okna Miejsc udostępnionych do podwykonawstwa przy pomocy opcji Personel operator systemu moŝe zapoznać się z osobami personelu medycznego pracującymi w miejscu udzielania świadczeń. Funkcjonalność ta została opisana w punkcie poświęconym miejscom wykonywania świadczeń. JeŜeli wszystkie udostępnione miejsca udzielania świadczeń / usług zostały udostępnione konieczne jest zatwierdzenie umowy / promesy o podwykonawstwo. Czynność tą wykonuje się wybierając link działania pojawi się okno: z głównego okna umowy/promesy. W wyniku tego Strona 68 z 143

69 Ilustracja 41 Przykładowe okno zatwierdzania umowy / promesy w którym dokonujemy ostatecznego zatwierdzenia umowy. Zatwierdzona umowa zostanie automatycznie przekazana w postaci elektronicznej do świadczeniodawcy (oferenta). Dla oferenta umowy o podwykonawstwo będą oznaczone róŝowym kolorem tła. Uwaga! W przypadku, gdy w zatwierdzonej umowie na podwykonawstwo zaobserwowano wystąpienie błędu, umowa (promesa) musi zostać dezaktywowana przez podwykonawcę, a w jej miejsce konieczne jest wprowadzenie nowej umowy (promesy). WSZYSTKIE INFORMACJE O UMOWIE / PROMESIE NA PODWYKONAWSTWO MUSZĄ BYĆ WPROWADZONE I ZATWIERDZONE PRZEZ PODWYKONAWCĘ PRZED POBRANIEM PRZEZ OFERENTA PLIKU WERSJI POTWNCJAŁU ŚWIADCZENIODAWCY. 6.7 Harmonogramy wzorcowe Za pomocą funkcji dostępnych w menu: Harmonogramy wzorcowe dokonuje się wprowadzania harmonogramów czasu pracy dla komórek organizacyjnych, miejsc udzielania świadczeń. Dostępne funkcje pozwalają równieŝ na przeglądanie pozycji harmonogramu, ich edycję, zatwierdzenie harmonogramu, a w sytuacji wystąpienia błędu: dezaktywację harmonogramu. Ilustracja 42 Przykładowe okno harmonogramów wzorcowych Strona 69 z 143

70 Aby dodać harmonogram naleŝy wybrać opcję Dodawanie harmonogramu, a następnie przejść przez kilka etapów: I. NaleŜy wprowadzić nazwę harmonogramu: Ilustracja 43 Przykładowe okno dodawania harmonogramu II. Po wprowadzeniu i zaakceptowaniu nowej nazwy harmonogramu naleŝy wprowadzić pozycje harmonogramu. Nowo wprowadzony harmonogram pojawia się na liście wszystkich harmonogramów, a w kolumnie Operacje dostępna jest opcja Pozycje, która umoŝliwia przeglądanie dni tygodnia i zakresów godzinowych: Ilustracja 44 Przykładowe okno pozycji harmonogramu III. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji naleŝy zatwierdzić harmonogram w celu udostępnienia go w innych częściach systemu. Po zatwierdzeniu, harmonogram przechodzi w tryb tylko do odczytu. Oznacza to, Ŝe od tego momentu nie będzie moŝna wprowadzać zmian w pozycjach. Oprócz harmonogramów dodanych przez samego świadczeniodawcę, są równieŝ dostępne harmonogramy predefiniowane, których nie moŝna zmieniać. Ilustracja 45 Przykładowe okno zatwierdzania harmonogramu Strona 70 z 143

71 6.8 Wersja profilu świadczeniodawcy Uwaga! Czynności związane z wygenerowaniem wersji profilu świadczeniodawcy wykonuje się po uzupełnieniu i sprawdzeniu wszystkich danych dotyczących struktury potencjału. Wprowadzone informacje, generowane są do odpowiednio przygotowanego pliku, który zgodnie z obiegiem dokumentów importowany jest do systemu ofertowania (KSSWD-KO). Po wygenerowaniu pliku danych, informacje o potencjale świadczeniodawcy nie powinny być modyfikowane! Wprowadzone zmiany naleŝy umieścić w kolejnej generacji pliku profilu świadczeniodawcy, który od tego momentu jest obowiązującym plikiem danych, wykorzystywanym w Postępowaniach o zawarcie umów na udzielanie świadczeń. Tworzenie pliku potencjału świadczeniodawcy wykonuje się przez wybór menu: Świadczeniodawca Wersja profilu świadczeniodawcy, a następnie wybór opcji Dodawanie nowej wersji. Po wyświetleniu komunikatu Zostanie utworzona nowa wersja profilu świadczeniodawcy naleŝy wybrać opcję Zatwierdź. W wyniku tej czynności na liście dodana zostanie nowa generacja wraz z funkcją pobierania pliku profilu. Plik naleŝy pobrać i zapisać na dysku komputera, w celu wykorzystania go do przygotowania oferty. 6.9 Zaopatrzenie tylko dla oferentów w rodzaju ZPO Dla oferentów chcących kontraktować zakresy świadczeń w rodzaju Zaopatrzenie sprzęt ortopedyczny, środki pomocnicze i lecznicze środki techniczne dodatkowo udostępnione zostały funkcje uzupełniania informacji o produktach handlowych oferowanych w ramach kontraktu oraz zestawach produktów wykorzystywanych w ofercie. W większości wypadków, świadczeniodawcy mają uzupełnione w Portalu SZOI informacje o produktach handlowych, gdyŝ funkcjonalność ta była dostępna w poprzednich wersjach systemu, w celu dokonania aktualizacji danych w OW NFZ. Jeśli wprowadzają Państwo nowy produkt handlowy, konieczne jest dodanie produktu do listy. Czynność tą wykonuje się po wybraniu opcji menu: Świadczeniodawca Zaopatrzenie Produkty handlowe. Po wybraniu menu otwarte zostanie okno Listy produktów handlowych pozwalające na dodawanie, edycję oraz przeglądanie wszystkich wprowadzonych produktów. Ilustracja 46 Przykładowe okno Listy produktów handlowych Strona 71 z 143

72 Dodanie produktu W celu dodania nowego produktu do listy, naleŝy skorzystać z przycisku, który znajduje się w prawym górnym rogu okna Lista produktów handlowych. Następnie w oknie Dodaj produkt naleŝy wprowadzić informacje: Środek pomocniczy/przedmiot ortopedyczny- wybierany ze słownika produktów za pomocą funkcji wyboru, Kod handlowy produktu, Nazwę handlową produktu, Producenta, Model produktu, Sugerowaną cenę, Oznaczenie, czy produkt został przygotowany na zamówienie indywidualne, Ilustracja 47 Dodawanie produktu Podczas wybierania środka pomocniczego / przedmiotu ortopedycznego naleŝy posłuŝyć się słownikiem, który w 2008 roku jest jednolity dla całego kraju. Ilustracja 48 Centralny słownik środków / przedmiotów Strona 72 z 143

73 Wybranie odpowiedniego przedmiotu / środka następuje po kliknięciu na jego Kod. W górnej części okna Centralny słownik środków pomocniczych znajdują się filtry umoŝliwiające wyszukanie danego produktu wg kodu lub nazwy. Aby to zrobić naleŝy wybrać z rozwijalnego menu kryteria, na podstawie, których system będzie dokonywał wyszukiwań. JeŜeli wybrane filtry są zgodne, z choć jednym istniejącym produktem/środkiem to zostanie on wyszukany na liście. Pole Kod handlowy produktu oraz Nazwa handlowa produktu (w oknie Dodaj produkt) to kod i nazwa przypisane produktowi przez oferenta. WaŜne jest, by w kaŝdym miejscu wykonywania świadczeń (punkcie realizacji) ten sam produkt miał dokładnie ten sam kod i nazwę. Realizator powinien zapewnić, aby pod daną parą pol: kod i nazwa, w kaŝdym z województw był dokładnie taki sam środek. System został wyposaŝony w funkcję eksportu słownika do pliku CSV oraz funkcję importu nowych pozycji z pliku CSV do słownika w bazie OW NFZ poprzez SZOI (operacja wymiany danych wykonywana jest w oparciu o kod handlowy i nazwę handlową produktu), co pozwoli na proste i szybkie aktualizowanie bazy produktów handlowych we wszystkich punktach. Dlatego teŝ istotne jest aby kod handlowy i nazwa handlowa były unikalne w ramach świadczeniodawcy. Pole sugerowana cena nie jest polem obligatoryjnym. Oferent moŝe w tym miejscu uzupełnić informację o cenie handlowej produktu. W przypadku środków sprzedawanych na sztuki jest to cena za sztukę produktu/środka (nie całe opakowanie). Opcję na ind. zamówienie naleŝy zaznaczyć tylko w przypadku produktów, które są realizowane na indywidualne zamówienie klienta. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych w oknie Dodawania produktu naleŝy je Zatwierdzić. Ostatnim oknem podczas dodawania jest komunikat o pomyślnym wprowadzeniu produktu: Ilustracja 49 Komunikat -poprawne zakończenie operacji Opcja Zaniechaj spowoduje zamknięcie okna dodawania produktu bez zapisu wprowadzonych zmian. Dodany produkt zostanie zapisany na liście produktów handlowych. Do momentu jego włączenia do zestawu, produkt moŝna modyfikować lub usunąć z listy. Strona 73 z 143

74 Ilustracja 50 Lista produktów handlowych Do kaŝdego dodanego produktu przyporządkowane są następujące funkcje: Edytuj - umoŝliwia poprawienie wprowadzonych danych produktu. Zmiana informacji następuje w analogiczny sposób jak dodawanie nowego produktu- stare dane zastępuje się nowymi danymi. Pola, które podczas edycji nie podlegają zmianie to kod i nazwa produktu; Usuń umoŝliwia usunięcie produktu. Kliknięcie na przycisk Zatwierdź w oknie Usuń produkt spowoduje usunięcie danych. Proces usunięcia jest procesem jednorazowym i nieodwracalnym; Uwaga! Usunąć moŝna jedynie produkty, które nie znajdują się w zatwierdzonych zestawach. W przypadku, gdy uŝytkownik próbuje usunąć produkt znajdujący się juŝ w zatwierdzonym zestawie wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat: Ilustracja 51 Komunikat - próba usunięcia produktu z zatwierdzonego zestawu Import produktów handlowych z pliku CSV Opcja Importu produktów handlowych CSV przeznaczona jest do wprowadzenia produktów z pliku CSV do portalu SZOI. Po wciśnięciu przycisku zostanie otwarte okno Listy importów produktów handlowych. Funkcja umoŝliwia import nowego słownika produktów do Portalu. Strona 74 z 143

75 Ilustracja 52 Lista importów produktów handlowych Po uŝyciu przycisku naleŝy w oknie Import pliku CSV wskazać miejsce skąd ma być zaczytany plik CSV umoŝliwia to przycisk. Ilustracja 53 Wybór pliku do importu słownika produktów Po potwierdzeniu wykonania importu przez przycisk Zatwierdź nowo dodana lista produktów będzie widoczna na liście importów produktów handlowych. Uwaga! Import wykonywany jest według kodu handlowego i nazwy produktu. Jeśli para: kod produktu (pole id-prod-handl) i nazwa (pole nazwa-handlowa) produktu istnieje w bazie Portalu SZOI pozycja importowana zostanie pominięta. Import nie dokonuje poprawy zapisanych informacji w bazie i nie moŝe być wykorzystywany do edycji danych. Importowane mogą być jedynie produkty na rok Struktura importowanego pliku csv musi zawierać następujące dane (pola): id-prod-handl unikalny w zakresie Świadczeniodawcy kod środka, nadawany przez świadczeniodawcę, w celu jednoznacznej identyfikacji środka pomiędzy róŝnymi oddziałami NFZ. kod-srodka-nfz kod środka wg. NFZ konieczny do prawidłowego powiązania w celu określenia limitów cen i okresów waŝności. nazwa-handlowa nazwa środka określana przez świadczeniodawcę. Nazwa musi być unikalna w ramach świadczeniodawcy, w celu jednoznacznej identyfikacji. model model środka, określany przez Świadczeniodawcę. Nieunikalny producent producent środka, określany przez Świadczeniodawcę. Nieunikalny ind-zamow czy środek jest na idywidualne zamówienie. MoŜliwe wartości: T, N cena-brutto sugerowana cena środka, określana przez Świadczeniodawcę. W przypadku środków sprzedawanych na sztuki jest to cena za sztukę produktu/środka (nie całe opakowanie) Strona 75 z 143

76 Poszczególne pola oddzielone są średnikami. Pole cena-brutto podana jest z przecinkiem na miejscu dziesiętnym. Pola: id-prod-handl i nazwa-handlowa nie mogą zawierać średników. Maksymalne długości pól wynoszą odpowiednio: id-prod-handl kod-srodka-nfz nazwa-handlowa model producent ind-zamow cena-brutto 20 znaków 16 znaków 200 znaków 200 znaków 200 znaków 1 znak [T/N] Od 0,00 do , 99 Pliki CSV zapisywane w arkuszu MS Excel powinny być zapisywane w jako plik: CSV(MS-DOS) - nie CSV (rozdzielany przecinkami) Ilustracja 54 Zapis produktów handlowych do pliku csv w arkuszu MSExcel Przykładowy plik csv importu produktów wygląda następująco: id-prod-handl;kod-srodka-nfz;nazwa-handlowa;model;producent;ind-zamow;cena-brutto 1145; N;Naprawa - wkładka do buta;1;zakład;n;99, ; N;Naprawa - wkładka do buta sztuczna;1;zakład;t;99,98 Po poprawnym wykonaniu importu wyświetlone zostanie okno komunikatu: Ilustracja 55 Komunikat w przypadku poprawnego wykonania importu produktów Importowany słownik produktów znajdzie się na liście importów: Strona 76 z 143

77 Ilustracja 56 Lista importów produktów handlowych Na liście importów produktów widoczne są informacje: Lp (liczba porządkowa), Data importu, Nazwa pliku, Status importu, Komunikat, Operacje W kolumnie Komunikat znajduje się informacja o wyniku importu: Wczytane/Pominięte: X/Y, gdzie: X oznacza ilość pozycji zaimportowanych do SZOI, Y oznacza ilość pozycji pominiętych podczas importu. Przykładowe komunikaty mogą wyglądać następująco: Wczytane/pominięte 5/2 oznacza, Ŝe w pliku csv znajdowało się 7 pozycji, z czego zaimportowało się 5 pozycji, a 2 zostały pominięte Wczytane/pominięte 8/0 oznacza, Ŝe w pliku csv znajdowało się 8 pozycji, z czego zaimportowało się 8 pozycji (wszystkie pozycje) JeŜeli w pliku csv wartości w polach: id-prod-handl i nazwa-handlowa nie będą unikalne (w pliku znajdą się, co najmniej dwa środki posiadające ten sam kod handlowy i nazwę handlową) wówczas pozycje te zostaną pominięte podczas importu do Portalu SZOI. W takim przypadku w kolumnie Operacje dostępna jest opcja Pozycje pominięte. Opcja ta umoŝliwia podgląd szczegółowych informacji o pozycjach, które nie zostały zaczytane do Portalu SZOI w oknie Lista produktów pominiętych podczas importu Strona 77 z 143

78 Ilustracja 57 Lista produktów pominiętych podczas importu W górnej części okna produktów pominiętych znajduje się filtr umoŝliwiający wyszukanie danego produktu wg jednego z kryteriów: Kod, Nazwa, Producent, Model Po wybraniu kryterium i wpisaniu szukanego ciągu znaków w polu obok naleŝy uŝyć przycisku Szukaj. JeŜeli wybrane filtry są zgodne, z choć jednym istniejącym produktem/środkiem to zostanie on wyszukany na liście. Opcja oraz pozwalają na cofnięcie się do odpowiednich okien systemu. W przypadku importu pliku csv zawierającego takie same produkty, które juŝ istnieją w bazie Portalu SZOI (porównywana jest para pól: kod handlowy i nazwa handlowa) wyświetlony zostanie poniŝszy komunikat: Ilustracja 58 Komunikat w przypadku próby importu słownika produktów juŝ znajdujących się w Portalu SZOI W górnej części okna Lista importów produktów handlowych znajduje się filtr umoŝliwiający wyszukanie danego importu produktów wg nazwy pliku. Opcja handlowych. pozwala na cofnięcie się do okna listy produktów Eksport produktów handlowych do pliku CSV Jeśli operator uzupełnił listę produktów handlowych i chciałby wprowadzone dane wykorzystać w innym punkcie realizacji (np.: do celów uzupełnienia oferty składanej do innego Oddziału Wojewódzkiego) moŝe Strona 78 z 143