Korespondencja seryjna w Offisie 2010

Transkrypt

1 PORADNIK SPIS TREŚCI Poradnik Pocztowy automat 102 Test Mądry przed szkodą 108 Warsztat Załóż filtr usuń spam 114 Recenzje Nowości rynku 116 Pytania, opinie i sugestie: robert_szyszka@idg.com.pl Listu (jeszcze) nie napisze Komputer jeszcze długo nie stworzy sam żadnego dokumentu, nie napisze listu. Do tego potrzebna byłby sztuczna inteligencja, której nie ma. Z niewielką pomocą użytkownika może być jednak wykorzystany do zadań, które są nie skomplikowane, ale powtarzalne, i zajmują mnóstwo czasu. W końcu pecet ma ułatwiać życie i pracę. Do tego został stworzony. Idealnym przykładem jest korespondencja seryjna. Ręczne adresowanie kopert czy tworzenie spersonalizowanych druków dla bardzo wielu odbiorców zniechęci nawet najbardziej wytrwałych pracowników sekretariatu. A wystarczy przecież opracować bazę współpracowników czy wzór dokumentu i korzystać z niego wielokrotnie, wskazując jedynie komputerowi, które rekordy ma wykorzystać. Wszystko zaadresuje się i napisze praktycznie samo, a rola użytkownika ograniczy do zmiany kartek w drukarce. W tym numerze zamieściliśmy również poradnik zawierający praktyczne wskazówki dotyczące walki ze spamem. Choć problem ten zmniejsza się, głównie za sprawą mechanizmów oferowanych przez duże serwisy pocztowe, takie jak Google, to nadal dotyka wielu użytkowników. Zwłaszcza że automaty wciąż błędnie kwalifikują dobre wiadomości jako niechciane. A jeżeli jesteś świadomy zagrożeń, na które narażony jest komputer i przechowywane w nim pliki, zainteresuje cię test programów do robienia kopii zapasowych. Po jego lekturze na pewno wybierzesz dla siebie narzędzie, które bez problemu utworzy obraz dysku i zadba o automatyczne archiwizowanie najistotniejszych danych. Robert Szyszka Korespondencja seryjna w Offisie 2010 Pocztowy automat Pakiet biurowy Offisie 2010 wyposażony jest w mechanizmy do prowadzenia seryjnej korespondencji. Za ich pomocą przyspieszysz wykonywanie powtarzalnych czynności, takich jak tworzenie seryjnych list i wiadomości pocztowych czy adresowanie zestawów kopert. Zobacz, ile czasu możesz zaoszczędzić dzięki tym automatycznym modułom. Korespondencja seryjna to funkcja Office a, która pozwala zautomatyzować tworzenie podobnych dokumentów. Załóżmy, że chcesz wysłać grupie osób zaproszenia ich treść będzie identyczna, ale zmieni się na przykład tytuł grzecznościowy czy adres do wysyłki. Zamiast tworzyć kilkadziesiąt podobnych plików, wystarczy zrobić jeden i skonfigurować Office a tak, by automatycznie zmieniał różniące je fragmenty. To o wiele szyb- sze. Dokumenty seryjne można drukować, wysyłać pocztą elektroniczną czy faksem. Korzystając z automatów w Offisie, przyspieszysz tworzenie etykiet i kopert adresowych, utworzysz zestawy listów seryjnych, i i faksów, wygenerujesz kupony itd. Przygotowanie dokumentów Dokumenty korespondencji seryjnej tworzy się w Wordzie, dane źródłowe mogą pochodzić z innego dokumentu, arkusza 102 październik

2 Na DVD e-speaking KMRemote Shoot Tazti Vox Commando Vr commander Rys. 2. Opcje filtrowania pozwalają wyszukać dane spełniające rozbudowane kryteria. Excela, bazy danych Accessa czy książki adresowej Outlooka. Wszystkie informacje scala się w pliku tekstowym. 1 Uruchom Worda. Narzędzia potrzebne do przygotowania masowej korespondencji zostały zebrane w jednym miejscu. Kliknij kartę Korespondencja. Jeżeli tworzysz tego rodzaju dokument po raz pierwszy, zanim zapoznasz się z przeznaczeniem poszczególnych narzędzi, warto zdać się na kreatora. Kliknij polecenie Rozpocznij koresp. ser. w sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej i z menu wybierz Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku (rys. 1). 2 W oknie z prawej strony wskaż typ dokumentu, który chcesz utworzyć. Do wyboru jest kilka pozycji. Listy i Wiadomości mają zwykle taką samą treść, ale zawierają unikatowe informacje na temat odbiorcy, jego imię i nazwisko czy adres. Koperty to Rys. 1. Pierwsze kroki w tworzeniu korespondencji seryjnej ułatwi specjalny kreator. Rys. 3. Bazę danych korespondencji można filtrować i sortować z poziomu Worda. typ pliku, w którym identyczny jest adres zwrotny, ale zmienia się adres odbiorcy. Jeżeli wszystkie dane w rekordzie mają się zmieniać, możesz skorzystać z opcji Etykiety. Katalog to sposób na utworzenie spisu czy wykazu zawierającego identyczne elementy, ale z różną zawartością. Najczęściej przygotowuje się dokumenty z korespondencją, dlatego zaznacz Listy bądź Wiadomości . Kliknij łącze Następny: Dokument początkowy u dołu okna. 3 W drugim oknie kreatora wskaż plik, w którym tworzona będzie korespondencja, tzw. dokument bieżący bądź główny. Jeżeli pozostawisz zaznaczenie opcji Użyj bieżącego dokumentu, kreator pozwoli ci dodać adresatów do pustego pliku. Aby wykorzystać gotowy szablon Worda, zaznacz Rozpocznij od szablonu i wybierz plik po kliknięciu łącza Wybierz szablon. Do dyspozycji są wzory zapisane na dysku lokalnym oraz do pobrania z witryny Office a. Jeżeli masz październik

3 PORADNIK Rys. 4. Wszystkie opcje kreatora korespondencji dostępne są również na pasku narzędzi Worda. na dysku plik z rozpoczętą korespondencją, wczytasz go do dalszej obróbki, zaznaczając opcję Rozpocznij od istniejącego dokumentu. Przejdź do kolejnego kroku. Źródła danych Korespondencja seryjna do prawidłowego działania potrzebuje bazy danych, z której będzie pobierała informacje do kolejnych rekordów. Źródła danych mogą być różne. Sprawdzą się w tej roli pliki tekstowe, tabele Worda, arkusze kalkulacyjne, pliki HTML, bazy Accessa czy książki adresowe. 1 Domyślną opcją jest Użyj istniejącej listy. Pozwala ona na wybór pliku zewnętrznego. Zastosuj ją, jeżeli twoja baza znajduje się w pliku Excela, Accessa czy innym dokumencie Worda. Kliknij Przeglądaj i wskaż odpowiedni plik na dysku. W przykładzie skorzystamy z Excela. Po otwarciu źródła danych musisz wybrać arkusz, w którym znajduje się tabela. Zaznacz go. Zwróć uwagę, by zaznaczona był opcja i Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn. Wskazane jest, by tabela Excela miała utworzony odpowiedni nagłówek (to warunek konieczny jeżeli korzystasz z tabeli Worda). Kliknij OK. 2 Po nawiązaniu połączenia zobaczysz na ekranie okno Adresaci korespondencji seryjnej. Można w nim wybrać rekordy, które posłużą do scalania dokumentów. Zawiera opcje pozwalające sortować i filtrować dane, wyszukiwać je, wybierać poszczególne elementy (rys. 2). Jeżeli zaznaczysz pole wyboru w wierszu nagłówka, obok zaznaczysz wszystkie elementy bazy. Kliknięcie nazwy kolumny wyświetli menu, umożliwiające sortowanie (rosnące i malejące), wybór elementów niepustych czy spełniających określone kryteria. 3 Zaawansowane opcje filtrowania i sortowania włączysz po kliknięciu łączy Sortuj i Filtruj. Umożliwiają one stosowanie operatorów porównywania i logicznych, nieocenionych podczas korzystania z dużej bazy danych. Do sortowania można zastosować trzy różne warunki, czyli sortować ułożone już rekordy według kolejnych pól. Filtrowanie odbywa się na karcie Filtrowanie rekordów i ułatwia wyszukiwanie podzbiorów danych. Możesz na przykład przygotować przesyłkę okazjonalną dla osób o wybranym imieniu. Wystarczy Rys. 5. Jeżeli automatyczne przyporządkowanie wartości pól korespondencji i bazy rekordów się nie powiedzie, można je przeprowadzić ręcznie. w kolumnie Pole ustawić Imię, w kolumnie Porównanie opcję Równe, a w kolumnie Porównaj z wpisać wartość do porównania. Korzystając z kolejnych warunków (rys. 3), precyzyjnie zawęzisz listę wyświetlanych danych. 4 Rekord znajdzie się w korespondencji, jeżeli pole wyboru z jego lewej strony zostanie zaznaczone, a pominiesz go po usunięciu zaznaczenia. Po wybraniu odpowiednich rekordów kliknij OK. Korzystając z łącza Rys. 6. Opcje formatowania bloku adresu. Wybierz inną listę, możesz ustanowić połączenie z inną bazą, po kliknięciu Edytuj listę adresatów zmienisz zestaw rekordów. Te same opcje dostępne są nie tylko w oknie kreatora, ale również na pasku narzędzi w sekcji Rozpoczynanie korespondencji seryjnej (rys. 4). 5 Idealnym źródłem danych jest kompletna i wypełniona szczegółami baza kontaktów Outlooka. Informacje z niej pobiera się tak samo, jak z pliku Excela czy Accessa. Jeżeli jednak nie masz jeszcze żadnej bazy, możesz ją szybko utworzyć z poziomu Worda. Po zapisaniu będzie można ją wykorzystać w przyszłości. Służy do tego celu opcja Wpisz nową listę i polecenie Utwórz. Szablon zawiera wstępnie zdefiniowane kolumny. Wystarczy pola pod nimi uzupełnić potrzebnymi danymi. Aby wpisać kolejny rekord, kliknij przycisk Nowa pozycja bądź przejdź do końca rekordu klawiszem [TAB]. Kasowanie odbywa się za pomocą przycisku Usuń pozycję. 6 Aby zmienić domyślny zestaw kolumn, użyj przycisku Dostosuj kolumny. W nowym oknie możesz dodawać kolejne bądź usuwać istniejące. Zmiana nazwy kolumny możliwa jest po jej zaznaczeniu i kliknięciu przycisku Zmień nazwę. Zestaw przycisków Przenieś w górę i Przenieś w dół umożliwia sortowanie kolejności wyświetlania poszczególnych pól. Zamknij okno przyciskiem OK. W podobny sposób, po wpisaniu potrzebnych danych, zamknij okno rekordów. Jeżeli zamierzasz wykorzystać mechanizm korespondencji seryjnej do automatycznego wysłania zestawu faksów bądź i, musisz wypełnić pola z numerem telefonu i adresem skrzynki pocztowej. Nadaj plikowi nazwę 104 październik

4 KORESPONDENCJA SERYJNA W OFFISIE 2010 SYSTEMY I PROGRAMY i kliknij Zapisz. Zostanie on umieszczony na dysku w postaci bazy Accessa. Po zapisaniu wyświetlone zostanie również okno wyboru, takie jak w arkuszu Excela czy kontaktach Outlooka. Wskaż rekordy i na koniec kliknij łącze Następny: Napisz list. Tworzenie listu Po połączeniu dokumentu Worda z bazą danych możesz przystąpić to tworzenia treści korespondencji. Kto korzystał z szablonu, ma już zapewne gotowy szkielet, w przeciwnym razie trzeba go napisać. Podstawowa treść listu jest taka sama dla każdego adresata, zmieniać się będą jedynie takie elementy, jak imię, nazwisko, adres firmy czy tytuł. Zamiast nich w dokumencie muszą się znaleźć odpowiednie pola. Będą one czymś w rodzaju zmiennych, w których miejsce z bazy danych zostaną przeniesione odpowiednie wartości. Aby dobrze zrozumieć działanie mechanizmu korespondencji seryjnej, warto zapamiętać, że dla każdego rekordu bazy utworzony zostanie jeden dokument, który oprócz treści stałej wyświetli informacje oznaczone nazwami kolumn tej bazy. 1 Zanim przystąpisz do tworzenia listu i umieszczania w nim pól zawierających zmienne, upewnij się, że wszystkie zostały prawidłowo zmapowane podczas podłączania bazy. Kliknij w tym celu opcję Dopasuj pola w sekcji Wpisywanie i wstawianie pól. Lewa kolumna zawiera pola oferowane przez edytor tekstu, prawa przypisane do nich elementy bazy danych (rys. 5). Sprawdź, czy wszystkie zestawienia zgadzają się, na przykład czy pole Imię z Worda odpowiada polu Imię w bazie. Jeżeli nie, rozwiń listę pół bazy wyświetlaną obok wybranego pola korespondencji i wskaż na niej odpowiednią wartość. Jeżeli wyświetlony jest komentarz o treści (niepasujący) oznacza to, że automatyczne przyporządkowanie się nie powiodło i musisz przypisać właściwe pole ręcznie. 2 Zajmij się teraz edytowaniem treści. Oprócz pojedynczych pól zawierających takie informacje, jak imię czy nazwisko, korespondencja seryjna pozwala używać zestawów danych. Zestawem takim jest na przykład adres. Jeżeli nie używasz gotowego szablonu, możesz zacząć tworzenie listu od umieszczenia w nim adresu nadawcy. Za każdym razem będzie on inny, dlatego należy skorzystać z pól korespondencji. Umieść kursor w miejscu, w którym będą wyświetlane dane adresowe, i kliknij łącze Blok adresu w oknie kreatora bądź przycisk o tej samej nazwie na pasku narzędzi w sekcji Wpisywanie i wstawianie pól. Określ formatowanie bloku (rys. 6). Jeżeli zaznaczysz opcję Wstaw nazwę adresata w tym formacie, w liście znajdzie się imię i nazwisko odbiorcy. Sposób wyświetlania zdefiniujesz, Rys. 7. Opcje formatowania zwrotu grzecznościowego w korespondencji seryjnej. zaznaczając jeden z wzorów poniżej. Aby użyć nazwy firmy, należy zaznaczyć pole Wstaw nazwę firmy. Pozostałe dane teleadresowe przenosi się do pliku za pomocą opcji Wstaw adres pocztowy. Poniżej zdefiniujesz sposób wyświetlania informacji o kraju. Jeżeli pola zostaną zmapowane niewłaściwie, niektóre elementy bloku adresu mogą być niedostępne. Poprawisz je wówczas, klikając przycisk Dopasuj pola. Podgląd kompletnego rekordu wyświetlany jest z prawej strony. Korzystając z przycisków strzałek, przejrzysz całą bazę. Kliknij OK. W treści dokumentu pojawi się napis <<Blok adresowy>>. Zwróć uwagę, że pola korespondencji ujęte są zawsze w cudzysłowy ostrokątne. Pozwala to odróżnić stałe fragmenty tekstu od zmiennych. Cudzysłowów tych nie można wstawić ręcznie ani Rys. 8. Wstawianie pól korespondencji do dokumentu. z tabeli znaków, jedynie za pomocą poleceń korespondencji. 3 Kolejny blok stosowany zwykle w korespondencji to Wiersz pozdrowienia. Zawiera on formułę grzecznościową. Musi być oczywiście dopasowany do danego adresata nie użyjesz przecież zwrotu Szanowny Panie, jeżeli odbiorcą listu ma być kobieta. Ustaw kursor myszy w miejscu, w którym chcesz umieścić nagłówek listu, i kliknij łącze Wiersz pozdrowienia. W sekcji Format wiersza pozdrowienia wybierzesz sposób zwracania się do adresata oraz określisz, czy chcesz używać jedynie imienia czy też imienia i nazwiska. Odpowiednie parametry ustawia się za pomocą list wyboru. U dołu okna wyświetlany jest podgląd. Korzystając z widocznych powyżej strzałek, sprawdzisz poszczególne rekordy (rys. 7). Domyślnie zwrot grzecznościowy zakończony jest przecinkiem. Jeżeli nie chcesz, żeby był wyświetlany, wskaż na liście pozycję brak. Podobnie określisz działanie mechanizmu korespondencji w razie braku w bazie potrzebnej informacji o adresacie. Używając pola z pozdrowieniem, pamiętaj, że Word nie zagwarantuje ci prawidłowej odmiany przez przypadki, a zwrot typu Szanowna Pani Krystyna lub Droga Krystyna w nagłówku listu wygląda co najmniej dziwnie. Jeżeli chcesz tego uniknąć, musisz wprowadzić do swojej bazy informacje o odmianie, wpisując do niej wszystkie formy, z których zamierzasz korzystać, a następnie odpowiednio zmapować pola korespondencji. 4 Wpisz treść listu. W naszym przykładzie jest to zaproszenie. Zwykle trzeba zatytułować odpowiednio odbiorcę (na przykład Mam zaszczyt zaprosić Pana/Panią ). To kolejne miejsce, w którym korespondencja seryjna pokazuje swoją przewagę. Zamiast październik

5 PORADNIK Rys. 9. Przeglądanie i poprawianie listów seryjnych. mało osobistego Pana/Panią automatycznie zastosowany zostanie odpowiedni zwrot. Zaznacz niepotrzebny fragment tekstu, kliknij łącze Więcej elementów. Zwróć uwagę, że możesz wybierać spośród pól bazy, a także przypisanych do nich pól korespondencji. W pierwszym wypadku zaznaczona jest opcja pola bazy danych, w drugim wybierz Pola adresu. Zaznacz pierwszą opcję i wybierz polecenie Tytuł. Kliknij przycisk Wstaw. Jeżeli w tekście pojawiają się również inne zmienne, a związane z nimi informacje znajdują się w bazie, zastąp je polami korespondencji w ten sam sposób. Zamknij okno, klikając Zamknij. Scalanie informacji Gdy przygotujesz dokument bazowy, możesz tworzyć serie korespondencji. Operacja ta nazywa się scalaniem. Przed jej wykonaniem możesz jeszcze sformatować plik źródłowy i przejrzeć rekordy korespondencji. 1 Ułóż na stronie elementy listu. Pamiętaj, że bloki korespondencji zajmują w rzeczywistości więcej miejsca niż to jest widoczne. Pole adresu może mieć na przykład trzy wiersze, a nie jeden, jak w dokumencie głównym. Sformatowanie bloków i pól korespondencji spowoduje takie samo sformatowanie tekstu we wszystkich listach po scaleniu tekstu, ale całe bloki będą miały jednolity wygląd. Podczas formatowania możesz zmieniać rodzaj i styl czcionki, modyfikować jej wielkość, nadawać kolor. 2 Aby przejść do kolejnego okna kreatora, użyj łącza Następny: Przejrzyj listy. Przyciskami w sekcji Przejrzyj listy możesz przewijać kolejne rekordy. Sprawdź ich poprawność. W naszym przykładzie nie dodawaliśmy pól zawierających na przykład odmianę tytułu przez przypadki. Spowodowało to błędy. Nasze zaproszenie brzmi teraz Mam zaszczyt zaprosić Pani na uroczystość. W celu dokonania poprawek kliknij Poprzedni: Napisz list oraz Poprzedni: Dokument początkowy. Dodaj pole do bazy danych i wpisz do niego odpowiednią formę potrzebnego elementu. Kliknij łącze Edytuj listę adresatów, zaznacz w sekcji Źródło danych plik rekordów i użyj przycisku Odśwież. Kliknij OK i Następny: Napisz list. 3 Usuń pole wyświetlające błędną odmianę. W naszym przykładzie to <<Tytuł>> w treści zaproszenia. Kliknij Więcej elementów. Otworzy się okno zawierające wszystkie pola bazy, tym razem rozszerzone o dodatkowe. Koniecznie zweryfikuj prawidłowość dopasowania. Służy do tego przycisk Dopasuj pola. Najczęściej nowe dane zostają przypisane do starych pól, powodując błędy. W standardowych polach korespondencji nie ma miejsca na odmianę, ale nowe pole bazy możesz przypisać do dowolnego niewykorzystanego pola korespondencji, na przykład do Drugie imię. Zakończ przypisywanie. Zaznacz pole z odmianą i kliknij Wstaw. Klikając Następny: Przejrzyj listy, sprawdź poprawność dokumentów. Jeżeli pola nadal są źle dopasowane, możesz je teraz poprawić bez cofania kroków kreatora. Wystarczy na karcie Korespondencja kliknąć polecenie Dopasuj pola, widoczne w sekcji Wpisywanie i wstawianie pól. Gdy w trakcie przeglądania kolejnych rekordów uznasz, że jeden z adresatów powinien zostać usunięty z listy odbiorców, użyj przycisku Wyklucz tego adresata (rys. 9). Możesz także przefiltrować więcej adresów i na tym etapie wybrać z bazy właściwe. Wystarczy użyć łącza Edytuj listę adresatów. 4 Sformatowanie tekstu w jednym dokumencie spowoduje zmianę w pozostałych. Jest ono niezbędne na tym etapie, ponieważ dopiero teraz widać zawartość poszczególnych pól. Często na przykład źle dobrany jest odstęp między wierszami adresu. Aby go zmniejszyć, zaznacz cały adres, przejdź na kartę Narzędzia główne i użyj przycisku Interlinia w sekcji Akapit. Pola można także formatować za pomocą specjalnych przełączników, należy jednak zmienić sposób wyświetlania. Scalone dokumenty mogą zawierać informacje w postaci zwykłego tekstu bądź tak zwanych kodów pól (rys. 10). Między tymi trybami wyświetlania przełączysz się, naciskając kombinację [Alt F9] lub klikając pole prawym przyciskiem myszy i wybierając Rys. 10. Tryb wyświetlający kody pól jest nieczytelny, ale pozwala przeprowadzać na polach dodatkowe operacje. 106 październik

6 KORESPONDENCJA SERYJNA W OFFISIE 2010 SYSTEMY I PROGRAMY Przełącz kody pól. Pierwszy obejmuje cały dokument, drugi wybrane pole. Sposób wyświetlania nie ma wpływu na scalanie informacji. Aby nie zmieniać ręcznie wpisów, wystarczy po nazwie pola dodać jeden z dostępnych przełączników. Dopisanie na przykład \* CAPS spowoduje, że pierwsza litera każdego wyrazu zostanie zmieniona na wielką, \* FIRSTCAP zmienia na wielką jedynie pierwszą literę pierwszego wyrazu. Jeżeli chcesz zmienić wszystkie litery na wielkie, dopisz \* UPPER, na małe użyj przełącznika \*LOWER. Możesz także korzystać z parametrów formatujących sposób wyświetlania liczb czy dat. 5 Po opracowaniu wszystkich dokumentów i sprawdzeniu rekordów można zakończyć scalanie. Jeżeli podejrzewasz, że napotkasz błędy, zasymuluj najpierw całą operację. Przejdź na kartę Korespondencja i kliknij polecenie Wyszukaj błędy automatycznie w sekcji Podgląd wyników. Uzyskasz dostęp do trzech opcji. Pierwsza (Symuluj scalanie i raportuj o błędach) to jedynie symulacja, która generuje raport. Możesz też od razu scalać rekordy, nakazując jedynie, by Word zatrzymał się, gdy napotka błąd. Służy do tego opcja Ukończ scalanie, zatrzymując się na błędzie. Aby poznać błędy, ale mimo to scalić pliki, zaznacz Ukończ scalanie bez wstrzymywania. W wypadku dużych baz danych lepiej zasymulować najpierw całą operację. Kliknij OK. Zamknij okno komunikatu lub zapoznaj się z wygenerowanym raportem i popraw znalezione błędy. 6 Kliknij na koniec łącze Następny: Ukończ scalanie. W wypadku listów seryjnych ponownie do wyboru masz kilka możliwości. Jeżeli chcesz, wydrukuj od razu wszystkie dokumenty. Kliknij w tym celu polecenie Drukuj. Pozostaw zaznaczenie Wszystko i rozpocznij drukowanie przyciskiem OK. Możesz też przesłać do drukarki zaznaczony aktualnie rekord bądź jego zdefiniowany zakres. Przed wydrukiem listy można jeszcze spersonalizować, dodając różne informacje. Użyj w tym celu opcji Edytuj poszczególne listy. Zaznacz Wszystko i kliknij OK. Word utworzy nowy duży dokument, w którym każdy list będzie wyświetlony na oddzielnej stronie. Tym razem zmiana jednego rekordu nie pociągnie za sobą zmian w pozostałych. Aby wydrukować korespondencję, użyj opcji drukowania na karcie Plik. Rys. 11. Przygotowanie wysyłki seryjnych wiadomości pocztowych. Hurtowe wiadomości, faksy i etykiety Mechanizm korespondencji seryjnej sprawdza się idealnie podczas tworzenia zestawu wiadomości pocztowych i ich automatycznego rozsyłania. Może się na przykład przydać każdemu właścicielowi sklepu internetowego, który na bieżąco informuje swoich klientów o nowościach czy promocjach. Jeżeli masz podłączony do komputera modem, możesz też błyskawicznie rozsyłać faksy do wielu odbiorców. 1 Aby utworzyć seryjne e, skorzystaj z tej samej procedury, co w wypadku listów. Przygotowanie treści listu, formatowanie i dodawanie pól korespondencji przebiega identycznie. Różnice pojawiają się w sposobie wysyłki. W pierwszym oknie kreatora zaznacz opcję Wiadomości . Jeżeli nie chcesz uruchamiać kreatora, kliknij przycisk Rozpocznij korespondencję seryjną na karcie Korespondencja i po rozwinięciu menu wybierz Wiadomości . Na koniec użyj polecenia Poczta elektroniczna. 2 Na liście Do: wskaż pole bazy danych, które zawiera adres poczty elektronicznej (rys. 11). Gdy tworzysz seryjne faksy, musisz w tym miejscu wskazać pole z numerem telefonu. Do pola Wiersz tematu wpisz temat wiadomości, poniżej ustaw format. Po określeniu rekordów do scalenia kliknij przycisk OK. 3 Funkcja korespondencji seryjnej upraszcza również adresowanie kopert oraz tworzenie etykiet adresowych. Wystarczy, że masz kompletną bazę teleadresową, na przykład zestaw kontaktów Outlooka. Opcje związane z tworzeniem, scalaniem i formatowaniem rekordów są takie same jak poprzednio. Pojawiają się dodatkowe związane ze sposobem adresowania czy też formatem i drukowaniem kopert bądź etykiet (rys. 12). Nieco inaczej działa funkcja generowania katalogów. Nie tworzy ona wielu różnych plików czy stron, jak na przykład listy seryjne. Jej zadaniem jest zebranie określonych pól bazy danych w jednym dokumencie, utworzenie spisu rekordów. 4 Dokument każdego typu możesz zapisać do późniejszego wykorzystania. Osobno przechowywany jest plik główny z danymi o połączeniu z bazą danych i plik ze scalonymi rekordami. Zwróć też uwagę, żeby podczas otwierania zapisanego dokumentu głównego zgodzić się na ponowne scalanie. Będziesz miał wtedy dostęp do wszystkich opcji korespondencji seryjnej i możliwość ich zmiany. Jeżeli się nie zgodzisz, edytor przekształci plik w standardowy dokument, zawierający jedynie informacje o pierwszym rekordzie bazy Robert Szyszka Rys. 12. Możliwości wyboru etykiet seryjnych są takie same, jak w wypadku tradycyjnych dokumentów. październik