WYBÓR STRATEGII INFORMATYZACJI KONTROLINGU W PRZEDSIĘBIORSTWIE. Anna Sołtysik-Piorunkiewicz

Transkrypt

1 WYBÓR STRATEGII INFORMATYZACJI KONTROLINGU W PRZEDSIĘBIORSTWIE Anna Sołtysik-Piorunkiewicz Wprowadzenie Kontroling wspomagany systemami informatycznymi pozwala na bie- Ŝące zarządzanie informacjami z róŝnych działów (wspiera kontroling m.in. marketingowy, finansowy, personalny, sprzedaŝowy) i pozwala koordynować sytuację firmy z róŝnych perspektyw. Konkurencja otoczenia, w jakim funkcjonują przedsiębiorstwa, stale rozszerza się i zaostrza się, stąd rozwiązania informatyczne koncentrujące się tylko na jednym aspekcie działalności firmy nie są wystarczające. Potrzebna jest dogłębna analiza przedsiębiorstwa w róŝnych układach i przekrojach. Konieczność podejmowania decyzji na czas przy zachowaniu pewności i trafności oraz z uwzględnieniem wielu czynników pochodzących z róŝnych obszarów firmy powoduje, iŝ nieodzowne staje się uŝycie odpowiednich narzędzi informatycznych podczas wdraŝania systemu kontrolingu w przedsiębiorstwie. Pojawiający się w przedsiębiorstwie problem, jakie kryteria stosować przy ustalaniu strategii informatyzacji kontrolingu przedsiębiorstwa i jaki wybrać system, jest moŝliwy do rozwiązania dzięki przeprowadzeniu analizy systemów kontrolingu wspomaganych rozwiązaniami informatycznymi.

2 Przesłanki informatyzacji kontrolingu Połączenie wiedzy z zakresu kontrolingu z odpowiednim narzędziem informatycznym, stanowiącym podstawę budowy systemu kontrolingowego, pozwala na nowe spojrzenie w kierunku moŝliwości firmy oraz rzeczywistą ocenę jej działalności. Wprowadzenie rozwiązań informatycznych do kontrolingu wynika wprost ze zwiększających się potrzeb odbiorców informacji zarządczej. Fakt ten spowodowany jest przede wszystkim coraz większą presją konkurencyjną, koniecznością minimalizowania kosztów czy zapewnieniem lepszej obsługi klienta. W związku z potrzebami informacyjnymi uŝytkowników systemów kontrolingu stosowanie rozwiązań informatycznych opartych na najnowszych technologiach typu BI/CI/DW/ES lub e-business oraz wdraŝanie ich w organizacjach wydaje się jedną z podstawowych przesłanek wpływających na sukces tych organizacji na rynku. Wybór odpowiedniego systemu wspomagającego kontroling moŝe dotyczyć wielu wariantów, począwszy od narzędzi typu arkusz kalkulacyjny, poprzez systemy oparte na relacyjnych bazach danych, specjalizowane gotowe rozwiązania, aŝ do hurtowni danych. KaŜde z wymienionych rozwiązań ma swoje wady i zalety. MoŜna oczywiście uŝywać wielu narzędzi, wtedy jednak pojawia się problem odpowiedniej współpracy i synchronizacji. Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu informatycznego dla kontrolingu naleŝy przeprowadzić analizę potrzeb i oczekiwań firmy w następujących obszarach [LiKo02]: 1. ZłoŜoność systemu kontrolingu z uwzględnieniem kontrolingu operacyjnego (m.in. budŝetowanie) i kontrolingu strategicznego:

3 a. ZłoŜoność organizacji: złoŝoność struktury organizacyjnej i rozproszenie terytorialne, dywersyfikacja produktów i usług, złoŝoność konstrukcyjna i technologiczna produktów, b. Zakres realizowanego projektu stworzenie i objęcie projektem odpowiednio wydzielonych centrów kosztów i zysków, 2. Obszary wymagające wspomagania informatycznego: a. Źródła danych zbieranie i przetwarzanie danych z systemów wspomagających poszczególne obszary funkcjonalne (logistyka, sprzedaŝ, marketing itd.), b. Planowanie tworzenie budŝetów, c. Uzgadnianie i konsolidacja budŝetów, d. Sprawozdawczość i wielowymiarowa analiza danych. Wśród przesłanek, które wpływają na podjęcie decyzji o informatyzacji kontrolingu wymienia się [RyMü01]: 1. Rozwój przedsiębiorstwa i chęć jego kontroli i sterowania, 2. Zmiany w strukturze przedsiębiorstwa, 3. Usprawnianie własnej działalności, 4. WdroŜenie zintegrowanego systemu zarządzania, 5. Chęć posiadania nowoczesnych narzędzi zarządzania w przedsiębiorstwie. Wymagania techniczne i merytoryczne informatyzacji systemów kontrolingu Bez względu na zastosowane narzędzia i techniki informatyczne dla systemu kontrolingu moŝna wyróŝnić zestaw cech, jakie powinien speł-

4 niać system informatyczny wspomagający kontroling od strony technicznej i do strony merytorycznej [LiKo02]. Ze względu na stronę techniczną wyróŝnia się następujące cechy: Integracja oprogramowania z środowiskiem informatycznym firmy Automatyczny import, zasilanie danymi z istniejących systemów transakcyjnych (sprzedaŝ, logistyka, produkcja, księgowość), Centralne gromadzenie danych, MoŜliwości zmian, skalowania i dopasowania aplikacji, Szybki dostęp do informacji, Przejrzysty i czytelny interfejs uŝytkownika umoŝliwiający łatwą wizualizację danych, Raportowanie tylko istotnych danych. Ze względu na merytoryczne zagadnienia kontrolingu system powinien spełniać następujące cechy: Planowanie danych budowanie budŝetów, Wielowymiarowa analiza danych (czas, produkty, jednostki organizacyjne, regiony sprzedaŝy, grupy klientów itd.), Tworzenie wskaźników, Analiza odchyleń od zadanych wartości (system alertów), Raportowanie, Zebranie istotnych informacji o firmie w jednym miejscu pulpit managera. Wśród podstawowych funkcji, jakie powinien spełniać system informatyczny kontrolingu wymienia się następujące [RyMü01]: Analiza działalności przedsiębiorstwa w ujęciu przychodowokosztowym,

5 Alokacja szczegółowa niektórych kosztów, BudŜetowanie, Rozliczenia wewnętrzne. Mając na względzie róŝne czynniki decydujące o wyborze sposobu budowy systemu informatycznego kontrolingu wyróŝnia się trzy podstawowe podejścia do informatyzacji kontrolingu w przedsiębiorstwie [LeWn00]: 1. Rozbudowanie (modernizację) istniejącego systemu finansowo księgowego, 2. Opracowania nowego (dedykowanego) systemu dla potrzeb przedsiębiorstwa, 3. Implementację w środowisku zintegrowanego informatycznego systemu zarządzania (rozbudowa o kolejne moduły). Do czynników decydujących o wyborze sposobu informatyzacji naleŝą przede wszystkim [LeWn00]: Zasoby finansowe przeznaczone na informatyzację systemu zarządzania, Stosowane technologie informatyczne, ZłoŜoność procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i w jego otoczeniu, Kwalifikacje i osobiste preferencje kadry kierowniczej. Wybór i wdroŝenie odpowiedniego systemu informatycznego wspomagającego kontroling jest z jednej strony, zadaniem trudnym i złoŝonym, z drugiej moŝe przynieść przedsiębiorstwu wiele korzyści [Voll93]. Podjęcie decyzji o wyborze odpowiedniego systemu informatycznego dla kontrolingu moŝna podzielić na kilka faz [RyMü01]:

6 1. Informacja o istnieniu narzędzi informatycznych wspomagających kontroling, 2. Przekonanie przedsiębiorstwa o konieczności wdroŝenia systemu informatycznego kontrolingu, 3. Przegląd programów oferowanych na rynku, 4. Wybór systemu. Zgodnie z podejściem prezentowanym przez [MaMa94], w trakcie tworzenie systemu informatycznego dla potrzeb kontrolingu konieczne jest przyjęcie następujących załoŝeń: 1. System musi być elastyczny, aby moŝna go było dostosować do struktury przedsiębiorstwa i jego działalności, 2. System musi generować przejrzystą i jednoznaczna strukturę informacji, 3. System musi być łatwy w obsłudze, 4. System musi posiadać moŝliwości ręcznego wprowadzania zagregowanych danych, jak teŝ automatycznego wprowadzania danych przetworzonych, 5. System musi posiadać moŝliwość rozbudowy i łączenia go z innym oprogramowaniem działającym w przedsiębiorstwie. Najbardziej skomplikowanym sposobem informatyzacji wydaje się budowa systemu informatycznego kontrolingu oparta na zintegrowanym systemie informatycznym. W podejściu procesowym do informatyzacji przedsiębiorstwa, opartym na zintegrowanym systemie informatycznym, moŝna wyodrębnić trzy główne fazy postępowania [Adam01]:

7 1. Analiza procesów gospodarczych, obejmująca identyfikację celów, zdefiniowanie procesów podstawowych oraz struktur danych, funkcji, organizacji obiektu i sterowania, 2. Modelowanie procesu gospodarczego obiektu dopasowane w moŝliwie największym stopniu do jego potrzeb, 3. Przygotowanie rozwiązania docelowego na podstawie modułów. PowyŜsza procedura jest podstawą do realizacji wielu metodyk postępowania przy budowie i wdraŝaniu zintegrowanych systemów informatycznych. Do grupy takich systemów zalicza się zintegrowane systemu informatyczne klasy MRP/ERP. Budowa systemu zintegrowanego klasy MRP/ERP jest przedsięwzięciem bardzo złoŝonym. Stanowi największą inwestycję informatyczną w przedsiębiorstwie w przekroju kosztów, stopnia złoŝoności oraz czasu wdroŝenia. Budowa systemu klasy MRP/ERP jest de facto informatyzacją sfery zarządzania. Nie jest to operacja ściśle techniczna - zakup komputerów, okablowanie budynku oraz instalacja oprogramowania. Ze względu na strategiczne znaczenie tej decyzji dla przedsiębiorstwa wdroŝenie powinno być procesem samooceny, analizy, gruntownej zmiany procesów biznesowych oraz uczenia się. Klasyfikacja systemów informatycznych kontrolingu W celu zidentyfikowania i scharakteryzowania poszczególnych strategii informatyzacji kontrolingu w przedsiębiorstwach zaproponowano wprowadzenie klasyfikacji rozwiązań informatycznych wdraŝanych w kontrolingu. Na podstawie badań systemów informatycznych wspoma-

8 gających kontroling oraz na podstawie analizy systemów dotychczas przedstawionych w literaturze [SiNi03], [Bram02], zaproponowano klasyfikację obejmującą następujące kategorie systemów [Sołt05]: Oprogramowanie standardowe, Systemy dedykowane, Systemy zintegrowane. Dodatkowo klasyfikację systemów informatycznych kontrolingu oparto na kryterium technicznym pozwalającym określić rodzaj technologii informatycznej stosowanej we wdraŝanym systemie. Na tej podstawie wyróŝniono następujące klasy systemów: Systemy z bazą wiedzy i systemy ekspertowe, Systemy Data Warehouse (hurtowni danych), Systemy business intelligence i competitive intelligence (BI/CI), Systemy e-business, Systemy portali informatycznych (Enterprise Information Portal). Aktualne tendencje we wdraŝaniu systemów informatycznych kontrolingu Obecnie obserwuje się kilka tendencji rozwoju systemów informatycznych kontrolingu. Pierwsza dotyczy wykorzystania standardowego oprogramowania, dostępnego na rynku, które moŝna zastosować jako rozwiązanie informatyczne dla systemu kontrolingu w przedsiębiorstwie. Przykładem takiego oprogramowania jest arkusz kalkulacyjny MS Excel [Glus03].

9 Oprogramowanie standardowe zawiera maksymalną ilość wskaźników, wzorców, szablonów, które moŝna zastosować w procesie podejmowania decyzji. WdroŜenie gotowego oprogramowania nie wymaga wstępnej analizy obszaru problemowego systemu kontrolingowego. Z reguły gotowy pakiet oprogramowania jest prosty w obsłudze w zakresie instalacji, uruchomienia i nawigowania po programie, ale wymaga znajomości rozległej wiedzy merytorycznej z dziedziny kontrolingu. W celu uzyskania interesujących informacji uŝytkownik jest zobligowany do samodzielnego wnioskowania na podstawie własnego doświadczenia, wiedzy i intuicji. Warunkiem koniecznym do spełnienia przez uŝytkowników, wymaganym przez autorów oprogramowania standardowego, jest podstawowa wiedza uŝytkowników z zakresu obsługi komputera klasy PC. Wskazane jest równieŝ przeszkolenie uŝytkowników w celu zapoznania ich z szerokim zakresem funkcji oprogramowania standardowego. Druga strategia dotycząca rozwoju systemów kontrolingu zakłada moŝliwość budowy systemu kontrolingu niezaleŝnie od platformy systemowej dotychczas działającej w przedsiębiorstwie, opartego na indywidualnych potrzebach danego przedsiębiorstwa. Systemy dedykowane są opracowywane z uwzględnieniem specyfiki przedsiębiorstwa, tworzy się je na zamówienie, są elastyczne, umoŝliwiają budowę skomplikowanych raportów i analiz, wykorzystywanych zarówno w sieci wewnętrznej przedsiębiorstwa, jak i poprzez Internet [SiNi03]. Trzecia zauwaŝalna tendencja przejawia się budową systemu w oparciu o wdroŝone wcześniej moduły zintegrowanego systemu zarządzania. Systemy zintegrowane charakteryzują się budową modułową. W takim systemie z reguły jeden z modułów przeznaczony jest dla kontro-

10 lingu. Specjaliści zajmujący się zintegrowanymi systemami informatycznymi wspomagającymi kontroling uwaŝają, Ŝe systemy te powinny spełniać szereg zadań [SiNi03]. Do głównych zadań zalicza się: stabilizację zarządzania finansowego uporządkowanie w czasie i strukturze przedsiębiorstwa, ułatwienie planowania, koordynacji, motywowania, sterowania i oceny działalności kierowniczej przez elastyczne i uzaleŝnione od odpowiedzialności budŝety, sterowanie marŝami pokrycia lub nadwyŝką pienięŝną, przystosowanie i wdroŝenie decyzyjno-odpowiedzialnościowego rachunku kosztów i wydatków [wwwzti]. Podsumowanie Na podstawie badań przeprowadzonych w polskich przedsiębiorstwach opisanych w literaturze [Brod03] moŝna stwierdzić, iŝ systemy informatyczne kontrolingu bazują w większości przedsiębiorstw na wykorzystaniu istniejącego systemu finansowo-księgowego. Ze względu na ograniczone moŝliwości tego typu aplikacji, informacje przetwarza się i analizuje dodatkowo w arkuszu kalkulacyjnym [Glus03]. Dedykowany system kontrolingowy, stworzony specjalnie na potrzeby kontrolingu, posiadają głównie przedsiębiorstwa z sektora teleinformatycznego. Wynika to z innowacyjności tego sektora, otwartości na najnowsze koncepcje zarządzania, niskich kosztów zaprojektowania i wdro- Ŝenia takiego systemu, który jest często tworzony we własnym zakresie. RównieŜ firmy działające w branŝy energetycznej zatrudniające od 350

11 do 2000 osób wdraŝają informatyczne systemy dedykowane dla kontrolingu (Rys. 1). Na podstawie badań przeprowadzonych w oparciu o analizę rynku pod kątem dostawców systemów informatycznych, dedykowanych dla kontrolingu [Sołt05], moŝna stwierdzić, iŝ najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest oprogramowanie standardowe oraz zintegrowane systemy oparte na technologii hurtowni danych. Coraz większą uwagę przywiązuje się do rozwiązań dedykowanych wykorzystujących technologie BI/CI i systemy ekspertowe z bazą wiedzy. Udział % systemów dedykowanych wśród rozwiązań informatycznych wspomagających kontroling w polskich przedsiębiorstwach 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 14% 27% 14% budowlana energety czna spoŝy wczochemiczna 42% teleinf ormaty czna 19% wy dawnicza BranŜa przedsiębiorstw Rys.1: Systemy dedykowane wśród rozwiązań informatycznych wspomagających kontroling w polskich przedsiębiorstwach Źródło: opracowanie własne na podstawie [Brod03].

12 Literatura [Adam01] [Bram02] [Brod03] [Glus03] [MaMa94] [LeWn00] [LiKo02] Adamczewski P.: Informatyczne wspomaganie łańcucha logistycznego. Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Poznań Bramsemann R.: Wybór oprogramowania dla wspomaganego informatycznie systemu controllingu przedsiębiorstwach przemysłowych średniej wielkości [w:] Praca zbiorowa pod red. H. Błoch: Controlling. Doświadczenia krajowe i zagraniczne. Problemy, instrumenty, procedury, perspektywy, PROFIT, Katowice Brodaczewski R.: Controlling w polskich przedsiębiorstwach. Kontroling i Rachunkowość Zarządcza, 2003, Nr 12. Głuszkowski T.: Narzędzia informatyczne do budowy systemów zarządzania w arkuszu kalkulacyjnym. Controlling i Rachunkowość zarządcza, 2003, Nr 7. Mann R., Mayer E.: Controlling w twojej firmie. Centrum Kreowania Liderów. Bogusław J. Feder, Skierniewice Leszczyński Z., Wnuk T.: Controlling. Wyd. 2 popr. Fundacja Rozwoju Rachunkowości w Polsce, Warszawa Linka M., Kotowski T.: Jak skutecznie wprowadzić w przedsiębiorstwie system informatyczny wspierający controlling?. Internetowy Serwis Controllingowy,

13 [SiNi03] [Sołt05] [RyMü01] [Voll93] [wwwzti] Sierpińska M., Niedbała B.: Controlling operacyjny w przedsiębiorstwie: centra odpowiedzialności w teorii i praktyce. PWN, Warszawa Sołtysik-Piorunkiewicz A.: Metodyka budowy systemów informatycznych kontrolingu. Praca Doktorska, Politechnika Śląska w Gliwicach, Rynkiewicz P., Münch J.: Praktyka wdraŝania Systemów Informatycznych wspomagających realizację i rozwój controllingu w przedsiębiorstwach usługowych. [w:] Błoch H.: Controlling. WdroŜenia w praktyce. Problemy, instrumenty, procedury, doświadczenia. PROFIT, Katowice Vollmuth H.J.: Controlling planowanie, kontrola, kierowania. Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa Dr inŝ. Anna Sołtysik-Piorunkiewicz Katedra Informatyki Ekonomicznej i Ekonometrii, Wydział Organizacji i Zarządzania Politechnika Śląska w Gliwicach ul. Roosevelta Zabrze Polska Numer telefonu (fax) +48/32/ Anna.Piorunkiewicz@polsl.pl