Implementacja metody zarządzania czasem GTD w środowisku aplikacji firmy Google

Transkrypt

1 Tomasz BORECKI Wydział Informatyki, Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie E mail: tomaszborecki@gmail.com Implementacja metody zarządzania czasem GTD w środowisku aplikacji firmy Google 1. Wstęp W dzisiejszych czasach, zorientowanych na rezultaty, sprawne i efektywne wykonywanie działań w terminie stało się jednym z najwaŝniejszych mierników ludzkiego sukcesu. W literaturze moŝna znaleźć wiele róŝnych metod zarządzania czasem [6]. Od prostych list zadań do wykonania [2], przez ustalanie priorytetów, [3] aŝ do technik organizatorskich [5]. Owe metody były przez lata stosowane, rozwijane przez ludzi, którzy chcieli poprawić swoją efektywność i organizację pracy. Okazało się jednak, Ŝe nie ma jednego uniwersalnego programu, sposobu, kalendarza, planera osobistego itp., dzięki którym moŝliwe było osiągnięcie perfekcyjnej osobistej efektywności i organizacji. Jednym z systemów, który zdobył duŝą popularność, ze względu na swoją efektywność, jest Getting Things Done, opisany w ksiąŝce o tym samym tytule [7] przez Davida Allena. Parę lat później opisał on w ksiąŝce pod tytułem "Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life" [4] dlaczego GTD działa i odniosło sukces. Autor jest zaliczany do grona najlepszych trenerów kadry kierowniczej na świecie, a magazyn Fast Company nazwał go guru zarządzania czasem. Jednym z elementów świetnego systemu jest zestaw dobrze dobranych aplikacji wchodzących w jego skład. Coraz większą rolę odgrywają programy w wersji online. Takie właśnie programy udostępnia za darmo firma Google załoŝona przez dwóch doktorantów Uniwersytetu Stanforda, Larry ego Page a i Sergeya Brina. Za misję postawili oni sobie skatalogowanie światowych zasobów informacji i uczynienie ich powszechnie dostępnymi oraz uŝytecznymi [8]. Aplikacje są dostępne z dowolnego komputera podłączonego do sieci Internet po uprzednim utworzeniu konta. Intencją autora artykułu jest przedstawienie moŝliwości wdroŝenia nowej idei zarządzania czasem, stworzonej przez Davida Allena, w środowisku Google. 2. Charakterystyka metody Getting Things Done David Allen, doradca i trener kadr menedŝerskich z dwudziestoletnim staŝem, odkrył prostą prawidłowość, której wszyscy mogą się nauczyć, a która znacząco poprawia zdolność do efektywnego i konstruktywnego zarządzania czasem. Ową prawidłowość autor opisał w swojej ksiąŝce pod tytułem Getting Things Done. Składa się ona z pięcioetapowego procesu zarządzania strumieniem pracy, który prezentuje rysunek 1. Kolekcjonowanie spraw to zebranie wszystkich zobowiązań, spraw, notatek, projektów oraz wszystkich rzeczy angaŝujących uwagę do zewnętrznego kontenera. Ma to za zadanie odciąŝyć psychikę człowieka od ciągłego myślenia o nich. Ten koszyk spraw przychodzących, jak nazywa go David Allen [1], powinien być systematycznie opróŝniany. Stąd teŝ w kolejnym kroku analizuje się jego zawartość. 17

2 Rys. 1. Proces GTD Fig. 1. GTD Process Dzięki temu moŝliwe jest uporządkowanie rzeczy przez umieszczenie ich na listach zadań. Autor określił siedem podstawowych kategorii spraw, które powinny być śledzone [2]: Lista Projektów zadania do wykonania, których potrzeba więcej niŝ jednej czynności, materiał pomocniczy dla projektów dodatkowe informacje niezbędne do wykonania projektów, działania i informacje z kalendarza sprawy, które muszą wystąpić w określonym dniu lub czasie, Listy NajbliŜszych Działań do wykonania tak szybko jak to moŝliwe, przechowywane powinny być na podlistach określających kontekst ich wykonania (np. rozmowy telefoniczne, przy komputerze, w podróŝy, w biurze, w domu, agendy, przeczytaj/przejrzyj itp.), Lista Spraw Oczekiwanych zadania delegowane innym osobom do wykonania, materiał referencyjny informacje do których moŝna się odnieść w razie zaistniałej potrzeby, Lista Spraw Kiedyś/MoŜe zadania lub projekty co do których w danej chwili nie podejmuje się Ŝadnych zadań, ale mogą być zrealizowane w przyszłości. Niezwykle istotny jest kolejny etap w którym dokonuje się przeglądu list zadań i kalendarza. Powinien on być dokonywany codziennie. Podczas takiego przeglądu podejmuje się decyzje, które z zapisów działań mają zostać wykonane w ujęciu dziennym i godzinowym. JeŜeli zostaną wykonane wszystkie zadania z kalendarza w danym czasie, przechodzi się do przeglądu list spraw, które mogą być wykonane w konkretnych realiach (w biurze, w podróŝy, przy komputerze itd.). Natomiast pełny przegląd powinien być dokonywany raz w tygodniu. To właśnie wtedy opróŝniać naleŝy skrzynkę spraw przychodzących. 18

3 Ostatni etap to realizacja konkretnego zadania w zaleŝności od kontekstu (listy najbliŝszych działań), dostępnego czasu, energii oraz priorytetów. 3. Aplikacje Google w systemie zarządzania czasem Aby móc skorzystać z aplikacji Google naleŝy w pierwszej kolejności stworzyć konto Google na stronie Gdy konto jest stworzone naleŝy zalogować się podając login ( ) i hasło. Okno konta Google przedstawione jest na rysunku 2. Rys. 2. Konta Google Fig. 2. Google Accounts Programy, które wykorzystane zostaną w systemie zarządzania czasem, są następujące Google: Gmail - klient poczty, Google Notatnik - tworzenie notatek i informacji z wykorzystaniem tekstu, grafiki i linków ze stron internetowych, Google Kalendarz - sieciowo udostępniane plany i wydarzenia, Google Dokumenty - tworzenie i edytowanie dokumentów online. Algorytm działania systemu prezentuje rysunek 3. Jest to modyfikacja algorytmu strumienia zadań stworzonego przez Davida Allena [1]. 19

4 Rys. 3. Algorytm strumienia zadań z wykorzystaniem aplikacji Google Fig. 3. Workflow algorithm with Google Apps 20

5 Najpowszechniej stosowaną aplikacją jest Gmail. Dzięki zwiększającej się cały czas pojemności skrzynki (na dzień pisania tego artykułu wynosi ona ponad 7 GB) nie trzeba usuwać Ŝadnych wiadomości. Niestety efektem jest zaśmiecona skrzynka wiadomości przychodzących. ChociaŜ zaimplementowana jest wyszukiwarka Google, odnalezienie waŝnych informacji moŝe być trudne. Dlatego teŝ naleŝy utrzymywać katalog Odebrane jako pusty. Są dwa sposoby na utrzymanie takiego stanu rzeczy. Pierwszy wynika z faktu, Ŝe e fizycznie znajdują się w tym samym miejscu. Dzięki oznakowaniu konkretnych wiadomości Rys. 4. Etykiety aplikacji Gmail Fig. 4. Gmail Labels właściwą etykietą będą one sortowane i wyświetlane według kontekstu lub kategorii. Przykładowe etykiety pokazuje rysunek 4. Drugim sposobem jest bezpośrednie przekazywanie zanalizowanych i do centralnego programu systemu GTD czyli Google Dokumenty. Wymaga to jednak wejścia do opcji i wybrania zakładki o nazwie Laboratorium i włączenie funkcji Utwórz dokument. Po zapisaniu zmian przy kaŝdym czytanym u dostępna jest dodatkowa opcja o tej samej nazwie co włączona funkcja, jak na rysunku 5. Rys. 5. Tworzenie dokumentu z wiadomości poczty elektronicznej w Gmail Fig. 5. Creating document from Gmail Po kliknięciu na Utwórz dokument stworzony zostanie dokument na podstawie wiadomości w Google Dokumenty. Eliminuje to tworzenie i późniejsze przeglądanie dodatkowych list spraw w kliencie poczty elektronicznej. Zaleca się równieŝ włączenie gadŝetów Kalendarz Google i Dokumenty Google, które będą wyświetlały zaplanowane wydarzenia, miejsca spotkania, dokumenty i inne szczegółowe informacje. Google Notatnik wykorzystany będzie do zbierania bieŝących zapisków, informacji w postaci notatek. Poleca się Ŝeby jeden notatnik i wszystkie zapisy w nim reprezentowały jedną sprawę. Zapisy głównie powstają poprzez ich wprowadzanie ze standardowego okna programu. Najczęściej jednak pojawia się potrzeba zanotowania czegoś podczas przeglądania stron internetowych. W tym celu firma Google stworzyła rozszerzenie Notatnika dla przeglądarki Firefox oraz dzięki paskowi narzędzi Google Toolbar równieŝ dla Internet Explorera w wersji 6 lub nowszej. Pobrać je moŝna ze strony Po zainstalowaniu w przeglądarce pokaŝe się ikona przedstawiająca notatnik, w przeglądarce Firefox w prawym dolnym rogu, w Internet Explorer na pasku narzędzi Google Toolbar. Natomiast pod prawym przyciskiem myszy dodane zostanie nowe polecenie: Zanotuj to (Notatnik Google). Dzięki temu zaznaczony tekst zostanie zapisany jako notatka. A po kliknięciu na ikonę notatnika otworzy się zminimalizowane 21

6 okno z Notatnikiem Google, gdzie moŝna zarządzać wszystkimi wpisami. Tę funkcjonalność przedstawia rysunek 6. Rys. 6. Rozszerzenie Notatnika Google dla Firefox Fig. 6. Google Notebook extension for Firefox Wszystkie notatki ostatecznie powinny trafić do Skrzynki Spraw Przychodzących w Google Dokumenty. NaleŜy to zrobić korzystając z opcji w menu rozwijanym narzędzia: Eksportuj do Dokumentów Google pokazanej na rysunku 7. Rys. 7. Eksport notatnika do Google Dokumenty Fig. 7. Exporting notebook into Google Docs 22

7 W Google Kalendarz zaleca się stworzenie osobnych kalendarzy dla Projektów nad którymi się pracuje (dodatkowo powinny one być udostępnione wszystkim członkom zespołu projektowego), wydarzeń związanych z pracą zawodową, Ŝyciem osobistym i wszystkimi innymi grupami działań, które wymagają wyodrębnienia od innych. MoŜna takŝe dodawać kalendarze udostępniane przez innych. Rysunek 8 prezentuje powyŝszy opis. Następna aplikacja Google Dokumenty będzie stanowić centralny program systemu. Będą tutaj tworzone, przechowywane, analizowane, porządkowane i przeglądane wszystkie sprawy i działania w postaci dokumentów, prezentacji, arkuszy, formularzy itp. Wpisywane będą one ręcznie przez uŝytkownika, jak równieŝ będą pochodziły i z innych źródeł takich jak Google Notatnik czy Gmail. Czynnością konfiguracyjną jest utworzenie katalogów odpowiadających za listy metody GTD. Rysunek 9 prezentuje gotowe do uŝycia listy. Powinny one być zindywidualizowane. Aby program umieszczał najbliŝsze działania na samej górze, dodano na początku nazwy kaŝdego z tych kontenerów Rys. 8. Przykładowe Kalendarze Google Fig. 8. Google Calendar examples Rys. 9. Foldery metody GTD w Google Dokumenty Fig. 9. GTD folders in Google Docs 23

8 Tak jak zakłada metoda Getting Things Done rozpocząć trzeba od kolekcjonowania. Rolę Skrzynki Spraw Przychodzących pełnią Elementy poza folderami widoczne nad kontenerami na rysunku 9. To tutaj domyślnie zapisywane są wszystkie stworzone dokumenty, eksportowane notatki, e. Przykładowe sprawy pokazuje rysunek 10. Rys. 10. Kolekcjonowanie spraw w Google Dokumenty Fig. 10. Collecting stuff in Google Docs Dla kaŝdej ze spraw stworzyć naleŝy jeden dokument o nazwie reprezentującej działanie. Wewnątrz niego moŝna dopisać krótką charakterystykę. Podczas etapu analizy i porządkowania zidentyfikowane sprawy powinny być przenoszone do odpowiadającym im folderów przedstawionych na rysunku 9. Jedyną róŝnicę stanowi folder Projekty, gdzie kaŝdy podfolder to inny projekt w którym trzymane będą materiały pomocnicze, jak na rysunku 11. Rys. 11. Projekty w Google Dokumenty Fig. 11. Projects in Google Docs Samo śledzenie działań projektowych moŝe się odbywać poprzez dodanie w treści dokumentu (działania) słowa kluczowego reprezentującego projekt z dodatkowym, rzadko stosowanym symbolem. Na przykład słowo kluczowe dla Napisz pracę inŝynierską mogłoby wyglądać tak: ºINśYNIERº. Następnie trzeba w opcjach wyszukiwania zapisać wyniki wyszukiwania dla wszystkich słów kluczowych pod nazwami właściwych projektów. Dzięki czemu po lewej, w zapisanych wynikach wyszukiwania, pojawi się skrót pokazujący wszystkie działania związane z danym projektem. Zaprezentowano to na rysunku

9 Rys. 12. Śledzenie działań związanych z projektem w Google Dokumenty Fig. 12. Tracking project actions in Google Docs Natomiast, gdy w procesie analizy stwierdzono, Ŝe działanie powinno zostać odnotowane w kalendarzu, w otwartym dokumencie wybrać trzeba Udostępnij innym z rozwijanego menu Udostępnij. Okno, które się pojawi zaprezentowane jest na rysunku 13. Rys. 13. Udostępnianie dokumentu innym w Google Dokumenty Fig. 13. Sharing document with others in Google Docs Najpierw naleŝy udostępnić dokument współpracownikom lub przeglądającym, co aktywuje po prawej stronie polecenie Utwórz zdarzenie ze współpracownikami/przeglądającymi, po wyborze którego pojawi się okno tworzenia nowego wydarzenie w Google Kalendarz. Dodać moŝna tutaj dodatkowe informacje takie jak czas, lokacja, dokładniejszy opis itp. Kliknięcie przycisku Zapisz zmiany utworzy wpis w kalen- 25

10 darzu. Istnieje równieŝ moŝliwość wysłania wiadomości do współpracowników oraz wybrania kalendarza w którym zostanie zapisane wydarzenie. Oprócz przedstawionego powyŝej sposobu, dopuszcza się w metodzie GTD ręczne wpisywanie wydarzeń w kalendarzu. Rysunek 14 przedstawia przykładową kartę kalendarza w widoku dziennym, zalecanym przez Davida Allena podczas przeglądu. Rys. 14. Karta z kalendarza w Google kalendarz Fig. 14. Calendar card in Google Calendar 26

11 Podczas etapu przeglądu najlepiej rozpocząć od kalendarza, a następnie przejść do list działań, które moŝna wykonać, znajdując się w bieŝących realiach. Wybór działań do realizacji jest zgodny z metodyką Getting Things Done. 4. Podsumowanie Metodyka opracowana przez Davida Allena opiera się przede wszystkim na wprowadzaniu zmian i osiąganiu rezultatów. Przy określaniu rezultatów spraw i najbliŝszych działań niezbędnych do ich osiągnięcia, niezwykle kluczową kwestią jest właśnie właściwe przygotowanie systemu, który będzie wspierał realizację załoŝeń GTD. Przedstawiona konfiguracja i sposób wykorzystania znanych aplikacji miała za zadanie wspomóc uŝytkowników w implementacji metody GTD w Ŝyciu codziennym. Efektem wdroŝenia systemu powinna być realizacja większej ilości spraw przy mniejszym nakładzie sił. Systematyczne i ciągłe wykorzystanie przedstawionych w tym opracowaniu zasad powinno zwiększyć koncentrację i efektywność w działaniu bez względu na to co jest jego przedmiotem. Literatura 1. Allen D., Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań, Helion, Gliwice Davidson J., Zarządzanie czasem. Praktyczny poradnik dla tych, którzy nie lubią tracić czasu, K.E. Liber, Warszawa Forsyth P., Efektywne zarządzanie czasem, Helion, Gliwice Allen D., Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, Viking Adult Romanowska M., Podstawy organizacji i zarządzania, Difin, Warszawa Bieniok H., Zarządzanie czasem. Nowoczesne zarządzanie w biznesie, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Katowicach, Katowice Allen D., Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Vise A. D., Malseed M., Google Story. Opowieść o firmie, która zmieniła świat, Wydawnictwo Dolnośląskie, Wrocław [ ] [ ] [ ] Streszczenie Artykuł prezentuje system zarządzania czasem oparty na metodologii Getting Things Done Davida Allena. Aplikacja jest przeznaczona dla menedŝerów średniego szczebla, dyrektorów, kierowników i osób posiadających szeroki zakres odpowiedzialności i kreatywnych celów. Program jest takŝe skierowany do ludzi ceniących sobie efektywność w działaniu, chcących podnieść swoje umiejętności organizacyjne oraz lubiących po prostu oszczędzać czas i energię. System ma ułatwiać podejmowanie decyzji dotyczącej wyboru zadania jakim uŝytkownik powinien zajmować się w danym momencie. Do implementacji systemu wykorzystano technologie Google. 27

12 Time management method GTD implemented in Google Apps Summary The following paper presents a time management system based on David Allen s Getting Things Done. This system is dedicated for managers, directors, people in charge of a wide range of responsibilities and with creative targets. The program is also aided at people who are interested in high effectiveness in acting, who like to improve their skills in organising things and those ones who just like to save time and energy. The system is to ease making decisions concerning the choice of task which a user should deal with at a given time. System is implemented with Google technologies. 28