UMOWA NA UDZIELENIE MIKRODOTACJI NR. w ramach zadania publicznego pn. Bytomski Fundusz Regrantingowy zawarta w dniu :. w :...

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 do Regulaminy Konkursu zadania publicznego pn. Bytomski Fundusz Regrantingowy UMOWA NA UDZIELENIE MIKRODOTACJI NR. w ramach zadania publicznego pn. Bytomski Fundusz Regrantingowy zawarta w dniu :. w :... pomiędzy: Fundacją INICJATYWA z siedzibą w Bytomiu, przy ul. Powstańców Warszawskich 38/1, NIP: , REGON: reprezentowanym przez:. zwanym dalej Operatorem, a: 2. zwanym dalej Opiekunem/ Realizatorem. 1. Przedmiot umowy 1. Działając na podstawie umowy nr ZF zawartej w dniu.. pomiędzy Gminą Bytom a Fundacją Inicjatywa z siedzibą w Bytomiu Operator zleca Opiekunowi/ Realizatorowi realizację projektu pn.. określonego szczegółowo we wniosku o udzielnie mikrodotacji zarejestrowanym pod numerem., z uwzględnieniem aktualizacji wniosku, zwanego dalej projektem, a Opiekun /Realizator zobowiązuje się wykonać projekt w zakresie i na warunkach określonych w niniejszej umowie oraz we wniosku stanowiącym załącznik do umowy. 2. Na warunkach określonych w niniejszej umowie, Operator przyznaje Opiekunowi / Realizatorowi środki finansowe, na zasadach określonych w 3, w formie mikrodotacji, której celem jest realizacja projekt określonego w niniejszej umowie, w sposób zgodny z postanowieniami tej umowy, przez co rozumie się w szczególności zgodność realizacji projektu z wnioskiem o dofinansowanie. 3. Opiekun / Realizator zobowiązuje się stosować przy realizacji niniejszej umowy dokumenty dostępne na stronie internetowej Operatora w zakresie promocji i sprawozdawczości przedsięwzięcia. 4. Do kontaktów roboczych ze strony Opiekuna / Realizatora wyznacza się następujące osoby.., tel..., Sposób realizacji projektu 1. Termin realizacji projektu ustala się od dnia. do dnia 2. Zmiany we wniosku o dofinansowanie dotyczące projektu mogą być zgłaszane Operatorowi nie później niż na 15 przed dniem zakończenia realizacji projektu, o którym mowa w 2 ust. 1. Zmiany wymagają aneksu do niniejszej umowy pod rygorem nieważności, za wyjątkiem dopuszczalnych zmian wymienionych w 4 ust Opiekun / Realizator zobowiązuje się do wykorzystania środków, o których mowa w 3, zgodnie z celem, na jaki je uzyskał, i na warunkach określonych niniejszą umową. Dotyczy to także ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wysokości przekazanych środków oraz odsetek bankowych od przekazanych przez Operatora środków, które należy wykorzystać wyłącznie na realizację projektu. Str.1

2 3. Wysokość mikrodotacji w całkowitym koszcie projektu 1. Operator zobowiązuje się do przekazania na realizację projektu kwoty mikrodotacji w wysokości.. zł (słownie:. zł), na rachunek bankowy Opiekuna/ Realizatora o nr:, prowadzony przez:. w terminie do 7 dni roboczych od dnia podpisania niniejszej umowy. 2. Wszelkie zmiany dotyczące prowadzonego rachunku bankowego wskazanego w ust. 1 należy niezwłocznie zgłaszać Operatorowi, tj. najpóźniej do dwóch dni od daty dokonania zmian. 4. Dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa 1. Opiekun/Realizator jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowoksięgowej i ewidencji księgowej projektu, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2018., poz. 395), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. 2. Opiekun/Realizator zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu, przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Opiekun/Realizator realizował zadanie, przy czym termin ten może zostać wydłużony przez Operatora. O ewentualnej zmianie terminu Operator poinformuje Opiekuna/ Realizatora pisemnie. 3. Opiekun/Realizator zobowiązany jest do gromadzenia i opisywania dokumentacji finansowej w sposób zgodny z przepisami prawa. 4. Wszystkie oryginały dokumentów stanowiące dowód poniesionych wydatków powinny być wystawione na Realizatora/Opiekunna oraz zawierać, sporządzony w sposób trwały na odwrocie, opis zawierający (powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione): a. opis wydatku w jakim celu, dla kogo itp., b. kwotę kosztu w ramach projektu (... nazwa) oraz źródła finansowania (współfinansowano ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna w kwocie... zł.) c. akceptację wydatku pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym podpisaną przez osoby uprawnione. 5. Opiekun/Realizator zobowiązany jest do realizacji projektu o którym mowa w o których mowa w 1 ust. 1 zgodnie z wnioskiem o udzielenie mikrodotacji. Bez zgody Operatora dopuszczalne są zmiany wysokości do..zł w budżecie projektu. 6. Pozostałe zmiany wymagają akceptacji Operatora i podpisania aneksu do niniejszej umowy. 5. Obowiązki informacyjne Realizatora 1. Opiekun/Realizator zobowiązuje się do informowania, że przedmiot umowy jest realizowany w ramach projektu pilotażowego pn. Koncepcja projektu pilotażowego w zakresie rewitalizacji dla miasta Bytomia. Bytom Odnowa innowacyjne projekty mieszkaniowe i rozwój inicjatyw społecznych, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna Opiekun/Realizator projektu zobowiązuje się do umieszczania logo Gminy Bytom i informacji, że zadanie publiczne jest finansowane ze środków otrzymanych od Zleceniodawcy na wszystkich materiałach, w szczególności dokumentów stanowiące dowód poniesionych wydatków promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania publicznego oraz zakupionych rzeczach, o ile ich wielkość i przeznaczenie tego nie uniemożliwia, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność. Wzór loga zostanie przesłany do Opiekuna/Realizatora w ciągu 7 dni od dnia podpisania niniejszej umowy. 3. Niestosowanie się do obowiązków informacyjnych w odniesieniu do wytworzonych materiałów będzie skutkować uznaniem wydatków związanych z wytworzeniem tych materiałów za niekwalifikowane oraz powstaniem roszczenia o ich zwrot. 6. Uprawnienia informacyjne Operatora 1. Opiekun/Realizator upoważnia Operatora do rozpowszechniania w dowolnej formie, w prasie, radiu, telewizji, Internecie oraz innych środkach przekazu indywidualnego oraz masowego, nazw oraz adresu Str.2

3 Realizatora, przedmiotu i celu, na który przyznano środki, informacji o wysokości przyznanych środków oraz informacji o złożeniu lub nie złożeniu sprawozdania z realizacji projektu. 2. Operator/Realizator jest uprawniony do bezpłatnego korzystania z rezultatów projektu, w szczególności z raportów, opracowań oraz innych materiałów wytworzonych przy realizacji projektu. 7. Kontrola projektu 1. Operator sprawuje kontrolę prawidłowości realizacji projektu przez Opiekuna/Realizatora. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji projektu oraz po jego zakończeniu. 2. Prawo kontroli przysługuje osobom upoważnionym przez Operatora zarówno w siedzibie, jak i w miejscu realizacji projektu. 3. Monitoring realizowanych inicjatyw oddolnych prowadzony jest na bieżąco przez przedstawicieli Opiekuna / Realizatora 8. Obowiązki sprawozdawcze Realizatora 1. Operator zobowiązuje Opiekuna/Realizatora do złożenia sprawozdania rzeczowo-finansowego z realizacji projektu określając wzór tego sprawozdania. 2. Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu powinno zostać sporządzone przez Opiekuna/Realizatora i dostarczone do Operatora, w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu, określonego w 2 ust. 1, 3. Opiekun/Realizator zobowiązany jest do dołączenia do sprawozdania kserokopii dokumentacji księgowo- finansowej dotyczącej realizacji projektu. Operator ma prawo żądać, aby Opiekun / Realizator, w wyznaczonym terminie, przedstawił dodatkowe informacje i wyjaśnienia do sprawozdań oraz dokumentacji księgowo finansowej, o których mowa w ust W przypadku niezłożenia sprawozdań i informacji, o których mowa w ust. 1-2, w terminie Operator wzywa pisemnie strony umowy do ich złożenia, w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania lub też braku jego odbioru i skutecznej awizacji pod adresem Opiekuna/Realizatora 5. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1-2, Operator wzywa pisemnie do ich usunięcia w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania lub też braku jego odbioru i skutecznej awizacji pod adresem Opiekuna/ Realizatora wskazanym w niniejszej umowie. 6. Niezastosowanie się do wezwania, o którym mowa w ust. 5, skutkuje uznaniem mikrodotacji za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.). 7. Niezastosowanie się do wezwania, o którym mowa w ust. 5 może być podstawą do natychmiastowego rozwiązania umowy przez Operatora. 8. Dostarczenie sprawozdania końcowego przez Opiekuna/ Realizatora jest równoznaczne z udzieleniem Operatorowi prawa do rozpowszechniania jego tekstu w sprawozdaniach, materiałach informacyjnych i promocyjnych oraz innych dokumentach. 9. Zwrot środków finansowych 1. Przyznane środki finansowe mikrodotacji, określone w 3 ust.1 Opiekun/Realizator jest zobowiązany wykorzystać do dnia zakończenia realizacji projektu, o którym mowa w 2 ust Kwotę mikrodotacji niewykorzystaną w terminie Opiekun/Realizator, po rozpoznaniu sprawy jest zobowiązany zwrócić w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji projektu, o którym mowa w 2 ust Niewykorzystana kwota mikrodotacji podlega zwrotowi na rachunek bankowy Operatora o numerze.. prowadzony przez.. 4. Od niewykorzystanej kwoty mikrodotacji zwróconej po terminie, o którym mowa w ust. 2, nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu, które należy zwrócić na rachunek bankowy Operatora o numerze. prowadzony przez. 5. Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej mikrodotacji, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Operatora na zasadach określonych w ust Kwota mikrodotacji: 1) wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, 2) pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości - podlega zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w ciągu 5 dni od dnia stwierdzenia okoliczności, o którym mowa w pkt. 1 i 2, na rachunek bankowy wskazany przez Operatora. Str.3

4 10. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron 1. Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, przez co należy zrozumieć przypadki siły wyższej określone w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.), które uniemożliwiają wykonanie umowy. 2. W przypadku rozwiązania umowy w trybie, o którym mowa w ust. 1, skutki finansowe i obowiązek zwrotu środków finansowych Strony określą w protokole. 11. Odstąpienie od umowy przez Opiekuna/Realizatora lub Opiekuna 1. Opiekun/Realizator może odstąpić od umowy do dnia przekazania mikrodotacji, w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających wykonanie umowy z przyczyn od nich niezależnych. 2. W przypadku niewywiązania się przez Opiekuna/Realizatora z postanowień umowy po przekazaniu przez Operatora mikrodotacji, Operatorowi przysługuje prawo żadania kary umownej w wysokości 5% kwoty określonej w 3 ust. 1. Zapłata kary umownej nie wyłącza dochodzenia przez Operatora naprawienia powstałej szkody na zasadach ogólnych. 12. Rozwiązanie umowy przez Operatora 1. Umowa może być rozwiązana przez Operatora ze skutkiem natychmiastowym w szczególności, gdy: 1) doszło do wykorzystywania udzielonej mikrodotacji niezgodnie z przeznaczeniem, pobrania w nadmiernej wysokości lub nienależnie, tj. bez podstawy prawnej; 2) doszło do nieterminowego oraz nienależytego wykonywania umowy, w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego projektu; 3) doszło do przekazania przez Opiekuna/Realizatora części lub całości mikrodotacji osobie trzeciej; 4) doszło do nieprzedłożenia przez Opiekuna/Realizatora sprawozdań z wykonania projektu w terminach i na zasadach określonych w niniejszej umowie; 5) doszło do odmowy poddania się przez Opiekuna/Realizatora kontroli. 13. Zakaz zbywania rzeczy zakupionych za środki pochodzące z mikrodotacji 1. Wszelkie dobra materialne i niematerialne pochodzące ze środków mikrodotacji będą stanowić własność Opiekuna/ Realizatora. 2. Opiekun/ Realizator zobowiązuje się do niezbywania związanych z realizacją projektu dóbr zakupionych na swoją rzecz za środki pochodzące z mikrodotacji przez okres 5 lat od dnia dokonania ich zakupu. 14. Ochrona danych osobowych 1. Opiekun / Realizator wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Operatora w zakresie i na potrzeby realizacji projektu. 2. W przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją projektu, Opiekun/ Realizator zapewni, że on sam oraz osoby zaangażowane w jego realizację będą przestrzegać właściwych przepisów o ochronie danych osobowych. 3. W przypadku zamiaru wykorzystania w materiałach promocyjnych lub sprawozdawczych wizerunku uczestników projektu lub innych osób trzecich, każdorazowo Opiekun / Realizator zobowiązany jest do uzyskania uprzedniej zgody danej osoby. Zgoda ta powinna obejmować możliwość wykorzystania wizerunku tych osób przez Operatora. 15. Postanowienia końcowe W zakresie nieuregulowanym umową stosuje się odpowiednio przepisy prawa krajowego, w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 121), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.)., ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz. U. z 2010 r., nr 234, poz. 1536), ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 907, ze zm.). Str.4

5 16. Ewentualne spory powstałe w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej umowy Strony będą starały się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie właściwego ze względu na siedzibę Operatora sądu powszechnego. 17. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. ZAŁĄCZNIKI: 1) wniosek o udzielenie mikrodotacji; 2) dokumenty potwierdzające status prawny Opiekuna/ Realizatora i umocowanie osób go reprezentujących; 3) statut lub inny dokument określający cele dla których został powołany podmiot. * oznacza niepotrzebne skreślić. Str.5