Protokół nr 10/13/2014 z posiedzenia Rady Nadzorczej SM Piaski D w dniu 20 listopada 2014 r.

Transkrypt

1 Protokół przyjęty na zebraniu w dniu 11 grudnia 2014 r. Protokół nr 10/13/2014 z posiedzenia Rady Nadzorczej SM Piaski D w dniu 20 listopada 2014 r. Obecni członkowie Rady Nadzorczej pp.: Bożena Dobrowiecka, Stanisław Cywiński, Wojciech Kamiński, Jacek Kruk, Marek Murawski, Andrzej Reinhard oraz Tomasz Wiśniewski. Nieobecny usprawiedliwiony członek Rady Nadzorczej: p. Florian Sadkowski. Ponadto w posiedzeniu uczestniczyli pp.: Prezes Zarządu Teresa Kamińska, Zastępca Prezesa Jerzy Brzozowski oraz protokolantka zebrania Dorota Hajkiewicz. Lista obecności stanowi zał. nr 1 do oryginału protokołu. Ad 1. Otwarcie obrad. Posiedzenie Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Piaski D w dniu 20 listopada 2014 r. otworzył Przewodniczący Rady Nadzorczej p. Wojciech Kamiński. Powitał wszystkich obecnych, a następnie poinformował, że zebranie Rady zostało zwołane prawidłowo i jest zdolne do podejmowania uchwał w sprawach objętych porządkiem obrad. Członkowie Rady Nadzorczej nie zgłosili zastrzeżeń do prawidłowości zwołania zebrania. Pan Wojciech Kamiński poinformował, że następne posiedzenie odbędzie się 11 grudnia br. i na zebranie został zaproszony członek Spółdzielni p. Tadeusz Szcześniak (w związku z pismem, które członkowie Rady otrzymali w materiałach). Ad 2. Przyjęcie porządku obrad. Proponowany prządek obrad stanowi zał. nr 2 do oryginału protokołu. Rada Nadzorcza jednogłośnie: 5 głosów za (w glosowaniu wzięło udział 5 członków RN) przyjęła bez uwag porządek obrad w następującym brzmieniu: 1. Otwarcie obrad. 2. Przyjęcie porządku obrad. 3. Przyjęcie protokołu nr 9/12/2014 z posiedzenia Rady Nadzorczej w dniu r. 4. Informacja Zarządu nt. bieżącej działalności Spółdzielni, w tym: 4.1. Informacja nt. przeprowadzonej lustracji Spółdzielni Informacja nt. wykonania budżetu wg stanu na 30 września 2014 r Informacja nt. monitoringu. 5. Informacja Przewodniczącego Rady Nadzorczej oraz informacje Przewodniczących Komisji Rady Nadzorczej.

2 6. Omówienie spraw związanych z ulicą Zgrupowania Żmija. 7. Dyskusja i podjęcie uchwały w sprawie zmiany uchwały nr 1/10/2014 z dnia 14 stycznia 2014 r. w sprawie uchwalenia planu rzeczowo-finansowego remontów zasobów SM Piaski D na 2014 r. ze zmianami w dniu 10 czerwca 2014 r. uchwała nr 5/14/ Informacja nt. założeń do planu remontowego na rok Omówienie pism skierowanych do Rady Nadzorczej. 10. Sprawy wniesione. 11. Wnioski w sprawie porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN oraz ustalenie terminu i porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN. 12. Zakończenie obrad. Ad 3. Przyjęcie protokołu nr 9/12/2014 z posiedzenia Rady Nadzorczej w dniu 23 października 2014 r. Pan Tomasz Wiśniewski zaproponował, aby zapis na str. 5 w pkt. 2 otrzymał brzmienie: W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza jednogłośnie ustaliła, że odpowiedź w tej sprawie także powinna być krótka i jednoznaczna. Spółdzielnia nie miała obowiązku rozkładania spłaty zadłużenia na raty. Decyzję o sposobie podziału środków podjęło Walne Zgromadzenie i od tego momentu można mówić o zobowiązaniach wobec członków. Innych uwag nie zgłoszono. Rada Nadzorcza jednogłośnie: 6 głosów za przyjęła z poprawką protokół nr 9/12/2014 z posiedzenia w dniu 23 października 2014 r. Ad 4. Informacja Zarządu nt. bieżącej działalności Spółdzielni Informacja nt. przeprowadzonej lustracji Spółdzielni. Pani Prezes Kamińska poinformowała, że w materiałach przed zebraniem członkowie Rady Nadzorczej otrzymali list polustracyjny sporządzony przez Krajową Radę Spółdzielczą. Lustracja sformułowała cztery wnioski, w tym nakazała poddawać spółdzielnię badaniu lustracyjnemu w terminie wskazanym w ustawie tzn. raz na trzy lata, zawiadamiać o czasie, miejscu i porządku obrad Walnego Zgromadzenia Krajową Radę Spółdzielczą, dokonać analizy statutu Spółdzielni pod kątem wyeliminowania zapisów niezgodnych z prawem lub nieprecyzyjnych, a także dokonywać wyboru Rady Nadzorczej zgodnie z przepisami ustawy oraz postanowieniami statutu spółdzielni. W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza przyjęła następujące ustalenia: 1. Przyjęła informację Zarządu, że jeden z wniosków jest bezprzedmiotowy, ponieważ Spółdzielnia zawsze powiadamia o Walnym Zgromadzeniu Krajową Radę Spółdzielczą, na co posiada stosowne dokumenty. 2. Przyjęła informację Zarządu, że o ile Zarząd miał możliwość zapoznania się z protokołem lustracji i wniesienia do niego ewentualnych sprostowań, to Spółdzielnia nie miała wpływu na wnioski polustracyjne. 2

3 3. Rada stwierdziła, że zalecenie dotyczące dokonywania wyboru Rady Nadzorczej zgodnie z przepisami należy doprecyzować, albowiem z protokołu i wniosków nie wynika, że w toczącym się postępowaniu sądowym Rada Nadzorcza i Zarząd nie kwestionują postanowień ustawy i statutu, tylko moment, od którego liczone są dwie kadencje członkostwa w Radzie Nadzorczej zgodnie z wyrokami Sądu Najwyższego pierwsza kadencja rozpoczyna się po wejściu w życie nowelizacji ustawy tj. od 31 lipca 2007 r. 4. Rada Nadzorcza zwróciła uwagę, że nie miała możliwości wysłuchania opinii lustratora nt. przeprowadzonej lustracji Spółdzielni i w związku z tym zobowiązała Zarząd do wystąpienia do Krajowej Rady Spółdzielczej z wnioskiem o sprostowanie listu polustracyjnego Informacja nt. wykonania budżetu wg stanu na 30 września 2014 r. Pani Prezes Kamińska poinformowała, że w materiałach przed zebraniem członkowie Rady Nadzorczej otrzymali informację nt. wykonania planu gospodarczo-finansowego wg stanu na 30 września br. Następnie omówiła poszczególne pozycje i odpowiedziała na pytania zadawane przez członków Rady Nadzorczej. W trakcie dyskusji poruszono następujące elementy wykonania planu: 1. Pozycja 2 Amortyzacja urządzeń biurowych zakupiono komputer za kwotę XXXXX zł plus licencje plus instalacja programów plus przeniesienie danych ze starego komputera za kwotę XXXXX zł. 2. Pozycja 15 Wynagrodzenia bezosobowe w tej pozycji wykazana jest głównie umowa zlecenie zawarta z inspektorem nadzoru, który w Spółdzielni jest fizycznie raz w tygodniu przez cały dzień, a dodatkowo w miarę potrzeb na telefon oraz koszty rozliczenia drugiej rezerwy. 3. Pozycja 47 Opłata za wieczyste użytkowanie wykazano praktycznie 100% wykonania, ponieważ opłata została wniesiona. 4. Pozycja 48 Podatek od nieruchomości opłaty wnoszone są co miesiąc. 5. Pozycja 50 Lustracja w wykonaniu zapisano XXXX zł, albowiem tyle zostało zapłacone w formie zaliczki, a pozostała kwota zostanie dopłacona po wystawieniu ostatecznej faktury. 6. Pozycja 39 Konserwacja i naprawy systemu monitoringu pozycja ta dotyczy sytemu monitoringu w garażach. 7. Pozycja 32 Konserwacja instalacji należy zaznaczyć, że dotyczy to konserwacji instalacji hydraulicznej. 8. Pozycja 35 Konserwacja i naprawy instalacji należy zaznaczyć, że dotyczy to konserwacji instalacji pożarowych. Pan Marek Murawki zwrócił uwagę, że w jego ocenie w przygotowanym materiale powinna znaleźć się jeszcze jedna kolumna, w której zostałoby wykazane prognozowane wykonanie planu gospodarczo-finansowego do końca roku. Ogółem plan gospodarczo - finansowy Spółdzielni wg stanu na 30 września br. został wykonany w 71,96%. 3

4 4.3. Informacja nt. monitoringu. Pani Jerzy Brzozowski poinformował, że w materiałach przed zebraniem członkowie Rady Nadzorczej otrzymali informację trzy oferty na instalację monitoringu osiedla - od firmy Ramis, od firmy Juventus oraz od firmy Polpatron. W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza przyjęła następujące ustalenia: 1. Przyjęła informację Zarządu, że firmy ochroniarskie nie są zainteresowane montażem monitoringu, ponieważ przy tego typu przedsięwzięciach występują jako pośrednicy zazwyczaj montują kamery na chronionych przez siebie obiektach dla własnych potrzeb. 2. Pan Tomasz Wiśniewski zaproponował, aby jako wiodącą przyjąć ofertę firmy XXXXX, z tym tylko, że firma powinna podać bardziej szczegółowe parametry proponowanego sprzętu. 3. Przyjęła informację Zarządu, że jeśli zapadnie decyzja o montażu monitoringu, to konieczne będzie przeprowadzenie rozmów z firmą ochroniarską nt. zmiany pracowników, ponieważ w ocenie Zarządu obecnie zatrudnione osoby nie będą w stanie wywiązywać się z powierzonych im obowiązków. 4. Rada Nadzorcza ustaliła, że kamery i instalacje powinny być własnością Spółdzielni. Ponadto ustalono, że komisja techniczna Rady Nadzorczej spotka się z oferentami, wypracuje stanowisko w tej sprawie i przedstawi wnioski Radzie Nadzorczej. Ad 5. Informacja Przewodniczącego Rady Nadzorczej oraz informacje Przewodniczących Komisji Rady Nadzorczej. Przewodniczący RN p. Wojciech Kamiński poinformował, że od czasu ostatniego zebrania nie ma do przekazania żadnych nowych informacji. Pan Marek Murawski poinformował, że komisja rewizyjna przygotowała odpowiedź na pismo p. T. Skórzewskiej, którą z upoważnienia Rady Nadzorczej podpisał odpowiedź została wysłana. Ad 6. Omówienie spraw związanych z ulicą Zgrupowania Żmija. Pani Teresa Kamińska poinformowała, że do Spółdzielni wpłynęła Decyzja od Wojewody Mazowieckiego, która niestety jest odmowna. Zarząd postanowił odwołać się od decyzji i w związku z tym zmuszony był zasięgnąć opinii prawnej w kancelarii zewnętrznej specjalizującej się m. in. w odzyskiwaniu odszkodowań od Miasta tzn. XXXX i Partnerzy. Za pomoc i reprezentowanie Spółdzielni w Sądzie w sytuacji, kiedy dojdzie do rozprawy prawnicy zaproponowali honorarium wstępne w wysokości XXXXX zł netto. Pani Kamińska stwierdziła, że w jej ocenie Spółdzielnia jest zmuszona zapłacić tę kwotę, ponieważ mec. Witkowska oświadczyła, że nie jest w stanie zrobić więcej ponad to, co zrobiła do tej pory. Kancelaria złożyła także ofertę dotyczącą dalszego prowadzenia tego tematu, z której wynika, że honorarium końcowe wynagrodzenie byłoby wypłacone na zasadzie premii za sukces w wysokości XXXXX% kwoty faktycznie otrzymanej przez spółdzielnię tytułem dochodzonego odszkodowania. Pani Kamińska stwierdziła, że jeśli Rada Nadzorcza uzna współpracę za celową, to należy spotkać się i negocjować warunki złożonej oferty. 4

5 Prawnicy stwierdzili, że w ich ocenie i na podstawie posiadanego doświadczenia proces będzie trwał min. dwa lata i w związku z tym proponują, aby wystąpić do Miasta o wydanie warunków korzystania z miejsc postojowych przez mieszkańców Spółdzielni na zasadzie wyłączności oraz warunków o organizacji ruchu. W związku z tym, że Miasto nie zezwala na zamknięcie ulicy powinno określić swoje oczekiwania i warunki. Ma to na celu przerzucenie ciężaru decyzji w tej sprawie na stronę Miasta. Pani Kamińska stwierdziła, że w jej ocenie jest to bardzo sensowne rozwiązanie, które jednak nie zwalnia Spółdzielni od decyzji, czy zaczekać na stanowisko Miasta (Zarządu Dróg Miejskich), czy zamknąć ulicę bramami na okres czasowy, tak jak robi to Spółdzielnia WARDOM, czy też zamknąć poszczególne miejsca postojowe. Na ulicy znajduje się ponad 100 miejsc postojowych, około 80 mieszkańców Spółdzielni nie posiada miejsc postojowych w garażach podziemnych, co oznacza, że pozostają jeszcze wole miejsca dla przyjezdnych. W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza przyjęła następujące ustalenia: 1. Docelowo miejsca postojowe powinny być zabezpieczone pachołkami. 2. Pierwszym etapem działań powinno być wystąpienie do Miasta o wydanie decyzji w sprawie organizacji ruchu. 3. Należy określić liczbę mieszkańców Spółdzielni zainteresowanych parkowaniem na ulicy Zgrupowania Żmija. 4. Następnie należy oznaczyć teren i wydać identyfikatory mieszkańcom Spółdzielni. 5. Uprawnionymi do parkowania na miejscach postojowych będą tylko i wyłącznie osoby posiadające stosowne identyfikatory. Pojazdy nie posiadające oznakowania będą odholowywane przez straż miejską. Ad 7. Dyskusja i podjęcie uchwały w sprawie zmiany uchwały nr 1/10/2014 z dnia 14 stycznia 2014 r. w sprawie uchwalenia planu rzeczowo-finansowego remontów zasobów SM Piaski D na 2014 r. ze zmianami w dniu 10 czerwca 2014 r. uchwała nr 5/14/2014. Pan Wojciech Kamiński poinformował, że wszyscy członkowie Rady Nadzorczej otrzymali projekt uchwały w sprawie zmiany uchwały Rady Nadzorczej dotyczącej planu remontów na rok bieżący. Następnie otworzył dyskusję w tym temacie. Pan Tomasz Wiśniewski zapytał, w jakiej pozycji znalazła się wymiana płotków wokół trawników i uzyskał odpowiedź, że pozycja ta nie weszła do planu remontów znalazła się w budżecie w pozycji awarie i prace nieprzewidziane. Pan Jacek Kruk stwierdził, że wyjaśnienia wymaga pozycja dotycząca malowania elewacji, ponieważ przekroczenie jest znaczące. Pan Jerzy Brzozowski poinformował, że pomalowano m 2 przy założeniu w planie remontów ponad m 2. Cena za metr malowania z materiałami została ustalona w ofercie i było to XXXXX zł brutto za metr kwadratowy. Pan Tomasz Wiśniewski zaproponował, aby uzupełnić załącznik do uchwały i przyjąć to na przyszłość jako regułę, że do każdej pozycji jest komentarz. W przypadku np. remontu loggii należy wskazać liczbę lub numery lokali, w przypadku malowania elewacji należy wskazać numery budynków. Pan Stanisław Cywiński zwrócił uwagę, że podstawą do tych informacji powinien być kosztorys powykonawczy. 5

6 Pan Wojciech Kamiński w uzupełnieniu propozycji p. Wiśniewskiego stwierdził, że szerszego komentarza wymagają pozycje, w których nastąpiło przekroczenie planowanych kosztów. Pan Jacek Kruk poprosił o dokładne wskazanie, ile metrów elewacji zostało pomalowanych w prześwitach. Pan Marek Murawski stwierdził, że fakt, iż pomalowano m 2, a nie m 2, tak jak było to planowane oznacza, że w przyszłym roku zostanie pomalowane o m 2 mniej. Ponadto zwrócił uwagę, że w pozycjach 9 i 14 kolumnie wykonanie nie należy pisać zero, ponieważ są to roboty, które przejdą na rok następny. Pan Tomasz Wiśniewski poprosił, aby dokładnie rozpisać pozycję nr 1 remont loggii bezwzględnie należy wpisać liczbę wyremontowanych loggii. Rada Nadzorcza nie podjęła uchwały w tej sprawie. Zobowiązała p. Jerzego Brzozowskiego do sporządzenia komentarza do załącznika do uchwały i przedstawienia tego materiału na następnym posiedzeniu Rady Nadzorczej 11 grudnia 2014 r. Sprawa została przeniesiona na następne posiedzenie Rady Nadzorczej. Ad 8. Informacja nt. założeń do planu remontowego na rok Pan Wojciech Kamiński poinformował, że wszyscy członkowie Rady Nadzorczej otrzymali propozycję planu rzeczowo finansowego na rok W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza przyjęła następujące ustalenia odnośnie założeń do planu remontów na rok 2015: 1. Należy pomalować całe drugie Patio od środka. 2. Pani Bożena Dobrowiecka zaproponowała, aby w planie na rok następny nie uwzględniać montażu domofonów, a środki te przeznaczyć na malowanie elewacji. Propozycja ta została zaakceptowana przez pozostałych członków Rady. Ponadto zaproponowała, aby pozycję dotyczącą monitoringu przesunąć na rok Zwróciła uwagę, że do planowania niezbędne jest określenie pełnych kosztów remontu elewacji. 3. W planie remontów powinna znaleźć się pozycja dotycząca wymiany trzech bram garażowych, ponieważ hałas jest bardzo uciążliwy do mieszkańców lokali znajdujących się w bezpośrednim sąsiedztwie bram. Rada Nadzorcza zaleciła zebranie kilku ofert należy znaleźć firmę, która zaproponuje mało awaryjne i ciche rozwiązanie. 4. Pan Tomasz Wiśniewski poprosił, aby przy sporządzaniu planu remontów na rok 2015 uwzględnić takie informacje jak: ile metrów elewacji zostało do pomalowania i jaki jest tego koszt, ile balkonów i loggii zostało do wyremontowania i jaki jest koszt tych robót. 5. Pani Teresa Kamińska poinformowała, że założenia do planu nie przewidują urządzenia siłowni zewnętrznej. Odpowiadając na pytanie p. Marka Murawskiego, dotyczące terminu zakończenia prac związanych z remontem loggii, balkonów i malowaniem elewacji poinformowała, że zakończenie tych robót planowane jest w roku Ponadto Rada Nadzorcza zobowiązała Zarząd do przygotowania na następne zebranie RN informacji nt. wolnych środków posiadanych przez Spółdzielnię, środków zamrożonych w obligacjach i dodatkowo nt. całościowych kosztów związanych 6

7 z remontem elewacji (roboty, które pozwoliłyby zakończyć temat remontów balkonów i loggii, a także malowania elewacji). Ad 9. Omówienie pism skierowanych do Rady Nadzorczej. Pan Wojciech Kamiński poinformował, że w materiałach przed zebraniem członkowie Rady Nadzorczej otrzymali następujące pisma: 1. Pismo p. XXXXX dotyczące weryfikacji kwoty wyliczonej przez Zarząd regulamin wykorzystania funduszu na zwrot członkom Spółdzielni środków z tytułu rezerwy. Pan XXXXX został zaproszony przez przewodniczącego RN na posiedzenie w dniu 11 grudnia 2014 r. Stosowny punkt znajdzie się w porządku obrad zebrania. 2. Pismo p. XXXXX dotyczące nie obciążania go dodatkowymi kosztami, jakimi jest naliczanie odsetek za nieterminowe opłacanie czynszu za mieszkanie. Dodatkowo p. XXXXX prosi o umorzenie odsetek w kwocie XXXXX zł. W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza jednogłośnie ustaliła, że nie może przychylić się do prośby p. XXXXX. Mieszkanie jest wynajmowane, a dodatkowo Rada przyjęła zasadę, że odsetki nie są umarzane, mogą jedynie zostać rozłożone na raty. Rada Nadzorcza jednogłośnie wyraziła zgodę na spłatę odsetek w 10 ratach. 3. Pismo p. XXXXX dotyczące rozliczenia środków uzyskanych z NSBM i protokołu z lustracji. W wyniku dyskusji ustalono, że p. XXXXX otrzyma informacje nt. sposobu wyliczenia kwot, o których mowa w piśmie, a także informację, że protokół jest do wglądu w administracji spółdzielni. 4. Pismo pp. XXXXX dotyczące rozliczenia kwoty zwrotu drugiej rezerwy. W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza jednogłośnie przyjęła treść odpowiedzi do pp. XXXXX i upoważniła przewodniczącego RN do jej podpisania w imieniu Rady. 5. Pismo p. XXXXX z dnia 23 października dotyczące m.in. rozliczenia środków drugiej rezerwy. W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza jednogłośnie przyjęła treść odpowiedzi do p. XXXXX i upoważniła przewodniczącego RN do jej podpisania w imieniu Rady. Jednocześnie Rada Nadzorcza zwróciła uwagę, że wiele kwestii poruszanych przez p. XXXXX dotyczy zaszłości sprzed kilkunastu lat i Rada nie będzie odnosiła się do tych kwestii. 7

8 Ad 10. Sprawy wniesione. Pan Marek Murawski poinformował, że kilkakrotnie zgłaszał prezesowi sprawę wadliwie działającej wentylacji w jego mieszkaniu. Pan Jerzy Brzozowski w odpowiedzi poinformował, że umówi spotkanie z kominiarzem, który sprawdzi wentylację. W najbliższą sobotę kominiarz będzie sprawdzał wentylację w lokalu sąsiadującym z p. Murawskim. Pan Wojciech Kamiński zgłosił podobny problem i także poprosił o sprawdzenie. Innych spraw wniesionych nie było. Ad 11. Wnioski w sprawie porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN oraz ustalenie terminu i porządku obrad następnego posiedzenia plenarnego RN. 1. Ustalono, że następne posiedzenie Rady Nadzorczej odbędzie się 11 grudnia 2014 r. o godz Przedmiotem obrad zebrania będą sprawy proceduralne oraz sprawy wynikające z bieżącej działalności Spółdzielni, w tym sprawa wniesiona przez p. XXXXX, projekt uchwały w sprawie korekty planu remontów. Ad 12. Zakończenie obrad. Pan Wojciech Kamiński poinformował, że porządek obrad posiedzenia został wyczerpany. Podziękował wszystkim za udział w spotkaniu i zakończył obrady w dniu 20 listopada Na tym protokół zakończono. Protokół sporządziła Dorota Hajkiewicz Sekretarz Rady Nadzorczej Jacek Kruk Przewodniczący Rady Nadzorczej Wojciech Kamiński Załączniki do oryginału protokołu:2 szt. w tym: 1. Lista obecności. 2. Porządek obrad zebrania. 8