RAPORT KOOCOWY EWALUACJA/ANALIZA SPRAWNOŚCI OBSŁUGI FINANSOWEJ PROJEKTÓW WDRAŻAJĄCEJ I INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ

Transkrypt

1 Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Pomoc Techniczna EWALUACJA/ANALIZA SPRAWNOŚCI OBSŁUGI FINANSOWEJ PROJEKTÓW XIII PRIORYTETU PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO NA POZIOMIE BENEFICJENTÓW ORAZ INSTYTUCJI WDRAŻAJĄCEJ I INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCEJ Z RAPORT KOOCOWY WARSZAWA,

2 SPIS TREŚCI Streszczenie... 3 Summary Wprowadzenie Kontekst badania Cele i odbiorcy wyników ewaluacji Zakres merytoryczny badania Koncepcja i metodologia ewaluacji Koncepcja i etapy badawcze Metody gromadzenia danych, techniki i narzędzia badawcze Zarys systemu zarządzania finansowego projektami XIII Priorytetu System rozliczeo finansowych w XIII Priorytecie PO IiŚ System rozliczeo w Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażającej System rozliczeo finansowych beneficjenta Ustalenia z badao jakościowych Ogólna ocena systemu Sprawnośd przekazywania środków finansowych Kluczowe obszary problemowe Współpraca z IP Współpraca z IW Wsparcie dla beneficjentów Konkluzje na przyszłośd Ustalenia z badao ilościowych Doświadczenia respondentów badania CATI Ocena procesów przygotowania i realizacji wniosków o płatnośd Doskonalenie za pośrednictwem szkoleo Ocena jakości współpracy z Instytucją Wdrażającą Zasoby kadrowe Ustalenia dotyczące ryzyk i zagrożeo projektowych Identyfikacja ryzyk / zagrożeo w projektach założenia do analizy Podsumowanie analizy Studia przypadków Studium nr 1: Rozbudowa Uniwersytetu Pedagogicznego im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie Studium nr 2: Budowa budynków Wydziałów Chemii i Biologii Uniwersytetu Gdaoskiego Studium nr 3: Budowa i modernizacja Wydziałów Biologii, Fizyki i Chemii Uniwersytetu Łódzkiego Odpowiedzi na pytania badawcze Wnioski i wskazania Tabela rekomendacji Załączniki Załącznik 1 - Lista projektów XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ objętych badaniem Załącznik 2 - Lista respondentów wywiadów (IDI, FGI) Załącznik 3 - Metodologia badania opis realizacji badao Załącznik 4 - Narzędzia badawcze

3 STRESZCZENIE Przedmiotem badania ewaluacyjnego było 40 projektów realizowanych przez szkoły wyższe z całego kraju w ramach XIII Priorytetu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Badanie było realizowane przez firmę PAG Uniconsult na zlecenie Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w okresie od sierpnia do listopada 2011r. Głównym celem niniejszego badania było usprawnienie systemu zarządzania projektami oraz obsługi finansowej na poziomie beneficjentów, Instytucji Wdrażającej -IW (rolę tę pełni Ośrodek Przetwarzania Informacji) oraz Instytucji Pośredniczącej - IP (rolę tę pełni Narodowe Centrum Badao i Rozwoju). Do celów szczegółowych badania zaliczyd można: ocenę potencjału organizacyjnego zespołów zaangażowanych w realizację zadao związanych z obsługą finansową; ocenę skuteczności, efektywności oraz spójności dotychczas przyjętego systemu obsługi finansowej u beneficjentów, w Instytucji Wdrażającej oraz Instytucji Pośredniczącej; identyfikację problemów występujących po stronie beneficjentów oraz IW, IP i wypracowanie propozycji rozwiązywania zidentyfikowanych problemów. Metodologia badania opierała się na następujących podstawowych źródłach: analizie danych zastanych (desk research); wywiadach pogłębionych (IDI) z przedstawicielami Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Wdrażającej; wywiadach pogłębionych z przedstawicielami wszystkich 40 projektów, będących przedmiotem badania; wywiadach kwestionariuszowych (CATI) z osobami zajmującymi się w poszczególnych uczelniach finansową stroną realizacji projektów; 2 zogniskowanymi wywiadami pogłębionymi (FGI) z przedstawicielami beneficjentów oraz IP i IW; 2 panelami dyskusyjnymi z przedstawicielami beneficjentów oraz IP i IW, a także z przedstawicielami ekspertów. Ponadto w ramach badania przygotowano analizę ryzyk i zagrożeo, związanych z realizacją projektów, a także opracowano 3 studia przypadków uczelni. Podstawowym wnioskiem, wynikającym ze zrealizowanego badania, jest to, że generalnie system rozliczania wydatków i przekazywania środków finansowych funkcjonuje stosunkowo sprawnie i chod można wskazad na szereg drobnych udoskonaleo, to system nie wymaga żadnych zasadniczych zmian. Występujące we wstępnym okresie realizacji problemy udało się już w znakomitej większości rozwiązad. Uczelnie przyjmują bardzo różne rozwiązania, jeśli chodzi o systemy zarządzania finansowego realizowanymi projektami. Co warto jednak podkreślid, osoby zajmujące się rozliczaniem projektów na uczelniach mają w większości duże doświadczenie 60% badanych w ramach badania CATI zajmuje się tym od co najmniej 3 lat. Badane uczelnie wskazywały na długi czas (60 dni), jaki ma Instytucja Wdrażająca na zgłoszenie uwag do wniosku o płatnośd, chod z drugiej strony, rzeczywisty czas przekazywania uwag był przeważnie 3

4 istotnie krótszy i wynosił ok. 40 dni. Skrócenie maksymalnego czasu na składanie uwag nie wydaje się jednak możliwe ze względu na to, że uczelnie w znacznej części przesyłają do OPI wnioski w podobnym momencie. Grupa 34,1% badanych oceniało tempo akceptacji wniosków o płatnośd jako szybkie lub bardzo szybkie, zaś 27,2% jako wolne lub bardzo wolne; opinie były zatem znacznie zróżnicowane. Sam proces składania wniosków o płatnośd i ich poprawy był oceniany przez przedstawicieli uczelni, jako stosunkowo złożony i pracochłonny (58,8% badanych wskazywało, że doświadczało problemów, związanych z przygotowaniem wniosków o płatnośd), wskazywano w tym kontekście na problem, jakim jest brak opracowanego generatora wniosków płatniczych. Sam wzór wniosku o płatnośd był jednak oceniany raczej korzystnie 56,9% badanych oceniało go wysoko. Jako nieco zbyt krótki, był też oceniany czas przeznaczony na dokonywanie poprawek we wnioskach o płatnośd, wynoszący 7 dni kalendarzowych. Badani wskazywali, że, wobec konieczności wysłania poprawek dzieo wcześniej, realnie na dokonanie poprawek zostają przeważnie 4 dni robocze. Z drugiej strony warto jednak wspomnied, że OPI praktycznie zawsze wyrażało zgodę na przedłużenie terminu przesłania poprawionego wniosku. Nie stwierdzono występowania, oprócz incydentalnych przypadków, opóźnieo w przekazywaniu środków finansowych od momentu zaakceptowania wniosku o płatnośd. Badane uczelnie wskazywały też na problem braku pewności co do możliwości pozyskania zaliczek na częściowe finansowanie projektu, chod jednocześnie potwierdzały, że w znacznej większości przypadków takie zaliczki są dostępne. Poważnym problemem dla wielu uczelni bywały skomplikowane zasady rozliczania wynagrodzeo pracowników zaangażowanych w realizację projektów, chod warto podkreślid, że wynagrodzenia takie są wydatkiem kwalifikowanym w przypadku mniejszości realizowanych projektów. Przedstawiciele badanych uczelni tylko incydentalnie kontaktowali się w związku z realizacją projektów z przedstawicielami Instytucji Pośredniczącej; zasadniczo większośd kontaktów odbywała się z przedstawicielami Instytucji Wdrażającej. Współpraca z IW byłą generalnie oceniana pozytywnie (szczególnie chwalono tzw. opiekunów projektów). Większośd, bo aż 83,9% badanych oceniało współpracę z IW dobrze lub bardzo dobrze. Z kolei 64,3% badanych oceniało też, że IW udziela szybko lub bardzo szybko odpowiedzi na zadawane pytania. Nie zidentyfikowano istotnych niespójności w udzielaniu odpowiedzi przez poszczególnych opiekunów projektów. Wskazywano jedynie na zasadnośd wprowadzenia ułatwieo w kontaktach z osobami dokonującymi analizy wniosków o płatnośd, przede wszystkim w celu wyjaśnienia znaczenia zgłaszanych przez nie uwag. Niektórzy badani zwracali natomiast uwagę na fakt, że IW, w nieco większym, niż obecnie stopniu, powinna także spełniad wobec beneficjentów rolę wspierająco-doradczą. Pozytywnie były oceniane organizowane przez IW szkolenia, chod zwracano uwagę, że w jeszcze większym stopniu, niż miało to dotąd miejsce, powinny one mied charakter praktyczny i byd częściowo realizowane w formie warsztatów. Postulowano też w razie gdyby podobne projekty miały byd realizowane w kolejnym okresie programowania uproszczenie na przyszłośd systemu sprawozdawczości finansowej, chod w kwestii szczegółowych rozwiązao opinie bywały jednak nieco rozbieżne. Nieliczne uczelnie zwracały też uwagę na fakt, że w przyszłości coraz większa grupa jednostek może przechodzid na elektroniczny obieg dokumentów i fakt ten powinien zostad odpowiednio uwzględniony w obowiązujących procedurach. 4

5 Podstawowe rekomendacje, wynikające ze zrealizowanego badania, dotyczyły następujących kwestii: Należy umożliwid kontakty telefoniczne z osobami odpowiadającymi za analizę wniosków o płatnośd w ramach Instytucji Wdrażającej, jednak w sposób nieparaliżujący pracy zespołu IW, odpowiedzialnego za analizę / weryfikację prawidłowości wniosków. W przypadku pytao związanych z przygotowywanym wnioskiem o płatnośd można przyjąd, że każdy beneficjent będzie mógł jednokrotnie porozmawiad z taką osobą w sprawie konkretnego wniosku o płatnośd. Zgłoszenie prośby o kontakt będzie następowad na podany specjalny adres mailowy. O ile to niezbędne, wszelkie uzgodnienia będą potwierdzane mailowo, z wysłaniem maila do wiadomości opiekuna projektu (on też powinien zajmowad się koordynacją kontaktu). Należy rozważyd wydłużenie okresu przekazywania uzupełnieo i poprawek do wniosku do 7 dni roboczych, co nie opóźni istotnie przebiegu całego procesu, natomiast poprawi komfort i jakośd pracy pracowników beneficjentów odpowiedzialnych za przygotowanie wniosków o płatnośd. W przypadku realizacji, w kolejnym okresie programowania Funduszy Strukturalnych, projektów o podobnym charakterze, należy albo w ogóle wykluczyd możliwośd finansowania wynagrodzeo, jako wydatków kwalifikowanych, albo też finansowad je w formie ryczałtu, bez szczegółowego rozliczania poniesionych wydatków. W sytuacji pojawienia się możliwości finansowania kosztów osobowych / wynagrodzeo, na wzór obecnie stosowanych rozwiązao, należy przewidzied odrębny komponent szkoleniowy, w ramach którego przedstawione zostaną zasady / warunki kwalifikowalności tego rodzaju kosztów. W przypadku realizacji, w kolejnym okresie programowania, projektów o podobnym charakterze, należy jasno (w umowie z beneficjentem) określid minimalny poziom zaliczkowania, na jaki może liczyd dany projekt oraz dostosowane do specyfiki danego projektu warunki wypłaty zaliczek. W przypadku realizacji, w kolejnym okresie programowania, projektów o podobnym charakterze należy w zasadach dokonywania rozliczeo wziąd pod uwagę możliwośd dokumentowania wydatków za pomocą dokumentacji generowanej w formie elektronicznej, naturalnie w zgodzie z odpowiednimi przepisami prawa. W przypadku realizacji, w kolejnym okresie programowania, projektów o podobnym charakterze należy rozważyd opracowanie generatora wniosków płatniczych, minimalizującego ryzyko popełniania pomyłek i ułatwiającego pracę zarówno beneficjentom, jak i osobom sprawdzającym wnioski. 5

6 SUMMARY The subject of the evaluation study comprised 40 projects implemented by universities across the country within the framework of Priority 13 of the Operational Programme Infrastructure and Environment. The study was conducted by PAG Uniconsult on request of the Ministry of Science and Higher Education within the period from August to November The primary objective of the study was to streamline the project management system and financial service at the level of the beneficiaries, Implementing Authority (IA - this role is fulfilled by the Data Processing Centre - OPI) and Intermediate Body (IB this role is fulfilled by the National Centre for Research and Development). Specific objectives of the study included: Evaluation of the organisational potential of the teams committed to the accomplishment of tasks relating to financial service; Evaluation of efficiency, effectiveness and cohesion of the current financial service system applied to the beneficiaries, the Implementing Authority and the Intermediate Body; Identification of problems encountered on the side of the beneficiaries and IA, IB and proposals of solutions to the identified problems. The methodology of the study was based on the following basic sources: desk research; in-depth individual interviews (IDI) with representatives of the Intermediate Body and the Implementing Authority; in-depth individual interviews with the representatives of all 40 projects included in the study; interviews (CATI) with persons responsible for the financial aspect of the projects in the institutions of higher education; two focus group interviews with representatives of the beneficiaries, IB and IA; 2 discussion panels with the representatives of the beneficiaries, IB and IA and also the experts representatives. Moreover, the study comprised an analysis of risks and threats relating to the performance of the projects as well as preparation of 3 case studies of institutions of higher education. The basic conclusion arising out of the study is that in general the system for expenses and transfer of funds is functioning relatively efficiently and though certain minor improvements can be suggested, the system does not require any major changes. Problems occurring in the initial period have been mostly solved with success. Institutions of higher education vary in their approach to systems for financial management with regard to projects. It should be emphasised that persons responsible for the settlement of projects in most cases demonstrate great experience 60% of respondents in CATI have been dedicated to settlement-related matters for at least 3 years. The institutions of higher education in the study pointed to the length of period (60 days) which the Implementing Authority had to raise objections with regard to the payment request, though on the other hand the actual period for delivering such objections was usually much shorter, i.e. 40 days. The shortening of the maximum period for raising objections is nonetheless impossible as the 6

7 institutions of higher education usually send applications to OPI in a similar time. A group of 34.1% of respondents consider the pace regarding the acceptance of requests as prompt and very prompt, whereas 27.2% as slow or very slow. Opinions were therefore varied. The process of submitting payment requests and the correction of requests were considered by the representatives of the institutions of higher education as relatively complex and laborious (58.8% of respondents pointed to problems encountered by them regarding preparation of requests) and attention was drawn to the absence of a payment requests generator. The form of the payment request itself is considered positively 56.9% of respondents regard it highly. The time necessary for introducing corrections in the requests, i.e. 7 calendar days is considered as too short. Respondents point to the fact that as the corrections have to be sent a day in advance, they have actually 4 working days to make corrections. It should be stressed, however, that OPI practically always agreed to extend the term for sending corrected requests. No cases of delays have been noted, save for few incidents, in the transfer of funds from the moment the requests have been accepted. Institutions of higher education also pointed to the lack of certainty as regards the possibility of obtaining advance payments for partial financing of the project, though concurrently they confirmed that in most cases such advance payments are available. A serious problem for many institutions of higher education related to complicated rules of settlement as regards remuneration for the staff committed to the performance of the projects, although it should be underlined that such remuneration is an eligible expenditures in case of a minority of the implemented projects. Representatives of the studied institutions only incidentally contacted in connection with the projects with representatives of the Intermediate Body; in general most contacts were made with the representatives of the Implementing Authority. Cooperation with IA was commonly considered as positive (especially the project assistants were praised). Most as much as 83.9% of respondents regarded cooperation with IA as good or very good. 64.3% of respondents also think that IA responds to questions promptly or very promptly. No major inconsistencies were reported as regards responses by respective project assistants. However, attention was given to the reasonability of facilitating contact with persons responsible for analysing the payment requests, in particular in order to help better understand their comments. Some respondents also pointed to the fact that IA to a greater extent than now should also act as a supporter and advisor to the beneficiaries. Positively were regarded training programmes organised by the Implementing Authority, even though attention was given to the fact that to a greater extent than hitherto such training should be of a practical character and partially assume the form of workshops. Opinions were expressed that if similar projects were implemented in the next programming period, the financial reporting system should be simplified, though opinions differ as regards detailed solutions. Some institutions pointed also to the fact that in the future a growing number of units may adopt an electronic document flow and such fact should be envisaged in applicable procedures. Basic recommendations following the study relate to the following issues: Phone contacts should be enabled with persons responsible for payment requests analysis in the Implementing Authority; however in manner ensuring that the performance of the team analysing/verifying the documents is not disturbed. In case of questions regarding the prepared requests, it can be assumed that every beneficiary can talk once with such person to discuss a particular payment request. Requests for contact shall be sent to a dedicated 7

8 . If necessary, all arrangements shall be confirmed by with a copy sent to the project assistant (who shall coordinate such contacts). The period for delivering supplements and corrections to payment requests should be extended to 7 working days, which shall not delay the entire process, but shall improve comfort and quality of performance of the beneficiaries staff responsible for preparing requests. If within the next programming period for Structural Funds similar projects are undertaken, the possibility of financing remunerations as eligible expenditures should be either excluded completely or such expenses should be financed as a lump sum, without any detailed accounts. If personal costs/remunerations can be financed, similarly to the present solutions, a separate training component should be included, presenting the rules/conditions of qualifying such costs. If in the next programming period similar projects are undertaken, the minimum advance payment that may be provided to a particular project and conditions of such advance payment, adapted to the specificity of the project, should be explicitly stated (in an agreement with the beneficiary). If in the next programming period similar projects are undertaken, the rules of settlement should include the possibility of documenting expenses with the use of electronic documentation, naturally in accordance with relevant provisions of law. If in the next programming period similar projects are undertaken, preparation of a payment request generator may be considered to help minimise the risk of errors and facilitate the work for both the beneficiaries as well as persons checking the payment requests. 8

9 1. WPROWADZENIE 1.1. Kontekst badania Głównym celem XIII Priorytetu (Osi Priorytetowej) pn. Infrastruktura szkolnictwa wyższego Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) jest rozwój nowoczesnych ośrodków akademickich, w szczególności ośrodków kształcących specjalistów w dziedzinie nowoczesnych technologii. Założenia Programu przewidują, że cel ten osiągany będzie poprzez realizację wiązki celów szczegółowych, obejmujących: (1) unowocześnienie infrastruktury polskich ośrodków szkolnictwa wyższego, (2) zwiększenie udziału liczby studentów na kierunkach priorytetowych 1, a także (3) podniesienie jakości kształcenia przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT). Już od dłuższego czasu odnotowywany jest relatywny spadek liczby studentów na kierunkach priorytetowych. U podstaw tego zjawiska leży wiele czynników, przy czym do najważniejszych z nich zaliczyd można mniejsze zainteresowanie kandydatów na studia o profilu technicznym, odpływ studentów na uczelnie zagraniczne w poszukiwaniu lepszych warunków kształcenia i bazy oświatowej, a w przyszłości lepszych perspektyw zatrudnienia. Niestety obserwowane zjawisko powoduje topnienie zasobów specjalistów w dziedzinie nowoczesnych technologii i nauk ścisłych w Polsce. Tym samym ograniczany i spowalniany jest rozwój dziedzin, które kształtują konkurencyjnośd nowoczesnej gospodarki opartej na wiedzy oraz wpływają na atrakcyjnośd inwestycyjną kraju. Dlatego też w ramach PO IiŚ działania interwencyjne XIII Osi Priorytetowej skoncentrowano na wspieraniu uczelni oferujących wykształcenie w kierunkach strategicznych z punktu widzenia rozwoju kraju. Wsparcie skierowane jest na rozwój infrastruktury akademickiej związanej z nowoczesnymi technologiami, zapewnienie nowoczesnego wyposażenia umożliwiającego studentom zapoznanie się z aktualnymi osiągnięciami w danej dziedzinie, ale też pozwalającego na wykorzystanie zdobytych na studiach umiejętności na rynku pracy. Rozwój infrastruktury dotyczy budowy, przebudowy lub rozbudowy istniejących obiektów uczelnianych (budowa nowoczesnych sal wykładowych i laboratoriów wraz z wyposażeniem dydaktycznym). W ramach Priorytetu XIII PO IiŚ dofinansowanie otrzymują projekty zgłoszone przez uczelnie wyższe, zakwalifikowane na listę projektów indywidualnych oraz projektów konkursowych. Zaktualizowana lista projektów dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, w części dotyczącej XIII Osi Priorytetowej zawiera 40 projektów zgłoszonych przez szkoły wyższe z całego kraju. W grupie tej 26 projektów pochodzi z listy projektów indywidualnych, a 14 to projekty, którym przyznano dofinansowanie w trybie konkursowym. Do dnia 31 sierpnia 2011 roku Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW), Departament Finansowania Szkół Wyższych (DFS), pełniło funkcję Instytucji Pośredniczącej (IP) dla Priorytetu XIII Zadania związane z obsługą finansową Priorytetu XIII PO IiŚ w IP realizował Zespół ds. Obsługi Finansowej i Pomocy Technicznej PO IiŚ (ZOF) we współpracy z Departamentem Budżetu i Finansów (DBF) 2. DBF zapewniał obsługę finansową Działania w ramach dwóch Wydziałów, w tym Wydziału Finansowania Działalności Wspomagającej Badania i Funduszy Strukturalnych oraz Wydziału Księgowości. Natomiast zadania związane z obsługą finansową projektów przekazano do Ośrodka 1 Priorytetowe kierunki studiów to kierunki ścisłe matematyczne, techniczne i przyrodnicze. Należą do nich m.in. fizyka, chemia, biotechnologia, biologia molekularna, elektronika i telekomunikacja, informatyka, ekonometria, matematyka, inżynieria biomedyczna, chemiczna, procesowa oraz materiałowa, automatyka i robotyka. 2 Z dniem 1 września 2011 r. zadania Instytucji Pośredniczącej przejęte zostały przez Narodowe Centrum Badao i Rozwoju (NCBiR). 9

10 Przetwarzania Informacji (OPI) pełniącego funkcję Instytucji Wdrażającej (IW). Są one realizowane w strukturach Działu Wdrażania XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ. System obsługi finansowej projektów realizowanych w ramach Priorytetu XIII jest wieloetapowy. Jego poszczególne zadania realizowane są poprzez komórki organizacyjne usytuowane w instytucjach systemu wdrażania XIII Priorytetu PO IiŚ, tj. po stronie beneficjentów, Instytucji Wdrażającej oraz Instytucji Pośredniczącej. Od 1 stycznia 2010 r. weszła w życie nowa ustawa o finansach publicznych 3, która wprowadziła fundamentalne zmiany w systemie wdrażania projektów współfinansowanych ze środków funduszy Unii Europejskiej. Dotyczyły one przede wszystkim kształtu systemu przepływu środków finansowych i wynikające z wprowadzenia do tego systemu instytucji Płatnika, którego rolę pełni Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK). Zgodnie ze zmienionym systemem, dofinansowanie projektów jest dokonywane w dwóch formach: płatności (85%) oraz dotacji celowej (15%). Środki pochodzące z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przekazywane są na konto beneficjenta za pośrednictwem BGK, pozostała częśd dofinansowania transferowana jest na rachunek beneficjenta przez OPI, na podstawie umowy o dotację celową zawartą pomiędzy Instytucją Pośredniczącą a Instytucją Wdrażającą. Ponieważ środki pozostające w dyspozycji IP na realizację Priorytetu XIII zostały już całkowicie zakontraktowane, obecnie kluczowe staje się zapewnienie ciągłej i sprawnie realizowanej obsługi finansowej projektów, zarówno po stronie sfery instytucjonalnej (IW, IP), jak i samych beneficjentów. Chodzi tu zatem o zapewnienie prawidłowego rozliczenia koocowego wdrażanych projektów, co ostatecznie decydowad będzie o skutecznym wykorzystaniu wyasygnowanego wsparcia publicznego, a poprzez to umożliwi osiągnięcie celów wyznaczonych dla XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ. W konsekwencji, na obecnym etapie realizacji projektów XIII Priorytetu, zasadne jest dokonanie ewaluacji funkcjonowania systemu obsługi finansowej pod kątem jego skuteczności i efektywności, wraz z próbą identyfikacji potencjalnych zagrożeo oraz wskazaniem barier, dotyczących zadao wykonywanych na poszczególnych etapach obsługi finansowej. Zagadnienia te stały się osią badania ewaluacyjnego, którego wyniki prezentuje niniejszy raport Cele i odbiorcy wyników ewaluacji Badanie ewaluacyjne zrealizowane zostało w odpowiedzi na przedstawione powyżej potrzeby. W związku z ich zakresem sformułowano następujący cel główny i cele szczegółowe ewaluacji: Cel główny: Usprawnienie systemu zarządzania projektami oraz obsługi finansowej na poziomie beneficjentów oraz IW i IP. Cele szczegółowe (obszary badawcze): 1. Ocena potencjału organizacyjnego zespołów zaangażowanych w realizację zadao związanych z obsługą finansową; 2. Ocena skuteczności, efektywności oraz spójności dotychczas przyjętego systemu obsługi finansowej u beneficjentów, w Instytucji Wdrażającej oraz Instytucji Pośredniczącej; 3. Identyfikacja problemów występujących po stronie beneficjentów oraz IW, IP i wypracowanie propozycji rozwiązywania zidentyfikowanych problemów 3 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009, Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). 10

11 4. Identyfikacja ryzyk i zagrożeo związanych z systemem obsługi finansowej u beneficjentów, w Instytucji Wdrażającej oraz Instytucji Pośredniczącej wpływających na realizację projektów oraz na system przepływów finansowych w sposób odbiegający od założonego w harmonogramie. Odbiorcami wyników ewaluacji są: beneficjenci (projektodawcy uczelnie wyższe realizujące projekty w ramach XIII Osi Priorytetowej, Instytucja Pośrednicząca, Instytucja Wdrażająca, Instytucja Zarządzająca, Grupa Sterująca Ewaluacją PO IiŚ, Krajowa Jednostka Oceny, potencjalni beneficjenci oraz grupy docelowe wsparcia udzielanego w ramach Priorytetu XIII PO IiŚ. Rezultaty wykonanego badania będą mogły zostad odpowiednio wykorzystane przez wszystkie instytucje oraz beneficjentów zaangażowanych w realizację zadao związanych z obsługą finansową XIII Priorytetu PO IŚ Zakres merytoryczny badania Badaniem objęto funkcjonowanie systemu obsługi finansowej projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ w okresie od 2007 r. do momentu realizacji badania. Przedmiot badania stanowiły wdrażane projekty według stanu w połowie sierpnia 2011 r. (na dzieo 16 sierpnia 2011 r.) 4. W toku ewaluacji poddano ocenie potencjał organizacyjny zespołów, struktur i funkcjonowania procedur wykorzystywanych w realizacji zadao związanych z obsługą finansową XIII Priorytetu PO IiŚ. Ponadto, badanie koncentrowało się na identyfikacji problemów występujących po stronie beneficjentów, IW i IP oraz określeniu ewentualnych sposobów ich rozwiązywania. W ewaluacji uwzględniono całośd procesu związanego z obsługą finansową w zakresie zadao wykonywanych przez beneficjentów, Instytucję Wdrażającą oraz Instytucję Pośredniczącą w systemie realizacji Priorytetu XIII PO IiŚ. Respondentami badania byli przedstawiciele beneficjentów wsparcia, zarządzający projektami w strukturach uczelni wyższych i/lub osoby odpowiedzialne za realizację zadao dotyczących obsługi finansowej, a także przedstawiciele Instytucji Wdrażającej oraz Instytucji Pośredniczącej zaangażowani w obsługę finansową Priorytetu XIII. 4 Lista projektów objętych niniejszym badaniem przedstawia załącznik 1 do niniejszego raportu. 11

12 2. KONCEPCJA I METODOLOGIA EWALUACJI 2.1. Koncepcja i etapy badawcze Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, jego cele, jak również wyznaczone obszary badawcze i pytania ewaluacyjne, w niniejszej ewaluacji konieczne było uwzględnienie różnych perspektyw oglądu problematyki obsługi finansowej projektów. Przyjęta koncepcja badania uwzględniała następujące perspektywy: perspektywa systemowa: tj. przedstawicieli: Instytucji Pośredniczącej (do dnia 31 sierpnia 2011 pracownicy Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, od dnia 1 września 2011 Narodowego Centrum Badao i Rozwoju) oraz Instytucji Wdrażającej (Ośrodka Przetwarzania Informacji); perspektywa beneficjentów: tj. osób, które zajmują się zarządzaniem i rozliczaniem finansowym projektów ze strony beneficjenta; perspektywa ekspercka: tj. osób, które nie należą do wymienionych wyżej dwóch kategorii, ale posiadają wiedzę ekspercką lub praktyczne doświadczenie w zakresie finansowego zarządzania projektami współfinansowanymi ze środków Unii Europejskiej. Badanie zostało podzielone na trzy komplementarne etapy badawcze: 1) Etap 1: Eksploracja. Celem pierwszego etapu było ogólne rozpoznanie problematyki będącej przedmiotem ewaluacji, co położyło podwaliny pod bardziej szczegółowe i pogłębione analizy w kolejnym etapie. Proces gromadzenia materiału badawczego został rozpoczęty od wstępnej analizy danych zastanych. Ponadto przeprowadzone zostały indywidualne wywiady pogłębione z przedstawicielami IP oraz IW. 2) Etap 2: Diagnoza. Celem tej części procesu badawczego, było szczegółowe rozpoznanie problematyki funkcjonowania systemu obsługi finansowej projektów dzięki zebraniu relewantnych danych pierwotnych i wtórnych. Kontynuowana była analiza danych zastanych. Przeprowadzone zostały również badania jakościowe (indywidualne wywiady pogłębione, zogniskowane wywiady grupowe) oraz badania ilościowe (wywiady telefoniczne wspomagane komputerowo) wśród beneficjentów. 3) Etap 3: Weryfikacja. Celem ostatniego etapu było dopracowanie płynących z ewaluacji wniosków i rekomendacji przy udziale przedstawicieli instytucji zaangażowanych we wdrażanie Priorytetu XIII PO IiŚ, przedstawicieli beneficjentów, jak również ekspertów zewnętrznych. Metodą zastosowaną w celu przeprowadzenia opisanych konsultacji był panel dyskusyjny. Na rysunku przedstawiono ogólny schemat badania z zasygnalizowanymi powiązaniami logicznymi między poszczególnymi modułami. 12

13 Rys Schemat badawczy. 13

14 2.2. Metody gromadzenia danych, techniki i narzędzia badawcze Wstępna analiza danych zastanych Do celów wstępnej analizy danych zastanych należało: Zdobycie wiedzy o prawnych, programowych i proceduralnych ramach obsługi finansowej projektów (również na potrzeby przeprowadzanych w ramach ewaluacji wywiadów); Zdobycie danych niezbędnych do przeprowadzenia jakościowych i ilościowych badao wśród beneficjentów (w tym dane teleadresowe); Ustalenie zbioru materiałów i publikacji, które mogą byd źródłem informacji przydatnych w dokonaniu ewaluacji. Analizą zostały objęte istotne w kontekście celów badania akty prawne, dokumenty programowe, wytyczne i instrukcje (szczegółowa lista materiałów objętych analizą znajduje się w załączniku nr 3). Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) z przedstawicielami IP/IW Respondentami indywidualnych wywiadów pogłębionych byli pracownicy Instytucji Pośredniczącej, odpowiedzialni za obsługę finansową projektów, oraz pracownicy Ośrodka Przetwarzania Informacji, dokonujący weryfikacji dokumentacji finansowej. Przeprowadzonych zostało 8 indywidualnych wywiadów pogłębionych (IDI), w tym 4 wywiady z przedstawicielami Instytucji Pośredniczącej oraz 4 wywiady z przedstawicielami Ośrodka Przetwarzania Informacji 5. Zasadnicza analiza danych zastanych Na etapie diagnozy poszerzono zakres danych źródłowych poddanych analizie danych zastanych o takie materiały jak: Wybrane wnioski o dofinansowanie, umowy, wnioski o płatnośd beneficjentów, wybrane poświadczenia i deklaracje wydatków do IP oraz do IZ itp., Dane o charakterze sprawozdawczym, takie jak raporty z weryfikacji dokonywanych przez Ośrodek Przetwarzania Informacji (OPI) oraz miesięczne sprawozdania OPI, Strony internetowe związane z poszczególnymi projektami. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) z beneficjentami Respondentami indywidualnych wywiadów pogłębionych były osoby odpowiedzialne po stronie beneficjenta za finansowe rozliczenia związane z realizacją projektu. Przeprowadzonych zostało 40 indywidualnych wywiadów pogłębionych (IDI) dotyczących 40 projektów realizowanych w ramach Priorytetu XIII PO IiŚ. Wywiadami IDI objęci zostali wszyscy beneficjenci (a zatem badanie jest przeprowadzone na populacji, nie na próbie beneficjentów). Zogniskowane wywiady grupowe (FGI) z beneficjentami i przedstawicielami IP/ IW Cel modułu badawczego. Celem modułu FGI było zbadanie słabych i silnych stron funkcjonującego systemu obsługi finansowej oraz wypracowanie propozycji zmian w tym systemie. Przeprowadzone zostały 2 zogniskowane wywiady grupowe - jeden z beneficjentami oraz jeden z przedstawicielami IP/IW. W przypadku FGI z beneficjentami, respondentami wchodzącymi w skład grupy były osoby odpowiedzialne po stronie beneficjenta za finansowe rozliczenia związane z realizacją projektu. 5 W raporcie metodologicznym przewidziano przeprowadzenie 7 wywiadów (4 w IW i 3 w IP). Ostatecznie, w przypadku IP uznano za wskazane (wystąpiła także taka sposobnośd) wykonanie wywiadu dodatkowego (ze specjalistą ds. promocji i szkoleo). W zaprezentowanym wcześniej schemacie realizacyjnym badania widnieje liczba 7 IDI schemat ten obrazuje bowiem pierwotne założenia zakresu badania. 14

15 W przypadku FGI z przedstawicielami IP i IW, respondentami byli pracownicy Instytucji Pośredniczącej, odpowiedzialni za obsługę finansową projektów, oraz pracownicy Ośrodka Przetwarzania Informacji, dokonujący weryfikacji dokumentacji finansowej. Wywiady kwestionariuszowe CATI z beneficjentami Respondentami wchodzącymi w skład grupy, były osoby odpowiedzialne po stronie beneficjenta za finansowe rozliczenia związane z realizacją projektu, na wszystkich poziomach wdrażania. Zasadniczym założeniem badania było przeprowadzenie wywiadów z przedstawicielami wszystkich beneficjentów i projektów realizowanych w ramach Priorytetu XIII PO IiŚ, przy czym celem jest dotarcie do maksymalnej liczby (możliwie wszystkich) osób zaangażowanych w obsługę finansową projektów. Badanie zostało przeprowadzane na populacji, a nie na próbie projektów. Udało się zidentyfikowad 78 potencjalnych respondentów, reprezentujących wszystkich beneficjentów Priorytetu XIII PO IiŚ. Ankieterzy podjęli do pięciu prób skontaktowania się i przeprowadzenia wywiadu z każdym z nich. W rezultacie udało się przeprowadzid 62 wywiady. Oznacza to, że osiągnięto efektywnośd realizacji próby na bardzo wysokim poziomie 79%. Respondenci reprezentowali 29 beneficjentów, czyli około 97% wszystkich beneficjentów Priorytetu XIII PO IiŚ. Studia przypadków projektów Przeprowadzone zostały 3 studia przypadku projektów. Ze względu na specyficzny przedmiot studium przypadku rozliczenia projektów i obsługa finansowa podstawową techniką badawczą zastosowaną w studium była pogłębiona analiza dokumentów związanych z projektem. Analizie poddano również treści dostępne na stronach internetowych. Uzupełniająco zastosowane zostały nieustrukturyzowane wywiady telefoniczne lub osobiste z osobami uczestniczącymi w obsłudze finansowej badanych projektów. Analiza ryzyk i zagrożeń Analiza ryzyk i zagrożeo służyła identyfikacji czynników zagrażających prawidłowej realizacji projektów, a także rozpoznaniu projektów, które są szczególnie zagrożone i wymagają odpowiednich działao naprawczych. Panel dyskusyjny ekspertów z przedstawicielami beneficjentów oraz IP i IW Celem panelu dyskusyjnego było wykorzystanie wiedzy eksperckiej i praktycznej jego uczestników do weryfikacji wstępnych wniosków i rekomendacji, sformułowanych na podstawie danych zebranych na etapach eksploracji i diagnozy, ewentualnie opracowania nowych wniosków i rekomendacji. Przedmiotem dyskusji były najważniejsze wyniki prowadzonej ewaluacji oraz sformułowane na ich podstawie wstępne wnioski i rekomendacje. W panelu uczestniczyły osoby o wiedzy eksperckiej z zakresu obsługi finansowej projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej: przedstawiciele IP i IW, przedstawiciele beneficjentów i eksperci zewnętrzni. Panel dyskusyjny z udziałem niezależnych ekspertów Celem panelu dyskusyjnego było wykorzystanie wiedzy profesjonalnej niezależnych ekspertów do weryfikacji wstępnych wniosków i rekomendacji, sformułowanych na podstawie danych zebranych na etapach eksploracji i diagnozy, ewentualnie opracowania nowych wniosków i rekomendacji. Przedmiotem dyskusji były najważniejsze wyniki prowadzonej ewaluacji oraz sformułowane na ich podstawie wstępne wnioski i rekomendacje. W panelu uczestniczyły osoby o wiedzy eksperckiej z zakresu obsługi finansowej projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. 15

16 3. ZARYS SYSTEMU ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO PROJEKTAMI XIII PRIORYTETU 3.1. System rozliczeń finansowych w XIII Priorytecie PO IiŚ Począwszy od 1 stycznia 2010 r. nowy system finansów publicznych wyłączył środki UE z budżetu paostwa, tworząc dla nich budżet środków europejskich 6. Budżet środków europejskich jest definiowany jako roczny plan dochodów i podlegających refundacji wydatków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, z wyłączeniem środków przeznaczonych na realizację pomocy technicznej. W budżecie paostwa znajdują się środki przeznaczone na realizację wydatków na współfinansowanie krajowe projektów oraz finansowanie i współfinansowanie wydatków w ramach projektów Pomocy Technicznej. Beneficjenci realizujący projekty w ramach XIII Priorytetu PO IiŚ nie otrzymują środków bezpośrednio z budżetu UE, lecz z budżetu środków europejskich oraz z budżetu paostwa: 1. z budżetu środków europejskich - w formie płatności, 2. z budżetu paostwa - w formie dotacji celowej. W części stanowiącej wkład UE przekazywane są one do wykonawców w formie płatności za pośrednictwem Banku Gospodarstwa Krajowego, zaś w części dotyczącej wkładu krajowego (tzw. współfinansowania krajowego) przekazywane są bezpośrednio przez właściwego dysponenta, a więc IP. Podstawą udzielenia dofinansowania jest umowa o dofinansowanie w terminach, wysokości i na warunkach w niej określonych. Wydatki na realizację XIII Priorytetu (w tym uwzględniające wysokośd płatności w zakresie wkładu UE, dotacji celowych w zakresie wkładu krajowego planowanych do udzielenia w danym roku budżetowym) planowane są w częściach budżetowych IP. Instytucja Pośrednicząca przesyła plany dochodów i wydatków budżetu środków europejskich w zakresie wkładu UE, jak również budżetu paostwa w zakresie wkładu krajowego na trzy kolejne lata. Przy sporządzaniu tych planów należy brad pod uwagę liczbę i charakter już realizowanych projektów z uwzględnieniem kwot przyznanego dofinansowania oraz liczbę i charakter projektów planowanych do realizacji na podstawie harmonogramu konkursów i innych form naboru projektów. Częśd refundacji na rzecz beneficjentów nie będących paostwowymi jednostkami budżetowymi może nastąpid w roku późniejszym niż rok poniesienia wydatków przez wspomnianych beneficjentów, z drugiej strony, w danym roku mogą mied miejsce płatności stanowiące refundację wydatków poniesionych z pozabudżetowych środków w latach wcześniejszych. W uzasadnieniu do zgłoszonych kwot IP przedstawia szczegółowy opis planowanych do realizacji zadao, umożliwiający identyfikację zadania, jego zakres, koszt i źródła finansowania. Nowy system przepływów finansowych, dla projektów innych niż projekty PT, wprowadza instytucję Płatnika, którego rolę pełni BGK. Płatnik dokonuje wypłaty dofinansowania, w części odpowiadającej wkładowi UE, na rzecz beneficjentów w formie płatności. W związku z tym beneficjent otrzymuje dofinansowanie w dwóch formach: płatności oraz dotacji celowej. Wypłaty na rzecz beneficjentów są dokonywane zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowanie w formie: zaliczki na podstawie umowy o dofinansowanie i/lub wniosków o płatności zaliczkowe; płatności pośredniej i koocowej - na podstawie zatwierdzonych wniosków o płatności pośrednie i płatnośd koocową. 6 Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 17 maja 2010 r. 16

17 Podstawą dokonania na rzecz beneficjenta wypłaty dofinansowania w części odpowiadającej wkładowi UE w formie płatności jest zlecenie płatności wystawione przez instytucję zawierającą z beneficjentem umowę o dofinansowanie (Ośrodek Przetwarzania Informacji) i złożone do BGK. Dofinansowanie ze środków budżetu paostwa, w części odpowiadającej wkładowi krajowemu, tzw. współfinansowanie krajowe (środki, które nie wchodzą do budżetu środków europejskich), jest przekazywane beneficjentowi w formie dotacji celowej przez IP. Ogólny schemat przepływów finansowych wygląda następująco: 1. Beneficjent składa wniosek o płatnośd. 2. W wyniku jego weryfikacji instytucja weryfikująca wniosek o płatnośd zatwierdza do wypłaty określoną kwotę dofinansowania. 3. Instytucja weryfikująca wniosek o płatnośd wystawia zlecenie płatności (zlecenie płatności może również dotyczyd zaliczki na rzecz beneficjenta wypłacanej na podstawie umowy o dofinansowanie), które stanowi podstawę dokonania wypłaty beneficjentowi dofinansowania w części UE i przedstawia je BGK. Zleceniu płatności towarzyszyd musi pisemna zgoda dysponenta części budżetowej na dokonanie płatności (wypłat) w ramach części, w której zostały zaplanowane środki na projekt. Wspomniana zgoda dysponenta może przyjąd charakter upoważnienia (zgoda blokowa) do dokonywania płatności (do określonego limitu w ramach kwot wynikających z ustawy budżetowej), stąd nie ma konieczności każdorazowego jej uzyskiwania. 4. Zlecenie płatności w zakresie budżetu środków europejskich w części odpowiadającej wkładowi UE przekazywane jest do BGK, który po uprzednim otrzymaniu środków zgodnie z zapotrzebowaniem przesłanym do Ministra Finansów (środki europejskie) dokonuje wypłaty środków na wskazany w zleceniu rachunek beneficjenta. 5. Instytucja weryfikująca wniosek o płatnośd wypłaca beneficjentowi współfinansowanie krajowe ze środków zgromadzonych na rachunku własnym. Ośrodek Przetwarzania Informacji gromadzi środki na realizację projektów w części odpowiadającej wkładowi krajowemu na wyodrębnionych rachunkach/subkontach. Operacje księgowane na danym rachunku powinny umożliwid ich identyfikację w stosunku do poszczególnych projektów. Każdy beneficjent zobowiązany jest do wskazania w umowie o dofinansowanie informacji o rachunku bankowym, który służył będzie do przekazywania beneficjentowi dofinansowania, przy czym może byd to dotychczasowy rachunek beneficjenta lub/i specjalnie otworzony w tym celu rachunek (w zależności od zapisów umowy). W sytuacji, gdy umowa o dofinansowanie przewiduje przekazanie dofinansowania w formie zaliczki beneficjent zobowiązany jest do wskazania w umowie o dofinansowanie informacji o wyodrębnionym rachunku bankowym (lub o dwóch rachunkach na obsługę środków przekazanych w formie zaliczki na dofinansowanie w części odpowiadającej wkładowi krajowemu i wkładowi UE), który służył będzie wyłącznie do obsługi otrzymywanych transz zaliczki. Rachunek ten powinien byd oprocentowany, a odsetki narosłe od środków przekazanych beneficjentowi w formie zaliczki będą pomniejszały kwoty kolejnych wypłat dofinansowania przekazywanych danemu beneficjentowi lub podlegały zwrotowi. Operacje księgowane na ww. rachunkach powinny umożliwid ich identyfikację w stosunku do danego projektu. OPI sporządza i przekazuje do IP poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatnośd od IPII do IP na podstawie prawidłowo sporządzonych i zatwierdzonych wniosków o płatnośd beneficjentów zagregowanych przez IPII. 17

18 3.2. System rozliczeń w Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażającej Wydatki na realizację XIII Priorytetu PO IiŚ (w tym uwzględniające wysokośd płatności w zakresie wkładu UE oraz dotacji celowych w zakresie wkładu krajowego, planowanych do poniesienia w danym roku budżetowym oraz 3 kolejnych latach) prognozowane są przez dysponenta głównego (a więc IP) w planach jego dochodów i wydatków. Podstawowym narzędziem monitorowania PO IiŚ są informacje miesięczne, sprawozdania okresowe (półroczne), roczne, koocowe oraz raporty z osiągniętych efektów, a także zbiorcza informacja z raportów z osiągniętych efektów, sporządzane na każdym z poziomów wdrażania Programu. Informacje na temat postępów we wdrażaniu PO IiŚ, zarówno w aspekcie rzeczowym, jak i finansowym, opracowują i przekazują: beneficjenci, IW, IP oraz IZ. Informacje opracowywane są w oparciu o wzory formularzy sprawozdawczych określonych przez IZ we współpracy z IP i IW. Procedury związane z zarządzaniem, wdrażaniem i kontrolą XIII Priorytetu PO IiŚ zostały szczegółowo określone w instrukcjach wykonawczych IP 7. Do głównych zadao IP w ramach PO IiŚ należy w szczególności, w zakresie zarządzania finansowego: 1. Zarządzanie środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację XIII Priorytetu PO IiŚ, pochodzącymi z Unii Europejskiej, budżetu paostwa i innych źródeł krajowych. 2. Wnioskowanie o zmiany wydatków ujętych w planie budżetowym, o ile taka zmiana wymaga zgody MRR/MF. 3. Weryfikacja poświadczeo i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatnośd dla XIII Priorytetu. 4. Sporządzanie poświadczeo i deklaracji wydatków od IP oraz przekazywanie ich do IZ. 5. Postępowanie w sytuacji powzięcia informacji o konieczności wstrzymania płatności. 6. Prognozowanie płatności w ramach priorytetu. 7. Zawieranie umów dotacji z IW i przekazywania transz. Sposób postępowania przy ubieganiu się o środki dotacji przez IW przebiega następująco: 1. IW składa do IP pisemny wniosek o udzielenie dotacji celowej, zawierający planowany harmonogram wydatkowania środków w poszczególnych kwartałach bieżącego roku i ze wskazaniem klasyfikacji budżetowej. Wysokośd zapotrzebowania na środki IW powinna byd zgodna z danymi zawartymi w ustawie budżetowej/projekcie ustawy budżetowej na dany rok. Kwota dotacji powinna obejmowad jedynie wysokośd dotacji planowanych do udzielenia beneficjentom. Za weryfikację składanego przez IPII wniosku o udzielenie dotacji celowej odpowiada Wydział Obsługi Finansowej i Pomocy Technicznej PO IiŚ. 2. IP przekazuje dotację celową w kwartalnych transzach w formie zaliczki. Pierwsza i druga transza kwartalna przekazywana jest w wysokości i terminach określonych w umowie dotacji. Przekazanie trzeciej i czwartej transzy kwartalnej następuje na podstawie wniosku o przekazanie transzy dotacji, zawierającego rozliczenie środków przekazanych odpowiednio w pierwszej lub drugiej transzy kwartalnej. 3. Zgodnie z zapisami umowy dotacji, w przypadku zmiany harmonogramu nie ma konieczności aneksowania umowy dotacji. 4. IW przekazuje do IP informację o wykorzystaniu środków otrzymanych od początku roku w ramach dotacji celowej. 5. W przypadku, gdy IP nie dysponuje środkami umożliwiającymi przekazanie dotacji we wnioskowanej wysokości, może przekazad środki w wysokości niższej niż zgłoszone 7 Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego Instrukcje wykonawcze Instytucji Pośredniczącej w ramach priorytetu XIII infrastruktura szkolnictwa wyższego Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata , wersja z 30 czerwca 2011 r. 18

19 zapotrzebowanie, wraz z pisemnym uzasadnieniem. Różnica pomiędzy zgłoszonym zapotrzebowaniem a wnioskowaną kwotą zostanie przekazana w możliwie najkrótszym terminie. Kwota wsparcia, udzielanego beneficjentowi ze środków publicznych pochodzących z budżetu środków europejskich, przekazywana jest w formie płatności. Sprawozdawczośd Instytucji Wdrażającej Instytucja Wdrażająca monitoruje postępy realizacji wdrażanych działao, w tym stopnia osiągnięcia założonych celów. Kontroli podlega postęp rzeczowy i finansowy realizacji umów o dofinansowanie. W tym celu IW przeprowadza weryfikację wniosków o płatnośd przekazywanych przez beneficjentów, w części dotyczącej przebiegu realizacji projektu. W oparciu o nie, sporządza informacje miesięczne, sprawozdania z realizacji działao (okresowe, roczne i koocowe) oraz zbiorcze informacje z raportów z osiągniętych efektów i przekazuje je do IP. Podstawą do informowania na temat postępów w realizacji XIII Priorytetu są dane pochodzące z Krajowego Systemu Informatycznego (SIMIK 07-13) przygotowywane w oparciu o narzędzie do raportowania, tj. Oracle Discoverer Plus. Dane finansowe, dotyczące danego okresu sprawozdawczego, powinny byd generowane w pierwszym dniu roboczym po zakooczeniu okresu sprawozdawczego. IW zapewnia zbieranie informacji statystycznych i finansowych dotyczących działao i projektów oraz przekazywanie ich na wniosek IP, IZ, Instytucji Certyfikującej lub Instytucji Audytowej. IW zapewnia wprowadzanie wymaganych danych do KSI. Dane powinny byd wprowadzane niezwłocznie, jednak w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od dnia wystąpienia określonego zdarzenia (np. podpisania umowy o dofinansowanie, zatwierdzenia wniosku o płatnośd). IW jest zobowiązana do przedkładania IP dokumentów dotyczących realizacji działao według terminów: 1. informacje miesięczne w terminie do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy informacja; 2. sprawozdania okresowe nie później niż do 30 lipca każdego roku; 3. sprawozdania roczne nie później niż po upływie 30 dni kalendarzowych od zakooczenia roku sprawozdawczego; 4. sprawozdania koocowe nie później niż po upływie 50 dni kalendarzowych od zamknięcia działania; 5. zbiorcza informacja (tabela w formacie Excel ze wskaźnikami z katalogu oraz ew. dodatkowymi wskaźnikami beneficjentów) z raportów z osiągniętych efektów nie później niż do 15 marca każdego roku. Pierwsza informacja zbiorcza jest przygotowywana po rozpoczęciu przez beneficjentów raportowania w tym zakresie. Sprawozdawczośd Instytucji Pośredniczącej IP w oparciu m.in. o informacje uzyskane od IW sporządza informacje miesięczne, sprawozdania okresowe oraz roczne i koocowe z realizacji priorytetu. Podstawą do informowania na temat postępów w realizacji Programu są dane pochodzące z KSI (SIMIK 07-13), przygotowywane w oparciu o narzędzie do raportowania, tj. Oracle Discoverer Plus. IP przedkłada IZ dokumenty dotyczące realizacji priorytetu zgodnie z terminami: 1. informacje miesięczne w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy informacja; 2. sprawozdania okresowe nie później niż do 14. sierpnia każdego roku; 3. sprawozdania roczne nie później niż po upływie 45 dni kalendarzowych od zakooczenia okresu sprawozdawczego; 19

20 4. sprawozdanie koocowe nie później niż po upływie 100 dni kalendarzowych od zamknięcia priorytetu; 5. zbiorcza informacja (tabela w formacie Excel ze wskaźnikami z katalogu oraz ew. dodatkowymi wskaźnikami beneficjentów) z raportów z osiągniętych efektów do kooca marca każdego roku. Pierwsza informacja zbiorcza jest przygotowywana po rozpoczęciu przez beneficjentów raportowania w tym zakresie System rozliczeń finansowych beneficjenta Podstawowe uregulowania, co do formy i zasad wypłaty dofinansowania zawiera umowa o dofinansowanie projektu. Zawiera ona między innymi następujące uregulowania: 1. Postanowienia, dotyczące maksymalnej łącznej wysokości zaliczek oraz maksymalnej wartości jednorazowej transzy, maksymalnej łącznej wysokości płatności pośrednich, minimalnej wartości płatności koocowej; 2. Łączne dofinansowanie przekazane beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyd 95% maksymalnej kwoty dofinansowania. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana beneficjentowi po akceptacji przez IW przedłożonego przez beneficjenta wniosku o płatnośd koocową. 3. Pierwsza transza zaliczki zostanie wypłacona w wysokości wynikającej z harmonogramu projektu. Każda kolejna transza zaliczki zostanie wypłacona pod warunkiem rozliczenia, poprzez złożenie wniosku o płatnośd, co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz. 4. Wypłata dofinansowania następuje pod warunkiem dostępności środków na rachunku IW.Warunkiem przekazania beneficjentowi płatności pośrednich lub płatności koocowej jest zatwierdzenie przez IW poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych oraz, w przypadku płatności koocowej, rozliczenie zaliczki w całości. Beneficjent jest zobowiązany do składania IW wniosku o płatnośd pośrednią co najmniej raz na 3 miesiące. Pierwszy wniosek o płatnośd pośrednią beneficjent ma obowiązek złożyd w możliwie najkrótszym terminie, nie dłuższym niż 90 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. IW może wstrzymad dofinansowanie w przypadku realizowania projektu niezgodnie z umową lub decyzją KE, a także w przypadku zaistnienia opóźnieo lub braku postępów w realizacji projektu w stosunku do harmonogramu projektu i decyzji KE. 5. IW weryfikuje wniosek o płatnośd pośrednią oraz załączone do niego dokumenty w terminie 60 dni od dnia ich otrzymania. W razie złożenia wniosku lub załączników zawierających błędy, lub niekompletnych beneficjent jest zobowiązany, na wezwanie IW, do złożenia poprawionego dokumentu w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania. W takim przypadku termin do weryfikacji wniosku biegnie na nowo, licząc od dnia złożenia poprawionego lub uzupełnionego dokumentu. W związku z koniecznością poprawiania błędów strony umowy mogą kontaktowad się zachowując formę pisemną, wykorzystując do tego celu pocztę lub formę elektroniczną. 6. Przekazanie płatności koocowej następuje pod warunkiem zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego projektu, przeprowadzenia przez IW kontroli na miejscu realizacji projektu i potwierdzenia w informacji pokontrolnej zrealizowania projektu zgodnie z postanowieniami umowy i decyzji o dofinansowaniu, oraz po rozliczeniu w całości kwoty wykorzystanej zaliczki. Funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta spełnia wniosek o płatnośd, w części dotyczącej przebiegu realizacji projektu. Dokument ten łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu z opisem rodzaju działao, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Połączenie tych dwóch informacji pozwala na monitorowanie postępów w realizacji projektu, z potwierdzeniem zasadności poniesionych wydatków, pokazuje przełożenie dokonywanych rozliczeo finansowych na uzyskane rezultaty projektu. 20

21 Beneficjenci projektów realizowanych w ramach XIII Priorytetu PO IiŚ, informacje sprawozdawcze nt. przedsięwzięd oraz wnioski o płatnośd kierują do IW. Regulacje w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatnośd oraz instrukcji jego wypełniania zostały przygotowane przez IZ 8. Wniosek o płatnośd może służyd do realizacji jednej lub jednocześnie kilku funkcji: 1. rozliczenia dofinansowania przekazanego beneficjentowi w formie zaliczek; 2. wnioskowania o przyznanie zaliczki lub jej transzy; 3. wnioskowania o refundację wydatków poniesionych przez beneficjenta z jego środków własnych; 4. przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza); Beneficjent może zadeklarowad w tym samym wniosku o płatnośd, wydatki nie tylko potwierdzające wykorzystanie przekazanej mu zaliczki, ale i takie, które poniósł ze środków własnych w celu uzyskania ich refundacji. Beneficjent dokonuje płatności za fakturę w części kwalifikowalnej z rachunku zaliczkowego, natomiast za częśd niekwalifikowalną dokonuje płatności z innego rachunku, ze środków własnych. IW wystawia zlecenie płatności, które stanowi podstawę dokonania wypłaty beneficjentowi dofinansowania w części UE oraz w części odnoszącej się do współfinansowania krajowego. Beneficjent otrzymuje płatnośd z budżetu środków europejskich oraz dotację celową z budżetu paostwa, jako refundację poniesionych i udokumentowanych wydatków kwalifikowalnych lub jako zaliczkę na poczet przyszłych wydatków kwalifikowalnych. Możliwośd udzielenia dofinansowania w formie zaliczki oraz wysokośd ewentualnej zaliczki jest rozpatrywana indywidualnie przez instytucję wdrażającą na etapie zawierania umowy o dofinansowanie z beneficjentem. Ponadto, wypłacenie zaliczki jest uzależnione dysponowaniem przez OPI odpowiednimi sumami. Dlatego beneficjent we wniosku o płatnośd ze znacznym wyprzedzeniem przedstawia plan ubiegania się o płatności zaliczkowe (pkt. 17. wniosku: Harmonogram wydatków, które beneficjent zamierza ująd we wnioskach o płatnośd, jakie przedstawi w kolejnych czterech kwartałach). Poniżej dokonano charakterystyki obszarów związanych z rozliczaniem projektu przez beneficjenta. Terminy i tryb składania wniosków o płatnośd Wniosek o płatnośd jest składany w jednym egzemplarzu w wersji papierowej i elektronicznej. Wersja elektroniczna wniosku obejmuje jedynie formularz określony w załączniku nr 1 i nie obejmuje załączników do wniosku, które mogą byd przedłożone wyłącznie w wersji papierowej. Preferowaną wersją elektroniczną jest format pliku Excel. Wniosek na ostatniej stronie podpisuje i pieczętuje pieczęcią imienną osoba wskazana w karcie wzorów podpisów. Kartę wzorów podpisów beneficjent powinien złożyd wraz z pierwszym wnioskiem o płatnośd. Dodatkowo wniosek należy parafowad na każdej stronie. Częstotliwośd składania wniosków o płatnośd określa umowa o dofinansowanie, przy czym wniosek o płatnośd może obejmowad maksymalnie 3 miesiące kalendarzowe. Beneficjent powinien złożyd wniosek do instytucji weryfikującej w ciągu 14 dni od upływu okresu sprawozdawczego, za jaki składany jest wniosek (chyba, że z umowy o dofinansowanie wynika inny termin). Jednocześnie w sytuacji, gdy początkowa data okresu kwalifikowania wydatków określona w umowie o dofinansowanie jest wcześniejsza niż data zawarcia tej umowy, to pierwszy wniosek o płatnośd powinien byd złożony za okres od początkowej daty okresu kwalifikowania wydatków. Natomiast w sytuacji, gdy każda z ww. dat jest późniejsza niż data rozpoczęcia realizacji zadania określonego w 8 Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatnośd w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, wersja z 8 października 2010 r. 21

22 harmonogramie realizacji projektu, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie, to wniosek o płatnośd może byd złożony za okres od daty rozpoczęcia realizacji danego zadania. Data koocowa okresu sprawozdawczego obejmującego dany wniosek o płatnośd w większości przypadków powinna pokrywad się z ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego. Poprawianie wniosków o płatnośd W przypadku, gdy OPI zgłosi uwagi do złożonego wniosku beneficjenta o płatnośd, beneficjent powinien dokonad jego poprawy lub udzielid stosownych wyjaśnieo, w terminie określonym w umowie o dofinansowanie (7 dni). Po dokonaniu wymaganych poprawek beneficjent powinien przedłożyd do OPI poprawioną wersję wniosku o płatnośd (nie ma konieczności załączania po raz kolejny załączników, co do których instytucja weryfikująca nie przekazała uwag chyba, że instytucja weryfikująca zażąda inaczej). W sytuacji konieczności dokonania poprawek we wniosku beneficjenta o płatnośd możliwe jest, aby OPI samodzielnie dokonał takich poprawek lub uzupełnieo. W zależności od charakteru tych poprawek/uzupełnieo OPI może zadecydowad o dwóch sposobach postępowania: 1. dokonuje poprawek/uzupełnieo, a o wprowadzonych zmianach informuje beneficjenta drogą elektroniczną bądź pisemną; 2. przed dokonaniem poprawek/uzupełnieo uzyskuje potwierdzenie, co do prawidłowości tych poprawek/uzupełnieo, których zamierza dokonad. Potwierdzenie beneficjenta może zostad dokonane drogą elektroniczną lub pisemną. Dodatkowo należy zadbad, aby beneficjent dokonał analogicznych poprawek/uzupełnieo na egzemplarzu wniosku pozostającym w jego siedzibie lub aby instytucja weryfikująca przekazała mu kopię wniosku z naniesionymi przez siebie poprawkami/uzupełnieniami. Instytucja weryfikująca nie może jednak dokonywad następujących poprawek/uzupełnieo: 1. zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione i objęte wnioskiem o płatnośd wydatki, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych; 2. załączonych kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek w opisie załączonych dokumentów. Możliwa jest również sytuacja, aby beneficjent dokonał poprawek/uzupełnieo na formularzu wniosku w siedzibie IW. Konieczne jest jednak w takiej sytuacji, aby osoba dokonująca tych poprawek/uzupełnieo widniała na karcie wzorów podpisów. Zasady weryfikacji wniosków stanowiących rozliczenie przekazanych zaliczek oraz przy udzielaniu kolejnych transz lub wypłaty refundacji Istnieje możliwośd wypłaty beneficjentowi kolejnej transzy zaliczki, pod warunkiem, że wykazał we wnioskach o płatnośd, przedłożonych do instytucji weryfikującej, wydatki kwalifikowane, na co najmniej 70% wartości dotychczas przekazanych transz zaliczek. Oznacza to, iż samo przedłożenie przez beneficjenta takiego wniosku o płatnośd uprawnia go do otrzymania kolejnej transzy a instytucja weryfikująca może przekazad środki nawet przed zatwierdzeniem danego wniosku. Przy weryfikacji jednak stopnia wykorzystania przekazanych kwot zaliczek przy okazji kolejnego wniosku o płatnośd, instytucja weryfikująca musi się odnieśd do wniosków dotychczas zatwierdzonych. Natomiast, to, czy powyższa zasada będzie stosowana, czy też dla bezpieczeostwa zostanie przyjęte, iż spełnienie wymogu rozliczenia przynajmniej 70% dotychczas przekazanych transz zaliczki następuje dopiero w momencie zatwierdzenia wniosku beneficjenta o płatnośd decyduje ostatecznie treśd umowy o dofinansowanie, którą zawarł beneficjent. 22

23 4. USTALENIA Z BADAŃ JAKOŚCIOWYCH 4.1. Ogólna ocena systemu Ogólna ocena systemu sprawności rozliczania wydatków i przekazywania środków finansowych była stosunkowo pozytywna, chod wskazywano na szereg kwestii, które można by udoskonalid. W dośd powszechnej opinii, w obecnej chwili system już się dotarł i działa stosunkowo sprawnie, znacznie większe problemy występowały na początku realizacji projektów. Poprawa działania systemu wynika zarówno z nabycia doświadczenia, zarówno przez pracowników OPI, jak i beneficjentów, a także udoskonalenia procedur wzajemnej współpracy. W związku z tym w systemie nie są niezbędne rewolucyjne, daleko idące zmiany, szczególnie biorąc pod uwagę to, że coraz większa grupa projektów jest bardzo zaawansowana w realizacji, bądź też nawet zbliża się do zakooczenia i finalnego rozliczenia Sprawność przekazywania środków finansowych Badani generalnie pozytywnie oceniali w ramach obowiązujących procedur sprawnośd przekazywania środków finansowych. Od momentu zaakceptowania wniosku o płatnośd, szybkośd przekazywania środków finansowych była na ogół zgodna z założoną. Raczej rzadkością były opóźnienia w samym procesie realizacji płatności, chod niekiedy one występowały, szczególnie w połowie 2010 roku. Mogły one byd wynikiem nałożenia się kilku kwestii: długiego procesu rozpatrywania wniosków i ich poprawiania lub uzupełniania, chwilowych problemów ze środkami finansowymi w ramach samego OPI, a także drobnych perturbacji kadrowych także w ramach OPI, które mogły się przełożyd na sprawnośd procesu rozpatrywania wniosków o płatnośd i przekazywania środków finansowych. Także pojawienie się w systemie obsługi finansowej Banku Gospodarstwa Krajowego w funkcji płatnika, spowodowało (wskutek wyznaczenia kilku terminów przekazywania środków miesięcznie, a także nieco bardziej utrudnionego mechanizmu akceptowania składanych przelewów), w stosunku do poprzednio obowiązującego systemu, pewne wydłużenie całego procesu. Incydentalnie zdarzały się odstępstwa od założonego momentu przekazania zaliczki (występując o zaliczkę beneficjent i OPI uzgadniają konkretną datę jej przekazania, na ogół zbliżoną do terminu płatności faktury lub faktur, przeważnie za roboty budowlane), które po stronie beneficjentów powodowały powstanie niekiedy bardzo poważnych problemów: My raz mieliśmy taką sytuację właśnie, to była kwestia 3-5 dni, ale przez to mieliśmy problem, że wydatek, który miał już swój termin płatności i miał byd płacony z zaliczki, *i pieniądze+ nie wpłynęły na konto na czas. Musieliśmy bardzo dużo pozmieniad, żeby pokryd tą fakturę ze środków własnych. To była płatnośd rzędu kilku milionów / / to bardzo dużo /IDI-B/ 9. Znaczącym uproszczeniem dla beneficjentów jest natomiast z całą pewnością, wprowadzona od 2010 roku, tzw. uproszczona ocena wniosków o płatnośd, polegająca na tym, że w przypadku wykazania we wniosku o płatnośd wydatków na kwotę co najmniej 70% wartości poprzednio otrzymanej zaliczki, beneficjent mógł otrzymad kolejną zaliczkę, nie czekając na szczegółową weryfikację poniesionych wydatków. Takie rozwiązanie bardzo ułatwiło przekazywanie środków beneficjentom. 9 W przypadku cytatów używamy następujących skrótów: IDI-B indywidualny wywiad pogłębiony z przedstawicielami beneficjentów, IDI-Z indywidualny wywiad pogłębiony z przedstawicielami instytucji zajmujących się zarządzaniem XIII Priorytetem PO IiŚ, czyli Instytucji Pośredniczącej lub Wdrażającej, FGI zogniskowany wywiad grupowy z przedstawicielami beneficjentów lub instytucji zajmujących się zarządzaniem XIII Osią Priorytetową. Uzupełnienia cytatów i komentarza są oznaczane nawiasami kwadratowymi * +, skróty zaś jako / /. 23

24 Beneficjenci nie zawsze byli też świadomi złożoności procesu pozyskiwania przez OPI środków przeznaczonych na realizację projektów, wskutek czego niekiedy występowały, jednak przeważnie raczej drobne opóźnienia: Zawsze nam się koło połowy roku kooczą środki budżetowe i musimy występowad o rezerwę, ta procedura jest bardzo skomplikowana. Piszemy projekt wniosku, potem składa go Minister Nauki, później idzie to do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, a później do Ministerstwa Finansów. Równocześnie wniosku nie można złożyd, dopóki nie rozliczymy 70% środków. Więc siłą rzeczy jest to jakieś utrudnienie, ale szczerze powiedziawszy tak dotąd się udawało, że prawie na styk, ale nie pozostawiono nas również bez pieniędzy. / / Poza rzadkimi przypadkami, że komuś nie zapłaciliśmy całości refundacji, raczej mamy zapewnione środki z Ministerstwa, pomimo konieczności wnioskowania o rezerwę /IDI-Z/. Poważnym ograniczeniem, z punktu widzenia samego OPI, jest też ograniczony horyzont czasowy wykonywanych przez OPI zadao w ramach XIII Priorytetu PO IiŚ. W związku z tym pracownicy mogą byd zatrudniani (np. w komórce płatności) tylko na umowy na czas określony (co niejako z góry ogranicza zainteresowanie tego typu pracą), ponadto w sytuacjach, gdy dochodzi do spiętrzenia działao bardzo trudno jest zatrudniad nowych pracowników, mając świadomośd, że mogą byd oni potrzebni tylko przez bardzo krótki czas, na przykład przez jeden rok. Uczelnie wprowadzają rozmaite rozwiązania organizacyjne, mające maksymalizowad jakośd przygotowywanych przez nie wniosków o płatnośd i minimalizowad ryzyko popełniania błędów. Naturalnie skutecznośd takich rozwiązao zależy od specyfiki uczelni, a także liczby i kompetencji osób pracujących w zespole projektowym lub wspomagającym jego działalnośd. Niektóre z nich mogą byd jednak wykorzystywane w każdej sytuacji: Od obecnie przygotowywanego wniosku o płatnośd wprowadziliśmy sobie takie procedury. Pierwsza to jest lista sprawdzająca najczęściej popełnianych błędów, czy uwag, które miała *do poprzednich wniosków o płatnośd+ instytucja wdrażająca. Każdy wniosek będzie pod tym kątem weryfikowany /IDI-B/. Tego typu dośd w założeniu proste rozwiązanie może okazad się bardzo skuteczne, gdyż (przy założeniu spójności uwag formułowanych przez IW, z którą generalnie mamy do czynienia) pozwala przynajmniej uniknąd powtarzania tych samych błędów. Drugą metodą stosowaną przez przedstawicieli uczelni, którzy opracowali powyższe rozwiązanie jest współpraca pomiędzy dwoma zespołami projektowymi (wspomniana uczelnia realizuje 2 projekty w ramach XIII Osi Priorytetowej). Polega ona na wzajemnej, krzyżowej kontroli przygotowanych wniosków o płatnośd. Ze względu na to, że oba zespoły znają zasady ich przygotowania, są często w stanie wyłapad ewentualne błędy popełnione przez drugi zespół. Oczywiście ten- jak się wydaje bardzo skuteczny sposób jest dostępny wyłącznie dla uczelni realizujących więcej, niż jeden projekt i w dodatku takich, w których w przygotowanie wniosków o płatnośd nie są zaangażowane te same osoby. Praktyka ta, z natury godna polecenia ma więc ograniczone zastosowanie (w odniesieniu do badanej grupy, teoretycznie dotyczyd może maksymalnie 7 uczelni, z których każda realizuje po 2 projekty) Kluczowe obszary problemowe Poniżej opisujemy kluczowe obszary problemowe, poruszane w ramach badao jakościowych. Koordynacja czasowa rozliczeo Jednym najbardziej uciążliwych problemów, wskazywanym przez bardzo znaczną grupę beneficjentów, była kwestia koordynacji czasowej procesu składania wniosków o płatnośd, dokonywania w nich (po zgłoszeniu uwag przez IW) poprawek i równoległego procesu aktualizacji harmonogramu realizacji projektu. Kwestia ta była bardzo złożona i niełatwa do rozwiązania, powodowała ona też dużo problemów i nieporozumieo. Kluczową zagadnieniem było to, że proces rozpatrywania danego wniosku o płatnośd mógł trwad do pięciu sześciu miesięcy. Od momentu złożenia wniosku, OPI ma 60 dni na jego zaakceptowanie (co w przypadku pierwszej wersji wniosku 24

25 zdarza się stosunkowo rzadko) lub zgłoszenie poprawek, następnie beneficjent ma 7 dni na poprawienie lub uzupełnienie wniosku, po czym ponownie rozpoczyna swój bieg termin 60 dni. Chociaż termin 60-cio dniowy ma charakter maksymalny i dośd często OPI udaje się przesład uwagi wcześniej, to jednak niekiedy jest nawet niezbędna druga tura poprawek lub uzupełnieo do wniosku. Tymczasem równolegle następuje proces aktualizacji harmonogramów realizacji projektów, składane są także kolejne wnioski o płatnośd (w większośd projektów częśd wydatków jest finansowana zaliczkowo, częśd zaś refundacyjnie). Powoduje to niestety dośd poważne zamieszanie i wiele nieporozumieo, zarówno po stronie OPI, jak i beneficjentów: Najpierw były [przez nas] wnioski składane co miesiąc, co nie zdało egzaminu. Raz, że powodowało to za dużo pracy, a dwa, że mieliśmy oceniony już drugi i trzeci wniosek, a potem dostawaliśmy uwagi, że w tym pierwszym wniosku jest coś nie tak, co automatycznie rzutowało na to, co było w tym drugim i trzecim, bo one np. nie były jeszcze ocenione, co powodowało, że np. w tych dwóch kolejnych wnioskach mieliśmy te same poprawki /IDI-B/. Aktualizacja harmonogramu stwarzała niekiedy problemy przy występowaniu o zaliczkę, w związku z koniecznością określenia z wyprzedzeniem daty jej przekazania. Zdarzały się bowiem pojawiały się opóźnienia, związane z podpisaniem aneksu do umowy, aktualizującego przyjęty harmonogram, co zagrażało terminowości przekazania zaliczki 10. Zagrożenie to miało jednak raczej charakter potencjalny, gdyż w praktyce nie wystąpiła sytuacja niewypłacenia zaliczki w związku z opóźnieniem zawarcia aneksu. Poza tym wskazywano, że, po stronie uczelni, zawarcie aneksu może niekiedy zająd kilka dni: Gdy opiekun nam przyśle aneks, to u nas nie jest też tak łatwo, żeby w ciągu jednego dnia podpisad dokumenty. *Musi to podpisad+ i dział prawny, kierownik i sam Rektor. Rektor ma jednak *kilkanaście+ tych projektów, które tu realizuje, a może też *byd chwilowo nieobecny+ /IDI- B/. Nieco problemów powoduje też moment obowiązkowej aktualizacji harmonogramu, przypadający na koniec czerwca i koniec grudnia danego roku (chod oczywiście takie rozwiązanie jest zrozumiałe, gdyż obejmuje dwa okresy półroczne w ramach danego roku). Problemem jest generalnie to, że w momencie aktualizacji nie zawsze są jeszcze znane aktualne kwoty wydatków. Dotyczy to przede wszystkim wydatków, związanych z wynagrodzeniami: To jest bardzo dobra sprawa, że to się aktualizuje, tylko [raczej] bez sensu pomyślany jest termin, ponieważ jeżeli ja na dzieo 31 grudnia mam zrobid aktualizację, to faktyczne koszty znam dopiero 15 stycznia. Czyli robię i od razu wiem, że to jest do wyrzucenia. Bo faktyczne koszty będą znane 15 *dnia następnego miesiąca+, kiedy się przetworzą listy płac za grudzieo. *To powinno byd robione na koniec stycznia+, z przesunięciem miesięcznym. /IDI-B/. Procedura rozpatrywania wniosków o płatnośd Wiele uczelni wskazywało też na to, że okres 60 dni, jakie OPI ma na rozpatrywanie wniosków o płatnośd oraz poprawek i uzupełnieo do nich, jest stanowczo zbyt długi. Zdarzały się jednak także odmienne opinie, wskazujące, że na terminy akceptacji wniosków wpływa także jakości pracy po stronie samych uczelni: Tak jak rozmawiamy na szkoleniach, uczelnie mają czasami zupełnie inne zdania i ja czasami jestem zdziwiona, że czekają pół roku na sprawdzenie wniosków. My składamy wniosek i w ciągu 30 dni mamy zweryfikowany wniosek o płatnośd. Nie wiem, z czego to wynika, czy inne uczelnie nie próbują się kontaktowad z instytucją, nie próbują rozmawiad. Bo to też chyba nie jest wina tylko po ich stronie, tylko też osób prowadzących, że ktoś z doskoku prowadzi projekt, jest osobą nieprzygotowaną merytorycznie albo obsługuje kilka projektów /IDI-B/. Także sami przedstawiciele OPI wskazywali, że przeciętny czas pierwszej oceny wniosku o płatnośd (bez uzupełnieo) jest wyraźnie krótszy od maksymalnego szacowali go na około 40 dni. Naturalnie 10 Koniecznośd podpisania aneksu do umowy ma miejsce tylko wtedy, gdy zaliczka, o którą wnioskuje dana uczelnia, jest wyższa, niż maksymalna wartośd zaliczek przewidzianych w umowie. 25

26 był on zróżnicowany w zależności od wielkości i jakości przesłanych wniosków, a także ich wzajemnego rozłożenia w czasie. Analogicznie średni łączny czas oceny, od momentu wpływu pierwszej wersji wniosku do momentu jego ostatecznego zatwierdzenia nie wygląda najgorzej: Robiliśmy sobie kiedyś takie kalkulacje, teraz takich super bieżących to nie mam, ale chyba w tym roku wychodziło mi, że średnia na wszystkie projekty to jest siedemdziesiąt parę dni, od wpływu do zatwierdzenia. Ale to jest średnia, bo były projekty, które przez te wydatki osobowe były sprawdzane znacznie dłużej, a były i takie, które były sprawdzane przez 40 dni z korektą /IDI-Z/. W skróceniu czasu rozpatrywania wniosku bardzo pomocna jest też wspomniana wcześniej możliwośd poprawiania drobnych błędów we wnioskach przez pracowników OPI; w takich jednak sytuacjach, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, beneficjent musi zawsze wyrazid pisemną zgodę na jej dokonanie. Pracownicy OPI wskazywali też, że (wbrew opiniom niektórych beneficjentów) starają się, aby uniknąd o ile jest to tylko możliwe zgłaszania formalnych uwag do wniosku o płatnośd, zdając sobie doskonale sprawę, jakie oznacza to konsekwencje dla beneficjenta: [O ile możemy, staramy się unikad] wysłania do beneficjenta uwagi, [w takiej sytuacji] beneficjent by musiał to poprawid i *ponownie przesład poprawiony wniosek+, przechodzid całą tę ocenę i zamiast dostad w maju, dostałby w lipcu środki. To jest opóźnienie, a szczególnie [jest bolesne], jak beneficjent realizuje duże inwestycje. Także tutaj czasami się dwoimy i troimy i wymyślamy, co tylko można, żeby uniknąd tych uwag. Żeby beneficjent nam poprawił, żeby nie wstrzymywad wypłaty środków /IDI-Z/. Warto przy tym pamiętad, że wnioski o płatnośd nie wpływają do OPI równomiernie w ciągu całego roku, ale przeważnie kumulują się one w wybranych momentach. W większości są one składane kwartalnie i w okresie około 15 dni od zakooczenia kwartału wpływa znaczna częśd wniosków. W tej sytuacji tylko tak relatywnie długi termin (60 dni), zarezerwowany na analizę wniosków, pozwala OPI na terminową akceptację lub przesłanie uwag. W przeszłości sama procedura akceptacji wniosków o płatnośd w ramach OPI powodowała niekiedy pewne wydłużenie procesu akceptacji wniosków, została ona jednak zmieniona: Był pewien moment, że przekraczaliśmy terminy, ale też podjęliśmy działania, żeby to już się nie zdarzyło. Powołaliśmy drugi zespół do weryfikacji rozliczeo, ponieważ jest taki problem, że przełożony bezpośredni musi byd drugą parą oczu do weryfikacji listy sprawdzającej. Lider zespołu weryfikacji rozliczeo jest tym wąskim gardłem, ponieważ przez niego muszą przejśd, jako druga para oczu, wszystkie wnioski o płatnośd. Zatem podzieliśmy zespół weryfikacji rozliczeo na dwa i jest dwóch liderów, więc są obciążeni w połowie, żeby właśnie wszystko odbywało się szybciej. Zrobiliśmy to dopiero na wiosnę *bieżącego roku+, ale już widad, że idzie to trochę lepiej /IDI-Z/. Kolejną kwestią, budzącą pewne wątpliwości badanych, były problemy związane z zaokrągleniami, związanymi z rozliczanymi wydatkami, w tym podatkiem VAT. Chod problem ten nie był wskazywany jako kluczowy, to jednak zawsze wiązała się z nim koniecznośd poświęcania czasami znacznego czasu na poszukiwanie zagubionych pojedynczych groszy: Dużo jest uwag do zaokrągleo. Gdzie wiadomo, że mamy faktury, które dotyczą dwóch-trzech kategorii, to się rozbija na poszczególne kategorie, do tego liczy się VAT i powstają różnice rzędu 1 grosza. Z tym się nic nie da zrobid, te grosze to jest największa zmora. Potem my szukamy parę dni jednego grosza czy dwóch. A mieliśmy taką sytuacje, że 3 grosze gdzieś tam zgubiły się we wniosku i potem 3 kolejne wnioski szły, to trzeba było się cofad znowu i wprowadzad korekty w tych wszystkich wnioskach. To jest najgorsze /IDI-B/. Powodów powstawania tego typu problemów są zresztą całkowicie świadomi przedstawiciele OPI: Beneficjenci, zamiast przepisad dane z faktur do tabeli, stosują formuły, które im przeliczają na netto i na VAT. Nie dając jednocześnie walidacji do zaokrągleo. Wychodzą inne kwoty, zanim my dojdziemy *z jakich powodów], to upływa trochę czasu. Teraz, już wiemy, że tak się dzieje /IDI-Z/. W miarę wyjaśniania tego rodzaju błędów, beneficjenci przywiązują większą wagę do prawidłowego stosowania formuł obliczeniowych. 26

27 Części problemów, związanych z przygotowywaniem i akceptacją wniosków o płatnośd udałoby się zapewne uniknąd, gdyby dla projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej został opracowany generator wniosków płatniczych, na co w obecnej chwili jest już prawdopodobnie za późno. Dobrze opracowany generator uniemożliwia bowiem popełnienie najbardziej oczywistych błędów. Niestety, chod w przypadku niektórych działao PO IiŚ taki generator funkcjonuje, nie dotyczy to XIII Osi, ze szkodą dla beneficjentów i Instytucji Wdrażającej: W sektorze środowiska został opracowany generator wniosków, który bardzo ułatwia pracę, chod oczywiście kosztuje majątek. No i jest trochę zastanawiające, dlaczego nie można było tego generatora zrobid dla wszystkich sektorów i nam go udostępnid. Działa on tylko w sektorach środowiska, więc to by było też pewne usprawnienie dla nas i dla beneficjentów. Więc to jest takie trochę dziwne działanie. Częśd danych liczbowych liczy się sama w generatorze, więc beneficjent nie popełnia błędów, z którymi my walczymy i też dla instytucji jest to ułatwienie w gromadzeniu danych. On jest połączony z KSI i wszystko szybciej działa /FGI/. Zasady pozyskiwania zaliczek Wielu badanych wskazywało także, że planowanie płynności finansowej projektu bardzo utrudniał brak całkowicie pewnej informacji, czy będą dostępne pieniądze na finansowanie zaliczkowe, czy też nie. Taka sytuacja była związana z brakiem pewności samej Instytucji Wdrażającej, czy będzie ona dysponowad takimi środkami, skomplikowanym i czasochłonnym trybem występowania o rezerwę celową i tryb jej przyznawania etc. Kluczowa jednak była znaczna niepewnośd po stronie beneficjentów, związana z dostępnością / niedostępnością finansowania zaliczkowego. Z punktu widzenia samych beneficjentów nie zawsze było też łatwe zaplanowanie wielkości niezbędnych zaliczek, dat, w których będą one potrzebne, a także rodzaju wydatków, które będą z nich miały byd pokrywane. Z jednej bowiem strony, wymaganie przez IW tego typu danych jest całkowicie uzasadnione, ze względu na optymalne wykorzystanie środków publicznych, tak, aby uczelnie nie przetrzymywały zaliczek na swoich kontach. Z drugiej jednak, w zmieniającej się rzeczywistości pojawiały się różne nieoczekiwane wydarzenia, które utrudniały, a nawet uniemożliwiały precyzyjne planowanie: Planowanie zaliczek jest dośd kłopotliwe. W zeszłym tygodniu dostałem prośbę o określenie zaliczki na 4 kwartał, a ja w tym momencie mam zerwaną umowę z wykonawcą i ogłaszamy drugi przetarg na roboty budowlane. Ja bym bardzo chciał mied już zaliczkę na grudzieo, żeby płacid listopadową fakturę, ale nie mam pojęcia, jaka ona będzie /IDI-B/. Czasem zwracano też uwagę, że obowiązujące rozwiązania, w ramach których możliwośd otrzymywania zaliczek jest de facto powiązana z podpisanymi przez beneficjenta umowami (na przykład na realizację prac budowlanych) i harmonogramem wydatków w ramach tych umów, są całkowicie niedostosowane do specyfiki beneficjentów, realizujących przede wszystkim wydatki na sprzęt i to w ramach wielu, sukcesywnie podpisywanych umów. Trzeba jednak zaznaczyd, że taka sytuacja jest wielką rzadkością i dotyczy pojedynczych projektów: Powiedziano nam, że otrzymamy pieniądze nie według harmonogramu, tylko według zakontraktowanych umów. Jeżeli ktoś realizuje projekt, w którym buduje budynek i ma zapisane, że wartośd projektu wynosi 40 milionów i on buduje ten budynek i będzie to wypłacane w transzach 5 milionowych raz na kwartał, to *takie rozwiązanie jest dla niego akceptowalne]. Natomiast u nas to wygląda w ten sposób, że my kupujemy [znaczne ilości zróżnicowanego sprzętu+ i przetargi i umowy są ogłaszane i podpisywane [niemal] codziennie. A nie jesteśmy w stanie przedstawid na kwartał do przodu umów podpisanych do kooca kwartału na *całą planowaną kwotę+. Bo to jest niewykonalne, bo my umowę na ostatni miesiąc danego kwartału podpiszemy w pierwszym miesiącu tego kwartału. W styczniu podpiszę coś, co zrealizuję w marcu. Więc, jak mam pokazad teraz umowy na dany kwartał? /IDI-B/. Trudno nie zgodzid się z takim stanowiskiem oczywiście w ramach realizowanych projektów taka sytuacja nie jest typowa, w większości z nich gros wydatków stanowi koszt robót budowlanych (realizowanych przeważnie w ramach jednej umowy), zaś wydatki sprzętowe są na ogół skoncentrowane w dośd krótkim okresie. Mimo wszystko, należałoby zastanowid się, czy w takim dośd nietypowym przypadku, obowiązujące 27

28 zasady nie mogłyby byd zinterpretowane w elastyczny sposób, ułatwiający beneficjentowi realizację projektu (np. wypłata części zaliczki na podstawie preliminarza wartości umów). Oczywiście można też stad na stanowisku, że zaliczki są pewnym przywilejem, że standardem jest w zasadzie finansowanie w formie refundacji. Jednak trzeba pamiętad o i tym, że korzyści z realizacji projektów nie dotyczą tylko samych uczelni, ale także regionów, w których one działają i szerzej całego kraju. Dlatego też wydaje się, że zasady finansowania powinny jednak brad pod uwagę możliwości finansowe poszczególnych jednostek. Ograniczenia w dostępności finansowania zaliczkowego mogą bowiem uderzad przede wszystkim w uczelnie najsłabsze i w uczelnie największe, realizujące równolegle wiele projektów. W obu przypadkach wynikad one będą z obciążeo finansowych, związanych ze skalą realizowanych projektów. Można zakładad, że dośd sformalizowane zasady pozyskiwania zaliczek są pochodną wniosków z wcześniejszych kontroli: Na przykład kontrola NIK w Ministerstwie za 2009 rok wyraźnie wykazała, że nie można beneficjentom przekazywad pieniędzy, które później beneficjent zwraca, ponieważ jest to błędne zarządzanie środkami publicznymi. I osoby, które je przekazują by były pociągnięte prędzej, czy później, do odpowiedzialności /FGI/. Wiele osób zwracało też uwagę na bardzo duży poziom niepewności, związany z dostępnością środków na finansowanie zaliczkowe. Umowy o dofinansowanie miały bowiem standardowo wpisywany brak możliwości finansowania zaliczkowego, zaś następnie, w momencie gdy była już podpisana umowa na roboty budowlane i pojawiały się wydatki, mogące byd finansowane zaliczką, umowa podlegała aneksowaniu, przy czym, w razie kolejnego pojawiania się zaliczek o większej wartości, pojawiała się też potrzeba zawierania kolejnych aneksów na coraz większe kwoty. Co interesujące, podpisanie takiego aneksu nie gwarantowało uzyskania zaliczki, stwarzało jedynie możliwośd występowania o taką formę finansowania. Brak tej pewności stwarzał jednak określone problemy po stronie uczelni: Muszę blokowad fundusz rezerwowy, tylko na to, żeby kwestura podpisała mi uruchomienie jakiegokolwiek przetargu. Bo nie ma pewności, że te środki będą. Chod ja jestem przekonany, ze OPI chce nam te pieniądze dad i pewnie je będziemy mied. To, że nie ma tych zaliczek przewidzianych w umowie na więcej niż bieżący kwartał, rodzi problem konieczności blokowania funduszu rezerwowego 11 /FGI/. Ta, całkowicie słuszna, obserwacja powinna byd bezwzględnie brana pod uwagę przy projektowaniu mechanizmów finansowania projektów w kolejnym okresie programowania. O ile bowiem całkowicie zrozumiała jest niechęd do stworzenia systemu, w którym zaliczki byłyby automatycznie przyznawane wszystkim projektodawcom, to jednak obecny system, w którym beneficjent nigdy nie ma pewności, czy ostatecznie otrzyma zaliczkę, jest niekorzystny. Dlatego też w przyszłości mechanizm ten mógłby zostad w jakiś sposób udoskonalony, przykładowo gwarantując konkretną, minimalną wielkośd zaliczki, po spełnieniu jasno określonych warunków, zaś większe wielkości zaliczek uzależniając od czynników zewnętrznych (potrzeby projektu, dostępnośd środków finansowych). Rozliczanie wynagrodzeo Bardzo poważne problemy w zakresie obsługi finansowej projektów powstawały w związku z rozliczaniem wynagrodzeo, a także drobnych wydatków biurowych. Można nawet stwierdzid, że skala problemów powstających w związku z rozliczaniem i przekazywaniem środków finansowych była absolutnie nieporównywalna w przypadku uczelni, w których projektach tego typu wydatki były kwalifikowane w ramach projektu i tych, w przypadku których, nie były one kwalifikowane. W tym 11 Chodzi tu generalnie o to, aby uczelnia w momencie przystępowania do ogłaszania postępowania wiedziała czy na sfinansowanie (części lub całości) kosztów zamówienia otrzyma zaliczkę, czy też nie. Naturalnie, fizyczne przekazanie zaliczki powinno następowad dopiero w momencie zbliżania się momentu ponoszenia odpowiednich wydatków. 28

29 drugim przypadku liczba i zakres problemów była o wiele mniejsza. Trzeba jednak pamiętad, że większośd realizowanych projektów nie zakładała finansowania tego typu wydatków. Jeśli chodzi o rozliczanie wynagrodzeo, czy też szerzej kosztów ogólnych, to już na etapie podpisywania umów słusznie przewidywano, że może to rodzid problemy w sferze rozliczania, wynikające chodby ze zróżnicowania systemów obowiązujących na poszczególnych uczelniach. Stąd też sugerowano, iż zasadna byłaby rezygnacja z rozliczania tego elementu kosztów i przesunięcia zaoszczędzonych środków na inne, związane z projektem, cele. Pod wpływem namów OPI lub z własnej inicjatywy, wybrane uczelnie rezygnowały z finansowania w ramach projektu takich wydatków i ostatecznie były z tego zadowolone: My w projekcie mieliśmy chyba 300 tysięcy. Ja porozmawiałem z dziekanem i zaproponowałem, żebyśmy za te pieniądze kupili sprzęt w projekcie, a to, za co byśmy kupili sprzęt z naszych pieniędzy, oddajmy ludziom. Daliśmy ludziom dodatki specjalne, zgodnie z rozporządzeniem o wydatkach w uczelniach wyższych, każdy ma określone dodatki na czas pełnienia funkcji /IDI-B/. Wobec faktu, że wynagrodzenia co, do zasady, były w ramach XIII Priorytetu PO IiŚ kwalifikowane, częśd uczelni uznała, że w tej sytuacji nie ma przeciwwskazao, aby takie wydatki finansowad w ramach projektu, niekiedy nie mając pełnej świadomości, jakie to rodzi konsekwencje, jeżeli chodzi o sprawnośd rozliczania i przekazywania środków finansowych. Częśd przedstawicieli uczelni wskazywała też, że skoro tego typu wydatki mają co do zasady charakter wydatków kwalifikowanych, to nie ma powodów, aby z możliwości ich rozliczania nie skorzystad. Takiemu rozumowaniu trudno jest też odmówid słuszności beneficjent może bowiem zakładad korzystanie z pełnego wachlarza przedmiotu dofinansowania. Warto jednak zapewnid, aby zdawał sobie sprawę z trudności rozliczeniowych, które wywoływad może włączenie do projektu pewnych składników rozliczeniowych (jak np. wynagrodzeo). Problemy spowodowała też zmiana interpretacji kwalifikowalności wynagrodzeo, jaka została niedawno wprowadzona 12. Ustala ona w dośd skomplikowany sposób maksymalny pułap wielkości wynagrodzenia, który dodatkowo jest uzależniony od wynagrodzenia danego pracownika, uzyskiwanego na danej uczelni także z tytułu innych obowiązków 13. Wzór ten jest skomplikowany i nie dla wszystkich do kooca zrozumiały: Od czerwca przyszedł wzór określający współczynnik referencyjny i teraz wstawia się dane do tego wzoru. A ten wzór i wytyczne również nie są ze sobą spójne, ponieważ inaczej jest zapisane w wydatkach kwalifikowanych, w opisie wydatków. /IDI-B/. Uczelnie mają niekiedy problemy 14, w jaki sposób faktycznie korzystad z podanego wzoru, wskazują też na całkowitą rozbieżnośd zasad obowiązujących w PO IiŚ z tymi obowiązującymi na przykład w Programie Operacyjnym Innowacyjna Gospodarka: Nie ma jasnej informacji ze strony OPI, w jaki sposób to naliczad. My nie znamy treści *ustaleo+ pomiędzy Ministerstwem, a OPI. W jaki sposób oni uzgodnili, skoro podobna sytuacja miała miejsce w PO IG i tam przedstawiliśmy swoje stanowisko Ministerstwu Nauki i Szkolnictwa Wyższego i po długich bojach [uznano], że całośd wynagrodzeo jest kwalifikowana. Ponieważ tak naprawdę my mamy ten system wynagrodzeo na *uczelni+ odziedziczony jeszcze po starych zaszłościach, że nie ma maksymalnego określonego poziomu wynagrodzenia. U nas to wszystko to są kwestie pewnej kategorii *pracownika+. Jeśli, powiedzmy specjalista może zarobid do brutto, to my tych ludzi do rozliczania projektu za takie pieniądze nie znajdziemy, bo to jest na rękę 2 tysiące złotych. / /. Czemu akurat Działanie ma byd gorsze 12 Chodzi o Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko i zmiany wprowadzone w ramach ich aktualizacji z 21 czerwca 2011 r 13 Zmiana dotyczy pracowników, którzy mają zawartą więcej, niż jedną umową o pracę ze swoim pracodawcą, a także wyłączenia kwalifikowalności (z pewnymi wyjątkami) wydatków z tytułu umów cywilnoprawnych, zawieranych z własnymi pracownikami. 14 Na tego typu problemy wskazywali przedstawiciele 3 uczelni objętych badaniem. 29

30 od działao realizowanych w ramach PO IG *nie rozumiem+ /IDI-B/. Trzeba jednak pamiętad, że zasady kwalifikowalności wydatków na wynagrodzenia określane są przez Instytucję Zarządzającą. Wiele uczelni nie jest pewnych, jakie konsekwencje nowoprzyjęte rozwiązania przynoszą dla realizowanego przez nie projektu: *Wcześniej+ ustaliliśmy pewien sposób z OPI, jak to robid, jaką częśd wynagrodzeo *kwalifikowad+, przedstawiliśmy wyliczenia. Po czym nowe wytyczne wprowadzają rewolucję, okaże się, że to, co my mamy u siebie wewnętrznie jako zatwierdzone, zaakceptowane dotychczas przez OPI, nie będzie mogło byd realizowane. Gdybyśmy musieli stosowad nowe wytyczne, trzeba by było zmienid ludziom dotychczasowe umowy o pracę, przyznad wynagrodzenie znacznie mniejsze niż te, które dostawali do tej pory za tą pracę. Robi się bałagan i bunt pracowników. Napisaliśmy do OPI, że to powinno dotyczyd umów o pracę, które są zawierane po wejściu w życie wytycznych. Nie dostaliśmy jeszcze odpowiedzi, to było niedawno /IDI-B/. Obecnie, prawie wszystkie osoby zaangażowane w realizację Działania przyznają, że błędem było dopuszczenie kwalifikowalności wynagrodzeo w ramach realizowanych projektów. Wobec znacznego skomplikowania obowiązujących na uczelniach systemów wynagradzania obecnie każde rozwiązanie będzie budzid wątpliwości i kontrowersje. Kwestia kwalifikowalności wynagrodzeo jest bardzo złożona i wiedzą o tym także przedstawiciele instytucji nadzorujących realizację Działania: Teraz się to trochę pomiesza, ponieważ te nowe wytyczne wprowadziły nowy wymóg. Taki, że jeżeli z danym pracownikiem jest zawarta więcej niż jedna umowa o pracę, to wszystkie te umowy należy połączyd ze sobą, wyliczyd wzór wynagrodzenia referencyjnego. Ale jeżeli te wydatki osobowe będą już ponosid po 21 czerwca [dacie wydania nowych wytycznych], to w naszym przekonaniu trzeba stosowad te nowe wytyczne. Częśd beneficjentów ma na pewno więcej niż jedną umową o pracę, ponieważ to są np. kierownicy projektu. Będziemy musieli wymagad od nich tych umów, list płac. Spotkaliśmy się teraz, w tym tygodniu i już jeden beneficjent powiedział, że on się nie zgadza z naszym stanowiskiem, że w innych programach też się zmieniły wytyczne i że instytucja zarządzająca ma stanowisko takie, że to dotyczy tylko umów o pracę zawartych przed wejściem tych wytycznych. Ja takiego stanowiska nie znam. Podpytywałam też koleżanki z kontroli w innych programach i nie słyszałam o takim stanowisku. Więc poprosiliśmy beneficjenta, żeby nam pokazał takie stanowisko. Pewnie odbierze to jako atak, ale tak naprawdę jeśli on nam to pokaże, to dla mnie super /IDI-Z/. Badani wskazywali też, że skoro problem rozliczania wynagrodzeo budzi tyle wątpliwości, to w momencie zmiany zasad ich kwalifikowalności celowe byłoby zorganizowanie na ten temat oddzielnego szkolenia 15 : Jeśli zmieniamy wytyczne w aspekcie kwalifikowalności wynagrodzeo, to zapraszamy wcześniej beneficjentów z tych projektów, po to żeby im pewne kwestie wyjaśnid i spytad się o ich opinię. Jeśli było szkolenie na ten temat, to powinniśmy dostad informację, zapraszamy Paostwa na szkolenie do Warszawy, gdzie przedstawimy kwestie kwalifikowalności wynagrodzeo według nowego algorytmu. *Tymczasem+ nie ma nic. Kolega sam pojechał, żeby tę sprawę wyjaśnid, żeby masy dokumentów nie tworzyd, bo czasami taka wizyta dużo więcej daje /IDI-B/. Trzeba w tym miejscu dodad, że jednak szkolenie na ten temat zostało zorganizowane. Miało ono miejsce w październiku br. 16 Problemy, związane z rozliczaniem wynagrodzeo prowadziły też niekiedy (takie wrażenie odnosili przynajmniej wybrani beneficjenci) do bardzo restrykcyjnego nastawienia IW do kontroli faktycznego (odpowiadającego udziałowi rozliczanego wynagrodzenia) zaangażowania członków zespołów 15 Taki postulat wysuwali przedstawiciele 3 uczelni; warto przy tym pamiętad, że większośd wywiadów miała miejsce we wrześniu 2011 zob. przypis poniżej. 16 Prezentowany cytat odnosił się do stanu wcześniejszego, w momencie, gdy przeprowadzany był wywiad, czyli we wrześniu 2011 r.. Uwzględniamy go w tym miejscu, aby podkreślid znaczenie usługi szkoleniowej, a także skutecznego informowania o planowanych szkoleniach. 30

31 projektowych w realizację projektu (podobna sytuacja dotyczyła też sposobu wykorzystywania zakupionego w ramach projektu sprzętu). Takie podejście prowadziło do niekiedy dośd osobliwych rezultatów, prowadziło też, zdaniem niektórych beneficjentów, do tworzenia niepotrzebnych napięd i nerwowej atmosfery: Jest straszenie, bo my o każdej godzinie przyjedziemy i dopilnujemy, bo my będziemy sprawdzad, czy z kont moich nowych pracowników realizujących projekt z PO IiŚ nie wychodzi inna poczta, niż tylko dotycząca PO IiŚ. *Jak ktoś jest] kierownikiem od dwóch projektów strukturalnych, to dwa laptopy, bo na jednym laptopie ma dokumenty z jednego programu, na drugim z drugiego programu. Takie straszenie ludzi, że w każdej chwili mogą zostad skontrolowani, czy nie robią czegoś innego, to jest nieludzkie traktowanie drugiego człowieka. Wszyscy pracujemy na rzecz jednego programu operacyjnego. Dlaczego się nas tak traktuje, nie bardzo to mogę zrozumied. I to jest dla mnie prawdziwy żal, który mam do Instytucji Wdrażającej /IDI-B/. Cytat ten ma bardzo emocjonalny charakter, ale dobrze opisuje realny i złożony problem, w przypadku jednak którego trudno jest jasno wskazad winnego. Działania IW są bowiem pochodną dyskusyjnych rozstrzygnięd w ramach PO IiŚ, polegających na dopuszczeniu kwalifikowalności wynagrodzeo, przy bardzo znacznym zróżnicowaniu obowiązujących na poszczególnych uczelniach systemów wynagradzania i związanych z tym problemach w zoperacjonalizowaniu obowiązujących wymogów. Ponadto nie ulega wątpliwości, że zdarzają się beneficjenci, którzy możliwośd finansowania wynagrodzeo w ramach projektu traktują jako okazję do dodatkowego zarobku. Nawet, jeśli nie są to częste przypadki, to niestety obowiązujące przepisy i wytyczne muszą minimalizowad ryzyko ich wystąpienia. Ponadto znaczna częśd działao realizowanych przez IW jest wynikiem nie tylko decyzji podejmowanych na szczeblu IW, ale także na szczeblach wyższych (IP i IZ) i OPI musi po prostu je realizowad. W związku z problemami w rozliczaniu tego typu wydatków postulowano nawet, aby (w przypadku uczelni rozliczających wynagrodzenia pracowników i inne wydatki, związane z zarządzaniem projektem) rozdzielid wniosek o płatnośd na koszty związane z zarządzaniem projektem i pozostałe i aby płatnośd za obie części była realizowana oddzielnie: Brakuje jednego prostego rozwiązania, że wnioski powinny się składad z dwóch elementów. Jeden element rozliczający inwestycję, a drugi pozostałe rzeczy. Dlatego, że uwagi nie są do inwestycji, przynajmniej my się nie zderzyliśmy, to najwyżej jakaś kosmetyka. Natomiast zwykle dotyczą kwestii wynagrodzeo, amortyzacji, drobnych zakupów. Może trochę przesadzam, ale paczka papieru może zablokowad zaliczkę na kilka, czy kilkanaście milionów. O to chodzi, że gdyby to było wyraźnie podzielone to byłoby zdecydowane ułatwienie dla beneficjentów /IDI-B/. Postulat taki można uznad za słuszny. Warto jednak dodad, że już obecnie istnieją możliwości rozliczenia części wniosku (niekwestionowanej). Problemy z wypełnianiem tabeli 17 Bardzo poważne problemy dla beneficjentów powodowała też tabela 17 wniosku o płatnośd. Wielu beneficjentów wskazywało, że jej wypełnienie (mimo, że pozornie wydaje się ona stosunkowo prosta) nie jest wcale łatwe, gdyż wymaga skorelowania z innymi informacjami: Tak, ona jest prosta jeżeli biorę harmonogram i nie patrzę, co się działo 2 miesiące wstecz i ślepo przepisuję to, co jest w harmonogramie. Ale to nie jest zgodne z rzeczywistością, bo rzeczywistośd się co miesiąc zmienia. Ja z tym nie mam problemu, tylko oni mają problem, bo nie chcą czytad, tylko biorą harmonogram, załącznik 3b i chcą mied tam *aktualne, ale i spójne dane+. Znaczy, to na nich też wymaga program SIMIK, do którego przykładają wnioski. I jak oni to tam wprowadzają, to musi byd spójne. Więc notorycznie mam uwagę, że jest źle wypełniony punkt 17 /IDI-B/. W związku z tabelą 17, niektórzy beneficjenci wskazywali na pewne możliwości dokonania usprawnieo, aby nie powodowała ona nieustannych nieporozumieo i konieczności tłumaczenia, dlaczego dane w niej zawarte są niespójne z innymi danymi: Tabela 17 powinna teoretycznie odzwierciedlad plan wystąpieo beneficjenta o środki w kolejnych 4 kwartałach, począwszy od kwartału następującego po złożeniu tego wniosku. W mojej ocenie, jeśli ten wniosek ma pełnid funkcję informacyjną dla IW, powinno się odstąpid od wiązania tej tabeli z załącznikiem 3b. Bo, póki 31

32 co, pisanie tutaj innych kwot budzi wątpliwości IW, a projekt jest żywy. Tak jak w naszym projekcie w maju zszedł wykonawca z placu budowy i załącznik 3b, który był w marcu aktualizowany [obecnie jest całkowicie nieaktualny+ /IDI-B/. Problemów z tabelą 17 byli w pełni świadomi przedstawiciele OPI. Ich jednak zdaniem, mimo, że faktycznie stosunkowo łatwo jest popełnid przy jej wypełnianiu błędy, to nie prowadzą one do opóźnieo w rozpatrywaniu wniosków o płatnośd: Można by było zlikwidowad tabelę 17, ale to by musiała zrobid IZ, bo tak naprawdę ona do kooca nikomu nie jest potrzebna. Szczególnie, że jest zawsze źle wypełniona. Trzeba by tylko jeszcze coś w KSI zmienid. Problem z tabelą 17 jest jeszcze taki, że do zmiany zaleceo, czyli do jesieni 2010 wypełniało się ją całkiem odwrotnie, niż teraz i uczyliśmy przez 2 lata beneficjentów jak to ma byd, a później się system po prostu całkowicie odwrócił. Ale myślę, że to nie jest jakiś problem, jeżeli tylko błędem jest tabela 17, nie kierujemy wniosku do uzupełnieo, poprawiamy ją po prostu sami /FGI/. Zasady poprawiania i uzupełniania wniosków o płatnośd Wiele uczelni wskazywało też, że termin 7 dni na przesłanie uzupełnieo, czy też poprawek do danego wniosku o płatnośd bywa niestety zbyt krótki, szczególnie w sytuacji, gdy kumulują się uwagi do więcej, niż jednego wniosku: Był taki moment, że w jednym czasie mieliśmy 3 wnioski w ocenie. I na przykład to był jeden wniosek na bieżąco złożony, do jednego były korekty, do trzeciego uzupełnienia. I w przypadku tych korekt i uzupełnieo mieliśmy 7 dni /IDI-B/. Badani wskazywali też na fakt, że obowiązujący termin 7 dni na poprawienie wniosku o płatnośd bywa trudny do utrzymania w sytuacji, gdy wypada w okresie urlopowym, a także na to, że podobno (prawdziwośd tej informacji trudno jest jednak zweryfikowad 17 ) OPI preferuje pisma podpisane przez rektora uczelni: Jedyny problem jest taki, że jeśli są jakieś uzupełnienia, to my mamy 7 dni, a OPI ma 60 dni. To jest jedyny minus, bo oni nie są zadowoleni, kiedy my w ciągu 7 dni nie damy rady, ja mam czasem takie problemy, że są takie dokumenty, które może tylko i wyłącznie rektor podpisad, to rektor jest osobą, która nie zawsze jest na uczelni. To jest podstawowy problem, że nawet, jeśli dałabym jakieś pełnomocnictwo, to oni nie do kooca są z tego zadowoleni. Zawsze wolą, żeby tam, gdzie musi byd rektor, to nikogo innego nie akceptują. Nawet, jeśli to jest prorektor, to patrzą krzywym okiem. A jest taka sytuacja, że rektor jest w delegacjach, może byd też na innych uczelniach, są różne wydarzenia, w których musi uczestniczyd. Tak samo było w okresie urlopowym, kiedy ja miałam problem z podpisami. Każdy ma prawo do swego urlopu, a ja mam 7 dni kalendarzowych *na przesłanie poprawek i uzupełnieo+ /IDI- B/. Znaczna grupa przedstawicieli beneficjentów zwracała uwagę na to, że ponieważ poprawki powinny trafid do OPI w ciągu 7 dni kalendarzowych od momentu otrzymania uwag do wniosku o płatnośd, wskutek czego (z wyjątkiem uczelni położonych w Warszawie) i tak muszą one zostad wysłane dzieo wcześniej. A zatem, w przypadku znacznej liczby uwag, na dokonanie poprawek (biorąc pod uwagę weekendy i ewentualne święta) zostaje bardzo niewiele czasu: Nie można tak robid, że przychodzą poprawki do wniosku o godzinie 16 w piątek i mamy 7 dni, termin kalendarzowy i to do 7 dni musi byd w OPI. Czyli, ja to mam prawo wysład w czwartek do godziny 18, bo tak poczta kurierska przyjmuje przesyłki. No, dwa dni mi wypadają nawet żebym się zapoznał. Czyli ja mam 4 dni niecałe, żeby uwzględnid w poprawce *tych kilkadziesiąt+ punktów. To jest niewykonalne. To jest nieodpowiednie traktowanie beneficjenta, w moim odczuciu /IDI-B/. Z całą pewnością bardzo dużo zależy od liczby 17 Podkreślamy ten fakt, bowiem procedury odwołują się do osób odpowiednio upoważnionych do składania oświadczeo (tu: podpisywania dokumentów rozliczeniowych). Ponadto, wskazane stanowisko wskazuje pośrednio na silne scentralizowanie pewnych funkcji na samych uczelniach, szczególnie w zakresie spraw związanych z kwestiami finansowymi. Naturalnie, to po stronie uczelni leży odpowiednie zaprojektowanie systemu akceptacji dokumentów projektowych, aby zapewnid niezbędną sprawnośd tych procesów. Niemniej, pewne wydłużenie czasu (nawet nieznaczne), dostępnego po stronie beneficjenta, mogłoby zminimalizowad zgłaszane w tym względzie uwagi (i nie wpływałoby istotnie na cały system rozliczeniowy). 32

33 przekazanych uwagi i próśb o uzupełnienia; jeśli nie jest ich wiele termin 7 dni wydaje się byd całkowicie wystarczający, natomiast rzeczywiście, w przypadku znacznej liczby uwag, czasu może byd zdecydowanie mało. Z punktu widzenia wielu uczelni bolesna była dysproporcja pomiędzy czasem, jaki na rozpatrzenie wniosku ma OPI i czasem, w jakim do zgłoszonych uwag musi się ustosunkowad uczelnia. W szczególności dotyczyło to wniosków o płatnośd, w ramach których były rozliczane niewielkie, wręcz pojedyncze wydatki: 2-3 miesiące leży ten wniosek z tą jedną fakturą, potem dostajemy informacje mailem, że w trybie prawie natychmiastowym, trzeba dostarczyd jeszcze tyle dokumentów. Oczywiście dostarczamy, ale jest często tak, że musi byd obecny dziekan, podpisad za zgodnośd z oryginałem itd., złapad te wszystkie podpisy. Generalnie my mamy bardzo mało czasu, aby dostarczyd te dokumenty, po czym one znowu tam giną na jakieś 2 czy 3 miesiące i po tych kolejnych 3 miesiącach bo im termin kolejny biegnie od zgłoszenia tych poprawek, czy dokumentów, które chcieli dowiemy się może, że nam oddadzą te 2 tysiące albo, że uznają coś za wadliwe. Tak, że generalnie czas jest bardzo długi /IDI-B/. Trzeba jednak koniecznie pamiętad, o czym pisaliśmy już wcześniej, że do OPI w podobnym czasie mogło trafid nawet kilkadziesiąt wniosków o płatnośd, stąd też koniecznośd wyznaczenia odpowiednich terminów. W celu prawidłowego przedstawienia sytuacji warto też przyznad, że z drugiej strony zdarzały się sytuacje (i nie były to incydentalne przypadki), że co do zasady OPI wyrażało zgodę na przesłanie poprawek lub uzupełnieo z pewnym (niewielkim) opóźnieniem. Ponadto, jak mówili także niektórzy beneficjenci, jaki bądź termin dostarczenia nie zostałby ustalony i tak dla wielu osób będzie on za krótki. Niektórzy badani byli też świadomi możliwości innego podejścia do analizy wniosków o płatnośd, znając zasady, jakie obowiązują w I i II Priorytecie Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (szereg uczelni realizuje projekty w ramach tych dwóch priorytetów). W PO IG obowiązuje bowiem zasada, zgodnie z którą do wniosku o płatnośd nie trzeba dołączad kopii dokumentów księgowych, a tylko zestawienia wydatków. Próba dokumentów księgowych rozliczanych w ramach danego wniosku o płatnośd jest zaś później kontrolowana na miejscu przez specjalną kontrolę. Takie rozwiązanie minimalizuje wprawdzie pracę związaną z przygotowaniem wniosku o płatnośd, jednak z drugiej strony zwiększa ryzyko po stronie beneficjenta: jeżeli kontrola na miejscu (która niekiedy ma miejsce nawet w okresie kilku miesięcy po złożeniu wniosku o płatnośd) wykryje jakieś poważne uchybienia, to beneficjent musi dokonad zwrotu środków, związanych z takimi wydatkami, wraz z karnymi odsetkami. Dlatego częśd beneficjentów preferuje jednak, będąc świadomymi jego wad, obecnie obowiązujące rozwiązanie: Ja uważam, że *obecne rozwiązanie+ jest lepsze. Chociażby z tego względu, że jak się zrobi jakiś błąd w dokumencie, czegoś się zapomni, to jest to weryfikowane na bieżąco, a nie, że pojawi się kontrola za 2 lata i trzeba się cofnąd i jest problem, bo się już skooczył rok obrachunkowy, już nie wszystkie dokumenty księgowe można skorygowad. Więc ja uważam, że przy tak dużych projektach inwestycyjnych, jak się sporządza raz na kwartał wniosek, to naprawdę nie ma aż tak dużo tych dokumentów do kserowania. Lepiej tak, niż raz na 2 lata /IDI-B/. Po stronie OPI występowały też rozmaite problemy, których beneficjenci nie musieli byd zawsze świadomi. Przykładowo, dotyczyły one braku aktualizacji części procedur i dokumentów, związanych z analizą wniosków o płatnośd, do aktualnych przepisów prawa. Kwestie te leżały przeważnie poza kompetencjami OPI, które miało na nie tylko bardzo niewielki wpływ: Problemem dla nas z punktu widzenia Instytucji Wdrażającej jest także to, że w roku 2010 weszła nowa ustawa o finansach publicznych, a my dotąd nie mamy zaktualizowanych list sprawdzających do wniosku o płatnośd. Oczywiście w ramach własnych zasobów jakoś sobie te listy dostosowaliśmy, ale cały czas mamy informacje od Instytucji Zarządzającej, że pracują nad aktualnymi listami. To jest dla nas pewnym utrudnieniem, że są tam pytania, na które my tak naprawdę teoretycznie przynajmniej powinniśmy odpowiadad, a one już dawno się zdezaktualizowały, bo są odpowiednie do złego stanu prawnego, a 33

34 brakuje kilku pytao, które powinny byd wprowadzone po zmianie ustawy. Podobno ma byd to rozwiązane przy zmianie wytycznych do kontroli w tym *bieżącym+ kwartale /IDI-Z/. Inne problemy Beneficjenci wskazywali też niekiedy na wybrane drobne, ale dokuczliwe problemy, jakie mieli z wybranymi kwestiami: *Jest na przykład+ kwestia interpretacji, tego co jest stałe, a co ruchome. W wytycznych jest przytoczone, że ruchomymi to jest np. samochód, wiadomo, że komputer przenośny, czyli notebook jest ruchomym, bo można go wszędzie zanieśd, a stacjonarny też teoretycznie można przenieśd, powiedziano nam, że jeżeli jest podpięty do sieci, to już nie jest. Tak naprawdę każdy sprzęt, nawet duży, można wziąd np. na wózek, podnośnik i też przenieśd. I nie ma do tej pory jednoznacznej interpretacji. Ja też nie wiem, czemu to ma służyd, czy on jest ruchomy, czy on jest stały. Czekam po prostu aż coś się ocknie, bo wprowadzono ten podział, a ja dalej nie wiem, czemu on służy /IDI-B/. Specyficznym problemem, o którym wspominali tylko przedstawiciele jednej uczelni, jest kwestia ograniczonej kompatybilności programów komputerowych, wchodzących w skład typowych pakietów biurowych. Prawie wszystkie uczelnie korzystają bowiem z pakietu MS Office (który co prawda może też powodowad problemy, związane z jego różnymi wersjami; o tej kwestii jednak nikt nie wspominał), teoretycznie jednak jest też możliwe (tak jak czyni to jedna z uczelni) korzystanie z tzw. outsourcowego oprogramowania np. Open Office. Niestety, w rzeczywistości programy te nie są w pełni kompatybilne, co niekiedy powoduje problemy, związane z formatem plików i powodujące, że dokumenty utworzone np. w Open Office po ich otwarciu w MS Office ulegają rozformatowaniu. Temu problemowi zapobiegłoby stworzenie generatora wniosków płatniczych, na co jednak w ramach obecnego okresu programowania nie ma już raczej co liczyd, przede wszystkim ze względu na czas niezbędny do zrealizowania tego zadania Współpraca z IP Większośd uczelni wskazywała, że praktycznie nie miała okazji kontaktowad się z Instytucją Pośredniczącą (Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego, a obecnie Narodowym Centrum Badao i Rozwoju) w związku z realizacją projektu. Całośd kontaktów bieżących odbywała się bowiem z Instytucją Pośredniczącą II stopnia (Instytucją Wdrażającą), czyli z Ośrodkiem Przetwarzania Informacji. Nieliczne sytuacje kontaktów z IP dotyczyły przeważnie odwołao od decyzji OPI, przede wszystkim dotyczących nałożenia korekt finansowych. Doświadczenia z trybem odwoławczym były też zróżnicowane, znaczna częśd badanych wskazywała, że najczęściej Ministerstwo podtrzymuje decyzję podjętą przez Instytucję Wdrażającą: I tak naprawdę stoję na z góry przegranej pozycji, mnie przynajmniej nie są znane jakiekolwiek tryby odwoławcze. Jest tryb odwoławczy, z którego skorzystaliśmy już parę razy, do Instytucji Pośredniczącej, czyli Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z tym, że ten tryb odwoławczy, jest załatwiony w ten sposób, że Instytucja Pośrednicząca zawsze przychyla się do stanowiska Instytucji Wdrażającej. Natomiast na tym tryb odwoławczy się zamyka, nie mam do kogo się odwoład, za uznanie wydatku za niekwalifikowany, czy z nieuznaniem jakichś proponowanych przeze mnie zmian. Gdzie ja się z tym mogę odwoład? /IDI-B/. Stanowisko to wydaje się stawiad sprawę zbyt kardynalnie. Trzeba bowiem przyznad, że zdarzały się także inne sytuacje, gdy Instytucja Pośrednicząca uchylała decyzję OPI (w tym zakresie wypełniając funkcję organu odwoławczego). Dotyczyło to na przykład decyzji o nałożeniu korekt finansowych, związanych z nieprzestrzeganiem wytycznych, dotyczących przepisów o zamówieniach publicznych. A zatem, rozpoznawano sprawę i tam, gdzie było to zasadne uwzględniano elementy prowadzące do weryfikacji początkowej decyzji. 34

35 Także przedstawiciele IP wskazują, że ich kontakt z beneficjentami jest tylko incydentalny, że kontaktują się przede wszystkim z przedstawicielami IW. Jednocześnie jednak wysoko oceniają pracę IW, na przykład dotyczącą jakości wniosków o poświadczenia wydatków: Te poświadczenia są bardzo dobrze przygotowywane, wynika to z tego, że osoby zajmujące się poświadczeniem wydatków w Instytucji Wdrażającej mają bardzo wysoki poziom wiedzy merytorycznej i z reguły my te poświadczenia zatwierdzamy i przekazujemy dalej /IDI-Z/ oraz bardziej ogólnie: Pracę OPI należy oceniad bardzo dobrze / / pracę tych trzydziestu kilku osób. Są to osoby zmotywowane i dzięki temu bardzo efektywne. W zasadzie nie ma powodów by formułowad jakieś zastrzeżenia do pracy OPI. Oczywiście, zawsze*w każdej+ pracy zdarzają się mniejsze lub większe zgrzyty, ale mają one najczęściej charakter operacyjny. Generalnie, moim zdaniem, jest to bardzo sprawna Instytucja Wdrażająca, która wyrobiła sobie markę i zasługuje na to by nadal funkcjonowała. Trzeba też dodad, że jeszcze przed kilku laty nikt się nie spodziewał, że OPI tak dobrze da sobie radę, a to, że dało sobie radę wynika z organizacji pracy, jak i ludzi, których udało się tam zgromadzid /IDI-Z/ Współpraca z IW Generalnie współpraca z Instytucją Wdrażającą jest oceniana zdecydowanie pozytywnie, chod naturalnie wskazuje się także na pewne kwestie, które zdaniem badanych wymagają usprawnienia. Najbardziej korzystnie jest oceniana instytucja opiekunów projektów oraz ich dostępnośd i szybkośd przekazywania informacji: Pierwsza pozytywna uwaga dla OPI, to jest bezproblemowa dostępnośd do opiekuna, naprawdę na tym tle OPI wyróżnia się bardzo pozytywnie w stosunku do innych instytucji. Jest kontakt telefoniczny i mailowy, istnieje możliwośd uzyskania informacji ; [Opiekun projektu] zawsze odbiera telefon, odpisuje na maile. Jeśli nie umie odpowiedzied, bo zagadnienie dotyczy typowych spraw finansowych, którymi zajmują się inne osoby, to przekazuje i tamte osoby dzwonią, bądź mailują. Tu jest rewelacyjnie w porównaniu z innymi instytucjami /IDI-B/. Trzeba przy tym pamiętad, że większośd uczelni dysponuje znacznymi możliwościami porównywania sprawności działania przedstawicieli IW uczelnie bowiem realizują liczne projekty w ramach innych programów operacyjnych, przede wszystkim Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz regionalnych programów operacyjnych. Tymczasem doświadczenia ze współpracą z instytucjami wdrażającymi w poszczególnych programach są wielce zróżnicowane i jak wskazuje wiele osób na ich tle współpraca z OPI jest oceniana korzystnie: Ja mam porównanie z innymi działaniami, z innymi programami i na ich tle współpraca z OPI przebiega moim zdaniem naprawdę wspaniale. [W innym programie] przez dwa tygodnie w ogóle nie było kontaktu z opiekunem projektu i z nikim po stronie Instytucji Wdrażającej. W funduszach EOG mieliśmy taką sytuację, że zaproponowaliśmy aneks do umowy o dofinansowanie i chyba pół roku trwało zanim się udało wypracowad wspólne stanowisko na temat tego aneksu i się prawie projekt kooczył, a jeszcze nie było wiadomo, czy się uda tą umowę aneksowad. Więc, ja nie mówię, że jest idealnie w XIII Osi PO IiŚ, natomiast nie jest tak tragicznie /FGI/. Beneficjenci wskazywali też, że co do zasady interpretacje przekazywane przez pracowników OPI mają jednolity i spójny charakter i że generalnie ich kształt nie zależy od osoby je przekazującej np. konkretnego opiekuna projektu. Nieco gorzej wyglądała sytuacja przy rozpatrywaniu wniosków o płatnośd: szczegółowych zasad kwalifikowalności wydatków, sposobu opisywania faktur i szczegółów, związanych z prawidłowym wypełnieniem wniosku o płatnośd; tutaj kwestia była już znacznie bardziej złożona, co wiązało się z tym, że wnioski o płatnośd były analizowane przez inne osoby, niż opiekunowie projektów: Jeżeliby jedna osoba ciągle oceniała, to byśmy się jakoś docierali. A ja podejrzewam, że to oceniają różne osoby, dlatego, że przychodzą uwagi, gdzie wcześniej czegoś takiego nie było. Czyli przedtem było dobrze, a nagle się okazuje, że jest coś źle. Czasami te uwagi są zupełnie niezasadne. Jakby te osoby zupełnie nie wiedziały, co się dzieje w naszym projekcie. Z 35

36 ostatniego wniosku przykład - każą nam poprawid coś, co ma byd zgodne z jakimś harmonogramem, a okazuje się, że jest to niezasadne, bo ten harmonogram został zaktualizowany. W związku z tym to, co my mamy, jest prawidłowe /IDI-B/. W sferze analizowania wniosków o płatnośd przyjęte rozwiązania są oceniane nieco bardziej krytycznie. Pośród wywiadów z beneficjentami pojawiły się opinie, że może to wynikad z rotacji kadr w ramach OPI, co naturalnie pozostaje całkowicie poza kontrolą kierownictwa OPI i jest naturalną konsekwencją dynamiki na rynku pracy. Poza tym warto odnotowad, generalnie cenioną praktykę, sprowadzającą się do inicjowania komunikacji przez weryfikujących dokumentację: My tak myślimy, że każdy wniosek jest oceniany przez kogoś innego, nie ma takiej ciągłości. Możemy to porównad do wniosku w regionalnym programie, gdzie mieliśmy dedykowane dwie osoby, które zawsze sprawdzały nasze wnioski, czasami był np. telefon: dlaczego zrobiliście coś tak, albo coś takiego? I to była dośd szybka reakcja, bo ta osoba po prostu wiedziała, że jak robimy coś, to może coś takiego pojawid się. Była po prostu na bieżąco, mimo że miała tych wniosków sporo. Nie był to jej jedyny wniosek, tylko miała kilka takich instytucji. Było to najlepsze rozeznanie naszego projektu i zrozumienia tego, co w nim się dzieje /IDI-B/. 18 Beneficjenci wskazywali też często, że celowe mogłoby byd usprawnienie procesu komunikacji z osobami rozpatrującymi wnioski o płatnośd, chod kwestia ta jest dośd złożona i wymagająca głębszego namysłu. Generalnie chodzi o to, aby osoby analizujące wnioski o płatnośd i identyfikujące konkretne kwestie do poprawy, wskazywały (w tych przypadkach, w których jest to wykonalne), w jaki sposób należy dokonad poprawki danego elementu wniosku. Postulowano także, aby istniała możliwośd kontaktu (przynajmniej drogą mailową) z osobą rozpatrującą dany wniosek o płatnośd 19 : Ja mam taką uwagę, jeszcze z innych projektów, czego tutaj akurat nie ma. Jak są uwagi do wniosku, to wskazują, że należy wpisad taką i taką kwotę, a to należy zrobid tak a tak. Tutaj tego nie ma. Jest napisane tylko, że trzeba poprawid, czasami wiadomo, o co chodzi, a czasami nie, a gdyby było jasno wskazane to byłoby łatwiej / / jeśli to jest wniosek, który był 3 wnioski temu złożony, to my jesteśmy w tym momencie dużo dalej. Złożyliśmy kolejne wnioski, myślimy o zupełnie czym innym i nagle musimy się cofnąd w czasie, zobaczyd co tam napisaliśmy, dlaczego tak napisaliśmy i czasami np. znajdujemy coś co według nas jest OK, wtedy pojawia się kontakt z opiekunem, ktoś tam dzwoni i rozmawiamy, także to wydłuża. A tak mogłoby byd dużo szybciej /IDI-B/. Spostrzeżenie, dotyczące znacznego poziomu ogólności uwag zgłaszanych przez OPI do danego wniosku o płatnośd, pojawiało się w co najmniej kilku wywiadach. Taka sytuacja wydaje nam się trochę niezrozumiała, gdyż uwagi powinny raczej dotyczyd konkretnych błędów, czy niejasności, związanych z wnioskiem i powinny w nich byd zawarte wskazania, w jaki sposób dany błąd powinien zostad skorygowany, aby wniosek został zaakceptowany. Tymczasem informacje przekazywane przez niektórych przedstawicieli beneficjentów wskazują, że z takimi jasnymi i precyzyjnymi wskazaniami, jeśli chodzi o zakres niezbędnych poprawek, nie zawsze mamy do czynienia: Nie napiszą konkretnie, w których dokumentach brakuje jakiejś pieczątki tylko napiszą, że w przedstawionej dokumentacji brakuje opisu zgodnie z wytycznymi POIŚ. Przeglądamy całą dokumentację, te [prawie kilkaset] faktur i listy płac i patrzymy, czy wszystkie z tych wymaganych pieczątek i tych opisów na pewno są. / / *Albo taka uwaga+, że na opisach dokumentów między innymi brakuje pieczątek zgodnie z wytycznymi. Co to znaczy to między innymi? Bo ja znajdę dwie, trzy pieczątki, których brakuje, a zastanowię się, co to jest między innymi? Czy oni znajdą coś innego, czy oni wiedzą o czymś i chcą mnie zaskoczyd, ja nie wiem. Takie małe wtrącenie między innymi, rodzi zasadnicze różnice, przynajmniej dla mnie. I tak to wygląda, gdyby napisano konkretnie: na fakturze tej i tej brakuje tego i 18 Kwestie braku spójności uwag zgłaszanych do wniosków o płatnośd pojawiały się w co najmniej kilku wywiadach. 19 Kwestia usprawnienia komunikacji z osobami dokonującymi analizy wniosków o płatnośd pojawiała się dośd powszechnie zwracano na nią uwagę w ok % zrealizowanych wywiadów. 36

37 tego, na fakturze tej i tej brakuje tego i tego. Uważam, że byłoby nam dużo łatwiej i szybciej, niż ma byd to tak troszkę po omacku /IDI-B/. Obecnie przyjęte rozwiązania organizacyjne zakładają, że wszelka komunikacja z pracownikami OPI, w tym osobami zajmującymi się weryfikacją wniosków o płatnośd, dokonuje się za pośrednictwem opiekuna projektu. Takie rozwiązanie ma szereg zalet dzięki temu jedna osoba dysponuje całkowitą wiedzą na temat projektu, nie pojawia się też ryzyko niespójnych interpretacji, gdyż całośd komunikacji z beneficjentem kontroluje jedna osoba. Niestety ma ono też jedną zasadniczą wadę: w przypadku bardziej złożonych kwestii pojawiają się problemy komunikacyjne. Jeśli bowiem osoba weryfikująca wniosek o płatnośd zgłasza jakieś uwagi, czy prosi o poprawki lub uzupełnienia, to dana uczelnia nie ma możliwości skontaktowania się z nią bezpośrednio, lecz tylko za pośrednictwem opiekuna projektu. Taka zaś sytuacja nie dośd, że opóźnia proces wyjaśniania rzeczywistego znaczenia przekazanej uwagi, to dodatkowo jeszcze prowadzi do nieuniknionych zakłóceo w komunikacji. W wielu kwestiach bowiem najbardziej efektywna jest komunikacja ustna, w ramach której dokonane ustalenia są następnie potwierdzane pisemnie (na przykład drogą mailową). W przypadku badanych projektów taka możliwośd co do zasady nie istnieje, co zdaniem przedstawicieli beneficjentów nie jest korzystnym rozwiązaniem: Najbardziej istotne rzeczy to kontakt do osoby, która weryfikowała i ma uwagi, żebyśmy bezpośrednio mogli zapytad, a drugie, to żeby formułowała propozycje *prawidłowego rozwiązania+. Ja rozumiem, że oni mogą mied dużo pracy i nie chcied podad swojego numeru telefonu, żeby ludzie im wydzwaniali. Ale mogliby dad adnotacje, że wszystkie uwagi i wątpliwości prosimy kierowad na maila. Wtedy byśmy wysłali to, do czego mamy wątpliwości, tamta osoba by nam odpisała albo do nas by zadzwoniła ; Dużo lepiej byłoby, *gdyby można było się+ zdzwonid albo nawet spotkad, powiedzied no tu mieliśmy na myśli pisząc to i to bo Paostwo zrobili źle, jednak w piśmie rozległym na kilka stron trudno jest to wszystko przekazad. A kiedy próbowaliśmy czasem kontaktów bezpośrednich, to jednak było to źle widziane i opiekun projektu zwracał nam uwagę, że wszystko musi iśd przez niego i że nie możemy inaczej. Co innego by było, gdyby opiekun otrzymywał korespondencję do wiadomości i wiedział, że się kontaktujemy a nie, że on przekazuje nasze pytania dalej i my nie mamy innej możliwości porozmawiad /IDI-B/. Niektórzy beneficjenci wskazywali też inne możliwości usprawnienia procesu weryfikacji wniosków o płatnośd, dzięki pewnym usprawnieniom w komunikacji. Jedno rozwiązanie mogłoby polegad na wydzieleniu z grona osób analizujących wnioski o płatnośd osoby do kontaktów z beneficjentami: Ja uważam, że tam *w gronie osób analizujących wnioski o płatnośd+ powinna byd osoba, jakby cały czas na etacie przez wszystkie 5 dni w tygodniu, która by była dostępna dla wszystkich beneficjentów. Czy na zmianę, żeby te osoby były przynajmniej ze dwie, które udzielałyby takich informacji /IDI-B/. Tego typu rozwiązanie nie usuwałoby jednak zasadniczego problemu, jakim jest użytecznośd kontaktów z osobą zajmującą się konkretnym wnioskiem, stąd też nie wydaje się ono najszczęśliwsze, Inny, znacznie bardziej uzasadniony, zgłaszany pomysł miałby polegad na wydzieleniu na potrzeby beneficjentów finansowego opiekuna projektu, który odpowiadałby wyłącznie za analizę wniosków o płatnośd i pozostawałby w kontakcie z beneficjentem. Dzięki temu dana osoba znałaby specyfikę projektu i w szczególności przyjęte na danej uczelni rozwiązania rozliczeniowo-księgowe, co pozwoliłoby na unikanie nieporozumieo oraz zachowanie spójności uwag zgłaszanych do wniosków rozliczeniowych. Także kwestia sposobu komunikacji z osobami zajmującymi się analizą wniosków o płatnośd jest doskonale znana OPI, które jednak podtrzymuje swą opinię, co do tego, że obecnie przyjęte rozwiązania, mimo swoich pewnych wad, są w sumie korzystniejsze i mniej ryzykowne, niż rozwiązania alternatywne. Zdaniem OPI, zachowanie pisemnej formy komunikacji jest absolutnie niezbędne w celu unikania nieporozumieo i wątpliwości, zaś w przypadku precyzyjnego zadania pytania i szczegółowego opisania problemu, nie powinno byd problemów z pozyskaniem dokładnej odpowiedzi: Pytania *beneficjentów+ są przekierowywane mailowo bezpośrednio w tym samym 37

38 brzmieniu do tych osób, które się zajmują weryfikacją wniosków i one odpowiadają. Unikamy raczej wiążących wyjaśnieo telefonicznych, bo później beneficjenci nam zarzucają, a ja w rozmowie tej i tej ustaliłem to i to. I nie można stwierdzid czy ta osoba to powiedziała, kto ma rację. Więc jest to za bardzo ryzykowne, dlatego preferujemy kontakt mailowy /FGI/. Wydaje się, że w tej kwestii jest możliwe kompromisowe rozwiązanie, polegające na tym, że uzgodnienia telefoniczne pomiędzy osobą dokonującą analizy wniosku o płatnośd, musiałyby byd zawsze potwierdzane przez nią pisemnie (np. mailowo), koniecznie z kopią do opiekuna projektu. Kluczowym problemem pozostaje natomiast wypracowanie procedury, w ramach której umożliwienie kontaktów telefonicznych z osobami analizującymi wnioski o płatnośd nie doprowadziłoby do sparaliżowania pracy tego działu. Kwestią budzącą obawy beneficjentów było też przerzucenie na nich całości ryzyka, związanego z prawidłową, zgodną z przepisami, realizacją projektu. Problem ten nie istniałby (lub miałby o wiele mniejsze znaczenie), gdyby zasady te były uregulowane odpowiednimi przepisami prawa (a nie wytycznymi, czy zmieniającymi się interpretacjami, mającymi de facto charakter prawa powielaczowego ). W obecnej bowiem sytuacji nawet beneficjent realizujący projekt w dobrze zorganizowany, profesjonalny sposób nie ma pewności, czy w przyszłości jakiś aspekt realizacji projektu nie zostanie zakwestionowany przez instytucje kontrolne. Sytuację utrudnia także brak ostateczności kontroli wniosków o płatnośd, dokonywanej przez OPI; to, że dane wydatki zostaną zaakceptowane nie oznacza, że prawidłowośd ich dokonania nie może zostad w przyszłości podważona: Brakuje mi jednego, że jeżeli kontrola OPI jest pozytywna, to nie powinno byd tak, że przyjdzie druga kontrola i zarzuci, że jest źle. I tego mi brakuje, to jest ciągle poruszane, ale na to nie mamy wpływu i to nas najbardziej boli tak naprawdę /FGI/. Dodatkowo beneficjenci wskazują na znaczną drobiazgowośd i stopieo sformalizowania kontroli, realizowanych przez instytucje krajowe, w przeciwieostwie do tych realizowanych przez instytucje unijne: *OPI+ cały czas argumentuje, że obawia się, że jak przyjdzie kontrola z Brukseli, to nie wiadomo, co będzie. Ale myśmy kontrolę z Europejskiego Trybunału Obrachunkowego mieli w różnych projektach badawczych i wiem jak te kontrole wyglądają. Nikt nie patrzy na *drobne szczegóły formalne]. Jakoś to naprawdę funkcjonuje w całej Unii, na pewno nie funkcjonuje w tak skomplikowany sposób /IDI-B/. Największe obawy dotyczą zaś czego można się zresztą było spodziewad kontroli, dotyczących prawidłowości prowadzenia zamówieo publicznych i ryzyka nałożenia korekt finansowych w razie wykrycia nieprawidłowości: To też jest frustrujące, że może przyjśd kolejna instytucja, a izby skarbowe, które kontrolują, mają dużo wyższy ten taryfikator, niż ministerialny. Jeśli jest korekta od 5 do 25%, to z reguły jest tak, że nakłada się tę najniższą, a jak przyjdzie wyższa kontrola, to nakładają tę większą. Czasami lepiej zgodzid się na tę większą, bo ktoś może potem przyjśd i nałożyd jeszcze większą. Nie ma tej pewności, że jeśli jest kontrola i jest wszystko dobrze *to jesteśmy bezpieczni+. Później może przyjśd [kolejna kontrola] i za chwilę zakwestionowad nam te wydatki a wiadomo, im czas płynie i te wydatki, a potem ewentualne zwroty i odsetki są coraz wyższe /IDI-B/ Wsparcie dla beneficjentów W dośd powszechnej opinii, o ile OPI sprawnie zapewnia bieżące wsparcie beneficjentom, jeśli chodzi o obowiązujące przepisy i wytyczne, to brakuje nieco wsparcia, które by miało w mniejszym stopniu charakter kontrolno-sprawdzający (jakie zapewnia OPI), w większym zaś stopniu charakter dzielenia się wątpliwościami, związanymi z realizacją projektu i utrzymaniem jego rezultatów do kooca okresu trwałości. Jak wskazywało wielu beneficjentów, zespoły projektowe na uczelniach muszą niekiedy same podejmowad czasami dosyd trudne decyzje. Nikt ich oczywiście z tego obowiązku nie zwolni, chodzi natomiast o to, aby miały one w takiej sytuacji jakieś wsparcie: Problem jest taki, że właśnie usłyszeliśmy, że to musimy rozwiązad u siebie wewnętrznie. Natomiast czasami brakuje właśnie takiej pomocy, żeby nie tylko byli tym audytorem i kontrolerem, ale żeby też pomagali w rozwiązywaniu problemów. [OPI to] bardziej kontroler, na tym się bardziej skupiają, no tego nie można im odmówid, 38

39 kontrolują wszystko co mogą i co też jest niepotrzebne. /IDI-B/. Takie postulaty, dotyczące pełnienia przez IW (lub też inną instytucję) roli polegającej na wspieraniu beneficjentów i pomocy w rozwiązywaniu bieżących problemów pojawiają się dośd powszechnie: Brakuje mi takiej roli, że jak mamy problem, tak jak w naszym projekcie wyszło to bardzo wyraźnie, że *mamy bardzo poważne problemy z wykonawcą+, a wcześniej nam były zabrane środki, bo były oszczędności przetargowe, częśd tych środków mamy zabranych, teraz nie wiadomo, czy te oszczędności, które nam zostały, pozwolą zrealizowad ten projekt w *oryginalnie założonym+ kształcie, beneficjent sam musi szukad rozwiązao. A nie ma takiego oparcia w IW. Ja tego nie zauważyłem /IDI-B/. Ta uwaga jest bardzo interesująca i generalnie dotyczy rozwiązao, z którymi mamy do czynienia w wielu programach operacyjnych. W okresie przedakcesyjnym, np. w ramach programu Phare, beneficjenci korzystali często ze wsparcia zewnętrznych doradców, zapewnianych przez odpowiednie instytucji publiczne (oczywiście warto pamiętad, że jakośd świadczonego doradztwa mogła byd dośd zróżnicowana). Tymczasem obecnie w większości sytuacji są oni pozostawieni sami, wobec instytucji odpowiadających za dane Działanie, chod naturalnie nie ma przeszkód, aby korzystano finansując to z własnych środków z zewnętrznych doradców. Liczba skomplikowanych i zmieniających się aktów prawnych oraz wytycznych powoduje, że instytucje wdrażające koncentrują się na kontroli ich przestrzegania przez beneficjentów (same są bowiem z tego rozliczane); w coraz mniejszym natomiast stopniu można z ich strony liczyd na wsparcie doradcze. Przedstawiciele niektórych uczelni 20 zwracali także uwagę na fakt, że brakuje im możliwości spotkao z przedstawicielami OPI (szczególnie z opiekunem projektu) w miejscu realizacji projektu, tak, aby była możliwośd przedyskutowania bieżących problemów i sposobów ich rozwiązao i aby w takim spotkaniu mógł brad udział cały zespół projektowy, a nie tylko jego jeden przedstawiciel (jak to przeważnie ma miejsce w przypadku spotkao odbywanych w Warszawie). Niektórzy beneficjenci zwracali też uwagę na fakt, że jeśli niektóre uczelnie są wskazywane jako wzorowe w kontekście jakości przekazywanych przez nie wniosków o płatnośd i sposobu rozliczania wydatków (w tym kontekście wskazywano Politechnikę Koszalioską), to warto by przekazywad innym uczelniom wzory dokumentów używanych przez taką uczelnię: Jest opracowany jako wzorcowy przykład Koszalin. Byłby świetnym przykładem dla wszystkich nas, o wiele mniej pracy miałby też i OPI, my tak samo, wszyscy by wiedzieli. Jakie dokumenty należy teraz przedstawid, jak należy to opisad. Po prostu dad nam nawet przykład. Nie ma czegoś takiego właśnie, nie ma, a tym bardziej, że dlaczego my właśnie cały czas się dostosowywaliśmy *do wymagao OPI+. Dlatego, że u nas jest wiele projektów realizowanych obecnie na [naszej uczelni] i każdy program, każdy projekt ma inny sposób przedkładania tych wydatków. Przedkładania dokumentów potwierdzających poniesione wydatki i żeby teraz osoby, które do tej pory były zaangażowane w wielu projektach, miały jakąś wiedzę, wiedziały, jak to należy *robid+. Okazało się, że OPI jest zupełnie specyficzną instytucją, która wymaga zupełnie czegoś innego *niż inne instytucje wdrażające+ /IDI-B/. W tym kontekście zwracano także niekiedy uwagę na przydatnośd zamieszczania na stronie OPI lub rozsyłania do beneficjentów większej liczby przykładów i praktycznych wyjaśnieo. Sfera rozliczeo finansowych jest dośd skomplikowana i często informacje zawarte w wytycznych i przekazywane na szkoleniach nie są wystarczająco jasne i precyzyjne. W takiej sytuacji dobrze przygotowane przykłady prawidłowych i szczególnie nieprawidłowych rozliczeo mogłyby byd niesłychanie pomocne. Stosunkowo pozytywnie były też oceniane organizowane przez OPI szkolenia, chod w różnych kwestiach organizacyjnych pojawiały się zróżnicowane opinie. Przykładem tego może byd organizacja szkoleo w modułach 1-dniowych vs. 2-dniowych. Szkolenia jednodniowe są z jednej strony mniej absorbujące dla uczestników, oznaczają bowiem tylko jednodniową nieobecnośd w pracy. Z drugiej jednak strony, w przypadku uczelni położonych w dużym oddaleniu od Warszawy, oznaczają one 20 Postulat taki zgłaszali przedstawiciele 3 uczelni. 39

40 koniecznośd odbycia długiej i męczącej podróży w obie strony oraz uczestnictwa w szkoleniu tego samego dnia. Z kolei szkolenia dwudniowe pozwalają na bardziej spokojne przedyskutowanie omawianych tematów i wymianę doświadczeo z innymi uczestnikami szkolenia, a także łatwiejsze omówienie nurtujących kwestii z przedstawicielami OPI. Po raz kolejny (wątek ten pojawiał się też dośd często we wcześniejszych badaniach ewaluacyjnych, dotyczących XIII Priorytetu) wskazywano też bardzo ważną dodatkową rolę, jaką mogą pełnid szkolenia, polegającą na ułatwieniu wymiany informacji i wzajemnych doświadczeo. Jest to jednak możliwe tylko w przypadku szkoleo 2-dniowych i szczególnie w sytuacji zakwaterowania uczestników w jednym hotelu, co nie jest łatwe, biorąc pod uwagę to, że przeważnie uczestnicy muszą finansowad zakwaterowanie z własnych środków: Ostatnio było takie fajne szkolenie 2-dniowe. Było zorganizowane w kilku hotelach, więc wszyscy gdzieś tam rozeszli się po szkoleniu, była kolacja i każdy rozszedł się w swoją stronę, nie było nawet kiedy porozmawiad, a teraz OPI zorganizował takie szkolenie, że był nocleg w jednym hotelu, więc była duża integracja. Cały zespół OPI dosyd szybko uciekł, bo to jest w ich mieście, ale my między sobą wymieniliśmy doświadczenia, mogliśmy porozmawiad /IDI-B/. Z tego punktu widzenia, jako bardzo korzystną należy ocenid wprowadzoną od czerwca (dzięki zmianie zasad kwalifikowalności w ramach pomocy technicznej) możliwośd finansowania dojazdu i noclegu uczestników; wcześniej nie było to niestety możliwe. Mimo tego, że organizowane szkolenia miały charakter praktyczny, to nadal, zdaniem wielu badanych, należy wzmacniad ich element warsztatowy i dyskusyjny, aby w jak największym stopniu wykorzystad obecnośd na szkoleniu przedstawicieli beneficjentów, którzy borykają się z konkretnymi problemami i osób, które są w stanie pomóc im w rozwiązaniu takich problemów. Tego typu sytuacje dotyczą najczęściej szkoleo jednodniowych, których czas trwania jest ograniczony, ze względu na czas odjazdu i przyjazdu pociągów. Są tam niby jakieś miejsca na pytania, ale to jest tak, że mają paostwo jakieś pytania nikt się nie zgłosi i już lecą dalej. A tak naprawdę, po takim szkoleniu *szkoda, że+ nie ma z kolei jakiegoś takiego może drugiego spotkania. Może gdyby to było dwudniowe, to by to miało większy sens. Tak naprawdę po szkoleniu, np. po ostatnim, rodzi się u nas mnóstwo pytao, tak naprawdę 15 wątpliwości wychodzi po szkoleniu, otwierają się oczy na jakieś wytyczne, których człowiek wcześniej nie kojarzył, wiążę to dopiero ze swoją sytuacją w projekcie i dopiero rodzą się te pytania. Nie ma takiej możliwości bieżącej wymiany, bo najlepsza by była taka możliwośd, gdyby to można było robid już na szkoleniu, w jakichś przerwach, czy [w formie] warsztatów w mniejszych grupach, aby na spokojnie problem rozważyd. A my mamy tylko możliwośd napisania maila i oczekiwania na odpowiedź. Co oznacza znowu sformułowanie tych 15 pytao z uzasadnieniem, opisem całej sytuacji, to jest znowu jakaś epistoła, którą trzeba stworzyd. Potem znowu czeka się 3 tygodnie, dostanie się jakąś odpowiedź, no może przesadzam, może po 7 dniach dostaniemy. Ale generalnie nie ma znowu tej możliwości bezpośredniego wyjaśnienia na bieżąco /IDI-B/. Badani wskazywali też, że niektóre szkolenia, które powinny byd pomocą dla beneficjentów, mają ich de facto przestraszyd: Ja po każdym szkoleniu jestem dodatkowo przestraszony coraz bardziej; bo to o to chodzi w tych szkoleniach; to są szkolenio-straszenia /FGI/. Ta kwestia jest nieco bardziej złożona, jak się wydaje owo straszenie uczestników ma uświadomid im zagrożenia, związane z nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów i wytycznych, stąd też intencje osób straszących są jak najlepsze; rzeczywiście natomiast takie podejście może byd subiektywnie odbierane w rozmaity sposób. Niekiedy zwracano też uwagę na fakt, że informacje i wskazania przekazane na szkoleniach nie były następnie stosowane w praktyce: Zdarzały się takie sytuacje, że udzielana była informacja, która potem nie do kooca była przez samo OPI respektowana. Nie będę wskazywał nikogo palcem ani z imienia i nazwiska, ale takie sytuacje miały miejsce i to jest trochę frustrujące, bo usłyszymy jedno, robimy to, co każą, a okazuje się, że wniosek trzeba poprawiad /IDI-B/. 40

41 Jeśli chodzi o zakres dostępnych szkoleo, to dośd powszechnie był on uznawany za dostosowany do potrzeb beneficjentów. Pojawiały się natomiast pojedyncze pomysły dotyczące szkoleo, które mogłyby byd przydatne beneficjentom. Ponieważ znaczna grupa uczelni kooczy już roboty budowlane i przystępuje do przetargów na sprzęt i wyposażenie, zatem wskazywano, że byd może warto by przeprowadzid szkolenie, dotyczące przygotowywania przetargów na tego typu zamówienia. Jedna z uczelni zwracała też uwagę na zasadnośd przeprowadzenia szkolenia, dotyczącego zasad zamykania projektu i jego koocowego rozliczenia, a także przypomnienia obowiązków, jakie spoczywają na uczelni w trakcie tzw. okresu trwałości. Niewykluczone zresztą, że tego typu szkolenia są już obecnie przygotowywane. Częśd szkoleo jest prowadzona przez wykładowców zewnętrznych, częśd zaś przez pracowników OPI. W dośd powszechnej opinii bardziej przydatne są szkolenia prowadzone przez przedstawicieli OPI, mają one też znacznie bardziej bezpośrednie przełożenie na bieżącą realizację projektów i wzajemną współpracę: Szkolenia z OPI są na tyle ciekawsze i bardziej przydatne dla nas, bo oni podają żywe przykłady z projektów. Ekspert opowiada o pewnych kwestiach ogólnie, ludzie się dopytują i omawiają swoje problemy i te szkolenia też są ciekawe. Ale OPI zwraca już uwagę, bo oni mają obraz pełny tej sytuacji, ponieważ realizują te projekty razem z nami i wiedzą, jakie problemy występują najczęściej /IDI-B/ Konkluzje na przyszłość Nie wiadomo jeszcze, czy podobnego rodzaju projekty dla uczelni wyższych będą realizowane w kolejnym okresie programowania unijnego w latach Można założyd, że jest to niewykluczone, chod zapewne skala wsparcia będzie istotnie mniejsza od tej, z którą mamy do czynienia obecnie. W kwestii tej nie zostały jednak jeszcze podjęte żadne ostateczne ustalenia, dlatego też opisane poniżej kierunki ewentualnych modyfikacji zasad realizacji projektów od strony finansowej mają bardzo wstępny charakter. W sytuacji, gdyby wsparcie tego typu było kontynuowane warto zwrócid uwagę na fakt, że uczelnie doskonalą i modernizują swoje procedury i systemy obiegu dokumentów. Niektóre z nich przechodzą na elektroniczne systemy obiegu dokumentów 21 : W tej chwili jesteśmy na etapie przygotowywania systemu obiegu dokumentów elektronicznie. Wtedy będzie to inaczej wyglądało, bo będzie jedno miejsce nadawcze, gdzie wszystko będzie trafiad, wtedy będzie rozdysponowywane i będziemy już wszystko opisywad w wersji elektronicznej. Ale na razie jest przygotowywany zakres tego systemu, koncepcja jak to powinno wyglądad. Na pewno się *wiele+ zmieni, tylko nie w tym projekcie kluczowym, no bo tu już kooczymy /IDI-B/. Tego typu zmiany powinny byd zatem brane pod uwagę, w sytuacji przygotowania zasad finansowania i rozliczania projektów w kolejnym okresie programowania. Warto zresztą zwrócid uwagę na fakt, że w jednym przypadku kwestia budzi pewne wątpliwości i kontrowersje już w ramach rozliczania obecnie realizowanych projektów: Wystąpił spór *związany+ z tym dokumentem, *formularzem ZUS+, który byliśmy zmuszeni złożyd. Bo druk jest generowany w wersji elektronicznej i jest to druk, który nie jest składany w wersji papierowej, OPI na nas wymusiło żebyśmy ten dokument opisywali, składali zgodnie z ich wytycznymi. I nie przyjęli żadnego wytłumaczenia, że po prostu uważam, że w tym przypadku nie da się *go+ opisad w wersji elektronicznej na odwrocie i wysład. Na prośbę OPI składany ten dokument u nas w biurze jako oryginał, w wersji papierowej i z tej wersji papierowej jest zrobiona kopia i podpisana za zgodnośd z oryginałem /IDI-B/. 21 Nie dysponujemy pełnymi danymi, co do liczby uczelni wdrażających takie systemy wątek taki pojawiał się tylko w pojedynczych wypowiedziach, natomiast można zakładad, że proces takich zmian będzie narastał. 41

42 Bezwzględnie natomiast warto rozważyd na przyszłośd bardzo znaczne uproszczenie systemu sprawozdawczości, aby unikad przekazywania dziesiątek, czy nawet setek kilogramów dokumentów papierowych. Na ten aspekt zwracało uwagę bardzo wielu beneficjentów: Jak program się nazywa Infrastruktura i środowisko, a produkujemy tony papierów po 300 stron, bo nie możemy złożyd do aneksu jakichś 10 kartek, tego co się zmieniło, *to jest to bardzo osobliwe+. Zmienia się kilka rzeczy i nie możemy zmienid aneksu do studium wykonalności, musimy od nowa studium wykonalności i wniosek drukowad. Tony papieru, tutaj kolejne wersje umowy i aneksów sobie rosną. Drukujemy po kilka razy to nasze wspaniałe studium wykonalności, które kilkaset stron zajmuje, a tych aneksów jest wiele, bo mamy jakiś harmonogram działao, zmieniamy kwotę, bo mamy oszczędności, dzięki przetargowi wyłaniamy wykonawcę taoszego. / / Będziemy się na pewno starali komasowad te zmiany w ramach wspólnych aneksów, natomiast za każdym razem jest to drukowanie olbrzymich ilości dokumentacji i podpisywanie za zgodnośd z oryginałem i pilnowanie, żeby się tam żadna strona nie wymieniła, ani nic, jak tak naprawdę chodzi o jedną konkretną zmianę /IDI-B/. Trudno w tej kwestii nie zgodzid się całkowicie z autorem tej uwagi. Nawet, jeśli wprowadzenie odmiennych rozwiązao nie jest bardzo łatwe (a zapewne nie jest), to aspekt środowiskowy (marnowanie znacznych ilości papieru) powinien powodowad, że sytuacja ta powinna jednak ulec radykalnej zmianie. Kolejną (powiązaną z poprzednią) kwestią, do poważnego rozważenia w kolejnym okresie programowania, będzie też zakres i sposób weryfikacji dokumentów beneficjenta. Obecne rozwiązanie jest wprawdzie bardzo pracochłonne dla beneficjenta, jak i dla pracowników OPI, jednak minimalizuje ryzyko popełnienia błędu. W przyszłości warto natomiast byd może rozważyd pozostawienie beneficjentom wyboru pomiędzy obecnie obowiązującym, pracochłonnym i sformalizowanym, za to dośd bezpiecznym systemem, a wspomnianymi już wcześniej rozwiązaniami opracowanymi w ramach I oraz II Osi Priorytetowej PO IG, w ramach których beneficjenci składają tylko wniosek o płatnośd wraz z listą dokumentów księgowych, zaś próbka oryginalnych dokumentów (uzupełniających wniosek o płatnośd) jest kontrolowana na miejscu, przez specjalną kontrolę (w tym przypadku jednostką wybraną do realizacji działao kontrolnych jest Fundacja Fundusz Współpracy). Oba, dośd od siebie różniące się rozwiązania mają swoje wady i zalety, byd może zatem warto zastanowid się nad ich połączeniem, na przykład w taki sposób, aby pierwsze wnioski o płatnośd były kontrolowane szczegółowo, zaś kolejne (w przypadku osiągnięcia zadowalającego, niezbyt wysokiego poziomu błędów w poprzednich i na wniosek samej uczelni) mogłyby podlegad już wyłącznie kontroli na miejscu. Obecnie przyjęte rozwiązania (oczywiście mimo swych pewnych zalet) są powszechnie uważane za dośd skrajne, czemu daje wyraz następująca wypowiedź: Nie do kooca rozumiem rolę OPI. Bo ja tak naprawdę w tym wniosku *o płatnośd+ przekazuję im wszystko. Dosłownie wszystko, łącznie z wydrukami z systemu FK, gdzie jest potwierdzenie, że coś zostało zaksięgowane. *W takiej sytuacji] nie bardzo sobie wyobrażam, jak będzie wyglądała kontrola na miejscu. Nie wiem, co oni mają sprawdzad. A tak naprawdę właśnie po to jest taka instytucja, która nas weryfikuje, żeby jakoś nam zaufad. Skoro my się zobowiązujemy, oświadczamy różne rzeczy, a ja jeszcze muszę przedstawiad te wszystkie wydruki, wydruki muszą byd podpisane przez upoważniony podmiot, to pozostawiam to bez komentarza. Ten biedny kanclerz musi ten podpis złożyd 150 razy. Jest to bardzo uciążliwe, nie rozumiem, czemu to ma służyd. Bo i tak mają byd te kontrole na miejscu i tak. Co oni tu będą robid? Ja mówię na podstawie doświadczeo innych projektów, w których składany jest po prostu wniosek, formularz wniosku /IDI-B/. 42

43 5. USTALENIA Z BADAŃ ILOŚCIOWYCH 5.1. Doświadczenia respondentów badania CATI Respondenci badania CATI - osoby odpowiedzialne w strukturach beneficjentów za obsługę rozliczeo finansowych projektów XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ w znacznej większości (69%) posiadają doświadczenia w rozliczaniu projektów finansowanych z funduszy unijnych. Doświadczenia te wynikają z rozliczania innych projektów unijnych, w których realizację badane osoby zaangażowane były już wcześniej. Oznacza to, że prezentowane w niniejszym badaniu opinie artykułowane są w przeważającej mierze przez respondentów, którzy posiadają dobre podstawy do dokonywania rzeczowych porównao przebiegu procesów rozliczania finansowego w ramach projektów XIII Osi Priorytetowej w stosunku do innych działao wspierających. Rys Posiadanie wcześniejszych doświadczeo w dziedzinie rozliczeo finansowych w projektach dotowanych z funduszy unijnych. Źródło: badanie CATI. Istotny jest również fakt, że te wcześniejsze doświadczenia w przypadku znacznej części respondentów gromadzone były w toku pracy w innych instytucjach, niż instytucja, w której aktualnie respondent zajmuje się rozliczaniem finansowym środków unijnych (w ramach projektu XIII Osi Priorytetowej). W ten sposób, w przypadku ponad połowy respondentów, ich doświadczenia uwzględniają również inne środowisko organizacyjne podmiotu beneficjenta. Czynnik ten niewątpliwie wzbogaca posiadane doświadczenia, nie ograniczając ich jedynie do specyfiki organizacyjnej aktualnego miejsca pracy. Tab Źródła doświadczeo w zakresie obsługi rozliczeo finansowych w projektach unijnych. Instytucja, w której obecnie respondent dokonuje rozliczeo finansowych (beneficjent projektu XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ) Inna instytucja Źródło: badanie CATI. 58,5% 51,5% Ponadto należy zaznaczyd, że w przypadku prawie 60% badanych, okres posiadanych doświadczeo w rozliczaniu finansowym projektów przekracza 3 lata. W całej zaś grupie respondentów dominują 43

44 osoby o doświadczeniach 5-6 letnich; ponadto, prawie 1/5 osób dysponuje doświadczeniami ponad sześcioletnimi. Natomiast średni okres doświadczenia wynosi nieco ponad 4 lata 22. Rys Liczba lat doświadczenia w rozliczaniu projektów unijnych. Σ = 59,7% Źródło: badanie CATI. Średni okres zaangażowania respondentów w obsługę rozliczeo finansowych projektów XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ wynosi około 24 miesiące. Oznacza to, że w poważnej większości osoby te uczestniczą w realizacji projektów od ich zapoczątkowania. Mają one zatem możliwośd szerszego spojrzenia na cały proces rozliczeniowy, w szczególności zaś zachodzące w jego toku zmiany / modyfikacje obowiązującego systemu rozliczeo. Równocześnie uzasadnione jest stwierdzenie niskiego stopnia fluktuacji kadr, odpowiedzialnych za realizację rozliczeo finansowych projektów. Jest to niewątpliwie czynnik sprzyjający dalszemu, stopniowemu doskonaleniu jakości zadao realizowanych w ramach wdrażanych projektów XIII Priorytetu Ocena procesów przygotowania i realizacji wniosków o płatność Ocena systemu zarządzania finansowego i rozliczeo projektów w ramach XIII Osi priorytetowej PO IiŚ musi w znaczącej mierze bazowad na opiniach beneficjentów projektów, odnoszących się do procesów przygotowywania wniosków o płatnośd oraz ich realizacji (obejmującej również przekazywanie płatności, postad dokumentacji źródłowej, zawierającej regulacje na temat sposobu opracowywania wniosków płatniczych oraz dokumentów uzupełniających). Interpretacja stanowisk artykułowanych przez respondentów badania ilościowego 23, dotyczących problemów napotykanych w trakcie sporządzania wniosków o płatnośd, w ramach realizowanych projektów, skłania do konkluzji, iż obecna postad wniosku płatniczego oraz wymogi dotyczące jego przygotowania pozostają średnio skomplikowane. Skutkuje to występowaniem pewnych problemów w toku opracowywania wniosku. Ich skala nie ma jednak kluczowego znaczenia. Podsumowanie stanowisk respondentów w tej kwestii zawiera kolejny rysunek. 22 Wielkośd po odrzuceniu wartości skrajnych. 23 Przedstawiciele w zespołach projektowych kierujący / biorący udział w przygotowywaniu wniosków o płatnośd wraz z dokumentacją uzupełniająca. 44

45 Rys Czy w ciągu ostatniego roku doświadczyli Paostwo problemów wynikających z niejasności, w jaki sposób sporządzid wniosek o płatnośd lub jak powinny wyglądad dokumenty uzupełniające do wniosku (załączniki)? Źródło: badanie CATI. Informacje napływające od badanych przedstawicieli beneficjentów wskazują, iż w dośd znacznej liczbie przypadków opracowanie wniosków wywołuje określone problemy (41%), aczkolwiek w całej badanej populacji nie mają one decydującego znaczenia, gdyż porównywalnie licznie (a nawet z pewną przewagą, 45%) kształtują się opnie wskazujące, iż proces ten nie nastręcza żadnych specjalnych problemów. Jednocześnie, udział stanowisk wskazujących jednoznacznie na występowanie wielu kwestii problematycznych jest wyraźnie mniejszy. Udział takich opinii wynosi tylko około 14%. Respondenci badania ilościowego wskazywali również na te elementy wniosku o płatnośd, które ich zdaniem okazują się najbardziej problematyczne. Najczęściej wskazywano na dwa takie elementy tj.: (i) tabelę 17 (harmonogram) oraz (ii) tabelę 13 (postęp finansowy projektu) 24. Odwołując się do kolejnych opinii respondentów, wnioskowad można, iż pojawiające się problemy znajdują swe podłoże w jakości dokumentacji, zawierającej wskazania na temat przygotowywania wniosków o płatnośd (rys ). Chod w przeważającej mierze wyrażane są opinie uwypuklające całkowitą (20%) lub przeważającą (53%) jasnośd i zrozumiałośd instrukcji w sprawie opracowywania wniosków, to jednak stosunkowo liczne są również zdania przeciwne (łącznie stanowią one ponad 1/4 opinii). Uwzględniając fakt, że w badanej grupie dominują opinie zaznaczające jednak nie absolutną, ale tylko przeważającą jasnośd / zrozumiałośd instrukcji, oznacza to, że w sumie dośd znaczna częśd osób zaangażowanych w rozliczenia finansowe projektów odczuwa pewne problemy w toku sporządzania wniosków płatniczych. Jak już zaznaczono wcześniej, wskazywane problemy nie mają jednak kardynalnego znaczenia, co ostatecznie prowadzi do przeważającej, pozytywnej oceny ogólnej, dotyczącej postaci wniosku (rys ). Warto przy tym zauważyd występowanie w ramach tej oceny znacznego udziału stanowisk wyrażających ocenę przeciętną (31%). 24 Kwestie te omówiono szerzej w ramach analizy wyników badania jakościowego. 45

46 Rys Ocena jasności instrukcji dotyczących sposobu przygotowywania wniosków płatniczych. Σ = 25,4% Źródło: badanie CATI. Rys Ogólna ocena obowiązującego wzoru wniosku płatniczego. Źródło: badanie CATI. Problemy, związane z przygotowywaniem wniosków o płatnośd, w ostatecznym rozrachunku wpływają na jakośd wniosków. Wnioski podlegają weryfikacji w procesie akceptacji, dokonywanym na szczeblu Instytucji Wdrażającej. Natomiast, z punktu widzenia beneficjentów projektów znaczenie ma tempo akceptowania złożonych wniosków, chod z drugiej strony w sytuacji powszechnego finansowania projektów w oparciu o system zaliczek sama akceptacja wniosku odgrywa mniejsze znaczenie w kluczowej sferze płynności finansowania procesu wdrożeniowego. 46

47 Dane zawarte na kolejnym rysunku (rys ) wskazują, że pośród badanych przedstawicieli beneficjentów przeważają opinie wskazujące na przeciętne (29,5%) lub szybkie (32%) tempo akceptowania wniosków o płatnośd (łączny udział tych opinii wynosi w przybliżeniu 62%). Wielkośd udziału takich stanowisk odzwierciedla w zasadzie ocenę, którą można uznad za satysfakcjonującą, przy czym odnotowad należy także występowanie dośd licznych opinii, podkreślających wolny lub bardzo wolny przebieg tego procesu (łącznie ponad 1/4 wskazao). Bez wątpienia, przypadki nadmiernie przeciągającego się w czasie procesu akceptowania wniosków mają miejsce, na co wskazywano w ramach komponentu badao jakościowych. Należy jednak zauważyd, że długi czas oceny i akceptacji niektórych wniosków, znajduje swe podłoże w ich problematycznej jakości. Co więcej, jak wynika z danych jakościowych 25, niedociągnięcia wydłużające okres akceptacji mają w dużej części charakter drobnych, aczkolwiek licznie występujących i powtarzających się błędów formalnych. Rys Ocena tempa akceptacji wniosków o płatnośd stanowiska beneficjentów. Σ = 27,2% Źródło: badanie CATI. W tabeli Zawarto wyniki oszacowao dokonanych przez respondentów, dotyczące okresów akceptacji wniosków płatniczych. Za nadmierne okresy akceptacji wniosków uznad należy te sytuacje, w których czas akceptacji wynosi ponad 3 miesiące. Tab Oszacowania czasu akceptacji wniosków o płatnośd. Powyżej 2 tygodni do 1 miesiąca Powyżej 1 do 2 miesięcy Powyżej 2 do 3 miesięcy Powyżej 3 miesięcy Zgodnie z terminem Okres upływający od złożenia wniosku do czasu jego akceptacji 17,9% 28,2% 17,9% 25,6% 10,3% Źródło: badanie CATI. Zauważmy, że częstośd wskazao dla takich okresów pokrywa się z udziałem opinii badanych, stwierdzających wolne lub bardzo wolne tempo akceptacji wniosków o płatnośd. 25 Np. zogniskowany wywiad grupowy z przedstawicielami perspektywy systemowej (IW i IP). 47

48 5.3. Doskonalenie za pośrednictwem szkoleń Doskonalenie umiejętności prowadzenia rozliczeo finansowych przez osoby zaangażowane w realizację projektów XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ stanowi istotny czynnik, podnoszący zdolności do prawidłowej obsługi procesów rozliczeniowych po stronie beneficjentów wspieranych projektów. W toku dotychczasowej realizacji projektów szkolenia takie zapewniane były zarówno przez Instytucję Pośredniczącą, jak i Instytucję Wdrażającą (obecnie szkolenia oferuje wyłącznie Instytucja Wdrażająca). Do chwili obecnej udało się objąd szkoleniami zdecydowaną większośd osób zaangażowanych w realizację rozliczeo finansowych projektów (respondentów niniejszego badania). Rys Udział respondentów badania w szkoleniach dotyczących rozliczeo finansowych projektów oraz aspektów pokrewnych, związanych z wdrażaniem projektów XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ. Źródło: badanie CATI. Badane osoby najczęściej uczestniczyły w szkoleniach na temat sporządzania wniosków o płatnośd (71%) oraz zasad kwalifikowalności wydatków w XIII Priorytecie PO IiŚ (60%) (zob. rys ). Koncentracja na takiej tematyce szkoleo pozostaje zrozumiała, biorąc pod uwagę realizowane przez badanych zadania w sferze rozliczeo finansowych. Stosunkowo rzadziej respondenci uczestniczyli w szkoleniach dotyczących zamówieo publicznych oraz na temat rozliczania kosztów ogólnych i kosztów wynagrodzeo. Spostrzeżenie to wydaje się istotne w kontekście odnotowywanych problemów, lokujących się właśnie w tych dwóch obszarach (zamówienie publiczne oraz rozliczanie kosztów osobowych). Obraz dotychczasowego uczestnictwa w szkoleniach uzupełniają opinie badanych na temat ich aktualnego zapotrzebowania na szkolenia w określonych obszarach tematycznych. Opinie te wskazują pośrednio na kluczowe zagadnienia problemowe, napotykane w ramach procesów wdrażania projektów XIII Priorytetu. Jak zatem wynika z danych zaprezentowanych na rys , dominujące znaczenie przypisywane jest pięciu obszarom tematycznym, a mianowicie: (i) metodologii rozliczania wskaźników wraz z finalnym rozliczeniem projektu, (ii) zasadom kwalifikacji wydatków projektowych, (iii) zasadom archiwizacji dokumentacji projektowej (rozliczeniowej), (iv) przygotowywaniu dokumentów sprawozdawczych (kwartalnych i rocznych) oraz (v) kwalifikowalności w projektach podatku VAT. 48

49 Rys Udział respondentów badania w szkoleniach dotyczących rozliczeo finansowych projektów oraz aspektów pokrewnych, związanych z wdrażaniem projektów XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ. Źródło: badanie CATI. Rys Rozkład opinii respondentów na temat pożądanych obszarów tematycznych szkoleo. Źródło: badanie CATI. 49

50 W tabeli zestawiono opinie respondentów badania, obrazujące wskazania, co do potrzeby kontynuacji szkoleo w określonych obszarach tematycznych, z wcześniejszym uczestnictwem w szkoleniach na dany temat. Tab Źródła doświadczeo w zakresie obsługi rozliczeo finansowych w projektach unijnych. Tematyka szkoleo Respondenci wskazujący na potrzebę uczestnictwa w szkoleniach danego rodzaju Dotychczasowe uczestnictwo w szkoleniach danego rodzaju Metodologia rozliczania wskaźników i finalnego rozliczenia projektu 75,8% 9,6% Zasady kwalifikowalności wydatków 75,8% 59,6% Archiwizacja dokumentacji projektowej 66,1% 7,7% Przygotowanie dokumentów sprawozdawczych (kwartalnych i rocznych) 64,5% 9,6% Kwalifikowalnośd podatku VAT 62,9% 21,2% Źródło: badanie CATI. Dalsze porównanie, przedstawionych w powyższej tabeli informacji, pozwala na sformułowanie pewnych wniosków. Mianowicie, opinie badanych wskazują wyraźnie na dalszą potrzebę oferowania szkoleo w szeroko rozumianym obszarze kwalifikowalności wydatków projektowych. Wciąż, pomimo licznego uczestnictwa w tego typu szkoleniach, respondenci wskazują na nie (w pierwszym rzędzie), jako nadal pożądane. Prawdopodobnie oznacza to jednocześnie koniecznośd lepszego profilowania tego rodzaju szkoleo 26 oraz zapewne poświęcania im większej ilości czasu. Z podobną sytuacją (aczkolwiek w sytuacji mniej licznego, dotychczasowego uczestnictwa w szkoleniach obejmujących ten temat) mamy również do czynienia w przypadku szkoleo, dotyczących problematyki kwalifikowalności podatku VAT. W przypadku pozostałych obszarów tematycznych, zainteresowanie uczestnictwem w szkoleniach o danej tematyce wynika z dotychczasowego, relatywnie niewielkiego udziału w szkoleniach, obejmujące wskazane obszary tematyczne. Opinie respondentów dyktowane są zapewne ograniczoną obecnością tej tematyki w procesie szkoleniowym lub też niemożnością wcześniejszego uczestnictwa badanych w szkoleniach obejmujących te tematy. W niektórych przypadkach czynnikiem motywującym może byd również aktualna faza zaawansowania realizacji projektu, wywołująca zainteresowanie badanych nowymi kwestiami, istotnymi na danym etapie wdrażania. Jest tak na pewno, jeśli chodzi o tematykę rozliczania wskaźników rezultatu projektów oraz kwestii finalnego rozliczenia finansowego projektu, a także zagadnienia odpowiedniej archiwizacji dokumentacji projektowej. Konkluzja ta prowadzi do wniosku, że w niedługim czasie wskazane jest zaoferowanie szkoleo w tych właśnie obszarach tematycznych. Na koniec należy podkreślid, że generalnie rzecz biorąc, w populacji badanych występuję bardzo duże zainteresowanie dalszym uczestnictwem w szkoleniach. Odwołując się do prezentowanych tu danych 26 Z uwagi na specyfikę poszczególnych projektów, wskazane wydaje się dedykowanie szkoleo dla określonych grup beneficjentów, których projekty obejmują podobne zagadnienia problemowe. Innym rozwiązaniem, zapewne istotnie podnoszącym skutecznośd procesu szkoleniowego, mogłoby byd organizowanie spotkao z gronem wyselekcjonowanych beneficjentów, zainteresowanych określonymi aspektami problemowymi, charakterystycznymi dla realizowanych przez nich projektów. Tego rodzaju szkolenia powinny raczej przybierad postad sesji dyskusyjnych (doradczo-szkoleniowych), służących podejmowaniu ustaleo i interpretacji w odniesieniu do konkretnych problemów w obszarze kwalifikowalności wydatków. Wskazania tego rodzaju artykułowane były zarówno w toku niektórych wywiadów, jak i w dyskusji grupowej z udziałem przedstawicieli beneficjentów (FGI). 50

51 z badania ilościowego, ujawnia ono tylko bardzo nieznaczny odsetek opinii wskazujących na brak potrzeby udziału w jakichkolwiek szkoleniach ( 5%) w niniejszym badaniu stanowisko takie wyartykułowały tylko 3 osoby Ocena jakości współpracy z Instytucją Wdrażającą Badani przedstawiciele beneficjentów, realizujących projekty w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ, oceniają pozytywnie współpracę z Instytucją Wdrażającą (OPI). Stanowiska takie przeważają pośród wszystkich wymiarów oceny współpracy w procesie wdrażania projektów. Należy przy tym pamiętad, że Instytucja Wdrażająca pełni przede wszystkim rolę jednostki nadzorująco-weryfikującej przebieg wdrażanych projektów. Na rysunku przedstawiono ogólną ocenę współpracy, wyrażaną przez respondentów badania ilościowego. Jak wynika z przedstawionych danych, zdecydowanie przeważa bardzo dobra i dobra ocena współpracy (łącznie stanowiska takie reprezentuje prawie 85% badanych, przy czym nieznacznie przeważa ocena bardzo dobra 44,6% wobec 39,3% ocen dobrych). Rys Ocena ogólna współpracy z Instytucją Wdrażającą. Σ = 83,9% Źródło: badanie CATI. Udział ocen średnich i jednoznacznie negatywnych pozostaje bardzo niski, szczególnie, jeśli chodzi o oceny negatywne, których znaczenie jest wyłącznie marginalne. Na tę wysoką ocenę ogólną składa się szereg ocen szczegółowych, odnoszących się do rozmaitych aspektów współpracy beneficjentów i IW w realizowanych projektach. Szczególne znaczenie ma w tym względzie jakośd działania Instytucji Wdrażającej, gdy mowa o weryfikacji dokumentów projektowych, uzasadniających ponoszone przez beneficjentów wydatki i stanowiących podstawę formalną rozliczania tego rodzaju wydatków. W przypadku tego kryterium, artykułowane przez beneficjentów oceny są również pozytywne, chod nie w aż takim stopniu, jak miało to miejsce w ramach oceny ogólnej. Oceny bardzo dobre lub dobre reprezentuje łącznie 62,5% badanych (przeważają oceny dobre których udział wynosi prawie 36%), natomiast na ocenę średnią wskazuje prawie 1/3 respondentów. Nie zmienia to jednak ogólnego, pozytywnego charakteru oceny, szczególnie, że także i w tym przypadku oceny wyraźnie negatywne stanowią znakomitą mniejszośd. 51

52 Rys Ocena sprawności działania Instytucji Wdrażającej w zakresie weryfikacji dokumentów potwierdzających wydatki projektowe. Σ = 62,5% Źródło: badanie CATI. W toku realizacji projektów beneficjenci zwracają się do Instytucji Wdrażającej z rozmaitymi kwestiami, które ich zdaniem wymagają dodatkowych wyjaśnieo. Często kwestie te dotyczą interpretacji wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, jak też innych aspektów i problemów charakterystycznych dla procesu wdrażania projektów (np. spraw związanych ze stosowaniem regulacji dotyczących zamówieo publicznych, szczegółowych zagadnieo pojawiających się w toku opracowywania wniosków płatniczych, czy też dokumentacji poświadczającej realizację wydatków). W większości badani stwierdzili, że wcześniej zwracali się z tego typu zapytaniami do opiekunów projektów w Instytucji Wdrażającej. W zdecydowanej większości przypadków respondenci uzyskiwali odpowiedzi na poruszone kwestie, co niewątpliwie oddziaływuje pozytywnie na artykułowaną, wysoką ocenę jakości współpracy z Instytucją Wdrażającą. Informacje płynące z badania ilościowego wskazują, że prawie 84% respondentów uzyskiwało wyjaśnienia / odpowiedzi na wszystkie postawione kwestie. W pozostałych przypadkach udawało się pozyskiwad odpowiedzi częściowe (rys ). Rezultat ten wskazuje na znaczną skutecznośd funkcjonowania Instytucji Wdrażającej w obszarze udzielania niezbędnych wyjaśnieo. Co więcej, w dominującej ocenie respondentów badania procesy udzielania odpowiedzi i wyjaśnieo realizowane są sprawnie, o czym zaświadczają opinie, dotyczące szybkości formułowania odpowiedzi / wyjaśnieo przez Instytucję Wdrażającą (rys ). Ponad 64% badanych podkreśla szybkie lub bardzo szybkie tempo pozyskiwania informacji z Instytucji Wdrażającej. Przypadki zwracające uwagę na bardzo wolne lub wolne tempo należą do zdecydowanej mniejszości (ich udział opiewa łącznie tylko na ok. 9%). Uwzględniając fakt, że niektóre zagadnienia leżą poza samodzielną zdolnością interpretacyjną Instytucji Wdrażającej (co jest zrozumiałe) 27, rezultat taki należy uznad za satysfakcjonujący. 27 Chodzi tu o problemy o najwyższym stopniu skomplikowania, które wymagają skonsultowania / pozyskania stanowiska Instytucji Pośredniczącej i/lub Zarządzającej. O występowaniu tego rodzaju problemów informowano w toku badania 52

53 Rys Czy otrzymali Paostwo odpowiedzi na pytania kierowane do Instytucji Wdrażającej, związane z problematyką rozliczeo finansowych? Źródło: badanie CATI. Rys Ocena tempa pozyskiwania odpowiedzi od Instytucji Wdrażającej. Σ = 64,3% Źródło: badanie CATI. Ten, w przeważającej mierze pozytywny, obraz uzupełnia ocena, dotycząca przydatności odpowiedzi uzyskiwanych od Instytucji Wdrażającej (rys ). Stanowiska respondentów w tym względzie traktowad można, jako wyrażające ocenę skuteczności działania IW z punktu widzenia formułowania i udzielania koniecznych wyjaśnieo. Jak pokazują wyniki badania, dominują całkowicie stanowiska respondentów, podkreślające bardzo wysoką lub wysoką przydatnośd uzyskiwanych informacji jakościowego, w tym w ramach zogniskowanego wywiadu grupowego z przedstawicielami beneficjentów we wszystkich tych przypadkach beneficjenci wykazywali zrozumienie dla przedłużającego się czasu pozyskiwania odpowiedzi. 53

54 (udział takich stanowisk wynosi prawie 93%; z drugiej strony, udział stanowisk wskazujących na brak przydatności uzyskiwanych informacji pozostaje minimalny). Rys Ocena przydatności pozyskiwanych odpowiedzi od Instytucji Wdrażającej. Σ = 92,8% Źródło: badanie CATI Zasoby kadrowe W badaniu ilościowym respondenci poproszeni zostali również o dokonanie oceny dostępności zasobów kadrowych, odpowiedzialnych za realizację strony rozliczeniowej projektów. Zdaniem respondentów, pozostające w dyspozycji beneficjentów zasoby są wystarczające, przy czym, widoczny jest przeważający udział odpowiedzi wskazujących, iż raczej tak jest. Zdaniem autorów ewaluacji, stanowiska takie znamionują jednak pewne braki w tym zakresie, jednak nie noszące charakteru kardynalnego. Znaczenie ma tu również wskazana wcześnie stabilizacja kadrowa. Rys Czy zespół projektowy, odpowiedzialny za obsługę procesów rozliczeo finansowych jest wystarczający? Zdecydowanie tak 39% Raczej tak 55% Raczej nie 03% Zdecydowanie nie 02% Trudno powiedzied 02% Źródło: badanie CATI. -10% 00% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 54

55 6. USTALENIA DOTYCZĄCE RYZYK I ZAGROŻEŃ PROJEKTOWYCH 6.1. Identyfikacja ryzyk / zagrożeń w projektach założenia do analizy Projekty XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ poddano również analizie, której celem była identyfikacja najważniejszych ryzyk i zagrożeo, związanych bezpośrednio z obsługą finansową projektów. Przy czym, nacisk położony został na te czynniki, które w ocenie ewaluatorów mogą najsilniej zagrażad sprawnej i skutecznej realizacji projektów. W związku z powyższym, opierając się na zebranym materiale źródłowym, wyodrębniono następujące obszary problemowe, odpowiadające najważniejszym kategoriom ryzyka. Za obszary takie uznano: przeciążenie pracą zespołu, odpowiedzialnego za obsługę finansową wdrażanego projektu, zmiany w składzie zespołu projektowego oraz występowanie problemów związanych z zapewnieniem kompetentnych pracowników, odpowiednio do specyfiki zadao w sferze rozliczeo finansowych, występowanie problemów z zapewnieniem finansowania pomostowego dla wdrażanych projektów, wystąpienie ponadprzeciętnej liczby błędów w składanych wnioskach o płatności, mogących skutkowad zaburzeniem płynności finansowej projektu, Wystąpienie korekt finansowych, nakładanych na beneficjentów w wyniku kontroli postępowao przetargowych, Inne obszary ryzyka. W analizie nie koncentrowano się na szacowaniu prawdopodobieostwa wystąpienia określonych ryzyk, ale na ocenie, czy czynniki uznawane za kluczowe z punktu widzenia prawidłowości przebiegu rozliczeo finansowych, mogą stanowid rzeczywiste zagrożenie dla realizacji poszczególnych projektów. Uwzględniano także fakt ich ewentualnego występowania w przeszłości, analizując poziom zagrożenia, które może wywoływad ich kolejne wystąpienie. Analizę wykonywano, opierając się na zastosowaniu metody sędziów kompetentnych. Podstawą analizy była materiał źródłowy, gromadzony podczas wywiadów indywidualnych, wykonywanych w przypadku wszystkich uwzględnionych w badaniu projektów z ich kierownikami lub osobami odpowiedzialnymi za obsługę strony finansowej (rozliczanie) projektów, a także odwołując się do własnych spostrzeżeo (gromadzonych w trakcie wywiadów), materiałów z innych badao, dotyczących tej samej grupy beneficjentów (lub większości z nich), jak i dokumentacji projektowej i dotychczasowej historii przebiegu wdrażania poszczególnych projektów. Analizę prowadzono z zastopowaniem pięciostopniowej skali oceny w następującym układzie: zagrożenie (1) bardzo niskie, (2) niskie, (3) przeciętne, (4) wysokie orz (5) bardzo wysokie. Na kolejnych stronach niniejszego raportu prezentujemy wyniki przeprowadzonej analizy, a następnie jej zwięzłe podsumowanie. 55

56 Przeciążenie pracą zespołu projektowego, odpowiedzialnego za obsługę finansową projektu Zmiany w składzie zespołu projektowego, problemy z zapewnieniem kompetentnych pracowników Problemy z pomostowym finansowaniem realizacji projektu Wystąpienie ponadprzeciętnej liczby błędów w składanych wnioskach, mogących skutkowad zaburzeniem płynności finansowej projektu Wystąpienie korekt finansowych w wyniku kontroli postępowao przetargowych Inne obszary ryzyka Ewaluacja/analiza sprawności obsługi finansowej projektów XIII Priorytetu PO IiŚ na poziomie beneficjentów oraz IW i IP Tab Identyfikacja ryzyk / zagrożeo w projektach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ. Lp. Beneficjent Tytuł projektu Typ projektu 1. Politechnika Gdaoska Nowoczesne Audytoria Politechniki Gdaoskiej Konkursowy Politechnika Gdaoska Centrum Nanotechnologii Indywidualny Uniwersytet Gdaoski 4. Uniwersytet im. Mikołaja Kopernika w Toruniu 5. Politechnika Koszalioska 6. Politechnika Koszalioska Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu Uniwersytet Medyczny im. K. Marcinkowskiego w Poznaniu Budowa Budynków Wydziałów Chemii i Biologii Rozbudowa Wydziału Fizyki, Astronomii i Informatyki Stosowanej - Centrum Optyki Kwantowej Rozbudowa kampusu Politechniki Koszalioskiej przy ul. Śniadeckich Zespół Laboratoriów Wydziału Budownictwa i Inżynierii Środowiska Wyposażenie realizowanego budynku dydaktycznego Wydziału Informatyki i Biblioteka Główna Budowa Centrum Dydaktyczno-Badawczego Nanotechnologii Indywidualny Indywidualny Indywidualny Konkursowy Indywidualny Konkursowy Centrum Nowych Technologii Medycznych Indywidualny Międzyuczelniane Centrum NanoBiomedyczne Uniwersyteckie Centrum Biologii Medycznej w Poznaniu Indywidualny Indywidualny Częśd sal podlegających renowacji ma charakter zabytkowy (kwestia uzgodnieo ze służbami konserwatorskimi). Konieczne przedłużenie terminu realizacji projektu. 56

57 Przeciążenie pracą zespołu projektowego, odpowiedzialnego za obsługę finansową projektu Zmiany w składzie zespołu projektowego, problemy z zapewnieniem kompetentnych pracowników Problemy z pomostowym finansowaniem realizacji projektu Wystąpienie ponadprzeciętnej liczby błędów w składanych wnioskach, mogących skutkowad zaburzeniem płynności finansowej projektu Wystąpienie korekt finansowych w wyniku kontroli postępowao przetargowych Inne obszary ryzyka Ewaluacja/analiza sprawności obsługi finansowej projektów XIII Priorytetu PO IiŚ na poziomie beneficjentów oraz IW i IP Lp. Beneficjent Tytuł projektu Typ projektu 12. Politechnika Poznaoska 13. Politechnika Poznaoska 14. Politechnika Łódzka Centrum Mechatroniki, Biomechaniki i Nanoinżynierii Centrum Dydaktyczne Wydziału Technologii Chemicznej FABRYKA INŻYNIERÓW XXI WIEKU budowa nowoczesnego obiektu dydaktycznolaboratoryjnego Wydziału Mechanicznego Indywidualny Konkursowy Konkursowy Politechnika Łódzka Centrum Technologii Informatycznych Indywidualny Uniwersytet Medyczny w Łodzi Centrum Dydaktyczne Uniwersytetu Indywidualny Uniwersytet Łódzki 18. Uniwersytet Łódzki 19. Uniwersytet w Białymstoku 20. Politechnika Białostocka 21. Uniwersytet Jagiellooski Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie Uniwersytet Pedagogiczny w Krakowie 24. Politechnika Świętokrzyska Budowa i modernizacja Wydziałów Biologii, Fizyki i Chemii Centrum Informatyczno-Ekonometryczne Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Budowa Wydziału Fizyki oraz Instytutu Chemii INNO-EKO-TECH Innowacyjne centrum dydaktyczno-badawcze alternatywnych źródeł energii, budownictwa energooszczędnego i ochrony środowiska Rozbudowa i modernizacja infrastruktury dydaktycznej na kierunkach przyrodniczych i ścisłych Modernizacja Wydziału Inżynierii Materiałowej i Ceramiki AG Indywidualny Indywidualny Indywidualny Konkursowy Konkursowy Indywidualny Rozbudowa Uniwersytetu Pedagogicznego Indywidualny ENERGIS - Budynek Dydaktyczno- Laboratoryjny Inżynierii Środowiska, Konkursowy

58 Przeciążenie pracą zespołu projektowego, odpowiedzialnego za obsługę finansową projektu Zmiany w składzie zespołu projektowego, problemy z zapewnieniem kompetentnych pracowników Problemy z pomostowym finansowaniem realizacji projektu Wystąpienie ponadprzeciętnej liczby błędów w składanych wnioskach, mogących skutkowad zaburzeniem płynności finansowej projektu Wystąpienie korekt finansowych w wyniku kontroli postępowao przetargowych Inne obszary ryzyka Ewaluacja/analiza sprawności obsługi finansowej projektów XIII Priorytetu PO IiŚ na poziomie beneficjentów oraz IW i IP Lp. Beneficjent Tytuł projektu Typ projektu 25. Uniwersytet Rzeszowski Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie Akademia Medyczna im. Piastów Śląskich we Wrocławiu 29. Politechnika Wrocławska 30. Politechnika Wrocławska 31. Uniwersytet Wrocławski 32. Politechnika Śląska w Gliwicach Kompleks Naukowo-Dydaktyczny Centrum Mikroelektroniki i Nanotechnologii Baza dydaktyczna i badawcza niezbędna dla powstania i rozwoju kierunku inżynieria środowiska na Wydziale Zamiejscowym Nauk o Społeczeostwie Przebudowa paw. D-4 na sale dydaktyczne i laboratoria dla tworzonego Wydziału Energetyki i Paliw Budowa i wyposażenie Zintegrowanego Centrum Edukacji i Innowacji Wydziału Farmaceutycznego Międzyuczelniane Centrum Dydaktyczno - Technologiczne "Technopolis" we Wrocławiu Przebudowa budynku B1 w kompleksie gmachów Politechniki wraz z unowocześnieniem infrastruktury dydaktycznej budynków B1 i B2 Budowa kompleksu edukacyjno-badawczego Biotechnologii Naukowo-Dydaktyczne Centrum Nowych Technologii Indywidualny Indywidualny Konkursowy Indywidualny Indywidualny Konkursowy Indywidualny Indywidualny Zespół ds. zamówieo publicznych znajduje się w centrali uczelni w Lublinie; 2 osoby zarządzają projektem w Stalowej Woli; projekt nie ma właściwego priorytetu w "centrali" w Lublinie, daje o sobie znad słaba komunikacja wewnętrzna. Nałożenie bardzo wysokiej korekty finansowej, zagrażającej niemal płynności finansowej uczelni, możliwy brak środków na zrealizowanie całości projektu 58

59 Przeciążenie pracą zespołu projektowego, odpowiedzialnego za obsługę finansową projektu Zmiany w składzie zespołu projektowego, problemy z zapewnieniem kompetentnych pracowników Problemy z pomostowym finansowaniem realizacji projektu Wystąpienie ponadprzeciętnej liczby błędów w składanych wnioskach, mogących skutkowad zaburzeniem płynności finansowej projektu Wystąpienie korekt finansowych w wyniku kontroli postępowao przetargowych Inne obszary ryzyka Ewaluacja/analiza sprawności obsługi finansowej projektów XIII Priorytetu PO IiŚ na poziomie beneficjentów oraz IW i IP Lp. Beneficjent Tytuł projektu Typ projektu Politechnika Śląska w Gliwicach Uniwersytet Śląski w Katowicach Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie 37. Uniwersytet Warszawski Budowa Laboratorium Naukowo- Dydaktycznego Nanotechnologii i Technologii Materiałowych Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badao Interdyscyplinarnych Przebudowa obiektu nieczynnej pralni szpitala klinicznego w Katowicach-Ligocie z przeznaczeniem na Centrum Dydaktyki i Symulacji Medycznej Centrum Naukowo-Dydaktyczne Wydziału Inżynierii i Kształtowania Środowiska -,,Centrum Wodne'' Centrum Nowych Technologii,,Ochota'' w Warszawie Konkursowy Indywidualny Konkursowy Indywidualny Indywidualny Z uwagi na bardzo poważny budżet projektu występuje ryzyko utrzymania płynności finansowania 38. Politechnika Warszawska Wydział Matematyki i Nauk Informacyjnych Indywidualny Politechnika Warszawska 40. Wojskowa Akademia Techniczna im. Jarosława Dąbrowskiego w Warszawie Rozbudowa Wydziału EiTI oraz utworzenie sieci laboratoriów dydaktycznych Przebudowa budynku nr 36 na cele dydaktyczne Wydziału Mechatroniki Konkursowy Konkursowy Z uwagi na zaistniałe na wstępie problemy, dotyczące spraw środowiskowych, realizacja projektu została przesunięta w czasie. W konsekwencji obecny harmonogram jest bardzo napięty. Problem z ustaleniem wartości bazowej wskaźnika liczby studentów. 59

60 6.2. Podsumowanie analizy Przedstawiona powyżej analiza ryzyk i zagrożeo ma oczywiście charakter wycinkowy; ze względu bowiem na specyficzny przedmiot badania (analiza systemu finansowania projektów), w jego ramach nie interesowaliśmy się rydzykami, związanymi z samym procesem inwestycyjnym, takimi jak na przykład koniecznośd przeprowadzenia (i sfinansowania) nieprzewidzianych na etapie projektu robót dodatkowych, czy też problemy z wykonawcą robót (kwestia jakości i terminowości wykonywanych prac). Analiza ryzyk i zagrożeo pozwala jednak na wyciągnięcie następujących wniosków: Szacowany poziom, podlegających ocenie ryzyk, w przypadku znacznej większości projektów, należy ocenid jako nisko-średni. Taki wniosek jest zgodny z innymi elementami raportu, zgodnie z którymi system finansowania w obecnej chwili działa już co do zasady sprawnie, a problemy dotyczą niewielkiej liczby kwestii. Bardzo trudne do oszacowania pozostaje ryzyko, związane z możliwością nakładania korekt finansowych, w związku z naruszeniami, dotyczącymi zasad realizacji zamówieo publicznych. Bardziej precyzyjna ocena może dotyczyd tylko korekt już nałożonych (chod na ogół uczelnie się od nich odwołują) i ich wpływu na terminowośd i prawidłowośd realizacji projektu. Poważne konsekwencje, związane z nałożoną korektą udało się jednak zidentyfikowad w przypadku jednej uczelni. Jako generalnie stosunkowo niskie, należy oceniad ryzyko, związane z problemami z zapewnieniem odpowiednich pracowników i możliwościami zmian kadrowych; niemniej dośd często wskazuje się na nadmierne przeciążenie pracą zespołów projektowych, z czym wiążą się także problemy dotyczące finansowania kosztów osobowych. Dodatkowo co stanowi element pozytywny ryzyko to łagodzone jest stabilnością kadr projektowych, odpowiedzialnych za realizację procesów obsługi finansowej. Ryzyko, związane z błędami we wnioskach o płatnośd i w konsekwencji opóźnieniami w przekazywaniu płatności jest znacząco wyższe w przypadku projektów, w ramach których wynagrodzenia są wydatkiem kwalifikowanym. 60

61 7. STUDIA PRZYPADKÓW 7.1. Studium nr 1 Tytuł projektu Rozbudowa Uniwersytetu Pedagogicznego im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie Beneficjent Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie Typ projektu Indywidualny Charakterystyka beneficjenta/projektodawcy i jego sytuacji przed uzyskaniem wsparcia Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie jest najstarszą uczelnią pedagogiczną w Polsce. Od 1946 r., początkowo jako Paostwowa Wyższa Szkoła Pedagogiczna, później Wyższa Szkoła Pedagogiczna (od 1952 r.), następnie Akademia Pedagogiczna (od 1999 r.), a od 2008 r., jako jedyny w Polsce uniwersytet pedagogiczny, nieustannie kształci nauczycieli i wychowawców, przygotowując ich do pracy z dziedmi i młodzieżą na wszystkich poziomach nauczania. Na uniwersytecie dominują kierunki nauczycielskie, ale oferta edukacyjna skierowana jest nie tylko do przyszłych pedagogów. Obecnie na 6 wydziałach uczelnia prowadzi 27 kierunków studiów stacjonarnych i niestacjonarnych, a w ich ramach kilkadziesiąt specjalności i specjalizacji. Prowadzone są także studia podyplomowe i doktoranckie. Na uniwersytecie kształci się ponad 19 tys. studentów. Kadrę dydaktyczno-naukową tworzy ok. 800 nauczycieli akademickich, w tym ok. 190 samodzielnych pracowników naukowych. Placówka od lat przewodzi w rankingu najlepszych uczelni pedagogicznych w Polsce. Beneficjent posiada znaczące doświadczenia w realizacji projektów finansowanych ze środków UE, jednak projekt rozbudowy uniwersytetu był pierwszym przedsięwzięciem o tak znacznej wartości i tak szerokim zakresie. Inne unijne projekty dofinansowane były ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i dotyczyły rozwijania tzw. kompetencji miękkich, m.in. rozwoju oferty edukacyjnej uczelni, organizacji szkoleo, kształtowania postaw przedsiębiorczych. Projekt jest rozliczany przez Biuro ds. Funduszy Unijnych. Jednostka ta została utworzona w związku z realizacją tego właśnie przedsięwzięcia rozbudowy uczelni. Inne zaangażowane w rozliczenia finansowe podmioty to: inwestor zastępczy (nadzorujący inwestycję), Dział Inwestycji i Remontów (potwierdzający na protokole odbioru, że prace wyszczególnione na fakturze od wykonawcy zostały rzeczywiście wykonane), Dział Finansowo-Księgowy (jeden z pracowników księgowości na stałe obsługuje projekt), Kwestor i Kanclerz (akceptują wnioski o płatnośd, uruchamiają środki własne uczelni, gwarantujące niezakłóconą realizację projektu w razie nie otrzymania płatności zaliczkowych). Formalnie koordynatorem projektu jest Kanclerz uczelni, jednak w praktyce kierowaniem projektem, rozliczeniami merytorycznymi i finansowymi, kontaktami z instytucją wdrażającą i pośredniczącą XIII Priorytetu PO IiŚ zajmują się pracownicy Biura ds. Funduszy Unijnych. Nieformalnym koordynatorem projektu została osoba z doświadczeniem w rozliczaniu projektów, ale nie po stronie beneficjenta, a instytucji wdrażającej projekty Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego i Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (jako pracownik Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego). 61

62 Beneficjent dla usprawnienia rozliczania projektu (z obawy przed wydłużeniem procedury rozliczania projektu, w którym uwzględniane są koszty osobowe) zrezygnował z wykazywania kosztów czasu pracy zespołu projektowego jako kwalifikowanych. Zadania związane z realizacją przedsięwzięcia, pracownicy uczelni wykonują w ramach przypisanych im obowiązków. Przedmiot projektu opis z uwzględnieniem aspektów rozwojowych beneficjenta i adekwatności wsparcia w stosunku do potrzeb beneficjenta Projekt obejmuje zakresem rzeczowym budowę nowego, pięciokondygnacyjnego obiektu pełniącego funkcje dydaktyczne oraz naukowo-badawcze wraz z infrastrukturą towarzyszącą oraz zakup wyposażenia w postaci aparatury laboratoryjno-dydaktycznej, wyposażenia powstałych pomieszczeo oraz zakup komputerów wraz z oprogramowaniem. Zasadniczą częśd projektu stanowiły początkowo roboty budowlane, a w późniejszej fazie prace związane z wyposażeniem budynku i zakupem nowego sprzętu. Powierzchnia nowego obiektu to ok. 5,6 tys. metrów kwadratowych. Z infrastruktury będą korzystad głównie studenci oraz kadra naukowa następujących kierunków: biologia, edukacja techniczno-informatyczna, fizyka, informatyka oraz ochrona środowiska i chemia (2 kierunki nowopowstałe). Umowę o dofinansowanie projektu zawarto w dniu 26 stycznia 2010 r. Całkowity koszt realizacji projektu oszacowano na 35,9 mln zł, z czego maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych to 33,8 mln zł. Generalnym wykonawcą robót budowlanych została firma Mostostal Warszawa S.A. Obiekt powstaje w sąsiedztwie głównej siedziby uczelni przy ul. Podchorążych 2 w Krakowie (oba budynki będą połączone przewiązką), główne wejście do niego usytuowane jest od ul. Chmiela. Nowy obiekt przed oddaniem do użytkowania. Źródło: Strona internetowa projektu Podstawowym powodem podjęcia się przez uczelnię realizacji tego projektu była koniecznośd zapewnienia studentom lepszych warunków kształcenia. Poza tym, wraz z rozwojem Uniwersytetu Pedagogicznego, zwiększeniem liczby kierunków studiów i planowanym dalszym rozszerzaniem oferty edukacyjnej, a wraz z tym ze zwiększeniem liczby studentów, dotychczasowa baza lokalowa beneficjenta okazała się niewystarczająca. Nowouruchamiane kierunki nie tylko zwiększyły zapotrzebowanie na powierzchnię sal dydaktycznych, ale i na specjalistyczne wyposażenie aparaturowe niezbędne do zapewnienia wysokiego poziomu nauczania. Przesłanki te, a także sposobnośd pozyskania dofinansowania ze środków europejskich legły u podstaw decyzji o realizacji projektu. 62

63 Beneficjent bez uzyskania wsparcia ze środków PO IiŚ nie zdecydowałby się na realizację projektu rozbudowy, gdyż koszt przedsięwzięcia znacznie przekraczał możliwości finansowe uczelni. Zasadnicze prace budowlane zostały zakooczone latem 2011 r. Otwarcie nowego budynku uczelni odbyło się 14 października 2011 roku w trakcie uroczystej inauguracji roku akademickiego 2011/2012, aczkolwiek pozwolenie na jego użytkowanie nie zostało jeszcze uzyskane (formalności z tym związane beneficjent planuje zakooczyd do kooca 2011 r.). Nie zostały zrealizowane także zakupy wyposażenia meblowego i laboratoryjnego częśd przetargów z tym związanych jest aktualnie rozstrzygana, ostatnie przetargi (na zakup specjalistycznej aparatury badawczej) mają zostad rozstrzygnięte do kooca I kwartału 2012 r. Rzeczowe zakooczenie projektu planowane jest na pierwszy kwartał 2012 roku, zaś jego pełne rozliczenie powinno nastąpid do kooca czerwca 2012 r. Problemy związane z wyłonieniem generalnego wykonawcy robót budowlanych (procedura przedłużyła się o blisko rok) oraz rozstrzygnięciem przetargu na dostawcę sprzętu i wyposażenia, a także opóźnienie w uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie obiektu spowodowały, że projekt nie będzie się mógł zakooczyd zgodnie z planem, a więc do kooca 2011 r. (podpisano aneks przedłużający realizację z kooca 2011 r. do kooca II kwartału 2012 r.). Przebieg finansowej realizacji projektu, z uwzględnieniem obszarów problemowych Uczelnia składa wnioski o płatnośd w okresach miesięcznych złożono ich dotąd około 15. Początkowo, tzn. w I połowie 2010 roku, wnioski składano kwartalnie, jednak odkąd pojawiła się możliwośd występowania o zaliczki, korzystniejsze było skrócenie okresu sprawozdawczego. Generalnie, na około 15 złożonych wniosków o płatnośd, tylko 5 wymagało korekty. Oznacza to, że beneficjent dobrze sobie radzi z tym aspektem rozliczania projektu. Pojawiające się błędy są łatwe do skorygowania i nie stanowią zagrożenia dla sprawnej realizacji przedsięwzięcia. Beneficjent bardzo docenia możliwośd dokonania we wniosku o płatnośd poprawek w trybie uproszczonym, tzn. poprzez złożenia oświadczeniu o wyrażeniu zgodny na dokonanie przez pracownika OPI korekt oczywistych błędów i omyłek pisarskich. Przyspiesza to akceptację wniosku, jest dla uczelni bardzo wygodne, pozwala także na unikniecie zbędnych kosztów, związanych z wydrukowaniem i dostarczeniem poprawionych dokumentów. Od technicznej strony, ubieganie się o zaliczkę, w ramach wypełnianego wniosku o płatnośd, jest bardzo proste i nie nastręczało Uniwersytetowi Pedagogicznemu większych problemów. Sam wniosek o płatnośd również nie jest skomplikowany, aczkolwiek regularnie zdarzają się w nim błędy. Do typowych pomyłek należało nie pomniejszenie wnioskowanej zaliczki o odsetki narosłe na rachunku beneficjenta, na które zaliczki są wpłacane, nieprawidłowe zaokrąglanie wartości z wieloma miejscami po przecinku. Jednym z newralgicznych punktów we wniosku o płatnośd jest przygotowanie harmonogramu płatności na 4 kolejne kwartały. Przysparza to beneficjentowi wiele problemów, a ponadto, w jego ocenie, w kolejnych wnioskach jest przez pracowników OPI w nieco różny sposób sprawdzany. Problemem jest także koniecznośd poprawiania wniosku (harmonogramu realizacji projektu i występowania o zaliczki) w związku ze zmianami w projekcie, które wystąpiły już po dacie pierwotnego złożenia wniosku. W początkowym okresie realizacji projektu beneficjent miał problemy z rozliczaniem zaliczek otrzymywanych z IW. Dział księgowości miał problemy w regulowaniu faktur, które były płatne 3 przelewami w projekcie na jedną z faktur od inwestora zastępczego nałożono 25% korekty (były to więc koszty niekwalifikowane, regulowane z jednego konta), natomiast wydatki kwalifikowane były pokrywane ze środków EFRR oraz ze środków krajowych (znajdujących się na dwóch kolejnych kontach beneficjenta). 63

64 Elementem zagrożenia dla finansowej realizacji przedsięwzięcia było późniejsze niż zakładano pozyskiwanie zaliczek. Jednak tylko raz, w 2010 r., wystąpiło większe opóźnienie (IW pisemnie powiadomiła o niemożności dokonania oceny wniosku w wymaganym terminie) i beneficjent był zmuszony zaangażowad środki własne. Na ogół zaliczki jednak są przekazywane terminowo. Proces oceny wniosku o płatnośd w 2011 r. wyraźnie skrócił się i aktualnie wynosi około 1 miesiąca. Pod tym względem najtrudniejszy był rok Wystąpił także przypadek, że zaliczka na 85% dotacji (środki EFRR) wpłynęła terminowo, a na pozostałe 15% (środki krajowe) ze znacznym opóźnieniem. Spowodowało to zaburzenie w montażu finansowym (tzn. opłacaniem faktur z dwóch kont uczelni, na które wpływa dofinansowanie ze środków EFRR oraz źródeł krajowych, w proporcjach 85%/15% wartości faktury) i beneficjent opłacał całą fakturę z jednego konta (środkami EFRR). Rozliczanie finansowe projektu ułatwiają udostępnione przez IW instrukcje, jednak możliwości ich praktycznego zastosowania są ograniczone. Wydaje się, że te wzory mogłyby byd bardziej przejrzyste, dostosowane do specyfiki projektów XIII Priorytetu PO IiŚ. Beneficjentowi w nauczeniu się poprawnego opisywania faktur czy poprawnego wypełniania wniosku najbardziej pomogły szkolenia. Przy rozliczaniu projektu poważny problem sprawiło uniwersytetowi nałożenie 25% korekty na umowę z inwestorem zastępczym. Kontrola OPI wykazała naruszenie regulacji zamówieo publicznych, w wyniku czego kwota około 138 tys. zł została uznana za koszt niekwalifikowany. Zrodziła się przy tej okazji niepewnośd, czy w kolejnych wnioskach można deklarowad zgodnośd projektu z politykami wspólnotowymi UE. Beneficjent zdecydował się w tej sytuacji na deklarowanie zgodności, a po około pół roku składania w ten sposób wypełnionych wniosków, do jednego z nich OPI wystosowało uwagę, że należy zaznaczyd brak zgodności z politykami wspólnotowymi. Na tym tle wywiązał się spór pomiędzy beneficjentem a IW (uczelnia stała na stanowisku, że naruszenia w tym przypadku nie było, gdyż zakwestionowany wydatek został opłacony ze środków własnych Uniwersytetu Pedagogicznego, a nie z zaliczki, jeszcze przed zawarciem umowy o dofinansowanie projektu), jednak przeważyło zdanie OPI. Opisana sytuacja jest również przykładem, w którym beneficjent odniósł wrażenie, że ocena wniosku (ewentualne zgłoszenie uwag do konkretnych jego pozycji) jest w pewnej mierze uzależniona od osoby eksperta oceniającego (ten sam zapis we wniosku przez jednego eksperta może byd uznany za poprawny, ale już przez innego za błędny). Zakwestionowana umowa z inwestorem zastępczym została zawarta przed podpisaniem umowy o dofinansowanie z OPI (projekt realizowany jest od 2007 r.), w tym samym okresie podpisano także umowę z generalnym wykonawcą robót budowlanych. Jeden z uczestników tego przetargu złożył odwołanie i w rezultacie postępowanie trzeba było unieważnid (mimo że beneficjent miał zgodę Prezesa Urzędu Zamówieo Publicznych na zawarcie umowy). Podpisaną już umowę trzeba było unieważnid, koszty poniesione w związku z rozpoczętymi już pracami zostały uznane za niekwalifikowane. Otworzyło to jednak drogę do podpisania umowy z OPI. Powstało przy tej okazji roczne opóźnienie, które w trakcie jego dalszego wdrażania zostało jednak zmniejszone. Dla zabezpieczenia się przed kolejnymi korektami finansowymi beneficjent przyjął zasadę, że nie występuje o zaliczki na wydatki realizowane na podstawie postępowao przetargowych, które nie zostały jeszcze poddane kontroli (tak dzieje się w przypadku planowanych aktualnie zakupów wyposażenia). Wydatki najpierw pokrywane są ze środków własnych. Spełnienie wymogów PZP to największa trudnośd w realizacji projektów i obszar związany z ponoszeniem największego dla Uniwersytetu Pedagogicznego ryzyka. Beneficjent odnosi wrażenie, że mimo zachowywania najwyższej staranności w podejmowaniu działao w tym obszarze, nie ma pewności, czy realizacja przetargu zostanie oceniona pozytywnie przez organy kontrolne - OPI oraz Urząd Kontroli Skarbowej, Najwyższą Izbę Kontroli, organy kontrolne Unii Europejskiej. 64

65 Uczelnia aktualnie realizuje liczne przetargi na zakup wyposażenia o bardzo znacznej wartości i chod ma już w tym obszarze doświadczenie, to źródłem niepokoju są następujące zmiany przepisów PZP. Dlatego beneficjent docenia fakt, że OPI zaopatruje w aktualne wiadomości w tym zakresie. Ocena współpracy beneficjenta z IP i IZ Beneficjent w trakcie realizacji projektu niemal w ogóle nie kontaktował się z MNiSW (później NCBiR). Osoba sprawująca funkcję koordynatora przyznała, że w swej dotychczasowej pracy miała już do czynienia z różnymi instytucjami wdrażającymi i na tym tle współpracę z OPI należy ocenid bardzo dobrze. Uwagę zwraca, że OPI wymaga, aby w realizacji projektu panował porządek, a jego pracownicy poświęcają bardzo dużo czasu na dokładne zapoznanie z projektem. Jest to możliwe dzięki temu, że projektów realizowanych w ramach XIII Priorytetu jest relatywnie niewiele (zasady naboru wniosków uniemożliwiały składanie małych, a co za tym idzie i bardzo licznych wniosków). Beneficjent odniósł wrażenie, że opiekun projektu w OPI troszczy się o sprawną realizację przedsięwzięcia, istnieje możliwośd przyjechania do niego, poradzenia się, porozmawiania, uzyskania rzeczywistej pomocy. Bardzo cenna jest możliwośd wysłania do opiekuna w OPI dokumentu, projektu pisma jeszcze niepodpisanego z prośbą o jego sprawdzenie tak, aby pismo wysłane później drogą oficjalną nie było obarczone błędami skutkującymi zbędną zwłoką. Obowiązująca zasada, w myśl której beneficjent może się po stronie OPI kontaktowad tylko z opiekunem, natomiast nie z osobami oceniającymi wnioski o płatnośd, z jednej strony upraszcza komunikację, z drugiej strony jednak utrudnia beneficjentowi uzyskanie szczegółowych informacji odnośnie uwag zgłoszonych do wniosków o płatnośd. Taki kontakt byłby szczególnie pomocny w wyjaśnieniu kwestii niejasnych dla beneficjenta, których precyzyjne opisanie, a następnie przesłanie opiekunowi (który nie jest autorem uwag) jest trudne. Wyjaśnienie zastrzeżeo zgłoszonych przez osobę oceniającą byłoby najłatwiejsze poprzez kontakt z tą właśnie osobą. Beneficjent bardzo dobrze ocenia szkolenia, zarówno te organizowane przez OPI, jak i przez firmy zewnętrzne. Są one bardzo przydatne w realizacji projektu. Ze względu na fakt, że pracownicy OPI dobrze znają zasady realizacji projektów w XIII Priorytecie PO IiŚ, szkolenia przez nich organizowane są bardziej praktyczne, a tym samym i bardziej cenne, niż te realizowane przez firmy zewnętrzne (z obszaru PZP). Niestety, korzystanie ze szkoleo jest utrudnione, gdyż znaczna liczba realizowanych przez Uniwersytet Pedagogiczny projektów i związane z tym liczne obowiązki pracowników Biura ds. Funduszy Unijnych powodują, że nie we wszystkich ważnych szkoleniach przedstawiciele beneficjenta decydują się uczestniczyd. Swego rodzaju barierą w korzystaniu ze szkoleo jest także koniecznośd dojeżdżania przez beneficjenta do Warszawy. Takie szkolenia, o ile są jednodniowe, to zaczynają się dośd późno i kooczą wcześnie tak, aby wszyscy uczestnicy, z całej Polski, zdążyli dojechad i powrócid tego samego dnia. Mało jest więc czasu na samo szkolenie. Więcej wiedzy przekazuje się na szkoleniach 2-dniowych, przy tym bardzo ważna jest możliwośd poznania innych beneficjentów, zapoznania się z ich problemami i pomysłami ich rozwiązania. Nawiązane kontakty są potem przydatne w realizacji projektu. Dla beneficjenta jest kłopotliwe, że w przypadku otrzymania uwag do złożonego wniosku, ma tylko 7 dni kalendarzowych na dostarczenie do warszawskiej siedziby OPI poprawionego dokumentu. Dotrzymanie tego terminu jest trudne w sytuacji, gdy uwagi są przekazywane (np.) w piątek późnym popołudniem, podczas gdy zespół rozliczający projekt pracuje do W tej sytuacji, na dokonanie poprawek i wysłanie wniosku jest nie więcej niż 4 dni. Wnioski Największe problemy w realizacji projektu wiązały się poprawnym przeprowadzaniem postępowao przetargowych (wystąpiła koniecznośd unieważnienia jednej, już zawartej umowy oraz nałożono korektę na inną), dlatego w interesie beneficjenta byłoby wprowadzenie obligatoryjnej zasady 65

66 kontroli dokumentacji przetargowej (pod względem przestrzegania procedur prawa zamówieo publicznych) jeszcze przed ogłoszeniem postępowania i podpisaniem umowy z wyłonionym wykonawcą. Beneficjent ma możliwośd wystąpienia o taką kontrolę ex ante, ale nałożenie na niego takiego obowiązku, w jego własnej opinii byłoby lepsze. Przedłużone rozstrzyganie przetargów w projekcie spowodowało opóźnienie w zakooczeniu całego projektu, ale zmiana nie jest znacząca (szacowana na pół roku). Rozliczenia projektu odbywają się bez poważnych zakłóceo, a system finansowania, chod był dośd skomplikowany i pracochłonny, nie przysparza Uniwersytetowi Pedagogicznemu poważnych trudności. Zasadnym się wydaje wydłużenie terminu na dostarczenie poprawionego wniosku o płatnośd z obecnie obowiązujących 7 do 14 dni kalendarzowych. Dodatkowy czas pozwoliłby na bardziej spokojne i staranne przygotowanie poprawek (kłopotliwe bywa np. zgromadzenie podpisów osób reprezentujących uczelnię z powodu delegacji, absencji chorobowych itp.) oraz wyeliminował koniecznośd ponoszenie dodatkowych kosztów wysyłki kurierem Studium nr 2 Tytuł projektu Budowa budynków Wydziałów Chemii i Biologii Uniwersytetu Gdaoskiego Beneficjent Uniwersytet Gdaoski Typ projektu Indywidualny Charakterystyka beneficjenta/projektodawcy i jego sytuacji przed uzyskaniem wsparcia. Uniwersytet Gdaoski (UG) został powołany 20 marca 1970 roku. Powstał z połączenia Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Sopocie i Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Gdaosku; później w jego skład weszło także Wyższe Studium Nauczycielskie. Obecnie Uniwersytet jest największą uczelnią wyższą w regionie pomorskim. Na jedenastu wydziałach studiuje prawie trzydzieści trzy tysiące studentów, doktorantów oraz słuchaczy studiów podyplomowych, którymi opiekuje się tysiąc siedmiuset pracowników naukowych. Takie kierunki jak biologia, biotechnologia, chemia, oceanografia, fizyka kwantowa, pedagogika, psychologia, prawo czy nauki ekonomiczne zaliczane są do krajowej czołówki. Obecna strategia rozwoju Uniwersytetu Gdaoskiego koncentruje się na rozbudowie uczelni w ramach trzech kampusów: oliwskiego (Bałtycki Kampus Uniwersytetu Gdaoskiego), sopockiego oraz gdyoskiego. W 2008 roku w kampusie oliwskim oddano do użytku nowy gmach Wydziału Nauk Społecznych oraz Instytutu Geografii. Wcześniej, bo w 2006 roku, także w kampusie oliwskim, oddana została do użytku najnowocześniejsza w regionie Biblioteka Główna Uniwersytetu Gdaoskiego, pomyślana jako środowiskowe centrum informacji naukowej. W pełni skomputeryzowana, oferuje wolny dostęp do ponad pięciuset tysięcy woluminów. Czytelnie oraz specjalne sale do indywidualnej pracy służą studentom i społeczności akademickiej całego regionu. Gdynia od 2005 roku może się poszczycid reprezentacyjnym budynkiem Instytutu Oceanografii z nowoczesnymi laboratoriami i pracowniami, audytorium i salą ekspozycyjną. W kampusie sopockim w 2006 roku powstał nowoczesny Ośrodek Dydaktyczno-Konferencyjny Wydziału Zarządzania UG. W październiku 2010 roku został także oddany do użytku nowy budynek Wydziału Zarządzania UG, w ramach którego powstało Centrum Komputerowe oraz sale dydaktyczne. Projekt otrzymał dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata W kampusie sopockim zaplanowano także rozbudowę Wydziału Ekonomicznego oraz rozbudowę i modernizację domu studenckiego przy ul. Bitwy pod Płowcami. 66

67 Przedmiot projektu opis z uwzględnieniem aspektów rozwojowych beneficjenta i adekwatności wsparcia w stosunku do potrzeb beneficjenta Projekt polega na wybudowaniu trzech nowoczesnych budynków Wydziału Biologii oraz Wydziału Chemii na terenie kampusu Uniwersytetu Gdaoskiego w Gdaosku Oliwie, o łącznej powierzchni ok. 52 tys. m 2, w których, dzięki zastosowaniu najnowszych technologii, kształcid się będą wysokiej klasy specjaliści ww. kierunków ścisłych. Z nowopowstałej bazy korzystad będzie studentów oraz 201 pracowników naukowo-dydaktycznych. Powierzchnia całkowita budynku Wydziału Biologii, to ponad 23 tys. m 2. Obiekt składad się będzie z dwóch czterokondygnacyjnych skrzydeł oraz jednego skrzydła pięciokondygnacyjnego, które zostaną połączone wspólnym holem. Każde skrzydło budynku przeznaczone zostanie dla poszczególnej specjalności, w tym m.in. dla najnowocześniejszych pod względem innowacyjnym Biologii Molekularnej, Środowiskowej oraz Eksperymentalnej. Zaplanowano m.in. aule, sale wykładowe, sale do dwiczeo, laboratoria i pracownie specjalistyczne, a częśd powierzchni będzie wykorzystana na szklarnie i woliery dla ptaków. Budynek zostanie wyposażony w sprzęt audiowizualny, system kontroli dostępu i monitoringu, sieci informatyczne i teletechniczne. Budynki Wydziału Chemii to dwa obiekty naukowo-dydaktyczne, tworzące nowoczesną bazę dla kierunków chemia oraz ochrona środowiska. Powierzchnia całkowita budynków Wydziału Chemii, to ok. 18 tys. m 2 oraz ok. 11 tys. m 2. Zaplanowano w nich m.in. laboratoria naukowo-badawcze oraz wydziałowe, w których odbywad się będą zajęcia praktyczne dla studentów. Uruchomiona zostanie hala technologiczna, umożliwiająca prowadzenie badao naukowych oraz zajęd dydaktycznych z zakresu inżynierii chemicznej oraz środowiskowej. Powstający budynek Wydziału Biologii (stan na dzieo 2 sierpnia 2011 r.). Źródło: Materiały udostępnione przez beneficjenta Umowę z OPI na realizację przedsięwzięcia zawarto 1 lipca 2009 roku. Prace budowlane prowadzone są od grudnia 2009 r. Projekt jest realizowany bez większych opóźnieo (względem przyjętego we wniosku o dofinansowanie harmonogramu), aczkolwiek wystąpiły pewne przesunięcia czasowe, wynikające m.in. z przedłużających się procedur przetargowych, czy komplikacji w zakupie specjalistycznego wyposażenia. Termin zakooczenia projektu to IV kwartał 2013 r. Obecnie nie jest on zagrożony. 67

68 Projektu otrzymał 236,8 mln zł dotacji w ramach PO IiŚ. Ponadto beneficjent zapewnił 5 mln zł na pokrycie kosztów niekwalifikowanych. Jest to drugie co do wartości przedsięwzięcie realizowane w ramach XIII Priorytetu PO IiŚ, a pierwsze w kategorii projektów polegających na budowie infrastruktury uczelni wyższych służącej celom dydaktycznym. W III kwartale 2011 r. zaawansowanie realizacji projektu w ujęciu wartościowym wyniosło około 50%. Budowa obiektu Wydziału Biologii jest już bliska ukooczenia aktualnie finalizowane są roboty budowlane i przygotowywane przetargi na zakup wyposażenia. Realizacja obiektów Wydziału Chemii znajduje się na wcześniejszym etapie. Ze względu na znaczną wartośd projektu, zgodę na jego dofinansowanie środkami UE musiała wyrazid Komisja Europejska. Uroczyste wręczenie tej decyzji Uniwersytetowi Gdaoskiemu, z udziałem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego oraz Ministra Rozwoju Regionalnego, odbyło się w Warszawie w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego w dniu 13 grudnia 2010 roku. Przebieg finansowej realizacji projektu, z uwzględnieniem obszarów problemowych Uczelnia w celu sprawnej realizacji prowadzonych przedsięwzięd, powołała Zespół ds. realizacji inwestycyjnych projektów unijnych, który podlega Kanclerzowi uczelni, jednocześnie pełnomocnikowi rektora ds. projektu. Kierownikiem projektu jest Zastępca Kanclerza ds. inwestycji i rozwoju. Pracownicy zespołu odpowiadają za finansową realizację projektu: w zakresie przygotowywania i aktualizacji harmonogramów, przygotowywania wniosków o płatnośd, współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi uniwersytetu, a także całą sprawozdawczośd. Są to osoby z doświadczeniem w realizacji projektów finansowanych z funduszy europejskich, odpowiedzialne za kilka inwestycji realizowanych równolegle przez Uniwersytet Gdaoski. Zespół zatrudnia także inspektorów nadzoru budowlanego. W realizację projektów zaangażowany jest także Dział Zamówieo Publicznych, kwestura oraz Dział Ewidencji Projektów Zagranicznych, który dokonuje wszelkiego rodzaju płatności, księgowao itp. Większośd wydatków w projekcie jest rozliczana w oparciu o zaliczki, aczkolwiek wystąpiły też przypadki refundacji poniesionych kosztów. Występowanie o płatności zaliczkowe, każdorazowo poprzedzane jest odpowiednimi ustaleniami z przedstawicielami OPI, celem upewnienia się, że IW dysponuje odpowiednimi sumami i będzie mogła je przekazad na finansowanie przedsięwzięcia (w jednym przypadku brak wolnych środków w OPI spowodował koniecznośd zaangażowania własnych środków Uniwersytetu Gdaoskiego). Od technicznej strony proces aplikowania nie sprawia beneficjentowi trudności. Docenia on także możliwośd występowania o kolejną zaliczkę jeszcze przed pełnym rozliczeniem poprzedniej, gdy wystarczające jest udokumentowanie wydatków stanowiących 70% jej wartości. W związku z tym możliwe jest występowanie o płatnośd w sytuacji, gdy środki z poprzedniej zaliczki są wystarczające na kolejny miesiąc finansowania projektu. W ten sposób ciągłośd finansowania przedsięwzięcia w znacznej mierze może byd zapewniona w oparciu o środki z dotacji. Beneficjent na ogół składa wnioski o płatnośd raz w miesiącu, czasami rzadziej (co 2 lub 3 miesiące), częstotliwośd ta zależy w dużej mierze od charakteru rozliczanych etapów projektu. Co naturalne, wnioski o refundację są składane tak szybko jak to możliwe, a rozliczenia zaliczek w większych odstępach czasu. Łącznie złożono 17 wniosków o płatnośd. W każdym z nich weryfikacja OPI wykazała pewne błędy, które jednak nie były trudne do skorygowania (np. brak kopii dokumentu, błędnie wpisana data poniesienia wydatku). OPI na ogół nie wykorzystuje pełnych 60 dni przysługujących mu na ocenę wniosku. W ocenie beneficjenta rozliczenia i płatności odbywają się bardzo sprawnie, co jest szczególnie istotne dla płynnej realizacji tak znacznej inwestycji. Zespół projektowy posiada bogate doświadczenie w realizacji dużych przedsięwzięd inwestycyjnych, dlatego też procedury rozliczeo (w tym: wytyczne, wzory dokumentów, podręczniki i instrukcje) obowiązujące w XIII Priorytecie, mimo że dośd skomplikowane i obszerne, nie nastręczają poważnych 68

69 trudności w ich stosowaniu. Zdaniem przedstawicieli zespołu projektowego, dla eliminacji pojawiających się wątpliwości bardzo pomocne są szkolenia organizowane przez OPI. Pozwalają one na ugruntowanie oraz rozszerzenie posiadanej wiedzy. Ze względu na fakt, że szkolenia organizowane są w Warszawie, a dojazd tam i z powrotem z Gdaoska zajmuje obecnie ponad 8 godzin, szkolenia dwudniowe są mniej uciążliwe, bardziej efektywne i w związku z tym silniej preferowane niż sesje jednodniowe. Beneficjent nie miał jak dotąd problemów z kwalifikowalnością wydatków. Przyjmuje się, że koszty wykazane we wniosku o dofinansowanie, na pokrycie których przyznano dotację, są kwalifikowane, natomiast w przypadku dodatkowych wydatków, z wyprzedzeniem przeprowadza się konsultacje z OPI. W ich rezultacie albo koszt zostaje uznany za kwalifikowany (jest to możliwe np. w sytuacji gdy w innych elementach projektu uzyskano oszczędności taka sytuacja miała miejsce), albo musi byd on pokryty ze środków własnych Uniwersytetu Gdaoskiego. Dla ułatwienia rozliczeo, w projekcie zrezygnowano z rozliczania kosztów osobowych. Beneficjent wskutek popełnionej pomyłki nieprawidłowo rozliczył jedną z otrzymanych zaliczek, jednak kwota zwrotu wyniosła tylko 4 grosze. Ocena współpracy beneficjenta z IP i IZ Beneficjent bardzo pozytywnie ocenia współpracę z OPI, natomiast w obowiązującym w XIII Priorytecie PO IiŚ systemie rozliczania projektów, współpraca z IP praktycznie nie występuje (nie ma takiej potrzeby). Informacje otrzymywane za pośrednictwem opiekuna projektu (od podpisania umowy o dofinansowanie jest to ta sama osoba) oceniane są jako bardzo pomocne, spójne i jednoznaczne. Jeżeli jakakolwiek kwestia rodzi wątpliwości opiekuna projektu, np. przy wnioskach o płatnośd, zwraca się on do beneficjenta z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia często odbywa się to drogą telefoniczną. Z drugiej strony, również zespół realizujący projekt ma wrażenie, że w razie wątpliwości może swobodnie zwracad się do OPI z prośbą o pomoc, poprosid o dodatkowe instrukcje, zaproponowad uzasadnioną zmianę w prowadzonej inwestycji. W przypadku nieobecności opiekuna projektu beneficjent może liczyd na wsparcie ze strony innego pracownika IW, tak więc nie zdarza się sytuacja niemożności uzyskania wsparcia ze strony tej instytucji. Wnioski Beneficjent nie odnotował poważnych problemów czy zakłóceo przy realizacji projektu. Ze względu na znaczną wartośd przedsięwzięcia, Uniwersytet Gdaoski przykłada szczególną wagę do zapewnienia jego prawidłowej realizacji oraz bezproblemowego rozliczania. Z uwagi na wartośd ponoszonych wydatków i w związku z tym wielką finansową odpowiedzialnośd uczelni, jest to w pełni uzasadnione. Z drugiej strony projekt, ze względu na to, że projekt był notyfikowany przez Komisję Europejską, znajduje się on pod szczególna pieczą OPI, co jest dla Uniwersytetu Gdaoskiego korzystne. Koniecznośd zazwyczaj comiesięcznego przesyłania wniosków, z jednak strony jest dla beneficjenta czasochłonna, bo wymagane jest załączanie kopii wszystkich dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, ale z drugiej, jest też dla niego korzystne. Kontrola dokumentów finansowych może odbywad się na bieżąco i w razie popełnienia błędu, może byd on relatywnie szybko wykryty i skorygowany, co dla realizującego projekt jest bardzo cenne. Dlatego beneficjentowi odpowiada obowiązujący system rozliczeo i jest przeciwny jego modyfikowaniu (np., zbytniemu upraszczaniu). Uniwersytet Gdaoski od kilku lat zdobywa doświadczenie w realizacji dużych projektów inwestycyjnych, korzysta przy tym z różnego rodzaju dotacji. Dlatego, chod w każdym przypadku zasady rozliczeo finansowych były nieco inne, beneficjent zdobył cenne doświadczenia, które pozwalają obecnie unikad poważnych trudności w realizacji projektu. 69

70 7.3. Studium nr 3 Tytuł projektu Budowa i modernizacja Wydziałów Biologii, Fizyki i Chemii Uniwersytetu Łódzkiego Beneficjent Uniwersytet Łódzki Typ projektu Indywidualny Charakterystyka beneficjenta/projektodawcy i jego sytuacji przed uzyskaniem wsparcia Uniwersytet Łódzki (UŁ) powstał 24 maja 1945 r. Obecnie jest jednym z największych polskich uniwersytetów; posiada 12 wydziałów: Biologii i Ochrony Środowiska, Chemii, Ekonomiczno- Socjologiczny, Filologiczny, Filozoficzno-Historyczny, Fizyki i Informatyki Stosowanej, Matematyki i Informatyki, Nauk Geograficznych, Nauk o Wychowaniu, Prawa i Administracji, Studiów Międzynarodowych i Politologicznych, Zarządzania. Prowadzi także studia doktoranckie i ponad 90 rodzajów studiów podyplomowych, w tym studia typu MBA oraz finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Kierunki studiów posiadają Certyfikaty Jakości Kształcenia przyznane przez Uniwersytecką Komisję Akredytacyjną (UKA); wiele z nich otrzymało pozytywną opinię jakości kształcenia Paostwowej Komisji Akredytacyjnej (PKA). Informatyka i ekonometria na uczelni posiadają ocenę wyróżniającą PKA. Począwszy od roku akademickiego 1998/99 funkcjonuje Filia UŁ w Tomaszowie Mazowieckim, gdzie prowadzone są studia na 5 kierunkach. Studiowad można także w Zamiejscowych Ośrodkach Dydaktycznych w Bełchatowie, Kutnie, Ostrołęce, Sieradzu, Skierniewicach oraz Zduoskiej Woli. Ogółem na Uniwersytecie Łódzkim studiuje około 43 tys. osób. Na uczelni zatrudnionych jest około 4 tys. pracowników, którzy czuwają nad jej prawidłowym funkcjonowaniem, w tym nauczycieli akademickich (222 profesorów tytularnych). Uniwersytet Łódzki posiada bogate doświadczenie w realizacji projektów finansowanych z funduszy strukturalnych UE. O ile w perspektywie budżetowej UE na lata zrealizowano tylko 1 duży projekt infrastrukturalny, o wartości około 7 mln zł, to aktualnie takich przedsięwzięd jest już znacznie więcej. Do największych należą: Budowa nowej siedziby Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Łódzkiego (projekt o wartości 100 mln zł), Rola transporterów oporności wielolekowej w farmakokinetyce i toksykologii - testy in vitro w praktyce farmaceutycznej i klinicznej" (o wartosci 62 mln zł w ramach PO IG), a także drugi projekt finansowany ze środków XIII Priorytetu PO IiŚ - Centrum Informatyczno-Ekonometryczne Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego (o wartości blisko 26 mln zł). Przedmiot projektu opis z uwzględnieniem aspektów rozwojowych beneficjenta i adekwatności wsparcia w stosunku do potrzeb beneficjenta Budowa i modernizacja Wydziałów Biologii, Fizyki i Chemii Uniwersytetu Łódzkiego to projekt, który polega na budowie, modernizacji lub adaptacji 12 obiektów, które będą służyd szeroko definiowanemu kształceniu i przekazywaniu nowoczesnej wiedzy na Uniwersytecie Łódzkim. Inauguracja realizacji projektu odbyła się w dniu 30 września 2009 r. Projekt obejmuje przygotowanie następujących obiektów: budowa pawilonu Biologii Molekularnej Wydziału Biologii i Ochrony Środowiska w Łodzi, przy ul. Pomorskiej 141/143 (zadanie I projektu), 70