EU PR-II Lublin, 12 czerwca 2014 r.

Transkrypt

1 EU PR-II Lublin, 12 czerwca 2014 r. Ramowe zasady procesu przyjmowania stanowisk Konwentu Marszałków RP w trakcie przewodniczenia jego posiedzeniom przez Marszałka Województwa Lubelskiego 1 Wprowadzenie 1. Ogólne zasady przyjmowania stanowisk Konwentu Marszałków RP w Województwie Lubelskim określa Regulamin Konwentu Marszałków Rzeczypospolitej Polskiej 1 zatwierdzony na posiedzeniu plenarnym XXVII Zgromadzenia Ogólnego Związku Województw Rzeczypospolitej Polskiej w dniu 21 marca 2014 r. w Karpaczu, stanowiący załącznik Uchwały Nr 55/03/14 z dnia 21 marca 2014 r. 2. Proces przyjmowania stanowisk Konwentu na potrzeby niniejszych Ramowych zasad zawiera następujące etapy: 2.1. zgłoszenie projektu przez Wnioskodawcę, 2.2. konsultacje i uzgodnienia projektu stanowiska z pozostałymi członkami Konwentu, 2.3. wniesienie uzgodnionego projektu stanowiska pod obrady Konwentu oraz jego przyjęcie przez Konwent, 2.4. etap końcowy polegający m.in. na przekazaniu stanowiska Konwentu wraz z innymi dokumentami do Związku Powiatów Polskich i ewentualnie do innych instytucji, stosowanie do treści danego stanowiska. 3. Wnioskodawca, zgodnie z 8 pkt 2 Regulamin Konwentu Marszałków RP to każdy członek Konwentu występujący z inicjatywą przyjęcia określonego stanowiska przez Konwent. Na potrzeby niniejszych Ramowych zasad przez członka Konwentu, w tym przez Wnioskodawcę rozumie się stanowiska pracy i komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego, którym kieruje członek Konwentu (Wnioskodawca), realizujące zadania zawiązane z Konwentem, działające w jego imieniu, w tym opracowujące projekty stanowisk Konwentu. 1 (dostęp ). Strona 1 z 6

2 Stanowiska pracy i komórki organizacyjne realizujące zadania związane z Konwentem określa lista wysyłkowa określona przez Oddział Współpracy Regionalnej i Zagranicznej Kancelarii Marszałka Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego. Przesłane drogą elektroniczną do stanowisk pracy oraz komórek organizacyjnych urzędu marszałkowskiego województwa sprawującego prezydencję projekty stanowisk Konwentu lub uwagi do niech oraz dokumenty przesłane przez te stanowiska i komórki organizacyjne do innych członków Konwentu uznaję się, że (1) są opracowane i przyjęte zgodnie z faktycznie obowiązującym procesem decyzyjnym w urzędzie marszałkowskim kierowanym przez danego członka Konwentu, w którym powstały oraz (2) przedstawiają jego stanowisko. W przypadku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego wstępne projekty stanowisk opracowywane przez departamenty merytoryczne wymagają akceptacji właściwego Wicemarszałka oraz radcy prawnego. 4. W przypadku nie wniesienia uwag do projektu stanowiska przez danego członka Konwentu przyjmuję się domniemanie, że wyraża on zgodę (1) na jego treść oraz (2) na wniesienie projektu stanowiska pod obrady Konwentu. 5. Projekty stanowisk oraz uwagi przekazywane są drogą elektroniczną w formacie edytora tekstu Word do stanowisk pracy oraz merytorycznych komórek organizacyjnych urzędu marszałkowskiego, których zakres działania związany z treścią danego projektu stanowiska Konwentu lub/i do komórek organizacyjnych realizujących w danym urzędzie zadania związane z Konwentem. 6. Oryginał uzgodnionego projektu stanowiska podpisany przez Marszałka Województwa występującego z inicjatywą jego przyjęcia przez Konwent przesyłany jest nie później niż 14 dni przed planowanym posiedzeniem Konwentu w formie pisemnej na adres Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, a jego kopia w formacie Edytora Word oraz pdf na adres stanowiska@lubelskie.pl. W szczególnych przypadkach uzgodniony projekt stanowiska może zostać przesłany w krótszym terminie niż 14 dni przed planowanym posiedzeniem Konwentu, ale umożliwiającym jego procedowanie. Strona 2 z 6

3 2 Występowanie z inicjatywą przyjęcia stanowiska Konwentu (zgłaszanie projektu stanowiska Konwentu) 1. Wnioskodawca opracowuje wstępny projekt stanowiska Konwentu i przyjmuje go zgodnie z obowiązującym u Wnioskodawcy systemem decyzyjnym. 2. Wstępny projekt powinien zostać podpisany przez marszałka województwa, występującego z inicjatywą przyjęcia stanowiska Konwentu oraz zaakceptowany przez radcę prawnego pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. 3. Wnioskodawca kopię oryginału wstępnego projektu stanowiska Konwentu w formacie pdf zawierającą podpisy marszałka i radcy prawnego oraz jego kopię w formacie edytora Word, przekazuję pocztą elektroniczną na adres stanowiska@lubelskie.pl, z którego automatycznie są przekierowywane na adresy skrzynek pocztowych Edward.Ulanowski@lubelskie.pl oraz bartosz.tereszczuk@lubelskie.pl pracowników Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, zwanych dalej pracownikami koordynującymi. 4. Wnioskodawca wraz z kopiami wstępnego projektu stanowiska Konwentu przesyła propozycje terminu zakończenia wnoszenia do niego uwag, tj. termin zakończenia uzgodnień projektu oraz adresy skrzynek pocztowych i telefony stanowisk pracy lub komórek organizacyjnych urzędu, którym kieruje marszałek występujący z inicjatywą przyjęcia stanowiska, realizujących zadania związane z uzgadnianiem proponowanego projektu stanowiska Konwentu. 5. Pracownik koordynujący, biorąc pod uwagę propozycje terminu zakończenia uzgodnień przedstawioną przez Wnioskodawcę oraz działając w porozumieniu z Dyrektorem Departamentu Polityki Regionalnej lub upoważnionym przez niego pracownikiem ustala ostateczny termin składania uwag do przesłanego przez Wnioskodawcę wstępnego projektu stanowiska Konwentu przez pozostałych członków Konwentu. 6. Pracownik koordynujący lub upoważniony pracownik Oddziału Informatyki i Społeczeństwa Informacyjnego niezwłocznie zamieszcza na stronie wstępny projekt stanowiska Konwentu w pliku zabezpieczonym przed edycją, informację o Wnioskodawcy oraz o ostatecznym terminie zgłaszania uwag do wstępnego projektu stanowiska Konwentu lub ostatniej uzgodnionej jego wersji, po upływie którego możliwość ich wnoszenia zostanie na stronie internetowej automatycznie zablokowana. Strona 3 z 6

4 7. Pracownik koordynujący, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu zamieszczenia na stronie wstępnego projektu stanowiska Konwentu, przesyła do wszystkich członków Konwentu drogą elektroniczną, na adresy zawarte w liście wysyłkowej dostarczonej przez Oddział Współpracy Regionalnej i Zagranicznej Kancelarii Marszałka informacje o wpłynięciu i dacie wpłynięcia wstępnego projektu stanowiska Konwentu oraz o dane kontaktowe stanowisk pracy lub komórek organizacyjnych urzędu Wnioskodawcy realizujących zadania związane z uzgadnianiem z innymi członkami Konwentu zgłoszonego projektu stanowiska, datę, po której automatycznie wyłączona zostanie możliwość zgłaszania uwag do zamieszczonego na stronie wstępnego projektu lub ostatniej uzgodnionej jego wersji, treść projektu stanowiska Konwentu stanowiącą załącznik do informacji, oraz jeśli zachodzi taka potrzeba dodatkowe dane o projekcie stanowiska lub związane z etapem jego uzgadniania, np. charakteryzujące zgłaszane uwagi. 3 Konsultacje i uzgadnianie projektu stanowiska Konwentu 1. Proces uzgadniania projektu stanowiska Konwentu, zgodnie z 8 pkt 3 Regulaminu Konwentu realizuje Wnioskodawca. 2. Pracownik koordynujący niezwłocznie, stosownie do wprowadzania na stronie internetowej uwag do zamieszonego na niej wstępnego projektu stanowiska lub ostatniej uzgodnionej jego wersji, przesyła uwagi do Wnioskodawcy drogą elektroniczną w formacie edytora Worda podając ich autorów i inne niezbędne dane. 3. Wnioskodawca na podstawie uwag do wstępnego projektu stanowiska Konwentu zamieszczanych na stronie informacji o uwagach przesyłanych przez pracownika koordynującego oraz konsultacji z autorami uwag opracowuje uzgodnioną z innymi członkami Konwentu ostateczną wersję projektu stanowiska Konwentu, zwaną dalej uzgodnionym projektem stanowiska Konwentu. 4. Uzgodniony projekt podlega zatwierdzeniu u Wnioskodawcy zgodnie z obowiązującym u niego systemem decyzyjnym. Strona 4 z 6

5 5. Po upływie terminu zgłaszania uwag do wstępnego projektu stanowiska Konwentu lub ostatniej uzgodnionej jego wersji, po którym możliwość wnoszenia uwag na stronie została zablokowana, Wnioskodawca oryginał uzgodnionego projektu stanowiska podpisany przez Marszałka Województwa występującego z inicjatywą jego przyjęcia przez Konwent oraz zaakceptowany przez radcę prawnego, przesyła nie później niż 14 dni przed planowanym posiedzeniem Konwentu w formie pisemnej na adres Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, a jego kopię w formacie pdf oraz w formacie Edytora Word na adres stanowiska@lubelskie.pl wraz informacją, że przesłany projekt stanowiska Konwentu został uzgodniony zgodnie 8 pkt 3 Regulaminu Konwentu. W szczególnych przypadkach uzgodniony projekt stanowiska może zostać przesłany w terminie krótszym niż 14 dni przed planowanym posiedzeniem Konwentu, ale umożliwiającym jego procedowanie. 6. W terminach określonych dla projektu uzgodnionego Wnioskodawca przesyła do pracownika koordynującego drogą elektroniczną informację, że projekt nie został uzgodniony. 7. Otrzymany od Wnioskodawcy oryginał uzgodnionego projektu stanowiska Konwentu Departament Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego przesyła do Zespołu Radców Prawnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w celu stwierdzenia, zgodnie z 8 pkt 4 Regulaminu Konwentu, zgodności projektu z zobowiązującymi przepisami prawa. Pracownik koordynujący niezwłocznie, działając w porozumieniu z Dyrektorem Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego lub upoważnionym przez niego pracownikiem, przesyła kopię oryginału uzgodnionego projektu stanowiska Konwentu w formacie pdf drogą elektroniczną na adresy pracowników Zespołu Radców Prawnych: Radcy Prawnego Koordynatora wrzolek@lubelskie.pl oraz pracownika ds. obsługi Radców Prawnych karolina.czarnecka@lubelskie.pl. Dopuszcza się akceptację w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa uzgodnionego projektu stanowiska Konwentu przez radcę prawnego na wydruku komputerowym z pliku w formacie pdf zawierającego kopię uzgodnionego i zatwierdzonego projektu stanowiska Konwentu sporządzonego przez Wnioskodawcę, przesłanego drogą elektroniczną przez pracownika koordynującego. 8. Jeśli z inicjatywą przyjęcie stanowiska Konwentu wystąpiły stanowiska pracy lub komórki organizacyjne, urzędu marszałkowskiego, którymi kieruje Przewodniczący Konwentu Strona 5 z 6

6 dostarczają one oryginał uzgodnionego, zatwierdzonego przez marszałka lub upoważnionego wicemarszałka oraz zaakceptowanego przez radcę prawnego projektu stanowiska Konwentu do Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego oraz przesyłają jego kopię w formacie w formacie edytora Word oraz pdf do pracownika koordynującego. 9. Oryginały uzgodnionego i zatwierdzonego projektu stanowiska Konwentu lub ich wydruki komputerowe z plików w formacie pdf zawierających ich kopię, zaakceptowane przez radcę prawnego, są podstawą dla Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego uwzględnienia ich w porządku obrad Konwentu. Strona 6 z 6