Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w postępowaniu przetargowym na

Transkrypt

1 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 1 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w postępowaniu przetargowym na PRZYGOTOWANIE, A NASTĘPNIE WDROŻENIE 3-LETNIEJ KAMPANII PROMOCYJNO- INFORMACYJNEJ DOTYCZĄCEJ EUROPEJSKIEGO DROBIU WYSOKIEJ JAKOŚCI NA RYNKU ZJEDNOCZONYCH EMIRATÓW ARABSKICH. Postępowanie jest prowadzone zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) Nr 3/2008, rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 501/2008 oraz postanowieniami Kodeksu Cywilnego, art. 70¹-70 5 (Dz.U ze zm.) Zamawiający: Krajowa Rada Drobiarstwa Izba Gospodarcza z siedzibą w Warszawie, ul. Czackiego 3/5 Warszawa, dnia r.

2 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 2 SPIS TREŚCI STRONA I. INFORMACJA O ZAMAWIAJĄCYM 3 II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 5 III. WARTOŚĆ PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 6 IV. PODSTAWA PRAWNA 6 V. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA 7 VI. ZASADY DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA 8 VII. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT 8 VIII. DOKUMENTACJA FORMALNO-PRAWNA 9 IX. WYMOGI FORMALNE PRZY PRZYGOTOWANIU OFERTY 13 X. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 14 XI. MIEJSCE I FORMA SKŁADANIA OFERT 14 XII. WADIUM 15 XIII. KRYTERIA OCENY OFERT 16 XIV. HARMONOGRAM POSTĘPOWANIA 19 XV. WARUNKI I TERMIN ZAWARCIA UMOWY 19 XVI. SPOSÓB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ W SPRAWIE POSTĘPOWANIA 20 XVII. ZAŁĄCZNIKI 21

3 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 3 I. Informacje o zamawiającym Krajowa Rada Drobiarstwa - Izba Gospodarcza, działająca od 1998 r. jest stowarzyszeniem zrzeszającym 69 podmiotów gospodarczych, reprezentujących hodowlę, reprodukcję, wylęgi, produkcję towarową drobiu i jaj, przetwórstwo mięsa drobiowego i jaj, zbyt drobiu i przetworów mięsa drobiowego oraz produkcję pasz dla drobiu. Członkami KRD-IG są m.in. Uniwersytety Rolnicze, związki hodowców i producentów drobiu, zakłady przetwórcze mięsa drobiowego, wytwórnie pasz oraz indywidualni hodowcy i producenci drobiu. Celem działalności Krajowej Rady Drobiarstwa - Izby Gospodarczej jest m.in. dalszy rozwój i unowocześnianie polskiego drobiarstwa, ochrona interesów hodowców i producentów drobiu oraz przetwórców mięsa drobiowego, ich integracja, reprezentowanie krajowego drobiarstwa wobec władz państwowych. Członkowie KRD-IG realizują około 70% produkcji żywca drobiowego, a w uboju i przetwórstwie mięsa drobiowego około 80% produkcji krajowej. Od 2005 r. KRD-IG jest członkiem a. v. e. c. Europejskiego Stowarzyszenia Producentów, Importerów i Eksporterów Mięsa Drobiowego z siedzibą w Kopenhadze, a w 2012 r. przystąpiła do CLITRAVI Europejskiej Organizacji Przetwórców Mięsa i Drobiu. Do zadań statutowych Izby należy: 1. przedstawicielstwo i obrona interesów zrzeszonych w niej podmiotów wobec organów państwowych, samorządowych, organizacji krajowych i zagranicznych 2. działanie na rzecz rozwoju drobiarstwa w nowoczesnych formach organizacyjnych i technologicznych, 3. wyrażanie opinii o stanie rozwoju drobiarstwa, o projektach aktów prawnych i rozwiązań odnoszących się do funkcjonowania drobiarstwa, występowanie z inicjatywą takich aktów i rozwiązań oraz uczestniczenie w ich przygotowywaniu, 4. rozwijanie współpracy z krajowymi i zagranicznymi organizacjami gospodarczymi oraz placówkami naukowymi w kraju i za granicą, 5. promowanie produktów drobiarskich i osiągnięć gospodarczych członków Izby w kraju i za granicą,

4 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 4 6. kształtowanie i upowszechnianie zasad etyki zawodowej i rzetelności w obrocie gospodarczym. Krajowa Rada Drobiarstwa Izba Gospodarcza realizuje swoją działalność poprzez: 1. świadczenie na rzecz członków pomocy, w różnych formach i zakresie, w podejmowaniu i prowadzeniu działalności zmierzającej do zastosowania osiągnięć naukowych, technicznych lub organizacyjnych, 2. współpracę z organami administracji rządowej i samorządowej oraz organizacjami gospodarczymi, społeczno-zawodowymi oraz placówkami naukowymi, 3. prowadzenie prac i programów hodowlanych, testowanie i dokonywanie ocen wartości użytkowej i jakości drobiu, produktów i przetworów drobiarskich, 4. tworzenie i prowadzenie systemów informacji gospodarczej w tym Centrum Informacji Drobiarskiej, opracowywanie i wydawanie Biuletynów Informacyjnych, 5. sporządzanie analiz, ocen, opinii i wniosków w zakresie krajowego i zagranicznego rynku drobiarskiego, opłacalności hodowli, produkcji i przetwórstwa drobiarskiego oraz bezpośrednich kosztów produkcji istotnych dla poszczególnych branż drobiarskich, 6. prognozowanie kierunków rozwoju hodowli, produkcji i przetwórstwa drobiarskiego oraz wielkości importu dla potrzeb krajowych drobiarstwa i występowanie do organów administracji rządowej z wnioskami w tym zakresie, 7. nawiązywanie i ułatwianie kontaktów z krajowymi i zagranicznymi organizacjami drobiarskimi dla promowania eksportu produktów i osiągnięć drobiarskich, 8. inicjowanie i realizację kampanii promocyjno-informacyjnych mających wpływ na rozwój branży, 9. udział w targach, wystawach i giełdach w kraju i za granicą oraz ich organizowanie dla promowania osiągnięć i produktów drobiarskich członków Izby. 10. współpracę z placówkami naukowymi, służbami weterynaryjnymi i sanitarnymi w zakresie profilaktyki drobiarskiej i lecznictwa, 11. współdziałanie w zakresie ochrony środowiska naturalnego i upowszechnianie zasad produkcji zdrowej żywności, 12. prowadzenie działalności gospodarczej na zasadach ogólnych, poprzez wyodrębnione jednostki organizacyjne Izby, w takim zakresie w jakim nie narusza to interesów gospodarczych zrzeszonych w niej członków.

5 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 5 II. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie strategii trzyletniej kampanii promocyjnoinformacyjnej dotyczącej europejskiego drobiu wysokiej jakości na rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich, jak również oferty na realizację trzyletniej kampanii promocyjnoinformacyjnej dotyczącej europejskiego drobiu wysokiej jakości, a następnie jej wdrożenie na rynku docelowym, w oparciu o założenia strategiczne, stanowiące Załącznik nr 1 do SIWZ. W szczególności zamówienie obejmuje: 1. zaplanowanie i skosztorysowanie programu promocyjno-informacyjnego dotyczącego drobiu wysokiej jakości na rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich, obejmujące: - analizę danych mającą na celu wyłonienie wiodącej grupy docelowej kampanii spośród grup docelowych wskazanych w Załączniku nr 1 do SIWZ; - dobór działań w optymalny sposób docierających do wyznaczonych grup docelowych: wiodącej oraz uzupełniających, w szczególności: o udział w targach spożywczych o zasięgu regionalnym, o organizacja misji gospodarczych, o prowadzenie działań o charakterze PR, o promocja w mediach, o direct-marketing; - opracowanie docelowego tytułu programu oraz wstępnej koncepcji wizualnej kampanii (logo, przykładowa kreacja materiału promocyjno-informacyjnego); - dobór najefektywniejszych kosztowo i zasięgowo narzędzi marketingowych dla zaproponowanych działań promocyjno-informacyjnych dla poszczególnych grup docelowych; - przygotowanie i przedstawienie technik oraz sposobów realizacji kampanii; - przygotowanie szczegółowego opisu działań promocyjno-informacyjnych; - przygotowanie szczegółowych kosztorysów poszczególnych działań promocyjnoinformacyjnych; - przygotowanie budżetu całkowitego i planu finansowania, zgodnie ze wzorem przedstawionym w Załączniku nr 4 do SIWZ; - opracowanie szczegółowego harmonogramu działań przewidzianych w ramach kampanii w podziale na miesiące realizacji programu, a nie miesiące kalendarzowe (tj. I

6 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 6 miesiąc realizacji programu, II miesiąc realizacji programu bez podawania nazwy miesiąca kalendarzowego); - przygotowanie szczegółowych kosztorysów wszystkich rekomendowanych działań promocyjno-informacyjnych; - przedstawienie opracowanej przez niezależny podmiot badawczy metodologii badań dotyczących efektywności programu. 2. Realizacja trzyletniego programu promocyjno-informacyjnego dotyczącego drobiu wysokiej jakości na rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich. 3. Dokonanie pomiaru efektywności programu promocyjno-informacyjnego dotyczącego drobiu wysokiej jakości na rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich przez niezależny podmiot badawczy, będący ekspertem w danej dziedzinie. III. Wartość przedmiotu zamówienia Szacowana całkowita wartość budżetu programu do wykorzystania stanowi ok ,00 Euro netto (w tym koszty przygotowania i realizacji wszelkich działań w ramach programu, pomiar efektywności programu, koszty gwarancji bankowej Organizacji Proponującej na rzecz ARR, koszty ogólne oraz wynagrodzenie Organizacji Wdrażającej). Do wskazanej kwoty należy doliczyć podatek VAT na poziomie 23%. Wartość kampanii w PLN naliczona będzie wg średniego kursu EURO ustanowionego przez Narodowy Bank Polski na dzień 9 stycznia 2015 roku, tj. kurs wymiany EURO/PLN równy 4,2837 PLN za 1 Euro. IV. Podstawa prawna Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz.U ze zm.) art Zamawiający przygotuje i przeprowadzi postepowanie przetargowe w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 2. Program realizowany będzie w ramach mechanizmu Wspólnej Polityki Rolnej Wsparcie działań promocyjnych i informacyjnych na rynkach wybranych produktów rolnych. 3. Szczegółowe zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków UE i rozliczanie programu określają:

7 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 7 a. Rozporządzenie Rady (WE) NR 3/2008 z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich; b. Rozporządzenie Komisji (WE) NR 501/2008 z dnia 5 czerwca 2008 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich; c. Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) NR 1085/2011 z dnia 27 października 2011 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich. d. Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) NR 737/2013 z dnia 30 lipca 2013 roku zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich. e. Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) NR 796/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku zmieniające rozporządzenie (WE) nr 501/2008 ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 3/2008 w sprawie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących produktów rolnych na rynku wewnętrznym i w krajach trzecich. 4. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania przetargowego wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. V. Termin realizacji zamówienia Zamówienie realizowane będzie od dnia podpisania umowy na realizację ww. programu, zawartej pomiędzy Zamawiającym, tj. Krajową Radą Drobiarstwa Izbą Gospodarczą (KRD-IG) a Agencją Rynku Rolnego (ARR), które nastąpi w terminie do 90 dni od notyfikacji decyzji Komisji Europejskiej, tj. najwcześniej od 30 listopada 2015 r., do zakończenia realizacji działań promocyjno-informacyjnych (36 miesięcy). Warunkiem zawarcia ww. umowy jest akceptacja oferty kampanii promocyjno-informacyjnej dotyczącej europejskiego drobiu wysokiej jakości na rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich przez Komisję Europejską.

8 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 8 Zatem zamówienie realizowane będzie wyłącznie w przypadku akceptacji programu przez Komisję Europejską. W przypadku niepodpisania umowy z ARR, Wykonawca nie otrzyma żadnego wynagrodzenia (w tym za przygotowanie i złożenie oferty). VI. Zasady dotyczące postępowania 1. Postępowanie przeprowadzone zostanie jednoetapowo: a) Opublikowanie zaproszenia do składania ofert. b) Komisyjne otwarcie ofert, ocena spełnienia przez oferentów wymogów formalnoprawnych oraz ocena złożonych ofert. 2. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. 3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają Lidera do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w przypadku wyboru Wykonawcy. 4. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych. VII. Zaproszenie do składania ofert 1.1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, spełniający następujące warunki formalno-prawne: a) Posiadają status przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej; b) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie umowy; c) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie; d) Dysponują odpowiednim potencjałem ludzkim; e) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym; f) Posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej; g) Nie podlegają wykluczeniu z procedury.

9 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 9 W przypadku złożenia formularza ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 2 do SIWZ, przez Konsorcjum firm, konieczne jest załączenie dodatkowo dokumentu, o którym mowa w pkt. VIII ppkt. H Z niniejszej procedury wyklucza się: a) Oferentów, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem procedury wyrządzili szkodę nie wykonując umowy lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności. Podany okres 3 lat rozumie się tak, że jeśli Oferent istnieje na rynku krócej niż 3 lata, to bierze się pod uwagę cały okres jego istnienia. Jeśli natomiast Oferent istnieje na rynku dłużej niż 3 lata, to bierze się pod uwagę jedynie ostatnie 3 lata; b) Oferentów, w stosunku, do których otwarto likwidację lub, których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego; c) Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. 1.1.; d) Oferentów, którzy wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania przetargowego lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności; e) Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania; f) Zgłoszenie Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzucone. VIII. Dokumentacja formalno-prawna A. Warunek dopuszczenia do udziału w postępowaniu weryfikacja spełnienia warunku w oparciu o formularz ofertowy zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej specyfikacji;

10 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 10 B. Warunek posiadania statusu przedsiębiorcy weryfikacja w oparciu o: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty programu; b) opis działalności firmy, w tym zakres świadczonych usług; c) oświadczenie Oferenta potwierdzające posiadanie statusu przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, zawarte w formularzu ofertowym - Załącznik nr 2 do SIWZ. C. Warunek posiadania doświadczenia i wiedzy weryfikacja w oparciu o: wykaz kampanii łączących różne kanały komunikacji, w tym działania targowe, zrealizowanych w ostatnich 5 latach w branży spożywczej na rynkach krajów trzecich, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres, w podziale na dane: klient / produkt / całkowity budżet netto kampanii / wykorzystywane kanały komunikacji, w tym min. 1 kampanii o całkowitym budżecie powyżej 1 mln PLN brutto; załączone referencje wystawione na Oferenta w związku z realizacją przez niego kampanii łączącej różne kanały komunikacji, w tym działania targowe, zrealizowanej w ostatnich 5 latach w branży spożywczej na rynkach krajów trzecich, o całkowitym budżecie powyżej 1 mln PLN brutto; oświadczenie Oferenta, że posiada doświadczenie i wiedzę zapewniające poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte w formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWZ. D. Warunek dysponowania odpowiednim potencjałem ludzkim weryfikacja w oparciu o: imienną listę członków zespołu, którzy będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia a także czynności przypisanych każdej ze wskazanych osób, jak również wykaz podwykonawców, którym Oferent zamierza zlecić realizację działań w ramach programu promocji mięsa drobiowego wysokiej jakości na rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich wraz z wykazem tych

11 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 11 działań przypisanych do każdego z podwykonawców. W przypadku zmiany osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia na późniejszym etapie postępowania lub w trakcie realizacji kampanii Oferent zobowiązuje się do zapewnienia, aby nowo zaproponowane osoby lub podmioty posiadały kwalifikacje co najmniej takie jak osoby, które wycofały się z uczestnictwa w postępowaniu. Wymagane jest przedstawienie co najmniej 3 członków zespołu, z których każdy posługuje się płynnie językiem angielskim: Zarządzający Projektem min. 5 lat doświadczenia zawodowego w marketingu, w tym min. 3 lata na stanowiskach zarządzających oraz ma doświadczenie w zarządzaniu projektami kreatywnymi w branży spożywczej oraz projektami na rzecz instytucji publicznych lub współfinansowanych przez Unię Europejską; Członek zespołu ds. kreacji min. 3 lata doświadczenia zawodowego w przygotowywaniu projektów kreatywnych w branży spożywczej; Członek zespołu ds. organizacji imprez targowych min. 3 lata doświadczenia zawodowego, w tym doświadczenie w organizacji zagranicznych działań targowych/ wystawienniczych na rzecz podmiotów z branży spożywczej; oświadczenie Oferenta, że dysponuje odpowiednim potencjałem ludzkim zapewniającym poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte w formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWZ. E. Warunek dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym weryfikacja w oparciu o oświadczenie Oferenta, że posiada potencjał techniczny gwarantujący poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte w formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWZ. F. Warunek sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewniająca realizację zamówienia - weryfikacja w oparciu o: sprawozdanie finansowe, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości również z opinią odpowiednio o badanym sprawozdaniu albo jego części, a w przypadku Oferentów nie zobowiązanych do

12 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 12 sporządzania sprawozdania finansowego innych dokumentów określających obroty oraz zobowiązania i należności - za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres; zaświadczenia z banku o posiadanych środkach finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości min ,00 PLN (słownie: jeden milion złotych); oświadczenie Oferenta, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej poprawną i terminową realizację zamówienia, zawarte w formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 2 do SIWZ. G. Warunek ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności - weryfikacja w oparciu o aktualną polisę, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności w wysokości min ,00 PLN (słownie: jeden milion złotych). H. Warunek umowa konsorcjum (jeżeli dotyczy) weryfikacja w oparciu o umowę konsorcjum (umowę cywilno-prawną) ze wskazaniem Lidera konsorcjum oraz szczegółowego zakresu obowiązków każdego z Konsorcjantów. I. Sposób oceny powyższych warunków - ocena spełnienia warunków przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez Oferentów oświadczenia i inne dokumenty zgodnie z metodą zerojedynkową (tabela oceny stanowi Załącznik nr 3 do SIWZ). J. Oferent zobowiązany jest złożyć w terminie do dnia 16 lutego 2015 r., do godz : formularz ofertowy zgodny w treścią z Załącznika nr 2 do niniejszej specyfikacji razem z ofertą programu promocyjno-informacyjnego, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SIWZ; dokument potwierdzający wniesienie wadium w formie określonej w pkt. XII niniejszej specyfikacji. K. Wszystkie kserokopie dokumentów załączone do oferty muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta. IX. Wymogi formalne przy przygotowaniu oferty

13 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 13 a) Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia i być sporządzona zgodnie z niniejszą specyfikacją i założeniami strategicznymi określonymi w Załączniku nr 1 do specyfikacji. b) Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Oferenta. c) Oferta oraz wszelkie dokumenty wymagane w specyfikacji muszą spełniać następujące wymogi: oferta i wszystkie załączone dokumenty sporządzone przez Oferenta muszą być podpisane (na pierwszej stronie każdego dokumentu pieczątka i podpis, na pozostałych stronach parafka) przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji bądź umocowane przez te osoby do reprezentowania Oferenta na podstawie odrębnego pełnomocnictwa; w przypadku, gdy Oferenta reprezentuje Pełnomocnik inny niż wskazany we Wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza lub wystawcę pełnomocnictwa, określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta; pozostałe oświadczenia i dokumenty należy załączyć w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Oferenta lub właściwą osobę upoważnioną do reprezentowania danego Oferenta lub poświadczone notarialnie. d) Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. e) Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być składane wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Oferenta lub z tłumaczeniem sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. f) Zaleca się, aby dokumenty składające się na ofertę miały strony ponumerowane oraz były połączone ze sobą w sposób trwały. g) We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczątkach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci, np.: nazwa firmy, siedziba lub czytelny podpis i pełnione stanowisko w przypadku pieczęci imiennej.

14 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 14 h) Zamawiający zastrzega sobie prawo, po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty i po zawarciu umowy na realizację kampanii do modyfikacji niektórych części oferty, a w szczególności do jej uzupełniania zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów Unii Europejskiej. X. Termin związania ofertą Oferent pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 16 miesięcy. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. XI. Miejsce i forma składania ofert programu. a) Ofertę należy złożyć w trwale zamkniętym opakowaniu (np. kopercie), uniemożliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu otwarcia ofert; b) Ofertę należy złożyć w formie papierowej w 2 egzemplarzach oraz w formie elektronicznej w 1 egzemplarzu (płyta CD). Tabele z kosztami działań, tabela z budżetem całkowitym oraz tabela z planem finansowania powinny być przygotowane w Excelu i załączone do oferty w wersji elektronicznej; c) Opakowanie powinno być oznakowane jako "OFERTA" oraz opatrzone nazwą przedmiotu zamówienia oraz co najmniej nazwą i adresem Oferenta. d) Opakowanie należy zaadresować i opisać według poniższego wzoru: Oferta na: przygotowanie i wdrożenie kampanii promocyjno-informacyjnej dotyczącej promocji europejskiego drobiu wysokiej jakości na rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich Nie otwierać przed godz. 12:00 w dniu 16 lutego 2015 r. e) Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: ul. Czackiego 3/5, Warszawa, do dnia r., do godz. 12:00. Dla ofert przesłanych pocztą liczy się data i godzina dostarczenia oferty pod wskazany adres. f) Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. g) Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

15 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 15 h) Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. Oferta ze zmianami będzie dodatkowo oznaczona określeniem Zmiana. Oferent wycofując ofertę zobowiązany jest przedłożyć stosowne oświadczenie podpisane przez osobę upoważnioną do jego reprezentacji. i) Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godz. 12:15 w siedzibie Zamawiającego, w Warszawie przy ul. Czackiego 3/5. j) Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. XII. Wadium 1. Oferent zobowiązany jest, przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie ,00 PLN (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych). 2. Wadium może być wnoszone w następujących formach: - w gotówce, - w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo rozliczeniowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, - w gwarancjach bankowych, - w gwarancjach ubezpieczeniowych. Dokument potwierdzający wniesienie wadium w jednej z ww. form musi być załączony do oferty w formie oryginału. 3. W przypadku wnoszenia wadium w gotówce kwotę należy wpłacić przelewem na poniższy rachunek bankowy Zamawiającego: Nazwa banku: BGŻ S.A. II O/Warszawa Numer rachunku: Dowód wniesienia wadium w gotówce, w rubryce tytułem, musi zawierać poniższe sformułowanie: Wadium w postępowaniu na przygotowanie i wdrożenie kampanii promocyjno-informacyjnej dotyczącej europejskiego drobiu wysokiej jakości na rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Dowód należy załączyć do oferty składanej w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert. Zwrot wadium w przypadku Oferenta, którego oferta została wybrana nastąpi jeżeli: upłynął termin związania ofertą lub zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy lub

16 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 16 Zamawiający unieważnił postepowanie przetargowe lub zamknął postępowanie przetargowe bez wybrania oferty lub Zamawiający nie podpisze umowy na realizację programu z Agencją Rynku Rolnego (ARR), w wyniku negatywnej oceny oferty programu przez Komisję Europejską. Zwrot wadium w przypadku Oferentów, których oferta nie została wybrana nastąpi niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania. Zamawiający dokona zwrotu wadium wszystkim Oferentom jeżeli Zamawiający unieważni postępowanie przetargowe lub zamknie postępowanie przetargowe bez wybrania oferty. 4. Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana: - odmówi podpisania umowy; - zawarcie umowy stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta. XIII. Kryteria oceny ofert Do oceny ofert przyjęte zostaną następujące kryteria: C1 - doświadczenie w prowadzeniu kampanii promocyjno-informacyjnych na rynkach krajów trzecich 10 pkt. C2 - kreacja kampanii 30 pkt. C3 - spójność komunikacji w odniesieniu do grup docelowych i zaproponowane rozwiązania 30 pkt. C4 - wynagrodzenie Wykonawcy 10 pkt. C5 - efektywność kosztowa działań 20 pkt. Razem 100 pkt Kryterium C1: Doświadczenie w prowadzeniu kampanii promocyjno-informacyjnych na rynkach krajów trzecich. Kryterium C1 będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów przy uwzględnieniu ilości przeprowadzonych w ostatnich 5 latach kampanii dla branży spożywczej na rynkach krajów trzecich, łączących różne kanały komunikacji, w tym min. 1 kampanii o całkowitym budżecie powyżej 1 mln PLN brutto

17 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 17 Liczba punktów, która otrzyma Wykonawca w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma punktów w pozycjach 3.1. i 3.2 tabeli oceny danego Oferenta C1 = x 10 pkt. Maks. suma punktów w pozycjach 3.1. i 3.2 tabeli oceny wśród wszystkich Oferentów Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 10 pkt. Kryterium C2: Kreacja kampanii Kryterium C2 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej merytorycznej oceny punktowej (maksymalnie 30 pkt.) oferty proponowanej przez Oferenta dokonanej przez członków Komisji, uwzględniającej następujące obszary: Atrakcyjność wizualna; Atrakcyjność przekazu (zaproponowane hasła, teksty promocyjne, ewentualnie scenariusze materiałów wizualnych); Uzasadnienie linii kreacyjnej w kontekście dotarcia do grup docelowych; Innowacyjność rozwiązań kreatywnych (oryginalność). Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma indywidualnych ocen (skala 1-30) przyznanych ocenianej ofercie C2 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 30 pkt. Kryterium C3: Spójność komunikacji w odniesieniu do grup docelowych i zaproponowane rozwiązania Kryterium C3 będzie rozpatrywane na podstawie indywidualnej merytorycznej oceny punktowej (maksymalnie 30 pkt.) oferty proponowanej przez Oferenta dokonanej przez członków Komisji, uwzględniającej trafność doboru wiodących grup docelowych, spójność komunikatów/przekazu i koncepcji graficznej w odniesieniu do poszczególnych grup docelowych, jak również atrakcyjność i innowacyjność zaproponowanych rozwiązań. Liczba punktów, które otrzyma Oferent w tym kryterium zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma indywidualnych ocen (skala 1-30) przyznanych ocenianej ofercie

18 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 18 C3 = Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 30 pkt. Kryterium C4: Wynagrodzenie Wykonawcy Kryterium C4 będzie rozpatrywane na podstawie podanych informacji przez Oferentów dotyczących wynagrodzenia Wykonawcy. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Minimalne zaproponowane wynagrodzenie Wykonawcy spośród rozpatrywanych ofert C4 = x 10 pkt. Zaproponowane wynagrodzenie Wykonawcy w ocenianej ofercie Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 10 pkt. Kryterium C5: Efektywność kosztowa działań Kryterium C5 będzie rozpatrywane w oparciu o następujące obszary: - dobór imprez targowych i koszt związany z działaniami targowymi w przeliczeniu na 1 m kw. stoiska (przy koszcie pod uwagę brane są wyłącznie imprezy targowe o charakterze regionalnym), - określenie i gwarancja realizacji minimalnej ilości kontaktów w działaniach z zakresu direct marketing oraz innych działań mediowych i interaktywnych przy zadeklarowanym koszcie. Podstawą obliczenia oceny oferty będzie indywidualna ocena dokonywana przez członków Komisji. Liczba punktów, którą otrzyma Oferent w tym obszarze zostanie obliczona wg poniższego wzoru: Suma indywidualnych ocen (skala 1-20) przyznanych ocenianej ofercie C5 = x 20 pkt. Liczba członków Komisji dokonujących indywidualnej oceny ocenianej oferty Najkorzystniejsza oferta może otrzymać maksymalnie ocenę 20 pkt.

19 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 19 Ogólna liczba punktów uzyskanych przez ofertę = C1 + C2 + C3 + C4 + C5 Maksymalnie Oferent może uzyskać 100 punktów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą sumę punktów przyznanych za spełnianie wszystkich kryteriów oceny ofert. XIV. Harmonogram postępowania Termin Działanie 16 stycznia 2015 r. Opublikowanie zaproszenia do składania ofert 16 lutego 2015 r., Ostateczny termin na złożenie oferty wraz z wymaganą dokumentacją godz. 12:00 16 lutego 2015 r., godz. 12:15 Komisyjne otwarcie ofert - weryfikacja spełnienia przez Oferentów wymogów formalno-prawnych od 16 do 19 lutego Termin na ewentualne uzupełnienie złożonej przez Oferentów 2015 r. dokumentacji przetargowej do 23 lutego 2015 r., do godz. 17:00 Ocena ofert oraz poinformowanie Oferentów o wynikach postępowania przetargowego i wyborze najkorzystniejszej oferty XV. Warunki i termin zawarcia umowy z Wykonawcą Warunkiem zawarcia umowy jest: a) wydanie przez Komisję Europejską decyzji o akceptacji oferty kampanii, zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) Nr 3/2008 z późn. zm. oraz Rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 501/2008 z późn. zm., jak również uzyskanie przez Krajową Radę Drobiarstwa Izbę Gospodarczą środków z FPMD na wkład własny. b) wniesienie przez wybranego w drodze postępowania przetargowego Oferenta, zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie weksla na kwotę w Euro, stanowiącą 15% maksymalnej wartości netto kosztów rocznego wkładu UE i RP (80%). Jeżeli zestawienie kosztów na poszczególne lata kampanii będzie się różnić, co do wartości, wówczas kwota zabezpieczenia będzie obliczana w oparciu o najwyższą wartość. Zabezpieczenie należy wnieść w terminie 7 dni roboczych od wezwania przez KRD-IG. Zabezpieczenie winno być dostępne dla Zamawiającego przed podpisaniem umowy. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie

20 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 20 zwolnione i zwrócone Wykonawcy po stwierdzeniu prawidłowego wykonania umowy najpóźniej 10 miesięcy od zakończenia kampanii. Umowa kończy się po dokonaniu ostatecznego rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a KRD-IG. Opłaty i prowizje bankowe związane z wniesieniem zabezpieczenia należytego wykonania umowy ponosi Wykonawca. O miejscu i terminie zawarcia umowy Krajowa Rada Drobiarstwa Izba Gospodarcza niezwłocznie powiadomi wybranego Wykonawcę. Warunki realizacji zamówienia zawiera Projekt Istotnych Postanowień Umowy (Załącznik nr 5 do SIWZ). Zobowiązania umowy mogą ulec zmianom w przypadku, gdy Komisja Europejska zmniejszy zakres przyznanych środków oraz zakres proponowanych działań kampanii. W przypadku niezaakceptowania programu, bądź przesunięcia terminu notyfikacji decyzji przez Komisję Europejską, Wykonawcy nie przysługuje w stosunku do Krajowej Rady Drobiarstwa Izby Gospodarczej żadne roszczenie, w szczególności roszczenie o zawarcie umowy i zwrot poniesionych nakładów (w tym kosztów sporządzenia oferty). XVI. Sposób udzielania wyjaśnień w sprawie postępowania 1. Oferent może zwrócić się z zapytaniem do Zamawiającego o wyjaśnienie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na piśmie, nie później jednak niż na 14 dni przed terminem otwarcia ofert. 2. Zamawiający udzieli wyjaśnień Oferentowi niezwłocznie. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów składających się na Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. 4. Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana stanie się częścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz zostanie opublikowana na stronie: 5. Jednocześnie Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert, w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia w przygotowanych ofertach otrzymanych zmian. 6. Zamawiający zastrzega sobie termin minimum 3 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi od czasu otrzymania korespondencji drogą mailową. Wszelką

21 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia 21 korespondencję dotyczącą prowadzonego postępowania należy kierować na adres: oraz Załączniki: Załącznik nr 1 Założenia strategiczne dla kampanii promocyjno-informacyjnej dotyczącej europejskiego drobiu wysokiej jakości na rynku Zjednoczonych Emiratów Arabskich; Załącznik nr 2 Wzór formularza ofertowego; Załącznik nr 3 Tabela oceny; Załącznik nr 4 Wzór opisu oferty programu; Załącznik nr 5 Projekt Istotnych Postanowień Umowy (IPU); Załącznik nr 6 Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane.