REGIONALNY ZWIĄZEK REWIZYJNY SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWYCH W RADOMIU RADOM, UL. CZACHOWSKIEGO 34 PROTOKÓŁ

Transkrypt

1 REGIONALNY ZWIĄZEK REWIZYJNY SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWYCH W RADOMIU RADOM, UL. CZACHOWSKIEGO 34 PROTOKÓŁ LUSTRACJI przeprowadzonej w: Spółdzielni Mieszkaniowej USTRONIE RADOM, ul. WYŚCIGOWA 19 w okresie: r r. LUSTRATORZY: Henryk ROZMUS posiadający uprawnienia lustracyjne nr 342/95 nadane przez Naczelną Radę Spółdzielczą w Warszawie, Grzegorz ROZMUS - posiadająca uprawnienia lustracyjne nr 4868/02 nadane przez Krajową Radę Spółdzielczą w Warszawie RADOM, dnia 31 Marca 2014r.

2 REGIONALNY ZWIĄZEK REWIZYJNY SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWYCH W RADOMIU RADOM, UL. CZACHOWSKIEGO 34 PROTOKÓŁ z lustracji pełnej Spółdzielni Mieszkaniowej USTRONIE w Radomiu, ul. Wyścigowa 19, RADOM, zwanej dalej Spółdzielnią, przeprowadzonej na podstawie art i pkt. 1 Ustawy Prawo Spółdzielcze z dnia r. (tekst jednolity Dz.U. Nr 54 z 1995 r., poz. 288 z późniejszymi zmianami), oraz umowy zawartej pomiędzy Spółdzielnią a Regionalnym Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowych w Radomiu, w dniu r. A. INFORMACJE WSTĘPNE 1. Lustrację przeprowadzili: a) Henryk ROZMUS posiadający uprawnienia lustracyjne nr 342/95 nadane przez Naczelną Radę Spółdzielczą w Warszawie, b) Grzegorz ROZMUS posiadająca uprawnienia lustracyjne nr 4868/02 nadane przez Krajową Radę Spółdzielczą w Warszawie. 2. Podstawą przeprowadzenia lustracji były UPOWAŻNIENIA do przeprowadzenia lustracji kompleksowej za lata w Spółdzielni Mieszkaniowej USTRONIE w Radomiu, ul. Wyścigowa 19, wystawione przez Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Radomiu, pismami z dnia r. 3. Lustrację przeprowadzono w dostosowaniu do zasad określonych w Ustawie Prawo Spółdzielcze (jedn. tekst z 2003 r. Dz. U. nr 188 poz. 288 z późniejszymi zmianami), Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r. nr 119 poz.1116, z późniejszymi zmianami), "Instrukcji o lustracji organizacji spółdzielczych, stanowiącej załącznik nr 1 do Uchwały nr 9/2010 Zgromadzenia Ogólnego Krajowej Rady Spółdzielczej z dnia 01 lipca 2010 r. 4. O rozpoczęciu i programie lustracji poinformowano Przewodniczącego Rady Nadzorczej Pana Andrzeja Łuczyckiego, za pośrednictwem Zarządu, na początku lustracji. 5. Lustrację przeprowadzono w Biurze Spółdzielni w dniach r r. 6. Lustrację wpisano do książki ewidencji kontroli zewnętrznych prowadzonej przez Spółdzielnię, w poz. 1/

3 B. INFORMACJE OGÓLNE 1. Spółdzielnia Mieszkaniowa USTRONIE w Radomiu powołana została na Zebraniu Założycielskim w dniu r. Na Zebraniu tym uchwalono Statut Spółdzielni, oraz wybrano Zarząd i Radę Nadzorczą. Pierwszej rejestracji i wpisania Statutu dokonano w Sądzie Rejonowym, Wydział Cywilny Rejestr Handlowy w Radomiu, w dniu r. pod nr: RSA Spółdzielnia posiada: Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) nadany przez Urząd Skarbowy w Radomiu, ul. Zbrowskiego 106, w dniu r., Regon nr nadany zaświadczeniem Urzędu Statystycznego w Warszawie, ul. 1 Sierpnia 21, z dnia r., a także : została wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego Sądu Rejonowego dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem: Statutowym celem działalności Spółdzielni, zapisanym w 4 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej USTRONIE w Radomiu, jest zaspakajanie potrzeb mieszkaniowych i innych potrzeb członków oraz ich rodzin, przez dostarczanie członkom samodzielnych lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych, a także lokali o innym przeznaczeniu. 4. Majątek Spółdzielni według bilansu sporządzonego na dzień r. wynosił ,37 zł, średnioroczne zatrudnienie na koniec 2012 r. wynosiło 68,42 etatów. 5. Podczas przeprowadzanej lustracji, w skład Zarządu wchodzili: Piotr SKOCZYLAS Prezes Zarządu, od dnia r., Jerzy DĄBROWSKI Zastępca Prezesa Zarządu ds. Technicznych, od dnia r. Ewa GAJEWSKA Główny Księgowy - Członek Zarządu, od dnia r. 6. W trakcie badania lustracyjnego informacji udzielali Członkowie Zarządu, Główny Księgowy, oraz pracownicy Spółdzielni, stosownie do swoich kompetencji wynikających z zakresów czynności. 3

4 7. Według stanu na dzień r. zgodnie z tabelą o podstawowych danych charakteryzujących działalność Spółdzielni Mieszkaniowej Ustronie w Radomiu, zawartą w załączniku Nr 1 do protokołu lustracji, Spółdzielnia posiadała: > 117 budynków mieszkalnych, > mieszkań ogółem, w tym: > 117 mieszkań lokatorskich, > mieszkań własnościowych, > mieszkań odrębnej własności, > ,28 m² powierzchnia użytkowa zasobów ogółem, w tym: > ,03 m² powierzchnia użytkowa lokali mieszkalnych, > ,25 m² powierzchnia użytkowa lokali o innym przeznaczeniu > członków Spółdzielni ogółem 8. Przeprowadzona lustracja objęła całokształt działalności Spółdzielni za lata według następujących zagadnień: I. Realizacja wniosków z lustracji pełnej przeprowadzonej za lata r. przez Krajową Radę Spółdzielczą w Warszawie, II. Podstawy prawne i zakres działania Spółdzielni, III. Organizacja wewnętrzna i zatrudnienie, IV. Organizacja i działalność organów samorządowych, V. Zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych członków, (zagadnienia członkowsko mieszkaniowe), VI. Gospodarka Zasobami Mieszkaniowymi, VII. Działalność Kulturalno Oświatowa Spółdzielni, VIII. Planowanie działalności statutowej, IX. Rachunkowość i finanse, X. Realizacja Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. 9. Z posiadanej dokumentacji, wynika, że Spółdzielnia regularnie poddaje się lustracji. Poprzednie lustracje pełne przeprowadzone zostały przez : > Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Radomiu, za lata , > Krajową Radę Spółdzielczą w Warszawie i objęły działalność Spółdzielni, za lata

5 C. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE I. REALIZACJA WNIOSKÓW Z LUSTRACJI PEŁNEJ PRZEPROWADZONEJ ZA LATA PRZEZ KRAJOWĄ RADĘ SPÓŁDZIELCZĄ W WARSZAWIE. 1. Stosownie do postanowień art i 240 znowelizowanej Ustawy Prawo Spółdzielcze w Spółdzielni Mieszkaniowej USTRONIE w Radomiu, została przeprowadzona przez Krajową Radę Spółdzielczą w Warszawie, ul. Jasna 1, lustracja pełna działalności Spółdzielni za lata Przedmiotowa lustracja została przeprowadzona w siedzibie Spółdzielni w okresie od r. do r. Z lustracji został sporządzony protokół, który jest dokumentem urzędowym i powinien być udostępniony członkom spółdzielni zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz ocena działalności Spółdzielni na podstawie przeprowadzonej lustracji dokonana przez Zarząd Krajowej Rady Spółdzielczej w Warszawie, wraz z wnioskami polustracyjnymi, przesłana do Spółdzielni za pismem Nr: PR/51/253/10/MGR z dnia r. Kserokopia przedmiotowego pisma stanowi załącznik Nr 2 do protokołu lustracji. 2. W liście polustracyjnym, Krajowa Rada Spółdzielcza oprócz oceny działalności Spółdzielni, zamieściła 11 wniosków, które w jej ocenie, powinny usprawnić działalność Spółdzielni i wyeliminować powstałe niedociągnięcia. 3. Ustalenia z przeprowadzonej lustracji wraz z wnioskami, zostały omówione na posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu r., co zostało uwidocznione i opisane w protokole Rady Nadzorczej, z tego posiedzenia. 4. Zgodnie z postanowieniem zapisanym w art. 93,. 4, Ustawy Prawo Spółdzielcze, Walne Zgromadzenie Członków w dniu r. przyjęło informację o przeprowadzonej lustracji, wraz z wnioskami, zawarte w liście polustracyjnym. Ponadto Walne Zgromadzenie, Uchwałą Nr 14 przyjęło wnioski polustracyjne do realizacji. 5. Zarząd lustrowanej Spółdzielni przedstawił Walnemu Zgromadzeniu Członków w dniu r. sprawozdanie z realizacji wniosków polustracyjnych, które zostało przyjęte Uchwałą Nr 11, a następnie przekazał to sprawozdanie, wraz z Uchwałą Nr 11 w dniu r. podmiotowi przeprowadzającemu lustrację, tj. Krajowej Spółdzielni Mieszkaniowej w Warszawie. Wymienione wyżej dokumenty stanowią załącznik Nr 3 do protokołu lustracji. 6. Kompleksowo sprawdzono faktyczne wykonanie wniosków polustracyjnych z poprzedniej lustracji ze Sprawozdaniem Zarządu i stwierdzono, że realizacja tych wniosków była zgodna z przedstawionym sprawozdaniem. 5

6 II. PODSTAWY PRAWNE I ZAKRES DZIAŁANIA SPÓŁDZIELNI. 1. Podstawę działania Spółdzielni w latach stanowiły Statut dostosowany do znowelizowanej Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych z dnia r., uchwalonym przez Zebranie Przedstawicieli Członków w dniu r., Uchwałą Nr 2 i zarejestrowany w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w Warszawie, w dniu r, Postanowieniem Nr: WA. XIV NS-REJ. KRS/025325/07/340, wraz ze zmianami uchwalonymi przez: Walne Zgromadzenie Członków w częściach, w dniach r i wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego w dniu r. Postanowieniem Nr: WA.XIV.NS-REJ.KRS/021200/09/314, Walne Zgromadzenie Członków w dniu r., Uchwałą Nr 9 i zarejestrowany w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, w dniu r, Postanowieniem Nr: WA.XIV.NS-REJ. KRS/009723/11/195, Walne Zgromadzenie Członków w dniu r., Uchwałą Nr 3 i zarejestrowany w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, w dniu r, Postanowieniem Nr: WA.XIV.NS-REJ. KRS/021158/11/003. Kserokopia załącznika do Uchwały Nr 3 z treścią zmian statutowych, stanowi załącznik Nr 4 do protokołu lustracji. 2. Analiza Statutu tekst jednolity wraz ze zmianami uchwalonymi przez Walne Zgromadzenie Członków w dniu r., wykazała, że jest on dostosowany do przepisów Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych i jej kolejnych nowelizacji, oraz Ustawy Prawo Spółdzielcze. Uwagi lustracji dotyczą następujących kwestii: w obowiązującym Statucie Spółdzielni, w 6, pkt. 2¹, na końcu po słowach oraz z mocy ustawy (art. 26 usm), dopisać: zgodnie z 5, pkt. 2, ppkt. 7 niniejszego Statutu. Należy zauważyć, że przywołany wyżej zapis w 5, pkt. 2, ppkt. 7 Statutu, daje możliwość Spółdzielni zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi nie tylko utworzonymi z zasobów spółdzielczych w ramach przepisów art. 24¹ i art. 26, ale również na podstawie umów innymi wspólnotami w ramach tzw. gospodarki zleconej, co przynosi dodatkowe korzyści finansowe Spółdzielni, w 25, pkt. 2, Statutu., zapisano, że: wybory do organów Spółdzielni, o których mowa w ust. 1 lit. A, B, C, dokonywane są w głosowaniu tajnym spośród nieograniczonej liczby kandydatów. Należy skreślić lit. A, gdyż do organu jakim jest Walne Zgromadzenie Członków, nie ma wyborów i to jeszcze w głosowaniu tajnym, w 31, pkt. 4 Statutu ustalono możliwość wprowadzenia do porządku obrad Walnego Zgromadzenia, dodatkowych spraw wniesionych przez członków Spółdzielni. co jest prawidłowe. Należy zatem w drugim zdaniu o brzmieniu: 6

7 Uzupełniony porządek obrad powinien być podany do wiadomości członkom dopisać w jakim terminie, w 32, pkt. 5 Statutu zapisano dwa przypadki w których do podjęcia prawomocnych uchwał konieczna jest kwalifikowana większość głosów. Zauważyć należy że opisane przypadki nie wyczerpują pełnego katalogu spraw, wynikających z Ustawy Prawo Spółdzielcze, dla podjęcia których wymagana jest kwalifikowana większość głosów. Należy zatem uzupełnić zapisy statutowe o rozwiązania ustawowe w tej sprawie, względnie na początku przedmiotowego punktu zaznaczyć, że kwalifikowana większość głosów wymagana jest między innymi dla podjęcia uchwał, w 41, pkt. 2, ppkt. 23 Statutu ustalono możliwość podejmowania : uchwał w sprawie zwiększenia obciążenia właścicieli lokali użytkowych powinno być: lokali o innym przeznaczeniu z tytułu utrzymania nieruchomości wspólnej - przez Radę Nadzorczą, co jest nieprawidłowe. W ocenie lustracji właściwym zapisem byłby zapis następującej treści: podejmowanie uchwał w sprawie zmian wysokości obciążeń właścicieli lokali o innym przeznaczeniu z tytułu utrzymania nieruchomości wspólnej. w 41, pkt. 2, ppkt. 25 Statutu zapisano nieprawidłowo uprawnienie Rady Nadzorczej do wyboru biegłego rewidenta do przeprowadzania badania sprawozdania finansowego, gdyż stosownie do przepisów Ustawy o rachunkowości z dnia , z późniejszymi zmianami, oraz Ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie z dnia , z późniejszymi zmianami, Rada Nadzorcza upoważniona jest do wyboru tylko podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, który to podmiot na podstawie zawartej umowy ze Spółdzielnią deleguje biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego. Należy dokonać zmiany zapisów statutowych, w 41, pkt. 2, ppkt. 26 Statutu zapisano nieprawidłowo uprawnienie Rady Nadzorczej do wyboru lustratorów do przeprowadzenia lustracji. Stosownie bowiem do przepisów art. 91, 3, Ustawy Prawo Spółdzielcze Lustrację przeprowadzają właściwe związki rewizyjne w spółdzielniach w nich zrzeszonych. Spółdzielnie niezrzeszone zlecają odpłatnie przeprowadzenie lustracji wybranemu związkowi rewizyjnemu lub Krajowej Radzie Spółdzielczej - i dalej w art. 91, 4 Ustawy Prawo Spółdzielcze zapisano że: Lustratora wyznacza związek rewizyjny, w którym spółdzielnia jest zrzeszona, lub Krajowa Rada Spółdzielcza. Zatem mając na uwadze powyższe wyjaśnienia, zapisana treść w 41, pkt. 2, ppkt. 26 Statutu, powinna być skreślona. w 45, pkt 2 Statutu zapisano, że: W pracach komisji Rady mogą uczestniczyć za zgodą Rady Nadzorczej osoby nie będące członkami Rady należy dopisać: za wyjątkiem Komisji Rewizyjnej. Wybór członków Rady Nadzorczej, w głosowaniu tajnym, daje upoważnienie do przeglądania różnego rodzaju dokumentów, do których ze względu na tajemnice firmy, lub też ochronę danych osobowych nie mogą mieć dostępu osoby nieupoważnione, tj nie wybrane do Rady Nadzorczej. Ponadto dokumenty do których ma wgląd Komisja Rewizyjna, celem oceny sytuacji finansowej i majątkowej, znacznie przekracza katalog dokumentów do których może mieć wgląd członek Spółdzielni zgodnie z art. 8¹ Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. w 54, pkt 7 Statutu. jest zapis że: o uchyleniu zawieszenia lub odwołania zawieszonego członka Rady Nadzorczej rozstrzyga Walne Zgromadzenie, które Zarząd zwołuje w terminie 3 miesięcy od daty zawieszenia w czynnościach członka 7

8 Rady. Należy zauważyć, że w 37 Statutu, zapisano, że: Rada Nadzorcza składa się z 17 osób, wybranych przez Walne Zgromadzenie spośród członków Spółdzielni, tak więc w przypadku zawieszenia członka Rady Nadzorczej w sytuacji działalności konkurencyjnej, Zarząd Spółdzielni zobowiązany jest zwołać w terminie 3 miesięcy Walne Zgromadzenie Członków, na rozpatrzenie tylko tego jednego punktu porządku obrad. Biorąc zatem pod uwagę koszty zwołania Walnego Zgromadzenia, należy rozważyć zmianę tego zapisu, np. na: W przypadku zawieszenia członka Rady Nadzorczej naruszającego zakaz konkurencji, najbliższe Walne Zgromadzenie Członków rozstrzyga o uchyleniu zawieszenia bądź odwołaniu zawieszonego członka Rady. zapisy zawarte w 92 Statutu, należy przeredagować w taki sposób, aby były zgodne z postanowieniami art. 27, ust. 5 Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, z którego wynika, że jeżeli właściciel lokalu wyodrębnionego zalega długotrwale z zapłatą należnych opłat eksploatacyjnych, lub wykracza w sposób rażący albo uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu, albo też przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali lub nieruchomości wspólnej uciążliwym, spółdzielnia mieszkaniowa może w trybie procesu żądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji na podstawie Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji z nieruchomości. Z żądaniem takim występuje Zarząd Spółdzielni na wniosek większości właścicieli lokali w budynku lub budynkach położonych w obrębie danej nieruchomości, a nie na wniosek większości lokatorów lub użytkowników lokali jak zapisano w Statucie. w obowiązującym Statucie Spółdzielni, w 81, pkt. 4, 82, pkt. 1, 83, pkt 1, oraz w 95, pkt. 1 i pkt. 4, 103, pkt. 1 i innych, jest mowa o lokalach użytkowych, choć prawidłowa nazwa tych lokali zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, powinna brzmieć: lokale o innym przeznaczeniu, Należy wykreślić postanowienia zapisane w 101, pkt 2, oraz 114 Statutu, który stanowi, że nie można przenosić na odrębną własność lokali o charakterze spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu, wybudowane ze środków Krajowego Funduszu Mieszkaniowego, gdyż Ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 o zmianie ustawy o niektórych formach popierania budownictwa mieszkaniowego oraz ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych daje możliwość wyodrębnienia i sprzedaży lokali mieszkalnych wybudowanych przez towarzystwa budownictwa społecznego i spółdzielnie mieszkaniowe przy wykorzystaniu kredytu udzielonego przez Bank Gospodarstwa Krajowego. Rozdział IV Statutu, dotyczący przekształcenia spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu ze względu na zmiany przepisów ustawowych, należy dokonać aktualizacji. 3. W okresie objętym lustracją Rada Nadzorcza wykonując swoją funkcję stanowiącą prawo wewnętrzne, uchwaliła i dostosowała regulaminy do aktualnego Statutu. Regulaminy te są niezbędne do prawidłowej działalności Spółdzielni i rozliczeń z członkami. Uchwalono łącznie 22 regulaminy, w tym 17 regulaminów przez Radę Nadzorczą, oraz 5 regulaminów przez Zarząd Spółdzielni, według zestawienia zamieszczonego niżej: Regulamin przeprowadzania przetargów na pierwszeństwo ustanawiania tytułów prawnych do lokali wolnych w sensie prawnych uchwalony w dniu r., Uchwałą Nr 7/II, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu r, Uchwalą Nr 134, Regulamin działalności społecznej, kulturalnej i oświatowej uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 10/II, 8

9 Regulamin wymiany stolarki okiennej w Spółdzielni Mieszkaniowej Ustronie uchwalony w dniu , Uchwałą Nr 11/II, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu r, Uchwałą Nr 18/II, Regulamin określający zasady rozliczania przychodów i kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi, oraz zasady ustalania opłat za lokale uchwalony w dniu 23.02,2010.r, Uchwałą Nr 12/II, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu r, Uchwałą Nr 21/II, w dniu r, Uchwałą Nr 46/II, w dniu , Uchwałą Nr 16, w dniu 31.o1.2012, Uchwałą Nr 1, oraz z dniu r. Uchwałą Nr 39, Regulamin Komisji Statutowej uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 17/II, Regulamin Komisji Technicznej Utrzymania Zasobów Mieszkaniowych Rady Nadzorczej uchwalony w dniu r., Uchwałą Nr 18/II,. Regulamin Komisji społeczno kulturalnej Rady Nadzorczej uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 19/II, Regulamin Komisji ds. termomodernizacji i ciepłownictwa SM Ustronie uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 20/II, Regulamin rozliczania kosztów dostawy zimnej wody i odprowadzania ścieków uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 21/II, Regulamin Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 26/II, Regulamin rozliczania kosztów dostawy ciepła do budynków, kosztów dokonywania rozliczeń z użytkownikami lokali za centralne ogrzewanie i podgrzania wody w Spółdzielni Mieszkaniowej Ustronie uchwalony w dniu r, Uchwałą 47/II, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu r, Uchwałą Nr 2, Regulamin odstąpienia od dochodzenia wierzytelności odsetkowych z tytułu nieterminowego wnoszenia opłat należnych Spółdzielni Mieszkaniowej Ustronie uchwalony w dniu r., Uchwałą Nr 90, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu r, Uchwałą Nr 135, Regulamin windykacji należności Spółdzielni Mieszkaniowej Ustronie uchwalony w dniu r., Uchwałą Nr 91, Regulamin Zarządu uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 14, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu r, Uchwałą Nr 98, Regulamin tworzenia i wykorzystania funduszu remontowego w SM Ustronie uchwalony w dniu r., Uchwałą Nr 96, Regulamin tworzenia i gospodarowania funduszem zasobowym uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 97, Regulamin zlecania dostaw i usług obcym wykonawcom uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 29, a ponadto Zarząd Spółdzielni uchwalił : Regulamin zasad wykorzystania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 430, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu ,r, Uchwałą Nr 248, Regulamin dotyczący praw członków SM Ustronie w zakresie uzyskiwania odpisów i kopii dokumentów określonych w art. 8¹ u.s.m. oraz kosztów uzyskiwania uchwalony w dniu r., Uchwałą Nr 184, Regulamin gospodarki odzieżą roboczą, ochronną i sprzętu ochrony osobistej oraz wyposażenia technicznego uchwalony w dniu , Uchwałą Nr 158, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu , Uchwałą Nr 214, 9

10 Regulamin wynagradzania pracowników Spółdzielni za windykowanie należności Spółdzielni poza godzinami pracy oraz przyznawania nagród dla pracowników S.M. Ustronie uchwalony w dniu r., Uchwałą Nr 115, Regulamin Organizacyjny uchwalony w dniu r, Uchwałą Nr 116, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu r, Uchwałą Nr 74. Należy zaznaczyć, że kompetencje statutowe w zakresie uchwalania poszczególnych regulaminów przez wymienione wyżej organy samorządowe Spółdzielni, zostały zachowane, za wyjątkiem Regulaminu Organizacyjnego, który jako element struktury organizacyjnej powinien być uchwalony przez Radę Nadzorczą, a nie przez Zarząd Spółdzielni, co wynika z. 41, ust. 2, pkt. 6 Statutu Spółdzielni, oraz Regulaminu dotyczącego praw członków SM Ustronie w zakresie uzyskiwania odpisów i kopii dokumentów określonych w art. 8¹ u.s.m. oraz kosztów uzyskiwania który powinien być również uchwalony przez Radę Nadzorczą. Wynika to z zapisu z 41, ust. 2, pkt. 11 obowiązującego Statutu Spółdzielni, w którym zapisano, że do kompetencji Rady Nadzorczej należy: uchwalanie innych regulaminów nie zastrzeżonych do właściwości Rady Nadzorczej. Pozostałe regulaminy wyszczególnione wyżej, uchwalił Zarząd Spółdzielni, jako pracodawca, co wynika z odrębnych przepisów. Jak oświadczył Prezes Zarządu, w trakcie opracowywania jest regulaminu zasad gospodarki finansowej Spółdzielni, który wynika z 41, ust. 2, pkt. 16 obowiązującego Statutu Spółdzielni, Uchwalone uprzednio regulaminy, wraz z aneksami, w sposób prawidłowy zabezpieczają interesy Spółdzielni i jej członków. Wykaz obowiązujących regulaminów, stanowi załącznik Nr 5 do protokołu lustracji. 4. Celem działalności Spółdzielni, zawartym w 4 aktualnie obowiązującego Statutu, uchwalonego przez Walne Zgromadzenie Członków w dniu r., Uchwałą Nr 3 jest: zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych i innych potrzeb członków oraz ich rodzin, przez dostarczanie członkom samodzielnych lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych a także lokali o innym przeznaczeniu. Natomiast przedmiotem działalności Spółdzielni określonym w 5 pkt. 1 przedmiotowego Statutu jest: kupno i sprzedaż nieruchomości na własny rachunek, wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie, działalność związana z kulturą, rekreacją i sportem, Przedmiot działalności zapisany wyżej, jak zapisano w 5 pkt. 2 Statutu, Spółdzielnia realizuje poprzez: budowanie lub nabywanie budynków w celu ustanawiania na rzecz członków odrębnej własności znajdujących się w tych budynkach lokali mieszkalnych lub lokali o innym przeznaczeniu, budowanie lub nabywanie budynków w celu wynajmowania znajdujących się w tych budynkach lokali mieszkalnych lub lokali o innym przeznaczeniu, 10

11 budowanie lub nabywanie budynków w celu sprzedaży znajdujących się w tych budynkach lokali mieszkalnych lub lokali o innym przeznaczeniu, zarządzanie nieruchomościami stanowiącymi własność Spółdzielni, zarządzanie nieruchomościami stanowiącymi własność członków Spółdzielni, zarządzanie nieruchomościami nie stanowiącymi jej mienia lub mienia jej członków na podstawie umowy zawartej z właścicielem (współwłaścicielem) tej nieruchomości, prowadzenie działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej, nabywanie potrzebnych jej terenów na własność lub użytkowanie wieczyste, wydzierżawianie gruntów stanowiących jej własność lub będących w jej użytkowaniu wieczystym, zaciąganie kredytów na działalność bieżącą oraz na realizację przedsięwzięć inwestycyjno budowlanych Spółdzielni, Ponadto, dla realizacji zadań określonych w 5 Statutu, Spółdzielnia: prowadzi działalność inwestycyjną, zarządza nieruchomościami stanowiącymi własność Spółdzielni, jak również nieruchomościami stanowiącymi własność członków Spółdzielni, zarządza nieruchomościami wspólnot na podstawie art. 27, ust. 2 Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, jako zarząd powierzony, lub na podstawie zawartych umów ze wspólnotami powstałymi na mocy uchwały właścicieli (art. 24¹ usm) oraz z mocy ustawy (art. 26 usm). Prowadzi działalność społeczną, oświatową i kulturalną. Tak więc cel, jak również przedmiot działania Spółdzielni jest zgodny z wymogami Ustawy Prawo Spółdzielcze, oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, z późniejszymi zmianami, a w szczególności z jej nowelizacją z dnia r. 5. Faktycznym obszarem działania Spółdzielni jest miasto Radom. 6. W okresie objętym lustracją, Spółdzielnia nie płaciła składek na rzecz Krajowej Rady Spółdzielczej, zgodnie z art. 259 i art. 266 Ustawy Prawo Spółdzielcze. Składki te za lata 2010, 2011, 2012, w wysokości zł. 360,00 za każdy rok, Spółdzielnia zapłaciła w dniu r., zatem wniosków w tej sprawie nie wydano. III. ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA I ZATRUDNIENIE. 1. W okresie objętym lustracją w Spółdzielni corocznie zatwierdzany był schemat organizacyjny wraz z planem etatów, przez Radę Nadzorczą i tak: - na rok Uchwałą Nr 131 w dniu r. - na rok Uchwałą Nr 31 w dniu r.- obowiązuje od dnia r. - na rok Uchwałą Nr 76/II w dniu r. - na rok Uchwałą Nr 85 w dniu r.- obowiązuje od dnia r. - na rok Uchwałą Nr 94 w dniu r.- obowiązuje od dnia 11

12 r. anulowanie Uchwały Nr 85, 2. Zatrudnienie w latach w stosunku do założeń planowych wynosiło: w etatach: Lp. Zatrudnienie a) b) 2 a) b) 3 a) b) Planowane wg. struktury organizacyjnej w tym: na stanowiskach nierobotniczych na stanowiskach robotniczych Wykonanie wg. sprawozdawczości w tym: na stanowiskach nierobotniczych na stanowiskach robotniczych Rozliczenie zatrudnienia w stosunku do planowanej struktury organizacyjnej przekroczenie oszczędność 102,40 64,40 38,00 103,69 67,44 36,25 1,29-84,00 58,00 26,00 90,04 61,08 28,96 6,04-66,00 57,00 9,00 68,42 57,50 10,92 2,42 - Jak wynika z powyższej tabeli w latach objętych lustracją zatrudnienie było wyższe niż planowane. W latach objętych lustracją, Organy Spółdzielni, a to Rada Nadzorcza i Zarząd Spółdzielni, podejmowały działania, dokonując zmian organizacyjnych i restrukturyzacji zatrudnienia, którego celem miało być obniżenie zatrudnienia pracowników w Spółdzielni. W tym okresie dokonano też prywatyzacji pracowników fizycznych - konserwatorów, powołując spółkę pracowniczą. Przekroczenie wykonania planu zatrudnienia związane było z porządkowaniem stanu osobowego pracowników w związku z okresami wypowiedzenia pracownikom umów o pracę. 3. Zbadano prawidłowość prowadzenia, oraz kompletność akt osobowych pracowników zatrudnionych aktualnie w Spółdzielni, a to: > Prezesa Zarządu, > Członka Zarządu ds. Technicznych, > Członka Zarządu ds. Ekonomicznych Głównego Księgowego, > Zastępcy Głównego Księgowego, Kierownika Działu Księgowo Finansowego, > Kierownika Działu Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi, > Kierownika Działu Rozliczeń Czynszowych, > Kierownika Działu Organizacyjnego, > Kierownika Działu Członkowsko Mieszkaniowego, > Kierownika Działu Windykacji, > Specjalisty ds. Kadr, > Specjalista ds. likwidatury i obrotu magazynowego, > Inspektor ds. administracyjno technicznych. co stanowi 18,18% ogółu zatrudnionych. Na podstawie przeglądu akt osobowych pracowników jak wyżej stwierdzono: > w aktach osobowych znajdują się dokumenty dotyczące: 12

13 a) nawiązania stosunku pracy tj. kwestionariusz osobowy, kserokopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy, świadectw szkolnych i innych dokumentów kwalifikacyjnych, b) przebiegu zatrudnienia - umowy o pracę, zakresy czynności, zapytania o niekaralność, itp. > akta osobowe pracowników nie zostały skompletowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników (Dz. U. Nr 62/96, poz. 286) brak jest bowiem ułożenia akt w poszczególnych częściach, numeracji i wykazu akt, kserokopie świadectw pracy, nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem. > akta osobowe pracowników przechowywane były w szafach metalowych, zamykanych na zamki patentowe. 4. Analiza badanych akt osobowych pracowników, oraz pozostałej dokumentacji kadrowej wykazała, że: > pracownicy Spółdzielni posiadają aktualne zakresy czynności, > pracownicy zatrudnieni w Spółdzielni, posiadają aktualne świadectwa o zdolności do pracy, na obowiązujących drukach, > wszyscy członkowie Zarządu posiadają wyciągi z rejestru skazanych o niekaralności, > osoby pełniące funkcje Kasjera i Magazyniera, w aktach osobowych posiada: < oświadczenia o odpowiedzialności majątkowej < wyciągi z rejestru skazanych magazynier, > podpisane oświadczenia o : < przyjęciu do wiadomości regulaminu pracy, < przyjęciu informacji zawierającej obowiązujące normy prawne dotyczące równego traktowania pracowników w zatrudnieniu, < zapoznaniu się z arkuszem ryzyka zawodowego na danym stanowisku pracy > ewidencja czasu pracy oraz ewidencja urlopów prowadzona jest komputerowo. Analiza wydruków komputerowych wskazuje na fakt iż ewidencja ta prowadzona jest na bieżąco. Na dzień zaległe urlopy posiada dwóch pracowników, w wymiarze 7 i 14 dni. Do dnia zakończenia lustracji, jak oświadczyła Specjalista ds. Kadr, zaległe urlopy zostały już wykorzystane. Listy obecności znajdujące się w poszczególnych jednostkach organizacyjnych (administracjach), oraz siedzibie Spółdzielni, podpisywane są na bieżąco, również książka wyjść służbowych jest prowadzona na bieżąco w siedzibie Spółdzielni. 5. Pracownicy zatrudnieni w Spółdzielni pracują na stanowiskach, które w zasadzie odpowiadają ich wykształceniu, oraz dotychczasowej często długoletniej pracy. Uczestniczą również w szkoleniach branżowych podnoszących kwalifikacje zawodowe. Należy więc uznać, że posiadają kwalifikacje do wykonywania powierzonych im obowiązków. 13

14 6. W zakresie unormowań regulaminowych Spółdzielnia posiada: > Regulamin Organizacyjny uchwalony przez Zarząd Spółdzielni w dniu r., następny uchwalony po zmianach organizacyjnych i restrukturyzacji w dniu r, Uchwałą Nr 116, wraz ze zmianami uchwalonymi w dniu r, Uchwałą Nr 74. Zawiera ramowe zakresy obowiązków i uprawnień poszczególnych działów Spółdzielni i etatów samodzielnych. Regulamin ten, jako jeden z elementów struktury organizacyjnej, powinien, zgodnie z kompetencjami, zostać uchwalony przez Radę Nadzorczą. > Regulamin Pracy - uchwalony przez Zarząd Spółdzielni w dniu r., Uchwałą Nr 46, opracowany w uzgodnieniu z organizacją związkową W dokumentacji kadrowej znajduje się jeszcze jeden Regulamin Pracy w którym zapisano że: Regulamin niniejszy został ustalony w uzgodnieniu z reprezentującymi pracowników zakładowymi organizacjami związkowymi., oraz że: Regulamin wchodzi w życie po upływie 14 dni od daty jego ogłoszenia tj. od dnia 05 marca 2007 i obowiązuje do czasu jego zmiany. Należy zaznaczyć, że Regulamin ten nie został uchwalony przez Zarząd Spółdzielni. Analiza przedstawionych wyżej Regulaminów Pracy wykazała, że ze względu na zmiany przepisów Ustawy Kodeks Pracy, wymagają aktualizacji. > Regulamin zasad wykorzystania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - uchwalony przez Zarząd Spółdzielni w dniu r, Uchwałą Nr 20, następny uchwalony przez Zarząd w dniu r, Uchwałą Nr 430, wraz z Aneksem uchwalonym w dniu r., Uchwałą Nr 248. Został sporządzony zgodnie z wymogami Ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych i uzgodniony z organizacjami związkowymi działającymi w Spółdzielni. 7. Bezpieczeństwo i Higiena Pracy. W latach objętych lustracją, zagadnienia BHP w Spółdzielni, prowadzi firma zewnętrzna. Sporządzane były harmonogramy szkoleń dla pracowników i kadry kierowniczej, oraz programy zatwierdzane każdorazowo przez Prezesa Spółdzielni. Przeprowadzono szkolenia okresowe dla pracowników administracyjno biurowych w miesiącu Kwietniu Natomiast pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych odbyli szkolenie okresowe w miesiącu Listopadzie Przeprowadzone szkolenia i wydane zaświadczenia są zgodne z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia w sprawie szczegółowych zasad szkolenia w dziedzinie BHP, zmienione od Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia w sprawie szkoleń BHP. Wszyscy pracownicy posiadają aktualne szkolenia BHP, świadectwa ze szkoleń przechowywane w aktach osobowych pracowników. Na bieżąco są weryfikowane i dostosowane do potrzeb Spółdzielni arkusze oceny ryzyka zawodowego i zagrożeń występujących na stanowiskach pracy. Pracownicy zostali poinformowani o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą, oświadczenia pracowników znajdują się w aktach osobowych pracowników. 14

15 Zgodnie z przepisami art. 2 i 4 Ustawy Kodeks Pracy, w Spółdzielni opracowane były aktualne tabele odzieży roboczej i ochronnej, na poszczególnych stanowiskach pracy i częstotliwość używania, oraz tabele przydziałów środków czystości na poszczególne pracowników zatwierdzone przez Prezesa Zarządu. Brak uwag lustracji. Prowadzone są indywidualne karty ewidencji wyposażenia dla każdego pracownika. Stosuje się również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za przedłużenie używalności odzieży (wg. średnioważonych cen z firm handlowych, co roku zatwierdzane przez Prezesa Zarządu), oraz ekwiwalentu za pranie i konserwację odzieży, zgodnie z 8.1 Regulaminem gospodarki odzieżą roboczą i ochronną, oraz sprzętem ochronnym, Ponadto Spółdzielnia zapewnia pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorem ekranowym profilaktyczną opiekę zdrowotną w zakresach określonych w przepisach. Pracownikom którym przysługuje refundacja kosztów zakupu szkieł leczniczych, uzyskują taką refundację jednorazowo co dwa lata w kwocie zł. 250,00. Refundacja taka następuje na pisemny wniosek pracownika złożony wraz z odpowiednim zaświadczeniem lekarskim zawierającym wskazania posiadania przez pracownika szkieł leczniczych przy pracy z komputerem. Na podstawie dokumentów znajdujących się w Spółdzielni, ustalono, że: > w roku 2010 zrefundowano szkła lecznicze dla 10 pracowników, > w roku 2011 przedmiotową refundacją objęto 8 pracowników, > w roku 2012 zrefundowano szkła lecznicze dla 11 pracowników. W Spółdzielni prowadzone są rejestry wypadków przy pracy, oraz w drodze do pracy W latach objętych lustracją miały miejsce: wypadki przy pracy : < w roku wypadki przy pracy, < w roku wypadki przy pracy, < w roku 2012 wypadków przy pracy nie odnotowano. Szczegółowe informacje dotyczące wypadków przy pracy, zamieszczono w rejestrze, stanowiącym załącznik Nr 6 do protokołu lustracji. Analizą objęto dokumentację z wypadków przy pracy z roku Dokumentacja kompletna, szczegółowa, uwag nie nasuwa. 8. Stosownie do postanowień art. 241²³ Kodeksu Pracy, lustrowana Spółdzielnia posiada: Układ Zbiorowy Pracy zawarty w dniu r, wraz z Protokołami Dodatkowymi : Nr 1 z dnia ,r. zarejestrowanym w dniu r, oraz Nr 2 z dnia r. i wpisanym do rejestru zakładowych układów zbiorowych pracy w dniu r., pomiędzy Zarządem Spółdzielni Mieszkaniowej Ustronie w Radomiu a Komisją Zakładową Niezależnego Samorządnego Związku Zawodowego Solidarność przy Spółdzielni Mieszkaniowej Ustronie w Radomiu, oraz Związkiem Zawodowym Pracowników Spółdzielni Mieszkaniowej Ustronie w Radomiu, zarejestrowanym w Państwowej Inspekcji Pracy, Okręgowy Inspektorat Pracy w 15

16 Warszawie w dniu pod Nr U-CCCLXXIV/5. Pismem z dnia r., Nr : WaP/15165/ /2007 Okręgowy Inspektorat Pracy w Warszawie powiadomił Spółdzielnię, o rozwiązaniu z dniem r. za porozumieniem stron zakładowego układu zbiorowego pracy nr U-CCCLXXI, zarejestrowanego w O.I.P. w Kielcach, oraz wpisania do rejestru zakładowych układów zbiorowych pracy, Porozumienia zawartego w dniu r. Aktualnie obowiązujący Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy, obejmuje przepisy dotyczące: < postanowień ogólnych, < form wynagradzania, < wynagrodzeń zasadniczych pracowników, < dodatków do wynagrodzeń zasadniczych pracowników, < dodatków stażowych, < nagród i innych świadczeń, Załączniki do Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy stanowią: < taryfikator kwalifikacyjny pracowników na stanowiskach pracowniczych, < taryfikator kwalifikacyjny pracowników na stanowiskach nierobotniczych, < miesięczne płace zasadnicze pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, < wykaz stanowisk pracy wykonywanych w warunkach szkodliwych, < regulamin ustalania i wypłacania nagród jubileuszowych. Przedstawione wyżej zasady wynagradzania pracowników, od strony merytorycznej uwag nie nasuwają. W dniu r, Rada Nadzorcza Spółdzielni podjęła Uchwałę Nr 99 w sprawie uchwalenia Zasad Wynagradzania Członków Zarządu, które obowiązywały od r. Wcześniej obowiązywały tylko pojedyncze Uchwały Rady Nadzorczej o wysokości wynagrodzeń poszczególnych Członków Zarządu. Zatem Zasad Wynagradzania Członków Zarządu, opracowanych w latach wcześniejszych, nie było. Uchwała Nr 99 Rady Nadzorczej, w swej treści zawiera zasady ustalania i wypłaty wynagrodzeń zasadniczych, oraz nagród rocznych. Zasady Wynagradzania Członków Zarządu nie zawierają postanowień co do zasad i wysokości wypłaty nagród jubileuszowych, oraz odpraw emerytalno rentowych dla Członków Zarządu. Należy zatem uzupełnić. 9. Przeprowadzono kontrolę zgodności naliczania wynagrodzeń z postanowieniami wyżej omawianych regulaminów, oraz przyznanymi stawkami osobistego zaszeregowania w angażach za IV kwartał Uwag nie wniesiono. 10.Dokumentacja płacowa prowadzona czytelnie. Listy płac, listy zasiłków chorobowych sporządzane są właściwie. Kartoteki płacowe pracowników, prowadzone na bieżąco. Spełniają wymogi związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Na 16

17 bieżąco odprowadzane są zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, oraz sporządzane deklaracje PIT-4, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także składki na ubezpieczenie społeczne pracowników. 11.W latach środki na wynagrodzenia były zatwierdzone przez Radę Nadzorczą. Plan wynagrodzeń był jednym z elementów rocznego planu finansowogospodarczego Spółdzielni. Wykonanie funduszu płac za lata objęte lustracją, na tle założeń planowanych przedstawia się następująco: Wyszczególnienie Plan Wykonanie % wykonania Rok 2010 Osobowy fun.płac , ,32 98,23 % Bezosob.fun.płac , ,35 97,34 % Razem wynagrodzenia , ,67 98,20 % Rok 2011 Osobowy fun.płac , ,09 99,83 % Bezosob.fun.płac , ,97 90,39 % Razem wynagrodzenia , ,06 99,44 % Rok 2012 Osobowy fun.płac , ,32 96,17 % Bezosob.fun.płac , ,21 99,96 % Razem wynagrodzenia , ,53 96,37 % Wykonanie funduszu płac ogółem, wykazuje w latach : / zmniejszenie o 11,83 %, / zmniejszenie o 15,24 %, / zmniejszenie o 25,27 %. Z powyższego zestawienia wynika, że: > wykonanie ogółem funduszu płac, w latach objętych lustracją, kształtowało się poniżej założeń planowanych, to samo dotyczy osobowego i bezosobowego funduszu płac, > systematyczne zmniejszanie funduszu płac, w latach objętych lustracją, związane było ze zmianami organizacyjnymi i restrukturyzacją zatrudnienia, co opisano wyżej. 12. Stosownie do przepisów Ustawy z dnia r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101/2002, poz. 926 z późniejszymi zmianami), spółdzielnie mieszkaniowe zobowiązane są do prowadzenia dokumentacji ochrony danych osobowych, co wynika z art. 36² znowelizowanej Ustawy o ochronie danych osobowych. Sposób prowadzenia i zakres dokumentacji wynika z Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. ( Dz. U. Nr 100/2004, poz ). 17

18 powyższe zagadnienia zostały uregulowane w Spółdzielni w następujących dokumentach: Polityka Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych uchwalona przez Zarząd Spółdzielni w dniu r. w której zostały określone podstawowe zasady właściwego zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Zawarte w niej postanowienia dotyczą: zarządzania ochroną danych osobowych, upoważnień do przetwarzania danych osobowych, ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, obszarów przetwarzania danych osobowych, wykazów i opisów zbiorów danych osobowych, sposobu przepływu danych pomiędzy poszczególnymi zbiorami, powierzania przetwarzania danych osobowych, udostępniania danych osobowych, środków technicznych i organizacyjnych służących ochronie danych osobowych. Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych uchwalona przez Zarząd Spółdzielni w dniu r. w której zostały zawarte postanowienia dotyczące: definicji podstawowych pojęć i dokumentów służących danych osobowych, zabezpieczenia danych osobowych w systemach informatycznych, obowiązków użytkowników systemu, nadawania, zmian lub usuwania uprawnień w systemach informatycznych, metod i środków uwierzytelniania w systemie informatycznym, haseł w systemach informatycznych, rozpoczęcia, zawieszania i zakończenia pracy w systemie, sporządzania kopii zapasowych, przechowywania nośników elektronicznych zawierających dane osobowe, ochrony systemu przed działaniem szkodliwego oprogramowania, zasad monitorowania, przeglądu i konserwacji systemu, przetwarzania danych poza obszarem przetwarzania, zasad komunikacji w sieci teleinformatycznej. 13. Dokonano badania przestrzegania przepisów ustawy z roku o ochronie danych osobowych i stwierdzono, że gromadzone i przetwarzane dane osobowe użytkowników lokali i pracowników w lustrowanej Spółdzielni są należycie chronione przed wglądem osób nieuprawnionych. Szafy z aktami członków są zamknięte, dane na nośnikach elektronicznych zabezpieczone należycie. Komputery posiadają hasła indywidualne. Każdy pracownik uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych w określonym zakresie. 14. Załatwianie skarg i wniosków członków. W ramach skarg i wniosków Prezes Spółdzielni, lub inny wyznaczony przez niego Członek Zarządu przyjmują członków w każdy poniedziałek w godz. 15ºº - 17ºº. Rada Nadzorcza pełni dyżury w każdy poniedziałek w godz. 15³º - 17ºº. Podczas dyżurów 18

19 pełnionych przez Zarząd, w latach , złożono ogółem 239 wniosków, w tym: > z Jednostki A 40 wniosków, > z Jednostki B 20 wniosków, > z Jednostki C 39 wniosków, > z Jednostki M 36 wniosków, > z Jednostki P 104 wnioski Informacja o pełnionych dyżurach znajduje się na tablicach informacyjnych w siedzibie Spółdzielni, w administracjach osiedlowych, oraz budynkach Spółdzielni. Wpływające skargi i wnioski na piśmie, odnotowywane były w Książkach Korespondencji Przychodzącej. Wiele pism, szczególnie związanych z rozliczaniem mediów komunalnych od członków Spółdzielni wpływa do Rady Nadzorczej. Kierowane są one do właściwych Komisji branżowych, które na swoich posiedzeniach dokonują analizy treści merytorycznej tych pism i przekazują odpowiedzi członkom Spółdzielni. Lustratorzy dokonali analizy sposobu załatwiania skarg i wniosków wpływających do Komisji Termomodernizacji i Ciepłownictwa Rady Nadzorczej Spółdzielni za okres od dnia r. do dnia r. Przeważająca większość pism członków dotyczyła uwag, wniosków i skarg na system rozliczeń centralnego ogrzewania ich mieszkań, oraz konieczności dokonywania dopłat z tego tytułu. Rozpatrywane pisma oraz udzielane odpowiedzi, w ocenie lustracji były merytorycznie prawidłowe. Uwag nie wniesiono. Jak oświadczył Prezes Zarządu, sprawy zgłaszane przez członków do Zarządu Spółdzielni, były na bieżąco załatwiane, a występujące usterki usuwane. Wnioski poszczególnych członków wnoszone do Spółdzielni pisemnie, Zarząd rozpatrywał na swoich posiedzeniach, ustosunkowując się do każdej sytuacji odrębnie, w terminach określonych w 58 Statutu Spółdzielni. Dla sprawniejszej obsługi członków, w zakresie załatwiania skarg i wniosków w ramach postępowania wewnątrzspółdzielczego, zapisanego w Statucie, wskazanym byłoby: opracowanie i uchwalenie Regulaminu przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, który określać będzie ramowy sposób postępowania przy załatwianiu skarg i wniosków członków w ustalonych terminach, przez organy Spółdzielni uprawnione do załatwiania tych skarg i wniosków. Potrzeba posiadania takiego regulaminu wynika również z przepisów Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 rok w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. założenie Rejestru Skarg i Wniosków w którym to rejestrze odnotowywać się będzie dane osoby występującej ze sprawą, nazwisko osoby przyjmującej zgłoszenie oraz sposób i termin załatwienia sprawy. 19

20 IV. ORGANIZACJA I DZIAŁALNOŚĆ ORGANÓW SAMORZĄDOWYCH. 1. Zgodnie z 25 aktualnie obowiązującego Statutu, organami Spółdzielni są: a) Walne Zgromadzenie Członków, b) Rada Nadzorcza, c) Zarząd A. WALNE ZGROMADENIE CZŁONKÓW. 1. Zgodnie z 26 Statutu, Walne Zgromadzenie Członków jest najwyższym organem Spółdzielni. W obowiązujących Statutach w latach , paragrafy - 26 do 35 określają właściwości Walnego Zgromadzenia, zasady jego zwoływania, uczestnictwa członków, obradowania, głosowania, podejmowania uchwał oraz zakończenia obrad. 2. W badanym okresie, w Spółdzielni odbyły się Walne Zgromadzenia Członków: > w roku 2010 podzielone na pięć części, > w latach 2011, 2012 Walne Zgromadzenia bez podziału na części. 3. Walne Zgromadzenie Członków podzielone na części w roku 2010 obejmowały: I część Jednostkę A ul. PCK, Grenadierów, Komandosów, Gagarina, Placową, Staroopatowską odbyło się w dniu r. obecnych 124 członków, II część Jednostkę B ul. Sandomierską odbyło się w dniu obecnych 71 członków, III część Jednostkę C ul. Osiedlową odbyło się w dniu r. obecnych 105 członków, IV część Jednostkę M ul. Świetokrzyską, Młodzianowską, Południową, Gajową, Wiejską odbyło się w dniu r. obecnych 69 członków, V część Jednostkę P ul. Jana Pawła II, Cisową, Lipską, Wyscigową, Czackiego, Ostrowiecką, Armii Krajowej, Armii Ludowej odbyło się w dniu r. obecnych 95 członków. 4. W pozostałych latach objętych lustracją Walne Zgromadzenia Członków odbyły się: w dniu r. uczestniczyło 236 członków, w dniu r. uczestniczyło 177 członków. 20