Zarządzanie projektami. Dorota Kuchta

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami Dorota Kuchta 1

2 Projekt Wielozadaniowe zlecenie, dla którego określa się wymagania dotyczące kosztów, czasu, zakresu i jakości i które wykonuje się jednorazowo Sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie, budżecie, zgodnie z założonymi wymaganiami Program zbiór projektów 2

3 Projekt Ma jeden cel i ściśle określone produkty końcowe, wyniki lub rezultaty, określone za pomocą kosztów, terminów i wymogów Jest unikatowy Jest działaniem tymczasowym Jest ponad podziałami organizacyjnymi i funkcjonalnymi Wiąże się z niepewnością i ryzykiem, wiele niewiadomych, wymaga wysiłku 3

4 Przykłady Piramida Cheopsa Budowa Świątyni Jerozolimskiej Budowa Muru Chińskiego Wieża Eiffela Katedry Renowacja Statuy Wolności Wielki zderzacz hadronów Projekt Manhattan (boma atomowa) Projekt Pathfinder (pojazd kosmiczny) 4

5 Narodziny projektu misja i cel Być liderem na rynku Wprowadzić na rynek nowy produkt Uruchomić własny biznes Zaimplementować metodę, technologię Rozszerzyć funkcjonalność oprogramowania. 5

6 Identyfikacja potrzeb, dogadanie się Użytkownik sam często nie zna swoich potrzeb, nie wie, które są najważniejsze Czy my potrafimy zaspokoić te potrzeby? Czy je rozumiemy? Czy mówimy tym samym językiem? Uzupełniać opis wymogów ilustracjami Obie strony muszą się zgodzić co do sformułowania 6

7 Określenie celów projektu Określić problem (nie określając sposobu jego rozwiązania): rozbieżność między stanem, w jakim jesteśmy, i w jakim chcielibyśmy się znaleźć, wraz z istniejącymi przeszkodami zmiany stanu Określić misję: znaleźć miejsce do zamieszkania, które spełniałby moje podstawowe wymagania oraz jak najwięcej życzeń Cele: bardziej konkretne niż misja, określają pożądany rezultat końcowy 7

8 Cel projektu SMART (elegancki, mądry, inteligentny, sprytny) Specific (sprecyzowane, konkretne) Measurable (mierzalne cel cząstkowe) Attainable (aggred upon, assignable aprobowane, z przypisaną odpowiedzialnością) Realistic (realistyczne) Time limited (related) (terminowe) 8

9 Przygotowanie projektu Co chcemy zrobić, dlaczego? Czy wiemy, co chcemy zrobić? zarys produktu, wraz z mierzalnymi kryteriami akceptacji. Czy będzie przyniesie nam to wartość biznesową? Czy projekt jest wart zainteresowania? W jaki sposób można osiągnąć cel projektu (zgrubnie formuła realizacji)? Kto będzie zarządzał projektem i kto za co będzie odpowiadał? W jakich warunkach projekt będzie realizowany? Jakie mamy doświadczenia z podobnych projektów? 9

10 Formalizacja misji i celu Misja precyzyjnie definiuje końcowy rezultat projektu (co nim jest, a co nie jest); Cel dotyczy każdego takiego elementu projektu, którego niedostarczenie lub dostarczenie opóźnione może zablokować projekt (dostawa, decyzja, zatwierdzenie, płatność, synchronizacja, udostępnienie) Cele zależą często od aktorów poza zespołem projektowym Cel wymaga podania: jak rozpoznamy, czy został osiągnięty (wszystkie strony!!), termin, ograniczenia, osoby odpowiedzialne i udziałowcy. 10

11 Przykłady celów projektu Opracowanie do 5 czerwca 2010 jednominutowej reklamy zachęcającej do składania datków na rzecz XXX, którą się będzie przez miesiąc raz dziennie emitować w lokalnych wiadomościach telewizyjnych Zebranie do 18 IX tys. zł. W celach nie ma mowy o tym, jak mają one być osiągnięte. 11

12 Struktura podziału prac (SPP) - Work Breakdown Structure (WBS) Zorientowane na rezultat zgrupowanie elementów projektu, które definiuje i porządkuje całkowity zakres projektu. Metoda WBS jest zazwyczaj stosowana w celu zaprojektowania lub potwierdzenia faktycznego zakresu projektu i pozwala na określenie wspólnego dla wszystkich udziałowców projektu stopnia szczegółowości zadań. Przedstawienie wszystkich prac, które maja być zrealizowane w projekcie w postaci hierarchicznej listy, np.: projekt podprojekty pakiety prac grupy zadań zadania Prezentacja struktury podziału prac (graficzna, lista) Kody struktury podziału prac Hierarchiczna dekompozycja prac koniecznych do wykonania jednoznacznie identyfikowalnych produktów 12

13 Struktura podziału prac - zasady budowy Każde zadanie występujące w SPP powinno być: związane z konkretnym produktem projektu przypisane do konkretnego zasobu (osoba, zespół), który jest za nie odpowiedzialny mierzalne w sensie możliwości stwierdzenia wykonania pracy Zadanie występujące w SPP może składać się z podzadań o własnej strukturze Koniec uszczegóławiania kiedy zadanie możemy szacować i kontrolować Kryteria podziału produkty końcowe funkcje czas realizacji zakres prac miejsce realizacji zespół realizacyjny... 13

14 Struktura podziału prac - Czym nie jest? Identyfikacją wszystkich prac i nakładów Odwzorowaniem zależności wewnętrznych i zewnętrznych Szeregowaniem zadań Prognozowaniem czasu trwania zadań Harmonogramowaniem 14

15 Struktura Podziału Prac (WBS) System alarmowy w hali produkcyjnej 1 System alarmowy Zarządzanie konfiguracją Zasilanie Próby Sieć alarmowa Procedury wytworzenia Utrzymanie funkcjonowania 121 Prostowanie 122 Filtrowanie 123 Regulacja 141 Czujniki 142 Obróbka sygnału 1411 Czujnik ruchu 1412 Czujnik dymu 1413 Czujnik gazu 1414 Czujnik wody 1415 Czujnik spadku napięcia 15

16 Macierz odpowiedzialności (RAM) Poziom 1 Struktura Podziału Prac RADAR Poziom 2 ANTENA NADAJNIK ODBIORNIK KABINA OPERATORA Poziom 3 ZŁĄCZE OBROTOWE TALERZ ŹRÓDŁO SYGNAŁU LAMPA Poziom 4 ELEMENT 1 ELEMENT 2 ELEMENT 3 Struktura organizacyjna BP DP DKJ Biuro Projektowe Dział Produkcji Dział Kontroli jakości Pakiet prac PP Plan kont kosztowych projektu (CAP) Zakres pracy Harmonogram Metoda pomiaru wykonania Budżet Menedżer kosztów Ryzyko 16

17 Struktura Podziału Prac (OBS,RBS) - Projekt Atelier PROJEKT ATELIER ANALIZA PROJEKTU BUDOWA ATELIER INSTALACJA MASZYN PRACE BUDOWLANE PRACE KONSTRUKCYJNE PRACE MECHANICZNE PRACE ELEKTRYCZNE Biuro Projektów Koordynacja, weryfikacja planów, zakupy uzupełniające Plan robót Plan robót Plan okablowania Dział Robót Budowlanych Prace ziemne, fundamenty/posadzki Połączenie elementów konstr. Posadowienie maszyn Dział Konstrukcji Sprawdzenie konstrukcji, montaż, Dział Maszyn Sprawdzenie maszyn, montaż, próby Dział Elektryczny Sprawdzenie, pociągnięcie kabli, montaż Dział Transportu Wywóz ziemi i gruzu Przewóz szkieletu metalowego i płyt Przewóz maszyn Przewóz rozdzielni i kabli 17

18 18

19 Szacowanie czasu trwania zadań Na najniższym poziomie WBS Trudne bo brak danych historycznych, bo zmienność, bo zależy od wykonawcy Czynniki psychologiczno- organizacyjne: Prawo Parkinsona Strach przed niedostaniem pracy Strach przed kontrolą karanie za szybsze wykonanie 19

20 Określanie kolejności między zadaniami Należy wziąć pod uwagę zależności technologiczne co musi być skończone, aby coś innego mogło być zaczęte A,B,K,X,Y,I: A i X wymagają zakończenia K, start B po zakończeniu A, start Y po zakończeniu X, start I po zakończeniu Y i B. 20

21 Diagram sieciowy A(1) B(0,5) K(1) I(1) X(1,5) Y(1) 21

22 Algorytm ścieżki krytycznej 1. ES earliest start, EF earliest finish (zaczynamy od zadań nie mających poprzedników, potem zadania, dla których poprzedników już jest ES i EF) 2. Maks EF przyjmujemy za LF zadań, które nie mają następników, dla nich LS 3. LF latest finish, LS latest start (dla zadań, dla których poprzedników już jest LF i LS) 4. Zapas: LS-ES=LF-EF 22

23 Algorytm ścieżki krytycznej Zad. ES EF LS LF Zapas A B 2 2,5 4 4,5 2 K X 1 2,5 1 2,5 0 Y 2,5 3,5 2,5 3,5 0 I 3,5 4,5 3,5 4,5 0

24 Harmonogram Co kiedy ASAP - as soon as possible ALAP as late as possible Pośrednie Trzeba wybrać jeden 24

25 Diagramy Gantta-Adamieckiego K A B I X Y K A B I X Y K A B I X Y 25

26 Diagram sieciowy inny przykład A(1) B(0,5) K(1) X(1,5) I(1) Y(4) 26

27 Zasoby A(1-2) B(0,5-3) K(1=4) I(1-2) X(1,5-3) Y(1-1) 27