instrukcja obs³ugi Znamy Twoje potrzeby

Transkrypt

1 Znamy Twoje potrzeby (C) RESET2 Sp. z o.o. - wszystkie prawa zastrze one, ³¹cznie z prawem do reprodukcji czêœci lub ca³oœci publikacji w jakiejkolwiek formie. Do³o yliœmy wszelkich starañ, by zawarte w tej instrukcji informacje opisywa³y rzetelnie i kompletnie dzia³anie programu, jednak e nie mo emy zagwarantowaæ, e instrukcja zaspokoi wszystkie wymagania u ytkownika programu oraz e nie zawiera b³êdów. W trosce o niezawodnoœæ oprogramowania, jego wysoki poziom techniczny oraz zgodnoœæ ze zmieniaj¹cym siê stanem prawnym, zastrzegamy sobie prawo do aktualizowania w pierwszej kolejnoœci programu, a dopiero potem jego instrukcji obs³ugi. instrukcja obs³ugi RESET2 Sp. z o.o. Listopad 2011

2 SPIS TREŚCI CZĘŚĆ I INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA... 9 WSTĘP Specyfikacja systemu Instalacja i parametryzacja Planowanie zatrudnienia Ewidencja pracowników Zatrudnienie pracownika Rozliczanie czasu pracy Naliczanie wynagrodzeń Raporty i zestawienia Rozliczenia końcowe ROZPOCZĘCIE PRACY Okno główne Konfiguracja okna głównego Ogólne zasady pracy Funkcje dostępne w każdym oknie Kolumny okna Wyszukiwanie Właściwości Biblioteki Przegląd wydruku Książka adresowa Bieżąca data Wybór użytkownika Hasło użytkownika Wprowadzanie danych firmy Rachunki bankowe firmy Właściciele firmy PLANOWANIE ZATRUDNIENIA Opis stanowisk pracy Klasyfikacja zawodów Składniki wyposażenia Struktura działów EWIDENCJA PRACOWNIKÓW Lista pracowników Kwestionariusz i zaświadczenia Grupy pracowników Dane podstawowe Dane personalne Adresy Miejscowości Rachunki bankowe Banki Import rachunków bankowych Członkowie rodziny Zgłoszenia członków rodziny Wykształcenie Obowiązek obrony Badania lekarskie Kursy BHP Rodzaje kursów BHP Stopień niepełnosprawności Dane do ubezpieczenia Oddziały ZUS Samochód prywatny Historia zatrudnienia Eksport danych kadrowych Import danych kadrowych ZATRUDNIENIE PRACOWNIKA Aktualne zatrudnienie Umowy o pracę Kalkulator płacowy Zmiany warunków pracy Wypowiedzenie warunków pracy Rozliczenia z urzędem Urzędy skarbowe Rozliczenia cudzoziemców Zgłoszenia do ubezpieczeń Seryjne zgłoszenia do ZUS Bilans otwarcia Import i eksport BO Dane do naliczeń Eksport danych do naliczeń Import danych do naliczeń Potrącenia i pożyczki Potrącenia komornicze Ekwiwalenty i ryczałty Kary i nagrody Ewidencja wyposażenia Składniki wyposażenia MIESIĘCZNE ROZLICZENIE PRACY Kalendarze

3 Roczna karta pracy Miesięczna karta pracy Systemy czasu pracy Kontrola norm czasu pracy Obliczanie nadgodzin Listy obecności do podpisu Seryjne karty pracy Eksport kart pracy Import kart pracy Karta urlopowa Staż pracy Wprowadzanie limitów urlopów Wyjaśnienie obliczenia limitu Karta zasiłkowa Wyjaśnienie obliczenia podstawy Korekty w karcie zasiłkowej Nieobecności Akord Akord z karty pracy Import ewidencji akordu Współpraca z RCP Import godzin pracy Eksport nieobecności Zamykanie ewidencji NALICZANIE WYNAGRODZEŃ Rejestry Rodzaje list płac Tworzenie listy płac Nanoszenie pracowników na listę Naliczanie listy płac Wydruki list i pasków RODZAJE WYNAGRODZEŃ Wynagrodzenia podstawowe Wyjaśnienie wyliczenia składnika Wyjaśnienie naliczenia urlopu Wyliczenie składek i podatku Zasiłki ZUS opodatkowane Premie i nagrody Ekwiwalent za urlop Wyjaśnienie naliczenia ekwiwalentu Świadczenia urlopowe Inne dochody Zasiłki ZUS nieopodatkowane Ryczałt samochodowy Dodatki nieopodatkowane ROZLICZANIE UMÓW CYWILNOPRAWNYCH Rejestry umów Umowy zlecenia Kalkulacja umów Import umów zleceń Umowy o dzieło Import umów o dzieło Organy stanowiące Umowy o praktyki absolwenckie POLECENIA PRZELEWÓW BANKOWYCH Przelewy z wynagrodzeń Ewidencja przelewów Wydruk przelewów Eksport do systemów bankowych DEKLARACJE MIESIĘCZNE Zestawienia list płac Zbiorówki Deklaracje PIT Raporty ZUS Współpraca z programem Płatnik Raport ZUS dla właścicieli Zestawienie do NFZ Raport miesięczny SOD ZESTAWIENIA I DOKUMENTY Zestawienia wg klucza Kryteria wyboru Eksport zestawień wg klucza Zestawienia ewidencji Zestawienie zmian umów o pracę Zestawienie wydanego wyposażenia Zestawienie kart pracy Zestawienie kart urlopowych Zestawienie kart zasiłkowych Zestawienie nieobecności Zestawienie akordu Zestawienie potrąceń Zestawienia kadrowe Zestawienie lat pracy

4 Zestawienia okresowe Zestawienia terminowe Zestawienie terminów wyposażenia Informacja o zatrudnieniu Kontrola okresu rozliczeniowego Zestawienia do GUS Analiza płac Planowane koszty zakładu Wzory dokumentów Dokumenty własne ROZLICZENIA KOŃCOWE Rozwiązanie stosunku pracy Wydruk świadectwa pracy Wyrejestrowanie z ubezpieczeń Kartoteki Listy płac pracownika Pasek rozszerzony z kartoteki Roczne deklaracje PIT Informacja RMUA Zaświadczenie ZUS Rp Kasowanie ustawień rocznych Dziennik e-deklaracje Kolejne zatrudnienie KSIĘGOWANIE I ROZLICZENIE KOSZTÓW Zlecenia Ewidencja kosztów Koszty z karty pracy Koszty z akordu Eksport ewidencji kosztów Import ewidencji kosztów Zestawienie ewidencji kosztów Koszty stałe Struktura kosztów Zestawienie kosztów Dekret księgowy Eksport dekretów księgowych CZĘŚĆ II INSTRUKCJA ADMINISTRATORA INFORMACJE WSTĘPNE Wymagania systemowe INSTALOWANIE PROGRAMU Instalacja jednostanowiskowa Instalacja sieciowa Uruchomienie programu Wczytanie licencji Licencja Nowa baza danych Przykładowy zestaw danych Zmiana bazy danych Rejestracja programu O programie Aktualizacja programu Konwersja danych z wersji 2.xx Import danych z pliku Import danych z Płatnika ZUS PARAMETRYZACJA SYSTEMU Użytkownicy Operacje użytkowników Grupy praw dostępu Wysyłanie wiadomości Konfiguracja parametrów firmy Parametry naliczania Środowisko Ustawienia płacowe Ustawienia kadrowe Konfiguracja przelewów Makiety dokumentów Edytor makiet DEFINIOWANIE I NADZÓR Pola systemowe Składniki wynagrodzeń Definiowanie składników Definicje list płac Rodzaje dochodów na listach Dochody podstawowe Dodatkowe dochody Dochody z umów cywilnoprawnych

5 Dochody zryczałtowane Inne rodzaje dochodów Składniki angaży Składniki kart pracy Składniki akordu Staże Składniki list i pasków Zestawienia zbiorcze Definicje zestawień wg klucza Kartoteki wynagrodzeń Rodzaje przelewów Odbiorcy przelewów Dekretacja kosztów wynagrodzeń Budowanie przykładowego dekretu Rodzaje kosztów Zestawienia kosztowe Symbole kont Dekrety księgowe BEZPIECZEŃSTWO DANYCH Archiwum danych Odtwarzanie danych Serwisowanie danych Wysyłanie danych do serwisu Pobieranie danych z serwisu ZAŁĄCZNIKI Specyfikacja importu danych z pliku Specyfikacja importu danych kadrowych Struktura danych osobowych

6 CZĘŚĆ I INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA 9 10

7 WSTĘP INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA podzielona została tematycznie na rozdziały, zawierające następujące zagadnienia: Wstęp - specyfikacja systemu Rozpoczęcie pracy - opis podstawowych okien programu oraz wprowadzanie użytkowników i danych firmy Planowanie zatrudnienia - przygotowanie struktury organizacyjnej firmy Ewidencja pracowników - uzupełnianie listy pracowników i ich danych podstawowych Zatrudnienie pracownika - czynności związane z rozpoczęciem pracy pracowników Miesięczne rozliczenie pracy - czynności związane z comiesięcznym rozliczaniem pracy Naliczanie wynagrodzeń - czynności związane z comiesięcznym naliczaniem wynagrodzeń Rodzaje wynagrodzeń - przegląd różnych rodzajów wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę Rozliczanie umów cywilnoprawnych - zasady wprowadzania i rozliczania osób zatrudnionych na umowy zlecenia i o dzieło Polecenia przelewów bankowych - zasady przygotowania i wykonania różnego typu przelewów bankowych Deklaracje miesięczne - czynności związane z comiesięcznym rozliczeniem wynagrodzeń, przygotowaniem miesięcznych deklaracji i raportów Zestawienia i dokumenty - przegląd różnego rodzaju zestawień dostępnych w programie Szkolenia - opis modułu szkoleń Rozliczenia końcowe - czynności związane ze zwolnieniem pracownika oraz z zakończeniem roku Księgowanie i rozliczenia kosztów - opis szczegółowego rozliczenia kosztów wynagrodzeń Zagadnienia związane z instalację systemu, wdrożeniem, parametryzacją i nadzorem podczas pracy zawarte zostały w INSTRUKCJI ADMINISTRATORA. Specyfikacja systemu System płacowo-kadrowy umożliwia zarządzanie kadrami i strukturą organizacyjną firmy, naliczanie wynagrodzeń oraz automatyczne rozliczenia z urzędami państwowymi. Specyfikacja systemu oraz jego modułów dodatkowych została podzielona na: Instalacja i parametryzacja Planowanie zatrudnienia Ewidencja pracowników Zatrudnienie pracownika Rozliczanie czasu pracy Naliczanie wynagrodzeń Raporty i zestawienia Rozliczenia końcowe Jeśli w kolumnie Wymagane moduły dodatkowe znajduje się znak + to opisywana funkcjonalność wymaga rozszerzenia systemu o moduł dodatkowy: K - moduł szczegółowego rozliczania kosztów, A - moduł rozliczania pracy akordowej, RCP - moduł rejestracji czasu pracy, HR - moduł zarządzania personelem, www - moduł internetowy. Niektóre moduły są obecnie w promocji i nie wymagają dodatkowej dopłaty, jednak muszą być wyszczególnionee przy zamawianiu licencji. W dodatkowej kolumnie TK znakiem zaznaczono funkcjonalności w przypadku, gdy program ograniczony zostanie tylko do modułu kadrowego. Instalacja i parametryzacjaa Funkcjonalność Wprowadzanie danych firmy Możliwość obsługi wielu firm Indywidualna konfiguracja parametrów każdej firmy Dedykowane wersje dla biura rachunkowego Import danych firm z programu Płatnik ZUS Obsługa różnych rodzajów działalności: osoby fizyczne, spółki cywilne, osoby prawne, jednostki budżetowe Dodatkowe opcje dla jednostki oświatowej, służby zdrowia i agencji pracy tymczasowej Rozliczenia Zakładów Pracy Chronionej i innych jednostek zatrudniających osoby niepełnosprawne Rozliczenia ZUS dla firm uprawnionych i nieuprawnionych do wypłaty zasiłków ZUS Możliwość wprowadzenia właściciela lub współwłaścicieli każdej firmy z wszystkimi danymi koniecznymi do rozliczeń ZUS Obsługa wielu rachunków bankowych firmy z możliwością określenia przed wykonaniem przelewów, z którego rachunku mają być dokonane Możliwość umieszczenia loga każdej firmy Użytkownicy systemu Możliwość nadania haseł i uprawnień poszczególnym użytkownikom Grupy praw dostępu ograniczające dostęp do wybranych danych i funkcji programu Ewidencja operacji wykonanych przez użytkowników Wysyłanie wewnętrznych komunikatów do poszczególnych użytkowników Konfiguracja przycisków szybkiego dostępu Własne ustawienie kolumn i uporządkowania w każdym oknie Wybór czcionki programu i jej wielkości umożliwiający powiększenie okien programu bez zmiany ogólnej rozdzielczości systemu Wymagane moduły dodatkowe K A RCP TK

8 Definiowanie systemu naliczania wynagrodzeń Wstępnie przygotowane systemy wynagrodzeń dla małej firmy, dużego przedsiębiorstwa, szkoły, jednostki budżetowej i biura rachunkowego Właściwości składników określające ich reguły przeliczania zgodnie z regulaminem wynagrodzenia Rodzaje składników stanowiące podpowiedzi reguł parametryzacji standardowych pozycji wynagrodzeń Możliwość własnego ustalenia sposobu wyliczaniaa dowolnego składnika wynagrodzeń Definicje list płac zawierające szkielet różnych rodzajów wynagrodzeń wraz ze zbiorem naliczanych składników wynagrodzeń Parametryzacja różnych rodzajów angaży (np. zasadniczy, godzinowy) wraz ze składnikami określanymi na umowie o pracę Parametryzacja dodatkowych godzin ewidencjonowanych w karcie pracy wpływających na wysokość wynagrodzenia (np. postojowe) Parametryzacja składników płacy akordowej Różne sposoby obliczenia stażu pracy i dodatku stażowego (staż w aktualnej firmie, pracy w branży, stanowiskowy, w poprzednich zakładach) Określanie składników wynagrodzeń występujących na wydrukach list płac, pasków, kartotekach wynagrodzeń i zbiorówkach Definiowalny system szczegółowego rozliczania kosztów wynagrodzeń Parametryzacja dekretów księgowych Instalowanie programu Baza danych oparta na serwerze SQL Możliwość pracy na bezpłatnej wersji serwera Microsoft SQL Praca w sieci lokalnej Bezpieczeństwo danych Archiwizacja wszystkich danych z możliwością zabezpieczenia hasłem W przypadku obsługi wielu firm możliwość archiwizacji danych wybranej firmy Kontrola nowych wersji i bezpośrednia aktualizacja programu przez internet W przypadku wersji sieciowej mechanizm automatycznej aktualizacji programu na wszystkich stacjach roboczych Wbudowane funkcje serwisowaniaa bazy danych przez internet + + Planowanie zatrudnienia Funkcjonalność Opis stanowisk pracy Tabela klasyfikacji zawodów wraz z kodami Wymagane składniki wyposażenia Wymagane rodzaje badań Struktura organizacyjna firmy Podstawowy podział pracowników na działy Segregacja pracowników alfabetyczniee lub działami Niezależny podział na grupy Ewidencja pracowników Funkcjonalność Lista pracowników Import danych z programu Płatnik ZUS Możliwość importu danych z innych systemów płacowo- kadrowych Eksport i import danych kadrowych w różnych formatach Przejrzysta struktura i szybki dostęp do wszystkich danych pracowników W przypadku obsługi wielu firm szybkie wyszukiwanie pracownika w dowolnej firmie Puste i wypełnione druki kwestionariusza osobowego Dane personalne Pełne dane personalnee i identyfikacyjne Możliwość załączenia zdjęcia i wzoru podpisu Dodatkowe pole z własnymi notatkami i uwagami Adresy Możliwość rozdzielenia adresu zameldowania, zamieszkania i do korespondencji do wysyłania zaświadczeń i dokumentów pracownikom (np.paski) Dodatkowo dane i adres osoby zawiadamianej o wypadku Rachunki bankowe Kontrola poprawności wprowadzonegoo rachunku (liczba kontrolna) Przelew wynagrodzeniaa na dowolne dwa rachunki pracownika Biblioteka banków aktualizowana przez internet Ewidencja członków rodziny Wymagane moduły dodatkowe K A RCP Wymagane moduły dodatkowe K A RCP T K TK 13 14

9 Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS ZCNA) Kontrola 2 dni limitu opieki nad dzieckiem Ulga z tytułu wychowywania dziecka (PIT-40) Wykształcenie Automatycznie wprowadzana ilośćć lat nauki wpływa na nadawany limit urlopu Możliwość szczegółowej ewidencjii okresów nauki uwzględniającej przerwy Dodatkowe informacje: zawód, specjalność, stopień naukowy, znajomość języków, prawo jazdy Biblioteki ukończonych kursów i innych umiejętności Dane związane z odbytą służbą wojskową Wymagane badania lekarskie Ewidencja podstawowych badań (wstępne, okresowe, kontrolne) Dodatkowe badania stanowiskowe (psychologiczne, kierowcy, sanepid, wysokościowe i inne) Przypominanie o zbliżających się terminach badańń Ewidencja kursów BHP Wstępne i okresowe kursy BHP z podpowiadanym terminem ważności Dodatkowe rodzaje kursów (górnicze i inne) Autokontrola upływających terminów ważności Stopień niepełnosprawności Ewidencja zmian stopnia niepełnosprawności z datą orzeczenia i terminem ważności Autokontrola terminów ważności orzeczeń Orzeczenie niezdolności do pracy (ZUS) i przyczyn niepełnosprawności (komisja) Obliczanie wskaźnika zatrudnieniaa przy miesięcznej i rocznej informacji o zatrudnieniuu Opcje refundacji składek ZUS i dofinansowania wynagrodzeń w zależności od wielkości zatrudnienia i statusu zakładu ( ZPChr) Obliczenie podwyższonych kosztów zatrudnienia (ryczałt) z opcją obniżenia ryczałtu (SOD) Uwzględnianie zmian stopnia niepełnosprawności w trakcie miesiąca Informacja o upływających terminach orzeczeń o stopniu niepełnosprawności Ubezpieczenia Niezbędne dane (oddział NFZ, prawo do emerytury/renty) związane z naliczaniem składek ZUS Samochód prywatny Dane o samochodzie prywatnym konieczne do wypłaty ryczałtu samochodowego Historia zatrudnienia Ewidencja dotychczasowego przebiegu zatrudnienia z uwzględnieniem sposobu, trybu i podstawy prawnej rozwiązania umowy Uwzględnia okresy nieskładkowe w poprzednich zakładach 15 (urlop bezpłatny, wychowawczy, służba wojskowa) Możliwość zaliczenia okresu zatrudnienia do: stażu pracy, stażu pracy w danej branży, limitu urlopu, nagrody jubileuszowej, stażu stanowiskowego Poprawna interpretacjaa i przeliczenia nakładających się okresów nauki, historii zatrudnieniaa i aktualnego zatrudnienia Zbiorcze zestawienie stażu pracy z podaniem daty zmiany stażu Zatrudnienie pracownika Funkcjonalność Aktualne zatrudnienie Jednoczesne zatrudnienie tego samego pracownika w tej samej firmie na kilku różnych etatach Możliwość indywidualnego obniżenia/podwyższenia progu podatkowego Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składekk E-R Dyspozycja stałej kwoty do przekazania na rachunek (1 lub 2) a reszty do wypłaty (lub odwrotnie) Odrębne funkcje dla grupy zawodowej nauczycieli (karta nauczyciela) Szczególne opcje dla pracowników tymczasowych (odrębne przepisy) Ewidencja umów o pracę i zmian warunków Szybkie określenie kwoty brutto po podaniu oczekiwanego wynagrodzenia netto Umowy o pracę na czas nieokreślony, określony, okres próbny, wykonania pracy, zastępstwa, do dnia porodu Różne rodzaje angaży w zależności od rodzaju zatrudnienia (zasadniczy, godzinowy) Standardowe wzory umów o pracę dla różnych rodzajów angaży Możliwość modyfikacji i wprowadzaniaa własnych wzorów druków umów Tabela zaszeregowaniaa dla nauczycieli i pracownikóww administracji Zatrudnianie uczniów i pracowników młodocianych Praca w szczególnych warunkach Szczegółowe określeniee rodzaju pracy wymagane do zestawień statystycznych Biblioteki innych warunków zatrudnienia i pracy w szczególnych warunkach Ewidencjonowanie wszystkich zmian warunków umowy 16 Wymagane moduły dodatkowe K A RCP TK

10 Wypowiedzenia warunków umowy z określeniem okresu wypowiedzenia Druki zmiany i wypowiedzenia warunków umowy z możliwością modyfikacji wzoróww Przypominanie o zbliżających się datach końcowych umów na okres próbny i na czas określony Rozliczenia z urzędem Aktualizowana przez internet biblioteka urzędów skarbowych Druki rocznego rozliczenia (PIT-11, PIT-40) Inne zgłoszenia (NIP-3), oświadczenia (PIT-2, PIT-2C, PIT- 12) i informacje (PIT-8C, PIT-8S, PIT-R) Rozliczenia cudzoziemców (IFT-1, IFT-1R) Seryjne wydruki deklaracji Zgłoszenia do ubezpieczeń Oddzielna ewidencja zgłoszeń (ZUA, ZZA) i wyrejestrowań (ZWUA) z ZUS Możliwość bezpośredniego wywołania programu Płatnik ZUS z wypełnionymi zgłoszeniami Seryjne zgłoszenia do ZUS Bilans otwarcia Niezbędne dane początkowe umożliwiające rozpoczęcie pracy w trakcie roku (naliczanie chorobowego, urlopu i deklaracje roczne PIT) Możliwość importu BO z programu Płatnik ZUS lub innych systemów Dane do naliczeńń Dodatkowe stałe składniki płac nie objęte w umowie (stałe premie lub współczynniki do wyliczania premii, stałe potrącenia, np. ubezpieczenia grupowe) Okres ważności i ewidencja zmian danych do naliczeń Import przygotowanych danych z zewnętrznych systemów Potrącenia i pożyczki Rozliczanie pożyczek ratalnych KZP, mieszkaniowych i innych Automatyczne lub ręczne rozplanowania rat Określenie procentu wynagrodzenia, minimalnej i maksymalnej spłaty Okresowe zawieszenia spłat Ewidencja spłat i kontrola sald potrąceń ratalnych Zbiorcze zestawienie potrąceń z podaniem kwoty spłaty i salda Kontrola zajęć komorniczych Procentowe ograniczenie spłaty w stosunku do najniższej krajowej (alimenty) lub faktycznego wynagrodzenia (inne zajęcia) Generowanie przelewów na wskazanego komornika Ujęcie zajęć komorniczych na świadectwie pracy Ekwiwalenty i ryczałty Rozplanowanie wypłat ekwiwalentów za odzież i za pranie odzieży 17 Umowa o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych Rozliczanie ryczałtu samochodowego wraz z wydrukiem oświadczenia o używaniu samochodu Kary i nagrody Automatyczne uwzględnianie pieniężnych kar i nagród na liście płac Termin przedawnienia kary Ewidencja wyposażenia Rozplanowanie przysługującego na danym stanowisku wyposażenia (np. odzież ochronna, środki czystości) Kontrola okresu użytkowania i automatyczne wydaniaa na kolejne okresy Ewidencja wydanego wyposażenia oraz druk dokumentu wydaniaa (RW) Okresowe zestawienie pracowników z terminami wydania przysługującego wyposażenia Zbiorcze zestawienie wydanego wyposażenia Rozliczanie czasu pracy Funkcjonalność Nominalny czas pracy Rozplanowanie dni i godzin pracy indywidualnie lub zbiorczo dla grup pracowników Automatyczne lub ręczne rozplanowanie pracy w niepełnym wymiarze Konfigurowalny dobowy wymiar czasu pracy (np. 7h dla niepełnosprawnych) Miesięczna i roczna karta pracy Automatyczne wypełnianie karty pracy na podstawie nominalnego czasu pracy Wydruk ewidencji czasu pracy zgodny z obowiązującymi przepisami Wyliczanie godzin nadliczbowych (50% i 100%) w rozliczeniach dziennych i miesięcznych Konfiguracja dodatkowych rodzajów godzin (np. nocne, szkodliwe, postojowe) Wprowadzanie czasu pracy z dokładnością do 1 minuty Zbiorcze zamykanie poszczególnych ewidencji związanych z rozliczeniem czasu pracy Zbiorcze zestawienia ewidencji czasu pracy Możliwość współpracy z systemami Rejestracji Czasu Pracy Możliwość współpracy z systemami rozliczeń czasu pracy kierowców (Tacho) Druki pustych list obecności do podpisu przez 18 Wymagane moduły dodatkowe K A RCP TK + +

11 pracowników Karta urlopowa Ewidencja urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego, opieki nad dzieckiem, szkoleniowego, dodatkowego Kontrola limitów urlopu wypoczynkowego, opieki nad dzieckiem i urlopu dodatkowego Automatyczne obliczanie limitu urlopu wypoczynkowego zgodnie z Kodeksem Pracy Uwzględnia zmiany wymiaru czasu pracy (etatu) oraz zmiany dobowego wymiaru czasu pracy (niepełnosprawni) Oddzielne zasady naliczania limitu dla nauczycieli i pracowników tymczasowych Wyjaśnienie wysokości nadanego limitu urlopu Zestawienie urlopów wykorzystanych i pozostałych do wykorzystania Karta zasiłkowa Obejmuje wszystkie rodzaje wynagrodzeń i zasiłków chorobowych, świadczeń rehabilitacyjnych, zasiłków opiekuńczych i macierzyńskich Kontrola 33 dni wynagrodzenia chorobowego w danym roku Kontrola 182 dni wypłat ciągłego chorobowego Automatyczne naliczanie kwoty wynagrodzenia/zasiłku wynikające z podstaw chorobowego z 12 miesięcy Przy naliczaniu uwzględniane premie kwartalne i roczne Wyjaśnienie sposobu obliczenia podstaw chorobowego (m.in. uzupełnienia do pełnego miesiąca i odbruttowienia) Przyrównywanie do najniższej krajowej z uwzględnieniem wymiaru etatu Możliwość tworzenia korekt do poprzednich wpisów umożliwiające zmianę rodzaju zasiłku lub ponowne przeliczenie podstawy Wydruk karty zasiłkowej, asygnatyy zasiłkowej i ZUS Z-3 Zestawienia kart zasiłkowych z podziałem na poszczególne rodzaje chorobowego Nieobecności Ewidencja nieobecności płatnych i niepłatnych Urlop bezpłatny, urlop wychowawczy i służba wojskowa Zbiorcze zestawienie wprowadzonych nieobecności Rozliczanie płacy akordowej Biblioteka składników akordu wraz ze stawkami Możliwość wprowadzania akordu bezpośrednio w karcie pracy Szczegółowe rozliczenie kosztów płacy akordowej Zbiorcze zestawienie prac akordowych Ewidencja kosztów Biblioteka zleceń, czyli kontraktów lub projektów realizowanych przez firmę (np. budowy w firmie budowlanej) Ewidencja kosztów rozdzielająca prace pracownika wykonane w ramach poszczególnych działów i zleceńń Możliwość rozliczania zleceń wg godzin pracy, procentowo + lub kwotowo Niezależne rozbicie poszczególnych składników + wynagrodzeń (np. płaca godzinowa w koszty 2 budów, ale premia tylko na jednej budowie) Możliwość szczegółowego określenia kosztów bezpośrednio + podczas wypełniania karty pracy Naliczanie wynagrodzeń Funkcjonalność Ewidencja list płac Możliwość tworzenia wielu list w miesiącu, zarówno list podstawowych jak i dodatkowych Roczna lub miesięczna numeracja list płac w obrębie utworzonych rejestrów Konfigurowalny układ numeru oddzielnie dla każdego rejestru Biblioteka rodzajów list służąca do grupowania list płac Kontrola wprowadzaniaa pracowników na właściwe listy płac Indywidualne lub grupowe naliczanie wynagrodzeń Miesięczne obliczanie składek ZUS pozwalające uniknąć groszowych różnic na raporcie do ZUS Rozbudowane wyjaśnienia wyliczeń kluczowych składników (m.in. urlop, chorobowe, ekwiwalent za urlop, składki ZUS, podatek) Zamykanie list płac zabezpieczające przed modyfikacjami po wypłacie Możliwość automatycznego naliczania list korygujących Naliczanie trzynastek i wyrównań, szczególnie przydatne w szkołach i jednostkach budżetowych Aktualizacja parametrów naliczania (składki ZUS, koszty i podatek, ryczałty i wynagrodzenia, podstawa ZUS dla właścicieli) przez internet Wydruki list i pasków Czytelne wydruki list płac w różnych formach Przejrzyście zaprojektowane druki pasków dla pracowników Możliwość własnego wyboru składników drukowanych na liście płac i paskach Opcjonalna optymalizacja wydruków pod kątem oszczędności tonera lub tuszu w drukarce Paski rozszerzone zawierające informacje z raportu ZUS RMUA Wymagane moduły dodatkowe K A RCP TK 19 20

12 Możliwość rozsyłania pasków pocztą elektronicznąą Rodzaje wynagrodzeń Wstępnie przygotowane standardowe systemy naliczania wynagrodzeń dla: małej firmy, dużego przedsiębiorstwa, szkoły i jednostki budżetowej Obok list podstawowych przygotowane definicje list dodatkowych: zasiłki ZUS, premie i nagrody, ekwiwalenty za urlop, inne wynagrodzenia i dochody, premie kwartalne i roczne, nagroda jubileuszowa, świadczenia urlopowe, fundusz socjalny, ryczałt samochodowy, dodatki nieopodatkowane, umowy zlecenia i o dzieło, organy stanowiące Rozliczanie dochodów zryczałtowanych typu dywidendy, świadczenia byłym pracownikom, odsetki od pożyczek, dochody cudzoziemców i inne Rozliczanie innych dochodów typu akcje, stypendia, diety radnych Rozliczanie umów cywilnoprawnych Naliczanie i ewidencja umów zlecenia i umów o dzieło Możliwość zawierania umów zarówno z własnymi pracownikami jak i z osobami obcymi Numeracja umów w obrębie rejestrów Biblioteka treści umów Podpowiedź kwoty brutto po podaniu oczekiwanego wynagrodzenia netto Możliwość wynagradzania według kwoty lub według stawki (np. za godzinę) Uwzględnia 50% koszty przy prawach autorskich Przejrzysty sposób ustalania i rozliczania składek ZUS Możliwość zapłaty w ratach Wybór płatności na jeden z dwóch rachunków lub gotówką Wydruk umowy zlecenia i umowy o dzieło z możliwością zmian standardowych wzorów Wydruk rachunku do umowy wystawianego przezz pracownika Ewidencja umów organów stanowiących i naliczanie wynagrodzeń z innych tytułów (np. wynagrodzenia rady nadzorczej) Możliwość rozliczania cudzoziemców wraz z deklaracją IFT-1 lub IFT-1R Polecenia przelewów bankowych Ewidencja standardowych poleceńń przelewów oraz przelewów do ZUS i do US Obsługa wielu rachunków firmowych Generowanie przelewów z wynagrodzeń na podstawie list płac Przygotowanie przelewów na inne jednostki na podstawie potrąceń pracowników (np. ubezpieczenia grupowe, składki członkowskie, zajęcia komornicze) Automatyczne przelewy podatku dochodowego i zryczałtowanego Przelewy do ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz FP i FGŚP Możliwość samodzielnego przygotowania dowolnego przelewu z wykorzystaniem biblioteki odbiorców Grupowanie przelewóww w paczkach z dnia Wydruk polecenia przelewu na czystych kartkach lub nadruk treści na gotowych formularzach różnego typu Wydruk zbiorczych przelewów różnego typu Eksport przelewów do dowolnego systemu bankowego Raporty i zestawienia Funkcjonalność Rozliczanie wynagrodzeń Standardowe zbiorówki list płac wraz z zestawieniem przychodów (podatek), nominałów (do wypłaty w kasie) i całkowitych kosztów wynagrodzeń Możliwość przygotowania własnych zestawień zbiorczych zgodnie z własnymi wymaganiami Miesięczne zestawieniaa zaliczki na podatek dochodowy i zryczałtowany wraz z przygotowaniem przelewów do urzędu skarbowegoo Roczne deklaracje PIT-4R elektronicznego podpisania i wysyłki przez i PIT-8AR Możliwość internett rocznych rozliczeń firmy w postaci e-deklaracji Zestawienie ZUS zawierające w zwartej formie wszystkie dane do raportów ZUS Współpraca z programem Płatnik ZUS poprzez bezpośrednie wywołanie programu wraz z zaimportowanymi raportami DRA, RCA, RZA, RSA Oddzielne raporty ZUS dla właścicieli (DRA, RSA) uwzględniające okresy chorobowego Możliwość ujęcia właścicieli, wspólników i osób współpracujących na raportach z pracownikami Zestawienie do NFZ o obniżonych składkach na ubezpieczenie zdrowotne Współpraca z programem do elektronicznej wymiany danych z NFZ Zestawienie do PFRON dotyczące refundacji składek ZUS i dofinansowania wynagrodzeń dla ZPChr i innych jednostek, zatrudniających osoby niepełnosprawne Współpraca z systememm SOD PFRON poprzez automatyczne przesyłanie danych do formularzy WnD, INF D-P, WnU, INF U-P Szczegółowe zestawienia dla GUS pozwalające na rzetelne wypełnienie formularzy DG-1, Z-03, Z-05, Z-06 i Z-12 Wymagane moduły dodatkowe K A RCP TK

13 Koszty wynagrodzeń Zestawienie kosztów wynagrodzeńń poszczególnych pracowników Rozliczenie kosztów wynagrodzeń z podziałem na działy i zlecenia Szczegółowe zestawienie kosztów pracy poszczególnych pracowników wyszczególniające każdy składnik wynagrodzenia w rozbiciu na przypisane zlecenia Dekrety księgowe Dekretacja list płac z uwzględnieniem kosztów rodzajowych (konta grupy 4) Szczegółowa dekretacja kosztów wynagrodzeń z podziałem na MPK i centra zysków w ramach kosztów rodzajowych Szczegółowa dekretacja kosztów według miejsca powstawania na konta grupy 5 Analiza płac Plan i wykorzystanie funduszu zaangażowania środków w poszczególnych działach Zestawienie zabezpieczenia budżetu na wynagrodzenia, czyli planowane miesięczne koszty zakładu obliczone na podstawie angaży Zestawienia kadrowe Zestawienia zbiorcze danych wprowadzanych we wszystkich ewidencjach Zestawienia zbliżających się terminów badań okresowych, kursów BHP, orzeczeń o stopniu niepełnosprawno ości i umów o pracę na czas określony Zestawienia upływających okresów: stażu pracy, nagrody jubileuszowej i lat do urlopu z podaniem konkretnej daty Informacja o stanie zatrudnienia z wyszczególnieniem osób przyjętych i zwolnionych Miesięczna i roczna informacja o zatrudnieniu z wyliczeniem wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych Możliwość przygotowania własnych dokumentów potrzebnych w danej firmie, np. karta obiegowa, protokół przekazania, wszelkie oświadczenia i zobowiązania Zestawienia według różnych kryteriów Wstępnie przygotowana duża ilośćć przydatnych zestawień Konfiguracja własnych zestawień zawierających wprowadzone informacje kadrowe Konfiguracja własnych zestawień zawierających jednocześnie informacje kadrowe i płacowe Możliwość zadania dowolnych kryteriów wyboru względem zawartości wybranych składników Różne podziały i grupowanie pozycji zestawienia, również wg zawartości wybranego pola Eksport zestawień do pliku w formacie akceptowanym przez inne zewnętrzne systemy i możliwość dalszej obróbki np. w programach Access czy Excel Wydruki Możliwość przesyłania wszelkich wydruków pocztą elektroniczną w formie załącznika w standardzie HTML lub PDF Obok wydruków rozbudowanych graficznie (stopnie szarości, kolory) dostępne również wydruki zoptymalizowane pod kątem oszczędności tonera lub tuszu w drukarce Automatyczny przegląd przygotowanego dokumentu z możliwością edycji bezpośrednio przed wydrukiem Dziennik wydruków ewidencjonujący przygotowane raporty i zestawienia Rozliczenia końcowe Funkcjonalność Zakończenie umowy Podpowiedź trybu i podstawy prawnej z biblioteki dostępnych sposobów ustania stosunku pracy Druki porozumienia stron oraz rozwiązania umowy za i bez wypowiedzenia Estetyczny druk świadectwa pracy uwzględniający wszystkie niezbędne informacje, m.in.. wykorzystany urlop wypoczynkowy i wypłacony ekwiwalent za urlop, wykorzystane inne nieobecności i okresy nieskładkowe, potrącenia komornicze, informacje uzupełniające Współpraca z programem Płatnik ZUS przy wypełnianiu druku wyrejestrowania a z ubezpieczeń (ZWUA) Kartoteki dochodów i wynagrodzeń Kartoteki dochodowe zgodne z obowiązującymi wzorami Możliwość wglądu w kartoteki już bezpośrednio po naliczaniu Możliwość ustalenia składników drukowanych na oddzielnych kartotekach wynagrodzeń Roczne rozliczenia dochodów pracowników PIT-11 i PIT-40 Formularze rozliczeń innych dochodów (PIT-8C, PIT-8S, PIT-R) oraz rozliczenia cudzoziemców (IFT-1, IFT-1R) Możliwość elektronicznego podpisania i wysyłki przez internet rocznych rozliczeń pracowników w postaci e-deklaracji Prosty sposób przygotowania seryjnych wydruków kartotek i deklaracji PIT bez uciążliwego przekładaniaa kartek w drukarce Inne druki dla pracowników Zaświadczenie o zatrudnieniu z różnymi informacjamii dodatkowymi Uniwersalne zaświadczenie o zarobkach 24 Wymagane moduły dodatkowe K A RCP TK

14 Indywidualne lub seryjne druki informacji, zawierających dane z formularza ZUS RMUA Formularz ZUS Rp-emeryturę dla pracowników przechodzących na Dziennik wydrukóww ewidencjonujący wykonane dokumenty dla pracownika Dostosowanie standardowych wzorów dokumentów do własnych potrzeb Możliwość przygotowania własnych dokumentów potrzebnych w danej firmie, np. karta obiegowa, protokół przekazania, wszelkie oświadczenia i zobowiązania 25 26

15 ROZPOCZĘCIE PRACY Po uruchomieniu programu pokaże się okno główne, zawierającee wszystkie narzędzia i funkcje dostępne w programie. Wciskając F1 w dowolnym miejscu programu, możemy uzyskać pomoc kontekstową, dotyczącąą aktualnego okna w programie. Po wstępnym zapoznaniu się z zasadami pracy powinniśmy określić użytkowników, którzy będąą korzystali z programu oraz wprowadzali dane naszej firmy. Okno główne Okno główne programu, zawiera najważniejsze narzędzia potrzebne do pracy. Na górnym pasku obok nazwy programu odczytaćć możemy numer wersji. Obok w nawiasach znajduje się informacja o liczbie i limicie zatrudnionych pracowników (limit zależy od zakupionej wersji) oraz o nazwie i lokalizacji bazy danych. Poniżej menu główne, zawierające wszystkie podstawowe funkcje systemu. Pod menu głównym zestawy narzędzi, zawierające: Główne okna - przyciski z podstawowymi oknami systemu: Pracownicy - lista pracownikóww Listy płac - ewidencja list płac Przelewy - ewidencja przelewów Użytkownicyy - wybór użytkownika z możliwością wywołania biblioteki użytkownikóww Firmy - wybór aktualnej firmy z możliwością wywołania listy obsługiwanych firm Dane podstawowe - wywołanie danych podstawowych pracownika, podzielonych na: dane personalnee adresy zameldowania, zamieszkania, do korespondencji rachunki bankowe członkowie rodziny wykształcenie obowiązek obrony badania lekarskie kursy BHP stopień niepełnosprawności dane o ubezpieczeniach samochód prywatnyy historia zatrudnieniaa teczka pracownika Zatrudnienie - wywołanie danych związanych z zatrudnieniem pracownika: urząd skarbowy ewidencja zgłoszeń i wyrejestrowańń ZUS potrącenia komornicze kary i nagrody dane dotyczące aktualnego zatrudnienia wybór aktualnego zatrudnienia Rozliczenia miesięczne - wywołanie danych związanych z rozliczeniem pracy: bilans otwarcia umowy o pracę umowy zlecenia umowy o dzieło umowy organów stanowiących umowy o praktykę absolwencką dane do naliczeń ewidencja wyposażenia ewidencja kosztów roczna karta pracy miesięczna karta pracy kartaa urlopowa kartaa zasiłkowa nieobecności ewidencja akordu ewidencja potrąceń i pożyczek ekwiwalenty i ryczałty Narzędzia - wywołanie ważnych funkcji w programie: archiwizacja danych wysył łanie danych do serwisu pobie eranie danych z serwisu aktualizacja programu wysyłanie wiadomości kalkulator płacowy zamykanie ewidencji zamy ykanie otwartych okien instru ukcja obsługi W dolnej części okna znajdziemy numer seryjny programu, nazwę właściciela programu o tym numerze seryjnym oraz datę, uważaną przez program za aktualną. Wygląd okna głównego programu (w szczególności dostępnych przycisków) możemy dostosować do własnych preferencji - patrz Konfiguracja okna głównego

16 Do menu głównego możemy przejść klikając myszką w odpowiedniej pozycji menu. Możemy również wcisnąć klawisz F10 lub lewy Alt, a następnie klawiszami strzałek (lub naciskając podkreśloną literę) wybrać odpowiednią pozycję. Żeby zakończyć pracę, należy w pozycji menu głównego Zbiory wybrać funkcjęę Zamknij lub wcisnąć Alt F4 w oknie głównym. Przejść do innych aplikacji (bez wychodzenia z programu) możemy używając klawiszy Alt Tab.. Musimy jednak pamiętać, że program cały czas pozostanie otwarty. W pozycji menu Pomoc - Szybki start możemy wywołać skróconą instrukcję obsługi umożliwiającą szybkie rozpoczęcie pracy z programem. W pozycji menu Pomoc - Instrukcja obsługi możemy wywołać pełną instrukcję obsługi. W kolejnych rozdziałach dowiemy się o ogólnych zasadach pracy z programem, funkcjach dostępnych w każdym oknie oraz o tym, co można zrobić z każdym przygotowanym wydrukiem. Możemy te rozdziały przejrzeć teraz lub później, jeśli będziemy chcieli usystematyzować sobie wiedzę o zasadach obsługi programu. Konfiguracja okna głównego Każdy użytkow wnik może dostosować układ głównego okna programu w zakresie: zmiany położenia każdego z pasków narzędzi (zestawu przycisków) z możliwością wyciągnięcia dowolnego zestawu na zewnątrz okna - przeciągając myszą początek każdego zestawu uwidocznienia poszczególnych pasków narzędzi oraz dostępnych w nich przycisków - patrz niżej: Konfiguracja pasków wyłączenia lub zmiany tła w programie - patrz niżej: Ustawienia tła Konfiguracja pasków Klikając prawym klawiszem myszy na dowolnym przycisku okna głównego uzyskujemy dostęp do własnej konfiguracji przycisków na paskach oraz tła programu. Obok włączenia lub wyłączenia dowolnego paska z przyciskami oraz tła, pozycja Konfiguracja pasków umożliwia włączenie lub wyłączenie dowolnych przycisków na każdym pasku. Jest to szczególnie istotne dla użytkowników, którzy będą korzystać tylko z niektórych funkcji i dodatkowe przyciski będą im tylko przeszkadzać. UWAGA 1. Wyłączenie niektórych przycisków nie jest formą zabronienia dostępu do danych funkcji przez użytkownika. Do tego celu służy system praw dostępu - patrz Instrukcja administratora - Parametryzacja systemu - Grupy użytkowników. UWAGA 2. Jeśli przypadkowo wyłączymy pewne paski narzędzi to najprostszą formą powrotu do ustawień oryginalnych jest skorzystanie z funkcji Przywróć wszystkie paski. Ustawienia tła Tło jest bardzo ważnym elementem, gdyż powoduje, że użytkownik widzi na pulpicie tylko okna uruchomionego systemu. Zaawansowany użytkownik, który pracuje na kilku aplikacjach jednocześnie może zrezygnować z tła. Wtedy będzie miał dostęp do wszystkich ikonek pulpitu i okien innych programów. Klikając prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu tła programu możemy je wyłączyć (Tło) uzyskujemy dostęp do własnych jego ustawień (Ustawienia tła). Możemy ustalić własny obrazek tła (Zmień tło), przywrócić tło standardowe (Standardowe) lub uczynić tło półprzeźroczystym (Kontrast). Dostęp do ustawień tła jest możliwy tylko wtedy, gdy tło jest włączone. Jeśli tło jest wyłączone to musimy je najpierw włączyć, klikając prawym klawiszem w obszarze okna głównego i wybierając z menu pozycję Tło

17 Ogólne zasady pracy Funkcje dostępne w każdym oknie Wszystkie ewidencje i biblioteki prowadzone przez program (pracownicy, listy płac, działy, banki i inne) związane sąą z oddzielnymi oknami. Obsługa okien (większość przycisków i klawiszy) jest taka sama niezależnie od tego jaką ewidencjęę takie okno zawiera. W oknach prowadzone są ewidencje wymagające określenia dla każdej pozycji wielu wartości. Dostęp do wszystkich funkcji wywoływanych w programie jest możliwy zarówno z klawiatury, jak i przy pomocy myszy. Działanie i wywoływanie podstawowych funkcji jest podobne w większości okien programu: F1 - wywołanie pomocy kontekstowej związanej z danym oknem F3 - lista wszystkich funkcji związanych z danym oknem, dostępna również po kliknięciu prawym klawiszem myszy w oknie F5 - powiększenie okna na cały ekran, ponowne naciśnięcie przywraca pierwotny rozmiar Dlatego okno złożone zawiera zakładki Lista, Pozycja i Razem (w górnej części okna). Kliknięcie w zakładki lub naciśnięcie klawiszy Ctrl Tab przełącza okno na strony Lista, Pozycja i Razem. Zakładka Pozycja umożliwia wprowadzanie i modyfikacje pozycji z listy. Na zakładce Razem można równocześnie oglądać listęę z pozycjami oraz poszczególnee pola aktualnie wybranej pozycji. Górna część okna wypełniona jest przyciskami, pozwalającymi wywoływać funkcje dostępne w każdym oknie. UWAGA. Jeśli przyciski z funkcjami są niewidoczne to można je włączyć wciskając Ctrl F4 i wyłączając opcję Ukryj pasek narzędzi lub szybko funkcją Ctrl F9. Ins, F7 - wprowadzanie nowej pozycji ( np. nowy pracownik, nowa lista płac) F6,Enter - modyfikowanie pozycji Del, F8 - usuwanie pozycji Ctrl Ins - kopiowanie pozycji do bufora w celu wstawienia podobnej pozycji z bufora klawiszami Shift Ins Ctrl F5 - odświeżanie zawartości okna przydatne przy pracy sieciowej Ctrl F4 - wybór kolumn widocznych w oknie, określenie właściwości tych kolumn ( szerokość, nazwa, czcionka, kolor itp.) oraz ustalenie rozmiaru i położenia całego okna - patrz Kolumny okna Ctrl Enter - podsumowanie kolumn w oknie Ctrl F7 - wyszukiwanie pozycji w oknie, dostępne również po bezpośrednim rozpoczęciu pisania, Ctrl L wyszukuje następnąą pozycję - patrz Wyszukiwanie F2 - wydruki związane z danym oknem (np. w oknie z pracownikami wydruk kartotek, a w oknie z listami płac wydruk list płac, pasków dla pracowników) F4 - właściwości związane z danym oknem, a w szczególności sposób uporządkowania pozycji na liście oraz zakres widocznych danych (np. pracowników z wybranego działu na liście pracowników lub list płac za dany okres w ewidencji list płac) - patrz Właściwości +/- z klawiatury numerycznej - wybór pozycji o zadanych kryteriach - praca na wybranych (podświetlonych) pozycjach Ctrl + pokazuje tylko podświetlone pozycje Ctrl - pokazuje wszystkie pozycje Ctrl A podświetla wszystkie pozycje Ctrl N odświetla wszystkie pozycje Ctrl R zmienia podświetlenie wszystkich pozycji 31 32

18 Ctrl D - usuwa wszystkie podświetlone pozycje UWAGA. Dowolne pozycje możemy podświetlić ręcznie wciskając Shift lub klawisz spacji na wybranej pozycji. - import pozycji i eksport zawartości okna w wybranych formatach Ctrl C - kopiuje podświetlone pozycje (jeśli takie są), lub wszystkie pozycje (jeśli nic nie jest podświetlone) do schowka w formacie Excel. Można później poleceniem Ctrl-V wstawić zawartość schowka do dowolnego arkusza Excel'a. W każdym oknie dostępne są również dodatkowe funkcje właściwe dla danego okna lub dla danej pozycji okna. Przykładowo na liście pracowników mamy zbiorcze wypełnianie kart pracy i inne, a w ewidencji list płac zamykanie listy i inne. Przyciski z dostępnymi funkcjami można w danym oknie zlikwidować. W tym celu należy wcisnąć Ctrl F4 i zaznaczyć opcję Ukryj pasek narzędzi (lub szybko Ctrl F9 ). Pozostanie wtedy więcej miejsca na właściwąą ewidencję, natomiast wszystkie funkcje będąą wywoływane albo klawiszami skrótów albo wybierane z menu po wciśnięciu klawisza F3. Jeśli okno jest wywoływane z innego okna to dodatkowo umieszczony jest przycisk Wybierz, który przypisze wybraną pozycję z okna. Szybki wybór umożliwia kombinacja klawiszy Alt Enter. Okna wywoływane niezależnie można zamknąć przyciskiem Zamknij lub kombinacją klawiszy Alt F4. W przypadku okien wywoływanych w formie listy do wyboru (np. przypisanie działu do pracownika lub wybór stanowiska w umowie o pracę), listy te posortowane są alfabetycznie, albo w przypadku części okien (gdy istnieje taka możliwość) wg własnego ułożenia (wg Kolejności - patrz również Właściwości). W tym drugim przypadku, jeśli listęę wyboru chcemy mieć tak samo posegregowaną jak właściwe okno, to po wybraniu odpowiedniego uporządkowania pozycji w oknie (np. klikając na nagłówku danej kolumny) wykonujemy funkcję Ustaw kolejność. Kolumny okna Po naciśnięciu w każdym oknie z danymi przycisku lub klawiszy Ctrl F4 pojawi się okienko Kolumny okna umożliwiające określenie zestawu i właściwości poszczególnych kolumn widocznych w oknie, a także położenia i rozmiaru całego okna. Możemy określić: Kolumny - wybieramy kolumny widoczne w oknie Dostępne - lista wszystkich kolumn dostępnych w bieżącym oknie. Naciskając klawisz Ins lub klikając w przycisk Dodaj przenosimy podświetloną kolumnę na koniec znajdującej się obok listy Aktywne.. Przyciskiem Wszystkie możemy od razu przenieść wszystkie dostępne kolumny. Na uwagę zasługują kolumny: Lp - liczba porządkowa pozycji w oknie, zawsze rozpoczyna się od 1 niezależnie od ustawienia kolejności wpisów 33 Ide - unikalny identyfikator pozycji, oznacza kolejność wprowadzania wpisów do bazy Kol - numer pozycji w oknie wg własnego ułożenia, zmienia się automatycznie przy przeciąganiu pozycji; przeciąganie pozycji możliwe jest tylko wtedy, gdy uporządko owanie (F4) ustawione jest na własne ułożenie (Kol) i nie jest dostępne we wszystkich oknach Aktywne - lista aktywnych, tzn. widocznych, kolumn okna. Klawiszem Del lub przyciskiem Skasuj możemy usunąć podświetloną kolumnę. Naciskając klawisze Shift lub klikając w przyciski z niebieskimi strzałkami możemy zmienić pozycję (wyżej/niżej) podświetlonej kolumny na liście aktywnych kolumn. Kolumny i pola systemowe - większość dostępnych w danym oknie kolumn odpowiada informacjom wprowadzanym przez użytkownika w tym oknie. Część kolumn odpowiada natomiast polom systemowym, tzn. takim które nie są widoczne w trakcie wprowadzania danych i zawierają wewnętrznee informacje niezbędne do prawidłowej pracy programu. Zaznaczając pole Kolumny i pola systemowe spowodujemy dodanie wszystkich kolumn systemowych do listy dostępnych kolumn. Nazwy pól systemowych zaczynają się zawsze od Z kolumn systemowych korzysta się zwykle tylko w celach serwisowych. Wyjątkami, zawierającymi bezpośrednio przydatne informacje, - odpowiednio: nazwa użytkownika, który utworzył daną pozycję okna oraz data i czas - odpowiednio: nazwa użytkownika, który jako ostatni modyfikował daną pozycję okna oraz data i czas tej modyfikacji Właściwości kolumny - ustalamy właściwośc bieżącej kolumny (bieżącej tzn. wybranej na liście aktywnych kolumn) Nazwa kolumny - możemy zmienić nazwę kolumny na inną bardziej dla nas zrozumiałą (lub przydatną) Szerokość - szerokość kolumny w pikselach. Szerokośćć kolumny możemy również ustawić bezpośrednio w oknie przesuwając w lewo lub prawo krawędź kolumny. Kolor tła - możliwość zmiany tła kolumny ze standardowego białego koloru na dowolny inny Położenie - sposób justyfikacji kolumny, tzn. "Lewo " " Prawo" " Środek " Czcionka - właściwości czcionki używanej w kolumnie: typ, styl, rozmiar, kolor, itp.. Standardowo jest używana czcionka "MS Sans Serif", styl regularny, rozmiar 8. Położenie i wielkość okna - określenie położenia lewego górnego rogu okna (Lewa krawędź, Górna krawędź) oraz Szerokości i Wysokości okna. Lewy górny róg ekranu ma współrzędne 0,0. Wartości, które można wpisać w tych czterech polach mieszczą się w zakresie odpowiednio: Górna krawędź, Wysokość - od 0 do pionowej rozdzielczości ekranu (zwykle 600, 768 lub 900) Lewa krawędź, Szerokość - od 0 do poziomej rozdzielczości ekranu (zwykle 800, 1024 lub 1440) Ukryj pasek narzędzi - ukrycie przycisków z dostępnymi funkcjami w oknie w celu pozostawienia większej ilości miejsca na właściwą zawartość okna (skrót w oknie Ctrl F9) Maksymalizuj do pełnego ekranu - powiększenie rozmiaru okna (skrótem w oknie F5) na pełny ekran lub tylko do wysokości okna głównego Szukaj według kolumny uporządkowania - wyszukiwanie będzie odbywało się po tej samej kolumnie, co uporządkowanie (sortowanie) 34

19 Wszystkie określone tu ustawieniaa pamiętane są niezależnie dla każdego użytkownika programu. Pozwala to na optymalne przystosowanie programu do upodobań użytkownika, rozdzielczości używanego przez niego monitora oraz rodzaju wykonywanych przez niego w programie działań. Przywrócenie pierwotnych ustawień kolumn i położenie na ekranie wszystkich okien umożliwia funkcja Domyślne konfiguracje okien z pozycji menu głównego Ustawienia. Klikając w przycisk Domyślne możemy przywrócić domyślne właściwości okna, przewidziane przez producenta dla aktualnej rozdzielczości ekranu. Wyszukiwanie Po naciśnięciu w każdym oknie z danymi przycisku lub klawiszy Ctrl F albo Ctrl F7 pojawi się okienko Szukaj umożliwiające wyszukanie pozycji okna zawierającej określoną wartość we wskazanym polu. Dla ułatwienia okienko Szukaj wywołuje się również automatycznie po rozpoczęciu pisaniaa szukanego tekstu na zakładce Lista. W okienku określamy kryteria i parametry wyszukiwania: Tekst - szukany tekst, najczęściej początek lub cała nazwa Szukaj po - wybieramy z listy pól dostępnych w tym oknie pole, które powinno zawierać wpisany wyżej tekst. Lista pól zawiera zarówno pola dostępne dla użytkownika w trakcie wprowadzania danych w tym oknie jak i tzw. pola systemowe, zawierające informacje wewnętrzne programu. Nazwy pól systemowych zaczynająą się od Pola systemowe będą dostępne na liście pól, jeśli wcześniej włączyliśmy je w zestawie dostępnych kolumn okna. Z wyszukiwania po polach systemowych korzysta się zwykle tylko w celach serwisowych. Szybko - przyspiesza wyszukiwanie pierwszej pozycji spełniającej zadane kryteria. Wyłączamy pole Szybko przy wyszukiwaniu fragmentu tekstu (a nie początku), albo gdy chcemy skorzystaćć z niektórych opcjonalnych ustawień wyszukiwania - patrz niżej. Filtruj - przy szybkim wyszukiwaniu zawartość okna jest na bieżąco filtrowana, pokazując tylko pozycje spełniające kryterium wyszukiwania. UWAGA. Opcje te są dostępne tylko dla wyszukiwania po polach pochodzących bezpośrednio z tabeli danego okna (np. Nazwisko w tabeli pracowników). Nie można jej włączyć przy wyszukiwaniu po polach kalkulowanych (np. Nazwisko i imię w tabeli pracowników) lub pochodzących z bibliotek (np. Dział w tabeli pracowników). Przycisk Ustawienia umożliwia określenie opcjonalnych parametrów wyszukiwania: Uwaga na rozmiar liter - zaznaczamy jeśli istotny jest rozmiar liter w wyszukiwanym tekście. Początek nazwy - zaznaczamy, jeśli wpisany tekst nie musi zawierać całego szukanego pola, tylko początkowy fragment. Fragment nazwy - zaznaczamy, jeśli wpisany tekst nie musi się znajdować na początku szukanego pola. Niedostępny przy opcji Szybko UWAGA. Jeśli nie będzie zaznaczony ani Początek nazwy, ani Fragment nazwy wtedy wprowadzony tekst musi odpowiadać 35 całej zawartości szukanego pola. Kierunek - kierunek wyszukiwania: Naprzód albo Do tyłu. Niedostępne jeśli zaznaczono parametr Szybko. Zakres - zakres wyszukiwania: czy przeszukaćć Całość czy tylko Podświetlone pozycje. Niedostępne jeśli zaznaczono parametr Szybko. Skąd - skąd rozpocząć wyszukiwanie: Od kursora, czyli od bieżącej pozycji albo Od początku. Niedostępne jeśli zaznaczono parametr Szybko. Przycisk OK rozpoczyna wyszukiwanie. Jeśli chcemy wyszukać kolejną pozycję spełniającą zadane kryteria można wywołać ponownie okienko wyszukiwania Ctrl F i kliknąć w przycisk Następny lub zamiast wywoływać okno wyszukiwania nacisnąć klawisze Ctrl L bezpośrednio w oknie z danymi. Właściwości Po naciśnięciu w każdym oknie z danymi przycisku lub klawisza F4 pojawi się okienko Właściwości umożliwiające określenie uporządkowania kolejnych wpisóww oraz zakres widocznych danych. Standardowo możemy określić: Uporządkowan nie - wybieramyy kolumnę, według której posegregowane zostaną wpisy. Szybko możemy zmienić uporządkowanie, klikając bezpośrednio w wybraną kolumnę tabeli. Kolejne kliknięcie w tą samą kolumnę zmieni sposób uporządkowania a z malejące na rosnące (lub odwrotnie). Wyjaśnienia wymaga segregacja wg: Ide - kolejności wprowadzania wpisów do bazy Kol - własnego ułożenia poprzez przeciąganie pozycji myszą, ten sposób dostępny jest tylko w niektórych oknach Grupowanie - wybieramy kolumnę, według której będą grupowane rekordy. Grupowanie nie oznacza segregowania, tylko zaznaczanie naprzemiennie szarym i białym kolorem grup rekordów, których wartości pola z wybranej kolumny różnią się. W szczególności, gdy Uporządkowan nie i Grupowanie będą ustawione na taką samą kolumnę, uzyskamy przejrzystszy widok okna, ponieważ zmieniające się wartości pola uporządkowania będą wyróżnione szarymi i białymi pasami. Opcja ta nie jest dostępna we wszystkich oknach. Miesiąc - w większości okien można ograniczyć zakres widocznych danych do wpisów z wybranego miesiąca lub roku (Cały rok), ewentualnie wprowadzić własny okres przeglądania (Od-Do) lub pokazać wszystkie wpisy niezależniee od daty (Wszystko). Okres przeglądania ustawiamy dla każdego okna oddzielnie i nie jest dostępny we wszystkich oknach. Filtr zaawansowany - dodatkowa formuła umożliwiająca niestandardowe wyfiltrowanie pozycji, w oknie pojawią się tylko te wpisy, które spełniają wprowadzony tu warunek, np. wypisując w liście pracowników [Nazwisko]>='A' AND [Nazwisko]< <'B' wyświetlimy pracowników, których nazwisko zaczyna się na literę A, w formule możemy używać nazw pól z tabeli danego okna w nawiasach kwadratowych oraz instrukcji warunkowych (and, or, =, <> >, <, >), podobnie jak w zapytaniach języka SQL. Filtry kolumn są włączone - zawartość okna pozostanie ograniczona do pozycji ze wskazanymi wartościami wybranej kolumny (patrz niżej: Filtry kolumn) 36

20 Filtr wyszukiwania jest włączony - zawartość okna pozostanie ograniczona do pozycji zafiltrowanych podczas ostatniego wyszukiwania UWAGA. Jeśli zawartość okna wywoływana jest w formie listy wyboru (np. składniki akordu) to możemy ustawićć takie samo uporządkowanie tej listy jak okna pierwotnego, wywołując standardową funkcję okna Ustaw kolejność (prawy klawisz myszy w oknie). Jeśli funkcja ta nie jest dostępna to listy wyboru z zawartościąą tego okna będą uporządkowane alfabetycznie. W każdym oknie dostępne są inne standardowe możliwości filtrowania wpisów, właściwe dla danego okna. Przykładowo w oknie z pracownikami możemy wybrać tylko pracowników z danego działu, w ewidencji list płac możemy zobaczyć listy tylko z wybranego rejestru lub tylko wybranego rodzaju. Wszystkie określone tu ustawieniaa pamiętane są niezależnie dla każdego użytkownika programu. Klikając w przycisk Domyślne możemy przywrócić ustawienia pierwotne danego okna. Przywróceniee pierwotnych właściwości dla wszystkich okien umożliwia funkcja Domyślne konfiguracje okien z pozycji menu głównego Ustawienia. Filtry kolumn Obok filtrowania pozycji, które udostępnia okno Właściwości (F4), można szybko pokazać te pozycje, których wartości kolumny przyjmują odpowiednie wartości. Po najechaniu myszą na wybraną kolumnę tabeli pojawia się przycisk, którego kliknięcie rozwinie okienko z wyszczególnionymi wartościami, jaki przyjmuje dana kolumna. Zaznaczając wybrane pozycje możemy pokazać tylko te pozycje w oknie, których zawartość przyjmuje wskazane wartości. Biblioteki Raz wprowadzone pozycje istnieją na liście, z której są później wybierane podczas wprowadzania danych. Gdy na przykład podczas wprowadzania nowego pracownikaa chcemy określić, któremu urzędowi skarbowemu podlega, wywołujemy bibliotekę urzędów wciskając lub klikając, ustawiamy się na odpowiednim urzędzie i (Enter) przypisujemy do pracownika. Szukając odpowiedniej pozycji możemy używać klawiszy, PgUp, PgDn. Możemy równieżż wpisać fragment nazwy - kursor automatycznie przesunie sięę na pierwszą pozycję, która ten fragment zawiera. Funkcja Ctrl L umożliwi wyszukanie kolejnej pozycji zawierającej dany fragment. Jeśli poszukiwanej pozycji nie ma na liście, musimy ją wprowadzić klawiszem Ins lub klikając. Przegląd wydruku Każdy przygotowany w programie wydruk (np. zaświadczenie o zarobkach, lista płac, deklaracja PIT itd. ) pojawia się w oknie Przegląd wydruku, gdzie można go przejrzeć oraz klikając w odpowiednie przyciski: Program prowadzi biblioteki urzędów skarbowych, banków, zawodów i innych jednostek. Dzięki temu nie trzeba każdorazowo wprowadzaćć nazw i danych tych instytucji. Do danych z bibliotek możemy się dostać poprzez menu główne (Okna - Urzędy skarbowe, Oddziały ZUS, Miejscowości, Zawody, Banki, Odbiorcy przelewów) ). Biblioteki są wspólne dla wszystkich firm obsługiwanych w programie, tzn. jeśli będąc w jednej firmie wprowadzimy nowy bank na listę banków, będzie on również widziany po zmianie firmy. W części bibliotek dostępne są standardowe funkcje: Ins - dopisanie pozycji do biblioteki F6, zakładkaa Pozycja, - poprawa danych już istniejącej pozycji Del - wykasowanie pozycji z biblioteki Drukuj - wydrukować na drukarce, ten sam efekt uzyskamy naciskając klawisz Enter lub klawisze Ctrl P albo Alt D. Eksportuj do pliku w formacie PDF - zapisać na dysku w formacie PDF, np. po to, żeby komuś go przekazać lub przesłać. Wcześniej przy instalacji systemu musi być zainstalowany sterownik PDF-Change. Eksportuj do edytora tekstu - wysłać do zewnętrznego edytora po to, aby przed wydrukiem dokonać jakichś modyfikacji. Chodzi tu o edytor, który potrafi edytować pliki w formacie HTML. Może to być Microsoft Word lub np. NVu - dobry darmowy edytor HTML. Wcześniej należy wskazać plik wykonywalny edytora w menu Ustawienia - Środowisko na zakładce Eksport. Edytuj - poprawić przed wydrukiem w notatniku systemowym. Różnica między Eksportuj do edytora tekstu a Edytuj polega na tym, że w edytu ujemy wydruk graficznie, a w poprawiamy źródłowy kod HTML, co jest trudniejsze i wymaga pobieżnej choćby znajomości języka HTML. UWAGA. Drobnych modyfikacji przed wydrukiem możemy dokonać bezpośrednio przy 37 38