INFORMACJA O PRZETWARZANIU TWOICH DANYCH OSOBOWYCH

Transkrypt

1 Katowice, dnia maja 2018r. Pan/Pani INFORMACJA O PRZETWARZANIU TWOICH DANYCH OSOBOWYCH Uprzejmie informujemy, że Wspólnota Mieszkaniowa przy ul. w Katowicach (dalej My lub Wspólnota Mieszkaniowa, lub Administrator Danych Osobowych ) przetwarza Twoje dane osobowe w ramach zarządzania nieruchomością wspólną. Wspólnota Mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną, której ustawa przyznaje zdolność prawną (prawo do nabywania praw i zaciągania zobowiązań), którą, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tj.: Dz.U. z 2018 r. poz. 716) tworzy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład nieruchomości wspólnej, w naszym przypadku przy ul. w Katowicach. Wspólnota Mieszkaniowa powstaje z mocy prawa w celu zarządzania nieruchomością wspólną. W ramach tego działania, jak każdy podmiot funkcjonujący w obecnym świecie ma do czynienia z różnego rodzaju danymi. Wśród tych informacji mogą pojawić się dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, Dz.Urz. UE nr 199L (dalej zwane RODO), mają charakter danych osobowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności z RODO, celem zapewnienia właściwej ochrony danych osobowych, osobie której dane dotyczą należy przede wszystkim podać informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych określone w art. 13 lub 14 RODO - w zależności od tego, czy zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby której dane dotyczą, czy też z innych źródeł. Niniejszym informujemy Cię, że przetwarzamy Twoje dane osobowe. Szczegóły tego dotyczące znajdziesz poniżej. I. Administrator danych osobowych My, czyli Wspólnota Mieszkaniowa [...], ul., -, nr NIP, jesteśmy Administratorem Twoich danych osobowych, w dalszej części pisma Wspólnota Mieszkaniowa [...] jest, jak zaznaczono powyżej, nazywana również Administratorem Danych Osobowych. Wspólnotę Mieszkaniową reprezentuje Zarząd (będący organem Wspólnoty Mieszkaniowej) w osobie/osobach: /Zarządca w rozumieniu art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tj.: Dz.U. z 2018 r. poz. 716), będący osobą prawną/osobą fizyczną, tj.

2 Aby prawidłowo wypełniać swoje obowiązki Wspólnota Mieszkaniowa korzysta z usług zarządcy nieruchomości/administratora, podmiotu zawodowo zajmującego się zarządzaniem nieruchomościami, tj. Możesz się z nami kontaktować pod pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: Wspólnota Mieszkaniowa przy ul. w Katowicach, ul., - Katowice lub za pomocą korespondencji elektronicznej na adres lub telefonicznie: Powyższe dane są danymi Zarządu Wspólnoty/podmiotu, któremu Administrator zlecił administrowanie nieruchomością wspólną, tj.. II. Cele i podstawy przetwarzania Wspólnota Mieszkaniowa przetwarza Twoje dane osobowe ponieważ jest to niezbędne do ochrony Twoich żywotnych interesów lub żywotnych interesów innej osoby, tj. właścicieli lokali w budynku przy ul. w Katowicach, a to z uwagi na obowiązki związane z zarządzaniem nieruchomością wspólną (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. d RODO). Jednocześnie Wspólnota Mieszkaniowa jest zobowiązana do przetwarzania danych osobowych w celu wypełniania licznych obowiązków prawnych ciążącego na niej jako Administratorze Danych Osobowych (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO 1 ), wynikających przede wszystkim z ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tj.: Dz.U. z 2018 r. poz. 716), ale i nie tylko. Wskazać można tu jeszcze w szczególności przepisy ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1332, z późń. zm.), ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo Energetyczne (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 755); ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 328, z późn. zm.), ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz z późn. zm.). Mankamentem tych wszystkich ustaw jest to, że nie spełniają na dzień sporządzenia niniejszego pisma wymogów wskazanych w art. 6 ust. 3 RODO, ponieważ polski ustawodawca na dzień dzisiejszy nie wprowadził jeszcze zmian w tych ustawach w celu dostosowania krajowego porządku prawnego do prawodawstwa Unii Europejskiej w tym zakresie. Nie ma to jednak wpływu na nasz obowiązek poinformowania Cię o celu i podstawie prawnej z RODO, na jakiej przetwarzamy dane osobowe, która po wprowadzeniu ww. przepisów nie tyle zmieni się, co zyska dodatkowe umocowanie. Czujemy się w obowiązku poinformować Cię, że projekt ustawy przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych (nową ustawę, obecna straci moc w związku z rozpoczęciem obowiązywania RODO w dniu r.) zawiera w art. 23 zmianę w ustawie z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2015 r., poz. 1892), na mocy której po art. 6 ma być dodany art. 6a w brzmieniu: Art. 6a. Wspólnota mieszkaniowa jest administratorem danych osobowych w zakresie danych związanych z zarządem nieruchomością.. Ustawa ta nie została jeszcze uchwalona przez Sejm i Senat ani podpisana przez Prezydenta. 1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1).

3 III. Kategorie Twoich danych, które przetwarzamy podajemy je dlatego, bo choć przeważnie Twoje osobowe, które posiadamy, otrzymaliśmy je od Ciebie bezpośrednio, to w celu zarządzania nieruchomością wspólną zdarza się, że zbieramy dane nie tylko od osoby, której dotyczą, ale również z innych źródeł. Będziemy przetwarzać następujące kategorie Twoich danych: - dane identyfikacyjne (zarówno podstawowe dane identyfikacyjne, jak Twoje imię, nazwisko, jak i dane identyfikacyjne przyznane przez organy publiczne (nr PESEL i nr NIP jeśli jesteś przedsiębiorcą; elektroniczne dane identyfikacyjne, np. adres jeśli nam go podałeś; również finansowe dane identyfikujące tj. Twój numer rachunku bankowego); - dane adresowe; - wysokość udziałów w nieruchomości wspólnej; - małżeństwo i ustrój majątkowy w przypadku współwłasności lokalu ma zasadzie ustawowej wspólności majątkowej; - powierzchnia lokalu; - wysokość zaliczek oraz inne dane, wynikające z pozaksięgowej ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz uchwał właścicieli lokali; - liczbę osób zamieszkujących w lokalu - korzystanie z mediów; - numer wodomierza, - numer podzielnika ciepła, - dane odczytowe; - dane osobowe dotyczące innych członków rodziny lub domowników; - dane dotyczące zdrowia fizycznego; - wizerunek; - podpis. IV. Odbiorcy danych Twoje dane osobowe możemy udostępniać następującym kategoriom podmiotów: 1. podwykonawcom, czyli podmiotom, z których korzystamy przy ich przetwarzaniu: 1) podmiotom świadczącym usługi dotyczące zarządzania i administrowania nieruchomościami wspólnymi obecnie naszym zarządcą/administratorem nieruchomości jest 2) podmiotom świadczącym w sposób profesjonalny pomoc prawną; 3) likwidatorom szkód, agentom i brokerom ubezpieczeniowym; 4) podmiotom świadczącym usługi związane z utrzymaniem czystości; 5) podmiotom świadczącym usługi budowlane, w tym związane z nadzorem nad Nieruchomością Wspólną oraz pracami projektowymi; 6) podmiotom świadczącym usługi serwisowe, w tym związane z wykonywaniem obowiązkowych przeglądów Nieruchomości Wspólnej. 2. innym niezależnym odbiorcom: 1) Wspólnotom Mieszkaniowym korzystającym z tego samego węzła cieplnego/; 2) właścicielom lokali we Wspólnocie Mieszkaniowej w ramach przysługującego im prawa kontroli.

4 V. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych Nie przekazujemy Twoich danych poza teren Polski, ani tym bardziej UE ani Europejskiego Obszaru Gospodarczego. VI. Okres przechowywania danych Okres przetwarzania Twoich danych, zależy od celu, w jakim zostały zebrane i są przetwarzane, od przepisów prawa lub przyjętych przez Administratora, zgodnie z tymi przepisami metod lub modeli, a także zgód i innych Twoich oświadczeń, tj.: Twoje dane związane z członkostwem we Wspólnocie Mieszkaniowej oraz związane z zamieszkiwaniem w lokalach położonych w Nieruchomości Wspólnej lub korzystaniem z lokalu użytkowego przechowujemy przez czas Twojej przynależności do Wspólnoty Mieszkaniowej, zamieszkiwania w lokalu położonym w Nieruchomości Wspólnej lub korzystaniem z lokalu użytkowego, a po ustaniu ww. stosunków do końca okresu ustalenia, dochodzenia, obrony lub przedawnienia potencjalnych roszczeń z nimi związanych chyba, że prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie będą nakazywać nam dalej przechowywanie danych. Twoje dane uzyskane na podstawie odrębnej zgody będziemy przetwarzać aż zgłosisz sprzeciw względem ich przetwarzania lub cofniesz tę zgodę lub sami ustalimy, że ta zgoda lub dane się zdezaktualizowały.- VII. Twoje prawa: Przysługuje Ci: 1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; 2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych; 3. prawo do usunięcia danych; 4. Jeżeli Twoim zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali Twoje dane, możesz zażądać, abyśmy je usunęli; 5. ograniczenia przetwarzania danych Możesz zażądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Tobą działań, jeżeli Twoim zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Twój temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chcesz, żebyśmy je usunęli, bo są Ci potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego przez Ciebie sprzeciwu względem przetwarzania danych. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych uzyskanych na podstawie Twojej zgody - jeżeli skorzystasz z tego prawa zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu. Masz także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż na podstawie Twojej zgody. Powinieneś wtedy wskazać nam Twoją szczególną sytuację, która Twoim zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas Twoich danych są nadrzędne wobec Twoich praw lub też że Twoje dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 6. prawo do przenoszenia danych: Masz prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Ciebie dotyczące, które nam dostarczyłeś na podstawie Twojej zgody. Możesz też zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi.

5 7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć w tej sprawie skargę do Generalnego Inspektora Danych Osobowych (GIODO), a po r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego; 8. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych. W każdej chwili masz prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. W celu wykonania swoich praw skieruj żądanie pod adres i@..., zadzwoń pod numer:..., lub udaj się do naszej administracji. Pamiętaj, przed realizacją Twoich uprawnień będziemy się musieli upewnić, że Ty to Ty, czyli odpowiednio Cię zidentyfikować a więc przetwarzać Twoje dane osobowe. VIII. Informacja o źródle danych Twoje dane uzyskaliśmy od Ciebie, innego właściciela lokalu, a także z księgi wieczystej prowadzonej dla Twojego lokalu lub z innych dostępnych nam lub powszechnie dostępnych źródeł.