UMOWA. Państwową Inspekcją Pracy Głównym Inspektoratem Pracy ul. Krucza 38/42, Warszawa, reprezentowaną przez:

Transkrypt

1 Wzór UMOWA zawarta w dniu 2013 r. w Warszawie pomiędzy: Państwową Inspekcją Pracy Głównym Inspektoratem Pracy ul. Krucza 38/42, Warszawa, reprezentowaną przez:... zwaną dalej Zamawiającym a z siedzibą w, wpisaną do.., NIP, REGON: o kapitale zakładowym (dotyczy spółek prawa handlowego), reprezentowaną przez:.. zwaną dalej Wykonawcą wyłonioną w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego numer GOZ /13 o następującej treści: 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie przez Wykonawcę dla Zamawiającego usług hotelarskich w miejscowościach i hotelach określonych w załączniku numer 1 oraz w zależności od potrzeb Zamawiającego w obiektach hotelowych w innych miejscowościach na terenie całego kraju. 2. Wykonawca zapewnia noclegi osobom wskazanym przez Zamawiającego, w co najmniej hotelach*** wskazanych w załączniku numer 1 do umowy (z wyjątkiem poz. 22 pokoje jednoosobowe) i poz. 21 (pokoje dwuosobowe). Wykonawca zapewnia śniadanie w hotelu, wliczone w cenę noclegu. 3. W przypadku, gdy w hotelu odbywają się prace modernizacyjne (remont) Wykonawca w pierwszej kolejności zapewni nocleg w części zmodernizowanej (po remoncie). W przypadku braku możliwości zapewnienia noclegu, zgodnie z postanowieniami zawartymi w zdaniu pierwszym Wykonawca zobowiązany jest uzyskać akceptację Zamawiającego na zakwaterowanie w części niewyremontowanej. 4. Przez nocleg rozumie się 1 dobę hotelową w pokoju jednoosobowym lub 1 dobę hotelową w pokoju dwuosobowym ( w pokoju dwuosobowym Wykonawca musi zapewnić dostępność dwóch oddzielnych łóżek). Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym, za cenę noclegu w pokoju jednoosobowym. Pokoje hotelowe muszą być przystosowane do pracy biznesowej, tzn. muszą być wyposażone w biurko, oświetlenie do pracy przy biurku, możliwość podłączenia komputera osobistego bezpośrednio w pokoju, możliwość korzystania z Internetu w pokoju hotelowym lub na terenie hotelu. 5. W miejscowościach nie wskazanych w załączniku numer 1 do umowy Wykonawca jest obowiązany zapewnić noclegi w hotelach **** i hotelach ***, chyba, że w danej miejscowości nie ma hoteli spełniających te kryteria lub rezerwacja miejsc nie będzie możliwa z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. W takim przypadku Wykonawca musi zapewnić

2 hotele o najwyższym możliwym standardzie (w tym hotele uniwersyteckie lub profesorskie), w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych wyposażonych w łazienkę i spełniających wymogi wskazane w ust. 4 zdanie Hotele, o których mowa w ust. 5 muszą być zlokalizowane w odległości nie większej niż 3 km od dworca/przystanku PKP lub PKS, chyba, że w tej strefie brak jest hotelu spełniającego wymogi Zamawiającego. Wówczas Wykonawca zobowiązany jest przesłać Zamawiającemu faksem informację z propozycją minimum 2 hoteli zawierającą: nazwę, adres i opis lokalizacji hoteli ze wskazaniem klasy hoteli (gwiazdki), adresu strony internetowej hotelu i kosztów noclegu w każdym z hoteli wraz z opisem sposobu dojazdu do hoteli z dworca/przystanku PKP lub PKS. Zamawiający poinformuje Wykonawcę faksem lub o dokonanym wyborze hotelu. W przypadku braku akceptacji propozycji Wykonawcy, Zamawiający może wskazać hotel, w którym Wykonawca zobowiązany jest dokonać rezerwacji Zamawiający będzie zgłaszał zapotrzebowanie na noclegi faksem na numer. lub na adres e- mail:. Zgłoszenie zapotrzebowania musi zawierać określenie miasta, w którym ma odbywać się nocleg, liczbę osób, wskazanie kategorii hotelu, określenie czy pokój ma być jedno - czy dwuosobowy, datę noclegów oraz ewentualnie dane osoby, której w/w informacje mają być przekazane telefonicznie. 2. Zamawiający dołoży wszelkiej staranności, by zgłaszać zapotrzebowanie na noclegi co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem. Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić przyjęcie zamówienia faksem lub na adres , wskazany w zamówieniu, co najmniej na 2 dni robocze przed planowanym wyjazdem, podając nazwę i adres hotelu oraz numer rezerwacji, z zastrzeżeniem ust W szczególnych okolicznościach Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia zapotrzebowania z pominięciem terminu określonego w ust. 2, a nawet w dniu noclegu. Zamawiający oświadcza, że zapotrzebowanie będzie zgłaszał w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku za wyjątkiem dni wolnych zgodnie z ustawą z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 1951 r. Nr 4 poz. 28 ze zm.). W takim przypadku, informację i dane o rezerwacji Wykonawca przekaże niezwłocznie faksem lub telefonicznie na wskazany numer osobie wymienionej w zamówieniu. 4. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić w pierwszej kolejności noclegi w hotelach wskazanych w załączniku numer 1 do niniejszej umowy. W przypadku niemożności zapewnienia pobytu w hotelu wskazanym w tym załączniku z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić Zamawiającemu pobyt w innym hotelu o tej samej kategorii. Nocleg w hotelu innym niż wskazany w załączniku numer 1 może się odbywać tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od złożonego zamówienia, nie później jednak niż na 24 godziny przed rozpoczęciem doby hotelowej, w hotelu którego rezerwacja dotyczy bez konieczności ponoszenia kosztów za rezerwację. W przypadku wyjazdu grupowego (10 i więcej osób) Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od złożonego zamówienia, nie później niż na 120 godzin przed rozpoczęciem doby hotelowej, w hotelu którego rezerwacja dotyczy - bez konieczności ponoszenia kosztów za rezerwację. Zamówienia na noclegi oraz odwołanie noclegów będą wykonywane w dni robocze. Przyjmuje się, że w hotelach wskazanych w załączniku numer 1 do niniejszej umowy doba hotelowa rozpoczyna się o godzinie 14: Zamawiający nie ma obowiązku wykorzystania wszystkich noclegów wskazanych w załączniku numer 1 do umowy a opłatę będzie uiszczał tylko za faktycznie wykorzystane noclegi Do samodzielnego zgłaszania zapotrzebowania na noclegi uprawnione są Okręgowe Inspektoraty Pracy w: Szczecinie, Kielcach, Łodzi, Bydgoszczy, Białymstoku, Wrocławiu, Olsztynie, Gdańsku oraz Główny Inspektorat Pracy. Dane teleadresowe ww. jednostek zawiera załącznik numer 2 do niniejszej umowy.

3 2. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury za świadczone usługi na jednostki, o których mowa w ust.1 w zakresie zgłoszonego przez nie zapotrzebowania. 3. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Państwowej Inspekcji Pracy Głównemu Inspektoratowi Pracy informacji o wykorzystaniu przez Okręgowe Inspektoraty Pracy wymienione w ust.1, noclegów (informacja jak w 4 ust. 7 wraz z informacją o łącznym koszcie wykorzystania noclegów w danym okresie rozliczeniowym) w danym okresie rozliczeniowym do końca następnego miesiąca, za poprzedni miesiąc kalendarzowy Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawcy przysługuje łączne wynagrodzenie w wysokości brutto zł (słownie złotych:. Ceny jednostkowe za noclegi zawiera załącznik nr 1 do umowy. 2. Cena za jedną dobę hotelową obejmuje koszt pobytu (w tym opłatę klimatyczną) wraz ze śniadaniem. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów poniesionych w hotelu przez osoby korzystające z noclegu. Wszelkie dodatkowe należności (poza noclegiem i śniadaniem) winna uiścić osoba korzystająca z noclegu. 3. Wykonawca oświadcza, że ceny wskazane w ofercie za noclegi w poszczególnych hotelach pozostaną niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy. 4. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie wyłącznie za faktycznie wykorzystane noclegi. Do wartości wynikających z załączonego do faktury protokołu, o którym mowa w ust. 7 zostanie doliczona kwota obliczona na podstawie miernika wysokości tj.. % wartości faktury. 5. Wynagrodzenie płatne będzie miesięcznie z dołu, za zrealizowane w poprzednim miesiącu kalendarzowym usługi hotelarskie. Zamawiający oświadcza, że za niewykorzystane noclegi nie będzie uiszczał żadnych opłat. 6. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od złożonego zamówienia na mniej niż 24 godziny przed rozpoczęciem doby hotelowej w hotelu, którego odstąpienie dotyczy Zamawiający uiści zapłatę w wysokości wynikającej z faktury wystawionej przez dany hotel za dokonanie anulacji rezerwacji (nie więcej jednak niż sto procent kosztów zarezerwowanych noclegów). 7. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać faktury do 15 dnia następnego miesiąca za poprzedni miesiąc świadczenia usługi oddzielnie dla Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowych Inspektoratów Pracy w: Szczecinie, Kielcach, Łodzi, Bydgoszczy, Białymstoku, Wrocławiu, Olsztynie, Gdańsku i Państwowej Inspekcji Pracy Głównego Inspektoratu Pracy. Wraz z fakturą VAT Wykonawca będzie każdorazowo załączał protokół zawierający następujące informacje: nazwę i adres hotelu, daty wykorzystanych noclegów, cenę z podatkiem VAT za dobę hotelową, wskazanie czy nocleg odbywał się w pokoju jednoosobowym czy dwuosobowym, a także kopię faktury wystawionej przez ten hotel w przypadku noclegu w hotelu innym niż wskazany w załączniku numer 1 do umowy oraz kopię faktury w przypadku, gdy zgodnie z ust. 6 hotel naliczył koszty anulowania rezerwacji. 8.. Wykonawca za miesiąc grudzień zobowiązany jest wystawić dwukrotnie fakturę za noclegi wykorzystane od 1 do 15 grudnia i od 16 do 31 grudnia. Faktura za noclegi wykorzystane w pierwszym okresie ma być dostarczona do siedziby Zamawiającego do dnia 20 grudnia. Faktura za kolejny okres ma być dostarczona na zasadach określonych w ust. 7. Do każdej z faktur mają być załączone dokumenty, o których mowa w ust Zapłata wynagrodzenia dokonywana będzie przez Państwową Inspekcję Pracy Główny Inspektorat Pacy lub właściwy Okręgowy Inspektorat Pracy w terminie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury z załączonymi dokumentami, o których mowa w ust. 7.

4 5 1. Osobami upoważnionymi do kontaktów w zakresie realizacji niniejszej umowy są: - ze strony Zamawiającego: tel:.., fax. - ze strony Wykonawcy: tel:, fax:.., e- mail. 2. Okręgowe Inspektoraty Pracy wymienione w 3 ust.1 umowy przekażą Wykonawcy faksem na numer dane osób uprawnionych do kontaktów, w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach i wysokościach: 1) niewykonanie usługi zgłoszonej zgodnie z 2 ust.1: a) 50% ceny zamówionych noclegów, gdy zamówienie dotyczyło miejscowości wykazanej w załączniku nr 1, b) 150,00 zł za każdą zamówioną dobę hotelową, gdy zgłoszenie dotyczyło innej miejscowości niewykazanej w załączniku nr 1, 2) nienależytego wykonania usługi (hotel nie spełniał wymogów, np. pokój niewysprzątany lub niespełniający wymogów wskazanych w 1 ust.4 zdanie 3 ) 30 % ceny zamówionych noclegów, 3) w przypadku niezapewnienia noclegu w części zmodernizowanej (po remoncie) w wysokości 100,00 zł. za każdą zamówioną dobę hotelową, jeżeli w danym hotelu są pokoje po remoncie i jednocześnie Wykonawca nie uzyska akceptacji Zamawiającego, o której mowa w 1 ust. 3, 4) w przypadku braku potwierdzenia przyjęcia zamówienia zgodnie z 2 ust. 2 lub 2 ust. 3 w wysokości 10 % ceny zamówionych noclegów, 2. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn dotyczących Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 30% wynagrodzenia brutto określonego w 4 ust W przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn dotyczących Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 30% wynagrodzenia brutto określonego w 4 ust Zamawiający uprawniony będzie do odstąpienia od umowy, w szczególności: a/ w przypadku dwukrotnego niewykonania przez Wykonawcę usługi zgłoszonej w trybie określonym w 2 ust.1, b/ po dwukrotnym stwierdzeniu nienależytego wykonania umowy, np. nocleg bez śniadania, brudno w hotelu, nocleg w hotelu niespełniającym wymogów wskazanych w 1 ust. 4 zdanie Kary mogą być potrącane z jakiejkolwiek należności przysługującej Wykonawcy od Głównego Inspektoratu Pracy lub Okręgowego Inspektoratu Pracy. Do naliczenia kar uprawnione są jednostki wymienione w 3 ust. 1 w stosunku do zarezerwowanych przez te jednostki noclegów. O naliczeniu kar umownych (uzasadnienie faktyczne i prawne) Główny Inspektorat Pracy lub Okręgowy Inspektorat Pracy będą informowały faksem Wykonawcę. Wykonawca w terminie 3 dni roboczych może wskazać przyczyny, dla których kary nie powinny być mu naliczone (podając uzasadnienie faktyczne i prawne). W przypadku nie wpłynięcia w ww. terminie faksem informacji do Głównego Inspektoratu Pracy lub Okręgowego Inspektoratu Pracy informacji o negacji kar umownych przyjmuje się, że Wykonawca akceptuje kary umowne.

5 6. W przypadku, gdy rzeczywiście poniesiona szkoda przekroczy wysokość kar umownych, Zamawiający będzie miał prawo żądania, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, odszkodowania uzupełniającego - do wysokości szkody rzeczywistej. 7. Za uchybienie terminowi płatności wynagrodzenia określonemu w 4 ust. 9, Wykonawcy przysługują odsetki za opóźnienie, w ustawowej wysokości. 8. Przelew wierzytelności wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 7 Umowa została zawarta na okres 12 miesięcy, tj. od dnia 1 sierpnia 2013 roku do dnia 31 lipca 2014 roku lub do wyczerpania wartości umowy. 8 Wykonawca oświadcza, że będzie/nie będzie korzystał z podwykonawców. Za działania lub zaniechania podwykonawcy, Wykonawca odpowiada jak za własne działania lub zaniechania Wykonawca zobowiązuje się do: a/ zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o zamawiającym uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy pochodzących od zamawiającego oraz od instytucji i osób związanych z zamawiającym jakimkolwiek stosunkiem faktycznym lub prawnym, b/ przestrzegania zaleceń zamawiającego o ochronie udostępnianych informacji, c/ przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. 2. Wykonawca zobowiązuje się do szczególnej ochrony przekazanych mu do przetwarzania wszystkich danych i do zachowania ich w tajemnicy i nie przekazywania ich osobom trzecim, jak również do trwałego ich zniszczenia niezwłocznie po wykonaniu zlecenia lub na każde żądanie Zamawiającego. 3. Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie. Jego uchylenie może być dokonane wyłącznie przez zamawiającego w formie pisemnej. 4. Wykonawca jest zobowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych do podjęcia środków zabezpieczających zbiór danych, o których mowa w art ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 5. Wykonawca oświadcza, że w ramach umowy będzie działał na zasadzie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych i że nie zleci przetwarzania innemu podmiotowi Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany numerów telefonów, faksów, adresów oraz osób, o których mowa w 5, nie wymagają zachowania formy wskazanej w zdaniu 1. Strony umowy zobowiązują się wzajemnie do pisemnego informowania w terminie 1 dnia roboczego od wprowadzenia w tym zakresie zmian. 2. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w przypadku zmiany zasad i stawek podatku VAT (nie może to spowodować zmian cen netto) oraz w przypadku likwidacji/upadłości/zaprzestania działalności hotelu wskazanego w załączniku nr W przypadku likwidacji/upadłości/zaprzestania działalności hotelu wskazanego w załączniku nr 1 Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zamawiającego o powyższym zdarzeniu oraz zaproponować inny hotel o tym samym standardzie z zachowaniem ceny wynikającej z niniejszej umowy. 4. Załącznik numer 1 i numer 2 stanowią integralną część umowy.

6 5. Do spraw nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) i ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 6. Wykonawca odpowiada za szkody jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem i niniejszą umową przekazanie powierzonych danych. 11 Spory z niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sąd cywilny miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. 12 Umowę sporządzono w czterech egzemplarzach po dwa dla każdej ze Stron. Zamawiający Wykonawca