SIMPLE.ERP Portal Pracowniczy

Transkrypt

1 systemy informatyczne.erp

2 PORTAL PRACOWNICZY Główną potrzebą zastosowania systemów takich jak, jest usprawnienie dostępu pracownikom do informacji przetwarzanych przez systemy kadrowo płacowe, a także zaangażowanie ich w sam proces elektronicznego przetwarzania danych, choćby przez inicjację składanych dokumentów. Dokumentami tymi są np. wnioski na nieobecność, paski płacowe, raport RMUA oraz zasilanie kart pracy projektów czasem pracy. Pracownicy mają też wgląd w swoje wybrane dane osobowe oraz dane o zatrudnieniu. Jeżeli pracownicy są mobilni i mają utrudnioną komunikację z firmą, posługują się różnymi aplikacjami do obsługi tych samych procesów biznesowych, dokumenty wymagają osobistej ingerencji przełożonych jest to sygnał, że firma powinna wdrożyć rozwiązanie portalowe. Aplikacja dostępna również w wersji angielskojęzycznej. Dzięki wdrożeniu uporządkowane zostaną m.in. takie procesy jak: terminowość dostarczania przez pracowników wybranych dokumentów z nieobecnościami możliwość kontroli zatwierdzania wniosków o nieobecność weryfikacja przez pracownika, jak i przez pracodawcę statusu zgłaszanego dokumentu dostarczanie pracownikowi informacji o danych kadrowych przetwarzanych przez system ERP (dane osobowe, stany urlopowe, daty kończących się terminów badań, szkoleń, uprawnień, dokumentów tożsamości) pobieranie przez pracowników raportów typu pasek wynagrodzeń, czy RMUA w wersji elektronicznej. rejestrację i odbiór czasu przepracowanego w ramach projektów SZCZEGÓŁOWA FUNKCJONALNOŚĆ System umożliwia uruchamianie procesów obiegu wniosków nieobecności pracowniczych. Obsługiwane są wnioski następujących typów: urlop wypoczynkowy urlop na żądanie urlop szkoleniowy urlop dodatkowy opieka nad dzieckiem poszukiwanie pracy odbiór dnia za godziny nadliczbowe honorowy krwiodawca wyjazd służbowy, z określeniem gdzie, na jak długo, czym Portal umożliwia obieg pełny wniosku, wg następującego scenariusza (dostępne są też obiegi uproszczone bez np. roli zastępcy, czy równoległego przełożonego): złożenie wniosku przekazanie drogą mailową info. o złożonym wniosku dw.przełożonego, zastępcy oraz osoby wnioskującej przekazanie wniosku osobie zastępującej ewentualne anulowanie wniosku zatwierdzenie (lub odrzucenie) wniosku przez zastępcę przesłanie mailem do osoby wnioskującej, przełożonego i zastępcy informacji o zgodzie lub anulowaniu zastępstwa przekazanie wniosku przełożonemu zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku przez osoby decyzyjne przesłanie mailem do osoby wnioskującej, przełożonego i zastępcy informacji o zgodzie lub odrzuceniu wniosku. przekazanie wniosku do systemu ERP zatwierdzenie (przekształcenie w absencję) lub odrzucenie wniosku przez kadry.erp

3 systemy informatyczne System dostarcza pracownikom informacji o przesyłanych nieobecnościach, a w szczególności o: przysługujących limitach, ilościach dni i godzin rozliczonych ilościach będących w procesie akceptacji pozostałych do wykorzystania dniach i godzinach nieobecności Kolejną funkcjonalnością portalu jest możliwość uzyskania przez pracowników następujących wydruków: pasek wynagrodzeń, zawierający informacje o czasie pracy, nieobecnościach, składnikach brutto, potrąceniach, oraz kwotach netto dokumenty RMUA, wg wymagań ZUS Zaopiniowanie wniosku wykazy obecności lub nieobecności pracowników zestawienie godzin w projektach w różnych układach Karty pracy Na potrzeby ewidencji pracy w ramach obszaru.erp Zarządzanie Projektami, udostępniono również opcję nanoszenia przez pracowników swoich w nich aktywności, a także przez kierowników odbieranie tych czynności. Możliwe jest również rejestrowanie użycia zasobów technicznych, jak maszyny, budynki, czy narzędzia. APLIKACJA WEBOWA Portal działa w oparciu o bazę MS SQL od wersji 2005, a komunikacja z systemem.erp realizowana jest w formie usług WebServices przy użyciu protokołu https. Połączenie z portalem może być realizowane za pomocą firmowej sieci wewnętrznej, jak i z dowolnego łącza poza nią przy użyciu połączeń zaufanych (np. VPN). Użytkownicy portalu są skojarzeni z użytkownikami infrastruktury sieciowej (Active Directory lub LDAP) i są przez te struktury identyfikowani (dziedziczą jej loginy i hasła). Są też przypisani do pracowników systemu.erp, skąd i dokąd trafiają dane gromadzone przez portal. GRUPY PRACOWNIKÓW System posiada opcje przypisania użytkowników do określonych ról lub grup, od których zależy działanie wykonywanych procesów. Takimi rolami są: rola pracownika - zgłaszanie wniosków, wprowadzenie danych do kart pracy projektów rola przełożonego - akceptacja wniosków, akceptacja kart pracy projektów rola zastępcy / asystenta przełożonego - nadawana czasowo lub permanentnie w celu wspomagania pracy przełożonego w akceptacji dokumentów rola kadr - przetwarzanie wniosków na absencje, weryfikacja poprawności danych, korekty rola administratora - nadzorowanie systemu, przydział uprawnień Budowanie drzewa uprawnień i ról zostało zorganizowane po stronie systemu.erp

4 OPIS PORTALU Użytkownicy mogą pełnić wiele ról w systemie. Pierwszą z nich jest rola pracownika zgłaszającego swoje wnioski, albo podglądającego swoje dokumenty, kolejna to rola osoby odpowiedzialnej za akceptację wniosków, inna to administrator portalu, a także odpowiednie role mogą pełnić osoby z działu kadrowego, czy płacowego. ROLA PRACOWNIK Logowanie pracownika do portalu może być oparte na loginach sieciowych (mailowych) z takim samym hasłem. Logując się możemy wybrać język, w jakim prezentowane będą nagłówki okien, przyciski i komunikaty. Każdy z użytkowników ma przypisane określone cechy, np. jaką rolę pełni w organizacji, informacje identyfikacyjne, zdjęcia itp. Część z tych informacji może pracownik sam wprowadzić w Panelu sterowania, a część będzie wynikała z danych wprowadzonych do systemu.erp Personel. Takimi mogą być np. tytuły naukowe, które pojawiać będą się w oknach systemu i na dokumentach. Skąd portal wie, kto jest kim? Połączenie to wykonywane jest przez administratorów systemu, którzy mogą kojarzyć użytkownika (login) sieciowego ze struktur AD lub LDAP z odpowiednią teczką pracownika systemu.erp Personel. Teczka jest obiektem łączącym rożne byty pracownika w bazach osób zatrudnionych. Łączy zatrudnienie tego samego pracownika pod wieloma numerami lub w różnych zakładach. Teczka przechowuje też informacje o okresie zatrudnienia pracownika i jeśli ten się kończy, automatycznie może być on wyłączony z użytkowników portalu. Istnieje również opcja dodawania czasowego dostępu do systemu, np. jako asystent lub osoba zastępująca..erp

5 systemy informatyczne PULPIT UŻYTKOWNIKA Każdy z użytkowników może ustalać wygląd pulpitu samodzielnie, oczywiście o ile nie zostanie to administracyjnie narzucone. Mamy do dyspozycji zestaw miniprogramów (apletów), który możemy umieszczać na własnej prywatnej stronie portalu. Mogą być również wydzielone strony publiczne, o ustalonej zawartości i mechanizmach działania, które będą dostępne równolegle do prywatnych SKŁADANIE WNIOSKU URLOPOWEGO Jednym z głównych okien portalu jest okno do zgłaszania / podglądu wniosków nieobecnościowych. Lista typów nieobecności, które mogą uczestniczyć w obiegu jest ustalana z klientem podczas analizy przedwdrożeniowej i może dotyczyć nie tylko urlopów wypoczynkowych, ale i np: urlop na żądanie, urlop szkoleniowy, urlop dodatkowy, opieka nad dzieckiem, poszukiwanie pracy, odbiór dnia za godziny nadliczbowe, honorowy krwiodawca i inne. Uruchomienie obiegu wniosku polega na wywołaniu opcji Nowy wniosek. Na wstępie system pokazuje rozliczenie dni (lub godzin) nieobecności wg określonych typów na aktualny dzień. Składanie wniosku polega na ustaleniu rodzaju nieobecności i podaniu dat. System weryfikuje ilość dni / godzin dostępnych do wykorzystania i sygnalizuje konflikty z istniejącymi już nieobecnościami. Jeśli osoba zastępująca jest wymagana do podania na wniosku, również wskazujemy taką i zatwierdzamy dokument. Akcje które następują w tym momencie, to: komunikat o poprawności lub błędzie w danym dokumencie zapis do systemu.erp Personel wniosku urlopowego, który w późniejszym terminie zostanie przekształcony manualnie lub automatycznie w nieobecność nadanie wnioskowi statusu oczekującego na decyzję (w przypadku, kiedy pracownik anuluje wniosek, który nie był jeszcze zatwierdzony, zostaje on w systemie ze zmienionym statusem) wysłanie do osoby składającej i akceptującej maili zawiadamiających o zaistniałym dokumencie odświeżenie listy wniosków

6 ROLA PRZEŁOŻONEGO Przełożony po zalogowaniu się do portalu może dotrzeć do dokumentu przez listę zadań do wykonania lub przeglądając wnioski swojego podwładnego. Na wybranym dokumencie wykonuje operację jego akceptacji lub odrzucenia i ew. podania komentarza. Akcje te, powodują: zmianę statusu dokumentu w portalu oraz w.erp Personel wysłanie mailem powiadomienia do pracownika, przełożonego i/lub działu kadr. zmianę bilansów urlopowych Podsumowanie stanu urlopów Zaopiniowanie wniosku PASKI PRACOWNIKA Aplety umieszczane na pulpicie portalu mogą być dla pracownika podglądem na różne raporty generowane przez system.erp Personel. Jednym z nich są paski pracownicze, RMUA, czy potwierdzenia wpłaty składek. Tutaj możliwości systemu się nie kończą i możemy dopisać dostęp do innych gotowych wydruków. Warto podkreślić, że drukowane przez portal raporty posiadać mogą pełną szatę graficzną z pieczątkami i podpisami. PULPIT SZEFA Konfigurowalny ekran portalu pozwala również tworzyć wykazy aktywności pracowników np. podwładnych.erp

7 systemy informatyczne REKOMENDACJE Doświadczenie firm y S.A. w usprawnianiu proc odzwierciedlenie w esów zarządzania liczbie zrealizowan zasobami ludzkim ych projektów. Ef kluczowi użytkowni i, dało ektywność naszyc cy, czego efektem są h produktów doce liczne referencje, kt niają óre udostępniamy na życzenie klienta. Vision Express Sp. z o.o. w Warszaw ie ( )W nowoczesn ej, nastawionej na rozwój organizacji zarządzającej optym rolą działu persona alnych narzędzi i w lnego jest dostarcze iedzy do tego, aby ludźmi. Rozwiązan nie kadrze można było w spos ie wspiera ób zoptymalizowany za słu kierowniczej przycz żby personalne w rządzać yniając się do uspraw organizacji pracy nienia procesów ka własnej i działań drowych i procesów kadry obsługi płac.( ) Instytut Gruźl icy i Chorób Pł uc w Warszaw ( )Zdecydowal ie iśmy się na w drożenie SIMPL funkcjonalność. E. ERP ze względu System zapewni a nam bowiem na jego elasty ułatwia dokonani pe czność oraz bo łny dostęp do ni e wielu zmian w gatą ezbędnych inform jego funkcjonalno acji o pracownika ści pod konkretn ch i e po tr ze by na szej instytucji.( Powszechne To ) warzystwo Em er ytalne PZU S.A ( )Zwiększenie. w Warszawie efektywności pr acowników będą organizacji prac cych użytkowni y, redukcję redu kami systemu ndantnych dzia nowoczesnych poprzez popraw łań oraz wzros technologii info t kwalifikacji w ę rmatycznych a generowania doku za kr ta esie znajomości kże poprzez os mentów do użytku zczędność czasu wewnętrznego i koniecznego do zewnętrznego. ( ) SEGAFREDO ZAN ETTI POLAND Sp z o.o. Bochnia (...)Nasi pracowni cy przestali dublow aæ pewne czynnoœc zadañ (...)ju teraz i, dziêki czemu mo wyraÿnie widaæ zm na ich delegowaæ niejszenie siê iloœc przesy³ana jest drog do innych i korespondencji pa ¹ elektroniczn¹. (...) pierowej -jej znac zna czêœæ Międzynarodowy Port Lotniczy im. Ja na Pawła II Kraków ( )W naszym przeds - Balice iębiorstwie zatrudniam y ponad 400 osób. To sprawności całej złożo duża grupa niezbędna nej infrastruktury, w do zapewnienia tym hali przylotów i na wi ga cy jne go, oc odlotów, pasów starto hr on y, be zp iec ze ńs wych, oświetlenia tw a pr ze ciw po ża ro magazynowych.( ) W we go, pa rk ing ów, iele osób pracuje w try wa rsz ta tó w i ha l bach zmianowych czy nas do precyzyjnego, w czasie równoważny indywidualnego rozlicz m, co zobowiązuje ania czasu pracy. Z kolei trzeba mieć na względz planując czas pracy ie wymaganą kontrolę obsad (...). Szkoła Wyższa Ps ychologii Społec znej w Warszaw ( ).ERP Pe ie rsonel znacznie ułat wia pracę działu pe bez względu na to, rsonalnego. Rozlicz czy pracują w oparciu anie wykładowców, o umowę o pracę cz wynagrodzeń i rejes y zlecenie/dzieło, na trowanie zdarzeń ka liczanie im drowych jest prostsz współpraca utrwala e i szybsze. Nasza w nas w przekonaniu, ieloletnia że wszelkie usługi św są realizowane term iadczone prze firmę inowo i z należytą sta rannością. (...) Dlat która sprawnie prze ego udzielamy refe prowadziła wdrożen re nc ji firmie S.A. ie systemu oraz do nam pełen support chwili obecnej zape, serwisowo-technicz wnia ny( ). ZAPRASZAMY NA OM.PL

8 .ERP 25 lat doświadczenia S.A. ul. Bronisława Czecha 49/ Warszawa tel.: (22) fax.: (22) S.A. - Oddział Rzeszów ul. Rejtana 53A Rzeszów tel.: (17) fax.: (17) rzeszow@simple.com.pl S.A. - Ośrodek Badawczo-Rozwojowy Lublin ul. Wolska 11A/ Lublin tel. kom: lublin@simple.com.pl Gepard Biznesu 2011 Spółka Akcyjna z siedzibą przy ulicy Bronisława Czecha 49/51, Warszawa, KRS: , Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy, Kapitał zakładowy: ,00 PLN, NIP: , REGON: