PROTOKÓŁ NR 3 z zebrania Plenum Rady Osiedla w dniu 6 czerwca 2013 roku.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ NR 3 z zebrania Plenum Rady Osiedla w dniu 6 czerwca 2013 roku. Zebranie Plenarne rozpoczęto o godz i ostatecznie zakończono o godz W trakcie zebrania przyjęto porządek obrad. W zebraniu uczestniczyło dziesięciu członków Rady Osiedla oraz przedstawiciele Administracji. Lista obecności jest załącznikiem do niniejszego protokołu. Pełna wersja protokołu nagranie na płycie CD do wglądu w Administracji Osiedla. Ad. pkt 1 Zebranie otworzył Przewodniczący Rady Osiedla p. J. Somorowski, a następnie odczytał proponowany porządek obrad: Proponowany porządek obrad obejmuje: 1. Otwarcie posiedzenia i przyjęcie porządku obrad. 2. Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady Osiedla. 3. Informacje i rekomendacje poszczególnych Komisji Rady Osiedla (ewentualne podjęcie uchwał). 4. Sytuacja organizacyjna Administracji Osiedla Stegny Rożek oraz planowane działania Zarządu Spółdzielni w związku ze zmianami w kierownictwie Administracji Osiedla. 5. Aktualny stan dotyczący sprawy Atlantis informacja Administracji Osiedla. 6. Omówienie tematyki najbliższego Walnego Zgromadzenia Członków MSM Energetyka (planowany porządek Zgromadzenia oraz wnioski skierowane do podjęcia przez WZCz). 7. Informacja przedstawiciela mieszkańców Osiedla Stegny Rożek w Radzie Nadzorczej MSM Energetyka. 8. Sprawy różne. 9. Zamknięcie posiedzenia. Pan B. Mroziewicz zaproponował, aby w porządku obrad znalazł się punkt dotyczący przypomnienia ustaleń z poprzedniego zebrania. Rada ustaliła, że podsumowanie poprzedniego zebranie dokonywane będzie w punkcie 2 porządku obrad, tj. przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania. 1

2 Proponowany porządek obrad przyjęty został jednogłośnie. Głosowało 10 członków Rady Osiedla. Ad. pkt. 2 Przyjęcie protokołów nr 1 Rady Osiedla z dnia r. oraz nr 2 z r. przeniesiono na następne zebranie plenarne. W dalszej części tego punktu p. J. Grzebielec przypomniał ustalenia Rady Osiedla z omawianych tematów poprzedniego zebrania plenarnego: place zabaw Rada Osiedla otrzymała od Administracji wykaz zabawek zdemontowanych ze względu na ich stan techniczny zagrażający bezpieczeństwu ich użytkownikom. szlaban Sozopolska 1 Rada otrzymała od Administracji informacje n/t uruchomienia szlabanu na Sozopolskiej 1, konserwacja zieleni Komisja Techniczna otrzymała propozycję umowy na konserwację zieleni, stan techniczny chodnika w alei północnej - temat nie został zrealizowany Pan Pietrzak wyjaśnił, że jeszcze w tym tygodniu spotka się z wykonawcą w celu omówienia prac, spotkanie z Kierownikiem A.O. p. Posłowskim 10 czerwca 2013 r., założenia do przetargu na podzielniki ciepła na Osiedlu Stegny Południe informacyjnie Pan Posłowski wyjaśnił, że gdy był kierownikiem na Stegnach Południowych nie było jeszcze podzielników, ale chętnie wypowie się w temacie, koszty koszenia trawy na działce miejskiej Reasumując dyskusję nie ma dokumentu świadczącego o uregulowaniu tych czynności, a dążenie do sformalizowania sprawy mogłoby przynieść niepożądane skutki. Teren traktowany jest jako zieleń osiedlowa i użytkowany przez mieszkańców Osiedla. Temat w dalszym ciągu pozostaje do wyjaśnienia. 2

3 Ad. pkt. 3 Przewodniczący Komisji Technicznej p. P. Czepułkowski powiedział, że w okresie najbliższych 2 tygodni planuje spotkanie KT. Komisja Techniczna otrzymała od p. Pietrzaka projekt umowy na konserwację zieleni. Również do KT wpłynęły propozycje od Rady D-N Neseberska 4 w sprawie podzielników ciepła oraz informacje od różnych firm obsługujących i produkujących podzielniki. Komisja planuje kompleksowo przygotować temat podzielników w ciągu kilku tygodni, tak aby do października br. otrzymać informację zwrotną od Rad Domów Nieruchomości. Poza tym Administracja zrealizowała zalecenia protokołu przeglądu placów zabaw z ub. roku, za wyjątkiem ogrodzenia. Powyższe tematy, jak również sprawa odbioru odpadów komunalnych z oiedla będą przedmiotem rozmów na najbliższym posiedzeniu KT. Następnie Pan Czepułkowski poprosił o informacje na temat przeglądów okresowych (rocznych) budynków. Takie przeglądy już się odbyły powiedział Pan Pietrzak - zlecone zostały firmie zewnętrznej z uprawnieniami. Na podstawie tych przeglądów do r. uzgodnione będą z Radami D-N zakresy robót remontowych na 2014 r. Na pytanie Pana. Czepułkowskiego czy skład Komisji dokonującej przeglądy zmienił się, Pan. Pietrzak odpowiedział, że tak. W Komisji były osoby z uprawnieniami elektrycznymi, sanitarnymi i budowlanymi. Pan T. Ozimkiewicz zwrócił uwagę, że przeglądy powinny być wykonywane przez firmy konserwacyjne, bo mają to w zakresie umowy, a zgodnie z regulaminem w składzie Komisji dokonującej odbioru powinien być przedstawiciel organu społecznego. W przeszłości przeglądy odbywały się przy udziale czynnika społecznego, a w tym roku uniemożliwiono Radzie D-N wzięcia udziału w takim przeglądzie. Jest to zdaniem Pana Ozimkiewicza celowe łamanie regulaminu. Pan Pietrzak odpowiedział, że nie widział takiej potrzeby, aby w przeglądach budynków brał udział ktokolwiek inny niż osoby z uprawnieniami. Obowiązek przeglądów budowlanych wynika z ustawy Prawo Budowlane, a przeglądy o których mówi Regulamin Rady D-N dotyczą kontroli np. czystości na klatkach. Umowy konserwacyjne natomiast nie zobowiązują do wykonywania przeglądów okresowych rocznych. 3

4 Reasumując dyskusję Pan Przewodniczący zwrócił uwagę Administracji, aby przestrzegała zapisów Regulaminów i nie pozbawiała organów społecznych brania udziału w przeglądach, kontrolach itp. Ponadto Pan Czepułkowski poruszył sprawę przeniesienia siedziby Administracji na piętro pawilonu oraz kwestię nowo zamontowanych drzwi w lokalu zajmowanym przez sklep elektryczny i prawdopodobnie podnajmu. Dla wyjaśnienia Pan Pietrzak powiedział, że na prośbę Najemcy, Administracja wydała zgodę na montaż drzwi i przeniesienie grzejnika na koszt Najemcy. Nie wydała zgody na podnajem. W kwestii przeniesienia siedziby Administracji - powiedział oczekuję na decyzję Rady, aby podjąć jakiekolwiek działania. W dalszym ciągu spraw technicznych poruszono temat szlabanu na Sozopolskiej 1. Pan Ozimkiewicz zapytał dlaczego KT i S-E nie otrzymały ofert na uruchomienie szlabanu i kto podjął decyzje o uruchomieniu szlabanu? Pan Pietrzak wyjaśnił, że ofert nie wysłano do Komisji, ponieważ jej członkowie nie potrafili określić zakresu robót. Decyzję o uruchomieniu szlabanu podjął ówczesny kierownik Pan Zdanowski. Kierownik Administracji Pan Posłowski zauważył, że instalowaniem szlabanów od 2010 r. zajmuje się ta sama firma. Montowała szlabany na Burgaskiej, Neseberskiej i jeśli sprawdziła się pod względem jakości robót i jest w miarę tania to po co szukać nowego wykonawcy. Nie zawsze cena i ciągłość wykonywanych zleceń są wyznacznikiem dalszego zlecania robót dodał Pan Ozimkiewicz. Konkludując dyskusję Pan Somorowski stwierdził, że członkowie Rady jako mieszkańcy Osiedla zainteresowani są tym, aby ich pieniądze wydatkowane były na roboty o odpowiedniej jakości. Prace dotyczące szlabanu, to temat przewidywany do wykonania i można było zaplanować tryb postępowania, zachowując procedury. Prace podjęte zostały po decyzji budynku. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Pan Burdun wracając do sprawy Gł. Księgowej Pani Witas i wypowiedzi Prezesa Kłodzińskiego, tj. defraudacja pieniędzy nie stanowi zagrożenia dla Osiedla, zamierza zwrócić się na piśmie do Rady Nadzorczej o wyjaśnienie w jaki sposób Zarząd i Administracja Osiedla stanowiły nadzór na pracą Gł. Księgowej. Poza tym na spotkaniu Komisji Rewizyjnej zajmowano się: 4

5 - analizą umów i zleceń za IV kw./2012 i I kw./2013 r. Zwrócono uwagę na brak dokumentów inicjujących potrzebę realizacji zadań do uzupełnienia. Pan Burdun zgłosił potrzebę umieszczenia w kolejnym zestawieniu umów i zleceń dodatkowej kolumny źródło finansowania. - stwierdzono brak współpracy Administracji Osiedla z Radą D-N Sozopolska 1, - w temacie oceny Kierownictwa stwierdzono, że nie są stosowane zalecenia audytorskie KR nadal prace zlecone maja charakter prac dzielonych, tzn. jeśli zadanie merytoryczne nie występuje w umowie konserwacyjnej, to powinno być rozpisane w postępowaniu mimo, że dotyczy różnych nieruchomości. Kierownik Administracji Pan Posłowski przypomniał o podaniach skierowanych do Komisji S- E, które nie otrzymały dotychczas rekomendacji Komisji: sprawa dotyczy p. Wioletty Kawczyńskiej (podanie z dnia r) oraz p. Andrzeja Grzegorzewskiego (podanie z dnia roku.). Sprawę przeniesiono na następne zebranie. na poprzednim zebraniu rozpatrywana lecz niedokończona była sprawa przedłużenia umowy najmu z p. Kubiczem Poprawki krawieckie lokal na parterze pawilonu Burgaska 2/4, przy wjeździe na dziedziniec. Ze względu na wygaśnięcie umowy z dniem 30 kwietnia br. nowa umowa zawarta zostanie od dnia 1 czerwca br. Komisja S-E udzieliła rekomendacji na zawarcie przedmiotowej umowy na dotychczasowych warunkach. Rada Osiedla jednogłośnie podtrzymała stanowisko Komisji S-E. Głosowało 10 członków Rady Osiedla. Kwestia czasokresu na jaki ma być zawarta umowa dzierżawy z przyszłym właścicielem pawilonu Rybka - proponowany przez dzierżawcę okres 10 lat. W wyniku ogólnej dyskusji Rada ustaliła, że umowa może być zawarta na czas nieokreślony z możliwością wypowiedzenia maksymalnie 3-miesięcznego. Ad. pkt. 4 Przewodniczący Rady powiedział, że przeniesienie siedziby Administracji na piętro pawilonu było pomysłem Pana Pietrzaka, co uzasadnił łatwiejszym wynajęciem lokalu na parterze, wskazując jako zainteresowanego Pocztę Polską, najemcę lokalu sąsiadującego z Administracją. 5

6 Pan Posłowski zwrócił się do Rady o podjęcie decyzji w tej sprawie, zwracając jednocześnie uwagę na wiążące się z tym pomysłem możliwe pogorszenie warunków pracy RO. Dlatego też Pan Posłowski zachęcił członków Rady aby obejrzeli lokal osobiście przed podjęciem decyzji. Poinformował również o przewidywanych środkach na przystosowanie tego lokalu dla potrzeb Administracji w wysokości 42 tys. zł. Pan Burdun poprosił o zdjęcie z przewidywanego na remont budżetu przychodów z najmu lokalu po Administracji. W wyniku dyskusji Rada ustaliła, że przyjmuje dwa warianty : Rada zobowiązuje Administrację do zamieszczenia ogłoszenia o wynajmie lokalu na piętrze po preferencyjnej stawce wynajmu 1 m² pow. lokalu, którą ustali Komisja S-E. Przygotowanie kalkulacji kosztów remontu lokalu na piętrze pomniejszonego o przychody z wynajmu lokalu po Administracji. Następnie Przewodniczący Rady przypomniał o informacji Zarządu Spółdzielni ws. projektu ogłoszenia konkursu na stanowisko Kierownika Administracji. Propozycja oparta jest o nowy Regulamin wyłaniania kandydatów na stanowiska kierownicze. Zarząd prosi o wydelegowanie 2 przedstawicieli Rady do uczestnictwa w postępowaniu konkursowym oraz zaopiniowanie w/w projektu. Na podstawie dyskusji Rada zaproponowała ujęcie w projekcie ogłoszenia następujących wymagań wobec kandydatów: 1/ wykształcenie wyższe techniczne lub ekonomiczne, 2/ staż pracy co najmniej 4 lata, w tym co najmniej 2 na stanowisku kierowniczym, 3/ posiadanie licencji zarządcy nieruchomości, 4/ doświadczenie w zarządzaniu kilkuosobowym zespołem ludzi, 5/ wysoka kultura osobista oraz umiejętności interpersonalne, 6/ asertywność i komunikatywność, 7/ umiejętność prowadzenia negocjacji, 8/ zaangażowanie, odpowiedzialność i rzetelność w realizacji postawionych celów, 9/ znajomość obsługi komputera, środowiska MS Windows. Ponadto kandydat powinien posiadać doświadczenie w zarządzaniu zasobami mieszkaniowymi oraz znajomość zagadnień spółdzielczości mieszkaniowej. Rada Osiedla do uczestnictwa w postępowaniu konkursowym (przybliżony termin czerwiec, 6

7 I połowa lipca) na stanowisko Kierownika Administracji wskazała i rekomendowała niżej wymienione osoby: 1. Krystyna Korzewska 2. Bohdan Mroziewicz 3. Mariusz Burdun Za wyżej podanymi osobami głosowało 8 członków RO, 1 osoba wstrzymała się od głosu. Głosowało 9 członków Rady Osiedla. Ad. pkt. 5 Pan Posłowski poinformował, że z sześciu Dzierżawców terenu (właścicieli pawilonu Atlantis) czterech podpisało 5-letnie umowy dzierżawy, po tym okresie umowa wygasa, a dzierżawcy nie mają obowiązku usuwania naniesień. Dwóch pozostałych dzierżawców Joanna i Krzysztof Warwasowie nie przyjęli warunków proponowanych przez Spółdzielnię. Do dziś bezumownie zajmują teren. Sprawa z tytułem egzekucyjnym trafiła do Komornika. Państwo Warwasowie wielokrotnie odwoływali się i składali zażalenia na postępowanie komornicze. Sąd odwołania odrzucał. Ostatnie zażalenie odrzucił w lutym 2013 r. Przewodniczący Rady zaapelował do administracji o rozważenie możliwości przyspieszenia zakończenia sprawy Państwa Warwasów i zmobilizowania w tym celu Zarządu. Spółdzielni. Ad. pkt. 6 Przewodniczący Rady zwrócił uwagę, że w materiałach z Zarządu, dotyczących Walnego Zgromadzenia Członków, które otrzymali wszyscy członkowie Rady, znajduje się porządek obrad i projekty uchwał. Złożone przez Radę Osiedla dwa wnioski: 1/ w sprawie przyznania Osiedlu S-R kwoty 400 tys. zł. na zorganizowanie i wyposażenie strefy zbaw i rekreacji dla dzieci starszych, młodzieży i dorosłych oraz na konieczne remonty istniejących obiektów sportowo-rekreacyjnych na terenie Osiedla Stegny Rożek, 2/ w sprawie przyznania Osiedlu Rożek kwoty 850 tys. zł na remont nawierzchni asfaltowych ulic Burgaskiej, Neseberskiej oraz Sozopolskiej i przylegających do nich ciągów pieszych, ujęte zostały odpowiednio w II i III projekcie uchwał WZCz z dnia r. w sprawie podziału nadwyżki bilansowej za rok

8 Zdaniem Pana Somorowskiego istnieje niebezpieczeństwo rekomendacji tylko dla jednego projektu. Wśród projektów uchwał znalazły się między innymi również uchwały w sprawie zmiany statutu MSM Energetyka ; - odnośnie zapisu 99 pkt. 7 dot. prawomocności Zebrań D-N w zależności od liczby zamieszkujących daną nieruchomość lokatorów, - wykreślenia ze Statutu zapisu dot. nie pozostawania w sporze sądowym ze Spółdzielnią Poza tym Rada Osiedla rozważyła potrzebę i zredagowała informację dla mieszkańców Osiedla na WZCz w dniu r.: Szanowni mieszkańcy! W sobotę 8 czerwca 2013 roku o godz w Centrum Konferencyjno- Kongresowym przy ul. Bobrowieckiej 9, Sala Chopin rozpocznie się coroczne Walne Zgromadzenie Członków spółdzielni MSM Energetyka, na które serdecznie zapraszamy. Zgodnie z informacjami przedstawionymi na ostatnim zebraniu z Radami Domów Nieruchomości naszego osiedla, Rada Osiedla Stegny Rożek przygotowała i złożyła w terminie 2 propozycje uchwał dotyczące podziału zysków Spółdzielni. Jeden wniosek o dofinansowanie kwotą 400 tys. zł projektu rozbudowy placu zabaw i rekreacji dla dzieci starszych oraz osób dorosłych uwzględniony w wariancie II podziału nadwyżki bilansowej oraz drugi wniosek na kwotę 850 tys. zł, dotyczący pozyskania środków w celu przeprowadzenia remontu nawierzchni ulic na naszym osiedlu uwzględniony w wariancie III podziału nadwyżki (zawarte w materiałach uzupełniających porządek Walnego Zgromadzenia, który otrzymacie przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia). Do Państwa decyzji pozostawiamy poparcie II (str. 35) lub III (str. 52) wariantu podziału nadwyżki. Los obu wariantów decydować się będzie w punkcie 8 porządku obrad. W punkcie 7 porządku obrad Walnego polecamy uwadze kwestię sprawozdania zarządu za ostatni rok oraz absolutorium dla członków Zarządu. Każdy członek Spółdzielni musi odpowiedzieć sobie na pytanie: Czy Nasza Spółdzielnia jest dobrze zarządzana, kto administruje naszymi pieniędzmi, w jaki sposób i czy robi to dobrze?! Uwadze Państwa nie powinien umknąć ważny punkt nr 6 wybór i odwołanie członków Rady Nadzorczej w związku z wygasaniem kadencji niektórych członków Rady. Zdaniem Rady Osiedla stopniowe wprowadzanie do Rady ludzi wykształconych, uczciwych i kompetentnych, 8

9 pozwoli z czasem lepiej pełnić nadzór nad działaniami Zarządu Spółdzielni, a w konsekwencji nad gospodarowaniem naszymi pieniędzmi. Nasze Osiedle ma swojego przedstawiciela w Radzie Nadzorczej, który stara się w maksymalny sposób wykonywać swoje obowiązki. Konieczna jest jednak możliwość dobrej współpracy z przedstawicielami innych Osiedli będącymi w Radzie Nadzorczej naszej Spółdzielni. Stąd też polecamy Państwu rozważenie następujących kandydatur na członków Rady Nadzorczej na kolejną kadencję: z osiedla Sadyba P. Zbigniew Paradowski, z osiedla Stegny Południe P. Hanna Walęcka oraz P. Sławomir Pietrzak. Starając się o środki na kolejne inwestycje na Naszym Osiedlu nie możemy zapominać o środkach, których Nasze Osiedle jest zdaniem Rady Osiedla, co roku bezprawnie pozbawiane. Chodzi o przychody z działalności gospodarczej pawilonu handlowego, czyli tzw. pożytki. Rada Osiedla jeszcze w roku 2012 wystąpiła z prośbą do Zarządu o przedstawienie niezależnej pisemnej opinii prawnej w sprawie poprawności stosowanego podziału pożytków i przekazywania ¾ zysków do osiedla Stegny Północ. M.in. w efekcie tego Rada Osiedla nie przyjęła sprawozdania z działalności Administracji Osiedla za rok Następnie na zebraniu osiedlowym Stegny Rożek w dniu 15 kwietnia 2013 również sprawozdanie Administracji Osiedla nie zostało przez naszych mieszkańców zatwierdzone. Liczymy na Państwa obecność w dniu 8 czerwca na ulicy Bobrowieckiej 9 i udział w dyskusji i wszystkich głosowaniach. Tylko liczny udział i głosowanie może spowodować uzyskanie przez Nasze Osiedle dodatkowych środków na realizację zamierzeń poprawiających stan Osiedla, jego ulic oraz szansy na poprawienie atrakcyjności oraz komfortu życia i zamieszkania na jego terenie. Jacek Somorowski Przewodniczący Rady Osiedla Jakub Grzebielec Sekretarz Rady Osiedla Ad. pkt. 7 Rada Osiedla ustaliła, że punkt 7 porządku obrad omawiany będzie na zebraniu w dniu 27 czerwca br. Ad. pkt. 8 Kierownik Administracji p. A. Posłowski poinformował, że dziś ma odbyć się spotkanie Pani prezydent Miasta z przedsiębiorstwami odbierającymi śmieci, na którym Przedsiębiorcy otrzymają propozycję kontynuowania swej dotychczasowej działalności, i obciążania kosztami 9

10 Miasto. Dyrektor Remondisu na łamach prasy zapewnił, iż do końca roku będzie obsługiwał dotychczasowych zleceniodawców na dotychczasowych zasadach i według dotychczasowych stawek. Pan Czepułkowski przypomniał o potrzebie wystosowania do Rad D-N pisma ze stanowiskiem w sprawie sprzedaży alkoholu przez przyszłego właściciela pawilonu Rybka. Ad. pkt. 9 W związku z wyczerpaniem porządku zebrania oraz spraw bieżących zebranie zostało zamknięte. Termin kolejnego zebrania plenarnego Rady odbędzie się zgodnie z terminarzem zebrań Rady Osiedla w dniu 27 czerwca 2013 r. Sekretarz Rady Jakub Grzebielec Przewodniczący Rady Osiedla Jacek Somorowski Protokół sporządziła: Elżbieta Jeżewska 10