REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH PRZEZ OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ DZIELNICY BIELANY M. ST. WARSZAWY PODSTAWA PRAWNA

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Dyrektora OPS Nr 13/2014 z dnia 02 czerwca 2014 r. REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH PRZEZ OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ DZIELNICY BIELANY M. ST. WARSZAWY PODSTAWA PRAWNA Niniejszy regulamin wydany został zgodnie z następującymi aktami prawnymi: 1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) oraz akty wykonawcze do ustawy, 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz z późn. zm.), 3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.), 4. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Bielany m. st. Warszawy. POSTANOWIENIA OGÓLNE I- 1. Celem Regulaminu jest stworzenie przejrzystych zasad i procedur planowania, szacowania wartości, wnioskowania i udzielania zamówień na dostawy, usługi oraz roboty budowlane w komórkach organizacyjnych Ośrodka Pomocy Społecznej Dzielnicy Bielany m. st. Warszawy, zwanego dalej OPS. 2. Zamówienia powinny być udzielane: 1) w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań 3) z przestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa i uregulowań wewnętrznych. PLAN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Wydatkowanie środków następuje na podstawie planu finansowego OPS, zatwierdzonego przez Dyrektora OPS lub Zastępcę Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo i Głównego Księgowego, zgodnie z harmonogramem realizacji oraz planu zamówień publicznych. 2. Plan zamówień publicznych sporządza pracownik ds. zamówień publicznych w uzgodnieniu z Głównym Księgowym. 1

2 3. Plan zamówień publicznych tworzony jest na podstawie jednostkowych planów zamówień opracowanych przez kierowników komórek organizacyjnych OPS w terminie do dnia 31 października roku poprzedzającego rok na który tworzony jest plan. 4. Jednostkowe plany zamówień zawierają informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, rodzaju zamówienia, uzasadnienie zakupu, wartości szacunkowej zamówienia netto, wartości szacunkowej zamówienia brutto, przewidywanego terminu realizacji oraz proponowanego trybu udzielenia zamówienia. 5. Plan zamówień publicznych zatwierdza Dyrektor OPS lub Zastępca Dyrektora OPS posiadający stosowne pełnomocnictwo do dnia 30 listopada roku poprzedzającego rok na który tworzony jest plan. 6. W przypadku konieczności udzielenia zamówienia publicznego nie przewidzianego w planie zamówień kierownik właściwej komórki organizacyjnej OPS przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi OPS łub Zastępcy Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo wniosek wraz z uzasadnieniem celem dokonania korekty planu zamówień. SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIEŃ Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. 2. Niedopuszczalny jest podział zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy Pzp i niniejszego Regulaminu. 3. Do ustalenia wartości zamówienia można wykorzystać m. in. analizę rynku, strony internetowe, katalogi, oferty, analizę wydatków z poprzednich okresów, np. z ostatniego roku, z uwzględnieniem ewentualnego wzrostu cen itp. 4. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. 5. Szacowanie wartości zamówienia należy przeprowadzać zgodnie z przepisami art Ustawy Pzp. ZAMÓWIENIA O SZACOWANEJ WARTOŚCI NETTO PONIŻEJ RÓWNOWARTOŚCI EURO Niniejszy rozdział dotyczy postępowań, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane, których szacunkowa wartość netto nie przekracza równowartości kwoty Euro. 2. Do postępowań, o których mowa w ust. 1 nie stosuje się przepisów Ustawy Pzp. 3. Wszczęcie postępowania następuje na podstawie Wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia o wartości poniżej Euro, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4. Z wnioskiem o wszczęcie postępowania występuje kierownik właściwej komórki organizacyjnej OPS, zwany dalej Wnioskodawcą, do Dyrektora OPS lub Zastępcy Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo. 2

3 5. 1. W przypadku, gdy oszacowana wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza zł netto komórka organizacyjna OPS wskazana we wniosku jako odpowiedzialna za realizację zamówienia: a. przeprowadza rozeznanie rynku, mające na celu wyłonienie wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę jak i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, tj. funkcjonalność, parametry techniczne, koszty eksploatacji, warunki gwarancji, terminy realizacji zamówienia itp. Cena nie musi być jedynym kryterium oceny ofert. OPS zastrzega sobie prawo negocjacji dostępnych ofert zarówno w stosunku do ceny jak i innych warunków. b. na podstawie ogólnej oceny ofert dokonuje wyboru wykonawcy z zastrzeżeniem 1 ust. 2 niniejszego Regulaminu, c. wskazuje wybranego wykonawcę we Wniosku, o którym mowa w 4 ust. 3, d. przekazuje Wniosek Dyrektorowi OPS lub Zastępcy Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo, po uprzednim zaopiniowaniu wniosku przez kierownika Działu Administracyjnego i zaakceptowaniu przez Głównego Księgowego. e. zaopiniowany i zaakceptowany wniosek składa pracownikowi ds. zamówień publicznych, który rejestruje go w Rejestrze zamówień poniżej Euro. 2. Rozeznanie rynku może być dokonywane w szczególności poprzez analizę: a. ofert ogólnodostępnych na rynku, np. w sklepach, na stronach internetowych, w katalogach, b. ofert skierowanych do OPS z inicjatywy wykonawców, c. ofert złożonych w odpowiedzi na zapytania ofertowe skierowane przez OPS (faxem lub mailowo) do potencjalnych wykonawców, d. ofert przedstawionych przez wykonawców podczas rozmowy telefonicznej. 3. O sposobie przeprowadzenia rozeznania rynku decyduje osoba przeprowadzająca rozeznanie, biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia oraz jego wartość. 4. Osoba przeprowadzająca rozeznanie rynku w postępowaniach, o których mowa w niniejszym paragrafie nie ma obowiązku dokumentowania postępowania w formie pisemnej. 5. Dla zamówień, o których mowa w niniejszym paragrafie nie jest wymagane zawieranie umów w formie pisemnej, chyba że ze względu na przedmiot i charakter zamówienia jest to wskazane W przypadku, gdy oszacowana wartość przedmiotu zamówienia jest równa bądź przekracza zł netto, a nie przekracza równowartości Euro, komórka organizacyjna OPS wskazana we wniosku jako odpowiedzialna za realizację zamówienia: a. przeprowadza rozeznanie rynku kierując zapytania ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, b. na podstawie ogólnej oceny ofert dokonuje wyboru wykonawcy z zastrzeżeniem 1 ust. 2 niniejszego Regulaminu, sporządzając pisemną notatkę z wykonanych czynności, której wzór stanowi załącznik nr 1A do niniejszego Regulaminu, c. wskazuje wybranego wykonawcę we Wniosku, o którym mowa w 4 ust. 3, 3

4 d. Wniosek, o którym mowa w 4 ust. 3 wraz z notatką z rozeznania rynku przekazuje do zatwierdzenia Dyrektorowi OPS lub Zastępcy Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo, po uprzednim zaopiniowaniu Wniosku przez kierownika Działu Administracyjnego i zaakceptowaniu przez Głównego Księgowego, e. zaopiniowany i zaakceptowany wniosek składa pracownikowi ds. zamówień publicznych, który rejestruje go w Rejestrze zamówień poniżej Euro. 2. Dla zamówień, o których mowa w niniejszym paragrafie wskazane jest zawieranie umów w formie pisemnej Za zgodą Dyrektora OPS lub Zastępcy Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo dopuszczalnym jest stosowanie innych procedur niż opisane w 5 i 6 niniejszego Regulaminu. W takim przypadku Wnioskodawca winien przygotować uzasadnienie oraz zaproponować sposób przeprowadzenia postępowania. 2. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców nie ma zastosowania w przypadku, gdy ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług i robót budowlanych uzasadnione jest zlecenia realizacji przedmiotu zamówienia konkretnemu wykonawcy. W takim przypadku wnioskodawca zobowiązany jest przygotować uzasadnienie wyboru danego wykonawcy, które zatwierdzane jest przez Dyrektora OPS lub Zastępcę Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo. 3. Dopuszcza się publiczne informowanie o mających się toczyć postępowaniach w okresie półrocznym w celu pozyskania listy wykonawców uczestniczących w procedurach zamówień publicznych o wartości niższej niż równowartość Euro. 4. Zamówień udziela się wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę. Za ofertę najkorzystniejszą uważa się ofertę spełniającą warunki i wymagania zamawiającego z najniższą ceną lub ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów opisanych w zapytaniu ofertowym. ZAMÓWIENIA O SZACOWANEJ WARTOŚCI NETTO POWYŻEJ RÓWNOWARTOŚCI EURO Do przeprowadzania postępowań w sprawie zamówień publicznych o wartości przekraczającej równowartość Euro stosuje się przepisy Ustawy Pzp. 2. Zamówienia o wartości przekraczającej równowartość kwoty Euro realizowane są przez Komisję Przetargową, z wyjątkiem procedury z wolnej ręki, w której dopuszczalne jest po uzyskaniu zgody od Dyrektora OPS przeprowadzenie procedury przez pracownika ds. zamówień publicznych i kierownika właściwej komórki organizacyjnej OPS Uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej równowartość Euro następuje stosownie do harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób oszczędny i celowy, na podstawie Wniosku o wszczęcie postępowania w 4

5 sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości powyżej Euro (załącznik nr 2 do Regulaminu). 2. Z Wnioskiem, o którym mowa w ust. 2 występuje kierownik właściwej komórki organizacyjnej OPS lub pracownik merytoryczny do Dyrektora OPS lub Zastępcy Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo, celem zatwierdzenia, po uzyskaniu akceptacji Głównego Księgowego na wydatkowanie środków publicznych. Wniosek zawiera również proponowane kryteria oceny ofert, proponowany tryb udzielenia zamówienia zaopiniowany przez radcę prawnego oraz proponowanego wykonawcę w przypadku negocjacji, zapytania o cenę, dialogu konkurencyjnego lub zamówienia z wolnej ręki. 3. Zaopiniowany i zaakceptowany Wniosek przekazywany jest do pracownika ds. zamówień publicznych celem rejestracji w Rejestrze Zamówień publicznych o wartości przekraczającej równowartość kwoty Euro. 4. Złożenie zatwierdzonego wniosku rozpoczyna postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. 5. Pracownik ds. zamówień publicznych przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego poprzez wykonanie wszystkich czynności wymienionych w Ustawie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności: a. weryfikację otrzymanego opisu przedmiotu zamówienia pod kątem zgodności z Ustawą Pzp, b. opracowanie SIWZ oraz innych dokumentów postępowania, np. zaproszenia do negocjacji, Istotnych postanowień umowy itp. przy udziale Wnioskodawcy, c. przedkładanie do zatwierdzenia Dyrektorowi OPS lub Zastępcy Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo projektu SIWZ, zaproszenia do negocjacji czy innych dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem, po uzyskaniu opinii radcy prawnego, Głównego Księgowego oraz osób współpracujących przy tworzeniu tych dokumentów, d. publikowanie ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w zależności od wartości zamówienia, na stronie internetowej OPS oraz tablicy ogłoszeń, jeżeli taki obowiązek nakłada Ustawa Po zatwierdzeniu Wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości przekraczającej równowartość Euro oraz dokumentów, o których mowa w 9 ust. 5 lit. b. Dyrektor OPS lub Zastępca Dyrektora OPS posiadający stosowne pełnomocnictwo powołuje zarządzeniem Komisję przetargową. Zasady powoływania i działania Komisji Przetargowej prowadzącej postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego oraz zakres obowiązków poszczególnych jej członków określa Regulamin organizacji, tryb pracy i zakres obowiązków członków Komisji Przetargowej prowadzącej postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Dalsze czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej równowartość Euro wykonuje Komisja przetargowa: a. prowadzenie korespondencji obejmującej przesyłanie i publikowanie wyjaśnień i zmian w SIWZ, odpowiedzi na pytania oraz rozstrzygnięcia protestów w toczących się postępowaniach. b. prowadzenie dialogu i negocjacji z wykonawcami, c. dokonanie otwarcia, badania i oceny ofert, 5

6 d. przygotowanie wezwań do uzupełnienia, wyjaśnienia oraz innych dokumentów do wykonawców w sprawie złożonych ofert, e. przygotowanie propozycji odrzucenia ofert i wykluczenia wykonawców, f. przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania Nadzór ogólny nad udzielaniem zamówień publicznych sprawuje Dyrektor OPS. 2. Wszystkie pisma w sprawie wyjaśnień, modyfikacji SIWZ, wezwania do wykonawców, informację o wyborze, informację o unieważnianiu postępowania oraz inne pisma w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdza swoim podpisem Dyrektor OPS lub Zastępca Dyrektora OPS posiadający stosowne pełnomocnictwo Wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania dokonuje Dyrektor OPS lub Zastępca Dyrektora OPS posiadający stosowne pełnomocnictwo, zatwierdzając propozycję Komisji przetargowej. 2. Po dokonaniu wyboru wykonawcy lub unieważnieniu postępowania pracownik ds. zamówień publicznych: a. zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty o wyniku postępowania zgodnie z art. 92 ust. 1 oraz odpowiednio art. 93 ust. 3 Ustawy Pzp, b. zamieszcza informację o wyborze lub unieważnieniu postępowania na stronie OPS i na tablicy ogłoszeń w siedzibie OPS, c. przygotowuje umowę z wybranym wykonawcą, d. niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz na stronie OPS i na tablicy ogłoszeń w siedzibie OPS. UMOWY O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE Projekty umów o zamówienie publiczne opracowywane są przez pracownika ds. zamówień publicznych we współpracy z Wnioskodawcą. Do umów stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. 2. Każda umowa przed jej podpisaniem wymaga zaopiniowania przez radcę prawnego, stwierdzenia zgodności przedmiotu umowy z Wnioskiem przez kierownika Działu Administracyjnego oraz Wnioskodawcę oraz potwierdzenia Głównego Księgowego o zabezpieczeniu środków finansowych na realizację umowy. 3. Zaopiniowane i zatwierdzone umowy podpisywane są przez Dyrektora OPS lub Zastępcę Dyrektora OPS posiadającego stosowne pełnomocnictwo. 4. Wszystkie umowy rejestrowane są przez pracownika ds. zamówień publicznych w Rejestrze umów. 6

7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE Dokumentacja postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przechowywana jest przez Dział Administracyjny OPS zgodnie z obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną. 2. We wszystkich sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności Ustawy Pzp wraz z aktami wykonawczymi oraz Kodeks cywilny. Załączniki: załącznik nr 1 - Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości poniżej Euro. załącznik nr 1A - Notatka z rozeznania rynku. załącznik nr 2 - Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości powyżej Euro. 7

8 Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych Nr wniosku:.../... Warszawa, dnia... r W niosek o w szczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości poniżej EURO. dostawy usługi roboty budowlane 1. Przedmiot zamówienia: dl Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, dokonany przez:...dołączono do wniosku. kod CPV: Szacunkowa wartość zamówienia netto..., co stanowi... EURO (1 Euro =... zł w oparciu o Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp) brutto... W przypadku zamówienia realizowanego w okresie kilkuletnim / w częściach *: kwota wydatkowana na realizację zamówienia w latach poprzednich...netto kwota wydatkowana na realizację zamówienia w bieżącym roku... netto kwota przewidziana na realizację zamówienia w bieżącym roku... netto kwota przewidziana na realizację zamówienia w latach następnych...netto 3. Termin realizacji zamówienia: Warunki dotyczące dostawy / usługi * 5. Realizacja wniosku przez: Wnioskodawca 6. Proponowany Wykonawca:... w załączeniu uzasadnienie wyboru / notatka z rozeznania rynku Wyboru dokonał:... Podpis pracownika Dział Administracyjny 7. Potwierdzenie środków przeznaczonych na zamówienie Potwierdzam rezerwę środków finansowych w wysokości realizację zamówienia określonego w powyższym wniosku. brutto na Dział rozdział paragraf data i podpis Głw. Księgowego Zatwierdził:... data, pieczęć i podpis Dyrektora O PS * niepotrzebne skreślić

9 Załącznik nr 1A do Regulaminu udzielania zamówień publicznych NOTATKA Z ROZEZNANIA RYNKU zamówienie publiczne bez stosowania przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych 1. D o tyczy postępow ania o udzielenie zam ów ienia, którego przedm iotem jest: 2. Sposób przeprow adzonego rozeznania rynku: Zapytanie ofertow e*; Ogłoszenie*; Inform acje ze stron W ykonaw ców * ; Inne* -...(opisać sposób) 3. Złożone oferty: L.P. Nazwa W ykonaw cy Adres W ykonaw cy Cena netto oferty - PLN Uwagi 4. Cena rynkowa zam ówienia netto (średnia arytm etyczna wszystkich ofert cenow ych w ystępujących w postępow aniu): 5. W artość rynkow ą u s ta lił:...w dniu 6. Nie dokonano rozeznania rynku z następujących p o w o dów : * 7. Dokonano w yb oru W ykonawcy*/ nie dokonano w yb oru W ykonaw cy*: Nazwa i adres W yk onaw cy... W artość um ow y n e tto :... W artość um ow y b ru tto :... W yboru d o k o n a ł:...w d n iu... Notatkę sp o rzą d ził(a ):...data (podpis osoby sporządzającej notatkę)... Zatw ierdził:... (podpis Kierownika działu) (podpis Dyrektora OPS) *- niepotrzebne skreślić

10 Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych Nr wniosku:.../... Warszawa, dnia...r W niosek o w szczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o w artości powyżej EURO. dosta w y usługi roboty budow lane 1. Przedm iot zam ówienia: S zcze góło w y opis przedm iotu zam ówienia, dokonany przez: do łączo no do wniosku. kod C P V : Zam ówienie ujęte nie ujęte (podać przyczynę)... w planie zam ów ień na dany rok. 3. Szacunkowa wartość zamówienia netto..., co stanow i... E U R O (1 Euro =...zł w oparciu o Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp) Ustalenia szacunkow ej wartości zam ówienia d o k o n a ł... w d n iu...na p o d sta w ie... W przypadku zam ówienia realizow anego w okresie kilkuletnim (np. projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej): kwota wydatkowana na realizację zamówienia w latach poprzednich...netto kwota wydatkowana na realizację zamówienia w bieżącym roku... netto kwota przewidziana na realizację zamówienia w bieżącym roku... netto kwota przewidziana na realizację zamówienia w latach następnych...netto Przew iduje się udzielenia zam ówień uzupełniających do w y s o k o ś c i % zam ówienia podstaw ow ego. W tym przypadku w artość szacunkow a zam ówienia netto w ynosić b ę d z ie Termin realizacji zam ów ienia: Warunki dotyczące wykonawcy

11 6. Proponow ane kryteria w yboru i ich znaczenie: 7. Istotne postanow ienia um owy M ożliw ość zatrudnienia podwykonawców: tak / nie * Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: tak / nie * W ysokość kar u m o w n ych :... O soba upow ażniona do kontaktów z w yk o n a w ca m i:... O soba odpowiedzialna za nadzór nad realizacją umowy:. Inne: P roponow any tryb postępow ania (wraz z uzasadnieniem oraz wskazaniem potencjalnych wykonawców dla trybu innego niż przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony) data i podpis wnioskodawcy Dział Administracyjny radca prawny (w zakresie trybu postępowania) 9. Potw ierdzenie środk ów przezna czonych na realizację zam ówienia Potwierdzam rezerw ę środków finansow ych w w y s o k o ś c i...brutto na realizację zam ów ienia określonego w p o w yższym wniosku. D ział rozdział paragraf data i podpis Głw. Księgowego Z a tw ie rd ził:... data, pieczęć i podpis Dyrektora O PS * niep o trzeb n e skreślić