NACZELNA DYREKCJA ARCHIWÓW PAÑSTWOWYCH CZASOPISMO POŒWIÊCONE SPRAWOM ARCHIWALNYM ZA O ONE PRZEZ STANIS AWA PTASZYCKIEGO W ROKU 1926 CIV

Transkrypt

1 NACZELNA DYREKCJA ARCHIWÓW PAÑSTWOWYCH CZASOPISMO POŒWIÊCONE SPRAWOM ARCHIWALNYM ZA O ONE PRZEZ STANIS AWA PTASZYCKIEGO W ROKU 1926 CIV WARSZAWA 2002

2 REDAKCJA Adam Baniecki, Andrzej Biernat, Eugeniusz Borodij, Jacek Krochmal, Anna Laszuk, Daria Na³êcz (redaktor naczelna), Konrad Panoszewski, Izabella Rdzanek (sekretarz), Ewa Rosowska, W³adys³aw Stêpniak, Krzysztof Stryjkowski, Janusz Tandecki, Przemys³aw Wojciechowski OPRACOWANIE GRAFICZNE Andrzej Pilich ADRES REDAKCJI Warszawa, Wydzia³ Wydawnictw, ul. D³uga 6, tel , Copyright by Naczelna Dyrekcja Archiwów Pañstwowych Warszawa 2002 ISSN Sk³ad i ³amanie: EDUCATIO Korekta: Ewa Stempniewicz Printed in Poland Wydanie 1. Nak³ad 600 egz. Ark. wyd. 30,0. Ark. druk. 27,0 Druk: AWP Amalker

3 ARCHEION, T. CIV WARSZAWA 2002 SPIS TREŒCI Od Redakcji (Daria Na³êcz) Teoria i metodyka Ewa Rosowska Stan opracowania zasobu archiwów pañstwowych Jacek K rochmal Zasady uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego Decyzja nr 20 naczelnego dyrektora archiwów pañstwowych z dnia 10 grudnia 2002 r. 61 Angelika Menne-Haritz Dostêp do archiwów, czyli przeformu³owanie archiwalnego paradygmatu Edukacja Helen Forde Kszta³cenie archiwistów w Wielkiej Brytanii obecne przekszta³cenia i kwestie dyskusyjne Ewa R o s o w s k a Seminarium warszawskie na temat wspó³czesnych tendencji kszta³cenia archiwistów na œwiecie Jacek K rochmal Lubelska dyskusja o potrzebie i mo liwoœciach utworzenia na studiach wy szych kierunku Archiwistyka i zarz¹dzanie dokumentacj¹ Jacek K rochmal Miêdzynarodowa konferencja archiwalna w Piotrkowie Trybunalskim Informatyka i archiwa Andrzej C honiawko Niektóre aspekty opracowania akt w Archiwum Pañstwowym w Poznaniu przy wykorzystaniu techniki komputerowej Adam B aniecki Problematyka informatyczna podczas VI Europejskiej Konferencji Archiwalnej we Florencji Izabela M a z u r Public Record Office w Internecie Hubert W a j s III DLM Forum Konserwacja i zabezpieczanie zasobu Roland B anduch, Wojciech Krupa, Micha³ M¹czka Doœwiadczenia Archiwum Pañstwowego w Katowicach wynik³e z akcji ratowania i zabezpieczania akt podczas powodzi Bogus³awa K azimierska-van Slooten Plan Delta ochrona spuœcizny archiwalnej Holandii

4 4 SPIS TREŒCI Andrzej U lewicz, Konrad P anoszewski Metody masowego odkwaszania zbiorów archiwalnych i bibliotecznych technologi¹ Biblioforum i Libertec Archiwoznawstwo Micha³ P awiñski Akta stanu cywilnego w Królestwie Polskim w pierwszej po³owie XIX w Polonika Jerzy G a u l Rejestracja poloników w Österreichisches Staatsarchivs Jerzy G a u l Polonika w Bundesarchiv-Militärarchiv we Freiburgu Katarzyna Komsta Rejestracja poloników w Oddziale Bundesarchiv Berlin-Lichterfelde i Geheimes Staatsarchiv Preussischer Kulturbesitz Berlin-Dahlem Dorota Soko³owska Polonika zarejestrowane w Bundesarchiv w Berlinie-Lichterfelde i Geheimes Staatsarchiv Preussischer Kulturbesitz w Berlinie-Dahlem Dyskusje Jacek K r o c h m a l Zasady opracowania informatora o zasobie archiwalnym. Na marginesie publikacji Informator o zasobie archiwalnym, oprac. Jerzy Szumski, Bia³ystok Krzysztof S tryjkowski Francuski podrêcznik dla archiwistów zak³adowych. Isabelle Guerin-Brot, Les archives des entreprises. Conseils pratiques ïorganisations, Paris Jerzy G rzelak Niemieckie ksiêgi stanu cywilnego z terenów polskich. Deutsche Personenstandsbücher und Personenstandseinträge von Deutschen in Polen. Niemieckie ksiêgi stanu cywilnego w Polsce w , oprac. Tomasz Brzózka, Frankfurt am Main Berlin Maria T rojanowska Zbiory materia³ów ró nej proweniencji i ich systematyzacja. Teresa Mrozek, Afisze, plakaty i druki ulotne z terenu Przemyœla w zasobie Archiwum Pañstwowego w Przemyœlu. Inwentarz zespo³u archiwalnego , Przemyœl Maciej D alecki Polemika z recenzj¹ Marii Trojanowskiej publikacji Teresy Mrozek 291 Od Redakcji Omówienia literatury zagranicznej Microfilm Resources for Research. A Comprehensive Catalog, Washington 2000 (Anna Barszcz) Die Preussische Berg-, Hütten- und Salinenverwaltung Die Bestände in den Nordrhein Westfälischen Staatsarchiven, t.1, Staatsarchiv Münster, oprac. Peter Wiegand, Münster 2000 (Zdzis³aw Jedynak)

5 SPIS TREŒCI 5 Karel M üller Erbovní listiny v Archivech Slezska a Severní Moravy, Opava 2001 (Mieczys³awa Chmielewska) Recenzje i noty bibliograficzne Zbys³aw W ojtkowiak Nauki pomocnicze historii najnowszej. ród³oznawstwo. ród³a narracyjne, cz. 1, Pamiêtnik, tekst literacki, Poznañ 2001 (Alicja Kulecka). 303 Vademecum kancelaryjno-archiwalne, red. Krzysztof S tryjkowski, Poznañ 2001 (Andrzej Choniawko) Bibliografia Ÿróde³ watykañskich cytowanych w polskich periodykach , oprac. zbior., Warszawa Rzym 2000 (Henryk Mierzwiñski) Kazimierz B anaszek Informator o Archiwum Instytucji Ministerstwa Obrony Narodowej i Archiwach Rodzajów Si³ Zbrojnych, Warszawa 2000 (Zdzis³aw G. Kowalski, Zygmunt Kozak) Janusz Grabowski Kancelarie i dokumenty ksi¹ ¹t mazowieckich w latach Oœrodki zarz¹dzania i kultury, Warszawa 1999 (Ewa Suchodolska) Materia³y archiwalne twórczoœci naukowej geologów polskich w zbiorach Muzeum Ziemi PAN. Inwentarz spuœcizn naukowych, red. Jadwiga G arbowska, cz. 1 2, Warszawa 1996; Materia³y archiwalne z zakresu historii nauk o ziemi w zbiorach Muzeum Ziemi PAN. Inwentarz spuœcizn naukowych, red. Jadwiga Garbowska, cz. 3, Warszawa 1999; cz. 4, Warszawa 2000 (Anna Barszcz). 317 Wymiana wiêÿniów politycznych pomiêdzy II Rzecz¹pospolit¹ a Sowietami w okresie miêdzywojennym. Dokumenty i materia³y, oprac. Wojciech Materski, Warszawa 2000 (Boles³aw Woszczyñski) Wac³aw K o l a k Katalog archiwum klasztoru oo. Karmelitów w Krakowie Na Piasku (1988), Kraków 1997 (Roman Stelmach) Z prac Archiwum Uniwersytetu Jagielloñskiego, red. nauk. Jerzy Michalewicz, Seria A, t.1, Przewodnik po archiwum Uniwersytetu Jagielloñskiego, red. Urszula P erkowska, Kraków 2001 (Dariusz Ganczar) Seria wydawnicza Materia³y do dziejów Koœcio³a katolickiego w Rzeczypospolitej i w Rosji, t. 1 8, oprac. i wyd. Marian Radwan, Lublin (Jerzy Cygan OFM Cap.) Przegl¹d czasopism Archivalische Zeitschrift, t. 81, 1998; t. 82, 1999 (Jerzy Grzelak) Der Archivar, 2000, nr 4 (Jan Bañbor) Archives, t. 26, 2001, nr 104 (Maciej Wilmañski) Arhivi, r. 23, 2000, nr 1 2 (Piotr Bering) Archivum, t. 44, 1999; t. 45, 2000 (Alicja Kulecka) Comma, 2001, nr 1 2 (Alicja Kulecka) La Gazette des Archives, 1998, nr ; 1999, nr ; 2000, nr (Alicja Kulecka) Janus, 1999, nr 2 (Alicja Kulecka) Levéltári Szemle, r. 49, 1999, nr 1 2; r. 50, 2000, nr 1 2 (Ryszard Grzesik)

6 6 SPIS TREŒCI Library Trends, vol. 48, 2000, nr 4 (Dariusz Ganczar) Nordisk Arkivnyt, 2000, nr 3 4 (Wojciech Krawczuk) Kronika VII Miêdzynarodowa Konferencja Archiwalna w Warszawie (Ewa Rosowska) Spotkanie organizacyjne programu Cultivate-CEE (Dariusz Ganczar) Niemiecko-polskie kolokwium edytorskie w Berlinie (Piotr Dymmel) III Krajowe Sympozjum Archiwalne (Anna Barszcz, Jacek Krochmal) Konferencja poœwiêcona komputeryzacji archiwów, bibliotek i muzeów (Dariusz Ganczar) Przekazanie drugiej partii mikrofilmów archiwaliów polskich przechowywanych w zbiorach Archiwum Instytutu Hoovera (Adam Grzegorz D¹browski) Konferencje Ÿród³oznawczo-historiograficzne w Bia³ymstoku w 2000 i 2001 r. (Henryk Majecki) XXI Ogólnopolska Konferencja Historyków Kartografii (Anna Krochmal) Wystawa map i planów AGAD z XVIII i XIX w. (Henryk Bartoszewicz) Wystawa Skarby krakowskiego archiwum. Królewski Kraków w Szczecinie (Bo ena Lesiak-Przyby³) Bona Sforza wystawa na Wawelu (Bo ena Lesiak-Przyby³) Rozmowy polsko-ukraiñskie w sprawie wymiany materia³ów archiwalnych (Jacek Krochmal) Posiedzenia naukowe w archiwach pañstwowych w latach Zestawienie tytu³ów referatów (Dariusz Ganczar) Wspomnienia poœmiertne Anna Adelajda Podolak (Bogus³aw Bobusia) Stanis³aw Nawrocki (Krzysztof Stryjkowski) Izabella Marta Startek (Maria Trojanowska) Mieczys³aw Stelmach (Kazimierz Koz³owski) Bibliografie Nowoœci wydane przez Wydzia³ Wydawnictw Naczelnej Dyrekcji Archiwów Pañstwowych Streszczenia obcojêzyczne Contents of the issue. Summary (Ewa Nowowiejska-Kubów) Table des matières. Résumés (Wojciech Gilewski) Ñîäåðæàíèå. Ðeçþìå (Alicja Nowak)

7 Od Redakcji Po wielu latach zwi¹zków z Archeionem, aktywnego wp³ywania na jego kszta³t, charakter i treœæ prof. dr hab. Stefan Kuczyñski zrezygnowa³ z kierowania pismem. Tak¹ decyzjê, mimo wczeœniejszych zapowiedzi, trudno przyj¹æ bez protestu. Nie³atwo jest bowiem pogodziæ siê ze zubo eniem dobrze dzia³aj¹cego, znakomicie rozumiej¹cego siê zespo³u. Z drugiej jednak strony nie sposób nie braæ pod uwagê woli Profesora. Przyjmuj¹c zatem nieodwo³aln¹ decyzjê dotychczasowego redaktora naczelnego, zwróciliœmy siê do Niego o pozostawanie w kontakcie z Archeionem, o dalsze s³u enie rad¹, dzielenie siê ideami. Za szeœæ zaœ lat ofiarnej pracy, wielkiej odpowiedzialnoœci i m¹drego sterowania rozwojem archiwistyki pragnêlibyœmy wyraziæ prof. Kuczyñskiemu najg³êbsz¹ wdziêcznoœæ. Szczególne podziêkowania sk³adamy za podjêcie trudu zmiany profilu pisma, które w wiêkszym ni dot¹d stopniu ma koncentrowaæ uwagê na problemach metodycznych, nowych technikach informatycznych, wprowadzaniu do nauki polskiej osi¹gniêæ archiwistyki œwiatowej. Ten kierunek zostanie utrzymany i w miarê mo liwoœci rozwijany. Nasz¹ wdziêcznoœæ za wieloletni¹ pracê winniœmy te odchodz¹cemu dotychczasowemu sekretarzowi redakcji Archeionu, pani Izabelli Rdzanek, która zdecydowa³a siê na skorzystanie z uprawnieñ emerytalnych. Mamy nadziejê, i zmieniony sk³ad zespo³u redakcyjnego nie zawiedzie oczekiwañ Czytelników. Daria Na³êcz

8

9 T E O R I A I M E T O D Y K A ARCHEION, T. CIV WARSZAWA 2002 EWA ROSOWSKA (Warszawa) STAN OPRACOWANIA ZASOBU ARCHIWÓW PAÑSTWOWYCH Na mocy Zarz¹dzenia nr 5 naczelnego dyrektora archiwów pañstwowych z 8 V 2000 r. w archiwach pañstwowych przeprowadzono przegl¹d stanu opracowania zasobu archiwalnego oraz wartoœci informacyjnej œrodków ewidencyjnych do nie opracowanej czêœci zasobu. Badanie, którego podsumowanie prezentuje niniejszy raport, by³o elementem przygotowania nowelizacji przepisów metodycznych, dotycz¹cych postêpowania z materia³ami archiwalnymi w archiwach pañstwowych. G³ównym celem by³o uzyskanie wiedzy o tym, w jakim zakresie uzasadnione i mo liwe do wprowadzenia s¹ zmiany, zaproponowane przez zespó³ naukowy ds. usprawnienia opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach pañstwowych, przedstawione w Projekcie kierunków zmian archiwalnych przepisów metodycznych. Przegl¹d przeprowadzono odrêbnie we wszystkich archiwach pañstwowych i ich oddzia³ach zamiejscowych. Odpowiedzi nades³a³o 86 respondentów. Raport z badania zosta³ przed³o ony naczelnemu dyrektorowi archiwów pañstwowych oraz Centralnej Komisji Metodycznej. Pos³u y³ jako materia³ porównawczy dla zespo³u naukowego do dalszych jego prac. Pe³ny raport opublikowano na stronie Centralnej Komisji Metodycznej: W badaniu pos³u ono siê terminami i pojêciami u ywanymi powszechnie w ewidencji archiwalnej. Strukturê opracowania zasobu ró nych archiwów, a tak- e ca³oœci zasobu archiwów pañstwowych uzyskano na podstawie zestawieñ liczbowych zespo³ów zewidencjonowanych wg rodzajów karty zespo³u (A opracowane, AN do ponownego opracowania, A i B sk³adaj¹ce siê z czêœci opracowanej i nie opracowanego dop³ywu, B nie opracowane). Kwestionariusze przegl¹du sk³ada³y siê z 3 formularzy, opisuj¹cych stan iloœciowy zasobu, oraz ankiety, maj¹cej charakter sonda owy. Archiwa wype³nia³y je na podstawie danych zgromadzonych w komputerowej bazie danych SEZAM (System Ewidencji Zasobu Archiwalnego). Informacje, dotycz¹ce rodzajów i liczby œrodków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych oraz ich zawartoœci informacyjnej, uzyskano drog¹ bezpoœredniego ogl¹du i oceny tej ewidencji. Rezultaty przegl¹du odzwierciedlaj¹ stan opracowania zasobu archiwów pañstwowych z 31 XII 2000 r.

10 10 EWA ROSOWSKA Przegl¹d pozwoli³ na uzyskanie ca³oœciowego, choæ nie w pe³ni wyczerpuj¹cego, obrazu opracowania zasobu w skali archiwów pañstwowych. Badanie pokaza³o dwie istotne cechy obecnego systemu ewidencji archiwalnej, które mia³y negatywny wp³yw na otrzymane wyniki. Pierwsza wynika³a z du- ej ró norodnoœci rodzajów i zmiennoœci zawartoœci informacyjnej œrodków ewidencyjno-informacyjnych, których pe³ne odzwierciedlenie w kwestionariuszach badania nie by³o mo liwe. Drugim ograniczeniem sta³ siê brak oznaczenia ró nic miêdzy archiwaliami aktowymi i nieaktowymi, mierzonymi zawsze liczb¹ jednostek archiwalnych. Chodzi tu g³ównie o materia³y takie, jak fotografie, materia³y kartograficzne, nagrania, plakaty itp., w odniesieniu do których jednostk¹ archiwaln¹ mo e byæ pojedynczy dokument. Przyk³adowo: Archiwum Dokumentacji Mechanicznej poda³o, e 15 nie opracowanych zespo³ów liczy j.a. We wszystkich archiwach zaœ by³o ogó³em j.a. materia³ów nie opracowanych. Przyk³ad ten pokazuje, e pos³ugiwanie siê w ewidencji zbiorczej zasobu archiwów jednostkami archiwalnymi, bez wyró nienia rodzaju dokumentacji (aktowa, fotograficzna, kartograficzna itd.), obarczone jest istotn¹ wad¹. Dotyczy to tak e wielkoœci wyra onych w m.b. W dziedzinie tej wprowadzono niedawno zmiany, polegaj¹ce na umo liwieniu rejestracji w systemie informatycznym SEZAM nabytków i ubytków do zasobu archiwów odrêbnie dla ró nych rodzajów dokumentacji nieaktowej. Jednak e rejestracj¹ tak¹ objêto akcesje od 1999 r. Z tego powodu w zestawieniach liczbowych raportu z badania zastosowano g³ównie wartoœci wyra one liczb¹ zespo³ów (zbiorów) archiwalnych. Badanie pokaza³o, e ewidencja archiwalna na poziomie zespo³u archiwalnego charakteryzuje siê du ¹ ró norodnoœci¹. Ma to miejsce zarówno w odniesieniu do zespo³ów i zbiorów opracowanych, jak przede wszystkim do zasobu nie opracowanego. Ró norodnoœæ ta wynika, jak siê wydaje, z dwóch przyczyn: zmian przepisów, dotycz¹cych œrodków ewidencyjnych do archiwaliów przejmowanych do archiwów pañstwowych, oraz zmian i nowelizacji metodyki archiwalnej w ci¹gu ostatnich dziesiêcioleci. Rezultatem wprowadzanych modyfikacji jest zwiêkszaj¹ce siê zró nicowanie systemów pomocy ewidencyjno-informacyjnych. Dawnych œrodków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych zazwyczaj nie sporz¹dza siê na nowo. Dla potrzeb przegl¹du, w formularzach ujêto najczêœciej wystêpuj¹ce, zapewne nie wszystkie, sytuacje, z jakimi mo na siê spotkaæ w zakresie ewidencji archiwalnej. Badanie pokaza³o, e czêstokroæ zespo³y nie opracowane (zewidencjonowane na karcie B) sk³adaj¹ siê z kilku lub kilkunastu dop³ywów, przejmowanych w ró nych okresach, z których ka dy posiada œrodek ewidencyjny innego rodzaju, charakteryzuj¹cy siê ró n¹ zawartoœci¹ informacyjn¹ (inwentarz kartkowy roboczy lub tymczasowy, spis zdawczo-odbiorczy, spis roboczy, bez œrodka ewidencyjnego itp., ró nego rodzaju pomoce kancelaryjne). Jest to zjawisko wystêpuj¹ce doœæ powszechnie we wszystkich archiwach, chocia w ró nym zakresie i skali. Dlatego podczas wype³niania formularzy przegl¹du archiwa napotyka³y trudnoœci zwi¹zane z zakwalifikowaniem posiadanych œrodków ewidencyjnych do rodzajów ewidencji podanych w kwestionariuszach.

11 STAN OPRACOWANIA ZASOBU ARCHIWÓW PAÑSTWOWYCH 11 Du ym stopniem skomplikowania charakteryzuj¹ siê tak e œrodki ewidencyjne do dop³ywów akt (odcinków zespo³u). Czêstokroæ kilka, a nawet kilkanaœcie odcinków jednego zespo³u posiada ró ne œrodki ewidencyjne, odznaczaj¹ce siê zró nicowan¹ wartoœci¹ informacyjn¹ oraz elementami opisu jednostki akt. W odniesieniu do zespo³ów, zewidencjonowanych na karcie A i B, wyst¹pi³y niekiedy niezgodnoœci danych liczbowych, zg³oszonych przez archiwa na potrzeby przegl¹du z danymi bazy SEZAM. Przyczyn¹ jest praktyka dopisywania nie opracowanych dop³ywów do karty AN lub A zespo³ów ju opracowanych. Opisane zró nicowanie, wystêpuj¹ce tak e w bazie SEZAM, komplikuje w znaczny sposób coroczn¹ statystykê ogóln¹ zasobu, sporz¹dzan¹ za pomoc¹ tej bazy, a tym samym zarz¹dzanie zasobem archiwalnym archiwów pañstwowych. Przede wszystkim jednak e jest to problem metodyczny, który dotyczy metod postêpowania z zespo³ami otwartymi lub ogólnie postêpowania w przypadku dop³ywów do zespo³ów ju opracowanych. Niejednolitoœæ i dowolnoœæ opisu archiwalnego (na ró nych poziomach: zasobu archiwum, zespo³u lub zbioru, odcinka zespo³u, jednostki archiwalnej itd.) stwarza powa ne problemy przy informatyzacji, wymagaj¹cej znormalizowania i œcis³ego zdefiniowania danych, wprowadzanych do komputerowych baz danych. Wyniki przegl¹du ujêto w trzech aspektach: 1) charakterystyki liczbowej opracowania zasobu; 2) charakterystyki œrodków ewidencyjnych do zasobu nie opracowanego; 3) wskazañ archiwów, dotycz¹cych uproszczonych metod opracowania zasobu. Charakterystyka liczbowa opracowania zasobu W zasobie archiwów pañstwowych by³o 47% nie opracowanych zespo³ów i zbiorów ( na wszystkich zespo³ów i zbiorów). Œrednio w archiwach procent zespo³ów z kart¹ B wynosi³ 48%. Zespo³ów zewidencjonowanych

12 12 EWA ROSOWSKA na karcie A i B by³o 2438, stanowi¹c 4% ogólnej liczby zespo³ów znajduj¹cych siê w zasobie archiwów pañstwowych (œrednia wartoœæ dla ró nych archiwów wynosi³a tak e 4%). W uzupe³nieniu danych, które poda³y archiwa, wykonano raport z bazy SEZAM dla zespo³ów zewidencjonowanych na karcie A i AN, dla których liczba j.a. opracowanych by³a mniejsza od liczby j.a. ogó³em. Uzyskano liczbê 3795 zespo³ów, któr¹ zapewne nale a³oby zsumowaæ z liczb¹ zespo³ów zewidencjonowanych na karcie A i B. Czêœæ tych zespo³ów to rezultat niezamierzonego b³êdu podczas wprowadzania danych do bazy SEZAM, którego nie mo - na oszacowaæ. Pomimo to powy sza liczba wskazuje, i archiwa czêstokroæ nie zaznaczaj¹ w ewidencji zasobu zmiany rodzaju karty w przypadku dop³ywu akt do zespo³u opracowanego, kwalifikuj¹c do celów statystycznych zespo³y z dop³ywami nie opracowanymi jako zespo³y z kart¹ A lub AN. Czêœæ archiwów nie ewidencjonuje na karcie B dop³ywów do zespo³ów opracowanych, co œwiadczy o niejednolitej praktyce postêpowania z nie opracowanymi dop³ywami. Wskazuje to jednoczeœnie na potrzebê ujednolicenia kryteriów ewidencji na poziomie zasobu archiwum w tym zakresie. W zwi¹zku z komputeryzacj¹ ewidencji archiwalnej i coraz szerszym stosowaniem bazy danych SEZAM, zapewne uzasadnione by³oby zlikwidowanie podzia³u zespo³ów na 4 kategorie, oznaczone na kartach zespo³ów symbolami A, A i B, B, AN. Jak wskazuj¹ rezultaty przegl¹du, kryteria zaliczenia zespo³u do kategorii A i B oraz AN, oznaczaj¹cych stopieñ opracowania, s¹ nieprecyzyjne, zaœ statystyki sporz¹dzane na ich podstawie nie odzwierciedlaj¹ stanu rzeczywistego. Do celów informacji o stanie opracowania zasobu archiwów pañstwowych wystarczaj¹cy by³by podzia³ na zespo³y w ca³oœci opracowane (obecnie oznaczone symbolem A) oraz zespo³y nie opracowane, opracowane czêœciowo lub wymagaj¹ce ponownego opracowania (obecnie oznaczone symbolami A i B, B oraz AN). W zwi¹zku z dalszym rozwojem bazy danych SEZAM, stwarzaj¹cym mo liwoœæ uzyskiwania szczegó³owych aktualnych danych, nale a³oby rozwa yæ rezygnacjê z oznaczania zespo³ów symbolami. Œrodki ewidencyjne do zasobu nie opracowanego Zespo³y nie opracowane bez ewidencji (posiadaj¹ce kartê B) Ogó³em w archiwach pañstwowych 2919 zespo³ów archiwalnych nie mia³o innego œrodka ewidencyjnego oprócz karty zespo³u, co stanowi³o 10% zasobu nie opracowanego i 4% ca³ego zasobu. Wœród zespo³ów zewidencjonowanych na karcie A i B, 1050 nie opracowanych dop³ywów nie posiada³o innej ewidencji poza kart¹ B. Bez ewidencji w zasobie archiwów pañstwowych pozostawa³o w sumie 3969 zespo³ów i odcinków zespo³ów. Do tych materia³ów nie mog¹ mieæ zastosowania jakiekolwiek uproszczone metody opracowania; w wiêkszoœci nie s¹ one udostêpniane, gdy nie posiadaj¹ praktycznie pomocy ewidencyjnych na poziomie jed-

13 STAN OPRACOWANIA ZASOBU ARCHIWÓW PAÑSTWOWYCH 13 nostki archiwalnej. Czêœæ z tych materia³ów stanowi¹ dop³ywy do zespo³ów akt stanu cywilnego (pojedyncze ksiêgi stanu cywilnego, dopisywane na karcie zespo³u). Inwentarze kartkowe Przegl¹d udokumentowa³ niejednolit¹ praktykê traktowania inwentarzy kartkowych w archiwach. W czêœci z nich zespo³y, maj¹ce robocze inwentarze kartkowe, zatwierdzone przez komisjê metodyczn¹, rejestrowane by³y w ewidencji ogólnej zasobu jako zespo³y opracowane (z kart¹ A lub AN). W innych archiwach zespo³y z tym rodzajem pomocy ewidencjonowano na karcie B. Procent zespo³ów nie opracowanych (zewidencjonowanych na karcie B), posiadaj¹cych inwentarze kartkowe robocze do ca³ego zespo³u, waha³ siê w ró - nych archiwach od 0 do 79% (œrednio 20%), wynosz¹c w skali zasobu wszystkich archiwów pañstwowych 22%. W odniesieniu do zespo³ów sk³adaj¹cych siê z czêœci opracowanej i nie opracowanej (zewidencjonowanych na karcie A i B) liczba dop³ywów, do których sporz¹dzono inwentarze kartkowe robocze do ca³ego dop³ywu, jest niewielka i wynosi 220 (9% do ogólnej liczby zespo³ów zewidencjonowanych na karcie A i B), przy czym dane te odnosz¹ siê jedynie do 26 archiwów. A 60 archiwów poda³o, e nie ma w swym zasobie nie opracowanych dop³ywów z inwentarzami kartkowymi. Istotn¹ cech¹ zasobu opracowanego (zewidencjonowanego na kartach A i AN) jest du a liczba zespo³ów posiadaj¹cych inwentarze kartkowe zatwierdzone przez komisjê metodyczn¹. Ogó³em zasób opracowany wynosi zespo³ów, w tym inwentarze kartkowe, tzw. zatwierdzone, ma 5877 zespo³ów (18%), wahaj¹c siê w konkretnych archiwach od 1% do 69% (œrednio 16%). Wœród przyczyn takiego stanu wskazaæ mo na problemy organizacyjno-techniczne (przepisanie inwentarza kartkowego na ksi¹ kowy), lecz tak e takie, jak: zmiana rozmiarów zespo³u po opracowaniu inwentarza kartkowego (nowy dop³yw lub przesuniêcie wewnêtrzne), zalecenie komisji metodycznej poprawienia inwentarza itd. Spisy zdawczo-odbiorcze Wa ne miejsce wœród zmian zaproponowanych w Projekcie kierunków zmian archiwalnych przepisów metodycznych zajmuj¹ sprawy zwi¹zane z jakoœci¹ spisów zdawczo-odbiorczych materia³ów przejmowanych do archiwów. Za³o ono, e ten œrodek ewidencyjny stanowiæ powinien podstawê dalszych prac archiwalnych w archiwum. Dlatego w badaniu poproszono respondentów nie tylko o podanie danych liczbowych dotycz¹cych spisów zdawczo-odbiorczych, lecz zapytano tak e o ich wartoœæ informacyjn¹. Do tego celu pos³u ono siê terminem prawid³owego spisu zdawczo-odbiorczego, definiuj¹c go jako spis, na podstawie które-

14 14 EWA ROSOWSKA go mo liwa jest identyfikacja ka dej jednostki fizycznej, tzn., w którym: ka dej pozycji spisu odpowiada jedna jednostka akt, opis jednostki w spisie odpowiada opisowi na teczce, opis jednostki w spisie i na teczce zawiera co najmniej nastêpuj¹ce elementy: sygnaturê, numer jednostki (pozycja w spisie lub pozycja w spisie ³amana przez numer spisu), tytu³ jednostki, daty krañcowe, co najmniej roczne, materia³ów jednostki. Definicja ta zosta³a oparta na wymaganiach przepisów reguluj¹cych zasady przejmowania materia³ów archiwalnych do archiwów pañstwowych, obowi¹zuj¹cych w chwili przeprowadzeniu przegl¹du. Na zespo³ów nie opracowanych (zewidencjonowanych na karcie B) w zasobie archiwów pañstwowych, zespo³y posiada³y spisy zdawczo- -odbiorcze (58%), wahaj¹c siê w granicach wartoœci procentowej od 0% (spisów w ogóle nie posiada³y ADM i AGAD) do 100%, wynosz¹c œrednio w archiwach 60% liczby zespo³ów nie opracowanych. Wartoœæ informacyjn¹ tych spisów odzwierciedlaj¹ liczby dotycz¹ce spisów prawid³owych i nieprawid³owych. 40% zespo³ów nie opracowanych (z kart¹ B) ma prawid³owe spisy zdawczo- -odbiorcze, 17% archiwa zadeklarowa³y jako spisy nieprawid³owe (ogó³em w archiwach pañstwowych 5282 zespo³y z takimi spisami). W celu okreœlenia obszaru zastosowania uproszczonych metod opracowania wa ne s¹ dane odnosz¹ce siê do spisów nieprawid³owych. Wartoœci graniczne liczby zespo³ów nie opracowanych z nieprawid³owymi spisami wynosz¹ w archiwach od 0 do 446; wartoœci graniczne procentowe liczby zespo³ów nie opracowanych z nieprawid³owymi spisami zdawczo-odbiorczymi waha³y siê od 0% do 68%, wynosz¹c œrednio w archiwach 21%. Interesuj¹ce jest zestawienie danych o tych œrodkach ewidencyjnych do zespo³ów zewidencjonowanych na karcie B, które pozwalaj¹ na identyfikacjê jednostki w zespole. Otrzymano nastêpuj¹ce wyniki: Liczba zespo³ów nie opracowanych Liczba zespo³ów nie opracowanych posiadaj¹cych prawid³owe spisy zdawczo-odbiorcze (40%) Liczba zespo³ów nie opracowanych posiadaj¹cych inne pomoce, pozwalaj¹ce na identyfikacjê jednostki w zespole Liczba zespo³ów nie opracowanych posiadaj¹cych inwentarze kartkowe robocze do ca³ego zespo³u Liczba zespo³ów nie opracowanych, do których spisy zdawczo- -odbiorcze mo na uznaæ za wystarczaj¹c¹ pomoc archiwaln¹ (26%) W zestawieniu tym dane dotycz¹ce ró norodnych œrodków ewidencyjnych czêœciowo zawieraj¹ siê w sobie (zespo³y nie opracowane, posiadaj¹ce jednoczeœnie spis zdawczo-odbiorczy i inwentarz kartkowy roboczy lub inn¹ pomoc, pozwalaj¹c¹ na identyfikacjê jednostki w zespole). Zestawienie pokazuje jednoczeœnie, e na 40% zespo³ów nie opracowanych, maj¹cych prawid³owe spisy zdawczo-odbiorcze, jedynie 26% archiwa zadeklarowa³y jako przydatne do zastosowania uproszczonego opracowania poprzez uzna-

15 STAN OPRACOWANIA ZASOBU ARCHIWÓW PAÑSTWOWYCH 15 nie prawid³owo sporz¹dzonych spisów zdawczo-odbiorczych wraz z notatk¹ informacyjn¹ o zespole za wystarczaj¹c¹ pomoc archiwaln¹. Ró nica ta wynika z zaproponowanego w Projekcie kierunków zmian archiwalnych przepisów metodycznych podzia³u zasobu archiwalnego na trzy grupy A1, A2 i A3, w odniesieniu do których ustalono dopuszczalne metody uproszczonego opracowania. W rozbiciu na zespo³y sk³adaj¹ce siê z czêœci opracowanej i nie opracowanego dop³ywu (zewidencjonowane na karcie A i B) wartoœæ informacyjna spisów zdawczo-odbiorczych przedstawia³a siê nastêpuj¹co: Liczba zespo³ów z kart¹ A i B Nie opracowane dop³ywy, posiadaj¹ce spisy zdawczo-odbiorcze 916 Nie opracowane dop³ywy, posiadaj¹ce prawid³owe spisy zdawczo-odbiorcze 633 W badaniu zapytano tak e archiwa o nie opracowane zespo³y i czêœci zespo- ³ów (zewidencjonowane na karcie B oraz A i B) maj¹ce wy³¹cznie spisy zbiorcze i spisy prowizoryczne. Dane te odzwierciedlaj¹ zakres prac inwentaryzacyjno- -porz¹dkowych nie podlegaj¹cych uproszczonemu opracowaniu, niezbêdnych do wykonania w archiwach. Spoœród ogólnej liczby zespo³ów nie opracowanych (zewidencjonowanych na karcie B), 2697 zespo³ów (9%) stanowi³y zespo³y posiadaj¹ce jedynie spisy prowizoryczne i spisy zbiorcze. Wartoœæ procentowa dla poszczególnych archiwów waha³a siê w granicach od 0% do 59%, wynosz¹c œrednio 9%. ¹cznie, w odniesieniu do zasobu nie opracowanego, zakres niezbêdnych prac inwentaryzacyjno-porz¹dkowych przedstawia siê nastêpuj¹co: Liczba zespo³ów nie opracowanych (zewidencjonowanych na karcie B) ogó³em Liczba zespo³ów nie opracowanych, posiadaj¹cych nieprawid³owe spisy zdawczo-odbiorcze Liczba zespo³ów nie opracowanych bez ewidencji, do których jedyn¹ ewidencjê stanowi karta B Suma zespo³ów nie opracowanych z nieprawid³owymi spisami i bez ewidencji (27%, œrednio 31%) Liczba zespo³ów nie opracowanych wymagaj¹cych inwentaryzacji i porz¹dkowania (51%, œrednio 54%) 27% zespo³ów nie opracowanych (œrednio 31%, dla wartoœci granicznych od 1% do 99%) stanowi¹ zespo³y z niewystarczaj¹cymi œrodkami ewidencyjnymi (nieprawid³owe spisy i wy³¹cznie karta B zespo³u). Archiwa zadeklarowa³y ponadto, i 51% zasobu nie opracowanego (œrednio 54% dla wartoœci granicznych od 3% do 100%) wymaga inwentaryzacji i porz¹dkowania. Jest to liczba wy sza ni poprzednia. Nale y przyj¹æ, e w³aœnie ta druga wartoœæ jest bardziej wiarygodna dla oszacowania obszaru zastosowania uproszczonych metod inwentaryzacji, porz¹dkowania i sporz¹dzania pomocy archiwalnych.

16 16 EWA ROSOWSKA Stan uporz¹dkowania zasobu nie opracowanego i mo liwoœci zastosowania uproszczonych metod opracowania Stan uporz¹dkowania nie opracowanej czêœci zasobu archiwów pañstwowych, z punktu widzenia zasiêgu niezbêdnych do wykonania prac nad inwentaryzacj¹, porz¹dkowaniem i opracowaniem materia³ów archiwalnych, odzwierciedlaj¹ pytania ankiety sonda owej. Archiwa poproszono o oszacowanie ich zasobu nie opracowanego wg kryterium zespo³ów wymagaj¹cych i nie wymagaj¹cych inwentaryzacji i porz¹dkowania oraz kryterium zespo³ów zawieraj¹cych materia³y nierozpoznane proweniencyjnie. Analogiczne pytania dotyczy³y zespo³ów zewidencjonowanych na karcie A i B, przy czym uwzglêdniono liczbê takich zespo³ów, wymagaj¹cych ponownego opracowania ca³ego zespo³u. Zasób nie opracowany, wobec którego archiwa zadeklarowa³y, e nie wymaga inwentaryzacji i porz¹dkowania, uznaæ mo na za zasób uporz¹dkowany, w odniesieniu do którego mo liwe jest wdro enie uproszczonych metod opracowania archiwaliów. Czynnoœci inwentaryzacji i porz¹dkowania zosta³y szeroko zdefiniowane na potrzeby przegl¹du, obejmuj¹c zasadniczo ca³oœæ prac, niezbêdnych do wykonania w przypadku materia³ów znajduj¹cych siê w stanie nie uporz¹dkowanym. Prace te okreœlono nastêpuj¹co: rozpoznanie zespo³owe akt, segregacja akt w obrêbie jednostek, wydzielenie materia³ów kategorii B i brakowanie, inwentaryzacja jednostek, uzupe³nienie i zweryfikowanie tytu³ów jednostek, systematyzacja jednostek w obrêbie zespo³u. Wnioski, oparte na odpowiedziach udzielonych przez archiwa, maj¹ charakter jedynie szacunkowy, pozwalaj¹cy na wskazanie ogólnych kierunków w zakresie zastosowania uproszczonych metod opracowania, przede wszystkim zaœ skali zasobu, w odniesieniu do którego mo na zastosowaæ zaproponowane uproszczenia prac porz¹dkowych i inwentaryzacyjnych. Dane liczbowe, uzyskane na podstawie ankiety mog¹ s³u yæ tak e do oceny czynnika subiektywnego: zainteresowania archiwistów wdro eniem rozmaitych uproszczonych metod. W kilku przypadkach na pytania ankiety uzyskano odpowiedÿ trudno stwierdziæ, której w zestawieniach liczbowych nadano wartoœæ 0. Powy sze uwagi odnosz¹ siê tak e do analogicznych danych dotycz¹cych zespo³ów zewidencjonowanych na karcie A i B. Ocena przez archiwa mo liwoœci zastosowania uproszczonych metod opracowania zasobu kszta³towa³a siê nastêpuj¹co: Liczba zespo³ów nie opracowanych (z kart¹ B) ogó³em Liczba zespo³ów nie opracowanych, nie wymagaj¹cych inwentaryzacji i porz¹dkowania % liczby zespo³ów nie wymagaj¹cych inwentaryzacji i porz¹dkowania do liczby zespo³ów nie opracowanych ogó³em 47

17 STAN OPRACOWANIA ZASOBU ARCHIWÓW PAÑSTWOWYCH 17 Liczba zespo³ów nie opracowanych wymagaj¹cych inwentaryzacji i porz¹dkowania Liczba zespo³ów nie opracowanych zawieraj¹cych materia³y nierozpoznane proweniencyjnie 898 % liczby zespo³ów z materia³ami nierozpoznanymi do liczby zespo³ów nie opracowanych ogó³em 3 Liczba zespo³ów z kart¹ A i B ogó³em Liczba zespo³ów z nie opracowanymi dop³ywami nie wymagaj¹cymi inwentaryzacji i porz¹dkowania 738 % liczby zespo³ów z nie opracowanymi dop³ywami nie wymagaj¹cymi inwentaryzacji do liczby zespo³ów z kart¹ A i B ogó³em 30 Liczba zespo³ów z nie opracowanymi dop³ywami wymagaj¹cymi inwentaryzacji i porz¹dkowania Liczba zespo³ów z kart¹ A i B, wymagaj¹cych ponownego opracowania ca³oœci zespo³u 234 % liczby zespo³ów wymagaj¹cych ponownego opracowania do liczby zespo³ów z kart¹ A i B ogó³em 10 Wœród zespo³ów w ca³oœci nie opracowanych, 47% zadeklarowa³y archiwa jako zespo³y nie wymagaj¹ce inwentaryzacji i porz¹dkowania ( zespo³y nie opracowane). Wartoœæ procentowa waha siê dla ró nych archiwów, wynosz¹c œrednio 33%. Analogiczne wartoœci dla zespo³ów z kart¹ A i B wynosz¹ 30% (738 zespo- ³ów), daj¹c wartoœæ œredni¹ wynosz¹c¹ 17%. Na przeciwstawnym biegunie znajduje siê 898 zespo³ów w zasobie archiwów pañstwowych, zawieraj¹cych materia³y archiwalne o nie rozpoznanej przynale - noœci zespo³owej (przy czym liczba ta przypada jedynie na 26 archiwów). Archiwa, które zadeklarowa³y, i materia³y takie posiadaj¹, zwróci³y uwagê, i zaliczy- ³y do nich przewa nie zespo³y zewidencjonowane wy³¹cznie na karcie B, poza pewnymi rodzajami archiwaliów (np. ksiêgami stanu cywilnego). Niewielka by³a liczba zespo³ów zewidencjonowanych na karcie A i B, wymagaj¹cych w ca³oœci ponownego opracowania ze wzglêdu na zawartoœæ lub wielkoœæ dop³ywu. Ogó³em w skali wszystkich archiwów pañstwowych takich zespo- ³ów by³o 234 (63 archiwa zadeklarowa³y, i takich zespo³ów nie posiadaj¹ w swoim zasobie), co stanowi 10% liczby zespo³ów z kart¹ A i B ogó³em. Na pozór liczby te mog³yby wskazywaæ, i problem ponownego opracowania zespo³ów, do których mia³y miejsce dop³ywy, nie ma szerszego zasiêgu. Jednak e dla w³aœciwego oszacowania nale a³oby uwzglêdniæ tak e czêœæ zespo³ów z kart¹ AN. W praktyce archiwów czêstokroæ zespo³y, do których mia³y miejsce dop³ywy, ewidencjonuje siê na karcie oznaczonej tym symbolem. W ankiecie zapytano archiwa o liczbê zespo³ów nie opracowanych (zewidencjonowanych na karcie B oraz karcie A i B), w odniesieniu do których mo na zastosowaæ uproszczone metody porz¹dkowania. Dane te charakteryzuj¹ szczegó³owo stan uporz¹dkowania zasobu nie opracowanego (zespo³ów z kart¹ B i z kart¹

18 18 EWA ROSOWSKA A i B), wymagaj¹cy wykonania prac, wchodz¹cych w zakres inwentaryzacji i porz¹dkowania. Liczba zespo³ów z kart¹ B i kart¹ A i B Liczba zespo³ów z kart¹ B i z kart¹ A i B, wymagaj¹cych inwentaryzacji i porz¹dkowania Liczba zespo³ów, wobec których zadeklarowano zrezygnowanie z brakowania w obrêbie teczek Liczba zespo³ów, wobec których zadeklarowano zrezygnowanie z nadania uk³adu w obrêbie teczki Liczba zespo³ów, wobec których zadeklarowano zrezygnowanie z fizycznej systematyzacji Liczba zespo³ów, wobec których zadeklarowano zrezygnowanie z nadania uk³adu w obrêbie zespo³u Liczba zespo³ów, wobec których zadeklarowano zrezygnowanie z jednolitej metody opracowania zespo³ów, sk³adaj¹cych siê z czêœci opracowanej i nie opracowanych dop³ywów Wed³ug oceny archiwów, uzasadnione jest wprowadzenie wszystkich zaproponowanych w badaniu uproszczonych metod inwentaryzacji i porz¹dkowania, chocia w ró nym zakresie. Udzia³ procentowy ka dej z wyszczególnionych uproszczonych metod kszta³towa³ siê nastêpuj¹co: Do 44,9% zespo³ów nie opracowanych (z kart¹ B) mo na zastosowaæ odst¹pienie od brakowania w obrêbie teczek. Do 44,0% zespo³ów nie opracowanych (z kart¹ B) mo na zastosowaæ odst¹pienie z nadania uk³adu w obrêbie teczki. Do 33,7% zespo³ów nie opracowanych (z kart¹ B) mo na zastosowaæ odst¹pienie od fizycznej systematyzacji akt na rzecz systematyzacji inwentarzowej. Do 22,3% zespo³ów nie opracowanych (z kart¹ B) mo na zastosowaæ odst¹pienie od nadania uk³adu w obrêbie zespo³u. Do 67,4% zespo³ów z kart¹ A i B mo na zastosowaæ odst¹pienie od jednolitej metody opracowania zespo³ów z dop³ywami i dopuszczenie opracowania dop³ywu metodami uproszczonymi. Osiem archiwów posiada³o obcojêzyczne inwentarze ksi¹ kowe, które mog³yby byæ uznane za wystarczaj¹c¹ pomoc archiwaln¹ do zespo³ów, zawieraj¹cych akta obcojêzyczne. Ogó³em liczba takich zespo³ów zadeklarowanych przez archiwa wynosi³a 380, przy czym najwiêksza czêœæ przypada na Archiwum Pañstwowe w Gdañsku. W badaniu zapytano archiwa o ich ocenê mo liwoœci zastosowania uproszczonych metod opracowania pomocy archiwalnych. W kwestionariuszu ankiety sformu³owano 4 takie metody, prosz¹c respondentów o podanie liczby zespo³ów nie opracowanych, do których mo na zastosowaæ wymienione uproszczone metody. Odpowiedzi archiwów kszta³towa³y siê nastêpuj¹co:

19 STAN OPRACOWANIA ZASOBU ARCHIWÓW PAÑSTWOWYCH 19 Zrezygnowanie z ponownego 1432 (67% zespo³ów z kart¹ A i B) opracowania zespo³u, do którego przejêto dop³yw, na rzecz zewidencjonowania dop³ywu poprzez dopisanie jednostek do istniej¹cego inwentarza lub opracowania kolejnego tomu inwentarza Uznanie prawid³owo sporz¹dzonego 8195 (27% zespo³ów z kart¹ B) spisu zdawczo-odbiorczego akt wraz z notatk¹ informacyjn¹ za wystarczaj¹c¹ pomoc archiwaln¹ do zespo³u Uznanie inwentarza kartkowego dawnego, 7046 (23% zespo³ów z kart¹ B) inwentarza kartkowego roboczego lub tymczasowego za wystarczaj¹c¹ pomoc archiwaln¹ do zespo³u Uznanie innych pomocy wraz z notatk¹ 1615 (5% zespo³ów z kart¹ B) informacyjn¹ o zespole za wystarczaj¹c¹ pomoc archiwaln¹ do zespo³u Spoœród zaproponowanych uproszczonych metod sporz¹dzania pomocy archiwalnych archiwa najczêœciej wskazywa³y metodê polegaj¹c¹ na uznaniu prawid³owo sporz¹dzonego spisu zdawczo-odbiorczego akt wraz z notatk¹ informacyjn¹ za wystarczaj¹c¹ pomoc archiwaln¹ do zespo³u, pozwalaj¹c¹ na zidentyfikowanie jednostki w zespole i jego udostêpnianie (8195 zespo³ów). W dalszej kolejnoœci znalaz³y siê: uznanie inwentarza kartkowego (dawnego, inwentarza kartkowego roboczego lub tymczasowego 7046 zespo³ów) oraz uznanie innych pomocy wraz z notatk¹ informacyjn¹ o zespole (1615 zespo³ów). Poproszono tak e o wskazanie rodzajów pomocy (archiwalne i kancelaryjne) innych ni przewidziane obowi¹zuj¹cymi przepisami inwentarze ksi¹ kowe ze wstêpem, które zdaniem respondentów w sposób wystarczaj¹cy opisuj¹ jednostkê archiwaln¹ w zespole i pozwalaj¹ na udostêpnianie materia³ów archiwalnych. Uzyskano nastêpuj¹ce odpowiedzi 1 : indeks alfabetyczny osób, wpisanych na niemieck¹ listê narodow¹, indeksy geograficzne, indeksy osobowe, indeksy rzeczowe, indeksy tematyczne, inwentarz kartkowy czêœciowy, inwentarz ksi¹ - kowy nieprawid³owy, inwentarz ksi¹ kowy prowizoryczny ze spisem zdawczo- -odbiorczym, inwentarze kartkowe sporz¹dzone w archiwum zak³adowym (akta by³ej PZPR), inwentarze kartkowe, inwentarze ksi¹ kowe bez wstêpu, inwentarze ksi¹ kowe robocze, inwentarze ksi¹ kowe uzupe³nione notatk¹ informacyjn¹ (zamiast wstêpu do inwentarza ksi¹ kowego zespo³u), inwentarze ksi¹ kowe, sporz¹dzone w edytorze tekstów Microsoft Word z opisem jednostki, odpowiadaj¹cym opisowi w tradycyjnym inwentarzu ksi¹ kowym, inwentarze sporz¹dzone w aplikacji IZA, kartoteka, komputerowe bazy danych (materia³y kartograficzne), ksiêga ewidencyjna, pomoce dawne (inwentarz tymczasowy, inwentarze depozytów), praca magisterska wraz z inwentarzem kartkowym, protokó³ przekazania 1 Nazwy œrodków ewidencyjnych zacytowano w brzmieniu podanym przez archiwa.

20 20 EWA ROSOWSKA dokumentów, protokó³ zdawczo-odbiorczy, rejestry ksi¹g metrykalnych i stanu cywilnego, repertoria, skorowidze (do ró nych rodzajów akt), skorowidze do akt osobowych, spisy akt na odwrocie karty B zespo³u (dla zespo³ów licz¹cych po kilka kilkanaœcie jednostek), spisy akt w bazie danych Access (sygnatura, tytu³ j.a., daty skrajne), spisy akt (ogólnie), spisy nazwisk osadników (akta osiedleñcze), spisy prowizoryczne, spisy robocze, spisy roczników stanu cywilnego, spisy zdawczo-odbiorcze wraz ze spisami skontrowymi, spisy zdawczo-odbiorcze, w których pod jedn¹ pozycj¹ zdarzaj¹ siê sporadycznie 2 3 jednostki, wykaz akt przekazanych do archiwum, wykazy nazwisk. Przytoczony wykaz zawiera bardzo zró nicowane pomoce ewidencyjne i kancelaryjne (wskazano ok. 40 rodzajów), które mog³yby byæ, w ocenie respondentów, wystarczaj¹c¹ pomoc¹ archiwaln¹ do zespo³u. Stosunkowo du ¹ liczbê stanowi¹ wœród nich pomoce kancelaryjne u ytkowane w archiwach do wykonywania ró norodnych kwerend (indeksy, skorowidze, repertoria). Bez wzglêdu na ich du ¹ przydatnoœæ praktyczn¹ w archiwum, nie jest to ewidencja wystarczaj¹ca do uznania zespo³u za opracowany. Stosunkowo du a liczba wskazañ dotyczy³a uznania inwentarza ksi¹ kowego (bez wstêpu) za wystarczaj¹c¹ pomoc do zespo³u. Takie rozwi¹zanie postulowa³a ponad po³owa respondentów. Wnioski Wyniki przegl¹du charakteryzuj¹ stan uporz¹dkowania i zewidencjonowania zasobu archiwów pañstwowych. Z punktu widzenia celów i potrzeb modernizacji metodyki archiwalnej dane badania mo na rozpatrywaæ w kilku aspektach. Uproszczone metody porz¹dkowania i inwentaryzacji materia³ów archiwalnych Rozmiar zasobu, do którego mog¹ odnosiæ siê uproszczone metody porz¹dkowania i inwentaryzacji, okreœlaj¹ nastêpuj¹ce dane liczbowe: Zespo³y wymagaj¹ce wykonania ca³oœci prac porz¹dkowych i inwentaryzacyjnych: 1) 2919 zespo³ów archiwalnych nie ma adnego œrodka ewidencyjnego (zespo- ³y zewidencjonowane wy³¹cznie na karcie B), co stanowi 10% zasobu nie opracowanego i 4% ca³oœci zasobu. 898 zespo³ów nie opracowanych to zespo³y z nie rozpoznan¹ przynale noœci¹ zespo³ow¹ materia³ów archiwalnych; 2) 1050 zespo³ów archiwalnych z nie opracowanymi dop³ywami, które nie posiadaj¹ adnego œrodka ewidencyjnego. Zespo³y wymagaj¹ce wykonania co najmniej jednej lub kilku prac, wchodz¹cych w zakres porz¹dkowania i inwentaryzacji: 1) zespo³ów nie opracowanych wymaga inwentaryzacji i porz¹dkowania, co stanowi 51% zasobu nie opracowanego;