Do szczegółowego zakresu zadań Sekretariatu (OR-0) należy:

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 40/2013 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO z dnia 30 kwietnia 2013 roku w sprawie podziału na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowego zakresu działania Departamentu Organizacyjno Prawnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie Data utworzenia Numer aktu 40 Kadencja Kadencja ZARZĄDZENIE Nr 40/2013 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO z dnia 30 kwietnia 2013 roku w sprawie podziału na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowego zakresu działania Departamentu Organizacyjno Prawnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie Na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j.: Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz z późn. zm.) oraz 8 i 13 ust. 2 w zw. z 9 ust. 1 pkt. 11) oraz 13 ust. 1 i, zarządzam, co następuje: 1 1. Strukturę Departamentu Organizacyjno Prawnego tworzą następujące komórki organizacyjne: 1) Sekretariat OR-0. 2) Archiwum Zakładowe OR-II. 3) Zespół Finansowy OR-III. 4) Zespół Personalny OR-IV. 5) Dziennik Podawczy OR-V. 6) Zespół Logistyki OR-VI. 7) Zespół Informatyki OR-VII. 8) Zespół Radców Prawnych OR-VIII. 9) Zespół Skarg i Wewnętrznych Aktów Normatywnych OR-IX. 10) Zespół Zamówień Publicznych OR-X. 11) Stanowisko Analiz OR-XI. 2. Sekretarz Województwa Dyrektor Departamentu Organizacyjno-Prawnego nadzoruje przygotowanie i realizację budżetu Departamentu. 3. Sekretarz Województwa może realizować zadania poprzez wnioskowanie do Marszałka Województwa Małopolskiego o powołanie zespołów zadaniowych. 4. Sekretarz Województwa może powoływać zespoły robocze do realizacji zadań w drodze poleceń służbowych. Do szczegółowego zakresu zadań Sekretariatu (OR-0) należy: 2 1. Prowadzenie obsługi sekretarsko-asystenckiej Dyrektora i Zastępców Dyrektora Departamentu. 2. Wykonywanie prac zleconych doraźnie przez Dyrektora i Zastępców Dyrektora Departamentu. 3. Prowadzenie terminarza zajęć Dyrektora i Zastępców Dyrektora Departamentu oraz zapewnianie jego prawidłowej realizacji.

2 4. Prowadzenie rejestru krajowych delegacji służbowych pracowników Urzędu. 5. Organizacja narad koordynacyjnych oraz cyklicznych narad dyrektorów, zapisywanie wniosków oraz monitoring ich realizacji. 6. Koordynacja obsługi podsystemu obiegu dokumentów Office Objects DocMan w Departamencie Organizacyjnym. 7. Przyjmowanie i rejestracja ilościowa korespondencji. 8. Rejestracja przyjętej korespondencji w dzienniku korespondencji jeżeli nie została wcześniej wprowadzona do żadnego z rejestrów. 9. Analiza przyjętej korespondencji w celu: a) określania korespondencji, która pozostaje w Departamencie Organizacyjnym do załatwienia, b) przydzielania pozostałej korespondencji do załatwienia przez właściwe departamenty bądź stanowiska pracy, c) przekazywania korespondencji do właściwych Departamentów, d) przekazywania zgodnie z właściwością pism niewłaściwie skierowanych do Urzędu. 10. Oznaczanie akt i rejestracja spraw zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 11. Przechowywanie akt spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego. 12. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Departamentu w materiały i urządzenia biurowe. 13. Koordynacja realizacji podjętych uchwał, wydanych zarządzeń i poleceń służbowych w zakresie działania Departamentu. 14. Prowadzenie rejestru urlopów i delegacji służbowych pracowników Departamentu. 15. Sporządzanie listy obecności pracowników Departamentu. 16. Sporządzenie miesięcznych sprawozdań z wykonywanych zadań Departamentu. 17. Koordynacja archiwizacji dokumentów w zakresie działania Departamentu. 18. Prowadzenie obsługi asystencko-sekretarskiej Sekretarza Województwa. 19. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) Do szczegółowego zakresu działania Archiwum zakładowego (OR-II) należy: 3 1. Prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu: 1) przejmowanie dokumentacji: a) spraw zakończonych z departamentów Urzędu, b) niearchiwalnej po samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim było Województwo Małopolskie, c) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych. 2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji, 4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, 5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji, 6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w departamencie Urzędu, 7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie dokumentacji na temat osób, zdarzeń czy problemów, 8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, 9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, 10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji

3 w archiwum zakładowym. 2. Realizacja prac związanych z tworzeniem i wdrażaniem systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów. 3. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o 4. Realizacja budżetu Departamentu w zakresie działania Archiwum. Do szczegółowego zakresu działania Zespołu Finansowego (OR-III) należy: 4 I. W zakresie realizacji zadań związanych z budżetem departamentu: 1. Planowanie budżetu województwa w zakresie dotyczącym funkcjonowania Urzędu. 2. Dokonywanie rozliczeń dotacji celowej na zadania zlecone z zakresu administracji rządowej w ramach Departamentu. 3. Bieżąca analiza wydatkowania środków finansowych będących w dyspozycji Departamentu (wykonania budżetu). 4. Przygotowywanie wniosków dotyczących zmian w budżecie. 5. Sporządzanie informacji półrocznej oraz sprawozdania rocznego z wykonania budżetu zadaniowego Departamentu. 6. Monitorowanie zaangażowania środków w ramach umów i zleceń Departamentu Organizacyjno Prawnego, w tym wprowadzanie stosownych zmian. Uchwała Nr 976/11 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 25 sierpnia 2011 r. w sprawie Instrukcji planowania zadań budżetowych przez Departamenty Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego oraz jednostki organizacyjne Województwa Małopolskiego. Uchwała Nr 977/11 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 25 sierpnia 2011 r. w sprawie procedury planowania wieloletnich przedsięwzięć (zadań) w ramach Wieloletniej Prognozy Finansowej Województwa Małopolskiego (z późn. zm.). Zarządzenie Nr 84/2011 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 28 lipca 2011 roku w sprawie wprowadzenia Generalnego Rejestru Umów i Zleceń w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego (z późn. zm.). II. W zakresie realizacji zadań związanych z ewidencją mienia: 1. Prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z wykorzystaniem oprogramowania Inveo. 2. Naliczanie umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. 3. Przygotowywanie dokumentacji związanej z likwidacją mienia. 4. Uzgadnianie stanów kont z ewidencją księgową. 5. Współpraca z departamentami w celu weryfikacji i aktualizacji bazy środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zarządzenie Nr 144/2010 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 31 grudnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego: Instrukcji kasowej stosowanej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania stosowanych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, Instrukcji inwentaryzacyjnej stosowanej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, Instrukcji obiegu dokumentów księgowych stosowanej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego oraz zakładowego planu kont dla budżetu Województwa Małopolskiego i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego (z późn. zm.). Zarządzenie Nr 72/2012 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 17 sierpnia 2012 roku w sprawie przyjęcia zasad gospodarowania mieniem Urzędu i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie pracownikom Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. III. W zakresie realizacji zadań na rzecz Urzędu wynikających z finansowania programów

4 europejskich: 1. Zapewnienie właściwego przebiegu procesu realizacji zadań współfinansowanych ze środków europejskich w zakresie finansowym w ramach m.in. zatrudniania, dokształcania pracowników, obsługi logistyczno-informatycznej. 2. Opracowywanie dokumentów w zakresie planowanych do poniesienia wydatków m.in. na zatrudnienie, dokształcanie pracowników, obsługę logistyczno-informatyczną w ramach pomocy technicznych poszczególnych Programów tj. poprzez sporządzanie m.in. Ramowych Planów Realizacji Zadań, Rocznych Planów Działania, załączników do wniosków o przyznanie pomocy technicznej. 3. Koordynacja realizacji rzeczowej i finansowej zaprojektowanych działań w ramach zadań współfinansowanych ze środków europejskich. 4. Dokonywanie rozliczeń poniesionych wydatków poprzez sporządzenie m.in. załączników do wniosków o płatność pomocy technicznej, miesięcznych zestawień zakresu rzeczowego oraz zestawień dokonanych wydatków. 5. Sporządzanie opisów dokumentów księgowych dotyczących wydatków Departamentu współfinansowanych ze środków europejskich. 6. Opracowywanie odpowiednich sprawozdań tj. okresowych, rocznych bądź końcowych z realizacji rzeczowej i finansowej działań współfinansowanych ze środków europejskich. 7. Współpraca z departamentami zaangażowanymi w realizację projektów i zadań współfinansowanych ze środków europejskich. IV. Pozostałe zadania: 1. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o Do szczegółowego zakresu działania Zespołu Personalnego (OR-IV) należy: 5 I. Realizacja budżetu Departamentu w zakresie działania Zespołu. II. W zakresie administracji kadrowej: 1. Zapewnienie doboru profesjonalnych kadr do Urzędu, w tym odpowiedzialnych za zarządzanie funduszami europejskimi. 2. Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu i dyrektorów wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych. 3. Prowadzenie i koordynacja spraw związanych z naborami na wolne stanowiska pracy w Urzędzie zgodnie z Ustawą o pracownikach samorządowych oraz Zarządzeniem Marszałka Województwa Małopolskiego w sprawie Systemu zatrudniania pracowników UMWM. 4. Kompletowanie dokumentów oraz opiniowanie poszczególnych kandydatów na pracowników, zgodnie z zasadami przyjętymi w Urzędzie oraz wymaganiami wynikającymi z tabeli zaszeregowania. 5. Przygotowywanie umów o pracę dla pracowników Urzędu. 6. Ustalanie warunków pracy i wynagrodzenia dyrektorów wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych. 7. Zakładanie, prowadzenie i przechowywanie akt osobowych. 8. Wystawianie pracownikom legitymacji służbowych oraz aktualizacja legitymacji ubezpieczeniowych. 9. Ewidencja czasu pracy pracowników Urzędu, wyjść służbowych, zwolnień lekarskich. 10. Ustalanie wymiaru urlopu oraz ewidencja urlopów płatnych i bezpłatnych. 11. Ustalanie wymiaru urlopu macierzyńskiego, dodatkowego macierzyńskiego, ojcowskiego oraz udzielanie urlopu wychowawczego. 12. Ustalanie wysokości dodatku za staż pracy. 13. Przygotowywanie dokumentów dotyczących rozwiązania stosunku pracy oraz odszkodowań. 14. Przygotowywanie wniosków w sprawie nagród oraz ewidencja nagród. 15. Ewidencja kar.

5 16. Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu dla pracowników Urzędu. 17. Kompletowanie wniosków emerytalnych i rentowych. 18. Zgłaszanie, rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 19. Prowadzenie korespondencji w zakresie spraw kadrowo-płacowych oraz jej rejestracja. 20. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników. 21. Obsługa czynności związanych ze świadczeniami i usługami finansowanymi z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Urzędzie. 22. Przeprowadzanie szkoleń adaptacyjnych dla nowo zatrudnionych pracowników. 23. Przeprowadzanie egzaminów stażowych i aplikacyjnych dla pracowników Urzędu. 24. Koordynacja zadań związanych z przygotowywaniem opisów stanowisk w Urzędzie. 25. Koordynacja zadań związanych z Systemem Ocen Pracowniczych w Urzędzie. 26. Koordynacja zadań związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych przez osoby ustawowo do tego zobowiązane, z wyjątkiem Radnych Województwa: a) przyjmowanie oświadczeń majątkowych i przedkładanie ich do analizy Marszałkowi Województwa, b) przesyłanie oświadczeń majątkowych do właściwego Urzędu Skarbowego, c) przygotowywanie informacji dla Sejmiku Województwa o osobach, które nie złożyły oświadczenia majątkowego lub złożyły je po terminie, o nieprawidłowościach wraz z ich opisem oraz o działaniach podjętych w związku z nieprawidłowościami. 27. Prowadzenie analiz w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie. 28. Sporządzanie sprawozdań dla GUS. 29. Sporządzanie innych pism i zestawień wynikających ze stosunku pracy. 30. Organizacja służby przygotowawczej, w tym egzaminów kończących służbę dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. 31. Organizacja ślubowania pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. 32. Realizacja pozostałych zadań wynikających Kodeksu Pracy wraz z aktami wykonawczymi. III. W zakresie rozwoju pracowników: 1. Wdrażanie systemowych rozwiązań oraz nowoczesnego podejścia w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi oraz rozwoju zasobów ludzkich w Urzędzie. 2. Realizacja zadań w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu. 3. Analiza potrzeb szkoleniowych pracowników Urzędu. 4. Ustalanie priorytetów szkoleniowych i rozwojowych pracowników Urzędu na dany rok kalendarzowy, opracowanie planu szkoleń oraz jego monitoring. 5. Prowadzenie analizy i statystyki w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu. 6. Opiniowanie wniosków pracowników o skierowanie na studia lub inne formy doskonalenia zawodowego. 7. Planowanie i monitoring budżetu zadaniowego w zakresie dotyczącym rozwoju pracowników. 8. Organizowanie współpracy z małopolskimi uczelniami, instytucjami szkoleniowymi oraz firmami doradczo-konsultingowymi w zakresie podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu. 9. Rejestrowanie ofert szkoleniowych napływających do Urzędu. 10. Organizowanie i koordynacja praktyk, wolontariatu staży/przygotowania zawodowego w Urzędzie, zgodnie z właściwymi przepisami prawa w tym zakresie. 11. Realizacja zadań w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu finansowanych z programów europejskich oraz w ramach Pomocy Technicznej (m.in. MRPO, PO KL, PROW, KSOW, Projekty Systemowe, Projekty Konkursowe). 12. Szczegółowy tryb wykonywania zadań w zakresie rozwoju pracowników określony jest w Zarządzeniu Marszałka Województwa Małopolskiego w sprawie wprowadzenia Systemu rozwoju zasobów ludzkich Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego. IV. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy: 1. Prowadzenie aktywnego monitorowania środowiska pracy na bazie systematycznie aktualizowanej oceny ryzyka zawodowego. 2. Przeprowadzanie kontroli w zakresie: a) oceny stanu technicznego części budynków, w których zlokalizowane są departamenty Urzędu,

6 b) oceny warunków pracy zatrudnionych pracowników, c) oceny stanu technicznego wyposażenia stanowisk pracy oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi, d) przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bhp i p.poż. 4. Sporządzanie protokołów z kontroli i przedstawianie Pracodawcy wniosków zmierzających do usuwania nieprawidłowości, zagrożeń ujawnionych podczas czynności sprawdzających. 5. Opracowywanie instrukcji ogólnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. 6. Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn: a) wypadków przy pracy, b) wypadków w drodze do pracy lub z pracy, c) wypadków, którym uległa strona przebywająca na terenie obiektu przynależnego do Urzędu. 7. Sporządzanie protokołów powypadkowych (w tym wysłuchanie poszkodowanego i świadka, karta statystyczna wypadku, przygotowanie wniosku oraz dokumentacja do ZUS) dotyczących: a) wypadków przy pracy, b) wypadków w drodze do pracy lub z pracy, c) wypadków, którym uległa strona przebywająca na terenie obiektu przynależnego do Urzędu. 8. Prowadzenie rejestrów: a) wypadków przy pracy, b) wypadków w drodze do pracy lub z pracy, c) wypadków stron, d) chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, e) wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, f) przeszkolonych w zakresie bhp w ramach szkoleń: wstępnych i okresowych, g) dokonanych refundacji poniesionych kosztów przez pracowników na zakup okularów korygujących wzrok zaleconych przez lekarza do obsługi monitorów ekranowych, h) pracowników zapoznanych z oceną ryzyka zawodowego na danym stanowisku pracy, i) pracowników (lub kandydatów na pracowników) kierowanych na badania lekarskie, j) osób niepełnosprawnych. 9. Opracowywanie analiz i ocen stanu bhp i p.poż. 10. Opracowywanie kart wywiadu zawodowego. 11. Organizacja i koordynacja: a) świadczeń medycyny profilaktycznej, b) szkoleń w zakresie BHP, c) dostaw napojów chłodzących, d) bieżących zakupów bhp i ppoz., e) zakupów inwestycyjnych. 12. Prowadzenie czynności w ramach punktu nr 11 obejmuje w szczególności sporządzanie umów/zleceń, kwalifikacja kosztów, weryfikacja faktur/rachunków, ewidencja i analiza świadczonych usług. 13. Sprawdzanie pod względem merytorycznym faktur i zgodności załączników przedłożonych przez pracowników zgodnie z obowiązującą procedurą, w celu refundowania kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do obsługi monitora ekranowego. 14. Bieżąca weryfikacja prowadzonej ewidencji ważności badań lekarskich. 15. Współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu wstępnych, okresowych oraz kontrolnych badań lekarskich. 16. Wydawanie skierowań na wstępne, okresowe oraz kontrolne badania lekarskie. 17. Współorganizacja i prowadzenie szkoleń z zakresu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy dla pracowników Urzędu z zakresu norm PN-N oraz PN-N Uczestniczenie w kontrolach prowadzonych przez Okręgowego Inspektora Pracy Państwowej Inspekcji Pracy oraz z ramienia Sanepidu. 19. Nadzorowanie prawidłowości przebiegu działań wynikających z funkcjonowania wdrożonego Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy wg normy PN-N Przedstawianie sprawozdań Pełnomocnikowi Zarządu ds. ZSZ dotyczących funkcjonowania systemu w obszarze dotyczącym bhp. V. W zakresie ochrony przeciwpożarowej: 1. Przeprowadzanie kontroli w zakresie ochrony przeciwpożarowej:

7 a) wyposażenia oraz właściwej lokalizacji podręcznego sprzętu gaśniczego na terenie jednostek lokalizacyjnych UMWM, b) drożność dróg pożarowych i ewakuacyjnych, c) właściwego oznakowania dróg ewakuacyjnych znakami ewakuacyjnymi i informacyjnymi, d) przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad ppoż., e) udział w opracowywaniu i aktualizacji instrukcji bezpieczeństwa przeciwpożarowego. 2. Bieżące informowanie przełożonego o stwierdzonych zagrożeniach pożarowych. 3. Sporządzanie protokołów zawierających wnioski dotyczące wymagań ppoż., stanowiących podstawę do podjęcia działań korygujących. 4. Opracowywanie planów ewakuacji poszczególnych departamentów UMWM. 5. Zapewnienie sprawnego przygotowania i przeprowadzenia ewakuacji pracowników UMWM. 6. Doradztwo w zakresie obowiązujących zasad i przepisów ppoż. 7. Organizacja i prowadzenie szkoleń ppoż. dla pracowników UMWM. 8. Opracowywanie analiz i oceny stanu ppoż. poszczególnych lokalizacji UMWM. 9. Współpraca z Administratorami poszczególnych nieruchomości (siedzib UMWM) w zakresie wdrażania niezbędnych rozwiązań techniczno organizacyjnych mających wpływ na stan ochrony ppoż. 10. Uczestniczenie w kontrolach prowadzonych przez Miejską Straż Pożarną. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz z późn. zm.) Zarządzenie Nr 77/2009 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 15 lipca 2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie (z późn. zm.). VI. Pozostałe zadania: 1. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o Do szczegółowego zakresu działania Dziennika Podawczego (OR-V) należy: 1. Zapewnienie właściwego funkcjonowania obiegu korespondencji zewnętrznej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego poprzez przyjmowanie przesyłek listowych i złożonych osobiście przez klientów, rejestrowanie ich w elektronicznym systemie obiegu dokumentów i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu. Przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie korespondencji (przesyłek) do Przewodniczącego Sejmiku, Wiceprzewodniczących Sejmiku, Członków Zarządu, Skarbnika, Sekretarza Województwa oraz Dyrektorów Departamentów. 2. Zapewnienie wymiany korespondencji wewnętrznej pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu. 3. Prowadzenie ewidencji korespondencji wysyłanej z Urzędu oraz dokonywanie jej ekspedycji. 4. Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie dokumentów elektronicznych. 5. Udzielanie stronom informacji. 6. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o 7. Realizacja budżetu Departamentu w zakresie działania Zespołu. Do szczegółowego zakresu działania Zespołu Logistyki (OR-VI) należy: 6 7

8 I. Realizacja budżetu Departamentu w zakresie działania Zespołu. II. W zakresie spraw logistycznych: 1. Zapewnianie warunków do sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz niezbędnego wyposażenia technicznego: a) najem i obsługa administracyjno-techniczna powierzchni biurowej, b) kompleksowa obsługa systemu telefonicznego w Urzędzie, c) zakup wyposażenia stanowisk: mebli, sprzętu biurowego, sprzętu AGD. 2. Przygotowywanie projektów umów kupna sprzedaży, umów zlecenia, umów o dzieło. 3. Bieżący zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy w Urzędzie. 4. Gospodarka pieczęciami i tablicami urzędowymi. 5. Gospodarowanie środkami rzeczowymi i zabezpieczenie mienia Urzędu. 6. Organizowanie przeglądów gwarancyjnych i eksploatacyjnych oraz czuwanie nad usuwaniem usterek. 7. Koordynacja zadań związanych z przeprowadzaniem remontów w pomieszczeniach zajmowanych przez pracowników Urzędu. 8. Prowadzenie analiz w zakresie racjonalnego gospodarowania zasobami materialnymi w Urzędzie. 9. Planowanie, przygotowanie i organizacja zakupów inwestycyjnych finansowanych lub współfinansowanych z budżetu województwa lub z innych dostępnych źródeł finansowych ujętych w budżecie oraz wieloletnich wojewódzkich programach w obszarze działania Zespołu, z zastrzeżeniem zadań realizowanych przez Zespół ds. Zamówień publicznych. III. W zakresie obsługi taboru samochodowego Urzędu: 1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania usług transportowych w Urzędzie: a) przydział zadań kierowcom z kolumny transportowej Urzędu, b) realizacja poleceń służbowych i zezwoleń wyjazdów, c) prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców. 2. Dbanie o stan techniczny taboru samochodowego. 3. Przygotowywanie umów związanych z przyznanymi ryczałtami pracownikom Urzędu na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych. 4. Prowadzenia analiz w zakresie funkcjonowania taboru samochodowego. 5. Planowanie, przygotowanie i organizacja zakupów inwestycyjnych finansowanych lub współfinansowanych z budżetu województwa lub innych dostępnych źródeł finansowych ujętych w budżecie, związanych z zapewnieniem taboru samochodowego, z zastrzeżeniem zadań realizowanych przez Zespół ds. Zamówień publicznych. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) IV. Pozostałe zadania: 1. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o Do szczegółowego zakresu działania Zespołu Informatyki (OR-VII) należy: I. Realizacja budżetu Departamentu w zakresie działania Zespołu. II. W zakresie utrzymania systemu informatycznego: 1. Utrzymanie ciągłości działania infrastruktury teleinformatycznej oraz używanych systemów i aplikacji w celu zapewnienia sprawnego i prawidłowego funkcjonowania Urzędu, w szczególności: 1) zarządzanie infrastrukturą informatyczną w Centrach Przetwarzania Danych: 8

9 a) infrastrukturą sieciową w sieci lokalnej (LAN), rozległej (WAN) i bezprzewodowej (WiFi) łącznie z urządzeniami kryptograficznymi, b) serwerami, c) systemami pamięci masowych i systemami backupowymi, w celu utrzymania ciągłości prawidłowego funkcjonowania Urzędu z jednoczesnym zapewnieniem wymaganego poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego; 2) realizacja prac związanych z integracją sieci komputerowych Urzędu, 3) zarządzanie dostępem do infrastruktury informatycznej oraz uprawnieniami użytkowników do eksploatowanych w Urzędzie systemów informatycznych, 4) wykonywanie kopii bezpieczeństwa baz danych oraz aplikacji i systemów informatycznych eksploatowanych w Urzędzie, 5) zarządzanie węzłem dostępowym do sieci Internet, 6) zarządzanie systemem poczty elektronicznej Urzędu. 2. Zarządzanie zasobami teleinformatycznymi Urzędu. 3. Zapewnienie obsługi informatycznej i pomocy dla pracowników Urzędu w przypadku wystąpienia problemów w obsłudze sprzętu teleinformatycznego, systemów informatycznych i oprogramowania, w szczególności: 1) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania na stanowiskach pracy pracowników Urzędu, 2) nadzór nad wykonywaniem serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych, 3) nadzór nad przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa i użytkowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych oraz oprogramowania biurowego, 4) analiza i realizacja potrzeb w zakresie sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania biurowego, 5) bezpośrednie wsparcie dla użytkowników (helpdesk) w zakresie: a) instalacji i konfiguracji stacji roboczych, urządzeń peryferyjnych, oprogramowania biurowego oraz poczty elektronicznej, b) udzielania pomocy w przypadku problemów związanych z eksploatacją stacji roboczych, urządzeń peryferyjnych, w tym naprawy bieżące, a także oprogramowania, c) przyjmowania zgłoszeń dotyczących awarii sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz innych związanych z eksploatacją urządzeń telekomunikacyjnych i biurowych użytkowanych w Urzędzie, a także prowadzenie ewidencji tych zgłoszeń zgodnie z przyjętymi procedurami, d) problemów związanych z użytkowaniem infrastruktury sieciowej, e) organizowania szkoleń w zakresie obsługi sprzętu komputerowego i oprogramowania biurowego, 4. Nadzorowanie spraw związanych z ochroną danych osobowych w zakresie działalności Urzędu. 5. Prowadzenie spraw związanych z ochroną informacji niejawnych w zakresie działalności Zespołu. 6. Administracja i zarządzanie platformą e-learning-ową Urzędu. 7. Administracja i zarządzanie systemem Helpdesk w zakresie działalności Departamentu Organizacyjnego. 8. Prowadzenie spraw związanych z podpisem elektronicznym w zakresie działalności Urzędu. 9. Zapewnienie materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i skanujących oraz innych urządzeń komputerowych. 10. Obsługa transmisji audio/video z obrad Sejmiku Województwa Małopolskiego. III. W zakresie rozwoju systemu informatycznego: 1. Planowanie rozwoju teleinformatyki w Urzędzie w celu zapewnienia realizacji potrzeb Urzędu oraz jego kompleksowej informatyzacji, w szczególności prowadzenie spraw związanych z planowaniem i rozwojem infrastruktury teleinformatycznej, w tym m.in.: a) badanie potrzeb, możliwości technicznych i rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej Urzędu, b) śledzenie postępu technicznego i wprowadzanie nowych, sprawdzonych technologii, c) optymalizacja i planowanie rozwoju infrastruktury sieciowej i serwerowej, d) modernizacja infrastruktury IT łącznie z przygotowywaniem planów zakupów celem zapewnienia wymagań wydajnościowych i funkcjonalnych eksploatowanych systemów informatycznych w Urzędzie, 2. Wdrażanie zasad polityki bezpieczeństwa w zakresie systemów i sieci teleinformatycznych, przetwarzania danych w systemach w Urzędzie oraz nadzór nad ich przestrzeganiem w ramach

10 funkcjonującego ZSZ. 3. Śledzenie rozwiązań teleinformatycznych stosowanych w krajach UE w zakresie e-government w celu potencjalnego zastosowania komplementarnych rozwiązań w Urzędzie. 4. Współpraca z komórkami Urzędu w celu wypracowywania rozwiązań informatycznych wspierających pracę tych komórek. 5. Prowadzenie testów systemów/aplikacji tworzonych przez firmy zewnętrzne i przez pracowników Zespołu. 6. Zarządzanie dokumentacją użytkową systemów teleinformatycznych. 7. Nadzór nad prowadzonymi szkoleniami oraz organizacja szkoleń użytkowników w zakresie wdrażanych systemów. 8. Realizacja i zarządzanie projektami teleinformatycznymi prowadzonymi dla potrzeb Urzędu. 9. Prowadzenie analiz w zakresie efektywności i skuteczności utrzymania i rozwoju systemu informatycznego. Zarządzenie Nr 47/2012 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 4 czerwca 2012 roku w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego w Krakowie (z późn. zm.) Zarządzenie Nr 116/2012 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 27 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego systemów informatycznych wspomagających funkcjonowanie i zarządzanie Urzędem. Zarządzenie Nr 10/2011 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 28 stycznia 2011 roku w sprawie wyznaczania Administratora Systemu i Inspektora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego. IV. Pozostałe zadania: 1. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o Do szczegółowego zakresu działania Zespołu Radców Prawnych (OR-VIII) należy: 9 1. Świadczenie pomocy prawnej z zachowaniem praw i obowiązków wynikających z ustawy z dnia 6 lipca 1982 roku o radcach prawnych. 2. Uczestniczenie w upowszechnianiu doświadczeń samorządowych. 3. Prowadzenie spraw związanych z obsługą prawną Zarządu Województwa: a) opiniowanie projektów uchwał Zarządu Województwa i udzielanie pomocy w ich redagowaniu, b) uczestnictwo w posiedzeniach Zarządu Województwa zgodnie z dyspozycją Marszałka Województwa i w ramach przyjętych rozstrzygnięć koordynacyjnych, c) uczestnictwo w posiedzeniach Komisji Sejmiku Województwa i udzielanie stosownych konsultacji prawnych, na wniosek członka Zarządu Województwa. 4. Reprezentowanie Województwa Małopolskiego w zakresie działania Urzędu Marszałkowskiego, Sejmiku Województwa, Marszałka Województwa oraz Zarządu Województwa w postępowaniu przed sądami: a) sądami administracyjnymi: Wojewódzkim Sądem Administracyjnym, Naczelnym Sądem Administracyjnym, b) sądami powszechnymi (wszystkich instancji) z Sądem Najwyższym włącznie, c) przed innymi organami w innych sprawach z zakresu prawa cywilnego, prawa pracy i prawa administracyjnego, w których udział radcy prawnego jest celowy w ocenie Marszałka Województwa lub Sekretarza Województwa działających w uzgodnieniu z koordynatorem Zespołu Radców Prawnych. 5. Udzielanie opinii prawnych i informacji prawnych dla potrzeb Marszałka Województwa i Zarządu Województwa. 6. Udzielanie pomocy prawnej w sprawach należących do kompetencji poszczególnych departamentów Urzędu Marszałkowskiego

11 7. Udzielanie konsultacji i doradztwa prawnego w sprawach związanych z realizacją zadań przez departamenty. 8. Opiniowanie opracowanych projektów umów, porozumień, uchwał Sejmiku Województwa, uchwał Zarządu Województwa, zarządzeń, poleceń, i innych aktów prawnych. 9. Opracowywanie opinii prawnych i informacji prawnych. 10. Udzielanie pomocy prawnej w sprawach związanych z zamówieniami publicznymi. 11. Prowadzenie analizy orzecznictwa w sprawach związanych z samorządem województwa. 12. Przesyłanie opinii i informacji do zainteresowanych adresatów z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistego przesłania w szczególności przez Marszałka Województwa, Członków Zarządu Województwa, Przewodniczącego Sejmiku Województwa i Sekretarza Województwa. 13. Prowadzenie powierzonych akt i dokumentów. 14. Uczestniczenie w pracach zespołów roboczych i zadaniowych jeżeli obecność radcy prawnego zostanie uznana przez Marszałka lub Sekretarza Województwa za konieczną. 15. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o 16. Prowadzenie spraw związanych z archiwizacją. 10 Do szczegółowego zakresu działania Zespołu Skarg i Wewnętrznych Aktów Normatywnych (OR-IX) należy: I. Realizacja budżetu Departamentu w zakresie działania Zespołu. II. W zakresie aktów wewnętrznych kierownictwa Urzędu: 1. Opracowywanie lub opiniowanie projektów aktów wewnętrznych regulujących zasady realizacji zadań Urzędu. 2. Analiza projektów aktów wewnętrznych pod kątem stosowanych rozwiązań dotyczących ZSZ. 3. Opracowywanie lub opiniowanie formalnie projektów zarządzeń Marszałka Województwa przygotowywanych przez departamenty. 4. Prowadzenie rejestru projektów zarządzeń i rejestru zarządzeń Marszałka Województwa. 5. Opracowywanie lub opiniowanie oraz rejestracja projektów poleceń służbowych Marszałka Województwa, Sekretarza Województwa. Prowadzenie rejestru poleceń służbowych. 6. Przygotowywanie raportów i monitoring realizacji zarządzeń Marszałka Województwa, poleceń służbowych Marszałka Województwa lub Sekretarza Województwa. 7. Opracowywanie projektów pełnomocnictw i upoważnień Marszałka Województwa dotyczących wydawania decyzji administracyjnych, zaświadczeń, postanowień w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie Departamentu Organizacyjno-Prawnego. 8. Prowadzenie rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw. 9. Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu przy udziale Sekretarza Województwa. 10. Współdziałanie z departamentami zaangażowanymi we wdrażanie Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (MRPO) oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) w zakresie: a) analizy bieżących działań w ramach przyjętego systemu zgodności z urzędowymi procedurami, b) uczestnictwa w procesie przygotowania i edycji zarządzeń, poleceń służbowych i upoważnień. III. W zakresie postępowania ze skargami i wnioskami: 1. Przyjmowanie skarg i wniosków w sprawach indywidualnych i publicznych z zakresu administracji publicznej oraz zapoznanie się z każdą sprawą. 2. Załatwianie każdej sprawy zgodnie z przepisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego lub innymi przepisami proceduralnymi oraz zgodnie z przepisami prawa administracyjnego materialnego. 3. Analiza napływających skarg i wniosków.

12 4. Przygotowywanie projektów odpowiedzi na skargi i wnioski. 5. Przekazywanie skarg i wniosków do rozpatrzenia zgodnie z właściwością do poszczególnych departamentów lub organów administracyjnych. 6. Przestrzeganie terminowości załatwiania spraw. 7. Prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu. 8. Analiza skarg pod kątem doskonalenia działalności Urzędu. Dział VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46). IV. W zakresie inicjatyw legislacyjnych: 1. Współpraca z Departamentami Urzędu w sprawach związanych z inicjatywami legislacyjnymi podejmowanymi przez Województwo Małopolskie. 2. Składanie własnych propozycji zmian legislacyjnych, po uprzednim uzyskaniu pozytywnej opinii Dyrektora właściwego Departamentu. 3. Prowadzenie rejestru inicjatyw legislacyjnych Województwa Małopolskiego. 4. Koordynowanie prac w zakresie opiniowania projektów aktów prawnych oraz inicjatyw legislacyjnych na poziomie Urzędu Marszałkowskiego. 5. Przekazywanie opracowanych propozycji zmian legislacyjnych do podmiotów wnioskujących o wyrażenie opinii. 6. Pomoc prawna udzielana departamentom merytorycznym w przygotowaniu opinii aktów prawnych przedłożonych organom Województwa Małopolskiego do zaopiniowania. 7. Opracowywanie dla potrzeb Urzędu Marszałkowskiego okresowych informacji o zmianach w przepisach prawa publikowanych w Dzienniku Ustaw i Monitorze Polskim w sprawach dotyczących samorządu Województwa. Krakowie, stanowiącego Załącznik do Uchwały Nr 1521/10 Zarządu Województwa Małopolskiego z dnia 16 grudnia 2010 r.. V. W zakresie postępowania z kontrolami zewnętrznymi: 1. Realizacja zadań wynikających z przeprowadzanych w Urzędzie kontroli zewnętrznych: a) prowadzenie książki kontroli zewnętrznych Urzędu, b) prowadzenie rejestru dokumentacji kontroli zewnętrznych Urzędu, c) koordynacja i monitoring nad realizacją zaleceń pokontrolnych sformułowanych przez organy kontroli zewnętrznej, d) prowadzenie korespondencji z organami kontroli zewnętrznej, e) techniczna obsługa administracyjna zespołów kontrolnych. 2. Przygotowanie okresowych analiz związanych z wynikami postępowań kontrolnych prowadzonych w Urzędzie w administracji publicznej pod kątem doskonalenia działania Urzędu. 3. Organizacja i koordynacja kontroli wewnętrznych prowadzonych w Urzędzie w obszarach nadzorowanych przez Departament. 4. Współdziałanie z departamentami zaangażowanymi we wdrażanie Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (MRPO) oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) w zakresie kontroli. art. 43 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) Zarządzenie Nr 87/2011 MWM z dnia 28 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia procedury koordynacji kontroli przeprowadzanych przez instytucje zewnętrzne w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego w Krakowie (z późn. zm.). VI. W zakresie wdrażania programów rozwoju instytucjonalnego: 1. Udział i wdrażanie rozwiązań dotyczących rozwoju instytucjonalnego w ramach programów - MRPO, PO KL w zakresie działania Urzędu. 2. Upowszechnianie postaw projakościowych: a) udział w konkursach np. Polska Nagroda Jakości,

13 b) wdrażanie wybranego w Urzędzie modelu samooceny. 3. Rozwój i monitorowanie systemu zarządzania projektami. 4. Prowadzenie i koordynacja działań w zakresie badania satysfakcji pracowników Urzędu oraz klientów zewnętrznych. 5. Prowadzenie szkoleń wewnętrznych w obszarach pracy Zespołu w celu doskonalenia działania Urzędu. 6. Realizacja zadań związanych z benchmarkingiem oraz poszukiwaniem dobrych praktyk i rozwiązań instytucjonalnych we współpracy z partnerami zewnętrznymi. 7. Współdziałanie z departamentami zaangażowanymi we wdrażanie Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (MRPO) oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) w zakresie: a) integracji i dostosowania projektów rozwiązań systemowych dotyczących MRPO do wymagań ZSZ, b) analizy bieżących działań w ramach przyjętego systemu zgodności z urzędowymi procedurami. VII. W zakresie biblioteki Urzędu: 1. Zakup literatury fachowej oraz przygotowanie i organizacja zakupu prasy służącej pracownikom Urzędu, z zastrzeżeniem zadań realizowanych przez Zespół ds. Zamówień publicznych. 2. Opracowywanie i ewidencjonowanie zbiorów bibliotecznych w Księdze Inwentarzowej Biblioteki Urzędu, 3. Udostępnianie zbiorów bibliotecznych i zapewnienie dostępu do prasy, a także innych wydawnictw specjalistycznych pracownikom Urzędu, 4. Współpraca z Wojewódzką Biblioteką Publiczną w Krakowie w zakresie udostępniania wydawnictw Urzędu w Małopolskiej Bibliotece Cyfrowej, 5. Koordynacja działalności wydawniczej Urzędu. 6. Koordynacja prac w zakresie redagowania stron sieci wewnętrznej Intranet. VIII. Koordynacja prac przez Koordynatora ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) w zakresie utrzymania i rozwoju ZSZ w Urzędzie oparta na współdziałaniu z Pełnomocnikiem Zarządu ds. ZSZ: 1. Realizacja i koordynacja prac w zakresie utrzymania i doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) w Urzędzie. 2. W zakresie zarządzania publicznego: a) inicjowanie i koordynowanie działań w zakresie wdrażania w Urzędzie elementów nowoczesnego zarządzania publicznego, b) integracja rozwiązań zarządczych z funkcjonującym ZSZ, c) proponowanie rozwiązań opartych na dobrych praktykach zarządczych, d) realizacja zadań związanych z kontrolą zarządczą. 3. W zakresie dokumentowania ZSZ: a) projektowanie i aktualizowanie Księgi ZSZ i dokumentacji systemowej, b) koordynacja prac międzydepartamentowego Zespołu ds. utrzymania i rozwoju ZSZ, c) nadzór nad przyjętymi zasadami zarządzania procesowego w Urzędzie, d) planowanie, organizowanie oraz dokumentowanie przebiegu i rezultatów Przeglądów ZSZ, e) koordynowanie identyfikacji i analizy ryzyka wystąpienia zjawisk korupcyjnych oraz planowania i realizacji działań zapobiegających wystąpieniu zidentyfikowanemu ryzyku korupcyjnemu. 4. Przeprowadzanie audytów wewnętrznych ZSZ i działań doskonalących. 5. Modelowanie ZSZ: a) doskonalenie podejścia procesowego w Urzędzie zmierzające do integracji struktury procesów. b) przygotowanie metodologii oraz środowiska projektowego i wspomaganie pracy grupowej z wykorzystaniem specjalistycznego oprogramowania. Norma PN EN ISO 9001:2009 System zarządzania jakością Wymagania.

14 Norma PN-EN ISO 9000:2006 Systemy zarządzania jakością Podstawy i terminologia. Norma PN-EN ISO 9004:2010 Zarządzanie ukierunkowane na trwały sukces organizacji Podejście wykorzystujące zarządzanie jakością. Norma PN-EN ISO 14001:2005 System zarządzania środowiskowego Wymagania. Norma PN-EN ISO 19011:2003 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego. Norma PN-N-18001:2004 System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy Wymagania. Norma PN-ISO/IEC 27001:2007 System zarządzania bezpieczeństwem informacji Wymagania. System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK) Wymagania dodatkowe stworzone przez KIG i PCBC S.A. IX. Pozostałe zadania: 1. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o 11 Do szczegółowego zakresu działania Zespołu Zamówień Publicznych (OR-X) należy: 1. Prowadzenie, na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych stosownego aktu kierownictwa wewnętrznego Urzędu, postępowań o udzielenie zamówień publicznych dla Urzędu lub Województwa z wyłączeniem zamówień: a) co do których jest wyłączone stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych, b) co do których jest wyłączone stosowanie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, c) przeprowadzanych w trybie zamówienia z wolnej ręki. 2. Udzielanie informacji pracownikom, prowadzenie konsultacji i opiniowanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonych przez inne departamenty Urzędu zgodnie z wewnętrzną procedurą dotyczącą zamówień publicznych. 3. Prowadzenie, na podstawie wewnętrznej procedury dotyczącej zamówień publicznych, postępowań o udzielenie wspólnych zamówień publicznych dla Urzędu, Województwa, wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych lub wojewódzkich osób prawnych. 4. Opracowanie zbiorczego planu zamówień publicznych na dany rok w oparciu o plany przedstawione przez departamenty. 5. Analiza zamówień publicznych realizowanych w Urzędzie. 6. Promowanie i wdrażanie w Urzędzie dobrych praktyk w zakresie zamówień publicznych. 7. Opracowanie i wdrażanie dokumentów wewnętrznych związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. 8. Prowadzenie rejestru wszystkich zamówień publicznych, które zostały przeprowadzone przez departamenty Urzędu na podstawie przesyłanych przez nie informacji o udzielonych zamówieniach. 9. Sporządzanie sprawozdań z realizacji zamówień publicznych i przekazanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. 10. Analiza sporządzanych sprawozdań i przedstawianie wniosków w tym zakresie Sekretarzowi Województwa. 11. Sporządzanie planu oraz sprawozdania z realizacji zamówień publicznych Departamentu Organizacyjno Prawnego, na podstawie informacji przekazanych przez poszczególne komórki Departamentu. 12. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Do szczegółowego zakresu działania Stanowiska Analiz (OR-XI) należy: 1. Opracowywanie i aktualizacja wykazu celów strategicznych Urzędu na podstawie informacji z Departamentów oraz koordynacja działań związanych z prezentacją poziomu ich realizacji. 12

15 2. Monitoring realizacji celów strategicznych Departamentu, w tym opracowanie sprawozdań oraz koordynacja działań związanych z prezentacją poziomu ich realizacji. 3. Opracowywanie zbiorczego planu pracy Departamentu w oparciu o informacje Zespołów w zakresie realizowanych przez nie zadań, monitoring planu oraz sporządzanie sprawozdań z poziomu jego wykonania. 4. Opracowywanie innych materiałów sprawozdawczych na potrzeby Dyrektora Departamentu Organizacyjno-Prawnego/Sekretarza Województwa. 5. Przygotowywanie materiałów informacyjnych, analiz, prezentacji, itp. na posiedzenia Sejmiku i Zarządu Województwa Małopolskiego w zakresie zleconym przez Dyrektora Departamentu Organizacyjno-Prawnego/Sekretarza Województwa. 6. Współpraca w opracowywaniu i opiniowanie materiałów przygotowywanych na potrzeby Dyrektora Departamentu Organizacyjno-Prawnego/Sekretarza Województwa. 7. Współudział w organizacji spotkań, narad, warsztatów i szkoleń dla dyrektorów Departamentów z udziałem Dyrektora Departamentu Organizacyjno-Prawnego/Sekretarza Województwa. 8. Wsparcie organizacyjne i merytoryczne Dyrektora Departamentu Organizacyjno- Prawnego/Sekretarza Województwa w zakresie zadań wynikających ze sprawowanej funkcji. 9. Udział w pracach zespołów zadaniowych i roboczych tworzonych w obszarach związanych z promocją i kreowaniem wizerunku Urzędu oraz współpracą instytucjonalną Urzędu z podmiotami zewnętrznymi. 10. Proponowanie rozwiązań organizacyjnych i systemowych na poziomie Urzędu oraz udział w ich wdrażaniu. 11. Opracowywanie wewnętrznych oraz analiza zewnętrznych badań ankietowych dotyczących funkcjonowania Urzędu. 12. Monitoring, aktualizacja i inicjowanie zmian w zakresie realizowanych zadań w oparciu o 13. Prowadzenie rejestru wniosków, interpelacji w zakresie właściwości działania Departamentu. 13 Schemat organizacyjny Departamentu Organizacyjno - Prawnego stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. 14 Uchyla się Zarządzenie Nr 138/2010 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 28 grudnia 2010 roku w sprawie podziału na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowego zakresu działania Departamentu Organizacyjno Prawnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie, zmienione Zarządzeniami Marszałka Województwa Małopolskiego: Nr 16/2011 z dnia 10 lutego 2011 roku oraz Nr 44/2012 z dnia 31 maja 2012 roku. 15 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2013 roku. Marek Sowa Marszałek Województwa Małopolskiego Załączniki z_040_13_zal.doc Data: :53:21 Rozmiar: 44.5k Powiązane artykuły Zarządzenia zmieniające:

16 ZARZĄDZENIE Nr 1/2014 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO z dnia 7 stycznia 2014 roku w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 40/2013 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 30 kwietnia 2013 roku w sprawie w sprawie podziału na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowego zakresu działania Departamentu Organizacyjno Prawnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie Akty uchylone: ZARZĄDZENIE Nr 44/2012 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO z dnia 31 maja 2012 roku w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 138/2010 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie podziału na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowego zakresu działania Departamentu Organizacyjno Prawnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie ZARZĄDZENIE Nr 138/2010 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO z dnia 28 grudnia 2010 roku w sprawie podziału na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowego zakresu działania Departamentu Organizacyjno Prawnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie ZARZĄDZENIE Nr 16/2011 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA MAŁOPOLSKIEGO z dnia 10 lutego 2011 roku w sprawie zmiany Zarządzenia nr 138/2010 z dnia 28 grudnia 2010 r. w sprawie podziału na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowego zakresu działania Departamentu Organizacyjno Prawnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie Liczba odwiedzin: 1136 Podmiot udostępniający informację: Osoba wprowadzająca informację: Osoba odpowiedzialna za informację: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Podmiotu Administrator Robert Kuźniar Czas wytworzenia: :07:42 Czas publikacji: :07:42 Data przeniesienia do archiwum: Brak