REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE

Transkrypt

1 REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE ul. Chmielna 13, Zielona Góra, tel.: , fax: zielonagora@rio.gov.pl Zielona Góra RIO. I.- 092/1/11 Pan Stanisław Kozłowski Burmistrz Ośna Lubuskiego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach od 20 września 2010 r. do 17 grudnia 2010 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Ośno Lubuskie za rok Zasadniczym celem kontroli była ocena realizacji budżetu Gminy, zgodności wewnętrznych regulacji prawnych z obowiązującymi przepisami prawa, przestrzegania tych regulacji, prawidłowości prowadzenia rachunkowości oraz przestrzegania przepisów o zamówień publicznych. Wyniki kontroli zawarte w protokole omówiono oraz protokół podpisano w dniu 17 grudnia 2010 r. w Urzędzie Miejskim w Ośnie Lubuskim. W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne zawarte zostały w Statucie Urzędu Miejskiego w Ośnie Lubuskim, Regulaminie Organizacyjnym, a w zakresie gospodarki

2 finansowej i kontroli wewnętrznej w zarządzeniach w sprawie Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych oraz zarządzeniach w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miejskim w Ośnie Lubuskim. Kontrolujący ustalili, że w 2009 roku we wszystkich jednostkach organizacyjnych Gminy Ośno Lubuskie nie przeprowadzono kontroli przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków, o której mowa w art. 187 ust. 2 i 3 obowiązującej do dnia 31 grudnia 2009 r. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.). Ze złożonych przez Burmistrza wyjaśnień wynika, że powstała nieprawidłowość była wynikiem błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa. Od 1 stycznia 2010 r. obowiązuje art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), nakładający obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Kontrola w zakresie aktualności przepisów wewnętrznych, stanu i kompletności urządzeń księgowych wykazała, że w obowiązującej w jednostce dokumentacji nie określono aktualnej wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji, czym naruszono art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). W złożonych do protokołu kontroli wyjaśnieniach Burmistrz jako przyczynę nieprawidłowości wskazał niedopatrzenie. Kontrola w zakresie prawidłowości i terminowości zapisów w ewidencji księgowej, sprawozdawczości budżetowej, gospodarki pieniężnej i rozrachunków oraz rozliczenia subwencji otrzymanych przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r. nie wykazała nieprawidłowości. Kontrolujący nie stwierdzili również nieprawidłowości w zakresie ustalania i egzekwowania dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych. W toku kontroli ustalono, że Rada Miejska w Ośnie Lubuskim nie uchwaliła, obejmującego 2009 r. wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 z późn. zm.). 2

3 Z wyjaśnień Burmistrza wynika, że Burmistrz wystąpił do Rady Miejskiej z inicjatywą uchwałodawczą w przedmiotowej sprawie, lecz Rada nie podjęła dalszych prac proceduralnych. Kontrola dochodów budżetowych z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości gminnych przeprowadzona na próbie 25 użytkowników wieczystych, którym przypisano opłaty na łączną kwotę 6.069,24 zł, co stanowi 60,2 % ogólnej kwoty przypisanych w 2009 r. opłat wykazała, że do 6 użytkowników wieczystych, którzy uiścili opłaty roczne z tytułu użytkowania wieczystego na łączną kwotę 3.239,37 zł z opóźnieniem od 3 do 184 dni po terminie określonym w art. 71 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.), nie wysyłano wezwań do zapłaty. W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Gminy jako przyczynę niewysłania dłużnikom wezwań do zapłaty wskazała okoliczność zmian kadrowych na stanowisku pracy związanym z obsługą umów użytkowania wieczystego. Ponadto w jednym przypadku stwierdzono, że użytkownikowi wieczystemu przypisano opłaty roczne za lata w wysokości wyższej o 1,95 zł za każdy rok od prawidłowej wysokości opłaty, w wyniku czego zawyżono użytkownikowi opłaty roczne za wskazany okres na łączną kwotę 7,80 zł. W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Gminy jako przyczynę nieprawidłowości wskazała błąd pracownika. Badając podjęte czynności windykacyjnych wobec użytkowników wieczystych zalegających z zapłatą opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego, w oparciu o próbę 9 użytkowników wieczystych, którzy na dzień 31 grudnia 2010 r. posiadali zaległości na łączną kwotę 3.614,26 zł, co stanowi 60,4% ogólnej kwoty zaległości ustalono, że w jednym przypadku, pomimo nieprzeprowadzenia postępowania spadkowego, przypisano należności z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości za lata , na kwotę 881,60 zł synowi zmarłych użytkowników wieczystych. Ze złożonych do protokołu kontroli wyjaśnień Burmistrza oraz Skarbnika Gminy wynika, że powyższa nieprawidłowość powstała na skutek omyłki. Kontrola wykazała również, że w 3 przypadkach dłużnikom zamiast wezwań do zapłaty wysłano upomnienia na podstawie art ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz z późn. zm.), co jest postępowaniem niewłaściwym, ponieważ prawo użytkowania 3

4 wieczystego jest prawem podmiotowym i stanowi o cywilnoprawnym charakterze korzystania z nieruchomości, co determinuje cywilnoprawny sposób dochodzenia zaległości. W 5 przypadkach nie wysłano użytkownikom wezwań do zapłaty, a w przypadku wszystkich dłużników objętych kontrolą Gmina nie podjęła dalszych działań zmierzających do wyegzekwowania zaległości z tytułu użytkowania wieczystego. W konsekwencji, na dzień kontroli (18 października 2010 r.) dopuszczono do przedawnienia należności z tytułu opłat rocznych za użytkowanie wieczyste 4 użytkowników wieczystych, za lata , na łączną kwotę 1.381,62 zł. W złożonych do protokołu kontroli wyjaśnieniach Burmistrz i Skarbnik Gminy jako przyczynę powstania nieprawidłowości wskazali błędy pracownika, który obecnie nie pracuje już w Urzędzie Miejskim. Badając dochody uzyskane przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r. z tytułu sprzedaży nieruchomości w oparciu o 33,3 % przeprowadzonych w badanym okresie sprzedaży w liczbie 10, ustalono, że w 4 przypadkach, po zakończeniu postępowań przetargowych, nie dokonano pisemnego zawiadomienia osób ustalonych jako nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co niezgodne jest z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ze złożonych przez inspektora ds. obrotu nieruchomościami E. Ł. wyjaśnień wynika, że nabywców informowano telefonicznie, bądź ustnie o terminie zawarcia umowy w formie aktu notarialnego. Postępowanie takie należy uznać za niewłaściwe, ponieważ z art. 41 ust 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami jednoznacznie wynika obowiązek zachowania pisemnej formy zawiadomień. Kontrola dochodów uzyskanych przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r. z tytułu dzierżawy nieruchomości gminnych, przeprowadzona na próbie 10 dzierżawców nieruchomości gminnych, którym przypisano opłaty na łączną kwotę 5.669,73 zł, co stanowi 13,2 % ogólnej kwoty należności Gminy z tytułu umów dzierżawy sklasyfikowanej w Rozdziale 70005, wykazała, że w przypadku 5 dzierżawców nieruchomości gminnych wysokość czynszu dzierżawnego określono w zawartych umowach w ilości kwintali żyta, a nie wskazano w umowach ani przepisach wewnętrznych jednostki zasad ustalania wartości 1 kwintala żyta. Nieprawidłowości takie inspektorzy stwierdzili również w trzech umowach dzierżawy zawartych przed rokiem Z wyjaśnień Skarbnik Gminy wynika, że dla celu ustalenia w 2009 r. wysokości czynszów dzierżawnych przyjęto wartość 1 kwintala żyta w wysokości 53,70 zł, a ustalaniem wysokości czynszu dzierżawnego w latach wcześniejszych zajmował się pracownik, który obecnie nie 4

5 pracuje już w Urzędzie Miejskim i nie ma możliwości wyjaśnienia na jakich zasadach ustalano wówczas wysokość dzierżawy. Kontrola terminowości zapłaty czynszów wykazała, że w przypadku 2 dzierżawców, którzy wpłacili raty czynszu dzierżawnego na łączną kwotę 396,04 zł z opóźnieniem od 8 do 83 dni po terminach wskazanych w umowach, nie skorzystano z możliwości naliczenia i pobrania odsetek do czego uprawnia art ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Dłużnikom nie wysyłano również wezwań do zapłaty. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że powyższa nieprawidłowość powstała na skutek przeoczenia. Kontrola w zakresie podjętych działań windykacyjnych zmierzających do wyegzekwowania zaległości z tytułu czynszów dzierżawnych przeprowadzona na próbie 5 dzierżawców, którzy na dzień 31 grudnia 2009 r. posiadali zaległości na łączną kwotę 3.609,41 zł, co stanowi 49,9% ogólnej kwoty zaległości, wykazała, że w przypadku jednego dzierżawcy, który na koniec 2009 r. posiadał zaległości na kwotę 79,66 zł, nie wysłano wezwania do zapłaty, a w pozostałych 4 przypadkach dłużnikom zamiast wezwań do zapłaty wysłano upomnienia na podstawie art ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz z późn. zm.). Powyższe jest postępowaniem niewłaściwym, ponieważ prawo dzierżawy jest prawem podmiotowym i stanowi o cywilnoprawnym charakterze korzystania z nieruchomości, co determinuje cywilnoprawny sposób dochodzenia zaległości. Ponadto w przypadku wszystkich dzierżawców objętych próbą kontroli gmina nie podjęła dalszych działań zmierzających do wyegzekwowania zaległości, w konsekwencji czego, na dzień kontroli (16 listopada 2010 r.) dopuszczono do przedawnienia należności z tytułu czynszów dzierżawy 3 dzierżawców za lata , na łączną kwotę 1.372,40 zł. W złożonych wyjaśnieniach Burmistrz oraz Skarbnik Gminy jako przyczynę powstania nieprawidłowości wskazali błędy pracownika, który obecnie nie pracuje już w Urzędzie Miejskim. Kontrolujący ustalili również, że w jednym przypadku, w umowie dzierżawy z dnia 19 kwietnia 2005 r. w 5 zapisano, że cyt.,,czynsz dzierżawny ustala się w wysokości 345 kg nie precyzując jakiego przelicznika ta ilość dotyczy. W przypadku dzierżawcy oznaczonego Nr w umowach dzierżawy termin płatności czynszu ustalono jednorazowo do dnia 31 marca. Natomiast z karty kontowej wynika, że płatność została 5

6 rozłożona do spłaty w 4 ratach, co niezgodne jest z postanowieniami wyżej wskazanych umów. Ze złożonych wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że ustalaniem wysokości czynszu dzierżawnego we wskazanym okresie zajmował się pracownik, który obecnie nie pracuje już w Urzędzie Miejskim. W związku z powyższym nie ma możliwości wyjaśnienia na jakich zasadach ustalano wysokość czynszu dzierżawnego. Kontrola w zakresie realizacji przepisów art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami na przestrzeni lat , przeprowadzona w oparciu o próbę 30 sprzedaży lokali mieszkalnych, czyli 18,6 % ogólnej liczby sprzedaży lokali mieszkalnych przeprowadzonych w badanym okresie, przy zastosowaniu bonifikaty nie wykazała nieprawidłowości. Kontrola procedur wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeprowadzona na próbie wszystkich 13 zezwoleń wydanych przedsiębiorcom rozpoczynającym w 2009 r. działalność w przedmiocie sprzedaży napojów alkoholowych oraz wszystkich zezwoleń jednorazowych w liczbie 15 wykazała, że we wszystkich 13 przypadkach przedsiębiorców rozpoczynających sprzedaż napojów alkoholowych w złożonych wnioskach o wydanie zezwoleń nie zamieszczano informacji o numerze w rejestrze przedsiębiorców lub ewidencji działalności gospodarczej, o przedmiocie działalności gospodarczej oraz adresie punktu składowania napojów alkoholowych (magazynu dystrybucyjnego), co niezgodne jest z art. 18 ust. 5 pkt 3, 4 i 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.). Ze złożonych wyjaśnień inspektora ds. działalności gospodarczej i promocji E. K. wynika, że przedmiotowe nieprawidłowości powstały na skutek błędu. Ponadto kontrolujący ustalili, że w przypadku 3 przedsiębiorców opłaty za wydane zezwolenia w łącznej kwocie 1.291,62 zł zostały wniesione po wydaniu zezwoleń, co niezgodne jest z art. 11¹ ust. 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W złożonych do protokołu kontroli wyjaśnieniach inspektor E. K. jako przyczynę nieprawidłowości wskazała błędną interpretację obowiązujących przepisów prawa. Kontrola terminowości składania oświadczeń o wysokości sprzedaży napojów alkoholowych w 2008 r. oraz wnoszenia w 2009 r. opłat za wydane zezwolenia przez przedsiębiorców kontynuujących działalność w przedmiotowym zakresie, przeprowadzona na próbie 40,8% zezwoleń wydanych przed 2009 r. wykazała, że 3 przedsiębiorców uiściło 6

7 opłaty za wydane zezwolenia w kwocie niższej o 1.269,76 zł od kwoty należnej, tj.: w 2 przypadkach zaniżono wysokość wniesionych opłat na łączną kwotę 394,76 zł, a w jednym przypadku przedsiębiorca nie uiścił III raty opłaty za wydane zezwolenia w kwocie 875 zł, czym naruszono art. 11¹ ust. 2 i 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Pomimo zaistnienia wyżej wskazanych okoliczności Burmistrz nie wydał decyzji w sprawie wygaśnięcia zezwoleń, co niezgodne jest z art. 18 ust. 12 pkt 5 wyżej wskazanej ustawy. Kontrola wykazała również, że w jednym przypadku na oświadczeniu o wysokości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w roku poprzednim nie odnotowano daty złożenia oświadczenia, co uniemożliwia weryfikację terminowości jego złożenia. Z wyjaśnień inspektora E. K. wynika, że przedmiotowe nieprawidłowości wynikły na skutek przeoczenia związanego z szerokim zakresem powierzonych pracownikowi zadań. W złożonych wyjaśnieniach Burmistrz jako przyczynę nieprawidłowości wskazał błędy inspektora E. K. Kontrola w zakresie wydatkowania środków uzyskanych z tytułu opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w 2009 r. wykazała, że pomimo, iż w Dziale 851 Ochrona zdrowia, Rozdziale Zwalczanie narkomanii zaplanowano wydatki w kwocie zł, w przedmiotowym Rozdziale w 2009 r. nie sklasyfikowano żadnych wydatków, co niezgodne jest z 5 uchwały Nr XX/157/08 Rady Miejskiej w Ośnie Lubuskim z dnia 30 grudnia 2008 r. w sprawie przyjęcia Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii na lata W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Gminy jako przyczynę nieprawidłowości wskazała błędny sposób klasyfikacji wydatków przez Gminnego Pełnomocnika ds. Przeciwdziałania Alkoholizmowi i Narkomanii. Środki z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu przeznaczane są zarówno na przeciwdziałania alkoholizmowi jak i narkomanii, jednak wszystkie wpływające faktury Pełnomocnik opisywał, jako dotyczące programu przeciwdziałania alkoholizmowi, w związku z czym klasyfikowano je w Dziale 851, Rozdziale Kontrola wydatków poniesionych z tytułu wynagrodzeń osobowych pracowników i dodatkowych wynagrodzeń rocznych, ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego, Funduszu Pracy oraz wpłat na PFRON, nie wykazała nieprawidłowości. Kontrolujący sprawdzili wydatki poniesione przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r. z tytułu umów zlecenia i o dzieło w oparciu o środki wydatkowane w Dziale 750 Administracja Publiczna, Rozdziale Urzędy Gmin, Paragrafie 4170 Wynagrodzenia 7

8 bezosobowe oraz w Dziale 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, Rozdziale Ochotnicze straże pożarne, Paragrafie 4170 Wynagrodzenia bezosobowe, w łącznej kwocie ,98 zł, co stanowi 15,4 % wydatków sklasyfikowanych w 2009 r. w Paragrafie Ustalono, że w przypadku wszystkich 10 umów zlecenia i 6 umów o dzieło, na podstawie których poniesiono wydatki objęte próbą kontroli, Skarbnik Gminy nie dokonała kontrasygnaty umów, czym naruszono art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001, Nr 142, poz z późn. zm.). Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowości był błąd pracownika, który przygotowywał przedmiotowe umowy. Kontrolując wydatki poniesione z tytułu rozliczania poleceń wyjazdów służbowych, w oparciu o przyjętą do kontroli próbę 40 delegacji rozliczonych w czerwcu i lipcu 2009 r. ustalono, że w przypadku polecenia wyjazdu służbowego Nr 178 z dnia 17 czerwca 2009 r. z przedstawionego rachunku kosztów podróży wynika, że pracownik odbył podróż służbową w innym dniu niż wskazanym w poleceniu wyjazdu służbowego, co niezgodne jest z 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). Ponadto kontrola wykazała, że w przypadku 2 poleceń wyjazdu służbowego wydanych R. W. - kierowcy Urzędu Miejskiego, tj. polecenia Nr 173 z dnia 5 czerwca 2009 r. na wyjazd do Eichwalde (Niemcy) w dniu 5 czerwca 2009 r., rozliczonego w dniu 15 czerwca 2009 r. na kwotę 181,36 zł oraz polecenia Nr 182 z dnia 22 czerwca 2009 r. na wyjazd do Eichwalde (Niemcy) w dniu 22 czerwca 2009 r., rozliczonego w dniu 26 czerwca 2009 r. na kwotę 188,89 zł, wyżej wskazane delegacje zostały rozliczone niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). Kontrolujący ustalili również, że wydatki z tytułu rozliczenia wyżej wskazanych poleceń wyjazdów służbowych zagranicznych w łącznej kwocie 370,25 zł zostały sklasyfikowane w Dziale 750 Administracja publiczna, Rozdziale Urzędy gmin, Paragrafie 4410 Podróże służbowe krajowe, co niezgodne jest z załącznikiem Nr 4 do obowiązującego do dnia 11 marca 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie 8

9 szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Gminy wskazała, że wyżej opisane nieprawidłowości powstały na skutek omyłki. Od dnia 12 marca 2010 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Kontrola wydatków poniesionych w 2009 r. przez Gminę Ośno Lubuskie z tytułu diet radnych i sołtysów przeprowadzona w oparciu o próbę wydatków poniesionych z przedmiotowego tytułu w okresie od stycznia do czerwca 2009 r. wykazała, że Przewodniczącemu Rady Miejskiej w Ośnie Lubuskim z tytułu diet za okres od marca do czerwca 2009 r. zaniżono diety na kwotę 206,64 zł, czym naruszono 2 uchwały Nr II/15/2002 Rady Miejskiej w Ośnie Lubuskim z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości diet przysługujących radnym. Ponadto radnemu B. H. Przewodniczącemu Komisji Gospodarczej zaniżono diety za okres od stycznia do czerwca 2009 r. o kwotę 183,50 zł oraz radnemu M. P. Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej zaniżono diety za okres od stycznia do czerwca 2009 r. o kwotę 146,80 zł, czym naruszono 1 ust. 1 pkt 2 wyżej wskazanej uchwały. Z wyjaśnień inspektora ds. rozliczeń płacowych W. U. wynika, że wyżej wskazane nieprawidłowości powstały na skutek omyłki. Badając wydatki poniesione w 2009 r. przez Gminę Ośno Lubuskie z tytułu rozliczenia kosztów wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych w oparciu o 100% kosztów poniesionych z przedmiotowego tytułu w badanym okresie ustalono, że w przypadku S. G. inspektora ds. budownictwa i inwestycji, któremu na podstawie umowy z dnia 1 września 2007 r. wraz z aneksami z dnia 15 listopada 2007 r. i 22 lipca 2009 r. przyznano limit na jazdy lokalne w liczbie 300 km, ustalono, że wysokość wypłaconego ryczałtu za styczeń 2009 r. zawyżono o kwotę 22,79 zł, czym naruszono 8 wyżej wskazanej umowy. Ze złożonych wyjaśnień inspektora W. U. wynika, że powyższa nieprawidłowość powstała na skutek omyłki. Kontrola w zakresie poprawności dokonywania przez jednostkę w 2009 r. odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że wysokość odpisu za 2009 r. została zawyżona o kwotę 9.678,23 zł, czym naruszono art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. 9

10 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). W złożonych wyjaśnieniach inspektor W. U. jako przyczynę powstania nieprawidłowości wskazała błędną interpretację obowiązujących przepisów prawa. Kontrola dotacji udzielonych w 2009 r. w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536) podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, nie wykazała nieprawidłowości. Kontrola 4 postępowań przeprowadzonych w 2009 r. oraz 2 postępowań przeprowadzonych w 2010 roku udzielania zamówień publicznych stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) wykazała, że w przypadku przeprowadzonego w 2009 r. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pod nazwą Roboty wykończeniowe budynku Remizy Strażackiej OSP w miejscowości Sienno" wartość szacunkowa zamówienia ustalona została w oparciu o kosztorys inwestorski sporządzony 17 miesięcy przed rozpoczęciem postępowania, czym naruszono art. 35 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W złożonych wyjaśnieniach podinspektor ds. zarządzania funduszami europejskimi i zamówień publicznych - A. K. jako przyczynę powstania nieprawidłowości wskazała natłok obowiązków na zajmowanym stanowisku pracy. Kontrola wykazała również, że w przypadku przeprowadzonego w 2009 r. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pod nazwą Przebudowa drogi gminnej w miejscowości Smogóry, po zawarciu z wybranym w postępowaniu wykonawcą w dniu 5 sierpnia 2009 r. umowy o realizację zadania publicznego, zamawiający nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, czym naruszył art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Umowę z wykonawcą podpisał Burmistrz i tym samym ponosi on odpowiedzialność za udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego. W złożonych do protokołu kontroli wyjaśnieniach Burmistrz jako przyczynę powstania nieprawidłowości wskazał przeoczenie podinspektora A. K. Kontrolujący ustalili także, że w sprawozdaniu o udzielonych w 2009 r. zamówieniach publicznych, w rubryce Roboty budowlane liczba postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej w tabeli pkt II, wykazano dwa zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, 10

11 co niezgodne jest z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz z późn. zm.). W trakcie trwania kontroli w dniu 15 listopada 2010 r. dokonano korekty rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych w 2009 r. W złożonych wyjaśnieniach podinspektor A. K. jako przyczynę nieprawidłowości wskazała błędną interpretację obowiązujących przepisów prawa. Badając prawidłowość sporządzenia informacji o stanie mienia komunalnego, stanowiącej załącznik do projektu uchwały budżetowej na 2010 r. ustalono, że w informacji o stanie mienia komunalnego nie wykazano danych o zmianach w stanie mienia komunalnego, w zakresie określonym w art. 180 pkt 2, obowiązującej do dnia 31 grudnia 2009 r. ustawy dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.), tj. o zmianach w zakresie: przysługujących jednostce samorządu terytorialnego praw własności; innych niż własność praw majątkowych, w tym w szczególności o ograniczonych prawach rzeczowych, wierzytelnościach (trwałym zarządzie, użytkowaniu wieczystym), od dnia złożenia poprzedniej informacji (wymagane art. 180 pkt 3 ww. ustawy). Ze złożonych przez inspektora E. Ł. wyjaśnień wynika, że powyższa nieprawidłowość wynikła z mylnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa. Od dnia 1 stycznia 2010 r. w powyższym zakresie obowiązuje art. 267 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), Kontrola prawidłowości przeprowadzenia w 2009 r. inwentaryzacji stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) wykazała, że w zarządzeniu Nr 29/9 Burmistrza Miasta i Gminy Ośno Lubuskie z dnia 4 grudnia 2009 r. w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej celem przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych, rzeczowych i pieniężnych wyznaczono termin przeprowadzenia inwentaryzacji w formie spisu z natury do dnia 30 stycznia 2010 r. Ponieważ z protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji wynika, że obejmowała ona pozostałe środki trwałe, a część spisu z natury składników majątkowych przeprowadzono w terminie od r. do r., naruszony został art. 26 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz 11 ust. 2 Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Miasta i Gminy Ośno Lubuskie, 11

12 wprowadzonej zarządzeniem Nr 47/2004 Burmistrza Miasta i Gminy Ośno Lubuskie z dnia 31 grudnia 2004 r. Kontrola wykazał również, że protokoły inwentaryzacyjne nie zostały podpisane przez członków komisji inwentaryzacyjnych, a same protokoły zostały sporządzone na formularzach niezgodnych z załącznikiem Nr 5 wyżej wskazanej instrukcji. Do protokołów nie załączono oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych wg wzoru określonego załącznikiem Nr 6 instrukcji, czym naruszono 15 ust. 1 wyżej wskazanej instrukcji. Ze złożonych do protokołu kontroli wyjaśnień Burmistrza i Skarbnika Gminy wynika, że wyżej opisane nieprawidłowości wynikły z nieuwagi pracownika przygotowującego treść zarządzenia oraz rozliczającego inwentaryzację Badając rozliczenia dotacji na zadania zlecone i realizowane w ramach porozumień przez Gminę Ośno Lubuskie w 2009 r. nie stwierdzono nieprawidłowości. Kontrolując rozliczenia finansowe Gminy z jej jednostkami organizacyjnymi w oparciu o wybraną reprezentację dwóch jednostek budżetowych oraz instytucji kultury nie stwierdzono nieprawidłowości. Kontrola realizacji zadań wynikających z art. 30a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.), nie wykazała nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Zaktualizowanie obowiązującej w Urzędzie Gminy dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w zakresie stosowanej w jednostce aktualnej wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia eksploatacji, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 10 ust. 2 oraz art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). 2. Wystąpienie z inicjatywą uchwałodawczą w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, o którym stanowi art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 z późn. zm.), stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.). 12

13 3. Wysyłanie do dłużników zalegających z zapłatą należności cywilnoprawnych wezwań do zapłaty. 4. Po bezskutecznym upływie terminów do spłaty zaległości z tytułu należności cywilnoprawnych wyznaczonych w wysłanych wezwaniach do zapłaty, podejmowanie dalszych działań w celu ich wyegzekwowania. 5. Rozważenie możliwości żądania odsetek od nieterminowo wpłacanych należności cywilnoprawnych, stosownie do art ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). 6. Jednoznaczne określenie wysokości kwoty czynszu dzierżawnego w zawartych umowach i dokonywanie przypisów należności cywilnoprawnych zgodnie z zawartymi umowami.. 7. Zawiadamianie osób ustalonych jako nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży w sposób zgodny z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 8. Egzekwowanie wymogów zamieszczania we wnioskach o wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wszystkich informacji wskazanych w art. 18 ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm.). 9. Przestrzeganie obowiązku wnoszenia opłat za wydane zezwolenia przez przedsiębiorców rozpoczynających działalność w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych przed wydaniem zezwolenia, zgodnie z art. 11¹ ust. 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. 10. Wygaszanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadkach określonych w art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. 11. Wyegzekwowanie od 3 przedsiębiorców, którzy w 2009 r. kontynuowali działalność w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych, niedopłaty w kwocie 1.269,76 zł, wynikającej z niewłaściwej wysokości wniesionych w 2009 r. opłat za wydane zezwolenia. 12. Egzekwowanie wymogu terminowego składania przez przedsiębiorców oświadczeń o wartości sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych w roku poprzednim. 13

14 13. Wydatkowanie środków uzyskanych z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na cele określone w gminnych programach, o których mowa w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. 14. Przestrzeganie przez Skarbnika Gminy lub osobę upoważnioną obowiązku w zakresie kontrasygnaty dokumentów, wynikającego z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. 15. Rzetelne rozliczanie poleceń wyjazdów służbowych, zapewniające zgodność terminu podróży określonego przez pracodawcę z rzeczywistym przebiegiem zleconej pracownikowi podróży służbowej. 16. Rozliczanie poleceń wyjazdów służbowych zagranicznych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). 17. Klasyfikowanie wydatków poniesionych z tytułu rozliczenia poleceń wyjazdów służbowych zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 18. Naliczanie diet Przewodniczącemu Rady Miejskiej i radnym zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Miejskiej w Ośnie Lubuskim. 19. Rozliczenie niedopłaty z tytułu diet: Przewodniczącemu Rady Miejskiej w kwocie 206,64 zł, radnemu B. H. Przewodniczącemu Komisji Gospodarczej w kwocie 183,50 zł oraz radnemu M. P. Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej w kwocie 146,80 zł. 20. Ustalanie wysokości ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych zgodnie z zasadami określonymi w podpisanych umowach i rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). 21. Rozliczenie nienależnie wypłaconego ryczałtu za styczeń 2009 r. dla S. G. inspektora ds. budownictwa i inwestycji w kwocie 22,79 zł. 14

15 22. Dokonywanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). 23. Ustalanie wartości zamówienia zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 24. Zamieszczanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 25. Sporządzanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz z późn. zm.). 26. Sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego w sposób zgodny z art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.). 27. Przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) oraz w przepisach wewnętrznych obowiązujących w jednostce. Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości : 1. Rada Miejska w Ośnie Lubuskim, 2. RIO II, 3. a/a. 15