Przebieg i efekty kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie Miasta Katowice w 2010r.

Transkrypt

1 Przebieg i efekty kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie Miasta Katowice w 2010r. I. AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Pierwszy Urząd Skarbowy w Katowicach Wydział Księgowo-Rachunkowy Prawidłowość rozliczenia oraz zasadność zwrotu bezpośredniego podatku od towarów i usług wykazanego w deklaracji podatkowej VAT-7 za październik 2009 r. II. AK.II /10 Śląski Urząd Wojewódzki Wydział Budownictwa Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Ocena prawidłowości stosowania przepisów ustawy Prawo budowlane i ustawy Kodeks postępowania administracyjnego w postępowaniach obejmujących zadania administracji architektoniczno-budowlanej I instancji 1

2 III. AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. IV. Biuro Funduszy Europejskich Budowa kompleksu boisk z ogrodzeniem dla szkoły Podstawowej Nr 44 w Katowicach Nie wydano zaleceń pokontrolnych AK.II /10 Śląski Urząd Wojewódzki Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Biuro Zasobu Skarbu Państwa r. Gospodarowanie nieruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa Brak protokołu V. AK.II /10 Biuro Funduszy Europejskich Ocena zgodności wykorzystania środków finansowych z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie projektu Rozbudowa bazy dydaktyczno - wychowawczej i szkoleniowej, a także wyrównanie szans na pobieranie nauki w Zespole Szkół Poligraficzno - Mechanicznych w Katowicach o nr UDA-RPSL /08-00, zawartej pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Miastem Katowice 2

3 AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. VI. Pismem z dnia r. przekazano kopię niepodpisanej informacji pokontrolnej RR.IV.2.EJ/ / z dnia r. Ponownie została przeprowadzona kontrola tego samego projektu (zarejestrowana pod nr AK.II /10), która zakończyła się wydaniem Zaleceń pokontrolnych przez. AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. VII. Biuro Zasobu Skarbu Państwa Ocena zgodności wykorzystania środków finansowych z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie projektu Przebudowa Miejskiego Domu Kultury Zawodzie przy ul. Marcinkowskiego 13 nr UDA- RPSL /08-00, zawartej pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Miastem Katowice Projekt został zrealizowany z nieistotnymi zastrzeżeniami uchybienia formalne nie powodujące skutków finansowych AK.II /10 Najwyższa Izba Kontroli Data rozpoczęcia kontroli: r. Wydział Polityki Społecznej Pozyskiwanie lokali i pomieszczeń mieszkalnych dla osób najuboższych 3

4 AK.II /10 Data zakończenia kontroli: r I kwartał 2010 Brak wystąpienia pokontrolnego VIII. AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Biuro Funduszy Europejskich (obecnie Wydział Funduszy Europejskich) Przebudowa ul. Słowackiego od ul. Mikołowskiej/Matejki do ul. Dworcowej 1. W przetargu nieograniczonym nr ZP/65/IN08 (Przebudowa ul. Słowackiego od ul. Mikołowskiej/Matejki do granicy działek PKP w rejonie przejścia podziemnego) nie zachowano wymogu niezwłoczności przy zamieszczaniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, co narusza art. 95 ust. 1 Pzp ogłoszenie zamieszczono r. W kolejnych postępowaniach Beneficjent zobowiązany jest przestrzegać wymogu niezwłoczności przy zamieszczaniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. 2. W związku ze stwierdzonymi pomyłkami we wniosku o płatność, Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie dokonać korekty wniosku o płatność końcową: - w tabeli C.1a dla faktury nr 15/07/2009 błędnie wpisano datę wystawienia r. (prawidłowo: r.); - w tabeli D.9.1 błędna prezentacja wskaźnika Długość przebudowanych chodników - faktycznie został on zrealizowany w 100% (0,24 km). 3. W związku ze stwierdzoną w trakcie kontroli kradzieżą tablicy pamiątkowej, Beneficjent zobowiązany jest odtworzyć tablicę do dnia r. Beneficjent jest zobowiązany powiadomić IZ RPO WSL niezwłocznie po odtworzeniu tablicy pamiątkowej. 4

5 IX. AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Pierwszy Urząd Skarbowy Wydział Księgowo - Rachunkowy r. X. Prawidłowość rozliczenia podatku od towarów i usług oraz zasadność zwrotu bezpośredniego wykazanego w deklaracji podatkowej VAT-7 za maj 2010 r. AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Państwowy Powiatowy Inspektor Powiatowy Biuro Praw Jazdy i Rejestracji Pojazdów Kontrola warunków pracy oraz stanu sanitarnohigienicznego pomieszczeń higieniczno sanitarnych dla interesantów Bieżący XI. AK.II /10 Wydział Funduszy Europejskich Rozbudowa bazy dydaktyczno wychowawczej i szkoleniowej, a także wyrównanie szans na pobieranie nauki w Zespole Szkół Poligraficzno Mechanicznych w Katowicach 5

6 AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. 1. Zwiększenie nadzoru nad komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za przeprowadzanie postępowań o zamówienia publiczne. 2. Zwiększenie nadzoru nad komórkami odpowiedzialnymi za realizację finansowo księgową w zakresie dokonywania na dokumentach księgowych poprawek zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. (teks jednolity: Dz. U. Z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) oraz z Regulaminem kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych Zespołu Szkół Poligraficzno Mechanicznych im. Armii Krajowej (załącznik nr 4 do zarządzenia Dyrektora Szkoły nr 2/2003 z dnia r.). 3. W kolejnych postępowaniach należy prawidłowo stosować przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, a w szczególności te dotyczące: prawidłowego sporządzania SIWZ oraz ogłoszenia o zamówieniu, zgodnie z art. 36 ust. 1 oraz art. 41 ustawy Pzp; umieszczania poprawnych danych w ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia przekazywanych Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich; stosowania prawidłowych przesłanek wyboru trybu zamówienia zapytania o cenę, zgodnie z art. 70 ustawy Pzp; wszczęcie postępowania w trybie zapytania o cenę zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy Pzp; publikacji ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, zgodnie z dyspozycją art. 95 ust. 1 ustawy Pzp. 4. W przypadku zamówień o wartości poniżej progu ustalonego w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp w kolejnych postępowaniach należy prawidłowo stosować wewnętrzne przepisy określone w Zarządzeniu Dyrektora Szkoły Nr 3/2009 z dnia r. w sprawie procedury udzielania zamówień publicznych im. Armii Krajowej w Katowicach. XII. AK.II /10 Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Katowicach Wydział Kształtowania Środowiska Przestrzeganie prawa ochrony zwierząt w okresie ( I półrocze ) 6

7 AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r ( I półrocze ) 1. Uzupełnienie umowy na prowadzenie Schroniska o postanowienia zobowiązujące do odnotowywania w ewidencji zwierząt w nim przebywających informacji o odbytej kwarantannie i zabiegach weterynaryjnych. 2. Podjęcie działań zapewniających wyodrębnienie w Schronisku pomieszczeń lub boksów dla kotów odbywających kwarantannę oraz kotów chorych lub podejrzanych o chorobę. XIII. AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Pierwszy Urząd Skarbowy Wydział Księgowo - Rachunkowy Grudzień 2008 r. Prawidłowość rozliczenia podatku od towarów i usług oraz zasadność zwrotu bezpośredniego wykazanego w deklaracji podatkowej VAT-7 za grudzień 2008 r. XIV. AK.II /10 Data rozpoczęcia kontroli: r., Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Wydział Funduszy Europejskich Podwyższanie kwalifikacji nauczycieli oraz administracyjnej kadry oświatowej 7

8 AK.II /10 Data zakończenia kontroli: r r r. 1. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek powinna być przybita imienna pieczątka osoby upoważnionej do zatwierdzenia dokumentów lub przedstawiona karta wzoru podpisów, na podstawie której istnieje możliwość zidentyfikowania nieczytelnego podpisu. W związku z brakiem karty wzoru podpisów zaleca się uzupełnianie imiennej pieczęci przez osobę zatwierdzającą wydatek do wypłaty na kontrolowanych dokumentach księgowych. 2. Instytucja Pośrednicząca zaleca ponowną weryfikację dokumentacji finansowej projektu pod kątek umieszczenia w opisach dokumentów numerów wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty. 3. Zaleca się w przyszłości przy realizacji kolejnych projektów, aby kwota wykazana w opisie dokumentu była zgodna z kwotą widniejącą na dokumencie źródłowym. 4. Zaleca się przy realizacji kolejnych projektów wprowadzanie zmian do Polityki rachunkowości zgodnie z art. 10 ust. 2 Ustawy o rachunkowości. Zgodnie z ustawą kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje przyjęte zasady rachunkowości. 5. Zobowiązuje się Beneficjenta przy realizacji kolejnych projektów do wzmożenia kontroli wewnętrznej podczas sporządzania wniosków o płatność, tak aby dane wykazywane w Załączniki Nr 1 do wniosku o płatność były tożsame z danymi widniejącymi na dokumentach księgowych. 6. Zaleca się, aby przy realizacji kolejnych projektów sporządzano oświadczenie uczestnika projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do umowy o dofinansowanie projektu. Ponadto zaleca się, aby data podpisania Oświadczenia uczestnika projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych była tożsama z datą złożenia Zgłoszenia udziału na projekcie które zawiera dane osobowe uczestnika projektu. 7. Zaleca się, aby przy realizacji kolejnych projektów sporządzać i wypełniać dokumenty dotyczące uczestników z należytą starannością, w szczególności dotyczących dat oraz danych adresowych. Zaleca się Beneficjenta do poprawy formularza PEFS i przesłania go do Instytucji Pośredniczącej w sprawozdaniu z wykonania zaleceń pokontrolnych. Poprawiony formularz należy również przesłać do opiekuna projektu. Ponadto zobowiązuje się Beneficjenta do wzmożenia kontroli monitorowania danych uczestników podczas realizacji kolejnych projektów, odnośnie informacji zawartych w Formularzu Monitorowania EFS przy pomocy Podręcznika Użytkowania Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego dla PO KL. 8. Zobowiązuje się Beneficjenta do rozszerzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt do projektu oraz określenie kategorii archiwizacji. 8

9 XV. AK.II /10 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Wydział Księgowo - Rachunkowy 1. Prawidłowość i rzetelność obliczania składek na ubezpieczenie społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. 2. Ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. 3. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe. 4. Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych. Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r Bark zaleceń pokontrolnych XVI. AK.II /10 Wydział Edukacji Wydział Funduszy Europejskich Data rozpoczęcia kontroli: Upoważnienie z dnia r. Data zakończenia kontroli: Audyt gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego nt. Budowa kompleksu boisk z ogrodzeniem dla Szkoły Podstawowej Nr 44 w Katowicach W toku W toku 9

10 XVII. AK.II /10 Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Katowicach Wydział Inwestycji, MZUiM Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: Wykonywanie funkcji zarządcy dróg przez organy samorządu terytorialnego r. - termin podpisania protokołu 2008 I półrocze Wzmożenie nadzoru nad działalnością Wydziału Inwestycji w celu zapewnienia właściwej staranności w wykonywaniu obowiązków służbowych związanych z pełnieniem nadzoru nad zadaniami inwestycyjno remontowymi, szczególnie w przedmiocie udzielania Wykonawcom w trakcie ich realizacji zamówień na wykonywanie robót dodatkowych. 2. Podjęcie działań w celu ustalenia faktycznego zakresu zrealizowanych w ramach umowy nr IN/147/09 z dnia 24 sierpnia 2009 r. robót dodatkowych oraz wyegzekwowania od Wykonawcy zwrotu nienależnie wypłaconego mu z tego tytułu wynagrodzenia. 3. Wyegzekwowanie od Wykonawcy zadania Przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie lodowiska Jantor usunięcia usterek stwierdzonych podczas oględzin dróg. 4. Nawiązanie współpracy z Policją i Inspekcją Transportu Drogowego w sprawie przeprowadzania wspólnych kontroli ruchu drogowego. XVIII. AK.II /10 Archiwum Państwowe Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r. Wydział Organizacji i Zarządzania II półrocze Przestrzeganie przepisów kancelaryjno - archiwalnych 10

11 XIX. AK.II /10 kontrola kompleksowa Regionalna Izba Obrachunkowa Wydziały Urzędu Miasta Gospodarka finansowa Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r Kontrola w toku XX. AK.S /10 Śląski Urząd Wojewódzki Data rozpoczęcia kontroli: r. Data zakończenia kontroli: r Wydział Zarządzania Kryzysowego Realizacja zadań związanych z organizacją systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania, a także gospodarowanie sprzętem obrony cywilnej i prowadzenie Bazy Szefa OC 11