Zarz dzenie Nr III/588/2011 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego. z dnia.31 sierpnia 2011 r

Transkrypt

1 Zarz dzenie Nr III/588/2011 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia.31 sierpnia 2011 r w sprawie ustanowienia procedury udzielania zamówie publicznych przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski Na podstawie art. art ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych (Dz.U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zmianami) oraz 14 ust.1 pkt. 21 i 22 Regulminu Organizacyjnego Urz du Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego, stanowiacego zał cznik do Zarz dzenia Nr II/178/2009 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 3 lutego 2009 r.w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urz du Miasta w Ostrowcu wi tokrzyskim. - zarz dza si, co nast puje: 1. Wprowadza si do stosowania Regulamin udzielania zamówie publicznych przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski, stanowi cy zał cznik do niniejszego zarz dzenia. 2. Pozostaj w mocy: 1) Zarz dzenie Nr I/231/2004 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 4 maja 2004 r. w sprawie powierzenia niektórych czynno ci zwiazanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postepowa o zamówienie publiczne. 2) Zarz dzenie Nr I/232/2004 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 4 maja 2004 r. w sprawie zasad powoływania i pracy Komisji Przetargowej (wraz z zał cznikiem: Regulamin pracy Komisji Przetargowej powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postepowa o zamówienia publiczne, organizowanych przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski ). 3) Okólnik Nr 4/2007 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 22 czerwca 2007 r. w sprawie ustanowienia procedury udzielania przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski zamówie publicznych, których warto nie przekracza wyra onej w złotych równowarto ci kwoty euro. 3. Traci moc Zarzadzenie Nr II/136/2007 z dnia 31 stycznia 2007 r w sprawie ustanowienia procedury udzielania zamówie publicznych przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski 4. Wykonanie zarz dzenia powierza si naczelnikom wydziałów, kierownikom innych jednostek organizacyjnych Urz du Miasta, kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych nie posiadajacych osobowo ci prawnej oraz Kierownikowi Referatu Przetargów i Zamówie Publicznych w Wydziale Organizacyjno-Prawnym Urz du Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego. 5. Zarz dzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego Jarosław Wilczy ski

2 Zał cznik do Zarz dzenia Nr III/588/2011 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 31 sierpnia 2011 r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIE PUBLICZNYCH PRZEZ GMIN OSTROWIEC WI TOKRZYSKI 1. Zakres regulacji: 1. Regulamin okre la zasady, formy i tryb udzielania zamówie publicznych przez wydziały (jednostki organizacyjne) Urz du Miasta w Ostrowcu wi tokrzyskim na dostawy, usługi lub roboty budowlano-monta owe w ramach rodków finansowych zabezpieczonych w bud ecie jednostki, niezale nie od ródeł ich pochodzenia, chyba e odr bne przepisy okre laj odmienne procedury wykorzystania tych rodków. 2. Osoby, którym powierzono czynno ci zwi zane z przygotowaniem i przeprowadzeniem post powania, ponosz odpowiedzialno za działania i zaniechania skutkuj ce naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. 2. Słowniczek. Ilekro w regulaminie jest mowa o : 1. zamawiaj cym nale y przez to rozumie Gmin Ostrowiec wi tokrzyski, 2. jednostkach organizacyjnych nale y przez to rozumie wydziały i inne jednostki organizacyjne Urz du Miasta oraz gminne jednostki organizacyjne nie posiadaj ce osobowo ci prawnej, 3. ustawie Pzp nale y przez to rozumie ustaw z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych (tekst jednolity: Dz.U.z 2010 r., Nr 113, poz.759 ze zmianami), 4. warto zamówienia nale y przez to rozumie warto, której podstaw ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług netto ustalone przez zamawiaj cego z nale yt staranno ci, 1

3 5. wykonawca nale y przez to rozumie podmiot gospodarczy ubiegaj cy si o zamówienie bez wzgl du na jego rodzaj (dostawy, usługi, roboty budowlane). 3. Kierownik zamawiaj cego. 1. Kierownik zamawiaj cego powierza wykonywanie czynno ci, o których mowa w art.18 ust.2 ustawy Pzp, zwi zanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem post powania o udzielenie zamówienia publicznego, pracownikom Urz du Miasta członkom Komisji Przetargowej. 2. Kierownik podejmuje decyzje w przypadkach przekraczaj cych kompetencje innych pracowników, je eli w danym post powaniu nie upowa ni innej osoby. 3. Zakres upowa nie oraz wyszczególnienie czynno ci zastrze onych do wył cznej kompetencji kierownika zamawiaj cego zawiera zarz dzenie Nr I/231/2004 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 4 maja 2004 r. w sprawie powierzenia niektórych czynno ci zwi zanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem post powa o zamówienie publiczne. 4. Kierownik powołuje Komisj Przetargow. 5. Kierownik zatwierdza poszczególne czynno ci dokonywane w post powaniu. 4. Kompetencje komórek organizacyjnych. 1. Post powania o udzielenie zamówie publicznych przygotowywane i prowadzone s wspólnie przez poszczególne jednostki organizacyjne Urz du Miasta oraz Referatu Przetargów i Zamówie Publicznych. 2. Jednostki organizacyjne i referat realizuj swoje czynno ci poprzez uczestnictwo w pracach komisji przetargowej, powoływanej ka dorazowo przez kierownika zamawiaj cego. Zgodnie z tre ci Zarz dzenia Nr I/232/2004 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 4 maja 2004 r. w sprawie zasad powoływania i pracy Komisji Przetargowej, w składzie komisji znajduje si naczelnik wydziału lub jego zast pca (w charakterze przewodnicz cego komisji) oraz 1-2 merytorycznych pracowników jednostki organizacyjnej. Przedstawiciel Referatu Przetargów pełni w komisji funkcj sekretarza. 3. Do zada jednostki organizacyjnej zlecaj cej przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego nale y w szczególno ci: 2

4 1) okre lenie przedmiotu zamówienia i wyszacowanie jego warto ci, 2) uzyskanie zgody kierownika zamawiaj cego na wszcz cie post powania i zaproponowany tryb post powania, 3) zło enie w Referacie Przetargów i Zamówie Publicznych wniosku o wszcz cie post powania zawieraj cego co najmniej: a)okre lenie przedmiotu zamówienia i jego opis, b)okre lenie warto ci zamówienia (uwaga: oszacowanie warto ci zamówienia dla dostaw i usług winno by dokonane nie wcze niej ni 3 miesi ce przed wszcz ciem post powania, za do robót budowlanych nie wcze niej ni 6 miesi cy przed wszcz ciem), c)kosztorys inwestorski (dla robót budowlanych), d)okre lenie warunków podmiotowych udziału w post powaniu oraz uprawnie wymaganych od wykonawców, e)wskazanie ródeł finansowania oraz kwoty, jak zamawiaj cy mo e przeznaczy na sfinansowanie zamówienia, f)wskazanie kryteriów oceny ofert i terminu wykonania zamówienia (je li termin jest jednym z kryteriów oceny ofert okre lenie maksymalnego nieprzekraczalnego terminu, g)decyzje co do wadium, zabezpieczenia nale ytego wykonania umowy, podział zamówienia na zadania, mo liwo ci udzielenia zamówie uzupełniaj cych (je eli ustawa nie przes dza tych kwestii), h)wzór umowy lub istotne postanowienia które winny by wprowadzone do tre ci umowy, i)specyfikacj techniczn wykonania i odbioru robót oraz dokumentacj techniczn (dotyczy zamówie na roboty budowlane) 1, j)wskazanie wykonawców do których nale y skierowa zaproszenie do składania ofert w trybach bez ogłoszenia publicznego. 4) przygotowywanie odpowiedzi na ewentualne zapytania wykonawców dotycz ce tre ci specyfikacji istotnych warunków zamówienia zwanej dalej SIWZ oraz ewentualnych rozstrzygni protestów, je eli dotycz one zagadnie merytorycznych, Uwaga: W post powaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego wszystkie dokumenty składaj ce si na SIWZ winny by dostarczone w formie pisemnej i elektronicznej. 3

5 5) badanie merytorycznej zawarto ci ofert, zwłaszcza kosztorysów ofertowych i spełniania przez wykonawców warunków podmiotowych, 6) uczestniczenie w ewentualnych post powaniach odwoławczych (protest, odwołanie, skarga do s du) w zakresie dotycz cym technicznej strony zamówienia, 7) prowadzenie czynno ci zwi zanych z podpisaniem umowy z wybranym wykonawc, 8) niezwłoczne poinformowanie referatu o udzieleniu zamówienia (zawarciu umowy). 4. Referat Przetargów i Zamówie Publicznych realizuje procedury zamówie publicznych okre lony w ustawie Pzp i aktach wykonawczych do ustawy, a w szczególno ci: 1) sprawdza poprawno zakwalifikowania post powania do okre lonego trybu i procedury oraz kompletno wniosku o wszcz cie post powania, 2) przygotowuje ogłoszenia o przetargach (zaproszenia do składania ofert), umieszczaj c je w Biuletynie Zamówie Publicznych, na tablicy ogłosze Urz du Miasta, na stronie internetowej Urz du Miasta ( na stronie samorz dowej w Gazecie Ostrowieckiej oraz je li zachodz przesłanki w Dzienniku Urz dowym Unii Europejskiej. 3) opracowuje Specyfikacj Istotnych Warunków Zamówienia (Instrukcj dla wykonawców) z zachowaniem terminów i zasad ustawowych. 4) przekazuje SIWZ zainteresowanym wykonawcom za po rednictwem Biura Obsługi Interesanta lub poczt. Ogłoszenie o zamówieniu oraz SIWZ wraz z zał cznikami umieszczana jest tak e - za po rednictwem Referatu ds. komputeryzacji UM - na stronie internetowej Urz du Miasta. 5) przygotowuje - z pomoc merytorycznych pracowników wydziałów odpowiedzi na pytania dotycz ce tre ci SIWZ lub projekty rozstrzygni odwoła dotycz cych tre ci SIWZ; przekazuje odpowiedzi wykonawcom uczestnicz cym w post powaniu, 6) uczestniczy w otwarciu i badaniu ofert, zwłaszcza pod wzgl dem ich kompletno ci i zgodno ci z wymogami postawionymi w SIWZ. 7) wnioskuje o wykluczenie wykonawców lub odrzucenie oferty. 8) przygotowuje do podpisu i rozsyła zawiadomienie o wyborze oferty. 4

6 9)przygotowuje rozstrzygni cia ewentualnych odwoła wykonawców. 10) sporz dza protokół z post powania wraz z zał cznikami. 11) przesyła do Biuletynu Zamówie Publicznych lub DUUE ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. 12) sporz dza roczne sprawozdanie z udzielonych zamówie. 13) udost pnia tre dokumentów przetargowych, w tym ofert, na danie zainteresowanych podmiotów. 14) archiwizuje dokumentacj przetargow na okres 5 lat z zastrze eniem e archiwizowanie dokumentacji przetargowej projektów dofinansowywanych ze rodków zewn trznych jest nast puj ce: - dla projektów dofinansowywanych ze rodków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójno ci archiwizacja dokumentów b dzie odbywa si zgodnie z art. 90 Rozporz dzenia Rady (WE) Ne 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiaj cego przepisy ogólne dotycz ce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójno ci i uchylaj cego rozporz dzenie (WE) nr 1260/1999 i wytycznych Instytucji Zarz dzaj cej, - dla projektów dofinansowywanych ze rodków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Norweskiego Mechanizmu Finansowego archiwizacja dokumentów b dzie odbywa si zgodnie z zapisami umowy finansowej. 5. Czynno ci zwi zane z przyjmowaniem, przechowywaniem i zwrotem wadium oraz zabezpieczeniem nale ytego wykonania umowy wykonuje Wydział Finansowy Urz du Miasta. 6. Czynno ci zwi zane z umieszczaniem na stronie internetowej zamawiaj cego dokumentów przetargowych (ogłosze, specyfikacji przetargowej, dokumentacji projektowej, ogłosze o wyborze oferty oraz o udzieleniu zamówienia) wykonuje Referat d/s Komputeryzacji w Wydziale Organizacyjno-Prawnym Urz du Miasta. 5. Komisja Przetargowa. Zasady powoływania i pracy Komisji Przetargowej oraz regulamin pracy komisji okre la zarz dzenie Nr I/232/2004 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 4 maja 2004 r. 5

7 6.Wadium. 1. Wadium wnoszone w pieni dzu jest przechowywane na rachunku bankowym Urz du, natomiast wadium wniesione w formie niepieni nej jest przechowywane wraz z ofert lub jest przekazywane niezwłocznie po otwarciu ofert, za potwierdzeniem, do kasy Urz du. 2. Zwrot wadium nast puje po upływie terminów okre lonych w ustawie Pzp, na pisemny wniosek kierownika Referatu Przetargów. 7. Zabezpieczenie nale ytego wykonania umowy. 1. Zabezpieczenie nale ytego wykonania umowy wniesione w pieni dzu jest przechowywane na rachunku bankowym Urz du, natomiast zabezpieczenie wniesione w formie niepieni nej jest przekazywane za pokwitowaniem w dniu wniesienia do kasy Urz du. 2. Zwrot zabezpieczenie nast puje na pisemny wniosek naczelnika wydziału/ kierownika jednostki organizacyjnej. 8.Umowy. 1. Umowy z sprawach zamówie publicznych pod rygorem niewa no ci wymagaj zachowania formy pisemnej. 2. Do podpisywania umów w sprawach o zamówienia publiczne upowa niony jest Prezydent Miasta lub resortowy wiceprezydent miasta wraz z naczelnikiem wła ciwego wydziału w zakresie udzielanych upowa nie. 3. Wszystkie projekty umów wymagaj podpisu skarbnika gminy oraz parafy naczelników wła ciwego wydziału, kierownika Referatu Przetargów i Zamówie Publicznych oraz radcy prawnego. 9. Zamówienia, których warto nie przekracza równowarto ci Euro. Tryb udzielania zamówie, których warto nie przekracza w złotych równowarto ci Euro reguluje okólnik Nr 4/2007 Prezydenta Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego z dnia 22 czerwca 2007 r. w sprawie ustanowienia procedury udzielania przez Gmin Ostrowiec wi tokrzyski zamówie, których warto nie przekracza wyra onej w złotych równowarto ci kwoty Euro. Prezydent Miasta Ostrowca wi tokrzyskiego Jarosław Wilczy ski 6