RAPORT Z EWALUACJI WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ. W Stronę Zmian VIII kwiecień 2014

Transkrypt

1 Kraków, 2014 RAPORT Z EWALUACJI WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ W Stronę Zmian VIII kwiecień 2014 opracowała Katarzyna Zgódko (koordynator główny projektu ) Spis treści I. WPROWADZENIE DO EWALUACJI 8 EDYCJI W STRONĘ ZMIAN... 2 II. ANKIETA EWALUACYJNA UCZESTNIKA WARSZTATU Wprowadzenie do ankiety Podsumowanie wyników ankiety Zebrane odpowiedzi na pytania postawione w ankiecie... 4 III. ANKIETA EWALUACYJNA OPIEKUNA WARSZTATU Wprowadzenie do ankiety Podsumowanie wyników ankiety Zebrane odpowiedzi na pytania postawione w ankiecie IV. ANKIETA EWALUACYJNA KOMITETU ORGANIZACYJNEGO Wprowadzenie do ankiety Podsumowanie wyników ankiety Zebrane odpowiedzi na pytania postawione w ankiecie V. PROPOZYCJE DZIAŁAŃ ROZWOJOWYCH... 21

2 I. WPROWADZENIE DO EWALUACJI 8 EDYCJI W STRONĘ ZMIAN 8 edycja projektu W Stronę Zmian odbyła się w dniach kwietnia 2014 roku. Zrealizowanych zostało 48 warsztatów, podzielonych na bloki tematyczne: Ars psychologicae, Ja w pracy, Rozwijam się, W świecie mediów, Inspiracje. Prowadzącymi warsztaty byli praktycyspecjaliści, a także członkowie działającej w ramach Koła Sekcji Trenerskiej. W warsztatach uczestniczyło 483 osoby (taka liczba rekordów znajduje się w internetowym systemie rejestracji) zajmujących łącznie 924 miejsca na listach uczestników warsztatów. Na listach rezerwowych znalazło się łącznie 265 osób 1. Organizatorami VII edycji byli członkowie KNP PRAGMA - studenci psychologii stosowanej (11), psychologii ogólnej (3), oraz architektury (1), funkcjonujący w ramach przedstawionej poniżej struktury: Katarzyna Zgódko koordynator główny Maria Katarzyna Nowak koordynator ds. merytorycznych o Małgorzata Sałacińska członek zespołu ds. merytorycznych o Blanka Chrobaczyńska członek zespołu ds. merytorycznych Anna Kobiela koordynator ds. promocji o Jakub Słowik członek zespołu ds. promocji o Natalia Pająk - członek zespołu ds. promocji o Mirosława Pikor - członek zespołu ds. promocji (grafik) o Olga Kovalevska - członek zespołu ds. promocji o Nina Kozłowska - członek zespołu ds. promocji o Natalia Kondej - członek zespołu ds. promocji o Joanna Oracz - członek zespołu ds. promocji Sabina Cieśla koordynator ds. finansów o Iwona Stasiak członek zespołu ds. finansów Adrianna Napiórkowska koordynator ds. logistyki Dodatkowo na czas trwania konferencji (od momentu rozpoczęcia rejestracji na warsztaty) z organizatorami współpracowało dodatkowe 25 osób, odpowiedzialnych za wspieranie procesu rejestracji i kontaktu z grupą oraz pełniących funkcję opiekuna warsztatu w jego trakcie. Łącznie do organizacji projektu przyczyniło się 40 osób. Raport zawiera wyniki ankiet ewaluacyjnych (bezpośrednie) oraz ich podsumowanie. Ostatnia część raportu odnosi się do propozycji rozwiązania dostrzeżonych w trakcie edycji projektu problemów oraz planów rozwojowych. Analizowane ankiety zostały przeprowadzone wśród uczestników projektu, podstawowego komitetu organizacyjnego oraz opiekunów warsztatów. 1 Mowa tutaj nie o pojedynczy osobach, lecz o konfiguracji osoba-warsztat ta sama osoba może występować kilkukrotnie w zestawieniu, gdy zapisuje się na listy rezerwowe różnych warsztatów.

3 II. ANKIETA EWALUACYJNA UCZESTNIKA WARSZTATU 1. Wprowadzenie do ankiety Ankiety ewaluacyjne dla uczestników projektu były rozdawane po zakończeniu każdego z warsztatów, a następnie przepisywane i analizowane przez opiekunów warsztatów. Sporządzony przez nich raporty były wysyłane bezpośrednio do prelegentów, których dotyczyły oceny. Łącznie ankiety ewaluacyjne wypełniło 560 uczestników (rozumianych jako osoba na warsztacie). Przy założeniu błędu oraz nie oddania ankiet przez część uczestników, można na tej podstawie wnioskować że frekwencja ogólna w trakcie projektu wynosiła ok. 65 % (duży wpływ na ten wynik ma bardzo niekorzystna frekwencja na warsztatach w niedzielę). W niniejszym zestawieniu przedstawione zostaną jedynie informacje dotyczące ogólnego odbioru projektu przez uczestników, ich danych demograficznych oraz propozycji warsztatów na kolejny rok. 2. Podsumowanie wyników ankiety Uczestnicy tegorocznej edycji "W Stronę Zmian" w 81 % stanowiły kobiety, w wieku przeważnie lata (choć przedział wiekowy uczestników był dużo większy - rok urodzenia od 1973 do 1994). Zdecydowaną większość uczestników projektu stanowili studenci Uniwersytetu Jagiellońskiego (333 osoby), do dwóch kolejnych pod względem liczności grup zaliczają się studenci AGH (30 osób) oraz Uniwersytetu Ekonomicznego (17 osób). Warto jednak zauważyć, że w konferencji wzięli udział reprezentanci łącznie 24 różnych szkół wyższych, zarówno z Krakowa jak i innych miast Polski (Uniwersytetu Wrocławskiego, AWF we Wrocławiu, Politechniki Warszawskiej, UE Katowice, Uniwersytetu Medycznego w Lublinie, Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, Uniwersytetu Warszawskiego). Stanowili oni 2 % wszystkich uczestników projektu. Tegoroczna edycja projektu cechuje się także bardzo dobrymi wynikami, jeśli idzie o różnorodność kierunków, których studenci w niej uczestniczyli - reprezentanci 88 różnych kierunków studiów, z czego czołowymi grupami byli studenci psychologii (200 osób), socjologii (42 osoby) i zarządzania (24 osoby). Warto zwrócić uwagę na proporcję studentów psychologii do ogółu studentów biorących udział w projekcie - stanowili oni 43 %, przy 57 % studentów studiów niepsychologicznych, biorących udział w projekcie. 76 % uczestników nie brało wcześniej udziału we "W Stronę Zmian". O jego istnieniu dowiadywali się przede wszystkim z facebooka bądź od znajomych. 94 % ankietowanych było zadowolonych z formy rejestracji na warsztaty. Do najczęściej podawanego powodu niezadowolonego ze sposobu rejestracji wynikał brak podania konkretnej godziny jej rozpoczęcia 2. Jako powód wyboru danego warsztatu uczestnicy podają najczęściej tematykę warsztatu oraz zachęcający opis. Poziom warsztatów (łącznie) jest oceniony jako bardzo wysoki. 2 godzina rozpoczęcia rejestracji została podana dwukrotnie na profilu na facebooku na 24 godziny przed rejestracją. Jej nieskonkretyzowanie wynikało z problemów technicznych z problemem rejestracji, które wyniknęły 48 godzin przed datą rozpoczęcia rejestracji

4 89 % uczestników tegorocznej edycji projektu jest zainteresowanych wzięciem udziały w kolejnej. 3. Zebrane odpowiedzi na pytania postawione w ankiecie 1. Płeć 81 % uczestników tegorocznej edycji projektu stanowiły kobiety. 2. Wiek Przedział wiekowy uczestników (rok urodzenia): Główną grupą odbiorców były jednak osoby w wieki lata. 3. Uczelnia Uniwersytet Jagielloński 30 - Akademia Górniczo-Hutnicza 23 - brak odpowiedzi 17 - Uniwersytet Ekonomiczny 15 - Politechnika Krakowska 13 - Uniwersytet Pedagogiczny 11 - Uniwersytet Rolniczy 4 - Akademia Krakowska im. Frycza Modrzewskiego 4 - Akademia Ignatianum 4 - UEK 3 - Uniwersytet Wrocławski 2 - AWF Kraków 2 - KUL 2 - licealiści 1 - Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu 1 - ASP Kraków 1 - osoby po studiach 1 - Politechnika Warszawska 1 - UE Katowice 1 - Uniwersytet im. Adama Mickiewicza 1 - Uniwersytet Medyczny w Lublinie 1 - Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu 1 - Uniwersytet Warszawski 1 - Wyższa Szkoła Biznesu 4. Kierunek studiów psychologia (oraz psychologia stosowana)

5 42 - socjologia 24 - zarządzanie 10 - kulturoznawstwo 7 - biologia (i pochodne) 7 - informatyka 8 - pedagogika 6 - ekonomia 6 - turystyka i rekreacja 6 - prawo 6 - technologia chemiczna 5 - administracja 4 - finanse 4 - geografia 4 - matematyka 4 - historia 3 - dietetyka 3 - stosunki międzynarodowe 3 - wychowanie fizyczne 3 - amerykanistyka 3 - architektura 3 - budownictwo 3 - informacja naukowa 3 - ochrona środowiska 3 - polityka społeczna 2 - politologia 2 - polonistyka 2 - metalurgia 2 - kierunek lekarski 2 - elektronika i telekomunikacja 2 - filozofia 2 - fizyka medyczna 2 - europeistyka 2 - filologia polska 2 - inżynieria biomedyczna 2 - inżynieria materiałowa 2 - kognitywistyka 1 - filologia rosyjska 1 - automatyka i robotyka 1 - bezpieczeństwo narodowe 1 - bezpieczeństwo wewnętrzne 1 - filologia węgierska 1 - elektrotechnika 1 - finanse i rachunkowość

6 1 - filologia germańska 1 - energetyka 1 - anglistyka 1 - elektroniczne przetwarzanie informacji 1 - gospodarka i administracja publiczna 1 - handel zagraniczny 1 - humanistyka 1 - indianistyka 1 - inżynieria naftowa i gazownictwo 1 - inżynieria środowiska 1 - języki i kultura krajów romańskich 1 - komparatystyka 1 - kryminologia 1 - żywienie człowieka 1 - malarstwo 1 - marketing 1 - mechanika i budowa maszyn 1 - MISH 1 - nauczanie polskiego jako obcego 1 - nauki o rodzinie 1 - neurobiologia 1 - odlewnictwo 1 - performtyka 1 - położnictwo 1 - porównawcze studia porównawcze 1 - pr 1 - praca socjalna 1 - rachunkowość 1 - rolnictwo 1 - romowie w polsce 1 - stomatologia 1 - matematyczno-przyrodnicze 1 - sztuka ogrodowa 1 - technologie elektrotechniczne 1 - teleinformatyka 1 - towaroznawstwo 1 - wiedza o teatrze 1 - wzornictwo 1 - zaawansowane materiały i narzędzia 21 - brak odpowiedzi 5. Rok studiów

7 98-1 rok rok 84-3 rok 77-4 rok 75-5 rok 12 - po studiach (głównie studia doktoranckie) 22 - brak odpowiedzi 6. Czy brałeś udział w poprzednich edycjach projektu? 76 % uczestników tegorocznego W Stronę Zmian nie brało wcześniej udziału w projekcie. 7. Skąd dowiedziałeś się o projekcie? facebook - 86 % od znajomego - 49 % plakat - 36 % strona pragmy - 23 % strona uczelni - 18 % inna strona - 1 % artykuł - 0,4 % forum - 0 % mailing - 0 % radio - 0 % inne: ulotki x 2 forum roku x 2 grupa na fb "dzieje się na UJ" strona legalna kultura Przy okazji warsztatów Drogowskazy Kariery W trakcie zajęć 8. Czy odpowiadał Ci sposób zapisu na warsztat? 94 % uczestników jest zadowolonych ze sposobu zapisu na warsztaty. Dlaczego? brak informacji o konkretnej godzinie rozpoczęcia zapisów x 5 niewystarczająca ilość potwierdzeń i zestawień, na co się jest zapisanym x 2 problemy techniczne z systemem rejestracji x 2 mało czytelny sposób przedstawienia informacji w systemie rejestracji x 2 niezadowolenie z godziny, o której rozpoczęły się zapisy

8 chaos wynikający z za dużej ilości osób chętnych do rejestracji i nie wystarczającej ilości miejsc x 2 długi czas oczekiwania na potwierdzenie zarejestrowania na warsztat chaos informacyjny 9. Dlaczego wybrałeś ten warsztat? temat - 78 % zachęcający opis - 51 % kompetencje prowadzącego - 7 % opinia innych - 2 % przypadek - 3 % brak miejsca na inny - 1 % inne: odpowiadający termin x 2 zainteresowanie metodą AC chęć dowiedzenia się czegoś więcej ciekawy i intrygujący temat najciekawszy, na który były miejsca Możliwość wykonania w życiu poszerzenie wiedzy chęć rozwoju i ciekawość zachęcenie przez przyjaciela ciekawość wiążę z tym swoją przyszłość chciałam wzbogacić swoją wiedzę uczestnictwo osoby znajomej uczestniczyłam już w kilku szkoleniach związanych z tematyką traumy polecenie znajomej Studiuję kierunek powiązany z tematyką warsztatu 10. Jak oceniasz program warsztatu, w którym uczestniczyłeś? cele - 4,4/5 umiejętności praktyczne - 4,2/5 ciekawy, różnorodny - 4,43/5 odpowiadał moim potrzebom - 4,28/5 11. Czy chciałbyś uczestniczyć w kolejnych edycjach projektu? 89 % uczestników tegorocznej edycji projektu jest zainteresowana wzięciem udziału w W Stronę Zmian za rok. 12. Propozycje tematów na kolejny rok /wyniki nie zostały jeszcze zsyntetyzowane i podsumowane!/

9 seksuologia x 13 różnice międzypłciowe, gender x 4 zapamiętywanie przez ofiary szczegółów przestępstw arteterapia psychologia kliniczna media, PR x 24 coaching x 11 rozwój własnych kompetencji x 2 assesment centre komunikacja niewerbalna x2 badania opinii pracowniczej i rynku rekrutacja psychoterapia x 10 różnice międzykulturowe zaburzenia odżywiania gestalt x 4 psychologia w reklamach rynkowych human resources (psychologia w pracy) x 2 zarządzanie sobą w czasie x 2 radzenie sobie ze stresem x 3 wychowanie, praca z emocjami rozwój, praca z grupą p. sądowa, kliniczna, HR Ustawienia systemowe metody psychoterapeutyczne Psychopatologia - konktretne przypadki Treści z zakresu psychologii twórczości Zaburzenia psychiczne w odżywianiu Arteterapia, Gestalt Psychodynamika, Psychoanaliza Toksyczne związki Terapia psychodynamiczna rozwój osobisty Przezwyciężanie porażek. Motywacja Jja i Ty- jak poprawić stosunki międzyludzkie. relaksacja, motywacja, psychologia kliniczna kontynuacja tematyki coachingu cokolwiek z rozwiniętym case- study zmień swój sposób myślenia- by żyło się lepeij organizacja pracy w grupie Relacje międzyludzkie Rozmowy kwalifikacyjne

10 Zwalczanie stresu Komunikacja niewerbalna Assessement Center Gestalt, Psychodynamiczna, Arteterapia Metody rekrutacji- warsztaty prowadzone przez osoby pracujące w rekrutacji. Badania opinii pracowników, rynek pracy. Techniki pracy z ciałem, relaksacja. rynek pracy, kontrola agresji profilowanie kryminalne negocjacje, asertywność, trudne rozmowy relaksacja arteterapia, muzykoterapia kontakt z pacjentem na oddziale szpitalnym, kryminologia, gamifikacja, CV radzenie sobie ze stresem komunikacja niewerbalna sposoby radzenia sobie z problemami prawa człowieka coś związanego z seksuologią samorozwójsamorowzwój samorozwój p. sądowa, kliniczna, HR, jak trzymać się terminów, anty-prokratsynacja pracy rozwój osobisty w kier. psychologii AC część II, poszerzenie zdobytej wiedzy badania opinii pracowników, rynku pracy HR, doradztwo zawodowe, szkolenia przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych w tematyce szkoleń i rekrutacji zarządzanie zasobami ludzkimi psychologia sądowa zdaję się na organizatorów znaczenie snów organizacja pracy human resources psychologia reklamy maksymalne wykorzystanie czasu pewność siebie samorozwój gestalt zarządzanie czasem psychopatologia, psychodietetyka

11 jak panować nad glodem emocjonalnym psychologia psychodynamiczna (nie tylko dla psychologów psychoterapia poznawczo- behawioralna, p. pozytywna, dialog motywujący relksacja, zaburzenia w relacjach międzyludzkich psychoanaliza motywacja zaburzenia odżywiania zaburzenia psychiczne, psychopatologia psychoanaliza zaburzenia odżywania, psychologia sportu kontakt interpersonalny terapia poznawczo-behawioralna stres pourazowy, trauma pourazowa Gestalt, psychodynamika, logoterapia, arteterapia psychoanaliza psychologia sądowa i penitencjarna Zmiana nawyków, schematów myślowych. Walka ze stresem Neuronauka PR, relizacja, rozwój osobisty Ciągłe poszukiwanie uznania i miłości Motywacja Motywacja w dążeniu do celu Arteterapia Agresja Terapia psychodynamiczna (otwarta nie tylko dla studentów psychologii) Organizacja czasu Jak nie odkładać na później. komunikacja niewerbalna "kreowanie wizrunku, chwyty reklamowe, sposby wykorzystania reklamy; bardziej szczegółowe spojrzenie na tematykę reklamy, pr, marketingu" assessment centre Human resourcing, doradztwo zaburzenia osobowości komunikacja międzyludzka biznes, inwestycje, finanse Analiza Transkcyjna - cg dalszy gestalt, psychodiettyka praca z ciałem Analiza Transkcyjna - cg dalszy psychodietetyka, praca z ciałem, choreoterpia rozwój kompetencji

12 PR, samorealizacja zarządzanie czasem HR Motywacja Prokrastynacja podobny, nakierowany na marketing motywacja, emocje otwarta na różnorodność warsztatów rozwój osobisty radzenie sobie ze stresem, relacje z ludźmi, motywowanie wystąpienie publiczne emocje stosowanie dramy, psycholingwistyka Projektowanie gier Arteterapia, choreoterapia, praca psychologa z dziećmi tematyka związana z psychologią hr, psychoterapia mowa ciała hr techniki pozyskiwania klientów Mediacje/Negocjacje Podobny- manipulacja Prezentacja Komunikacja niewerbalna hipnoza, psychologia biznesu, dalsza część o manipulacji, etyka zawodu psychologa, psychologia kryminalistyczna psychoterapia systemowa / behawioralna, dialog motywacyjny terapie behawioralne psychoanaliza mowa ciała gender, rozmowa kwalifikacyjna od strony rekrutera związany z tematyką pracy neuronauka komunikacja niewerbalna PR, HR, rozwój, coaching samorealizacja, walka ze stresem wystąpienia publiczne inteligencja emocjonalna 13. Sugestie, inne uwagi pozytywne uwagi na temat organizacji x 8 Uczestnicy chcą być wcześniej informowani o tym, że dostaną maila od aniołka warsztatu. Nie powinno być tak, że sale zostają zmienione w ostatniej chwili. Za małe sale na ilość osób Aspekt techniczny przygotowanie wcześniej rzutnika żeby zajęcia się nie przedłużały przez to

13 konieczność lepszego rozplanowania warsztatów, za dużo się nakładało x 3 pochwały dotyczące sposobu prowadzenia fanpage'a x 2 większy udział ulotek w promocji - mógłby się przydać zawarcie większej ilości informacji na plakatach wprowadzenie rozgraniczenia poziomu warsztatów (dla początkujących - dla zaawansowanych) wprowadzenie konsekwencji za nieobecność na warsztatach III. ANKIETA EWALUACYJNA OPIEKUNA WARSZTATU 1. Wprowadzenie do ankiety Arkusz ankiety dla opiekuna warsztaty został udostępniony dzień po zakończeniu projektu. Odpowiedzi udzieliło w nim 22 osoby. System opieki polegał na odpowiadaniu przez opiekuna warsztatu za cały przebieg komunikacji z grupą warsztatową, od momentu jej zawiązania, aż do końca warsztatu: napisanie spersonalizowanego maila do każdego uczestnika warsztatu, kontrola listy osób zapisanych, rejestrowanie osób z listy rezerwowej w przypadku zwolnienia się miejsc, kontakt z prelegentem, zapewnienie wsparcia techniczno-logistycznego w trakcie trwania warsztatu, oraz zebranie i przeanalizowanie ankiet ewaluacyjnych z warsztatu. Podstawowym dokumentem, który przeznaczony był dla opiekunów warsztatów, był instruktaż dotyczący postępowania przed, w trakcie i po warsztacie, a także wzór tabeli, służącej do porządkowania informacji. Pytania zawarte w arkuszu odnosiły się do punktowej oceny przygotowanego instruktażu oraz oceny całego systemu opieki nad warsztatem, w celu wytypowania jego mocnych i słabych stron Podsumowanie wyników ankiety Tegoroczny system opieki nad warsztatami został przez uczestników oceniony wysoko. Opiekunom podobała się przede wszystkim organizacja pracy i dokładne instrukcje, dotyczące stawianych przed nimi wymagań. Jasne i klarowne zebranie informacji w poradniku zostało przez nich przyjęte bardzo przychylnie. Zwracali uwagę na bezproblemowość komunikacji z koordynatorem głównym projektu, gotowym odpowiadać na każde pytanie i reagującym bardzo szybko na problemy. Do innych plusów systemu zaliczyli kontakt mailowy z uczestnikami warsztatów oraz dobrą atmosferę, panującą w ekipie opiekunów. 3 Istotna przy interpretacji wyników jest wiedza dotycząca sposobu zapisów na warsztaty. Zapisy dokonywane były przy pomocy internetowego systemu rejestracji. Niestety, w trakcie rejestracji uczestników, nastąpił błąd systemu, który w znacznym stopniu wpłynął na sytuację i wymusił na opiekunach warsztatów konieczność rozwiązania problematycznych sytuacji (np. 6 osób przyjętych na warsztat ponad limit). Część odpowiedzi udzielonych w ankiecie odnosi się więc do problemów, zaistniałych w wyniku tej sytuacji.

14 Część osób nie udzieliła odpowiedzi na pytanie o te elementy, które nie podobały się im w systemie opieki nad warsztatem. Do głównych problemów zaliczyli problemy techniczne ze stroną internetową i konieczność wykonywania pracy "podwójnie", pomimo prób zastąpienia ich pracy przez pracę systemu. Drugim wspominanym przez nich źródłem niezadowolenia była dezorganizacja osób przebywających na recepcji projektu (członków komitetu organizacyjnego). Najbardziej rozwijającym i wartym kultywowania elementem systemy opieki, który należałoby stosować co roku, był spersonalizowany kontakt mailowy z uczestnikami warsztatu oraz prelegentem. Drugim, niezwykle istotnym i ważnym dla nich aspektem pracy była możliwość samodzielnego rozwiązywania problemów i olbrzymia odpowiedzialność, jaka została im powierzona. Największą trudność sprawiało opiekunem to, co zarazem wymienili jako najbardziej istotne - kontakt z uczestnikami. Problemy, takie jak brak kontaktu, nie odbieranie telefonu czy nawet wulgarne komentarze był dla nich największą przeszkodą w wykonywanej pracy. Do innych trudności zaliczyli m. in. konieczność przenoszenia czasem dużej ilości materiałów i konieczność ścisłej współpracy z innymi opiekunami warsztatów, trudności techniczne, które pojawiały się w salach, a z którymi nie potrafili sobie poradzić. Pytanie skoncentrowane na konkretnych momentach w trakcie realizacji funkcji potwierdziło powyższe wnioski. Wśród wniosków dotyczących potencjalnego wzbogacenia systemu opieki nad warsztatem znalazły się przede wszystkim sugestie dotyczące konieczności zapewnienia lepiej funkcjonującej opieki technicznej w trakcie trwania projektu oraz większego zatroszczenia się o prelegenta. 100 % osób jest zadowolonych z pełnienia funkcji opiekuna warsztaty. Jako powody tego zadowolenia podają przydatność tego doświadczenia, rozumianego jako możliwość sprawdzenia się w nowej roli i zdobycia wiedzy o sposobie organizacji tego typu eventów, możliwość wykazania się, ze względu na dużą odpowiedzialność, spoczywającą na barkach opiekunów warsztatów oraz satysfakcjonujący feedback od prelegenta i uczestników. Ważny był także dla nich aspekt społeczny - możliwość poznania nowych ludzi. Podobnie 100 % udzielających odpowiedzi chciałoby pełnić funkcję opiekuna warsztatu za rok. Kluczowym obszarem, wymagającym poprawy w kolejnej edycji jest lepsze przygotowanie osób na recepcji do pełnienia swojej roli i zadbanie o to, by były to osoby spokojne, zrównoważone i nie powodujące niepotrzebnej paniki. Ważne byłoby także poprawienie funkcjonowania systemu zapisów. Instruktaże dla opiekunów warsztatów zostały ocenione bardzo wysoko. W kategoriach zrozumiałości, przydatności i wyczerpania tematu oba instruktaże osiągnęły oceny w okolicach 9,70/ Zebrane odpowiedzi na pytania postawione w ankiecie 1. Co podobało Ci się w tegorocznym systemie opieki nad warsztatem? organizacja pracy, dokładne instrukcje x 8, jasne informacje zebrane w formie poradnika x 7,

15 łatwość otrzymywania informacji od koordynatora głównego (odpowiadanie na każde pytanie, dostępność, tempo reakcji) x 6, kontakt mailowy z uczestnikami i prelegentem przed warsztatem x 4, dobry kontakt w grupie zajmującej się organizacją warsztatów x 3, wsparcie organizatorów konferencji x 2 spójny system magazynowania - materiały odbierane w magazynie istnienie funkcji opiekuna warsztatu pierwszeństwo w zapisach duża odpowiedzialność spoczywająca na opiekunie warsztatu bieżące informacje o tym, co się dzieje w trakcie realizacji projektu 2. Co nie podobało Ci się w tegorocznym systemie opieki nad warsztatem? problemy techniczne ze stroną internetową i brak spójności używanych danych (konieczność przepisywania tabeli) x 4 dezorganizacja na recepcji x 3 niesolidność uczestników x 2 za duże formalności (np. ewaluacja, wypełnianie tabelek) x 2 zbyt późne podanie informacji o terminie spotkania organizacyjnego pory wysyłania informacji do opiekunów - albo w trakcie zajęć, albo w nocy brak osób zajmujących się tylko i wyłącznie stroną techniczną - brak takiej osoby pod telefonem 3. Który z elementów opieki nas warsztatem wydaje Ci się być najbardziej rozwijający bądź istotny i powinien być kultywowany i podkreślany co roku? kontakt mailowy z uczestnikami oraz prelegentem x 9 konieczność doraźnego, samodzielnego rozwiązywania problemów podczas warsztatu (odpowiedzialność) x6 ankieta ewaluacyjna x 2 elementy organizujące pracę - tabelki, jasne instrukcje x 2 zaangażowanie koordynatora projektu zabawianie prelegenta 4. Który element opieki nad warsztatem wydaje Ci się być najtrudniejszy? kontakt z uczestnikami, którzy unikali odpisywania na maile i nie odbierali telefonów x 9 przenoszenie materiałów x 3 współpraca z innymi opiekunami warsztatów x 2 opieka techniczna nad warsztatem x 2 konieczność kontrolowania tego, co dzieje się z listami uczestników i czy nie występują w nich zmiany 5. Co utrudniało Twoją pracę - w którym momencie opieki nad warsztatem napotkałeś największe trudności i jak myślisz, co było ich przyczyną? brak bądź niezadawalający kontakt z uczestnikami x 5 mała ilość osób na warsztacie, pomimo zapisania się na listę uczestników x 5

16 opóźnienia innych warsztatów, uniemożliwiające punktualne rozpoczęcie x 2 brak pomocy technicznej w wypaku usterek nie dopasowanie sali do wymagań prelegenta x 2 ryzyko występowania kolejnych błędów w systemie zapisów x 2 nie dopilnowanie wydruku materiałów zmiany terminów i numerów sal, w których odbywa się warsztat x 2 problem ze zorganizowaniem i dostarczeniem potrzebnych materiałów do Sali 6. Czy jakiegoś elementu opieki nad warsztatem zabrakło, a uważasz, że powinien zostać uwzględniony i zrealizowany? opieka techniczna - osoba, która będzie umiała rozwiązywać problemy techniczne więcej uwagi należy poświęcić prelegentowi x 2 osoba, która byłaby odpowiedzialna za robienie kawy dla prelegenta konieczność pojawienia się jeszcze wcześniej przed warsztatem lepsze rozplanowanie warsztatów możliwość wzięcia udziału w innym warsztacie, gdy warsztat się nie odbywa 7. Czy jesteś zadowolony/a z pełnienia funkcji opiekuna warsztatu? 100% osób udzielających odpowiedzi jest zadowolonych z pełnienia funkcji opiekuna warsztatu. 8. Powody zadowolenia z funkcji pełnienia warsztatu: przydatność doświadczenia - możliwość "sprawdzenia się" w nowej roli, zdobycia wiedzy o organizacji x10 możliwość wykazania się, ze względu na dużą odpowiedzialność x 6 satysfakcjonujący feedback od prelegenta i uczestników x 5 możliwość poznania nowych ludzi x5 możliwość rejestracji na warsztat "poza kolejką" x 2 9. Czy chciałbyś pełnić funkcję opiekuna warsztatu w trakcie kolejnej edycji projektu W Stronę Zmian? 100% osób udzielających odpowiedzi chciałoby pełnić za rok funkcję opiekuna warsztatu. 10. Czy masz jakieś pomysły bądź przemyślenia, których efektem mogłoby być usprawnienie procesu opieki nad warsztatem? lepsze przygotowanie osób na recepcji do pełnienia swojej roli i zadbanie o to, żeby wszyscy zachowywali "zimną krew" i potrafili udzielać kompetentnych informacji i brać odpowiedzialność za pojawiające się problemy x 3 lepiej funkcjonująca strona internetowa mogłaby przejąć część obowiązków, spoczywających na opiekunie warsztatu x 2 wcześniejsze podanie konkretnych informacji na temat tego, jak będzie wyglądała opieka nad warsztatem wcześniejsze rozpoczęcie procesu rekrutacji opiekunów

17 funkcja "człowieka od kawy" zmniejszenie ilości "papierkowej roboty" zdjęcie odpowiedzialności za koordynację wolontariuszy z koordynatora głównego projektu zapewnienie dodatkowych wolontariuszy, gotowych w ostatniej chwili przejąć obowiązki, w przypadku braku któregoś z opiekunów I. OCENA INSTRUKTAŻU DLA OPIEKUNA WARSZTATU CZĘŚĆ I PRZED WARSZTATEM Zrozumiałość - 9,77/10 Przydatność - 9,5/10 Wyczerpanie tematu - 9,72/10 Czy Twoim zdaniem jakieś jeszcze informacje powinny się w nim znaleźć? Jeśli tak, to jakie? Jedynie dwie osoby wskazały na konieczność poszerzenia bądź poprawienia poradnika: Przepisywanie danych kontaktowych osób do własnych tabelek w Excelu czy podobnym programie to strata czasu, lepszym wyjściem wydaje się być ściągnięcie całej listy z systemu rejestracji i powiększenie jej o parę kolumn, których opis mógłby się znaleźć w poradniku. Nie jestem w stanie teraz przytoczyć, ale pamiętam że nie wszystko było dla mnie do końca jasne. II. OCENA INSTRUKTAŻU DLA OPIEKUNA WARSZTATU CZĘŚĆ II W TRAKCIE I PO WARSZTACIE Zrozumiałość - 9,86/10 Przydatność - 9,72/10 Wyczerpanie tematu - 9,82/10 Czy Twoim zdaniem jakieś jeszcze informacje powinny się w nim znaleźć? Jeśli tak, to jakie? 3 osoby w wskazały na konieczność poszerzenia bądź poprawienia poradnika, poszerzenie go o następujące informacje: numery telefonów Bardziej uwagi niż inne informacje: czasami przyjście pół godziny wcześniej jest niewykonalne, więc warto odebrać teczkę dla prelegenta wcześniej, pod warunkiem że oczywiście ktoś na recepcji będzie chciał nam ją wydać (ale miejmy nadzieję, że to jednorazowe sytuacje obstawiania recepcji ludźmi nie do końca ogarniętymi). Brakowało mi sytuacji co by było gdyby... gdzie ja np miałam takowe. Brakowało mi informacji do kogo mam się zwracać z zapytaniami przed samym warsztatem. Kto jest osobą decyzyjną po Kasi Zgódko? niestety na recepcji nikt nie potrafił podejmować decyzji. Słyszało się tylko zdanie 'Kasia Zgódko decyduje"

18 IV. ANKIETA EWALUACYJNA KOMITETU ORGANIZACYJNEGO 4. Wprowadzenie do ankiety Ankieta ewaluacyjna ekipy organizacyjnej została przeprowadzona niecałe dwa tygodnie po zakończeniu projektu, ze względu na przerwę świąteczną następującą bezpośrednio po konferencji. Odpowiedzi udzieliło w niej 13 osób z komitetu organizacyjnego. Zawarte w ankiecie pytania dotyczyły jakości współpracy w zespole i komitecie, rozumianym jako całości, plusów i minusów tegorocznej organizacji konferencji oraz oceny koordynatora głównego i szefów poszczególnych zespołów. Ze względu na osobisty charakter zawartych w ocenach personalnych (dotyczących konkretnego koordynatora) informacji, ich wyniki zostały przekazane bezpośrednio osobom, których dotyczyły i nie znajdują się w niniejszym opracowaniu. 5. Podsumowanie wyników ankiety Spotkania całego komitetu organizacyjnego odbywały się przeważnie raz w miesiącu i trwały nie dłużej niż godzinę. Większość osób (10 na 13) była zadowolona z takiej częstotliwości. Część z nich zwracała jednak uwagę na brak możliwości pełnej wymiany wszystkich pomysłów, co utrudniało ich pracę i ograniczało możliwości. W propozycjach padł pomysł wprowadzenia systemu raportowania pisemnego. Do największych plusów tegorocznej organizacji projektu komitet zalicza klarowną strukturę zespołu i jasny podział zadań a także dobrą organizację pracy w trakcie przygotowań. Zwracają także uwagę na znaczenie planowania z wyprzedzeniem, oraz zadowolenie z wyników pracy: dużej ilości warsztatów, środków finansowych, ujednolicenia graficznego materiałów konferencji. Podawane przez uczestników minusy skupiają się przede wszystkim na problemach komunikacyjnych, przede wszystkim wewnętrzne najliczniejszego zespołu (promocja), ale także pomiędzy poszczególnymi zespołami. Drugim najczęściej wymienianym minusem organizacji konferencji było częste "przejmowanie" zadań jednego zespołu bądź osoby przez inne, co negatywnie wpływało na morale i pracę komitetu. Dwie osoby wskazują także na brak wystarczającego zaangażowania się wszystkich członków zespołu w prace nad organizacją konferencji. Wspomniany, główny problem konferencji - problemy komunikacyjne - jest też tym elementem, który został dwukrotnie podany jako przyczynę największych trudności w trakcie organizacji projektu. Większość osób po wzięciu udziału w tegorocznych przygotowaniach "W Stronę Zmian" czuje zadowolenie, dumę i zmęczenie. Dwie osoby wskazują na niezadowolenie z faktu braku satysfakcjonującej współpracy z niektórymi z kolegów. Po dwie osoby deklarują zarówno chęć wzięcia udziału w organizacji konferencji za rok, jak i niechęć do podejmowania tego typu działań (bądź w tej ekipie) w przyszłości. 6. Zebrane odpowiedzi na pytania postawione w ankiecie 1. Czy byłeś/aś zadowolony/a z częstotliwości spotkań całej ekipy organizacyjnej? 3 osoby z 13 nie były zadowolone z częstotliwości spotkań zespołu. Pozytywna ocena:

19 systematyczne omawianie planów i poziomu realizacji, adekwatna do potrzeb ilość spotkań, wykorzystanie do komunikacji Skype'a. Negatywna ocena: brakowało możliwości spotkania się w pełnym składzie żeby obgadać i wymienić pomysły x2 późne godziny spotkań x2 Inne uwagi: zasadne mogłoby być wprowadzenie systemu raportowania, zwłaszcza w "gorącym" okresie 2. Co podobało ci się w tegorocznej organizacji projektu? klarowna struktura z jasnym podziałem zadań x 4 dobra organizacja pracy x 3 duża ilość warsztatów x 3 planowanie z wyprzedzeniem x 2 duże środki finansowe, do przeznaczenia na konferencję x 2 możliwość nauki poprzez korygowanie własnych błędów (dowiadywanie się, gdzie są błędy i samodzielne szukanie rozwiązań) wykorzystanie narzędzi do organizacji pracy, np. tabelek ujednolicenie graficzne projektu 3. Co nie podobało ci się w tegorocznej organizacji projektu? słaba komunikacja w zespołach i pomiędzy zespołami x 5 bezzasadne "przejmowanie" zadań jednych osób przez drugie (w tym maili) x5 brak wystarczającego zaangażowania części członków zespołu, bagatelizowanie problemów, odpuszczanie w krytycznych momentach x 2 zbyt duże wymagania koordynatora głównego względem osób zaangażowanych w projekt duża ilość pracy przypadająca na jedną osobę zbyt duża ilość osób zaangażowanych w projekt dużo zadań do zrealizowania w ostatnim momencie, tuż przed konferencją brak przeszkolenia w takich umiejętnościach jak: jak pisać e, jak delegować odpowiednie osoby do odpowiednich zadań, jak przekazywać informacje i przygotowywać pliki dla innych członków zespołu tak aby nie narobić im 3x więcej pracy, nie komunikowanie się zgodnie ze strukturą organizacyjną 4. Co sprawiło Ci największą trudność w organizacji tegorocznej edycji projektu? utrudniony kontakt z szefem podzespołu x2, czasochłonność projektu, zwłaszcza w okresie na dwa tygodnie przed jego realizacją, nieodpowiedzialność i brak zaangażowania części członków zespołu w wykonanie swojej pracy, zależność pracy jednych zespołów od drugich, przez co dezorganizacja pracy w przypadku "zawalenia",

20 bałagan na skrzynce mailowej, krytycyzm. 5. Czy masz jakieś pomysły, które Twoim zdaniem mogłyby wpłynąć na poprawienie jakości organizacji wydarzenia? stworzenie odrębnych maili dla każdego z zespołów x4 usprawnienie komunikacji między koordynatorami poszczególnych grup a jej członkami, a także pomiędzy poszczególnymi zespołami x 3 Rozdzielenie pracy logistycznej na 2 osoby, rozpoczęcie organizacji od zebrania kluczowych szefów zespołów (wrzesień), a dopiero później członków zespołów, Wykonanie wszelkiego rodzaju prac jak najwcześniej się da, tak aby później jedynie wstawić oficjalne informacje, Przeszkolenie szefa promocji z tego o jakie informacje powinien pytać pisząc wiadomość do drukarni tak aby nie tracić czasu i grafik mógł przystąpić od razu do prac, częstsze spotkania w zespołach i całym komitetem, wprowadzenie elementów integracyjnych wewnątrz zespołów, przypomnienie niektórym o kulturze podczas samego wydarzenia, przygotowanie jasnych wytycznych co do tego, co należy robić i w jaki sposób na recepcji, konsekwencje dla uczestników w razie ich niestawienia się, Powinien być zwrot kosztów za paliwo (przy robieniu zakupów) każdy organizator powinien mieć zapewniony obiad na każdy dzień konferencji, Koniecznie ulepszyć system rejestracji. Rozważyć po raz kolejny fakt pobierania opłat za warsztaty - zapewnia to frekwencję. Zapewnić nie pokrywanie się warsztatów, tak aby umożliwić uczestnictwo w jak największej ich liczbie Pozmieniać ankietę ewaluacyjną - w szczególności jeśli dotyczy to social mediów i promocji. Sprawdzać i weryfikować kompetencje osób z komitetu organizacyjnego na długo przed i w ogóle przed rozpoczęciem eventu - praca będzie przebiegała łatwiej." 6. Jak czujesz się po organizacji tegorocznej edycji projektu? Dlaczego tak się czujesz? zadowolona x 7 zmęczona x 6 dumna x 6 zawiedziona brakiem silnego zaangażowania wszystkich członków zespołu x2 2 osoby deklarują chęć wzięcia udziału w organizowaniu konferencji za rok. 2 osoby deklarują oznaki zniechęcenia i niechęci do pracowania nad organizacją tego typu konferencji bądź w takim zespole.