KSIĘGA JAKOŚCI. Wydanie nr 2. UWAGA!: Kopia nienadzorowana egzemplarz nie podlega aktualizacji. Copyright Urząd Gminy Jaworze D:\Dokumenty

Transkrypt

1 Wydanie nr 2 Egzemplarz nr / Opracował: Pełnomocnik ds. SZJ Radosław G. Ostałkiewicz Przegląd i zatwierdzenie: Wójt Gminy Jaworze Zdzisław Bylok Data: Data: Podpis: Podpis: 1 UG\04. ISO\ PROCEDU

2 Strona: 2/48 Zatwierdzam niniejszym 2. wydanie Księgi Jakości oraz stanowiącą załącznik do niej Politykę Jakości, a takŝe księgi przyjętych do stosowania procesów składających się na dokumentację Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy Jaworze zgodnego z wymogami normy PN-EN ISO 9001 : Tym samym zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu do znajomości i stosowania Polityki Jakości oraz przestrzegania zasad przyjętych w ramach Systemu Zarządzania Jakością i pozostałych wytycznych, o których mowa w procedurach i instrukcjach systemowych. Jednocześnie deklaruję osobisty i bezpośredni nadzór nad realizacją Polityki Jakości oraz właściwym funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością w kierowanym przeze mnie Urzędem. Zdzisław Bylok Wójt Gminy Jaworze 2

3 Strona: 3/48 SPIS TREŚCI 1. Prezentacja Gminy Jaworze oraz samorządu lokalnego 6 2. Przepisy stanowiące podstawę działalności Stosowana terminologia System Zarządzania Jakością Wymagania ogólne Wymagania dotyczące dokumentacji Postanowienia ogólne Księga Jakości Nadzór nad dokumentami Nadzór nad zapisami Odpowiedzialność kierownictwa ZaangaŜowanie kierownictwa Zasady kierowania Urzędem Gminy Jaworze Orientacja na klienta Polityka Jakości Planowanie Cele dotyczące jakości Planowanie Systemu Zarządzania Jakością Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja Odpowiedzialność i uprawnienia Przedstawiciel kierownictwa Komunikacja wewnętrzna Przegląd zarządzania Postanowienia ogólne Dane wejściowe do przeglądu Dane wyjściowe z przeglądu Zarządzanie zasobami Zapewnienie zasobów 30 strona 3

4 Strona: 4/ Zasoby ludzkie Postanowienia ogólne Kompetencje, świadomość i szkolenie Infrastruktura Środowisko pracy Realizacja Planowanie realizacji usług Procesy związane z klientem Określenie wymagań dotyczących usługi Przegląd wymagań dotyczących usługi Komunikacja z klientem Projektowanie i rozwój Planowanie i projektowanie rozwoju Dane wejściowe do projektowania wewnętrznych aktów prawnych Dane wyjściowe z projektowania wewnętrznych aktów prawnych Przegląd projektowania i rozwoju Weryfikacja projektowania i rozwoju Walidacja projektowania i rozwoju Nadzorowanie zmian w projektowaniu i rozwoju Zakupy Proces zakupu Informacje dotyczące zakupów Weryfikacja zakupionego wyrobu Dostarczanie usługi Nadzorowanie dostarczania usługi Walidacja procesów dostarczania usług Identyfikacja i identyfikalność Własność klienta Zabezpieczenie zgodności usługi podczas procesu realizacji Nadzorowanie wyposaŝenia do monitorowania i pomiarów 40 4

5 Strona: 5/48 8. Pomiary, analiza i doskonalenie Postanowienia ogólne Monitorowanie i pomiary Zadowolenie klienta Audit wewnętrzny Monitorowanie i pomiary procesów Monitorowanie świadczonych usług Nadzór nad usługą niezgodną Analiza danych Doskonalenie Ciągłe doskonalenie Działania korygujące Działania zapobiegawcze Załączniki do Księgi Jakości Schemat organizacyjny Załącznik Polityka Jakości Załącznik Struktura dokumentacji w Systemie Zarządzania Jakością Załącznik Model mapy procesów Urzędu Załącznik Macierz procesów Załącznik Udokumentowanie spełnienia wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009 w dokumentacji SZJ Załącznik Wykaz zmian w Księdze Jakości Załącznik Rozdzielnik Księgi Jakości Załącznik 8 5

6 Strona: 6/48 1. PREZENTACJA GMINY JAWORZE ORAZ SAMORZĄDU LOKALNEGO Jaworze naleŝy do najstarszych miejscowości na Śląsku Cieszyńskim. Pierwsza wzmianka pochodzi z wykazu wsi ksiąŝęcych księstwa cieszyńskiego z 1302r. Pod względem dokumentacji historycznej wagę ma dopiero adnotacja z 1305r. Znajduje się ona w opisie wsi mających dawać biskupowi wrocławskiemu Henrykowi z Wierzbna dziesięcinę zboŝową. Od momentu powstania Jaworze miało wielu właścicieli. Największą jednak rolę w jego rozwoju odegrały skoligacone ze sobą arystokratyczne rody baronów Laszowskich herbu Nałęcz (2 pokolenia) i hrabiów Saint-Genois d Anneaucourt (4 pokolenia), w rękach których Jaworze było przez okres 154 lat. Pozostało po nich do dnia dzisiejszego wiele zabytkowych pamiątek. Szczątki tychŝe rodów spoczywają na miejscowym cmentarzu katolickim. W roku 1862 Maurycy hrabia Saint-Genois załoŝył w Jaworzu pierwsze na Śląsku Cieszyńskim uzdrowisko na tzw. Śląsku austriackim, które cieszyło się przez wiele lat wielkim wzięciem, szczególnie wśród Polaków z Galicji, dla których bezcenna była przede wszystkim istniejąca tu swoboda uŝywania języka polskiego. Niemniej zawdzięcza się Larischom poparcie i pomoc w załoŝeniu po I wojnie światowej przez dr Zygmunta Czopa zakładu wodoleczniczego. Sam hrabia oddał do dyspozycji bielskiego starosty pomieszczenia w zamku, gdzie bywało wiele znakomitości z kręgów politycznych i kulturalnych Polski międzywojennej, co nie było bez znaczenia dla Jaworza. W zakładzie wodoleczniczym kuracjuszami było wiele znanych postaci. Daleko posunięte prace związane z przywróceniem Jaworzu statusu uzdrowiska przekreślił wybuch II wojny światowej. I tak, jak w okresie uzdrowiskowym renomę uzdrowisku zrobił m.in. Wincenty Pol, piszący do dzienników krakowskich pochwały na jego temat, tak w okresie międzywojennym przyczyniła się do rozgłosu Jaworza pisarka Maria Dąbrowska, bywająca na kuracjach w zakładzie wodoleczniczym w Jaworzu, gdzie powstała m.in. część jej dzieła Noce i dnie i inne drobniejsze utwory. TakŜe i Melchior Wańkowicz tworzył tu swój Dysk Olimpijski. Po wojnie Jaworze zniszczone kilkumiesięcznymi walkami frontowymi, długo i z trudem odbudowywało swoją egzystencję i zabiegało bezskutecznie o kontynuację prac związanych z przywróceniem mu miana uzdrowiska. Niemniej pozostało ono znaną i cieszącą się duŝą popularnością miejscowością leczniczą z dwoma sanatoriami, turystyczną i wypoczynkową, z rosnącą na przestrzeni lat liczbą ośrodków wypoczynkowych. Równolegle rozwijała się baza obiektów zapewniająca rozrywkę i wypoczynek. Pozbawienie Jaworza w 1973r. samodzielności administracyjnej stało się przyczyna zahamowania planowanego w tym kierunku rozwoju miejscowości. Po 18 latach, dzięki zwartej postawie mieszkańców, Jaworze odrodziło się w roku 1991 ponownie jako samodzielna gmina, która zgodnie z wytyczonymi załoŝeniami walczy o jej rozwój. Gmina Jaworze połoŝona jest w południowej części województwa śląskiego, na pograniczu powiatu Bielskiego i Cieszyńskiego. Gmina graniczy od południa z Gminą Brenna i od północy z Gminą Jasienica, a od wschodu z Miastem Bielsko-Biała naleŝącymi do powiatu Bielskiego. Gmina Jaworze obejmuje swym zasięgiem cztery przysiółki Jaworze Średnie, Jaworze Górne i Jaworze NałęŜe i Jaworze Dolne. Przez miejscowość Jaworze przepływają potoki Szeroki i Wysoki natomiast przez wieś Jaworze NałęŜe przepływa potok Jasienica zwana równieŝ potocznie Jesionka. Gmina Jaworze to licząca sobie ponad 700 lat podgórska osada rolniczo turystyczna połoŝona obecnie w południowo zachodniej części Powiatu Bielskiego. Gmina Jaworze połoŝona jest w obrębie Pogórza Cieszyńskiego u północnego progu Beskidu Śląskiego w rozgałęzieniu ułoŝonych południkowo ramion górskich łączących się w masywie Błotnego (917 m n.p.m.) znanego jako Błatnia. Głęboko wcięte doliny oraz stromo 6

7 Strona: 7/48 opadające zalesione stoki Bucznika (679 m), Ostrego (659 m) Borowiny (718 m) i Wysokiego (756) tworzą urocze tło dla połoŝonej na pagórkach Gminy. Gmina znana jest z walorów uzdrowiskowych, na tym terenie w XIX wielu odkryto źródła wody bogate w sole jodobromowe. Corocznie przybywa tutaj wiele osób ze schorzeniami dróg oddechowych. Na terenie Jaworza funkcjonują obiekty wczasowo rekreacyjne, liczne ścieŝki rowerowe i narciarskie HERB I BARWY GMINY JAWORZE Zgodnie z art. 3 ustawy jednostki samorządu terytorialnego mogą ustanawiać, w drodze uchwały organu stanowiącego danej jednostki, własne herby, flagi, emblematy oraz insygnia i inne symbole. Podkreślenia wymaga, Ŝe ustawodawca zobowiązał jednostki samorządu terytorialnego do ustanawiania powyŝszych symboli w zgodzie z zasadami heraldyki i weksylologii. W tym celu na jednostki samorządu terytorialnego został nałoŝony obowiązek wystąpienia o opinię do ministra właściwego do spraw administracji publicznej, przy którym działa Komisja Heraldyczna jako jego organ opiniodawczodoradczy. Uchwałą Nr /O/2005 z dnia 28 stycznia 2005r. Komisja Heraldyczna pozytywnie zaopiniowała przedłoŝony projekt herbu Gminy Jaworze, jako zgodny z zasadami heraldyki i miejscową tradycją historyczną, a przez to spełniający wymagania art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 21 grudnia 1978 r. o odznakach i mundurach (Dz. U. z 1978 r. nr 31 poz. 130 ze zm.). HERB GMINY JAWORZE Z kolei Uchwałą Nr /O/2005 z dnia 6 maja 2005r. Komisja Heraldyczna pozytywnie zaopiniowała przedłoŝony projekt flagi Gminy Jaworze, jako zgodny z zasadami weksylologii i miejscową tradycją historyczną, a przez to spełniający wymagania art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 21 grudnia 1978 r. o odznakach i mundurach (Dz. U. z 1978 r. nr 31 poz. 130 ze zm.). FLAGA GMINY JAWORZE 7

8 Strona: 8/48 Zakres działania i zadania Gminy Jaworze Zakres działania i zadania gmin reguluje ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz z późn. zm.) Art Do zakresu działania gminy naleŝą wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym, niezastrzeŝone ustawami na rzecz innych podmiotów. 2. JeŜeli ustawy nie stanowią inaczej, rozstrzyganie w sprawach, o których mowa w ust. 1, naleŝy do gminy. Art Zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty naleŝy do zadań własnych gminy. W szczególności zadania własne obejmują sprawy: 1) ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej, 2) gminnych dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego, 3) wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, wysypisk i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz, 4) lokalnego transportu zbiorowego, 5) ochrony zdrowia, 6) pomocy społecznej, w tym ośrodków i zakładów opiekuńczych, 7) gminnego budownictwa mieszkaniowego, 8) edukacji publicznej, 9) kultury, w tym bibliotek gminnych i innych instytucji kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami, 10) kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych, 11) targowisk i hal targowych, 12) zieleni gminnej i zadrzewień, 13) cmentarzy gminnych, 14) porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpoŝarowej i przeciwpowodziowej, w tym wyposaŝenia i utrzymania gminnego magazynu przeciwpowodziowego, 15) utrzymania gminnych obiektów i urządzeń uŝyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych, 16) polityki prorodzinnej, w tym zapewnienia kobietom w ciąŝy opieki socjalnej, medycznej i prawnej, 17) wspierania i upowszechniania idei samorządowej, 18) promocji gminy, 19) współpracy z organizacjami pozarządowymi, 20) współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw. 2. Ustawy określają, które zadania własne gminy mają charakter obowiązkowy. 3. Przekazanie gminie, w drodze ustawy, nowych zadań własnych wymaga zapewnienia koniecznych środków finansowych na ich realizację w postaci zwiększenia dochodów własnych gminy lub subwencji. Przepis art. 8 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio. Art Ustawy mogą nakładać na gminę obowiązek wykonywania zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, a takŝe z zakresu organizacji przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów. 8

9 Strona: 9/48 2. Zadania z zakresu administracji rządowej gmina moŝe wykonywać równieŝ na podstawie porozumienia z organami tej administracji. 2a. Gmina moŝe wykonywać zadania z zakresu właściwości powiatu oraz zadania z zakresu właściwości województwa na podstawie porozumień z tymi jednostkami samorządu terytorialnego. 2b. Spory majątkowe wynikłe z porozumień, o których mowa w ust. 2 i 2a oraz w art. 74, rozpatruje sąd powszechny. 3. Gmina otrzymuje środki finansowe w wysokości koniecznej do wykonania zadań, o których mowa w ust. l, 2 i 2a. 4. Szczegółowe zasady i terminy przekazywania środków finansowych, o których mowa w ust. 3, określaj ą ustawy nakładające na gminy obowiązek wykonywania zadań zleconych lub zawarte porozumienia. 5. W przypadku niedotrzymania terminów, o których mowa w ust. 4, gminie przysługują odsetki w wysokości ustalonej dla zaległości podatkowych, orzeczenia sądów Art W celu wykonywania zadań gmina moŝe tworzyć jednostki organizacyjne, a takŝe zawierać umowy z innymi podmiotami, w tym z organizacjami pozarządowymi. 2. Gmina oraz inna gminna osoba prawna moŝe prowadzić działalność gospodarczą wykraczającą poza zadania o charakterze uŝyteczności publicznej wyłącznie w przypadkach określonych w odrębnej ustawie. 3. Formy prowadzenia gospodarki gminnej, w tym wykonywania przez gminę zadań o charakterze uŝyteczności publicznej, określa odrębna ustawa. 4. Zadaniami uŝyteczności publicznej, w rozumieniu ustawy, są zadania własne gminy, określone w art. 7 ust. l, których celem jest bieŝące i nieprzerwane zaspokajanie zbiorowych potrzeb ludności w drodze świadczenia usług powszechnie dostępnych. Art Wykonywanie zadań publicznych moŝe być realizowane w drodze współdziałania między jednostkami samorządu terytorialnego. 2. Gminy, związki międzygminne oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego mogą sobie wzajemnie bądź innym jednostkom samorządu terytorialnego udzielać pomocy, w tym pomocy finansowej. Organami Gminy Jaworze są: 1) Rada Gminy Jaworze organ stanowiący i kontrolny 2) Wójt Gminy Jaworze organ wykonawczy Rada liczy 15 członków, a jej kadencja trwa 4 lata licząc od dnia wyboru. Na czele rady stoi przewodniczący i wiceprzewodniczący w liczbie od 1 do 3. Do właściwości rady gminy naleŝą wszystkie sprawy pozostające w zakresie działania gminy, o ile ustawy nie stanowią inaczej. Rada gminy ze swojego grona moŝe powoływać stałe i doraźne komisje do określonych zadań, ustalając przedmiot działania oraz skład osobowy. Do wyłącznej właściwości rady gminy naleŝy: 1) uchwalanie statutu gminy, 2) ustalanie wynagrodzenia wójta, stanowienie o kierunkach jego działania oraz przyjmowanie sprawozdań z jego działalności, 3) powoływanie i odwoływanie skarbnika gminy, który jest głównym księgowym budŝetu, oraz sekretarza gminy - na wniosek wójta, 4) uchwalanie budŝetu gminy, rozpatrywanie sprawozdania z wykonania budŝetu oraz podejmowanie uchwały w sprawie udzielenia lub nieudzielenia absolutorium z tego tytułu, 9

10 Strona: 10/48 5) uchwalanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy oraz miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, 6) uchwalanie programów gospodarczych, 7) ustalanie zakresu działania jednostek pomocniczych, zasad przekazywania im składników mienia do korzystania oraz zasad przekazywania środków budŝetowych na realizację zadań przez te jednostki, 8) podejmowanie uchwał w sprawach podatków i opłat w granicach określonych w odrębnych ustawach, 9) podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących: a) określania zasad nabycia, zbycia i obciąŝenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŝawiania lub najmu na okres dłuŝszy niŝ trzy lata, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej; do czasu określenia zasad wójt moŝe dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy, b) emitowania obligacji oraz określania zasad ich zbywania, nabywania i wykupu przez wójta, c) zaciągania długoterminowych poŝyczek i kredytów, d) ustalania maksymalnej wysokości poŝyczek i kredytów krótkoterminowych zaciąganych przez wójta w roku budŝetowym, e) zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustalaną corocznie przez radę gminy, f) tworzenia i przystępowania do spółek i spółdzielni oraz rozwiązywania i występowania z nich, g) określania zasad wnoszenia, cofania i zbywania udziałów i akcji przez wójta, h) tworzenia, likwidacji i reorganizacji przedsiębiorstw, zakładów i innych gminnych jednostek organizacyjnych oraz wyposaŝania ich w majątek, i) ustalania maksymalnej wysokości poŝyczek i poręczeń udzielanych przez wójta w roku budŝetowym, 10) określanie wysokości sumy, do której wójt moŝe samodzielnie zaciągać zobowiązania, 11) podejmowanie uchwał w sprawie przyjęcia zadań, o których mowa w art. 8 ust. 2 i 2a, 12) podejmowanie uchwał w sprawach współdziałania z innymi gminami oraz wydzielanie na ten cel odpowiedniego majątku, 12a) podejmowanie uchwał w sprawach współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw oraz przystępowania do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych, 13) podejmowanie uchwał w sprawach herbu gminy, nazw ulic i placów będących drogami publicznymi lub nazw dróg wewnętrznych w rozumieniu ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2086, z późn. zm.), a takŝe wznoszenia pomników, 14) nadawanie honorowego obywatelstwa gminy, 14a) podejmowanie uchwał w sprawie zasad udzielania stypendiów dla uczniów i studentów, 15) stanowienie w innych sprawach zastrzeŝonych ustawami do kompetencji rady gminy. 10

11 Strona: 11/48 Organem wykonawczym gminy jest wójt. W realizacji zadań własnych gminy podlega on wyłącznie radzie gminy. Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym, wójt wykonuje uchwały rady gminy i zadania gminy określone przepisami prawa, a szczególnie: 1) przygotowuje projekty uchwał rady gminy, 2) określa sposoby wykonywania uchwał, 3) gospodaruje mieniem komunalnym, 4) wykonuje budŝet, 5) zatrudnia i zwalnia kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Wójt kieruje podległą sobie administracją w ten sposób, aby wszystkie jej działania były ukierunkowane na realizację zadań wynikających z poszczególnych uchwał. Oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo on sam lub działający na podstawie jego upowaŝnienia zastępca wójta samodzielnie albo wraz z inną upowaŝnioną przez wójta osobą. Wójt odpowiada za wykonanie budŝetu zgodnie z uchwałą budŝetową i składa przed radą sprawozdanie z jego wykonania. Kieruje teŝ bieŝącymi sprawami gminy oraz reprezentuje ją na zewnątrz. Wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy, którego jest kierownikiem. Oznacza to, Ŝe ma uprawnienia zwierzchnika słuŝbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Organizację i zasady działania urzędu gminy określa regulamin organizacyjny, nadany przez wójta w drodze zarządzenia. Wójt wnioskuje do rady o powołanie skarbnika i sekretarza. MoŜe takŝe powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu swojemu zastępcy lub sekretarzowi gminy. Wójt wykonuje zadania przy pomocy Urzędu Gminy, stanowiącego jednocześnie siedzibę organów gminy. Tworzą go cztery referaty merytoryczne i jeden referat pomocniczy, pion ochrony, pełnomocnicy wójta oraz kontrola wewnętrzna i obsługa prawna. Zasady kierowania pracą Urzędu, jego wewnętrzną strukturę organizacyjną oraz zakresy działań poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy określa Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Jaworze przyjęty Zarządzeniem nr 7/07 Wójta Gminy Jaworze z dnia 25 stycznia 2007 r. W trakcie wdraŝania Systemu Zarządzania Jakością zidentyfikowano i określono procesy zarządcze, główne i pomocnicze, których realizacja w istotny sposób wpływa na sprawność funkcjonowania Urzędu Gminy Jaworze, a takŝe poziom realizowanych przez niego zadań. W związku z tym Wójt Gminy Jaworze, Sekretarz Gminy Jaworze, Skarbnik Gminy Jaworze, kierownicy poszczególnych referatów, pracownicy zatrudnieni na stanowiskach samodzielnych oraz pozostali pracownicy określili i przyjęli do stosowania standardy jakościowe dla realizowanych zadań w oparciu o obowiązujące przepisy prawne. 11

12 Strona: 12/48 2. PRZEPISY STANOWIĄCE PODSTAWĘ DZIAŁALNOŚCI Urząd Gminy Jaworze działa na podstawie następujących przepisów prawnych: 1. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 ze zmianami), 2. ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. Nr 106, poz. 668 z późn. zm.), 3. ustawy z dnia 13 października 1998 r. przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz.872 z późn. zm.), 4. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz.1458), 5. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. Nr 98, poz z 2000 roku z późn. zm.), 6. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (t. j. Dz. U. z 2003 r. Nr 5, poz. 8), 7. ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 34, poz. 198), 8. Statutu Gminy Jaworze, 9. Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Jaworze. Obsługę Prawną Urzędu Gminy Jaworze zapewnia osoba zatrudniona w ramach umowy o pracę albo umowy cywilno-prawnej i świadczy usługi w zakresie: 1. opiniowania, pod względem prawnym, aktów prawnych kierowanych do Urzędu, projektów uchwał Rady Gminy Jaworze, 2. opiniowania, pod względem prawnym, umów i porozumień oraz innych aktów wydawanych przez Wójta Gminy Jaworze, 3. udzielania wyjaśnień dotyczących obowiązującego stanu prawnego oraz prowadzenia innych spraw przewidzianych ustawami, 4. zastępstwa organów samorządu Gminy Jaworze w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi. 12

13 Strona: 13/48 3. STOSOWANA TERMINOLOGIA W Urzędzie jest wdroŝony, utrzymywany i doskonalony System Zarządzania Jakością spełniający wymagania międzynarodowej normy ISO 9001:2008 zgodnej z Polską Normą PN-EN ISO 9001:2009. Stosowana w Systemie Zarządzania Jakością terminologia i definicje, są zgodne z normą ISO 9001:2008 i normą ISO 9000:2005 Quality management systems Fundamentals and vocabulary (Systemy zarządzania jakością podstawy i terminologia). Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy Jaworze w jego strukturze zdefiniowano następujące Referaty oraz samodzielne stanowiska pracy: Nazwa stanowiska Referat Administracyjny i Spraw Obywatelskich Referat BudŜetu i Finansów Referat Gospodarki i Infrastruktury Referat Obsługi Techniczno-Gospodarczej Urząd Stanu Cywilnego Kontrola Wewnętrzna Obsługa Prawna Pełnomocnik ds. Przeciwdziałania Alkoholizmowi Pełnomocnik ds. Przeciwdziałania Narkomanii Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Pion Ochrony Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych Kancelaria Tajna Kod ASO BF GI OTG USC KW OP RPA PN P-ISO KT 13

14 Strona: 14/48 4. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Celem jest prawidłowe opracowanie, udokumentowanie, wdroŝenie i utrzymanie systemu zarządzania jakością, zapewnienie ciągłego doskonalenia jego skuteczności, w oparciu o wymagania zawarte w normie ISO 9001 i w przepisach prawnych obowiązujących Urząd. Wprowadzając w oparciu o normę PN-EN ISO 9001:2009 System Zarządzania w Urzędzie Gminy Jaworze, przyjęto zasadę, Ŝe w centrum uwagi jest zawsze klient, a Urząd będzie dokładał wszelkich starań ku temu, by poznać i zrozumieć jego potrzeby czy oczekiwania i w miarę moŝliwości określonych ramami obowiązującego prawa spełniać je Wymagania ogólne Proces wdroŝenia Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy Jaworze zainicjowany został przez Wójta Gminy Jaworze Zdzisława Byloka w drodze zarządzenia nr 28/06 z dnia 20 kwietnia 2006 r. ws. wszczęcia procedury opracowania, wdroŝenia i utrzymania w Urzędzie Gminy Jaworze Systemu Zarządzania Jakością według wymagań norm PN-EN ob. PN-EN ISO 9001:2009 oraz ustanowienia Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością ze zmianami wprowadzonymi w drodze zarządzenia Nr 22/07 z dnia 23 marca 2007 r., zarządzenia Nr 19/09 z dnia 27 lutego 2009 r. oraz zarządzenia 74/09 z 31 sierpnia 2009 r. Wszyscy pracownicy Urzędu Gminy Jaworze zostali poinformowani o wdraŝanym systemie. Zwrócono szczególną uwagę na uświadomienie pracownikom konieczności stosowania i realizowania Polityki Jakości. Zdefiniowano procesy wymagane w Systemie Zarządzania Jakością oraz określono ich wzajemne oddziaływanie (zał. nr 9.4). Z pomocą firmy doradczej ustalono macierz procesów obejmującą zdefiniowane w Urzędzie procesy (zał. nr 9.5). Dla przeprowadzenia prac wdroŝeniowych i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością zapewniono dostępność zasobów (rzeczowych, finansowych, ludzkich) oraz informacji niezbędnych do przebiegu i monitorowania procesów. Dla procesów ustalono wskaźniki oceny ich skuteczności, które pozwalają monitorować, mierzyć i analizować te procesy. Zostały podjęte działania niezbędne do osiągnięcia zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia procesów. System zarządzania procesami w Urzędzie jest zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009. W trakcie prac konsultacyjnych i wdroŝeniowych ustalono podstawowe załoŝenia i zasady obowiązujące w Systemie Zarządzania Jakością: 1. zastosowanie podejścia procesowego w zarządzaniu Urzędem, 2. zapewnienie stałego doskonalenia pod względem skuteczności funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością, 3. zapewnienie nadzoru nad procesami oraz środków i zasobów, niezbędnych do funkcjonowania procesów, 4. stałą orientację na potrzeby i wymagania klientów Urzędu. Jako podstawowe kryteria dla oceny procesów przyjęto zgodność działań z obowiązującymi Urząd, zewnętrznymi i wewnętrznymi aktami prawnymi oraz normą PN-EN ISO 9001:2009. Wszystkie opisy procesów opracowano zgodnie z metodyką Aste.net.proces firmy PHU ASTE dr. inŝ. Andrzej Solecki. 14

15 Strona: 15/48 W ramach Systemu Zarządzania Jakością określone zostały najwaŝniejsze procesy zapewniające sprawność i efektywność pracy i zarządzania Urzędem. Załącznik nr 1 do niniejszej Księgi przedstawia strukturę organizacyjną Urzędu Gminy Jaworze. KaŜdy zdefiniowany w Urzędzie Gminy Jaworze proces posiada własną Księgę, w której opisano procedury składające się na jego realizację, a takŝe opisano kluczowe zadania w nim realizowane, sprecyzowano wskaźniki oraz sposób i okresowość ich pomiaru oraz wyznaczono jego cele. Procesy są monitorowane przez ich właścicieli. Macierz procesów (wykaz zdefiniowanych procesów wraz z powiązaniem ich z właściwymi komórkami je realizującymi) zdefiniowano w załączniku nr 4 do niniejszej Księgi. Ujęte w ramach Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy Jaworze procesy i procedury opisujące wybrane na podstawie takich kryteriów, jak ich powtarzalność, stopień skomplikowania, konieczność unifikacji zasad postępowania administracyjnego w odniesieniu do sytuacji niesprecyzowanych wystarczająco w powszechnie obowiązujących aktach prawnych czy potrzeba zapewnienia i uregulowania współpracy odrębnych komórek i jednostek organizacyjnych w Urzędzie. Zakres Systemu Zarządzania Jakością i wyłączenia. Zakres Systemu Zarządzania Jakością obejmuje realizację zadań naleŝących do samorządu gminy, niezastrzeŝonych na rzecz Rady Gminy i gminnych samorządowych jednostek organizacyjnych (ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym - tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz z późn. zm.) Opracowany i wdroŝony System Zarządzania Jakością spełnia wymagania normy PN-EN ISO 9001:2009 bez wyłączeń Wymagania dotyczące dokumentacji Postanowienia ogólne Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością obejmuje: Politykę Jakości zatwierdzoną przez Wójta Gminy Jaworze zawierającą deklarację Wójta Gminy Jaworze, misję i politykę jakości oraz cele dotyczące jakości (załącznik nr 9.2), Księgę Jakości, opracowaną przez Pełnomocnika ds. SZJ (P-ISO), wymagane przez normę, udokumentowane procedury systemowe oraz inne procedury, uznane za potrzebne przez komórki organizacyjne Urzędu, zapisy (wyspecyfikowane w częściach opisowych procesów), cele dotyczące jakości przyjęte przez Wójta Gminy Jaworze oraz cele jakościowe dla kaŝdego realizowanego procesu, Księgi Zarządzania Procesami w poszczególnych komórkach organizacyjnych, inne instrukcje obowiązujące w Urzędzie, karty usług dla klientów zapisy powstające w procesach. Urząd Gminy Jaworze jako aparat pomocniczy Wójta realizuje zadania działa na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego (ustawy, rozporządzenia), aktów prawa miejscowego (rozporządzenia, uchwały, zarządzenia), aktów kierownictwa wewnętrznego (zarządzenia, pełnomocnictwa, upowaŝnienia, procedury) oraz dokumentację Systemu Zarządzania Jakością (wymagania właściwiej normy oraz zarządzenia wewnętrzne wydawane przez Wójta lub z jego upowaŝnienia Pełnomocnika ds. SZJ). 15

16 Strona: 16/48 Zakres i szczegółowość dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością jest determinowana stopniem złoŝoności oraz wagą merytoryczną zadań z zakresu administracji publicznej oraz kompetencji i kwalifikacji zasobu kadrowego. Wszelkie dokumenty stanowiące elementy Systemu Zarządzania Jakością dostępne są w tych komórkach organizacyjnych i na tych stanowiskach pracy Urzędu Gminy, którym potrzebne są dla realizacji powierzonych zadań. Dokumentacja składająca się na System Zarządzania Jakością uwzględnia tym samym wymagania normy PN-EN ISO 9001:2009, oczekiwania klientów oraz wszelkie wymogi niezbędne dla właściwego przebiegu procesów i zapewnienia nad nimi nadzoru Księga Jakości Księga Jakości Urzędu Gminy Jaworze jest podstawowym dokumentem Systemu Zarządzania Jakością opisującym wdroŝony i doskonalony System Zarządzania Jakością oraz przedstawiającym jego główne zasady. Została napisana na podstawie wymogów normy PN-EN ISO 9001:2009, według której wdroŝono system. Księga Jakości jest dokumentem wewnętrznym Urzędu znajdującym się (w wersji papierowej) do wglądu u Pełnomocnika ds. SZJ (P-ISO). Księga Jakości jest adresowana do pracowników Urzędu oraz gminnych samorządowych jednostek organizacyjnych, auditorów, mieszkańców gminy. Ma ona stanowić dodatkowe źródło informacji o organizacji i funkcjonowaniu Urzędu oraz o wdroŝonym systemie. Rozdział pierwszy Księgi Jakości słuŝy prezentacji Gminy i Urzędu, rozdział drugi przywołuje przepisy określające podstawę działalności, w rozdziale trzecim są podane stosowane terminy. Rozdziały od czwartego do ósmego odpowiadają układowi punktów zawartych w normie PN-EN ISO 9001:2009. Rozdział dziewiąty zawiera wykaz załączników. Opracowanie i zatwierdzenie Księgi Jakości. Za opracowanie Księgi Jakości oraz jej zgodność w wymaganiami normy odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ., a za jej zatwierdzenie Wójt Gminy Jaworze. Księgę Jakości opracowano na podstawie dokumentacji organizacyjnej Urzędu, (tj. statutu, regulaminu organizacyjnego, wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009). System Zarządzania Jakością obejmuje procesy istotne dla funkcjonowania Urzędu Gminy Jaworze, które są zawarte w macierzy procesów (załącznik nr 9.5). Udostępnianie Księgi Jakości Księga Jakości jest udostępniona do wglądu przez Pełnomocnika ds. SZJ, na zasadach wypoŝyczania, dla klientów Urzędu i jednostki certyfikującej. Księga dostępna jest w postaci papierowej dla osób określonych przez Pełnomocnika ds. SZJ i w postaci elektronicznej dla pozostałych Klientów wewnętrznych (z tym, Ŝe zasadą jest udostępnianie Księgi w postaci elektronicznej). Dla kontaktów z Klientem zewnętrznym mogą być za zgodą Pełnomocnika ds. SZJ wykonywane dodatkowe kopie. Kopie te są opatrzone uwagą Kopia nienadzorowana egzemplarz nie podlega aktualizacji oraz datą wskazująca na dzień, na który dany egzemplarz jest aktualny. ZastrzeŜenie to umieszczane jest na kopii księgi przez Pełnomocnika ds. Jakości i odnotowywane jest w rozdzielniku księgi, w którym przechowuje się historię zmian 16

17 Strona: 17/48 z odpowiednią adnotacją. Wydane kopie nie podlegają późniejszemu nadzorowi i aktualizacji. Aktualizacja i archiwizowanie Księgi Jakości Decyzje o uzupełnieniu, wprowadzeniu zmian oraz o nowym wydaniu Księgi Jakości podejmuje Pełnomocnik ds. SZJ, który jest odpowiedzialny za przechowywanie i archiwizowanie egzemplarza wzorcowego nr 1 Księgi Jakości wraz z kompletem zmian i wydań w wersji papierowej i elektronicznej na stanowisku komputerowym w biurze Pełnomocnika. Zmiany w księdze wprowadza się na zasadach przewidzianych dla sporządzania tekstów jednolitych, tj. poprzez ponowne wydrukowanie całej Księgi Jakości z uwzględnieniem naniesionych poprawek. KaŜdy uŝytkowany wewnętrznie egzemplarz Księgi Jakości jest aktualizowany, a jego wydanie rejestrowane i potwierdzane przez odbiorcę w rozdzielniku przy egzemplarzu księgi przechowywanym przez Pełnomocnika ds. SZJ. Adresat otrzymując poprawioną wersję księgi jest zobowiązany do potwierdzenia jej przyjęcia oraz do natychmiastowego zwrócenia nieaktualnego egzemplarza księgi Pełnomocnikowi ds. Jakości. Nieaktualne egzemplarze księgi przechowuje się u Pełnomocnika ds. SZJ celem śledzenia historii zmian oznaczając klauzulą dokument nieaktualny Nadzór nad dokumentami Zgodnie z procesem P-ISO/PP-1 "Nadzorowanie i doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością" dokumentacja w Systemie Zarządzania Jakością jest odpowiednio opracowana, nadzorowana i modyfikowana. Właścicielem tego procesu jest Pełnomocnik ds. SZJ. Nadzór nad dokumentami w tym procesie opisuje: procedura PP-1.1 Opracowanie i nadzorowanie dokumentów SZJ, Ponadto stosowana jest Instrukcja Kancelaryjna w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania pism. Wersje nieaktualnych dokumentów są usuwane z Referatów i archiwizowane przez Pełnomocnika ds. SZJ. Wszystkie dokumenty składane przez klientów Urzędu nadzorowane są przez Referaty bądź pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za prowadzenie określonej kategorii spraw. Właściciele kaŝdego procesu sprawują nadzór nad dokumentami związanymi z procesem w oparciu o wykaz dokumentów nadzorowanych zamieszczony w Księdze Zarządzania Procesem. Urząd jako organ administracji publicznej, realizując swoje zadania, działa w oparciu o obowiązujące przepisy prawne oraz unormowania wewnętrzne. W związku z tym niezmiernie istotną sprawą jest zapewnienie pracownikom merytorycznym dostępu do aktualnych wersji tych dokumentów. Mając powyŝsze na uwadze Urząd objął nadzorem akty normatywne zewnętrzne (ustawy, rozporządzenia i inne przepisy wykonawcze), akty normatywne wewnętrzne, (uchwały Rady Gminy, zarządzenia Wójta Gminy i zarządzenia Pełnomocnika SZJ) oraz dokumenty wewnętrzne takie, jak Księga Jakości, procedury i instrukcje, umowy, decyzje, postanowienia, systemy i programy komputerowe, karty usług, formularze, strony www oraz Biuletyn Informacji Publicznej. 17

18 Strona: 18/48 Akty normatywne zewnętrzne oraz ich aktualizacja są dostępne w systemie LEX we wszystkich referatach Urzędu. Dokumenty podlegają okresowym przeglądom tak, aby zapewnić ich pełną aktualność. Pracownicy odpowiedzialni w komórkach organizacyjnych Urzędu za prowadzenie nadzoru nad poszczególnymi rodzajami dokumentów aktualizują je oraz oznaczają dokumenty nieaktualne, które ze względów archiwalnych muszą być przechowywane. Wszelkie akty oraz dokumenty sporządzanie przez pracowników Urzędu są sprawdzane pod względem przygotowania merytorycznego i zatwierdzane przed ich wydaniem przez osoby merytorycznie odpowiedzialne i umocowane przez kierownictwo Urzędu. Zakresy uprawnień w zatwierdzaniu dokumentów określają indywidualne zakresy czynności pracowników lub odrębne pełnomocnictwa albo zarządzenia Wójta Gminy Jaworze. Dokumenty te podlegają okresowemu przeglądowi przez upowaŝnione osoby, a w razie konieczności podlegają aktualizacji i ponownemu zatwierdzeniu. Wszelkie zmiany i aktualizacje dokumentacji podlegają odpowiedniej procedurze przewidzianej dla dokumentów o charakterze podstawowym (źródłowym). Przepisy prawa powszechnie obowiązującego oraz akty prawa miejscowego podlegające publikacji w odpowiednich organach promulgacyjnych dostępne są dla wszystkich pracowników w systemie komputerowym LEX. Zgromadzone lub wytworzone w ramach działalności Urzędu dokumenty podlegają szczególnemu nadzorowi ze względu na zawarte w nich informacje niejawne. Realizowane jest to poprzez ich właściwe oznaczanie, nadawanie klauzuli tajności, przechowywanie przez ustalony okres czasu oraz określenie zasad dostępności. Ma to na celu dostarczenie dowodów zgodności z wymaganiami normy i skuteczności działania systemu zarządzania jakością. Zapisy i okres ich przechowywania wynikają z podstawowych dokumentów obowiązujących w tym zakresie. Nadzorem objęte są równieŝ dane przetwarzane w systemie komputerowym. Zasady dotyczące nadzoru nad dokumentacją regulują odpowiednie procedury lub inne dokumenty przywołane w Księdze Jakości. Pełnomocnik jest uprawniony do nadawania nazw i oznaczeń dla plików dokumentacji SZJ wskazujących na ich wersję i czas opracowania. Przykład: SZJ KZP.P-ISO_PP-1.02.OK.doc Wersje dokumentacji SZJ są przechowywane na serwerze Urzędu Gminy Jaworze oraz w firmie doradczej PHU ASTE. Wszystkie Referaty oraz pozostałe komórki organizacyjne Urzędu Gminy Jaworze są zobowiązane do nadzorowania aktów prawnych oraz ich aktualizacji w przypadku zmian przepisów. 18

19 Strona: 19/ Nadzór nad zapisami W procesie P-ISO/PP-1 jest stosowana procedura PP-1.5 Nadzorowanie zapisów, zapewniająca nadzorowanie zapisów w Systemie Zarządzania Jakością, które mają dostarczyć dowodów zgodności z wymaganiami i odpowiedniej skuteczności działania systemu. Kierownicy Referatów i pracownicy odpowiedzialni są za nadzorowanie zapisów. Księgi Zarządzania Procesami zawierają wykazy zapisów nadzorowanych przez Referaty i samodzielne stanowiska pracy. Nadzorem objęte są równieŝ dane przetwarzane w systemie komputerowym. Zasady dotyczące nadzoru nad zapisami regulują odpowiednie procedury lub inne dokumenty przywołane w Księdze Jakości. Zgromadzone lub wytworzone w ramach pracy Urzędu zapisy podlegają szczególnemu nadzorowi ze względu na zawarte w nich informacje niejawne na zasadach identycznych, co w punkcie poprzedzającym. Instrukcja kancelaryjna, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, akty prawa miejscowego i powszechnego dotyczące archiwizacji oraz funkcjonujący w Urzędzie Gminy Jaworze elektroniczny system obiegu dokumentów (SEKAP) stanowią podstawę dla identyfikacji, przechowywania, zabezpieczania, wyszukiwania i określania sposobu i okresu nadzoru nad zapisami, w tym kwestie ich likwidacji. 19

20 Strona: 20/48 5. Odpowiedzialność Kierownictwa 5.1. ZaangaŜowanie Kierownictwa Kierownikiem Urzędu Gminy Jaworze jest Wójt Gminy Jaworze. Do pozostałych kierowniczych stanowisk w Urzędzie Gminy Jaworze naleŝą: 1. Zastępca Wójta, 2. Sekretarz Gminy, 3. Skarbnik Gminy, 4. Kierownicy Referatów, 5. Zastępcy Kierowników Referatów. Polityka Jakości Urzędu Gminy Jaworze została zatwierdzona przez Wójta Gminy Jaworze w dniu roku (zarządzenie nr 17/07). Zaktualizowana została w drodze Zarządzenia Nr 19/09 z dnia 27 lutego 2009 r., w drodze którego wprowadzono zmiany w funkcjonującym w Urzędzie Gminy Jaworze Systemie Zarządzania Jakością. Podano w niej priorytetowe cele, przyjęte przez Wójta Gminy Jaworze. Zgodnie z procedurą WG/PZ-1 "Zarządzanie Urzędem i przegląd SZJ" podaną w Księdze Zarządzania Procesem WG/PZ-1, przynajmniej raz w roku odbywa się przegląd zarządzania systemem, z którego utrzymywane są zapisy (raport na przegląd SZJ, protokół z przeglądu). Przegląd, dokonywany przez Wójta Gminy Jaworze i ma na celu formalną ocenę Systemu Zarządzania Jakością oraz stwierdzenie jego adekwatności w stosunku do Polityki Jakości i celów jakości. Wójt Gminy Jaworze zapewnia równieŝ dostępność zasobów niezbędnych do realizacji procesów, tj. kompetentny personel, środki techniczne, pomieszczenia, urządzenia biurowe, środowisko pracy, media itd. Wójt Gminy Jaworze, świadomy znaczenia spełnienia wymagań klientów Urzędu oraz wymagań ustawowych i przepisów, omawia na spotkaniach z osobami na pozostałych stanowiskach kierowniczych, o których mowa wyŝej, moŝliwości doskonalenia skuteczności systemu zarządzania i obsługi klientów. Kierownictwo Urzędu poprzez wdroŝenie Systemu Zarządzania Jakością wyraŝa w pełni zainteresowanie i zaangaŝowanie w jego rozwój, wdroŝenie, efektywność oraz stałe doskonalenie w szczególności poprzez akcentowanie znaczenia w ramach realizacji działań z zakresu administracji publicznej spełniania wymagań klientów oraz uwarunkowań prawnych (głównie podczas narad w gronie osób kierujących urzędem oraz w trakcie rozmów z poszczególnymi pracownikami lub komórkami organizacyjnymi Urzędu, przyjęcie do powszechnej znajomości i stosowania Polityki Jakości, powszechną znajomość wśród pracowników załoŝeń Systemu Zarządzania Jakością, kreowanie postaw i zachowań odnoszących się do etyki zawodowej urzędnika (Kodeks Etyki pracowników samorządowych Urzędu Gminy Jaworze wprowadzony zarządzeniem Nr 75/09). 20