Outsourcing w służbach utrzymaniu ruchu

Transkrypt

1 Outsourcing w służbach utrzymaniu ruchu Kiedy i w jakim zakresie opłaca się wprowadzanie outsourcingu do SUR w firmie? Przemysław Popiołkiewicz Żerków, czerwiec 2011

2 Zmiany sposobu działania firm w zakresie służb utrzymania ruchu (SUR). Istotne zmiany, które nastąpiły po 2000r. 1. Wzrost znaczenia efektu finansowego kosztem poprawności technicznej. 2. Zmiana systemu oceny SUR z intuicyjnego na wskaźnikowy 3. Duża dynamika zmian sposobu działania firm zmiany właściciela, fuzje, podziały, zmiany asortymentu produkcji i lokalizacji. 4. Powstanie stabilnego zewnętrznego rynku usług świadczonych na rzecz SUR. 5. Nowe systemy zarządzania w firmach, np. TPM, lean. 6. Wyposażenie urządzeń w nowoczesne systemy diagnostyczne.

3 Zarządzanie zasobami technicznymi ang. Enterprise Asset Management Utrzymanie ruchu jako najistotniejszy obszar EAM Wskaźniki efektywności w zarządzaniu zasobami technicznymi. Kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators KPI) Stosowanie wskaźników KPI. -Pomiar aktualnego stanu -Porównania benchmarking -Diagnoza - analiza słabych i mocnych stron -Planowanie usprawnień -Monitorowanie zmian i postępu -Motywacja personelu

4 Dobór, wdrażanie i analiza KPI Podział KPI Techniczne stosowane głównie przez pracowników produkcyjnych i utrzymania ruchu Ekonomiczne i organizacyjne przygotowane dla kadry zarządzającej różnego szczebla Ilość KPI związanych z utrzymaniem ruchu na poszczególnych szczeblach organizacyjnych 4 pozycje dla zarządu firmy pozycji dla kierowników działów technicznych pozycji dla kierowników działu utrzymania ruchu Ok. 150 pozycji dla pracowników merytorycznych utrzymania ruchu.

5 Ocena efektywności działania działu utrzymania ruchu Ocena na poziomie Zarządu firmy: Koszty utrzymania ruchu/jednostka produkcyjna Koszty mediów/jednostka produkcyjna Całkowity koszt utrzymania ruchu w ogólnym bilansie firmy Aktualna wartość odtworzeniowa środków trwałych w użyciu działu utrzymania ruchu CRV Ważnym współczynnikiem oceniającym efektywność utrzymania ruchu jest wskaźnik: OEE Overall Equipment Effectiveness

6 Pomiar efektywności za pomocą OEE OEE = A x P x Q Teoretyczny czas produkcji TCP Planowany czas produkcji Czas produkcji brutto Czas produkcji netto Rzeczywisty czas produkcji straty jakości straty prędkości straty dostępności Postoje planowane Awarie urządzeń, ustawienia i regulacje Bieg jałowy i drobne postoje, mniejsza prędkość defekty w procesie, straty rozruchowe współczynnik planowania Pf Współczynnik dostępności (A) Współczynnik wykorzystania (P) Współczynnik jakości (Q)

7 Ocena efektywności działania działu utrzymania ruchu Ocena na poziomie operacyjnym Wskaźnik MTBF Mean Time Between Failures Średni przewidywany czas bezawaryjnej pracy urządzenia, np godz., 2 awarie MTBF =6.000 godz. Wskaźnik MTTR Mean Time To Repair średni czas wymagany do naprawy urządzenia od wystąpienia awarii. Wskaźnik MTTF Mean Time To Failures średni czas do wystąpienia awarii od uruchomienia. Pozostałe wskaźniki opracowane przez dział utrzymania ruchu.

8 Organizacja służb SUR UR jako wydział Zarząd firmy Dział Handlowy ` Dział Ekonomiczny Marketing ` Dział Techniczny Dział Produkcji Dział Logistyki Kontrola jakości Inwestycje Administracja Ochrona środowiska Utrzymanie ruchu Brygady UR

9 Organizacja służb SUR UR jako dział produkcji Zarząd firmy Dział Handlowy ` Dział Ekonomiczny Marketing ` Dział Produkcji Utrzymanie ruchu Dział Logistyki Kontrola jakości Inwestycje Administracja Brygady UR Ochrona środowiska

10 Organizacja służb utrzymania ruchu (SUR) Outsourcing SUR Zarząd firmy Dział Handlowy ` Dział Ekonomiczny Marketing ` Dział Produkcji Dział Logistyki Kontrola jakości Inwestycje Administracja Ochrona środowiska OUTSOURCING UR Brygady UR

11 Narzędzia wspomagające pracę działu utrzymania ruchu WCM Six Sigma TPM LEAN MAINTENANCE Outsourcing 5S, ISO, CANBAN, KPI, monitoring

12 Outsourcing sposób obniżania kosztów w firmie. Celem zmian w systemie zarządzania SUR jest uzyskanie lepszej efektywności pracy działu przez obniżenie kosztu utrzymania w stałej sprawności linii produkcyjnych i niezbędnej infrastruktury technicznej przypadającego na jednostkę produkcji. Outsourcing jest jednym z narzędzi umożliwiających realizację określonego powyżej celu. Inne narzędzia, jakie często wykorzystujemy do realizacji tego celu, to np. TPM i Lean Maintenance. Często najlepszym rozwiązaniem jest jednoczesne wdrożenie kilku systemów, np. TPM i outsourcingu.

13 Kiedy warto stosować outsourcing? Outsourcingu nie należy przyjmować jako strategii działania firmy lub stosować na potrzeby doraźnego rozwiązywania problemów, np. ograniczenia zatrudnienia. Outsourcing jest jedną z metod stosowaną w obszarze SUR, która ma zracjonalizować nasze działanie. Stosowanie outsourcingu ma sens tylko wtedy, gdy gwarantuje nam lepszą efektywność w obszarze jego stosowania oraz gdy potrafimy skutecznie nadzorować działanie firm outsourcingowych.

14 Modele organizacji SUR z wykorzystaniem outsourcingu 1. Zlecenie firmie zewnętrznej pełnej obsługi utrzymania ruchu przedsiębiorstwa: eliminacja kosztów działu utrzymania ruchu, złożony proces wyboru firmy i wdrożenia systemu, uzależnienie firmy od usługodawcy, mniejsza możliwość kontroli kosztów i ich weryfikacji. 2. Zlecanie firmom zewnętrznym obsługi różnych obszarów nieprodukcyjnych w firmie: ponoszenie kosztów funkcjonowania działu utrzymania ruchu, możliwość cyklicznej oceny działania usługodawców, możliwość prowadzenia bieżącej analizy kosztów.

15 Korzyści z wprowadzania outsourcingu Ograniczanie obszarów działalności naszej firmy nie związanych bezpośrednio z produkcją. Ograniczenie utrzymywania specjalistycznego wyposażenia warsztatów utrzymania ruchu. Uproszczenie systemu rozliczania kosztów godzin pracy i dyżurów w utrzymaniu ruchu. Możliwość ustalenia większego zakresu odpowiedzialności dla firm outsourcingowych niż w przypadku pracowników bezpośrednio zatrudnionych. Ograniczenie kosztów związanych z koniecznością zatrudniania wysoko kwalifikowanych pracowników utrzymania ruchu.

16 Korzyści z wprowadzania outsourcingu Uproszczenie obsługi prawnej i administracyjnej w zakresie często zmieniających się przepisów dotyczących eksploatacji maszyn i urządzeń. Możliwość skorzystania z najnowszych metod pracy w zakresie utrzymania ruchu stosowanych w firmach outsourcingowych. Uzyskanie większej płynności finansowej w SUR. Możliwość skorzystania w przypadku poważnych awarii lub katastrof z doświadczenia i specjalistycznego sprzętu firmy outsourcingowej.

17 Ryzyka wynikające z wprowadzenia outsourcingu. Należy przyjąć, że firma świadcząca nam usługi outsourcingowe działa na zasadzie maksymalizacji zysku ze swojej działalności. Pozornie jest to sprzeczne z interesami firmy korzystającej z usługi outsourcingowej. Przy stosowaniu metody pełnego outsourcingu SUR możemy utracić kontrolę nad funkcjonowaniem tego obszaru. Nieprawidłowo wynegocjowana umowa na usługi outsourcingowe w zakresie odpowiedzialności za powierzony obszar działania może uniemożliwić nam dochodzenie odszkodowania z tytułu wadliwej realizacji usługi. Brak kontroli nad wprowadzanymi zmianami w sposobie działania urządzeń produkcyjnych, aktualizacji dokumentacji.

18 Outsourcing usług związanych z dostawą energii elektrycznej i ciepła Specyfika usług dostawy energii elektrycznej i ciepła. Odpowiednie kwalifikacje pracowników wykorzystywane kilka razy w roku. Specjalistyczny sprzęt i części zamienne. Mała częstotliwość poważniejszych awarii, które należy usunąć w krótkim czasie. Opłacalność outsourcingu uzależniona od jego zakresu. Nieopłacalne może być zawieranie umowy ze względu na wymagane kwalifikacje SEP tylko np. na obsługę rozdzielni SN. Najkorzystniejsza jest umowa na kompleksową usługę energetyczną, np. dostawa ciepła, obsługa zewnętrznej sieci przyłączeniowej i instalacji wewnętrznej.

19 Przykład zakresu umowy outsourcingowej zawartej z firmą obsługującą sieć energetyczną. Bieżąca eksploatacja rozdzielni SN i NN zgodnie z instrukcjami użytkowania. Usuwanie awarii przyłączy głównych i rezerwowych. Stały nadzór nad oświetleniem zewnętrznym i zasilaniem urządzeń zlokalizowanych poza budynkami firmy (np. przepompownie wód deszczowych). Zabezpieczenie alternatywnego źródła energii elektrycznej na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń.

20 Przykład zakresu umowy outsourcingowej zawartej z dostawcą ciepła. Dostawa ciepła w odpowiedniej ilości i parametrach do wyznaczonych urządzeń technologicznych. Utrzymanie w zależności od warunków pogodowych odpowiedniej temperatury ogrzewania hal i budynków. Dostawa chłodu na potrzeby technologiczne i do centralnych układów wentylacji. Utrzymywanie w stałej sprawności sieci i urządzeń instalacji ciepłowniczej na terenie firmy. Zabezpieczenie alternatywnego źródła ciepła na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń.

21 Przykłady outsourcingu utrzymaniu ruchu Obsługa firmy w zakresie ochrony środowiska: - administracyjna operaty, pozwolenia, sprawozdania, - techniczna zbieranie i segregacja odpadów, kontrola pracy instalacji oczyszczania powietrza. Transport wewnętrzny: rozładunki i załadunki materiałów i towarów, bieżące dostawy części i surowców na stanowiska produkcyjne. obsługa magazynów. Bieżące naprawy i konserwacje urządzeń produkcyjnych: zabezpieczenie ruchu urządzeń i maszyn produkcyjnych, remonty i modernizacje urządzeń.

22 Outsourcing SUR na przykładzie fabryki autobusów Fabryka autobusów NEOPLAN Polska powstała w 1996r. na terenach byłej fabryki TM PRSSTA. W nowo powstałej fabryce było zapotrzebowanie na pracowników utrzymania ruchu. Odpowiedni pracownicy byli zatrudnieni w upadającej fabryce TM PRESSTA. Podjęto decyzję, w wyniku której pracownicy SUR TM PRESSTA mogli świadczyć usługi utrzymania ruchu fabryce autobusów jako firmy. Pracownicy SUR TM PRESSTA założyli kilkanaście firm specjalizujących się w usługach SUR i zaoferowali swoje usługi firmie NEOPLAN. Fabryka autobusów skorzystała z tej propozycji i do dnia dzisiejszego nowo powstałe firmy świadczą na jej rzecz usługi z zakresu SUR.

23 Outsourcing SUR na przykładzie fabryki autobusów Lista usług świadczonych przez firmy wydzielone z SUR TM PRESSTA: 1. Sprzedaż ciepła ze zmodernizowanej ciepłowni po TM PRESSTA 2. Usługi bieżącego utrzymania ruchu w zakresie urządzeń bezpośrednio produkcyjnych 3. Usługi w zakresie odbioru i utylizacji odpadów poprodukcyjnych w tym również odpadów niebezpiecznych 4. Usługi telekomunikacyjne 5. Usługi pomiarów elektrycznych i naprawy silników 6. Usługi naprawy narzędzi, ostrzenia wierteł, pił itp..

24 Outsourcing SUR na przykładzie lakierni w fabryce wodomierzy Firma Modem-Projekt świadczy usługę nadzoru nad działaniem lakierni proszkowej pracującej w ruchu ciągłym. W fabryce wodomierzy zainstalowano system monitoringu pracy lakierni. System kontroluje pracę wszystkich urządzeń lakierni i rejestruje wszystkie zmiany i parametry pracy. Dodatkowo monitorowana jest ilość i rodzaj lakierowanych elementów. Na tej podstawie wyliczana jest efektywność energetyczna produkcji i wskaźniki efektywności pracy lakierni. Firma outsourcingowa ma za zadanie nadzorować pracę lakierni, optymalizować zużycie energii elektrycznej i gazu, usuwać na bieżąco awarie. Przeglądy okresowe wykonują pracownicy lakierni.

25 Nowoczesny outsourcing SUR Podstawą nowoczesnego outsourcingu jest zastosowanie trzech elementów: 1. Wdrożenie TPM jako podstawy współpracy pracowników produkcji z zewnętrzną firmą outsourcingową 2. Wdrożenie systemu monitoringu pracy urządzeń produkcyjnych 3. Zdalny nadzór za pośrednictwem systemu monitoringu pracy urządzeń przez firmę outsourcingową Przykład: Umowa na obsługę techniczną obiektu typu Aquapark. Firma Modem-Projekt wykonała system monitoringu umożliwiający zdalny nadzór (za pomocą łącza internetowego) nad urządzeniami technicznymi obiektu. Dodatkowo nadzoruje i optymalizuje zużycie ciepła i energii elektrycznej.

26 Podstawy przygotowania outsourcingu SUR 1. Zdefiniowanie obszarów przewidzianych do outsourcingu. 2. Zdefiniowanie celów przewidzianych do osiągnięcia poprzez outsourcing. 3. Zbadanie rynku produktów i usług, które zamierzamy oddać w outsourcing. 4. Zorganizowanie w przedsiębiorstwie działu przygotowanego do obsługi outsourcingowej.

27 Przygotowanie wdrożenia outsourcingu w firmie kontrola kosztów Zasadnicza zmiana, jaką wprowadza outsourcing to przejście z zarządzania pracownikami działu utrzymania ruchu (kodeks pracy) na system umów cywilno-prawnych. W związku z tym należy: Opracować spójny system rozliczania kosztów UR uzgodniony z controllingiem i zarządem firmy. Uzgodnić system oceny efektywności UR, w tym opracować listę ważnych parametrów tej oceny. Wprowadzić wskaźniki efektywności w zarządzaniu zasobami technicznymi, tzw. kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators KPI).

28 Przygotowanie wdrożenia outsourcingu w firmie kontrola kosztów Powiązać koszty UR z wynikiem finansowym firmy. Dokonać podziału kosztów UR i przypisać je do poszczególnych obszarów działania firmy. Wprowadzić system bieżącej rejestracji i analizy ponoszonych kosztów w wydzielonych obszarach UR.

29 Kolejność działań przy wdrożeniu usługi outsourcingowej Audyt firmy, z którą zamierzamy zawrzeć umowę. Realizacja jednorazowego zlecenia umożliwiająca nam bliższe poznanie firmy. Pierwsza umowa na czas określony, np. na trzy miesiące na ograniczony zakres usług. Umożliwi nam to sprawdzenie możliwości organizacyjnych firmy. Kolejna umowa na czas określony na pełen zakres usług. Umowa na okres roczny na pełen zakres usług Cykliczna weryfikacja zawartej umowy, np. w formie przetargu co dwa, trzy lata.

30 Systemy ułatwiające wprowadzenie outsourcingu. Wprowadzenie zasad 5S. Wdrożenie systemu TPM. Wdrożenie programów informatycznych wspomagających zarządzanie obsługą techniczną firmy. Wprowadzenie systemów zdalnego monitoringu zużycia mediów, rejestracji pracy urządzeń produkcyjnych. Wdrożenie systemu archiwizacji i aktualizacji dokumentacji technicznej.

31 Firma outsourcingowa w naszym przedsiębiorstwie Firma outsourcingowa może prawidłowo funkcjonować w naszych przedsiębiorstwach tylko na zasadach partnerskich. Aby to osiągnąć, konieczne są: wzajemne zaufanie, pełna koordynacja wzajemnych działań, wspólne planowanie w określonym umową obszarze działania, ciągły rozwój umożliwiający doskonalenie obsługi w zakresie UR.

32 Dziękuję z uwagę Przemysław Popiołkiewicz MODEM-PROJEKT