Procedura oceny pracowników samorzdowych zatrudnionych w Urzdzie Gminy Michałowo

Transkrypt

1 Załcznik Nr 1 do Zarzdzenia Nr 38/07 Wójta Gminy Michałowo z dnia 6 sierpnia 2007r. Procedura oceny pracowników samorzdowych zatrudnionych w Urzdzie Gminy Michałowo 1 1.Procedur oceny stosuje si do pracowników samorzdowych zatrudnionych w Urzdzie Gminy Michałowo zwanym dalej Urzdem na podstawie mianowania i umowy o prac na stanowiskach: 1/ kierowniczych 2/ niekierowniczych 2. Do stanowisk kierowniczych zalicza si pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy. 2 1.Ocenie podlegaj pracownicy samorzdowi zatrudnieni w Urzdzie, co najmniej 6 miesicy. 2.Ocenie nie podlegaj Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy oraz pracownicy samorzdowi bdcy w okresie wypowiedzenia umowy o prac, zatrudnieni na okres próbny lub na zastpst wo. 3 1.Oceny pracowników dokonuj: 1/ Wójt Gminy wobec nadzorowanych bezporednio kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy. Wójt moe zleci Sekretarzowi Gminy dokonanie oceny kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach. 2/ Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy, Kierownicy Referatów wobec podległych pracowników. 1. Ocena pracowników ma charakter okresowy, przeprowadzana jest raz w roku w terminie ustalonym przez Wójta Gminy. Pierwsza ocena powinna obejmowa okres od 1 do 28 wrzenia i by przeprowadzona do 1 padziernika 2007r. 2. O terminie przeprowadzenia oceny informuje si pracowników, na co najmniej 30 dni przed ustalon dat. 4 Celem oceny jest sprawdzenie kompetencji i przydatnoci pracownika do pracy na zajmowanym stanowisku, rozpoznanie potrzeb szkoleniowych i aspiracji zawodowych pracowników oraz wskazanie kierunków usprawnienia pracy. 5

2 1.Oceny przeprowadza si na podstawie kryteriów obowizkowych zawartych w okreleniu poziomu wykonywania obowizków oraz przyznaniu okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorzdowego oraz arkuszach okresowych ocen pracowników, których wzór stanowi załcznik Nr 1 i 2 do niniejszej procedury i dodatkowo kryteriów wybranych przez oceniajcego sporód kryteriów do wyboru. 2. Wykaz kryteriów do wyboru stanowi załcznik Nr 3 do niniejszej procedury Oceniajcy oprócz kryteriów obowizkowych wybiera dodatkowo 5 kryteriów do wyboru, najistotniejszych dla oceny prawidłowego wykonywania obowizków na zajmowanym przez ocenianego stanowisku, wpisujc je do arkusza okresowej oceny pracownika. 2. Oceniajcy po wykonaniu tej czynnoci przekazuje arkusz oceny do zatwierdzenia Wójtowi Gminy, a po zatwierdzeniu przez Wójta - zapoznaje z nim ocenianego. 8 1.Przed sporzdzeniem oceny na pimie oceniajcy przeprowadza z ocenianym pracownikiem rozmow, w trakcie, której omawia w oparciu o jego zakres czynnoci wykonywanie przez pracownika obowizków w okresie podlegajcym ocenie. 2. W cigu trzech dni od daty rozmowy oceniajcy wypełnia arkusz okresowej oceny pracownika w oparciu o obowizujc punktacj. 9 Kade z kryteriów ujtych w arkuszu okresowych ocen pracowników oceniane jest w skali punktowej od 1 do 5 punktów Z wynikami oceny zapoznaje si pracownika, który pot wierdza ten fakt podpisem na arkuszu oceny. 2. Arkusz oceny przechowuje si w aktach osobowych pracownika. 3. Pracownikom przysługuje prawo odwołania si od przeprowadzonej oceny do Wójta Gminy w terminie 7 dni od daty zapoznania si z jej wynikami. 4. Odwołanie podlega rozpatrzeniu w terminie 7 dni od daty jego złoenia. O wyniku rozpatrzenia odwołania powiadamia si niezwłocznie pracownika. Od oceny pracownika dokonanej przez Wójta odwołanie nie przysługuje. Decyzja rozstrzygajca odwołanie jest ostateczna. 5. W przypadku uwzgldnienia odwołania zmienia si odpowiednio zapisy w arkuszu ocen, a do akt osobowych pracownika włcza si ocen ostateczn. Z postanowieniami niniejszej procedury kierownicy komórek organizacyjnych Urzdu zapoznaj podległych pracowników. 11

3 Załcznik Nr 1 do procedury oceny pracowników samorzdowych zatrudnionych w Urzdzie Gminy Michałowo Okrelenie poziomu wykonywania obowizków oraz przyznanie okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorzdowego Nr Kryteria obowizkowe ocena wg kryteriów 1 Sumienno Sprawno Bezstronno Umiejtno stosowania odpowiednich przepisów Planowanie i organizowanie pracy Postawa etyczna Nr Kryteria wybrane przez bezporedniego przełoonego ocena wg kryteriów 1 Pierwsze kryterium do wyboru Drugie kryterium do wyboru Trzecie kryterium do wyboru Czwarte kryterium do wyboru Pite kryterium do wyboru (data i podpis oceniajcego) Okresow ocen kwalifikacyjn ustalamy na podstawie redniej ocen kryteriów obligatoryjnych oraz wybranych przez bezporedniego przełoonego. Wzór do obliczenia oceny okresowej pracownika samorzdowego. R = X/Y gdzie: R rednia ocena uzyskana z iloczynu sumy ocen przez ilo kryteriów, X suma wszystkich ocen Y ilo kryteriów oceny bardzo dobrym R = 4,50 5,00

4 W ykonywał wszystkie obowizki wynikajce z opisu stanowiska pracy w sposób czsto przewyszajcy oczekiwania. W razie koniecznoci podjł si wykonywania zada dodatkowych i wykonał je zgodnie z ustalonymi standardami. W trakcie wykonywania obowizków stale spełniał wszystkie kryteria oceny wymienione w czci B. dobrym R = 3,50 4,49 W ykonywał wszystkie obowizki wynikajce z opisu stanowiska pracy w sposób odpowiadajcy oczekiwaniom. W trakcie wykonywania obowizków stale spełniał wikszo kryteriów oceny wymienionych w czci B. zadowalajcym R = 2,50 3,49 W ikszo obowizków wynikajcych z opisu stanowiska pracy wykonywał w sposób odpowiadajcy oczekiwaniom. W trakcie wykonywania obowizków stale spełniał niektóre kryteria oceny wymienione w czci B. niezadowalajcym R = 2,00 2,49 W ikszo obowizków wynikajcych z opisu stanowiska pracy wykonywał w sposób nieodpowiadajcy oczekiwaniom. W trakcie wykonywania obowizków nie spełniał wcale bd spełniał rzadko kryteria oceny wymienione w czci B. i przyznaj okresow ocen: (wpisa pozytywn jeeli zaznaczony został poziom bardzo dobry, dobry lub zadowalajcy, negatywn jeeli poziom niezadowalajcy). (miejscowo) (dzie, miesic, rok) (podpis oceniajcego)

5 Załcznik Nr 2 do procedury oceny pracowników samorzdowych zatrudnionych w Urzdzie Gminy Michałowo ARKUS Z O KRESOW EJ OC ENY KWALIFIKAC YJNEJ PRACOWNIKA SAMO RZDOW EGO. Cz A Urzd Gminy Michałowo (nazwa jednostki) I. Dane dotyczce ocenianego pracownika sam orzdowego Imi Nazwisko Komórka organizacyjna Stanowisko Data mianowania/zatrudnienia na stanowisku urzdniczym Data rozpoczcia pracy na obecnym stanowisku II. Dane dotyczce poprzedniej oceny Ocena/poziom Data sporzdzenia (miejsco wo ) (d zie, mi esic rok ) (piecztka i podpis osoby wypełniajcej)

6 Cz B I. Kryteria oceny i termin sporzdzenia oceny na pimie Nr Kryteria obowizkowe 1 Sumienno 2 Sprawno 3 Bezstronno 4 Um iejtno stosowania odpowiednich przepisów 5 Planowanie i organizowanie pracy 6 Postawa etyczna Nr Kryteria wybrane przez bezporedniego przełoonego Sporzdzenie oceny na pimie nastpi... (naley wpisa miesic rok) (imi i nazwisko oceniajcego) (stanowisko) (data rozpoczcia pracy na obecnym stanowisku) (data i podpis oceniajcego) II. Zatwierdzenie kryteriów przez kierownika jednostki Uwagi Wójta Gminy Michałowo do kryteriów wybranych przez bezporedniego przełoonego:

7 (i mi i nazwisko) (podpis) Zapoznałem si z kryteriami oceny oraz terminem sporzdzenia oceny na pimie (miejsco wo ) (dzie, miesic rok) ( podpis ocenianego) Cz C Opinia dotyczca wykonywania obowizków przez ocenianego Dane dotyczce oceniajcego: Imi/imiona... Nazwisko... Stanowisko... Data rozpoczcia pracy na obecnym stanowisku... Naley napisa w jaki sposób oceniany wykonywał obowizki w okresie, w którym podlegał ocenie czy spełniał ustawowe kryteria oceny. Jeeli pracownik wykonywał w okresie, w którym podlegał ocenie, dodatkowe zadania, które nie wynikaj z opisu zajmowanego przez niego stanowiska, naley je wskaza. Pracownik sumiennie i bez zwłoki wykonuje powierzone obowizki. Sprawiedliwie traktuje strony nie faworyzujc adnej z nich. Potrafi w swej pracy stosowa właciwe przepisy w zalenoci od rodzaju prowadzonej sprawy. W sposób właciwy planuje i organizuje sw prac, co powoduje, i prowadzone sprawy załatwiane s w terminie. Wykonuje obowizki w sposób uczciwy, zgodnie z etyk zawodow. Posiada wiedz, która warunkuje odpowiedni poziom merytoryczny w realizowanych zadaniach. Jest otwarta na podnoszenie kwalifikacji. W sposób właciwy i jasny formułuje swe wypowiedzi, co umoliwia ich zrozumienie. Potrafi w swej pracy zrozumie interesanta i jego sytuacj. Stara si wraz z nim zrozumie jego potrzeby, oczekiwania i w sposób właciwy słuy im pomoc. Michałowo wrzesie 2007 (miejscowo) (dzie, miesic, rok) (podpis oceniajcego)

8 Cz D Okrelenie poziomu wykonywania obowizków oraz przyznanie okresowej oceny Oceniam wykonywanie obowizków przez: Pani/Pana... w okresie od do na poziomie (wstawi krzyyk w odpowiednie pole): bardzo dobrym W ykonywał wszystkie obowizki wynikajce z opisu stanowiska pracy w sposób czsto przewyszajcy oczekiwania. W razie koniecznoci podjł si wykonywania zada dodatkowych i wykonał je zgodnie z ustalonymi standardami. W trakcie wykonywania obowizków stale spełniał wszystkie kryteria oceny wymienione w czci B. dobrym W ykonywał wszystkie obowizki wynikajce z opisu stanowiska pracy w sposób odpowiadajcy oczekiwaniom. W trakcie wykonywania obowizków stale spełniał wikszo kryteriów oceny wymienionych w czci B. zadowalajcym W ikszo obowizków wynikajcych z opisu stanowiska pracy wykonywał w sposób odpowiadajcy oczekiwaniom. W trakcie wykonywania obowizków stale spełniał niektóre kryteria oceny wymienione w czci B. niezadowalajcym W ikszo obowizków wynikajcych z opisu stanowiska pracy wykonywał w sposób nieodpowiadajcy oczekiwaniom. W trakcie wykonywania obowizków nie spełniał wcale bd spełniał rzadko kryteria oceny wymienione w czci B. i przyznaj okresow ocen: (wpisa pozytywn jeeli zaznaczony został poziom bardzo dobry, dobry lub zadowalajcy, negatywn jeeli poziom niezadowalajcy) (miejscowo) (dzie, miesic, rok) (podpis oceniajcego)

9 Cz E Zapoznałem /am si z ocen sporzdzon na pimie przez: Pani/Pana (miejscowo) (dzie, m iesic, rok) (podpis ocenianego)

10 Załcznik Nr 3 do procedury oceny pracowników samorzdowych zatrudnionych w Urzdzie Gminy Michałowo Kryteria obowizkowe oceny Lp. kryterium oceny opis wzorcowy Sumienno Sprawno Bezstronno Umiejtno stosowania odpowiednich przepisów Wykonywanie obowizków dokładnie, skrupulatnie i solidnie. Dbało o szybkie, wydajne i efektywne realizowanie powierzonych zada, umoliwiajce uzyskiwanie wysokich efektów pracy. Wykonywanie obowizków bez zbdnej zwłoki. Obiektywne rozpoznawanie sytuacji przy wykorzystaniu dostpnych ródeł, gwarantujce wiarygodno przedstawionych danych, faktów i informacji. Umiejtno sprawiedliwego traktowania wszystkich stron, nie faworyzowania adnej z nich. Znajomo przepisów niezbdnych do właciwego wykonywania obowizków wynikajcych z opisu stanowiska pracy. Umiejtno wyszukiwania potrzebnych przepisów. Umiejtno zastosowania właciwych przepisów w zalenoci od rodzaju sprawy. Rozpoznawanie spraw, które wymagaj współdziałania ze specjalistami z innych dziedzin. 5 Planowanie i organizowanie pracy Planowanie działa i organizowanie pracy w celu wykonania zada. Precyzyjne okrelanie celów, odpowiedzialnoci oraz ram czasowych działania. Ustalanie priorytetów działania, efektywne wykorzystywanie czasu, tworzenie szczegółowych i moliwych do realizacji planów krótko- i długoterminowych. 6 Postawa etyczna Wykonywanie obowizków w sposób uczciwy, niebudzcy podejrze o stronniczo i interesowno. Dbało o nieposzlakowan opini. Postpowanie zgodnie z etyk zawodow.

11 Wykaz kryteriów do wyboru Kryterium O pis kryterium 1. Wiedza specjalistyczna Wiedza z konkretnej dziedziny, która warunkuje odpowiedni poziom merytoryczny realizowanych zada. 2. Umiejtno obsługi urzdze technicznych Odpowiedni stopie wiedzy i umiejtnoci niezbdny do korzystania ze sprzt u komputerowego oraz urzdze 3. Znajomo jzyka obcego (czynna i bierna) 4. Nastawienie na własny rozwój, podnoszenie kwalifikacji biurowych. Znajomo jzyka obcego na poziomie odpowiednim do realizowanych zada, pozwalajca na: - czytanie i rozumienie dokumentów, - pisanie dokumentów, - rozumienie innych, - mówienie w jzyku obcym. Zdolno i skłonno do uczenia si, uzupełniania wiedzy oraz podnoszenia kwalifikacji tak, aby zawsze posiada akt ualn wiedz. 5. Komunikacja werbalna Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujcy ich zrozumienie, przez: - wypowiadanie si w sposób zwizły, jasny i precyzyjny, - dobieranie stylu, jzyka i treci wypowiedzi odpowiednio do słuchaczy, - udzielanie wyczerpujcych i rzeczowych odpowiedzi nawet na trudne pytania, krytyk lub zaskakujce argumenty, - wyraanie pogldów w sposób przekonywujcy, - posługiwanie si pojciami właciwymi dla rodzaju załat wianych spraw/wykonywanej pracy. 6. Komunikacja pisemna Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujcy zrozumienie, przez: - stosowanie przyjtych form prowadzenia korespondencji, - przedstawianie zagadnie w sposób jasny i zwizły, - dobieranie odpowiedniego stylu, jzyka i treci pism, - budowanie zda poprawnych gramatycznie i logicznie. 7. Komunikatywno Umiejtno budowania kontaktu z inn osob, przez: - okazywanie poszanowania drugiej stronie, - prób aktywnego zrozumienia jej sytuacji, - okazanie zainteresowania jej opiniami, - umiejtno zainteresowania innych własnymi opiniami. 8. Pozytywne podejcie do obywatela 9. Umiejtno pracy w zespole 10. Umiejtno negocjowania Zaspokajanie potrzeb obywatela, przez: - zrozumienie funkcji usługowej swojego stanowiska pracy, Realizacja zada w zespole, przez: - pomoc i doradzanie kolegom w razie potrzeby, - zrozumienie celu i korzyci wynikajcych ze wspólnego realizowania zada, - współprac a nie rywalizacj z pozostałymi członkami zespołu, - zgłaszanie konstruktywnych wniosków usprawniajcych prac zespołu, - aktywne słuchanie innych, wzbudzanie zaufania. Wypracowywanie stanowiska akceptowanego przez zainteresowanych, dziki: - deniu do zrozumienia stanowiska (opinii) innych osób, - przygotowaniu i prezentowaniu rónorodnych argumentów w celu wsparcia swojego stanowiska,

12 11. Zarzdzanie informacj/dzielenie informacjami si - przekonywaniu innych do weryfikacji własnych sdów lub zmiany stanowiska, - rozpoznawaniu najlepszych propozycji, - stymulowaniu otwartych dyskusji na temat ródeł konfliktów, - ułat wianiu rozwizywania problemu, kwestii spornej, - tworzeniu i proponowaniu nowych rozwiza. Pozyskiwanie i przekazywanie informacji, które mog wpływa na planowanie lub proces podejmowania decyzji, przez: - przekazywanie posiadanych informacji osobom, dla których informacje te bd stanowiły istotn pomoc w realizowanych przez nie zadaniach, - uzgadnianie planowanych zmian z osobami, dla których maj one istotne znaczenie. 12. Zarzdzanie zasobami Odpowiednie do potrzeb rozmieszczenie i wykorzystanie zasobów finansowych lub innych, przez: - okrelanie i pozyskiwanie zasobów, - alokacj i wykorzystanie zasobów w sposób efektywny pod wzgldem czasu i kosztów, - kontrolowanie wszystkich zasobów wymaganych do efektywnego działania. 13. Zarzdzanie personelem 14. Zarzdzanie jakoci realizowanych zada 15. Zarzdzanie wprowadzaniem zmian Motywowanie pracowników do osigania wyszej skutecznoci i jakoci pracy, przez: - zrozumiałe tłumaczenie zada, okrelanie odpowiedzialnoci za ich realizacj, ustalanie realnych terminów ich wykonania oraz okrelenie oczekiwanego efekt u działania, - komunikowanie pracownikom oczekiwa dotyczcych jakoci ich pracy, - rozpoznawanie mocnych i słabych stron pracowników, wspieranie ich rozwoju w celu poprawy jakoci pracy, - okrelanie potrzeb szkoleniowo-rozwojowych, - traktowanie pracowników w uczciwy i bezstronny sposób, zachcanie ich do wyraania własnych opinii oraz włczanie ich w proces podejmowania decyzji, - ocen osigni pracowników, - wykorzystywanie moliwoci wynikajcych z systemu wynagrodze oraz motywujcej roli awansu w celu zachcenia pracowników do uzyskiwania jak najlepszych wyników, - dopasowanie indywidualnych oczekiwa pracowników dotyczcych własnego rozwoju do potrzeb urzdu, - inspirowanie i motywowanie pracowników do realizowania celów i zada urzdu, - stymulowanie pracowników do rozwoju i podnoszenia kwalifikacji. Nadzorowanie prowadzonych działa w celu uzyskiwania podanych efektów, przez: - tworzenie i wprowadzanie efektywnych systemów kontroli działania, - sprawdzanie jakoci i postpu w realizacji działa, - modyfikowanie planów w razie koniecznoci, - ocenianie wyników pracy poszczególnych pracowników, - wydawanie polece majcych na celu popraw wykonywanych obowizków. Wprowadzanie zmian w urzdzie przez: - podejmowanie inicjatywy wprowadzania zmian, - uzasadnianie koniecznoci wprowadzania zmian, - okrelanie etapów i ram czasowych wprowadzanych zmian, - wspieranie innych w okresie wprowadzania

13 16. Zorientowanie na rezultaty pracy zmian, - podejmowanie kroków zmniejszajcych niech do wprowadzanych zmian, - skupianie si na sprawach kluczowych zwizanych z wprowadzanymi zmianami, - przewidywanie reakcji pracowników na wprowadzane zmiany, - wprowadzanie zmian w sposób pozwalajcy osign pozytywne rezultaty klientom urzdu. Osiganie zakładanych celów, doprowadzanie działa do koca, przez: - ustalanie priorytetów działania, - identyfikowanie zada krytycznych, szczególnie trudnych, mogcych mie przełomowe znaczenie, - okrelanie sposobów mierzenia postpu 17. Podejmowanie decyzji Umiejtno podejmowania decyzji w sposób bezstronny i obiektywny, przez: - rozpoznawanie istoty problemu oraz okrelenie jego przyczyn, - podejmowanie decyzji na podstawie sprawdzonych informacji, - rozwaanie skutków podejmowanych decyzji, - podejmowanie decyzji w złoonych lub obarczonym pewnym ryzykiem sprawach, - podejmowanie decyzji obarczonych elementem ryzyka po uprzednim zbilansowaniu potencjalnych zysków i strat. 18. Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych Pokonywanie sytuacji kryzysowych oraz rozwizywanie skomplikowanych problemów, przez: - wczesne rozpoznawanie potencjalnych syt uacji kryzysowych, - szybkie działanie majce na celu rozwizanie kryzysu, - dostosowywanie działania do zmieniajcych si warunków, - wczeniejsze rozwaanie potencjalnych problemów i zapobieganie ich skutkom, - informowanie wszystkich, którzy bd musieli zareagowa na kryzys, - wyciganie wniosków z sytuacji kryzysowych tak, eby mona było w przyszłoci unikn podobnych sytuacji, - skuteczne działanie (take) w okresach przejciowych lub wprowadzania zmian. 19. Samodzielno Zdolno do samodzielnego wyszukiwania i zdobywania informacji, formułowania wniosków i proponowania rozwiza w celu wykonania zleconego zadania. 20. Inicjatywa - umiejtno i wola poszukiwania obszarów wymagajcych zmian i informowanie o nich, - inicjowanie działania i branie odpowiedzialnoci za nie, - mówienie ot warcie o problemach, badanie ródeł ich powstania. 21. Kreatywno Wykorzystywanie umiejtnoci i wyobrani do tworzenia nowych rozwiza ulepszajcych proces pracy, przez: - rozpoznawanie oraz identyfikowanie powiza midzy sytuacjami, - wykorzystywanie rónych istniejcych rozwiza w celu tworzenia nowych, - otwarto na zmiany, poszukiwanie i t worzenie nowych koncepcji i metod. - inicjowanie lub wynajdywanie nowych moliwoci lub sposobów działania, - badanie rónych ródeł informacji, wykorzystywanie dostpnego wyposaenia technicznego,

14 - zachcanie innych do proponowania, wdraania i doskonalenia nowych rozwiza. 22. Mylenie strategiczne Tworzenie planów lub koncepcji realizowania celów w oparciu o posiadane informacje, przez: - ocenianie i wyciganie wniosków z posiadanych informacji, - zauwaanie trendów i powiza midzy rónymi informacjami, - identyfikowanie fundamentalnych dla urzdu potrzeb i generalnych kierunków działania, - przewidywanie konsekwencji w dłuszym okresie czasu, - przewidywanie długoterminowych skutków podjtych działa i decyzji, - planowanie rozwizywania problemów i pokonywania przeszkód, - ocenianie ryzyka i korzyci rónych kierunków działania, - tworzenie strategii lub kierunków działania, - analizowanie okolicznoci i zagroe. 23. Umiejtnoci analityczne Umiejtne stawianie hipotez, wyciganie wniosków przez analizowanie i interpretowanie danych, tj.: - rozrónianie informacji istotnych od nieistotnych, - dokonywanie systematycznych porówna rónych aspektów analizowanych i interpretowanych danych, - interpretowanie danych pochodzcych z dokumentów, opracowa i raportów, - prezentowanie w optymalny sposób danych i wniosków z przeprowadzonej analizy, - stosowanie odpowiednich narzdzi i technologii (włcznie z aplikacjami komputerowymi) w celu rozwizania problemu /zadania.