Istotne postanowienia umowy

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do SIWZ Istotne postanowienia umowy zawarta w Warszawie dnia roku pomiędzy: Bankiem Gospodarstwa Krajowego w Warszawie, Al. Jerozolimskie 7, Warszawa, NIP , REGON: działającym na podstawie ustawy z dnia 14 marca 2003 r. o Banku Gospodarstwa Krajowego (Dz. U. z 2014 r., poz. 510, z późn. zm.) oraz statutu Banku Gospodarstwa Krajowego, stanowiącego załącznik do rozporządzenia ministra Skarbu Państwa z dnia 11 maja 2010 r. w sprawie nadania statutu Bankowi Gospodarstwa Krajowego (Dz. U. Nr 81, poz. 535, z późn. zm.), zwanym dalej Zamawiającym reprezentowanym przez:. a, zwaną dalej Wykonawcą, reprezentowaną przez.. Umowa zostaje zawarta po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) zwanej dalej ustawą Pzp, sygnatura postępowania: BZP/9/DIIF/2015, o następującej treści: 1 Przedmiot umowy 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać zamówienie polegające na organizacji i kompleksowej obsłudze wizyty studyjnej do Portugalii dla przedstawicieli instytucji zaangażowanych w realizację inicjatywy JEREMIE na terenie województwa wielkopolskiego (Instytucji Zarządzającej, Menadżera Funduszu Powierniczego JEREMIE Województwa Wielkopolskiego oraz Pośredników Finansowych), zwane dalej Przedmiotem umowy. 2. W wizycie studyjnej, o której mowa w ust. 1, będą uczestniczyć maksymalne 33 osoby (polska delegacja), wskazane przez Zamawiającego oraz dwie osoby personelu tj. pilot 1

2 wycieczek i tłumacz konferencyjny. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników o maksymalnie 5 osób w terminie nie później niż 5 dni od daty podpisania niniejszej umowy. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z tego prawa, Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia wobec Zamawiającego. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany danych osobowych maksymalnie 2 osób z grupy wylatującej z Poznania w stosunku do imiennej listy uczestników, o której mowa w 2 ust. 5 niniejszej umowy, w terminie do 5 dni przed rozpoczęciem wizyty studyjnej. 5. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania Przedmiotu umowy, zgodnie Opisem przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do umowy), Formularzem oferowanych usług (załącznik nr 2 do umowy) oraz ofertą Wykonawcy, stanowiącą załącznik nr 3 do umowy. 6. Wykonawca zobowiązany jest do współdziałania z Zamawiającym w zakresie właściwej organizacji i obsługi wizyty studyjnej do Portugalii oraz zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu żądanych przez niego wyjaśnień i przygotowania informacji na temat stanu realizacji Przedmiotu umowy. 7. Wykonawca do realizacji Przedmiotu umowy zapewni następujące osoby (zgodnie z treścią złożonej oferty): a).(imię i nazwisko) - pilot wycieczek posiadający legitymację nr. b)..(imię i nazwisko) - tłumacz konferencyjny, c)..(imię i nazwisko) pracownik biurowy do merytorycznej współpracy z Zamawiającym w celu realizacji Przedmiotu umowy. 8. Zamawiający do merytorycznej współpracy z przedstawicielem wykonawcy w celu realizacji Przedmiotu umowy wskazuje.. (imię i nazwisko). 9. Zmiana osoby wskazanej w ust. 8 następuje poprzez pisemne powiadomienie Wykonawcy i nie stanowi zmiany treści umowy w rozumieniu 8 ust. 1. Zmiana osób wskazanych w ust. 7 nie stanowi zmiany treści umowy w rozumieniu 8 ust. 1 i następuje zgodnie z warunkami wskazanymi w 8 ust Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznoorganizacyjnym, kadrowym, finansowym oraz wiedzą i doświadczeniem pozwalającym na należyte zrealizowanie Przedmiotu umowy Termin realizacji Przedmiotu umowy: kwietnia 2015 r. 2. Usługa hotelowa zrealizowana zostanie w : (nazwa i adres hotelu zgodnie z treścią Formularza oferowanych usług ). 2

3 3. W ramach wizyty studyjnej Wykonawca zorganizuje: 1) w ramach spotkań obligatoryjnych (w liczbie 5 lub 4, w zależności od organizacji pierwszego i drugiego spotkania łącznie lub osobno) spotkania z przedstawicielami następujących instytucji: a) Autoridade de Gestão do COMPETE - Programa Operacional Factores de Competitividade (IZ), S.A. b) PME Investimentos - Sociedade de Investimentos c) Competitiveness and Innovation Programme: Fundo de Contragarantia Mutuo) d).. (nazwa i adres Pośrednika Finansowego zgodnie z treścią Formularza oferowanych usług) e) Spotkanie / wizytacja u Przedsiębiorcy: (dane i adres Przedsiębiorcy zgodnie z treścią Formularza oferowanych usług) 2) w ramach spotkań dodatkowych spotkania z przedstawicielami poniższych instytucji: a). (nazwa i adres pośrednika Finansowego zgodnie z treścią Formularza oferowanych usług), b)... (dane i adres Przedsiębiorcy zgodnie z treścią Formularza oferowanych usług). 3. W terminie do 5 dni od dnia zawarcia umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia szczegółowy program wizyty studyjnej. 4. W przypadku uwag Zamawiający przekaże je Wykonawcy w terminie do 3 dni od dnia otrzymania programu wizyty studyjnej. 5. W terminie do 5 dni od dnia podpisania niniejszej umowy, Zamawiający przekaże Wykonawcy imienną listę uczestników wizyty studyjnej, z zastrzeżeniem 1 ust. 4 umowy. 6. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Przedmiot umowy z zachowaniem terminów, z najwyższą starannością, efektywnością oraz zgodnie z najlepszą praktyką i wiedzą zawodową oraz postanowieniami niniejszej umowy wraz z załącznikami i obowiązującym prawem. 7. Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia ich zaistnienia, drogą elektroniczną ( ) o wszelkich istotnych okolicznościach, które mogą mieć wpływ na wykonanie Przedmiotu umowy przez Wykonawcę. 8. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym przez cały czas realizacji Przedmiotu umowy. 3

4 9. Strony ustalają, że Przedmiot umowy zostanie wykonany przez Wykonawcę: a) nakładem własnym, b) z udziałem podwykonawców (zgodnie ze złożoną ofertą niepotrzebne skreślić). 10. W przypadku, gdy powierzenie wykonania części Umowy podwykonawcom nie było przewidziane przez Wykonawcę w ofercie, a taka potrzeba wynikła w trakcie realizacji Umowy, Zamawiający dopuszcza możliwość polecenia wykonania części prac podwykonawcy/podwykonawcom za pisemną zgodą Zamawiającego. 11. W przypadku, gdy Wykonawca powierzy podwykonawcom realizację całości lub części Przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1, za działania lub zaniechania tych podmiotów, Wykonawca odpowiada jak za własne działanie, z zastrzeżeniem, że Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za zmiany, które wyniknęły z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. spowodowane siłą wyższą), pod warunkiem, że takiej sytuacji Wykonawca nie mógł wcześniej przewidzieć i uniknąć. 12. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek trudności w czasie organizacji i trwania wizyty studyjnej, Wykonawca zobowiązany jest do dołożenia wszelkich starań, aby usunąć zaistniałe trudności i kontynuować wizytę studyjną, zgodnie ze szczegółowym programem wizyty Odbiór Przedmiotu umowy nastąpi na podstawie protokołu odbioru, podpisanego przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy po zakończeniu wizyty studyjnej, stwierdzającego należyte wykonanie Przedmiotu umowy przez Wykonawcę. 2. Upoważnioną, ze strony Zamawiającego, osobą do sprawowania w jego imieniu nadzoru nad wykonaniem umowy, dokonaniem oceny i przyjęciem Przedmiotu umowy jest Jarosław Kała Dyrektor Departamentu Instrumentów Inżynierii Finansowej Banku Gospodarstwa Krajowego Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie Przedmiotu umowy nie może przekroczyć kwoty w wysokości zł brutto (słownie: zł) (zgodnie ze złożoną ofertą). Przedmiot zamówienia jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata W przypadku zaistnienia sytuacji, o której mowa w 1 ust. 3, Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenia za faktycznie wykonane usługi, tj. wynagrodzenia maksymalnego pomniejszonego o koszty uczestnictwa osób, z których udziału Zamawiający zrezygnował. 4

5 3. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie, o którym mowa wyżej, w dwóch ratach: 1) I rata w wysokości 50% wartości, o której mowa w 4 ust. 1, tj. zł brutto (słownie.złotych brutto), płatna po zatwierdzeniu przez Zamawiającego szczegółowego programu wizyty studyjnej, na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT; 2) II rata, płatna po należnym wykonaniu Przedmiotu umowy, potwierdzonym protokołem odbioru, o którym mowa w 3 ust. 1, w wysokości wynikającej z pomniejszenia kwoty, o której mowa w 4 ust. 1 o wartość I raty z uwzględnieniem 4 ust. 2 umowy, na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT. 4. Zapłata należności przez Zamawiającego nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania w oryginale prawidłowo wystawionej faktury VAT, o której mowa w ust. 3 pkt 1 i 2, w formie przelewu na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze. 5. Jeśli faktura za realizację usług zawierać będzie błędne dane (niezgodne z umową), Zamawiający po wcześniejszym powiadomieniu Wykonawcy, ma prawo wstrzymać się z płatnością za fakturę do czasu otrzymania faktury korygującej lub poprawnie wystawionej faktury. 6. Za dzień płatności uznaje się dzień wydania dyspozycji przelewu przez Zamawiającego. 7. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 2, zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania niniejszej umowy, w tym koszty m.in. transportu, transferów, miejsc noclegowych, wyżywienia, polis ubezpieczeniowych, zwiedzania (w tym biletów wstępu), organizacji spotkań, wynagrodzenia dla pilota i moderatora spotkań W przypadku niewykonania, odstąpienia przez Zamawiającego lub Wykonawcę od umowy z przyczyn, o których mowa w ust. 2lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego lub Wykonawcę od umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawcy nie należy się żadne wynagrodzenie oraz zwrot jakichkolwiek kosztów powstałych w związku z realizacją Przedmiotu umowy. 3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Zamawiający pokryje wyłącznie faktycznie poniesione przez Wykonawcę koszty realizacji Przedmiotu umowy, określone na podstawie wspólnie sporządzonego i podpisanego przez obie strony protokołu, zawierającego opis wykonanych i przekazanych prac. 4. Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego kary 5

6 umowne na zasadach ogólnych. 6 Umowa jest jawna i podlega udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej, niemniej Wykonawca zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, jakie powziął w toku wykonania niniejszej umowy oraz do ochrony danych osobowych uczestników wizyty studyjnej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr. 101, poz. 926, z późn. zm.). Zamawiający w celu wykonania niniejszej umowy powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych uczestników wizyty studyjnej w zakresie danych niezbędnych do należytego wykonania umowy, w szczególności w zakresie danych zawartych w imiennej liście, o której mowa w 2 ust. 5. Wykonywanie przez Wykonawcę operacji przetwarzania danych w zakresie lub w celu przekraczającym Przedmiot umowy, wymaga każdorazowo pisemnej zgody Zamawiającego Wykonawca przed podpisaniem niniejszej umowy (najpóźniej w dniu podpisania niniejszej umowy), dostarczy Zamawiającemu kopię oraz udostępni do wglądu oryginał, opłaconej polisy potwierdzającej, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z Przedmiotem zamówienia (polisa ubezpieczeniowa OC), na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż PLN. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca był ubezpieczony w ww. zakresie i kwocie przez cały okres obowiązywania Umowy. 2. W przypadku, kiedy termin polisy ubezpieczeniowej OC, której kopia zostanie przedstawiona Zamawiającemu, nie będzie obejmował całego okresu obowiązywania umowy, Wykonawca zobowiązany jest podpisać kolejne polisy w taki sposób, aby zapewniona była ciągłość ubezpieczenia przez cały okres obowiązywania umowy. Kopie kolejnych polis Wykonawca przedstawi Zamawiającemu niezwłocznie po ich podpisaniu, nie później jednak niż ostatniego dnia obowiązywania polisy przedstawionej uprzednio Zamawiającemu. 3. Ewentualne szkody wyrządzone Zamawiającemu lub osobom trzecim, które przewyższą sumy ubezpieczeniowe wynikające z polisy ubezpieczeniowej OC lub których nie obejmuje polisa ubezpieczeniowa OC, zostaną pokryte we własnym zakresie bezpośrednio przez Wykonawcę na pierwsze wezwanie Zamawiającego. 4. W przypadku, kiedy Wykonawca nie dostarczy Zamawiającemu kolejnej polisy ubezpieczeniowej OC w terminie, o którym mowa w ust. 2 powyżej, wówczas Zamawiający będzie miał prawo do żądania zapłaty kary umownej w wysokości 2 % maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w 4 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia. 6

7 8 1. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Zamawiający może wyrazić zgodę na dokonanie zmian istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, wyłącznie w przypadku: 1) konieczności przesunięcia terminu realizacji zamówienia, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy i nie wynika ona z winy Wykonawcy, z zastrzeżeniem, iż Przedmiot umowy musi zostać zrealizowany w nieprzekraczalnym terminie do końca maja 2015 r., 2) konieczności przesunięcia terminu realizacji zamówienia, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, z zastrzeżeniem, iż Przedmiot umowy musi zostać zrealizowany w nieprzekraczalnym terminie do końca maja 2015 r., 3) konieczności zmiany miejsca realizacji zamówienia, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności, leżących po stronie Zamawiającego lub okoliczności, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności (siła wyższa), 4) udokumentowanego anulowania przez stronę portugalską spotkania ze wskazanym w 2 ust. 3 pkt 1 lit. d) umowy Pośrednikiem Finansowym pod warunkiem organizacji spotkania z przedstawicielem innego Pośrednika Finansowego wskazanego jako instytucja alternatywna w cz. 2 pkt 2.4 lit. c) Opisu przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do umowy), 5) zmiany Przedsiębiorcy wskazanego w 2 ust. 3 pkt 1 lit. e) umowy pod warunkiem, że Wykonawca poinformuje Zamawiającego o zmianie Przedsiębiorcy najpóźniej na 14 dni przed terminem wizyty studyjnej oraz zorganizuje spotkanie z innym Przedsiębiorcą spełniającym wymagania określone w cz. 2 pkt 2.4 lit. d) Opisu przedmiotu zamówienia, 6) zmiany instytucji, wskazanych w 2 ust. 3 pkt 1 lit. a) i b) umowy pod warunkiem, że Wykonawca poinformuje Zamawiającego o zmianie instytucji najpóźniej 14 dni przed terminem wizyty studyjnej oraz zorganizuje spotkania z innymi instytucjami, spełniającymi wymagania określone w cz. 2 pkt 2.5 Opisu przedmiotu zamówienia, 7) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, 8) zmiany cen, jeśli zmiana ta będzie korzystna dla Zamawiającego, tzn. na cenę niższą na pisemny wniosek jednej ze Stron, 9) gdy z przyczyn związanych z procedurą przetargową brak będzie możliwości wykonania Przedmiotu umowy w terminie, o którym mowa w 2 ust. 1 - wówczas wykonanie Przedmiotu umowy rozpocznie się nie później niż w ciągu 14 dni od dnia 7

8 zawarcia umowy. Zmiana terminu realizacji umowy w powyższym zakresie nie skutkuje zmianą wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy za realizację Przedmiotu umowy. 3. Nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych w szczególności zmiana osoby wskazanej do pełnienia funkcji pilota wycieczek, tłumacza konferencyjnego i pracownika biurowego pod warunkiem zapewnienia osoby / osób o równoważnych lub wyższych kwalifikacjach. Zmiana osoby / osób, o których mowa w zdaniu poprzednim nie wymaga aneksowania umowy, wymaga jednak zgody Zamawiającego. Wykonawca może wnioskować o dokonanie zmiany najpóźniej 5 dni przed wizytą studyjną. 4. W przypadku odwołania któregokolwiek połączenia lotniczego (m. in. z powodu złych warunków atmosferycznych), Wykonawca powinien zapewnić alternatywne połączenie lotnicze do miejsc docelowych. 5. W sprawach nie unormowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.) oraz ustawy Pzp. 6. Spory mogące wynikać ze stosunku objętego umową, strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu miejscowo właściwego dla siedziby Zamawiającego. 7. Umowa spisana została w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, jednym dla Wykonawcy i dwóch dla Zamawiającego. 8. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania. 9. Integralną część umowy stanowią następujące załączniki: Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 Formularz oferowanych usług Załącznik nr 3 Oferta Wykonawcy z dnia r Zamawiający Wykonawca 8