dr Marta Janina Skrodzka

Transkrypt

1 dr Marta Janina Skrodzka PODSTAWOWE ETAPY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO DĄŻENIE DO ZAKOŃCZENIA SESJI MEDIACYJNEJ, WALKA Z IMPASEM ORAZ ZAMKNIĘCIE SESJI MEDIACYJNEJ I ROLA MEDIATORA W ICH TRAKCIE Wprowadzenie Mediacja, pomimo, że jest procesem odformalizowanym i elastycznym składa się z kilku podstawowych etapów, bez względu na rodzaj postępowania, w ramach którego jest prowadzona, czy kraj, w którym ma miejsce. Podstawowe etapy postępowania mediacyjnego zostały przedstawione w poprzednich artykułach. Celem niniejszego zaś jest przeanalizowanie problemów, które mogą pojawić się podczas mediacji (zwłaszcza na etapie dążenia do jej zakończenia) oraz sposobów poradzenia sobie z nimi. Dodatkowym założeniem jest również szczegółowe wyjaśnienie etapu mediacji, jakim jest zamknięcie sesji mediacyjnej. Dążenie do zakończenia sesji mediacyjnej Jednym z ostatnich etapów postępowania mediacyjnego, jest dążenie do zakończenia sesji mediacyjnej oraz w przypadku wypracowania porozumienia praca nad ugodą. W tej części mediacji strony, z pomocą mediatora, negocjują możliwe rozwiązania zaistniałego sporu. Właśnie w czasie tak prowadzonych negocjacji nierzadko dochodzi do ich chwilowego zatrzymania - impasu. Oznacza to, że w trakcie postępowania mediacyjnego pojawiły się bariery negocjacyjne, które z pomocą mediatora należy pokonać, aby móc efektywnie kontynuować negocjacje dotyczące ostatecznego rozwiązania problemu. Jednym z wyraźnych sygnałów wystąpienia impasu jest m. in. fakt, że strony sporu przerywają swoje wpowiedzi w taki sposób, że nie można od nich uzyskać żadnych informacji lub też zaczynają zachowywać się w stosunku do siebie zbyt głośno i niegrzecznie lub są na siebie bardzo złe. Innymi istotnymi przejawami wystąpienia barier jest to, że skonfliktowane strony powtarzają wiele razy te same informacje, nie dowiadując się niczego nowego od siebie lub też nie słyszą ważnych kwestii, które zostały wypowiedziane przez drugą stronę. Wskazane przykłady odnoszą się przede wszystkim do podstawowego problemu występującego nie tylko na tym etapie, ale w trakcie całego postępowania mediacyjnego, jakim jest problem z komunikacją stron. W związku z tym należy przypomnieć, że podstawowym celem mediacji i podstawową rolą mediatora jest usprawnienie procesu komunikacji między stronami, tak aby

2 wspólnie mogły znaleźć dobre rozwiązanie ich sporu. Warto wskazać, że impas komunikacyjny pojawia się także m. in. gdy strony stosują: a) filtrowanie tzn. słuchają wybiórczo, wybierają informacje, w oparciu o które formułują swoją odpowiedź; b) porównanie tzn. oceniają lub porównują się z drugą stronu sporu; c) skojarzenia oparte o treść wypowiedzi drugiej strony; d) przygotowanie odpowiedzi tzn. myślą, co powinny za chwilę odpowiedzieć, nie koncentrując się przy tym na wypowiedzi drugiej strony; e) domyślanie się czyli próbują zgadnąć, co druga strona ma naprawdę na myśli; f) osądzanie co oznacza, że podczas rozmowy jedna strona ocenia drugą m. in. poprzez stereotypowe myślenie o niej lub o jej wypowiedzi, w związku z czym reaguje schematycznie; g) utożsamienie się tzn. odnoszą każdą wypowiedź drugiej strony do własnego życia i osądzają w kontekście własnych doświadczeń; h) sprzeciwianie się tzn. negują wypowiedź drugiej strony bez wysłuchania jej do końca; i) gaszenie czyli wygłaszają sarkastyczne uwagi, które zniechęcają drugą stronę do kontynuowania wypowiedzi; j) przekonanie o swojej racji tzn. podnoszą głos, atakują, by obronić własne stanowisko, co przejawia się także brakiem zgody na inny punkt widzenia danego problemu; k) zmianę toru tzn. obracają wypowiedź drugiej strony w żart lub zmieniają temat; l) zjednywanie tzn. słuchają na tyle by nie zgubić wątku, ale tak naprawdę w ogóle się nie angażują w komunikację. Poza typowymi barierami komunikacyjnymi, na etapie prowadzenia negocjacji, których celem jest co wymaga podkreślenia raz jeszcze - wypracowanie wspólnego i dobrego dla obu stron rozwiązania sporu, pojawiają się także typowe bariery negocjacyjne. Jedną z nich jest m. in. tzw. zagranie wysokie lub niskie. Zagranie wysokie lub niskie polega na tym, że jedna ze stron sporu składa drugiej stronie silnie zawyżoną lub zaniżoną ofertę początkową. Taka sytuacja powoduje ryzyko, że strony nie dojdą do porozumienia, ponieważ druga z nich musiałaby silnie zaniżyć swoje oczekiwania lub bardzo podwyższyć swoją ofertę. To oznaczałoby, że strona ustępująca straciłaby wiarygodność.

3 Innym przykładem impasu negocjacyjnego jest tzw. subiektywna wartość przedmiotu sporu. Z tym problemem najczęściej spotykają się strony, dla których przedmiot negocjacji stanowi różną wartość. To, co przez jedną ze stron przedstawiane jest jako zaleta, przez drugą ze stron może być traktowane jako wada. Walka z impasem techniki komunikacyjne i negocjacyjne Pomimo wystąpienia impasu w komunikacji czy w negocjacjach, postępowanie mediacyjne może zakończyć się osiągnięciem porozumienia i zawarciem ugody, jeżeli mediator pomoże stronom pokonać zaistniałą barierę. W przypadku impasu komunikacyjnego, mediator może pomóc stronom pokonać daną barierę, poprzez zastosowanie odpowiednich technik komunikacyjnych. W procesie komunikacji ważne bowiem jest zarówno to, co strony chcą przekazać sobie nawzajem ale także sposób przekazu, czyli to w jaki sposób dany komunikat zostanie przekazany drugiej stronie. Sposób komunikowania może wzmacniać lub osłabiać komunikat, może uwiarygodnić go lub odebrać mu wiarygodność. Techniki komunikacyjne są narzędziami, które pomagają zrozumieć i przyjąć stanowisko drugiej strony. Wspomagają one proces porozumienia pomiędzy rozmówcami. Celem użycia wskazanych technik jest m. in. zbudowanie atmosfery zaufania, bezpieczeństwa i otwartości. Atmosfery, która sprzyja szczerej rozmowie i pomaga pozbyć się barier komunikacyjnych. Jedną z podstawowych technik komunikacyjnych jest parafraza czyli powtórzenie stronom esencji tego, co powiedziały, w sposób neutralny (bez użycia słów bolesnych, krzywdzących, czy opiniotwórczych), przy jednoczesnym utrzymaniu siły twierdzeń lub wypowiedzi. Właściwie skonstruowana i zastosowana parafraza pomaga kształtować efektywne zachowania negocjacyjne stron. Pomaga obu stronom usłyszeć się nawzajem, poprzez skupienie ich uwagi na istotnych problemach, celach czy innych ważnych dla stron kwestiach. Pokazuje zrozumienie istotnych kwestii przez mediatora, a więc usprawnia proces komunikacji. Inną techniką komunikacyjną jest dowartościowanie, polegające na umiejętnym podkreśleniu określonych kompetencji lub zdolności wypowiadającej się strony. Celem zastosowania tej techniki jest wzmocnienie i docenienie starań, działań, intencji, deklaracji wypowiadającej się strony sporu, tak aby podkreślić ich ważność i wartość. Dzięki prawidłowo użytemu dowartościowaniu wzmacniana jest atmosfera zaufania i życzliwości oraz współpracy między stronami. Opisana technika pozwala docenić i podkreślić osiągnięcia, sukcesy, czy postępy negocjacyjne stron; wzmacnia także słabszą stronę.

4 Kolejnym przykładem techniki komunikacyjnej jest odzwierciedlenie uczuć. Odzwierciedlenie uczuć oznacza wyrażenie uczuć i emocji wypowiadającej się strony sporu, poprzez przekazanie ich neutralnymi słowami przez osobę słuchającą. Celem tej techniki jest zrozumienie stanu emocjonalnego wypowiadającej się strony sporu. Umiejętne zastosowanie odzwierciedlenia uczuć pomaga stronom sporu zapanować nad emocjami i uczuciami, poprzez ujawnienie ich i nazwanie. Wskazana technika daje poczucie zrozumienia przez słuchających, umożliwia także wypowiadającej się stronie sporu właściwą ocenę swoich uczuć i emocji. Następnym przykładem techniki, która pozwala na pokonanie barier komunikacyjnych i przybliża strony do efektywnego zakończenia ich sporu, jest wyjaśnianie. Wyjaśnianie to inaczej precyzowanie oraz porządkowanie ważnych kwestii za pomocą odpowiednich pytań (np.: otwartych, zamkniętych, ogólnych lub szczegółowych). Celem zastosowania tej metody może być ustalenie najważniejszych kwestii, diagnoza sytuacji lub problemu. Wyjaśnianie pozwala zrozumieć problem, który jest podstawą sporu i jego przyczyny; umożliwia rozpoznanie najważniejszych kwestii, które należy poruszyć podczas postępowania mediacyjnego lub też umożliwia zdobycie dodatkowych informacji, ważnych dla całego procesu mediacji. Wskazana technika pozwala również sprawdzenie, czy osoby słuchające dobrze zrozumiały intencje wypowiadającej się strony sporu oraz określenie ewentualnych rozbieżności. Dzięki wyjaśnieniu strony mają także szansę na uporządkowanie przekazywanych sobie informacji. W walce z impasem pomocne jest także zastosowanie podsumowania, polegającego na zebraniu i streszczeniu najważniejszych kwestii, informacji, myśli, czy uczuć, które pojawiły podczas danej części procesu komunikacji stron sporu. Celem zastosowania podsumowania jest przede wszystkim: zebranie i prezentacja najważniejszych kwestii zaprezentowanych przez strony sporu; wyciągnięcie wniosków; skupienie uwagi na istocie problemu; skorygowanie nieścisłości; pokazanie postępów poczynionych w trakcie danego etapu mediacji lub jego zamknięcie; czy też chęć przejścia do następnego etapu mediacji. Właściwie użyte podsumowanie pokazuje stronom sporu, że mediator aktywnie uczestniczy w procesie mediacji i słucha stron sporu. Jest to również narzędzie, które pomaga stronom zorganizować myśli, a poprzez opuszczenie lub sparafrazowanie ataków, pomaga drugiej stronie sporu usłyszeć to, co zostało powiedziane. Dzięki zastosowaniu podsumowania strony sporu mogą dostrzec płaszczyznę wspólnych interesów, a mediator może w bardziej efektywny sposób zorganizować dalszą dyskusję oraz pokazać postęp, jaki do tej pory wykazały strony. Poza sposobami pokonania barier komunikacyjnych ważne są także metody radzenia sobie z impasem negocjacyjnym. Najczęstszą przyczyną wystąpienia, chociażby wskazanych

5 w niniejszym artykule, przykładowych barier negocjacyjnych jest nieumiejętne przygotowanie się do negocjacji lub całkowity brak przygotowania. W przypadku nieprzygotowania się do negocjacji w postępowaniu mediacyjnym, czy też niewłaściwego przygotowania się do tego procesu, mediator przy pomocy odpowiednich technik może pomóc stronom w naprawieniu popełnionych błędów i doprowadzić do wypracowania efektywnej ugody. Jednym ze sposobów wyjścia z impasu negocjacyjnego jest najczęściej indywidualna praca mediatora z każdą ze stron podczas spotkań odrębnych. W trakcie tych spotkań mediator może poprosić każdą ze stron o zastanowienie się i wypisanie na kartce tych kwestii, celów, problemów, na których danej stronie najbardziej zależy. Następnie mediator może poprosić każdą ze stron o uporządkowanie listy życzeń w kolejności od najważniejszych do najmniej istotnych kwestii, celów lub problemów. Ponadto mediator może poprosić strony o zastanowienie się, w związku z powstałą listą, nad sposobami realizacji najważniejszych kwestii, celów, lub rozwiązania problemów i propozycjami, które zostaną złożone drugiej stronie sporu, aby osiągnąć najważniejszy cel lub rozwiązać najważniejszą kwestię, czy problem. Mediator widząc wystąpienie bariery negocjacyjnej, jaką jest niewłaściwe przygotowanie się stron do negocjacji, może także poprosić strony sporu aby spróbowały określić swoje dolne i górne granice składanych propozycji rozwiązań danego problemu. Dzięki takiemu zabiegowi strony wyznaczą tzw. ZOPĘ (ZOPA - z ang. Zone of Possible Agreement) czyli strefę negocjowanej ugody, która pozwala na sprawdzenie i określenie wspólnego pola negocjacyjnego stron. Już tylko wskazane przykładowe techniki, pozwalają stronom na pokonanie impasu negocjacyjnego poprzez precyzyjne określenie swoich potrzeb i celów; uświadomienie sobie co jest dla każdej ze stron sporu najważniejsze i w jakich granicach powinny negocjować przyszłe porozumienie. Dzięki zastosowaniu przedstawionych technik wzrasta m. in. świadomość stron, co ułatwia prowadzenie negocjacji. Podsumowanie parę słów o zamknięciu sesji mediacyjnej Na koniec warto jeszcze wskazać, że po pokonaniu barier komunikacyjnych i negocjacyjnych mediator powinien zamknąć sesję mediacyjną. Zamknięcie sesji mediacyjnej może oznaczać zawarcie ugody i zakończenie całego procesu mediacji (szerzej na temat ugody i zakończenia mediacji poprzez jej zawarcie w kolejnym artykule), ale dochodzi do niego także wtedy, gdy mediator kończy postępowanie mediacyjne bez osiągnięcia porozumienia lub też proponuje przerwę w mediacji i wyznacza kolejną sesję mediacyjną. Bez względu na cel zakończenia sesji mediacyjnej mediator powinien podsumować pracę stron i wskazać na moment, w których znajdują się strony i spór oraz podziękować stronom za pracę i wysiłek,

6 jaki włożyły w pracę nad rozwiązaniem problemu. W przypadku przerwy w postępowaniu mediacyjnym rolą mediatora jest ponadto zadanie stronom pracy domowej np. problemów do przemyślenia, które będą podstawą do kontynuowania mediacji podczas kolejnej sesji. W sytuacji zakończenia sesji mediacyjnej bez osiągnięcia porozumienia, mediator może także pomóc stronom w rozważeniu podjęcia innego sposobu rozwiązania sporu, czy też w przemyśleniu ze stronami następnych kroków, jakie mogą podjąć, celem rozwiązania sporu.