I N S T R U K C J A O B S Ł U G I Systemu Kadrowo-Płacowego ( S K P w e r s j a 3.xx )

Transkrypt

1 I N S T R U K C J A O B S Ł U G I Systemu Kadrowo-Płacowego ( S K P w e r s j a 3.xx ) Moduły: KADRY (przechowywanie danych o pracownikach), KADRY - KONTROLA CZASU PRACY, PŁACE (przygotowywanie list płac), PŁACE - ROZLICZENIA ROCZNE, PŁACE - STATYSTYKA, PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW... Wielkim niebezpieczeństwem komputera jest jego olbrzymia wydajność. Im więcej zbiera się danych, tym większa jest potrzeba refleksji nad nimi EMMANUEL LE ROY-LADURIE 31 marzec, 2006r.

2 Strona - 2 System Kadrowo-Płacowy SPIS TREŚCI: 1 Wstęp...4 2Ogólne zasady obsługi systemu Edycja Sterowanie (Gorące klawisze) Uruchomienie systemu Zakończenie pracy Dokumentacja Słowniki Słownik grup Słownik działów Słownik stanowisk Słownik stopni Słownik parametrów Słownik tablic Słownik składników Słownik algorytmów Słownik kont kosztów Słownik typów list Słownik potrąceń Słownik powiązań z raportami ZUS Spisy Spis województw Spis gmin Spis miejscowości Spis ulic Spis banków Spis urzędów pocztowych Spis urzędów skarbowych Kartoteki, wykazy, listy, ewidencje, rozliczenia Kartoteka osobowa Kartoteka osobowa pracowników zwolnionych Wykaz list płac Lista płac Wykaz kartotek zarobkowych Roczna kartoteka zarobkowa Rozliczenia roczne podatku Rozliczanie czasu pracy pracowników Inne dokumenty dostępne w systemie (raporty) Raport - eksport danych do Programu Płatnika Raport - zestawienie podsumowań z list Raport - wydruk zestawienia wg nominałów z list Raport - wydruk przelewów, not, zestawień z list Raport - generowanie zestawień wg kont kosztów Raport - zestawienie uposażenia pracownika Raport - zestawienie składek ZUS - pracodawca Prowadzenie dokumentacji Zmiana parametrów zarządzania Domyślna liczba kopii przy wydruku dokumentów Automatyczne kopiowanie szablonu Domyślny status pracownika na liście Stan blokady wpisywania Wydruk podsumowania na nowej stronie Podział listy na działy Umożliwienie pracy z groszami Rząd zaokrąglenia Rozliczanie czasu pracy Kalendarz Wykorzystanie deklaracji ZUSRZA Informacje o firmie Funkcje pomocnicze Włączenie podpowiadania...41

3 System Kadrowo-Płacowy Strona Długość separatora dla indeksu Zmiana parametrów technicznych drukarki Sposób uzyskiwania polskich liter Kody sterujące Jakość wydruku Gęstość Port drukarki (kierunek wydruku) Tryb pracy Szerokość wałka drukarki Kontrola długości linii Liczba znaków w linii Format strony Wysuwanie kartki do końca strony Wykorzystanie ciągu inicjującego Ciąg inicjujący Zmiana parametrów sterownika obrazu Monochromatyczny tryb pracy sterownika obrazu Użycie polskich znaków diakrytycznych Określenie aktywnych kolorów Opóźnienie w wygaszaniu ekranu Przywołanie ustawień standardowych Informacje o oprogramowaniu Funkcje specjalne Reindeksacja Zmiana hasła Zmiana użytkownika Dołączanie użytkowników DODATKI: A) Pliki systemu oraz wymagania konfiguracyjne. B) Archiwizacja i odtwarzanie. C) Rozwiązywanie problemów. D) Struktura menu systemu.

4 Strona - 4 System Kadrowo-Płacowy 1 Wstęp. W skład Systemu Kadrowo-Płacowego wchodzą moduły: KADRY, KADRY - KONTROLA CZASU PRACY, KADRY - STATYSTYKA, PŁACE, PŁACE - ROZLICZENIA ROCZNE, PŁACE - STATYSTYKA, PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW, SKŁADNIKÓW, TABLIC I PARAMETRÓW, ARCHIWUM. Moduły: KADRY - STATYSTYKA, ARCHIWUM, są w przygotowaniu i nie są aktualnie udostępniane. Moduł KADRY. Jest to podstawowy moduł systemu SKP, bez którego nie może pracować żaden inny moduł. Pozwala on na gromadzenie w systemie informacji o pracownikach. Dla każdego pracownika wprowadzane informacje grupowane są w czterech kategoriach: dane zawodowe, dane osobowe (adresowe), dane rodzinne oraz dane porządkowe. Z informacji gromadzonych w Module KADRY, korzystają inne moduły np. Moduł PŁACE - ROZLICZENIA ROCZNE w trakcie wydruku deklaracji podatkowych. Niektóre z informacji zawartych w Module KADRY, mogą być wykorzystane w definicjach składników i algorytmów opisujących pracę Modułu PŁACE (np. stawka podstawowa i dodatek za stopień, poziom i kierunek wykształcenia, wymiar etatu, znajomość języków obcych, stan cywilny, informacje o członkach rodziny, staż itp.). W skład modułu wchodzą: kartoteka osobowa pracowników; kartotek osobowa pracowników zwolnionych; słowniki: grup, działów, stanowisk, stopni, pozwalające opisać dane zawodowe pracownika (łącznie ze stawkami odpowiadającymi stanowiskom i stopniom); spisy: województw, gmin, miejscowości, ulic, banków, urzędów pocztowych, urzędów skarbowych, pozwalające opisać dane osobowe pracowników. Moduł KADRY - KONTROLA CZASU PRACY. Moduł pozwala na ewidencję i rozliczanie czasu pracy. Dla każdego z pracowników przechowywane są w systemie informacje określające czas pracy ewentualnie przyczynę nieobecności. Informacje te pamiętane są w dwóch dokumentach: ewidencji czasu pracy (zawiera informacje o czasie trwania pracy oraz porze, w której praca była wykonywana, wyznacza liczbę nadgodzin); ewidencji obecności (zawiera informacje określające przyczynę nieobecności, umożliwia kontrolę wykorzystania urlopu wypoczynkowego, pozwala na ewidencjonowanie spóźnień). Edycja zawartości ewidencji obecności odbywa się poprzez edycję dokumentów pomocniczych: ewidencji okresów przerw w pracy, ewidencji spóźnień oraz planu urlopów. Rozliczanie czasu pracy przez system odbywa się w ramach poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego oraz w ramach całego roku kalendarzowego. Moduł PŁACE. Moduł umożliwia tworzenie dowolnych list płac (podstawowej, premii, nagród, dodatków okresowych, wypłat ze zleceń itp.), przy czym nie jest istotny czas utworzenia listy tzn. (mogą być one tworzone w okresie miesięcznym, kwartalnym, rocznym i z nieokreślonym czasem powtarzania). Listy mogą obejmować dowolne grupy pracowników. Istnieje swoboda w określaniu czy z wynagrodzenia widniejącego na liście mają być liczone składki i podatek oraz samego sposobu wyliczania podatku (stały wg najniższej stawki lub zmienny wg stawki odpowiadającej dochodowi osiągniętemu od początku roku). Listy mogą być jedno lub wieloskładnikowe. Można wskazać składniki, które mają być drukowane na liście płac lub paskach płacowych. Użytkownik systemu może samodzielnie zmieniać wartości parametrów opisujących zasady wyliczania płac (np. stawek zasiłków: rodzinnego i pielęgnacyjnego, kosztów i ulgi podatkowej itd.) oraz tablic zawierających grupy parametrów (np. tabele progów podatkowych, tabele wysługi lat itd.). Składniki listy mogą być liczone przez system lub wprowadzane przez użytkownika. Stałe kwoty (np. średnie dochody wykorzystywane w wyliczaniu zasiłku rodzinnego) lub inne stałe dane na listach płac, mogą być łatwo przenoszone z listy, na której zostały wprowadzone na następne listy. System pozwala na przechowywanie i przeglądanie list płac z wielu lat. W przypadku zakupienia Modułu PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW, SKŁADNIKÓW, TABLIC I PARAMETRÓW, użytkownik systemu ma całkowitą swobodę w definiowaniu list płac, tzn. dodawaniu lub usuwaniu: parametrów, tablic, składników i algorytmów oraz modyfikacji: składników (metod ich wyznaczania) oraz algorytmów opisujących metody, wg których liczona jest lista płac. Jeśli moduł ten nie jest dołączony do systemu, wówczas użytkownik otrzymuje standardowe słowniki parametrów, tablic, składników i algorytmów

5 System Kadrowo-Płacowy Strona - 5 (wystarczające w większości przypadków wyliczania płac) lub zawartość tych słowników jest ustalana podczas wdrożenia systemu (przeprowadzanego na życzenie użytkownika za dodatkową opłatą). Zakupienie Modułu PŁACE - ROZLICZENIA ROCZNE pozwala na automatyczne przenoszenie kwot z list płac do kart rozliczeń rocznych podatnika. Moduł PŁACE - ROZLICZENIA ROCZNE. Moduł pozwala na gromadzenie w systemie danych o uzyskanych dochodach oraz pobranych zaliczkach, dla każdego pracownika zarejestrowanego w Module KADRY. Dane mogą być wprowadzane ręczne przez operatora systemu lub przenoszone automatycznie z list płac (jeśli w systemie dostępny jest Moduł PŁACE). W oparciu o zarejestrowane dane oraz dane (adresowe) z kartoteki osobowej, można wydrukować deklaracje PIT-11, PIT-8B lub PIT-40. Fakt rozliczenia pracownika, lub wydania pracownikowi deklaracji, można w systemie zaznaczyć. Moduł PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW... Moduł ten jest udostępniany po odpowiednim przeszkoleniu w zakresie programowania warunków pracy Modułu PŁACE w systemie. Poniższa instrukcja nie zawiera opisu zasad obowiązujących podczas programowania warunków pracy Modułu PŁACE. Dodatek do instrukcji zawierający ten opis jest dostarczany użytkownikowi w trakcie szkolenia. System pozwala właścicielowi (zarządcy) lub innemu uprawnionemu pracownikowi, ustalić listę osób dopuszczonych do pracy z systemem oraz zakres ich możliwości. Np. pracownik, mający za zadanie jedynie uzupełniane kartotek osobowych nie będzie mógł obsługiwać Modułu PŁACE (nie będzie mógł: wypełniać listy płac, drukować listy, itd.). Zakres uprawnień jest opisany w rozdziale funkcje specjalne - dołączanie użytkowników. Po uaktywnieniu ochrony systemu, każda osoba rozpoczynająca pracę z systemem musi podać swoją nazwę (pozwala to na określenie osoby wykonującej daną czynność - osobista odpowiedzialność) oraz hasło. Każdy z użytkowników ma własne hasło. Wszystkie wystawiane dokumenty są automatycznie podpisywane nazwą (nazwiskiem i imieniem) użytkownika, który został wskazany podczas uruchamiania systemu. Zarządca lub osoba posiadająca identyczne uprawnienia do pracy w systemie, może sprawdzić czy dany użytkownik stosuje hasło i jak często je zmienia. Do prawidłowej pracy systemu wystarczy mikrokomputer klasy PC pracujący pod systemem operacyjnym DOS w wersji 3.30 lub wyższej, wyposażony w drukarkę, dysk twardy oraz kartę graficzną SVGA, VGA (EGA lub podobną). Jeśli mikrokomputer ma zainstalowaną inną kartę np. CGA lub Hercules, wówczas nie będą widoczne na ekranie polskie znaki (przy tych kartach polskie znaki dostępne są jedynie po odpowiedniej elektronicznej przeróbce - wymiana ROMu z matrycą znaków). Ponadto, w celu pełnego wykorzystania możliwości systemu mikrokomputer powinien być połączony z drukarką. Drukarkę można podłączyć do jednego z wyjść LPT1, LPT2 lub LPT3 mikrokomputera. System zapewnia pełną obsługę polskich znaków (wprowadzanie z klawiatury, wyświetlanie na ekranie oraz drukowanie), a także porządkuje informacje zgodnie z kolejnością liter w alfabecie polskim. Polskie znaki zdefiniowane są w standardzie Mazovii (wydruki obsługują także standardy Latin 2 i ISO ). System posiada mechanizmy zabezpieczające tworzoną bazę danych przed zniszczeniem na skutek np. zaniku napięcia w sieci (dobrą zasadą jest jednak utworzenie kopii bazy danych na dyskietkach, co zapobiega utracie informacji np. przy uszkodzeniu dysku twardego). Na życzenie użytkownika system może być rozbudowany o dowolne funkcje i moduły przydatne w zarządzaniu (np. funkcje analizy płac, zatrudnienia itd.), zgodnie z indywidualnymi potrzebami użytkownika. System Kadrowo-Płacowy może współpracować z innymi systemami oferowanymi przez naszą firmę np.: systemem pełnej księgowości (Systemem Finansowo-Księgowym) lub systemem księgowości uproszczonej (Systemem Księgi Przychodów i Rozchodów). Pełną ofertę systemów rozprowadzanych przez naszą firmę oraz zakres wzajemnej współpracy pomiędzy tymi systemami, można uzyskać w siedzibie firmy.

6 Strona - 6 System Kadrowo-Płacowy 2Ogólne zasady obsługi systemu. 2.1 Edycja. Każdy z klawiszy klawiatury spełnia ustaloną funkcję. Nawet dla użytkownika mającego po raz pierwszy styczność z mikrokomputerem nie stanowi problemu wprowadzenie cyfr danej liczby lub też liter dowolnego słowa (może z wyjątkiem słowa zawierającego typowe znaki polskie, takie jak: ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ż lub ź). Problemem jednak może być np. zapisanie tego słowa dużymi literami lub poprawienie jednego ze znaków w już wprowadzonym tekście. Poniżej przedstawione zostanie znaczenie najczęściej używanych klawiszy: a) klawisze znakowe: Opis widniejący na klawiszu Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza A..Z wyświetlenie litery a..z = [ ] \ / ;,. ` ' wyświetlenie cyfry 0..9 lub dolnego znaku widniejącego na klawiszu Shift brak reakcji, Shift łącznie z A..Z wyświetlenie dużej litery A..Z Shift łącznie z = [ ] \ / ;,. ` ' wyświetlenie górnego znaku widniejącego na klawiszu Caps Lock przełączenie klawiatury z małych liter na duże (i odwrotnie) Polskie znaki uzyskuje się naciskając odpowiednią kombinację klawiszy np. literę ą otrzymamy, jeśli naciśniemy jednocześnie klawisz Alt i klawisz oznaczony literą A, Ą jeśli naciśniemy jednocześnie klawisze Shift, Alt, i klawisz oznaczony literą A. UWAGA: literę ź można uzyskać naciskając jednocześnie klawisz Alt i klawisz oznaczony literą X. b) klawisze sterujące wykorzystywane podczas edycji pojedynczego pola dokumentu, w nawiasie podano drugą nazwę klawisza jaką mogą być oznaczone: Opis widniejący na klawiszu Home End Insert (Ins) Backspace ( ) Delete (Del) Tab ( ) Esc Enter ( ) Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza przesunięcie kursora na początek linii przesunięcie kursora na koniec linii przesunięcie kursora do poprzedniej linii przesunięcie kursora do następnej linii przesunięcie kursora na poprzedni znak przesunięcie kursora na następny znak przełączanie między trybami edycji: - wtrącanie znaków w tekst, - zastępowanie znaków poprzedniego tekstu nowymi znakami usunięcie znaku przed kursorem usunięcie znaku pod kursorem usunięcie zawartości pola (zdania) przywrócenie poprzedniej zawartości pola (zdania) akceptacja (wysłanie informacji do komputera) UWAGA: jeśli dane pole dokumentu składa się tylko z jednej linii (najczęstszy przypadek), wówczas naciśnięcie klawiszy i nie spowoduje żadnej reakcji. Bardzo przydatna jest znajomość dwóch klawiszy Tab i Esc. Jeśli zawartość danego pola ma być całkowicie usunięta, to efekt taki zostanie uzyskany szybciej po naciśnięciu klawisza Tab, niż przy użyciu jednego z klawiszy Delete lub Backspace. By przywrócić zawartość danego pola, po wcześniejszym jej usunięciu (np. klawiszem Tab, Delete lub Backspace), wystarczy nacisnąć klawisz Esc. c) klawisze sterujące wykorzystywane podczas edycji całego dokumentu (poruszania się między polami dokumentu): Opis widniejący na klawiszu Esc Ctrl-PageDown Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza porzucenie edycji przesunięcie kursora na poprzednie pole przesunięcie kursora na następne pole (dostępny jedynie podczas operacji poprawiania) zakończenie edycji dokumentu W wielu przypadkach system kontroluje poprawność wprowadzonych danych względem ich charakteru. Poniżej wyliczone zostaną najistotniejsze typy danych (odzwierciedlające ich charakter) oraz zasady jakie obowiązują

7 System Kadrowo-Płacowy Strona - 7 przy ich wprowadzaniu: 1) data - w systemie daty wprowadzane są w formacie dd.mm.rrrr (dd - dzień, mm - miesiąc, rrrr - rok, np ), nie można wprowadzić nieprawidłowej daty (np ), w polu daty nie można wprowadzić innych znaków niż cyfry, ponadto w wielu sytuacjach data musi spełniać określone warunki (np. podczas rejestracji dokumentu, data wystawienia dokumentu musi być wcześniejsza lub równa dacie bieżącej); kasowanie dat w systemie odbywa się poprzez ustawienie kursora w polu daty dzień i bezpośrednie naciśnięcie klawisza Tab - operacja usunięcia nie zawsze jest dostępna; 2) przedział czasu - przedział czasu podaje się jako dwie daty oddzielone znakiem myślnika, np r r., każda z dat musi być zapisana zgodnie z zasadami obowiązującymi przy wpisywaniu dat (data może być uzupełniona dopiskiem r ), pierwsza z dat jest datą początku okresu, druga - końca, dopuszcza się pewne uproszczenia podczas wprowadzania przedziału czasowego - jeśli jest on ograniczony do jednego roku, wówczas w pierwszej dacie można pominąć rok np r. (zamiast r r.), - jeśli jest on ograniczony do jednego miesiąca, wówczas w pierwszej dacie można pominąć miesiąc i rok np r. (zamiast r r.); 3) pole ze stałym miejscem separującym - jeśli rodzaj danej determinuje jej wartości i sposób obrazowania (np. kod pocztowy), wówczas miejsce na podanie takiej danej ma zaznaczony znak separujący, a wprowadzenie wartości danej odbywa się na zasadzie oddzielnego wprowadzania każdej części danej (np. dla przytoczonego wyżej kodu pocztowego należy wpisać pierwsze dwie cyfry kodu, nacisnąć klawisz Enter, po czym wprowadzić pozostałe trzy cyfry kodu i zakończyć edycję wartości danej ponownie naciskając klawisz Enter); 4) pole ze zmiennym miejscem separującym - jeśli rodzaj danej i jej dopuszczalne wartości nie determinują sposobu zapisu danej, wówczas wprowadzenie danej ogranicza się do wprowadzenia właściwej ilości separatorów (np. przy podawaniu numeru NIP cyfry numeru muszą być oddzielone trzema znakami myślnika, przy czym miejsca ich w numerze nie są narzucone przez system), znaki separujące nie mogą zaczynać lub kończyć wprowadzanej wartości zmiennej; 5) kwoty - podawanie kwot ogranicza się do wprowadzania kolejnych cyfr kwoty, jeśli kwota jest większa np. od 999, itd., system sam wprowadzi znak separujący - kropkę w celu wyraźniejszego oddzielenia kolejnych rzędów kwoty, gdy oprócz części całkowitej, kwota może mieć część ułamkową, wówczas naciśnięcie znaku kropki (na ekranie zamiast kropki wyświetlony zostanie przecinek), sygnalizuje systemowi rozpoczęcie wprowadzenia części ułamkowej, część ułamkowa może nie być podana (system uzupełni część całkowitą o przecinek i dwa zera), można w części ułamkowej wprowadzić jedną cyfrę (system dopisze brakujące zero) lub wprowadzić dwie cyfry (próba wprowadzenia trzeciej, zostanie odebrana przez system, jako koniec edycji kwoty); UWAGA: część ułamkową można wprowadzić, jeśli zezwala na to wartość odpowiedniego parametru zarządzania, określającego dokładność dla tej kwoty (od wartości tego parametru zależy też długość części ułamkowej); Bardzo często wprowadzanie liczb (np. kwot) odbywa się w ten sposób, że kursor jest ustawiony na prawym brzegu pola (i nie można go przestawić), a kolejne znaki liczby pojawiają się od prawej strony pola przeznaczonego na wprowadzenie liczby (tak jak w kalkulatorze). Wówczas system nie reaguje na naciskanie innych klawiszy niż oznaczone cyframi (ewentualnie - tylko jednokrotnie - znakiem kropki) oraz na klawisze: Del (usuwa ostatnią, najmłodszą cyfrę w liczbie), + i - (ustalają znak liczby). W celu zabezpieczenia użytkownika przed przypadkowym przerwaniem edycji dokumentu, po naciśnięciu klawisza Esc, system prosi o potwierdzenie przez użytkownika wykonania tej czynności. 2.2 Sterowanie (Gorące klawisze). Wybór funkcji programu polega na wskazaniu opisu właściwej funkcji w wyświetlanym menu i zaakceptowaniu go naciśnięciem klawisza Enter. Aktualną pozycję w menu sygnalizuje rozjaśnienie jednego z opisów. Możliwe jest też szybsze wybranie pozycji menu poprzez naciśnięcie klawisza odpowiadającego rozjaśnionej literze. Poruszanie się po menu wyświetlanych w systemie odbywa się klawiszami: Opis widniejący na klawiszu Home End Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza pierwsza pozycja menu, ostatnia pozycja menu poprzednia pozycja menu następna pozycja menu W rozdziale 2.1 podano znaczenie klawiszy w trakcie edycji dokumentu. Jeśli przeprowadzana jest inna operacja, wówczas te same klawisze spełniają odmienną rolę. Szczegółowo znaczenie każdego z nich będzie podane przy opisie operacji, podczas której mogą być użyte. Tutaj przedstawione zostanie znaczenie pewnych klawiszy uniwersalnych. Funkcja, jaką one realizują, nie zależy od wykonywanej operacji lub opracowywanego dokumentu. Nazwy tych klawiszy wraz z krótkim objaśnieniem są wyświetlane w ostatnim wierszu ekranu. W danej chwili są widoczne tylko nazwy klawiszy, których użycie jest dozwolone.

8 Strona - 8 Opis widniejący na klawiszu Esc F1 F2 F3 F4 System Kadrowo-Płacowy Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza porzucenie operacji wywołanie komentarza (krótkiego tekstu opisującego działania, jakie może podjąć użytkownik) włączenie lub wyłączenie podpowiadania (informacji o sposobach przeglądania, i dopuszczalnych działaniach edycyjnych wyświetlanej w przedostatnim wierszu ekranu) drukowanie dokumentu zmiana układu wg jakiego informacja jest wyświetlana na ekranie monitora Klawisze funkcyjne od F5 do F10 realizują odmienne funkcje w zależności od opracowywanego dokumentu i operacji, podczas której są dostępne. System podpowiada nazwy najistotniejszych klawiszy, dostępnych w czasie operacji przeglądania dokumentów. Oznaczenie Up/Dn (widoczne tylko na kartach CGA i Hercules) wskazuje na udostępnienie klawisza oraz klawisza.

9 System Kadrowo-Płacowy Strona Uruchomienie systemu. Do prawidłowej pracy z systemem wystarczy zapoznanie się z niniejszą instrukcją. Jednakże szersza znajomość zasad obsługi sprzętu komputerowego, pozwala użytkownikowi na zachowanie pewności co do właściwej obsługi systemu. Poniżej przedstawiony zostanie scenariusz uruchomienia systemu dla użytkownika nie mającego doświadczenia w obsłudze sprzętu komputerowego. Użytkownik bardziej doświadczony w obsłudze może, pominąć dalszą część rozdziału. By uruchomić system należy, po włączeniu mikrokomputera i pojawieniu się znaku zachęty, wysłać komendę uruchomienia programu np. C:>skp [Enter] W powyższym tekście znaki napisane standardową czcionką odnoszą się do tekstu widocznego na ekranie po włączeniu mikrokomputera, znaki napisane czcionką pogrubioną stanowią treść komendy, a znaki napisane czcionką pochyłą są nazwą klawisza informującego mikrokomputer o wysłaniu komendy. Jeśli żaden z klawiszy nie ma takiego napisu należy poszukać klawisza z napisem Return lub klawisza z symbolem. Mimo innej nazwy jest to ten sam klawisz. Uruchomiony system zgłosi się planszą informacyjną zawierającą nazwę systemu, dane o autorze oraz dane użytkownika. W ostatniej linii ekranu wyświetlone zostanie zdanie zachęcające do podjęcia pracy z systemem. Jeśli jest ustanowione hasło zarządcy, wówczas aktywna jest ochrona systemu. W tym wypadku przed podjęciem pracy system poprosi o podanie identyfikatora oraz hasła użytkownika. Jeśli system nie rozpozna identyfikatora użytkownika lub hasło zostanie podane błędnie, wówczas ponownie pojawi się plansza informacyjna, przy czym dalsza praca systemu będzie niemożliwa. Zgłoszenie się do systemu z określonym identyfikatorem warunkuje odpowiednie uprawnienia osoby obsługującej system (należy pamiętać o opuszczeniu systemu przed odejściem od mikrokomputera). Po prawidłowym podaniu hasła pojawi się menu główne. System można uruchomić w wersji kolorowej, podając jako parametr wywołania systemu znak plus np. C:>skp + [Enter] Jeśli po wydaniu komendy program nie uruchomi się należy zapoznać się z treścią dodatku C. Podczas uruchamiania systemu, mogą pojawić się sygnały dźwiękowe wskazujące na uszkodzenie całego pliku parametrów lub jego sekcji. Sygnalizacja jest następująca: jeden wysoki sygnał dźwiękowy - uszkodzona sekcja dotycząca parametrów sterownika obrazu; dwa wysokie sygnały dźwiękowe - uszkodzona sekcja dotycząca parametrów drukarki, cztery wysokie sygnały dźwiękowe - uszkodzona sekcja dot. pozostałych parametrów technicznych jeden niski sygnał dźwiękowy - uszkodzona sekcja parametrów użytkownika, dwa niskie sygnały dźwiękowe - uszkodzona sekcja parametrów pracy systemu. Podczas pierwszego uruchomienia systemu w nowym roku kalendarzowym, jeśli dotychczas dla tego roku nie został zdefiniowany kalendarz, to system założy go automatycznie. 3.1 Zakończenie pracy. By zakończyć pracę systemu wystarczy wycofać się z wszystkich menu naciskając klawisz Esc. System zada wówczas pytanie sprawdzające, czy funkcja wyjścia nie została wybrana przypadkowo. Jeśli użytkownik nie zamierzał opuścić systemu, należy na to pytanie odpowiedzieć negatywnie. UWAGA: nieprawidłowe zakończenie pracy systemu może spowodować uszkodzenie bazy danych, ponadto w przypadku gdy aktywna jest ochrona systemu (jest ustalone hasło zarządcy), uruchomienie systemu po wcześniejszym nieprawidłowym zakończeniu jego pracy, może wymagać zgłoszenia się do systemu zarządcy lub innego użytkownika o tym samym poziomie uprawnień (jeśli np. zostaną uszkodzone pliki indeksowe haseł).

10 Strona - 10 System Kadrowo-Płacowy 4 Dokumentacja. Po zainstalowaniu systemu wszystkie dokumenty (słowniki, spisy, kartoteki, rejestry, zestawienia, dzienniki, ewidencje, wykazy itp.) są puste. Aktualizacja dokumentów jest dostępna po wskazaniu dokumentu (operacji) w menu. Podczas aktualizacji dokumentów można dopisać, poprawić lub usunąć dowolną informację. O tym jakie operacje może wykonać użytkownik, decydują posiadane przez niego uprawnienia (w wersji standardowej systemu, określony jest tylko jeden użytkownik posiadający wszystkie zdefiniowane w systemie prawa), bieżący stan danego dokumentu (np. nie można wyszukać informacji w pustej kartotece - informację można jedynie wprowadzić) oraz poziom, z jakiego otrzymano dostęp do danego dokumentu (np. w trakcie edycji kartoteki osobowej nie ma możliwości poprawienia informacji w słowniku, informację można jedynie dopisać lub wskazać). UWAGA: nie należy usuwać niepotrzebnej informacji z dokumentów, przed wykonaniem archiwalnej kopii (przed końcem okresu obrachunkowego). 4.1 Słowniki. Słowniki pozwalają usystematyzować niektóre z informacji zawartych w bazie danych, umożliwiają przeprowadzenie selekcji informacji z bazy danych a przede wszystkim pozwalają na oszczędność zajmowanego przez informację, miejsca w pamięci zewnętrznej (np. nazwa stanowiska pamiętana jest w bazie danych tylko jeden raz, a przy danych zawodowych pracownika występuje jedynie odwołanie do odpowiedniej nazwy stanowiska). Taka organizacja bazy danych ułatwia też użytkownikowi wykonanie niektórych czynności jak np. regulacja stawek podstawowych - wystarczy zmienić stawki odpowiadające danym stanowiskom w słowniku stanowisk i wywołać odpowiednią funkcję w kartotece osobowej, by nastąpiła aktualizacja stawek dla wszystkich pracowników. Każda informacja zapisana w słowniku ma swój niepowtarzalny kod (symbol). Odróżnia to w sposób zasadniczy słowniki i spisy informacji (wykorzystanie i obsługa słowników oraz spisów jest jednakowa). Słowniki są uporządkowane jedynie wg klucza ustalonego jako kod lub symbol przypisany informacji. Informacje pamiętane w słownikach są dostępne, podczas edycji powiązanego ze słownikiem pola dokumentu (np. kartoteki). Jeśli kursor ustawiony jest na polu, które ma powiązanie ze słownikiem, wówczas naciśnięcie dowolnego klawisza poza klawiszami Enter i Tab (patrz rozdział 4.3), spowoduje uaktywnienie słownika. Jeśli zostanie naciśnięty jeden z klawiszy oznaczonych literą alfabetu to znacznik pozycji słownika (znak» lub belka rozjaśniająca treść informacji) ustawi się na pierwszą informację rozpoczynającą się na literę odpowiadającą naciśniętemu klawiszowi. Jeśli naciśnięty zostanie inny klawisz a dane pole kartoteki nie jest puste, to znacznik pozycji słownika ustawi się na informację podaną w polu kartoteki. Podczas przeglądania słownika lub spisu (opis tego dokumentu znajduje się w następnym rozdziale) można użyć następujących klawiszy: Opis widniejący na klawiszu Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza Home przesunięcie znacznika na drugą pozycję widoczną na ekranie End przesunięcie znacznika na przedostatnią pozycję widoczną na ekranie PgUp przewinięcie zawartości okna w kierunku początku PgDn przewinięcie zawartości okna w kierunku końca przesunięcie znacznika na poprzednią pozycję przesunięcie znacznika na następną pozycję A..Z wyszukanie pozycji wg wzorca (włączenie trybu wyszukiwania - wyłączenie trybu nastąpi po naciśnięciu dowolnego z pozostałych klawiszy podanych w tabeli) Tab przeniesienie pozycji słownika lub spisu w pole dokumentu z równoczesnym opuszczeniem słownika lub spisu Insert (Ins) wprowadzenie nowej pozycji Delete (Del) usunięcie pozycji Enter ( ) Esc poprawienie pozycji opuszczenie słownika lub spisu bez wybrania informacji (jeśli przed wejściem do słownika lub spisu powiązane pole dokumentu nie było puste, wówczas poprzednia zawartość pola zostanie usunięta Jednym ze sposobów przeglądania słownika lub spisu jest podawanie kolejnych liter (znaków) informacji. Uaktywnienie takiego sposobu wyszukiwania jest sygnalizowane pojawieniem się na ramce ograniczającej pole na informację ze słownika (spisu), okienka zawierającego dotychczas wprowadzone znaki, określające wzorzec poszukiwań. Znacznik będzie się ustawiał na informację najbardziej pasującą do wzorca. Zakończenie operacji wyszukiwania wg wzorca, nastąpi po naciśnięciu dowolnego klawisza sterującego np. klawisza Enter, przy czym: 1) jeśli naciśnięty zostanie klawisz Tab, to jednocześnie z zakończeniem wyszukiwania wg wzorca, nastąpi

11 System Kadrowo-Płacowy Strona - 11 zakończenie operacji przeglądania słownika (spisu) i wyszukana informacja zostanie przeniesiona do odpowiedniego pola kartoteki, 2) jeśli naciśnięty zostanie klawisz Esc, to jednocześnie z zakończeniem wyszukiwania wg wzorca, nastąpi zakończenie operacji przeglądania słownika (spisu), a odpowiednie pole kartoteki pozostanie puste (jeśli przed wejściem do słownika lub spisu pole to nie było puste, to poprzednia zawartość pola zostanie usunięta). Należy pamiętać, że usunięcie ze słownika (spisu) informacji, do której są powiązania z kartoteką (np. nazwy działu wykorzystywanej w danych niektórych pracowników) spowoduje zatracenie takich powiązań (a więc przy danych tych pracowników nie będzie wyświetlana nazwa działu) Słownik grup. Słownik grup stanowi najwyższe (najbardziej ogólne) kryterium podziału pracowników w kartotece osobowej. Słownik powinien zawierać nazwy grup odpowiadające strukturze firmy (przykładowe rodzaje grup: pracownicy umysłowi i pracownicy fizyczni; funkcjonariusze, nauczyciele, lekarze; wydział produkcyjny, wydział sprzedaży, wydział konstrukcyjny itd.). Hierarchię grup powinien odzwierciedlać kod nadany grupie. Może się on składać tylko z cyfr Słownik działów. Słownik działów jest kolejnym po słowniku grup, kryterium podziału pracowników. Do słownika powinno się wpisywać nazwy działów, wydziałów lub komórek występujących w ramach podziału wyższego (podziału wg grup). Budowa kodu jest identyczna jak w przypadku słownika grup Słownik stanowisk. Jest to kolejny słownik ustalający kryterium podziału pracowników. Powinien on odzwierciedlać system stanowisk istniejących w firmie. W słowniku tym, w stosunku do poprzednich, można dodatkowo, przy nazwie każdego stanowiska wprowadzić kwotę określającą wysokość stawki podstawowej, przysługującej na tym stanowisku (dokładność z jaką można wprowadzić kwotę zależy od wartości parametru 'zaokrąglenie ogólne'). Stawka ta będzie podpowiadana, przy zakładaniu kartoteki nowemu pracownikowi. Jest ona też wykorzystywana w działaniu funkcji 'regulacja stawek podstawowych'. Nie ma konieczności przypisania stanowiska pracownikowi, tzn. wskazania nazwy stanowiska podczas wypełniania kartoteki osobowej pracownika. Budowa kodu jest identyczna jak w przypadku słownika grup Słownik stopni. Jest to ostatni słownik (najbardziej szczegółowy) wykorzystywany do określania podziału pracowników. Powinien on odzwierciedlać stopnie nadawane pracownikom (np. stopnie wojskowe, stopnie naukowe, stopnie zawodowe - funkcyjne itp.). Podobnie jak w słowniku stanowisk przy nazwie każdego stopnia można podać kwotę, określającą wysokość dodatku za stopień. Kwota ta będzie podpowiadana przy zakładaniu kartoteki nowemu pracownikowi oraz wykorzystywana w działaniu funkcji 'regulacja stawek za stopnie'. Nie ma konieczności przypisania stopnia pracownikowi, tzn. wskazania nazwy stopnia podczas wypełniania kartoteki osobowej pracownika. Budowa kodu jest identyczna jak w przypadku słownika grup Słownik parametrów. Słownik parametrów podobnie jak i słowniki opisane w następnych rozdziałach, należy do grupy słowników definiujących pracę Modułu PŁACE. Słownik parametrów pozwala na zdefiniowanie i określenie wartości parametrów występujących w metodach wyliczania płac takich jak np.: najniższe wynagrodzenie, granica przyznania pełnego zasiłku rodzinnego, stawki zasiłku rodzinnego i pielęgnacyjnego, ulga podatkowa itd. Dla każdego parametru zdefiniowanego w systemie, ustala się kod parametru, będący liczbą naturalną (wykorzystywany we wskazaniach na parametr w trakcie wyliczania płac), ilość miejsc dziesiętnych jakie będą dopuszczalne przy podawaniu wartości parametru (od 0 do 5), wartość parametru oraz nazwę parametru (opis słowny). W przypadku dołączenia do systemu Modułu PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW..., użytkownik ma możliwość dopisywania, usuwania jak i poprawiania informacji w słowniku parametrów. Jeśli moduł ten nie jest dołączony do systemu, wówczas użytkownik może jedynie poprawiać informację dla zapisanych w słowniku parametrów (bez możliwości zmiany kodu oraz nazwy parametru). Nie może natomiast definiować nowych parametrów lub usuwać zapisów ze słownika parametrów. Każdy z parametrów może mieć określony symbol liczbowy, wskazujący jednoznacznie dany parametr systemowi SKP. Numery parametrów zdefiniowane są w systemie na stałe. Klawiszem F6-Symbol można wskazać, który z parametrów słownika parametrów odnosi się do zdefiniowanego numeru. Klawisz F6 jest dostępny, jeśli do systemu dołączono Moduł PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW... Dla aktualnej pozycji słownika parametrów numer ten jest wyświetlony na ramce okna. Klawisz F7-Szukaj umożliwia wyszukanie w nazwie parametru zadanego ciągu znaków.

12 Strona Słownik tablic. System Kadrowo-Płacowy Część parametrów występujących w metodach wyliczania płac można pogrupować wg sposobu wykorzystania np. stawki wysługi lat, stawki podatkowe dla progów, progi podatkowe, wysokości nominałów itp. Takie parametry wygodniej jest pamiętać w pewnym wspólnym miejscu. Do tego właśnie służy słownik tablic. Tablice ułatwiają też odwołania do parametrów podczas wyliczeń. Tablice mogą zawierać od 1 do 3 kolumn. Każda z kolumn zawiera 10 wierszy. W przypadku grup parametrów, nie mieszczących się w tak zdefiniowanym zakresie (30 wartości), można wykorzystać kilka tablic. Każda z kolumn może mieć inną liczbę miejsc dziesiętnych (od 0 do 3). Podczas definiowania nowej tablicy ustala się kod tablicy będący liczbą naturalną (wykorzystywany we wskazaniach na tablicę podczas obliczeń), budowę tablicy tzn. kolejno liczbę kolumn tablicy, ilość miejsc dziesiętnych dla pierwszej, drugiej i trzeciej kolumny oraz nazwę tablicy. Po naciśnięciu klawisza F5-Dane można określać wartości dla zdefiniowanej tablicy. Podczas edycji wartości wprowadzonych do tablicy można skorzystać z klawiszy: Opis widniejący na klawiszu Home End Insert (Ins) Delete (Del) Enter ( ) Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza przesunięcie podświetlenia na pierwszy wiersz tablicy przesunięcie podświetlenia na ostatni wiersz tablicy przesunięcie podświetlenia na poprzedni wiersz tablicy przesunięcie podświetlenia na następny wiersz tablicy wstawienie nowego wiersza tablicy - wiersz zostanie wstawiony przed wiersz podświetlony, ostatni wiersz tablicy zostanie usunięty usunięcie podświetlonego wiersza poprawienie wartości w podświetlonym wierszu Podobnie jak dla słownika parametrów, w przypadku dołączenia do systemu Modułu PŁACE DEFINICJE ALGORYTMÓW..., użytkownik ma możliwość dopisywania, usuwania jak i poprawiania informacji w słowniku tablic. Jeśli moduł ten nie jest dołączony do systemu, wówczas użytkownik może jedynie poprawiać informację dla zapisanych w słowniku tablic (bez możliwości zmiany kodu i nazwy tablicy oraz liczby aktywnych kolumn). Nie może natomiast definiować nowych tablic lub usuwać zapisów ze słownika tablic. Tak jak każdy parametr, również każda z tablic może mieć określony symbol liczbowy, wskazujący jednoznacznie daną tablicę systemowi SKP. Klawisz F7-Szukaj umożliwia wyszukanie w nazwie tablicy zadanego ciągu znaków Słownik składników. Słownik ten służy do zdefiniowania składników (zarówno tych drukowanych na listach płac, paskach płacowych itd. jak i przechowywujących wartości pomocnicze np. średni dochód na jednego członka rodziny stanowiący podstawę przyznania zasiłku rodzinnego), jakie mają być używane przez system w wyliczaniu płac. Podczas definiowania nowego składnika ustala się jego kod będący liczbą naturalną (wykorzystywany we wskazaniach na składnik w trakcie wyliczania płac), ilość miejsc dziesiętnych jakie będą dopuszczalne przy podawaniu lub wyznaczaniu wartości składnika (od 0 do 5), metodę wyliczania składnika (nie musi być podawana jeśli wartość składnika nie ma być liczona a jedynie wprowadzana przez operatora), pełną nazwę składnika oddającą jego znaczenie oraz nazwę skróconą wykorzystywaną w np. wydrukach. Dla każdego składnika można wskazać symbol konta księgowego, które ten składnik obciąża (z symbolu korzystać może między innymi funkcja wydruku zestawień, przelewów, not oraz funkcja generowania zestawień wg kont kosztów). W przypadku dołączenia do systemu Modułu PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW..., użytkownik ma możliwość dopisywania, usuwania jak i poprawiania informacji w słowniku składników. Jeśli moduł ten nie jest dołączony do systemu, wówczas użytkownik może jedynie przeglądać słownik składników oraz aktualizować informacje odnoszące się do liczby miejsc dziesiętnych w kwotach, nazwy skróconej składnika (drukowanej między innymi na liście płac) oraz symbolu konta kosztów odnoszącego się do tego składnika. Tak jak każdy parametr, również każdy ze składników może mieć określony symbol liczbowy, wskazujący jednoznacznie dany składnik systemowi SKP. Klawisz F7-Szukaj umożliwia wyszukanie w metodzie lub nazwie składnika zadanego ciągu znaków Słownik algorytmów. Jest to najistotniejszy słownik wykorzystywany w Module PŁACE. Zawiera on opisy sposobów wyznaczania wartości składników. Definiując algorytm należy podać jego kod, będący liczbą naturalną, sposób przeprowadzania obliczeń (wzór - algorytm) oraz komentarz ułatwiający kontrolę słownika algorytmów. Podobnie jak w słowniku składników, tak i dla słownika algorytmów, w przypadku dołączenia do systemu Modułu PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW..., użytkownik ma możliwość dopisywania, usuwania jak i poprawiania informacji w słowniku algorytmów. Jeśli moduł ten nie jest dołączony do systemu, wówczas użytkownik może jedynie przeglądać słownik algorytmów. Klawisz F7-Szukaj umożliwia wyszukanie w algorytmie lub komentarzu zadanego ciągu znaków.

13 System Kadrowo-Płacowy Strona - 13 UWAGA: błędne opisanie sposobu wyliczania wartości wg danego algorytmu (np. podanie odwołania do nieistniejącego w słowniku parametrów kodu parametru, przestawienie parametrów funkcji wywoływanych przez algorytm, pomyłkowa zamiana znaku minus na znak plus itd.) spowoduje wystąpienie, podczas obliczeń składników wykorzystujących te algorytmy, błędów w trakcie wyliczania wartości wynikającej z algorytmu; w części przypadków sytuacja taka nie jest wykrywalna przez system, co może doprowadzić do nieprzewidzianych sytuacji w zakresie generowanych (wyliczania) list - z tego właśnie powodu możliwość modyfikacji algorytmów jest dostępna po zakupieniu Modułu PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW... i odpowiednim przeszkoleniu osoby, która będzie dokonywała zmian zasad naliczania płac w systemie Słownik kont kosztów. Słownik ten zawiera symbole kont księgowych wykorzystywanych w definicjach typów list płac lub składników zdefiniowanych w słowniku składników. Symbol konta może być wykorzystywany w definiowaniu sposobów wyliczania zestawień lub zbiorówek opisanych w słowniku potrąceń oraz przez funkcję generowania zestawień wg kont kosztów. Wprowadzając nowe konto do słownika kont należy podać jego symbol złożony z cyfr (cyfry mogą być rozdzielone znakiem myślnika) oraz opis konta będący komentarzem do symbolu konta. Ponadto można określić: numer składnika jaki wpływa na stan konta z ograniczeniem wpływu kwot do zadanej grupy pracowników (poprzez ustalenie zaszeregowania) oraz stronę konta. Z danych tych korzysta funkcja generowania zestawień wg kont kosztów Słownik typów list. Słownik pozwala zdefiniować typy list występujących w systemie, ustalając dla każdego z typów: kod typu, nazwę typu, ogólne konto księgowe związane z danym typem list (dla każdego składnika wymienionego na liście można zdefiniować osobne konto księgowe) oraz komentarz opisujący dany typ Słownik potrąceń. Słownik potrąceń definiuje potrącenia (metody ich wyliczania oraz sposób dokumentacji). Wprowadzając potrącenie do słownika należy ustalić jego kod, nazwę oraz wskazać składnik lub konto księgowe (wiążące dany składnik lub składniki listy z potrąceniem). Następnie należy określić sposób realizacji potrącenia. Rodzaj potrącenia wskazuje miejsce przechowywania w systemie konta wierzyciela. Jeśli rodzaj jest określony jako ROR, wówczas konto wierzyciela przechowywane jest dla każdego pracownika oddzielnie w kartotece osobowej (patrz dane osobowe). W przeciwnym wypadku konto wierzyciela przechowywane jest w słowniku potrąceń (ale w przypadku alimentów i wierzytelności kartoteka osobowa również zawiera konto wierzyciela, w celu umożliwienia łączenia potrącenia z daną osobą). Typ dokumentu określa rodzaj dokumentu jakim będzie udokumentowana operacja przekazania potrącenia (przelew lub nota). Zdefiniowanie potrącenia dokumentowanego notą wymaga określenia konta księgowego (natomiast nie wymaga określenia nazwy banku i numeru konta) - należy też pamiętać o przypisaniu danego konta jednemu ze składników (patrz słownik składników); przypisanie składnika danemu kontu w słowniku kont nie jest istotne, bowiem podczas wyznaczania kwoty na którą wydrukowana zostanie nota, system wybiera z listy płac kwoty odnoszące się do tych składników, które mają określone konto i jest to konto podane przy potrąceniu. Potrącenie dokumentowane notą ma na stałe ustawione opcje: wydruk dokumentu (nie), zbiorówka (tak) oraz zestawienie (tak), natomiast rodzaj potrącenia nie może być określony. Dla noty dzień miesiąca w dacie określa datę księgowania noty. Pozostałe pola słownika potrąceń nie mają zastosowania w przypadku generowania przez system not. Nie ma konieczności drukowania przelewu, jeśli chce się uzyskać jedynie wydruk zestawienia. Jako liczbę drukowanych egzemplarzy (części) przelewu można podać cyfrę 2 lub 4. Potrącenie może być wyznaczone jako zbiorówka - system wyliczy wartość potrącenia jako sumę wartości wskazanego składnika (składników) listy dla wszystkich pracowników. Każde potrącenie, które nie dotyczy rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych, alimentów lub wierzytelności jest zbiorówką (nie jest konieczne zaznaczenie tego faktu podczas opisywania potrącenia w słowniku. Zbiorówka może być udokumentowana wydrukiem zestawienia (wydruk zawiera informacje o nazwiskach pracowników oraz kwotach pobranych z tytułu realizacji potrącenia). Zestawienie odnoszące się do przelewu może być zapisane (w odpowiednim formacie) na dyskietce i przekazane do banku. Ten sposób dostarczenia np. informacji o wysokości poborów przekazywanych na konta osobiste pracowników, preferuje coraz więcej banków. Pozostałe dane zamieszczone w definicji potrącenia są danymi opisowymi. Jeśli podany zostanie dzień miesiąca w dacie, to podczas drukowania przelewu będzie on określał dzień realizacji przelewu w danym miesiącu, w przeciwnym wypadku drukowany jest dzień wynikający z daty wypłaty listy (przed wydrukiem można ustalić właściwą datę realizacji przelewów). UWAGA: jeśli wypłaty odbywają się np. pierwszego każdego miesiąca, ale przelewy na ROR mają być wystawione z datą np. 28 poprzedniego miesiąca, tak by z dniem pierwszego nowego miesiąca, pobory już znajdowały się na kontach pracowników wygodniej jest korzystać z opcji ustalania daty realizacji przelewu a nie określać wartości w polu dzień miesiąca w dacie. Edycji pozycji słownika potrąceń nie można zakończyć, jeśli dane nie są pełne tzn. jeśli nie podano nazwy banku

14 Strona - 14 System Kadrowo-Płacowy i numeru konta (jeśli jest to przelew), ewentualnie konta kosztów (jeśli jest to nota) lub nie wskazano składnika lub konta kosztów, wg którego ma być wyznaczane potrącenie lub nie nadano kodu potrąceniu. Zamieszczenie w tytule symbolu #m lub #mu spowoduje podczas wydruku przelewu, wprowadzenie w miejsce symbolu numeru okresu w postaci: dwie cyfry określające miesiąc/cztery cyfry określające rok np. 04/2001. Numer okresu wyznaczany jest z daty realizacji przelewu (miesiąc i rok z daty), przy czym dla symbolu #mu jest to miesiąc poprzedni względem miesiąca wynikającego z daty realizacji przelewu.. UWAGA: jeśli ustalono rodzaj potrącenia jako ROR i wskazano, że potrącenie jest zbiorówką, to system wydrukuje jeden przelew dotyczący tej zbiorówki a jako konto wierzyciela, będzie nadrukowana odpowiednia informacja ze słownika potrąceń - powinno to być konto ogólne np (powstaje ono z usunięcia członu numer rachunku z konta); w tym wypadku należy też drukować zestawienie, by móc dołączyć do przelewu wykaz kont pracowników ujętych na zbiorówce (wydruk zawiera informacje o nazwisku i imieniu pracownika, numerze rachunku i wysokości przekazanej kwoty z tytułu potrącenia); w słowniku należy zdefiniować tyle potrąceń dotyczących ROR, w ilu bankach pracownicy mają założone konta osobiste; zaleca się by kody potrąceń dotyczących ROR zaczynały się od liczby 1001 przy czym np. kody potrąceń dotyczących banku PKO zaczynały się od liczby 1001, kody potrąceń dotyczących Banku Zachodniego zaczynały się od liczby 1021 itd., tak by w słowniku potrąceń potrącenia z tytułu przekazania poborów na rachunki ROR dotyczące danego banku umieszczone były łącznie; analogicznie do potrąceń ROR, należy nadawać kody potrąceniom dotyczącym alimentów (ale np. od kodu 2000) i wierzytelności (np. od kodu 3000). pozostałe potrącenia powinny mieć kody w zakresie od ; powyższe zalecenia nie są konieczne do prawidłowej pracy systemu ale ułatwiają użytkownikowi kontrolę i aktualizację słownika potrąceń; należy też pamiętać, że kolejność wydruku przelewów i zestawień dotyczących wszystkich potrąceń ze wskazanej listy wynika z kolejności określonej przez kody potrąceń; jeśli pracownicy mają określone dwa konta ROR, to należy w słowniku potrąceń powiązać dane potrącenie nie bezpośrednio ze składnikiem odnoszącym się do kwoty przekazywanej na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy, ale z kontem kosztów (patrz słownik kont kosztów), każdy ze składników odnoszących się do kwoty przekazywanej na ROR powinien wskazywać na to konto kosztów (system ustala, którą z kwot powiązać z pierwszym kontem ROR, a którą z drugim kontem ROR na podstawie informacji zapisanej w tablicy parametrów oznaczonej symbolem 2, w tablicy tej wpisane są kody składników na podstawie których należy ustalić kwotę jaka ma być przekazana na konto ROR - kolejność umieszczenia kodu składnika w tablicy warunkuje, które konto ROR będzie uznane dla wyliczonej kwoty). W przypadku przelewów dotyczących ROR nie będących zbiorówką dane wierzyciela pamiętane są kartotece osobowej (nazwisko i imię pracownika, adres, nazwa banku i numer konta). W pozostałych przypadkach dane wierzyciela zawierają odpowiednie pola słownika potrąceń. UWAGA: w przypadku potrąceń dotyczących alimentów lub wierzytelności, jeśli mają być drukowane pojedyncze przelewy zawierające w tytule indywidualny opis odnoszący się do danego pracownika, należy w pierwszej linii tytułu potrącenia wpisać nazwisko i imię tego pracownika (w identyczny sposób jak w kartotece osobowej); pomiędzy nazwiskiem i imieniem należy zachować odstęp równy jednej spacji; wybranie przez system danych osoby odnoszącej się do tego potrącenia, nastąpi poprzez porównanie numerów kont oraz nazwiska i imienia (samo porównanie numerów kont może nie być wystarczające, jeśli np. jest to konto komornika i jest ono wspólne dla dwóch lub więcej pracowników, którym przelewana jest część dochodów na to konto - alternatywnym sposobem realizacji takiego potrącenia jest zdefiniowanie ogólnego potrącenia dotyczącego tego konta i tworzenie oraz drukowanie zbiorówki opisującej kwoty przekazywanie na to konto - nazwisko i imię pracownika oraz kwota). Dla przelewów dotyczących np. odprowadzenia składek na ubezpieczenie, zaliczek na podatek dochodowy itp. nie należy określać rodzaju potrącenia (pole rodzaj potrącenia należy pozostawić puste). Słownik można wykorzystać jedynie gdy do systemu dołączona jest funkcja 'wydruk przelewów, not, zestawień'. Funkcja pozwala wyznaczyć i wydrukować dla danej listy (lub zestawu list z zadanego okresu czasu) dokumentację (przelewy, noty, zestawienia) dla wybranego potrącenia ze słownika potrąceń lub wszystkich potrąceń odnoszących się do tej listy. Ilość powtórzeń wydruku zestawień można określić przed realizacją funkcji. Kolumna zestawienia zawierająca numer konta (rachunku), wypełniana jest tylko dla zestawień dotyczących ROR. Podczas wydruku zbiorówki dotyczącej ROR, dane poszczególnych pracowników pojawią się w kolejności wynikającej z numerów kont. Należy jednak pamiętać, że np. czteroznakowy numer rachunku zaczynający się od cyfry 7 pojawi się po pięcioznakowym numerze rachunku zaczynającym się od cyfry mniejszej niż 7. Dlatego zaleca się wpisywanie numerów rachunków w pełnej postaci. Dla podanego przykładu czterocyfrowy numer rachunku należy poprzedzić cyfrą 0, by porządek odpowiadał dokładnie numeracji rachunków (system nie analizuje samych numerów rachunków, lecz całe symbole konta numer banku-numer rachunku-konto-subkonto ). Przelewy (zestawienia) nie będą drukowane, jeśli w parametrach zarządzania informacje o firmie nie została

15 System Kadrowo-Płacowy Strona - 15 określona nazwa banku i numer konta (pojawi się komunikat informacja niepełna ). Wydruk może być posortowany wg rodzajów dokumentów (przelewy - noty - zestawienia) lub nie (drukowane są komplety dokumentów dotyczących danego potrącenia). Sortowanie wydruków zaleca się w przypadku wydruku przelewów metodą nadruku - unika się operacji wymiany rodzaju papieru po wydruku każdego z kompletów. Numer rachunku może być poprzedzony liczbą kontrolną wyliczaną według algorytmu dla standardu IBAN. Jeśli drukowane są indywidualne przelewy dla każdego z pracowników, liczba kontrolna przechowywana jest w kartotece osobowej - dane bankowe przy numerze konta, w pozostałych przypadkach liczba kontrolna pamiętana jest w słowniku potrąceń w polu plan kasowy (kasowanie wartości liczby kontrolnej odbywa się poprzez naciśnięcie klawisza Tab) Słownik powiązań z raportami ZUS. Słownik ten opisuje zależności pomiędzy składnikami systemu SKP, a informacjami zawartymi w formularzach rozliczeniowych ZUS. Wprowadzając pozycję do słownika, należy podać kod składnika w słowniku, kod ZUS (jest to kod składnika w Programie Płatnika - jeśli dany składnik nie posiada kodu w Programie Płatnika, pole kod ZUS pozostaje puste) oraz wskazać w słowniku składników, nazwę składnika (w słowniku powiązań z raportami ZUS, pojawią się nazwa i nazwa skrócona składnika oraz kod składnika w słowniku składników). W przypadku dołączenia do systemu Modułu PŁACE - DEFINICJE ALGORYTMÓW..., użytkownik ma możliwość dopisywania, usuwania jak i poprawiania informacji w słowniku powiązań z raportami ZUS. Jeśli moduł ten nie jest dołączony do systemu, wówczas użytkownik może jedynie przeglądać słownik. Klawisz F7- Szukaj umożliwia wyszukanie w nazwie składnika ZUS zadanego ciągu znaków. 4.2 Spisy. Spisy podobnie jak słowniki pozwalają usystematyzować niektóre z informacji zawartych w bazie danych, umożliwiają przeprowadzenie selekcji informacji z bazy danych a przede wszystkim pozwalają na oszczędność zajmowanego przez informacje, miejsca w pamięci zewnętrznej (np. nazwa ulicy pamiętana jest tylko jeden raz, a przy każdym adresie występuje jedynie odwołanie do odpowiedniej nazwy). Zasady obsługi spisów są identyczne z zasadami obsługi słowników (patrz rozdział poprzedni). Istotną różnicą pomiędzy spisem i słownikiem jest to, że z każdą informacją zawartą w słowniku powiązany jest odpowiedni kod lub symbol. Ponadto spisy uporządkowane są w sposób naturalny wynikający np. z kolejności alfabetycznej nazw, podczas gdy słowniki uporządkowane są wg przypisanych informacjom kodów lub symboli Spis województw. Spis zawiera nazwy województw. Nie ma możliwości podania dwóch jednakowych nazw województw (próba wprowadzenia nazwy już figurującej w spisie spowoduje ustawienie znacznika na nazwę województwa identyczną z wprowadzaną, bez zapamiętania wprowadzanej nazwy). By szybko wyszukać w spisie nazwę województwa, należy kolejno wprowadzać litery nazwy. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu Spis gmin. Spis zawiera nazwy gmin w województwach. Nie ma możliwości podania dwóch jednakowych nazw gmin dla tego samego województwa (próba wymuszenia takiej sytuacji zakończy się ustawieniem znacznika na nazwę gminy identyczną z wprowadzaną, bez zapamiętania wprowadzanej nazwy). Wprowadzając nazwę gminy do spisu należy wskazać nazwę odpowiedniego województwa w spisie województw (zostanie on automatycznie otwarty - wówczas można dopisać lub wyszukać nazwę województwa, w którym znajduje się gmina). By szybko wyszukać w spisie nazwę gminy, należy kolejno wprowadzać litery nazwy. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu Spis miejscowości. Spis zawiera nazwy miejscowości z podaniem nazwy gminy i województwa, w których ta miejscowość się znajduje. W przypadku gdy, w trakcie wprowadzania informacji, podana zostanie nazwa miejscowości pamiętana już w spisie miejscowości i w obu wypadkach wskazana jest dla miejscowości ta sama nazwa gminy (województwa), wówczas znacznik ustawi się na identycznej informacji, przy czym wprowadzana informacja nie zostanie zapamiętana. Wprowadzając nazwę miejscowości do spisu należy wskazać nazwę odpowiedniej gminy w spisie gmin (zostanie on automatycznie otwarty - wówczas można dopisać lub wyszukać nazwę gminy, w której znajduje się miejscowość). Nazwa województwa zostanie przyporządkowana zgodnie z nazwą województwa wskazaną przy wprowadzaniu nazwy gminy do spisu gmin. By szybko wyszukać w spisie nazwę miejscowości należy kolejno wprowadzać litery nazwy. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu. UWAGA: podczas wprowadzania danych osobowych pracowników dane adresowe muszą zawierać informacje o miejscowości, gminie i województwie (informacje te wymagane są do wydruku deklaracji PIT-11,

16 Strona - 16 System Kadrowo-Płacowy PIT-8B i PIT-40), w przypadku wprowadzania do kartoteki osobowej miejsca urodzenia, jeśli nie znamy gminy i województwa, w którym miejscowość się znajduje można nie wskazywać nazwy gminy (województwa), naciskając klawisz Enter po ustawieniu się kursora w polu służącym do określenia nazwy gminy - w przypadku wykorzystania takiej miejscowości w danych adresowych np. innego pracownika należy pamiętać o uzupełnieniu dla tej miejscowości informacji o nazwę gminy i województwa Spis ulic. Spis zawiera nazwy wszystkich ulic występujących w adresach pracowników. Nie ma możliwości podania dwóch jednakowych nazw ulic (próba wprowadzenia nazwy ulicy już figurującej w spisie spowoduje ustawienie znacznika na identyczną z wprowadzaną, nazwę ulicy, bez zapamiętania wprowadzanej nazwy). By szybko wyszukać w spisie nazwę ulicy należy kolejno wprowadzać litery nazwy. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu Spis banków. Spis zawiera numery oraz nazwy banków, występujących w danych osobowych pracowników. Każdy bank ma swój niepowtarzalny numer. System kontroluje ten warunek i nie pozwoli wprowadzić do spisu dwóch banków o tym samym numerze (reakcja na taką sytuację jest taka sama jak opisana w poprzednich rozdziałach dla sytuacji np. wprowadzenia identycznej nazwy ulicy). Numer banku musi być różny od zera. By szybko wyszukać w spisie nazwę banku należy kolejno wprowadzać litery nazwy. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu Spis urzędów pocztowych. Spis ten stanowi uzupełnienie spisu miejscowości. Umożliwia on dołączenie do każdej miejscowości zapisanej w spisie miejscowości kodu pocztowego. Jeśli w danej miejscowości istnieje więcej niż jeden urząd pocztowy, wówczas w spisie urzędów pocztowych ta miejscowość pojawi się kilkakrotnie, za każdym razem z innym kodem pocztowym. Kod pocztowy nie może się powtórzyć. System kontroluje ten warunek i blokuje wprowadzenie do spisu kodu już zapisanego w spisie urzędów pocztowych. Podczas wprowadzania nazwy miejscowości, dla której ma być zapamiętany w spisie kod pocztowy, system automatycznie otworzy spis miejscowości, w celu wskazania lub wprowadzenia nazwy miejscowości. By szybko wyszukać w spisie nazwę urzędu pocztowego należy kolejno wprowadzać litery nazwy miejscowości. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu Spis urzędów skarbowych. Dane pamiętane w tym spisie wykorzystywane są podczas komputerowego wypełniania deklaracji podatkowych. Spis zawiera dane o urzędach skarbowych. Dla każdego urzędu pamiętane są takie dane jak: nazwa miejscowości, ulica, numer ulicy oraz kod pocztowy (poczta). Podczas wprowadzania nazwy miejscowości, nazwy ulicy oraz kodu pocztowego, system automatycznie otworzy odpowiedni spis, w celu wskazania lub wprowadzenia odpowiedniej informacji. By szybko wyszukać w spisie nazwę urzędu skarbowego należy kolejno wprowadzać litery nazwy miejscowości. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu. 4.3 Kartoteki, wykazy, listy, ewidencje, rozliczenia. Kartoteki, wykazy, listy oraz rozliczenia pozwalają na przechowywanie informacji stanowiącej podstawę funkcjonowania systemu SKP. Przeglądanie dokumentów może być przeprowadzone na dwa sposoby: - wierszowo - na ekranie monitora widoczne są, w postaci listy, podstawowe dane dla kilkunastu pozycji dokumentu (np. w przypadku kartoteki osobowej: nazwisko i imię pracownika, numer ewidencyjny i zaszeregowanie), - stronicowo - ekran zawiera informacje dotyczące tylko jednej pozycji dokumentu (dla podanego wyżej przykładu są to pełne informacje dotyczące danego pracownika). Stronicowe wyświetlanie informacji jest aktywne tylko wtedy, jeśli cała informacja nie mieści się w jednym wierszu. Po wybraniu dokumentu dostępny jest tryb wierszowy. Wejście w tryb stronicowy odbywa się poprzez naciśnięcie klawisza? (jednoczesne naciśnięcie klawiszy Shift i /). Powrót z trybu wierszowego do trybu stronicowego nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc. Aktualizacja (dopisanie, poprawienie lub usunięcie informacji) jest możliwa w obu trybach wyświetlania informacji. W przypadku wyświetlania wierszowego, na czas aktualizacji pojawią się dane wybranej pozycji kartoteki w postaci stronicowej. W trakcie przeglądania wierszowego można użyć klawiszy opisanych w rozdziale 4.1. Ponadto klawiszem F4 można określić sposób porządkowania informacji do wyświetlenia. W wyszukiwaniu stronicowym dostępne są klawisze:

17 System Kadrowo-Płacowy Strona - 17 Opis widniejący na klawiszu Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza Home wyświetlenie pierwszej pozycji End wyświetlenie ostatniej pozycji PgUp wyświetlenie poprzedniej pozycji PgDn wyświetlenie następnej pozycji * wyszukanie pozycji wg wzorca Tab wskazanie pozycji Insert (Ins) wprowadzenie nowej pozycji Delete (Del) usunięcie pozycji Enter ( ) poprawienie pozycji Esc opuszczenie wyświetlania stronicowego W trakcie przeglądania stronicowego dokumentów, po naciśnięciu klawisza * pojawi się kursor umożliwiający wprowadzenie wzorca do poszukiwań. Przed wprowadzeniem wzorca można ustalić jego typ korzystając z klawiszy strzałek w górę i dół. Po wprowadzeniu wzorca (i zaakceptowaniu go klawiszem Enter) zostanie wyszukana informacja najbardziej pasująca do wzorca (np. podanie liter na, przy przeglądaniu kartoteki osobowej i ustawionym typie wzorca jako nazwisko pracownika, spowoduje wyszukanie danych pierwszego pracownika, którego nazwisko rozpoczyna się od liter Na ). UWAGA: używane określenia najbardziej pasująca, zbliżona, najbliższa oznaczają, że system odszuka informację, która pokrywa się ze wzorcem, a w przypadku gdy takiej informacji nie odnajdzie, następną wynikającą z kolejności (alfabetycznej, porządkowej itp.). Dopuszczalne typy wzorców zaznaczone są rozjaśnieniem odpowiednich pól dokumentu. Szczegółowe omówienie zasad wyszukiwania, podane zostało osobno w opisie każdego z dokumentów. Po wskazaniu danego typu wzorca, staje się on kryterium, wykorzystywanym w określeniu porządku, wg jakiego odbywa się wybieranie kolejnych pozycji dokumentu, po użyciu klawiszy Home, End, PgUp, PgDn (Ctrl-PgUp i Ctrl- PgDn). Umiejętne manipulowanie tymi klawiszami oraz właściwy wybór typu wzorca, pozwalają na bardzo szybkie wyszukanie interesującej informacji. Jeśli dane pole dokumentu jest powiązane ze słownikiem lub spisem to: 1) naciśnięcie klawisza Enter, oznacza akceptację aktualnej wartości pola; 2) naciśnięcie klawisza Tab, oznacza usunięcie aktualnej wartości pola; 3) naciśnięcie dowolnego innego klawisza niż wyżej wymienione, uaktywni powiązany z danym polem słownik lub spis Kartoteka osobowa. Kartoteka osobowa pozwala na przechowywanie wszelkich danych charakteryzujących danego pracownika. Wiele z tych informacji może być wykorzystanych do wyliczania płac pracowników (m.in. wymiar etatu, stawka podstawowa i stawka dodatku za stopień, wykształcenie, dane rodzinne, staż itd.). Ponieważ ilość informacji nie mieści się na jednej stronie ekranu monitora mikrokomputera, dlatego została ona podzielona na cztery kategorie: dane zawodowe; zawierają informacje pozwalające opisać kwalifikacje, status oraz wynagrodzenie zasadnicze danego pracownika; dane osobowe; zawierają informacje o adresie, numerach ewidencyjnych (NIP i PESEL), numerach dokumentów (dowód, paszport) i innych danych wykorzystywanych np. w wydrukach deklaracji podatkowych; dane rodzinne; charakteryzują sytuację rodzinną pracownika (dane mogą być wykorzystywane w wyliczaniu płac np. w ustalaniu wysokości dodatków i zasiłków rodzinnych); można wprowadzić informację (rodzaj pokrewieństwa, imię, data urodzenia, numer ewidencyjny PESEL, okres przysługiwania zasiłku pielęgnacyjnego - jeśli są podane dwie daty okresu od-do lub okres przysługiwania zasiłku rodzinnego - jeśli podana jest tylko data -do ) maksymalnie dla dziewięciu członków rodziny pracownika; dane porządkowe; zawierają pozostałe informacje nie przydzielone do poprzednich trzech kategorii, a przydatne w wyliczaniu płac lub ogólnie w ewidencji (daty zatrudnienia i zwolnienia, wymiar czasu pracy, staż, liczba dni urlopu wynikająca z kodeksu pracy, pomocnicze numery wykorzystywane dla wskazania powiązań przy przenoszeniu pracownika pomiędzy kolejnymi jednostkami); dane bankowe; zawierają informacje o kontach bankowych dotyczących spłaty alimentów oraz wierzytelności oraz dwa konta rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych. Zmiana kategorii wyświetlanych danych jest możliwa, podczas przeglądania stronicowego kartoteki osobowej, po naciśnięciu klawisza F5-Dane. W trakcie wprowadzania danych o pracowniku, konieczne jest wypełnienie pól: nazwisko i numer ewidencyjny oraz ustalenie grupy i działu do którego pracownik jest przydzielony.

18 Strona - 18 System Kadrowo-Płacowy Wskazanie stanowiska oraz stopnia nie jest konieczne. Jeśli pracownik posiada dwuczłonowe nazwisko zaleca się oddzielenie obu członów znakiem myślnika (odczytanie eksportowanych z systemu SKP do Programu Płatnika danych tego pracownika wykaże błąd jeśli nazwisko dwuczłonowe w Programie Płatnika będzie oddzielone np. znakiem spacji). Ponadto w przypadku współpracy systemu SKP z Programem Płatnika zaleca się nadane wszystkim pracownikom prawidłowego kodu tytułu ubezpieczenia (domyślnie podpowiadany jest kod (wprowadzony przez operatora symbol kodu musi być różny od zera). Podczas wprowadzania numeru ewidencyjnego, system podpowiada aktualny wolny numer. Użytkownik może jednak wpisać dowolny inny numer, który nie jest przydzielony żadnemu pracownikowi. UWAGA: dane identyfikujące pracownika (nazwisko i imię, adres) pamiętane są tylko w kartotece osobowej, podczas wyświetlania pozostałych dokumentów dostępnych w systemie (listy płac, rozliczania roczne, karty czasu pracy), powyższe dane pobierane są przez system z kartoteki osobowej (lub kartoteki osobowej pracowników zwolnionych), powiązanie pomiędzy danymi z kartoteki osobowej a danymi z pozostałych dokumentów zachodzi poprzez numer ewidencyjny pracownika, dlatego w systemie nie ma możliwości zmiany numeru ewidencyjnego podczas operacji poprawiania danych na kartotece pracownika - ponadto nie powinno się wykorzystywać tego samego numeru na potrzeby rejestracji danych kolejnego pracownika (poprzez zmianę danych osobowych w kartotece pracowników) -jeśli nie zostaną wykasowane z systemu wszystkie dane poprzedniego pracownika, będą one powiązane z nowym pracownikiem. Pewne informacje jak np. status, typ zatrudnienia, poziom i kierunek wykształcenia, określa się poprzez wskazanie odpowiedniego opisu ze zbioru opisów dostępnych dla wypełnianego pola (wprowadzanej informacji). Stawki: podstawowa oraz dodatku za stopień są przyjmowane odpowiednio ze słownika stanowisk i stopni. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy stawka zapisana w kartotece pracownika, jest większa od odpowiedniej stawki pamiętanej w słowniku. Wówczas w kartotece pozostanie stawka aktualnie wpisana. Numer NIP musi składać się z cyfr oraz zawierać wewnątrz trzy znaki myślnika. Numer konta bankowego musi składać się z cyfr i znaków myślnika, przy czym znak myślnika nie może rozpoczynać lub kończyć numeru. Po wprowadzeniu wysokości stażu w chwili zatrudnienia i podaniu daty zatrudnienia, system będzie automatycznie wskazywał aktualny staż pracownika. Staż liczony jest do momentu podania daty zwolnienia (jeśli data bieżąca jest większa od daty zwolnienia wyświetlana jest informacja o stażu w chwili zwolnienia) lub daty wstrzymania naliczania wysługi (stażu). Data zwolnienia może być podana przed wystąpieniem dnia zwolnienia (sytuacja przyjęcia pracownika na czas określony). Skasowanie daty wstrzymania naliczania wysługi, zgłasza pytanie związanie z doliczeniem do liczby dni niezaliczanych do wysługi dni, które upłynęły od daty wstrzymania naliczania do daty bieżącej. UWAGA: wysługa może być liczona dwoma metodami. Standardowe wyliczanie wysługi zachowuje ciągłość jej naliczania (po każdym dniu jest zwiększana o 1). Czwarty parametr wywołania podany jako +w2 zamiast ciągłości naliczania zachowuje niezmienność liczby dni wysługi przypadającej na dowolny miesiąc kalendarzowy (np. każdego 17 dnia miesiąca wysługa wynosi lata, miesiące i 15 dni, gdzie lata, miesiące zależą od podanej daty). Jednym ze sposobów wyszukiwania w wyświetlaniu stronicowym informacji, jest podanie wzorca wg jakiego ma być wyszukana informacja o danym pracowniku. W kartotece osobowej istnieje możliwość podania wzorca w jednym z trzech typów: 1) numer ewidencyjny - wyświetlone zostaną dane pracownika, którego numer odpowiada zadanemu do wyszukania numerowi ewidencyjnemu lub jeśli żaden z pracowników nie ma przyznanego takiego numeru, wyświetlone zostaną dane pracownika o najbliższym (w kierunku rosnącym) numerze ewidencyjnym; 2) zaszeregowanie - wyświetlone zostaną dane pracownika, którego zaszeregowanie (grupa, dział, stanowisko, stopień), są zgodne (lub najbliższe w kierunku rosnących kodów) do zaszeregowania zadanego jako wzorzec do poszukiwań; 3) nazwisko - wyświetlone zostaną dane pracownika, którego nazwisko jest najbardziej zbliżone do podanego wzorca. Podczas wyświetlania wierszowego klawiszem F4 można ustalić jako układ według jakiego jest porządkowana informacja, każdy z powyższych układów z wyświetlania stronicowego. W kartotece osobowej nie jest dostępna operacja kasowania informacji o pracowniku. By usunąć dane pracownika, należy przenieść dane do kartoteki osobowej pracowników zwolnionych (zmieniając status pracownika). Operacja kasowania danych dostępna jest w kartotece osobowej pracowników zwolnionych. Podczas przeglądania wierszowego kartoteki osobowej dostępnych jest kilka funkcji, wywoływanych klawiszem F6-Inne. Pierwsze dwie pozwalają na regulację odpowiednio stawki podstawowej i dodatku za stopień, dla danych wszystkich pracowników, zapisanych w kartotece osobowej. Wykonanie operacji poprzedzone jest pytaniem o potwierdzenie wykonania czynności. Funkcje regulacji stawek są szczególnie przydatne przy zmianie kwot stawek odpowiadających danym stanowiskom lub stopniom. W takim wypadku zaktualizowanie stawek w słowniku (stanowisk lub stopni) i wywołanie funkcji regulacji, spowoduje automatyczną aktualizację odpowiedniej stawki w kartotekach osobowych pracowników, bieżącą stawką ze słownika. UWAGA: podobnie jak przy wprowadzaniu danych nowego pracownika, tak i w czasie regulacji, przeniesienie stawki ze słownika do kartoteki, następuje jedynie wówczas jeśli stawka, odnosząca się do danego stanowiska lub stopnia, zapisana w kartotece jest mniejsza od stawki zapisanej w słowniku;

19 System Kadrowo-Płacowy Strona - 19 jeśli do kartoteki wprowadzana jest nowa stawka, wówczas w pole data ostatniej podwyżki zostaje przez system wpisana bieżąca data. Pozostałe funkcje dostępne po naciśnięciu klawisza F6 pozwalają na edycję i wydruk niektórych dokumentów i formularzy związanych z prowadzeniem dokumentacji w dziale kadr takich jak umowa o pracę, świadectwo pracy, zakres obowiązków, kwestionariusz osobowy, oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej, umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej itp. Ponieważ nie wszystkie dane niezbędne do wydruku tych dokumentów pamiętane są w systemie SKP, przed wykonaniem wydruku system wyświetli dokument na ekranie monitora. Wówczas operator może dokonać odpowiednich zmian w treści dokumentu, dotyczących np. zmiany końcówek (system nie zna form gramatycznych i podaje informację w formie w jakiej została ona wprowadzona), uzupełnienia treści, daty wystawienia itp. Nie można zmienić formy dokumentu (jest ona zdefiniowana w systemie). Ponieważ na ekranie nie mieści się cały dokument, wyświetlany jest on w okienku zawierającym 19 linii po 72 znaki w linii. Podczas przeglądania dokumentu jedna z linii jest wyróżniona (poprzez rozjaśnienie). Do przeglądania dokumentu można użyć klawiszy: Opis widniejący na klawiszu Enter ( ) Esc Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza przesunięcie okienka ukazującego treść dokumentu w lewo przesunięcie okienka ukazującego treść dokumentu w prawo wyświetlenie poprzedniej linii dokumentu wyświetlenie następnej linii dokumentu rozpoczęcie edycji porzucenie funkcji wydruku Jeśli linia (lub jej część) jest dopuszczona do edycji, wówczas naciśnięcie klawisza Enter spowoduje ukazanie się kursora, który ustawi się po ostatnim znaku zapisanym w linii. Po pojawieniu się kursora operator może zmienić zawartość linii. Zakończenie edycji nastąpi po ponownym naciśnięciu klawisza Enter lub po wprowadzeniu znaku w sytuacji, gdy kursor znajduje się na ostatnim polu linii. W trybie zastępowania (Insert=Off) wprowadzony znak zastąpi znak znajdujący się aktualnie w pozycji określonej przez położenie kursora. W trybie wtrącania (Insert=On) cała zawartość linii od pozycji określonej przez położenie kursora zostanie przesunięta w prawo a w pole określone przez położenie kursora zostanie wstawiony wprowadzany znak. Podczas edycji można użyć klawiszy: Opis widniejący na klawiszu Enter ( ) Backspace ( ) Delete (Del) Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza przesunięcie kursora w kierunku początku pola przesunięcie kursora w kierunku końca pola zakończenie edycji skasowanie znaku przed kursorem skasowanie znaku pod kursorem Jeśli linia nie jest dopuszczona do edycji, to po naciśnięciu klawisza Enter, kursor nie pojawi się a mikrokomputer wyda sygnał dźwiękowy. Wydruk dokumentu nastąpi po naciśnięciu klawisza F3. Zaleca się drukowanie wyżej wymienionych dokumentów przy ustawionej gęstości 10cpi. Wszystkie dokumenty mogą zostać zapamiętane. Do zapamiętania aktualnej treści dokumentu służy klawisz F6-Zapis. Pamiętana jest ostatnia treść dokumentu. Zapamiętany dokument jest automatycznie wczytywany, w momencie wywołania funkcji dotyczącej edycji danego dokumentu. Jeśli format wczytanego dokumentu nie odpowiada aktualnemu formatowi, wówczas wczytany dokument można jedynie przeglądać oraz wydrukować (edycja takiego dokumentu nie jest możliwa). Podczas edycji możliwe jest przywrócenie treści dokumentu aktualnie zapamiętanej w bazie danych poprzez naciśnięcie klawisza F7-Odczyt. By uzyskać pierwotną treść dokumentu, tzn. taką jaką miał on przed pierwszą edycją, należy nacisnąć klawisz F8-Nowy. System przygotuje formularz, korzystając jedynie z informacji zapisanych w kartotece osobowej. UWAGA: wydruk czystego kwestionariusza osobowego można wykonać poprzez wywołanie edycji kwestionariusza osobowego dla dowolnego pracownika, a następnie naciśnięcie klawiszy F8-Nowy i F3-Wydruk (by nie utracić kwestionariusza osobowego pracownika na którym wykonano powyższe czynności, nie należy wywoływać operacji zapisu przed opuszczeniem funkcji edycji kwestionariusza osobowego). Podczas obsługi wydruku zakresu czynności użytkownik może, zapamiętać i odtworzyć w przyszłości opisany zakres czynności. Do zapisywania i odczytywania wzorca zakresu czynności służą klawisze F6-Zapis i F7- Odczyt. Po naciśnięciu tych klawiszy pojawi się okienko służące do określenia nazwy wzorca. W okienku pojawi się nazwa ostatnio zapisywanego lub odczytywanego wzorca. Nazwa może składać się maksymalnie z 8 znaków. Jeśli jako nazwy wzorców podawane będą numery ewidencyjne pracowników, wówczas w systemie będą przechowywane informacje o zakresie czynności dla każdego pracownika. Jeśli do odczytu podana zostanie nazwa nie zapisana dotychczas w bazie danych system zgłosi komunikat błędu nr 15. Podanie podczas operacji zapisu istniejącej już w bazie danych nazwy wzorca, spowoduje pojawienie się pytania sygnalizującego tą

20 Strona - 20 System Kadrowo-Płacowy sytuację i zastąpienie istniejącego wzorca lub porzucenie operacji zapisu w zależności od decyzji użytkownika. Kolejną operacją dostępną podczas przeglądania wierszowego kartoteki osobowej jest operacja transferu. Operację tę wywołuje się przez naciśnięcie klawisza F7-Transfer. Transfer umożliwia przekazywanie danych zawartych w kartotece osobowej np. pomiędzy modułami KADRY i PŁACE w przypadku gdy system SKP jest zainstalowany na dwóch komputerach (jeden jest w dziale kadr a drugi w dziale płac), które nie są połączone poprzez sieć. Przekazywanie danych pomiędzy komputerami może odbywać się w obu kierunkach, ponadto wysyłana może być cała kartoteka osobowa jak i dane pojedynczego pracownika (odbierany jest zawsze cały przekazany pakiet informacji). Przed wykonaniem czynności należy określić ścieżkę dostępu do miejsca przekazania danych. System podpowiada ostatnio wykorzystywaną ścieżkę dostępu. Zasady pracy funkcji transferu są następujące: przed wykonaniem operacji transferu zaleca się wykonanie reindeksacji w celu usunięcia ewentualnych błędów logicznych z bazy danych; wysyłane są pełne dane wszystkich pracowników (także zwolnionych); podczas odbioru wyszukiwane są w bazie dane pracownika o numerze ewidencyjnym odpowiadającym numerowi ewidencyjnemu aktualnie odczytanych danych z pliku zawierającego dane do odbioru; jeśli dane dla tego numeru nie zostaną odnalezione, to oznacza to, że odebrane zostały dane nowego pracownika a więc zostaną one wprowadzone do bazy danych; jeśli dane zostaną odnalezione, to porównywane są nazwisko i pierwsze imię, przy czym bez znaczenia są różnice polegające na stosowaniu dużych lub małych liter, ponadto jeśli brak jest imienia to zgodność imion nie jest sprawdzana; jeśli wystąpi niezgodność, system zasygnalizuje ten fakt i poprosi operatora o określenie czy odczytane dane mają być odrzucone (niezgodność jest wynikiem błędu powstałego przy edycji kartoteki osobowej) czy też wprowadzone do bazy danych pod nowym numerem ewidencyjnym (umożliwia to przeniesienie danych pracownika z poprzedniej jednostki terenowej); jeśli dane są zgodne, wówczas odebrane dane zastąpią dane bieżące, z zastrzeżeniem, że jeśli odebrana informacja jest pusta (lub wartość jest równa zeru), to w bazie danych pozostane aktualna informacja (pole nie zostanie wyczyszczone lub wyzerowane); zastępowana jest treść a nie forma informacji (np. jeśli pole z bazy danych zawiera słowo Kraków a odebrane zostało słowo KRAKÓW, to po odbiorze baza danych w dalszym ciągu będzie zawierała słowo Kraków; jeśli w słowniku (grup, działów, stanowisk lub stopni) nie ma kodu podanego w zaszeregowaniu, wówczas zostanie on dołączony do słownika (w przypadku słownika stanowisk lub stopni również ze stawką); Menu dostępne po naciśnięciu klawisza F7-Transfer udostępnia również operacje przekazywania danych kadrowych do Programu Płatnika. Możliwe jest wypełnienie następujących formularzy zgłoszeniowych ZUSZUA, ZUSZZA i ZUSZCZA. W oparciu o dane zawarte w kartotece osobowej przygotowywany jest zbiór danych, który może być wczytany w Programie Płatnika. Zbiór tworzony jest w miejscu wskazywanym przez aktualną ścieżkę dostępu (przed wykonaniem czynności można ją zmienić). Można przekazywać dane jednej osoby lub jednocześnie wszystkich pracowników. Podczas przygotowywania zbioru, obowiązują następujące zasady: 1. jeśli nie wybrano funkcji przekazania danych pojedynczego pracownika, przekazywane są dane jednocześnie wszystkich osób, o których informacje zamieszczone są w kartotece osobowej, a które są w danej chwili pracownikami (mają status określony jako pracownik); 2. z każdej przekazywanej informacji usuwane są spacje umieszczone na końcu tej informacji a wszystkie litery zamieniane są na duże; 3. jeśli numer telefonu nie zaczyna się od 0, jest uzupełniany o numer kierunkowy obowiązujący dla centrali opolskiej i znak myślnika (077-); 4. w danych ewidencyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczenia obywatelstwo określane jest jako polskie; 5. w danych o kasie chorych przyjmowane jest: dla formularzy zgłoszeniowych ZUSZUA - symbol kasy chorych 08R a nazwa OPOLSKA RKCH; dla formularzy zgłoszeniowych ZUSZZA - symbol kasy chorych 17R a nazwa BKCH SŁUŻB MUNDUROWYCH; 1. w danych o kasie chorych przyjmowane jest, że data przystąpienia do kasy to r.; 2. data powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego określana jest jako r.; 3. data powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych określana jest jako r.; 4. pracownik zgłaszany na formularzu ZUSZUA podlega ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i wypadkowemu; 5. kod stopnia niezdolności do pracy ustalony jest jako 01; 6. podczas wprowadzania danych o członkach rodziny do formularza ZUSZCZA przyjęto że: kod rodzaju zgłoszenia wynosi 1 (zgłoszenie nowego członka rodziny); członek rodziny nie pozostaje na wyłącznym utrzymaniu osoby ubezpieczonej; członek rodziny pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą ubezpieczoną; kod stopnia niepełnosprawności wynosi 0; data uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego jest określona jako r.;