Wejście w samoocenę CAF

Transkrypt

1 Wejście w samoocenę CAF Niczego w życiu nie należy się bać, należy to tylko zrozumieć Maria Skłodowska Curie

2 Satysfakcja z pracy Nie oznacza tylko zadowolenia z wynagrodzenia, między innymi składa się też z: Poczucia sensu, Zadowolenia z osiąganych wyników, Poczucia rozwoju, Bycia docenianym, Przyjaznego otoczenia, Sprawiedliwego i mądrego kierownictwa, Prestiżu instytucji.

3 Zadowolenie z wyników Rezultaty mojej pracy są konkretne i mierzalne oraz wiem, że je osiągam, Narzędzia opisane procesy wykonywania zadań, dostarczania usług oraz ich wskaźniki. Systemowe przekazywanie zadań do wykonania. Cele długofalowe, zaopatrzone we wskaźniki ich osiągania.

4 Poczucie rozwoju Liderzy troszczą się o mój dostęp do nowej wiedzy i pozostawiają mi swobodę, co do sposobu, w jaki wykonuję powierzone zadania, Narzędzia system zarządzania wiedzą w Urzędzie, decentralizacja i delegacja uprawnień i zasobów.

5 Bycie docenianym Moje wysiłki są dostrzegane, słyszę i odczuwam wyrazy uznania, gdy na to zasługuję, Narzędzia system oceny pracowników, sprawne, przywództwo (na różnych szczeblach Urzędu) nakierowane na wskazywanie osiągnięć, a nie tylko krytykę.

6 Przyjazne otoczenie W relacjach z koleżankami i kolegami dominuje życzliwość, a spory są rozstrzygane w otwartym dialogu zainteresowanych osób, Narzędzia klarowny podział odpowiedzialności, wewnętrzne kodeksy zasad i postępowań, system oceny pracowników, system komunikacji poziomej i pionowej.

7 Sprawiedliwe i mądre kierownictwo Liderzy wiedzą w którym kierunku zmierzamy jako instytucja, a obowiązki i dodatkowe zadania jakie otrzymuję, są związane z przemyślaną wizją rozwoju, Narzędzia systemowe przywództwo, planowanie długofalowe, miary i wskaźniki osiągania celów Urzędu, system podziału odpowiedzialności za realizację tych celów.

8 Prestiż instytucji Bliscy i otoczenie darzą mnie respektem, bo pracuję w dobrze zarządzanej instytucji, Narzędzia systemowe przywództwo, system zarządzania jakością, zarządzanie procesowe, przejrzystość Urzędu, ciągłe doskonalenie, sprawny marketing.

9 Poczucie sensu To co robię w pracy jest potrzebne, mamy usatysfakcjonowanych klientów i trwałe perspektywy, Narzędzia wszystko, co opisano wcześniej jeśli funkcjonuje daje poczucie sensu.

10 Korzyść dobrego wyboru Nie jest ważne miejsce w którym stoimy, lecz kierunek w którym się poruszamy. Goethe

11 Samoocena jest: 1. Systematycznym i regularnym przeglądem jakości zarządzania w Urzędzie i osiąganych wyników, w oparciu o Model CAF, 2. Przyjazna, polega na szukaniu odpowiedzi na serie pytań, jest informacją dla nas, 3. Wiarygodnym dowodem silnych i słabych stron Urzędu, przeprowadzonym nowocześnie, 4. Uruchamia niewyczerpaną kopalnię przykładów dobrych praktyk z innych urzędów mających samoocenę CAF za sobą.

12 Zawartość modelu samooceny CAF Zastosowano 9 kryteriów pomiaru dobrego zarządzania: 5 kryteriów potencjału (zdolności do dobrego zarządzania), 4 kryteria dla wyników zarządzania. Ocena jest punktowa, wykonujemy ją sami. Skala ocen: Od 0 do 100 dla każdego z 9 kryteriów

13 Przysłowie chińskie Tysiąc razy lepiej zapalić świeczkę, niż wiecznie narzekać na ciemność

14 Model CAF 2006 Potencjał Wyniki Ludzie Wyniki w relacjach z pracownikami Przywództwo Strategia i planowanie Procesy Wyniki w relacjach z klientami / obywatelami Kluczowe wyniki działalności Partnerstwo i zasoby Wyniki w obszarze społeczeństwa Innowacje i uczenie się

15 Osiem podstaw Modelu Odpowiedzialn ość publiczna Rozwój partnerstwa z kontrahentami Ciągłe uczenie się doskonalenie i innowacje Orientacja na wyniki Rozwój i zaangażowanie pracowników Koncentracja na kliencie Przywództwo i stałość celów Zarządzanie poprzez procesy i fakty

16 1. Przywództwo Jak PRZYWÓDCY wspólnoty i Urzędu:. 1.1 Wytyczają kierunki działań Urzędu poprzez sformułowanie jej misji, wizji i wartości, 1.2. Rozwijają i wdrażają system zarządzania Urzędem, jego działaniami i zmianą, 1.3. Motywują i wspierają pracowników oraz inspirują własnym przykładem, 1.4. Zarządzają relacjami z politykami i innymi zainteresowanymi stronami. Poczucie sensu. Sprawiedliwe i mądre kierownictwo.

17 Misja przywódcy Nawet, gdy wszystko inne zostanie należycie przygotowane, ale liderowi brakuje podstawowej umiejętności odpowiedniego pokierowania emocjami, nic nie pójdzie tak dobrze, jak by mogło Poczucie sensu. Sprawiedliwe i mądre kierownictwo. Daniel Goleman

18 2. Strategia i planowanie W jaki sposób Urząd: 2.1. Uzyskuje informacje na temat przyszłych i obecnych potrzeb zainteresowanych stron, 2.2. Opracowuje strategię i plany oraz dokonuje ich przeglądu i aktualizacji, z uwzględnieniem potrzeb interesariuszy i dostępnej puli zasobów, 2.2. Realizuję strategię i plany w całym Urzędzie i wspólnocie, 2.3. Planuje, realizuje i analizuje działania modernizacyjne i innowacyjne. Poczucie sensu. Zadowolenie z wyników

19 3. Ludzie W jaki sposób instytucja Urzędu: 3.1. Przejrzyście planuje, zarządza i doskonali zasoby ludzkie w zakresie strategii i planowania, 3.2. Określa, rozwija i wykorzystuje kompetencje pracowników poprzez zgranie celów indywidualnych i Urzędu, 3.3. Angażuje pracowników przez rozwój dialogu i nadawanie uprawnień do podejmowania decyzji. Poczucie rozwoju. Bycie docenianym. Przyjazne otoczenie.

20 4. Partnerstwo i zasoby W jaki sposób Urząd jako organizacja: 4.1. Rozwija i realizuje stosunki z kluczowymi partnerami, 4.2. Rozwija i wdraża partnerstwo z klientami / obywatelami, 4.3. Gospodaruje/Zarządza finansami, 4.4. Gospodaruje/Zarządza wiedzą, 4.5. Zarządza technologią, 4.6. Zarządza budynkami i majątkiem. Prestiż instytucji Poczucie rozwoju. Poczucie sensu. Przyjazne otoczenie.

21 5. Zarządzanie procesami i zmianą W jaki sposób Urząd jako organizacja: 5.1 Określa, kształtuje, zarządza i na bieżąco usprawnia procesy, 5.2 Opracowuje i dostarcza produkty i usługi nakierowane klientów/ obywateli, 5.3 Wprowadza innowacje do procesów z udziałem obywateli/klientów. Poczucie sensu. Poczucie rozwoju. Zadowolenie z wyników.

22 Korzyść poznawcza Dobrze jest zakończyć swoją podróż do celu, ale w końcowym rozliczeniu to właśnie podróż ma znaczenie Ursula Le Guin

23 6. Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami To, co Urząd osiąga w zakresie satysfakcji swoich klientów wewnętrznych i zewnętrznych. 6.1 Rezultaty pomiaru zadowolenia klienta/ obywatela, 6.2 Wskaźniki pomiarów dotyczących klienta/ obywatela.

24 7. Wyniki w relacjach z pracownikami To, co Urząd jako organizacja osiąga w relacjach z własnymi pracownikami w zakresie kompetencji, motywacji, zadowolenia i skuteczności ich działania. 7.1 Wyniki w zakresie zadowolenia pracowników i motywacji, 7.2 Wskaźniki wyników w relacjach z pracownikami.

25 8. Wyniki dotyczące wpływu na społeczeństwo Co Urząd jako organizacja osiąga w zakresie: 8.1 Wyników pomiaru postrzegania wpływu Urzędu na aspekty społeczne, 8.2. Ustanowionych w Urzędzie wskaźników oddziaływania na społeczeństwo.

26 To co Urząd jako organizacja osiąga w zakresie zaspokojenia potrzeb jego klientów/ogółu obywateli (wyniki zewnętrzne) oraz w zakresie zarządzania i usprawniania swojej organizacji. 9.1 Wyniki zewnętrzne: Efekty działania, osiągane cele, 9.2 Wyniki wewnętrzne: 9. Kluczowe wyniki działalności Zarządzanie i innowacyjność oraz finanse.

27 Korzyść poznawcza Oko śpi dopóki umysł nie obudzi go pytaniem Przysłowie arabskie

28 Wdrożenie samooceny: Radykalnie zwiększa zaangażowanie pracowników, Ułatwia wykorzystanie ich wiedzy i kreatywności zgodnie z kierunkiem określonym przez burmistrza, starostę, marszałka, Daje możliwość porównania z innymi samorządami, Dostarcza dane i informacje przynoszące skuteczniejsze zarządzanie Urzędem, w tym: identyfikację mocnych stron i obszarów do poprawy identyfikację dobrych praktyk, Zapewnia ocenę opartą na faktach, wg kryteriów, które są akceptowane w UE, Upowszechnia wśród pracowników wiedzę na temat nowoczesnego zarządzania.

29 Korzyści dla burmistrza, starosty, marszałka Poprawia klimatu w Urzędzie wskutek: skupienia uwagi pracowników na woli przywódców, stworzenia bezpiecznej platformy wyrażania poglądów Stwarza liderowi możliwość budowania sieci współpracy ze szczeblem politycznym w kraju i samorządami Unii, Produktem samooceny jest plan doskonalenia: Wyposaża burmistrza w bezdyskusyjny dowód prawidłowości i efektywności zarządzania wg najwyższych standardów, Dostarcza Przywódcom istotnych argumentów w ubieganiu się o przydział środków i zasobów

30 Inne korzyści dla Przywódców Zrealizowanie planu doskonalenia wyposaża Przywódców w bezdyskusyjny dowód osiągania celów politycznych dla dobra lokalnej społeczności, Wdrożenie samooceny zacieśnia współpracę z lokalną społecznością i wszystkimi jej organizacjami, Jako inwestycja w kadry administracji samorządowej pozwala zyskać jej poparcie na rzecz poszerzenia bazy wyborczej Dostarcza Przywódcom istotnych argumentów w ubieganiu się o środki, głosy wyborców oraz poparcie koalicjantów i społeczności

31 Korzyści z CAF według użytkowników (2005): Wzrost motywacji pracowników, Lepsza komunikacja wewnątrz Urzędu, Poznanie mocnych i słabych stron organizacji, Określenie działań doskonalących, Metoda CAF jest łatwiejsza, niż inne instrumenty jakości.

32 Korzyść świadomości Powiedz mi, a zapomnę, pokaż mi, a zapamiętam. Zaangażuj mnie, a zrozumiem Konfucjusz