RIK Łańcut, dnia r. WYJAŚNIENIA I

Transkrypt

1 RIK Łańcut, dnia r. WYJAŚNIENIA I Dotyczy postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Gminy Łańcut W odpowiedzi na pytania jakie wpłynęły do zamawiającego dotyczące w/w postępowania zamieszczam ich treść wraz z wyjaśnieniami: Ad.1. Zamawiający wymaga, określając w SIWZ opis przedmiotu zamówienia oraz w projekcie umowy stanowiącym załącznik do SIWZ aby Wykonawca świadczył usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012r Prawo pocztowe. Przytoczona ustawa definiuje usługę pocztową w art. 2 ust. 1: Usługę pocztową stanowi, wykonywane w obrocie krajowym lub zagranicznym, zarobkowe: 1) realizowane łącznie lub rozdzielnie przyjmowanie, sortowanie, doręczanie przesyłek pocztowych oraz druków bezadresowych; 2) przemieszczanie przesyłek pocztowych oraz druków bezadresowych, jeżeli jest wykonywane łącznie z przynajmniej jedną spośród czynności, o których mowa w pkt 1; 3) przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej; 4) prowadzenie punktów wymiany umożliwiających przyjmowanie i wymianę korespondencji między podmiotami korzystającymi z obsługi tych punktów; 5) realizowanie przekazów pocztowych. Przedmiotem postępowania jest świadczenie usług pocztowych, wśród których można wskazać doręczanie przesyłek pocztowych przyjętych od Zamawiającego. Natomiast w przedstawionej definicji usługi pocztowej nie mieści się doręczanie przesyłek, które nie zostały opłacone przez Zamawiającego lecz przez innych nadawców i adresowane są na Zamawiającego, a przez to doręczane pod adres Zamawiającego. Czy w związku z powyższym Zamawiający dopuszcza wykreślenie zapisów wskazujących godzinę doręczania przesyłek, zwrotów przesyłek i potwierdzeń odbioru, ponieważ zapisy dotyczące terminów doręczania przesyłek pocztowych (m. in. wskaźniki czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym) regulowane są Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego? Zamawiający zmieni treść SIWZ poprzez wykreślenie zapisów wskazujących godzinę doręczania przesyłek, zwrotów przesyłek i potwierdzeń odbioru. Ad. 2. Zamawiający zobowiązuję Wykonawcę do odbioru przesyłek pocztowych od Zamawiającego od poniedziałku do piątku, w godzinach od 14:00-14:30. Jednocześnie w pkt. 12 opisu przedmiotu zamówienia w SIWZ daje możliwość dostarczenia przez Zamawiającego przesyłek. Czy poprzez takie sformułowanie Zamawiający zamierza samodzielnie nadawać korespondencję wychodzącą z urzędu w placówce Wykonawcy położonej w Łańcucie czy poprzez odbieranie korespondencji wychodzącej przez Wykonawcę? Zgodnie z przytoczoną wyżej ustawową definicją usługi pocztowej przyjmowanie przesyłek pocztowych polega na przyjęciu przesyłki nadanej przez nadawcę (Zamawiającego) w placówce operatora pocztowego (Wykonawcy). W przypadku innych rozwiązań mamy do czynienia z usługą dodatkową, która u Wykonawcy jest odpłatną usługą umowną, polegającą na odbiorze przesyłek w wyznaczonych dniach i godzinach z siedziby nadawcy (Zamawiającego). Usługa świadczona jest na odrębnych zasadach i na podstawie Regulaminu świadczenia usługi. Zamawiający nie wskazuje usługi odbioru w tabeli cenowej nie dając możliwości wyceny usługi dla Zamawiającego.

2 Czy Zamawiający uwzględni odrębność usługi i umożliwi wycenę Wykonawcom odbioru przesyłek w dodatkowej pozycji formularza cenowego modyfikując formularz oferty poprzez dodanie pozycji odbiór korespondencji lub wykreśli wymóg odbierania przesyłek o określonej godzinie, ponieważ wymóg odbierania przesyłek jest sprzeczny z przedmiotem zamówienia (świadczenie usług pocztowych) co skutkować będzie samodzielnym nadawaniem korespondencji w placówce Wykonawcy? Zamawiający nie przewiduje dodatkowej usługi polegającej na odbiorze przesyłek pocztowych w swojej siedzibie. W przypadku gdy Wykonawca posiada na terenie miasta Łańcuta swoją placówkę nadawczą Zamawiający będzie dostarczał i odbierał przesyłki z tej placówki. W przypadku braku placówki na terenie miasta Łańcuta Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego tj. Urząd Gminy Łańcut ul. Adama Mickiewicza 2a, Łańcut - od poniedziałku do piątku w godzinach od do w pokoju nr 5 /parter/ dziennik podawczy, Ad. 3. W odniesieniu do usług dodatkowych oraz takich, których Zamawiający nie wskazał w opisie przedmiotu zamówienia, trudnych do przewidzenia na etapie SIWZ, a wynikających z potrzeby Zamawiającego i realizowanych przez Wykonawcę na etapie realizacji przedmiotu zamówienia, czy Zamawiający dopuszcza wprowadzenie do katalogu możliwych zmian zapisu: W przypadku konieczności wykonania usługi, która nie została ujęta w formularzu asortymentowo-cenowym usługa ta będzie wykonana i wyceniona na podstawie regulaminu i cennika obowiązujących u Wykonawcy w dniu nadania/doręczenia usługi. Zmiana w zakresie powierzenia Wykonawcy nie wycenionych usług nie wpłynie na maksymalną kwotę zamówienia, która pozostanie niezmienna. Zamawiający wyraża zgodę na wykonanie i wycenę usług, które nie zostały ujęte w formularzu asortymentowo cenowym na podstawie regulaminu i cennika obowiązujących u Wykonawcy pod warunkiem, że nie wpłynie to na maksymalną kwotę zamówienia, która pozostaje niezmienna. Ad. 4 Czy Zamawiający dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający? Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych? Zamawiający dopuszcza taką możliwość. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian układu danych adresowych na kopercie, polegających na obniżeniu danych adresowych nadawcy w taki sposób aby zwiększyć wysokość górnego marginesu koperty do wartości ok. 30 mm? Zamawiający nie przewiduje takiej możliwości Czy Zamawiający w zakresie adresowania przesyłek będzie respektował akty normatywne regulujące kwestie adresowania, w tym Polskie Normy: PN-T-85003, PN-T-85004, PN-ISO 269, PN-ISO 6924? Tak Zamawiający będzie respektował w/w Normy.

3 Ad. 5 Zamawiający w projekcie umowy określa w 2 ust. 6 termin płatności faktury określony jako 14 dni od otrzymania faktury. W związku z wdrożeniem u Wykonawcy programu fakturującego, a co za tym idzie pewnych ograniczeń związanych z funkcjonalnością programu Wykonawca nie ma pełnej swobody w określeniu terminu płatności, zwłaszcza mierzonego dniem otrzymania faktury, ponieważ system nie jest w stanie wskazać faktu doręczenia faktury, a co za tym idzie określić termin płatności faktury? Czy w związku z powyższym Zamawiający zaakceptuje termin płatności liczony od wystawienia faktury, określony jako 21 dni od daty wystawienia faktury? Zamawiający zaakceptuje taki termin. Ad. 6 Zamawiający w projekcie umowy w 4 kary umowne. Pragniemy zwrócić uwagę, iż zgodnie z postanowieniami SIWZ usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą m.in. na zasadach określonych w Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. poz. 1529), czyli także w oparciu o rozporządzenie właściwego Ministra ds. poczty w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego. Poczta Polska jako operator wyznaczony jest zobowiązana do stosowania w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych zapisów Rozdziału 8 Ustawy Prawo pocztowe. Zgodnie z art. 87 w/w ustawy do odpowiedzialności operatorów za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Zatem w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej w pierwszej kolejności znajdą zastosowanie przepisy w/w ustawy i dopiero w przypadku przeprowadzenia trybu reklamacyjnego (uregulowanego w/w przepisami) nadawcy przysługuje prawo dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Wskazujemy, iż zwłaszcza w odniesieniu do operatora wyznaczonego, takie określenie zasad odpowiedzialności nosi znamiona naruszenia przepisów bezwzględnie obowiązujących. W art ustawy Prawo pocztowe ustawodawca przewidział ścisły katalog wysokości odszkodowań oraz przypadków, kiedy operator pocztowy zobligowany jest do jego wypłaty. Rozszerzenie odpowiedzialności operatora pocztowego zostało przewidziane jedynie w art. 87 ust. 5 zgodnie z którym operator pocztowy odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej w zakresie określonym ustawą, chyba że niewykonanie lub nienależyte jej wykonanie: 1) jest następstwem czynu niedozwolonego; 2) nastąpiło z winy umyślnej operatora; 3) jest wynikiem rażącego niedbalstwa operatora. Zatem jedynie w w/w przypadkach operator pocztowy może podlegać odpowiedzialności szerszej aniżeli wynikająca z przepisów prawa pocztowego. Ponadto również kara umowna z tytułu odstąpienia nie odpowiada literalnemu brzmieniu przepisów art. 483 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Nadto art. 484 Kc stanowi m.in. iż, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana (a z przypadkiem kary wygórowanej mamy do czynienia w istotnych postanowieniach umowy w SIWZ). Zatem z uwagi na niezgodność postanowień SIWZ z przepisami bezwzględnie obowiązującymi w przedmiotowym zakresie, zasadnym jest wykreślenie przez Zamawiającego w SIWZ postanowień zawartych w 4 zastępując określenie odpowiedzialności operatora pocztowego do wynikającego z zasad ustawy Prawo pocztowe i/lub regulaminów wewnętrznych usług Wykonawcy, na podstawie których realizował będzie przedmiot zamówienia. Czy Zamawiający w przypadku usługi polegającej na odbiorze przesyłek z siedziby Zamawiającego dostosuje odpowiedzialność i karę umowną do wynikającej z Regulaminu świadczenia usługi u Wykonawcy, wg zapisu z niego wynikającego: Klientowi przysługuje kara umowna za niezgłoszenie się po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu, w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór, modyfikując brzmienie 4 ust. 1 lit. a)? Zamawiający dokonał zmiany 4 Projektu umowy

4 Ad. 7 W Załączniku nr 1 do SIWZ Formularz ofertowy, w tabeli cenowej Zamawiający wprowadził rodzaje przesyłek objętych zamówieniem. Wśród wskazanych rodzajów znajdują się przesyłki w obrocie zagranicznym w kategoriach ekonomicznych i priorytetowych. Z dniem 1 stycznia 2014 roku weszła w życie zmiana do obecnego artykułu 13 Światowej Konwencji Pocztowej, która polegać będzie na rezygnacji krajów członkowskich Światowego Związku Pocztowego ze świadczenia fakultatywnej usługi polecenia dla przesyłek ekonomicznych. Tym samym, zostanie zlikwidowana kategoria ekonomiczne przesyłki listowej poleconej w obrocie zagranicznym. Usługa przesyłka polecona będzie świadczona tylko jako usługa priorytetowa. W formularzu cenowym została wykazana przez Zamawiającego usługa w obrocie zagranicznym pod nazwą list ekonomiczny polecony z ZPO (teren Europy). W związku z powyższym wnosimy do Zamawiającego o dopuszczenie zmiany i zastąpienie przesyłek poleconych ekonomicznych w obrocie zagranicznym przesyłkami poleconymi priorytetowymi. Czy Zamawiający dopuszcza taką zmianę i zmodyfikuje brzmienie Załącznika nr 1? Zamawiający dopuszcza taka zmianę i zastąpienie przesyłek poleconych ekonomicznych w obrocie zagranicznym przesyłkami poleconymi priorytetowymi, jednak z ZPO, w związku z tym zmianie ulega Zał. Nr 1 do SIWZ. Ad. 8 Zamawiający w tabeli cenowej w formularzu ofertowym, będącym załącznikiem nr 1 do SIWZ wprowadzając rodzaje przesyłek ogólnie określa masę przesyłek w pozycjach Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe operator pocztowy ustala wysokość opłat za usługi pocztowe w zależności od rodzaju, masy lub terminów doręczenia przesyłki pocztowej. Cennik świadczenia usług Wykonawcy rozróżnia ceny jednostkowe w zależności od rodzaju, masy lub terminu doręczenia przesyłki pocztowej. Podział zaproponowany przez Zamawiającego jest odmienny od stosowanego przez Wykonawcę. Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z wnioskiem o modyfikację tabeli cenowej poprzez połączenie pozycji 10 i 11 stosując nazewnictwo listy priorytetowe oraz dokonując modyfikacji w następujących pozycjach i brzmieniu wprowadzając odpowiednie ilości przy poszczególnych, zmodyfikowanych przedziałach wagowych: 7. Paczka pocztowa ekonomiczna za potwierdzeniem odbioru 3 dni robocze od 2 kg do 10 kg A 30 B Paczka priorytetowa za potwierdzeniem odbioru 1 dzień roboczy Przesyłka kurierska (doręczenia dnia następnego do godziny 12ºº) za potwierdzeniem odbioru Listy zagraniczne priorytetowe polecone z ZPO (Strefa A,B,C,D) maksymalnie 6 dni roboczych A 5 od 2 kg do 10 kg B 5 do 1 kg 10 pow. 1 kg do 5 kg 10 do 50 g 60

5 W przypadku braku modyfikacji formularza przez Zamawiającego Wykonawca uzupełni formularz cenowy, co będzie czynnością nieprecyzyjną ale możliwą. Konsekwencją tego będzie niedopasowanie cen tak zapisanych przedziałów wagowych przez Zamawiającego do nazewnictwa (przedziałów wagowych) usługi wskazanej w fakturze. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość aby faktura zawierała informacje o nadanych przesyłkach wg innych, niż wynikające z formularza cenowego jednostkowych przedziałów wagowych, jeśli sytuacja taka nie spowoduje zmiany wysokości opłaty za nadane przesyłki? Zamawiający zmienił Zał. Nr 1 do SIWZ w potrzebnym zakresie. Natomiast w pozostałych przypadkach żąda dostosowania się do zapisów Formularza ofertowego. Ad. 9 Zamawiający w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz załączniku Projekt umowy wskazuje zapis: W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień pracujący sobota, lub jako dzień wolny dzień powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę z co najmniej trzydniowym, a Wykonawca jest zobowiązany w takim dniu do doręczenia i zwrotu oraz nadania przesyłek. Poczta Polska jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnych usług pocztowych, które objęte są przedmiotem zamówienia realizuje je w oparciu o bezwzględnie obowiązujące w tym zakresie akty prawne. Sam Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia określa akty prawne, w oparciu o które będzie realizowany przedmiot zamówienia, wskazując m.in. Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 20 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, które w 25 określa placówki pocztowe operatora wyznaczonego powinny być czynne we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem sobót, co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa. Zatem pragniemy wskazać, że zwłaszcza w odniesieniu do operatora wyznaczonego, tak sformułowany zapis-wymóg nosi znamiona naruszenia przepisów bezwzględnie obowiązujących. W związku z powyższym wnioskujemy o wykreślenie cytowanego zapisu oraz modyfikację SIWZ i załączników do SIWZ (projekt umowy). Zamawiający dokona zmiany w powyższym zakresie. W związku z powyższymi wyjaśnieniami, informuję, że zgodnie z art. 38 ust. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych /t.j. Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm./ przedłużam termin składania ofert, oraz wnoszenia wadium, który upływa r. o godz Otrzymują: 1. Strony postępowania 2. a/a Z poważaniem Wójt Gminy Łańcut Zbigniew Łoza