Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego a kontrola zarządcza

Transkrypt

1 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego a kontrola zarządcza

2

3 SPIS TREŚCI Wstęp 5 1. Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST charakterystyka projektu Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą Zadanie 1. Modernizacja procesów i technik zarządzania zasobami ludzkimi w JST Zadanie 2. Promocja standardów kontroli zarządczej w JST Zadanie 3. Wsparcie dla procesów dotyczących planowania w obszarach funkcjonalnych Zadanie 4. Zastosowanie podejścia procesowego w systemie zarządzania JST Zadanie 5. Przegląd standardów zarządzania jakością (CAF/PRI) Zadanie 6. Opracowanie innowacyjnych rozwiązań z zakresu zarządzania publicznego Prezentacja zespołów w projekcie SWPZ 33

4

5 WSTĘP Niniejsza publikacja ma charakter podsumowujący i zawiera krótkie opisy zadań zrealizowanych w projekcie Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST (SWPZ). Tym samym stanowi syntezę wiedzy i doświadczeń dotyczącej kontroli zarządczej (KZ) pozyskanych w trakcie realizacji projektu SWPZ przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (Lidera projektu) i Partnerów: Uniwersytet Łódzki, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski oraz Małopolską Szkołę Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. W pierwszej kolejności przedstawiono skróconą charakterystykę projektu SWPZ. Zasadniczą część opracowania stanowi prezentacja sześciu głównych zadań projektu. W ramach każdego z nich wyszczególniono: opis zadania, produkty dotyczące bezpośrednio KZ lub odnoszące się do jej obszarów (tj. środowiska wewnętrznego, celów i zarządzania ryzykiem, mechanizmów kontroli, informacji i komunikacji oraz monitorowaniu i ocenie); związki produktów z KZ oraz publikacje opracowane w trakcie zadania. Osobne miejsce stanowi prezentacja zespołów wykonujących opisane w publikacji zadania. 5

6 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania... 1.SYSTEMOWE WSPARCIE PROCESÓW ZARZĄDZANIA W JST CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w partnerstwie z trzema uczelniami Małopolską Szkołą Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Uniwersytetem Łódzkim oraz Uniwersytetem Warmińsko-Mazurskim od 1 marca 2013 r. do 30 listopada 2015 r. realizuje projekt pn. Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST. Celem projektu było podniesienie jakości wykonywania zadań publicznych przez JST poprzez opracowanie i wdrożenie systemu wsparcia doradczo-eksperckiego służącego modernizacji procesów zarządzania. W strukturze projektu przewidzianych zostało sześć merytorycznych zadań, w ramach których realizowane było bezpłatne wsparcie. To co wyróżnia projekt to jego kompleksowe podejście do oferowanego wsparcia, które nie kończy się wyłącznie na szkoleniach pracowników JST, ale przede wszystkim ukierunkowane jest na proces wdrażania usprawnień zarządczych w jednostkach. Zadania merytoryczne projektu to: 1. Modernizacja procesów i technik zarządzania zasobami ludzkimi w JST. 2. Promocja standardów kontroli zarządczej w JST. 3. Wsparcie dla procesów dotyczących planowania w obszarach funkcjonalnych. 4. Zastosowanie podejścia procesowego w systemie zarządzania JST. 5. Przegląd standardów zarządzania jakością (CAF/PRI) w JST. 6. Opracowanie innowacyjnych rozwiązań z zakresu zarządzania publicznego. 6 Zadania dotyczące modernizacji procesów i technik zarządzania zasobami ludzkimi w jednostkach samorządu terytorialnego, usprawnienia istniejących procesów związanych z planowaniem w obszarach funkcjonalnych oraz procesów związanych z podejmowaniem decyzji w oparciu o nowoczesne metody oceniania oraz podniesienia jakości procesów zarządzania w JST poprzez wykorzystanie innowacji w zarządzaniu publicznym zostały zrealizowane przez Uniwersytet Łódzki. Zadania dotyczące promocji standardów kontroli zarządczej w JST oraz podniesienia efektywności procesów zarządzania w JST poprzez stworzenie systemu ewaluacji, certyfikacji i wsparcia wdrażania CAF/PRI, jak również procesu poświadczania zastosowania metody CAF oraz opracowania propozycji systemowych w zakresie modernizacji zarządzania w JST zostały zrealizowane przez Małopolską Szkołę Administracji Publicznej. Z kolei

7 Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST charakterystyka projektu Uniwersytet Warmińsko-Mazurski przyczynił się do popularyzacji podejścia procesowego w zarządzaniu w JST poprzez dokonanie identyfikacji, analizy, optymalizacji oraz wdrożenia modeli referencyjnych procesów administracji publicznej u urzędach. Realizacja ww. zadań przyczyniła się do rozpowszechnienia wśród JST nowoczesnych standardów zarządzania zasobami ludzkimi, doskonalenia procesów zarządzania JST oraz promowania innowacji w zarządzaniu publicznym. W toku projektu wsparciem objęto: ok. 600 JST; przeszkolono pracowników JST; wartość projektu: ,40 zł. Projekt SWPZ współfinansowany jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Priorytetu V, Działanie 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Więcej informacji na temat projektu można znaleźć na stronie internetowej: Publikacje przygotowane w ramach projektu udostępnione będą w oparciu o licencje Creative Commons na ww. stronie w dziale Baza wiedzy. 7

8 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania... 2.CHARAKTERYSTYKA ZADAŃ I PRODUKTÓW PROJEKTU ZWIĄZANYCH Z KONTROLĄ ZARZĄDCZĄ 2.1. Zadanie 1. Modernizacja procesów i technik zarządzania zasobami ludzkimi w JST Opis zadania Celem zadania był wzrost skuteczności zarządzania zasobami ludzkimi w JST. Program adresowano do pracowników komórek kadrowych JST lub osób pełniących funkcje kierownicze realizatorów zarządzania zasobami ludzkimi (zzl). W zadaniu pierwszym uczestnikom Projektu zaproponowano cztery formy wsparcia: (1) rozpoznanie i analizę potrzeb szkoleniowych uczestników zadania; (2) szkolenie w zakresie zzl zakończone opracowaniem standardów zzl; (3) pomoc przy wdrażaniu do praktyki JST opracowanych standardów zzl; (4) budowę narzędzi informatycznych wspomagających zzl. Rozpoznanie i analiza potrzeb szkoleniowych dotyczyły najważniejszych obszarów zarządzania zasobami ludzkimi. Na podstawie badań opracowano program zajęć najpełniej odpowiadający potrzebom uczestników. Identyfikacja potrzeb szkoleniowych prowadzona była za pomocą elektronicznego kwestionariusza ankiety przesyłanego do każdego z uczestników. W badaniu wykorzystano dwie techniki zbierania informacji: test wiedzy i ankietę diagnostyczną. Szkolenia obejmowały trzy moduły tematyczne: (1) pozyskiwanie pracowników, (2) ocenianie pracowników oraz (3) rozwój zasobów ludzkich. W trakcie szkoleń nacisk kładziony był na najnowsze rozwiązania w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Na zajęciach wykorzystywano różnorodne techniki szkoleniowe: wykłady konwersatoryjne, ćwiczenia, warsztaty, dyskusje, zadania do wykonania. Szkolenia realizowane były w wymiarze 32 godzin, w osobowych grupach. W sumie w szkoleniach wzięli udział przedstawiciele 101 jednostek samorządu terytorialnego (po 1-3 osoby z jednej instytucji). Efektem zajęć były projekty opracowane przez uczestników. Przedstawiciele każdej JST przygotowywali trzy projekty (każdy poświęcony innemu obszarowi zzl), które po zakończeniu szkoleń wdrożone zostały do praktyki urzędów. 8

9 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą Wsparcie eksperckie w postaci coachingu dotyczyło każdej z JST uczestniczącej w projekcie. Eksperci pracowali z uczestnikami warsztatów przez 30 godzin: doradzali pracownikom JST w siedzibach urzędów, kontaktowali się z nimi za pomocą komunikatorów, poczty elektronicznej i telefonicznie. Wdrożone standardy były oceniane na poziomie zastosowania. Autorzy najlepszych rozwiązań zostali zakwalifikowani do uczestnictwa w wyjeździe studyjnym do fińskiej jednostki samorządu terytorialnego (Urząd Miasta w Helsinkach). W zespole projektowym pracowali także informatycy, którzy opracowali narzędzia informatyczne wspomagające zzl w samorządzie. Narzędzia zostały przekazane urzędom. Informatycy pomagali także w działaniach rozpoznawania potrzeb szkoleniowych. Wyrażone liczbowo, zakładane efekty zadania zostały osiągnięte. Tylko dwa z urzędów objętych wsparciem nie wywiązały się z obowiązku zaprojektowania i wdrożenia do praktyki standardów/narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi. Produkty zadania 1 Uczestnicy zadania projektowali i wdrażali do praktyki JST narzędzia/standardy zzl, ale każdy z projektów (100 projektów dot. pozyskiwania pracowników, 100 oceniania pracowników oraz 100 dot. rozwoju) posiada zindywidualizowany charakter, gdyż jest dopasowany do potrzeb i specyfiki danej JST. Związki produktów z KZ Związki produktów zadania 1 z KZ dotyczą obszaru środowiska wewnętrznego. Bezpośredni związek wyżej opisanych elementów produktów pojawia się w standardzie A.2. Kompetencje zawodowe, w którym zakłada się między innymi: właściwe przeprowadzenie procesu naboru oraz zatrudnienie najlepszych pracowników i zapewnienie rozwoju kompetencji zawodowych urzędników. Opracowane produkty wykazują pośrednie relacje z innymi standardami wyżej wymienionego obszaru, tj.: A.1. Przestrzeganie wartości etycznych, A.3. Struktura organizacyjna i A.4. Delegowanie uprawnień. Potencjalny wpływ produktów na te standardy wyraża się wykorzystaniem wyników oceny pracowniczej i doskonalenia kompetencji, na podstawie których mogą być podjęte decyzje kadrowe związane ze zmianami w przypisaniu pracowników do stanowisk pracy (zmiany w strukturze organizacyjnej) i w zakresie delegowania uprawnień. Publikacje Problemy zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego, B. Banachowicz, K. Wojtaszczyk, M. Żak-Skwierczyńska (red.), Uniwersytet Łódzki, Łódź 2015 ISBN: (wersja papierowa), ISBN: (wersja online w formacie pdf) Monografia ma na celu prezentację problemów i sukcesów administracji publicznej oraz pokazanie dobrych praktyk zarządczych w jednostkach samorządu terytorialnego. Inspiracją do opracowania książki była ponad dwuletnia współpraca pracowników Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego z jednostkami samorządu terytorialnego z obszaru całego kraju. 9

10 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania... Niniejsze opracowanie to interesująca lektura oraz źródło inspiracji dla osób odpowiedzialnych za realizację procesów zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego, które pomóc może w podejmowaniu, często trudnych, decyzji. Zawarte w monografii tematy są odzwierciedleniem rzeczywistych problemów samorządu terytorialnego, a teksty, choć osadzone w ramach teoretycznych, mają także wartość aplikacyjną. Publikacja do pobrania w formacie PDF 10

11 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą 2.2. Zadanie 2. Promocja standardów kontroli zarządczej w JST Opis zadania Zadanie realizowane jest przez Małopolską Szkołę Administracji Publicznej we współpracy z Ministerstwem Finansów i obejmuje działania upowszechniające wiedzę w zakresie koncepcji kontroli zarządczej. Produkty zadania 2 Głównym produktem prac prowadzonych w ramach zadania Promocja standardów kontroli zarządczej jest Diagnoza stanu kontroli zarządczej w jednostkach samorządu terytorialnego. Opracowanie to zostało oficjalnie zatwierdzone przez Ministerstwo Finansów. Dokonano także uzgodnienia pokrycia obszarów Kontroli Zarządczej w zaktualizowanej metodzie PRI. Wykorzystanie Metody PRI do samooceny poziomu stosowania KZ w JST zostało także pozytywnie przyjęte przez Departament Metodyki Kontroli i Rozwoju Zawodowego Najwyższej Izby Kontroli. W projekcie ponadto opracowano i wydano książkę pt. Podstawowe zagadnienia kontroli zarządczej. Poradnik dla jednostek samorządu terytorialnego pod redakcją dr hab. M. Ćwiklickiego. Za główny cel poradnika postawiono przedstawienie kluczowych zagadnień związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w jednostkach samorządu terytorialnego z uwzględnieniem istniejącego stanu prawnego, nowych sposobów zarządzania, a także wyjaśnień wątków problematycznych istotnych z punktu widzenia praktyki działania administracji. Dopełniającą publikacją pod względem zbieżności z tematem KZ jest studium nt. środowiska i praktyki planowania w JST. Studium o środowisku planowania w jednostkach samorządu terytorialnego zostało opracowane z myślą o szczegółowym i analitycznym przedstawieniu szeroko pojętego tytułowego środowiska planowania z uwzględnieniem uwarunkowań planowania, jak i jego metodycznych aspektów. Obszerna analiza pozwoliła na ujęcie najważniejszych zagadnień związanych z planowaniem, począwszy do kwestii prawnych, rodzajów regulacji, a skończywszy na praktycznych sposobach ustanawiania, wdrażania i kontroli planów. Poradnik dla JST dot. spełniania standardów kontroli zarządczej i zmodyfikowana metoda samooceny PRI pod kątem dostosowania jej do standardów kontroli zarządczej pomoże kierownictwu jednostek samorządowych spełnić wymogi stawiane przez przepisy ustawy o finansach publicznych, związane ze stosowaniem procedur wdrażających kontrolę zarządczą. Opracowane publikacje nt. kontroli zarządczej oraz studium nt. środowiska i praktyki planowania skierowane do samorządów terytorialnych będą upowszechniane i promowane podczas seminariów poświęconych kontroli zarządczej. Wszystkie te działania pomogą administracji samorządowej w sprawniejszym funkcjonowaniu i podniesieniu jej potencjału instytucjonalnego. 11

12 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania... Związki produktów z KZ Wymienione produkty zadania 2 bezpośrednio nawiązują do KZ. Zarówno Diagnoza, Poradnik i Studium w sposób kompleksowy przedstawiają KZ pod względem teoretycznym (znaczenie i rola KZ w JST, miejsce w systemie planistycznym) i empirycznym (diagnoza stanu istniejącego, rekomendacje stosowania wytycznych KZ). Szczególne znaczenie w zbiorze produktów tego zadania zajmuje modyfikacja metody PRI do potrzeb przeprowadzenia samooceny poziomu stosowania KZ w JST. Metoda PRI została szerszej omówiona w dalszej części niniejszego opracowania. Publikacje Podstawowe zagadnienia kontroli zarządczej. Poradnik dla jednostek samorządu terytorialnego, M. Ćwiklicki (red.), Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2015, ISBN: Niniejsze opracowanie ma na celu przedstawienie kluczowych zagadnień związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w jednostkach samorządu terytorialnego z uwzględnieniem istniejącego stanu prawnego, nowych sposobów zarządzania, a także wyjaśnień wątków problematycznych istotnych z punktu widzenia praktyki działania administracji. Niniejsza książka skierowana jest nie tylko do przedstawicieli JST, ale także do wszystkich innych osób, które chcą bliżej zapoznać się z podstawowymi zagadnieniami kontroli zarządczej. Przedstawione w niej treści pozwalają zarówno na lepsze zrozumienie istoty kontroli zarządczej, jak i na samodzielne poszukiwanie rozwiązań w tym zakresie adekwatnych do specyfiki danej organizacji. Publikacja do pobrania w formacie PDF 12

13 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą Studium o środowisku planowania w jednostkach samorządu terytorialnego, M. Ćwiklicki (red.), Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2015, ISBN: Monografia została opracowana z myślą o szczegółowym i analitycznym przedstawieniu szeroko pojętego tytułowego środowiska planowania z uwzględnieniem uwarunkowań planowania, jak i jego metodycznych aspektów. Obszerna analiza pozwoliła na ujęcie najważniejszych zagadnień związanych z planowaniem, kwestiami prawnymi, rodzajami regulacji, praktycznymi sposobami ustanawiania, wdrażania i kontroli planów. Niniejsze studium adresowane jest głównie do przedstawicieli JST pragnących poznać szczegóły dotyczące planowania nie tylko od strony praktycznej, ale także teoretycznej. Autorzy mają nadzieję, że tak obszernie ujęte zagadnienie umożliwi dokładniejsze zrozumienie środowiska planowania w administracji samorządowej, jak również skłoni do refleksji na temat możliwości jego udoskonalenia pod kątem administracyjno- -zarządczym. Publikacja do pobrania w formacie PDF 13

14 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania Zadanie 3. Wsparcie dla procesów dotyczących planowania w obszarach funkcjonalnych Opis zadania Celem zadania realizowanego przez Uniwersytet Łódzki było usprawnienie istniejących procesów związanych z planowaniem w obszarach funkcjonalnych oraz usprawnienie procesów związanych z podejmowaniem decyzji na podstawie rachunku społeczno-ekonomicznego i nowoczesnych metod oceniania. W zadaniu zrealizowano dwie ścieżki służące wsparciu procesów zintegrowanego planowania i zarządzania w obszarach funkcjonalnych, tj.: ścieżka związana z opracowaniem Zintegrowanego Planu Rozwoju dla warszawsko-łódzkiego obszaru funkcjonalnego połączona z kursami i warsztatami w zakresie zintegrowanego zarządzania rozwojem; ścieżka związana z podnoszeniem kwalifikacji pracowników samorządowych w zakresie zintegrowanego zarządzania rozwojem realizowana przez kursy i warsztaty. Celem kursów i warsztatów było przygotowanie wysoce profesjonalnej kadry administracyjnej i zarządzającej rozwojem lokalnym i regionalnym w ujęciu zintegrowanym. Program kursów koncentrował się na czterech obszarach tematycznych, w tym: zintegrowanego zarządzania, zintegrowanego planowania, rachunku społeczno-ekonomicznego oraz nowoczesnych metod oceniania. Program warsztatów stanowił praktyczne rozwinięcie wiedzy i umiejętności zdobytych podczas kursów i koncentrował się wokół aspektów zintegrowanego planowania rozwoju w przykładowych obszarach funkcjonalnych, w tym zintegrowanej analizy strategicznej, identyfikacji i kwantyfikacji celów oraz identyfikacji kluczowych projektów pod kątem rozwoju terytorialnych układów funkcjonalnych. W ramach ścieżki nr 1 opracowana została Zintegrowana Strategia Rozwoju dla warszawsko- -łódzkiego obszaru funkcjonalnego. Opis strategii ujęty został w części dotyczących produktów. W ramach projektu: opracowano jedną zintegrowaną strategię rozwoju dla warszawsko-łódzkiego obszaru funkcjonalnego; przeszkolono pracowników JST z zakresu zintegrowanego planowania, opracowywania i/lub usprawnienia procesów podejmowania decyzji w oparciu o rachunek społeczno-ekonomiczny i nowoczesne metody oceniania (kursy); przeszkolono 598 pracowników JST w ramach warsztatów. Produkty zadania 3 Strategia Rozwoju Warszawsko-Łódzkiego Obszaru Funkcjonalnego (WŁOF) ma charakter ekspercki, została opracowana pod kierunkiem prof. dr hab. Tadeusza Markowskiego przez zespół ekspertów będących pracownikami Uniwersytetu Łódzkiego, Szkoły Głównej Handlowej, Komitetu Przestrzennego Zagospodarowania Kraju oraz jednostek samorządu województwa łódzkiego i mazowieckiego. 14

15 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą Strategia określa między innymi wizję i misję rozwoju obszaru funkcjonalnego, wyznacza kluczowe obszary strategicznego działania, cele oraz sposoby ich osiągania. Kluczowym elementem strategii jest wskazanie zintegrowanych projektów rozwojowych służących rozwojowi warszawsko-łódzkiego obszaru funkcjonalnego. Jednym z zasadniczych elementów prac prowadzonych w ramach Strategii było podjęcie wielopoziomowej współpracy między jednostkami samorządu terytorialnego. W pracach na rzecz przygotowania Strategii uczestniczyli nie tylko przedstawiciele urzędów gmin, miast i powiatów regionu łódzkiego i mazowieckiego (w tym miast metropolitalnych Łodzi i Warszawy), ale również przedstawiciele urzędów marszałkowskich. Niespełna dwuletni proces prac nad Strategią prowadzony był etapowo. Do najistotniejszych etapów należały: 1. Przeprowadzenie badań i analiz oraz opracowanie raportów dotyczących m.in. obszarów i efektów współpracy w ramach WŁOF, kierunków zagospodarowania przestrzennego, rozwoju transportu, funkcji uzdrowiskowo-turystycznych oraz potencjału poprzemysłowego. 2. Przygotowanie diagnozy stanu powiązań funkcjonalnych oraz najbardziej pożądanych sposobów rozwijania związków funkcjonalnych WŁOF. 3. Przygotowanie wizji rozwoju związków funkcjonalnych pomiędzy aglomeracjami Warszawy i Łodzi prowadzącej do ukształtowania jednorodnego (społecznie, gospodarczo i przestrzennie) WŁOF. 4. Wskazanie celów, sposobów i środków ich osiągnięcia wraz z określeniem wskaźników oraz kluczowych projektów służących wzmocnieniu przewag konkurencyjnych jak również budowaniu współpracy i integracji funkcjonalnej i terytorialnej WŁOF. 5. Wypracowanie mechanizmów koordynacji i realizacji przedsięwzięć dla osiągnięcia założonych celów. Prace na Strategią Rozwoju Warszawsko-Łódzkiego Obszaru Funkcjonalnego zainaugurowane były wraz z pracami nad Koncepcją Strategii Rozwoju Makroregionu Polski Centralnej. Dokument ten został opracowany z inicjatywy oddolnej marszałków województwa mazowieckiego oraz łódzkiego, a następnie po przeprowadzonych konsultacjach przyjęty przez rząd jako Strategia Rozwoju Polski Centralnej w lipcu 2015 roku. Strategia Rozwoju Warszawsko-Łódzkiego Obszaru Funkcjonalnego jest komplementarna względem Strategii Rozwoju Polski Centralnej. Strategia Rozwoju Polski Centralnej koncentruje działania na wspólnych atutach i przewagach możliwych do uzyskania przez lepszą współpracę i realizację wielkich projektów ważnych dla obydwu regionów. Strategia WŁOF jest zorientowana na wykreowanie w centralnym obszarze funkcjonalnym nowego jakościowo zasobu, jakim jest kapitał terytorialny. Celem Strategii jest zatem zbudowanie podstaw dla rozwoju sektorów gospodarczych bazujących na wysokiej jakości zasobach kapitału ludzkiego i społecznego, w warunkach zapewniających stałe jego odtwarzanie i coraz dynamiczniejszy rozwój. Wszystkie więc projekty, realizowane w ramach Strategii, muszą być oceniane przez pryzmat kluczowych zasad terytorialnego podejścia do zarządzania, tzn. zintegrowanego podejścia do ich opracowania i realizacji, stopnia bezpośredniego i pośredniego ich wzajemnego oddziaływania oraz wpływu na realizację celów operacyjnych, w tym na kształtowanie i wzmacnianie siły powiązań sieciowych w sferze gospodarczej i społecznej. 15

16 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania... Związki produktów z KZ Przedstawione powyżej produkty nawiązują do KZ w dwóch wymiarach. Pierwszym z nich jest wykorzystanie nowoczesnych metod oceniania (w tym m.in. rachunku społeczno-ekonomicznego) w podejmowaniu decyzji przez pracowników JST, co służy realizacji przez nich zadań w sposób efektywny i oszczędny. Wprawdzie przedmiot produktu dotyczy obszaru funkcjonalnego, to poprzez uwzględnienie wielopoziomowej współpracy między JST pozwala na jego odniesienie do pojedynczych podmiotów (urzędów gmin, miast, powiatów). Dlatego też można stwierdzić, że opracowane mechanizmy koordynacji i realizacji przedsięwzięć w formie strategii wpisują się w obszar C. Mechanizmy kontroli, w tym standardy: C.11. Nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji oraz C.12. Ciągłość działalności poprzez opracowanie planów. Drugi wymiar dotyczy podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych w zakresie zintegrowanego zarządzania rozwojem, w tym zintegrowanego planowania. Wpisuje się to w standard A.2. Kompetencje zawodowe (obejmujący m.in. rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających), będące elementem obszaru środowiska wewnętrznego. Produkty Planowanie jako instrument zintegrowanego zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego. Podręcznik dla samorządowców, Tadeusz Markowski, Maciej Turała, Łódź 2015, ISBN: (wersja papierowa), ISBN: (wersja online w formacie pdf) Podręcznik ma celu upowszechnianie zintegrowanego podejścia do planowania i zarządzania rozwojem zarówno w poszczególnych jednostkach terytorialnych, jak i w szerszych obszarach funkcjonalnych, składających się z kilku, kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu jednostek. Podręcznik został opracowany przez zespół pracowników Uniwersytetu Łódzkiego, którzy w ramach projektu pt. Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST, prowadzili serię szkoleń i warsztatów dla pracowników JST z zakresu zintegrowanego zarządzania rozwojem w samorządzie oraz udzielali konsultacji wybranym jednostkom w zakresie opracowania ich strategii rozwoju. Podręcznik jest zbiorem wiedzy i doświadczeń tego zespołu. Pierwsza część podręcznika została poświęcona przybliżeniu kluczowych koncepcji i pojęć związanych z zintegrowanym zarządzaniem rozwojem. Omówiono w niej m.in. pojęcie rozwoju, zależności między polityką, zarządzaniem i administrowaniem, jak również pojęcia obszaru funkcjonalnego i kapitału terytorialnego. Druga część podręcznika ma bardziej praktyczny charakter i odzwierciedla poszczególne etapy procesu planowania rozwoju. Omówiono w niej podstawowe pojęcia, zaprezentowano przykłady praktycznych rozwiązań i zarekomendowano schematy postępowania. Publikacja do pobrania w formacie PDF 16

17 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą Zintegrowana Strategia Rozwoju Warszawsko-Łódzkiego Obszaru Funkcjonalnego, Tadeusz Markowski, Łódź 2015, ISBN: (zestaw) Zintegrowana Strategia Rozwoju Warszawsko-Łódzkiego Obszaru Funkcjonalnego, ISBN: (wersja papierowa), ISBN: (wersja online w formacie pdf) Książce towarzyszy płyta CD zawierająca Diagnozę Warszawsko-Łódzkiego Obszaru Funkcjonalnego (Załącznik nr 6 do Strategii), ISBN: (wersja na płycie CD w formacie pdf), ISBN: (wersja online w formacie pdf) Zintegrowana Strategia Rozwoju Warszawsko-Łódzkiego Obszaru Funkcjonalnego określa m.in. wizję i misję rozwoju obszaru funkcjonalnego, wyznacza kluczowe obszary strategicznego działania, cele oraz sposoby ich osiągania. Kluczowym elementem Strategii są zintegrowane projekty rozwojowe służące rozwojowi warszawsko-łódzkiego obszaru funkcjonalnego. Jednym z zasadniczych elementów prac prowadzonych w ramach Strategii było podjęcie wielopoziomowej współpracy między jednostkami samorządu terytorialnego. W pracach na rzecz przygotowania Strategii uczestniczyli nie tylko przedstawiciele urzędów gmin, miast i powiatów regionu łódzkiego i mazowieckiego (w tym miast metropolitalnych Łodzi i Warszawy), ale również przedstawiciele urzędów marszałkowskich. Publikacja do pobrania w formacie PDF 17

18 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania Zadanie 4. Zastosowanie podejścia procesowego w systemie zarządzania JST Opis zadania W ramach zadania 4. realizowanego przez Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie wyodrębniono 2 podzadania, w których osiągnięto cele i/lub uzyskano produkty projektu nawiązujące do obszarów objętych kontrolą zarządczą. W podzadaniu 1 pt. Szkolenie w zakresie wdrożenia systemu usprawnień procesów zarządzania w 100 jednostkach samorządu terytorialnego przeprowadzono grupowe szkolenia dla łącznie pracowników ze 144 JST. Zadanie obejmowało między innymi: wykłady i warsztaty z zakresu istoty zarządzania procesowego przygotowujące uczestników do wdrożenia idei i procedur identyfikacji procesów administracji publicznej w reprezentowanych przez nich jednostkach. W efekcie opracowano i przekazano jednostkom raporty zawierające omawiane zagadnienia wraz z rekomendacjami i zestawem dobrych praktyk zarządzania procesowego. W podzadaniu 2 pt. Szkolenie w zakresie wdrożenia podniesienia efektywności procesów zarządzania w 50 jednostkach samorządu terytorialnego z wykorzystaniem modeli referencyjnych przeprowadzono grupowe szkolenia dla łącznie pracowników z 98 JST. Realizacja zadania skutkowała dostarczeniem i praktycznym wykorzystaniem przez uczestników informacji i najlepszych rozwiązań z zakresu optymalizacji procesów spotykanych w JST. W wyniku szkoleń przygotowano i przekazano jednostkom raporty wdrożeniowe wraz z zestawem rekomendacji, procedur i wsparcia optymalizacji zarządzania procesowego dedykowanym oprogramowaniem komputerowym. Produkty zadania 4 W ramach obu działań projektowych uzyskano ponad 150 baz danych zawierających opracowywane przez uczestników szkoleń/wdrożeń zestawy procesów administracyjnych. Na bazie przygotowanych metodyk zarządzania procesowego w JST oraz zdobytych doświadczeń opracowano Portal Wiedzy JST publicznie dostępny w formie dynamicznej strony internetowej. Związki produktów z KZ 18 Produkty zadania 4 dotyczące optymalizacji procesów JST nawiązują do KZ w kilku obszarach. Produkt związany z modelowaniem procesów i ich standaryzacją (wykorzystanie modeli referencyjnych procesów) umożliwia realizację zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Taki związek wynika z jednej strony z wystandaryzowanym opisem realizacji zadań, a z drugiej możliwością określenia mierników monitorowania procesów. W takim ujęciu otrzymuje się powiązanie ze standardami obszaru C. Mechanizmy kontroli, w tym przede wszystkim: C.10 Dokumentowanie systemu KZ, ponieważ procedury wewnętrzne, instrukcje, itd. stanowią dokumentację KZ; C.11. Nadzór, ponieważ umożliwiają nadzór nad realizowanymi procesami. Pomiar procesów wpisuje się w standardy z obszarów D. In-

19 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą formacja i komunikacja (D.16. Bieżąca informacja wewnętrzna o realizowanych procesach) oraz E. Monitorowanie i oceny (E.19. Monitorowanie systemu KZ; E.21. Audyt wewnętrzny). Szkolenia z zakresu istoty zarządzania procesowego w JST i podnoszenia efektywności unikatowych procesów JST z wykorzystaniem modeli referencyjnych dedykowanych JST dotyczą bezpośrednio rozwoju kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających (standard A.2. Kompetencje zawodowe). Publikacje Metodyka identyfikacji procesów zarządzania realizowanych w jednostkach samorządu terytorialnego. Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie możliwości wprowadzenie zarządzania procesami, w tym jednolitego zasobu definicyjnego i standardów dedykowanych jednostkom samorządu terytorialnego dla identyfikacji procesów zarządzania realizowanych w jednostkach samorządu terytorialnego. Metodyka opisu procesów zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) w dedykowanym oprogramowaniu Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie zasad, które należy stosować podczas budowania modeli odzwierciedlających zależności zachodzące w procesach w jednostkach samorządu terytorialnego. Taki sposób postępowania ma zapewnić ich jednolitość, redukcję nadmiaru kompleksowości, podniesienie poziomu czytelności oraz poprawność metodyczną. 19

20 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania... Optymalizacja procesów zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego w dedykowanym oprogramowaniu Celem dokumentu jest zaproponowanie narzędzi i mechanizmów, które umożliwią ciągłe doskonalenie procesów w JST. Zaproponowane zostały role i odpowiedzialności związane z utrzymaniem systemu zarządzania procesami obejmującego analizę i usprawnianie procesów wynikające z bieżących pomiarów oraz z cyklicznych przeglądów procesów. W dokumencie poruszona została również kwestia właścicielstwa procesów jako jednego z kluczowych czynników sukcesu podczas wdrażania kultury zarządzanie procesami w JST. Podniesienie efektywności procesów jednostek samorządu terytorialnego z wykorzystaniem modeli referencyjnych procesów administracji publicznej Dokument zawiera rekomendacje w zakresie wykorzystywania modeli referencyjnych jako jednego ze sposobów podnoszenia efektywności procesów JST. Szeroko omówione zostało pojęcie benchmarkingu, czyli metody porównywania procesów między różnymi podmiotami. Dokument zawiera również referencyjne mapy procesów zachodzących w większości jednostek samorządu terytorialnego w Polsce. W opracowaniu przedstawione zostało podejście do prowadzenia analizy porównawczej obejmującej weryfikację mocnych i słabych stron modelu referencyjnego, weryfikację możliwości zastosowania rozwiązań z modelu referencyjnego, opracowanie modelu docelowego procesów na podstawie modeli referencyjnych. Standardy wykorzystania oprogramowania do opisu i analizy procesów w zarządzaniu w jednostkach samorządu terytorialnego W dokumencie przedstawiona została przykładowa notacja opisu procesów. Zaprezentowane zostały również funkcjonalności przykładowych narzędzi służących do modelowani procesów oraz do zarządzania procesami. Dodatkowo przedstawione w poszczególnych narzędziach funkcjonalności zostały porównane w obszarach: mapowanie i modelowanie, publikacja procesów, analiza procesów, zarządzanie procesami. 20

21 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą Standardy wykorzystania oprogramowania do poprawy efektywności procesów w zarządzaniu jednostkami samorządu terytorialnego W opracowaniu opisane zostało podejście do definiowania problemów występujących w procesach zachodzących w JST oraz do definiowania zmiennych mających statystyczny związek ze zdefiniowanymi problemami. Przedstawiona została również koncepcja prowadzenia w narzędziu informatycznym symulacji procesów w oparciu o informacje o kosztach, o czasach trwania czynności, o zdarzeniach i prawdopodobieństwach w modelu procesu. Podejście do prowadzenia symulacji zostało zaprezentowane w kontekście możliwości wyciągania z symulacji wniosków prowadzących do zwiększania efektywności procesów. Treść wszystkich przedstawionych powyżej opracowań została umieszczona w formie Portalu Wiedzy JST dostępnym pod adresem: 21

22 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania Zadanie 5. Przegląd standardów zarządzania jakością (CAF/PRI) Opis zadania Zadanie 5 zrealizowała Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. W ramach projektu stworzony został system ewaluacji, certyfikacji i wsparcia wdrażania Wspólnej Metody Oceny (CAF) oraz Metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI) w JST, w tym proces poświadczania zastosowania CAF we współpracy z krajowym korespondentem CAF w KPRM. Dla prawidłowego wdrożenia i zapewnienia trwałości systemu certyfikacji, zostały przygotowane i przeprowadzone szkolenia dla ekspertów, w tym również reprezentujących JST, którzy wykonali w ramach projektu w jednostkach samorządowych proces poświadczania zastosowania CAF. Opracowano także procedurę oraz dokumenty niezbędne dla realizacji tego rodzaju poświadczenia dla samorządów stosujących metodę Planowania Rozwoju Instytucjonalnego. Pilotażowo przeprowadzono proces poświadczenia PRI w kilku JST. Metoda Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI) jest metodą pozwalającą kierownictwu jednostki samorządu na samodzielną analizę stanu zarządzania i potencjału własnej jednostki do wykorzystania nowoczesnych narzędzi zarządzania. Pozwala na planowanie zmian i ich wdrażanie. Jest to rodzaj nakładki na dostępne narzędzia zarządzania, pozwalającej na skuteczne dobieranie i wykorzystywanie tych narzędzi w sposób strategiczny w oparciu o priorytety jednostki. Metoda PRI obejmuje próbę standaryzacji poszczególnych narzędzi zarządczych tak aby zarówno samorządy, jak i konsultanci rozumieli je tak samo i mogli świadomie wykorzystywać. W ramach projektu dokonano aktualizacji zapisów Metody PRI, wraz z szerokim włączeniem do niej elementów kontroli zarządczej. W podobny sposób opracowano również Metodę PRI w unikalnej formule dla miast na prawach powiatu, gdzie dokonano integracji rozwiązań właściwych dla gmin i powiatów oraz zaproponowano dwa nowe kryteria: funkcje miejskie oraz współpraca z obszarem funkcjonalnym. Co ważne, wartość stosowania Metody PRI w procesie oceny kontroli zarządczej została doceniona przez Najwyższą Izbę Kontroli. W ocenie NIK, w dłuższej perspektywie Metoda PRI może stać się kamieniem milowym we wdrażaniu jednolitego modelu kontroli zarządczej w jednostkach samorządu terytorialnego. Dla Metody PRI została także przygotowana aplikacja komputerowa, w znacznym stopniu upraszczająca proces samooceny. Zrealizowane zostały także doradztwo i warsztaty dla ponad 40 gmin i powiatów, w wyniku których samorządy te dokonały analiz poziomu rozwoju instytucjonalnego oraz opracowały plany rozwoju instytucjonalnego. Wartością dodaną tych prac jest uzyskanie przez każdą z JST informacji odnośnie realizacji standardów kontroli zarządczej. Wspólna Metoda Oceny (Common Assessment Framework CAF) jest narzędziem zarządzania jakością zainspirowanym przez Model Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością EFQM i model Niemieckiego Uniwersytetu Nauk o Administracji (German University of Administrative Sciences) w Speyer. Została oparta na założeniu, że doskonałe wyniki sprawnej organizacji osiągane są poprzez strategię przywódczą i planowanie, pracowników, partnerstwo, zasoby i procesy. CAF jako całościowe i wszechstronne podejście do analizy sprawności organizacji jest sposobem spojrzenia na nią pod różnymi kątami w tym samym czasie. W ramach projektu realizowane były prace terenowe w jednostkach samorządowych Wspólna Metoda Oceny (CAF) została wdrożona w ponad 70 JST, a 40 (stan na ) poddało się 22

23 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą procedurze poświadczenia jakości zastosowania CAF, w większości przypadków uzyskując stosowny certyfikat. Procedura Poświadczenia Jakości Zastosowania CAF została opracowana po to, by wnieść wartość dodaną do wdrożenia CAF w organizacjach sektora publicznego i umożliwić organizacjom sektora publicznego, które już wdrożyły CAF weryfikację rezultatów swoich wysiłków. By uczynić pomyślne wysiłki bardziej widocznymi wewnątrz i na zewnątrz organizacji, przyznawane będą odpowiednie poświadczenia jako nagroda dla tych, którzy skutecznie stosują CAF. W ramach projektu opracowano również propozycje rozwiązań systemowych w zakresie modernizacji zarządzania w JST, m.in. pakiet propozycji zmian legislacyjnych zwiększających skalę oraz prawdopodobieństwo wdrażania usprawnień zarządczych w JST. W ramach zadania odbyły się trzy ogólnopolskie konferencje z cyklu Sprawne Państwo. Podczas pierwszej zaprezentowano raport dotyczący kluczowych problemów istotnych z punktu widzenia samorządu terytorialnego. Wnioski z raportu i dyskusji podczas konferencji posłużyły do zdefiniowania najistotniejszych obszarów problemowych, które znalazły odzwierciedlenie w opracowywanych rozwiązaniach systemowych i legislacyjnych. Kolejne dwie edycje konferencji poświęconych jakości zarządzania i problematyce funkcjonowania samorządu terytorialnego odbyły się odpowiednio: w grudniu 2014 r. oraz we wrześniu 2015 r. Szczególna uwaga została poświęcona problematyce zarządzania jakością w JST, planowaniu i kontroli zarządczej. Konferencje były także ważnym elementem upowszechniania rezultatów projektu oraz ich prezentowania szerokiemu gronu przedstawicieli administracji publicznej i środowisk naukowych. Zespół ekspertów samorządowych przygotował pakiet propozycji zmian zwiększających skalę oraz prawdopodobieństwo wdrażania usprawnień zarządczych w JST. Proponowane zmiany były konsultowane ze środowiskiem samorządowym m.in. w trakcie konferencji z cyklu Sprawne Państwo oraz posiedzeń Zespołu ds. Ustrojowych Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. Dla samorządów uczestniczących w realizacji projektu dostępne były szkolenia i doradztwo skierowane bezpośrednio do JST w zakresie wdrażania metod zarządzania jakością (CAF oraz PRI). Niezależnie od tego samorządy lokalne miały okazję uczestniczyć w jednym z 10 warsztatów poświęconych wykorzystaniu metody PRI w ocenie kontroli zarządczej, które w okresie od czerwca do listopada 2015 roku odbyły się w 10 różnych miastach. Produkty zadania 5 Metoda PRI uwzględniająca ocenę kontroli zarządczej dostosowana do potrzeb gmin, powiatów oraz miast na prawach powiatu. Metoda Planowania Rozwoju Instytucjonalnego stanowi przykład kompleksowego podejścia służącego doskonaleniu jakości działania administracji publicznej. Metoda ta jest oparta na fundamentalnym założeniu o konieczności świadczenia przez urzędy administracji publicznej dobrej jakości usług publicznych, w sposób cechujący się niskimi kosztami transakcyjnymi. Od 2014 roku możliwe jest wykorzystywanie tak znowelizowanej metody nie tylko dla oceny stanu i projektowania zmian instytucjonalnych w samorządach lokalnych, ale także dla rze- 23

24 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania... telnej oceny stanu kontroli zarządczej. Podstawową funkcją metody pozostała jednak ocena potencjału instytucjonalnego i doskonalenia działań w tym zakresie. Wprowadzenie dodatkowej, niezwykle istotnej funkcjonalności, jaką jest przede wszystkim ocena spełniania w JST standardów kontroli zarządczej, zostało potwierdzone przez Ministerstwo Finansów, które zaakceptowało kształt oceny zawartej w opracowaniach dotyczących analizy instytucjonalnej gminy oraz analizy instytucjonalnej powiatu oraz zachęca do poddania się poddania się takiej ocenie. Dokonane zmiany znalazły również uznanie Departamentu Metodyki Kontroli i Rozwoju Zawodowego Najwyższej Izby Kontroli. Stosowanie metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego polega na realizacji powtarzającej się sekwencji działań obejmującej: 1. diagnozę poziomu rozwoju prowadzoną w formie analizy instytucjonalnej (AI) jednostki samorządowej; 2. opracowanie planu rozwoju instytucjonalnego (PR) a więc projektowanie zmian instytucjonalnych tj. identyfikacja i zaplanowanie działań doskonalących funkcjonowanie jednostki i poziom świadczonych usług; 3. realizację planu poprzez wdrażanie tzw. narzędzi rozwoju instytucjonalnego; 4. ocenę efektów realizowaną poprzez ponowną ocenę poziomu rozwoju instytucjonalnego. Metoda PRI w ramach prowadzenia analizy instytucjonalnej (AI) oferuje dodatkową funkcjonalność jaką jest możliwość oceny realizacji standardów kontroli zarządczej wskazanych w załączniku do komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku. Dokonując analizy poszczególnych warunków w ramach AI zweryfikowano ich odpowiedniość w zakresie realizacji (czy też zapewnienia realizacji) poszczególnych standardów. Co więcej, realizacja analizy instytucjonalnej przy wykorzystaniu stworzonej na jej potrzeby aplikacji komputerowej pozwala na automatyczne uzyskanie oceny realizacji standardów kontroli zarządczej. Wynik ten w sposób czytelny wskazuje w podziale na poszczególne standardy jakie warunki zostały spełnione a jakie pozostają do realizacji. Powiązanie warunków PRI ze standardami KZ zostało dokonane dla 20 z 22 standardów kontroli zarządczej. W przypadku dwóch, a mianowicie: standardu E.21. Audyt wewnętrzny oraz E.22. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej, sposób ich oceny jest odmienny. W zakresie audytu wewnętrznego JST udziela odpowiedzi na pytania dodatkowe w tym zakresie, weryfikujące czy jednostka powinna zgodnie z przepisami prowadzić audyt i jeżeli tak, to w jakiej formule jest prowadzony. W przypadku uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej potwierdzenie uzyskania zapewnienia stanowi samo przeprowadzenie samooceny metodą PRI wraz z wynikami analizy innych źródeł, wskazanych we wspomnianych powyżej pytaniach dodatkowych. Sposobem jego dokumentacji jest wynik analizy w ramach PRI. Nieco inna niż w pozostałych przypadkach jest także weryfikacja standardu E.20. Samoocena. Spełnienie tego standardu w stopniu podstawowym stanowi przeprowadzenie analizy instytucjonalnej metodą PRI, a dodatkowo potwierdzenie wybranych warunków w ramach 4 kryteriów zarządzania1 (realizowane już poprzez wypełnienie kwestionariusza diagnostycznego AI). W ramach analizy powiązań warunków metody PRI ze standardami kontroli zarządczej określono dla 18 standardów tzw. minimum standardu. Minimum standardu oznacza te warunki, które bezwzględnie muszą zostać spełnione (tj. realizowane przez jednostkę) dla wypełniania 24 1 Dotyczy to kryteriów: 1. Przywództwo (warunek 4a), 2. Zarządzanie strategiczne (warunek 5d), 7. Zarządzanie procesami (warunek 4a) i 16. Usługi administracyjne (warunek 5a).

25 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą danego standardu, tak aby można mówić w perspektywie oceny funkcjonowania kontroli zarządczej o jej funkcjonowaniu w stopniu podstawowym. Liczba warunków odpowiadającym minimum standardu jest zróżnicowana w zależności od kryterium, i w przypadku większości kryteriów AI zamyka się w obrębie stadium pierwszego (najczęściej bo w przypadku 12 kryteriów jest to jeden, pierwszy w danym kryterium warunek). W przypadku czterech kryteriów AI dla wypełnienia minimum standardu konieczne jest także spełnienie wybranych warunków właściwych dla stadium drugiego. Są to kryteria: 1. Przywództwo, 2. Zarządzania strategiczne, 4. Zarządzanie mieniem oraz 13. Komunikacja społeczna i partnerstwo publiczno- -społeczne. W przypadku dwóch pierwszych z powyżej wskazanych kryteriów znacznie większa jest też liczba warunków jakim przypisano minimum standardu odpowiednio 8 oraz 17. Wynika to z charakteru tych kryteriów i ich zasadniczości dla określenia i planowania celów oraz działań a także sposobów ich realizacji w przypadku jednostki samorządowej. W przypadku pozostałych kryteriów zidentyfikowano minimum standardu dla liczby od 1 do 4 warunków. Minimum standardu nie zostało zidentyfikowane w przypadku kryterium 8 Zarządzanie projektami. Minima standardów nie zostały oczywiście określone w przypadku standardów E.21. oraz E.22. W przypadku standardu E.20. (na co wskazywano powyżej) spełnieniem minimum jest przeprowadzenie analizy instytucjonalnej. Większości pozostałych warunków PRI zostały także przyporządkowane standardy, a ich spełnianie (potwierdzone wynikami analizy instytucjonalnej) oznacza realizację danego standardu. Przeprowadzenie analizy instytucjonalnej w ramach Metody PRI umożliwia uzyskanie, niejako przy okazji, informacji o realizacji standardów kontroli zarządczej w JST. Niewątpliwie taka informacja w zasadniczy sposób ułatwia uzyskanie informacji oraz obiektywizuje ją. Ważne oczywiście jest zapoznanie się decydentów z proponowanym w ramach metody schematem powiązania warunków rozwoju instytucjonalnego ze standardami i akceptacja tej propozycji. Nie jest to jednak pełen i wystarczający zestaw informacji niezbędnych dla pełnej oceny kontroli zarządczej w jednostce. Niezbędne elementy dla takiej kompleksowej oceny dotyczą: kwestii audytu wewnętrznego (konieczności jego stosowania w danej JST oraz sposobu organizacji), analizy prowadzonych w samorządzie kontroli i audytów oraz ich wyników. Związki produktów z KZ Produkty tego zadania wpisują się głównie w zagadnienie samooceny funkcjonowania JST ujęte w KZ na poziomie ogólnym (optymalne wykorzystanie istniejących rozwiązań zarządczych, dostosowanie zadań i celów realizowanych przez jednostkę) i szczegółowym w standardach obszaru E. Monitorowanie i oceny, w tym: E.19. Monitorowanie systemu KZ, E.20. Samoocena i E.21. Audyt wewnętrzny. Umożliwia się w ten sposób realizację standardu E.22. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów stosowanie przez JST metody CAF czy PRI stanowi realizację procesu samooceny kontroli zarządczej. W wyniku powiązania metody PRI ze standardami kontroli zarządczej samorządy uzyskały efektywne narzędzie dla oceny spełniania tych właśnie standardów. Dzięki doradztwu świadczonemu bezpośrednio na rzecz JST samorządy miały możliwość uzyskania wiarygodnych informacji na temat oceny rozwiązań w zakresie kontroli zarządczej w swoich jednostkach. Dostosowanie Metody PRI do potrzeb kontroli zarządczej uzyskało akceptację Ministerstwa Finansów oraz pozytywną opinię Najwyższej Izby Kontroli. 25

26 Produkty projektu systemowe wsparcie procesów zarządzania... Publikacje Seria publikacji dedykowanych analizie instytucjonalnej w metodzie PRI: Analiza instytucjonalna gminy z oceną realizacji standardów kontroli zarządczej. Metoda Planowania Rozwoju Instytucjonalnego, J. Bober (red.), Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2015, ISBN: Publikacja do pobrania w formacie (PDF) Analiza instytucjonalna powiatu z oceną realizacji standardów kontroli zarządczej. Metoda Planowania Rozwoju Instytucjonalnego, J. Bober (red.), Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2015, ISBN: Publikacja do pobrania w formacie PDF Analiza instytucjonalna miasta na prawach powiatu z oceną realizacji standardów kontroli zarządczej. Metoda Planowania Rozwoju Instytucjonalnego, J. Bober i M. Kudłacz (red.), Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2015, ISBN: ISBN: Publikacja do pobrania w formacie PDF 26 Cykl publikacji dedykowanych analizie instytucjonalnej umożliwia dokonanie samooceny poziomu rozwoju instytucjonalnego gminy, miasta na prawach powiatu oraz powiatu a także ocenę poziomu realizacji standardów kontroli zarządczej. Skupiają się one na pierwszym z trzech etapów realizacji PRI tj. przygotowują samorządy lokalne do przeprowadzenia analizy instytucjonalnej, dając podstawę do późniejszego przygotowania planu rozwoju instytucjonalnego (etap II) oraz wdrożenia działań doskonalących (etap III). Został on przygotowany w celu upowszechnienia wśród samorządów lokalnych metody analizy instytucjonalnej, wypracowanej w ramach PRI. Opracowanie to zawiera informacje, które umożliwią zainteresowanym jednostkom dokonanie oceny poziomu rozwoju instytucjonalnego. Niewątpliwym atutem jest możliwość uzyskania informacji o poziomie realizacji standardów kontroli zarządczej

27 Charakterystyka zadań i produktów projektu związanych z kontrolą zarządczą przez samorząd, dzięki powiązaniu warunków rozwoju instytucjonalnego ze standardami kontroli zarządczej. Przewodnik składa się z części wprowadzającej, informującej o sposobie przeprowadzenia samooceny poziomu rozwoju instytucjonalnego oraz części diagnostycznej. Opracowania te zawierają: opisy stanów modelowych poziomu rozwoju instytucjonalnego każdego z ocenianych zagadnień merytorycznych (kryteriów zarządzania); podstawowe definicje; pięciostopniowe opisy stadiów rozwoju instytucjonalnego dla ocenianych kryteriów w ramach obszarów zarządzania; kwestionariusze diagnostyczne korespondujące z opisami stadiów rozwoju instytucjonalnego, w których zdefiniowano warunki służące określeniu poziomu rozwoju instytucjonalnego jednostki; powiązanie warunków wskazanych w kwestionariuszach diagnostycznych ze standardami kontroli zarządczej. Wsparciem dla realizacji fazy analizy jest aplikacja komputerowa (dostępna na stronie internetowej: pozwalająca na ustalenie stadiów rozwoju dla każdego z kryteriów, przyjęcie wstępnych założeń dla planów oraz dokonanie oceny kontroli zarządczej. Pakiet propozycji zmian zwiększających skalę i prawdopodobieństwo wdrażania usprawnień zarządczych w JST jest zawarty w poniższych publikacjach Sprawne państwo. Propozycje zmian w funkcjonowaniu jednostek samorządu terytorialnego w Polsce, Piotr Kopyciński (red.), Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2015, ISBN: W niniejszej publikacji zaprezentowano 10 kierunków zmian w funkcjonowaniu samorządu terytorialnego od zagadnień ustrojowych (uwarunkowania ustrojowe samodzielności jednostek samorządu terytorialnego, obszary metropolitalne), poprzez prawo wyborcze, zagadnienia finansowe (zwiększenie samodzielności w zakresie kształtowania dochodów i władztwa podatkowego oraz zmiany w funkcjonowaniu regionalnych izb obrachunkowych), planowanie i zagospodarowanie przestrzenne, samodzielność organizatorską, transparentność, po Kartę Nauczyciela. Niniejsza książka jest skierowana do wszystkich osób i podmiotów zainteresowanych wdrażaniem zmian w funkcjonowaniu samorządu terytorialnego w Polsce (administracja rządowa, jednostki samorządu terytorialnego, szkoły wyższe i in.). Publikacja do pobrania w formacie PDF 27